Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” COSTOS Y PRESUPUESTOS INTRODUCCIÓN Y DEFINICIÓN Costos es un sistema de información para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento. Se relaciona con la acumulación, análisis e interpretación de los costos de adquisición, producción, distribución, administración y financiamiento, para el uso interno de los directivos de la empresa para el desarrollo de las funciones de planeación, control y toma de decisiones. •

Diferencias entre las actividades de la empresa comercial y la empresa de transformación ya que la técnica de costos se enfoca a esta última. - Empresa comercial. Tiene como principal función económica actuar como intermediario,

comprando

artículos

elaborados

para

posteriormente

revenderlos - Empresa de transformación. Se dedica a la adquisición de materias primas para transformarlas y ofrecer un producto a los consumidores, diferente al que la empresa adquirió. •

Funciones de una empresa de transformación - Compra de materia prima, cuyo costo se forma por el precio de adquisición facturado por los proveedores, más todos aquellos costos inherentes al traslado de la materia prima hasta la propia empresa, tales como: fletes, gastos aduaneros, impuestos de importación, seguros, etcétera. Esta función termina al momento en que la materia prima llega al almacén y está en condiciones de utilizarse en el proceso de producción.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” - Producción o manufactura, que comprende el conjunto de erogaciones relacionadas con la guarda, custodia y conservación de los materiales en el almacén; la transformación de éstos en productos elaborados mediante la incorporación del esfuerzo humano y el conjunto de diversas erogaciones fabriles. Concluye la función en el momento en que los artículos elaborados se encuentran en el almacén de artículos terminados disponibles para su venta. - Distribución y comprende la suma de erogaciones referentes a la guarda, custodia y conservación de los artículos terminados; su publicidad y promoción, el empaque, despacho y entrega de los productos a los clientes; los gastos del departamento de ventas; los gastos por la administración en general y los gastos por el financiamiento de los recursos ajenos que la empresa necesita para su desenvolvimiento. •

Objetivos de la contabilidad de costos

- Proporcionar información oportuna y suficiente para una mejor toma de decisiones. - Generar información para ayudar en la planeación, evaluación y control de las operaciones de

la

empresa.

- Determinar los costos unitarios para evaluar los inventarios de producción en proceso y de artículos terminados. - Generar informes sobre el costo de los artículos vendidos, para determinar las utilidades. - Contribuir a la planeación de utilidades proporcionando anticipadamente los costos de producción, distribución, administración y financiamiento. - Contribuir en la elaboración de los presupuestos de la empresa, programas de producción, ventas y financiamiento.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” DIFERENCIAS ENTRE COSTOS Y GASTOS

Costos • Costo del producto o costos inventariables. •

El valor monetario de los recursos inherentes a la función de producción; es decir, materia prima directa, mano de obra directa y los cargos indirectos.

•

Estos costos se incorporan a los inventarios de materias primas, producción en proceso y artículos terminados, y se reflejan dentro del Balance General.

•

Los costos totales del producto se llevan al Estado de Resultados cuando y a medida que los productos elaborados se venden, afectando el renglón de costo de los artículos vendidos. - Gastos

•

Costos del periodo o costos no inventariables

•

Son los que se identifican con intervalos de tiempo y no con los productos elaborados.

•

Se relacionan con las funciones de distribución, administración y financiamiento de la empresa.

•

Estos costos no se incorporan a los inventarios y se llevan al Estado de Resultados a través del renglón de gastos de ventas, gastos de administración y gastos financieros, en el periodo en el cual se incurren.

- Costos capitalizables 

Son aquellos que se capitalizan como activo fijo o cargos

diferidos y después se deprecian o amortizan a medida que se usan o expiran, dando origen a cargos inventariables (costos) o del periodo (gastos). CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” - Por su función 

COSTOS DE PRODUCCIÓN

Son los que se generan en el proceso de transformar las materias primas en productos elaborados: materia prima directa, mano de obra directa y cargos indirectos. 

GASTOS DE DISTRIBUCIÓN

Corresponden al área que se encarga de llevar los productos terminados desde la empresa hasta el consumidor: sueldos y prestaciones de los empleados del departamento de ventas, comisiones a vendedores, publicidad, etcétera. 

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Se originan en el área administrativa, relacionados con la dirección y manejo de las operaciones generales de la empresa: sueldos y prestaciones del director general, del personal de tesorería, de contabilidad, etcétera. 

GASTOS FINANCIEROS

Se originan por la obtención de recursos monetarios o crediticios ajenos.

Por su identificación

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

COSTOS DIRECTOS

Son aquellos que se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos o áreas específicas. 

GASTOS INDIRECTOS

Son costos que no se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos o áreas específicas.

Por el periodo en que se llevan al Estado de Resultados

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” 

COSTOS DEL PRODUCTO O INVENTARIABLES

Están relacionados con la función de producción. Se incorporan a los inventarios de materias primas, producción en proceso y artículos terminados y se reflejan como activo dentro del balance general. Los costos del producto se llevan al estado de resultados, cuando y a medida que los productos elaborados se venden, afectando el renglón de costo de los artículos vendidos. 

GASTOS DEL PERIODO O NO INVENTARIABLES

Se identifican con intervalos de tiempo y no con los de productos elaborados. Se relacionan con la función de operación y se llevan al estado de resultados en el periodo en el cual se incurren. Por su grado de variabilidad 

GASTOS FIJOS

Son los costos que permanecen constantes dentro de un periodo determinado, independientemente de los cambios en el volumen de operaciones realizadas. 

COSTOS VARIABLES

Aquellos cuya magnitud cambia en razón directa del volumen de las operaciones realizadas. 

COSTOS SEMIFIJOS

Los que tienen elementos tanto fijos como variables. - Por el momento en que se determinan

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

COSTOS HISTÓRICOS

Se determinan después de la conclusión del periodo de costos. 

COSTOS PREDETERMINADOS

Se determinan con anticipación al periodo en que se generan los costos o durante el transcurso del mismo.

