ELABORACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y DEL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES DE ADUCOIN SIA LTDA.

MARTA PUENTES COLMENARES EDWARD DAVID PUENTES COLMENARES

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C. 2008

ELABORACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y DEL MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES DE ADUCOIN SIA LTDA.

EDWARD DAVID PUENTES COLMENARES MARTA PUENTES COLMENARES

ENTREGA FINAL DEL TRABAJO REALIZADO EN CUMPLIMIENTO DEL ÚLTIMO REQUISITO ACADÉMICO PARA OPTAR AL TITULO DE ADMINISTRADORES PÚBLICOS

ASESOR ESAP: FRANCISCO JAVIER BERNAL BERNAL

ASESOR ENTIDAD: CESAR ALEJANDRO CUERVO ADUCOIN SIA LTDA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C. 2008

DEDICATORIA

A MIS PADRES, POR QUIENES COBRA SENTIDO ESTE TRABAJO.

A MIS HIJOS LAURA Y DANIEL Y A MI ESPOSO POR SER QUIENES SIEMPRE HAN ESTADO JUNTO A MÍ DURANTE ESTE IDEAL

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos especialmente a nuestro amigo FRANCISCO JAVIER BERNAL por su valiosa y desinteresada colaboración. Así mismo a todos y cada uno de los docentes que nos han acompañado a lo largo de este proceso formativo.

INTRODUCCION

Las Sociedades de Intermediación Aduanera “SIAS” son empresas intermediarias que intervienen en todos los procesos de exportación e importación de mercancías. En Colombia la actividad está regulada por el decreto 2685 de diciembre 28 de 1999 (Estatuto Aduanero). El pasado 6 de agosto de 2008 el Ministerio de Hacienda expidió el decreto 2883 a través del cual se introdujeron importantes modificaciones al Estatuto Aduanero en especial las relacionadas con requisitos que se exigen para su acreditación y funcionamiento,

a

las

hasta

ese

entonces

llamadas

“Sociedades

de

Intermediación Aduanera” (SIAS), ya que desde septiembre 6 de 2008 cuando entra en vigencia el decreto en mención, tuvieron que empezar a ser llamadas únicamente como “Agencias Aduaneras”1. Como consecuencia de estas modificaciones, las personas jurídicas que pretendan actuar como “Agencias Aduaneras” tendrán que tener como objeto social exclusivo el de prestar servicios de intermediación aduanera e incluir entre sus estatutos el código de ética.2

Adicionalmente a los procesos de cambio exigidos por la nueva reglamentación, la Agencia Aduanera Aducoin Sia

Ltda., requiere prepararse para poder competir

en un entorno más exigente y competitivo.

1 Congreso de la República. Decreto 2883 de 2008 Artículos 10 y 13. 2 Congreso de la República. Decreto 2883 de 2008 Artículos 10, 14 y 26 del decreto 2685 de 1.999.

Para poder lograrlo y alcanzar este nivel de exigencia se tendrá que enfrentar a un proceso de reestructuración y cambio a su interior que le permita alcanzar el liderazgo y estar a la vanguardia del mercado y de sus competidores.

LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA .......................... ¡Error! Marcador no definido. 1.

Identificación del tipo de práctica administrativa y su relación con el tema a

desarrollar ................................................................ ¡Error! Marcador no definido. 2.

Objetivos de la Práctica Administrativa ......... ¡Error! Marcador no definido. 2.1.

Objetivo General ........................................ ¡Error! Marcador no definido.

2.2.

Objetivos Específicos ................................ ¡Error! Marcador no definido.

3.

Resultados Esperados .................................. ¡Error! Marcador no definido.

4.

Marco de Referencia ..................................... ¡Error! Marcador no definido. 4.1.

Marco teórico ............................................. ¡Error! Marcador no definido.

4.2.

Marco conceptual ...................................... ¡Error! Marcador no definido.

4.2.1. Benchmarking. ....................................... ¡Error! Marcador no definido. 4.2.1.1. Tipos de Benchmarking. ..................... ¡Error! Marcador no definido. 4.2.1.1.1. Benchmarking competitivo. ............. ¡Error! Marcador no definido. 4.2.1.1.2. Benchmarking cooperativo. ............ ¡Error! Marcador no definido. 4.2.1.1.3. Benchmarking colaborador. ............ ¡Error! Marcador no definido. 4.2.1.1.4. Benchmarking interno. .................... ¡Error! Marcador no definido. 4.2.1.2. Criticas habituales al Benchmarking... ¡Error! Marcador no definido. 4.2.2. Manual de funciones y competencias laborales. .... ¡Error! Marcador no definido. 4.2.2.1. Competencias laborales. .................... ¡Error! Marcador no definido. 4.3.

Marco geográfico ....................................... ¡Error! Marcador no definido.

4.4.

Marco histórico .......................................... ¡Error! Marcador no definido.

4.4.1. Estructura del estado y del poder publico .............. ¡Error! Marcador no definido.

4.4.2. Estructura orgánica de la DIAN .............. ¡Error! Marcador no definido. 4.4.2.1. Origen de la DIAN .............................. ¡Error! Marcador no definido. 4.4.2.2. Ciudades donde se encuentra la DIAN .............. ¡Error! Marcador no definido. 4.4.2.3. Actividades y funciones de la DIAN .... ¡Error! Marcador no definido. 4.4.2.4. Procesos característicos de la DIAN . ¡Error! Marcador no definido. 4.4.2.4.1. Proceso de aduanas y cambios ...... ¡Error! Marcador no definido. 4.4.3. AGENCIAS ADUANERAS ..................... ¡Error! Marcador no definido. 4.4.3.1. Función ............................................... ¡Error! Marcador no definido. 4.4.3.2. Responsabilidad De Las Agencias Aduaneras ... ¡Error! Marcador no definido. 4.5.

Marco Normativo ....................................... ¡Error! Marcador no definido.

4.5.1. Marco normativo del manual de Funciones. .......... ¡Error! Marcador no definido. 5.

Metodología .................................................. ¡Error! Marcador no definido. 5.1.

Tipo, método y técnicas de recolección de información ¡Error! Marcador

no definido. 5.2.

Fases o etapas y actividades. ................... ¡Error! Marcador no definido.

5.3.

Fuentes de información: ............................ ¡Error! Marcador no definido.

5.3.1. Fuentes de Información primaria........... ¡Error! Marcador no definido. 5.3.2. Fuentes de información secundaria ....... ¡Error! Marcador no definido. RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA ........... ¡Error! Marcador no definido. 6.

NUEVA REGLAMENTACIÓN ADUANERA .. ¡Error! Marcador no definido. 6.1.

7.

Que son las Agencias Aduaneras ............. ¡Error! Marcador no definido. CÓDIGO DE ÉTICA ...................................... ¡Error! Marcador no definido.

7.1.

¿Para que un código de ética? ................. ¡Error! Marcador no definido.

7.2.

¿Que busca el código de ética? ................ ¡Error! Marcador no definido.

7.3.

¿A dónde debemos llegar con la aplicación del código de ética? ....¡Error!

Marcador no definido. 8.

PROPUESTA CÓDIGO DE ÉTICA ............... ¡Error! Marcador no definido. 8.1.

VISIÓN. ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.

8.2.

MISIÓN. ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.

8.3.

Valores éticos fundamentales .................... ¡Error! Marcador no definido.

8.4.

Relación agencia aduanera – clientes. ...... ¡Error! Marcador no definido.

8.5.

Relación agencia aduanera – autoridad. ... ¡Error! Marcador no definido.

8.6.

Relación agencia aduanera – colega aduanero. ....... ¡Error! Marcador no

definido. 8.7. 9.

Relación agencia aduanera – sociedad. .... ¡Error! Marcador no definido. MANUAL DE FUNCIONES ........................... ¡Error! Marcador no definido.

9.1.

Sistema De Nomenclatura Y Clasificación De Empleos . ¡Error! Marcador

no definido. 9.2.

Denominación Del Empleo ........................ ¡Error! Marcador no definido.

9.3.

Determinación De La Planta De Personal . ¡Error! Marcador no definido.

9.3.1. Ventajas de la planta global ................... ¡Error! Marcador no definido. 9.3.2. Viabilidad O Disponibilidad Presupuestal............... ¡Error! Marcador no definido. 9.4.

Manual Especifico De Funciones Y Competencias Laborales ..........¡Error!

Marcador no definido. 10.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ¡Error! Marcador no definido.

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS ................................ ¡Error! Marcador no definido. ANEXOS .................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Organigrama Aducoin Sia Ltda. Anexo 2. Formato 1. Medición de cargas de trabajo Anexo 3. Formato 2. Personal requerido para la institución.

I. PARTE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

1

1. Identificación del tipo de práctica administrativa y su relación con el tema a desarrollar

El desarrollo de la práctica administrativa se llevará a cabo en la Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda., la cual requiere elaborar el código de ética y el manual Específico de funciones de la empresa de acuerdo a los lineamientos establecidos en decreto 2883/2008. El código de ética es un instrumento organizacional de carácter gerencial, que le permite a las entidades establecer mediante sencillos principios, la identificación propia de la organización en el entorno exterior, y que adicionalmente pretende al interior de las mismas, la apropiación y reconocimiento por parte de cada uno de los funcionarios para inducir conductas que permitan el adecuado y correcto funcionamiento de las organizaciones y el sentido de pertenencia con la misma. Además el manual de funciones, le permite optimizar el recurso humano, mejorar sus condiciones de competitividad en el mercado, y contribuir a una optimización de todos sus procesos y procedimientos, lo que se traducirá en una mejora en la calidad del portafolio de servicios. Este ejercicio le permitirá a la Agencia Aduanera Aducoin Sia Ltda., contar con un manual específico de funciones de la entidad que le facilite tomar decisiones encaminadas a la obtención de eficiencia y eficacia, para consolidarse como una de las empresas referentes del mercado por sus procesos, procedimientos y calidad de servicios.

2

2. Objetivos de la Práctica Administrativa

2.1. Objetivo General

Elaborar el Código De Ética y el Manual De Funciones para la Agencia Aduanera Aducoin Sia Ltda.

2.2. Objetivos Específicos

2.2.1. Diagnosticar la estructura de cargos actual de la Agencia aduanera Aducoin SIA Ltda. 2.2.2. Evaluar las funciones de los cargos en la Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda. 2.2.3. Diseñar el manual de funciones y requisitos de cada cargo de la organización. 2.2.4. Determinar la nueva planta de personal de la Agencia Aduanera. 2.2.5. Proponer el código de ética de acuerdo a los requerimientos establecidos por el decreto 2883 de 2008.

3

2.3. Resultados Esperados

Un (1) documento Informe Final, en el que se evidencian las actividades desarrolladas y la consecución de los siguientes resultados: ƒ

Un (1) Documento contentivo del Código De Ética para ser incluido en los estatutos de la agencia aduanera

•

Un (1) Manual específico de funciones y requisitos de la Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda.

•

Un (1) Propuesta de nueva estructura de cargos para la Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda.

4

3. Marco de Referencia

Dentro del marco de referencia que aborda ésta práctica administrativa, encontraremos los diversos aspectos teóricos necesarios para llevar a cabo la tarea que nos hemos propuesto incluyendo algunos aspectos adicionales sobre las Agencias Aduaneras (antes Sociedades de Intermediación Aduaneras), sobre la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el marco teórico, marco conceptual, marco geográfico, marco histórico y finalmente el marco normativo.

3.1. Marco teórico

Las Agencias Aduaneras son las personas jurídicas cuyo objeto social principal es el ejercicio de la Intermediación Aduanera, para lo cual deben obtener autorización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. La intermediación aduanera es una actividad de naturaleza mercantil y de servicio, ejercida por las Agencias Aduaneras, orientada a facilitar a los particulares el cumplimiento de las normas legales existentes en materia de importaciones, exportaciones, tránsito aduanero y cualquier operación o procedimiento aduanero inherente a dichas actividades.1 Uno de los objetivos principales de la Agencia Aduanera es colaborar con las autoridades aduaneras en la aplicación de las normas legales relacionadas al comercio exterior.

1 Congreso de la República, artículo 12 del Decreto No. 2685/99.

5

En Colombia las normas jurídicas, establecen que las exportaciones e importaciones deben tramitarse a través de las Agencias Aduaneras cuando éstas operaciones superen mil dólares de Estados Unidos de Norteamérica (US $ 1.000.oo)

3.2. Marco conceptual De acuerdo con Ana María Costa Alcaraz2, se entiende por moral al conjunto de normas y valores de acuerdo a los cuales las personas y los grupos identifican su aspiración de felicidad. La palabra Moral viene del latín “mos, moris” que traduce costumbre, por lo cual el término no posee o incluye el concepto de bien o mal, moral está referido a un plural de personas que poseen una convicción respecto de creencias o acciones. Ética a su vez es la manera en que cada individuo interpreta o interioriza para sí misma las normas morales, es decir, es la forma en que cumple una norma que está establecida, de tal manera que un individuo se puede decir que es ético si cumple con las reglas o normas morales impuestas por la sociedad” La ética se encuentra estrechamente relacionada con el individuo y su capacidad de pensar, con sus sentimientos y sensaciones que pueden influir en la toma de decisiones, el código de ética es un indicador que ayuda a determinar lo que es bueno para cada funcionario y para toda la entidad.

2 La Ética y La Moral. Ana María Costa Alcaraz y Carlos almendro Padilla. http://www.fisterra.com/formacion/bioetica/etica.asp. (Consultado el 20 de septiembre de 2008.)

6

3.2.1. Benchmarking. Un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales. Michael J. Spendolini3. Con la ayuda del Benchmarking, la Agencia Aduanera busca hacer frente al proceso de competencia que se está gestando;

y para lograrlo se mejoraran

aspectos operacionales del negocio, hasta el punto de ser los mejores en la prestación de los servicios, observando aspectos tales como la calidad y la productividad. El Benchmarking es dos cosas a la vez: proponerse metas utilizando normas externas y objetivas y aprender de los otros, además, lo más importante quizás, aprender cómo. Comprender cómo las empresas o procedimientos que se estudian, consiguen sus resultados es normalmente más importante y valioso que obtener alguna métrica exactamente

cuantificada;

proponerse

metas

cuantitativas

mediante

el

Benchmarking es el mejor modo de fijar metas, pero cabe tener en cuenta que fijar metas comparables o mejores que las de los mejores en su clase, sin comprender los procesos puede resultar siendo inútil o peor que antes de aplicar Benchmarking. Lo que finamente se espera conseguir de la aplicación de Benchmarking básicamente es aprender de los otros.

3 Michael J. Spendolini: “Benchmarking”. Ed. Norma 1994. Harold Konntz & Heinz Weihrich: “Administración”. Ed. McGrawHill 1998.

7

El Benchmarking no implica grandes cambios en la mentalidad y seguramente en las estructuras de cada organización. Se trata de identificar, estudiar y mejorar de acuerdo a lo aprendido a partir de los demás, de los mejores. El objetivo del Benchmarking es embarcarse completamente en los conocimientos y la experiencia de los otros, para que pueda ser utilizado por quienes desean mejorar sus propias organizaciones o simplemente sus procedimientos de rutina. Es practicado ampliamente por tres razones básicas: •

Es un medio eficiente de introducir mejoras; los directivos pueden eliminar

el viejo proceso de aprender al tanteo, lo que puede terminar en el descubrimiento de lo evidente. Se puede utilizar procesos cuya efectividad ya han probado otros y se puede concentrar el pensamiento simplemente para idear la manera de mejorar éstos procesos o adaptarlos a los procesos y cultura ya existentes en la propia organización. •

Ayuda a la organización a introducir sus mejoras más rápidamente; el

tiempo es un factor determinante en la cultura empresarial actual. Una organización que ejercite Benchmarking de manera coherente y adecuada podrá hacer las cosas mejor y más rápidamente al poder emplear más aprisa los procesos optimizados. En la práctica, con el Benchmarking se estimula a una organización a la consecución de ventajas competitivas al superar a la competencia. El proceso de Benchmarking se puede ilustrar de la siguiente manera:

8

Proceso de Benchmarking.

Determinar en qué actividad realizar Benchmarking.

Determinar los factores claves a medir

Identificar las compañías u dependencias con prácticas mas avanzadas

Medir la propia actuación

Medir la actuación de las compañías o dependencias con prácticas avanzadas

Desarrollar planes para igualar, superar o mejorar el modelo

Obtener el compromiso de los implicados

Poner en práctica el plan y supervisar los resultados.

Figura. El proceso de Benchmarking de 8 pasos. Adaptación del libro Benchmarking. Management Siglo XXI; Nuevos temas empresariales. Boxwell Jr. Robert J. Mc Graw Hill; Bogotá D.C;1995 9

La metodología es sencilla: • Determinar las actividades importantes cuya mejora permitiría al proceso ganar más mediante el Benchmarking. • Determinar los factores clave o piloto de éstas actividades orientadas al valor. • Identificar las empresas o dependencias con prácticas más avanzadas en éstas actividades o procesos. Éstas prácticas pueden encontrarse en los competidores o en dependencias de sectores distintos. • Medir las prácticas más avanzadas en términos que permitan no solo cuantificar el porqué sino el como consiguen sus resultados. • Medir la propia actividad o proceso y compararla con la mejor. Probablemente se mida la propia actividad o servicio antes de compararla con las demás que se estudian. • Desarrollar planes para igualar y superar las prácticas más avanzadas o para consolidar su liderazgo, según el caso. • Obtener el compromiso de todos los niveles involucrados con el nuevo programa. • Poner en práctica el plan y verificar los resultados.

