EMC Document Sciences xpresso for Word

EMC ® Document Sciences ® xPresso ® for Word Version 4.5 SP1 Guía del usuario EMC Corporation Corporate Headquarters Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.EMC.com Legal Notice Copyright © 2006-2014 EMC Corporation. All Rights Reserved. EMC believes the information in this publication is accurate as of its publication date. The information is subject to change without notice. THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED “AS IS.” EMC CORPORATION MAKES NO REPRESENTATIONS OR WARRANTIES OF ANY KIND WITH RESPECT TO THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION, AND SPECIFICALLY DISCLAIMS IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. Use, copying, and distribution of any EMC software described in this publication requires an applicable software license. For the most up-to-date listing of EMC product names, see EMC Corporation Trademarks on EMC.com. Adobe and Adobe PDF Library are trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Inc. in the U.S. and other countries. All other trademarks used herein are the property of their respective owners. Documentation Feedback Your opinion matters. We want to hear from you regarding our product documentation. If you have feedback about how we can make our documentation better or easier to use, please send us your feedback directly at [email protected] Tabla de Contenidos Capítulo 1 Capítulo 2 ................................................................................................ ¿A quién va dirigido este libro? ......................................................................... Actualización de la licencia ............................................................................... Directorio de configuración ............................................................................... xPressionHome ................................................................................................ Cuadros de información.................................................................................... Soporte técnico ................................................................................................. Introducción ................................................................. ¿Qué es un documento de xPresso for Word? ..................................................... Documentos creados en una versión anterior.................................................. Iniciar xPresso for Word .................................................................................... Problemas conocidos y limitaciones ................................................................... Microsoft Word se cuelga al iniciarse ............................................................. Falta un elemento xPresso en el menú Archivo ............................................... Falta la ficha Diseñador de xPresso for Word .................................................. Problema con la configuración de pantalla de Windows .................................. La función Deshacer ..................................................................................... Saltos de sección ........................................................................................... Problema con el registro de documentos ........................................................ Introducción a xPresso for Word 17 17 17 18 18 18 19 21 21 22 22 22 23 23 23 23 24 24 24 Cómo trabajar con xPresso for Word 4.5 SP1 y 4.2 en la misma estación de trabajo ............................................................................................ 24 Trabajar con el servidor de xPression ................................................................. Repositorios de xPression.............................................................................. Control de versiones en el repositorio de xPression ..................................... Procesamiento por fecha efectiva ........................................................... Fecha de retirada .............................................................................. Estrategias organizativas y de administración......................................... Troncos y versiones secundarias ........................................................ Vinculación al contenido de xPresso mediante una versión ................. Retirada de plantillas ........................................................................ Control de versiones en el repositorio de Documentum xPression................ Obtención de archivos en el servidor fuera de xPresso .................................... Conexión con el servidor ............................................................................... Definición de un servidor .......................................................................... Iniciar sesión en un servidor ...................................................................... Administración de documentos de xPresso .................................................... Cambiar la visualización de la información ................................................ Filtrar documentos ................................................................................... Trabajar con versiones de documento......................................................... Definición de las fechas efectiva y de retirada ............................................. Mover documentos por el flujo de trabajo .................................................. Ver el historial del flujo de trabajo .............................................................. Obtención de una vista previa en línea ....................................................... 25 25 26 26 27 28 28 28 28 28 29 29 30 30 31 32 33 33 33 34 35 35 3 Tabla de Contenidos Capítulo 3 4 Realizar análisis de impacto ...................................................................... Ajuste del rendimiento de carga del cuadro de diálogo de Panel de ECM ................................................................................................... 35 Crear una plantilla ............................................................................................ 36 Abrir una plantilla existente .............................................................................. Plantillas almacenadas localmente ................................................................. Plantillas vistas recientemente ....................................................................... Plantillas almacenadas en el repositorio de xPression ...................................... Trabajar con plantillas de solo lectura......................................................... Plantillas almacenadas en el repositorio de Documentum xPression ................ Búsquedas en el repositorio de Documentum xPression .............................. Búsqueda sencilla ................................................................................. Búsqueda avanzada .............................................................................. Cancelación de una retirada .......................................................................... Apertura de documentos de Documentum ..................................................... 37 37 37 38 38 39 39 39 40 41 41 Trabajar con la ficha Diseñador de xPresso for Word ........................................... 42 Cómo trabajar con el panel del explorador ......................................................... Trabajar con el explorador de plantillas .......................................................... Elementos de plantilla no válidos .............................................................. Trabajar con el explorador de variables .......................................................... Elementos de variable no válidos ............................................................... Iconos ...................................................................................................... Trabajar con el explorador de diseño HTML ................................................... Trabajar con el contenido del lienzo ................................................................... ¿Cómo puedo sacar el cursor de un control de contenido? ............................... Cómo deshacer una función en contenido dinámico........................................ ¿Por qué no puedo aplicar formato a mi contenido dinámico? ......................... 42 42 43 44 44 45 46 46 46 47 47 Diseño de plantillas ..................................................................................... Información general de planificación ................................................................. Consideraciones sobre diseño de documentos ................................................ Compatibilidad con el idioma ................................................................... Consideraciones sobre formatos de texto .................................................... Consideraciones sobre formatos de tabla .................................................... Compatibilidad de PostScript .................................................................... Estilo PlaceholderText de Word ................................................................. Diseño y configuración de secciones .................................................................. Crear definiciones de página ........................................................................ Trabajar con encabezados y pies de página ..................................................... Creación de encabezados y pies de página ................................................. Cambiar los encabezados y pies de página de una plantilla ......................... Encabezados y pies de página “flexibles” ................................................... 49 49 50 50 50 51 51 51 51 51 53 53 53 54 Creación de salidas de varias imposiciones ......................................................... Definición de tamaños de página de documentos de imposición ...................... Consideraciones sobre fuentes ........................................................................... Fuentes de caracteres grandes ....................................................................... Compatibilidad con tipografía asiática ...................................................... Fuentes PostScript ........................................................................................ Fuentes Type 1 de Adobe .......................................................................... Fuentes AFP ................................................................................................. 55 55 56 56 57 58 58 59 Consideraciones sobre multimedia para salidas PostScript .................................. 59 Saltos de sección ............................................................................................... Consideraciones sobre la división de palabras .................................................... Modificación de los diccionarios de división de palabras ................................. 59 59 60 36 Tabla de Contenidos Capítulo 4 Capítulo 5 Especificaciones de diccionarios de idioma diferentes ..................................... Uso de un campo de datos ........................................................................ Uso de un valor codificado de forma rígida ................................................ 62 63 63 Contenido del documento ................................................................................. ¿Qué es el contenido dinámico? ..................................................................... Ejemplo de contenido dinámico ................................................................. ¿Qué es el contenido estático?........................................................................ 64 64 65 65 ....................................................................................... Preparación de archivos de datos ....................................................................... Tipos de esquema compatibles ...................................................................... Uso de instrucciones de inclusión en el esquema ............................................ Adición de saltos de línea a campos XML ....................................................... Etiquetas XML personalizadas....................................................................... Etiquetas HTML en datos XML ..................................................................... 67 67 69 69 70 70 71 Configuración de procesamiento de etiquetas HTML de manera global ...................................................................................................... 72 Trabajar con el esquema .................................................................................... Carga de su esquema .................................................................................... Actualización del esquema ........................................................................ Creación de una asignación de variable .................................................. Creación de una asignación de variable personalizada ............................ Ejemplo ............................................................................................... El explorador de variables ............................................................................. Filtrar vistas de esquema ........................................................................... 72 73 74 74 75 75 83 83 ....................................................................... Un poco de información sobre variables ............................................................. Nombres de variable ..................................................................................... Agregar variables a la plantilla .......................................................................... Variables de texto ............................................................................................. Presentación de variables de texto en el documento ........................................ Formato de variables de texto ........................................................................ Definir un formato predeterminado ........................................................... Definir un formato para una variable específica .......................................... Formato de variables DateTime, Date o Time.............................................. Adición de formatos personalizados ...................................................... Formato de variables numéricas ................................................................ Formato de variables de cadena ................................................................. Eliminación de líneas vacías en bloques de texto ............................................. Crear variables personalizadas .......................................................................... Variables JavaScript ...................................................................................... Incluir variables en expresiones de JavaScript ............................................. Incluir funciones en expresiones de JavaScript ............................................ Incluir instrucciones If/Else en expresiones de JavaScript............................. Verificar la expresión de JavaScript ............................................................ Ejemplo de expresión de JavaScript............................................................ Variables de función xPresso ......................................................................... Incluir variables en expresiones de función xPresso .................................... Incluir funciones en expresiones de función xPresso ................................... Incluir instrucciones If/Else en expresiones de función xPresso .................... Verificar la expresión de función xPresso.................................................... Variables de xPath ........................................................................................ Incluir variables en expresiones xPath ........................................................ Incluir funciones en expresiones xPath ....................................................... Verificar la expresión xPath ....................................................................... 85 Trabajar con datos Cómo trabajar con variables 85 86 86 87 88 88 88 89 89 90 90 91 92 93 93 94 95 95 95 96 96 97 97 98 98 98 98 99 99 5 Tabla de Contenidos Capítulo 6 Capítulo 7 6 Utilización de JavaScript ................................................................................... Global JavaScript ........................................................................................ Creación de funciones Global JavaScript .................................................. Uso de rutas de acceso relativas para Global JavaScript ............................. Utilización de Java ...................................................................................... Ejemplo de uso exits de usuario de Java ................................................... 99 100 100 100 101 101 Variables de entorno del sistema ...................................................................... Cargar variables de entorno de sistema ........................................................ 102 103 Trabajo con Buscar y reemplazar...................................................................... Usar códigos de caracteres que no son comodín ............................................ Usar comodines .......................................................................................... 103 106 106 Matrices ......................................................................................................... Filtrar una matriz ....................................................................................... Referencia a una instancia de variable específica en una matriz...................... 107 108 108 Conjuntos de definiciones de variable .............................................................. Importación de definiciones de variables ...................................................... Opciones de importación de variables ...................................................... Exportación de definiciones de variables ...................................................... 108 109 109 110 Propiedades de documento ............................................................................. Creación de propiedades de documento....................................................... Importación de propiedades de documento.................................................. Opciones de importación de propiedades................................................. Exportación de propiedades de documento .................................................. 111 111 112 112 113 ............................................................ Asociar canales a una plantilla ......................................................................... Regiones de plantilla....................................................................................... Cambiar el tamaño de la región ................................................................... Asociar canales a una región ....................................................................... Trabajar con canales en la plantilla ................................................................... Asociar puntos de inserción a una región ..................................................... Asociación de canales a secuencias de salida .................................................... 115 .............................................................. Usar cuadros de texto de Microsoft Word ......................................................... Inserción desde el menú Formas .................................................................. Inserción desde el menú Cuadro de texto ..................................................... Formato de un cuadro de texto .................................................................... Relleno de forma .................................................................................... Contorno de forma ................................................................................. Formato de la forma ............................................................................... Dirección del texto: instalaciones distintas del inglés ............................ Posición ................................................................................................. Ajuste del texto ...................................................................................... Trabajo con marcos ..................................................................................... Tablas en marcos .................................................................................... Cuadros de texto/marcos y contenido dinámico ............................................ Técnicas de formato de texto ........................................................................... Número de página ...................................................................................... Fechas actualizadas dinámicamente ............................................................. Listas con viñetas ....................................................................................... Listas numeradas complejas ........................................................................ Control mejorado de líneas viudas y huérfanas de párrafo ............................ Referencias cruzadas ...................................................................................... 119 Crear una salida de varios canales Adición de funciones a plantillas 115 116 116 117 117 118 118 119 120 120 120 121 121 122 122 122 123 123 124 124 125 125 125 125 126 126 126 Tabla de Contenidos Capítulo 8 Capítulo 9 Opciones de referencia cruzada ................................................................... 128 Tablas de contenido ........................................................................................ Opciones de tabla de contenido ................................................................... Modificación de estilos............................................................................ Inserción de una tabla de contenido ............................................................. Creación de su propia tabla de contenido usando campos ............................. Inserción de una tabla de contenido con los códigos de campo TC y TOC .......................................................................................................... 128 129 129 129 130 Indexación del documento .............................................................................. Contenido dinámico en un índice ................................................................ Aplicación de estilos a las entradas de índice ................................................ Cuadro de diálogo Marcar entrada de índice ................................................ Cuadro de diálogo Índice ............................................................................ Columnas .............................................................................................. Creación de encabezados de índice .............................................................. 131 132 132 132 132 133 133 Trabajar con funciones de PDF......................................................................... Creación de marcadores de PDF .................................................................. Configuración de los niveles de esquema en un párrafo ............................ Hipervínculos de PDF ................................................................................. Inserción de destinos de hipervínculo de marcador................................... Inserción de hipervínculos de PDF en el documento ................................. Diseño de documentos PDF con campos para rellenar................................... Adición de un campo de formulario al documento ................................... Ejemplo ................................................................................................. Uso de marcadores para procesar documentos ................................................. Carga de listas de marcadores ..................................................................... Colocación de marcadores en documentos ................................................... Adición forzada de una página impar nueva ................................................ 134 134 135 135 135 135 136 137 137 142 143 143 144 Agregar una descripción de plantilla ............................................................... 144 Adición de variabilidad a plantillas 131 ............................................................ 145 Criterios ......................................................................................................... Lógica de grupo de contenido ..................................................................... Definir lógica de expresión condicional ........................................................ Definir lógica de comparación simple .......................................................... 145 146 146 147 Creación de un grupo de contenido ................................................................. Definir criterios para un grupo de contenido ................................................ Grupos de contenido anidados .................................................................... Creación de instancias de contenido................................................................. Agregar una instancia de contenido ............................................................. Definición de criterios para instancias de contenido ...................................... Clonación de instancias de contenido ........................................................... Visualización de contenido específico en la plantilla...................................... 148 148 149 149 149 150 150 151 Uso de selecciones rápidas y variantes ............................................................. Establecimiento de selecciones rápidas para una plantilla.............................. Creación de variantes.................................................................................. Administración de conjuntos de selecciones rápidas para plantillas ............... 151 152 152 153 Bucles de contenido ........................................................................................ Definición de bucles de contenido................................................................ Anidamiento de bucles de contenido ....................................................... Criterios de filtros de bucles ........................................................................ 154 154 155 155 ....................................................................................... 157 Compatibilidad para imágenes ........................................................................ 157 Uso de imágenes 7 Tabla de Contenidos Capítulo 10 Capítulo 11 Capítulo 12 8 Formatos de imagen incompatibles .............................................................. Configuración de la opción de preferencia de imagen ............................... Selección del formato de imagen adecuado .................................................. Imágenes PDF ........................................................................................ Imágenes EPS ......................................................................................... Imágenes JPEG ....................................................................................... Imágenes TIFF ........................................................................................ Imágenes WMF ...................................................................................... Compatibilidad con los perfiles de color ICC ............................................ Opciones de formato compatibles ................................................................ Uso de anclas ............................................................................................. 158 159 160 161 161 162 162 163 164 164 165 Preparación de imágenes para su uso en documentos ....................................... 165 Tipos de imágenes de xPresso ......................................................................... 166 Variables de imagen ........................................................................................ Definición de una ruta de acceso de imagen relativa o absoluta ..................... Definición de una ruta de acceso a una imagen mediante una expresión ................................................................................................... 167 167 Imágenes de contenido universal ..................................................................... 168 Trabajo con imágenes en salidas PostScript ....................................................... 169 Trabajo con imágenes en salidas PDF y PPML .................................................. 170 Uso de tablas ............................................................................................ Compatibilidad con las tablas de Word ............................................................ Configuración de las tablas ......................................................................... Definición de propiedades de tabla .................................................................. Encabezados y pies de tabla ........................................................................ Elementos viudos y huérfanos en tablas ....................................................... 173 173 173 174 175 175 Uso de funciones de tabla................................................................................ Uso de tablas dinámicas .................................................................................. Variables de tabla ....................................................................................... Definición de atributos de variable de tabla .............................................. Límites de celda ......................................................................................... Creación de tablas dinámicas de bucle de contenido ..................................... 176 176 177 177 178 179 Uso de contenido reutilizable 167 .................................................................... 181 Ventajas de usar contenido reutilizable ............................................................ 181 Inserción de contenido reutilizable .................................................................. Actualización del contenido reutilizable ........................................................... 182 183 Creación de contenido reutilizable desde la plantilla ......................................... 184 ...................................................................... Ventajas de usar contenido universal ............................................................... Ubicaciones compatibles para contenido universal............................................ Colocación de contenido en encabezados y pies de tabla ............................... Adición de contenido universal a una plantilla principal ................................... Creación de una tabla combinada de contenido ............................................ Adición de contenido de tipo de documento de xPresso ................................ Valores de variables entre documentos ..................................................... Adición de contenido de tipo PDF o TIFF ..................................................... Adición de contenido de tipo docx de Word ................................................. Opciones de diseño..................................................................................... Formato de referencias de archivo variables ................................................. 187 Uso del contenido universal 188 188 189 189 190 191 194 194 195 197 199 Tabla de Contenidos Capítulo 13 Capítulo 14 Capítulo 15 Selección de contenido en otro repositorio .................................................... 200 Mostrar u ocultar contenido universal de xPresso for Word ............................... 200 Abrir contenido universal ............................................................................... 201 Actualización de contenido universal ............................................................... 202 Creación de contenido universal ...................................................................... 202 Uso de gráficos dinámicos ........................................................................ 205 Un poco de información sobre gráficos dinámicos ............................................ Uso de gráficos de versiones anteriores de xPresso ....................................... Tipos de gráfico admitidos .......................................................................... Fuentes de gráfico....................................................................................... Datos de gráficos ........................................................................................ Datos dinámicos y datos estáticos ............................................................ 205 206 206 207 209 210 Creación de plantillas de gráficos..................................................................... Compatibilidad con colores ......................................................................... Formato de fecha utilizado en los gráficos .................................................... 210 211 211 Inserción de un elemento de gráfico dinámico .................................................. 211 Importación de plantillas de gráficos................................................................ 212 Exportación de plantillas de gráficos ................................................................ 212 Establecimiento de la definición de datos ......................................................... Especificación de los datos para gráficos acumulativos .................................. Especificación de los datos para los gráficos de trazado XY y de tiempo ....................................................................................................... Especificación de datos para gráficos de calibración ...................................... Especificación de los datos para gráficos de cotizaciones ............................... Especificación de datos para otros tipos de gráficos....................................... 213 213 Prueba y registro de plantillas ................................................................... Información de diagnóstico ............................................................................. 223 223 Análisis de impacto ........................................................................................ 224 Creación de vistas previas en PDF de documentos ............................................ Pruebas de la plantilla ..................................................................................... Prueba de los datos de muestra ................................................................... Pruebas de canales ...................................................................................... Pruebas de selecciones rápidas .................................................................... 224 225 225 226 226 Registro de una plantilla ................................................................................. Registro en el repositorio de xPression ......................................................... Registro en el repositorio de Documentum xPression .................................... Registro de un nuevo documento ............................................................ Registro de un documento editado .......................................................... 226 227 227 228 228 Empaquetado de plantillas .............................................................................. 229 215 217 218 219 ....................................................... 231 Cambios introducidos al actualizar .................................................................. 231 Trabajo con plantillas anteriores a 4.5 Diferentes resultados de cálculos numéricos para variables de función xPresso .......................................................................................... Fidelidad ................................................................................................... Configuración Negrita ............................................................................ Valores RGB de colores ........................................................................... Espaciado de caracteres .......................................................................... Conservar con el siguiente....................................................................... Formato directo del contenido universal .................................................. 235 236 236 236 236 237 237 9 Tabla de Contenidos Instancias de contenido ........................................................................... 237 Actualización de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 ........................... 237 Retiro de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 como la versión anterior .......................................................................................................... 239 Registro de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 como la versión anterior .............................................................................................. 240 Añadir una plantilla anterior a la versión 4.5 al servidor Apéndice A Apéndice B 10 ................................... 240 ................................................................................... Funciones de cadena ....................................................................................... concat(cadena, cadena, cadena*) .................................................................. contains() ................................................................................................... normalize-space(cadena) ............................................................................. starts-with(cadena, cadena) ......................................................................... string(objeto) .............................................................................................. string-length(cadena) .................................................................................. substring(cadena, número, número) ............................................................ substring-after(cadena, cadena) ................................................................... substring-before(cadena, cadena)................................................................. translate(cadena, to-match, replace-with) ..................................................... Funciones booleanas ....................................................................................... boolean(objeto) ........................................................................................... false()......................................................................................................... lang(cadena) .............................................................................................. not(booleano) ............................................................................................. true() ......................................................................................................... Funciones numéricas ...................................................................................... ceiling(número) .......................................................................................... floor(número) ............................................................................................. number(object) ........................................................................................... round(número)........................................................................................... sum(conjunto de nodos) .............................................................................. Funciones del conjunto de nodos ..................................................................... count(conjunto de nodos) ............................................................................ last() .......................................................................................................... local-name(conjunto de nodos) .................................................................... name(conjunto de nodos) ............................................................................ namespace-uri(conjunto de nodos) .............................................................. position() ................................................................................................... 243 Funciones de xPresso ............................................................................... Funciones numéricas ...................................................................................... abs............................................................................................................. floor........................................................................................................... ceil ............................................................................................................ round ........................................................................................................ stringToInteger ........................................................................................... Funciones de lógica ........................................................................................ Campos de datos vacíos frente a campos de datos ausentes ........................... 253 253 253 254 254 254 254 254 255 Funciones de grupo ........................................................................................ groupCount ............................................................................................... groupSum .................................................................................................. Uso de groupSum en bucles anidados ...................................................... groupMax .................................................................................................. groupMin .................................................................................................. 255 255 256 256 257 257 Funciones de xPath 243 243 244 244 244 244 245 245 246 246 246 247 247 247 247 248 248 248 248 248 248 249 249 249 250 250 250 250 250 251 Tabla de Contenidos Apéndice C Funciones de cadena ....................................................................................... length ........................................................................................................ contains ..................................................................................................... toLowerCase .............................................................................................. toUpperCase .............................................................................................. trim ........................................................................................................... substring .................................................................................................... position ..................................................................................................... replace ....................................................................................................... numericToString ......................................................................................... 257 257 258 258 258 258 259 259 259 259 Funciones de fecha, hora y fecha y hora ........................................................... addYear ..................................................................................................... addMonth .................................................................................................. addDay ...................................................................................................... now ........................................................................................................... 260 260 260 261 261 ........................................................................... Funciones de objeto ........................................................................................ toString() ................................................................................................... toLocaleString() .......................................................................................... valueOf().................................................................................................... Funciones de número...................................................................................... Math.abs(número) ...................................................................................... Math.acos(número)..................................................................................... Math.asin(número) ..................................................................................... Math.atan(número) ..................................................................................... Math.ceil(número) ...................................................................................... Math.cos(número) ...................................................................................... Math.exp(número) ...................................................................................... Math.floor(número) .................................................................................... Math.log(número) ...................................................................................... Math.max(número1, número2) .................................................................... Math.min(número1, número2) .................................................................... Math.pow(base, exponente)......................................................................... Math.random() ........................................................................................... Math.round(número) .................................................................................. Math.sin(número) ....................................................................................... Math.sqrt(número) ..................................................................................... Math.tan(número) ...................................................................................... eval(x)........................................................................................................ isNaN(valorPrueba) .................................................................................... parseInt(cadena [,raíz]) ............................................................................... parseFloat(cadena)...................................................................................... isFinite(número) ......................................................................................... toFixed(dígitosFracción).............................................................................. toExponential(dígitosFracción) .................................................................... toPrecision(precisión) ................................................................................. Funciones de cadena ....................................................................................... charAt(índice) ............................................................................................ charCodeAt(pos) ........................................................................................ concat( [cadena1 [, cadena2 [, ]]]) ................................................................. indexOf(valorBúsqueda, [índiceInicial]) ....................................................... lastIndexOf(valorBúsqueda, [índiceInicial]) .................................................. localeCompare(that) ................................................................................... match(regexp) ............................................................................................ replace(valorBúsqueda, valorSustitución) ..................................................... substring(índiceA, índiceB) ......................................................................... 263 Funciones de JavaScript 263 263 264 264 264 265 265 265 266 266 266 267 267 267 268 268 268 269 269 270 270 270 270 271 271 271 271 272 272 272 272 273 273 273 274 274 274 275 275 276 11 Tabla de Contenidos Apéndice D 12 search(regexp) ............................................................................................ slice(inicio, fin) ........................................................................................... split(separador, límite) ................................................................................ toLowerCase() ............................................................................................ toLocaleLowerCase() .................................................................................. toUpperCase() ............................................................................................ toLocaleUpperCase() .................................................................................. length ........................................................................................................ 276 277 277 278 278 278 278 279 Funciones de fecha/hora.................................................................................. Date.parse(cadenaFecha)............................................................................. getDate() .................................................................................................... getYear() .................................................................................................... getMonth() ................................................................................................. getDay() ..................................................................................................... getTime() ................................................................................................... getHours() ................................................................................................. getMinutes()............................................................................................... getSeconds() ............................................................................................... getTimezoneOffset() ................................................................................... setDate(valorDía) ....................................................................................... setHours(valorHoras) ................................................................................. setMinutes(valorMinutos) ........................................................................... setMonth(valorMes).................................................................................... setSeconds(valor)........................................................................................ setTime(valor) ............................................................................................ setYear(valor) ............................................................................................. toGMTString() ............................................................................................ toLocaleString() .......................................................................................... Date.UTC(año, mes, día [, hrs] [, min] [, seg])................................................ 279 280 280 280 280 280 280 280 281 281 281 281 281 281 281 281 282 282 282 282 282 Funciones de matriz........................................................................................ toString() ................................................................................................... toLocaleString() .......................................................................................... concat( [elemento1 [, elemento2 [, ]]]) ........................................................... join(separador) ........................................................................................... pop() ......................................................................................................... push( [elemento1 [, elemento2 [, ]]]) ............................................................. reverse() ..................................................................................................... shift() ......................................................................................................... slice() ......................................................................................................... sort() .......................................................................................................... splice(inicio, númeroElementos [, elemento1 [, elemento2 [, ]]]) ..................... unshift( [elemento1 [, elemento2 [, ]]]) .......................................................... length ........................................................................................................ 283 283 283 284 284 284 284 285 285 285 285 286 286 286 Aplicación de formato a nivel de página ................................................... Opciones de configuración de página ............................................................... Opciones de margen ................................................................................... Opciones de papel ...................................................................................... Origen del papel ..................................................................................... Opciones de diseño..................................................................................... Alineación vertical .................................................................................. Opciones de salto de página y de sección ......................................................... Gestión de definiciones de sección ............................................................... 287 287 287 288 288 288 289 289 290 Opciones de columna...................................................................................... Equilibrio de columna................................................................................. Inserción de una columna en el documento .................................................. 290 290 290 Tabla de Contenidos Apéndice E Opciones de encabezado y pie de página.......................................................... 291 Opciones de numeración de página ................................................................. Opciones de formato de los números de página ............................................ Inserción del número de página ................................................................... Inserción de números de página con el campo de NUMPAGES ..................... Inserción de números de página con el campo Sec ........................................ Inserción de Página X de Y en encabezados y pies de página ......................... Reinicio de la numeración de páginas para contenido universal ................. 291 293 293 294 294 295 295 Campos de Microsoft Word ............................................................................. 295 Formato a nivel de párrafo ........................................................................ 297 Configuración del formato a nivel de párrafo ................................................... Opciones de párrafo: Sangría y espacio ........................................................ Alineación justificada.............................................................................. Sangría .................................................................................................. Opciones de párrafo: Tabulaciones .............................................................. Opciones de párrafo: Líneas y saltos de página............................................. Bordes ....................................................................................................... 297 297 298 298 298 299 299 División de palabras ....................................................................................... Guiones admitidos ..................................................................................... Opciones de guiones ................................................................................... Anulación de la división automática con guiones.......................................... 300 300 300 301 Tablas ............................................................................................................ Opciones de Insertar tabla ........................................................................... Propiedades de tabla: opciones de la ficha Tabla ........................................... Propiedades de tabla: opciones de la ficha Fila ............................................. Repetir como fila de encabezado en cada página ....................................... Propiedades de tabla: opciones de la ficha Columna ..................................... Propiedades de tabla: opciones de la ficha Celda .......................................... Alineación del contenido de la celda ........................................................ Opciones de estilo de las tablas .................................................................... Opciones de Bordes y sombreado ................................................................ Creación de tablas ...................................................................................... 301 302 302 303 303 303 303 304 304 304 304 Bordes y sombreado ....................................................................................... Cuadro de diálogo Bordes y sombreado ....................................................... Opciones de la ficha Bordes ..................................................................... Estilos de borde admitidos .................................................................. Ubicación del borde ............................................................................ Opciones de la ficha Bordes de página ..................................................... Opciones de la ficha Sombreado .............................................................. Líneas horizontales: .................................................................................... Listas con viñetas ........................................................................................... Opciones de Lista con viñetas ...................................................................... Viñetas de imagen .................................................................................. Creación de una lista con viñetas sencilla ..................................................... Creación de listas con viñetas con los estilos de Microsoft ............................. Creación de listas con viñetas para la salida AFP .......................................... Listas numeradas ........................................................................................... Opciones de lista numerada ........................................................................ Opciones de listas de esquema numerado .................................................... Menú de propiedades de lista numerada ...................................................... Creación de listas numeradas simples .......................................................... Creación de listas numeradas con el campo Sec ............................................ Listas numeradas con varios niveles con el campo Sec................................... Reinicio de la numeración en listas Sec ..................................................... 305 305 305 306 306 306 306 307 307 307 308 308 308 309 309 309 310 310 311 311 312 313 13 Tabla de Contenidos Apéndice F Apéndice G 14 ..................................................................... Configuración de formato de nivel de carácter .................................................. Opciones de fuente ..................................................................................... Subrayado y tachado .............................................................................. Superíndice y subíndice .......................................................................... Opciones de fuente: Opciones avanzadas ..................................................... Escala .................................................................................................... Espaciado e interletraje ........................................................................... Opciones de fuente adicionales .................................................................... Caracteres especiales ...................................................................................... Compatibilidad de caracteres especiales de Microsoft Word .......................... Combinaciones ALT + número .................................................................... Autotexto ....................................................................................................... WordArt ........................................................................................................ Ecuaciones ..................................................................................................... Formato de nivel de carácter .................................................. Creación de reglas horizontales y verticales ...................................................... Opciones de reglas horizontales y verticales: Colores y líneas ........................ Opciones de reglas horizontales y verticales: Tamaño ................................... Opciones de reglas horizontales y verticales: Diseño ..................................... Opciones de regla horizontal y vertical: Diseño: Avanzado ........................... Marcos/cuadros de texto ................................................................................. Color ............................................................................................................. Notas al pie .................................................................................................... Funciones especiales de Microsoft Word 315 315 315 316 316 317 317 318 318 318 319 319 319 320 320 321 321 321 322 322 323 323 323 324 Tabla de Contenidos Lista de figuras Figura 1. La carpeta Variables de clientes antiguos .............................................................. 232 15 Tabla de Contenidos 16 Capítulo 1 Introducción Bienvenido a xPresso for Word. xPresso permite utilizar los datos de variable y Microsoft Word para crear propuestas, contratos, facturas y correspondencia profesional, absolutamente adaptada y personalizada. La interfaz de xPresso, que se integra en Microsoft Word, incluye la página backstage de xPresso, así como la ficha xPresso for Word en la cinta de aplicaciones de Word. ¿A quién va dirigido este libro? La Guía del usuario de xPresso for Word contiene la información que un usuario avanzado de Microsoft Word necesita para utilizar xPresso. Se asume que dispone de conocimientos prácticos sobre Microsoft Word 2007 ó 2010, y que está familiarizado con los datos XML que se utilizarán en los documentos creados con xPresso for Word. En este libro no se indica cómo utilizar las funciones básicas de Word, a menos que sea algo concreto sobre cómo utilizar la función con xPresso for Word. En este libro no se explica cómo crear datos, pero sí se incluyen instrucciones para crear datos compatibles con xPresso, además de información sobre cómo utilizarlos con xPresso for Word. Para obtener información detallada sobre las nuevas funciones agregadas a una versión, consulte las Notas de versión de xPression para obtener la versión específica de xPresso for Word. Actualización de la licencia Si recibe una licencia nueva de xPresso for Word de EMC Licensing, podrá activarla haciendo clic en Establecer clave de licencia en la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). Cuando aparezca el cuadro de diálogo Información de licencia, sustituya la clave de licencia actual por la nueva y haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Información de licencia recoge toda la información de registro y de licencia relacionada con esta instalación de xPresso for Word. 17 Introducción Directorio de configuración Cuando se instala xPresso for Word, se crea un directorio de configuración en el sistema en el cual se almacenan algunos archivos de programa. Cuando inicia xPresso for Word por primera vez, estos archivos se copian en su directorio del usuario. Esto ocurre cada vez que un usuario diferente inicia la aplicación; por lo tanto, cada usuario en una máquina específica tendrá su propio directorio de configuración. En el momento de la instalación, el directorio de configuración se ubica en: • Windows XP: [Unidad:]\Documents and Settings\All Users\Application Data\xPresso\ [n.º de versión]\Unity Designer\Config • Windows 7 y Windows 2008: [Unidad:]\ProgramData\xPresso\[n.º de versión]\Unity Designer\Config Una vez que un usuario inicia xPresso for Word por primera vez, los archivos se copian en: • Windows XP: [Unidad:]\Documents and Settings\[usuario]\Application Data\xPresso\ [n.º de versión]\Unity Designer\ • Windows 7 y Windows 2008: [Unidad:]\Users\[usuario]\AppData\Roaming\xPresso\ [n.º de versión]\Unity Designer\ xPressionHome El término “xPressionHome” hace referencia a la ubicación del servidor en la que se instaló xPression. De forma predeterminada, en los servidores Windows. la ubicación es C:\xPression, pero es posible que se haya seleccionado una ubicación diferente durante la instalación. Consulte con el administrador o el personal de TI para conocer la ubicación donde se instaló xPression. En toda la documentación de xPression, nos referiremos a esta ubicación como “xPressionHome”. Cuadros de información Si uno de los cuadros siguientes aparece en una página es para indicarle información especial. Precaución: El cuadro de precaución le advierte de que se puede producir un error grave, una salida poco satisfactoria o una pérdida de datos si no se siguen las instrucciones con atención. Consejo: Las sugerencias le ofrecen consejos para simplificar una tarea o describen un acceso directo útil. También pueden describir una manera alternativa de utilizar las técnicas descritas en el texto. Note: Una nota proporciona información que enfatiza o complementa puntos importantes del texto principal. 18 Introducción Soporte técnico Para obtener más información o para resolver un problema, póngase en contacto con el servicio de soporte técnico de EMC Document Sciences de una de las siguientes maneras: Asistencia técnica en línea: http://support.emc.com Asistencia técnica telefónica: Estados Unidos: 800-782-4362 Canadá: 800-543-4782 En todo el mundo: +1-508-497-7901 Para obtener los números de teléfono de acceso local en cada país, visite: http://www.emc.com/collateral/contact-us/h4165-csc-phonelist-ho.pdf 19 Introducción 20 Capítulo 2 Introducción a xPresso for Word En este capítulo se indica qué es necesario saber para empezar a trabajar en xPresso for Word. Se abordan los siguientes temas: • ¿Qué es un documento de xPresso for Word?, página 21 • Iniciar xPresso for Word, página 22 • Trabajar con el servidor de xPression, página 25 • Crear una plantilla, página 36 • Abrir una plantilla existente, página 37 • Trabajar con la ficha Diseñador de xPresso for Word, página 42 • Cómo trabajar con el panel del explorador, página 42 • Trabajar con el contenido del lienzo, página 46 ¿Qué es un documento de xPresso for Word? Un documento de xPresso for Word es un documento de Microsoft Word que se ha mejorado con diversas funciones que lo hacen variable y dinámico. El diseño del documento de xPresso se logra a través de la plantilla de xPresso for Word, que incluirá todas las combinaciones posibles de contenido del documento final. Con una sola plantilla se pueden crear varios documentos, cada uno con contenido diferente. Un documento de Word al uso carece de esta variabilidad y solo puede contener un contenido específico. Un documento de Word normal puede servir como base de su plantilla de xPresso for Word. Si abre una plantilla de xPresso en Word, no podrá disfrutar de esa variabilidad. Las plantillas de xPresso for Word conservan la extensión de archivo .docx de Word cuando se guardan localmente. También puede guardar plantillas de xPresso for Word en un formato denominado paquete, que se admite para publicación. Cuando se guarda localmente, un paquete tiene una extensión de archivo .xword. Cuando las plantillas se registran en un repositorio de servidor, xPression guarda los archivos como paquetes sin ninguna extensión de archivo. Note: Esta versión de xPresso for Word no admite documentos de xPresso for Word creados en una versión anterior a 4.5. Para obtener más información, consulte Documentos creados en una versión anterior, página 22. 21 Introducción a xPresso for Word Documentos creados en una versión anterior La versión 4.5 y las versiones posteriores de xPresso for Word han variado notablemente con respecto a las versiones precedentes. Debido a estos cambios, los documentos creados en una versión previa de xPresso for Word no se podrán abrir directamente. Los documentos de una versión anterior a la 4.5 se pueden actualizar a la última versión y abrirlos en un 4.5 SP1 o en un cliente de una versión posterior. Sin embargo, tras efectuar la actualización, los documentos pueden diferir un poco del original y puede que deban actualizarse manualmente. Para obtener más información sobre cómo actualizar las plantillas de una versión anterior a la 4.5 y las diferencias después de la actualización, consulte Capítulo 15, Trabajo con plantillas anteriores a 4.5. Si necesita realizar cambios en un documento de una versión anterior a la 4.5 y no desea actualizarlo, puede retirar el documento en el servidor mediante el cliente de la última versión y guardarlo localmente. Abra el documento y realice cambios en el cliente de la versión anterior y, a continuación, registre el documento mediante el cliente de la última versión. Para obtener más información sobre cómo retirar y registrar un documento de una versión anterior a la 4.5 con el último cliente, consulte Retiro de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 como la versión anterior, página 239 y Retiro de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 como la versión anterior, página 239. Iniciar xPresso for Word xPresso for Word es un complemento para Microsoft Word 2010 que se carga mientras Microsoft Word se inicia. Para acceder a las funciones de xPresso for Word, hay que crear una plantilla mediante la página backstage de xPresso, o bien abrir una plantilla de documento de xPresso for Word versión 4.5 o posterior ya existente. Si está trabajando con un documento de Word normal, solo verá la opción xPresso en el menú Archivo de Word. Note: Si desea abrir varias plantillas de documento de xPresso for Word, no utilice el Explorador de Windows ni seleccione “Abrir” o “Editar” en el menú del botón secundario. Para abrir varias plantillas, utilice la función “Abrir” del menú “Archivo” de Word. Problemas conocidos y limitaciones Tenga en cuenta los siguientes problemas conocidos y las limitaciones a la hora de usar xPresso for Word: • Microsoft Word se cuelga al iniciarse, página 23 • Falta un elemento xPresso en el menú Archivo, página 23 • Problema con la configuración de pantalla de Windows, página 23 • La función Deshacer, página 24 • Saltos de sección, página 24 • Problema con el registro de documentos, página 24 22 Introducción a xPresso for Word Microsoft Word se cuelga al iniciarse A veces, el proceso de inicio de Microsoft Word se cuelga mientras el complemento de xPresso for Word se está cargando. Si sucede, abra el Administrador de tareas de Windows y finalice los siguientes procesos: • xPressoPInvokeProxy.exe *32 • WINWORD.EXE Cuando los procesos hayan finalizado, vuelva a iniciar Microsoft Word. Falta un elemento xPresso en el menú Archivo Aun cuando xPresso for Word se ha instalado correctamente, es posible que en algunos casos no vea el elemento xPresso en el menú Archivo de Word una vez que Word se ha iniciado. Si sucede, realice el siguiente procedimiento. Para activar el complemento de xPresso for Word: 1. Haga clic en Archivo > Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word. 2. Haga clic en Complementos en el panel de navegación. Se abre la página Ver y administrar complementos de Microsoft Office. 3. Seleccione Complementos COM en la lista desplegable Administrar que hay al final de la página y, después, haga clic en Ir. Se abre el cuadro de diálogo Complementos COM. 4. Haga clic en xWord Designer y, luego, en Aceptar. Transcurrido un momento, el cuadro de diálogo desaparecerá y el elemento xPresso aparecerá en el menú Archivo de Word. Falta la ficha Diseñador de xPresso for Word Cuando se coloca el cursor en el área de tabla de contenido del documento xPresso for Word, la ficha Diseñador de xPresso for Word no aparece en la cinta de Word. Para visualizar la ficha Diseñador de xPresso for Word, haga clic en algún lugar que no sea el área de tabla de contenido del documento. Problema con la configuración de pantalla de Windows Utilice el aumento de pantalla de Windows predeterminado (100%) cuando use xPresso for Word. xPresso for Word no admite ninguna otra opción de aumento de pantalla. Para comprobar el aumento de pantalla, abra el Panel de control de Windows y consulte la configuración de Pantalla. Confirme que el aumento está establecido al 100%. 23 Introducción a xPresso for Word La función Deshacer Si agrega el menú Deshacer a la barra de herramientas de acceso rápido o una ficha de la cinta de Word, el menú Deshacer queda deshabilitado cuando usa xPresso for Word. La función Deshacer solo es compatible con el atajo de teclado Ctrl+Z. Saltos de sección No se admiten saltos de sección ni definiciones de página dentro de contenedores, como contenido reutilizable, bucles, regiones de plantilla y grupos de contenido. Por ejemplo, no se admite la inserción de contenido reutilizable que contenga más de una sección de Word. No se admite la creación de un contenedor alrededor de un salto de sección. No se admite la expansión de una región de plantilla para incluir un salto de sección. Como no se admiten estas funciones, el menú Definición de página en la ficha Diseñador de xPresso for Word y los menús Saltos y Columnas en la ficha Diseño de página quedan deshabilitados cuando se coloca el cursor dentro de un contenedor. Problema con el registro de documentos Si está ejecutando xPresso for Word en una máquina virtual, xPresso for Word podría dejar de funcionar cuando registra un documento. Para evitar este tipo de problema, abra un documento de xPresso for Word, haga clic en Archivo > Información, Propiedades > Propiedades avanzadas, y active la casilla de verificación Guardar miniaturas para todos los documentos de Word en la ficha Resumen. Cómo trabajar con xPresso for Word 4.5 SP1 y 4.2 en la misma estación de trabajo xPresso for Word 4.5 SP1 y 4.2 se pueden instalar en la misma estación de trabajo. xPresso for Word 4.5 SP1 se inicia cuando inicia Microsoft Word, abre un documento de Word normal o cuando abre un documento de xPresso 4.5 SP1. Mediante xPresso for Word 4.5 SP1, puede conectarse a un servidor 4.5 SP1 y trabajar en documentos 4.5 SP1, pero no puede conectarse a un servidor 4.2 ni crear una plantilla basada en un documento 4.2. xPresso for Word 4.2 se inicia cuando abre un documento 4.2 desde Windows Explorer. Mediante xPresso for Word 4.2, puede conectarse a un servidor 4.2 y trabajar en documentos 4.2. Sin embargo, no puede conectarse a un servidor 4.5 SP1. Note: Si no tiene un documento 4.2 guardado en sus discos locales, puede usar los documentos de ejemplo proporcionados para iniciar xPresso for Word 4.2. Los documentos de ejemplo están ubicados en [Unidad]\ProgramData\xPresso\[n.º de versión]\xPresso for Word\Office2010\Packages. Si se abren tanto el documento 4.5 SP1 como el documento 4.2, se puede producir un retraso cuando cambie del documento 4.5 SP1 al documento 4.2. Cuando cambie de un documento a otro, se perderá la conexión al servidor 4.2. Si se retira un documento 4.2 y se pierde la conexión con el servidor, inicie sesión en el servidor con la misma cuenta de usuario para volver a retirar el archivo o cancele la retirada. Se perderán todos los cambios que haya realizado. 24 Introducción a xPresso for Word Precaución: No retire ni edite un documento 4.2 mientras un documento 4.5 SP1 esté abierto. De lo contrario, se perderán todos los cambios que haya realizado si cambia entre los documentos 4.2 y 4.5 SP1. Abra el documento 4.2 en modo de solo lectura. Trabajar con el servidor de xPression Los repositorios de xPression del servidor de xPression permiten almacenar los documentos de xPresso y hacerlos disponibles para su publicación, así como para utilizarlos como contenido universal o reutilizable. Mediante el proceso de registro/retirada, xPression garantiza que solo un usuario podrá efectuar cambios en una versión específica del documento a la vez. Los repositorios también disponen de un sistema de control de versiones con el que se puede llevar un seguimiento de los documentos de forma muy sencilla. Repositorios de xPression El xPression Server, de forma predeterminada, utiliza el repositorio de xPression como área de almacenamiento principal para las plantillas de documento, conjuntos de definiciones de variable, conjuntos de propiedades de documento e imágenes. También se puede adquirir una licencia aparte del xPression Server para usar un repositorio de Documentum Docbase como área de almacenamiento principal alternativa (denominado Repositorio de Documentum xPression), en el que se pueden almacenar plantillas de documento, conjuntos de definiciones de variable, conjuntos de propiedades de documento e imágenes, así como datos XML, archivos de esquema y contenido externo. Esta función con licencia independiente se denomina Documentum Edition. Si dispone de una licencia para ambos repositorios, puede definir qué repositorio va a usar como repositorio predeterminado cuando realice acciones de servidor en xPresso for Word. La opción predeterminada se establece en la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso) cuando se selecciona el repositorio de la lista en el área Conexión al servidor. xPression aplica el control de versiones a los documentos cuando se registran en el servidor. El control de versiones se realiza de forma diferente en los dos repositorios. En el Repositorio de xPression los documentos usan un sistema numérico para identificar sus versiones. Con el Repositorio de Documentum xPression, el documento usa el control de versiones disponible normalmente para los elementos de un repositorio de Documentum. Además de los dos repositorios principales, si se configura el xPression Server para acceder a un sistema Documentum o FileNet, los recursos como imágenes, contenido externo y archivos de datos se pueden almacenar en una Documentum Docbase o en repositorios de FileNet, y acceder a ellos mediante xPresso for Word. Las plantillas de documento no se pueden almacenar ni recuperar mediante xPresso for Word en estos repositorios adicionales. Si no está seguro de a qué configuración del xPression Server tiene acceso, pregunte al administrador del sistema. Las opciones que aparecen al acceder al servidor mediante xPresso for Word dependerán de la configuración del servidor. 25 Introducción a xPresso for Word Control de versiones en el repositorio de xPression Los documentos almacenados en el repositorio de xPression usan un sistema numérico para identificar sus versiones. El primer registro de un documento siempre es la versión 1.0. Después, el número de versión se incrementa con cada registro posterior, de la siguiente manera: • Si la siguiente versión menor está disponible (no existe ya en el sistema), puede registrar el documento como la siguiente versión menor o la siguiente versión mayor disponible. Por ejemplo, si el documento que ha retirado corresponde a la versión 1.0 y no hay una versión 1.1 o 2.0 en el sistema, puede registrar el documento como 1.1 o 2.0. • Si la siguiente versión menor ya está en uso, puede registrar su documento como una nueva versión secundaria, como la siguiente versión menor disponible o la siguiente versión mayor disponible. Por ejemplo, si el documento que ha retirado es la versión 1.0 y ya existe una versión 1.1 y una versión 1.2 en el sistema, puede registrar el documento como 1.0.1.0, 1.3 o 2.0. Si la última versión no es conveniente, puede volver a la versión anterior. Por ejemplo, si tiene una plantilla con la versión 1.4, retira la plantilla y luego la registra nuevamente como versión 1.5. Si encuentra problemas con la versión 1.5 posteriormente y no puede identificar qué es exactamente lo que está mal, puede retirar la versión 1.4 nuevamente, editar la plantilla y registrarla como versión 1.6. Una vez que una plantilla se registra en el repositorio, no puede volver a registrar una versión sin primero haberla retirado. De esta manera, el usuario que retira la plantilla tiene la plantilla bloqueada, lo que impide que varios usuarios actualicen una plantilla al mismo tiempo. Cuando registre una plantilla, debe tener el mismo nombre de archivo que la plantilla que estaba retirada. Esto impide que registre por error la plantilla incorrecta. Sin embargo, si es necesario registrar una plantilla distinta, puede cambiar el nombre de la plantilla por el nombre de la que está retirada y registrar la plantilla cuyo nombre acaba de cambiar. Cuando importe el paquete de PDXP en el repositorio de xPression, la plantilla de xPression debe tener una versión asignada en la plantilla. De lo contrario, registre la plantilla de xPresso mediante xPresso for Word. A los documentos que se hayan importado en la versión 4.5 y posterior del repositorio de xPression desde una versión anterior de xPression se les proporciona automáticamente un número de versión de 1.0. Para obtener más información sobre cómo migrar documentos, consulte la Guía del usuario de xAdmin. Además de la versión numérica, también puede aplicar el procesamiento por fecha efectiva a los documentos. Procesamiento por fecha efectiva La fecha efectiva de un documento es la fecha en que se valida el documento para su distribución a los clientes. Las fechas efectivas se establecen en la versión mayor (troncal) y se aplican a todas las versiones de documento contenidas en la versión troncal. El procesamiento de fecha efectiva se puede habilitar o deshabilitar desde xPresso for Word o desde xAdmin, si bien las fechas efectivas se especifican desde xPresso for Word única y exclusivamente. Cuando el servidor de xPression publica un documento habilitado con procesamiento por fecha efectiva para un cliente, selecciona la versión correcta del documento comparando la fecha efectiva en la que se almacenó con la fecha efectiva indicada en el registro del cliente, con un valor específico 26 Introducción a xPresso for Word definido para la categoría del documento o con la fecha del sistema. El tipo de asignación de fecha efectiva se define para la categoría de xAdmin. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. Para poder seleccionarla, la fecha efectiva del documento debe ser anterior a la fecha efectiva definida en la categoría. xPression decide qué versión troncal es la versión efectiva y, luego, selecciona de ella la versión apta más reciente. Si hay más de una troncal efectiva, xPression selecciona la troncal más alta. Si hay un flujo de trabajo definido para la categoría, xPression tiene en cuenta también el estado de dicho flujo de trabajo a la hora de decidir qué versión selecciona. Por ejemplo, la cuenta de su cliente es efectiva desde el 1 de enero de 2010 y su repositorio de xPression contiene tres versiones mayores del documento con diferentes fechas efectivas: versión 3.x efectiva el 1 de febrero de 2010; versión 2.x efectiva el 1 de diciembre de 2009; y versión 1.x efectiva el 6 de marzo de 2009. El documento con versión 3.x del 1 de febrero de 2010 no es válido para este cliente porque la fecha efectiva es posterior a la fecha efectiva del cliente. Las dos versiones restantes del documento son ambas anteriores a la fecha efectiva del cliente, pero xPression tomará la versión troncal más reciente, la versión 2.x. Este documento es el que era efectivo y estaba en uso en la fecha efectiva del cliente. El uso del procesamiento por fecha efectiva necesita que se den las siguientes condiciones para que funcione correctamente: • El documento debe estar registrado en una categoría que contenga asignación para procesamiento por fecha efectiva, y la categoría debe usar un grupo de origen de datos de xPresso. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. • El documento debe estar habilitado para procesamiento por fecha efectiva y debe tener asignada una fecha efectiva. Fecha de retirada La fecha de retirada es un atributo opcional que puede aplicar a un documento habilitado para procesamiento por fecha efectiva. La fecha de retirada se establece con la fecha efectiva en el nivel de versión mayor (troncal) y se aplica a todas las versiones de documento contenidas en la versión troncal. La fecha de retirada es la fecha en que el documento deja de ser válido. Cuando se aplica a un documento, xPression usa esta fecha para ayudar a determinar qué documento es válido para un cliente determinado. Según el ejemplo usado para explicar la fecha efectiva en Procesamiento por fecha efectiva, página 26, la fecha efectiva del cliente es el 1 de enero de 2010 y el repositorio de xPression contiene tres versiones mayores del documento con diferentes fechas efectivas: versión 3.x efectiva el 1 de febrero de 2010; versión 2.x efectiva el 1 de diciembre de 2009; y versión 1.x efectiva el 6 de marzo de 2009. El documento con versión 3.x del 1 de febrero de 2010 se excluye de nuevo porque su fecha efectiva es posterior a la fecha efectiva del cliente. Para las otras versiones, supongamos que las fechas de retirada son las siguientes: • Fecha efectiva de la versión 2.x: 1 de diciembre de 2009; fecha de retirada: 30 de diciembre de 2009 • Fecha efectiva de la versión 1.x: 6 de marzo de 2009; fecha de retirada: 6 de junio de 2010 Sin la fecha de retirada, xPression seleccionaría la versión 2.x del 1 de diciembre de 2009 porque tiene la fecha efectiva más reciente y es la última versión. Sin embargo, si se utiliza la fecha de retirada, la versión del 1 de diciembre se descalifica porque su fecha de retirada es anterior a la fecha efectiva del cliente. En este ejemplo, xPression seleccionaría la versión 1.x del 6 de marzo de 2009 porque es la única en vigor en la fecha efectiva del cliente. 27 Introducción a xPresso for Word Estrategias organizativas y de administración Se recomienda planificar las metodologías generales de xPresso a partir de la versión numérica. Para ello, utilice las funciones disponibles que admiten varias estrategias. Troncos y versiones secundarias Los troncos son versiones secundarias principales, como por ejemplo 1.x, 2.x, 3.x, etc. Las versiones secundarias se pueden generar a partir de cualquier nodo del árbol de versiones para producir versiones como 1.2.1.5.6.0. Las versiones secundarias se pueden generar en cualquier nivel requerido, pero generalmente solo es necesario que tengan un nivel más de profundidad. Plantéese usar estrategias como por ejemplo iniciar un nuevo tronco para los nuevos ciclos de desarrollo después de que se haya presentado la versión a producción. De esta forma, se distinguirán claramente las diferencias en las plantillas y se podrá corregir fácilmente la versión en producción con una simple actualización de la versión, como por ejemplo de 1.12 a 1.13. Vinculación al contenido de xPresso mediante una versión Al crear enlaces al contenido de xPresso, puede seleccionar que se vincule mediante la última versión o mediante una versión específica. Cuando el contenido se vincule mediante la última versión, el sistema resolverá la última versión por tronco o versión secundaria, en función de la aprobación o el procesamiento de fechas efectivas. Para esta función es necesario que se planifique a largo plazo si se va a crear o cuándo se va a crear una versión secundaria nueva o un tronco nuevo. Puesto que siempre se puede corregir una plantilla en producción cuando la última versión ha alineado la plantilla, la vinculación mediante la última versión suele ser el mejor método para vincular plantillas. Cuando actualice una plantilla, siempre se seleccionará la última versión. Gracias a las capacidades de creación de versiones secundarias y de versiones, puede actualizar una versión específica de una plantilla creando versiones secundarias en esta y agregándola al sistema de producción con solo el cambio deseado. Si una plantilla se vincula mediante una versión específica, toda actualización que se realice en la plantilla no se incluirá en la salida. Retirada de plantillas Si no se desea la última plantilla y se estima más conveniente la última versión, puede retirar la última versión. De este modo, la versión retirada no se podrá seleccionar para publicarla. Esto difiere del procesamiento de fechas efectivas, aunque una fecha efectiva (fecha de retirada) también se puede usar en un procesamiento de fechas efectivas. Para obtener más información sobre cómo retirar un documento y un flujo de trabajo, consulte Mover documentos por el flujo de trabajo, página 34. Control de versiones en el repositorio de Documentum xPression En el repositorio de Documentum xPression, una versión es una copia de un archivo en el momento en que dicho archivo se registró en el repositorio. Cada vez que se registre el archivo se puede crear una nueva versión. Las versiones le permiten realizar un seguimiento de los cambios realizados en 28 Introducción a xPresso for Word un archivo. Cuando se crea o importa un nuevo archivo en el repositorio, este recibe un número de versión de 1.0. Al registrar el archivo, puede decidir crear una nueva versión del archivo o sobrescribir la versión existente. (Debe tener los permisos adecuados sobre el archivo para acceder a estas opciones). • Al crear una nueva versión, se asigna al archivo un número de versión mayor que el que tenía cuando lo retiró y se deja una copia de la versión anterior en el repositorio. • Al sobrescribir la versión existente, se mantiene el mismo número de versión del archivo que la versión anterior y no se guarda una copia de la versión anterior. Puede aumentar el número de versión en un número entero o en un decimal. El aumento del número de versión en un número entero se considera una revisión mayor; el aumento en un decimal es una revisión menor. Por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una versión menor, el archivo se almacena como versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se almacena la próxima vez como versión 1.2. Si decide retirar el archivo y registrarlo como una versión mayor, el número de versión del archivo pasa de la 1.2 a la 2.0. El archivo registrado más recientemente se marca como ACTUAL. En las listas de archivos siempre se muestran las versiones actuales de los archivos, a menos que seleccione mostrar todas las versiones. Obtención de archivos en el servidor fuera de xPresso Si el xPression Server está configurado para usar también el repositorio de Documentum xPression, las plantillas de documento se pueden registrar en el repositorio de Documentum xPression mediante Documentum Webtop o Documentum Administrator. Cuando importe el archivo a través de Documentum, en el tipo de documento debe seleccionar Documento (documento_xprs). Note: Si va a copiar archivos de paquete (.xword) a través de Documentum Webtop o Documentum Administrator, debe asegurarse de que los nombres de archivo sean únicos en la carpeta de destino. También puede acceder a los archivos de esquema y de datos ubicados en el servidor a través de xPresso for Word, pero no puede colocarlos en el servidor mediante xPresso. Los archivos de datos se pueden guardar mediante Documentum Webtop o Documentum Administrator en el repositorio de Documentum xPression o en cualquier repositorio de Documentum al que pueda acceder el servidor, o mediante FileNet en cualquier repositorio de FileNet. Los archivos de datos no se pueden almacenar en el repositorio de xPression. Los conjuntos de definiciones de variable y propiedades de documento se pueden guardar en el repositorio de xPression y en el repositorio de Documentum xPression solo mediante xPresso for Word; no hay forma de guardar estos archivos en los repositorios fuera de xPresso. Conexión con el servidor Para conectar con el xPression Server, debe iniciar sesión desde xPresso for Word. Después de iniciar sesión, puede realizar funciones de servidor mientras trabaje en el cliente de xPresso for Word No tendrá que volver a iniciar sesión cada vez que desee realizar otra tarea de servidor. Para poder iniciar una sesión en un servidor se debe definir antes. Para definir un servidor tiene que conocer la dirección URL del servidor. Para iniciar sesión en el servidor debe conocer su nombre de usuario y contraseña. 29 Introducción a xPresso for Word Note: Si abre un cuadro de diálogo de servidor mediante la función en línea, compruebe que lo cierra o bien completando la selección de un archivo o haciendo clic en Cancelar. Si se deja abierto un cuadro de diálogo del servidor cuando esté trabajando con xPresso for Word, podría causar problemas en el software. Definición de un servidor Puede definir varios servidores a los que se pueda acceder mediante xPresso for Word. Para poder iniciar una sesión en un servidor se debe definir antes. 1. Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). 2. Haga clic en Iniciar sesión en el área Conexión al servidor de la página. Aparece el cuadro de diálogo Inicio de sesión. 3. Haga clic en el botón Examinar situado junto a la lista desplegable de servidor. Aparece el cuadro de diálogo Administrar lista de servidores. 4. Escriba un nombre para el servidor en el primer cuadro de edición situado en la parte inferior del cuadro de diálogo. El alias es simplemente un nombre descriptivo para la configuración. 5. Escriba la dirección URL del servidor en el segundo cuadro de edición. La sintaxis de la URL es la siguiente: http://servername:port/xFramework 6. Haga clic en Agregar. El servidor aparece ahora en la lista de servidores. 7. Haga clic en Aceptar. El servidor queda disponible para que inicie sesión en él. Note: xPression no admite el uso del protocolo HTTPS en ninguna conexión. Si debe actualizar una definición de servidor existente, seleccione el servidor en la lista de alias y edite su definición en los cuadros de edición en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en Actualizar cuando haya finalizado. Para quitar un servidor de la lista, selecciónelo y haga clic en Quitar. Consejo: Mientras está en el cuadro de diálogo Iniciar sesión, si selecciona Lista de servidores, podrá usar las siguientes teclas de método abreviado: • Ctrl+B para abrir el cuadro de diálogo Administrar lista de servidores. • Ctrl+flecha abajo para ver los elementos que hay en la lista. Iniciar sesión en un servidor Una vez definido un servidor, puede iniciar una sesión en él y comenzar a trabajar con recursos del servidor. Para iniciar sesión en un servidor: 1. 30 Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). Introducción a xPresso for Word 2. Haga clic en Iniciar sesión en el área Conexión al servidor de la página. Aparece el cuadro de diálogo Inicio de sesión. 3. Seleccione el alias del servidor en la lista desplegable. 