Diseño y orientación de una base de datos en Access para el control y consulta de los contratos de la interventoria

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6.5. Gestión documental

Con el propósito de garantizar la organización y custodia de la documentación de la interventoría del proyecto 515 institucionalización de la política pública de seguridad alimentaria, durante la vigencia del CIA 2510 de 2008 se realizaron las siguientes acciones: •

Normalizar las políticas de archivo y correspondencia del proyecto, según la Ley 594 del 2000, la circular 060 del 2001 y demás normativa exigida por el Archivo General de la Nación.



Diseñar un plan de trabajo para la organización y conservación de las unidades documentales dando cumplimiento a la normatividad exigida por el Archivo General de la Nación.



Diseño y orientación de una base de datos en Access para el control y consulta de los contratos de la interventoria.



Organización de los contratos dejando un soporte (carpeta de liquidación).



Implementación del formato para el control de la documentación existente para su liquidación (sigue en proceso).



Diseño de instructivo para la entrega de correspondencia según la normatividad vigente. Pasos a ejecutar: recepción, revisión, radicación, organización, ingreso de datos, asignación de número de caja, distribución interna para trámite, archivo del formato de correspondencia, entrega de correspondencia tramitada al mensajero, archivar documento al contrato.



Recepción y entrega de documentación (actas, informes, entre otros) por componente o modalidad.

• • •

Entrega y recepción de correspondencia Envío de correspondencia Atender servicio de consulta



Organización de las carpetas de contratos. Estas se dividen en tres carpetas de la siguiente manera: Carpeta de contrato, carpeta de liquidación y carpetas de actas tres (una por componente)



Alistamiento y elaboración de relación de los informes mensuales enviados por el operador para ser remitidos a la SDIS (5904) incluyendo los recibidos de la Universidad Nacional de Colombia

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7. CONCLUSIONES •

Durante la ejecución del contrato interadministrativo 2510 de 2008, en el ejercicio de esta interventoría, el componente administrativo y financiero encontró que en todas las localidades el mayor número de hallazgos se presentó en la entrega de la totalidad de raciones contratadas por la SDIS, esto debido a una serie de situaciones y de responsabilidades compartidas, que trae múltiples consecuencias, como por ejemplo: las raciones no entregadas supone de alguna forma incumplimiento al objeto del contrato y del proyecto como tal , teniendo en cuenta que el presupuesto asignado por Hacienda no se está ejecutando en su totalidad; el número de usuarios presupuestados en la focalización y en los contratos no están recibiendo el servicio del comedor comunitario; el valor que SDIS descuenta en la liquidación por déficit de raciones no se reinvierte inmediatamente en el mismo proyecto; hay personas de escasos recursos que están esperando el servicio, sin embargo no todos pueden ingresar debido a lo contemplado anteriormente.



Otro tema que preocupa a la interventoría es el recaudo y destinación de los aportes voluntarios1, teniendo en cuenta que lo recaudado a 31 de diciembre de 2008, de los contratos de comedores comunitarios que se encontraban vigentes a 31 de enero de 2009 es de $797.145.693 según información SIRBE y el acumulado de aportes de todos los contratos que han tenido los comedores según extractos bancarios a 31 de diciembre de 2008 es de $4.179.105.265,25.



Es preciso aclarar que estos valores no dan cuenta de todos los aportes voluntarios que se encuentran bajo la custodia de los operadores y que los comedores han recaudado durante las ejecuciones de todos los contratos, esto debido entre otras cosa a las siguientes: - Algunos operadores no suministraron el extracto bancario - No se tiene información suficiente de operadores que aún tienen bajo su custodia aportes de los cuales no han hecho el respectivo traslado y que ya no han contratado con SDIS. - No se tiene el dato exacto de los aportes que han sido ejecutados por las asociaciones de usuarios y operadores que no han seguido el debido proceso.



1 2

Por otro lado es motivo de alerta para SDIS e interventoría que en custodia de los operadores se encuentren más de cuatro mil millones de pesos (de los que se tiene evidencia en extractos) y que de acuerdo a los procesos que se han presentado en las localidades, están siendo utilizados sin seguir los procedimientos establecidos para ello.2 Por lo anterior Interventoría está

Decreto 457 de 2006, resolución 1180 de 2006 Ibíd.

