HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LA NORMATIVA INTERNA DE EP PETROECUADOR IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

No. REVISIÓN (VERSIÓN)

FECHA:

No. PÁGINAS REVISADAS:

01

01-12-2010

TODAS

02

17-09-2012

VARIAS

AD

OL

MACROPROCESO (SI APLICA):

O

PROCESO (SI APLICA):

PROCEDMIENTO: VIÁTICOS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL PARA EP PETROECUADOR ADMINISTRACIÓN VIATICOS Y MOVILIZACIÓN POR COMISIÓN DE SERVICIOS

TIPO DE DOCUMENTO:

TR

HISTORIAL DE CAMBIOS REALIZADOS EN EL DOCUMENTO

CO N

REFERENCIA SOBRE CAMBIOS REALIZADOS:

DO C

UM

EN T

O

IM

PR

ES O

NO

EMISIÓN DE LA PRIMERA VERSIÓN DEL DOCUMENTO MODIFICACIÓN EN LAS TAREAS DE VIÁTICOS AL EXTERIOR, CAMBIO EN VALOR VIATICO NACIONAL, CAMBIO EN LA POLITICA 5.3.6 Y CAMBIO EN VARIOS ART. DEL DOCUMENTO.

No. RESOLUCIÓN:

P2010182 2012233

PROCEDIMIENTO: “VIÁTICOS A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL PARA EP PETROECUADOR”

Código: H02.01.02-PR-02 Fecha: 17-09-2012

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1. PROPÓSITO

LA

DO

Normar el cálculo y pago de viáticos a nivel nacional e internacional, cuando los Servidores Públicos u Obreros de la Empresa Pública de Hidrocarburos EP PETROECUADOR, se desplacen mediante Comisión de Servicios institucionales fuera del domicilio y lugar habitual de trabajo, atendiendo requerimientos operativos y administrativos de la Empresa.

RO

2. ALCANCE

NO

CO

NT

Tiene ámbito nacional y se realizará a través del Sistema Nacional de Control de Viáticos en la Gerencia de Desarrollo Organizacional y/o Coordinación Sénior de Gestión Financiera. 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

IM PR

ES

O

COMPROBANTE DE PAGO LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS ANTICIPO DE VIÁTICOS FACTURA ORDEN DE PAGO INTERBANCARIO SERVICIO DE RENTAS INTERNAS SISTEMA DE PAGOS INTERBANCARIOS

NT O

CP: LV: AV: F: OPI: SRI: SPI:

CU

ME

COMISIÓN DE SERVICIO: Constituye la autorización o disposición impartida por la autoridad competente a los servidores públicos u obreros, a fin de que se desplacen a una localidad distinta a la de su domicilio o lugar habitual de trabajo, para cumplir tareas específicas relacionadas con la Empresa.

DO

VIÁTICO: Es el estipendio monetario o valor diario que los Servidores Públicos u Obreros reciben por el cumplimiento de servicios institucionales, cuando tienen que pernoctar fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo, destinado a sufragar los gastos de alojamiento y alimentación en el lugar donde cumple la licencia. SUBSISTENCIA: Constituye el valor destinado a sufragar los gastos de alimentación y movilización de los Servidores Públicos u Obreros de la empresa, que se desplazan fuera del lugar habitual de su trabajo hasta por una jornada diaria de labor y el viaje de ida y de regreso se efectúe el mismo día, siempre y cuando éste se produzca luego de las 14H00. Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

Revisado por: Coordinación Sénior de / Coordinaciones de

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MOVILIZACIÓN: Los gastos de movilización o transporte son aquellos en los que incurren los Servidores Públicos u Obreros cuando se trasladan a ciudades, u otros lugares fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo.

DO

ALIMENTACIÓN: Se reconoce el pago por alimentación cuando la licencia deba realizarse fuera del domicilio y lugar habitual de trabajo.

NT

RO

LA

LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS: La Gerencia de Desarrollo Organizacional y/o Coordinaciones Sénior de Gestión Financiera, sobre la base de los justificativos o informes presentados por los Servidores Públicos u Obreros, realizará la liquidación de los viáticos por el número de días efectivamente utilizados en la comisión de servicios.

ES

O

NO

CO

Para el Sistema Nacional de Control de Viáticos se considerará: Servidores Públicos, Obreros, personal con nombramientos y contratos según la Ley. Para los Contratos de Servicios Técnicos Especializados, Pasantes y Becarios, siempre y cuando lo estipule el respectivo contrato.

IM PR

4. TAREAS

VIÁTICOS NACIONALES

No. 1.

DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS Elaborar el formulario de anticipo y/o liquidación de viáticos con el documento de nominación. Aprobar el formulario de anticipo y/o liquidación de viáticos Receptar el formulario de anticipo y/o liquidación de Viáticos con su documentación de respaldo Verificar que la documentación de respaldo y los cálculos son correctos Registrar la información en el Sistema Financiero Contable Autorizar anticipo de viáticos y/o liquidación y remitir a Coordinación Sénior de Tesorería/ Coordinación de Tesorería para el pago respectivo

4. 5. 6.

