[ECONOMISTES 436 ENERO 2013]

Presentaciones con impacto El arte de hacer presentaciones para conseguir los propósitos. 8 puntos para atraer, conservar y convencer ¿Nos hemos preguntado por qué algunas presentaciones logran captar la atención durante horas, mientras que otras pierden su atractivo en cuestión de minutos?. ¿Cuántas veces hemos intentado explicar algo y no hemos conseguido transmitir exactamente lo que pretendíamos?. El buen orador nunca encontrará dificultad al expresarse. Será capaz de informar, persuadir, convencer e incluso entretener. Hablar de Presentaciones con Impacto es hablar de una persona que dice cosas a otras personas, con un propósito. Las presentaciones son hoy en día una herramienta habitual y fundamental en los negocios, y si queremos tener éxito es necesario seguir una serie de pautas que permitirán que cualquiera pueda mantener la atención de la audiencia. Porque… ¿acaso tu silencio vende?.

1. Cuidar el principio: un momento crítico

“Nunca tendremos una segunda oportunidad de causar una buena primera impresión” Nos hemos preparado a conciencia previamente y dominamos lo que queremos decir. Tenemos a la audiencia expectante y es el momento de atraerla. Aquí llega lo de presentar con Impacto. Por tanto, no demos rodeos mientras esperan que llegue al punto central: la clave es una frase inicial (comentario, pregunta, anécdota) que llame la atención. Es el anzuelo, el gancho inicial, que pronunciaremos tras los saludos y agradecimientos. Algunos ejemplos nos servirán para construir los nuestros, cada uno en función del contexto en el que estemos: “Sé que empresas serias como la suya responden de sus productos”, “La independencia

económica de las mujeres es una situación nueva, maravillosa y emocionante”, “Tu mujer tiene razón, llegas demasiado tarde”.

2. Informar, no abrumar

"Lo bueno, si breve, dos veces bueno" Debemos estar absolutamente seguros que proporcionamos información útil para la audiencia, y no sólo lo que creamos que ella debe recibir de acuerdo con nuestros conocimientos y experiencia. Es clave que todos sepan de qué vamos a hablar, no sólo del tema principal sino las partes del mismo. Nos habremos preparado con un buen guión y lo comunicaremos enseguida a la audiencia. Al crear el esquema, plantear rápida y directamente los puntos principales; luego los respaldaremos con los datos relevantes, observaciones convincentes y cualquier otro tipo de evidencia que fortalezca el tema de su presentación.

ECONOMISTES 436 ENERO 2013 Y a lo largo de la exposición mostraremos periódicamente cuando cambiamos de asunto, el

grado de avance: qué hemos tratado ya, qué viene ahora, qué falta para el final. Se trata, pues, de fijar un derrotero para que nuestra audiencia sepa en todo momento lo que puede esperar.

3. La tecnología a nuestro servicio

"En buen paño, en el arca NO se vende" Es el momento de desarrollar el guión preparado y aquí son importantes varios factores que conviene cuidar. Si nos apoyamos en diapositivas, algo muy habitual, éstas deben ser las justas, las que aporten valor, las que sirvan de apoyo. El power-point es un medio, no un fin, y como tal ha de utilizarse. Poco texto en las diapositivas (no nos gustará escuchar que alguien dice que la diapositiva parece la página de una enciclopedia reducida al tamaño de una estampilla de correo…) y un diseño atractivo mantendrán la atención de la audiencia. La aplicación .ppt permite jugar con los patrones de la presentación, con los pies de página, con los tamaños de letra, con los colores y con los gradientes, lo cual sirve de gran ayuda. Un buen apoyo es el de los mini-videos -¡siempre cortos, máximo en torno a los tres minutos y que se oigan bien!- y para ello una recomendación: aunque en la sala haya buen acceso a Internet, descargar el vídeo y acceder al mismo desde la presentación utilizando un hipervínculo (queda mal salir de la presentación y conectar el navegador). Lo mismo vale para si saltamos momentáneamente a otra presentación. Es aconsejable el uso de gráficas y animaciones, aunque sin abusar. Aparte que representa menos trabajo de preparación conseguiremos que la audiencia no se distraiga con los “efectos especiales”. Recordar que los elementos gráficos deben complementar, no desvirtuar el contenido de la presentación.