10

3.2.1.1. Tipos de Benchmarking.

3.2.1.1.1. Benchmarking competitivo. Es la forma más compleja de Benchmarking puesto que como su nombre lo indica las organizaciones o proceso objetivo normalmente no están interesadas en ayudar a sus similares o competidores. La recopilación de datos, que casi siempre es la tarea que lleva más tiempo se hace mucho más difícil puesto que se trata, como ya se dijo, de la competencia. Pueden desear no ser estudiados y pueden obstaculizar la labor de investigación. El Benchmarking competitivo significa medir las funciones, procesos, actividades, productos o servicios comparándolos con los de sus competidores y mejorar los propios de tal manera que sean, en el mejor de los casos, los mejores de su clase, o por lo menos mejores que los de la competencia.

3.2.1.1.2. Benchmarking cooperativo. El Benchmarking cooperativo y colaborador es la forma de Benchmarking más utilizada, debido a la relativa sencillez de su procedimiento. En el Benchmarking cooperativo, una organización que desea mejorar una actividad particular contacta con las mejores empresas de su clase y concertan en si están dispuestos a compartir conocimientos con el equipo de Benchmarking. Las empresas objetivo no son normalmente competidores directos de la empresa, lo que es un factor clave para asegurar la cooperación. En el Benchmarking cooperativo el saber fluye normalmente en una dirección, desde las empresas objetivo al equipo de Benchmarking.

11

3.2.1.1.3. Benchmarking colaborador. En el Benchmarking colaborador, un grupo de empresas comparte el conocimiento sobre una actividad en particular, esperando todas ellas mejorar basándose en lo que van a aprender. A veces una organización independiente sirve como coordinadora, recolectora y distribuidora de datos, aunque un creciente número de empresas dirige sus propios estudios colaboradores.

3.2.1.1.4. Benchmarking interno. Es una forma de Benchmarking colaborador que muchas grandes empresas utilizan para identificar las prácticas “del mejor en casa” y extender el conocimiento sobre éstas prácticas entre otros grupos de la organización. El Benchmarking interno lo realizan a menudo grandes compañías como primer paso en lo que será más adelante un estudio enfocado en el exterior.

3.2.1.2. Criticas habituales al Benchmarking. Como tal, no todo el mundo piensa que el Benchmarking sea algo bueno, debido a que si se práctica mal, puede producir más daño que bien. Algunas de las críticas más comunes al Benchmarking se pueden resumir como se muestra a continuación: •

Espionaje; alguno ejecutivos ven en el Benchmarking lo que se conoce

como espionaje empresarial. Las ideas filosóficas acerca de temas como éste, que algunos creen son puramente de naturaleza ética no cambian fácilmente. •

Copia; se puede pensar fácilmente que en términos reales el Benchmarking

resulta siendo una copia de procesos.

12

3.2.2. Manual de funciones y competencias laborales. El manual específico de funciones y competencias laborales es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleados que conforman la planta de personal de una entidad y los requisitos exigidos para el desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo. Para la elaboración del manual especifico de competencias laborales la entidad debe tener en cuenta como marco de referencia el “manual general de funciones” que para las entidades y organismos que conforman la rama ejecutiva del orden nacional está dada por los decretos 770/05 y 2772/05 y demás normas que lo sustituyan, modifiquen o adicionen.

El manual específico de funciones y competencias laborales se orienta al logro de los siguientes propósitos: •

Instrumentar la marcha de procesos administrativos talles como: selección

de personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo y evaluación del desempeño. •

Generar en los miembros de la organización y el compromiso con el

desempeño eficiente de los empleos, entregándoles la información básica sobre los mismos. •

Proporcionar información de soporte para la planeación e implementación

de medida de mejoramiento y modernización administrativa, estudio de cargas de trabajo. •

Facilitar el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de

autocontrol

13

3.2.2.1. Competencias laborales. Las competencias laborales se refieren a un nuevo concepto en administración, que se define como la “capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en la organización, las funciones inherentes a un cargo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el funcionario”. Las competencias comunes, las comportamentales y las funcionales, además de los requisitos de estudio, conforman las competencias laborales. Las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad cuyos criterios para describirlas están definidos en los arts. 6, 7 y 8 del decreto 2539/2005. Las competencias funcionales precisan y detallan aquello que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirán a partir del contenido funcional del empleo.

14

3.3. Marco geográfico

Con el fin de fortalecer la economía colombiana en los mercados internacionales, y poder facilitar y agilizar las operaciones de comercio internacional, el Gobierno Nacional está emitiendo una serie de decretos con el fin de hacer cada vez más competitivos los mercados nacionales. GRAFICO 1 MAPA LOCALIDAD DE FONTIBON

FUENTE: www. http://svrdpae8.sire.gov.co Con esta nueva legislación en materia aduanera que regirá para todo el territorio colombiano se busca adicionalmente brindar transparencia, claridad y certeza a los usuarios del comercio exterior, y de armonizar y simplificar los procesos atendiendo a la integridad y tendencias legislativas internacionales.

15

La práctica administrativa se desarrollará en la ciudad de Bogotá D.C, ya que es en ésta ciudad que la Agencia Aduanera Aducoin Sia Ltda., tiene su principal centro de operaciones y se encuentra la sede administrativa y las oficinas directivas, pero adicionalmente el trabajo se verá reflejado en las diferentes seccionales que posee la entidad. La sede principal de la entidad se encuentra ubicada en la Carrera 74 No. 48-96 Barrio Modelia, localidad de Fontibon en la Ciudad de Bogotá. Adicionalmente cuenta con 4 sedes adicionales, establecidas en las ciudades de Cali, Barranquilla, Cartagena y Medellín.

3.4. Marco histórico

En la actualidad las empresas tienen que competir no sólo con empresas de la misma región, sino que se presenta una competencia cada vez mayor con otras empresas de otros lugares y países, lo anterior debido al proceso continuo de globalización que se ha venido desarrollando desde hace años. Es por lo anterior que las empresas deben buscar formas o fórmulas que las dirijan hacia una productividad y calidad mayor para poder ser competitivos. Una de estas herramientas o fórmulas es el Benchmarking.

3.4.1. Estructura del estado y del poder publico En el país existen tres ramas del poder público •

La rama legislativa

•

La rama ejecutiva y

16

•

La rama jurisdiccional

Cada una con funciones bien determinadas. La rama legislativa es quien expide as leyes, la ejecutiva tiene como función principal desarrollarlas y ejecutarlas, y la rama jurisdiccional se encarga de la administración de justicia. La Unidad Administrativa Especial DIAN4 hace parte de la segunda de ellas. En el diagrama que se encuentra a continuación se puede observar cómo está conformada la estructura del poder ejecutivo:

4 Dirección de Impuestos y aduanas nacionales

17

Figura 1. ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA PRINCIPALES

DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS

MINISTERIOS ADSCRITOS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES

ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS

SUPERINTENDENCIAS

ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS

VINCULADOS

EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO

SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA

FUENTE: LOS AUTORES

El sector central está constituido por los organismos principales y las superintendencias con competencia nacional; el sector descentralizado lo componen los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del estado y las sociedades de economía mixta. De igual forma, hay unidades administrativas Especiales, las que por su origen no deben estar sometidas al Régimen administrativo Ordinario. Dado este carácter técnico y especializado, la DIAN es una unidad Administrativa Especial (UAE) del orden nacional.

18

Se caracteriza por tener: •

Personería Jurídica

•

Autonomía administrativa

•

Autonomía presupuestal

•

Patrimonio propio

La DIAN está adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito público, y por lo tanto, su acción debe acogerse a los lineamientos que indique dicho Ministerio y enmarcarse dentro del programa macroeconómico adoptado. El objeto de la Dian es la obtención de recursos

FIGURA 2. ESTRUCTURA NIVEL CENTRAL DE LA DIAN

para el

Ministerio de Hacienda y esto lo hace a través del recaudo de los tributos aduaneros. Los tributos aduaneros están conformados por los derechos de aduana más el impuesto al valor agregado

(IVA)

o

sobre

las

ventas FUENTE LOS AUTORES

Los derechos de aduana son: todos los derechos, impuestos, contribuciones, tasas

y

gravámenes

de

cualquier

clase,

los

derechos

antidumping

o

compensatorios y todo pago que se fije o exija, directa o indirectamente por la importación de mercancías al territorio aduanero nacional o en relación con dicha

19

importación, lo mismo que toda clase de derechos de timbre o gravámenes que se exijan o se tasen respecto a los documentos requeridos para la importación o, que en cualquier otra forma, tuvieren relación con la misma5. Los tributos aduaneros se aplican a las importaciones y exportaciones expresamente definidas por la ley.

3.4.2. Estructura orgánica de la DIAN La DIAN tiene los siguientes niveles administrativos: El nivel central está formado de la siguiente manera: FIGURA 3. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA DIAN

FUENTE: LOS AUTORES

5 DIAN. Decreto 2685 del 28 de diciembre de 1999, articulo 1

20

La Dirección General fija la política general en la entidad en materia de impuestos, aduanas y cambios; dirige las acciones que permiten su desarrollo y promueve las delegaciones del caso para facilitar el cumplimiento de la misión institucional y gestión de los recursos de la organización. En línea directa la dirección de aduanas, la dirección de impuestos, la secretaria general, la secretaría de desarrollo institucional, la oficina de servicios informáticos, la oficina de estudios económicos, la oficina jurídica, la oficina de investigaciones disciplinarias y la oficina de policía fiscal y aduanera. Los siguientes son la comisión nacional mixta de gestión tributaria y aduanera, el comité de dirección, el comité del servicio fiscal, el comité programa de promoción e incentivos, el comité de coordinación del sistema de control interno, la comisión administradora del sistema específico de carrera y la comisión de personal.

El órgano especial es el defensor del contribuyente y del usuario aduanero, busca garantizar el respeto a los derechos de los contribuyentes, responsables, agentes de retención, declarantes y usuarios aduaneros en las actuaciones que se cumplan en ejercicio de las funciones asignadas por la ley a la DIAN. Teniendo en cuenta el volumen del recaudo, el número de contribuyentes y usuarios y la importancia de las operaciones de comercio exterior, existen las siguientes administraciones especiales: • De impuestos de los grandes contribuyentes de Bogotá • De impuestos de las personas jurídicas de Bogotá • De aduanas de Bogotá y su delegada

21

• De servicios aduaneros Aeropuerto el Dorado de Bogotá • De aduanas de Buenaventura • De Aduanas de Cartagena La estructura general de la DIAN opera en tres campos: • Tributario • Aduanero y cambiario • Servicios compartidos

3.4.2.1. Origen de la DIAN La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992, cuando el 1º de junio del año 1993 se fusionó la Dirección de Impuestos Nacionales (DIN) con la Dirección de Aduanas Nacionales (DAN). Mediante el Decreto 1071 de 1999 se da una nueva reestructuración y se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

3.4.2.2. Ciudades donde se encuentra la DIAN La jurisdicción de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales comprende el

22

territorio nacional, y su domicilio principal es la ciudad de Bogotá, D.C. La DIAN hace presencia en 42 ciudades de Colombia.

3.4.2.3. Actividades y funciones de la DIAN

Para contribuir y

garantizar la seguridad fiscal del Estado Colombiano y la

protección del orden público económico nacional, la entidad tiene las siguientes funciones6: • Administrar los impuestos de Renta y complementarios, timbre y sobre las ventas • Dirigir y administrar la gestión aduanera, incluyendo aprehensión, decomiso o declaración en abandono de mercancías a favor de la Nación. • Administrar y disponer de las mercancías aprehendidas, decomisadas o abandonadas a favor de la Nación • Administrar los derechos de aduana y los demás impuestos internos del orden nacional cuya competencia no esté asignada a otras entidades del estado, bien sea de impuestos internos o al comercio exterior. • Actuar como autoridad doctrinaria y estadística en materia tributaria, aduanera y de control de cambios en los asuntos de su competencia • Controlar y vigilar el cumplimiento del régimen cambiario en materia de importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las

6 Según decreto 1071, articulo 5

23

mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y exportaciones, subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones.

3.4.2.4. Procesos característicos de la DIAN Dirige y controla las actividades relacionadas con el recaudo de tributos nacionales, derechos de aduana y demás impuestos al comercio exterior y de las Recaudación

sanciones cambiarias, presentación de la cuenta fiscal de ingresos públicos, actualización y depuración de la cuenta corriente, devolución y/o compensación de los saldos a favor, así como también la recuperación de cartera morosa generada a partir de las actividades de control y recaudo de impuestos. Comprende los subprocesos de recaudación y cobranzas. Dirige, planea y controla las actividades relacionadas con la prevención, investigación, determinación, penalización, aplicación y liquidación de los tributos

Fiscalización

nacionales, de las sanciones, multas y de los demás emolumentos de competencia de la Entidad, y en general las actividades de Fiscalización para el adecuado control del cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias. Compila, actualiza y divulga las normas sobre regímenes tributarios del orden nacional, aduanero, de comercio exterior y de control de cambios en los asuntos de su competencia; interpretar y actuar como autoridad doctrinaria en dichas materias; Participa en el estudio y elaboración de proyectos de ley, decretos o acuerdos internacionales que contemplen aspectos tributarios, aduaneros o de control de cambios y conceptuar, previa solicitud del Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Jurídica

sobre los proyectos de ley de iniciativa gubernamental en lo referente a este aspecto. Resuelve los recursos, cuya competencia no se encuentre expresamente asignada a otra dependencia. Representa a la DIAN e interviene ante la jurisdicción contenciosa administrativa, jurisdicción ordinaria y otros entes externos en lo de competencia de la entidad. Así mismo, orienta y asesora en materia jurídica tributaria, aduanera y cambiaria. Planea, organiza, dirige y evalúa las actividades relacionadas con la aplicación y

Comercio Exterior

desarrollo de la operación aduanera, regímenes aduaneros, valoración aduanera, clasificación arancelaria, normas de origen y análisis físico y químico de las mercancías, facilitando y agilizando todas las operaciones.

24

3.4.2.4.1. Proceso de aduanas y cambios

Como se

señalo anteriormente la DIAN opera en tres campos de procesos

administrativos y técnicos: • Tributario • Aduanero y cambiario • Servicios compartidos – cuya función es proporcionar soporte a los dos anteriores

El proceso aduanero y cambiario está conformado por aquellas dependencias a través de las cuales se administran los derechos de aduana y demás impuestos al comercio exterior.

Desde allí se dirige y administra la gestión aduanera, la

aprehensión, decomiso o declaración de abandono de mercancías a favor de la nación; se controla y vigila el cumplimiento del régimen cambiario en materia de importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las mismas, financiación

en

moneda

extranjera

de

importaciones

subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones.

Este proceso se encuentra conformado de la siguiente manera:

25

y

exportaciones,

FUNCIONES

PROCESO

Asesorar, orientar, dirigir y evaluar el cumplimiento de las actividades

Técnica

técnicas en materia de clasificación arancelaria, valoración aduanera,

aduanera

normas de origen y análisis físico y químico de las mercancías que ingresan al territorio nacional, con el apoyo de las divisiones de valoración y origen, arancel y laboratorio en el nivel central. Organiza, dirige y evalúa las actividades relacionadas con la aplicación de los regímenes aduaneros y el desarrollo de la operación aduanera,

Servicio al

orientando su acción a la adecuada prestación del servicio aduanero

comercio exterior Cuenta con el apoyo de las divisiones de servicio al comercio exterior y de registro y control en el nivel central y la división de servicio al comercio exterior en el nivel regional como soporte de la facilitación y agilización del comercio exterior. Controlar las acciones de prevención, investigación, determinación, liquidación y aplicación de sanciones por infracciones a los regímenes aduaneros, así como también ejercer el control posterior a los

Fiscalización aduanera

importadores, exportadores, depósitos habilitados, transportadores, sociedades de Intermediación aduanera y declarantes en general. Cuenta para ello con el apoyo de la división de programas de fiscalización y de investigaciones especiales en el nivel central y las divisiones de fiscalización aduanera y liquidación en el nivel regional. planear, dirigir, controlar y evaluar el cumplimiento del régimen cambiario en materia de importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados

Control cambiario

a

las

mismas,

financiación

en

moneda

extranjera,

subfacturación y sobrefacturación de estas operaciones y demás actividades relacionadas con la investigación, determinación, aplicación y liquidación de las sanciones por violación al régimen cambiario en lo de competencia de la entidad;

funciones que desarrolla a través de las

divisiones de programas de fiscalización cambiaria, investigaciones especiales y casas de cambio en el nivel central y la división de control de cambios en el nivel regional

26

Las aduanas en casi todo el mundo son las encargadas de aplicar y percibir los derechos, tasas, contribuciones e impuestos que gravan las operaciones de comercio exterior relativas a un país. La regulación aduanera incorpora los ordenamientos jurídicos, los usos y costumbres del comercio internacional y las distintas reglas que deben observar los particulares en desarrollo de esa actividad

Quienes pueden realizar trámites aduaneros Pueden realizar trámites inherentes al régimen de importación, exportación o transito aduanero: • Las personas naturales, directamente y en nombre propio • Las personas jurídicas, a través de su representante legal o apoderado • Los usuarios aduaneros permanentes a través de sus representantes inscritos ante la dirección de impuestos y aduanas nacionales • Las sociedades de intermediación aduanera autorizadas por la dirección de impuestos y aduanas nacionales • Los usuarios altamente exportadores (ALTEX). • Los viajeros en los despachos de sus equipajes en los regímenes de importación y exportación • La sociedad de servicios postales nacionales y los intermediarios inscritos ante la DIAN.

