DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Septiembre de 2011

ÍNDICE DESCCRIPCIÓN Introducción Presentación Reseña Histórica del Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional Objetivo General de la Guía Objetivos Específicos Campo de Aplicación

CÓDIGO

Página 3 5 6 7 7 7

CAPÍTULO I.

1. Elementos que integran el Manual de Normas y Procedimientos

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1.1. Formato de Carátula o Portada 1.2. Índice 1.3. Introducción 1.4. Antecedentes 1.5. Misión 1.6. Visión 1.7. Objetivo del Manual 1.8. Base Legal 1.9. Objetivo del Procedimiento 1.10. Desarrollo de los Procedimientos 1.11. Diagrama de Flujo 1.12. Anexos 1.13. Glosario de Siglas 1.14. Glosario de Términos 1.15. Glosario de Símbolos

9 9 9 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 12 12

CAPITULO II.

2. Lineamientos Generales Procedimientos

para

elaborar

Manuales

de

Normas

2.1 Normas Generales del Manual 2.2 Normas Específicas 2.2.1 Marco Jurídico o Reglamentario 2.2.2 Trabajo Participativo 2.2.3 Formularios Específicos para elaborar el Manual 2.2.4 Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos 2.2.5 Elaboración de Procedimientos 2.2.5.1 Objetivo del Procedimiento 2.2.5.2 Marco de Aplicación 2.2.5.3 Normas Específicas del Proceso DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

y

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14 16 16 17 17 18 18 19 20 20 1

2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.2.10 2.2.11 2.2.12

2.2.5.4 Proceso Análisis de los Procedimientos Diagrama de Flujo Anexos Revisión Autorización de Manuales Implementación Seguimiento y Evaluación

20 21 22 23 23 23 24 24

ANEXOS 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Formato de Portada o Carátula Glosario de Siglas Glosario de Términos Glosario de Símbolos Verbos en Infinitivo Verbos en tercera persona

ACUERDO MINISTERIAL 231-2011 Aprobación Guía para elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, -MAGA-

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26 27 28 29 30 31

32

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INTRODUCCIÓN

La Dirección e Planeamiento fue creada dentro de la nueva estructura del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación -MAGA- por medio de Acuerdo Gubernativo No. 338-2010 y dentro de sus actividades, tiene el fortalecimiento y modernización institucional; es por ello, que para apoyar estas actividades, la Dirección de Planeamiento instruyó al Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional para verificar y establecer las bases para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos de acuerdo a la nueva estructura.

En este contexto, el Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional tiene entre sus funciones proporcionar asesoría a las dependencias que conforman el Ministerio, sobre aspectos metodológicos y técnicos para elaborar estos Manuales de manera uniforme; para la elaboración se presenta la guía técnica, conformada de dos capítulos y anexos.

Para ello, establecen generalidades, antecedentes, objetivos y alcances que se pretenden cumplir con el establecimiento de Manuales de Normas y Procedimientos para la institución. El primer capitulo: “Elementos que Integran el Manual de Normas y Procedimientos” indica el orden secuencial en que se debe conformar esta herramienta administrativa, proporcionando una breve descripción de las partes que lo conforman. El segundo capítulo “Lineamientos Generales para Elaborar Manuales de Normas y Procedimientos”, contiene la parte medular de la guía; la cual consiste en brindar los lineamientos para que el analista del Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional tome en cuenta para elaborar Manuales de Normas y

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Procedimientos, así como también, servirá para instruir al personal de las dependencias del MAGA, con las cuales se elaboraran estos instrumentos.

Con el objeto de ser comprensible, cuenta con glosario de siglas, términos y símbolos, así como también, anexos en los cuales se incluyen formatos y formularios con sus respectivos instructivos, que servirán para la recopilación de la información.

Se recomienda la lectura completa de la presente guía, para la aplicación en la elaboración de manuales de normas y procedimientos, en la cual se reglamentan elementos básicos para orientar su elaboración.

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PRESENTACIÓN

INSTRUCTIVO GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

La presente guía para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos del quehacer del Ministerio, permitirá a la institución contar con elementos precisos para la dirección, control y evaluación de la administración de la institución; facilitando a la vez, la adecuada coordinación que debe de existir entre las diferentes direcciones que conforman el MAGA; convirtiéndose por ello, en un valioso medio para la comunicación; es por ello que se recomienda que su elaboración se realice de manera ordenada y sistemática.