4. Escriba su nombre de usuario para el servidor. Los nombres de usuario no pueden contener caracteres no utilizados en inglés. 5. Escriba su contraseña para el servidor. 6. Haga clic en Aceptar. Ya ha iniciado sesión en el xPression Server. Ahora están disponibles las demás opciones en línea del menú de inicio de sesión de la ficha xPresso. Note: Si la conexión de ECM utilizada para acceder al repositorio de xPression se creó en un servidor de aplicaciones distinto del que está utilizando ahora, es posible que la consola del servidor de aplicaciones muestre un error de cifrado tras iniciar sesión en el xPression Server. Para resolver este error, restablezca el nombre de usuario y la contraseña en el servidor de aplicaciones actual. Administración de documentos de xPresso El servidor de xPression proporciona control de versiones y un proceso de flujo de trabajo para los documentos de xPresso que hay almacenados en el repositorio de xPression. La administración del flujo de trabajo y las versiones del documento se efectúa a través de ECM Dashboard de xPresso for Word. Para acceder a él, haga clic en Retirar, Ver, Crear versión secundaria, Flujo de trabajo en el área Conexión al servidor de la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). Note: Tenga en cuenta la diferencia horaria entre el equipo cliente y el servidor que hospeda el repositorio. Al filtrar los resultados en el panel de ECM, asegúrese de realizar el ajuste para las diferentes zonas horarias. ECM Dashboard enumera todos los documentos que hay en las categorías a las que tiene acceso y le permite realizar las siguientes tareas: • Cambiar el modo en que la información se muestra • Filtrar la lista de documentos • Trabajar con versiones del documento • Definir una fecha efectiva y una fecha de retirada • Mover un documento por el flujo de trabajo • Ver el historial de flujo de trabajo de un documento • Realizar una vista previa en línea de un documento • Llevar a cabo un análisis de impacto de un documento La barra de herramientas de ECM Dashboard contiene accesos directos a algunas de las tareas de administración. Elemento Descripción Filtros Refleja los filtros de lista de documentos disponibles. 31 Introducción a xPresso for Word Elemento Descripción Permite crear una versión secundaria mayor para el documento seleccionado. Permite definir una fecha efectiva y, si lo desea, una fecha de retirada para establecer el momento en el que un documento es válido para distribuirlo a los clientes. Acciones de flujo de trabajo Permite seleccionar un nuevo estado para un documento, así como mover dicho documento por el flujo de trabajo. Acciones de paquete antiguo Permite retirar y registrar los paquetes de una versión anterior a la 4.5. Permite obtener una vista previa en línea del documento seleccionado. Permite llevar a cabo un análisis de impacto en el documento seleccionado para conocer los enlaces existentes entre el elemento seleccionado y otros documentos. Muestra una tabla que contiene el historial de flujo de trabajo del documento seleccionado. Ver Permite controlar la información que aparece en la lista de documentos. Tipo de filtro Permite seleccionar el tipo de filtro que se va a usar en la fila de filtro de la lista de documentos. Cambiar la visualización de la información Para cambiar el tipo de información que aparece en la tabla del documento, haga clic en el menú Ver y seleccione lo siguiente: • Mostrar retirados, si quiere que la lista de documentos refleje los documentos con estado retirado. Note: La última versión de un documento siempre aparece en la lista de documentos, incluso si se retiró la última versión y no está seleccionada esta opción. • Todas las columnas, para mostrar todas las columnas de datos posibles. • Seleccione las columnas de información específicas que quiera que aparezcan y deje sin seleccionar aquellas de las que quiera prescindir. Para ordenar la lista de documentos por columnas específicas: • Arrastre el encabezado de la columna al cuadro blanco que hay en la parte superior de la tabla. Puede arrastrar varias columnas, y la lista se ordenará según el orden en el que los nombres de columna aparezcan en el cuadro. Por ejemplo, si coloca las columnas Estado, Nombre de archivo y Versión, los documentos aparecerán agrupados en primer lugar por estado, después por nombre de archivo y, por último, por versión. • Haga clic en la flecha que aparece en el nombre de columna para seleccionar un orden ascendente (flecha arriba) o descendente (flecha abajo). Excepto Nombre de archivo, el encabezado de todas 32 Introducción a xPresso for Word las demás columnas se debe colocar en el cuadro blanco para que la flecha aparezca para poder ordenarlas. • Para quitar una columna del esquema de orden, seleccione el encabezado de la columna en cuestión en el cuadro blanco y vuelva a arrastrarla a su ubicación en la tabla. Filtrar documentos Los documentos que aparecen en la lista se pueden filtrar de diversas maneras: • Puede filtrar toda la lista para mostrar únicamente aquellos documentos que sean de su pertenencia, para lo cual deberá seleccionar una de las siguientes opciones de la lista de filtros: Mi trabajo, Pendiente de mi aprobación y Pendiente de mi envío. • Si escribe en la fila de filtro azul que hay justo debajo del encabezado de columna, podrá filtrar una columna individual. El tipo de filtro correspondiente a esta función se selecciona de la lista Tipo de filtro en la esquina superior derecha del panel: — Sencillo. Usa una lógica de filtro simple para filtrar según un carácter. Escriba texto en el cuadro de filtro y, a medida que escriba, la lista se irá filtrando. — Comodines. Permite usar comodines en las cadenas de filtro. Consulte Usar comodines, página 106 para ver una lista de comodines. — Expresiones regulares. Permite usar expresiones regulares en las cadenas de filtro. Una expresión regular es un patrón de texto que consta de caracteres ordinarios y caracteres especiales denominados metacaracteres. Trabajar con versiones de documento La lista de documentos muestra de forma predeterminada la versión más reciente del documento. Si un documento dispone de más versiones, debajo del nombre del archivo se mostrará información en la que se indica cuántas versiones anteriores existen, además de una flecha a la izquierda del nombre del documento. Para ver el resto de versiones, haga clic en la flecha que aparece en el campo del nombre de archivo. En ECM Dashboard puede crear una versión secundaria de una versión de documento. Al crear versiones secundarias se genera una versión nueva del documento. Por ejemplo, si la versión más reciente de un documento es 2.2, al crear una versión secundaria se genera la versión 2.3 o 3.0. Para crear versiones secundarias de un documento, seleccione el documento en la lista y haga clic en Crear versión secundaria mayor. Puede incluir un comentario que esté relacionado con la nueva versión secundaria. La información de categoría y de versión es automática y no se puede modificar. Definición de las fechas efectiva y de retirada Existe la opción de asignar una fecha efectiva a todos los documentos de xPresso almacenados en el repositorio de xPression. La fecha efectiva de un documento es la fecha en que se valida el documento para su distribución a los clientes. 33 Introducción a xPresso for Word El procesamiento de fecha efectiva se puede agregar o quitar de un documento por medio de ECM Dashboard o en xAdmin. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. En ECM Dashboard, puede indicar a un documento que use el procesamiento de fecha efectiva mediante el icono Procesamiento de fecha efectiva habilitado que aparece tras el nombre de archivo. Para quitar el procesamiento de fecha efectiva de un documento mediante el Panel de ECM, haga clic en Configuración e intervalo de fechas efectivas (o presione Ctrl+D) y desactive la casilla de verificación Usar procesamiento de fechas efectivas. El procesamiento por fecha efectiva se quita de todas las versiones de un documento. Para definir el procesamiento por fecha efectiva: 1. Seleccione el documento en la lista y haga clic en Configuración e intervalo de fechas efectivas (o presione Ctrl+D). 2. Asegúrese de que la casilla de verificación Usar procesamiento de fechas efectivas está activada. 3. Asegúrese de seleccionar la versión troncal correcta. La fecha efectiva es válida para todas las versiones de documento de la versión troncal seleccionada. 4. Escriba la fecha que indica cuándo se puede usar el documento. Haga clic en la flecha para mostrar una función de calendario. 5. (Opcional) Escriba la fecha que indica cuándo se debe suspender el uso del documento. Haga clic en la flecha para mostrar una función de calendario. Mover documentos por el flujo de trabajo Las categorías de xPression en xAdmin pueden tener un flujo de trabajo definido. Todos los documentos que existan en tales categorías deberán ceñirse a ese flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. El estado del flujo de trabajo de los documentos se puede administrar en ECM Dashboard. Los estados en los que se puede poner un documento dependen de los derechos de flujo de trabajo que posea según se define en xAdmin. Acuda a su administrador del sistema de xPression para obtener más información sobre sus derechos de flujo de trabajo. En el sistema de flujo de trabajo de xPression, cuando un emisor (un usuario con permiso de nivel de escritura) envía un documento, su estado pasa a ser Enviado. Para avanzar al siguiente nivel del flujo de trabajo, un aprobador (un usuario con permiso de nivel de aprobador) debe dar su visto bueno al contenido. Los documentos que no tengan un estado de flujo de trabajo definido aparecerán con el estado Pendiente. Si un documento en estado Enviado migra a otro servidor, el estado del documento recién migrado volverá a establecerse en Pendiente. El documento de origen permanece inalterado. En tanto que usuario de xPresso for Word, tendrá la capacidad de enviar un documento. Si posee derechos de aprobación, también podrá aprobarlos o rechazarlos. Con los derechos adicionales pertinentes, podrá hasta retirar un documento del flujo de trabajo. Para cambiar el estado del flujo de trabajo de un documento, seleccione el documento en la lista, haga clic en Acciones de flujo de trabajo y, a continuación, seleccione el estado en la lista. Aparecerán 34 Introducción a xPresso for Word únicamente los estados válidos según sus derechos. Si un documento se rechaza, deberá volver a enviarse para continuar por el flujo de trabajo. Ver el historial del flujo de trabajo El historial del flujo de trabajo de un documento se puede ver si selecciona el documento en cuestión y hace clic en Historial de flujo de trabajo (o presione Ctrl+H). Aparecerá una tabla bajo la entrada del documento en la lista con la siguiente información: • Fecha. Fecha en que se produjo la acción. • Acción. Nombre de la acción de flujo de trabajo. • Emisor. Nombre del usuario que realizó la acción. • Propietario. Propietario del documento. • Comentarios. Cualquier comentario relacionado con la acción. Obtención de una vista previa en línea Puede crear una vista previa de PDF del documento seleccionándolo y haciendo clic en Vista previa del PDF. Mediante la función de vista previa en línea, no solo puede obtener una vista previa de los documentos de la versión 4.5 y posteriores sino que también puede obtenerla de los documentos anteriores a la versión 4.5. Cuando use la función de vista previa en línea, todos los recursos son del servidor. Si el documento principal contiene documentos locales como contenido universal, este se debe almacenar en el servidor con la misma ruta de acceso; de lo contrario, faltará el contenido en la salida de vista previa. Realizar análisis de impacto Con xPresso for Word podrá saber qué documentos se verán afectados si el documento seleccionado se modifica. Los análisis de impacto ponen de manifiesto qué otros documentos están vinculados al documento seleccionado o están incluidos en él. De esta forma, tendrá una perspectiva completa del impacto que un documento en particular tiene sobre otro contenido. Para llevar a cabo un análisis de impacto desde el Panel de ECM, seleccione el documento que quiera analizar de la lista y haga clic en Análisis de impacto (o presione Ctrl+I). Consulte Análisis de impacto, página 224 para ver una descripción completa del cuadro de diálogo Análisis de impacto. 35 Introducción a xPresso for Word Ajuste del rendimiento de carga del cuadro de diálogo de Panel de ECM Según la cantidad de documentos del repositorio de contenido, el Panel de ECM podría cargarse lentamente. Para mejorar el rendimiento de carga, agregue las siguientes claves al nodo nodo en xpressoWord.Config y establezca los valores correspondientes para las claves: • ECMDashboardFolderFilesPageSize: establece la cantidad de archivos descargados en una llamada de servicio web. Los valores válidos están comprendidos entre 50 y 100, inclusive. • WebServiceEndPointConcurrentConnection: determina la cantidad de carpetas donde se pueden descargar los archivos en paralelo. Establezca un valor que no sea inferior a 2. El valor predeterminado es 2. El archivo xpressoWord.Config está ubicado en Unidad\Users\usuario\AppData\Roaming \xPresso\versión\Unity Designer\. Crear una plantilla Una plantilla de documento es un mecanismo con el que se diseña la apariencia y el contenido de un documento. Las plantillas de documento en xPresso for Word se basan en documentos de Word 2010. Al crear una plantilla, tendrá la posibilidad de usar un documento de Word existente como punto de partida, o bien puede crearla completamente desde cero. Para crear una plantilla de documento: 1. Abra Word 2010. 2. Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). Consulte Falta un elemento xPresso en el menú Archivo, página 23 si no ve el elemento xPresso en el menú Archivo. 3. Escriba un nombre para la plantilla en el cuadro Nombre del área Nueva plantilla (límite de 256 caracteres). 4. Examine y seleccione un directorio como directorio de trabajo. 5. Active la casilla de verificación Buscar un documento existente de Word para usarlo como base para la plantilla nueva para poder seleccionar un documento de Word local durante el proceso de creación de la plantilla. Si deja esta casilla de verificación sin activar, el documento que esté abierto en Word en ese momento se usará como base para la nueva plantilla. Si dicho documento es nuevo (está vacío), la nueva plantilla aparecerá en blanco. 6. Active Solicitar archivo de esquema de cliente al iniciar para poder seleccionar un archivo de esquema durante el proceso de creación de la plantilla. Si deja esta casilla de verificación sin activar, puede seleccionar el archivo de esquema después de crear la plantilla. 36 Introducción a xPresso for Word 7. Haga clic en Iniciar nueva. xPresso for Word crea la plantilla. En el transcurso de este proceso: • Si activó Buscar documento de Word existente para usarlo como base de la nueva plantilla, aparecerá un cuadro de diálogo Abrir. Seleccione el documento de Word que quiera utilizar en esta plantilla y haga clic en Abrir. • Si activó Solicitar archivo de esquema de cliente al iniciar, se abrirá el cuadro de diálogo Esquema de datos. Busque y seleccione el archivo de esquema de datos que quiera usar con esta plantilla y, después, seleccione el registro de repetición más alto en el archivo (si procede). Haga clic en Aceptar. Una vez finalizado el proceso, la nueva plantilla aparece en Word y la ficha Diseñador de xPresso for Word Designer se incluye en la cinta de aplicaciones de Word. Abrir una plantilla existente Las plantillas de documento de xPresso for Word se pueden almacenar localmente o en el servidor. Las plantillas que se almacenan localmente se pueden abrir igual que un documento de Word. Las plantillas almacenadas en el servidor de xPression se deben abrir mediante la página backstage de xPresso. En esta página también podrá abrir directamente las plantillas que ha visto recientemente, sin que importe dónde estén almacenadas. Plantillas almacenadas localmente Las plantillas de xPresso for Word (.docx) que se almacenan localmente en el equipo del cliente se pueden abrir igual que un documento de Word. Esto engloba lo siguiente: • Hacer doble clic en el archivo de plantilla en el Explorador de Windows. • Usar la función Abrir del menú Archivo de Word. • Hacer clic en el archivo desde la ficha Documentos recientes del menú Archivo de Word. Note: Si desea abrir varias plantillas de documento de xPresso for Word, no utilice el Explorador de Windows ni seleccione “Abrir” o “Editar” en el menú del botón secundario. Para abrir varias plantillas, utilice la función “Abrir” del menú “Archivo” de Word. Note: Si desea guardar una plantilla del servidor en el disco local con otro nombre, use el menú “Guardar como” (Archivo > Guardar como) de MS Word. No cambie el nombre de la plantilla desde el Explorador de Windows. Si lo hace, se producirá un error la próxima vez que inicie sesión en el servidor y abra la plantilla ya que se comprobará la URL de servidor. En ese caso, puede cerrar sesión en el servidor, abrir la plantilla y guardarla con un nombre distinto. Plantillas vistas recientemente El área Plantillas recientes permite abrir una plantilla desde una lista de plantillas vistas recientemente. De este modo, podrá acceder fácilmente a las plantillas que haya “en curso” actualmente. Bastará con hacer clic en el nombre de la plantilla para abrirla. Cuando el documento se 37 Introducción a xPresso for Word abre en Word, la ficha Diseñador de xPresso for Word aparece recogida en la cinta de aplicaciones de Word. Si no hay plantillas recientes, esta área no aparecerá en la página backstage de xPresso for Word. Plantillas almacenadas en el repositorio de xPression El área Conexión al servidor de la página backstage de xPresso permite abrir (o retirar) una plantilla almacenada en el servidor de xPression del repositorio de xPression. Puede abrir los documentos existentes para verlos únicamente (solo lectura) o para modificarlos. Si abre un documento para verlo, no tiene que volver a registrar el documento en el servidor al terminar. Cuando un usuario abre un documento para modificarlo, los otros usuarios solo podrán abrirlo en el modo de visualización. Si abre el documento para modificarlo, necesitará volver a registrarlo al terminar o, lo que es lo mismo, cancelar la retirada. Note: No se puede tener abiertos dos documentos que residen en diferentes repositorios para su edición al mismo tiempo. Hacerlo causaría problemas al intentar registrar los documentos de nuevo. Para evitar este problema, primero compruebe el documento antes de retirar el segundo documento. Debe haber iniciado sesión en el servidor para completar los siguientes pasos. Para abrir una plantilla almacenada en el repositorio de xPression: 1. Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). 2. Haga clic en Retirar, Ver, Crear versión secundaria, Flujo de trabajo, que se encuentra en Repositorio de contenido de xPression, en el área Conexión al servidor de la página. Se abre ECM Dashboard. Aparecen enumeradas todas las plantillas de documento para las que tiene derechos de acceso. 3. Seleccione la plantilla que quiera abrir. Si hay varias versiones de la plantilla, se mostrará la más reciente de forma predeterminada. Para ver las versiones anteriores, haga clic en la flecha que hay junto al nombre de archivo. 4. Haga clic en Ver para abrir la plantilla como de solo lectura o en Retirar para abrir la plantilla para modificarla. La plantilla se abre en Word y la ficha Diseñador de xPresso for Word aparece recogida en la cinta de Word. Note: No puede haber varias versiones de la misma plantilla retiradas al mismo tiempo. Trabajar con plantillas de solo lectura Cuando se abre una plantilla para verla, se hace en estado de solo lectura. Verá que los paneles del explorador tienen una etiqueta de Solo lectura en el lateral y que la ficha Diseñador de xPresso for Word cuenta con un número limitado de opciones. Si ve que necesita realizar cambios en la plantilla, puede hacer clic en Retirar documento en la ficha Diseñador de xPresso for Word para retirarla. La plantilla se retira del repositorio y se abre para poder modificarla en xPresso for Word. Si ya ha retirado una plantilla actualmente, esta será la que se abra. 38 Introducción a xPresso for Word Plantillas almacenadas en el repositorio de Documentum xPression El área Conexión al servidor de la página backstage de xPresso permite abrir (o retirar) una plantilla almacenada en el servidor de xPression Server del repositorio de xPression Documentum. Los documentos existentes se pueden abrir únicamente para verlos (solo lectura) o bien para modificarlos. Si abre un documento para verlo, no tiene que volver a registrar el documento en el servidor al terminar. Cuando un usuario abre un documento para modificarlo, los otros usuarios solo podrán abrirlo en el modo de visualización. Si abre el documento para editar, necesitará volver a registrarlo al terminar, o lo que es lo mismo, cancelar la retirada. Note: No se puede tener abiertos dos documentos que residen en diferentes repositorios para su edición al mismo tiempo. Hacerlo causaría problemas al intentar registrar los documentos de nuevo. Para evitar este problema, primero compruebe el documento antes de retirar el segundo documento. Debe haber iniciado sesión en el servidor para completar los siguientes pasos. Para abrir una plantilla almacenada en el repositorio de xPression Documentum: 1. Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). 2. Busque la sección Documentum en el área Conexión al servidor de la página. Haga clic en Retirar para abrir la plantilla para modificarla o en Ver para abrirla como de solo lectura. Aparece el cuadro de diálogo ECM Server. 3. Busque y seleccione el documento que desea abrir. También podrá buscar un archivo; si desea obtener más información, consulte Búsquedas en el repositorio de Documentum xPression, página 39. Si un documento tiene más de una versión guardada en el servidor, el icono situado junto al nombre del documento tendrá un círculo verde en lugar de uno azul. Haga doble clic en el icono de círculo verde para mostrar una lista desplegable en la que puede seleccionar la versión que desea abrir. 4. Haga clic en Editar o en Abrir. El documento se abre en xPresso for Word. Búsquedas en el repositorio de Documentum xPression El cuadro de diálogo Servidor ECM contiene una ficha Buscar, con la cual podrá buscar los archivos almacenados en el xPression Server. Puede realizar una búsqueda sencilla o una búsqueda avanzada, que le permitirá incorporar varios parámetros de búsqueda diferentes. Búsqueda sencilla Una búsqueda sencilla no incorpora ningún parámetro de búsqueda, solo una cadena de búsqueda, y se realizará en toda la base de datos del servidor. Las búsquedas sencillas son útiles si la clave que se utiliza para la búsqueda es muy específica y no se localiza en demasiados archivos del servidor. 39 Introducción a xPresso for Word Para realizar una búsqueda sencilla: 1. Asegúrese de que el repositorio que desea buscar está seleccionado en la lista desplegable Servidor actual. 2. Haga clic en la ficha Buscar del cuadro de diálogo ECM Server. 3. Escriba la cadena de búsqueda en el campo Nombre. La cadena de búsqueda distingue mayúsculas de minúsculas. 4. Haga clic en Buscar. Los archivos que encuentre se mostrarán en la lista de archivos en la parte derecha del cuadro de diálogo. Búsqueda avanzada Una búsqueda avanzada le permite ser más específico en la búsqueda e incorporar varios parámetros que le ayudarán a limitar los resultados. Gracias a esta búsqueda, podrá controlar los directorios del servidor en los que se realizará la búsqueda y podrá definir las propiedades de los archivos que le ayudarán a identificar los archivos que busca. Para realizar una búsqueda avanzada: 1. Asegúrese de que el repositorio que desea buscar está seleccionado en la lista desplegable Servidor actual. 2. Haga clic en la ficha Buscar del cuadro de diálogo ECM Server. 3. Escriba la cadena de búsqueda en el campo Nombre. La cadena de búsqueda distingue mayúsculas de minúsculas. 4. Haga clic en Búsqueda avanzada. Aparecerán más opciones en la ficha Buscar. 5. Seleccione las ubicaciones del servidor donde desee realizar la búsqueda: • Haga clic en Nombre_repositorio. Nombre_repositorio es el nombre del repositorio seleccionado actualmente. Si desea buscar en directorios específicos dentro del repositorio, haga clic en Editar para seleccionar los directorios específicos donde buscar. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar fuentes de búsqueda. — Desplácese hasta este y seleccione un directorio. Haga clic en Agregar. — Repita este paso para todos los directorios donde desee realizar la búsqueda. — Haga clic en Aceptar. Todos los directorios seleccionados aparecerán en el cuadro de edición en la parte inferior de la sección Ubicaciones. • Haga clic en Solo ubicación actual para buscar solo el directorio centrado en la ficha Buscar del cuadro de diálogo Servidor ECM. Cuando seleccione esta opción, el directorio actual aparecerá en el cuadro de texto debajo de la opción. 6. Escriba un nombre de usuario para la propiedad Retirar por. El nombre distingue entre mayúsculas y minúsculas. Si escribe un valor aquí, la búsqueda únicamente devolverá los documentos retirados por el nombre de usuario especificado. 7. Escriba un intervalo de números de versión en el cuál desee buscar. Escribe el primer número de versión que desee buscar en el primer cuadro y el último número de versión en el segundo 40 Introducción a xPresso for Word cuadro. Si especifica los valores aquí, la búsqueda devolverá únicamente los documentos cuyo número de versión está en el intervalo especificado. 8. Seleccione un rango de fecha de modificación para la búsqueda: • Seleccione un período de tiempo de la lista desplegable: Cualquier período, Durante el día anterior, Durante la semana anterior, Durante el mes anterior, Durante el año anterior. • Seleccione Desde/hasta y, a continuación, las fechas que desee. 9. Seleccione un tamaño de archivo: Cualquier tamaño, Menor que 100 KB, Menor que 1 MB, Menor que 10 MB, Mayor que 10 MB o Mayor que 100 MB. 10. Active la casilla de verificación Buscar todas las versiones si desea que la búsqueda muestre la versión de los archivos que encuentre. 11. Haga clic en Buscar. Los archivos que encuentre se mostrarán en la lista de archivos en la parte derecha del cuadro de diálogo. Cancelación de una retirada Si retira un documento para modificarlo y, posteriormente, decide que no desea realizar cambios o que no desea mantener los cambios que ha realizado, puede cancelar la retirada. Al cancelar una retirada, se quita la marca de retirada del documento en el servidor, se cierra el documento en xPresso for Word y se elimina la copia local del documento. El documento permanece en el servidor con el mismo estado que tenía al retirarlo y queda disponible para que lo retiren otros usuarios. Un documento retirado únicamente se puede cancelar mediante la herramienta de diseño de xPresso; una retirada no se puede cancelar desde xAdmin. Existen dos sitios en xPresso for Word donde se puede cancelar la retirada de un documento: • En el explorador de plantillas, si hace clic en el menú desplegable de la raíz de la plantilla y selecciona Cancelar Retirar. • En la página backstage de xPresso, si hace clic en Cancelar retirada de documento. xPresso for Word cierra el documento en el equipo cliente y ya no estará marcado como retirado en el servidor. Apertura de documentos de Documentum Puede abrir un documento almacenado en Documentum retirando el documento mediante Documentum Administrator o Webtop y guardándolo en su sistema de archivos. Una vez que haya retirado el documento y lo haya colocado en su sistema de archivos, puede hacer doble clic en el archivo para abrirlo en xPresso for Word. Los documentos de xPresso no se pueden abrir en Documentum Administrator o Webtop con un doble clic ni con las opciones “Abrir” o “Editar” de dichas aplicaciones. 41 Introducción a xPresso for Word Trabajar con la ficha Diseñador de xPresso for Word En la cinta de Word, verá una ficha Diseñador de xPresso for Word que contiene muchas de las funciones que se usan habitualmente a la hora de trabajar con plantillas. La ficha tendrá un aspecto distinto si está modificando una plantilla o si está viendo una plantilla de solo lectura. La fecha de modificación está dividida en cinco grupos distintos: • Insertar. Contiene funciones que sirven para poner contenido en el documento de xPresso for Word o darle formato. • Variable. Contiene funciones que sirven para poner elementos de variable en el documento o trabajar con ellos. • Opciones. Contiene opciones de párrafo y la selección del repositorio de contenido. • Comprobación y vista previa. Contiene funciones para comprobar la salida del documento de xPresso y obtener una vista previa de esta. • xPresso. Contiene funciones que permiten acceder a los paneles de xPresso y a la ayuda en línea. Por su parte, la ficha de visualización contiene tres grupos: • Opciones. Contiene la opción Retirar documento. • Comprobación y vista previa. Contiene funciones para comprobar la salida del documento de xPresso y obtener una vista previa de esta. • xPresso. Contiene funciones que permiten acceder a los paneles de xPresso y a la ayuda en línea. Cómo trabajar con el panel del explorador xPresso for Word utiliza paneles para incluir en ellos las funciones y los controles necesarios para trabajar con su plantilla. El panel del explorador es donde va a trabajar con el contenido de variables en la plantilla. Este panel contiene tres exploradores distintos: • Explorador de plantillas. Muestra el contenido dinámico que hay en la plantilla. • Explorador de variables. Muestra el esquema de datos asociado con la plantilla. • Explorador de diseño HTML. Muestra los canales asociados con la plantilla. El explorador de diseño HTML aparece únicamente si hay canales definidos para la plantilla. Para acceder a un explorador concreto, haga clic en el botón pertinente en la parte inferior del panel. La vista activa aparece rodeada por un cuadro. Trabajar con el explorador de plantillas El explorador de plantillas es un esquema ordenado de todo el contenido dinámico que hay en la plantilla de documento. 42 Introducción a xPresso for Word Este panel se puede filtrar de los siguientes modos: • Mostrar todo. Muestra todos los elementos de la plantilla. • Elementos no válidos. Muestra los elementos no válidos en el panel. • Sin actualizar. Muestra únicamente los elementos de contenido reutilizable y contenido universal cuya versión es anterior a la versión más reciente en el servidor. • También puede escribir en el campo de filtro y se muestran los elementos cuyos nombres contienen el texto que escribe. En el explorador de plantillas hay acciones disponibles en los menús desplegables que acompañan a cada elemento del árbol. Las acciones que haya disponibles dependerán del tipo de elemento, y se abordarán en las secciones correspondientes de la presente guía de usuario. Elementos de plantilla no válidos Cuando se selecciona el filtro Elementos no válidos, el panel del explorador muestra solo los elementos que actualmente se consideran como no válidos por algún motivo. Un elemento puede no ser válido porque se acaba de crear y todavía no se ha definido su referencia, o bien porque se ha cargado un nuevo esquema que procesa una referencia no válida al elemento. Los siguientes elementos pueden aparecer como no válidos: • Gráficos dinámicos en los que: — No se ha cargado una definición de gráfico (archivo .itxml). — No se ha definido la categoría o datos de la serie. — Se utilicen variables no válidas en su definición de datos. • Contenido externo en el que: — No se ha definido una referencia. — El valor de Incluir para tipo es una variable, pero el tipo de valor de la referencia de variable seleccionada no es una cadena. — No se ha asignado la referencia de contenido. • Grupos de contenido en los que: — El valor de Activar/desactivar criterios no es válido (por ejemplo, contiene una variable no válida). — La lógica de tipo de cambio simple no es válida. — El grupo contiene una instancia no válida. • Instancias de contenido con lógica no válida. • Instancias de contenido en las que falta la asignación de variable. Estos elementos de contenido mostrarán un icono de pivote de la construcción anexo a ellos en el explorador de plantillas. • Bucles de contenido con una lógica de filtro no válida. La referencia o asignación de un elemento se puede corregir en el explorador de plantillas. Cuando los elementos pasen a ser válidos, dejarán de aparecer con el filtro Elementos no válidos. 43 Introducción a xPresso for Word Trabajar con el explorador de variables El explorador de variables muestra todo el esquema según se incluye en el archivo de esquema seleccionado. En el explorador de variables puede agregar texto, imágenes y variables de tabla directamente a la plantilla. Los elementos que el panel muestra se pueden filtrar de los siguientes modos: • Escriba un término de búsqueda en el cuadro para filtrar la lista dinámicamente. • Seleccione un filtro predefinido de la lista desplegable de filtros. — Mostrar todo. Muestra todos los elementos del esquema de datos. — Mostrar todo en uso. Muestra solo los elementos que hay actualmente en uso en la plantilla. — Variables personalizadas. Muestra solo las variables personalizadas creadas en la plantilla. — Propiedad de documento. Muestra solo los elementos con la configuración de propiedad de documento. — Elementos no válidos. Muestra los elementos no válidos en el panel. — Variables de entorno del sistema. Muestra solo las variables de entorno del sistema activas en la plantilla. • Seleccione de la lista desplegable de filtros para crear y guardar un filtro personalizado: — Escriba un nombre descriptivo para el filtro. — Seleccione todos los elementos de datos, variables personalizadas y variables de entorno del sistema que quiera mostrar cuando el filtro se seleccione. Note: Si escribe un término de búsqueda en el cuadro de filtro y se encuentra una coincidencia con un nombre de filtro predefinido o personalizado, aparecerán los resultados de dicho filtro, y no los resultados dinámicos del término de búsqueda. Las acciones de variable están disponibles en los menús desplegables que acompañan a cada elemento que figure en el panel. Las acciones que haya disponibles dependerán del tipo de elemento y se describirán en las secciones correspondientes de la presente guía de usuario. Elementos de variable no válidos Cuando se selecciona el filtro Elementos no válidos, el explorador de variables muestra solo los elementos que actualmente se consideran como no válidos por algún motivo. Los siguientes elementos pueden aparecer como no válidos: • Variables personalizadas que no se han definido (la expresión está vacía). • Variables que tienen un carácter no admitido ($:@/\!?*#[](){}&"’) en su nombre. 44 Introducción a xPresso for Word • Variables personalizadas de tipo xPath en las que: — La expresión xPath es compleja y no supera la validación gramatical. — La expresión xPath es simple y no se puede encontrar un elemento de datos coincidente acorde con la expresión xPath. Esto puede ocurrir si no se carga ningún esquema. — La expresión xPath es simple y se ha encontrado un elemento de datos coincidente, pero los tipos de valor no son compatibles. • Variables personalizadas de tipo función xPresso en las que: — La expresión contiene una referencia circular. — No se encuentra la variable utilizada en la expresión. — El tipo de valor de la variable no es compatible con el tipo de expresión devuelto. — La expresión contiene sintaxis no válida. • Variables personalizadas JavaScript que contienen sintaxis no válida en la expresión que no supera la validación gramatical. Puede corregir la referencia o asignación del elemento en las propiedades para que sea válida. Cuando los elementos pasen a ser válidos, dejarán de aparecer con el filtro Elementos no válidos. Iconos El explorador de variables emplea iconos para denotar los distintos elementos de variable. En la tabla siguiente se muestra cada icono y su elemento asociado. Icono Elemento Raíz de variable Matriz Matriz repetible Elemento de matriz o variable de entero Elemento de matriz o variable de cadena Elemento de matriz o variable de flotante Elemento de matriz o variable doble Elemento de matriz o variable booleana Elemento de matriz o variable de fecha Elemento de matriz o variable de tiempo Elemento de matriz o variable de fecha y hora 45 Introducción a xPresso for Word Trabajar con el explorador de diseño HTML El explorador de diseño HTML permite trabajar con los canales y las regiones de plantilla que se hayan definido en la plantilla. Los canales y las regiones de plantilla funcionan de manera conjunta para hacer posible que una sola plantilla de documento se publique a través de diversos canales de salida. Si no hay canales definidos para la plantilla, el explorador de diseño HTML no estará disponible. Para obtener más información, consulte Trabajar con canales en la plantilla, página 117. Trabajar con el contenido del lienzo xPresso for Word utiliza los controles de contenido de Word para marcar el contenido dinámico (o variable) en el documento de Word. Los controles están visibles cuando el elemento se selecciona, ya sea dentro del documento, en un explorador o al mover el ratón sobre el elemento. Los controles de contenido aparecen como un cuadro azul y una ficha azul que contiene un nombre. Si posee elementos de contenido dinámico anidados entre sí, es posible que las fichas del control de contenido se superpongan y parezca que no muestran el nombre correcto del elemento. El nombre completo del elemento siempre aparece en el explorador de plantillas, y es ahí donde debe mirar para asegurarse de que el nombre sea correcto. Note: Al copiar y pegar contenido dinámico, procure seleccionar también el control de contenido. Esto se logra fácilmente con solo hacer clic en el título del control de contenido. Si no selecciona el control de contenido, el contenido dinámico se copiará como contenido estático. ¿Cómo puedo sacar el cursor de un control de contenido? Existen dos maneras de sacar el cursor de un control de contenido para que pueda agregar contenido en otras partes del documento. Puede: • Hacer clic en un párrafo que no esté incluido en ningún control de contenido (texto estático). • Colocar el cursor al final del contenido mostrado en el control de contenido y, a continuación, presione la tecla de flecha derecha. • Colocar el cursor al comienzo del contenido y presionar la tecla de flecha izquierda. 46 Introducción a xPresso for Word Cómo deshacer una función en contenido dinámico No se pueden deshacer ni rehacer varios pasos realizados en el contenido dinámico de la plantilla de xPresso for Word. Esta es una limitación del control de contenido de Word. Solo puede deshacer un único paso en las funciones de xPresso. ¿Por qué no puedo aplicar formato a mi contenido dinámico? Al crear un grupo de contenido o una instancia de contenido, xPresso for Word coloca el contenido en un control de contenido de Word y los párrafos primero y último del grupo se consideran “bloqueados” por Word. Esto significa que no se puede aplicar ningún formato a estos párrafos. Para evitar este inconveniente, cree el contenido del párrafo, aplique todos los estilos y formatos y, a continuación, cree un grupo de contenido o una instancia de contenido con el contenido con formato. Si lo prefiere, puede copiar y pegar el contenido con formato en el control de contenido de Word. 47 Introducción a xPresso for Word 48 Capítulo 3 Diseño de plantillas xPresso for Word permite mejorar un documento de Word 2010 al poder agregarle datos, variables y criterios de selección para personalizar el resultado. Puede crear un nuevo documento para utilizarlo con xPresso for Word o personalizar un documento de Word ya existente. En este capítulo se tratan los siguientes temas: • Información general de planificación, página 49 • Diseño y configuración de secciones, página 51 • Creación de salidas de varias imposiciones, página 55 • Consideraciones sobre fuentes, página 56 • Consideraciones sobre multimedia para salidas PostScript, página 59 • Consideraciones sobre la división de palabras, página 59 • Contenido del documento, página 64 Información general de planificación Un documento de xPresso for Word es una herramienta muy flexible. A fin de sacarle el máximo partido, debería planificar su documento con atención. Es una buena idea crear un borrador del documento y marcarlo para resaltar elementos como contenido dinámico (variable) y estático (inmutable) y donde podrá agregar variables y tablas dinámicas. A continuación le incluimos una lista de comprobación de alto nivel con los conceptos que debe tener en cuenta a la hora de crear un documento: • ¿Qué partes del documento van a incluirse dinámicamente en la salida? ¿Qué criterios o campos de datos gestionarán la inclusión o exclusión del contenido? • ¿Qué partes del documento serán estáticas (siempre se incluye lo mismo en la salida)? Texto como el nombre de la compañía y el logotipo pueden ser de tipo estático. • ¿Qué variables desea incluir en el documento? ¿Existen campos entre los datos que siempre contengan valores para cada variable? 49 Diseño de plantillas • ¿Cumplen los datos con los requisitos de xPresso for Word? ¿Tiene un archivo o archivos XML y un esquema de datos correspondiente para el documento? • ¿Que tipo de salida generará con el documento? Los diferentes tipos de salida tienen diferentes limitaciones con imágenes y fuentes. Los documentos de xPresso for Word pueden usarse actualmente para crear salidas AFP, DOCX, HTML, PDF, PostScript, PPML y TIFF. No obstante, no tiene que tener respuestas a todas estas preguntas, o tener todo el contenido terminado, antes de empezar a crear el documento de xPresso for Word Cuanto más planifique con antelación, más fácil será desarrollar sus grupos de contenido, las instancias de contenido y las variables. Además, se reducirá el riesgo de tener que realizar modificaciones importantes una vez se tenga la estructura básica implantada. Consideraciones sobre diseño de documentos En esta versión de xPresso for Word, hay algunas funciones de Word que no son compatibles al publicar el documento mediante el motor de publicación xPublish. Si desea conocer una lista completa de las funciones de Word compatibles y no compatibles, consulte los apéndices siguientes: • Apéndice D, Aplicación de formato a nivel de página • Apéndice E, Formato a nivel de párrafo • Apéndice F, Formato de nivel de carácter • Apéndice G, Funciones especiales de Microsoft Word Compatibilidad con el idioma xPresso for Word no admite idiomas que se leen de derecha a izquierda como el árabe. Consideraciones sobre formatos de texto No todo el texto va a aparecer en la salida de xPression tal y como se muestra en el documento de Word. Tenga presente lo siguiente a la hora de crear el documento: • Word y el motor de publicación xPublish utilizan lógicas de composición diferentes. Por lo tanto, los saltos de línea y de página que aparecen cuando se visualiza el documento en xPresso for Word pueden tener otro aspecto una vez que el documento se publica utilizando la función de vista previa del PDF o se publica en el xPression Server. • Las cadenas de texto pueden aparecer en longitudes diferentes cuando vea el documento en xPresso for Word y al utilizar la función de vista previa en PDF o publicar el documento en el servidor. Esto se puede deber a diferentes elementos que no se admiten actualmente en xPresso for Word: interletraje, diseño OpenType o una directiva de diseño de Word especial. • Word 2007 tiene un problema actualmente que consiste en que algunos fondos (como el resaltado) aplicados al texto no se muestran en la salida y desparecerán cuando se cierra el documento y se vuelve a abrir. Se trata de un problema de Word y no de xPresso for Word 2007. 50 Diseño de plantillas Consideraciones sobre formatos de tabla Puede incluir tablas estáticas y dinámicas en el documento, pero la compatibilidad con tablas complejas es limitada. Las tablas sencillas son completamente compatibles, pero puede que ciertos formatos complejos de tablas (con división en filas o columnas, o ciertos tamaños) utilizados en combinación no generen la salida deseada. Para obtener más información, consulte Compatibilidad con las tablas de Word, página 173. Compatibilidad de PostScript xPression Server produce salidas de PostScript de nivel 3 al publicar archivos de PostScript. No existe actualmente ninguna forma de generar un nivel diferente de PostScript a través de xPression. Compruebe la compatibilidad de su impresora antes de generar salidas de PostScript. Estilo PlaceholderText de Word Microsoft Word contiene un estilo de párrafo predeterminado llamado “PlaceholderText”. xPresso for Word utiliza internamente este estilo para el contenido que no debe aparecer en el documento final. No debe utilizar ni modificar este estilo, ya que xPression omitirá cualquier contenido que utilice este formato. Diseño y configuración de secciones xPresso for Word usa definiciones de página para establecer las secciones de un documento. En cada definición de página se pueden definir encabezados y pies de página individuales. Asimismo, se pueden establecer opciones de página individuales en cada definición de página, como los márgenes y la orientación de la página, la configuración del papel y el diseño. Crear definiciones de página Todos los documentos de xPresso for Word contienen automáticamente una definición de página que aparece en la parte superior del explorador de plantillas. Esta definición se puede usar para establecer la configuración de todo el documento o únicamente de la primera sección. Puede agregar tantas definiciones de página como necesite. No se admiten definiciones de página dentro de contenedores, como contenido reutilizable, bucles, regiones de plantilla y grupos de contenido. Por lo tanto, el menú Definición de página en la ficha Diseñador de xPresso for Word y los menús Saltos y Columnas en la ficha Diseño de página quedan deshabilitados cuando se coloca el cursor dentro de un contenedor. 1. Coloque el cursor en la plantilla, justo donde quiera modificar la configuración de la página. 51 Diseño de plantillas 2. Haga clic en Definición de página en la ficha Diseñador de xPresso for Word y seleccione una de las siguientes opciones: • Continuo. Se inserta un salto de sección y se inicia una nueva definición de página en la misma página. • Nueva página. Se inserta un salto de página y se inicia una nueva definición de página en la siguiente página. • Página par. Se inserta un salto de página y se inicia una nueva definición de página en la siguiente página par. • Página impar. Se inserta un salto de página y se inicia una nueva definición de página en la siguiente página impar. Se coloca un elemento de definición de página en la ubicación adecuada dentro del explorador de plantillas. 3. Haga clic en el menú desplegable del elemento en el explorador de plantillas y seleccione Editar. Se muestra el cuadro de diálogo Configuración de página. 4. Defina las opciones de margen, papel y diseño de página en las fichas correspondientes. Consulte Opciones de configuración de página, página 287 para obtener información sobre la compatibilidad de xPresso for Word con estas opciones. 