TÉCNICAS DE VALUACIÓN

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” •

Conceptos importantes en el registro de datos, para la valuación de inventarios: - Mercancías en tránsito

Artículos adquiridos pero aún no recibidos en almacén. Se registran en una cuenta de tránsito. - Anticipos a proveedores Anticipos a proveedores o agentes aduanales a cuenta de pedidos. - Costo de producción: 

Capacidad de producción no utilizada. Para cuantificar el importe que se cargará al Estado de Resultados, se toma en cuenta la capacidad práctica de producción, volúmenes de producción presupuestados y producción real obtenida



Castigo de inventarios. Estimaciones para artículos obsoletos o de pocos movimientos.



Desperdicios anormales de materia prima, como los que ocurren al iniciar un nuevo proceso. Se envían como pérdida a resultados.



Producción en proceso. Los artículos no terminados se valúan en proporción a los diferentes grados de avance de cada uno de los elementos que forman su costo.



Artículos terminados. El importe registrado será equivalente al costo de producción

•

Costos estimados

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” - Los costos se calculan sobre ciertas bases empíricas: o

Conocimiento de la industria

o

Experiencia en la industria

- La finalidad es pronosticar el valor y la cantidad de los elementos del costo de producción (materiales directos, mano de obra directa, gastos indirectos) - Al final del periodo el estimado se ajusta al histórico, por medio de una cuenta puente de “variación”. •

Costos estándar

- Es un cálculo hecho con bases científicas sobre cada uno de los elementos del costo. - Determina lo que un producto “debe costar”, con base en la eficiencia de trabajo normal - Las desviaciones, en relación con el costo histórico, indican deficiencias o eficiencias - Es una medida efectiva para la toma de decisiones - Requiere un control presupuestal de todos los elementos que intervienen en el producto, directa o indirectamente - Son metas por alcanzar en condiciones normales de producción. - Representan patrones de comparación para analizar y corregir los costos históricos

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico”

•

Lotes específicos

- Sólo se utiliza en aquellas industrias donde se requiere identificación precisa de la partida o lote específico de materias primas utilizadas en un lote de producción. - Ejemplos: farmacéutica, en donde se requiere controlar fechas de caducidad; automotriz, en donde hay que controlar números de serie de motores, chasises y otras partes. - Ventajas: Comerciales, relacionadas con el manejo de reclamaciones de la clientela o el vencimiento de los productos. - Desventajas: Requiere de un sistema muy complejo de registro contable, para identificar de manera específica los lotes de materia prima con el material utilizado en la producción y el remanente en inventarios

•

Costos promedios

- Promedio simple: Se determina la media aritmética de los costos unitarios en las partidas en existencia. 

A ese costo medio se calculan todas las salidas, mientras no haya una nueva entrada de material.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” 

Dado que no se toma en cuenta el volumen de cada partida, este método origina serias distorsiones en el costeo del material utilizado



Es un método prácticamente en desuso.

- Promedio ponderado: 

Es el sistema que comúnmente se conoce como método de

costos promedio. 

Cada vez que ingresa al almacén una nueva partida de

material, se determina un nuevo costo unitario promedio. 

Se divide el costo total de cada una de las partidas entre su

correspondiente existencia. 

Con estos resultados se calcula un costo unitario promedio

para todas las partidas. 

A este costo se valorizan las salidas de material, hasta que

haya una nueva entrada de material con un precio diferente al promedio.

COMPONENTES DEL COSTO TOTAL Componentes del costo total: - Costo de producción - Costo de distribución - Costo administrativo - Costo financiero - Otros gastos

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Elementos esenciales que integran el costo de producción: 1) Materia prima directa e indirecta 2) Mano de obra directa e indirecta 3) Cargos indirectos intervienen en la transformación de los productos pero no se identifican o cuantifican plenamente con la elaboración de partidas específicas de producción. Con los elementos del costo de producción es posible determinar otros conceptos de costo: •

COSTO PRIMO = MATERIA PRIMA + MANO DE OBRA DIRECTA

•

COSTO DE TRANSFORMACIÓN = MANO DE OBRA DIRECTA + COSTOS INDIRECTOS

•

COSTO DE PRODUCCIÓN = COSTO PRIMO + GASTOS INDIRECTOS

•

GASTOS DE OPERACIÓN = GASTOS DE DISTRIBUCIÓN + GASTOS

DE

ADMINISTRACIÓN

+

GASTOS

DE

FINANCIAMIENTO •

COSTO TOTAL = COSTO DE PRODUCCIÓN + GASTOS DE OPERACIÓN

•

PRECIO DE VENTA = COSTO TOTAL + % DE UTILIDAD DESEADA

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” ELEMENTOS Y DIVISION DEL COSTO Materiales directos

COSTO PRIMO

Materiales indirectos

COSTO DE FABRICACION

Gastos de GASTOS DE fabricación FABRICACION Gastos Administrativos Y financieros

COSTO DE PRODUCION

P R E C I O DE V E N T A

COSTO DE HACER Y VENDER

G .De venta y distribución UTILIDAD O PÉRDIDA

Otros Gastos: •

Gastos indirectos = (mano de obra indirecta + material indirecto) / periodo

•

Gastos de operación por orden de producción = gastos de operación del periodo / unidad de tiempo.

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SISTEMAS DE COSTEO •

Componentes de un sistema de control de costos : - Procedimientos de control 

Órdenes de producción



Procesos

- Técnicas de valuación 

Históricos



Predeterminados

- Métodos de costeo 

Para obtener los costos



Para el control de los materiales

•

Procedimientos de control

- Por órdenes de producción: 

Se presenta cuando la producción tiene un carácter lotificado, discreto, que responde a instrucciones concretas y específicas de producir uno o varios artículos o un conjunto similar de los mismos.



Para el control de cada partida de artículos se requiere, por consiguiente, la emisión de una orden de producción.



En este procedimiento cada persona produce a través de órdenes y generalmente se hace por lotes, lo que hace que la identificación de costos sea más específica.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” - Por procesos productivos Se presenta cuando la producción no está sujeta a interrupciones, sino que se desarrolla en forma continua e ininterrumpida, de tal manera que no es posible tomar decisiones aisladas para producir uno u otro artículo, sino que la producción está sujeta a una secuencia durante periodos indefinidos. La producción es en serie o en línea. En el Sistema de costos por procesos el costo se obtiene hasta que se hace el cierre o inventario final, y siempre se calcula de manera más general. SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES DE PRODUCCIÓN - Producción lotificada.