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realizando un seguimiento cada vez más minucioso de estos procesos, pero es necesario que este esfuerzo se haga conjunto con SDIS quien nos debe proporcionar seguridad en que por su parte los procesos que se están llevando a cabo en cada localidad por parte de las Subdirecciones Locales sean concertados y estén de acuerdo a la norma. A continuación se muestra el consolidado de aportes voluntarios.

CONSOLIDADO APORTES VOLUNTARIOS

No

LOCALIDAD

APORTES EJECUCION CONTRATO VIGENTE A 31 DIC DE 2008 SEGÚN SIRBE

ACUMULADO HISTORICO A 31 DIC 08 SEGÚN EXTRACTOS

$ 3.433.250,00

$ 10.572.386,00

$ 10.537.450,00

$ 14.987.162,78

$ 14.768.258,00

$ 45.792.228,65

$ 9.601.557,00

$ 48.300.885,00

$ 9.908.160,00 $ 23.675.550,00

$ 52.217.848,14 $ 60.137.326,00

15 2

LA CANDELARIA BARRIOS UNIDOS LOS MARTIRES PUENTE ARANDA ANOTONIO CHAPINERO

13

TEUSAQUILLO

$ 6.299.010,00

$ 80.964.171,00

3 7 1 9 8 6 11 10 5

SANTAFE BOSA USAQUEN FONTIBON KENNEDY TUNJUELILTO SUBA ENGATIVA USME

$ 35.168.634,00 $ 55.468.441,00 $ 16.573.250,00 $ 46.841.193,00 $ 49.061.633,00 $ 40.695.674,00 $ 37.670.466,00 $ 7.431.400,00 $ 78.054.599,00

$ 100.810.938,60 $ 124.026.315,38 $ 127.119.883,37 $ 199.297.745,00 $ 273.591.195,00 $ 319.561.982,00 $ 326.085.329,00 $ 326.310.258,88 $ 412.777.702,89

18

RAFAEL URIBE

$ 53.926.945,00

$ 476.528.449,00

$ 200.644.725,00

$ 477.041.637,64

$ 97.385.498,00

$ 702.981.820,92

$ 797.145.693,00

$ 4.179.105.265,25

17 12 14 16

4 19

SAN CRISTOBAL CIUDAD BOLIVAR TOTALES

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En el componente técnico nutricional se evidenció un alto porcentaje de hallazgos relacionados con los gramajes y volúmenes suministrados en las distintas preparaciones del menú patrón.



Los contenidos temáticos de las obligaciones contractuales en la minuta del contrato y en los anexos técnicos dificultan su interpretación y aplicación en el trabajo de campo, porque hay lugar a incoherencias, ambigüedades y múltiples interpretaciones.



Es importante resaltar que IDIPRON que opera cinco comedores en la localidad, ha hecho el esfuerzo por mejorar aspectos de infraestructura, buenas prácticas de manufactura y procesos de abastecimiento y almacenamiento, al igual que ha mostrado interés en resolver problemas relacionados con el convenio 094 de 2007, el cual le implicaba desfase en la entrega del número de raciones por diferencia entre las fecha de inicio del comedor y las fechas de operación del mismo. Sin embargo es necesario que replantee las estrategias para que los usuarios aporten voluntariamente en sus comedores y así fortalecer los procesos para lograr un buen desempeño en sus obligaciones contractuales frente a las iniciativas productivas y los emprendimientos económicos.



Con respecto a análisis microbiológicos, se destaca el cumplimiento total de los indicadores , en el muestreo a comedores en la localidad de Usaquén en diciembre de 2008, de igual manera en el mes de enero de 2009 en el muestreo realizado a comedores resaltan las localidades de Kennedy, Puente Aranda, Santa Fe Y Suba.



En el mes de Enero 2009, en el muestreo realizado a Jardines sobresalen con total cumplimiento de indicadores, localidades como Bosa, Chapinero y Puente Aranda, de igual manera en las muestras tomadas en CDS, sobresale el Centro de Antonio Nariño.



Respecto al muestreo del mes de noviembre sobresalen proveedores como Lácteos El Recreo, Javier Pulido (paquete alimentario), huevos oro y nutrix, con total cumplimiento, en el mes de diciembre sobresale food company, el recreo, nutrix y javier pulido (frutas), y por ultimo en el mes de enero lacteos el recreo. este ultimo sobresaliendo con el total cumplimiento en todos los meses de muestreo.