5. Defina las opciones de encabezado y pie de página de la definición de página: • Usar par/impar (todo). Se usa el encabezado y pie de página par/impar predeterminados en toda la plantilla. Si selecciona esta opción, cambiarán los encabezados y pies de página de todas las definiciones de página de la plantilla. • Usar primera página. Se usa el encabezado y pie de página definidos para la primera página del documento de esta definición de página. • Mostrar enlace a anterior. El encabezado y pie de página se vinculan con el encabezado y pie de página de la sección anterior. Los elementos de encabezado y pie de página aparecen en la definición de página, con un enlace a los iconos anteriores. • Defina nuevas opciones de encabezado y pie de página para la sección. Para obtener más información, consulte Trabajar con encabezados y pies de página, página 53. Si inserta una definición de página de salto de sección continuo inmediatamente después de una variable, se convertirá en un salto de nueva página. Se trata de un problema con los controles de contenido de Word. Para evitar que se produzca, coloque la definición de página antes de agregar la variable, o seleccione todo el texto desde la posición actual hasta el final (esto hará que el control de contenido se desbloquee) antes de colocar la definición de página. Note: • No se puede hacer doble clic en un salto de sección para abrir el cuadro de diálogo Configuración de página. • No se recomienda insertar un salto de sección o un salto de página a través del menú Salto de Word, ya que podrían generarse errores. 52 Diseño de plantillas Trabajar con encabezados y pies de página Puede crear encabezados y pies de página que se alternen entre las páginas impares y pares, utilizar un encabezado en la primera página y otro diferente para las demás páginas o cualquier otra combinación. Microsoft Word automatiza el proceso para las combinaciones siguientes: • Encabezados y pies de página distintos en páginas pares e impares • Encabezados y pies de página distintos en la primera página • Encabezados y pies de página especiales Cuando cambie encabezados y pies de página en mitad de una plantilla, deberá insertar manualmente un salto de sección de salto de página en el lugar de la plantilla donde quiera pasar a una nueva página con encabezados y pies de página distintos. Un salto de sección de salto de página es cualquier salto de sección de Word distinto de un salto de sección continuo. xPresso for Word admite estilos en el texto del encabezado y pie de página. Note: Tenga en cuenta las siguientes limitaciones con los encabezados y pies de página: (1) En la actualidad, Word cuenta con una limitación en encabezados y pies de página, ya que deben ocupar menos de la mitad de la longitud de la página. Todo contenido de encabezado o pie de página que se muestre pasado el punto medio de la página no se mostrará en la salida. (2) Al abrir un documento que no contiene un encabezado o pie de página definido, puede que se agregue un encabezado o pie de página vacío al documento si un usuario ha visitado previamente el área de encabezado y pie de página. Este área de encabezado vacío será más grande de lo que era antes. Bastará con ajustar el tamaño del área de encabezado para que vuelva a las dimensiones anteriores. Las opciones de encabezado y pie de página de Word se definen en la ficha Insertar de la cinta de aplicaciones de Word, en el grupo Encabezado y pie de página. Consulte Opciones de encabezado y pie de página, página 291 para obtener información detallada sobre la compatibilidad de xPresso for Word con la opción de encabezado y pie de página. Creación de encabezados y pies de página Los encabezados y pies de página se agregan a la plantilla de xPresso for Word del mismo modo que a un documento de Word. Para agregar un encabezado o pie de página, haga clic en la ficha Insertar de la cinta de Word y, después, en Encabezado o Pie de página en el grupo Encabezado y pie de página. Se agregará un encabezado o pie de página a la plantilla. Puede agregar texto, imágenes, la función Fecha y hora o números de página al encabezado o pie de página. Note: En un encabezado o pie de página no se pueden poner imágenes TIFF. Cambiar los encabezados y pies de página de una plantilla Se pueden definir encabezados y pies de página distintos para las secciones de la plantilla. 53 Diseño de plantillas Para volver a definir los encabezados y pies de página en mitad de la plantilla: 1. Inserte un salto de sección de salto de página en la parte superior del documento para iniciar una página nueva con encabezados y pies de página redefinidos. 2. Coloque el cursor en la sección siguiente al salto de sección. 3. Agregue el encabezado o pie de página. 4. En el grupo Exploración de la ficha Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página, haga clic en el botón Vincular al anterior para que el encabezado o pie de página sea igual que justo el anterior. Vuelva a hacer clic en el botón para desactivar el enlace y definir un encabezado o pie de página nuevo en esta sección. 5. Haga clic en Cerrar encabezado y pie de página para salir de la barra de herramientas Encabezado y pie de página y volver al documento. Encabezados y pies de página “flexibles” Supongamos que ha unido dos documentos de dos clientes diferentes. El primer documento contiene una página de información y el segundo consta de ocho. ¿Qué ocurre si queremos que aparezca un encabezado en la primera página y otro en el resto? Como es complicado saber de antemano lo que ocupará cada documento, no se pueden modificar manualmente. Por suerte, Microsoft Word permite generar más encabezados y “ocultarlos” hasta que xPresso for Word los necesite. Para insertar otro encabezado: 1. Abra la plantilla. 2. Haga clic en la ficha Diseño de página de la cinta de Word, expanda Configurar página para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página y, después, haga clic en la ficha Diseño 3. Seleccione Primera página diferente en la sección Encabezados y pies de página y haga clic en Aceptar. 4. Inserte un salto de página en la plantilla. 5. En la nueva página, agregue un encabezado nuevo. Este será el encabezado que queremos que aparezca en el resto de páginas del documento ensamblado. Asegúrese de que en la etiqueta se lea “Encabezado” y no “Encabezado de primera página”. Si aparece “Encabezado en primera página”, simplemente haga clic en Siguiente en el grupo Navegación de la ficha Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página para pasar al encabezado recién agregado. 6. Agregue el contenido que desee y, después, cierre el encabezado. 7. Para localizar el salto agregado, haga clic en ¶ en el grupo Párrafo de la ficha Inicio en la cinta de aplicaciones de Word. 8. Haga doble clic en el marcador de salto de página para seleccionarlo y, a continuación, elimínelo. La segunda página y el encabezado de la segunda página desaparecerán. Aunque el encabezado con la información que acaba de agregar desaparece, Word retiene la configuración y la aplica durante el ensamblado del documento cuando se necesitan páginas adicionales. 54 Diseño de plantillas Creación de salidas de varias imposiciones El motor de publicación xPublish admite la creación de salidas de varias imposiciones. La imposición permite imprimir más de una página lógica en una hoja de papel física. el xPression admite dos formas básicas de imposición: • Imposición de folleto 2-arriba. La imposición de folleto consiste en la organización de páginas lógicas en hojas físicas de manera que cuando las hojas se “cosan” juntas, el resultado sea un folleto. xPression admite dos estilos de encuadernación para la imposición de folleto: grapado a caballete y el límite perfecto. • Imposición N-arriba. La imposición N-arriba se utiliza para imprimir varias páginas de cliente en una única hoja para aumentar productividad de la impresora. Esto significa que se colocarán "N" páginas lógicas en una cara de cada página física. Para este tipo de imposición, puede elegir entre dos tipos: — Secuencial. Las páginas lógicas se colocan en las páginas físicas en orden secuencial. Cuando finaliza un paquete, el paquete siguiente comienza en la siguiente ranura disponible en la imposición. — Apilado. Los documentos de clientes se ordenan en la salida de forma que cuando se separen las distintas partes, se puedan combinar las pilas resultantes para que la salida mantenga el orden de entrada original. Note: Para la imposición de folleto 2-arriba, se aplica el chorreo en todos los lados, excepto el lado del margen interno en el desplazamiento de la marca de recorte y el lado del margen interno se recorta conforme al menor desplazamiento de la marca de recorte o la mitad del ancho del margen interno. Las definiciones de imposición establecen los parámetros de cómo se debe llevar a cabo la imposición. Las definiciones de imposición se definen en xAdmin. Definición de tamaños de página de documentos de imposición No existe ninguna configuración en xPresso for Word donde definir las opciones de imposición; sin embargo, es necesario que compruebe que el tamaño de página y los márgenes se ajustan a su opción de imposición. Para definir el tamaño de página: 1. Haga clic en la ficha Diseño de página en la cinta de aplicaciones de Word. 2. Haga clic en Tamaño en el grupo Configurar página. 3. Seleccione el tamaño de página en el menú o haga clic en Más tamaños de papel para definir un tamaño personalizado. 4. Haga clic en Márgenes en el grupo Configurar página para definir los márgenes. 55 Diseño de plantillas Consideraciones sobre fuentes Las fuentes compatibles con el motor de publicación de xPublish varían en función de tipo de salida que se esté creando. En la tabla siguiente se resume la compatibilidad de fuentes de xPression: Tipo de fuente AFP PDF PostScript TrueType Sí Sí Sí OpenType (Tipo 1 nuevo) Sí (solo .tff) Sí Sí, excepto fuentes de mapa de bits Esquema AFP Sí No No Tipo antiguo 1 (Tipo 1 de Windows o Mac) No Sí Sí Double-Byte Sí Sí Sí Las fuentes utilizadas en los documentos de xPresso for Word deben residir en el directorio de fuentes predeterminado tanto en el equipo cliente como en el de XPression Server. En el momento de la instalación, el programa de instalación establece el directorio de fuentes predeterminado en el directorio de fuentes predeterminado del sistema para el cliente. Por ejemplo, en Windows, el directorio predeterminado es C:\Windows\Fonts. Si su directorio de fuentes se encuentra en una ubicación diferente, puede modificar el archivo de configuración para cambiar el directorio que utiliza xPression. Para cambiar el directorio de fuentes predeterminado de xPresso for Word: 1. Abra el Explorador de Windows y desplácese a Configure\. 2. Abra el archivo xPRSConfig.xml en un editor de texto. 3. Busque la línea siguiente: . 4. Cambie el parámetro valuea la ubicación del directorio de fuentes. Por ejemplo, value=“C:\Winnt\Fonts”. 5. Guarde el archivo. Si el directorio de fuentes de Windows es diferente del directorio predeterminado establecido para xPresso for Word y no cambia la ruta de acceso en el archivo de configuración, al intentar obtener una vista previa de un documento, obtendrá un mensaje donde se indica que no se puede encontrar la fuente de sustitución Courier New. Fuentes de caracteres grandes El motor de publicación xPublish admite fuentes de caracteres grandes (también denominadas de doble byte) para salidas de AFP, PDF y PostScript, siempre que las fuentes sean TrueType. En el caso de las salidas de AFP, no se admiten fuentes de símbolo. No se admiten idiomas con caracteres arábigos. 56 Diseño de plantillas Sí se admiten los grupos de idiomas asiáticos, como el chino simplificado, el chino tradicional, el japonés y las fuentes coreanas (CJK), aunque con las limitaciones siguientes: • No se admiten las funciones de composición específicas de CJK que se indican a continuación: — El espacio de ajuste automático entre caracteres latinos (número) y CJK — Comillas voladas — Alineaciones especiales del texto — Dirección del texto de arriba a abajo — Caracteres fonéticos — Caracteres adjuntos — Texto horizontal dentro de disposición vertical • Solo se admite Unicode BMP; por tanto, solo se admite parte de los caracteres en fuentes CJK • No se admite la lógica de justificación coreana • No se admiten salidas de varias líneas base en japonés • Puede haber ciertas diferencias en la altura y el espaciado de línea entre los caracteres del servidor y lo que ve en la herramienta de diseño para las fuentes chinas y japonesas. • No se admite el uso de caracteres chinos en gráficos dinámicos. • Microsoft Word ofrece varias opciones de alineación de línea base; xPression solo admite línea base para los caracteres chinos. Si necesita publicar datos de salida en chino tradicional o simplificado, asegúrese de que tiene al menos una fuente de chino tradicional o simplificado disponible para utilizar la herramienta de publicación. Si no detecta ninguna fuente de chino, xPression utilizará de forma predeterminada la fuente Courier New, que no presentará los datos de la forma deseada. Note: Microsoft Word tiene la capacidad de mostrar caracteres que no sean ingleses con fuentes que no admiten esos caracteres de manera nativa (como TimesNewRoman). El motor de publicación xPression Publish no tiene esa capacidad. Si utiliza una fuente de este tipo en xPresso for Word, cuando publique, los caracteres que no sean ingleses no se mostrarán o lo harán incorrectamente. Compatibilidad con tipografía asiática Microsoft Word incluye varias opciones de tipografía asiática. En la tabla siguiente se detalla la compatibilidad de las opciones en xPresso for Word. Opción Compatibilidad Salto de línea: usar normas asiáticas para controlar el primer y el último carácter No compatible Salto de línea: permitir ajustar el texto latino en el medio de una palabra No compatible Salto de línea: permitir puntuación fuera del margen No compatible Espaciado entre caracteres: permitir comprimir la puntuación al principio de línea No compatible 57 Diseño de plantillas Opción Compatibilidad Espaciado entre caracteres: ajustar espaciado entre texto y números asiáticos Compatible Espaciado de caracteres: alineación de texto Compatibilidad con solo línea de base Opciones: Configuración del primer y último carácter Solo compatibilidad estándar Opciones: Interletraje No compatible Opciones: Control de espacio entre caracteres Compatibilidad únicamente con No comprimir Espaciado entre caracteres: ajustar automáticamente el espaciado entre el texto asiático y latino Compatible xPression no comprime la puntuación; por lo tanto, la misma puntuación de la misma fuente y el mismo tamaño siempre tendrá el mismo ancho. Asimismo, xPression no permite que la puntuación supere el margen del párrafo. Debido a estas limitaciones, puede ver diferencias en los saltos de línea entre el documento en xPresso for Word y la salida publicada. Fuentes PostScript En las salidas PostScript y PDF, el motor de publicación xPublish admite todas las fuentes TrueType y OpenType (a excepción de las de mapa de bits), así como las fuentes de tipo 1. Las fuentes se incrustan automáticamente en la salida de PostScript. xPression incrusta la fuente completa. Es importante tener en cuenta la siguiente información sobre la compatibilidad de fuentes PostScript de xPression: • Para incrustar fuentes Open Type y True Type, asegúrese de que su impresora pueda producir PostScript de nivel 2 con la extensión CID o PostScript de nivel 3. • El formato de fuente Type 1 se limita a 256 caracteres. Para obtener más información, consulte Fuentes Type 1 de Adobe, página 58. Adobe es autor y propietario del estándar PostScript y nos adherimos a ese estándar. Nuestra salida PostScript se ha probado con intérpretes de Adobe PostScript y otro software común de procesamiento compatible con PostScript, como GhostScript. Existen intérpretes de PostScript de terceros que no implementan el lenguaje PostScript de manera estándar. Estos intérpretes no pueden procesar correctamente nuestro (o cualquier) PostScript todas las veces. Si bien es nuestro deseo que nuestro PostScript funcione en todos los productos PostScript y emulados de PostScript, no es posible adaptar cada dispositivo del mercado que se desvíe del estándar de Adobe. Puede que encuentre algunas dificultades al imprimir TrueType en productos emulados de PostScript, lo que generará errores que evitarán la impresión. Esto puede dar como resultado la necesidad de conversión de las fuentes TrueType a fuentes Type 1. Fuentes Type 1 de Adobe Las fuentes Type 1 de Adobe se convierten a formato PostScript mediante el juego de caracteres ANSI de Windows, página de códigos 1252. 58 Diseño de plantillas Fuentes AFP Las fuentes AFP se agregan al xPression Server a través de la utilidad de fuentes disponible en xAdmin. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. El motor de xPression publish siempre incrusta las fuentes AFP en el archivo de salida AFP. No es necesario transferir las fuentes a la impresora. xPression ofrece la posibilidad de convertir caracteres TrueType a fuentes de mapa de bits y de contorno AFP durante la publicación (mediante una configuración de definición de salida). Durante el proceso de conversión de fuentes de contorno, el emisor AFP crea páginas de códigos personalizados para admitir los caracteres Unicode necesarios en una fuente de contorno AFP reducida. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. Durante la conversión a fuentes de contorno, para admitir la negrita o cursiva, debe comenzar con una fuente TrueType negrita o cursiva. Por ejemplo, para obtener una fuente de contorno negrita, puede usar arialbd.ttf (Arial Bold), o para obtener una fuente de contorno cursiva, puede usar ariali.ttf (Arial Italic). Las fuentes de mapa de bits no tienen esta limitación, pueden simular estilos en negrita y cursiva a partir de fuentes normales. Consideraciones sobre multimedia para salidas PostScript El motor de publicación xPublish especifica el tamaño de página de acuerdo con el dispositivo de salida (según la configuración en xPresso for Word) y confía en que el dispositivo de salida seleccione los medios que mejor se ajusten. XPression gestiona automáticamente la orientación de la página. Si una página de 8,5 x 14 pulgadas (tamaño legal) se envía a un dispositivo que contiene papel de formato carta (8,5 x 11) y contable (11 x 17) en la bandeja, se seleccionará automáticamente el papel de formato contable y se colocará la página en la de mayor tamaño. Este es el comportamiento predeterminado de los dispositivos de salidas PostScript. Saltos de sección Cuando copia una selección que contiene un salto de sección continuo y lo pega en el documento, es posible que un salto de sección de página siguiente reemplace al salto de sección continuo. Para obtener más información sobre este comportamiento de Word, consulte http://support.microsoft.com/kb/291184. Consideraciones sobre la división de palabras Microsoft Word y xPression utilizan diferentes soluciones de división de palabras en los documentos. El diccionario utilizado por Word proporciona una división de palabras más robusta que el diccionario FOP empleado por xPression. Debido a esta diferencia, las palabras que aparecen divididas en Word se pueden dividir de forma diferente, o no dividirse en absoluto, en la salida de xPression. 59 Diseño de plantillas Los diccionarios de división de palabras constan normalmente de un algoritmo de división de palabras, que contiene los patrones que tienen dependencias lingüísticas, y un diccionario de excepciones, que es una lista de palabras en la que se indica dónde se pueden dividir las palabras. xPression se instala con varias versiones de idioma diferentes del diccionario de división de palabras. Para el nombre de cada versión se utiliza el código de idioma; por ejemplo, fr.xml es el diccionario del idioma francés. En la tabla siguiente se indican los diccionarios de división de palabras proporcionados con xPression. Idioma Archivo de división de palabras Danés da.xml Holandés nl.xml Inglés (Reino Unido) en_GB.xml Inglés (EE. UU.) en.xml y en_US.xml Finés fi.xml Francés fr.xml Alemán (tradicional) de.xml Alemán (nuevo) de_DR.xml Griego el.xml Húngaro hu.xml Italiano it.xml Noruego no.xml Polaco pl.xml Ruso ru.xml Eslovaco sk.xml Español es.xml Modificación de los diccionarios de división de palabras Si la división de palabras que aparece en la salida de xPression no es la que desea para su entorno, puede modificar los diccionarios de excepciones (o tablas). Los diccionarios de división de palabras utilizados en el xPression Server se encuentran en el directorio [xPressionHome]\publish\hyphen. En el cliente de xPresso for Word, los diccionarios se encuentran en: • Windows XP: [Unidad:]\Documents and Settings\All Users\Application Data\xPresso\ [n.º de versión]\xPresso for Word\Office20[##]\Hyphen • Windows 7 y Windows 2008: [Unidad:]\ProgramData\xPresso\[n.º de versión]\xPresso for Word\Office20[##]\Hyphen 60 Diseño de plantillas Los diccionarios del servidor se utilizan durante la publicación y los del cliente, para la función de vista previa en PDF. Si desea ver los mismos resultados en el cliente y en el servidor, debe asegurarse de que el diccionario se actualiza en ambos lugares. Un archivo de división de palabras tiene un aspecto similar al siguiente: aA bB . . . zZ as-so-ciate as-so-ciates dec-li-na-tion oblig-a-tory . . . Hay tres modificaciones que puede hacer en un archivo de división de palabras: • El carácter de división de palabras, ubicado en la etiqueta . En este ejemplo, el carácter de división de palabras es el guión (-). • Los caracteres mínimos delante y detrás de un carácter de división de palabras, que se indican en la etiqueta . En este ejemplo, los caracteres mínimos delante del carácter de división de palabras son 3 y detrás del carácter de división son 2. • Las excepciones a la regla, que se indican en la etiqueta . Estas son las palabras que no deben seguir la configuración de caracteres mínimos delante y detrás del carácter de división. Aquí también es donde define las palabras que no desea que se dividan de ningún modo (solo tiene que agregarlas sin ninguna división). Cuando agregue una excepción al archivo, coloque el carácter de división de palabras en cada lugar de la palabra donde se permita la división. La palabra "associate" del ejemplo anterior se puede dividir de las formas siguientes: associate o associate 61 Diseño de plantillas Para modificar un diccionario de división de palabras: 1. Ubique el diccionario que desea modificar, en el servidor o en el cliente. Consulte la tabla de la sección anterior para ver los nombres de los diccionarios de división de palabras de cada idioma. 2. Abra el diccionario en un editor XML. 3. Busque la etiqueta que desea modificar en el archivo. 4. Realice las modificaciones: • . Escriba un nuevo carácter de división de palabras entre comillas dobles. • . Escriba nuevos valores para la configuración de caracteres mínimos delante y detrás del carácter de división entre comillas dobles. • . Agregue una nueva línea debajo de la etiqueta y escriba la nueva excepción de división de palabras. Asegúrese de que utiliza el carácter de división de palabras correcto para indicar todos los puntos de división aceptables de la palabra. 5. Guarde el archivo después de realizar todas las modificaciones necesarias. Especificaciones de diccionarios de idioma diferentes De forma predeterminada, xPression utiliza la configuración de las opciones regionales del cliente o servidor para determinar el diccionario de división de palabras de un idioma que se debe usar durante la vista previa o la publicación. Si la configuración de opciones regionales está establecida en Francés, se utilizará el diccionario fr.xml. Puede invalidar el comportamiento predeterminado proporcionando una configuración de idioma en un documento. Si tiene un único documento que va a publicar en varios idiomas, o si desea publicarlo en un idioma distinto del seleccionado para las opciones regionales del sistema, puede definir una configuración de idioma en el documento que controle el diccionario de división de palabras que se va a utilizar. La selección de idioma se pasa a una propiedad reservada de documento del sistema denominada LOCALE. Cuando xPression encuentre la propiedad de documento, sabrá que contiene el código de idioma y seleccionará el diccionario de división de palabras en función de su valor. xPression admite los siguientes códigos de idioma: • de (danés) • nl (holandés) • en_GB (inglés - Reino Unido) • en, en_US (inglés - EE. UU.) • fi (finés) • fr (francés) • de (alemán tradicional) • de_DR (alemán nuevo) • el (griego) • hu (húngaro) 62 Diseño de plantillas • it (italiano) • no (noruego) • po (polaco) • ru (ruso) • sk (eslovaco) • es (español) Note: Actualmente solo se admiten los códigos de idioma; los códigos de país no se admiten. Puede pasar el código de idioma a través de un campo en los datos o puede crear una variable codificada de forma rígida con un solo valor. Si su documento se puede publicar en varios idiomas, debe usar un campo en los datos para pasar el código para que se pueda cambiar en función del registro de datos. Por ejemplo, los datos de cliente podrían contener un campo denominado , y ese campo podría tener los siguientes valores: de, en, fr o es. Si el documento solo se va a publicar en un idioma, puede codificar de forma rígida el idioma en una variable. Uso de un campo de datos Para crear la propiedad de documento LOCALE mediante un campo de datos: 1. Asegúrese de que los datos contienen un campo cuyo valor sea el código de idioma necesario para el registro de datos. En nuestro ejemplo, ese campo se llamó . 2. Abra el documento de xPresso for Word para el que debe establecer la configuración de idioma. 3. Abra el explorador de variables y busque el área dentro del esquema a la que quiera agregar la variable LOCALE. 4. Haga clic en el menú del elemento de datos principal y, después, en xPath, en Crear variable. 5. Busque el campo que contiene el código de idioma ( en nuestro ejemplo) y haga doble clic en él. Haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en el menú de la variable xPath recién agregada y seleccione Cambiar nombre. Escriba el nombre LOCALE. La propiedad de documento de idioma deben denominarse LOCALE para que xPression pueda reconocerla como la propiedad que contiene el código de idioma. 7. Haga clic en el menú de la nueva variable LOCALE y seleccione Configuración de propiedad de documento. Para obtener más información acerca de cómo crear propiedades de documento, consulte Propiedades de documento, página 111. 8. Haga clic en el campo Asignación de variables de salida y en el botón de exploración que aparece. Seleccione la variable de salida a la que quiera asignar la variable LOCALE. Haga clic en Aceptar. Uso de un valor codificado de forma rígida Para crear la propiedad de documento LOCALE mediante un valor codificado de forma rígida: 1. Abra el documento de xPresso for Word para el que debe establecer la configuración de idioma. 63 Diseño de plantillas 2. Abra el explorador de variables y busque el área dentro del esquema a la que quiera agregar la variable LOCALE. 3. Haga clic en el menú del elemento de datos principal y, después, en Función xPresso, en Crear variable. 4. Seleccione Cadena como tipo de valor. 5. Escriba el código de idioma entre comillas en el cuadro de edición situado en la parte superior del cuadro de diálogo. Por ejemplo, “de”. Haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en el menú de la variable de función xPresso recién agregada y seleccione Cambiar nombre. Escriba el nombre LOCALE. La propiedad de documento de idioma deben denominarse LOCALE para que xPression pueda reconocerla como la propiedad que contiene el código de idioma. 7. Haga clic en el menú de la nueva variable LOCALE y seleccione Configuración de propiedad de documento. Para obtener más información acerca de cómo crear propiedades de documento, consulte Propiedades de documento, página 111. 8. Haga clic en el campo Asignación de variables de salida y en el botón de exploración que aparece. Seleccione la variable de salida a la que quiera asignar la variable LOCALE. Haga clic en Aceptar. Contenido del documento Un documento de xPresso for Word puede contar con diversas versiones de salida final; puede crear varias versiones diferentes de un elemento extraído de un documento. Esto le permite personalizar en gran medida su salida para el destinatario final. Hay dos tipos básicos de contenido que constituyen un documento: dinámico y estático; ambos pueden representar un papel importante en el aspecto final del documento. ¿Qué es el contenido dinámico? El contenido dinámico puede cambiar para cada versión de un documento y se controla mediante criterios y datos de variable. El contenido dinámico de xPresso for Word se incluye en grupos de contenido y cada variante aparece en su propia instancia de contenido. Puede designar como contenido dinámico párrafos, una frase o incluso una imagen. Generalmente solo una instancia de contenido en un grupo de contenido aparece en la salida final. Por ejemplo, podría tener dos párrafos de apertura diferentes para un documento, cada uno dirigido a un público de destino diferente. Incluiría cada párrafo como su propia instancia de contenido dentro del mismo grupo de contenido y, a continuación, utilizaría criterios para determinar cuándo aparece cada párrafo en la salida. Los criterios le permiten controlar cuándo aparece el contenido dinámico en la salida. A continuación, los datos determinan el contenido mediante la satisfacción de los criterios definidos. Puede definir criterios para controlar qué grupos de contenido están activos en el documento y qué instancias de contenido de esos grupos de contenido aparecen en la salida final. El contenido dinámico también se puede mostrar en una tabla dinámica. Para obtener más información, consulte Uso de tablas dinámicas, página 176. 64 Diseño de plantillas Ejemplo de contenido dinámico En este ejemplo, contamos con una sección de un documento donde el contenido está controlado por el valor del campo de datos denominado New_Customer. New_Customer puede disponer de dos posibles valores: true o false. Esta sección del documento muestra un mensaje dirigido que se basa en si el cliente es nuevo o ya existente. En el grupo de contenido, que llamaremos “Welcome Message”, necesitaremos contar con dos instancias de contenido diferentes, una para cada valor posible de New_Customer: la instancia ExistingCustomer y la instancia NewCustomer. Cada instancia de contenido muestra un mensaje diferente. Instancia de ExistingCustomer: Thank you for renewing your policy with Concordant Financial. We’re pleased you have chosen us to ensure you long term financial security by providing the coverage that you need. Instancia de NewCustomer: Welcome to the Concordant Family. We’re pleased you have chosen us for your insurance needs. By ensuring that you have the coverage you need, you’re helping to ensure your long-term financial security. El mensaje que aparece en la salida final del documento dependerá del valor del campo New_Customer. Si el valor es True, a continuación, aparecerá la instancia de NewCustomer; si el valor es False, se mostrará la instancia de ExistingCustomer. ¿Qué es el contenido estático? El contenido estático aparece en cada repetición del documento y, dado que su inclusión no está controlada por criterios, no es necesario incluirlo en un grupo de contenido. Por ejemplo, el nombre y la dirección de su compañía sería el contenido estático de su documento. Agregue contenido estático a su documento como agregaría cualquier contenido a un documento de Word. El texto estático puede contener variables; aunque la inclusión del texto en sí es estática (siempre se incluye en la salida), puede utilizar variables para hacer que determinadas partes del contenido sean dinámicas. Por ejemplo, un encabezado de documento podría incluir información sobre una póliza y el agente. Esta sección aparece en cada repetición del documento, exactamente de la misma forma y en el mismo lugar. Este contenido es estático, no tiene que estar asociado a ningún criterio ni elemento de datos y, por tanto, no se incluye en un grupo de contenido. Este contenido contiene variables, de modo que, aunque el contenido siempre aparece (y por tanto es estático), su texto puede ser diferente en cada repetición. 65 Diseño de plantillas 66 Capítulo 4 Trabajar con datos Los datos de variables condicionan la salida y personalización de los documentos de xPresso for Word. Cuando un esquema se carga en una plantilla, puede crear variables y definir criterios directamente desde los elementos de datos de dicho esquema. De este modo, podrá comprobar la plantilla usando datos para rellenar las variables y cumplir los criterios que sean necesarios, lo que le permitirá consultar los datos reales mientras trabaja en su plantilla. Con los datos asociados a una plantilla se pueden realizar diversas tareas: • Se pueden rellenar variables, normalmente con información del cliente o de la cuenta. • Se pueden cumplir criterios para controlar el contenido que aparece en la salida del documento. • Se puede pasar contenido al documento que conste de una línea o dos de texto o, incluso, párrafos completos. La persona que publique el documento en el servidor debe saber qué archivos de datos acompañan al documento. Si no puede nombrar el archivo de paquete de documentos y los archivos de datos de forma parecida, debería contar con algún otro sistema para asegurarse de que se utilizan los archivos de datos correctos en sus documentos. En este capítulo se tratan los siguientes temas: • Preparación de archivos de datos, página 67 • Trabajar con el esquema, página 72 Preparación de archivos de datos Ni xPresso for Word ni el xPression Server proporcionan capacidad para manipular los archivos de datos; por consiguiente, es importante que los archivos de datos (los archivos XML y de esquema) estén configurados correctamente antes de empezar a crear el documento. Usted, o el administrador de bases de datos, debería asegurarse de seguir las instrucciones incluidas en esta sección cuando prepare sus archivos a fin de evitar problemas en el momento de producción. Tenga en cuenta lo siguiente al crear archivos de datos XML para usarlos con xPresso for Word: • Deben usar la codificación UTF-8; no se admiten Unicode ni ANSI. • No pueden contener espacios de nombres XML. • Si se van a utilizar en publicación, sus nombres no pueden contener los siguientes caracteres: 67 Trabajar con datos &^=#@$%’*,/? \"+|{};: • Los elementos principal y secundario de un esquema no pueden tener el mismo nombre. Diseñe el esquema de forma que incluya un elemento de repetición para usarlo como elemento raíz y, asimismo, un modelo de contenido que permita varios registros. El diseñador del documento que utiliza el esquema en xPresso for Word solo necesitará conocer la raíz del esquema de repetición, ya que se le pedirá que la seleccione al cargar el esquema. El elemento raíz debería ser la etiqueta de nivel superior que represente el registro de repetición en los datos. Le recomendamos que la etiqueta de repetición aparezca en el segundo nivel en la jerarquía del esquema. En el ejemplo siguiente, el elemento raíz sería “Person”: Los datos de variables se pueden incluir en un solo archivo XML con varios registros, varios archivos XML con varios registros o varios archivos XML cada uno con un único registro. A continuación incluimos algunos ejemplos de archivos XML con varios registros y un único registro. Archivo con un único registro: John Smith Hartford CT Archivo con varios registros: John Smith Hartford CT 68 Trabajar con datos Chris Richards Northhampton MS Mary Race San Diego CA Tipos de esquema compatibles Se pueden utilizar los siguientes tipos de esquema en un esquema de xPresso al describir la estructura de base de datos: • schema • element • complexType • simpleType • attributeGroup • sequence • attribute • import • include No se admite el espacio de nombres. Los tipos no mostrados aquí se omiten y pueden provocar errores si se utilizan. Note: En un esquema, xPression interpreta xs:long como un entero. Con números grandes (más de 32 bits o 2147483647), se recomienda utilizar xs:string o cambiar el tipo de variable en xPresso for Word de número entero a cadena, ya que de lo contrario podría producirse una inversión o truncamiento del valor numérico. Uso de instrucciones de inclusión en el esquema En la actualidad, xPresso for Word no permite cargar varios archivos de esquema en un documento; sin embargo, puede utilizar instrucciones de inclusión en su esquema para usar más de un esquema con un documento. No hay ningún límite al número de instrucciones de inclusión que puede tener en su esquema o en el nivel de anidación de las instrucciones. Las instrucciones de inclusión deben tener este formato: 69 Trabajar con datos Por ejemplo: Si xPresso for Word no puede localizar uno de los archivos incluidos, genera este mensaje: Failed to find include file: . Tendrá que corregir la instrucción de inclusión o buscar el archivo que no se encuentra antes de seguir trabajando con el esquema. Note: No se admite el uso de instrucciones de importación en el esquema. Adición de saltos de línea a campos XML Es posible que resulte útil o necesario incluir saltos de línea en campos XML de texto (cadena). xPresso for Word y el xPression Server pueden procesar campos que contengan retornos de carro. Por ejemplo: 9573 Main Street CA 92009, USA Algunos editores XML, como el bloc de notas XML, puede que no muestren ni guarden este formato correctamente. Puede que tenga que abrir el archivo en un editor de texto para agregar los saltos de línea. Cuando los datos de clientes contienen retornos (con la tecla Intro) para crear nuevos párrafos, xPression trata esos retornos como párrafos nuevos durante la publicación. Sin embargo, cuando comprueba sus datos en la herramienta de diseño, esos retornos, en su lugar, se tratan como nuevas líneas. Esto puede hacer que exista una diferencia en el aspecto del documento en la herramienta de diseño mientras se realiza la comprobación y al obtener una vista previa en la herramienta de diseño, o cuando se publica en el servidor. Etiquetas XML personalizadas Actualmente, xPresso for Word no admite etiquetas XML personalizadas en un documento. Si intenta publicar un documento que contenga etiquetas XML personalizadas, todo el contenido de dicho documento se perderá en la salida. Si necesita publicar un documento que contenga etiquetas XML personalizadas, puede salvar esta limitación eliminando el esquema adjunto del documento. Note: Es posible que los documentos que se hayan editado con la aplicación xPression xEditor contengan etiquetas XML personalizadas. Para eliminar un esquema adjunto: 1. 70 Abra el documento que contiene las etiquetas personalizadas en xPresso for Word. Trabajar con datos 2. Haga clic en la ficha Programador en la cinta de aplicaciones de Word. Si la ficha no está visible, haga clic en el botón Office, haga clic en Opciones de Word, seleccione Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y haga clic en Aceptar. 3. En el área XML de la ficha Programador, haga clic en Esquema. Aparece el cuadro de diálogo Plantillas y complementos, abierto por la ficha Esquema XML. 4. Anule la selección de la casilla de verificación adyacente al esquema adjunto en la lista Los esquemas marcados están actualmente adjuntos. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Guarde el documento. Ahora debería poder publicar el documento y generar la salida correcta. Etiquetas HTML en datos XML xPresso for Word permite incluir etiquetas HTML en los datos XML que utilice con los documentos de xPresso. Se pueden aplicar etiquetas HTML o bien se pueden generar en texto simple. La cadena HTML se puede codificar o incluir en una etiqueta CDATA. Por ejemplo: hello O Hello]]> En función de la configuración, esas cadenas se pueden generar como hola o como hola. Note: El formato HTML no se resolverá cuando se comprueben los datos de ejemplo en el lienzo, sino que deberá crear una vista previa en PDF o publicar el documento en el servidor para ver el formato en la salida. Actualmente se admiten las siguientes etiquetas HTML: • Elementos de fuentes de estilo (B, I, S, STRIKE y U) • Subíndice (SUB) y superíndice (SUP) • En línea (SPAN) • Salto de línea (BR) • Párrafo (P) • Delimitador (A) • Elementos de frase (EM y STRONG) • Espacio de no separación ( ) Se omitirá toda etiqueta HTML que sea diferente a las indicadas anteriormente y se mostrará un error en el archivo de registro. Cuando se especifica un nombre de fuente en un estilo HTML, si el nombre contiene espacios, como en el caso de Arial Black, debe modificar el formato del nombre agregándole apóstrofes, como se muestra a continuación: font-family:&aposArial Black&apos El procesamiento de etiquetas HTML se puede configurar a escala global en el archivo xPRSConfig ubicado en el cliente o en el archivo customerdata.properties ubicado en el servidor de xPression 71 Trabajar con datos y, en el nivel de variable, en el cuadro de diálogo Editar formato de cadena (que reemplaza la configuración global de una variable específica). Para obtener más información sobre cómo configurar el procesamiento de etiquetas HTML en el nivel de variable, consulte Formato de variables de cadena, página 91. Configuración de procesamiento de etiquetas HTML de manera global Puede configurar cómo desea procesar las etiquetas HTML globalmente para todos los documentos de xPresso for Word configurando la opción HTMLFormat en el archivo xPRSConfig del cliente o en el archivo customerdata.properties del xPression Server. Esta configuración se puede reemplazar en el nivel de variable si activa o desactiva la opción Formato HTML en el cuadro de diálogo Editar formato de cadena (consulte Formato de variables de cadena, página 91 para obtener más información). La configuración debe cambiarse en el cliente y en el servidor para poder ver los resultados en xPresso for Word y en el resultado publicado. Para realizar la configuración globalmente: 1. Desplácese hasta el directorio Configure\ en el Explorador de Windows en el equipo cliente de xPresso for Word. 2. Abra el archivo xPRSConfig.xml en un editor de texto. 3. Busque la sección del archivo. 4. Busque la sección . 5. Configurar HTMLFormating en "true" si desea que todos los valores de variable del documento se muestren utilizando el formato HTML contenido en los datos XML. Establezca el valor en "false" si desea que todas las etiquetas HTML incluidas en los valores de variable se muestren como texto sin formato. 6. Guarde el archivo y ciérrelo. 7. Busque la sección customerdata.properties en el servidor de xPression ([xPressionHome]\). 8. Repita los pasos del 2 al 6 para cambiar la configuración en el archivo del servidor. Trabajar con el esquema Los datos condicionan en última instancia el aspecto final de un documento. Es vital que estos datos se preparen correctamente antes de crear el documento a fin de evitar posibles problemas al desplazar su documento a producción. Debe tener un archivo de esquema XSD y uno o varios archivos XML que contengan la información específica del documento que esté creando. Estos archivos deberían ser accesibles desde el equipo cliente de xPresso. Actualmente, xPresso no admite varios archivos XSD. Asegúrese de que el esquema y los archivos XML se adhieren a los estándares de xPresso antes de empezar a utilizarlos para crear su documento. Para obtener más información, consulte Preparación 72 Trabajar con datos de archivos de datos, página 67. Los archivos de datos XML que se vayan a implementar en el servidor y se utilicen en la publicación no pueden incluir los siguientes caracteres en sus nombres: &^=#@$%‘*,/?/“+|{};: Para asociar un esquema con su documento, deberá cargar el esquema en el documento en xPresso for Word. Si se actualiza el esquema después de haberlo cargado, también necesitará actualizar el esquema en el documento. Carga de su esquema El esquema de datos del documento se muestra en el explorador de variables. Cuando se crea una plantilla, existe la posibilidad de cargar un esquema durante el proceso de creación o más tarde, después de haberla creado. Para cargar el esquema mientras se crea la plantilla, active la casilla de verificación Especificar que el archivo de esquema XSD cree un modelo de datos de variable al inicio en el área Nueva plantilla de la página de inicio de xPresso for Word. Note: Si se modifica un esquema después de utilizarlo para crear el documento y se carga la nueva versión en el documento existente, puede que tenga que actualizar algunas referencias de variable. Para obtener más información, consulte Actualización del esquema, página 74. Para cargar el esquema de datos en una plantilla existente: 1. Abra la página backstage de xPresso del documento (Archivo > xPresso). 2. Haga clic en Datos en el área Administración de datos y seleccione Seleccionar esquema (si el archivo está almacenado localmente) o Seleccionar esquema del servidor (si está almacenado en el servidor). 3. Haga clic en el botón de exploración para buscar y seleccionar el archivo de esquema de datos. Si va a cargar un esquema de un directorio local, seleccione el archivo y haga clic en Abrir. Si va a cargar un esquema del servidor, puede buscar el repositorio de Documentum xPression (si se admite) o seleccionar un repositorio diferente en la lista Servidor actual y hacer clic en Conectar. Si se requiere información de inicio de sesión, aparece un cuadro de diálogo de inicio de sesión. Inicie sesión, busque el archivo y haga clic en Cargar. Todos los repositorios definidos a través de una conexión ECM en xAdmin están disponibles en la lista Servidor actual. Si el esquema contiene más de un elemento raíz, xPresso le pregunta qué elemento desea usar como raíz. La raíz del registro de repetición debería ser el elemento de nivel superior que represente el registro de repetición de los datos. 4. Seleccione el elemento de repetición y haga clic en Aceptar. El esquema de datos aparece en el explorador de variables, en una estructura jerárquica. Para obtener más información sobre elementos raíz, consulte Preparación de archivos de datos, página 67. Ahora que ya tiene cargado el esquema, está listo para utilizar los datos mientras crea su documento. Puede acceder a los campos de esquema para usarlos en la definición de criterios y puede utilizar los campos como variables en el documento. Para empezar a crear sus grupos e instancias de contenido, consulte Creación de un grupo de contenido, página 148. Para utilizar sus datos a fin de crear las variables en el documento, consulte Capítulo 5, Cómo trabajar con variables. 73 Trabajar con datos Actualización del esquema Puede que sea necesario cargar un esquema actualizado en una plantilla para el que ya se hayan definido variables y otro contenido dinámico. Cuando carga un nuevo esquema en el documento, se quita el anterior. Las variables que se crearon a partir de elementos de esquema que han cambiado o que no aparecen en el nuevo esquema deberán volver a asignarse. Si no existe variable en el nuevo esquema para usar para asignación, puede crear una variable personalizada en el nuevo esquema y usarla para asignación. Para documentos actualizados, no se puede actualizar el esquema para actualizar las variables en la carpeta Variables de cliente antiguas. Para actualizar dichas variables, importe las definiciones de variables. Note: Cuando actualiza el esquema, se anula el búfer de DESHACER. Una vez actualizado el esquema de variables, no puede deshacer ninguna acción antes de actualizar el esquema. Para cargar un nuevo esquema y crear asignaciones de variables 1. Cargue el nuevo esquema. Si el nuevo esquema no contiene cambios a variables que se utilizan en el documento, finaliza el esquema de actualización, y puede omitir los siguientes pasos. Si el nuevo esquema contiene cambios a variables que se utilizan (por ejemplo, cuando modifica el nombre de una variable o el tipo de datos de una variable), aparece el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable. 2. (Opcional) Puede hacer clic en Borrar todo para borrar todas las asignaciones existentes o puede seleccionar una variable asignada y hacer clic en Borrar asignación para borrar la asignación para la variable. 3. Asigne manualmente una variable que esté en uso a una variable en el nuevo esquema de una de las siguientes maneras: • Cree una asignación de variable entre una variable en uso y un elemento de esquema nuevo. • Cree una variable personalizada como variable asignada. 