27

• Los agentes diplomáticos, consulares y los organismos internacionales acreditados en el país y los diplomáticos nacionales que regresan al termino de su misión • La nación, la entidades territoriales y las entidades descentralizadas • Los turistas en la importación temporal de vehículos para turismo7.

3.4.3.

AGENCIAS ADUANERAS

Las Agencias Aduaneras que hoy conocemos fueron creadas a partir de 1.995 como Sociedades de Intermediación Aduanera (SIA), antes de esto eran conocidas como AGENTES DE ADUANA. La idea de crear las SIAs era garantizarle al estado que existían profesionales dedicados a asesorar a los clientes y que velarían por los intereses del estado y al cliente que podían contar con ellos para cumplir con la obligación Aduanera de forma efectiva. La contraprestación que el ESTADO dio en su momento a quienes se homologaron a los nuevos requerimientos fue colocar como exigencia que quienes realizaran operaciones de Importación y Exportación con valores superiores a US$1.000 debían utilizar por obligación una SIA, antes de esto cualquiera podía hacerlo. Con el ánimo de seleccionar a las personas que podían dedicarse a tan importante labor se colocaron las siguientes restricciones: 1. Un Capital Mínimo de $100 millones de pesos

7 Decreto 2685 título II capítulo I articulo 11 ya modificado

28

2. Establecimiento de una garantía de Cumplimiento expedida por una compañía de seguros con el ánimo de que se sirviera de aval, es decir estas empresa tuvieron un negocio nuevo y muy lucrativo, sirven de aval pero a su vez ellos exigen que quien solicita la póliza tenga como responder o no la expiden, la garantía es con el ánimo de que si la SIA se hace acreedora de un sanción ante el Estado el Estado reciba los impuestos y las multas que se le apliquen a la SIA según el régimen de sanciones que se creó especialmente para estas empresas.

3. Exigencia de Idoneidad de los funcionarios de la SIA, la cual se comprobaba a través de Titulo profesional, de experiencia o de pruebas de conocimiento El estado exigió estos requisitos e impuso un régimen sancionatorio bastante fuerte, con el ánimo de que se restringiera o se pensara muy bien el riesgo de ejecutar cualquier actividad relacionada con contrabando técnico, foco que se quería contrarrestar, y que es la forma para evadir impuestos, ya que el contrabando abierto se trata de controlar a través de la fuerza pública, para tal fin se crearon grupos elite especializados para contrarrestar esos eventos, como la POLFA. (Policía Fiscal y Aduanera)

3.4.3.1. Función La función de las Agencias Aduaneras (Agentes de Aduana o aduanales), se constituye en una actividad de importancia en el proceso de logística de importación o exportación, toda vez que los empresarios que realicen estas operaciones deben acudir a estos intermediarios.

29

También se consideran Agencias Aduaneras, los Almacenes Generales de Depósito sometidos al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, cuando ejerzan la actividad de Intermediación Aduanera, respecto de las mercancías consignadas o endosadas a su nombre en el documento de transporte, que hubieren obtenido la autorización para el ejercicio de dicha actividad por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sin que se requiera constituir

una

nueva

sociedad

dedicada a ese único fin.

Vale la pena señalar que las regulaciones Colombianas, impiden que la Agencia Aduanera realice labores de consolidación o desconsolidación y transporte de carga o depósito de mercancías. Las tarifas por el cobro de sus servicios, no se encuentran reglamentadas, obedecen a la libre negociación entre las partes. Su costo por lo general está establecido en un porcentaje del valor de la exportación (actualmente puede oscilar entre el 2 y el 5 por 1000), con costo mínimo. Considerando que buena parte de los resultados de una operación de importación o exportación se derivan de la adecuada gestión de las Agencias Aduaneras, es importante que los exportadores establezcan criterios para su selección.

Los órganos responsables de la intermediación aduanera del Estado Colombiano en síntesis son los siguientes:

30

COMPARATIVO COMPETENCIAS ENTRE ACTORES ADUANEROS EN COLOMBIA

ENTIDAD

COMPETENCIAS •

Patrimonio líquido mínimo de tres mil quinientos millones de pesos ($3.500.000.000).

•

Las agencias de aduanas nivel 1, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1.

Contar

con

el

comité

de

control

y

auditoria.

2. Garantizar la prestación del servicio de agenciamiento aduanero en todo el territorio

AGENCIAS ADUANERAS

nacional, teniendo en cuenta el horario que establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y las demás entidades de control en desarrollo de sus funciones

en

los

puertos,

aeropuertos

y

pasos

de

frontera.

3. Mantener a disposición del público una página Web donde se garantice el acceso a la siguiente información: a) Estados financieros. b) Identificación de los representantes

NIVEL I

legales, gerentes, administradores, agentes de aduanas y auxiliares autorizados para actuar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, junto con un extracto de las hojas de vida destacando su experiencia o conocimiento en comercio exterior. c) Relación de los servicios ofrecidos al público. 4. Disponer del código de ética Deberá ejercer su actividad en todo el territorio nacional respecto de la totalidad de las operaciones de comercio exterior. •

La garantía deberá constituirse por un monto equivalente a: tres mil salarios mínimos

mensuales legales vigentes (3.000 smmlv).

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ENTIDAD

COMPETENCIAS •

Patrimonio líquido mínimo de Cuatrocientos treinta y ocho millones doscientos mil

pesos ($438.200.000).

NIVEL II

•

Deberá ejercer su actividad en todo el territorio nacional respecto de operaciones sobre

las cuales no exista limitación alguna paraejercer el agenciamiento aduanero. •

La garantía deberá constituirse por un monto equivalente a: mil salarios mínimos

mensuales legales vigentes (1.000 smmlv). •

Patrimonio líquido mínimo de Ciento cuarenta y dos millones quinientos mil pesos

($142.500.000). •

NIVEL III

Deberá ejercer su actividad exclusivamente en una sola de las jurisdicciones aduaneras

de las administraciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Bucaramanga, Cartago, Cúcuta, (Ipiales, Maicao, Manizales, Pereira, Riohacha, Santa Marta, Urabá o Valledupar, y demás administraciones que establezca dicha entidad, respecto de operaciones sobre las cuales no exista limitación alguna para ejercer el agenciamiento aduanero. •

La garantía deberá constituirse por un monto equivalente a: mil salarios mínimos

mensuales legales vigentes (1.000 smmlv).

•

Patrimonio líquido mínimo de Cuarenta y cuatro millones de pesos

($44.000.000). • NIVEL IV

Deberá ejercer su actividad exclusivamente en una sola de las jurisdicciones

aduaneras de las administraciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Arauca, Inírida, Leticia, Puerto Asís, Puerto Carreño, San Andrés, Tumaco o Yopal y demás administraciones que establezca dicha entidad, respecto de operaciones sobre las cuales no exista limitación alguna para ejercer el agenciamiento aduanero. •

La garantía deberá constituirse por un monto equivalente a: quinientos salarios

mínimos mensuales legales vigentes (500 smmlv).

32

3.4.3.2.

Responsabilidad De Las Agencias Aduaneras

Las Agencias de Aduanas que actúen ante las autoridades aduaneras son responsables administrativamente por las infracciones derivadas del ejercicio de su actividad. Igualmente, son responsables por la exactitud y veracidad de la información contenida en los documentos que suscriban sus agentes de aduanas acreditados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y responderán administrativamente cuando por su actuación como declarantes hagan incurrir a su mandante o usuario de comercio exterior que utilice sus servicios en infracciones administrativas aduaneras que conlleven la liquidación de mayores tributos aduaneros, la imposición de sanciones o el decomiso de las mercancías.8

3.5. Marco Normativo

Dentro de las disposiciones legales aplicables a las Agencias Aduaneras, se encuentran las siguientes: Capítulo III (DE LAS LEYES), Titulo VI (DE LA RAMA LEGISLATIVA), Articulo 150 numerales 19 literal C y; Artículo 189 numeral 25 Título VII (de la rama ejecutiva) Capítulo I (Del presidente de la república) Constitución Política de Colombia. La Ley Marco del Comercio Exterior Colombiano (Ley 7ª. de Enero 16 de 1991).

8 República de Colombia. Congreso de la república. Decreto 2883/2008 por medio del cual se modifica el Decreto 2685/1999 artículo 27-4.

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Decreto-Ley Numero 444 de 1967 (marzo 22) Sobre régimen de cambios internacionales y de comercio exterior. Ley 383/1997 Por la cual se expiden normas tendientes a fortalecer la lucha contra la evasión y el contrabando, y se dictan otras disposiciones, ley 763/2002 por medio de la cual se aprueba el "Protocolo de Modificación del Convenio Multilateral sobre Cooperación y Asistencia Mutua entre las Direcciones Nacionales de Aduanas", ley 1004/2005 por la cual se modifican un régimen especial para estimular la inversión y se dictan otras disposiciones y demás normas que lo sustituyan, modifiquen o adicionen. Ley 190/1995, adopta el estatuto anticorrupción. DECRETOS 2883 de 2008 1530 de 2008 1541 de 2007 3600 de 2005 4434 de 2004 4136 de 2004

“Por la cual se modifica la legislación aduanera” "Por el cual se modifica parcialmente y se adiciona el Decreto 2685 de 1999" “Por el cual se reglamenta la Ley 915 de 2004 se modifica y adiciona el Decreto 2685 de 1999” “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2685 de 1999, de 10 de Octubre 2005” “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2685 de 1999, de 10 de octubre de 2005” “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2685 de 1999, de 10 de octubre de 2005” “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2685 de

1232 de 2001

1999, de 10 de octubre de 2005 y se dictan otras disposiciones”

1198 de 2000 2685 de 1999

“Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2685 de 1999, de 10 de octubre de 2005” “Por el cual se modifica la legislación aduanera”

34

Además se tendrán en cuenta las resoluciones y acuerdos que reglamenten los decretos anteriores.

3.5.1. Marco normativo del manual de Funciones. Respecto de los Manuales de Funciones aplicables en la República de Colombia se encuentran: Articulo 122 Constitución Nacional, establece que no habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en la ley o reglamento. Artículo 53, capítulo II (De los derechos sociales, económicos y culturales), Título II (de los derechos, las garantías y los deberes). Ley 776 de 2002 Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales. Artículo 54 de la ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Artículo 46 de la ley 909/2004, Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

35

Artículos 95, 96 y 97 del decreto1227/2005, en los que se determina el marco legal por el cual se establece que los estudios técnicos deben estar basados en evaluación de perfiles y cargas de trabajo de los empleos. Ley 1024 de 2008 Por la cual se modifican algunos artículos de la Ley 44 de 1980 y se impone una sanción por su incumplimiento.

36

4. METODOLOGIA 4.1. TIPO, MÉTODO Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Para elegir el tipo de metodología sobre el trabajo que adelantamos, los autores clasifican los tipos de investigación en tres: •

Estudios exploratorios

•

Estudios descriptivos

•

Estudios explicativos

Esta clasificación es muy importante, pues del tipo de estudio depende la estrategia de investigación, el diseño, los datos que se recolectan, la manera de obtenerlos, el muestreo y otros componentes del proceso de investigación son distintos en cada uno de los tipo s de estudio. En la práctica, cualquier estudio puede incluir elementos de más de una de estas tipologías de investigación. Los estudios exploratorios sirven para preparar el terreno y ordinariamente antecede a los otros tipos. ¿De que depende que nuestro estudio se inicie como exploratorio? La respuesta depende básicamente de dos factores: el estado del conocimiento en el tema de investigación, mostrado por la revisión de la literatura y el enfoque que se pretenda dar al estudio.

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Los estudios exploratorios se efectúan, normalmente, cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado, o que no ha sido abordado antes. Es decir, cuando la revisión de la literatura revela que hay guías no estudiadas e ideas vagamente relacionadas con el problema de estudio. Los

estudios

exploratorios

sirven

para

familiarizarnos

con

fenómenos

relativamente desconocidos, obtener información sobre la posibilidad de llevar a cabo una investigación más completa sobre un contexto particular de la vida real, investigar problemas del comportamiento humano que consideren fundamentales los profesionales de determinada área, identificar conceptos o variables promisorias, establecer prioridades para investigaciones posteriores o sugerir afirmaciones verificables. El desarrollo de ésta práctica administrativa en la Agencia Aduanera Aducoin Sia Ltda., se llevará a cabo asesorando el estudio de la entidad, participando de cada uno de los procesos y recopilando la información disponible del archivo propio y otras fuentes. Adicionalmente se procederá a la recopilación de información adicional a través de la entrevista a funcionarios de las diversas áreas para poder determinar por medio de ellos cuales son los aspectos que se pueden mejorar, cambiar o eliminar para perfeccionar la calidad del servicio ofrecido y cuáles consideran ellos son los valores que deben identificar a la Agencia Aduanera en el mercado.

4.2. •

Fases o etapas y actividades. Reconocer los procesos y procedimientos de la Agencia Aduanera Aducoin Sia. Ltda.

38

•

Revisar y analizar la normatividad vigente aplicable a la Agencia aduanera.

•

Revisar el código de ética de otras organizaciones y de otras agencias.

•

Elaborar el proyecto de Código de Ética

•

Estructurar modelo para ser utilizado en la elaboración definitiva del manual de funciones y requisitos de los cargos

4.3. Fuentes de información:

4.3.1. Fuentes de Información Primaria • Entrevistas a los trabajadores de la Agencia. • Estatutos Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda.

4.3.2. Fuentes de información Secundaria • Normatividad y reglamentación vigentes en lo referente a las Sociedades de intermediación Aduanera. • Estatuto aduanero nacional. • Documentos en Internet y páginas WWW

39

II PARTE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

40

5. NUEVA REGLAMENTACIÓN ADUANERA

El pasado 6 de agosto de 2008 el Ministerio de Hacienda expidió el decreto 2883 a través del cual se introdujeron importantes modificaciones al Estatuto Aduanero en relación con los requisitos que se han de exigir a las hasta ahora llamadas “Sociedades de Intermediación Aduanera” (SIA) y que desde septiembre 6 de 2008 (cuando entre en vigencia el decreto) tendrán que empezar a ser llamadas únicamente como “Agencias Aduaneras. Las Agencias Aduaneras que deseen continuar con su actividad de agenciamiento aduanero tendrán seis meses, contados a partir de la expedición del Decreto, para solicitar su homologación ante la DIAN, previo lleno de requisitos. La principal razón por la cual el Gobierno decidió adelantar esta profunda modificación en relación con los requisitos que se exigirán a estas entidades estriba en el hecho de que varias Agencias Aduaneras existentes hasta la fecha habían terminado participando en constantes operaciones de contrabando La medida tomada en el decreto 2883/08, es un decálogo de nuevas exigencias que van desde altos niveles de liquidez, hasta la adopción de un código de ética, que rija la gestión de intermediación para entrada y salida de mercancías. Además, establece niveles de agenciamiento con patrimonio mínimos que deben estar entre los 44 millones de pesos, hasta los 3.500 millones de pesos. También contempla que, para poder desempeñar la intermediación, no debe tener deudas exigibles por concepto de impuestos, anticipos, retenciones, derechos de aduana, intereses, sanciones o cualquier otro concepto administrado por la DIAN, salvo que exista acuerdo de pago vigente.

41

Los intermediarios tendrán, además, que comprometerse a contratar personas idóneas

profesionalmente,

con

conocimientos

específicos

o

experiencia

relacionada con la actividad de comercio exterior; y contar con una infraestructura financiera, física, técnica, administrativa y, con el recurso humano que permita ejercer de manera adecuada la actividad de agenciamiento aduanero.

5.1. Que son las Agencias Aduaneras

Las agencias de aduanas tienen como fin esencial colaborar con las autoridades aduaneras en la estricta aplicación de las normas legales relacionadas con el comercio exterior para el adecuado desarrollo de los regímenes aduaneros y demás actividades y procedimientos derivados de los mismos9. En la sociedad Colombiana actual es notoria la manera como se ha visto incrementada la influencia de vicios como el de la corrupción a lo largo y ancho de la misma, incluyendo sin excepción clases y condiciones sociales, las escuelas, el gobierno, empresas públicas y privadas, y en general todos los ámbitos de la sociedad, quedando atrás los valores tradicionales como el respeto, la lealtad, la justicia y otras muchas, que ya parece no importan. Es necesario que la ética empiece a entrar nuevamente en nuestra sociedad, mas si se tiene en cuenta que el estado actual del mundo globalizado hace necesario que se establezcan relaciones con una gran cantidad de actores presentes en todo el mundo que requieren poder contar con la certeza de que sus contrapartes poseen éstos valores puesto que la base de los intercambios y el comercio radica precisamente en la confianza que se tengan quienes venden y quienes compran.