Se concluye que hay malos procedimientos de limpieza y desinfección en las superficies que están en contacto con los alimentos, razón que se puede ver identificada en causa como la inadecuada limpieza, preparación y tiempo de exposición del desinfectante, provocado proliferación de los microorganismos que pueden alterar el alimento y la salud de los usuarios.



Se percibe la falta de compromiso y responsabilidad por parte de los coordinadores, en el seguimiento de las buenas practicas higiénico sanitarias en la manipulación, almacenamiento, preparación y servido de los alimentos.



Según los diagnósticos establecidos por cada localidad se identifican casos aislados de NO CONFORMIDADES, por presencia de microorganismos patógenos como E.coli y S. aureus, en muestras de Alimentos (Lácteos y

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Proteínas), como es el caso del muestreo del mes de octubre en localidades como Santa fe con presencia de E. coli en 9%, Ciudad Bolívar con presencia de E. coli en proteína 21% , Lácteo 50% y S. aureus en muestra de lácteo un 4% y en la localidad de San Cristóbal un 13% en E. coli. Con respecto a esta obligación contractual de análisis microbiológico, la interventoría realizó en todos los puntos intervenidos toma de muestras y sus correspondientes análisis por encima de lo establecido en el anexo técnico, pese a no contar con los recursos financieros necesarios en la estructura de costos del proyecto.

En relación con la modalidad de jardines infantiles, se presentan conclusiones relacionadas con: •

Infraestructura. Se encontró que en algunas de las Instituciones se realizaron adecuaciones y en otras se iniciaron reparaciones especialmente en paredes, techos, superficies, bodega de alimentos, servicios sanitarios teniendo en cuenta las recomendaciones dejadas por el Hospital de Fontibón y el equipo de InterventorÍa UNAD. Sin embargo, persisten debilidades en cuanto a hermeticidad de los espacios, protección de las bombillas, mantenimiento de ventanas y pisos. Algunos de los jardines se trasladarán a sede propia ó a casas temporales por reestructuración.



Abastecimiento y recepción de alimentos. Se evidencia que persiste el incumplimiento por parte de los proveedores en cuanto a la calidad, cantidad y oportunidad. Hay insuficiencia en equipos para verificar el gramaje de los productos (gramera y básculas). El personal que transporta alimentos se resiste al cumplimiento de B.P.M y B.P.H.



Almacenamiento. Se evidencian mejoras en el registro de Kárdex con la implementación del nuevo formato. Persisten debilidades en las operaciones de rotación de los alimentos y almacenamiento de alimentos perecederos y no perecederos esto se debe a los espacios tan reducidos de las áreas y el manejo de altos volúmenes de alimentos.



Se requiere dotación, calibración y mantenimiento de termómetros. Persiste insuficiente dotación de canastillas y estantería, inadecuada capacidad y funcionamiento de los equipos de refrigeración, inapropiado uso de las bolsas (ziploc) y deficiente registro diario de temperaturas. Prevalece el desarrollo de vectores, especialmente cucarachas y gorgojo encontrados en alacenas y productos (cuchucos y cebada perlada).



Área de preparación de alimentos. Continúan presentándose deterioro en el estado de los utensilios, menaje, lavaplatos, grifería, mesones, anaqueles, estufas, licuadoras industriales y caseras, se evidencia el daño o inexistencia de hornos,

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ollas express, estufas, el mal funcionamiento de los equipos de frío y la insuficiencia en cuanto a cantidad y capacidad de los mismos, utensilios para abrir latas, afiladores de cuchillos, encendedores para cocina. Se requiere dotar de extractor en todas las áreas de proceso. •

Producción. Continúan las falencias en los procesos de desinfección de frutas, verduras, hortalizas, menaje, superficies, ambientes y los procedimientos de descongelación de carnes, esto se ha evidenciado por la rotación continua del personal, la falta de experiencia y de capacitación en B.P.M.



Distribución. Continúan presentándose fallas en el proceso de desinfección de sillas y mesas destinadas para el servicio, también se observa que en algunas sedes se requiere cambio o mantenimiento de estos elementos. Se encuentra inadecuada utilización de utensilios en el momento de las operaciones de servido y la deficiente aplicación de BPH y BPM por el personal de aseo que colabora en este proceso. Persiste la no utilización de cofia y tapabocas por parte del personal docente, para el apoyo en el momento “Vamos a comer”.