4. (Opcional) Una vez que haya terminado de crear las asignaciones de variable, haga clic en Guardar asignación para guardar las asignaciones en un archivo XML. Puede cargar asignaciones de variable guardadas cuando actualiza el esquema de variables en otros documentos. Para ello, haga clic en Cargar asignación en el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable. Creación de una asignación de variable 1. En el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable, seleccione una variable que necesite asignación y haga clic en Crear asignación. Una vez que haga clic en Crear asignación, no podrá cambiar la variable seleccionada en el esquema de variables actual. Haga clic en Cancelar asignación para seleccionar otra variable. 2. Seleccione una variable del nuevo esquema. Únicamente las variables que se pueden asignar están habilitadas para selección. Se recomienda seleccionar una variable del mismo tipo de datos que la variable actualmente en uso. Si selecciona una variable de un tipo diferente y crea la asignación, podrían generarse errores durante la publicación del documento. 3. Haga clic en Finalizar asignación para completar la asignación. Una vez completa la asignación, si desea anularla, puede seleccionar la variable asignada y hacer clic en Borrar asignación. 74 Trabajar con datos Creación de una asignación de variable personalizada Si no se puede asignar ningún elemento de datos del nuevo esquema a una variable actualmente en uso, puede crear una variable personalizada como variable asignada. Por ejemplo, se usa una variable denominada FullName en el documento para representar el nombre y apellido de un cliente, y usted actualiza el esquema para usar dos variables denominadas FirstName and LastName para representar el nombre y apellido. En este caso, puede crear una variable personalizada al concatenar FirstName and LastName, y asignarla a FullName para evitar alterar la lógica del documento. 1. En el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable, seleccione una variable que necesite asignación. 2. Haga clic en Variable personalizada y seleccione el tipo de variable que desee crear. 3. Seleccione un elemento principal para la nueva variable personalizada y haga clic en Continuar. 4. Defina la variable personalizada y haga clic en Aceptar para completar la asignación. Una vez completa la asignación, si desea anularla, puede seleccionar la variable asignada y hacer clic en Borrar asignación. Ejemplo En este ejemplo, necesita usar un nuevo esquema para el documento. El nuevo esquema contiene las siguientes modificaciones: • Se modificó el nombre de una variable a la que se hace referencia en el documento. • Se quitó una variable a la que se hace referencia en el documento. • Se modificó la xPath de una variable a la que se hace referencia en el documento. • Se modificó el tipo de una variable a la que se hace referencia en el documento. En la página backstage de xPresso, haga clic en Datos y seleccione Seleccionar esquema si el archivo de esquema nuevo está almacenado localmente, o Seleccionar esquema desde el servidor si el archivo está almacenado en el servidor. Aparece el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable ya que se modificaron las variables en el nuevo esquema. Puesto que el filtro Asignación de variables requerida está seleccionado automáticamente, únicamente se muestran las primeras tres variables modificadas. 75 Trabajar con datos Para ver la variable MYDECIMAL cuyo tipo se modificó, seleccione el filtro Mostrar todo o el filtro Tipo de valor del campo cambiado. 76 Trabajar con datos 77 Trabajar con datos El nombre de la variable NAMELAST se modificó a SURNAME. Para asignar la variable, seleccione NAMELAST en la vista Esquema de variables actual y haga clic en Crear asignación. Seleccione SURNAME en la vista Nuevo esquema de variables y haga clic en Finalizar asignación. 78 Trabajar con datos Una vez completada la asignación, la variable NAMELAST desaparece de la vista Asignación de variables requerida. 79 Trabajar con datos Se quita la variable NAMEMIDDLE del nuevo esquema. Debe crear una variable personalizada como variable asignada Seleccione NAMEMIDDLE, haga clic en la flecha situada junto a Variable personalizada y seleccione un tipo de variable personalizada. 80 Trabajar con datos En este ejemplo, creamos una variable de JavaScript. Seleccione una variable principal para la variable personalizada y haga clic en Continuar. Cree una variable de JavaScript en el cuadro de diálogo Crear variable de JavaScript y haga clic en Aceptar para completar la asignación. 81 Trabajar con datos Puede asignar la variable CITY, cuya xPath se ha modificado, de la misma manera que asigna la variable NAMELAST. 82 Trabajar con datos El explorador de variables El explorador de variables se encuentra en el panel de exploradores de xPresso for Word. Haga clic en el botón Explorador de variables que hay al final del panel para abrir dicho explorador. El explorador de variables recoge el esquema de datos completo asociado con la plantilla actual. Se pueden crear variables directamente a partir de los elementos que aparecen en el explorador. Para obtener más información, consulte Agregar variables a la plantilla, página 86. También puede crear variables personalizadas directamente desde el explorador. Para obtener más información, consulte Crear variables personalizadas, página 93. Todos los elementos de datos que aparecen en el explorador tienen su propio menú desplegable, donde se enumeran las funciones que se pueden realizar para dicho elemento. Las funciones que haya disponibles varían en función del tipo de elemento. Filtrar vistas de esquema Los elementos que aparecen en el explorador de variables se pueden filtrar de manera que solo vea un subconjunto de los elementos que el esquema contiene. Esto resulta especialmente útil a la hora de ver un esquema muy grande compuesto de una gran cantidad de elementos. Están disponibles las opciones siguientes: • Mostrar todo. Se muestran todos los elementos que el esquema contiene. • Mostrar en uso. Se muestran solo los elementos que se están usando actualmente en la plantilla. • Mostrar variables personalizadas. Se muestran solo las variables personalizadas que se han agregado al esquema para esta plantilla. • Propiedad de documento. Se muestran solo aquellos elementos que se han definido como propiedades de documento. • Elementos no válidos. Se muestran solo aquellos elementos que no son válidos por algún motivo. Los elementos no válidos aparecen con mayor frecuencia después de actualizar un esquema. • Variable de entorno del sistema. Se muestran las variables de entorno del sistema que se han importado desde el servidor. • Crear nuevo. Permite crear un filtro seleccionando los elementos concretos que quiera que aparezcan. Una vez creado, el filtro personalizado aparecerá reflejado en la lista de filtros. • También puede escribir en el campo de filtro y se muestran los elementos cuyos nombres contienen el texto que escribe. 83 Trabajar con datos 84 Capítulo 5 Cómo trabajar con variables Agregar variables y matrices de variables a su documento le permite controlar el contenido, las tablas y las imágenes que se incluyen en la salida creada. Este tipo de flexibilidad permite personalizar cada documento para el destinatario previsto, incluso elementos tales como su nombre y dirección, o bien contenido específico de su ocupación o ubicación. Puede optimizar su mensaje para que incluya solo información pertinente al destinatario concreto que recibe el documento. En este capítulo se tratan los siguientes temas: • Un poco de información sobre variables, página 85 • Agregar variables a la plantilla, página 86 • Variables de texto, página 87 • Crear variables personalizadas, página 93 • Utilización de JavaScript, página 99 • Variables de entorno del sistema, página 102 • Trabajo con Buscar y reemplazar, página 103 • Matrices, página 107 • Conjuntos de definiciones de variable, página 108 • Propiedades de documento, página 111 Un poco de información sobre variables El explorador de variables muestra todos los elementos del esquema incluidos en el archivo de esquema relacionado con la plantilla de documento. A partir de los elementos del esquema, puede crear directamente variables y colocarlas al mismo tiempo en la plantilla. También puede crear definiciones de variables personalizadas al usar una combinación de elementos del esquema y funciones de xPath, JavaScript o xPresso en una expresión de variable. Los elementos de datos secundarios pueden crear variables que insertan texto específico o imágenes externas en la salida final. Los elementos de datos principales (matrices) pueden controlar los bucles de contenido e insertar tablas en la salida final que contiene la información específica del destinatario. xPresso for Word coloca las variables en un documento mediante un control de contenido de Word. Este control solo puede verse cuando selecciona la variable. Para obtener más información, consulte Trabajar con el contenido del lienzo, página 46. 85 Cómo trabajar con variables xPresso for Word permite agregar tres tipos de variables al documento: texto, imagen y tabla. Las variables de texto se abordan en este capítulo, mientras que las de imagen y tabla se detallarán en capítulos posteriores. Nombres de variable El nombre para mostrar que se usa de forma predeterminada para los elementos de esquema de datos recogidos en el explorador de variables es el mismo que el nombre del elemento en el esquema. xPresso for Word trata el nombre para mostrar como un alias y usa la expresión xPath (y no el nombre) para identificar al elemento. En algunos casos, puede que haya elementos de datos que tengan el mismo nombre. Por ejemplo, puede tener varios elementos First_Name que aparecen en distintos elementos principales, como Subscriber_Info, Dependent_Info y Agent_Info. Como el nombre no se usa de manera interna con fines de identificación, se puede tener más de una variable con el mismo nombre, si bien esto probablemente no sea muy práctico. Si desea cambiar el nombre para mostrar, haga clic en el menú desplegable del elemento en el explorador, seleccione Cambiar nombre y escriba el nombre nuevo. En nuestro ejemplo anterior, podemos cambiar nuestras variables First_Name a Subsriber_First_Name, Dependent_First_Name y Agent_First_Name. De este modo, será más fácil para nosotros identificar la variable cuando se haya agregado a la plantilla, ya que mostrar toda la expresión xPath quizá no sea lo más cómodo. Agregar variables a la plantilla Existen distintas formas de agregar variables a la plantilla del documento: • Ctrl+clic. Coloque el cursor en el lienzo, presione Ctrl y, tras ello, haga clic en el elemento de datos del explorador de variables que quiera agregar. Si la variable es un elemento de datos secundario, aparecerá en la plantilla como una variable de texto en la posición del cursor. Si la variable es un elemento de datos principal, se abrirá el cuadro de diálogo Definir variable de tabla. Para obtener más información, consulte Variables de tabla, página 177. Con este método no se pueden insertar variables de imagen. • Arrastrar y colocar. Seleccione el elemento de datos en el explorador de variables, arrástrelo al lienzo y colóquelo donde desee en la plantilla. Si la variable es un elemento de datos secundario, aparecerá en la plantilla como una variable de texto en la posición del cursor. Si la variable es un elemento de datos principal, se abrirá el cuadro de diálogo Definir variable de tabla. Para obtener más información, consulte Variables de tabla, página 177. 86 Cómo trabajar con variables Con este método no se pueden insertar variables de imagen. • Menú Insertar. Coloque el cursor en el lienzo, haga clic en el menú desplegable del elemento de datos y seleccione el tipo de variable que quiera insertar de la opción Insertar en selección como: — Para todos los elementos de datos secundarios, puede seleccionar Variable de texto. — En el caso de los elementos de datos secundarios de cadena, puede seleccionar Variable de texto o Variable de imagen. — Para los elementos de datos principales, puede seleccionar Variable de tabla o Bucle de contenido. Note: Si inserta una variable de texto dentro de otra palabra (sin espacios entre la variable y el otro texto), el corrector ortográfico de Word marcará la combinación de palabra/variable como una palabra incorrecta. Este es el comportamiento predeterminado de Word y no hay ninguna función en xPresso for Word que invalide ese comportamiento. Variables de texto Las variables de texto se utilizan para introducir datos personales en el documento, como el nombre y la dirección del destinatario. Pueden ser numéricas (flotante, doble, booleana, decimal), de datos, de hora, de fecha y hora o de cadena. Los campos de fecha, hora y fecha y hora deben aparecer en sus datos en un formato determinado: • Date: aaaa-mm-dd (por ejemplo: 2003-05-19) • Time: hh:mm:ss (por ejemplo: 11:22:50) • DateTime: aaaa-mm-ddThh:mm:ss (por ejemplo: 2002-01-05T03:15:30) Las variables de texto se pueden utilizar para más que simplemente introducir datos del cliente; se pueden crear archivos XML que contengan gran cantidad de contenido que, a continuación, pueda introducir en el documento mediante variables. El documento puede ser simplemente una plantilla con variables y marcos para la ubicación de contenido, que en realidad se encuentra en un archivo XML. Note: (1) Si el tipo de datos de la variable es numérico, su valor no puede ser nulo. Si intenta aplicar los datos al documento que contiene un valor nulo para una variable de tipo numérica, xPresso for Word generará un error. (2) Si los datos contienen los valores “0” o “1” y la variable es de tipo booleano, la variable siempre se resolverá como “falso” y no generará ningún mensaje de advertencia o error. 87 Cómo trabajar con variables Presentación de variables de texto en el documento Hay varias opciones diferentes para mostrar las variables de texto mientras trabaja en un documento de xPresso for Word La opción que elija dependerá de la información sobre las variables que necesite ver mientras crea el documento o por preferencias personales. Hay tres opciones: • Nombre. Muestra el nombre de la variable de texto. • xPath. Muestra la expresión xPath completa de la variable de texto. Esta opción solo está disponible para las variables definidas con una expresión xPath. • Carácter. Muestra el carácter especificado en el cuadro de texto que aparece con esta opción. Esta opción resulta útil cuando los nombres de variable son más largos que el ancho del área donde están los datos, como en el caso de las celdas de tabla con columnas estrechas. La preferencia de visualización se puede establecer mediante la opción Visualización de variable ubicada en el área Variable de la ficha xPresso for Word en la cinta de Word. Formato de variables de texto Puede aplicarles formato a las variables de texto para controlar su aspecto en la salida. Por ejemplo, puede que desee que una variable de fecha aparezca en la salida como 01/05/2002, puede que desee agregar un separador de miles o un símbolo de moneda a la salida de variable numérica o puede que desee que aparezca una variable de cadena en la salida, en mayúsculas, independientemente de cómo se introduzca la cadena. Note: Si una variable incluye un carácter chino (u otra fuente de Asia oriental), debe seleccionar la biblioteca de fuentes correcta en la lista desplegable de fuentes de Word para asegurarse de que su formato aparece correctamente. Se puede aplicar formato a las variables a través del explorador de variables, del explorador de plantillas o en el lienzo. Al definir el formato de un elemento de datos en el explorador de variables, dicho formato será el formato predeterminado, y se aplicará a todas las variables posteriores que se creen a partir de ese elemento de datos. Si se aplica formato a la variable en el explorador de plantillas o en el lienzo, se aplicará única y exclusivamente a esa instancia específica de la variable. El formato predeterminado (definido en el explorador de variables) de una variable concreta se puede reemplazar; para ello, hay que definir un formato nuevo para dicha variable en el explorador de plantillas o en el lienzo. Definir un formato predeterminado Un formato de variable predeterminado se aplica a todas las variables creadas a partir del elemento de datos para el que tal formato se ha definido. Los formatos predeterminados se pueden reemplazar con tan solo definir un formato para una variable específica. Para definir un formato predeterminado: 1. 88 Abra el explorador de variables. Cómo trabajar con variables 2. Haga clic en el menú desplegable del elemento de datos y seleccione Establecer formato predeterminado. Aparece el cuadro de diálogo Formato del tipo de elemento. 3. Defina el formato mediante los pasos de la sección que proceda: • Formato de variables DateTime, Date o Time, página 89 • Formato de variables numéricas, página 90 • Formato de variables de cadena, página 91 Definir un formato para una variable específica Tras agregar una variable a la plantilla, puede definir un formato específico para ella. Este formato reemplazará a cualquier formato predeterminado que se haya aplicado a la variable al crearla. El formato específico de la variable se puede definir en el explorador de plantillas o en el lienzo. Para definir un formato para una variable concreta: 1. En el explorador de plantillas: Haga clic en el menú desplegable de la variable y seleccione Editar formato. En el lienzo: Coloque el cursor en la variable en el lienzo y haga clic en Formato en la sección Variable de la ficha xPresso en la cinta de aplicaciones de Word. Aparece el cuadro de diálogo Formato del tipo de elemento. 2. Defina el formato mediante los pasos de la sección que proceda: • Formato de variables DateTime, Date o Time, página 89 • Formato de variables numéricas, página 90 • Formato de variables de cadena, página 91 Formato de variables DateTime, Date o Time Para aplicarle formato una variable Date, Time o DateTime: 1. Active la casilla de verificación Configuración regional y, a continuación, seleccione una configuración regional en la lista desplegable. Las opciones que aparecen en la lista desplegable Formato varían en función de la selección que haya realizado. 2. Seleccione el formato de la lista desplegable. Por ejemplo, si selecciona dd-MM-aaaa para una variable de fecha, 05-19-2003 aparecerá como 19-05-2003 en la salida o, si selecciona h:mm a para una variable de hora, 12:00:09 aparecerá como 12:00 PM en la salida. 3. Haga clic en Aceptar. xPresso for Word solo muestra algunas opciones de formato para las variables de fecha y hora de forma predeterminada. En caso de que quiera usar otro formato, puede agregarlo como formato personalizado. Consulte Adición de formatos personalizados, página 90 para obtener más información. Note: Si cambia la configuración de zona horaria del equipo, tendrá que reiniciarlo antes de ver el cambio en las variables de hora o de fecha y hora. 89 Cómo trabajar con variables Adición de formatos personalizados Si el cuadro de diálogo Editar formato de fecha, Editar formato de hora o Editar formato de fecha/hora no refleja el formato que necesita, puede definir un formato personalizado para que se muestre como una opción. Los formatos personalizados se agregan al archivo localeformat.xml y aparecerán en la lista desplegable correspondiente. Para agregar un formato personalizado: 1. Desplácese hasta el directorio C:\Archivos de programa\Archivos comunes\xPresso \N.° de versión\xPRS\locale, donde N.° de versión es el número de versión de la instalación (por ejemplo, 4.5). En los sistemas operativos de 64 bits, use “Archivos de programa (x86)”. 2. Abra el archivo localeformat.xml en un editor de texto. 3. Busque la configuración regional a la que desea agregar el nuevo formato. Por ejemplo, para agregar un formato a la configuración regional Danés, busque: 4. Busque la sección del tipo de formato que desea agregar: , o . 5. Agregue una nueva entrada para el formato en la sección correspondiente usando la siguiente plantilla: También puede modificar un formato existente. La opción existente en la lista desplegable se reemplazará con la nueva. Asegúrese de que los valores que contengan fechas siguen la convención de fechas de Java; por ejemplo, use aaaa para el año. 6. Guarde el archivo localeformat.xml. 7. Reinicie xPresso for Word. Formato de variables numéricas Para aplicarle formato a una variable numérica: 1. Seleccione la configuración regional que desee utilizar para especificar el formato para este número. El separador de miles y el símbolo de moneda se asocian a esta configuración. 2. Seleccione Utilizar separador de miles en la sección Delimitadores para incluir un separador de miles en la salida de la variable. La configuración regional que seleccione determina el separador. Por ejemplo, si selecciona Inglés (Estados Unidos) para la configuración regional, 5000 se mostrará como 5,000. 3. Introduzca el número de posiciones decimales para mostrar la variable numérica con posiciones decimales. Por ejemplo, si ha introducido 3, 5000 aparecen como 5000,000. 90 Cómo trabajar con variables 4. Seleccione el tipo de símbolo que quiera que aparezca con el número: • Ninguno. No aparece ningún símbolo junto con el número en la salida. • Porcentaje (%). Aparece un símbolo de porcentaje junto con el número en la salida. Por ejemplo, 5000 aparece como 500000%. • Moneda. El símbolo de moneda de la configuración regional seleccionada aparece junto con el número en la salida. Seleccione la ubicación del símbolo (antes o después del número) de la lista desplegable. Por ejemplo, si selecciona Inglés (Estados Unidos) para la configuración regional y Antes de para la ubicación del símbolo, 5000 aparecen como $5000. 5. Seleccione Precisión en la sección Redondeo para redondear el número cuando aparezca en el documento. Introduzca el número de dígitos que desea que se devuelvan; el recuento de dígitos se inicia a partir del dígito distinto de cero del extremo izquierdo del resultado exacto. 6. Seleccione el modo de redondeo que desea utilizar: • Redondeo de Excel. Utilice el protocolo de redondeo de Microsoft Excel. • Máximo. Redondea hacia infinito positivo. • Hacia abajo. Redondea hacia el cero. • Mínimo. Redondea hacia abajo hacia negativo infinito. • A la mitad hacia abajo. Redondea al valor más cercano a menos que sea equidistante, en cuyo caso se redondea hacia abajo. • A la mitad igual. Redondea al valor más cercano a menos que sea equidistante, en cuyo caso se redondea al valor igual. • A la mitad hacia arriba. Redondea al valor más cercano a menos que sea equidistante, en cuyo caso se redondea hacia arriba. • Hacia arriba. Redondea a un valor alejado de cero. 7. Haga clic en Aceptar. Formato de variables de cadena Para aplicarle formato a una variable de cadena: 1. Seleccione el formato entre los siguientes: • Ninguno: ’Nombre de agente’ aparece como ’Nombre de agente’ (sin cambios) • MAYÚSCULA: ’Nombre de agente’ aparece como ’NOMBRE DE AGENTE’ • minúscula: ’Nombre de agente’ aparece como ’Nombre de agente’ • Tipo título: ’Nombre de agente’ aparece como ’Nombre de Agente’ 2. Seleccione Usar formato HTML del campo de variable si los datos XML contienen etiquetas HTML que desee aplicar en la salida del texto de variable. Si la casilla de verificación está desactivada (sin seleccionar), toda etiqueta HTML que se encuentre al publicar se generará como texto simple (por ejemplo, hola en lugar de hola). 3. Seleccione Quitar línea vacía para que no se muestre una línea vacía en la salida cuando un registro no contenga datos relacionados con este campo de variable. 91 Cómo trabajar con variables 4. Haga clic en Aceptar. Note: El formato HTML no aparecerá en la salida cuando se apliquen datos para comprobar el documento y obtener una vista previa de él. Para ver el formato en la salida, deberá crear una vista previa en PDF o publicar el documento en el servidor. Al definir un formato para una variable de cadena, es posible que xPression no aplique el formato en la salida si la variable posee formato de estilo de Word. Por ejemplo, si crea una variable de cadena con un estilo de todo en mayúsculas y, a continuación, especifica un formato Minúscula en el cuadro de diálogo Formato de cadena, xPression publica la variable con todo en mayúsculas. Eliminación de líneas vacías en bloques de texto Puede utilizar la función Quitar línea vacía si tiene una variable que puede no contener un valor para cada registro de datos y no quiera que aparezca una línea en blanco relativa a esa variable en los documentos de los registros que no tienen ningún valor. Resulta útil para contenido como, los bloques de direcciones, en los que los registros de datos distintos pueden tener un número diferente de líneas. Al utilizar la función Quitar líneas vacías puede asegurarse de que todas las direcciones se impriman como bloques sólidos, sin líneas vacías. La opción para quitar líneas vacías se define en el nivel de variable, en el explorador de plantillas. Note: El motor de publicación es el encargado de procesar esta opción que, por tanto, sólo se aplicará al crear una vista previa de PDF del documento o bien al publicar el documento en el servidor. No verá los resultados de esta opción al aplicar los datos. Para quitar las líneas vacías de una variable: 1. Haga clic en el menú desplegable de la variable de texto en el explorador de plantillas y seleccione Propiedades. La tabla de propiedades de la instancia de variable aparece debajo de la variable en el explorador. 2. Active la casilla de verificación junto al campo Quitar línea vacía para cambiar la opción False a True. Esto indica a xPression que debe quitar la línea correspondiente a esta variable en los documentos cuyos datos no contengan un valor para la variable. Al generar la salida para el documento, si un registro no contiene datos para la variable, la línea se excluirá de la salida para que no haya ninguna línea vacía. Por ejemplo: Estos datos: Elizabeth Steele 38792 S. West Blvd. Apartment 1824 Andover CT 06123 Generan esta salida: Elizabeth Steele 38792 S. West Blvd. Apartment 1824 Andover, CT 06123 92 Cómo trabajar con variables Y estos datos: John Smith 123 Main St. Hartford CT 06040 Generan esta salida: John Smith 123 Main St. Hartford, CT 06040 Crear variables personalizadas Hay veces en las que, en lugar de usar directamente un elemento de datos, puede que necesite crear una variable “desde cero”. Existen tres tipos de variable que se pueden crear: JavaScript, función xPresso y xPath. Para crear una variable: 1. Abra el explorador de variables. 2. Busque el elemento de esquema al que quiera agregar la nueva variable. 3. Haga clic en el menú desplegable del elemento y seleccione el tipo de variable que quiera crear de la opción Crear variable: • JavaScript • Función xPresso • xPath Consulte las siguientes secciones para obtener información sobre cada tipo de variable. 4. Especifique un nombre para la variable. El nombre no puede coincidir con otros nombres de variable en el mismo elemento principal. Variables JavaScript Cuando cree una variable personalizada, tendrá la oportunidad de proporcionar la asignación a través de una función JavaScript. JavaScript le ofrece total flexibilidad para crear funciones y cálculos complejos. Se puede utilizar para llamar a un servicio web para que busque datos, para realizar un cálculo financiero complejo, para realizar una transformación compleja como una conversión de datos numéricos a palabras, para buscar una expresión regular o para ordenar los datos. Para obtener más información, consulte Utilización de JavaScript, página 99. También puede usar código JavaScript global en sus expresiones, que pueden hacer referencia a funciones JavaScript externas o a 93 Cómo trabajar con variables segmentos de código JavaScript reutilizables. Para obtener más información, consulte Creación de funciones Global JavaScript, página 100. Todas las expresiones JavaScript se crean en el editor de JavaScript, que contiene herramientas y opciones que sirven para crear una expresión para la variable. Note: (1) Procure que la última instrucción de la variable personalizada sea un valor de JavaScript (por ejemplo, una constante, una variable o una función que devuelva un valor). (2) Las referencias a variables desde el XML utilizan el objeto “solucionador”. El cuadro de edición JavaScript es donde se crea la expresión. Puede incluir campos de esquema (con formato según las convenciones de nomenclatura estándar de JavaScript) y funciones en la expresión, y usar los siguientes operadores booleanos: > (mayor que), < (menor que), >= (mayor o igual que), (mayor que), < (menor que), >= (mayor o igual que), xPresso). 2. Haga clic en Configurar JavaScript global, cerca del final de la página. 3. Escriba un nombre para el elemento JavaScript global. 4. Seleccione Archivo JS externo o Personalizar JS de la lista desplegable Tipo y haga clic en Agregar. 5. Archivo JS externo: haga clic en el botón de exploración para buscar y seleccionar el archivo JavaScript externo. Haga clic en Aceptar. Personalizar JS: defina la expresión JavaScript personalizada, confírmela y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Variables JavaScript, página 93. El elemento JavaScript global aparece recogido en la lista. Cuando un elemento JavaScript global aparece en la lista, se puede editar, eliminar o mover arriba y abajo en la lista con los botones que hay encima de la lista. Uso de rutas de acceso relativas para Global JavaScript Se puede definir la ubicación de los archivos Global JavaScript mediante una ruta de acceso relativa para que los archivos de comandos se puedan almacenar en diferentes ubicaciones en distintos equipos host. Cuando xPresso for Word y el xPression Server están instalados, se configura automáticamente un directorio \js predeterminado. Durante la instalación de xPresso for Word, puede aceptar la ubicación predeterminada del directorio o definir una nueva. En el cliente y en el servidor, el directorio predeterminado (propiedad js_dir) se define el archivo xPRSConfig.xml, que se puede modificar si es necesario. El archivo xPRSConfig.xml se encuentra en las siguientes ubicaciones: • Cliente de xPresso for Word: El directorio Configuración. • xPression Server: El directorio xPressionHome. 100 Cómo trabajar con variables Si almacena sus archivos JavaScript en el directorio \js predeterminado, cuando especifique la ubicación en el campo Referencia de Global JavaScript sólo tendrá que escribir el nombre del archivo. Esto indica a xPression que busque el archivo en el directorio \js. El uso de rutas de acceso relativas permite crear archivos JavaScript distintos con el mismo nombre y almacenarlos en equipos host diferentes, pero permitiendo que xPression haga referencia a ellos del mismo modo. Utilización de Java xPresso también permite ejecutar código de Java desde JavaScript. En xPresso, Java depende del motor de JavaScript, y se puede utilizar gracias a la implantación de la compatibilidad con JavaScript. A los objetos de Java se accede a través de variables de JavaScript. Se pueden crear objetos de Java utilizando declaraciones de variable, como: var myDate = java.util.Date(); var myDateString = myDate.toString(); También se puede acceder a miembros estáticos, como: java.lang.Math.PI java.lang.Math.cos(myNumber) Los “primitivos”, incluidos los objetos de cadena, se pasan como normales. En la lógica de xPresso y en los documentos sólo se pueden utilizar primitivos. Para ejecutar Java en XPresso, debe asegurarse de que la clase de Java se encuentra en la ruta de la clase agregando la ruta de acceso absoluta JAR a la variable de entorno del sistema CLASSPATH. La clase Java se cargará en tiempo de ejecución. Debe reiniciar xPresso for Word después de agregar su JAR a la ruta de acceso de clase. Ejemplo de uso exits de usuario de Java En este ejemplo, define una clase de Java de la siguiente manera: package com.docsci.test; public class testJar { private String m_name; public testJar(String name) { m_name = name; } public String SayHelloToName() { return "Hello " + m_name; } } where com.docsci.test es la ruta de acceso del paquete. Puede especificar el nombre que desee para la ruta de acceso del paquete. 101 Cómo trabajar con variables Para usar esta clase de Java desde xPress for Word, exporte las clases de Java como archivo JAR, por ejemplo, testJar.jar. Agregue la ruta de acceso absoluta del archivo JAR a la variable de entorno del sistema CLASSPATH. Llame la clase de Java de una de las siguientes maneras: • Cree un elemento de JavaScript global y llame la clase de Java en la definición: function testInGlobalJavaScript() { var a = new com.docsci.test.testJar("Tom, this is use in Global JavaScript"); return a.SayHelloToName(); } A continuación, cree una variable de JavaScript e incluya la función de JavaScript global en la definición: testInGlobalJavaScript() • Cree una variable de JavaScript y llame la clase de Java en la definición: function test() { var a = new com.docsci.test.testJar("Tom, this is use in Variable Definition Panel"); return a.SayHelloToName(); } test() Ahora puede usar la variable de JavaScript en el documento para llamar la clase de Java. Cuando haga referencia a un nombre de paquete en xPresso for Word, use la siguiente sintaxis: Paquetes.PackagePath. Por ejemplo, var UserExit = new Packages. ch.test.om.mxpression.exit.OMExitPoint(). Sin embargo, existen algunas variables predefinidas de nivel superior que son equivalentes a Packages, como com and org. Por lo tanto, en nuestro ejemplo, com.docsci.test.testJar es equivalente a Packages.com.docsci.test.testJar. Para obtener más información, consulte https://developer.mozilla.org/en-US/docs/Rhino/Scripting_Java. Variables de entorno del sistema xPression permite definir variables que son específicas del sistema (o entorno). Estas variables pueden servir para identificar la información y recursos que han podido sufrir cambios entre distintos entornos. Las variables se definen en el servidor de xPression y, luego, se descargan y usan en la plantilla del documento. El valor de la variable se define en el servidor, de modo que puede ser distinto en cada entorno de servidor (como el entorno de desarrollo, de prueba o de producción). Un uso habitual de las variables de entorno de sistema es en rutas de acceso que cambian de un entorno a otro. Por ejemplo, puede haber una imagen que resida en un disco. Dicha imagen está 102 Cómo trabajar con variables almacenada en directorios distintos en los servidores de desarrollo y de producción. Para usar una variable de entorno de sistema en este ejemplo, tendría que hacer lo siguiente: • Cree una variable de entorno de sistema en ambos servidores y llámela de forma que sea distintiva. En este ejemplo, podemos usar IMAGE_DIR. — En el servidor de desarrollo, defina el valor de la variable con la ruta de acceso al directorio de la imagen en el servidor. Por ejemplo: “C:/Test/Images”. — En el servidor de producción, defina el valor de la variable con la ruta de acceso al directorio de la imagen en el servidor. Por ejemplo: “C:/Assets/Claims/Correspondence/Images”. Para obtener más información sobre cómo crear variables de entorno de sistema, consulte la Guía del usuario de xAdmin. • En la plantilla de xPresso for Word, cree una variable personalizada. Defina el valor de la variable del siguiente modo: {IMAGE_DIR}+”/”+{IMAGE_NAME} Cuando esta variable se resuelve en el servidor de desarrollo, xPression buscará la imagen en el directorio C:/Test/Images. Cuando se resuelve en el servidor de producción, xPression la buscará en el directorio C:/Assets/Claims/Correspondence/Images. Cargar variables de entorno de sistema Las variables de entorno de sistema se definen en el servidor, así que para poder usarlas en la plantilla es preciso cargar la lista de variables en xPresso for Word. Para cargar variables de entorno de sistema: 1. Con una plantilla abierta, abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). 2. Haga clic en Datos y seleccione Configurar variables de entorno de sistema. Las variables que hay definidas actualmente en el servidor en el que ha iniciado sesión aparecerán bajo el encabezado Inactiva. Todas las variables que haya activas actualmente para esta plantilla aparecerán recogidas bajo el encabezado Activa. 3. Seleccione una variable del encabezado Inactiva y arrástrela a Activa. Repita esto por cada variable que quiera activar para esta plantilla. En caso de que quiera eliminar alguna de la plantilla, realice el mismo proceso, pero a la inversa. 4. Haga clic en Aceptar. Las variables de entorno de sistema activas aparecen en la parte inferior del explorador de variables y están disponibles para utilizarse en la plantilla del mismo modo que las otras variables. Trabajo con Buscar y reemplazar xPresso for Word proporciona una función Buscar y reemplazar tremendamente eficaz con la que podrá no ya sustituir texto estático por texto estático, sino también sustituir texto estático por variables. La función para buscar y reemplazar no tiene en cuenta las instancias de variable que 103 Cómo trabajar con variables aparecen en el documento durante el proceso de búsqueda; por lo tanto, no puede buscar variables ni texto dentro de una variable. Para buscar un elemento: 1. Coloque el cursor en el documento en la ubicación donde desee comenzar a buscar. 2. Haga clic en la ficha Inicio en la cinta de aplicaciones de Word. 3. Busque la sección General en la ficha y haga clic en Búsqueda avanzada. Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de xPresso for Word. 4. Escriba una cadena de búsqueda en el cuadro de texto Buscar. La cadena de búsqueda puede ser texto estático, caracteres comodín y códigos de caracteres que no sean comodín. Para buscar un carácter como texto estático que está definido como carácter comodín, escriba una barra invertida (\) antes del carácter. Por ejemplo, para buscar un signo de interrogación (?), escriba \?. Use una coma (,) para separar varias cadenas de búsqueda. 5. Seleccione en qué lugar del documento desea buscar: • Todo el contenido Busca en todo el contenido incluido en el documento, incluidos encabezados y pies de página, comenzando en la ubicación del cursor en el documento. • Selección Busca en el intervalo de contenido actualmente seleccionado. Esta opción solo está disponible si se selecciona un intervalo de contenido en el documento. • Solo texto del cuerpo principal. La búsqueda se realiza únicamente en el contenido que hay en el cuerpo principal del documento y no se incluye el contenido de encabezados ni pies de página. Esta opción solo estará disponible cuando el contenido seleccionado actualmente (o la posición del cursor) se encuentre en el cuerpo principal del documento. • Solo encabezados y pies de página. La búsqueda se realiza únicamente en el contenido de los encabezados y pies de página del documento. Esta opción solo estará disponible cuando el contenido seleccionado actualmente (o la posición del cursor) se encuentre en el encabezado o pie de página del documento. Al contrario de lo que sucede en Microsoft Word, la función Buscar y reemplazar de xPresso for Word no pregunta cuando la búsqueda llega al final de la selección o del documento. En su lugar, usa la opción seleccionada en la lista desplegable Dónde para determinar el ámbito de la búsqueda. 6. Seleccione las opciones de búsqueda: • Buscar hacia arriba Active esta casilla de verificación para realizar una búsqueda hacia atrás en el documento, empezando por la posición del cursor. Déjela sin activar (opción predeterminada) para realizar una búsqueda hacia adelante en el documento desde la posición del cursor. • Coincidir mayúsculas y minúsculas Active esta casilla de verificación para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Deje esta casilla de verificación desactivada para no distinguir entre mayúsculas y minúsculas durante la búsqueda. Esta opción no está disponible cuando se ha seleccionado la opción Usar comodines. 104 Cómo trabajar con variables • Usar comodines Active esta casilla de verificación para usar caracteres comodín en la cadena de búsqueda. Cuando esta opción se selecciona, xPresso for Word busca exactamente el texto que se haya escrito. Si se selecciona, las opciones Coincidir mayúsculas y minúsculas y Buscar palabras completas también se seleccionarán automáticamente. La opción Usar comodines no se puede usar cuando se ha seleccionado la opción Permitir variables en texto de reemplazo. Consulte Usar comodines, página 106 para obtener más información sobre los comodines. • Coincidir toda la palabra Active esta casilla de verificación para asegurarse de que solo se buscan palabras completas que contengan la cadena de búsqueda. Deje esta casilla de verificación desactivada para no tener en cuenta los límites de las palabras durante la búsqueda. Esta opción no estará disponible si la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas se ha seleccionado. 7. Haga clic en Buscar siguiente si solo desea buscar la cadena de búsqueda y no reemplazarla por nada. xPresso for Word busca en todo el contenido estático de la plantilla del documento y resalta la primera instancia de la cadena de búsqueda que detecte en el documento. Repita este paso hasta que haya localizado todas las instancias. Haga clic en la ficha Reemplazar si quiere reemplazar la cadena de búsqueda cuando esta se detecte y continúe con los siguientes pasos. 8. Especifique con qué quiere reemplazar la cadena de búsqueda. Puede especificar texto estático, puede seleccionar una variable o definir una expresión variable: • Texto estático. En el cuadro de texto Reemplazar con, especifique la cadena estática que desee usar para reemplazar el texto encontrado. • Variable. Active la casilla de verificación Permitir variables en el texto de reemplazo. El cuadro de texto Reemplazar con pasa a ser de solo lectura y aparece el botón Variable. Haga clic en el botón Variable para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con variables. Haga doble clic en una variable para seleccionarla. También puede crear una expresión de variable que reemplace el texto seleccionado. Solo se pueden usar elementos secundarios para el reemplazo, no se puede seleccionar un elemento primario (una matriz). Haga clic en Insertar. La variable o la expresión variable aparece en el cuadro Reemplazar con. La opción Permitir variables en texto de reemplazo no se puede usar si se ha seleccionado Usar comodines. 9. Haga clic en Reemplazar o Reemplazar todo. Si hace clic en Reemplazar, xPresso for Word sustituirá la instancia resaltada de la cadena de búsqueda y, después, resaltará la siguiente instancia en el documento. Si hace clic en Reemplazar todo, se reemplazarán todas las instancias que se encuentren en el documento sin volver a preguntar. 105 Cómo trabajar con variables Usar códigos de caracteres que no son comodín Existen diversas combinaciones de caracteres que no son caracteres comodín, pero que sirven para encontrar tipos de contenido específicos. En la siguiente tabla se recogen esos caracteres y lo que se encuentra con ellos. Para encontrar Escriba Cualquier carácter ^? Cualquier dígito ^# Cualquier letra ^$ Imagen o gráfico (únicamente en línea) ^g Marca de nota al pie de la página ^f o ^2 Marca de fin de nota ^e Campo (cuando los códigos de campo están visibles) ^d o ^19 o ^21 Comentario (cuando los comentarios están en línea) ^a o ^5 Salto de sección ^b Espacio en blanco ^w (cualquier combinación de espacios regulares y de no separación y caracteres de tabulación) Usar comodines Los caracteres comodín se pueden usar en las cadenas de búsqueda para ampliar el ámbito de la búsqueda. Si la casilla de verificación Usar comodines se activa, xPresso for Word busca únicamente el texto exacto que se haya escrito. Cuando se usan comodines, las opciones Coincidir mayúsculas y minúsculas y Buscar palabras completas se activan automáticamente y no se pueden desactivar. Se pueden usar paréntesis para agrupar caracteres comodín y texto, así como para indicar el orden de evaluación. Por ejemplo, escriba (pre)*(ido) para encontrar tanto “predefinido” como “prevenido”. El carácter comodín \n se puede usar para buscar una expresión y, luego, reemplazarla por la expresión reorganizada. Escriba, por ejemplo, (Ashton)(Chris) en el cuadro de texto Buscar y, después, escriba \2\1 en el cuadro de texto Reemplazar por. xPresso for Word buscará Ashton Chris y lo reemplazará por Chris Ashton. En la siguiente tabla se recogen los caracteres comodín que se pueden usar para hallar determinados elementos. Para encontrar Escriba Ejemplo Cualquier carácter individual ? h?z detectará tanto haz como hoz. 106 Cómo trabajar con variables Para encontrar Escriba Ejemplo Cualquier cadena de caracteres * s*d detectará tanto soda como sedal. El inicio de una palabra < (il)> detectará redil y mandil, pero no ileso. Uno de los caracteres especificados [] s[ao]l detectará sal y sol Cualquier carácter individual dentro de este rango [-] [r-p]ato detectará rato y pato. Los rangos deben estar en orden ascendente. Cualquier carácter individual excepto el carácter que hay en el rango entre corchetes [!x-z] b[!a-m]la detectará bola y bula, pero no bala. Exactamente n repeticiones del carácter o expresión inmediatamente anterior {n} car{2}o detectará carro, pero no caro. Al menos n repeticiones del carácter o expresión inmediatamente anterior {n,} car{1,}o detectará tanto carro como caro. De n a m repeticiones del carácter o expresión inmediatamente anterior {n,m} 10{1,3} detectará 10, 100 y 1000. Una o más repeticiones del carácter o expresión inmediatamente anterior @ adic@ión detectará tanto adición como adicción. Matrices Las matrices (o elementos de datos principales del esquema) se pueden usar para crear variables de tabla o controlar los bucles de contenido. Los métodos para insertar matrices en la plantilla son los mismos que los de las variables. Si desea obtener instrucciones, consulte Agregar variables a la plantilla, página 86. Cuando una matriz se coloca en la plantilla (ya sea como tabla o como bucle de contenido), automáticamente se agregan dos variables al elemento de datos principal en el explorador de variables: Índice y Total. La variable Índice es un contador constante del registro actual. Permite comprobar el índice o la posición del registro actual, o bien la iteración de bucle en la que se encuentre. El recuento de índice comienza con un valor de 1. La variable Total proporciona el recuento total del registro. Si usa una sola matriz varias veces en la plantilla, es importante que designe las tablas y bucles que se generen de dicha matriz de forma que guarden un sentido, ya que así los nombres de las variables Índice y Total también tendrán sentido. Cada tabla y bucle genera sus propias variables Índice y Total, dado que el recuento de una matriz determinada puede ser distinto en función de si se aplica un filtro de bucle o se edita la expresión xPath. 107 Cómo trabajar con variables Cuando se usa una matriz para crear una variable de tabla o un bucle de contenido, la tabla o el bucle de contenido se pueden editar para definir una nueva expresión xPath. Filtrar una matriz Hay veces que probablemente quiera incluir solo algunos elementos de los datos de la matriz. En el caso de los bucles de contenido, se puede definir un filtro, pero las variables de tabla no ofrecen esta opción. Tanto para los bucles de contenido como para las variables de tabla, se puede definir la expresión xPath de la matriz de forma que solo incluya los datos que desee. Por ejemplo, quizá quiera incluir solo los valores de cuenta negativos. En tal caso, se podría definir una expresión xPath parecida a la siguiente: /Cuenta[Balance xPresso). 3. Haga clic en Datos en el área Administración de datos y seleccione Importar definiciones de variable o Importar definiciones de variable desde servidor. 4. Para realizar una importación local, busque y seleccione el archivo XML de exportación que contiene las definiciones de variable que desea importar y haga clic en Abrir. Para realizar una importación en el servidor, se
Author:  Juana Martín Rico
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Guía del usuario