9 Decreto 2685 modificado articulo 12

42

El gobierno Colombiano a través de la de la presidencia de la República adelanta ésta tarea, y es en función de ella, que cada una de las entidades del orden nacional y territorial deben adelantar acciones concretas encaminadas al incentivo de los valores y las buenas costumbres. La DIAN en su labor de regulador de las importaciones y exportaciones ordena a todas las Agencias Aduaneras, que se unan a ésta causa a través de una serie de regulaciones contenidas en el decreto 2685 de 1.999; donde se está buscando retomar, los valores y principios que se han ido quedado atrás. Mediante éste decreto se procura que las relaciones comerciales entre los particulares y entre éstos y el Estado se hagan en un ambiente que no solo procura el más alto respeto y dignidad para las personas, sino que procura que la Agencia Aduanera se presente frente a la sociedad de manera que garantice la transparencia legalidad de sus actuaciones.

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6. CÓDIGO DE ÉTICA

Las normas morales históricamente han interesado a las personas, no mas desde la infancia aceptamos por la razón que sea la existencia de dichas normas, y desde ahí en adelante respondemos a ellas cualquiera que sea la manera de hacerlo: por medio de consejos, de órdenes, de obligaciones u prohibiciones. Como quiera que sea siempre se trata de determinar los patrones de la conducta humana. Así como las normas morales existen en lo más profundo de cada quien, éstas provocan que cada uno posea una visión o versión única respecto a la interacción de todos los seres humanos entre sí, lo que determina que cada cual posea un punto de vista; lo que para algunos puede ser considerado como correcto, para otros es malo, inmoral o perverso. Es por ello que los psicólogos se refieren a que cada individuo actúa bajo unos patrones sociales y culturales diferentes10. Lo que se conoce como ética posee una estrecha relación con el término “moral”, a tal punto que incluso los dos son llamados a confusión comúnmente; la moral es el conjunto de valores, principio, normas o conductas de un grupo que forma un sistema consistente en un determinado tiempo, que es representado como un modelo ideal de conducta aceptada socialmente. La ética se refiere a la determinación individual de lo que se considera correcto o incorrecto. Se considera como un conjunto de normas que proporcionan maneras de proceder. Se refiere a la interiorización de cada individuo. La ética pone de

10 Apuntes de ética. [Sitio en Internet]. Colegio Integrado San Pío X. Talca – Chile. Disponible en: http://lataberna.geoscopio.net/gmmsg/lataberna/APUNTES_DE_ETICA_Y_MORAL_51190.htm. Acceso Septiembre 16 de 2008.

44

manifiesto lo que cada persona considera como bueno o malo respecto al comportamiento humano. Ya definimos la Ética ahora nos toca definir lo que es Profesión. La profesión se puede definir como "la actividad personal, que de manera estable y honrada se pone al servicio de los demás y en beneficio propio. La profesión cuenta con ciertos atributos que son indispensables a la hora de un profesional poder desarrollar su actividad:

™ La Vocación. La elección de la profesión debe ser completamente libre. La vocación debe entenderse como la disposición que hace al sujeto especialmente apto para una determinada actividad profesional. Quien elige de acuerdo a su propia vocación tiene garantizada ya la mitad de su éxito en su trabajo. En cambio, la elección de una carrera profesional sin tomar en cuenta las cualidades y preferencias, sino, por ejemplo, exclusivamente los gustos de los padres, o los intereses de la familia, fácilmente puede traducirse en un fracaso que, en el mejor de los casos, consistiría en un cambio de carrera en el primero o segundo año, con la consiguiente pérdida de tiempo y esfuerzo. ™ Finalidad de la Profesión. La finalidad del trabajo profesional es el bien común. La capacitación que se requiere para ejercer este trabajo, está siempre orientada a un mejor rendimiento dentro de las actividades especializadas para el beneficio de la sociedad. Sin este horizonte y finalidad, una profesión se convierte en un medio de lucro o de honor, o simplemente, en el instrumento de la degradación moral del propio sujeto.

™ El Propio beneficio. Lo ideal es tomar en cuenta el agrado y utilidad de la profesión; y si no se insiste tanto en este aspecto, es porque todo el mundo se

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inclina por naturaleza a la consideración de su provecho personal, gracias a su profesión. No está de más mencionar el sacrificio que entrañan casi todas las profesiones: el médico, levantándose a media noche para asistir a un paciente grave; el ingeniero, con fuertes responsabilidades frente a la obra, etc. La profesión también gracias a esos mismos trabajos, deja, a l final de cuentas, una de las satisfacciones más hondas. ¾ Capacidad profesional. Un profesional debe ofrecer una preparación especial en triple sentido: capacidad intelectual, capacidad moral y capacidad física. ¾ La capacidad intelectual consiste en el conjunto de conocimientos que dentro de su profesión, lo hacen apto para desarrollar trabajos especializados. Estos conocimientos se adquieren básicamente durante los estudios universitarios, pero se deben actualizar mediante las revistas, conferencias y las consultas a bibliotecas. ¾ La capacidad moral es el valor del profesional como persona, lo cual da una dignidad, seriedad y nobleza a su trabajo, digna del aprecio de todo el que encuentra. Abarca no sólo la honestidad en l trato y en los negocios, no sólo en el sentido de responsabilidad en el cumplimiento de lo pactado, sino además la capacidad para abarcar y traspasar su propia esfera profesional en un horizonte mucho más amplio. ¾ La capacidad física se refiere principalmente a la salud y a las cualidades corpóreas, que siempre es necesario cultivar, como buenos instrumentos de la actividad humana.

46

¾ Los Deberes Profesionales. Es bueno considerar ciertos deberes típicos en todo profesional. El secreto profesional es uno de estos, este le dice al profesionista que no tiene derecho de divulgar información que le fue confiada para poder llevar a cabo su labor, esto se hace con el fin de no perjudicar al cliente o para evitar graves daños a terceros. El profesional también debe propiciar la asociación de los miembros de su especialidad. ¾ La solidaridad es uno de los medios más eficaces para incrementar la calidad del nivel intelectual y moral de los asociados. En fin al profesional se le exige especialmente actuar de acuerdo con la moral establecida. Por tanto, debe evitar defender causas injustas, usar sus conocimientos como instrumento de crimen y del vicio, producir artículos o dar servicios de mala calidad, hacer presupuestos para su exclusivo beneficio, proporcionar falso informes, etc. Cuando un profesional tiene una conducta honesta, dentro y fuera del ejercicio de su profesión, le atraerá confianza y prestigio, lo cual no deja de ser un estímulo que lo impulsará con más certeza en el recto ejercicio de su carrera. ¾ Cuando un profesional logra complementar estos atributos en su proceder diario, hace de su profesión un modo de vida que le permite sentirse satisfecho y tranquilo de su actuar, generando un bienestar no solo personal sino laboral que le permite hacer una mejor práctica profesional.

6.1. ¿Para que un código de ética?

Considerando, que en los tiempos actuales las Agencias Aduaneras y la sociedad Colombiana exigen un replanteamiento de la dimensión ética de sus instituciones, es impostergable asumir el compromiso de buscar nuevos esquemas, que tengan por objeto delinear las pautas de conducta tendientes a evitar las prácticas

47

aduanales y comerciales deficientes, que han deteriorado el prestigio de las Agencias Aduaneras. Es imperativa, la búsqueda de mecanismos que propicien una nueva relación de dignidad, respeto e independencia con las autoridades nacionales, que impulsen conductas contrarias a toda práctica de simulación con escrupuloso apego a la ley, que prevengan y combatan operaciones de lavado de dinero, evasión y contrabando, en general, toda forma de corrupción11. Con la inclusión del nuevo Código de Ética se busca que sea pensado en el marco de un sistema autorregulatorio, donde resulte indispensable impulsar la preparación y la capacitación tanto técnica-profesional como ética de todas las personas estrechamente vinculadas a la actividad de la Agencia de Aduanas12. Adicionalmente a lo expuesto se busca también: •

Fortalecer una cultura ética y de servicio.

•

Alimentar un diálogo reflexivo sobre los ideales para el fortalecimiento del control, la fiscalización aduanera y la eficiencia en la prestación del servicio aduanero

•

Avanzar hacia la construcción de un mejor país con mayores oportunidades

12

Decreto 2685. ARTÌCULO 26. Con el objeto de establecer las pautas de comportamiento que deben seguir las agencias de aduanas y las personas vinculadas con ellas, se deberá incluir dentro de los estatutos societarios de la agencia de aduanas un código de ética que contenga preceptos dirigidos a mantener en todo momento la transparencia en el ejercicio de sus funciones. Así mismo, la agencia de aduanas deberá establecer los mecanismos para darlo a conocer, las consecuencias internas a que haya lugar por su incumplimiento y el procedimiento a seguir en estos eventos.

48

•

Priorizar los principios y valores que aplicados conllevan la humanización de la gestión publica

•

la función de la Agencia Aduanera no sólo se rija por las normas del derecho, sino también por las acciones y emociones de unos hombres y mujeres para quienes el servir a la ciudadanía da sentido a sus vidas.

6.2. ¿Que busca el código de ética?

El gobierno nacional y la Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda., han asumido el firme compromiso de combatir la corrupción y promover las acciones tendientes a incrementar el grado de transparencia en la Administración Pública. En tal sentido, las modificaciones producidas en el decreto 2685 de 1999 desarticular los factores

no sólo buscan

que podían favorecer prácticas corruptas, sino que

buscan simultáneamente la recreación de valores como

la equidad, respeto,

justicia, solidaridad, honestidad, etc. En el código de ética de la Agencia Aduanera no solo se están buscando los objetivos mencionados, sino que se adopten obligaciones como son: •

Influir en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de

mejoramiento institucional, atendiendo el marco legal que rige a la Agencia Aduanera •

Responder a un proceso participativo que impulsa

el Ministerio de

Hacienda para construir una cultura ética de servicio entre los funcionarios y funcionarias de la Administración Pública así como de las personas que trabajan en la agencia Aduanera.

49

•

El código de Ética pretende estimular y promover conductas éticas entre los

y las personas de las agencias Aduaneras. •

Atender a los nuevos requerimientos de control, entre los que se incluyan

los acuerdos, compromisos y protocolos éticos para generar y fortalecer una conciencia de control al interior de la Agencia Aduanera. •

La motivación y la interiorización de cada uno de los valores éticos en

nuestras actividades diarias, que nos lleven a la reflexión frente a su aplicación en nuestro comportamiento como servidores públicos.

6.3. ¿A dónde debemos llegar con la aplicación del código de ética? El Código de Ética de la Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda., fue pensado con el fin de orientar el accionar de las actividades diarias de las personas que laboran para ésta y a la prevención de conductas disfuncionales que pudieran facilitar la realización de actos de corrupción.

Siendo deber de la agencia Aduanera el

mantener una conducta decorosa y digna y no utilizar los privilegios de su actividad para la obtención de beneficios Se establecen como principios éticos:

Equidad

Por equidad se reconoce lo igual, y se traduce en dar a cada quien lo que corresponde según sus necesidades, atributos, capacidades y derechos. Significa valorar a los demás, acatar su autoridad y considerar su dignidad. El respeto se acoge siempre a la verdad; no tolera, bajo ninguna

Respeto

circunstancia, la mentira y repugna la calumnia y el engaño. El respeto exige un trato amable y cortés; el respeto es la esencia de las relaciones humanas, de la vida en comunidad, del trabajo en equipo, de la

50

vida conyugal, de cualquier relación interpersonal. El respeto es garantía absoluta de transparencia. El respeto crea un ambiente de cordialidad y seguridad; permite la aceptación de las limitaciones ajenas y el reconocimiento de las virtudes de los demás. Es el reconocimiento del valor inherente y de los derechos innatos de los individuos y de la sociedad. Evita las ofensas y las ironías; no deja que la violencia se convierta en el medio para imponer criterios. Reconoce la autonomía del cada ser humano y acepta el derecho a ser diferente. Como valor ético, que entraña un proyecto de perfeccionamiento humano, la solidaridad surge, en primer lugar, del reconocimiento de que todos los seres humanos estamos hechos de la misma sustancia. Si estamos hechos de la misma sustancia y, por consiguiente, nada de lo humano nos es ajeno, todas las personas estamos en condiciones de

Solidaridad

comprender el dolor, la pena y la desventura de los demás; capacitados para asumir, como propias, las demandas de los otros. En este sentido, ser solidarios y solidarias es reconocer en cada quien su dignidad humana, su valor intrínseco como persona y, en consecuencia, contribuir a la realización de sus proyectos de vida y a la satisfacción de sus necesidades. Es una cualidad que nadie nos puede quitar, pero cualquiera puede perderla por hablar o actuar de manera insensata.

Integridad

En una sociedad donde se pierden los valores y crece la desconfianza, la integridad es un desafío impresionante en los negocios, la familia, el estado y la Sociedad en general.

51

La palabra “integridad” implica rectitud, bondad, honradez, intachabilidad; alguien en quien se puede confiar. Es la reunión, en una persona, de todos los valores y virtudes morales que le permiten tomar las mejores decisiones en todos los momentos de su vida Una de las cualidades que más buscamos y exigimos de las personas es la honestidad. Este valor es indispensable para que las relaciones humanas se desenvuelvan en un ambiente de confianza y armonía, pues garantiza

Honestidad

respaldo, seguridad y credibilidad en las personas. Los valores deben primero vivirse personalmente, antes de exigir que los demás cumplan con nuestras expectativas. Es coherencia entre lo que se piensa y la conducta que se observa hacia el prójimo. Base fundamental para el desarrollo íntegro, claro, oportuno, eficaz y eficiente de las personas, con el fin de conocer y asumir las funciones

Transparencia

encomendadas para hacer una excelente gestión y obtener un resultado positivo. Se debe ajustar su conducta al derecho que tiene la sociedad de estar informada sobre la actividad de la persona. Virtud que consiste en dar a cada uno lo que es debido, de acuerdo con una norma general. Resulta fácil definir la justicia, pero se torna difícil determinar su contenido: todos los filósofos que se han ocupado de los problemas que plantea la ética han tratado de hacerlo sin que el acuerdo resulte unánime.

Justicia

Es aquel sentimiento de rectitud que gobierna la conducta y hace acatar y atender, debidamente, todos los derechos de los demás. Tiene como fin supremo lograr el respeto de los derechos colectivos e individuales de todas las personas que integran la sociedad.

52

Induce acciones específicas que buscan premiar o sancionar la conducta humana, en proporción igual al bien o al daño causado por dicha conducta Capacidad existente en todo sujeto activo de conocer y aceptar las consecuencias de un acto suyo inteligente y libre, también la relación de causalidad que une al actor con el acto que realiza, vinculando en aquel las relaciones nacidas de los efectos de éste. De ahí que se afirme que el hombre es responsable siempre que su discernimiento y libertad de acción no estén afectados por capacidad mental o perturbaciones patológicas. En su aspecto moral, es la obligación que tiene el agente responsable de reparar los daños producidos. Es hacernos cargo de las consecuencias de las palabras, las decisiones y los compromisos, y, en general, de los actos libre y voluntariamente

Responsabilidad

realizados, no sólo cuando sus resultados son buenos y gratificantes, sino también cuando nos son adversos o indeseables. Responsabilidad es también hacer de la mejor manera lo que nos corresponde, con efectividad, calidad y compromiso, sin perder de vista el beneficio colectivo. Implica asumir las consecuencias sociales de nuestros actos y responder por las decisiones que se toman en los grupos de los que formamos parte. Asimismo, es la forma como hacemos realidad nuestros objetivos, cuando sabemos priorizarlos y somos capaces de ponerle conciencia, entusiasmo, autodisciplina y diligencia a lo que hacemos, sin necesidad de ser supervisados. Es la cualidad que define a una persona íntegra y recta; a alguien que cumple sus deberes sin fraudes, engaños ni trampas.

Probidad Ser probo es ser transparente, auténtico y actuar de buena fe. En este sentido, la probidad expresa respeto por uno mismo y por los demás, y guarda estrecha relación con la honestidad, la veracidad y la franqueza.

53

Como la probidad está asociada a la honestidad, la verdad y el respeto, entre personas probas cualquier proyecto humano es más fácil de realizar porque la confianza colectiva que esas cualidades transmiten, se transforma en una fuerza de inmenso valor. De ese modo, la probidad fortalece la vida en comunidad. Entendido como igualdad, este valor tiene varias acepciones: •

Igualdad de cada uno de nosotros ante la ley: éste es un aspecto

de suma importancia porque permite el tránsito de sociedades fundadas en privilegios, a sociedades democráticas. •

Igualdad social: universalizada gracias al Estado Social de

Derecho, el cual nos reconoce y garantiza el derecho de acceder a los

Igualdad

bienes culturales, materiales y espirituales, tales como seguridad social, empleo, educación, vivienda y salud, entre otros. •

Igualdad para participar en la toma de decisiones que nos afecten,

y, también, igualdad de oportunidades: determina que los estados y las sociedades deben compensar nuestras desigualdades naturales, sociales y de nacimiento para que todos podamos acceder a beneficios sociales y a posiciones de interés.