Minuta patrón. Se observa deficiencias en el manejo de la minuta, gramajes establecidos, no se cuenta en algunos jardines con la tabla de porciones y existe deficiencia en cuanto a cantidades de leches de formula en algunos puntos.



Personal manipulador de alimentos. Se iniciaron actividades en algunos puntos sin tener completo el personal manipulador. El personal manipulador inicio actividades con la documentación incompleta. A la fecha no se encuentra la carta de solicitud de supervisión del curso de los capacitadores grupo GMC radicada ante el Hospital Chapinero en todas las instituciones. Se observó que la dotación del personal manipulador está incompleta y presenta deterioro especialmente en el peto, cofia y tapaboca (personal Internacional de Negocios), en cuanto al personal de planta de la SDIS se evidencia cierta resistencia al uso de los elementos de protección, la dotación suministrada en algunos casos de color oscuro, falta dotación de guantes para el aseo y lavado de menaje, hay fallas en general en el porte adecuado de los elementos de protección y el cumplimiento de las BPH.



Operaciones de saneamiento. Continúan presentándose debilidades en todas las instituciones en cuanto al diligenciamiento de los registros del plan de saneamiento, el manejo del programa de limpieza y desinfección, la hermeticidad en los espacios, la clasificación de los residuos sólidos. En algunas instituciones hay déficit de canecas para el manejo de los residuos. Se insiste en la necesidad de reforzar y aplicar los conceptos del plan de saneamiento básico.



Seguridad y salud ocupacional. Se mejoró la implementación en la señalización de las diferentes áreas, sin embargo, continúa la no implementación de un lugar adecuado para la prestación de los primeros auxilios. En la mayoría de los Jardines es evidente la falencia de camillas para la prestación de primeros auxilios. Se resalta que falta elaborar e implementar los manuales de Plan de Emergencia en los CIF, CDS, CURN, CDPT

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8. RECOMENDACIONES •

Como recomendación al déficit de raciones, es necesario que se piense en una focalización más efectiva, oportuna y eficiente que permita la entrega total de raciones a los usuarios activos, así mismo por parte del comedor comunitario buscar mecanismos para que este proceso se logre. Por su parte interventoría seguirá haciendo el seguimiento y cada vez con mas instrumentos que permitan dar alertas tempranas a SDIS para la toma de decisiones.



Se sugiere que cada vez que SDIS realice un nuevo contrato o modifique el anexo técnico, también expida los lineamientos y condiciones claras en que deben ser medidas las obligaciones contractuales, para efectos del ejercicio de la interventoría.



Se deben generar estrategias que obliguen a los operadores garantizar los gramajes y volúmenes de las distintas preparaciones del menú patrón, con el ánimo de cumplir con los principios fundamentales de la política pública de seguridad alimentaria y nutricional.



La Secretaría Distrital de Integración Social debe garantizar la instalación del aplicativo SIRBE en todos los comedores de la localidad, su correcto funcionamiento y seguridad informática.



Es necesario comprometer a los operadores en la obligación de mejorar las condiciones de infraestructura en relación con arreglos locativos de las diferentes áreas, así como el mantenimiento o reposición de los equipos.



Revisar y hacer los ajustes necesarios a las obligaciones contractuales y el anexo técnico en el tema relacionado con inclusión social, de modo que se facilite la lectura e interpretación unificada por parte de la SDIS, el operador y la interventoría del marco teórico y haga viable su cabal cumplimiento.



Continuar con las adecuaciones de infraestructura en cuanto a hermeticidad, ampliación y adecuación del sistema de ventilación en las áreas de almacenamiento, preparación y distribución de alimentos especialmente en los jardines infantiles que no disponen de este espacio.



Dar prioridad a la recolección de los elementos en desuso que limitan la utilización de los espacios y contribuyen a la proliferación de plagas.



Realizar mantenimiento a muebles y enseres de las Instituciones.



Realizar el mantenimiento de las zonas verdes de las instituciones.



Realizar mantenimiento de cubiertas, limpieza de exteriores, canaletas, vidrios de las instituciones.