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Legal Notice Copyright © 2006-2014 EMC Corporation. All Rights Reserved. EMC believes the information in this publication is accurate as of its publication date. The information is subject to change without notice. THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED “AS IS.” EMC CORPORATION MAKES NO REPRESENTATIONS OR WARRANTIES OF ANY KIND WITH RESPECT TO THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION, AND SPECIFICALLY DISCLAIMS IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. Use, copying, and distribution of any EMC software described in this publication requires an applicable software license. For the most up-to-date listing of EMC product names, see EMC Corporation Trademarks on EMC.com. Adobe and Adobe PDF Library are trademarks or registered trademarks of Adobe Systems Inc. in the U.S. and other countries. All other trademarks used herein are the property of their respective owners. Documentation Feedback Your opinion matters. We want to hear from you regarding our product documentation. If you have feedback about how we can make our documentation better or easier to use, please send us your feedback directly at [email protected]

Tabla de Contenidos

Capítulo 1

Capítulo 2

................................................................................................ ¿A quién va dirigido este libro? ......................................................................... Actualización de la licencia ............................................................................... Directorio de configuración ............................................................................... xPressionHome ................................................................................................ Cuadros de información.................................................................................... Soporte técnico .................................................................................................

Introducción

................................................................. ¿Qué es un documento de xPresso for Word? ..................................................... Documentos creados en una versión anterior.................................................. Iniciar xPresso for Word .................................................................................... Problemas conocidos y limitaciones ................................................................... Microsoft Word se cuelga al iniciarse ............................................................. Falta un elemento xPresso en el menú Archivo ............................................... Falta la ficha Diseñador de xPresso for Word .................................................. Problema con la configuración de pantalla de Windows .................................. La función Deshacer ..................................................................................... Saltos de sección ........................................................................................... Problema con el registro de documentos ........................................................

Introducción a xPresso for Word

17 17 17 18 18 18 19 21 21 22 22 22 23 23 23 23 24 24 24

Cómo trabajar con xPresso for Word 4.5 SP1 y 4.2 en la misma estación de trabajo ............................................................................................

24

Trabajar con el servidor de xPression ................................................................. Repositorios de xPression.............................................................................. Control de versiones en el repositorio de xPression ..................................... Procesamiento por fecha efectiva ........................................................... Fecha de retirada .............................................................................. Estrategias organizativas y de administración......................................... Troncos y versiones secundarias ........................................................ Vinculación al contenido de xPresso mediante una versión ................. Retirada de plantillas ........................................................................ Control de versiones en el repositorio de Documentum xPression................ Obtención de archivos en el servidor fuera de xPresso .................................... Conexión con el servidor ............................................................................... Definición de un servidor .......................................................................... Iniciar sesión en un servidor ...................................................................... Administración de documentos de xPresso .................................................... Cambiar la visualización de la información ................................................ Filtrar documentos ................................................................................... Trabajar con versiones de documento......................................................... Definición de las fechas efectiva y de retirada ............................................. Mover documentos por el flujo de trabajo .................................................. Ver el historial del flujo de trabajo .............................................................. Obtención de una vista previa en línea .......................................................

25 25 26 26 27 28 28 28 28 28 29 29 30 30 31 32 33 33 33 34 35 35

3

Tabla de Contenidos

Capítulo 3

4

Realizar análisis de impacto ...................................................................... Ajuste del rendimiento de carga del cuadro de diálogo de Panel de ECM ...................................................................................................

35

Crear una plantilla ............................................................................................

36

Abrir una plantilla existente .............................................................................. Plantillas almacenadas localmente ................................................................. Plantillas vistas recientemente ....................................................................... Plantillas almacenadas en el repositorio de xPression ...................................... Trabajar con plantillas de solo lectura......................................................... Plantillas almacenadas en el repositorio de Documentum xPression ................ Búsquedas en el repositorio de Documentum xPression .............................. Búsqueda sencilla ................................................................................. Búsqueda avanzada .............................................................................. Cancelación de una retirada .......................................................................... Apertura de documentos de Documentum .....................................................

37 37 37 38 38 39 39 39 40 41 41

Trabajar con la ficha Diseñador de xPresso for Word ...........................................

42

Cómo trabajar con el panel del explorador ......................................................... Trabajar con el explorador de plantillas .......................................................... Elementos de plantilla no válidos .............................................................. Trabajar con el explorador de variables .......................................................... Elementos de variable no válidos ............................................................... Iconos ...................................................................................................... Trabajar con el explorador de diseño HTML ................................................... Trabajar con el contenido del lienzo ................................................................... ¿Cómo puedo sacar el cursor de un control de contenido? ............................... Cómo deshacer una función en contenido dinámico........................................ ¿Por qué no puedo aplicar formato a mi contenido dinámico? .........................

42 42 43 44 44 45 46 46 46 47 47

Diseño de plantillas ..................................................................................... Información general de planificación ................................................................. Consideraciones sobre diseño de documentos ................................................ Compatibilidad con el idioma ................................................................... Consideraciones sobre formatos de texto .................................................... Consideraciones sobre formatos de tabla .................................................... Compatibilidad de PostScript .................................................................... Estilo PlaceholderText de Word ................................................................. Diseño y configuración de secciones .................................................................. Crear definiciones de página ........................................................................ Trabajar con encabezados y pies de página ..................................................... Creación de encabezados y pies de página ................................................. Cambiar los encabezados y pies de página de una plantilla ......................... Encabezados y pies de página “flexibles” ...................................................

49 49 50 50 50 51 51 51 51 51 53 53 53 54

Creación de salidas de varias imposiciones ......................................................... Definición de tamaños de página de documentos de imposición ...................... Consideraciones sobre fuentes ........................................................................... Fuentes de caracteres grandes ....................................................................... Compatibilidad con tipografía asiática ...................................................... Fuentes PostScript ........................................................................................ Fuentes Type 1 de Adobe .......................................................................... Fuentes AFP .................................................................................................

55 55 56 56 57 58 58 59

Consideraciones sobre multimedia para salidas PostScript ..................................

59

Saltos de sección ............................................................................................... Consideraciones sobre la división de palabras .................................................... Modificación de los diccionarios de división de palabras .................................

59 59 60

36

Tabla de Contenidos

Capítulo 4

Capítulo 5

Especificaciones de diccionarios de idioma diferentes ..................................... Uso de un campo de datos ........................................................................ Uso de un valor codificado de forma rígida ................................................

62 63 63

Contenido del documento ................................................................................. ¿Qué es el contenido dinámico? ..................................................................... Ejemplo de contenido dinámico ................................................................. ¿Qué es el contenido estático?........................................................................

64 64 65 65

....................................................................................... Preparación de archivos de datos ....................................................................... Tipos de esquema compatibles ...................................................................... Uso de instrucciones de inclusión en el esquema ............................................ Adición de saltos de línea a campos XML ....................................................... Etiquetas XML personalizadas....................................................................... Etiquetas HTML en datos XML .....................................................................

67 67 69 69 70 70 71

Configuración de procesamiento de etiquetas HTML de manera global ......................................................................................................

72

Trabajar con el esquema .................................................................................... Carga de su esquema .................................................................................... Actualización del esquema ........................................................................ Creación de una asignación de variable .................................................. Creación de una asignación de variable personalizada ............................ Ejemplo ............................................................................................... El explorador de variables ............................................................................. Filtrar vistas de esquema ...........................................................................

72 73 74 74 75 75 83 83

....................................................................... Un poco de información sobre variables ............................................................. Nombres de variable ..................................................................................... Agregar variables a la plantilla .......................................................................... Variables de texto ............................................................................................. Presentación de variables de texto en el documento ........................................ Formato de variables de texto ........................................................................ Definir un formato predeterminado ........................................................... Definir un formato para una variable específica .......................................... Formato de variables DateTime, Date o Time.............................................. Adición de formatos personalizados ...................................................... Formato de variables numéricas ................................................................ Formato de variables de cadena ................................................................. Eliminación de líneas vacías en bloques de texto ............................................. Crear variables personalizadas .......................................................................... Variables JavaScript ...................................................................................... Incluir variables en expresiones de JavaScript ............................................. Incluir funciones en expresiones de JavaScript ............................................ Incluir instrucciones If/Else en expresiones de JavaScript............................. Verificar la expresión de JavaScript ............................................................ Ejemplo de expresión de JavaScript............................................................ Variables de función xPresso ......................................................................... Incluir variables en expresiones de función xPresso .................................... Incluir funciones en expresiones de función xPresso ................................... Incluir instrucciones If/Else en expresiones de función xPresso .................... Verificar la expresión de función xPresso.................................................... Variables de xPath ........................................................................................ Incluir variables en expresiones xPath ........................................................ Incluir funciones en expresiones xPath ....................................................... Verificar la expresión xPath .......................................................................

85

Trabajar con datos

Cómo trabajar con variables

85 86 86 87 88 88 88 89 89 90 90 91 92 93 93 94 95 95 95 96 96 97 97 98 98 98 98 99 99

5

Tabla de Contenidos

Capítulo 6

Capítulo 7

6

Utilización de JavaScript ................................................................................... Global JavaScript ........................................................................................ Creación de funciones Global JavaScript .................................................. Uso de rutas de acceso relativas para Global JavaScript ............................. Utilización de Java ...................................................................................... Ejemplo de uso exits de usuario de Java ...................................................

99 100 100 100 101 101

Variables de entorno del sistema ...................................................................... Cargar variables de entorno de sistema ........................................................

102 103

Trabajo con Buscar y reemplazar...................................................................... Usar códigos de caracteres que no son comodín ............................................ Usar comodines ..........................................................................................

103 106 106

Matrices ......................................................................................................... Filtrar una matriz ....................................................................................... Referencia a una instancia de variable específica en una matriz......................

107 108 108

Conjuntos de definiciones de variable .............................................................. Importación de definiciones de variables ...................................................... Opciones de importación de variables ...................................................... Exportación de definiciones de variables ......................................................

108 109 109 110

Propiedades de documento ............................................................................. Creación de propiedades de documento....................................................... Importación de propiedades de documento.................................................. Opciones de importación de propiedades................................................. Exportación de propiedades de documento ..................................................

111 111 112 112 113

............................................................ Asociar canales a una plantilla ......................................................................... Regiones de plantilla....................................................................................... Cambiar el tamaño de la región ................................................................... Asociar canales a una región ....................................................................... Trabajar con canales en la plantilla ................................................................... Asociar puntos de inserción a una región ..................................................... Asociación de canales a secuencias de salida ....................................................

115

.............................................................. Usar cuadros de texto de Microsoft Word ......................................................... Inserción desde el menú Formas .................................................................. Inserción desde el menú Cuadro de texto ..................................................... Formato de un cuadro de texto .................................................................... Relleno de forma .................................................................................... Contorno de forma ................................................................................. Formato de la forma ............................................................................... Dirección del texto: instalaciones distintas del inglés ............................ Posición ................................................................................................. Ajuste del texto ...................................................................................... Trabajo con marcos ..................................................................................... Tablas en marcos .................................................................................... Cuadros de texto/marcos y contenido dinámico ............................................ Técnicas de formato de texto ........................................................................... Número de página ...................................................................................... Fechas actualizadas dinámicamente ............................................................. Listas con viñetas ....................................................................................... Listas numeradas complejas ........................................................................ Control mejorado de líneas viudas y huérfanas de párrafo ............................ Referencias cruzadas ......................................................................................

119

Crear una salida de varios canales

Adición de funciones a plantillas

115 116 116 117 117 118 118

119 120 120 120 121 121 122 122 122 123 123 124 124 125 125 125 125 126 126 126

Tabla de Contenidos

Capítulo 8

Capítulo 9

Opciones de referencia cruzada ...................................................................

128

Tablas de contenido ........................................................................................ Opciones de tabla de contenido ................................................................... Modificación de estilos............................................................................ Inserción de una tabla de contenido ............................................................. Creación de su propia tabla de contenido usando campos ............................. Inserción de una tabla de contenido con los códigos de campo TC y TOC ..........................................................................................................

128 129 129 129 130

Indexación del documento .............................................................................. Contenido dinámico en un índice ................................................................ Aplicación de estilos a las entradas de índice ................................................ Cuadro de diálogo Marcar entrada de índice ................................................ Cuadro de diálogo Índice ............................................................................ Columnas .............................................................................................. Creación de encabezados de índice ..............................................................

131 132 132 132 132 133 133

Trabajar con funciones de PDF......................................................................... Creación de marcadores de PDF .................................................................. Configuración de los niveles de esquema en un párrafo ............................ Hipervínculos de PDF ................................................................................. Inserción de destinos de hipervínculo de marcador................................... Inserción de hipervínculos de PDF en el documento ................................. Diseño de documentos PDF con campos para rellenar................................... Adición de un campo de formulario al documento ................................... Ejemplo ................................................................................................. Uso de marcadores para procesar documentos ................................................. Carga de listas de marcadores ..................................................................... Colocación de marcadores en documentos ................................................... Adición forzada de una página impar nueva ................................................

134 134 135 135 135 135 136 137 137 142 143 143 144

Agregar una descripción de plantilla ...............................................................

144

Adición de variabilidad a plantillas

131

............................................................ 145

Criterios ......................................................................................................... Lógica de grupo de contenido ..................................................................... Definir lógica de expresión condicional ........................................................ Definir lógica de comparación simple ..........................................................

145 146 146 147

Creación de un grupo de contenido ................................................................. Definir criterios para un grupo de contenido ................................................ Grupos de contenido anidados .................................................................... Creación de instancias de contenido................................................................. Agregar una instancia de contenido ............................................................. Definición de criterios para instancias de contenido ...................................... Clonación de instancias de contenido ........................................................... Visualización de contenido específico en la plantilla......................................

148 148 149 149 149 150 150 151

Uso de selecciones rápidas y variantes ............................................................. Establecimiento de selecciones rápidas para una plantilla.............................. Creación de variantes.................................................................................. Administración de conjuntos de selecciones rápidas para plantillas ...............

151 152 152 153

Bucles de contenido ........................................................................................ Definición de bucles de contenido................................................................ Anidamiento de bucles de contenido ....................................................... Criterios de filtros de bucles ........................................................................

154 154 155 155

....................................................................................... 157 Compatibilidad para imágenes ........................................................................ 157

Uso de imágenes

7

Tabla de Contenidos

Capítulo 10

Capítulo 11

Capítulo 12

8

Formatos de imagen incompatibles .............................................................. Configuración de la opción de preferencia de imagen ............................... Selección del formato de imagen adecuado .................................................. Imágenes PDF ........................................................................................ Imágenes EPS ......................................................................................... Imágenes JPEG ....................................................................................... Imágenes TIFF ........................................................................................ Imágenes WMF ...................................................................................... Compatibilidad con los perfiles de color ICC ............................................ Opciones de formato compatibles ................................................................ Uso de anclas .............................................................................................

158 159 160 161 161 162 162 163 164 164 165

Preparación de imágenes para su uso en documentos .......................................

165

Tipos de imágenes de xPresso .........................................................................

166

Variables de imagen ........................................................................................ Definición de una ruta de acceso de imagen relativa o absoluta ..................... Definición de una ruta de acceso a una imagen mediante una expresión ...................................................................................................

167 167

Imágenes de contenido universal .....................................................................

168

Trabajo con imágenes en salidas PostScript .......................................................

169

Trabajo con imágenes en salidas PDF y PPML ..................................................

170

Uso de tablas ............................................................................................ Compatibilidad con las tablas de Word ............................................................ Configuración de las tablas ......................................................................... Definición de propiedades de tabla .................................................................. Encabezados y pies de tabla ........................................................................ Elementos viudos y huérfanos en tablas .......................................................

173 173 173 174 175 175

Uso de funciones de tabla................................................................................ Uso de tablas dinámicas .................................................................................. Variables de tabla ....................................................................................... Definición de atributos de variable de tabla .............................................. Límites de celda ......................................................................................... Creación de tablas dinámicas de bucle de contenido .....................................

176 176 177 177 178 179

Uso de contenido reutilizable

167

.................................................................... 181

Ventajas de usar contenido reutilizable ............................................................

181

Inserción de contenido reutilizable .................................................................. Actualización del contenido reutilizable ...........................................................

182 183

Creación de contenido reutilizable desde la plantilla .........................................

184

...................................................................... Ventajas de usar contenido universal ............................................................... Ubicaciones compatibles para contenido universal............................................ Colocación de contenido en encabezados y pies de tabla ............................... Adición de contenido universal a una plantilla principal ................................... Creación de una tabla combinada de contenido ............................................ Adición de contenido de tipo de documento de xPresso ................................ Valores de variables entre documentos ..................................................... Adición de contenido de tipo PDF o TIFF ..................................................... Adición de contenido de tipo docx de Word ................................................. Opciones de diseño..................................................................................... Formato de referencias de archivo variables .................................................

187

Uso del contenido universal

188 188 189 189 190 191 194 194 195 197 199

Tabla de Contenidos

Capítulo 13

Capítulo 14

Capítulo 15

Selección de contenido en otro repositorio ....................................................

200

Mostrar u ocultar contenido universal de xPresso for Word ...............................

200

Abrir contenido universal ...............................................................................

201

Actualización de contenido universal ...............................................................

202

Creación de contenido universal ......................................................................

202

Uso de gráficos dinámicos

........................................................................ 205

Un poco de información sobre gráficos dinámicos ............................................ Uso de gráficos de versiones anteriores de xPresso ....................................... Tipos de gráfico admitidos .......................................................................... Fuentes de gráfico....................................................................................... Datos de gráficos ........................................................................................ Datos dinámicos y datos estáticos ............................................................

205 206 206 207 209 210

Creación de plantillas de gráficos..................................................................... Compatibilidad con colores ......................................................................... Formato de fecha utilizado en los gráficos ....................................................

210 211 211

Inserción de un elemento de gráfico dinámico ..................................................

211

Importación de plantillas de gráficos................................................................

212

Exportación de plantillas de gráficos ................................................................

212

Establecimiento de la definición de datos ......................................................... Especificación de los datos para gráficos acumulativos .................................. Especificación de los datos para los gráficos de trazado XY y de tiempo ....................................................................................................... Especificación de datos para gráficos de calibración ...................................... Especificación de los datos para gráficos de cotizaciones ............................... Especificación de datos para otros tipos de gráficos.......................................

213 213

Prueba y registro de plantillas ................................................................... Información de diagnóstico .............................................................................

223 223

Análisis de impacto ........................................................................................

224

Creación de vistas previas en PDF de documentos ............................................ Pruebas de la plantilla ..................................................................................... Prueba de los datos de muestra ................................................................... Pruebas de canales ...................................................................................... Pruebas de selecciones rápidas ....................................................................

224 225 225 226 226

Registro de una plantilla ................................................................................. Registro en el repositorio de xPression ......................................................... Registro en el repositorio de Documentum xPression .................................... Registro de un nuevo documento ............................................................ Registro de un documento editado ..........................................................

226 227 227 228 228

Empaquetado de plantillas ..............................................................................