Es importante hacer mención que para la elaboración de manuales de normas y procedimientos es imprescindible contar con Manuales de Funciones aprobados por autoridades superiores;, así mismo, la autorización de la presente guía.

Es necesario, dar importancia a las normativas de carácter obligatorio que se deben de transmitir, ya que es un valioso apoyo para la dirección, en las diferentes tareas y trabajos tanto individuales como participativos.

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RESEÑA HISTÓRICA

DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL

En el año 2005 se estableció el Equipo de Trabajo de Sistemas y Procedimientos Administrativos del Ministerio, debido a la necesidad de contar con instrumentos administrativos que contasen con fundamento legal. Esto trajo como consecuencia que el Ministerio contará con algunos de estos instrumentos, ya que los documentos se elaboraban sin contar con aval de autoridad superior. Esta comisión ayudo a cumplir con instituciones fiscalizadoras como la Contraloría General de Cuentas y evitar hallazgos, se le solicito a la Unidad de Gestión para el Desarrollo orientar en esta actividad, ya que contaba con una persona encargada de elaborar los manuales de esa Unidad.

A Gestión para el Desarrollo se le solicito asesorar a las dependencias del MAGA en la elaboración y revisión del Manual de Normas y Procedimientos, previo a trasladarlos a la comisión de manuales para determinar si llenaba los requisitos para luego diagramar y conformar el Manual.

Después se consideró crear el Área de Fortalecimiento y

Modernización Institucional, la cual dependía de la Administración del MAGA; pero, nunca obtuvo su Base Legal. En el año 2010, se visualizó crear dicha unidad de manera formal dentro de la Dirección de Planeamiento. En el Acuerdo Ministerial No. 338-2010 “Reglamento Orgánico Interno del MAGA” se aprobó crear la Unidad de Modernización y Fortalecimiento Institucional dentro de la Dirección de Planeamiento con el propósito de apoyar la elaboración de Manuales Administrativos, generar reestructuras, procesos de transición y desarrollo institucional.

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Objetivo General de la Guía Proporcionar lineamientos técnicos y administrativos uniformes que regulen la elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos de las dependencias que conforman el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, con la finalidad de optimizar el cumplimiento de las funciones.

Objetivos Específicos Establecer continuidad y coherencia de las actividades que realiza cada dependencia del MAGA; Fijar objetivos y normas de carácter obligatorio; Definir las responsabilidades de cada dependencia al analizar los manuales de funciones; Facilitar la labor de capacitación al personal; Delimitar responsabilidades a cada Dirección y facilitar la supervisión de procesos de cada cargo o dependencia del MAGA: Reducir costos como consecuencia de eficiencia de recursos humanos, materiales, financieros.

Campo de Aplicación Dirigido a los funcionarios públicos de todas las dependencias del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos y para los analistas del departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional del MAGA, para brindar asistencia a las dependencias en la elaboración de estos instrumentos.

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CAPITULO I ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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1. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1.1.

Formato de la carátula o portada:

Esta deberá elaborarse en cartulina o papel bond tamaño carta (Anexo No. 1) y deberá contener los siguientes elementos:

En la parte superior: Logotipo del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación Nombre del Ministerio; Nombre de la Dirección, Departamento o Sección responsable del procedimiento.

En la parte Central: Titulo del Manual de Normas y Procedimientos (centrado).

En la parte Inferior: Fecha de elaboración mes y año colocado al extremo derecho.

1.2. Índice: Con el propósito de orientar al lector acerca de los temas que incluye el Manual de Normas y Procedimientos, es indispensable colocar los capítulos y subtítulos que forman parte de este instrumento administrativo en forma sucesiva, incluyendo el número de página, descripción de los títulos y subtítulos y página en donde se localiza la información.

1.3. Introducción: Consistirá en dar a conocer a los lectores en forma breve y clara el propósito principal de la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos que se trabaje en cada dependencia del MAGA, así como también el contenido que tiene cada capítulo que lo conforma, indicando

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como se validaran e implementaran, así como cuando se realizaran revisiones o actualizaciones.

1.4. Antecedentes Es importante hacer una reseña histórica de cuando inicio cada dependencia y porque han surgido cambios en el transcurso de los años.