Honradez

Se refiere al reconocimiento, honra o fama pública de una persona que se reputa como honesta. Ubicación de las cosas en el lugar que les corresponde. Puede ser natural o artificial según que para su existencia hay a intervenido o no la mano del hombre.

Orden

Comportarse de conformidad con las normas necesarias para el logro de algún objetivo deseado y previsto en la organización de las cosas, en la distribución del tiempo y en la realización de las actividades, por voluntad propia y no por coacción Condiciones morales necesarias para creer en la rectitud de los demás,

Confianza

así como para atraer la credibilidad en uno mismo.

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Es el respeto por datos o hechos que deben guardarse en sigilo para no afectar

Confidencialidad Veracidad

indebidamente

la

honorabilidad

de

las

personas,

los

procedimientos que exigen secrecía, a las instituciones, al mercado o a la sociedad misma. Conducirse siempre de conformidad con los hechos de la realidad, diciendo solamente lo que es o lo que honestamente se piensa. Acepta los vínculos implícitos en su adhesión a otros –amigos, familiares,

Lealtad

jefes, patria, instituciones, etc.-, de tal modo que refuerza y protege, a lo largo del tiempo, el conjunto de valores que representan

imparcialidad

Capacidad para ser objetivos en nuestras decisiones y juicios, evitando la subjetividad o el conflicto de intereses Es coordinar e integrar esfuerzos entre varias personas para lograr un resultado; es embarcarse colectivamente en una misma empresa o en una misma causa. No obstante, para que haya trabajo en equipo no es suficiente con que nos identifiquemos con los objetivos, las metas y las normas acordadas; es preciso, además, que compartamos unos valores y principios éticos mínimos. El trabajo en equipo necesariamente exige solidaridad, vocación de

Trabajo en equipo

servicio, equidad, autonomía, respeto, responsabilidad, participación, diálogo, concertación y autodesarrollo. El trabajo en equipo fomenta la creatividad, la motivación y el liderazgo colectivo. En él, la responsabilidad personal se transforma en responsabilidad compartida. Trabajando en equipo se avanza en la humanización de la Administración pública, se obtienen mayores niveles de productividad y se mejora la prestación del servicio.

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De acuerdo con nuestro propósito de implementar el código de ética de Aducoin SIA Ltda., en virtud de que las Agencias aduaneras son organizaciones privadas que no estaban obligadas a poseer un código propio, y que de acuerdo con el decreto 2883 de 2008 están obligadas a elaborar y presentar ante la DIAN un manual específico de funciones y un código de ética, que identifique el actuar propio de la entidad y los valores sobre los cuales se presenta la empresa al mercado; nos proponemos utilizar una de las herramientas gerenciales más efectiva, en relación con sus resultados y herramientas de gestión. Como se define en el concepto de benchmarking, pretendemos utilizar los procesos satisfactorios y efectivos de código de ética del DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION (DNP), para a partir de ellos construir nuestro modelo de código. Ya que el DNP es un organismo Técnico asesor del presidente de la República y que es la cabeza de todos los procesos estratégicos del país, de la planeación, diseño de política pública y la concreción de planes y proyectos entre otros, es un adecuado referente para referir nuestro código de ética. De esta manera, se puede iniciar el proceso de benchmarking del código de ética del DNP, con la metodología propuesta de los 8 pasos para la adecuación o implementación. Determinar en qué actividad realizar benchmarking. De acuerdo a lo planteado anteriormente, la actividad en la que se realizará benchmarking es esencialmente el Código de ética, puesto que es un requerimiento legal nuevo en el sector aduanero, y que no incluía a las entidades del sector privado imperativamente.

56

Determinar los factores claves a medir. Así las cosas, los factores claves a tener en cuenta para la elaboración de un Código de ética son esencialmente los valores y las características que nuestra entidad “imagen” pretende proyectar como los que la identifican y caracterizan frente a la sociedad, para que de la misma manera nuestra entidad pueda concretar de manera sencilla y precisa los valores que la identifiquen de las demás agencias aduaneras y que al mismo tiempo generen en los empleados de la misma un sentido de pertenencia y orgullo que se traduzcan en una mejora de las relaciones interpersonales y de actitudes que tiendan a que éstos valores se vivan cotidianamente. Identificar las compañías o dependencias con prácticas más avanzadas. Nuestra entidad escogida es el Departamento Nacional de Planeación DNP, puesto que es una entidad que se identifica con el liderazgo organizacional y técnico en la propuesta de objetivos y estrategias macroeconómicas y financieras, consistentes con las políticas y planes del Gobierno Nacional, de acuerdo con la proyección de escenarios de corto, mediano y largo plazo13 además de diseñar y organizar las políticas de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión. Medir la actuación de las compañías o dependencias con prácticas avanzadas De acuerdo con lo establecido dentro de la teoría del benchmarking, en la entidad que observamos (DNP), el código de ética está conformado esencialmente por los valores que identifican la entidad, en éste caso: honestidad, formación, capacidad de trabajo (eficiencia), compromiso y respeto. 13

República

de

Colombia.

Departamento

Nacional

de

Planeación

DNP.

http://www.dnp.gov.co/PortalWeb/QuiénesSomos/Funciones/tabid/147/Default.aspx consultado el 2 de Octubre de 2008.

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Estos valores son representativos a la entidad en la medida que reflejan las características de la misma de acuerdo con sus funciones y pretenden estimular a sus miembros al mismo tiempo. Se puede observar de acuerdo a cada valor lo siguiente: ¾ Honestidad; es el valor primero y más importante puesto que es la bandera de la administración del presidente Álvaro Uribe Vélez (2006-2010

ESTADO

COMUNITARIO:

DESARROLLO

PARA

TODOS) y pretende resaltar el carácter apolítico de la entidad. ¾ Formación; es un valor que pretende resaltar el carácter técnico del DNP y de cada uno de sus funcionarios, recalca a la sociedad colombiana el alto nivel académico que posee y por eso su propia importancia. ¾ Formación; es un valor en el que se procura fortalecer y potenciar las habilidades técnicas y humanas para asumir con responsabilidad, compromiso y eficiencia las labores propias de la entidad. ¾ Capacidad de trabajo (eficiencia), es la constante capacidad para responder por los compromisos institucionales, dentro de estándares de calidad, economía y excelencia que son impuestos a un órgano de tan alto nivel. ¾ Compromiso; se refiere a la actitud de mantenerse siempre atentos y dispuestos al logro de los objetivos propios, ir más allá del cumplimiento de una obligación o función, para sacar adelante la misión encomendada. ¾ Respeto; como es una entidad encargada de establecer lineamientos y recomendaciones de política social, debe reconocer, apreciar y valorar las cualidades, necesidades y decisiones de los otros, ya sea por su conocimiento, experiencia, o por su condición de iguales. Este valor representa el compromiso con todo el cuerpo social colombiano sin distinción de ninguna clase ni de ninguna categoría.

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Para desarrollar planes para igualar, superar o mejorar el modelo, obtener el compromiso de los implicados y poner en práctica el plan y supervisar los resultados en nuestra entidad, se ha socializado la intención de implementar el código de ética y a partir de ello, cada uno de los empleados de la agencia aduanera han aportado sus propuestas y se ha llegado a un conceso satisfactorio a todos que nos permite traducir el universo de ideas en un solo código de ética. Respecto que la Agencia Aduanera es una institución estrechamente relacionada con el comercio y los procesos de aduanas, el enfoque relacionado al código de ética del DNP debe ser modificado y enfocado a aspectos claves de una relación comercial que se basa en la confianza que pretende dar la entidad a cada uno de sus clientes respecto del proceder comercial; a la diligencia y transparencia de cada uno de los procesos institucionales, a la celeridad y a la eficiencia de los mismos, pero por sobre todo a la legalidad y honorabilidad de la Agencia para con sus similares en el mercado, con las leyes y el estado colombiano y con sus propios miembros. A partir de éstos referentes y después de analizar cada una de las expectativas y necesidades de la Agencia, presentamos el siguiente código de ética.

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7. PROPUESTA CÓDIGO DE ÉTICA

7.1. VISIÓN.

La Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda., será en 2015 la persona física capaz de desarrollar con dignidad y esmero profesional y autoridad moral, la actividad relacionada con el Comercio Exterior, que en estricto cumplimiento del código de ética, que haga posible su credibilidad y trascienda en legítimos beneficios personales y sociales en bien de la comunidad.

7.2. MISIÓN.

La Agencia de Aduana Aducoin Sia Ltda debe contribuir de manera eficiente y eficaz al desarrollo de la economía Colombiana nacionalmente y como iniciativa privada, desempeñándose en el ámbito del Comercio Exterior de manera confiable, tanto por su capital intelectual especializado, como por su capacidad de evolución y sus convicciones éticas. El Código de Ética y Conducta de La Agencia de Aduana ADUCOIN SIA LTDA, reconoce los valores éticos fundamentales sobre los que guiara su actuación y establece veinte artículos de actuación moral de la Agencia aduanera. Estos principios establecen el deber ser ideal de la actuación de la Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda., y son los principios éticos aplicables al desempeño de los profesiones que laboran para ésta.

60

7.3. Valores éticos fundamentales

Los principios éticos fundamentales fueron agrupados de la siguiente manera: 1.- Honestidad y honradez 2.- Justicia y equidad 3.- Respeto a la ley y orden. 4.- Responsabilidad y compromiso. 5.- Confianza y confidencialidad. 6.- Veracidad. 7.- Lealtad. 8.- Imparcialidad y objetividad. 9.- Subsidiariedad y solidaridad. 10.- Integridad. En virtud de los ámbitos de actuación la Agencia Aduanera, se dividirán las normas de ética en: 1.

Las relativas a la relación de La Agencia de Aduana con sus clientes.

2. Las relativas a la relación de La Agencia de Aduana con la autoridad. 3. Las relativas a la relación de La Agencia de Aduana con sus colegas. 4. Las relativas a la relación de La Agencia de Aduana con la sociedad.

61

7.4. Relación agencia aduanera – clientes.

™ La Agencia Aduanera prestará sus servicios a todos aquellos solicitantes que, de acuerdo con las leyes Colombianas, tengan capacidad para realizar operaciones de despacho aduanero dentro de las condiciones legales y éticas, con acatamiento total de los principios de confidencialidad, profesionalismo y honestidad. ™ La Agencia Aduanera precisará los aranceles con apego estricto a lo estipulado por las instancias competentes. Se abstendrá en todo caso de aplicar aranceles con criterios discrecionales e inferiores a los estipulados. ™ La Agencia Aduanera se abstendrá, en todo momento, de ofrecer y prestar sus servicios profesionales en condiciones tales que pueda presumirse, fundadamente, que los costos de operación son mayores al monto de sus honorarios. ™ La Agencia Aduanera deberá guardar confidencialidad escrupulosa sobre la naturaleza y condiciones de los negocios que se le encomienden. Sólo conservará la obligación de brindar información sobre los negocios de sus clientes a la autoridad competente en los supuestos previstos por la ley de la materia. ™ La Agencia Aduanera actuará en todo momento en la gestión de sus negocios y en la relación con sus clientes, con diligencia, eficacia, de manera informada y profesional, con estricto apego a los principios de honestidad; para lo cual se exige siempre de él, constante capacitación y actualización profesional.

62

™ La Agencia Aduanera, en virtud del compromiso establecido con su cliente, responderá por su desempeño profesional y por el estado y resultado del negocio, por lo que se abstendrá de delegar dicha responsabilidad en tercero alguno mediante cualquier figura que implique el uso indebido de la potestad designada. ™ La Agencia Aduanera se someterá al escrutinio que sobre su conducta y desempeño ejerza Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, de conformidad con el procedimiento estatutario. ™ La Agencia Aduanera si conoce de conductas delictivas o atentatorias al Código de Ética, o a los Estatutos Aduaneros, deberá informar y, de ser posible, aportar la evidencia de las violaciones de las que se tengan conocimiento, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. ™ La Agencia Aduanera no deberá disponer de los anticipos o fondos de sus clientes, para fines distintos a los de las operaciones específicamente acordadas por ambas partes. ™ La Agencia Aduanera deberá en todo momento proporcionar al cliente información veraz, transparente y oportuna.

7.5. Relación agencia aduanera – autoridad.

™ La Agencia Aduanera se conducirá con el debido respeto ante la autoridad de acuerdo a la honorabilidad y dignidad, que su Resolución de aprobación le otorga.

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™ La Agencia Aduanera actuará en todo momento con estricto apego a la Ley, absteniéndose de realizar en cualquier etapa del despacho, declaraciones falsas, ficticias o fraudulentas, así como de proporcionar información falsa o imprecisa a la autoridad competente. Absteniéndose de llevar a cabo actos de simulación contrarios al derecho y a su dignidad. ™ La Agencia Aduanera, en virtud de su dignidad y calidad en el ejercicio de su patente, deberá utilizar los derechos que la ley le confiere.

7.6. Relación agencia aduanera – colega aduanero. ™ La Agencia Aduanera reconoce en su colega aduanal igualdad en dignidad y profesionalismo, por lo que se abstendrá en todo caso de realizar actos que demeriten tal naturaleza. Es así que bajo ninguna circunstancia establecerá precios, tarifas u honorarios inferiores a las convencionales, con objeto de privilegiar a persona alguna o atender a intereses particulares. ™ La Agencia Aduanera, en atención al espíritu de solidaridad gremial y profesional, brindará cooperación solidaria a sus colegas. ™ La Agencia Aduanera, en atención al compromiso que le impone el secreto profesional y la confidencialidad relativa a las operaciones con su cliente, se abstendrá en todo momento y bajo cualquier circunstancia, de proporcionar información u orientación relacionada con dichas operaciones a sus colegas o a cualquier tercero interesado, sin la autorización expresa del cliente. ™ La Agencia Aduanera respetará irrestrictamente los ámbitos de actuación profesional de sus colegas.

64

7.7. Relación agencia aduanera - sociedad.

™ La Agencia Aduanera, en su actividad empresarial debe ser socialmente responsable y, como todo actor económico, deberá mantener siempre al corriente sus obligaciones legales y observar una conducta solidaria con la sociedad ™ La Agencia Aduanera deberá ser ejemplo de rectitud de actuación profesional, para prestigiar con su conducta frente a la sociedad, la actividad del gremio Aduanero. ™ La Agencia Aduanera, en el ámbito de su competencia y de su actividad profesional, promoverá el respeto por el medio ambiente en el marco del desarrollo sustentable.

65

8. MANUAL DE FUNCIONES

El decreto 2883/2008 establece como un nuevo requisito para otorgar la licencia de funcionamiento de las agencias de aduanas, la elaboración y presentación del manual de funciones y de procesos ante la DIAN, según el artículo 27, que reza:

Manuales. Las agencias de aduana (…) deberán mantener permanentemente aprobados, actualizados y a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los siguientes manuales: 1. Manual de funciones de cada uno de los cargos de la agencia de aduanas, y 2. Manual de procesos de la agencia de aduanas con sus respectivos procedimientos. Para poder establecer adecuadamente un manual de funciones se deben tener en cuenta las indicaciones del Departamento Administrativo Nacional de la Función Pública, según las cuales deben estructurarse de la siguiente manera: 1.

Sistema de nomenclatura y clasificación de empleos y escala salarial

2.

Cargas de trabajo para cada una de las dependencias propuestas en la

nueva estructura y organización interna 3.

Establecer la planta de personal propuesta

8.1. Sistema De Nomenclatura Y Clasificación De Empleos

Es una ordenación sistemática y codificada de las distintas denominaciones de empleo dentro de cada uno de los niveles jerárquicos determinados por las normas vigentes

66

Los actuales niveles jerárquicos se encuentran clasificados así: • Directivo • Asesor • Profesional • Técnico • Asistencial Dentro de cada nivel jerárquico, anteriormente descritos, existen varias denominaciones de empleo que se identifican con un código y grado salarial

8.2. Denominación Del Empleo

Se refiere al nombre del cargo específico que debe realizar una determinada labor. Para cada nivel jerárquico la norma de nomenclatura y clasificación de empleos determina las diferentes denominaciones de empleo que son aplicables. Código: cada denominación de empleo se identifica con un código de varios dígitos de acuerdo con la norma vigente de nomenclatura y clasificación de empleos. Grado salarial: es el número de orden que indica la asignación básica mensual para cada denominación de empleo dentro de una escala progresiva de salarios, según la complejidad y responsabilidad inherente al ejercicio de sus funciones

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Cada denominación de empleo puede tener uno o más grados salariales dependiendo las funciones, responsabilidades, requisitos de conocimientos y experiencia para el desempeño de su labor. De acuerdo con lo anteriormente expuesto se puede concluir que el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos lo conforman el nivel jerárquico, la denominación de empleo, el código y grado salarial.

8.3. Determinación De La Planta De Personal Elaborado el estudio de cargas de trabajo y acorde con las funciones asignadas a cada dependencia y los respectivos procesos en la estructura determinada, se procede a la elaboración de la nueva planta de personal. Es importante tener en cuenta que la planta de personal desde el punto de vista de su aprobación debe conformarse en forma global, pero técnicamente debe corresponder al estudio previo de cargas de trabajo y a la estructura u organización interna determinada La planta de personal global consiste en la relación detallada de los empleos requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su ubicación en las unidades o dependencias que hacen parte de la organización interna de la organización

8.3.1.