229

215 217 218 219

....................................................... 231 Cambios introducidos al actualizar .................................................................. 231

Trabajo con plantillas anteriores a 4.5

Diferentes resultados de cálculos numéricos para variables de función xPresso .......................................................................................... Fidelidad ................................................................................................... Configuración Negrita ............................................................................ Valores RGB de colores ........................................................................... Espaciado de caracteres .......................................................................... Conservar con el siguiente....................................................................... Formato directo del contenido universal ..................................................

235 236 236 236 236 237 237

9

Tabla de Contenidos

Instancias de contenido ...........................................................................

237

Actualización de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 ...........................

237

Retiro de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 como la versión anterior ..........................................................................................................

239

Registro de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 como la versión anterior ..............................................................................................

240

Añadir una plantilla anterior a la versión 4.5 al servidor Apéndice A

Apéndice B

10

................................... 240

................................................................................... Funciones de cadena ....................................................................................... concat(cadena, cadena, cadena*) .................................................................. contains() ................................................................................................... normalize-space(cadena) ............................................................................. starts-with(cadena, cadena) ......................................................................... string(objeto) .............................................................................................. string-length(cadena) .................................................................................. substring(cadena, número, número) ............................................................ substring-after(cadena, cadena) ................................................................... substring-before(cadena, cadena)................................................................. translate(cadena, to-match, replace-with) ..................................................... Funciones booleanas ....................................................................................... boolean(objeto) ........................................................................................... false()......................................................................................................... lang(cadena) .............................................................................................. not(booleano) ............................................................................................. true() ......................................................................................................... Funciones numéricas ...................................................................................... ceiling(número) .......................................................................................... floor(número) ............................................................................................. number(object) ........................................................................................... round(número)........................................................................................... sum(conjunto de nodos) .............................................................................. Funciones del conjunto de nodos ..................................................................... count(conjunto de nodos) ............................................................................ last() .......................................................................................................... local-name(conjunto de nodos) .................................................................... name(conjunto de nodos) ............................................................................ namespace-uri(conjunto de nodos) .............................................................. position() ...................................................................................................

243

Funciones de xPresso ............................................................................... Funciones numéricas ...................................................................................... abs............................................................................................................. floor........................................................................................................... ceil ............................................................................................................ round ........................................................................................................ stringToInteger ........................................................................................... Funciones de lógica ........................................................................................ Campos de datos vacíos frente a campos de datos ausentes ...........................

253 253 253 254 254 254 254 254 255

Funciones de grupo ........................................................................................ groupCount ............................................................................................... groupSum .................................................................................................. Uso de groupSum en bucles anidados ...................................................... groupMax .................................................................................................. groupMin ..................................................................................................

255 255 256 256 257 257

Funciones de xPath

243 243 244 244 244 244 245 245 246 246 246 247 247 247 247 248 248 248 248 248 248 249 249 249 250 250 250 250 250 251

Tabla de Contenidos

Apéndice C

Funciones de cadena ....................................................................................... length ........................................................................................................ contains ..................................................................................................... toLowerCase .............................................................................................. toUpperCase .............................................................................................. trim ........................................................................................................... substring .................................................................................................... position ..................................................................................................... replace ....................................................................................................... numericToString .........................................................................................

257 257 258 258 258 258 259 259 259 259

Funciones de fecha, hora y fecha y hora ........................................................... addYear ..................................................................................................... addMonth .................................................................................................. addDay ...................................................................................................... now ...........................................................................................................

260 260 260 261 261

........................................................................... Funciones de objeto ........................................................................................ toString() ................................................................................................... toLocaleString() .......................................................................................... valueOf().................................................................................................... Funciones de número...................................................................................... Math.abs(número) ...................................................................................... Math.acos(número)..................................................................................... Math.asin(número) ..................................................................................... Math.atan(número) ..................................................................................... Math.ceil(número) ...................................................................................... Math.cos(número) ...................................................................................... Math.exp(número) ...................................................................................... Math.floor(número) .................................................................................... Math.log(número) ...................................................................................... Math.max(número1, número2) .................................................................... Math.min(número1, número2) .................................................................... Math.pow(base, exponente)......................................................................... Math.random() ........................................................................................... Math.round(número) .................................................................................. Math.sin(número) ....................................................................................... Math.sqrt(número) ..................................................................................... Math.tan(número) ...................................................................................... eval(x)........................................................................................................ isNaN(valorPrueba) .................................................................................... parseInt(cadena [,raíz]) ............................................................................... parseFloat(cadena)...................................................................................... isFinite(número) ......................................................................................... toFixed(dígitosFracción).............................................................................. toExponential(dígitosFracción) .................................................................... toPrecision(precisión) ................................................................................. Funciones de cadena ....................................................................................... charAt(índice) ............................................................................................ charCodeAt(pos) ........................................................................................ concat( [cadena1 [, cadena2 [, ]]]) ................................................................. indexOf(valorBúsqueda, [índiceInicial]) ....................................................... lastIndexOf(valorBúsqueda, [índiceInicial]) .................................................. localeCompare(that) ................................................................................... match(regexp) ............................................................................................ replace(valorBúsqueda, valorSustitución) ..................................................... substring(índiceA, índiceB) .........................................................................

263

Funciones de JavaScript

263 263 264 264 264 265 265 265 266 266 266 267 267 267 268 268 268 269 269 270 270 270 270 271 271 271 271 272 272 272 272 273 273 273 274 274 274 275 275 276

11

Tabla de Contenidos

Apéndice D

12

search(regexp) ............................................................................................ slice(inicio, fin) ........................................................................................... split(separador, límite) ................................................................................ toLowerCase() ............................................................................................ toLocaleLowerCase() .................................................................................. toUpperCase() ............................................................................................ toLocaleUpperCase() .................................................................................. length ........................................................................................................

276 277 277 278 278 278 278 279

Funciones de fecha/hora.................................................................................. Date.parse(cadenaFecha)............................................................................. getDate() .................................................................................................... getYear() .................................................................................................... getMonth() ................................................................................................. getDay() ..................................................................................................... getTime() ................................................................................................... getHours() ................................................................................................. getMinutes()............................................................................................... getSeconds() ............................................................................................... getTimezoneOffset() ................................................................................... setDate(valorDía) ....................................................................................... setHours(valorHoras) ................................................................................. setMinutes(valorMinutos) ........................................................................... setMonth(valorMes).................................................................................... setSeconds(valor)........................................................................................ setTime(valor) ............................................................................................ setYear(valor) ............................................................................................. toGMTString() ............................................................................................ toLocaleString() .......................................................................................... Date.UTC(año, mes, día [, hrs] [, min] [, seg])................................................

279 280 280 280 280 280 280 280 281 281 281 281 281 281 281 281 282 282 282 282 282

Funciones de matriz........................................................................................ toString() ................................................................................................... toLocaleString() .......................................................................................... concat( [elemento1 [, elemento2 [, ]]]) ........................................................... join(separador) ........................................................................................... pop() ......................................................................................................... push( [elemento1 [, elemento2 [, ]]]) ............................................................. reverse() ..................................................................................................... shift() ......................................................................................................... slice() ......................................................................................................... sort() .......................................................................................................... splice(inicio, númeroElementos [, elemento1 [, elemento2 [, ]]]) ..................... unshift( [elemento1 [, elemento2 [, ]]]) .......................................................... length ........................................................................................................

283 283 283 284 284 284 284 285 285 285 285 286 286 286

Aplicación de formato a nivel de página ................................................... Opciones de configuración de página ............................................................... Opciones de margen ................................................................................... Opciones de papel ...................................................................................... Origen del papel ..................................................................................... Opciones de diseño..................................................................................... Alineación vertical .................................................................................. Opciones de salto de página y de sección ......................................................... Gestión de definiciones de sección ...............................................................

287 287 287 288 288 288 289 289 290

Opciones de columna...................................................................................... Equilibrio de columna................................................................................. Inserción de una columna en el documento ..................................................

290 290 290

Tabla de Contenidos

Apéndice E

Opciones de encabezado y pie de página..........................................................

291

Opciones de numeración de página ................................................................. Opciones de formato de los números de página ............................................ Inserción del número de página ................................................................... Inserción de números de página con el campo de NUMPAGES ..................... Inserción de números de página con el campo Sec ........................................ Inserción de Página X de Y en encabezados y pies de página ......................... Reinicio de la numeración de páginas para contenido universal .................

291 293 293 294 294 295 295

Campos de Microsoft Word .............................................................................

295

Formato a nivel de párrafo

........................................................................ 297

Configuración del formato a nivel de párrafo ................................................... Opciones de párrafo: Sangría y espacio ........................................................ Alineación justificada.............................................................................. Sangría .................................................................................................. Opciones de párrafo: Tabulaciones .............................................................. Opciones de párrafo: Líneas y saltos de página............................................. Bordes .......................................................................................................

297 297 298 298 298 299 299

División de palabras ....................................................................................... Guiones admitidos ..................................................................................... Opciones de guiones ................................................................................... Anulación de la división automática con guiones..........................................

300 300 300 301

Tablas ............................................................................................................ Opciones de Insertar tabla ........................................................................... Propiedades de tabla: opciones de la ficha Tabla ........................................... Propiedades de tabla: opciones de la ficha Fila ............................................. Repetir como fila de encabezado en cada página ....................................... Propiedades de tabla: opciones de la ficha Columna ..................................... Propiedades de tabla: opciones de la ficha Celda .......................................... Alineación del contenido de la celda ........................................................ Opciones de estilo de las tablas .................................................................... Opciones de Bordes y sombreado ................................................................ Creación de tablas ......................................................................................

301 302 302 303 303 303 303 304 304 304 304

Bordes y sombreado ....................................................................................... Cuadro de diálogo Bordes y sombreado ....................................................... Opciones de la ficha Bordes ..................................................................... Estilos de borde admitidos .................................................................. Ubicación del borde ............................................................................ Opciones de la ficha Bordes de página ..................................................... Opciones de la ficha Sombreado .............................................................. Líneas horizontales: .................................................................................... Listas con viñetas ........................................................................................... Opciones de Lista con viñetas ...................................................................... Viñetas de imagen .................................................................................. Creación de una lista con viñetas sencilla ..................................................... Creación de listas con viñetas con los estilos de Microsoft ............................. Creación de listas con viñetas para la salida AFP .......................................... Listas numeradas ........................................................................................... Opciones de lista numerada ........................................................................ Opciones de listas de esquema numerado .................................................... Menú de propiedades de lista numerada ...................................................... Creación de listas numeradas simples .......................................................... Creación de listas numeradas con el campo Sec ............................................ Listas numeradas con varios niveles con el campo Sec................................... Reinicio de la numeración en listas Sec .....................................................

305 305 305 306 306 306 306 307 307 307 308 308 308 309 309 309 310 310 311 311 312 313

13

Tabla de Contenidos

Apéndice F

Apéndice G

14

..................................................................... Configuración de formato de nivel de carácter .................................................. Opciones de fuente ..................................................................................... Subrayado y tachado .............................................................................. Superíndice y subíndice .......................................................................... Opciones de fuente: Opciones avanzadas ..................................................... Escala .................................................................................................... Espaciado e interletraje ........................................................................... Opciones de fuente adicionales .................................................................... Caracteres especiales ...................................................................................... Compatibilidad de caracteres especiales de Microsoft Word .......................... Combinaciones ALT + número .................................................................... Autotexto ....................................................................................................... WordArt ........................................................................................................ Ecuaciones .....................................................................................................

Formato de nivel de carácter

.................................................. Creación de reglas horizontales y verticales ...................................................... Opciones de reglas horizontales y verticales: Colores y líneas ........................ Opciones de reglas horizontales y verticales: Tamaño ................................... Opciones de reglas horizontales y verticales: Diseño ..................................... Opciones de regla horizontal y vertical: Diseño: Avanzado ........................... Marcos/cuadros de texto ................................................................................. Color ............................................................................................................. Notas al pie ....................................................................................................

Funciones especiales de Microsoft Word

315 315 315 316 316 317 317 318 318 318 319 319 319 320 320 321 321 321 322 322 323 323 323 324

Tabla de Contenidos

Lista de figuras

Figura 1.

La carpeta Variables de clientes antiguos ..............................................................

232

15

Tabla de Contenidos

16

Capítulo 1 Introducción

Bienvenido a xPresso for Word. xPresso permite utilizar los datos de variable y Microsoft Word para crear propuestas, contratos, facturas y correspondencia profesional, absolutamente adaptada y personalizada. La interfaz de xPresso, que se integra en Microsoft Word, incluye la página backstage de xPresso, así como la ficha xPresso for Word en la cinta de aplicaciones de Word.

¿A quién va dirigido este libro? La Guía del usuario de xPresso for Word contiene la información que un usuario avanzado de Microsoft Word necesita para utilizar xPresso. Se asume que dispone de conocimientos prácticos sobre Microsoft Word 2007 ó 2010, y que está familiarizado con los datos XML que se utilizarán en los documentos creados con xPresso for Word. En este libro no se indica cómo utilizar las funciones básicas de Word, a menos que sea algo concreto sobre cómo utilizar la función con xPresso for Word. En este libro no se explica cómo crear datos, pero sí se incluyen instrucciones para crear datos compatibles con xPresso, además de información sobre cómo utilizarlos con xPresso for Word. Para obtener información detallada sobre las nuevas funciones agregadas a una versión, consulte las Notas de versión de xPression para obtener la versión específica de xPresso for Word.

Actualización de la licencia Si recibe una licencia nueva de xPresso for Word de EMC Licensing, podrá activarla haciendo clic en Establecer clave de licencia en la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). Cuando aparezca el cuadro de diálogo Información de licencia, sustituya la clave de licencia actual por la nueva y haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo Información de licencia recoge toda la información de registro y de licencia relacionada con esta instalación de xPresso for Word.

17

Introducción

Directorio de configuración Cuando se instala xPresso for Word, se crea un directorio de configuración en el sistema en el cual se almacenan algunos archivos de programa. Cuando inicia xPresso for Word por primera vez, estos archivos se copian en su directorio del usuario. Esto ocurre cada vez que un usuario diferente inicia la aplicación; por lo tanto, cada usuario en una máquina específica tendrá su propio directorio de configuración. En el momento de la instalación, el directorio de configuración se ubica en: • Windows XP: [Unidad:]\Documents and Settings\All Users\Application Data\xPresso\ [n.º de versión]\Unity Designer\Config • Windows 7 y Windows 2008: [Unidad:]\ProgramData\xPresso\[n.º de versión]\Unity Designer\Config Una vez que un usuario inicia xPresso for Word por primera vez, los archivos se copian en: • Windows XP: [Unidad:]\Documents and Settings\[usuario]\Application Data\xPresso\ [n.º de versión]\Unity Designer\ • Windows 7 y Windows 2008: [Unidad:]\Users\[usuario]\AppData\Roaming\xPresso\ [n.º de versión]\Unity Designer\

xPressionHome El término “xPressionHome” hace referencia a la ubicación del servidor en la que se instaló xPression. De forma predeterminada, en los servidores Windows. la ubicación es C:\xPression, pero es posible que se haya seleccionado una ubicación diferente durante la instalación. Consulte con el administrador o el personal de TI para conocer la ubicación donde se instaló xPression. En toda la documentación de xPression, nos referiremos a esta ubicación como “xPressionHome”.

Cuadros de información Si uno de los cuadros siguientes aparece en una página es para indicarle información especial. Precaución: El cuadro de precaución le advierte de que se puede producir un error grave, una salida poco satisfactoria o una pérdida de datos si no se siguen las instrucciones con atención. Consejo: Las sugerencias le ofrecen consejos para simplificar una tarea o describen un acceso directo útil. También pueden describir una manera alternativa de utilizar las técnicas descritas en el texto. Note: Una nota proporciona información que enfatiza o complementa puntos importantes del texto principal.

18

Introducción

Soporte técnico Para obtener más información o para resolver un problema, póngase en contacto con el servicio de soporte técnico de EMC Document Sciences de una de las siguientes maneras: Asistencia técnica en línea: http://support.emc.com Asistencia técnica telefónica: Estados Unidos: 800-782-4362 Canadá: 800-543-4782 En todo el mundo: +1-508-497-7901 Para obtener los números de teléfono de acceso local en cada país, visite: http://www.emc.com/collateral/contact-us/h4165-csc-phonelist-ho.pdf

19

Introducción

20

Capítulo 2 Introducción a xPresso for Word

En este capítulo se indica qué es necesario saber para empezar a trabajar en xPresso for Word. Se abordan los siguientes temas: • ¿Qué es un documento de xPresso for Word?, página 21 • Iniciar xPresso for Word, página 22 • Trabajar con el servidor de xPression, página 25 • Crear una plantilla, página 36 • Abrir una plantilla existente, página 37 • Trabajar con la ficha Diseñador de xPresso for Word, página 42 • Cómo trabajar con el panel del explorador, página 42 • Trabajar con el contenido del lienzo, página 46

¿Qué es un documento de xPresso for Word? Un documento de xPresso for Word es un documento de Microsoft Word que se ha mejorado con diversas funciones que lo hacen variable y dinámico. El diseño del documento de xPresso se logra a través de la plantilla de xPresso for Word, que incluirá todas las combinaciones posibles de contenido del documento final. Con una sola plantilla se pueden crear varios documentos, cada uno con contenido diferente. Un documento de Word al uso carece de esta variabilidad y solo puede contener un contenido específico. Un documento de Word normal puede servir como base de su plantilla de xPresso for Word. Si abre una plantilla de xPresso en Word, no podrá disfrutar de esa variabilidad. Las plantillas de xPresso for Word conservan la extensión de archivo .docx de Word cuando se guardan localmente. También puede guardar plantillas de xPresso for Word en un formato denominado paquete, que se admite para publicación. Cuando se guarda localmente, un paquete tiene una extensión de archivo .xword. Cuando las plantillas se registran en un repositorio de servidor, xPression guarda los archivos como paquetes sin ninguna extensión de archivo. Note: Esta versión de xPresso for Word no admite documentos de xPresso for Word creados en una versión anterior a 4.5. Para obtener más información, consulte Documentos creados en una versión anterior, página 22.

21

Introducción a xPresso for Word

Documentos creados en una versión anterior La versión 4.5 y las versiones posteriores de xPresso for Word han variado notablemente con respecto a las versiones precedentes. Debido a estos cambios, los documentos creados en una versión previa de xPresso for Word no se podrán abrir directamente. Los documentos de una versión anterior a la 4.5 se pueden actualizar a la última versión y abrirlos en un 4.5 SP1 o en un cliente de una versión posterior. Sin embargo, tras efectuar la actualización, los documentos pueden diferir un poco del original y puede que deban actualizarse manualmente. Para obtener más información sobre cómo actualizar las plantillas de una versión anterior a la 4.5 y las diferencias después de la actualización, consulte Capítulo 15, Trabajo con plantillas anteriores a 4.5. Si necesita realizar cambios en un documento de una versión anterior a la 4.5 y no desea actualizarlo, puede retirar el documento en el servidor mediante el cliente de la última versión y guardarlo localmente. Abra el documento y realice cambios en el cliente de la versión anterior y, a continuación, registre el documento mediante el cliente de la última versión. Para obtener más información sobre cómo retirar y registrar un documento de una versión anterior a la 4.5 con el último cliente, consulte Retiro de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 como la versión anterior, página 239 y Retiro de una plantilla de una versión anterior a la 4.5 como la versión anterior, página 239.

Iniciar xPresso for Word xPresso for Word es un complemento para Microsoft Word 2010 que se carga mientras Microsoft Word se inicia. Para acceder a las funciones de xPresso for Word, hay que crear una plantilla mediante la página backstage de xPresso, o bien abrir una plantilla de documento de xPresso for Word versión 4.5 o posterior ya existente. Si está trabajando con un documento de Word normal, solo verá la opción xPresso en el menú Archivo de Word. Note: Si desea abrir varias plantillas de documento de xPresso for Word, no utilice el Explorador de Windows ni seleccione “Abrir” o “Editar” en el menú del botón secundario. Para abrir varias plantillas, utilice la función “Abrir” del menú “Archivo” de Word.

Problemas conocidos y limitaciones Tenga en cuenta los siguientes problemas conocidos y las limitaciones a la hora de usar xPresso for Word: • Microsoft Word se cuelga al iniciarse, página 23 • Falta un elemento xPresso en el menú Archivo, página 23 • Problema con la configuración de pantalla de Windows, página 23 • La función Deshacer, página 24 • Saltos de sección, página 24 • Problema con el registro de documentos, página 24

22

Introducción a xPresso for Word

Microsoft Word se cuelga al iniciarse A veces, el proceso de inicio de Microsoft Word se cuelga mientras el complemento de xPresso for Word se está cargando. Si sucede, abra el Administrador de tareas de Windows y finalice los siguientes procesos: • xPressoPInvokeProxy.exe *32 • WINWORD.EXE Cuando los procesos hayan finalizado, vuelva a iniciar Microsoft Word.

Falta un elemento xPresso en el menú Archivo Aun cuando xPresso for Word se ha instalado correctamente, es posible que en algunos casos no vea el elemento xPresso en el menú Archivo de Word una vez que Word se ha iniciado. Si sucede, realice el siguiente procedimiento.

Para activar el complemento de xPresso for Word: 1.

Haga clic en Archivo > Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word.

2.

Haga clic en Complementos en el panel de navegación. Se abre la página Ver y administrar complementos de Microsoft Office.

3.

Seleccione Complementos COM en la lista desplegable Administrar que hay al final de la página y, después, haga clic en Ir. Se abre el cuadro de diálogo Complementos COM.

4.

Haga clic en xWord Designer y, luego, en Aceptar. Transcurrido un momento, el cuadro de diálogo desaparecerá y el elemento xPresso aparecerá en el menú Archivo de Word.

Falta la ficha Diseñador de xPresso for Word Cuando se coloca el cursor en el área de tabla de contenido del documento xPresso for Word, la ficha Diseñador de xPresso for Word no aparece en la cinta de Word. Para visualizar la ficha Diseñador de xPresso for Word, haga clic en algún lugar que no sea el área de tabla de contenido del documento.

Problema con la configuración de pantalla de Windows Utilice el aumento de pantalla de Windows predeterminado (100%) cuando use xPresso for Word. xPresso for Word no admite ninguna otra opción de aumento de pantalla. Para comprobar el aumento de pantalla, abra el Panel de control de Windows y consulte la configuración de Pantalla. Confirme que el aumento está establecido al 100%.

23

Introducción a xPresso for Word

La función Deshacer Si agrega el menú Deshacer a la barra de herramientas de acceso rápido o una ficha de la cinta de Word, el menú Deshacer queda deshabilitado cuando usa xPresso for Word. La función Deshacer solo es compatible con el atajo de teclado Ctrl+Z.

Saltos de sección No se admiten saltos de sección ni definiciones de página dentro de contenedores, como contenido reutilizable, bucles, regiones de plantilla y grupos de contenido. Por ejemplo, no se admite la inserción de contenido reutilizable que contenga más de una sección de Word. No se admite la creación de un contenedor alrededor de un salto de sección. No se admite la expansión de una región de plantilla para incluir un salto de sección. Como no se admiten estas funciones, el menú Definición de página en la ficha Diseñador de xPresso for Word y los menús Saltos y Columnas en la ficha Diseño de página quedan deshabilitados cuando se coloca el cursor dentro de un contenedor.

Problema con el registro de documentos Si está ejecutando xPresso for Word en una máquina virtual, xPresso for Word podría dejar de funcionar cuando registra un documento. Para evitar este tipo de problema, abra un documento de xPresso for Word, haga clic en Archivo > Información, Propiedades > Propiedades avanzadas, y active la casilla de verificación Guardar miniaturas para todos los documentos de Word en la ficha Resumen.

Cómo trabajar con xPresso for Word 4.5 SP1 y 4.2 en la misma estación de trabajo xPresso for Word 4.5 SP1 y 4.2 se pueden instalar en la misma estación de trabajo. xPresso for Word 4.5 SP1 se inicia cuando inicia Microsoft Word, abre un documento de Word normal o cuando abre un documento de xPresso 4.5 SP1. Mediante xPresso for Word 4.5 SP1, puede conectarse a un servidor 4.5 SP1 y trabajar en documentos 4.5 SP1, pero no puede conectarse a un servidor 4.2 ni crear una plantilla basada en un documento 4.2. xPresso for Word 4.2 se inicia cuando abre un documento 4.2 desde Windows Explorer. Mediante xPresso for Word 4.2, puede conectarse a un servidor 4.2 y trabajar en documentos 4.2. Sin embargo, no puede conectarse a un servidor 4.5 SP1. Note: Si no tiene un documento 4.2 guardado en sus discos locales, puede usar los documentos de ejemplo proporcionados para iniciar xPresso for Word 4.2. Los documentos de ejemplo están ubicados en [Unidad]\ProgramData\xPresso\[n.º de versión]\xPresso for Word\Office2010\Packages. Si se abren tanto el documento 4.5 SP1 como el documento 4.2, se puede producir un retraso cuando cambie del documento 4.5 SP1 al documento 4.2. Cuando cambie de un documento a otro, se perderá la conexión al servidor 4.2. Si se retira un documento 4.2 y se pierde la conexión con el servidor, inicie sesión en el servidor con la misma cuenta de usuario para volver a retirar el archivo o cancele la retirada. Se perderán todos los cambios que haya realizado.

24

Introducción a xPresso for Word

Precaución: No retire ni edite un documento 4.2 mientras un documento 4.5 SP1 esté abierto. De lo contrario, se perderán todos los cambios que haya realizado si cambia entre los documentos 4.2 y 4.5 SP1. Abra el documento 4.2 en modo de solo lectura.

Trabajar con el servidor de xPression Los repositorios de xPression del servidor de xPression permiten almacenar los documentos de xPresso y hacerlos disponibles para su publicación, así como para utilizarlos como contenido universal o reutilizable. Mediante el proceso de registro/retirada, xPression garantiza que solo un usuario podrá efectuar cambios en una versión específica del documento a la vez. Los repositorios también disponen de un sistema de control de versiones con el que se puede llevar un seguimiento de los documentos de forma muy sencilla.

Repositorios de xPression El xPression Server, de forma predeterminada, utiliza el repositorio de xPression como área de almacenamiento principal para las plantillas de documento, conjuntos de definiciones de variable, conjuntos de propiedades de documento e imágenes. También se puede adquirir una licencia aparte del xPression Server para usar un repositorio de Documentum Docbase como área de almacenamiento principal alternativa (denominado Repositorio de Documentum xPression), en el que se pueden almacenar plantillas de documento, conjuntos de definiciones de variable, conjuntos de propiedades de documento e imágenes, así como datos XML, archivos de esquema y contenido externo. Esta función con licencia independiente se denomina Documentum Edition. Si dispone de una licencia para ambos repositorios, puede definir qué repositorio va a usar como repositorio predeterminado cuando realice acciones de servidor en xPresso for Word. La opción predeterminada se establece en la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso) cuando se selecciona el repositorio de la lista en el área Conexión al servidor. xPression aplica el control de versiones a los documentos cuando se registran en el servidor. El control de versiones se realiza de forma diferente en los dos repositorios. En el Repositorio de xPression los documentos usan un sistema numérico para identificar sus versiones. Con el Repositorio de Documentum xPression, el documento usa el control de versiones disponible normalmente para los elementos de un repositorio de Documentum. Además de los dos repositorios principales, si se configura el xPression Server para acceder a un sistema Documentum o FileNet, los recursos como imágenes, contenido externo y archivos de datos se pueden almacenar en una Documentum Docbase o en repositorios de FileNet, y acceder a ellos mediante xPresso for Word. Las plantillas de documento no se pueden almacenar ni recuperar mediante xPresso for Word en estos repositorios adicionales. Si no está seguro de a qué configuración del xPression Server tiene acceso, pregunte al administrador del sistema. Las opciones que aparecen al acceder al servidor mediante xPresso for Word dependerán de la configuración del servidor.

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Introducción a xPresso for Word

Control de versiones en el repositorio de xPression Los documentos almacenados en el repositorio de xPression usan un sistema numérico para identificar sus versiones. El primer registro de un documento siempre es la versión 1.0. Después, el número de versión se incrementa con cada registro posterior, de la siguiente manera: • Si la siguiente versión menor está disponible (no existe ya en el sistema), puede registrar el documento como la siguiente versión menor o la siguiente versión mayor disponible. Por ejemplo, si el documento que ha retirado corresponde a la versión 1.0 y no hay una versión 1.1 o 2.0 en el sistema, puede registrar el documento como 1.1 o 2.0. • Si la siguiente versión menor ya está en uso, puede registrar su documento como una nueva versión secundaria, como la siguiente versión menor disponible o la siguiente versión mayor disponible. Por ejemplo, si el documento que ha retirado es la versión 1.0 y ya existe una versión 1.1 y una versión 1.2 en el sistema, puede registrar el documento como 1.0.1.0, 1.3 o 2.0. Si la última versión no es conveniente, puede volver a la versión anterior. Por ejemplo, si tiene una plantilla con la versión 1.4, retira la plantilla y luego la registra nuevamente como versión 1.5. Si encuentra problemas con la versión 1.5 posteriormente y no puede identificar qué es exactamente lo que está mal, puede retirar la versión 1.4 nuevamente, editar la plantilla y registrarla como versión 1.6. Una vez que una plantilla se registra en el repositorio, no puede volver a registrar una versión sin primero haberla retirado. De esta manera, el usuario que retira la plantilla tiene la plantilla bloqueada, lo que impide que varios usuarios actualicen una plantilla al mismo tiempo. Cuando registre una plantilla, debe tener el mismo nombre de archivo que la plantilla que estaba retirada. Esto impide que registre por error la plantilla incorrecta. Sin embargo, si es necesario registrar una plantilla distinta, puede cambiar el nombre de la plantilla por el nombre de la que está retirada y registrar la plantilla cuyo nombre acaba de cambiar. Cuando importe el paquete de PDXP en el repositorio de xPression, la plantilla de xPression debe tener una versión asignada en la plantilla. De lo contrario, registre la plantilla de xPresso mediante xPresso for Word. A los documentos que se hayan importado en la versión 4.5 y posterior del repositorio de xPression desde una versión anterior de xPression se les proporciona automáticamente un número de versión de 1.0. Para obtener más información sobre cómo migrar documentos, consulte la Guía del usuario de xAdmin. Además de la versión numérica, también puede aplicar el procesamiento por fecha efectiva a los documentos.

Procesamiento por fecha efectiva La fecha efectiva de un documento es la fecha en que se valida el documento para su distribución a los clientes. Las fechas efectivas se establecen en la versión mayor (troncal) y se aplican a todas las versiones de documento contenidas en la versión troncal. El procesamiento de fecha efectiva se puede habilitar o deshabilitar desde xPresso for Word o desde xAdmin, si bien las fechas efectivas se especifican desde xPresso for Word única y exclusivamente. Cuando el servidor de xPression publica un documento habilitado con procesamiento por fecha efectiva para un cliente, selecciona la versión correcta del documento comparando la fecha efectiva en la que se almacenó con la fecha efectiva indicada en el registro del cliente, con un valor específico

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Introducción a xPresso for Word

definido para la categoría del documento o con la fecha del sistema. El tipo de asignación de fecha efectiva se define para la categoría de xAdmin. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. Para poder seleccionarla, la fecha efectiva del documento debe ser anterior a la fecha efectiva definida en la categoría. xPression decide qué versión troncal es la versión efectiva y, luego, selecciona de ella la versión apta más reciente. Si hay más de una troncal efectiva, xPression selecciona la troncal más alta. Si hay un flujo de trabajo definido para la categoría, xPression tiene en cuenta también el estado de dicho flujo de trabajo a la hora de decidir qué versión selecciona. Por ejemplo, la cuenta de su cliente es efectiva desde el 1 de enero de 2010 y su repositorio de xPression contiene tres versiones mayores del documento con diferentes fechas efectivas: versión 3.x efectiva el 1 de febrero de 2010; versión 2.x efectiva el 1 de diciembre de 2009; y versión 1.x efectiva el 6 de marzo de 2009. El documento con versión 3.x del 1 de febrero de 2010 no es válido para este cliente porque la fecha efectiva es posterior a la fecha efectiva del cliente. Las dos versiones restantes del documento son ambas anteriores a la fecha efectiva del cliente, pero xPression tomará la versión troncal más reciente, la versión 2.x. Este documento es el que era efectivo y estaba en uso en la fecha efectiva del cliente. El uso del procesamiento por fecha efectiva necesita que se den las siguientes condiciones para que funcione correctamente: • El documento debe estar registrado en una categoría que contenga asignación para procesamiento por fecha efectiva, y la categoría debe usar un grupo de origen de datos de xPresso. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. • El documento debe estar habilitado para procesamiento por fecha efectiva y debe tener asignada una fecha efectiva.

Fecha de retirada La fecha de retirada es un atributo opcional que puede aplicar a un documento habilitado para procesamiento por fecha efectiva. La fecha de retirada se establece con la fecha efectiva en el nivel de versión mayor (troncal) y se aplica a todas las versiones de documento contenidas en la versión troncal. La fecha de retirada es la fecha en que el documento deja de ser válido. Cuando se aplica a un documento, xPression usa esta fecha para ayudar a determinar qué documento es válido para un cliente determinado. Según el ejemplo usado para explicar la fecha efectiva en Procesamiento por fecha efectiva, página 26, la fecha efectiva del cliente es el 1 de enero de 2010 y el repositorio de xPression contiene tres versiones mayores del documento con diferentes fechas efectivas: versión 3.x efectiva el 1 de febrero de 2010; versión 2.x efectiva el 1 de diciembre de 2009; y versión 1.x efectiva el 6 de marzo de 2009. El documento con versión 3.x del 1 de febrero de 2010 se excluye de nuevo porque su fecha efectiva es posterior a la fecha efectiva del cliente. Para las otras versiones, supongamos que las fechas de retirada son las siguientes: • Fecha efectiva de la versión 2.x: 1 de diciembre de 2009; fecha de retirada: 30 de diciembre de 2009 • Fecha efectiva de la versión 1.x: 6 de marzo de 2009; fecha de retirada: 6 de junio de 2010 Sin la fecha de retirada, xPression seleccionaría la versión 2.x del 1 de diciembre de 2009 porque tiene la fecha efectiva más reciente y es la última versión. Sin embargo, si se utiliza la fecha de retirada, la versión del 1 de diciembre se descalifica porque su fecha de retirada es anterior a la fecha efectiva del cliente. En este ejemplo, xPression seleccionaría la versión 1.x del 6 de marzo de 2009 porque es la única en vigor en la fecha efectiva del cliente.

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Estrategias organizativas y de administración Se recomienda planificar las metodologías generales de xPresso a partir de la versión numérica. Para ello, utilice las funciones disponibles que admiten varias estrategias.

Troncos y versiones secundarias Los troncos son versiones secundarias principales, como por ejemplo 1.x, 2.x, 3.x, etc. Las versiones secundarias se pueden generar a partir de cualquier nodo del árbol de versiones para producir versiones como 1.2.1.5.6.0. Las versiones secundarias se pueden generar en cualquier nivel requerido, pero generalmente solo es necesario que tengan un nivel más de profundidad. Plantéese usar estrategias como por ejemplo iniciar un nuevo tronco para los nuevos ciclos de desarrollo después de que se haya presentado la versión a producción. De esta forma, se distinguirán claramente las diferencias en las plantillas y se podrá corregir fácilmente la versión en producción con una simple actualización de la versión, como por ejemplo de 1.12 a 1.13.