1.5. Misión La misión del MAGA es necesaria de incluirla en todos los manuales del Ministerio, ya que es manifestación en la cual se resume la razón de ser, metas trazadas de la Institución. 1.6. Visión Es importante que todo documento del MAGA tenga la visión, la cual da a conocer hacia dónde pretende llegar este, para que cada funcionario sepa que es lo que se espera de él y apoye a su construcción.

1.7. Objetivo del Manual Este deberá responder a las necesidades de contar con un Manual de Normas y Procedimientos sobre una dependencia del MAGA, un tema en particular, para resolver y guiar a los usuarios en la forma cronológica.

El objetivo del manual deberá de fijarse en forma clara y precisa, en infinitivo; indicando el propósito primordial del manual.

1.8. Base Legal Deberá de indicar los documentos que regulan y fundamentan la creación del manual de normas y procedimientos de cada unidad ejecutora, empezando cronológicamente por los más importantes y luego podrá adjuntar copia de los mismos en el apartado de anexos.

De no contar con base legal una Dirección, Departamento o Sección a la que se ha solicitado realizar un manual de normas y procedimientos será necesario documentarlo e iniciar con el DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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debido proceso para su legalización, ya que la falta de fundamento legal y el no contar con los Manuales de Organización y Funciones, responsabilidad de Recursos Humanos, pero que hasta el momento el Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional ha apoyado en la elaboración de los manuales correspondientes a la nueva estructura los cuales deben de ser autorizados por la Autoridad Superior.

1.9. Objetivo del Procedimiento Este surge como resultado de una meta planteada e indica cómo se realizara, con qué recursos: humanos, físicos y financieros y responde a una necesidad establecida y priorizada por comunidades y técnicos del MAGA.

1.10. Desarrollo de los Procedimientos: Estos se elaboraran en coordinación con el personal de las diferentes dependencias del Ministerio, con el objeto, que la participación de quienes realizan la actividad sea resultado real de su quehacer y responda a una necesidad especifica el cual parte de una meta establecida en un objetivo.

1.11. Diagrama de Flujo Es la representación grafica de un proceso en forma lógica paso a paso y que se elabora a través de símbolos administrativos de simple comprensión del personal, no importando su nivel académico.

1.12. Anexos Tiene como objetivo que se incluyan los documentos que tienen relación legal o dan soporte para la aplicación de las actividades que se enumeraron en los procesos. Ejemplo: Acuerdos, formatos, facturas etc.

1.13. Glosario de Siglas Aquí deberá de incluir todas las siglas que fueron utilizadas en el documento, con el objeto de facilitar la comprensión del lector, sin tener que leer de nuevo todo el documento para revisar el significado. (Anexo No.2) DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Las siglas pueden ser utilizadas por si solas en un documento, solo si antes ya se ha incluido el nombre completo de lo que significa.

1.14 Glosario de Términos: Refleja la terminología técnica incluida en el documento y que facilita la comprensión del lector, el cual debe de proporcionarse en forma cronológica. (Anexo No. 3)

1.15 Glosario de Símbolos: En este apartado se deberán incluir los significados de los símbolos utilizados en la diagramación de flujo de cada procedimiento. (Anexo No.4)

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CAPITULO II LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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2. LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

En el presente capitulo se brindan lineamientos para facilitar la elaboración de manuales de normas y procedimientos,

2.1. Normas Generales del Manual de Normas y Procedimientos Elaborar el manual conforme a lineamientos y formatos establecidos en la presente guía. Tomar en cuenta todos los documentos legales, políticas públicas, planes estratégicos o institucionales y operativos; así como, normativos establecidos por el MAGA, dan soporte al servicio de la dependencia que elaborará su manual; Cada Dirección o Unidad será la responsable de generar la información para la elaboración de sus propios Manuales. En el Acuerdo Gubernativo No. 3382010, establece que las unidades de Administración Interna, Administración Financiera y Recursos Humanos elaborarán, implementarán y actualizarán sus propios manuales de normas y procedimientos. Sin embargo, la Unidad de Fortalecimiento y Modernización Institucional podrá colaborar en la elaboración de una propuesta, si le fuera requerido; Cada Dirección o Unidad realizará la definición de sus procesos o procedimientos con la participación de personal directamente responsable de las mismas; Las normas se deberán elaborar en tiempo futuro. En los objetivos de los Procedimientos deberá utilizar los verbos en infinitivo (Ver anexo 5). En la descripción de procedimientos deberá utilizar verbos en tercera persona.