- Producción continua

- Producción más bien variada - Condiciones de producción más flexibles. - Costos específicos Sistema

tendiente

- Producción más bien uniforme - Condiciones de producción más rígidas - Costos promediados.

- Control más analítico. -

SISTEMA DE COSTOS POR PROCESOS

hacia

individualizados. - Sistema más costoso. - Costos un tanto fluctuantes. - Algunas industrias en que se aplica: 

Juguetera



Mueblería



Maquinaria



Químico farmacéutica



Equipos de oficina



Artículos eléctricos

costos

- Control más global. - Sistema tendiente hacia costos generalizados. - Sistema más económico. - Costos un tanto estandarizados. - Algunas industrias en que se aplica: 

Fundiciones de acero



Vidriera



Cervecera



Cerillera



Cemento



Papel

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PUNTO DE EQUILIBRIO

Todas las empresas o negocios del sector privado, en la actualidad tienen muy bien trazado su objetivo principal, específicamente incrementar su nivel de rentabilidad enfocando su esfuerzo a las diferentes estrategias que posibiliten lograrlo. Una de las herramientas administrativas de mayor importancia, fácil de aplicar y que nos provee de información importante es: "El punto de equilibrio. " Esta herramienta se emplea en la mayor parte de las empresas y es sumamente útil para cuantificar el volumen mínimo a lograr (ventas y producción), para alcanzar un nivel de rentabilidad (utilidad) deseado.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” En otras palabras, es uno de los aspectos que deberá figurar dentro del Plan de una Empresa, ya que permite determinar el volumen de ventas a partir del cual dicha empresa obtendrá beneficios. El Punto de equilibrio es aquel en el que los ingresos son iguales a los costos, esto es, en el que se obtiene un beneficio igual a cero. La empresa no tiene beneficios ni pérdidas. El punto de equilibrio lo podemos clasificar de la siguiente manera: 

Punto de equilibrio económico



Punto de equilibrio productivo

El punto de equilibrio económico y productivo, representan el punto de partida para indicar cuantas unidades deben de venderse si una compañía opera sin pérdidas. Con el propósito de hacer un ejercicio para entender el beneficio de este modelo y su aplicación, se proponen en primer término las formulas y su explicación. Cálculo

del

De acuerdo con la definición: por tanto:

punto

de

equilibrio

PE = IT - CT = 0 (1)

IT = CT (2)

Que representan las literales: 

PE = Punto de Equilibrio, beneficio igual a cero.



IT = Ingresos Totales.



CT = Costos Totales, se encuentran formados por la suma de los costos fijos (CF) y los costos variables (CV).

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Los Costos fijos, son aquellos en los que incurre la empresa independientemente del nivel de actividad, o del nivel de producción. Como ejemplo se tiene, el costo de renta de local, de luz, del administrador, de la mano de obra permanente, etc... Los Costos variables son aquellos que varían proporcionalmente al volumen de ventas, es decir varían en función del nivel de producción. Si la producción aumenta estos costos aumentan, por el contrario, si disminuye la producción estos costos se reducen también. Como ejemplo se pueden citar: el costo de materia prima, combustible, mano de obra eventual, medicamentos, etc... Literalmente se expresaría de la siguiente manera: IT CT

= =

CF

CT +

CV

Por lo tanto: IT = CF + CV Para aplicar las fórmulas de punto de equilibrio es importante que conozcamos el total de los costos fijos, pero también el precio de venta del producto o bien producido, el volumen de producción y el costo variable unitario, este último resulta de dividir el costo variable total entre el número de unidades producidas. Representados de la siguiente manera:

CFt = Costo Fijo Total PVu = Precio de Venta Unitario CVu = Costo Variable unitario Aplicando las Fórmulas:

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Para determinar el Punto de Equilibrio en Ingresos: P.E.I = CFt / ( 1 – CVu / PVu) Para determinar el Punto de Equilibrio en Unidades Producidas: P.E.U.P = P.E.I / PVu Donde: P.E.I.

=

Punto

de

Equilibrio

en

Ingresos

PVu = Precio de Venta Unitario

Ejercicio Práctico: Se pretende analizar desde el punto de vista económico, una explotación apícola denominada " La abeja Feliz "que se ubica en el municipio de Victoria, Tamaulipas. Esta explotación cuenta actualmente con 100 colmenas "tipo Jumbo". En el manejo de sus colmenas, el propietario emplea el sistema Nómada o en movimiento, movilizando sus apiarios hasta cuatro veces en un ciclo anual. La producción de miel, estimada por colmena es de 40 litros. La miel en el mercado (envasada y etiquetada), tiene un precio promedio de $ 40.00 /litro. Los costos anuales, calculados para esta explotación apícola, son los siguientes:

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” 1. Combustible.- Se estiman alrededor de 30 visitas a los apiarios con un desembolso de $150.00 / visita. 2. Alimentación artificial, se les otorga dos veces en el año a las 100 colmenas y se consideran $ 40.00 de cada una (las dos veces). 3. Cambio de abejas reina en el total de colmenas $ 65.00 de cada una. 4. El control y tratamiento contra Varroasis Esta se lleva a cabo una vez en el año, con un costo de $ 45.00 por colmena. 5. Renta del extractor.- Se lleva a cabo el pago y uso de extractor 4 veces en el año, con un costo de $ 1,500.00 cada ocasión. 6. Se adquieren 4,000 envases cada año para el envasado de miel, con valor $ 3.00 c/u 7. El etiquetado para el total de litros de miel producida tiene un costo de $ 3,000. 8. La mano de obra permanente, representa $ 25,000.00 pesos en el año. 9. Pago de agua mensual es de $ 160.00 10. El pago de luz Bimestral es de $ 250.00 Determinar el punto de equilibrio en ingresos y productivo para la explotación.