Continuar programando reuniones con proveedores y SDIS, con el fin de comunicar la situación encontrada por la UNAD en cuanto a los frecuentes incumplimientos

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contractuales y que se defina el Plan de Mejoramiento a desarrollar en el tema relacionado con abastecimiento y recepción de alimentos •

Dotar de escalera auxiliar al 100% de las Unidades Operativas para disminuir el riesgo de accidentes de trabajo y facilitar la labor de almacenamiento de productos.



Es importante que la zona de almacenamiento de alimentos disponga de un área amplia, con adecuado sistema de renovación de aire, en material higiénico sanitario.

En el área de preparación de alimentos. Se insiste en la necesidad de realizar capacitación periódica al personal manipulador de alimentos para reforzar conceptos de Buenas Prácticas de Manufactura y Buenas Prácticas Higiénicas, enfatizando en los siguientes aspectos: • • • • • • • • •



Estandarización de porciones de alimentos con base en peso bruto y peso neto. Diligenciamiento del Kárdex. Toma y registros de temperatura de los equipos de frío. Manejo de listas de chequeo. Manejo de gramera, báscula y termómetro. Procedimiento de desinfección de fruver, menaje, superficies y lavado de manos. Procedimiento adecuado para realizar proceso de descongelación. Uso de guantes en el área de procesos. Dar de baja y hacer la reposición del menaje requerido (vajillas, rallador, coladores, trinches, ensaladeras, cuchillos, vasos. jarras, recipientes para el jugo y canecas para limpieza y desinfección de menaje y preparación de alimentos. Se sugiere realizar mantenimiento preventivo y no correctivo de los equipos requeridos en el Servicio de Alimentos para evitar el deterioro de los mismos. Disponer de equipos de frío que tengan mayor capacidad, acorde al número de usuarios atendidos en las instituciones.

Para lo anterior, es importante, que el Supervisor contratista tenga los conocimientos sobre BPM, BPH y Plan de Saneamiento para que apoye con capacitaciones al personal operario. •

Se recomienda realizar inventario de menaje por institución para hacer su respectiva reposición por deterioro o cambio.



Es importante la implementación de un programa de mantenimiento de equipos preventivo para evitar el deterioro de los mismos.



Se recomienda reforzar y exigir el cumplimiento de los procedimientos de Buenas Prácticas Higiénicas para disminuir los riesgos de contaminación a todo el personal de la institución en los proceso de producción.



Es importante, que el Operador prevea circunstancias de calamidad doméstica o incapacidades médicas del personal manipulador y de aseo que elabora en las

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Instituciones y se tenga el reemplazo inmediato para garantizar que las actividades que se desarrollan en estas Sedes no se vean afectadas. •

Se recomienda revisar en próximos contratos el número de manipuladores de alimentos directos para apoyar el proceso de distribución, lo anterior, debido a que algunas sedes no cuentan con área especial para este fin y requieren de mayor tiempo para ofrecer las raciones en los salones, lo que no garantiza la conservación de la temperatura de los alimentos servidos y que se implemente las B.P.M y B.P.H



Se recomienda en el momento de la realización de los pedidos mensuales a los proveedores tener en cuenta los inventarios enviados por la interventoria de la UNAD.



Reforzar los procesos de capacitación en estandarización de porciones para todos los grupos de edad en las instituciones.



Se recomienda al operador que el personal contratado debe tener una inducción previa del manejo de cada unidad operativa.



Reforzar en práctica las BPH y BPM, debido a que frecuentemente se observan falencias en este aspecto.



Se recomienda que se facilite a la Interventoria el cuadro de relación de entrega de dotación y elementos de aseo por Institución para poder verificar su cumplimiento.



Dar prioridad para la realización del control químico de manera correctiva a los jardines infantiles que de acuerdo a los informes presentados tienen presencia de plagas por fallas en su infraestructura con el fin de disminuir los riesgos biológicos y físicos que se puedan generar.



Es importante revisar con la empresa que realiza el control químico en las unidades operativas los procesos correctivos de fumigación, debido a que persiste la infestación de plagas en las unidades operativas.



Es importante realizar un plan de contingencia para las instituciones que llevan un año sin realizar lavado de tanques de almacenamiento de aguas y para las sedes que presentan problemas de presencia de plagas.