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Al elaborar el objetivos, tomar en cuenta que estos deberán de elaborarse de manera ambiciosa, pero, sus resultados deberán de ser realistas y medibles, susceptibles de verificarse física o financieramente;

Deberán contar con un manual de organización y funciones previamente autorizado, para confrontar las atribuciones, estructura y funciones de la dependencia,

para

analizar

la

vinculación,

grados

de

autoridad,

responsabilidad y canales de comunicación. El Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional analizará toda la información generada por cada Dirección o Dependencia y a partir de ello, elaborará una propuesta de Manual de Normas y Procedimientos. Cada Dirección o Unidad recibirá del Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional la propuesta elaborada para su revisión; y, la devolverá, autorizando mediante oficio su conformidad, para que se remita al Despacho Superior para su aprobación final, adjuntando 4 discos magnéticos para generar las copias del mismo; La Dirección de Planeamiento deberá enviar a las Direcciones o Unidades su respectivo Manual de Normas y Procedimientos aprobado por el Despacho Superior para que el mismo sea sujeto de socialización entre el personal de cada una de las mismas; La Dirección de Planeamiento coordinará para que las copias de los Manuales sean distribuidas estratégicamente para que exista una disponibilidad física y virtual dentro del Ministerio; Cada Dirección o Unidad será responsable ante la Contraloría General de Cuentas de disponer de su manual de normas y procedimientos aprobado por el Despacho Superior; Los Manuales de Normas y Procedimientos SON PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN y deberán ser cargados en la tarjeta de responsabilidad al máximo responsable de cada dependencia.

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Este funcionario está

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comprometido en dar a conocer el manual aprobado a cada funcionario o empleado público que esté en su dependencia y supervisara su cumplimiento.

2.2. Normas Específicas Toda elaboración de manual deberá tomar en cuenta lo siguiente: Marco Jurídico; Trabajo Participativo; Formularios y Formatos Específicos; Elaboración; Anexos; Revisión; Autorización de Manuales; Implementación; Seguimiento y Evaluación.

2.2.1. Marco Jurídico o Reglamentario: Los manuales de normas y procedimientos del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación deberán estar respaldados de acuerdo al ordenamiento legal y jerárquico. Por ejemplo: Acuerdo Gubernativo del Reglamento Orgánico interno de la Institución; Leyes fiscales, convenios nacionales e internacionales; Acuerdos Ministeriales; Normativos (manual de funciones autorizados); Circulares; Otros documentos legales que sustenten cada manual, dependiendo de su accionar.

2.2.2. Trabajo Participativo: DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Para que estos manuales respondan a las actividades que se realizan en cada dependencia del MAGA, será necesario trabajar con la participación

de

los

funcionarios

que

desarrollaran

y

están

involucrados en cumplir con el objetivo de una labor acorde a su objetivo y normativas.

La

obtención de la información requiere la utilización de fuentes

primarias y secundarias,

La utilización de fuentes primarias, estarán basadas en documentos, por lo que es necesaria la localización de documentos jurídicos como acuerdos gubernativos, y administrativos, formularios, formatos, manuales, etc. que respaldan su creación y funcionamiento. Se utilizara dentro de las fuentes secundarias la entrevista directa, con funcionarios y jefes inmediatos para alimentar la información de los procesos, siendo básicamente la forma más importante de contar con información del ejecutor de cada actividad; sin embargo, para realizar la entrevista, es importante conocer el área a trabajar, sus objetivos, solicitar una cita y ser un buen emisor y receptor de la información.

2.2.3. Formularios Específicos para elaborar el Manual: El Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional facilitará los formularios y formatos uniformes, con su respectivo instructivo, para la recopilación de la información de los manuales de normas y procedimientos.

Formatos e Instructivos propios de Cada Manual: Es importante que cada Dirección proporcione copia con instructivo de todos los formatos y formularios que utiliza para ejercer su actividad y colocarlos en los anexos de su manual. DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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2.2.4. Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos: Se recomienda tomar en cuenta que la redacción de formatos, formularios y el manual en si, sigan los siguientes puntos:  Claridad y lenguaje comprensible evitando el uso de tecnicismos;  Al utilizar palabras técnicas deberán de incluirlas en el glosario de términos;  Al utilizar siglas, verificar que antes haya colocado el nombre completo de la sigla a la que hace referencia,

Ejemplo:

Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación –MAGA-;  Los márgenes a utilizar son los siguientes: superior y derecho 2.5cm, inferior e izquierdo 3 cm.  Los párrafos deberán estar a renglón 1.5.