1.

Ventajas de la planta global

Permite ubicar el personal de acuerdo con los perfiles requeridos

para el ejercicio de las funciones

68

2.

Conduce a una mayor agilidad, eficiencia y productividad en el logro

de los objetivos institucionales. 3.

Flexibiliza la administración del recurso humano al permitir la

movilidad del personal de un área afín a otra, como un mecanismo real e idóneo para dinamizar los procesos operativos y técnicos y facilitar la gestión de la entidad 4.

Permite la conformación de grupos internos de trabajo, permanentes

o transitorios, conformados con personal interdisciplinarios, liderados por funcionarios altamente calificados, como una alternativa para racionalizar las actividades, logrando el máximo aprovechamiento de los recursos humanos disponibles dentro de una institución. Para establecer la planta de personal es indispensable tener en cuenta la estructura u organización interna propuesta, el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos, la escala salarial vigente y el estudio de cargas de trabajo La entidad debe proceder a definir la planta de personal relacionando los empleos de cualquier nivel jerárquico cuyo ejercicio implica confianza, que tengan asignadas funciones de asesoría institucional, asistenciales o de apoyo y que estén al servicio directo e inmediato de la gerencia

8.3.2. Viabilidad O Disponibilidad Presupuestal La entidad debe identificar en el presupuesto asignado a la institución dentro de pago funcionamiento el rubro “servicios personales”, evaluándose el costo anual de la planta de personal propuesta considerando lo gastos de las asignaciones básica, gastos de representación, prima y demás prestaciones legales.

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Con la información anterior se comparan los costos de la planta de personal propuesta con el presupuesto asignado, para determinar si se cuenta con los recurso suficientes para cubrir los costos de la nomina planteada. Si el presupuesto es inferior al costo real de la nomina de la planta de personal propuesta, se debe replantear la cantidad de servicios o productos que la institución ofrece, requiriéndose hacer los ajustes necesarios en el estudio de cargas de trabajo hasta que se adecue al presupuesto aprobado al organismo o entidad correspondiente La otra alternativa ante la situación de presentarse un presupuesto inferior es solicitar el reajuste presupuestal dentro de los términos legales cuando este aplique. Igualmente, el equipo de trabajo debe hacer un análisis comparativo entre la planta de personal actual frente a la planta de personal propuesta, con el fin de identificar, si es del caso, la cantidad de empleos a suprimir, para valorar las indemnizaciones a que haya lugar. Adoptada la planta de personal por la autoridad competente, esta solo tendera efectos a partir del nombramiento de sus empleados, pues las plantas de personal no tienen efectos retroactivos, salvo disposiciones legales y expresas en contrario. La disponibilidad presupuesta no se requiere para el estudio y revisión preliminar del acto administrativo, pero es requisito indispensable para la aprobación de la planta de personal.

70

8.4. Manual Especifico De Funciones Y Competencias Laborales

El manual especifico de funciones y de competencias laborales es un instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conformas la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo Para la elaboración de manual específico de competencias laborales la entidad debe tener en cuenta como marco de referencia el “manual general de funciones” El manual específico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro de los siguientes propósitos: •

Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como:

selección de personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamientos en los puestos de trabajo y evaluación del desempeño. •

Generar en los miembros de la organización el compromiso con el

desempeño eficiente de los empleos, entregándoles la información básica sobre los mismos. •

Proporcionar

implementación

de

información medida

de de

soporte

para

mejoramiento

la

planeación

e

y

modernización

administrativas, estudio de cargas de trabajo. •

Facilitar el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de

autocontrol Competencias laborales: se refieren a un nuevo concepto en la administración, que se define como la “capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados, las

71

funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado Las competencias comunes, la compotamentales y las funcionales, además de los requisitos de estudio y experiencia, conforman las competencias laborales. •

Las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al

conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad •

Las competencias funcionales precisan y detallan aquello que debe

estar en

capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se

definirán a partir del contenido funcional del empleo Metodología para ajustar o establecer los manuales específicos de funciones y de competencias laborales: Ajuste o establecimiento de los manuales: la entidad procederá a ajustar o establecer los manuales específicos de funciones y de requisitos incluyendo los siguientes aspectos: ™ La identificación del propósito principal o razón de ser del empleo, que es la misión o el objeto del empleo que explica la necesidad de existencia del mismo dentro de la estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece ™ Las

competencias

comunes

a

los

servidores

públicos

y

comportamentales que se ha definido por cada nivel jerárquico de empleos

72

las

™ Las competencias funcionales de los empleos ™ Los requisitos de estudio y experiencia ajustados Procedimiento: a continuación se establece el procedimiento a seguir por las entidades para ajustar o establecer los manuales específicos de funciones y de requisitos. Para la realización del ajuste del manual específico de funciones y de requisitos actual se recomienda la conformación de un grupo o equipo de trabajo conformado por personal vinculado a la institución y conocedoras de las funciones señaladas para cada dependencia o área de trabajo. Ajustar la nomenclatura de los empleos: las entidades deberán ajustar o establecer sus plantas de personal de conformidad con la nomenclatura y clasificación de empleos establecidas Ajustar el manual específico de funciones y de requisitos a un manual específico de funciones y de competencias laborales. Paso 1 identificación del empleo: se denomina identificación del empleo al conjunto de datos que describen la denominación, dependencia, código, grado, nivel, numero de cargos y cargo del jefe inmediato. •

Procedimiento para identificar el empleo: nivel. Establezca el nivel

jerárquico al cual pertenece el empleo Denominación del empleo.

Identifique el nombre o denominación del empleo,

según se encuentra previsto en el acto administrativo de ajuste de la planta de personal, el cual deberá estar de acuerdo con la nomenclatura de empleos,

73

Código. El código del empleo debe igualmente corresponder al señalado en la norma que ajusta la respectiva plata de personal y expresa: a.

El primer digito establece el nivel jerárquico al cual pertenece el

empleo b.

Los dos siguientes dígitos corresponden a la denominación del

cargo, dentro del respectivo nivel jerárquico;

No. De cargos. Relacione el número de empleos de igual denominación, código y grado de remuneración existentes en la planta de personal de la entidad. Dependencia. Escriba aquella en la cual esté ubicado el empleo, cuando los empleos se encuentran descritos dependencia por dependencia, en la planta de personal. En el caso de las plantas globales señalar: “donde se ubique el cargo” Cargo del jefe inmediato.

Escriba el nombre del cargo a quien corresponde

ejecutar la supervisión directa del desempeño laboral. En las plantas de personal en las cuales se efectúe la distribución de empleos por dependencia, este corresponderá al empleo de la respectiva jefatura.

Ej. el caso de las plantas

globales, se indicara: “quien ejerza la supervisión directa”

74

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I – IDENTIFICACION Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: No. De cargos: Dependencia: Cargo del jefe inmediato:

PASO 2. Definición del propósito principal o razón de ser del empleo. Cada empleo de la administración pública tiene un propósito fundamental y único para el cumplimiento de la misión institucional. Dicho propósito es la descripción de su objeto fundamental. El propósito principal y las funciones esenciales deben describir entonces lo que es necesario hacer o lograr en términos de resultado. La identificación del propósito principal del empleo explica la necesidad de su existencia o su razón de ser dentro de la estructura de procesos y misión encomendados al área a la cual pertenece. La estructura gramatical sugerida para orientar la definición del propósito principal del empleo, es la siguiente:

75

VERBO La

acción

OBJETO

fundamental Los aspectos sobre los Los

del empleo en función de que los

CONDICION

procesos

en

recae

su

requerimientos

de

acción calidad que se espera

que dentro de su área de obtener en el resultado de

participa y del área de desempeño

su función laboral.

desempeño especifico II PROPOSITO PRINCIPAL

PASO 3. Funciones esencial del empleo. Se denominan funciones esenciales aquellas que se requieren para el cumplimiento del propósito principal del empleo y presentan las siguientes características: a.

Describen lo que una persona debe realizar

b.

Responden a la pregunta ¿Qué debe hacerse para lograr el propósito

principal? c.

Expresan lo que debe hacerse, lo cual no corresponde siempre con

lo que se hace actualmente d.

Cada función en un resultado diferente

e.

Su redacción sigue el mismo ordenamiento metodológico que para el

propósito clave.

76

Las funciones esenciales de cada empleo deben ser claras, precisas y describen el qué hacer y él para qué de cada función, de conformidad con la misión institucional, las actividades de la dependencia, los programas y proyectos y con el nivel y naturaleza general del empleo III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

PASO 4. Definición de las contribuciones individuales o criterios de desempeño. Las contribuciones individuales se refieren al conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en términos de “resultado observables” como consecuencia de la realización del trabajo. Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo ejerciendo un determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es competente e idóneo. De acuerdo con esta definición, determine las contribuciones individuales que se espera de cada empleo, teniendo en cuenta las funciones esenciales de éste y su propósito principal. Para tal efecto, defina qué resultados se obtienen de los procesos, actividades y funciones que realiza el empleado a partir de las siguientes preguntas: ¿Qué se espera del desempeño? ¿Cómo se espera el resultas? ¿Cuál es la calidad de los resultados?

77

La estructura gramatical sugerida para orientar la definición de las contribuciones individuales de quien esté llamado a desempeñar el empleo, es la siguiente: OBJETO

VERBO

CONDICION

Los resultados de la La acción ejecutada

Cumplimiento

del

actividad laboral

resultado

en

esperado

condiciones de calidad. Al describir las contribuciones individuales obsérvese que: a.

Cada función esencial puede tener dos o más contribuciones

individuales b.

La contribución individual contiene un resultado y una condición de

calidad c.

No se describen tareas. Se describen los resultados esperados del

desempeño d.

Las condiciones de calidad son medibles y observables

e.

El cumplimiento del resultado y la condición de calidad permite

evaluar el desempeño y el nivel de competencia. PASO 5. Definir los conocimientos básicos o esenciales que debe poseer quien ocupe el empleo. Los conocimientos básicos o esenciales comprenden el conjunto de teorías, principios, normas, técnicas, conceptos y demás aspectos del saber que debe poseer y comprender quien este llamado al desempeño del empleo, para alcanzar las contribuciones individuales. Los conocimientos básicos o esenciales no se refieren a los certificados o títulos de un determinado estudio formal existente en los anteriores manuales específicos

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de funciones y de requisitos y simplemente deberán armonizarse con el decreto reglamentario del decreto ley 770/05 para las instituciones del orden nacional y el decreto ley 785/05 para instituciones del orden territorial. Por ello los conocimientos básicos o esenciales, se refieren a lo que es indispensable que el empleado conozca para apoyar las contribuciones individuales que se han identificado PASO 6. Establecer los requisitos de estudio y experiencia. Con el documento que establece el manual general de funciones y de requisitos para los empleos, se fijan los requisitos de estudio y referencias requeridos para el desempeño de los mismos Para la fijación de los requisitos se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: ™ Los requisitos para el desempeño de los empleos se establecerán de acuerdo con las funciones y características del cargo y no podrán ser inferiores o superiores a los señalados en el manual general de funciones y requisitos. ™ Los equipos de trabajo de las instituciones deben tener cuidado al determinar los requisitos específicos de los diferentes empleos de sus planta de persona, a efectos de determinar la experiencia. Para ello con base en el estudio de cargas de trabajo y en el análisis ocupacional debe observarse la complejidad, calidad y salarios de los empleos que pertenecen a un mismo nivel jerárquico, de manera que resulte más expedito determinar la experiencia acreditable. ™ para los cargos que requieran titulo o aprobación de años de estudio en educación superior, en las modalidades de formación profesional, tecnológica o

79

técnica profesional, señalar las disciplinas académicas relacionadas con sus funciones, es decir que respalden la posesión de los conocimientos necesarios para su desempeño. ™ La selección de disciplinas se hará teniendo en cuenta la naturaleza de la funciones del empleo, de la dependencia o del área de desempeño, para lo cual se apoyaran la información del sistema nacional de información sobre educación superior SNIES del Ministerio de educación nacional ™ Para los empleos que tengan requisitos determinados en la constitución política, en leyes o decretos especiales, relacionar en el manual de las disposiciones respectivas y transcribirlos, citando de manera exacta dicha norma. ™ Determinar la clase de experiencia requerida, bien sea profesional. Relacionada, laboral o docente según los conocimientos, las habilidades y destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión arte u oficio y el tiempo en término de años. PASO 7. Inclusión de competencias comunes. En el documento que ajuste el manual específico de funciones y de competencias, se transcribirán las competencias comunes establecidas previamente. PASO 8. Inclusión de las competencias comportamentales por nivel jerárquico de empleos. En el documento que ajuste el manual especifico de funciones y de competencias laborales

se

transcribirán

las

competencias

comportamentales

establecidas mínimamente para cada uno de los empleos.

80

mínimas

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACION Nivel: Profesional Denominación del empleo: Asesor Comercial Código: Grado: No de cargos: Uno (1) Dependencia: Administrativa y Financiera Cargo del jefe inmediato: Director Administrativo y Financiero II. PROPOSITO PRINCIPAL Cumplir con el presupuesto de ventas teniendo en cuenta la disponibilidad y desarrollando estrategias de posicionamiento del servicio y mantenimiento de los clientes. Mantener excelentes relaciones comerciales con los clientes atendiendo sus necesidades. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES • • • • • • •

Preparar portafolio de servicios para ser ofrecidas a los clientes según su mercado. Confirmar las necesidades de sus clientes comunicándose con ellos y hacer seguimiento de su satisfacción y de las condiciones del mercado. Registrar las ventas realizadas, ingresándolas al sistema lo más temprano posible. Generar los documentos necesarios para iniciar el proceso de agenciamiento. Acordar con el Director Administrativo la solución a problemas generados por al momento de gestionar los servicios de agenciamiento. Planear y coordinar la recolección de documentos que los clientes proporcionan para la oportuna prestación del servicio. Actualizar oportunamente la información de los clientes. Verificar, aleatoriamente y según la circunstancia, que el prestado cumpla con las especificaciones requeridas por el cliente.

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IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios: Experiencia: Profesional en administración de empresas, Mínimo dos años mercadeo, publicidad o afines Disciplinas:

Otras:

Especializaciones: Competencias:

V. COMPETENCIAS COMUNES • Muy buena comunicación • Resistencia al estrés que conlleva la venta y el ritmo del negocio. • Persuasión y negociación en el esquema gana-gana. • Receptividad y comprensión de la situación del cliente.

VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Ventas Mercadeo Técnicas de negociación Estatuto aduanero y normas que lo complementan

ELABORO

REVISO

APROBO

FECHA Noviembre de 2008

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: No de cargos: Dependencia: Cargo del jefe inmediato:

I. IDENTIFICACION Técnico Auxiliar contable Uno (1) Administrativa y financiera Contador

II. PROPOSITO PRINCIPAL Liquidación y registro de aportes parafiscales, prestaciones sociales, elaboración conciliaciones bancarias, de cartera e inventarios y elaboración de informes III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES Revisión y contabilización: • • • • •

Contabilizar facturas de acreedores y proveedores, cajas menores, anticipos y gastos de viaje. Revisar y legalizar anticipos girados. Revisar, contabilizar y distribuir la nomina por centros de costo (Aportes parafiscales, provisiones). Registrar ajustes por inflación en el sistema. Contabilizar las solicitudes de cheque girados por fuera de nomina.

Generación de informes: • • •

Preparar información para reporte de ejecución presupuestal por área. Preparar información para el balance general. Elaborar informe mensual de gastos de personal.

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Protección de información: •

Hacer copias de seguridad del sistema de información diariamente. Contratación de personal:

•

Revisar los documentos de contratación del personal seleccionado y aprobado por su Jefe inmediato, firmar las afiliaciones a la seguridad social y entregar los contratos a su Jefe inmediato para la firma.

Administración del contrato: • • • •

Hacer seguimiento a las autorizaciones de Horas extras por parte de la Gerencia para asegurar que todo esté debidamente autorizado antes de liquidación y pago. Revisar la pre nómina de la compañía y hacer las observaciones pertinentes en caso de presentarse inconsistencias. Hacer el seguimiento a la corrección de las mismas. Revisar la autoliquidación de de los aportes a la seguridad social e informar a su Jefe inmediato sobre cualquier inconsistencia encontrada. Revisar las cuentas de transporte, su asignación a los centros de costo y entregarlos a su Jefe inmediato para su aprobación. Otros

•

Garantizar la racionalidad de los gastos por caja menor y autorizar el los reembolsos.

IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios: Experiencia: Estudiante de contaduría Dos (2) años Disciplinas:

Otras:

Especializaciones: Competencias:

V. COMPETENCIAS COMUNES • Buen manejo de números • Capacidad de análisis

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• Conocimientos en manejo de nómina • Buenas habilidades comunicativas • Buen manejo de office • Organización y control • Seguimiento Contabilización contable Excel

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VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS y análisis Windows Conocimientos contabilidad

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APROBO

generales

de

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACION Nivel: Técnico Denominación del empleo: Auxiliar logístico Código: Grado: No de cargos: Cuatro (4) Dependencia: Dirección Operativa Cargo del jefe inmediato: Director operativo II. PROPOSITO PRINCIPAL Ejecutar, organizar, controlar y hacer seguimiento de las actividades de intermediación aduanera III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES Comercio exterior •

• • • • • • • • • •

Revisar las Declaraciones de importación, las declaraciones Andinas del Valor, las Declaraciones en Transito Aduanero (D.T.A), las Solicitudes de Autorizaciones de embarque y cualquier otro documento que se tramite ante las autoridades Asesorar en diferentes consultas que se presenten en importaciones y exportaciones al Cliente interno y externo Recibir y revisar documentos Dar apertura a la orden de despacho (D.O) Solicitar fondos y documentos requeridos Coordinar las solicitudes para obtención de vistos buenos (ICA, Sanidad, Fumigaciones), cuando el embarque lo requiera. Informar a los clientes las novedades de cada operación. Coordinar los tramites de los documentos Coordinar la apertura de las mercancías para inspecciones DIAN Verificar la salida de la mercancía Velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad

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• • • • •

Mantener informado al Jefe de Operaciones sobre el desarrollo de cada una de las operaciones asignadas a su cuenta Elaboración de los registros de Importación, modificaciones y licencias de importación Seguimiento de guías. Localizaciones Seguimientos de registros hasta su aprobación

Tramites de Aduana • • • • • • • • • •

Toma de seriales, elaboración de las actas de pre inspección Inspección de mercancías ante funcionarios de la DIAN. Manejo de documentos de nuestro diferentes clientes. Pago en Bancos de las declaraciones en estado 100. Entrega de la mercancía al cliente en depósito o a domicilio. Revisar y archivar carpeta de documentos (D.O.), una vez finalizado el trámite, con los respectivos soportes de levante y entrega de la mercancía. Mantenimiento del archivo de los D.O. al día y en estricto orden. Velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Mantener informado al Jefe de Operaciones sobre el desarrollo de cada una de las operaciones asignadas a su cuenta. Participar activamente en los comités técnicos aduaneros que se realicen.

IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios: Experiencia: Mínimo tres (3) años de experiencia Título Profesional o Titulo Tecnológico o su certificada en equivalente actividades de comercio exterior Otras:

Disciplinas: Especializaciones: Competencias:

V. COMPETENCIAS COMUNES • Iniciativa • Buen manejo de sistemas • Buena comunicación • Relaciones interpersonales • Planificación, organización, control y

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seguimiento • Capacidad para la toma de decisiones y resolver conflictos • Disposición Comercial • Correcta aplicación de la Legislación Aduanera • Relaciones con Entidades Públicas y Privadas Comercio exterior

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VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Estatuto aduanero y normas que lo complementan

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: No de cargos: Dependencia: Cargo del jefe inmediato:

I. IDENTIFICACION Profesional Contador Uno (1) Administrativa y financiera Gerente administrativo y financiero

II. PROPOSITO PRINCIPAL Garantizar la oportunidad y veracidad de la información contable registrada y entregada a los clientes internos y externos Administrar los recursos de efectivo de la empresa y cumplir con el oportuno pago de los compromisos adquiridos. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES Coordinar un adecuado flujo de documentos para generar información contable apropiada. Analizar toda la información generada por el departamento y depurarla.

Generar la información requerida por la Dirección Administrativa y Financiera y/o Gerencia. Adicionalmente mantener actualizada la información para bancos y la vigencia de los cupos de crédito Generación de informes: •Diligenciar formato digital de declaración de renta. •Elaborar los soportes solicitados en medio magnético por la DIAN. •Corregir la declaración de IVA y retención en la fuente del bimestre a

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solicitar. •Preparar documentos para el expediente de solicitud de devolución de IVA. •Revisar y reclasificar mensualmente las cuentas del Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias y auxiliares. •Suministrar la información solicitada por la revisoría fiscal. •Generar los informes solicitados por la Junta. •Preparar las declaraciones o informes para la DIAN y otras entidades de control. •Realizar el cierre contable anual. Ajuste y contabilización: •Revisar y ajustar bimestralmente las cuentas afectadas por el IVA. •Revisar los registros de retención en la fuente. •Revisar diferidos a causar e incluirlos en el periodo contable respectivo. •Revisar depreciaciones a causar e incluirlas en el periodo contable respectivo. •Ingresar los débitos y créditos correspondientes a las amortizaciones. •Revisar las asignaciones contables realizadas a cada centro de costo y generar soportes para la realización de ajuste por errores. •Realizar conciliaciones de bancos. Reintegros: • •

Cotizar, reintegrar a la mejor tasa y preparar la declaración de cambio para los reintegros. Enviar soportes físicos y por vía fax de los documentos para reintegros a cada una de las entidades financieras con las que se haya negociado y contabilizarlos en el mismo día de la operación.

Pagos - obligaciones: • • • • •

Preparar los soportes para pago de obligaciones financieras y sus intereses. Dar respuesta clara y oportuna a los proveedores sobre aclaraciones de cuenta y pagos. Realizar el pago de la nomina por gerencia electrónica, a los empleados que tienen cuenta con este sistema. Actualizar la documentación necesaria para la renovación de créditos y actualización de firmas. Buscar alternativas de financiación (por ejemplo créditos

90

• •

bancarios). Realizar inversiones de acuerdo con las instrucciones de la Dirección Administrativa y Financiera en caso de presentarse excedentes de efectivo. Controlar gastos de la entidad.

Flujo de caja: • •

Obtener los saldos contables y flotantes de efectivo todos los días. Preparar y presentar al director administrativo y financiero el flujo de caja semanal, mensual y anual presupuestado.

Archivo: •

Responder por el archivo de la documentación generada en el área

Control: •Controlar provisiones para cada quincena. •Coordinar la toma física de inventarios (si lo hubiere) rotativos y de final de año. En el departamento: • • • • • •

Hacer llegar y entender al personal del departamento los principios, valores, políticas y misión de la empresa y del área. Hacer cumplir el reglamento interno del trabajo por parte del personal a su cargo. Asegurar una comunicación permanente y efectiva con su equipo. Participar activamente en la inducción, capacitación y entrenamiento del personal necesario para su área. Evaluar permanentemente el personal a su cargo mediante el seguimiento de su desempeño y establecimiento de metas de mejoramiento en los casos que lo ameriten. Asegurar la motivación de su personal y el mantenimiento de un excelente equipo.

IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios: Experiencia: Profesional en Contaduría Pública con Tarjeta Cuatro (4) años Profesional vigente.

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Disciplinas:

Otras:

Contabilidad, costos, tributaria

Especializaciones: V. COMPETENCIAS COMUNES • • • • • •

Competencias:

Habilidad numérica Habilidad negociadora Capacidad de análisis Buenas relaciones interpersonales Organización seguimiento • Delegación y control

VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Windows Excel Conocimientos generales de contabilidad Conocimientos en tributación Conocimiento en inventarios Conocimientos en recursos humanos

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: No de cargos: Dependencia: Cargo del jefe inmediato:

I. IDENTIFICACION Profesional Director administrativo y financiero Uno(1) Administrativa y financiera Gerente

II. PROPOSITO PRINCIPAL Comerciar y ejecutar lo negociado dentro de las políticas que la empresa ha desarrollado, cumpliendo el presupuesto anual de ventas y manteniendo excelentes relaciones de largo plazo y de mutuo beneficio con los clientes. Mantener contacto permanente con el mercado para poder proyectar los comportamientos del mismo y así poder determinar la demanda futura de servicios aduaneros III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1. Planeación: 1.1. Realizar la planeación comercial de la compañía, (anual, mensual y semanal) con base en las necesidades del mercado. 1.2. Mantener informada a la organización sobre la tendencia del mercado, haciendo un análisis permanente del mismo. 1.3. Diseñar estrategias de venta, auditar su ejecución y lograr correctivos en el resultado de los clientes, previo análisis de la ejecución de ventas semanal y mensual en cuanto a precios y volúmenes vendidos por cliente. 1.4. Diseñar promociones que permitan colocar mas servicios a los clientes de acuerdo a sus necesidades. 2. Precios

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2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

Establecer los precios dentro de las políticas establecidas por la empresa y las condiciones del mercado, siempre tratando de lograr el mejor precio posible. Comunicar oportunamente a los ejecutivos de cuenta los precios establecidos. Mantener información actualizada sobre los precios del mercado. Acordar el precio para temporadas con la Gerencia General al igual que para servicios que se salgan de los parámetros normales.

3. Venta 3.1. Asegurar la ejecución los planes y presupuestos de venta diseñados. 3.2. Atender a los principales clientes de la compañía, mediante las ofertas y oportuna respuesta de inquietudes y reclamos. 4. Facturación 4.1. Asegurar que la facturación de la empresa corresponde a lo negociado. 4.2. Asegurar que la información de los servicios prestados llegue a cada cliente de forma completa y oportuna. 5. Información 5.1. Asegurar que la información suministrada por el área comercial a las otras áreas de la empresa y la Gerencia es veraz, oportuna, completa. 5.2. Informar oportunamente a la Gerencia sobre problemas en la prestación del servicio de agenciamiento. 5.3. Comunicar a las áreas involucradas todos los comentarios hechos por los clientes. 5.4. Garantizar el oportuno trámite y el suministro de la información de facturación, notas crédito, etc., a las respectivas áreas. 5.5. Llevar los indicadores de la Gestión de ventas, analizarlos y definir correctivos cuando sea necesario. 6. Servicio al Cliente 6.1. Mantener una sana y excelente relación con todos los clientes de la empresa conservando con todos ellos constante comunicación y logrando los niveles de servicio requeridos por cada uno de ellos. 6.2. Hacer seguimiento a las ventas de los servicios prestados a todos los clientes. 6.3. Asegurar que los clientes reciben la información de la empresa (disponibilidades, documentos de despacho y notas crédito) oportunamente.

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6.4. 6.5. 6.6.

Exigir respuesta a las áreas involucradas ante problemas expuestos por los clientes y transmitir a los clientes la información correspondiente. Mantener actualizadas y completas las hojas de vida de cada uno de los clientes. Para la apertura de clientes nuevos, cumplir con los requisitos establecidos por la normatividad.

7. Mercadeo 7.1. Mantenerse enterado de las tendencias del mercado e informar a la Empresa al respecto. 7.2. Representar a la empresa en diferentes eventos comerciales. 7.3. Garantizar que el servicio que se ofrece en las diferentes sucursales sea prestado en excelentes condiciones y corresponda a los parámetros de calidad. 7.4. Definir con la Gerencia clientes potenciales y trabajarlos hasta convertirlos en clientes activos. 8. Gestión Humana 8.1. Hacer llegar y entender al personal de la entidad los principios, valores, políticas y misión de la empresa y del área. 8.2. Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo por parte del personal a su cargo. 8.3. Programar el trabajo en tiempo suplementario cuando sea necesario, asegurando su optimización. 8.4. Asegurar una comunicación permanente y efectiva con su equipo. 8.5. Participar activamente en la selección, inducción, capacitación y entrenamiento del personal necesario para su área. 8.6. Evaluar permanentemente al personal a su cargo, mediante el establecimiento de metas, el seguimiento de su desempeño y fijación de objetivos de mejoramiento en los casos que lo ameriten. 8.7. Asegurar la motivación de su personal y el mantenimiento de un excelente equipo. 9. En la Organización 9.1. Apoyar las demás áreas organizacionales cuando el responsable de área este ausente siguiendo las instrucciones de este. IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios: Experiencia: Profesional en administración de empresas, Cuatro años de ingeniería industrial o afines. experiencia exitosa y

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comprobada en ventas de servicios de agenciamiento aduanero. Disciplinas:

Otras:

Especializaciones: comercio exterior Competencias:

Administración Comercio exterior

ELABORO

V. COMPETENCIAS COMUNES • Sociable y con muy buena capacidad para relacionarse en general. • Dinamismo y alto nivel de actividad • Liderazgo • Trabajo en equipo. • Excelente comunicación • Resistencia al estrés que conlleva la venta y el ritmo del negocio. • Persuasión y negociación en el esquema gana-gana. • Receptividad y comprensión de la situación del cliente. • Auto motivador. VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Finanzas Estatuto aduanero y normas que lo complementan

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: No de cargos: Dependencia: Cargo del jefe inmediato:

I. IDENTIFICACION Profesional Director de operaciones Uno(1) Dirección de operaciones Gerente

II. PROPOSITO PRINCIPAL Garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales referentes a los tramites, autorizaciones y vistos buenos de tipo aduanero, fitosanitario o cambiario establecidos por los entes reguladores del Estado, a fin de facilitar el establecimiento de relaciones comerciales en el exterior o el interior. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES Documentos de exportación: •Tramitar bimestralmente apertura de documentos de exportación. •Tramitar bimestralmente el cierre de documentos de exportación. •Coordinar y tramitar importaciones de insumos. •Tramitar o solicitar renovación de registros ante entidades reguladoras. •Tramitar la apertura extraordinaria de documentos de exportación o para envíos de muestras sin valor comercial. •Revisar la facturación generada por las agencias de carga. Documentos de importación: • Revisar las Declaraciones de importación, las declaraciones Andinas del Valor, las Declaraciones en Transito Aduanero (D.T.A), las Solicitudes de Autorizaciones de embarque y cualquier otro documento que se tramite ante las autoridades • Asesorar en diferentes consultas que se presenten en importaciones y exportaciones al Cliente interno y externo • Coordinar las solicitudes para obtención de vistos buenos (ICA, Sanidad, Fumigaciones), cuando el embarque lo requiera

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•

Seguimientos de registros hasta su aprobación.

Informes a terceros: •Elaborar declaraciones para informe al Banco de la República sobre cuentas de compensación y control de cambios. •Elaborar declaraciones para informe a la DIAN sobre cuentas de compensación. •Elaborar informe bimestral de guías aéreas utilizadas para devolución del IVA. •Liquidar y elaborar certificados a proveedores que no facturen IVA. Sobre estos certificados enviar un informe al Mincomex y a Bancoldex. •Coordinar el manejo de los programas de Plan Vallejo. Con otros departamentos: •Controlar y administrar con la Gerencia Administrativa y Financiera el manejo de los seguros adquiridos por la empresa. •Elaborar en conjunto con el departamento de cartera el informe de aplicación de reintegros de las exportaciones efectuadas. IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios: Experiencia: Profesional en administración de empresas, Cuatro años de ingeniería industrial o afines. experiencia exitosa y comprobada en ventas de servicios de agenciamiento aduanero. Otras:

Disciplinas: Especializaciones: comercio exterior

V. COMPETENCIAS COMUNES Competencias: VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Administración Logística Estatuto aduanero y normas que Normatividad de origen y acuerdos lo complementan internacionales ELABORO

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: No de cargos: Dependencia: Cargo del jefe inmediato:

I. IDENTIFICACION profesional Director Logístico Uno (1) Dirección Logística Gerente

II. PROPOSITO PRINCIPAL Planear integralmente el manejo de las mercancías, inventarios, despachos, transportes, a fin de optimizar la entrega. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES Planeación. Dirección y control •

Planear el manejo de las mercancías que ingresan y salen del país, para optimizar los costos de administración de esta.

•

Proyectar la oferta de servicios utilizados, buscando la máxima rentabilidad posible.

•

Realizar el debido seguimiento a las mercancías para garantizar la satisfacción del cliente, evitando contratiempos y cancelaciones.

•

Dirigir la operación de importación y exportación para evitar pérdidas económicas por robos o daños del producto.

•

Dirigir la operación de despachos garantizando la entrega oportuna de los mismos.

•

Garantizar la óptima utilización de los transportes, buscando el traslado de la mercancía en el menor tiempo posible sin incurrir en

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gastos extras. •

Inspeccionar los depósitos para determinar la seguridad, servicio prestado, instalaciones, manejo, control, para la total garantía de respaldo en el guarde de las mercancías

•

Solucionar a diario los problemas reportados.

•

Garantizar por el buen manejo de la mercancía.

•

Apoyar al asesor comercial en la elaboración de presupuesto anual de ventas.

•

Administrar de forma eficiente los recursos logísticos con los que cuenta la empresa.

•

Llevar los indicadores de cumplimiento en entrega y despacho.

•

Optimizar el manejo administrativo de transporte tanto fluvial, marítimo y terrestre.

Administración de Personal •

Hacer llegar y entender a la gente del departamento los principios, valores, políticas y misión de la empresa y del área.

•

Hacer cumplir del reglamento interno del trabajo por parte del personal a su cargo.

•

Programar el trabajo en tiempo suplementario cuando sea necesario, buscando su minimización.

•

Asegurar una comunicación permanente y efectiva con su equipo.

•

Participar activamente en la inducción, capacitación y entrenamiento del personal necesario para su área.

•

Evaluar permanentemente el personal a su cargo mediante el seguimiento de su desempeño y establecimiento de metas de mejoramiento en los casos que lo ameriten.

•

Asegurar la motivación de su personal y el mantenimiento de un excelente equipo.

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•

Responder por el cumplimiento de las normas de seguridad.