Se sugiere que se adecuen los espacios en algunas instituciones para el almacenamiento temporal de basuras alejados del área de preparación en material higiénico sanitario.



Los CIF no cuenta con: botiquín, plan de prevención de emergencias, manual de seguridad industrial y salud ocupacional.

Con base en la experiencia de toma de muestra durante las visitas realizadas a comedores comunitarios, jardines infantiles, centros de desarrollo social y proveedores de jardines, se identificaron posibles fallas para lo cual se recomienda en pro de mejoramiento continuo lo siguiente:

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Se evidencia focos o puntos críticos en el proceso de lavado de manos y superficies. Lo que se demuestra a través de los resultados en los análisis obtenidos “contaminación por Coliformes”.



Los resultados arrojados nos permiten observar la reincidencia que se tienen al sobrepasar los parámetros establecidos que lleva a concluir en la falta de cumplimiento y seguimiento de normas higiénico sanitarias por parte del coordinador de cada centro de atención. (Comedor, proveedor, cds y jardines).



Se recomienda el uso e implementación en baños de: Toallas desechables, papel higiénico, jabón líquido y caneca con tapa, para reducir al máximo la contaminación por microorganismos, acción que permite favorecer las condiciones adecuadas en el buen uso de las practicas higiénico sanitarias en el lavado de manos.



Se recomienda a cada coordinador de cada centro de atención (comedores, jardines, centros de desarrollo social y proveedores) revisar los procedimientos de la limpieza y desinfección debido a que constituye un factor clave en las buenas prácticas higiénicas sanitarias, con el objetivo de asegurar que todas las superficies, objetos o recipientes que tienen contacto con los alimentos cumplan con lo establecido.



Es importante resaltar el uso adecuado de los desinfectantes en las concentraciones indicadas o de igual forma verificar el correcto proceso de limpieza con el objetivo de reducir al máximo la materia orgánica y así cumplir con la eficacia del desinfectante.



En el total del muestreo realizado en muestras de alimentos en un 85% fueron inocuos para la comunidad, el 15% restante se evidencia la contaminación por E. coli y S. aureus, estas contaminaciones se pueden dar por diferentes factores que pueden ser tratados y minimizados, estableciendo o manteniendo las buenas practicas de manufacturas que proporciona los principios básicos y prácticas generales de higiene en la manipulación, preparación, elaboración, envasado, almacenamiento, transporte y distribución de alimentos para consumo humano.



Se recomienda la asistencia de carácter obligatorio a las capacitaciones realizadas por el laboratorio y cabe resaltar que es responsabilidad de los operadores y coordinadores el cumplimiento de la normatividad establecida y el seguimiento de los mismos, para el mejoramiento continuo en la calidad e inocuidad de los alimentos.



Se recomienda hacer seguimiento Cuando se presenten resultados fuera de especificaciones o parámetros, se tratara independientemente con cada comedor o centro para actuar de manera eficaz y repentina logrando el impacto adecuado.



Se recomienda hacer énfasis en la responsabilidad que tienen los comedores, jardines, centros de desarrollo social y proveedores en la toma de la contra muestra y determinar que el laboratorio realizara la toma que corresponde al análisis de los mismos, y en las mismas condiciones dejara una contra muestra. Es responsabilidad del centro (comedores, jardines, centros de desarrollo social y

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proveedores) facilitar las herramientas y/o recipientes para la toma de la contra muestra. •

Se reitera la obligatoriedad de comedores, jardines, centros de desarrollo social en dejar una muestra diaria de alimentos almacenada por 72 horas en envases adecuados y en el caso de los proveedores guardar las correspondientes muestras de retención de los lotes que correspondan.



Se recomienda implantar mecanismos efectivos frente a situaciones presentadas en la visita a comedores y proveedores ya que en algunos casos se prohíbe la entrada y no permiten que se realice el muestreo siendo este un requisito contractual para cada uno de los comedores, jardines, centros de desarrollo social y proveedores.



Con respecto al proveedor FOOD COMPANY, es importante realizar un refuerzo del manejo de las condiciones higiénico sanitarias del proceso de elaboración, puesto que ha venido presentado NO CUMPLIMIENTO en indicadores en muestras como superficies y operarios, pero presento un mejoramiento en el mes de Diciembre cumpliendo en el total de los indicadores analizados.

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