2.2.5.

Elaboración de Procedimientos: Es importante que el funcionario previo al desarrollo de un proceso, establezca el objetivo o la razón por la cual se establecerá un procedimiento, para ello se sugiere analizar y cuestionarse sobre lo siguiente:

¿Porque se hace?

Esta pregunta pretende establecer el objetivo o razón de un proceso y para que servirá. (La meta que deseamos cumplir).

¿Dónde inicia?

Se refiere a la dependencia, cargos o área geográfica, que intervienen en cada actividad donde se inicia el proceso.

¿Dónde termina?

Indicar el cargo, área geográfica o dependencia donde

finaliza

el

procedimiento

para

el

cumplimiento de un trabajo preciso DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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¿Qué trabajo o

Este indica la necesidad de responder a una meta o

proceso se hace?

a una actividad precisa.

¿Qué necesita para

Se

realizarlo?

expedientes actuales o anteriores, normativas

refiere

documentos

como

por

ejemplo:

legales o institucionales, equipo, herramientas, etc. ¿Quién o quiénes son

Aquí es importante establecer a las personas o

los responsables?

dependencias del MAGA que intervienen en el procedimiento y el orden lógico en que intervienen (pueden establecerse como cargos o unidades administrativas) y además pueden establecerse a instituciones con las que tiene vinculación la institución.

¿Cómo se hace?

Es necesario que se analice la forma en que se realiza el procedimiento paso a paso, que elementos intervienen en el.

¿Cuando se hace?

Se refiere a la periodicidad en que se realizan las actividades,

(días,

semanas,

quincena

mes,

horarios etc.)

Con base al análisis anterior, se puede plantear el objetivo.

2.2.5.1. Objetivo del Procedimiento: Será el resultado del análisis de las interrogantes anteriores, ya que reflejara no solo el propósito de su aplicación, sino los resultados que se pretenden alcanzar.

Para su redacción tome en cuenta las siguientes recomendaciones: Iniciar con un verbo en infinitivo; DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Evitar el uso de adjetivos calificativos y gerundios; No subrayar; Especificar claramente para qué y para quines se ha elaborado el proceso.

2.2.5.2. Marco de Aplicación: En este sitio tendrá que indicar en forma breve a quién o quiénes serán beneficiados con este proceso.

2.2.5.3. Normas Específicas del Proceso: Es el conjunto de lineamientos impuestos por los directivos y de carácter obligatorio, que permitirán a los subalternos contar con una guía a cumplir para desarrollar determinado trabajo; Las normas deberán de redactarse en tiempo futuro. Si las normas responden a ordenamientos legales, es importante hacer referencia al marco jurídico que las sustenta.

2.2.5.4. Proceso: El elaborar procedimientos conlleva el narrar paso a paso, en forma lógica y secuencial la descripción de actividades vinculadas al trabajo que se debe realizar.

Sugerencias para su elaboración:

Establecer claramente; quién o quiénes realizan cada actividad o sea los responsables en cada paso, por lo que es importante, especificar el nombre de la dependencia o el puesto específico; asimismo, es importante que realicen los cuestionamientos: cómo, cuándo y dónde se realizará cada actividad.

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Es básico tomar nota de lo siguiente: al elaborar cada actividad se deberá utilizar con el verbo en tercera persona del singular, (Ver Anexo No.6). Lista de verbos usualmente utilizados para la Descripción de Procedimientos”. Esta narración debe realizarla en forma clara y precisa, siempre respondiendo a los cuestionamientos Qué, Cómo, Cuándo y Con Qué se realizara; si la actividad lo amerita preguntarse al mismo tiempo, A Quién se canaliza el trabajo y/o Para Qué. Todas las actividades deberán enumerarse con números arábigos; Es necesario tomar en cuenta, que algunas actividades requieren decisión, colocando las alternativas existentes; Si la actividad se hace conforme a lo establecido a un anexo, indicar el número de anexo; No se deberá de colocar nombres de personas; deberán utilizar el nombre del puesto; Para ser más entendible cada proceso, se sugiere no sobrepasar 25 actividades; de considerar que el proceso será muy largo, analizar si pueden dividirse de acuerdo a la actividad, ejemplo; proceso de compras: lo dividen en cotización, análisis, adquisición, o todas las variables que considere pertinentes.