Seguridad • Asegurar el cumplimiento en su proceso de todas las normas de seguridad tendientes a evitar el narcotráfico y terrorismo. Estudios:

IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Experiencia:

Profesional en una carrera afín. (Administración de Mínimo dos años empresas, ingeniería industrial, contaduría, etc.). cargos similares

Disciplinas:

en

Otras:

Especializaciones: en logística V. COMPETENCIAS COMUNES • • • • •

Competencias:

Planeación Organización Control Buenas relaciones interpersonales Trabajo en equipo • Motivador

VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Legislación aduanera Acuerdos y tratados comerciales

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: No de cargos: Dependencia: Cargo del jefe inmediato:

I. IDENTIFICACION Profesional Gerente Uno (1) Gerencia Junta de socios

II. PROPOSITO PRINCIPAL Ejecutar todos los actos y contratos acordes con la naturaleza de su encargo y que se relacionan directamente con el giro ordinario de los negocios sociales. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES Facultades y funciones 1. Ejecutar ya hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la junta 2. Fijar todos los salarios, nombrar y remover libremente a los funcionarios y trabajadores de la Agencia Aduanera y velar porque todos cumplan estrictamente los deberes 3. Presentar un informe de su gestión a la junta de socios en sus reuniones ordinarias y el balance general de fin del ejercicio con un proyecto de distribución de utilidades 4. Presentar a la junta en sus sesiones ordinarias en informe detallado de su gestión y las medidas cuya adopción recomiende 5. Dirigir la contabilidad de la compañía y responder de que esta se lleve al día conforme a la ley 6. El gerente como representante legal de la Agencia Aduanera podrá adquirir o enajenar a cualquier titulo muebles o inmuebles, tendiente a cumplir con el objeto social 7. Abrir cuentas corriente y de ahorro en los bancos; celebrar contrato de cambio en todas sus formas, celebrar toda clase de operaciones con entidades bancarias o de crédito y en general, representar a la sociedad en todo acto o contrato

102

dentro de los limites señalados por los estatutos 8. Convocar a la junta general de socios a las reuniones ordinarias y extraordinarias. 9. Promocionar los servicios e imagen de la entidad en búsqueda de nuevos negocios. Presentar ofertas comerciales. 10. Atender y solucionar consultas tanto de clientes como de funcionarios de la compañía en temas aduaneros, tributarios, cambiarios y de logística de mercancías. 11. Mantener la legislación aduanera actualizada. Intervenir y plantear soluciones cuando se presenten inconvenientes en los procesos operativos 12. Atender los requerimientos de las autoridades aduaneras 13. Mantener permanentemente actualizadas las autorizaciones, permisos y polizas requeridas para funcionar como Agencia Aduanera 14. Cumplir con las obligaciones tributarias y laborales a cargo de la entidad y sus respectivas sucursales IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Estudios: Experiencia: Profesionales en administración de empresas, Cinco (5) años de comercio exterior o carreras afines o abogado experiencia en cargos con especialización en derecho aduanero similares Otras:

Disciplinas: Especializaciones: Competencias:

V. COMPETENCIAS COMUNES • Habilidad técnica • Habilidad humana • Habilidad de conceptualización • Habilidad de diseño • Líder

VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Recursos físicos Recursos humanos Recursos financieros Recursos tecnológicos

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

Nivel: Denominación del empleo: Código: Grado: No de cargos: Dependencia: Cargo del jefe inmediato:

I. IDENTIFICACION Profesional Revisor Fiscal Uno (1) Asesora Gerente

II. PROPOSITO PRINCIPAL Realizar el ejercicio de actividades fiscalizadoras con el ánimo de dar seguridad a los propietarios de la entidad sobre el sometimiento de ésta a las normas legales y estatutarias, así como acerca de la seguridad y conservación de los activos sociales y observar la conducta en procura de la fidelidad de los estados financieros. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES Funciones 1) Certificar que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la junta de socios. 2) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la junta de socios o al gerente, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la entidad y en el desarrollo de sus negocios; 3) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de la entidad, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados; 4) Velar por que se lleve regularmente la contabilidad de la entidad y las actas de las reuniones de la junta de socios, y porque se conserve debidamente la correspondencia de la entidad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines; 5) Inspeccionar asiduamente los bienes de la entidad y procurar que

104

6) 7) 8) 9)

se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título; Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales; Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente; Convocar a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomienda la junta de socios.

Estudios:

IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Experiencia:

Profesional en Contaduría

Mínimo dos años cargos similares

Disciplinas:

Otras:

en

Especializaciones: Competencias:

V. COMPETENCIAS COMUNES • organizado • Buena comunicación • Planeador • orden • capacidad analítica • Adecuado manejo del tiempo • Excelentes relaciones interpersonales • Toma de decisiones

VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Normas de auditoria Planeación Código de comercio Comercio exterior

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MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACION Nivel: Técnico Denominación del empleo: Secretaria Recepcionista Código: Grado: No de cargos: Uno (1) Dependencia: Administrativa y financiera Cargo del jefe inmediato: Director administrativo y financiero II. PROPOSITO PRINCIPAL Realizar el ejercicio de actividades de apoyo administrativo, complementarias de las tareas propias de la entidad, para el desarrollo de la gestión administrativa del área de desempeño, teniendo en cuenta las reglas vigentes, la tecnología y las políticas de la misma. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1) Recepcionar y gestionar el trámite documental oportuno de entrada y salida de la correspondencia general y específica de la entidad. 2) Atender al público telefónica y personalmente para orientar y suministrar información a los clientes internos y externos apoyando el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño, teniendo en cuenta las políticas de la entidad. 3) Mantener actualizado y organizado el archivo de documentos de cada área, para garantizar una consulta actualizada y veraz 4) Manejar la agenda del jefe e informarle permanentemente sobre

106

sus compromisos, llevando el sistema de control y seguimiento por asuntos, citas, entrevistas, compromisos y eventos en general del desempeño del área, para garantizar su oportuno cumplimiento. 5) Transcribir la correspondencia y demás documentos propios de la gestión señalados por el jefe, así como tramitar viáticos, pasajes, y reservas relacionadas con las comisiones de los funcionarios para el normal desarrollo de las actividades de las dependencias. 6) Realizar la obtención de fotocopias de la documentación que sean requeridas por el jefe y funcionarios, para facilitar el normal desarrollo de las actividades de la dependencia. 7) Colaborar con el jefe y funcionarios de la dependencia en la búsqueda de la información necesaria para la ejecución de sus labores. 8) Coordinar el adecuado y oportuno suministro de elementos de trabajo como papelería y demás elementos de consumo a los funcionarios de la dependencia, para facilitar la continuidad de las labores del área 9) Mantener actualizado el inventario de elementos, muebles y equipos asignados a la dependencia para mantener una información actualizada ante el área competente 10)Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo a la naturaleza del empleo 11)Manejo del personal de servicios generales

Estudios:

IV. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Experiencia:

Mínimo bachillerato y formación en secretariado.

Mínimo dos años cargos similares

Disciplinas:

Otras:

Especializaciones: V. COMPETENCIAS COMUNES Competencias:

• Iniciativa • Buen manejo de sistemas • Buena comunicación • Organización y orden

107

en

VI. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS Técnicas de servicio Actualización permanente de la estructura orgánica y funcional de la entidad Herramientas informáticas, Conocimiento en normas de correo y administración de sistemas de servicios de mensajería información, procesadores de texto Conocimientos en gestión y Conocimientos en expresión oral y legislación documental. Tablas escrita, técnicas de redacción de retención documental

ELABORO

REVISO

APROBO

FECHA Noviembre de 2008

108

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Se recomienda adecuar los estatutos de la Agencia Aduanera Aducoin de acuerdo a lo establecido mediante el artículo 25 del decreto 2883/2008 respecto de la inclusión del Manual de Funciones orientado a competencias. Enseñar el Nuevo Código de Ética a clientes internos y externos afín de promover una cultura de servicio. Se recomienda continuar con el proceso de benchmarking de una forma periódica, de tal forma que le permita a la entidad mantenerse actualizada y a la vanguardia de los nuevos desafíos de la economía y del intercambio comercial. La Agencia Aduanera Aducoin SIA Ltda. actualmente no presenta una adecuado mapa de procesos y procedimientos , lo que se traduce en una constante duplicación de funciones y se muestra como uno de los riesgos mas evidentes al proceso de gestión de la calidad. Elaborar un archivo a manera de hoja de vida de cada uno de los clientes, que permita su reconocimiento jurídico y legal, para establecer controles preventivos que imposibilite conductas contrarias a los procedimientos y a la ley.

109

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

Boxwell Jr. Robert J. Benchmarking: Para Competir con Ventaja. Ed. Mc Graw Hill. Bogotá, 1996. Constitución Política de Colombia, 1991. Departamento Administrativo de la Función Pública, Guía para la medición de cargas de trabajo en el sector público. Bogotá, Marzo de 2003. Departamento administrativo de la función pública. Guía de modernización de Entidades Públicas. Bogotá, octubre de 2007. Etkin Jorge, Política Gobierno y Gerencia de las organizaciones, Ed. Prentice Hall, Buenos Aires 2000. Galofré Isart Alberto. Documento Técnicas para el Análisis de Cargas de Trabajo y la Racionalización de las plantillas. Hernández Sampieri Roberto y otros. Metodología de la investigación. Ed. Mc Graw Hill, México 2000. Spendolini Michael P. Benchmarking, editorial Norma, Bogotá, 1994. Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Separación funcional y Organización Especializada de la DIAN, 1997.

110

Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Estatuto Aduanero, Decreto 2685 de 1999. Bogotá, 2000. Sánchez Vásquez Adolfo. Ética. Editorial Grijalbo S.A. México, 1974. Unidad Administrativa especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Liderazgo Institucional. Bogotá, 2000. Valores éticos. Méndez García José María. Ed. Estudios de Axiología, Madrid 1978.

111

ANEXOS

112

TABLA DE CONTENIDO LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA .......................................................................... 1 1. Identificación del tipo de práctica administrativa y su relación con el tema a desarrollar ................................................................................................................ 2 2.

Objetivos de la Práctica Administrativa ............................................................. 3 2.1. Objetivo General ......................................................................................... 3 2.2. Objetivos Específicos.................................................................................. 3

2.3.

Resultados Esperados ................................................................................... 4

3. Marco de Referencia ......................................................................................... 5 3.1. Marco teórico .............................................................................................. 5 3.2. Marco conceptual ....................................................................................... 6 3.2.1. 3.2.1.1.

Benchmarking. ..................................................................................... 7 Tipos de Benchmarking. ................................................................. 11

3.2.1.1.1. Benchmarking competitivo. ............................................................. 11 3.2.1.1.2. Benchmarking cooperativo.............................................................. 11 3.2.1.1.3. Benchmarking colaborador. ............................................................ 12 3.2.1.1.4. Benchmarking interno. .................................................................... 12 3.2.1.2. 3.2.2. 3.2.2.1.

Criticas habituales al Benchmarking. .............................................. 12 Manual de funciones y competencias laborales. ................................ 13 Competencias laborales.................................................................. 14

3.3. Marco geográfico ...................................................................................... 15 3.4. Marco histórico ......................................................................................... 16 3.4.1.

Estructura del estado y del poder publico .......................................... 16

3.4.2.

Estructura orgánica de la DIAN .......................................................... 20

113

3.4.2.1.

Origen de la DIAN ........................................................................... 22

3.4.2.2.

Ciudades donde se encuentra la DIAN ........................................... 22

3.4.2.3.

Actividades y funciones de la DIAN ................................................ 23

3.4.2.4.

Procesos característicos de la DIAN .............................................. 24

3.4.2.4.1. Proceso de aduanas y cambios ...................................................... 25 3.4.3.

AGENCIAS ADUANERAS ................................................................. 28

3.4.3.1.

Función ........................................................................................... 29

3.4.3.2.

Responsabilidad De Las Agencias Aduaneras ............................... 33

3.5. Marco Normativo ...................................................................................... 33 3.5.1.

Marco normativo del manual de Funciones. ....................................... 35

4. METODOLOGIA.............................................................................................. 37 4.1. TIPO, MÉTODO Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 37 4.2. Fases o etapas y actividades. ................................................................... 38 4.3. Fuentes de información: ........................................................................... 39 4.3.1.

Fuentes de Información Primaria ...................................................... 39

4.3.2.

Fuentes de información Secundaria ................................................... 39

RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA ......................................... 40 5. NUEVA REGLAMENTACIÓN ADUANERA..................................................... 41 5.1. Que son las Agencias Aduaneras ............................................................. 42 6.

CÓDIGO DE ÉTICA ........................................................................................ 44 6.1. ¿Para que un código de ética? ................................................................ 47 6.2. ¿Que busca el código de ética? ............................................................... 49 6.3. ¿A dónde debemos llegar con la aplicación del código de ética?............. 50

7. PROPUESTA CÓDIGO DE ÉTICA ................................................................. 60 7.1. VISIÓN...................................................................................................... 60 7.2. MISIÓN. .................................................................................................... 60

114

7.3. Valores éticos fundamentales ................................................................... 61 7.4. Relación agencia aduanera – clientes. ..................................................... 62 7.5. Relación agencia aduanera – autoridad. .................................................. 63 7.6. Relación agencia aduanera – colega aduanero. ....................................... 64 7.7. Relación agencia aduanera - sociedad. .................................................... 65 8. MANUAL DE FUNCIONES ............................................................................. 66 8.1. Sistema De Nomenclatura Y Clasificación De Empleos ........................... 66 8.2. Denominación Del Empleo ....................................................................... 67 8.3. Determinación De La Planta De Personal ................................................ 68 8.3.1.

Ventajas de la planta global ............................................................... 68

8.3.2.

Viabilidad O Disponibilidad Presupuestal ........................................... 69

8.4. Manual Especifico De Funciones Y Competencias Laborales .................. 71 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 109 FUENTES BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................ 110 ANEXOS .............................................................................................................. 112

115

ANEXO 1 FORMULARIO 1 MEDICION DE CARGAS DE TRABAJO TIEMPO TOTAL CANTIDAD DE

EN CANTIDAD PROCESOS POR DEPENDENCIA

NIVEL Y ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO

DENOMINACION DEL EMPLEO

TIEMPO DE

PROMEDIO DE REQUISITOS DEL

VECES QUE SE

PROCEDIMIENTO

REPITE EL PROCEDIMIENTO

TRABAJO POR CADA PROCEDIMIENTO.

EN EL MES

(EN HORAS)

HORAS/HOMBRE EN EL MES DE CADA PROCEDIMIENTO DISTRIBUIDO POR NIVELES Y DENOMINACION DEL EMPLEO

TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACION DEL EMPLEO, ACTIVIDAD Y PROCESOS TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA

TOTAL PROMEDIO MES-HORAS/ HOMBRE POR ACTIVIDAD

PRODUCTOS TOTAL

GENERADOS

PROMEDIO MES-

POR EL

HORAS/HOMBRE

PROCESO EN

POR PROCESO

EL MES O MESTAS PROPUESTAS.

ANEXO 2 FORMULARIO 2 PERSONAL REQUERIDO PARA LA INSTITUCION NIVELES TOTAL POR

DEPENDENCIA

DEPENDENCIA DIRECTIVO

TOTAL REQUERIDO POR NIVEL

ASESOR

PROFESIONAL

TECNICO

ASISTENCIAL

COMISION NACIONAL MIXTA DE GESTION TRIBUTARIA Y ADUANERA

COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DIRECCION GENERAL

COMITÉ DE DIRECCION

COMITÉÉ DEL SERVICIO FISCAL

COMITÉ PROGRAMA DE PROMOCION E INCENTIVOS

COMISION ADMINISTRADORA DEL SISTEMA ESPECIFICO DE CARRERA

OFICINA DE SERVICIOS INFORMATICOS

OFICINA JURIDICA

OFICINA DE ESTUDIOS ECONOMICOS

OFICINA DE INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

COMISION DE PERSONAL

ORGANO ESPECIAL DEFENSOR DEL CONTRIB. Y DEL USUARIO ADUANERO

OFICINA DE POLICIA FISCAL Y ADUANERA

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

DIRECCION DE ADUANAS

DIRECCION DE IMPUESTOS

ORGANIGRAMA ADUCOIN SIA LTDA.

GERENTE REVISORIA FISCAL

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

OFICINA JURIDICA

DIRECTOR DE OPERACIONES

CALI MEDELLIN BUENAVENTURA CARTAGENA

DIRECTOR LOGISTICO

COMISION NACIONAL MIXTA DE GESTION TRIBUTARIA Y ADUANERA

COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DIRECCION GENERAL

COMITÉ DE DIRECCION

COMITÉÉ DEL SERVICIO FISCAL

COMITÉ PROGRAMA DE PROMOCION E INCENTIVOS

COMISION ADMINISTRADORA DEL SISTEMA ESPECIFICO DE CARRERA

OFICINA DE SERVICIOS INFORMATICOS

OFICINA JURIDICA

OFICINA DE ESTUDIOS ECONOMICOS

OFICINA DE INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

COMISION DE PERSONAL

ORGANO ESPECIAL DEFENSOR DEL CONTRIB. Y DEL USUARIO ADUANERO

OFICINA DE POLICIA FISCAL Y ADUANERA

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

DIRECCION DE ADUANAS

DIRECCION DE IMPUESTOS

NIVEL CENTRAL

NIVEL LOCAL

NIVEL DELEGADO