ME

CU

3.

DO

2.

NT O

4.1.

Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

Revisado por: Coordinación Sénior de / Coordinaciones de

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RESPONSABLE Áreas Usuarias Jefes Inmediatos Asistente/Analista Tesorería Asistente/Analista Tesorería Asistente/Analista Tesorería Gerente de Desarrollo Organizacional / Subgerente de Gestión Financiera, Coordinador Sénior de Gestión Financiera

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8.

Realizar transferencia de pago SPI, emitir reportes OPI y remitir documentación a la Coordinación Sénior de Contabilidad o Coordinación de Contabilidad

9.

Archivar la documentación de soporte

4.2.

VIÁTICOS AL EXTERIOR

No. 1.

DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS Emitir la correspondiente Certificación de Costos Emitir la correspondiente Certificación Presupuestaria para la elaboración de la Resolución declarando en Comisión de servicios en el Exterior de cualquier Servidor Público u Obrero de EP PETROECUADOR Emitir la Resolución declarando en Comisión de Servicios en el Exterior de cualquier Servidor Público u Obrero de EP PETROECUADOR, la misma que será autorizada únicamente por el Gerente General Elaborar el formulario de anticipo y/o liquidación de viáticos con la documentación de respaldo Firmar el formulario de anticipo y/o liquidación de viáticos, (ver tabla de la política 5.3.6) Aprobar el formulario de anticipo y/o liquidación de viáticos, (ver tabla de la política 5.3.6)

7.

8. 9. 10.

IM PR

NT O

Gerente General

Áreas Usuarias

ME

6.

RESPONSABLE Asistente/Analista Tesorería Coordinación Sénior de Presupuesto/Coordi nación de Presupuesto

Servidor Público/Obrero Gerente de la Unidad de Negocio Firmar el formulario de anticipo y liquidación de Subgerente de Gestión viáticos como autorizador de pago Financiera o Coordinador Sénior de Gestión Financiera Receptar el formulario de anticipo y/o liquidación Asistente/Analista de Viáticos y documentación de respaldo Tesorería Verificar que la documentación de respaldo y Asistente/Analista Tesorería los cálculos son correctos Registrar la información en el Sistema Asistente/Analista Financiero Contable Tesorería

CU

5.

ES

O

NO

CO

NT

RO

LA

Asistente/Analista Contable

DO

4.

RESPONSABLE Analista/Asistente de Tesorería Analista/Asistente de Tesorería

DO

DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS Revisar anticipo y/o liquidación de Viáticos

3.

Fecha: 17-09-2012

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No. 7.

2.

Código: H02.01.02-PR-02

Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

Revisado por: Coordinación Sénior de / Coordinaciones de

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DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS Revisar anticipo y/o liquidación de Viáticos Realizar transferencia de pago SPI, emitir reportes OPI y remitir documentación a la Coordinación Sénior de Contabilidad o Coordinación de Contabilidad Archivar documentación de soporte

RESPONSABLE Analista/Asistente Tesorería Analista/Asistente Tesorería Asistente/Analista Contable

RO

LA

13

Fecha: 17-09-2012

DO

No. 11.

Código: H02.01.02-PR-02

NT

5. POLÍTICAS DEL PROCEDIMIENTO

En la ejecución de este procedimiento, se deberá observar toda la Normativa vigente, aplicándola según su orden jerárquico y especialidad. En caso de duda se observará la norma de rango superior.

5.2.

VIÁTICOS A NIVEL NACIONAL

IM PR

5.2.1. AUTORIZACIÓN

ES

O

NO

CO

5.1.

NT O

La Comisión de Servicio solicitada en el formulario respectivo, serán autorizadas por el Jefe Inmediato del Servidor Público u Obrero, siempre y cuando exista la debida justificación por escrito.

ME

Para el caso del Gerente General, la aprobación será efectuada por el Gerente de Desarrollo Organizacional.

DO

CU

En el caso de los servidores públicos y obreros de refinerías de la Gerencia de Refinación, los Superintendentes serán quienes aprobarán las comisiones de servicio previa solicitud del jefe inmediato del solicitante. 5.2.2. PRÓRROGAS Si las tareas a realizar en la comisión demandaren un tiempo mayor al previsto inicialmente, el Servidor Público u Obrero especificará los motivos y hará conocer oportunamente este particular a la autoridad que ordenó dicha comisión, quien autorizará o negará la prórroga por el tiempo que estimare necesario. Por el contrario si las tareas a realizar en la comisión se cumplieren antes del plazo originalmente previsto, el Servidor Público u Obrero retornará de Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

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inmediato debiendo presentar la respectiva liquidación a la Subgerencia de Gestión Financiera y/o Coordinación Sénior de Gestión Financiera, con los valores que debe reintegrar a la Empresa.