1° Paso: Clasificamos los costos:

Costos Variables:

Costos Fijos:

Combustible

$ 4,500.00

Renta de Extractor

$ 6,000.00

Alimentación

$ 8,000.00

M. de obra perman

$ 25,000.00

Abejas reinas

$ 6,500.00

Pago de agua

$ 1,920.00

Medicamentos

$ 4,500.00

Pago de luz

$ 1,500.00

Envases

$12,000.00

Total de Fijos

$ 34,420.00

Etiquetas

$ 3,000.00

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Total de Variables

$ 38,500.00

2° paso: Determinamos el valor de nuestras variables: CFt = $ 34,420.00 CVu = $ PVu = $

9.625 40.00

El Costo Variable unitario se obtiene de dividir: Costo Variable unitario (CVu) = Costo Variable total / Total de Unid. Producidas Es decir: Costo Variable unitario (CVu) = $ 38,500.00 / 4,000 litros = $ 9.625.00 3° Paso: Aplicamos las Fórmulas: P.E.I. = $ 34,420.00 / ( 1 - $ 9.625 / $ 40.00) = $ 34,420.00 / 1 – 0.24 = $ 34,420.00 / 0.76 P.E.I. = $ 45,289.00 P.E.U.P. = $ 45,289.00 / 40 litros P.E.U.P. = 1,132 litros

Ingresos Totales (IT) = 4,000 litros x $40.00/litro Ingresos Totales (IT) = $ 160,000.00

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico”

CT = CF + CV = $ 38,500.00 + $ 34,420.00 CT = $ 72,920.00 Resultados Finales: Volumen de Producción de Miel: 4,000 Litros Ingresos

Totales

Costos

Totales:

:

$ $

160,000.00 72,920.00

Punto de equilibrio Económico: $ 45,289.00 Punto de Equilibrio Productivo: $ 1132 Litros

La empresa por encima de los ingresos y volumen de producción representados por el punto de equilibrio tendrá utilidades. En contraparte, Cuando se encuentre por

debajo

del

punto

de

equilibrio

habrá

de

operar

con

perdidas.

*De acuerdo con los resultados obtenidos la empresa en análisis opera con rendimientos excelentes.

DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con éxito) un presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes]. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera. Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un sistema total de administración que incluye:

Ø

Formulación y puesta en práctica de estrategias.

Ø

Sistemas de Planeación.

Ø

Sistemas Presupuestales.

Ø

Organización.

Ø

Sistemas de Producción y Mercadotecnia.

Ø

Sistemas de Información y Control.

Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados). Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo si bien por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición no implica que el presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones. En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeñas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo la tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que teóricamente se presenta. Por lo general los directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cual el juicio es un factor crítico. Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar que utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como se dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de plan o esta basado en él, sea éste explícito o bien algo que se encuentra en las mentes de los directivos.

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. Este tema se tratará en la siguiente sección, una vez que hayamos considerado lo que la dirección espera de la actividad presupuestal. De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione:

1. Una herramienta analítica, precisa y oportuna. 2. La capacidad para pretender el desempeño. 3. El soporte para la asignación de recursos. 4. La capacidad para controlar el desempeño real en curso. 5. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos. 6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. 7. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje. 8. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su tiempo “apagando fuegos”, en vez de conducir a la empresa como es debido. Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más éxito son, entre otras, son las siguientes:

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico”

1. La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados. 2. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido. 3. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo. 4. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesión al presupuesto puede someter una empresa a una excesiva restricción, inhibiendo las innovaciones. 5. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata en los países latinoamericanos que por razones de manejo macroeconómico en la década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices de inflación y devaluación y en las tasas de interés. El presupuesto surge como herramienta moderna del planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa. 3. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario. Ver el cuadro sinóptico siguiente:

SEGÚN SU FLEXIBILIDAD

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público. Flexibles o Variables Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas. SEGÚN EL PERIODO QUE CUBRAN A Corto Plazo Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año. A Largo Plazo En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones

económicas,

como

generación

de

empleo,

creación

de

infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

SEGÚN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA De Operación o Económicos Incluye la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectadas. Entre éstos podrían incluirse: •

Ventas.

•

Producción.

•

Compras.

•

Uso de Materiales.

•

Mano de Obra.

•

Gastos Operacionales.

Financieros Incluye él cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorería y el de capital también conocido como de erogaciones capitalizables.

•

Presupuesto de Tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” se denomina presupuesto de caja o efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización u otros. •

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios

y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar

alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempo.

SEGÚN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realización de obras de interés social y la amortización de compromisos ante la banca internacional. Presupuestos del Sector Privado.- Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” GRÁFICO DE UN PRESUPUESTO

UN PRESUPUESTO ES un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Los principales elementos del presupuesto son: Es un plan, esto significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar. Integrador. Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran. Coordinador. Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias. Operaciones: uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” •

Presupuesto de Efectivo.

•

Presupuesto de adiciones de activos.

Dentro de un periodo futuro determinado. El Presupuesto Maestro. Está integrado básicamente por dos áreas que son: •

El presupuesto de operación.

•

El presupuesto financiero.

Diagrama de la secuencia del presupuesto Maestro.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Presupuesto de Operación. El presupuesto de ventas. La organización deberá determinar el comportamiento de su demanda, es decir, conocer qué se espera que haga el mercado,

al concluir con esto, podrá

elaborar un presupuesto propio de producción. Normalmente se realiza este procedimiento en la mayoría de las empresas, ya que cuentan con una capacidad ociosa, es decir que la demanda es menor que la capacidad instalada para producir. Existen casos en que las empresas elaboran el presupuesto de producción como primer paso. También

están

las

empresas

del

sector

público

que

presupuestan

primeramente sus gastos o necesidades y con base en ello determinan los ingresos que habrán de recaudar por vía impositiva (impuestos, derechos, etc). Para desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia: 1. Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo. 2. Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos que garanticen la objetividad de los datos, como análisis de regresión y correlación, análisis de la industria, análisis de la economía, etc. 3. Basándose en los datos deseados para el futuro que generó el pronóstico y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, elaborar el presupuesto de

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” éstas tratando de dividirlo por zonas, divisiones, líneas, etcétera, de tal forma que se facilite su ejecución. Una vez aceptado el presupuesto de ventas, debe comunicarse a todas las áreas de la organización para que se planifique el presupuesto de insumos. Presupuesto de producción. Una vez que ya se determinó el presupuesto de ventas, se debe elaborar el plan de producción. Éste es importante ya que de él depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las líneas que se vende la organización, hay que considerar las siguientes variables: •

Ventas presupuestadas de cada línea.