4. Exponer con amenidad

"La credibilidad, nuestro mayor y mejor activo" Mientras mejor dominemos los nervios, más efectiva será nuestra presentación. La mejor manera de lograrlo es ensayando. Imagina que eres un actor que va a realizar una representación. Para hacerla no es suficiente leer las diapositivas tal como aparecen en la pantalla. Y a no ser que seas excepcionalmente locuaz y tengas mucha práctica en el arte de hablar en público, no trates de improvisar en la presentación. Por tanto, ensaya, ensaya, ensaya. Importante: hablar con claridad, vocalizando bien y hacerlo a una velocidad moderada. Cronometrar la presentación durante los ensayos de manera que se ajuste al tiempo asignado es una buena práctica, teniendo en cuenta que una presentación bien cronometrada debe permitir un tiempo para preguntas, la audiencia casi siempre aprecia esto. Al hablar, hablar. Parece una obviedad pero no lo es; queremos significar que de lo que se trata es de hablar al auditorio como si estuviésemos conversando con el mismo. Por tanto, no leer las diapositivas (¡son solo un apoyo!) y utilizar un lenguaje, incluso coloquial, adaptado al colectivo que nos escucha y sin tecnicismos innecesarios. Recursos como anécdotas propias, fábulas, cuentos o

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[ECONOMISTES 436 ENERO 2013] frases gancho, con el fin de captar en todo momento la atención de nuestros receptores, son muy apropiados para conseguir una buena conexión con nuestra audiencia. Lo importante es la exposición oral. O sea, decir a la audiencia más de lo que muestran las diapositivas; usar la presentación para demostrar que dominamos el tema. A medida que la misma avanza, las diapositivas deben servir solamente como notas para la audiencia y como guía para nosotros. Procurar hablar con nuestro volumen de voz normal y dejar que el sistema de sonido haga su trabajo. Gritar por un micrófono no va a sumarnos puntos con la audiencia, especialmente si el volumen está demasiado alto. Además, es necesario cuidar la pronunciación para que ésta sea clara e inteligible, así como jugar con el tono de voz para subrayar algunas palabras más significativas o nuestras propias emociones. Las pausas son una gran ayuda para remarcar el último concepto mencionado, para llamar la atención de quien escucha o para invitar a la reflexión, siempre y cuando sepamos en qué punto del discurso incluirlas. Y liberar la exposición de muletillas tales como “bueno”, “usted sabe”, “entonces”, “mm mm”, “¿vale?” y otras lindezas semejantes. Algunos presentadores utilizan “bueno” en forma monótona después de casi cualquier idea, parecen preguntar a la audiencia permanentemente si entendió lo que se está diciendo. Este tipo de “ruido” desgasta los nervios de la audiencia y la distrae del punto que estamos tratando de comunicar. ¿Cómo mantener la atención de la audiencia?. Varios son los recursos, tales como contar anécdotas, variar el ritmo de pronunciación, proyectar alguna diapositiva llamativa, etcétera, aunque lo que mejor resultado da es lanzar preguntas al aire, e incluso –si la ocasión lo permite- hacer que alguien de los asistentes la conteste. Esto hace mantener al público en tensión y no pierde el hilo de lo que exponemos. 5. Cuidando los gestos

“Una imagen vale más que mil palabras” Podemos engañar con las palabras pero la expresión corporal siempre nos delatará. Gran parte del mensaje que emitamos emanará de nuestra imagen. La naturalidad vende. Por tanto, sé tú, compórtate con naturalidad, ésta es una de las claves; ni relajo ni rigidez. Por ejemplo, las manos no deben colgar flácidamente a los costados, usarlas para gesticular de manera natural, y solamente muéstrate enérgico cuando sea necesario. Evita señalar de manera excesiva, bien sea hacia las diapositivas o a la audiencia. Mantén las manos a la vista, no en tu espalda y nunca en los bolsillos, y vigila la gesticulación: ni excesiva que distrae, ni estar como una estatua. Por supuesto, no nos olvidaremos de sonreír. Nuestra sonrisa –por supuesto, sincera y natural– transmite seguridad y calidez, a la par que inducir a la sonrisa y transmitir alegría, es una manera de hacer felices a los demás aunque sólo sea por unos instantes. Y esto vende. Una actitud positiva y un talante abierto crearán confianza en los que nos escuchan, mientras que lo contrario podría crear desconfianza y hostilidad. Recuerda también dar la cara a tu audiencia, no le des la espalda a no ser que haya una muy

ECONOMISTES 436 ENERO 2013 buena razón para ello. Si necesitas ajustar el sistema para hacer tu presentación, hazlo solamente si es indispensable y mirando al público. ¿Dónde mirar?. A la audiencia, obviamente, aunque a toda y a nadie en particular, y cambiando la distancia a la que miramos, barrer la sala con nuestra mirada. Y al mirar, observar lo que miramos para darnos cuenta de cómo está interesada la audiencia con lo que decimos. Lo mismo vale para los movimientos. En el equilibrio y, una vez más, la naturalidad está la virtud. Hay que evitar los paseos continuos, lo mismo que estar siempre en el mismo sitio (salvo que hagamos la presentación sentados, lógicamente).