DO

5.2.3. TRÁMITE DE LA COMISIÓN DE SERVICIO

RO

LA

Toda Comisión de Servicios será autorizada en el formulario respectivo por lo menos con 24 horas de anticipación. 5.2.4. ZONIFICACIÓN

CO

NT

Para el pago de viáticos a nivel nacional se consideran las siguientes zonas:

NO

ZONA A: Comprende las Capitales de Provincia y las Ciudades de Manta, Bahía de Caráquez, y los Cantones de la Provincia de Galápagos; y,

ES

O

ZONA B: Comprende el resto de ciudades del país.

IM PR

5.2.5. NIVELES

Estarán en relación directa con los cargos que desempeñan los Servidores Públicos u Obreros a nivel nacional.

NT O

PRIMER NIVEL

DO

CU

ME

Gerente General (Secretario del Directorio),Gerentes de las Unidades de Negocio, Gerente de Desarrollo Organizacional, Auditor Interno, Procurador General, Director de Gestión Empresarial, Asesores de: Gerente General, Gerente de Desarrollo Organizacional y de las Unidades de Negocios. SEGUNDO NIVEL Servidores públicos u obreros que ejercieren funciones de Subgerentes, Superintendentes, Intendentes, Coordinadores Generales y Sénior, Coordinadores y Sub-Procurador. TERCER NIVEL Todos los Servidores Públicos u Obreros no considerados en los niveles anteriores. Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

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5.2.6. VALOR DE LOS VIÁTICOS Para el cálculo del valor del viático nacional, será de acuerdo al nivel jerárquico y la zona de destino, según la siguiente tabla: SEGUNDO NIVEL

TERCER NIVEL

DO

PRIMER NIVEL

CONCEPTO

$

137,00

$

105,00

ZONA B

$

105,00

$

79,00

$

32,00

$

RO

ZONA A

LA

ALOJAMIENTO

84,00 74,00

CO

NT

$

ZONAS A, B

$

32,00

$

32,00

$

16,00

$

16,00

ES

O

MOVILIZACIÓN

NO

ALIMENTACIÓN

$

16,00

IM PR

ZONAS A, B

NT O

Los valores de alojamiento estarán sujetos a justificación con las respectivas facturas originales del hotel y en caso de no presentarse las mismas, se liquidará el viático únicamente con la alimentación y movilización.

ME

La cantidad asignada para alimentación y movilización no estará sujeta a la justificación.

DO

CU

Los rubros antes señalados se ajustarán anualmente en base al índice de inflación dado por el INEC y publicado en el Banco Central del Ecuador. Para las Comisiones de Servicio que tuvieren una duración de más de un día, el último de ellos dará derecho a que se paguen solamente los valores correspondientes al 50% del valor de alimentación establecido, siempre y cuando el retorno del Servidor Público u Obrero sea pasadas las 14H00 y el valor total de la movilización, cuando EP PETROECUADOR o empresas contratistas no hayan proporcionado este servicio. Para las Comisiones de Servicio que se inicien pasadas las 14H00, el Servidor Público u Obrero tendrá derecho a que se le pague el valor correspondiente al alojamiento, más el 50% del valor de la alimentación y el valor total de la movilización, cuando la empresa no haya proporcionado este servicio o las empresas contratistas. Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

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5.2.7. VALOR DE LA MOVILIZACIÓN Para el cumplimiento de la Comisión de Servicios, no se reconocerá el valor establecido para el rubro de movilización, si la empresa asignare un vehículo o las empresas contratistas.

LA

DO

Cuando la movilización se realice en medios de transporte de la empresa se reconocerá el pago de peajes y parqueadero.

NT

RO

Otros gastos de transporte fluvial, aéreo u otros medios de movilización adicionales, se reconocerá con la presentación de facturas que cumplan los requisitos establecidos por el SRI para su respectivo rembolso.

CO

5.2.8. VIÁTICOS PARA COMISIONES QUE EXCEDAN DE 20 DÍAS

IM PR

ES

O

NO

Los viáticos serán pagados solamente en caso de comisiones que no excedan de 20 días calendario continuo en las áreas operativas y en un mismo lugar de trabajo. Si las comisiones de servicio al interior del país excedieran de 20 días en un mismo lugar de trabajo, por los días que sobrepasen este límite, se reconocerán viáticos correspondientes a la Zona B, si la comisión tuvo cumplimiento en la Zona A.

NT O

5.2.9. VIÁTICOS PARA DÍAS NO HÁBILES

CU

ME

Cuando por circunstancias exclusivamente de trabajo un Servidor Público u Obrero que de acuerdo con las previsiones debe cumplir su comisión un día viernes y no pudiera retornar ese día, la Empresa reconocerá el viático completo del indicado día y no habrá lugar al pago de viáticos por el día sábado siguiente, sino únicamente el rubro de movilización.