2.2.6. Análisis de los Procedimientos: El Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional, integrara la información suministrada en los formatos por cada una de las dependencias que conforman el Ministerio, para conformar los manuales que deben de cumplir con lineamientos homogéneos y claros para ello verificara lo siguiente:

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Confrontar los resultados de la información recabada en los formularios contra los resultados obtenidos verbalmente y la observación realizada en algunos casos de los procesos; Si se establece que el procedimiento conlleva duplicidad de funciones con otra unidad, el encargado de analizar procesos, tendrá que revisar muy bien a quién le competen las funciones acordes al Reglamento Orgánico Interno o Acuerdo Ministerial, debiendo anular el proceso a quién no le corresponda y notificando de esto a jefes inmediatos, para no tener hallazgos por parte de Contraloría General de Cuentas; En caso de observar que existen actividades o procesos innecesarios, el analista junto con la contraparte analizaran si se tendrán que eliminar. Si el analista observa que es necesario mejorar un proceso, ya sea variando actividades o sustituyendo un sistema por completo, lo deberá coordinar con el o los responsables de el procedimiento.

2.2.7. Diagrama de Flujo: Consistirá en la representación grafica que el analista del Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional, tendrá que elaborar de cada uno de las actividades que conforman un manual, con el objeto de que se visualice un trabajo determinado, sin tener que leer todo el proceso.

Normas generales para elaboración de diagrama de flujo: La diagramación se hace de arriba hacia abajo y/o de izquierda a derecha iniciando por el primer paso hasta finalizar el proceso;

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Para unir símbolos debe utilizar flechas horizontales o verticales, nunca diagonales; Los símbolos pueden tener más de una flecha, a excepción de inicio, fin y conectores de página; El texto dentro de un símbolo debe ser claro y preciso; No pueden quedar líneas de flujo sin conectar.

2.2.8. Anexos: Es importante colocar en este apartado, todos aquellos documentos que soporten y den validez al manual; por lo que pueden incluir: formatos, oficios, reglamentos, acuerdos, leyes etc. Todo lo que considere que facilitara la comprensión del lector.

2.2.9. Revisión: Analizar el manual en su conjunto consistirá en verificar no solo la información recabada, sino verificar el diseño establecido del manual de normas y procedimientos

2.2.10. Autorización de Manuales: Cuando la propuesta de manual ya esta revisada y autorizada por la Dirección o dependencia interesada, se debe proseguir con la obtención de la aprobación de las autoridades incluyéndole la codificación respectiva que maneja el Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional la cual será trasladada al Despacho Ministerial para su aprobación a través de Acuerdo Ministerial. Luego se trasladará copia del Acuerdo al Departamento de Fortalecimiento Institucional, para conocer la fecha de aprobación, adherirlo al manual y generar las copias digitales y físicas necesarias para su publicación en intranet y al mismo tiempo socializarlo por medio electrónico a las Direcciones y dependencias responsables. DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLANDepartamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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2.2.11. Implementación: Esta etapa de la elaboración de manuales requiere capacitación del personal que estará involucrado en los diferentes procesos que se establezcan en el manual de normas y procedimientos y el manual de funciones.

2.2.12. Seguimiento y Evaluación: Debe de ser realizado por el Director o Jefe de cada Unidad ejecutora, con el objeto de verificar si el personal a su cargo conoce la actividad que debe realizar y si se esta guiando por las normas establecidas, para cumplir con los objetivos trazados. El departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional dentro de sus funciones tiene contemplado dar seguimiento a la implementación de manuales, por lo que podrá realizar consultas orales o escritas a los empleados y funcionarios para establecer si conocen y tienen a su disposición el manual de normas y procedimientos.

Además los analistas realizaran consultas con el

personal ya que servirá para diagnosticar, si los procesos están, si es necesario actualizar procesos, o si es necesario capacitar al personal en procesos o en el uso del manual en si.