6. Perder el tan manido miedo a hablar en público

"La perfección no existe, y la imperfección es lo que nos hace más humanos ante los ojos de los demás" Si te examinas de geografía y sabes que las preguntas versan sobre capitales de autonomías españolas, ¿tendrás miedo?. Seguro que no, te las sabes todas. ¿Y se el examen versa sobre la extensión de los países de África y Asia?. A menos que seas alguien realmente experto es probable que sientas nerviosismo. ¿Cuál es la diferencia?: es obvio, en un caso te lo sabes y en otro no tanto. En nuestras presentaciones pasa exactamente lo mismo, lo que nos da la principal pauta para perder el miedo a hablar en público: preparación, preparación, preparación. Dicho esto, el sentido del ridículo y la inseguridad son a veces, sin que lo queramos, compañeros de viaje y de ellos somos presa la mayoría de las personas; somos humanos, a fin de cuentas. Sentir nervios es natural e incluso beneficioso. Es normal porque cada cual siente la responsabilidad y necesidad de hacer las cosas bien y es positivo porque el aumento de adrenalina servirá para estimular las neuronas, haciendo que sus ideas surjan con mayor brillantez. Existen dos tipos de miedos. Uno es el miedo irracional, el que no tiene base lógica, para el que debemos pensar que “como no va a ocurrir, no me preocupa”. Otro es el miedo racional, que puede tener fundamento; se bloquea controlando los imprevistos, llevando material de apoyo extra “por si acaso” y, sobre todo –insistimos de nuevo- preparándonos a conciencia. Lo malo son los nervios que agarrotan, y para eso, una vez más, el antídoto es la preparación, y también los monólogos internos tipo “me lo sé”, “me va a salir bien”, etcétera. Igualmente es útil relajarse antes de intervenir, respirando profundamente unos minutos. Funciona el considerar que el público no es nuestro enemigo, sino más bien el medio para conseguir nuestro éxito. ¿Quieres triunfar?, pues ahí tienes a tus colaboradores. Hemos de pensar que no existen oradores natos. Los buenos oradores que conocemos lo son porque se han preparado y han ensayado una y otra vez. Exactamente igual que podemos hacer nosotros.

7. Cuidar el final: otro momento crítico

"Una buena comida sin postre es mala; una regular comida con postre bueno, es buena"

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[ECONOMISTES 436 ENERO 2013] Llegamos al final. Hemos expuesto nuestra tesis, y nos falta acabar. Y es importante hacerlo de forma que dejemos un buen sabor de boca y dejemos el terreno abonado para conseguir los objetivos de nuestra presentación. Para ello, lo primero es hacer un resumen de lo expuesto antes, enfatizando lo más destacable. Y, luego, las conclusiones que se deduzcan de ello que, por supuesto, tendrán que ver con el objetivo de nuestra presentación. Se trata de facilitar al auditorio que se responda a la pregunta “¿con qué me quedo?”. Quedará tan solo hacer al público, si procede, la petición de que haga lo que nos interesa que haga (que compre, que nos prescriba, que nos acepte, etcétera); esto será la culminación de nuestro objetivo, la clave de nuestro éxito. Para ello pensaremos en una pregunta clave: “¿qué quiero de la audiencia?”. Y finalmente, para completar el postre, los agradecimientos por la atención prestada y el ofrecimiento de responder a las preguntas o dudas que los participantes tengan.

8. Los aspectos clave para no olvidar • Pensar que podemos. • No relajarse, prepararse. • Adaptarse a la audiencia. • Hablar con naturalidad, con sinceridad. • Asegurarse previamente que los medios técnicos funcionan. • Comenzar con un anzuelo apropiado e impactante. • Improvisar sólo en casos excepcionales. • Hacer un resumen final. En resumen: Cualquiera de nosotros puede realizar una presentación fantástica. Una presentación excelente construida sobre preparación y práctica y presentada con confianza, pondrá a la audiencia siempre de nuestro lado.

Francisco de Asís Bonora Xerri Consultor en el Área de Calidad, Excelencia, Medio Ambiente, Innovación, Habilidades y Desarrollo personal./COEV