DO

Excepcionalmente, por razones de fuerza mayor y previa autorización del Jefe Inmediato podrá reconocerse un día adicional de viáticos al Servidor Público u Obrero que no pudiera retornar de su comisión cuando ésta concluyere un viernes. Cuando se deban ejecutar funciones operativas que no puedan ser ejecutadas en días laborables, los Coordinadores de las Áreas Operativas, podrán autorizar Comisiones de Servicios para los Servidores Públicos u Obreros. Para el pago de los viáticos correspondientes se deberá observar lo dispuesto en este procedimiento.

Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

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Una comisión que se inicie un lunes o comienzo de semana laboral podrá ser adelantada por el Servidor Público u Obrero, siempre y cuando exista la correspondiente autorización del Jefe Inmediato y la debida justificación.

VIÁTICOS PARA CAPACITACIÓN

RO

5.2.10.

LA

DO

Las Comisiones de Servicio programadas para fines de semana y feriados serán autorizadas únicamente por el Gerente de Desarrollo Organizacional y/o Gerente de Unidad de Negocio, para lo cual deberán justificar la misma.

O

NO

CO

NT

Cuando los Servidores Públicos u Obreros de EP PETROECUADOR sean designados por la Coordinación General del Instituto de Estudios del Petróleo (IEP) para asistir a eventos relacionados con actividades académicas o científicas, que se realicen en un lugar diferente a su lugar habitual del trabajo y residencia, tendrán derecho a viáticos, previo informe favorable del IEP y la correspondiente autorización del Gerente de Desarrollo Organizacional y/o Gerente de Unidad de Negocios.

CÁLCULO DE SUBSISTENCIAS

ME

5.2.11.

NT O

IM PR

ES

Los pasantes que realizan prácticas en EP PETROECUADOR tienen derecho al pago de viáticos, siempre y cuando la empresa a través del IEP tenga acuerdos firmados de cooperación mutua con los Centros Educativos, con el fin de que puedan cubrir sus necesidades cuando sean designados para realizar trabajos en un lugar diferente a su lugar habitual de prácticas y previo autorización del Jefe inmediato.

DO

CU

Para las comisiones que concluyan dentro del mismo día de iniciada, pero en un lugar distante que no permita que el comisionado pueda retornar al lugar de origen habitual de trabajo antes de las 14h00, se pagará el valor correspondiente al 50% de la alimentación y el valor total de la movilización, siempre y cuando la Empresa o las empresas contratistas no proporcionen la alimentación y movilización. Exclúyase de la disposición anterior, a quienes ejecutan su trabajo en otras oficinas de EP PETROECUADOR, de otras Instituciones y Ministerios ubicados en la misma ciudad de su lugar habitual de trabajo.

Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

Revisado por: Coordinación Sénior de / Coordinaciones de

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5.2.12. EMPRESAS CONTRATISTAS QUE PROPORCIONAN ALOJAMIENTO, ALIMENTACIÓN Y/O TRANSPORTE

NT

RO

LA

DO

a) Cuando un Servidor Público u Obrero de EP PETROECUADOR sea autorizado para cumplir una Comisión de Servicio a un lugar, donde se le proporcione alojamiento o alimentación por las empresas contratistas, recibirá únicamente por cada día de comisión el valor correspondiente al alojamiento o alimentación según sea el caso, para la respectiva zona y nivel, al igual que el valor total de la movilización.

NO

CO

b) Cuando un Servidor Público u Obrero de EP PETROECUADOR sea autorizado para cumplir una Comisión de Servicio a un lugar donde se le proporcione alojamiento y alimentación, recibirán el valor asignado a movilización.

IM PR

ES

O

c) Cuando un Servidor Público u Obrero de EP PETROECUADOR sea autorizado para cumplir una Comisión de Servicio a un lugar donde se le proporcione alojamiento, alimentación y además movilización, se le pagará únicamente el valor de la movilización por los días de inicio y finalización de la comisión.

NT O

Los Servidores Públicos u Obreros deberán presentar la certificación de los servicios proporcionados por las empresas contratistas.

DO

CU

ME

Para los Servidores Públicos u Obreros que deban cumplir una Comisión de Servicios a las Unidades Operativas (Región Amazónica, Esmeraldas, Península, Estaciones y Campamentos de la Empresa) y en donde existan instalaciones con facilidades de alojamiento y alimentación, se deberá coordinar con la debida anticipación el uso de estos servicios de manera obligatoria, para evitar gastos en hoteles. Se aceptará como excepción, los casos en que no exista la disponibilidad de alojamiento, para lo que deberán adjuntar la certificación respectiva de las Unidades Operativas de EP PETROECUADOR. Cuando la Comisión de Servicio asignada a un Servidor Público u Obrero deba ejecutarla en la ciudad o lugar en la que tiene fijada su residencia habitual, se le pagará únicamente el valor de la movilización por los días de inicio y finalización de la comisión.

Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

Revisado por: Coordinación Sénior de / Coordinaciones de

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5.2.13. SERVIDORES PÚBLICOS U OBREROS EN COMISIÓN DE SERVICIOS EN OTRAS INSTITUCIONES

LA

DO

Cuando los Servidores Públicos u Obreros que se encuentren en Comisión de Servicios en otras Instituciones del Sector Público y deban cumplir una comisión distinto del lugar habitual del trabajo, EP PETROECUADOR no reconocerá valor alguno por concepto de viáticos.

PERMISOS ESPECIALES

NO

5.2.14.

CO

NT

RO

Los Servidores Públicos u Obreros que se encuentren en Comisión de Servicios dentro de cualquier Unidad de Negocio de EP PETROECUADOR, percibirán los valores por concepto de viáticos en la Unidad de Negocio en donde se encuentre laborando.

5.2.15.

IM PR

ES

O

Cuando por causas justificadas se le conceda permiso especial a un Servidor Público u Obrero que se encuentre en Comisión de Servicio, se le suspenderá el pago de viáticos por el lapso que dure dicho permiso. DEL TRÁMITE DE LIQUIDACIÓN RESPONSABILIDAD DEL SUBGERENTE DE GESTIÓN FINANCIERA Y/O COORDINACIONES SÉNIOR DE GESTIÓN FINANCIERA

ME

NT O

5.2.15.1.

DO

CU

Una vez autorizada la Comisión de Servicio en el formulario correspondiente, el Subgerente de Gestión Financiera o los Coordinadores Sénior de Gestión Financiera de cada una de las Unidades de Negocio autorizarán el pago en los formularios de anticipo y/o liquidación de viáticos que serán enviados a la Coordinación Sénior de Tesorería o Coordinaciones de Tesorería respectiva, mismas que procederán a la verificación y pago de los valores que le correspondan a los Servidores Públicos u Obreros.

5.2.15.2. PASAJES El Área de Pasajes de EP PETROECUADOR tendrá las siguientes responsabilidades:

Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

Revisado por: Coordinación Sénior de / Coordinaciones de

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Proporcionar los pasajes o rembolsar el valor de los mismos de ida y retorno por vía aérea o terrestre.



Certificar en la liquidación de viáticos la utilización o no de los pasajes asignados al usuario solicitante. INFORME

LA

5.2.16.

DO



CO

NT

RO

En el término de 10 días calendario de cumplida la Comisión de Servicio, los Servidores Públicos u Obreros presentarán al Jefe que autorizó la comisión, un informe que contenga nombre del o de los comisionados, ubicación de la entidad u obra en que se efectuó la comisión, tiempo empleado, tipo de transporte utilizado, fechas y horas de salida y retorno y el detalle de las actividades y/o productos alcanzados.

5.2.17.

IM PR

ES

O

NO

Exceptuándose de la presentación del informe al Gerente General de EP PETROECUADOR. El resto de Servidores Públicos u Obreros presentarán sus informes al Jefe Inmediato pudiendo el Gerente General hacer excepción de este requisito cuando lo estime conveniente. DE LA LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS

 



DO

CU



El informe del Servidor Público u Obrero con la respectiva aprobación del Jefe Inmediato. Talonario del pasaje aéreo utilizado en la comisión o en su defecto certificado de la línea aérea o terrestre correspondiente, donde conste nombre, fecha y hora de viaje, que deberá ser entregado en el Área de Pasajes para su certificación en el respectivo formulario. Factura original del hotel en donde el Servidor Público u Obrero se hospedó durante la Comisión de Servicio. En el caso de haber utilizado transporte terrestre, deberá adjuntar copia de los boletos respectivos donde conste nombre, fecha y hora del viaje. Los boletos originales servirán para realizar el trámite pertinente para el rembolso del valor del gasto de transporte incurrido. Certificado otorgado por los Jefes de las Áreas descentralizadas, indicando las fechas de inicio y fin de la comisión.

ME



NT O

En la liquidación de viáticos, los Servidores Públicos u Obreros deberán adjuntar al respectivo formulario lo siguiente:

Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

Revisado por: Coordinación Sénior de / Coordinaciones de

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Los Servidores Públicos u Obreros que tienen pendiente la liquidación de anticipos de viáticos, tendrán un plazo para presentar la liquidación de viáticos de máximo 10 días calendario, contados desde la fecha de terminación de la Comisión de Servicios respectiva, caso contrario el monto que no ha sido liquidado será descontado en el pago de nómina.

CO

NT

RO

LA

DO

En los casos excepcionales en los que los Servidores Públicos u Obreros cumplieron comisiones de servicios sin solicitar el anticipo de viáticos, el plazo para presentar la liquidación será de 30 días calendario, desde la fecha de terminación de la comisión de servicios, caso contrario ya no se receptarán ni se tramitará el pago correspondiente.