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ANEXOS

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ANEXO No. 1 Formato de Portada o Caratula Departamento de Fortalecimiento Institucional Guatemala, Mayo 2011 A continuación se enumeran los elementos más importantes que deben de conformar un manual de organización y funciones

PORTADA O CARÁTULA En la parte superior: Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación

a. Nombre del Ministerio

Al Centro: Manual de Organización y Funciones

b. Titulo del Manual. Ejemplo

Dirección de Planeamiento

Parte Inferior: c. Fecha

de

elaboración

o

actualización del Manual

d. Logotipo del Ministerio

Guatemala, Septiembre de 2011

(Contiene la imagen institucional del Gobierno, éste deberá integrarse sin distorsión).

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ANEXO No. 2 GLOSARIO DE SIGLAS Departamento de Fortalecimiento Institucional Guatemala, Mayo 2011 No.

TÉRMINO

SIGNIFICADO

1

MAGA

Ministerio de Alimentación.

2

DIPLAN

Dirección de Planeamiento.

3

MINFIN

Ministerio de Finanzas Públicas.

4

SEGEPLAN

Secretaria General de Planificación.

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Agricultura,

Ganadería

y

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ANEXO No. 3 GLOSARIO DE TERMINOS Departamento de Fortalecimiento Institucional Guatemala, Mayo 2011 No.

TÉRMINO

SIGNIFICADO

1

Actividad

Grupo de operaciones sucesivas realizadas por una unidad ejecutora para la realización de un trabajo estipulado.

2

Codificación

Este carácter identificara de forma única y secuencial la información administrativa de todas las dependencias del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación – MAGA-, con el propósito de mejorar la efectividad de controles internos de dicha institución.

3

Diagrama de Flujo

Representación grafica de un trabajo determinado en la cual se muestra sus actividades en forma secuencial indicando las dependencias o puestos responsables. Procedimientos descritos en forma grafica

4

Manual de Normas Procedimientos

5

Procedimiento

y Instrumento administrativo que reúne en forma adecuada, secuencial y detallada las actividades a cargo de las diferentes dependencias que conforman la institución, detallando los procesos y formatos que se utilizan para llevar a cabo las funciones. Serie de actividades que se relacionan y se ordenan cronológicamente y deben de responder a las interrogantes Quién?, Qué?, Cuándo?, Dónde? y Con qué? se realiza cada una de las actividades.

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ANEXO No. 4 GLOSARIO DE SIMBOLOS Departamento de Fortalecimiento Institucional Guatemala, Mayo 2011 SIMBOLO

NOMBRE

SIGNIFICADO

Inicio o terminal Se usa para indicar el inicio o termino de un flujo. Operación

Representa actividad.

Conector

Representa la unión entre actividades.

Decisión o alternativa

Indica un punto en el proceso en el cual se tienen que tomar alternativas o decisiones.

Documento

Utilizado para cualquier tipo de documento al que se haga referencia en el proceso.

Archivo

Utilizado para indicar archivos

Conector de Pagina

Se utiliza para conectar paginas de un mismo proceso

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la

realización

de

una

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ANEXO No. 5 VERBOS EN INFINITIVO Departamento de Fortalecimiento Institucional Guatemala, Mayo 2011

Lista de verbos usualmente utilizados en infinitivo en los objetivos de Procedimientos

Actualizar Anotar Asignar Clasificar Complementar Controlar Destruir Diseñar Graficar Indicar Obtener Procesar Proporcionar Registrar Separar

VERBOS EN INFINITIVO Analizar Aprobar Autorizar Comparar Comprobar Coordinar Determinar Ejecutar Implantar Investigar Preparar Producir Recabar Remitir Etc.

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Anexar Archivar Cancelar Completar Confirmar Cotejar Devolver Elaborar Incorporar Llenar Presentar Programar Recopilar Sellar Capacitar

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ANEXO No. 6 VERBOS EN TERCERA PERSONA Departamento de Fortalecimiento Institucional Guatemala, Mayo 2011

Lista de verbos usualmente utilizados en tercera persona en la descripción de procedimientos

Actualiza Anota Asigna Clasifica Complementa Controla Destruye Diseña Grafica Indica Obtiene Procesa Proporciona Registra Separa

Analiza Aprueba Autoriza Compara Comprueba Coordina Determina Ejecuta Implanta Investiga Prepara Produce Recaba Remite Etc.

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Anexa Archiva Cancela Completa Confirma Coteja Devuelve Elabora Incorpora Llena Presenta Programa Recopila Sella Capacita

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ACUERDO DE APROBACIÓN GUÍA PARA ELABORAR LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL MAGA

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