•

Inventarios finales deseados para cada tipo de línea.

•

Inventarios iniciales con que se cuente para cada línea.

Presupuesto de Producción por línea Ventas presupuestadas + Inventario final deseado

de Arts. Terminados

-Inventario inicial de Arts. Terminados. = Presupuesto de producción por línea La fórmula anterior supone que los inventarios en proceso tienen cambios poco significativos. De no ser así, se deberían considerar dentro del análisis para determinar la producción de cada línea. Hasta ahora se ha planteado la necesidad de conocer los niveles de inventarios al principio y al final del periodo productivo, sin embargo, dentro de dicho periodo hay que determinar cuál es la política deseada por cada empresa con respecto a la producción.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Las políticas más comunes son: •

Producción estable e inventario variable.

•

Producción variable e inventario estable.

•

Combinación de las dos anteriores.

Presupuesto de necesidades de materia prima y de compras. Una vez concluido el presupuesto de producción, se puede diagnosticar las necesidades de los diferentes insumos. Bajo condiciones normales, cuando no se espera escasez de materia prima, la cantidad debe estar en función del estándar que se haya determinado para cada tipo de ellas por producto, así como la cantidad presupuestada para producir en cada línea, indicando a la vez el tiempo en que se requerirá. Materia prima”A” requerida= Producción presupuestada de una línea * estándar materia prima “A” El presupuesto de requerimientos de materia prima se debe expresar en unidades monetarias una vez que el departamento de compras defina el precio al que se va a adquirir, lo cual constituye el costo del material presupuestado. En este presupuesto se incluye únicamente el material directo, ya que los materiales indirectos (lubricantes, accesorios, etc) se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos de fabricación. Presupuesto de mano de obra directa. Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los requerimientos de la producción planeada.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son suficientes. Una vez calculado el número de obreros requeridos, se debe determinar qué costará esa cantidad de recursos humanos, o sea, traducir el presupuesto de mano de obra directa, expresada en horas estándar o en número de personas y calidad, a unidades monetarias, es decir, calcular el presupuesto del costo de mano de obra. Presupuesto de gastos indirectos de fabricación. El presupuesto debe elaborarse con anticipación de todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Es importante que, al elaborar dicho presupuesto, se detecta perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de gastos indirectos, de manera que los gastos de fabricación variables se presupuesten en función del volumen de producción previamente determinado y los gastos de fabricación fijos se planeen dentro de un tramo determinado de capacidad independiente al volumen de producción presupuestado. Cuando se ha elaborado el presupuesto de gastos de fabricación, debe calcularse la tasa de aplicación tanto en su parte variable como en su parte fija y elegir una base que sea adecuada para la estructura del presupuesto de gastos de fabricación indirectos.

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Se puede sintetizar lo anterior por medio de la fórmula: Y= a + bx Donde: a =

los gastos de fabricación

fijos. b = gastos variables por unidad a producir. x = volumen de actividad. En el contexto del desarrollo del plan maestro es muy importante utilizar el denominado presupuesto flexible, que consiste en presupuestar según diferentes niveles de actividad tanto los ingresos como los gastos, de acuerdo con el comportamiento que manifiesten ambos en función de una actividad determinada. Presupuesto de gastos de operación Este presupuesto tiene por objeto planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza. Al igual que los gastos indirectos de producción, los gastos de operación deben ser separados en todas las partidas de gastos variables y fijos para aplicar el presupuesto flexible a estas áreas, utilizando costeo con base en actividades.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” El volumen según el cual cambiarán las partidas variables no será el de producción sino el adecuado a su función generadora de costos. Estado de resultados presupuestado. El presupuesto maestro está constituido por dos presupuestos el de operación y el financiero. El primero de ellos se refiere propiamente a las actividades de producir, vender y administrar la organización, que son las actividades típicas a través de las cuáles una empresa realiza su misión de ofrecer productos o servicios a la sociedad. Dichas actividades dan origen a los presupuestos de ventas, de producción, de compras, de requerimientos de materia prima, de mano de obra, de gastos indirectos y los gastos de operación, costos de ventas. Estos a su vez requieren ser resumidos en un reporte que permita a la administración, conocer hacia dónde se dirigirán los esfuerzos en torno a la operación de la compañía, lo cual se logra a través del Estado de Resultados presupuestado. Presupuesto Financiero. El plan maestro debe culminar con la elaboración de los estados financieros presupuestados, que son reflejo del lugar en donde la administración quiere colocar la empresa, así como cada una de las áreas, de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la situación global. Aparte de los estados financieros presupuestados anuales, pueden elaborarse reportes financieros mensuales o trimestrales o cuando se juzgue conveniente para efectos de retroalimentación, lo que permite tomar las acciones correctivas que se juzguen oportunas en cada situación.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” El presupuesto financiero aunado a ciertos datos del estado de resultados presupuestado expresa el estado de situación financiera presupuestado y el estado de flujo de efectivo presupuestado. El estado de resultados, el estado de situación financiera y el estado de flujo de efectivo presupuestado indican la situación proyectada. Con estos informes queda concluida la elaboración del plan anual o plan maestro de una empresa. Una vez que ha sido elaborado el presupuesto de ingresos se procede a trabajar el presupuesto de producción o el de compras según sea una empresa industrial o comercial. Dicho presupuesto es sumamente importante ya que de este se derivarán una serie de parámetros para todos los demás presupuestos que se elaborarán posteriormente. Toda vez que ventas ha efectuado sus estudios de mercado, el estudio del entorno externo y el análisis interno, con los objetivos y las metas fijadas y determinado la demanda a cubrir se presentará el presupuesto al comité presupuestal para que producción determine la posibilidad de cubrir con los requerimientos y elabore su propio programa. Los planes de ventas, producción y las políticas de inventarios deben estar coordinados para lograr una combinación adecuada entre el volumen de producción y el costo de la misma (lotes económicos). Observe el diagrama

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico”