DE DE

GESTIÓN GESTIÓN

NO

5.2.18. RESPONSABILIDADES DEL SUBGERENTE FINANCIERA Y/O COORDINACION SÉNIOR FINANCIERA

ME

NT O

IM PR

ES

O

5.2.18.1. La Subgerencia de Gestión Financiera y las Coordinaciones Sénior de Gestión Financiera respectiva, entregarán el 50% del valor del viático correspondiente a alojamiento, como anticipo al inicio de la comisión; los Servidores Públicos u Obreros que reciban estos anticipos, están en la obligación de presentar al término de la Comisión de Servicios, la liquidación de los gastos reales incurridos por el concepto antes señalado, adjuntando las respectivas facturas originales, que cumplan con lo establecido en el Reglamento de Facturación.

DO

CU

5.2.18.2. La Subgerencia de Gestión Financiera y las Coordinaciones Sénior de Gestión Financiera respectivas, en su ámbito de competencia, llevarán un registro de valores pagados por las Comisiones de Servicio de cada Servidor Público u Obrero y deberán ser publicadas en la Intranet. 5.2.18.3. La Subgerencia de Gestión Financiera y las Coordinaciones Sénior de Gestión Financiera se reservan el derecho de verificar la validez de los documentos presentados en la liquidación y, de encontrarse irregularidades, será responsabilidad del Servidor Público u Obrero y de las sanciones que imponga EP PETROECUADOR se encargará Gestión de Talento Humano. Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

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5.3.

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VIÁTICOS AL EXTERIOR

DO

5.3.1. Los Servidores Públicos u Obreros de EP PETROECUADOR que deban cumplir Comisiones de Servicio en el Exterior, tendrán derecho al pago de viáticos, pasajes y gastos de representación de conformidad con las normas que se establecen en este procedimiento.

NT

RO

LA

5.3.2. Para el cumplimiento de Comisiones de Servicio en el Exterior se otorgarán pasajes de ida y regreso, en clase económica para todos los Servidores Públicos u Obreros de EP PETROECUADOR.

CO

5.3.3. Los valores correspondientes a viáticos y o subsistencias serán de acuerdo a los niveles según la forma de cálculo constante en este procedimiento.

ES

O

NO

5.3.4. Las Comisiones de Servicio al Exterior serán autorizadas exclusivamente por el Gerente General mediante el memorando de autorización de la comisión de servicios y la correspondiente Resolución.

DO

CU

ME

NT O

IM PR

5.3.5. En los casos que las Comisiones de Servicio al Exterior fueron autorizadas por el Gerente General, mediante Memorando de autorización de la comisión de servicios, mientras se proceda a la elaboración de la respectiva Resolución, la Coordinación Sénior de Tesorería o sus equivalentes en las Unidades de Negocio, procederán al pago del 80% de anticipo del viático, con el fin de que los servidores públicos y obreros puedan efectuar la comisión que corresponda. Para los casos en que las Comisiones ya sean autorizadas mediante Memorando de Autorización y la correspondiente Resolución de Servicios al Exterior, se pagará el 90% del anticipo de viático; la diferencia en ambos casos del 20% y el 10% respectivamente, será cancelada cuando se presente la liquidación de viáticos al exterior de acuerdo al numeral 5.2.17 5.3.6. Para la firma de formularios de aprobación de anticipo y liquidación de viáticos al exterior, se deberá tomar en cuenta la siguiente tabla:

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TABLA DE FIRMA DE FORMULARIOS DE ANTICIPO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL EXTERIOR SERVIDOR PÚBLICO/OBRERO QUE EFECTÚA COMISIÓN DE SERVICIOS

SERVIDOR PÚBLICO/OBRERO

DE

SUBGERENTE DE GESTIÓN FINANCIERA

GERENTES DE UNIDADES

GERENTE GENERAL

PROCURADOR, AUDITOR, DIRECTOR DE GESTIÓN EMPRESARIAL

PROCURADOR, AUDITOR, DIRECTOR DE GESTIÓN GERENTE GENERAL EMPRESARIAL

SUBGERENTE DE GESTIÓN FINANCIERA PARA DEO Y COORDINADOR SÉNIOR DE GESTIÓN FINANCIERA PARA CADA UNIDAD DE NEGOCIO

CO

NO

SUBGERENTE DE GESTIÓN GERENTE DE DESARROLLO FINANCIERA PARA DEO Y ORGANIZACIONAL/GERENTES COORDINADOR SENIOR DE DE UNIDADES DE NEGOCIOS GESTIÓN FINANCIERA PARA CADA UNIDAD DE NEGOCIO

GERENTE GENERAL

GERENTE DESARROLLO ORGANIZACIONAL/GERENTES DE UNIDADES DE NEGOCIOS

ES

O

TERCER Y CUARTO NIVEL

GERENTE GENERAL

NT

RO

GERENTES DE UNIDADES

SUBGERENTE DE GESTIÓN FINANCIERA PARA DEO Y COORDINADOR SÉNIOR DE GESTIÓN FINANCIERA PARA CADA UNIDAD DE NEGOCIO

TERCER Y CUARTO NIVEL

N/A

LA

GERENTE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

PRESENTACIÓN DE INFORMES PARA LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS

AUTORIZADOR DE PAGO

DO

JEFE INMEDIATO

GERENTE GENERAL (SECRETARIO DEL DIRECTORIO)

GERENTE GENERAL

FIRMAS DE APROBACIÓN DE PAGO

FIRMAS DE APROBACIÓN DE SALIDA

N/A: NO APLICA

CU

ME

NT O

IM PR

5.3.7. No tendrán derecho al pago de viáticos, pasajes y subsistencias cuando algún Organismo, Institución Nacional e Internacional invita a eventos relacionados con la actividad académica, científica, administrativa o financiera que sean de interés institucional y cubra directamente todos los gastos, los mismos que deben ser comunicados a la Gerencia General; en caso de que el Organismo que invita no cubra alguno de los rubros señalados, el Servidor Público u Obrero, deberá justificar con la respectiva factura para su rembolso y el correspondiente certificado del Organismo Oferente.

DO

5.3.8. Cuando la Comisión de Servicios en el Exterior tenga una duración superior a 30 días calendario, los viáticos se calcularán y pagarán a partir del trigésimo primer día, por el equivalente al 80%. 5.3.9. Para el caso de los Servidores Públicos u Obreros, en que la movilización se realice en transporte aéreo institucional o de charter y éste fue provisto por una Institución Pública, deberán hacer constar esta particularidad en el informe de cumplimiento de la Comisión de Servicios a la Gerencia de Desarrollo Organizacional o Coordinación Sénior de Gestión Financiera. Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

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5.3.10. En las comisiones al Exterior, se deberá presentar los informes de acuerdo a lo siguiente:

DO

Si viajan los Gerentes de las Unidades de Negocio, Procurador, Auditor, Director de Gestión Empresarial y Asesores de Gerente General, presentarán el informe y la liquidación de viáticos para la aprobación de Gerente General.

RO

LA

Si viajan los Servidores Públicos u Obreros del tercer y cuarto nivel, presentarán el informe y la liquidación de viáticos para la aprobación de los Gerentes de las Unidades de Negocio.

NO

CO

NT

En todos los informes, se deberá adjuntar los tickets o boletos aéreos utilizados, copia del pasaporte para verificar fecha de ingreso y salida del país, el formulario de liquidación de viáticos al exterior y otros documentos habilitantes.

NT O

IM PR

ES

O

5.3.11. Al finalizar la Comisión de Servicio en el Exterior, todo Servidor Público u Obrero de EP PETROECUADOR, deberá liquidar los viáticos recibidos dentro del término de 10 días calendario. Si la comisión hubiere sido interrumpida o efectuada en menor tiempo al previsto, deberá reintegrar los viáticos recibidos en exceso. Si la comisión se prolonga, EP PETROECUADOR cubrirá la diferencia previa justificación por parte del Servidor Público u Obrero comisionado, con la debida autorización de Gerente General mediante alcance de Resolución.

CU

ME

5.3.12. No estará autorizado bajo ningún motivo el pago de viáticos, gastos de representación ni movilización a conyugues y parientes de los Servidores Públicos u Obreros de EP PETROECUADOR.

DO

5.3.13. La Gerencia de Desarrollo Organizacional o Coordinación Sénior de Gestión Financiera respectiva, será la encargada de efectuar los trámites relacionados con egresos corrientes a Comisiones de Servicio en el exterior de los Servidores Públicos u Obreros de EP PETROECUADOR. 5.3.14. DOCUMENTOS DE VIAJE, TASAS E IMPUESTOS El valor del viático al Exterior no cubre ningún tipo de visado, ni los costos del documento del viaje, el formulario de solicitud del mismo y tasas e impuestos aeroportuarios. Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

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5.3.15. CÁLCULO DE LA MOVILIZACIÓN Y LA SUBSISTENCIA EN EL EXTERIOR

LA

DO

El valor por concepto de movilización o transporte, debe ser la tarifa que regularmente aplican las Compañías Nacionales o Internacionales de transporte aéreo, terrestre o fluvial a la fecha de adquisición del correspondiente boleto o pasaje. La misma que deberá ser en clase económica.

CO

NT

RO

El valor de la subsistencia del último día de la comisión es el equivalente al valor determinado como viático, dividido para dos e igual tratamiento para los gastos de representación. 5.3.16. CÁLCULO DE GASTOS DE REPRESENTACIÓN

O

NO

Los Gastos de Representación se calcularán de la siguiente forma:

IM PR

ES

Los Servidores Públicos u Obreros de Primer Nivel, percibirán un valor diario complementario al Viático, en concepto de gastos de representación al exterior en un 60% del valor del viático.

NT O

Los Servidores Públicos u Obreros de Segundo Nivel, percibirán un valor diario complementario al viático, en concepto de gastos de representación al exterior en un 40% del valor del viático.