Plan de

Políticas de

Ventas

Inventarios

PLAN DE PRODUCCIÓN

Capacidad

Tiempo de elaboración

Productiva

del producto Tipo de Proceso

Dependiendo de este programa de producción se fijará por ejemplo; la mejor temporada para otorgar las vacaciones y los cursos de capacitación, el período en que se requerirá de personal eventual o del pago de horas extras, la necesidad de ampliar el mercado para utilizar capacidad de producción excedente, o por el contrario el fraccionamiento del mercado por falta de capacidad productiva para cubrirlo, etc. Existen diferentes criterios respecto al manejo de la capacidad productiva en las industrias de transformación, intervienen muchas veces no sólo la capacidad instalada y utilizada de la planta sino también el tipo de proceso de fabricación, la tecnología aplicada, y hasta el estilo de la gerencia.. Básicamente contamos con dos tendencias respecto al manejo de la capacidad productiva, por un lado se puede fabricar sólo lo que se necesita para cubrir el mercado y mantener una existencia preestablecida en inventarios, (presupuesto de producción flexible) y por otro lado se puede fabricar a un ritmo constante, continuo, manteniendo al personal siempre en un ritmo de trabajo establecido (presupuesto de producción rígido) permitiendo que en el inventario

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” exista un movimiento hacia arriba o hacia abajo según sea la temporalidad de las ventas. Existe una reciprocidad en el manejo de los inventarios y de la producción en donde si se elige trabajar con producción flexible tenemos que predeterminar el inventario requerido lo que constituiría un inventario rígido, en tanto que si se desea que la producción sea rígida entonces el inventario se comportará de una manera flexible para absorber o cubrir según sea el caso el diferencial entre lo producido y lo vendido.

Producción Rígida Producción Flexible

Inventario Flexible Inventario Rígido

Ejemplifiquemos para que se comprenda mejor. Supongamos que una industria produce 50 unidades diarias, y que en un período de 20 días laborables las ventas estimadas son de 900 unidades. Si se trabaja sobre la base de producción rígida, esta compañía fabricará 1,000 unidades en estos 20 días (20x50), independientemente de las ventas estimadas. Por lo tanto el diferencial entre las unidades producidas y las unidades vendidas quedará en el inventario, en este caso el inventario final será de 100 unidades (1,000-900). El inventario simplemente queda determinado por la diferencia entre lo producido y lo vendido. Si se trabajara sobre la base de producción flexible se tendría que determinar cuál es el inventario que la compañía requiere mantener en existencia para final de ese período, o lo que es lo mismo para principio del período

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” siguiente. Supongamos que el inventario determinado fue de 85 unidades, la producción a realizar será; 900 unidades que se esperan vender más 85 unidades que deseo mantener en el inventario al final del período, o sea 985 unidades. Producción deberá contemplar su capacidad productiva, su tiempo de producción, el tipo de proceso empleado, así como el tipo de artículo en cuestión ya sea que se trate de artículos de temporada o de artículos sin estacionalidad en su demanda, si se trata de artículos sujetos a moda o a tecnología, así como todos aquéllas causas que influyen en la modificación de su mercado y en el cambio de tecnología aplicada en la producción para poder determinar el tipo de política que le es conveniente para el manejo del almacén de artículos terminados. Desde luego resulta obvio que los artículos sujetos a moda o tecnología no deben tener grandes inventarios por el contrario se deben manejar con inventario lo mas reducidos posibles porque están en un constante riesgo de convertirse en inventarios obsoletos o de lento movimiento, por el contrario los artículos que no tienen esta característica que tienen cierta estabilidad en el mercado posiblemente sea conveniente realizar la producción de manera masiva para ahorrar costos. Como se mencionó en el capítulo III las empresas deben buscar el equilibrio entre el punto óptimo de ventas y el punto óptimo de producción. Es sumamente importante no perder de vista al definir la política de inventarios a implementar lo que implica el costo de oportunidad de mantener inventarios excesivos así como el costo mismo del manejo del inventario. El costo de oportunidad se refiere a la pérdida sufrida por no invertir los recursos de la empresa en una mejor opción que la de mantener dicha inversión en mercancía en el almacén, además de los costos adicionales que esta existencia acarrearía como es el costo de manejo del inventario por los sueldos del personal de almacén y el uso del equipo (montacargas, estantes, etc.) el cuál

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” será mayor en tanto tengan que mover mas existencias en el almacén además del espacio ocupado por el almacén que podría servir a otras áreas de producción en vez de servir para zona de almacenamiento.

Políticas Rígidas de Inventarios Final para Artículos Terminados Como ya se mencionó las políticas rígidas se utilizan cuando se desea que la producción funcione de una manera flexible es decir que se fabrique lo que se necesite para cubrir la demanda del mercado y una existencia en el almacén previamente definida, considerando la existencia de un inventario inicial el cálculo quedaría de la siguiente manera. Ventas

+ Inventario Final = Producto terminado - Inventario Inicial = Producción Planificadas

deseado

necesario

necesaria

Las políticas rígidas utilizadas más comunes y que se tratarán en esta obra son. 1. Promedio anual 2. Porcentaje sobre las ventas del mes siguiente 3. Días de venta del mes siguiente 4. Promedio móvil trimestral 5. Número de vueltas 1) Promedio anual.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Esta es la política más rígida de todas ya que mantendrá el mismo inventario durante todo el año convirtiéndose el programa de producción prácticamente en el mismo de ventas, excepto en el primer período que habrá que ajustar el inventario inicial al inventario que se va a mantener durante el resto del año. Esto se asemejaría a un Just in Time, o Justo en el Momento pero manteniendo un inventario mínimo de seguridad (stock de seguridad). El promedio anual se obtiene dividiendo el total de las ventas esperadas entre los doce meses del año. Ejemplo: Ventas del año

3,600 unidades/12 meses = 300 unidades

Esta política aún siendo la más sencilla de calcular no resulta muy práctica ya que mantiene el mismo inventario durante todo el año sin tomar en cuenta la estacionalidad de las ventas siendo que todas las empresas cualquiera que sea el giro tiene diferentes volúmenes de venta en cada período, tienen una curva de ventas. Una vez determinado el inventario final deseado se obtiene la producción necesaria para cubrir las ventas y dicho inventario. Considerando los datos del ejemplo y suponiendo que se tuviera un inventario inicial de 200 unidades el cálculo de la producción necesaria quedaría como sigue: Ventas + Inventario Final - Inventario Inicial = Producción Necesaria 3,600 +