DO

CU

ME

Los Servidores Públicos u Obreros de Tercero y Cuarto Nivel, únicamente autorizados por el Gerente General en la correspondiente Resolución, percibirán un valor diario complementario al viático en concepto de gastos de representación al exterior en un 20% del valor del viático. 5.3.17. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS La Subgerencia de Gestión Financiera y/o de Gestión Financiera, sobre la base de los presentados por Servidores Públicos u liquidación de los viáticos, por el número utilizados en la Comisión de Servicio.

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la Coordinación Sénior justificativos o informes Obreros, realizará la de días efectivamente

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5.3.18. DEL PRESUPUESTO

SUBSISTENCIAS O

RO

5.3.19. DESCUENTO DE VIÁTICOS, ALIMENTACIÓN EN EL EXTERIOR

LA

DO

La aplicación presupuestaria del presente procedimiento se efectuará con los recursos asignados en cada uno de los presupuestos respectivos aprobados, mediante certificación presupuestaria de la Coordinación Sénior de Presupuesto o Coordinaciones de Presupuesto.

CO

NT

Se aplicará en el caso de que las Instituciones u Organismos Nacionales o Internacionales cubran alguno de los gastos de los Servidores Públicos u Obreros, de la siguiente manera:

ES

O

NO

Alojamiento: Por este concepto se le reconocerá el valor del 50 % del viático, en cuyo caso el Servidor Público u Obrero deberá presentar la factura de los gastos realizados para el reconocimiento de estos rubros y su correspondiente liquidación.

IM PR

Alimentación: Por este concepto se le reconocerá el valor del 25 % del viático, en cuyo caso el Servidor Público u Obrero deberá presentar la factura de los gastos realizados para el reconocimiento de estos rubros y su correspondiente liquidación.

CU

ME

NT O

Transporte y/o Movilización: Por este concepto se le reconocerá el valor del 10 % del viático, en cuyo caso el Servidor Público u Obrero deberá presentar el informe respectivo que deberá constar la hoja de ruta en la que se establezca el lugar de partida, lugar de destino.

DO

El reconocimiento de estos gastos en ningún caso podrá superar en total el 85% del valor del viático y/o subsistencia, según sea el caso. 5.3.20. VIÁTICOS PARA CAPACITACIÓN Cuando los Servidores Públicos u Obreros de EP PETROECUADOR sean designados por la Coordinación General del Instituto de Estudios del Petróleo (IEP) para asistir a eventos relacionados con actividades académicas o científicas en el Exterior, tendrán derecho a percibir viáticos, previo informe favorable del IEP y la correspondiente autorización de Gerente General con la respectiva Resolución. Elaborado por: Coordinación Sénior de Tesorería / Coordinaciones de Tesorería

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DO

5.3.21. FORMAS DE CÁLCULO AL EXTERIOR

RO

LA

El cálculo del valor del viático al Exterior será el resultado de multiplicar el valor diario de acuerdo a los niveles jerárquicos, por el coeficiente del país de destino. (Viático= Valor diario * Coeficiente de cada país)

NO

CO

NT

Se utilizará las tablas de coeficientes para viáticos en el Sector Público, publicados en el Registro Oficial vigente.

NIVELES

260,00

$

240,00

Subgerentes, Subprocurador, Asesores de la Gerencia de Desarrollo Organizacional, Asesores de las Unidades de Negocio, $ Coordinadores Generales y Sénior, Superintendentes, Intendentes

220,00

ME

Todos los Servidores Públicos u Obreros no considerados en los niveles anteriores

$

200,00

DO

CU

CUARTO

NT O

IM PR

Gerentes de las Unidades de Negocio, Gerente de Desarrollo Organizacional, Procurador, SEGUNDO Auditor, Director de Gestión Empresarial, Asesores de la Gerencia General

TERCERO

VALOR DIARIO $

O

Gerente General ( Secretario del Directorio)

ES

PRIMERO

CARGO

5.4. HOMOLOGACIÓN A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL Cuando una Comisión de Servicio a Nivel Nacional e Internacional vaya a ser cumplida por Servidores Públicos u Obreros de distintos niveles, todos los integrantes de la comisión percibirán el viático diario que corresponda al Servidor Público u Obrero de mayor jerarquía.

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6. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE DEL DOCUMENTO Formato: Anticipo de viáticos/subsistencias Formato: Liquidación de viáticos/subsistencias Tabla de Coeficientes para el Cálculo de viáticos al exterior para el Sector Público que se encuentra vigente en Registro Oficial Proceso: Viáticos y movilización por comisión de servicios Proceso: Requerimiento de Fondos Procedimiento: Provisión de pasajes aéreos nacionales e internacionales

RO

LA

DO

CÓDIGO N/D N/D N/D

NT

H02.01.02

DO

CU

ME

NT O

IM PR

ES

O

NO

CO

H05.02.02 H02.01.02-PR-01

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