300

- 200

= 3,700

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Observe que la producción necesaria cubre las ventas más las 100 unidades que se quieren aumentar al inventario actual. Esta es la producción necesaria, se considera flexible porque resulta de una operación aritmética, sin considerar la capacidad productiva instalada o la utilizada, simplemente marca lo que se necesita sin comprobar aún que sea posible fabricar tal cantidad de artículos, o bien que exista una capacidad productiva mayor a la necesaria. El cálculo anterior está efectuado con cifras anuales lo que correspondería a una cédula global dentro del presupuesto integral. Para elaborar la cédula abierta por períodos a la cuál se le denomina cédula sumaria se requiere de los datos de venta también abiertos en los períodos correspondientes. Considerando que las ventas se reparten en el año de la siguiente forma: Enero

350

Julio

350

Febrero

250

Agosto

380

Marzo

300

Septiembre 250

Abril Mayo Junio

270 320 300

Octubre Noviembre Diciembre

250 280 300

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico”

Cálculo de la Producción Necesaria Período Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total

Ventas 350 250 300 270 320 300 350 380 250 250 280 300 3,600

Inventario Final 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300

Inventario Producción Inicial Necesaria 200 450 300 250 300 300 300 270 300 320 300 300 300 350 300 380 300 250 300 250 300 280 300 300 3,700

Observe como el inventario final de cada período corresponde al inventario inicial del período siguiente, (con las unidades que se termina enero comienza febrero), así mismo se puede notar como se mencionó anteriormente que en esta política en particular después del primer período en todos los demás las ventas corresponden a la producción en todos los períodos Esta política puede tener variantes como por ejemplo el 20% del promedio anual, o 15 días del promedio anual, o bien mes y medio del promedio anual; en cualquier caso al dividir las ventas entre doce ya se tiene el promedio anual, y a este promedio habrá que calcularle el porcentaje indicado en la política, o bien dividirlo entre 30 para obtener el promedio por día y este multiplicarlo por los días de la política. 2) Porcentaje sobre las ventas del mes siguiente Esta es una política muy utilizada, debido a que el inventario se mantiene acorde con la curva de ventas teniendo mayor existencia cuando se espera

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” afrontar una temporada de muchas ventas y menor inventario en las temporadas de baja en ventas. Se considera una política rígida porque se predetermina la cantidad de artículos que se desea mantener en el inventario aún cuando no permanece igual todo el año en números absolutos. Para fijar el porcentaje correspondiente a la política se debe tomar en cuenta como se mencionó anteriormente el tipo de mercado al que se dirige el producto, la competencia a la que se enfrenta, las características del proceso de producción, el tiempo de elaboración del producto, y todo aquello que influya en el tiempo de reacción que la compañía tendría ante una expansión sorpresiva y temporal del mercado, así como los riesgos de una posible contracción del mercado. Recordemos que el exceso de inventarios le acarrea costos adicionales a la empresa, pero la falta de producto para cubrir la demanda también nos afecta en la pérdida de ventas obligándonos a compartir más el mercado. Supongamos que la compañía ha determinado que desea mantener un inventario final correspondiente al 20% de las ventas del mes siguiente es decir; desea tener en inventario desde el inicio de cada período de la quinta parte de las ventas esperadas en ese mismo período. Considerando que las ventas esperadas para el año que se está presupuestando son las siguientes; Enero

3,400 Unidades

Febrero

2,800

“

Marzo

2,900

“

2º. Trimestre (1)

7,500

“

3er. Trimestre

7,200

“

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” 4º. Trimestre Total

8,200

“

32,000 Unidades

Se calculará primeramente el inventario final deseado conforme a la política enunciada del 20% de las ventas del mes siguiente. Considerando que en Enero del año siguiente al que se está presupuestando se espera tener una venta de 3,500 unidades, y posteriormente se calculará la producción necesaria considerando un inventario inicial de 550 unidades. Cálculo del inventario final Período

Ventas del mes % según política Inventario

Enero Febrero Marzo 2º.trimestre 3er.trimestre 4º.trimestre

siguiente 2,800 2,900 2,500 2,400 2,733 3,500

(2)

20 20 20 20 20 20

Final

Deseado 560 580 500 480 547 700

(1) Es común manejar las cifras de un presupuesto anual abierto a meses el primer período y cerrado a trimestres o bimestre el resto del año, los cuáles se irán abriendo posteriormente con los correspondientes ajustes derivados del control presupuestal. (2) Debido a que la política de inventarios se refiere a las ventas del mes siguiente, los trimestres se dividen entre tres para la aplicación de la política, quedando como sigue: 7500/3=2,500 7200/3=2,400 8200/3=2733 de lo contrario se calcularía el inventario como el 20% del trimestre siguiente y no del mes siguiente. Cálculo de la producción necesaria Período Enero Febrero Marzo 2o.Trimestre 3er.Trimestre 4o.Trimestre

Ventas 3,400 2,800 2,900 7,500 7,200 8,200

Inventario Final 560 580 500 480 547 700

Inventario Inicial 550 560 580 500 480 547

Producción Necesaria 3,410 2,820 2,820 7,480 7,267 8,353

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Total

32,000

32,150

Dentro de esta política bien podrían variarse los porcentajes a utilizar en las diferentes temporadas de ventas utilizando un mayor o menor porcentaje según las necesidades a cubrir. Por ejemplo utilizar un 20% de las ventas del mes siguiente en el último trimestre y en el mes de enero ya que son los meses de mayores ventas, y un 15% de febrero a septiembre cuando las ventas son menores. 3) Días de venta del mes siguiente Esta política es similar a la anterior, también tiene la ventaja de mantener el inventario acorde con la curva de ventas pero es quizá más fácil fijar la existencia deseada en días, considerando el tiempo de elaboración del producto para prever una alza en las ventas y contar con un tiempo de reacción para cubrir una demanda excesiva a la prevista evitando perder ventas. Al igual que en la política anterior se puede fijar una política homogénea para todo el año o bien variar la política acorde con la temporalidad de las ventas, así como trabajar el presupuesto de forma mensual o con el primer trimestre abierto y los demás cerrados. Supongamos que la política establecida para el inventario final es de 10 días de las ventas del mes siguiente para el trimestre segundo y tercero y de 15 de ventas del mes siguiente para el trimestre primero y cuarto, calculemos los inventarios y la producción necesaria partiendo de los siguientes datos de ventas. Enero

5,000

Febrero

4,800

Marzo

5,300

2º.Trimestre

12,000

3er.Trimestre 4º. Trimestre Total

12,500 14,600 54,200

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Se considera un inventario inicial de 700 unidades y unas ventas de enero del año siguiente al presupuestado de 5,200 unidades.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Cálculo del inventario final Período

Ventas

del

mes Días

siguiente Enero Febrero Marzo 2º.trimestre 3er.trimestre 4º.trimestre * 12,000/3= 4,000

4,800 5,300 4,000 * 4,167 4,867 5,200

según Inventario

política

Final

(4800/30) 15 (5,300/30) 15 (4,000/30) 15 (4,167/30) 10 (4,867/30) 10 (5,200/30) 15

Deseado 560 580 500 480 547 700

12,500/3=4,167 14,600/3= 4,867 para obtener las ventas de un mes.

Las ventas del mes se dividen entre 30 primeramente para obtener las ventas promedio estimadas por día, para posteriormente multiplicarlas por los días que indica la política. Calculo de la producción necesaria Período Enero Febrero Marzo 2o.Trimestre 3er.Trimestre 4o.Trimestre Total

Ventas 5,000 4,800 5,300 12,000 12,500 14,600 54,200

Inventario Final 560 580 500 480 547 700

Inventario Inicial 700 560 580 500 480 547

Producción Necesaria 4,860 4,820 5,220 11,980 12,567 14,753 54,200

Observe que al coincidir el inventario inicial y el inventario final ambos con 700 unidades la producción también coincide con las ventas al nivel anual. Sin embargo, el momento en que la producción es requerida ocasiona que desde el punto de vista de los períodos en particular las ventas y la producción ya no coinciden.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” No son tan importantes las cifras anuales como las mensuales o por período ya que el punto es definir los programas de producción y aún cuando en las cifras anuales coincidan, la producción debe tenerse lista cuando se requiere y no antes ni después. 4) Promedio móvil trimestral En esta política al igual que las dos anteriores se pretende dar al inventario la movilidad de la curva de ventas, sólo que ésta se toma como períodos trimestrales. Tomaremos entonces un mes antes y uno después del mes cuyo inventario final queremos calcular, ejemplo: si se quiere calcular el inventario final de febrero, tendrá que sumar las ventas de enero, febrero y marzo y dividir la suma entre tres para obtener el promedio móvil trimestral. Partiendo de este promedio móvil trimestral la política se puede referir a días o porcentajes de dicho promedio o bien utilizar solamente el promedio móvil directamente. La Compañía Mexicana del Centro S.A. Le solicita calcular sus inventarios finales y la producción necesaria para su ejercicio que está por comenzar para lo cuál le proporciona los siguientes datos. Inventario Inicial

120 unidades

Ventas de diciembre del año anterior Ventas de enero del año siguiente

280 unidades 250 unidades

Ventas presupuestadas para el período: Enero

230

2º.trimestre

600

Febrero

200

3er.trimestre

620

Marzo

180

4.trimestre

650

La política de inventarios será del 20% del promedio móvil trimestral.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico”

SOLUCIÖN: Cálculo de la política de inventario final.

Diciembre(anterior) Enero

Promedio Móvil Trimestral 280 230 /3

Febrero Enero Febrero

200 230 200

Marzo Febrero Marzo

180 200 180

Trimestre

Cálculo según política

Inventario Final (2)

236.66x

47

20% /3

203.33x

41

20% /3

193.33x

39

20% Abril Mayo Junio

200 200 200

Julio Agosto Septiembre

3 206.66(1) 206.66 206.66

/

210 x 20%

42

Octubre Noviembre Diciembre

3 216.66 216.66 216.666

/

227.77x

46

Enero(siguiente)

3 250

(1) (1)

/

202.22x

40

20%

20%

Recuerda que los trimestres se dividen entre tres para tomar sólo

un mes.

(2) (2)

Se trata de productos terminados por lo tanto en ninguna de las

políticas es factible manejar en los inventarios finales

cifras con

decimales, siempre tendrá que cerrarse a enteros. Cálculo de la Producción Necesaria.

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Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Período Enero Febrero Marzo 2o.Trimestre 3er.Trimestre 4o.Trimestre Total

Ventas

Inventario Inventario Final Inicial 47 120 41 47 39 41 40 39 42 40 46 42

230 200 180 600 620 650 2,480

Producción Necesaria 157 194 178 601 622 654 2,406

La compañía Acerera del Bajío S.A. está presupuestando su producción para el año siguiente, planea comenzar el ejercicio con un inventario inicial de 1,300 piezas, su departamento de ventas ha elaborado ya su presupuesto quedando como sigue: Enero

2,500

Febrero

Julio

2,650

2,800

Agosto

Marzo

2,750

Septiembre 2,480

Abril

3,000

Octubre

2,070

Mayo

3,150

Noviembre

2,230

Junio

2,850

Diciembre

2,550

2,600

El Director General de la empresa conjuntamente con el Director de Producción han decidido que la mejor política para la empresa considerando el mercado en el que se mueven, su tiempo de elaboración del producto, curva de ventas, y capacidad fabril, es 10 días del promedio móvil trimestral, para lo cuál consideran ventas para diciembre anterior al año presupuestado de 2,400 piezas y para enero del año siguiente 2,450 piezas. SOLUCIÖN: Cálculo de la Política de inventario final

Cálculo de la Producción Necesaria

Período

Ventas

Inventario

Inventario

Producción

Formando Emprendedores de Calidad para un Mundo Empresarial 62

Instituto de Educación Superior “San Ignacio de Monterrico” Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total

2,500 2,800 2,750 3,000 3,150 2,850 2,650 2,550 2,480 2,070 2,230 2,600 31,630

Final 856 894 950 989 1,000 961 894 853 789 753 767 809

Inicial 1,300 856 894 950 989 1,000 961 894 853 789 753 767

Necesaria 2,056 2,838 2,806 3,039 3,161 2,811 2,583 2,509 2,416 2,034 2,244 2,642 31,139

Formando Emprendedores de Calidad para un Mundo Empresarial 63