Vinculación al contenido de xPresso mediante una versión Al crear enlaces al contenido de xPresso, puede seleccionar que se vincule mediante la última versión o mediante una versión específica. Cuando el contenido se vincule mediante la última versión, el sistema resolverá la última versión por tronco o versión secundaria, en función de la aprobación o el procesamiento de fechas efectivas. Para esta función es necesario que se planifique a largo plazo si se va a crear o cuándo se va a crear una versión secundaria nueva o un tronco nuevo. Puesto que siempre se puede corregir una plantilla en producción cuando la última versión ha alineado la plantilla, la vinculación mediante la última versión suele ser el mejor método para vincular plantillas. Cuando actualice una plantilla, siempre se seleccionará la última versión. Gracias a las capacidades de creación de versiones secundarias y de versiones, puede actualizar una versión específica de una plantilla creando versiones secundarias en esta y agregándola al sistema de producción con solo el cambio deseado. Si una plantilla se vincula mediante una versión específica, toda actualización que se realice en la plantilla no se incluirá en la salida.

Retirada de plantillas Si no se desea la última plantilla y se estima más conveniente la última versión, puede retirar la última versión. De este modo, la versión retirada no se podrá seleccionar para publicarla. Esto difiere del procesamiento de fechas efectivas, aunque una fecha efectiva (fecha de retirada) también se puede usar en un procesamiento de fechas efectivas. Para obtener más información sobre cómo retirar un documento y un flujo de trabajo, consulte Mover documentos por el flujo de trabajo, página 34.

Control de versiones en el repositorio de Documentum xPression En el repositorio de Documentum xPression, una versión es una copia de un archivo en el momento en que dicho archivo se registró en el repositorio. Cada vez que se registre el archivo se puede crear una nueva versión. Las versiones le permiten realizar un seguimiento de los cambios realizados en

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un archivo. Cuando se crea o importa un nuevo archivo en el repositorio, este recibe un número de versión de 1.0. Al registrar el archivo, puede decidir crear una nueva versión del archivo o sobrescribir la versión existente. (Debe tener los permisos adecuados sobre el archivo para acceder a estas opciones). • Al crear una nueva versión, se asigna al archivo un número de versión mayor que el que tenía cuando lo retiró y se deja una copia de la versión anterior en el repositorio. • Al sobrescribir la versión existente, se mantiene el mismo número de versión del archivo que la versión anterior y no se guarda una copia de la versión anterior. Puede aumentar el número de versión en un número entero o en un decimal. El aumento del número de versión en un número entero se considera una revisión mayor; el aumento en un decimal es una revisión menor. Por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una versión menor, el archivo se almacena como versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se almacena la próxima vez como versión 1.2. Si decide retirar el archivo y registrarlo como una versión mayor, el número de versión del archivo pasa de la 1.2 a la 2.0. El archivo registrado más recientemente se marca como ACTUAL. En las listas de archivos siempre se muestran las versiones actuales de los archivos, a menos que seleccione mostrar todas las versiones.

Obtención de archivos en el servidor fuera de xPresso Si el xPression Server está configurado para usar también el repositorio de Documentum xPression, las plantillas de documento se pueden registrar en el repositorio de Documentum xPression mediante Documentum Webtop o Documentum Administrator. Cuando importe el archivo a través de Documentum, en el tipo de documento debe seleccionar Documento (documento_xprs). Note: Si va a copiar archivos de paquete (.xword) a través de Documentum Webtop o Documentum Administrator, debe asegurarse de que los nombres de archivo sean únicos en la carpeta de destino. También puede acceder a los archivos de esquema y de datos ubicados en el servidor a través de xPresso for Word, pero no puede colocarlos en el servidor mediante xPresso. Los archivos de datos se pueden guardar mediante Documentum Webtop o Documentum Administrator en el repositorio de Documentum xPression o en cualquier repositorio de Documentum al que pueda acceder el servidor, o mediante FileNet en cualquier repositorio de FileNet. Los archivos de datos no se pueden almacenar en el repositorio de xPression. Los conjuntos de definiciones de variable y propiedades de documento se pueden guardar en el repositorio de xPression y en el repositorio de Documentum xPression solo mediante xPresso for Word; no hay forma de guardar estos archivos en los repositorios fuera de xPresso.

Conexión con el servidor Para conectar con el xPression Server, debe iniciar sesión desde xPresso for Word. Después de iniciar sesión, puede realizar funciones de servidor mientras trabaje en el cliente de xPresso for Word No tendrá que volver a iniciar sesión cada vez que desee realizar otra tarea de servidor. Para poder iniciar una sesión en un servidor se debe definir antes. Para definir un servidor tiene que conocer la dirección URL del servidor. Para iniciar sesión en el servidor debe conocer su nombre de usuario y contraseña.

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Introducción a xPresso for Word

Note: Si abre un cuadro de diálogo de servidor mediante la función en línea, compruebe que lo cierra o bien completando la selección de un archivo o haciendo clic en Cancelar. Si se deja abierto un cuadro de diálogo del servidor cuando esté trabajando con xPresso for Word, podría causar problemas en el software.

Definición de un servidor Puede definir varios servidores a los que se pueda acceder mediante xPresso for Word. Para poder iniciar una sesión en un servidor se debe definir antes. 1.

Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

2.

Haga clic en Iniciar sesión en el área Conexión al servidor de la página. Aparece el cuadro de diálogo Inicio de sesión.

3.

Haga clic en el botón Examinar situado junto a la lista desplegable de servidor. Aparece el cuadro de diálogo Administrar lista de servidores.

4.

Escriba un nombre para el servidor en el primer cuadro de edición situado en la parte inferior del cuadro de diálogo. El alias es simplemente un nombre descriptivo para la configuración.

5.

Escriba la dirección URL del servidor en el segundo cuadro de edición. La sintaxis de la URL es la siguiente: http://servername:port/xFramework

6.

Haga clic en Agregar. El servidor aparece ahora en la lista de servidores.

7.

Haga clic en Aceptar. El servidor queda disponible para que inicie sesión en él.

Note: xPression no admite el uso del protocolo HTTPS en ninguna conexión. Si debe actualizar una definición de servidor existente, seleccione el servidor en la lista de alias y edite su definición en los cuadros de edición en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en Actualizar cuando haya finalizado. Para quitar un servidor de la lista, selecciónelo y haga clic en Quitar. Consejo: Mientras está en el cuadro de diálogo Iniciar sesión, si selecciona Lista de servidores, podrá usar las siguientes teclas de método abreviado: • Ctrl+B para abrir el cuadro de diálogo Administrar lista de servidores. • Ctrl+flecha abajo para ver los elementos que hay en la lista.

Iniciar sesión en un servidor Una vez definido un servidor, puede iniciar una sesión en él y comenzar a trabajar con recursos del servidor.

Para iniciar sesión en un servidor: 1.

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Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

Introducción a xPresso for Word

2.

Haga clic en Iniciar sesión en el área Conexión al servidor de la página. Aparece el cuadro de diálogo Inicio de sesión.

3.

Seleccione el alias del servidor en la lista desplegable.

4.

Escriba su nombre de usuario para el servidor. Los nombres de usuario no pueden contener caracteres no utilizados en inglés.

5.

Escriba su contraseña para el servidor.

6.

Haga clic en Aceptar. Ya ha iniciado sesión en el xPression Server. Ahora están disponibles las demás opciones en línea del menú de inicio de sesión de la ficha xPresso.

Note: Si la conexión de ECM utilizada para acceder al repositorio de xPression se creó en un servidor de aplicaciones distinto del que está utilizando ahora, es posible que la consola del servidor de aplicaciones muestre un error de cifrado tras iniciar sesión en el xPression Server. Para resolver este error, restablezca el nombre de usuario y la contraseña en el servidor de aplicaciones actual.

Administración de documentos de xPresso El servidor de xPression proporciona control de versiones y un proceso de flujo de trabajo para los documentos de xPresso que hay almacenados en el repositorio de xPression. La administración del flujo de trabajo y las versiones del documento se efectúa a través de ECM Dashboard de xPresso for Word. Para acceder a él, haga clic en Retirar, Ver, Crear versión secundaria, Flujo de trabajo en el área Conexión al servidor de la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). Note: Tenga en cuenta la diferencia horaria entre el equipo cliente y el servidor que hospeda el repositorio. Al filtrar los resultados en el panel de ECM, asegúrese de realizar el ajuste para las diferentes zonas horarias. ECM Dashboard enumera todos los documentos que hay en las categorías a las que tiene acceso y le permite realizar las siguientes tareas: • Cambiar el modo en que la información se muestra • Filtrar la lista de documentos • Trabajar con versiones del documento • Definir una fecha efectiva y una fecha de retirada • Mover un documento por el flujo de trabajo • Ver el historial de flujo de trabajo de un documento • Realizar una vista previa en línea de un documento • Llevar a cabo un análisis de impacto de un documento La barra de herramientas de ECM Dashboard contiene accesos directos a algunas de las tareas de administración. Elemento

Descripción

Filtros

Refleja los filtros de lista de documentos disponibles.

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Elemento

Descripción Permite crear una versión secundaria mayor para el documento seleccionado. Permite definir una fecha efectiva y, si lo desea, una fecha de retirada para establecer el momento en el que un documento es válido para distribuirlo a los clientes.

Acciones de flujo de trabajo

Permite seleccionar un nuevo estado para un documento, así como mover dicho documento por el flujo de trabajo.

Acciones de paquete antiguo

Permite retirar y registrar los paquetes de una versión anterior a la 4.5.

Permite obtener una vista previa en línea del documento seleccionado. Permite llevar a cabo un análisis de impacto en el documento seleccionado para conocer los enlaces existentes entre el elemento seleccionado y otros documentos. Muestra una tabla que contiene el historial de flujo de trabajo del documento seleccionado. Ver

Permite controlar la información que aparece en la lista de documentos.

Tipo de filtro

Permite seleccionar el tipo de filtro que se va a usar en la fila de filtro de la lista de documentos.

Cambiar la visualización de la información Para cambiar el tipo de información que aparece en la tabla del documento, haga clic en el menú Ver y seleccione lo siguiente: • Mostrar retirados, si quiere que la lista de documentos refleje los documentos con estado retirado. Note: La última versión de un documento siempre aparece en la lista de documentos, incluso si se retiró la última versión y no está seleccionada esta opción. • Todas las columnas, para mostrar todas las columnas de datos posibles. • Seleccione las columnas de información específicas que quiera que aparezcan y deje sin seleccionar aquellas de las que quiera prescindir. Para ordenar la lista de documentos por columnas específicas: • Arrastre el encabezado de la columna al cuadro blanco que hay en la parte superior de la tabla. Puede arrastrar varias columnas, y la lista se ordenará según el orden en el que los nombres de columna aparezcan en el cuadro. Por ejemplo, si coloca las columnas Estado, Nombre de archivo y Versión, los documentos aparecerán agrupados en primer lugar por estado, después por nombre de archivo y, por último, por versión. • Haga clic en la flecha que aparece en el nombre de columna para seleccionar un orden ascendente (flecha arriba) o descendente (flecha abajo). Excepto Nombre de archivo, el encabezado de todas

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Introducción a xPresso for Word

las demás columnas se debe colocar en el cuadro blanco para que la flecha aparezca para poder ordenarlas. • Para quitar una columna del esquema de orden, seleccione el encabezado de la columna en cuestión en el cuadro blanco y vuelva a arrastrarla a su ubicación en la tabla.

Filtrar documentos Los documentos que aparecen en la lista se pueden filtrar de diversas maneras: • Puede filtrar toda la lista para mostrar únicamente aquellos documentos que sean de su pertenencia, para lo cual deberá seleccionar una de las siguientes opciones de la lista de filtros: Mi trabajo, Pendiente de mi aprobación y Pendiente de mi envío. • Si escribe en la fila de filtro azul que hay justo debajo del encabezado de columna, podrá filtrar una columna individual. El tipo de filtro correspondiente a esta función se selecciona de la lista Tipo de filtro en la esquina superior derecha del panel: — Sencillo. Usa una lógica de filtro simple para filtrar según un carácter. Escriba texto en el cuadro de filtro y, a medida que escriba, la lista se irá filtrando. — Comodines. Permite usar comodines en las cadenas de filtro. Consulte Usar comodines, página 106 para ver una lista de comodines. — Expresiones regulares. Permite usar expresiones regulares en las cadenas de filtro. Una expresión regular es un patrón de texto que consta de caracteres ordinarios y caracteres especiales denominados metacaracteres.

Trabajar con versiones de documento La lista de documentos muestra de forma predeterminada la versión más reciente del documento. Si un documento dispone de más versiones, debajo del nombre del archivo se mostrará información en la que se indica cuántas versiones anteriores existen, además de una flecha a la izquierda del nombre del documento. Para ver el resto de versiones, haga clic en la flecha que aparece en el campo del nombre de archivo. En ECM Dashboard puede crear una versión secundaria de una versión de documento. Al crear versiones secundarias se genera una versión nueva del documento. Por ejemplo, si la versión más reciente de un documento es 2.2, al crear una versión secundaria se genera la versión 2.3 o 3.0. Para crear versiones secundarias de un documento, seleccione el documento en la lista y haga clic en Crear versión secundaria mayor. Puede incluir un comentario que esté relacionado con la nueva versión secundaria. La información de categoría y de versión es automática y no se puede modificar.

Definición de las fechas efectiva y de retirada Existe la opción de asignar una fecha efectiva a todos los documentos de xPresso almacenados en el repositorio de xPression. La fecha efectiva de un documento es la fecha en que se valida el documento para su distribución a los clientes.

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El procesamiento de fecha efectiva se puede agregar o quitar de un documento por medio de ECM Dashboard o en xAdmin. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. En ECM Dashboard, puede indicar a un documento que use el procesamiento de fecha efectiva mediante el icono Procesamiento de fecha efectiva habilitado que aparece tras el nombre de archivo. Para quitar el procesamiento de fecha efectiva de un documento mediante el Panel de ECM, haga clic en Configuración e intervalo de fechas efectivas (o presione Ctrl+D) y desactive la casilla de verificación Usar procesamiento de fechas efectivas. El procesamiento por fecha efectiva se quita de todas las versiones de un documento.

Para definir el procesamiento por fecha efectiva: 1.

Seleccione el documento en la lista y haga clic en Configuración e intervalo de fechas efectivas (o presione Ctrl+D).

2.

Asegúrese de que la casilla de verificación Usar procesamiento de fechas efectivas está activada.

3.

Asegúrese de seleccionar la versión troncal correcta. La fecha efectiva es válida para todas las versiones de documento de la versión troncal seleccionada.

4.

Escriba la fecha que indica cuándo se puede usar el documento. Haga clic en la flecha para mostrar una función de calendario.

5.

(Opcional) Escriba la fecha que indica cuándo se debe suspender el uso del documento. Haga clic en la flecha para mostrar una función de calendario.

Mover documentos por el flujo de trabajo Las categorías de xPression en xAdmin pueden tener un flujo de trabajo definido. Todos los documentos que existan en tales categorías deberán ceñirse a ese flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. El estado del flujo de trabajo de los documentos se puede administrar en ECM Dashboard. Los estados en los que se puede poner un documento dependen de los derechos de flujo de trabajo que posea según se define en xAdmin. Acuda a su administrador del sistema de xPression para obtener más información sobre sus derechos de flujo de trabajo. En el sistema de flujo de trabajo de xPression, cuando un emisor (un usuario con permiso de nivel de escritura) envía un documento, su estado pasa a ser Enviado. Para avanzar al siguiente nivel del flujo de trabajo, un aprobador (un usuario con permiso de nivel de aprobador) debe dar su visto bueno al contenido. Los documentos que no tengan un estado de flujo de trabajo definido aparecerán con el estado Pendiente. Si un documento en estado Enviado migra a otro servidor, el estado del documento recién migrado volverá a establecerse en Pendiente. El documento de origen permanece inalterado. En tanto que usuario de xPresso for Word, tendrá la capacidad de enviar un documento. Si posee derechos de aprobación, también podrá aprobarlos o rechazarlos. Con los derechos adicionales pertinentes, podrá hasta retirar un documento del flujo de trabajo. Para cambiar el estado del flujo de trabajo de un documento, seleccione el documento en la lista, haga clic en Acciones de flujo de trabajo y, a continuación, seleccione el estado en la lista. Aparecerán

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Introducción a xPresso for Word

únicamente los estados válidos según sus derechos. Si un documento se rechaza, deberá volver a enviarse para continuar por el flujo de trabajo.

Ver el historial del flujo de trabajo El historial del flujo de trabajo de un documento se puede ver si selecciona el documento en cuestión y hace clic en Historial de flujo de trabajo (o presione Ctrl+H). Aparecerá una tabla bajo la entrada del documento en la lista con la siguiente información: • Fecha. Fecha en que se produjo la acción. • Acción. Nombre de la acción de flujo de trabajo. • Emisor. Nombre del usuario que realizó la acción. • Propietario. Propietario del documento. • Comentarios. Cualquier comentario relacionado con la acción.

Obtención de una vista previa en línea Puede crear una vista previa de PDF del documento seleccionándolo y haciendo clic en Vista previa del PDF. Mediante la función de vista previa en línea, no solo puede obtener una vista previa de los documentos de la versión 4.5 y posteriores sino que también puede obtenerla de los documentos anteriores a la versión 4.5. Cuando use la función de vista previa en línea, todos los recursos son del servidor. Si el documento principal contiene documentos locales como contenido universal, este se debe almacenar en el servidor con la misma ruta de acceso; de lo contrario, faltará el contenido en la salida de vista previa.

Realizar análisis de impacto Con xPresso for Word podrá saber qué documentos se verán afectados si el documento seleccionado se modifica. Los análisis de impacto ponen de manifiesto qué otros documentos están vinculados al documento seleccionado o están incluidos en él. De esta forma, tendrá una perspectiva completa del impacto que un documento en particular tiene sobre otro contenido. Para llevar a cabo un análisis de impacto desde el Panel de ECM, seleccione el documento que quiera analizar de la lista y haga clic en Análisis de impacto (o presione Ctrl+I). Consulte Análisis de impacto, página 224 para ver una descripción completa del cuadro de diálogo Análisis de impacto.

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Ajuste del rendimiento de carga del cuadro de diálogo de Panel de ECM Según la cantidad de documentos del repositorio de contenido, el Panel de ECM podría cargarse lentamente. Para mejorar el rendimiento de carga, agregue las siguientes claves al nodo nodo en xpressoWord.Config y establezca los valores correspondientes para las claves: • ECMDashboardFolderFilesPageSize: establece la cantidad de archivos descargados en una llamada de servicio web. Los valores válidos están comprendidos entre 50 y 100, inclusive. • WebServiceEndPointConcurrentConnection: determina la cantidad de carpetas donde se pueden descargar los archivos en paralelo. Establezca un valor que no sea inferior a 2. El valor predeterminado es 2. El archivo xpressoWord.Config está ubicado en Unidad\Users\usuario\AppData\Roaming \xPresso\versión\Unity Designer\.

Crear una plantilla Una plantilla de documento es un mecanismo con el que se diseña la apariencia y el contenido de un documento. Las plantillas de documento en xPresso for Word se basan en documentos de Word 2010. Al crear una plantilla, tendrá la posibilidad de usar un documento de Word existente como punto de partida, o bien puede crearla completamente desde cero.

Para crear una plantilla de documento: 1.

Abra Word 2010.

2.

Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). Consulte Falta un elemento xPresso en el menú Archivo, página 23 si no ve el elemento xPresso en el menú Archivo.

3.

Escriba un nombre para la plantilla en el cuadro Nombre del área Nueva plantilla (límite de 256 caracteres).

4.

Examine y seleccione un directorio como directorio de trabajo.

5.

Active la casilla de verificación Buscar un documento existente de Word para usarlo como base para la plantilla nueva para poder seleccionar un documento de Word local durante el proceso de creación de la plantilla. Si deja esta casilla de verificación sin activar, el documento que esté abierto en Word en ese momento se usará como base para la nueva plantilla. Si dicho documento es nuevo (está vacío), la nueva plantilla aparecerá en blanco.

6.

Active Solicitar archivo de esquema de cliente al iniciar para poder seleccionar un archivo de esquema durante el proceso de creación de la plantilla. Si deja esta casilla de verificación sin activar, puede seleccionar el archivo de esquema después de crear la plantilla.

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7.

Haga clic en Iniciar nueva. xPresso for Word crea la plantilla. En el transcurso de este proceso: • Si activó Buscar documento de Word existente para usarlo como base de la nueva plantilla, aparecerá un cuadro de diálogo Abrir. Seleccione el documento de Word que quiera utilizar en esta plantilla y haga clic en Abrir. • Si activó Solicitar archivo de esquema de cliente al iniciar, se abrirá el cuadro de diálogo Esquema de datos. Busque y seleccione el archivo de esquema de datos que quiera usar con esta plantilla y, después, seleccione el registro de repetición más alto en el archivo (si procede). Haga clic en Aceptar. Una vez finalizado el proceso, la nueva plantilla aparece en Word y la ficha Diseñador de xPresso for Word Designer se incluye en la cinta de aplicaciones de Word.

Abrir una plantilla existente Las plantillas de documento de xPresso for Word se pueden almacenar localmente o en el servidor. Las plantillas que se almacenan localmente se pueden abrir igual que un documento de Word. Las plantillas almacenadas en el servidor de xPression se deben abrir mediante la página backstage de xPresso. En esta página también podrá abrir directamente las plantillas que ha visto recientemente, sin que importe dónde estén almacenadas.

Plantillas almacenadas localmente Las plantillas de xPresso for Word (.docx) que se almacenan localmente en el equipo del cliente se pueden abrir igual que un documento de Word. Esto engloba lo siguiente: • Hacer doble clic en el archivo de plantilla en el Explorador de Windows. • Usar la función Abrir del menú Archivo de Word. • Hacer clic en el archivo desde la ficha Documentos recientes del menú Archivo de Word. Note: Si desea abrir varias plantillas de documento de xPresso for Word, no utilice el Explorador de Windows ni seleccione “Abrir” o “Editar” en el menú del botón secundario. Para abrir varias plantillas, utilice la función “Abrir” del menú “Archivo” de Word. Note: Si desea guardar una plantilla del servidor en el disco local con otro nombre, use el menú “Guardar como” (Archivo > Guardar como) de MS Word. No cambie el nombre de la plantilla desde el Explorador de Windows. Si lo hace, se producirá un error la próxima vez que inicie sesión en el servidor y abra la plantilla ya que se comprobará la URL de servidor. En ese caso, puede cerrar sesión en el servidor, abrir la plantilla y guardarla con un nombre distinto.

Plantillas vistas recientemente El área Plantillas recientes permite abrir una plantilla desde una lista de plantillas vistas recientemente. De este modo, podrá acceder fácilmente a las plantillas que haya “en curso” actualmente. Bastará con hacer clic en el nombre de la plantilla para abrirla. Cuando el documento se

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Introducción a xPresso for Word

abre en Word, la ficha Diseñador de xPresso for Word aparece recogida en la cinta de aplicaciones de Word. Si no hay plantillas recientes, esta área no aparecerá en la página backstage de xPresso for Word.

Plantillas almacenadas en el repositorio de xPression El área Conexión al servidor de la página backstage de xPresso permite abrir (o retirar) una plantilla almacenada en el servidor de xPression del repositorio de xPression. Puede abrir los documentos existentes para verlos únicamente (solo lectura) o para modificarlos. Si abre un documento para verlo, no tiene que volver a registrar el documento en el servidor al terminar. Cuando un usuario abre un documento para modificarlo, los otros usuarios solo podrán abrirlo en el modo de visualización. Si abre el documento para modificarlo, necesitará volver a registrarlo al terminar o, lo que es lo mismo, cancelar la retirada. Note: No se puede tener abiertos dos documentos que residen en diferentes repositorios para su edición al mismo tiempo. Hacerlo causaría problemas al intentar registrar los documentos de nuevo. Para evitar este problema, primero compruebe el documento antes de retirar el segundo documento. Debe haber iniciado sesión en el servidor para completar los siguientes pasos.

Para abrir una plantilla almacenada en el repositorio de xPression: 1.

Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

2.

Haga clic en Retirar, Ver, Crear versión secundaria, Flujo de trabajo, que se encuentra en Repositorio de contenido de xPression, en el área Conexión al servidor de la página. Se abre ECM Dashboard. Aparecen enumeradas todas las plantillas de documento para las que tiene derechos de acceso.

3.

Seleccione la plantilla que quiera abrir. Si hay varias versiones de la plantilla, se mostrará la más reciente de forma predeterminada. Para ver las versiones anteriores, haga clic en la flecha que hay junto al nombre de archivo.

4.

Haga clic en Ver para abrir la plantilla como de solo lectura o en Retirar para abrir la plantilla para modificarla. La plantilla se abre en Word y la ficha Diseñador de xPresso for Word aparece recogida en la cinta de Word.

Note: No puede haber varias versiones de la misma plantilla retiradas al mismo tiempo.

Trabajar con plantillas de solo lectura Cuando se abre una plantilla para verla, se hace en estado de solo lectura. Verá que los paneles del explorador tienen una etiqueta de Solo lectura en el lateral y que la ficha Diseñador de xPresso for Word cuenta con un número limitado de opciones. Si ve que necesita realizar cambios en la plantilla, puede hacer clic en Retirar documento en la ficha Diseñador de xPresso for Word para retirarla. La plantilla se retira del repositorio y se abre para poder modificarla en xPresso for Word. Si ya ha retirado una plantilla actualmente, esta será la que se abra.

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Plantillas almacenadas en el repositorio de Documentum xPression El área Conexión al servidor de la página backstage de xPresso permite abrir (o retirar) una plantilla almacenada en el servidor de xPression Server del repositorio de xPression Documentum. Los documentos existentes se pueden abrir únicamente para verlos (solo lectura) o bien para modificarlos. Si abre un documento para verlo, no tiene que volver a registrar el documento en el servidor al terminar. Cuando un usuario abre un documento para modificarlo, los otros usuarios solo podrán abrirlo en el modo de visualización. Si abre el documento para editar, necesitará volver a registrarlo al terminar, o lo que es lo mismo, cancelar la retirada. Note: No se puede tener abiertos dos documentos que residen en diferentes repositorios para su edición al mismo tiempo. Hacerlo causaría problemas al intentar registrar los documentos de nuevo. Para evitar este problema, primero compruebe el documento antes de retirar el segundo documento. Debe haber iniciado sesión en el servidor para completar los siguientes pasos.

Para abrir una plantilla almacenada en el repositorio de xPression Documentum: 1.

Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

2.

Busque la sección Documentum en el área Conexión al servidor de la página. Haga clic en Retirar para abrir la plantilla para modificarla o en Ver para abrirla como de solo lectura. Aparece el cuadro de diálogo ECM Server.

3.

Busque y seleccione el documento que desea abrir. También podrá buscar un archivo; si desea obtener más información, consulte Búsquedas en el repositorio de Documentum xPression, página 39. Si un documento tiene más de una versión guardada en el servidor, el icono situado junto al nombre del documento tendrá un círculo verde en lugar de uno azul. Haga doble clic en el icono de círculo verde para mostrar una lista desplegable en la que puede seleccionar la versión que desea abrir.

4.

Haga clic en Editar o en Abrir. El documento se abre en xPresso for Word.

Búsquedas en el repositorio de Documentum xPression El cuadro de diálogo Servidor ECM contiene una ficha Buscar, con la cual podrá buscar los archivos almacenados en el xPression Server. Puede realizar una búsqueda sencilla o una búsqueda avanzada, que le permitirá incorporar varios parámetros de búsqueda diferentes.

Búsqueda sencilla Una búsqueda sencilla no incorpora ningún parámetro de búsqueda, solo una cadena de búsqueda, y se realizará en toda la base de datos del servidor. Las búsquedas sencillas son útiles si la clave que se utiliza para la búsqueda es muy específica y no se localiza en demasiados archivos del servidor.

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Para realizar una búsqueda sencilla: 1.

Asegúrese de que el repositorio que desea buscar está seleccionado en la lista desplegable Servidor actual.

2.

Haga clic en la ficha Buscar del cuadro de diálogo ECM Server.

3.

Escriba la cadena de búsqueda en el campo Nombre. La cadena de búsqueda distingue mayúsculas de minúsculas.

4.

Haga clic en Buscar. Los archivos que encuentre se mostrarán en la lista de archivos en la parte derecha del cuadro de diálogo.

Búsqueda avanzada Una búsqueda avanzada le permite ser más específico en la búsqueda e incorporar varios parámetros que le ayudarán a limitar los resultados. Gracias a esta búsqueda, podrá controlar los directorios del servidor en los que se realizará la búsqueda y podrá definir las propiedades de los archivos que le ayudarán a identificar los archivos que busca.

Para realizar una búsqueda avanzada: 1.

Asegúrese de que el repositorio que desea buscar está seleccionado en la lista desplegable Servidor actual.

2.

Haga clic en la ficha Buscar del cuadro de diálogo ECM Server.

3.

Escriba la cadena de búsqueda en el campo Nombre. La cadena de búsqueda distingue mayúsculas de minúsculas.

4.

Haga clic en Búsqueda avanzada. Aparecerán más opciones en la ficha Buscar.

5.

Seleccione las ubicaciones del servidor donde desee realizar la búsqueda: • Haga clic en Nombre_repositorio. Nombre_repositorio es el nombre del repositorio seleccionado actualmente. Si desea buscar en directorios específicos dentro del repositorio, haga clic en Editar para seleccionar los directorios específicos donde buscar. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar fuentes de búsqueda. — Desplácese hasta este y seleccione un directorio. Haga clic en Agregar. — Repita este paso para todos los directorios donde desee realizar la búsqueda. — Haga clic en Aceptar. Todos los directorios seleccionados aparecerán en el cuadro de edición en la parte inferior de la sección Ubicaciones. • Haga clic en Solo ubicación actual para buscar solo el directorio centrado en la ficha Buscar del cuadro de diálogo Servidor ECM. Cuando seleccione esta opción, el directorio actual aparecerá en el cuadro de texto debajo de la opción.

6.

Escriba un nombre de usuario para la propiedad Retirar por. El nombre distingue entre mayúsculas y minúsculas. Si escribe un valor aquí, la búsqueda únicamente devolverá los documentos retirados por el nombre de usuario especificado.

7.

Escriba un intervalo de números de versión en el cuál desee buscar. Escribe el primer número de versión que desee buscar en el primer cuadro y el último número de versión en el segundo

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cuadro. Si especifica los valores aquí, la búsqueda devolverá únicamente los documentos cuyo número de versión está en el intervalo especificado. 8.

Seleccione un rango de fecha de modificación para la búsqueda: • Seleccione un período de tiempo de la lista desplegable: Cualquier período, Durante el día anterior, Durante la semana anterior, Durante el mes anterior, Durante el año anterior. • Seleccione Desde/hasta y, a continuación, las fechas que desee.

9.

Seleccione un tamaño de archivo: Cualquier tamaño, Menor que 100 KB, Menor que 1 MB, Menor que 10 MB, Mayor que 10 MB o Mayor que 100 MB.

10. Active la casilla de verificación Buscar todas las versiones si desea que la búsqueda muestre la versión de los archivos que encuentre. 11. Haga clic en Buscar. Los archivos que encuentre se mostrarán en la lista de archivos en la parte derecha del cuadro de diálogo.

Cancelación de una retirada Si retira un documento para modificarlo y, posteriormente, decide que no desea realizar cambios o que no desea mantener los cambios que ha realizado, puede cancelar la retirada. Al cancelar una retirada, se quita la marca de retirada del documento en el servidor, se cierra el documento en xPresso for Word y se elimina la copia local del documento. El documento permanece en el servidor con el mismo estado que tenía al retirarlo y queda disponible para que lo retiren otros usuarios. Un documento retirado únicamente se puede cancelar mediante la herramienta de diseño de xPresso; una retirada no se puede cancelar desde xAdmin. Existen dos sitios en xPresso for Word donde se puede cancelar la retirada de un documento: • En el explorador de plantillas, si hace clic en el menú desplegable de la raíz de la plantilla y selecciona Cancelar Retirar. • En la página backstage de xPresso, si hace clic en Cancelar retirada de documento. xPresso for Word cierra el documento en el equipo cliente y ya no estará marcado como retirado en el servidor.

Apertura de documentos de Documentum Puede abrir un documento almacenado en Documentum retirando el documento mediante Documentum Administrator o Webtop y guardándolo en su sistema de archivos. Una vez que haya retirado el documento y lo haya colocado en su sistema de archivos, puede hacer doble clic en el archivo para abrirlo en xPresso for Word. Los documentos de xPresso no se pueden abrir en Documentum Administrator o Webtop con un doble clic ni con las opciones “Abrir” o “Editar” de dichas aplicaciones.

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Trabajar con la ficha Diseñador de xPresso for Word En la cinta de Word, verá una ficha Diseñador de xPresso for Word que contiene muchas de las funciones que se usan habitualmente a la hora de trabajar con plantillas. La ficha tendrá un aspecto distinto si está modificando una plantilla o si está viendo una plantilla de solo lectura. La fecha de modificación está dividida en cinco grupos distintos: • Insertar. Contiene funciones que sirven para poner contenido en el documento de xPresso for Word o darle formato. • Variable. Contiene funciones que sirven para poner elementos de variable en el documento o trabajar con ellos. • Opciones. Contiene opciones de párrafo y la selección del repositorio de contenido. • Comprobación y vista previa. Contiene funciones para comprobar la salida del documento de xPresso y obtener una vista previa de esta. • xPresso. Contiene funciones que permiten acceder a los paneles de xPresso y a la ayuda en línea. Por su parte, la ficha de visualización contiene tres grupos: • Opciones. Contiene la opción Retirar documento. • Comprobación y vista previa. Contiene funciones para comprobar la salida del documento de xPresso y obtener una vista previa de esta. • xPresso. Contiene funciones que permiten acceder a los paneles de xPresso y a la ayuda en línea.

Cómo trabajar con el panel del explorador xPresso for Word utiliza paneles para incluir en ellos las funciones y los controles necesarios para trabajar con su plantilla. El panel del explorador es donde va a trabajar con el contenido de variables en la plantilla. Este panel contiene tres exploradores distintos: • Explorador de plantillas. Muestra el contenido dinámico que hay en la plantilla. • Explorador de variables. Muestra el esquema de datos asociado con la plantilla. • Explorador de diseño HTML. Muestra los canales asociados con la plantilla. El explorador de diseño HTML aparece únicamente si hay canales definidos para la plantilla. Para acceder a un explorador concreto, haga clic en el botón pertinente en la parte inferior del panel. La vista activa aparece rodeada por un cuadro.

Trabajar con el explorador de plantillas El explorador de plantillas es un esquema ordenado de todo el contenido dinámico que hay en la plantilla de documento.

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Este panel se puede filtrar de los siguientes modos: • Mostrar todo. Muestra todos los elementos de la plantilla. • Elementos no válidos. Muestra los elementos no válidos en el panel. • Sin actualizar. Muestra únicamente los elementos de contenido reutilizable y contenido universal cuya versión es anterior a la versión más reciente en el servidor. • También puede escribir en el campo de filtro y se muestran los elementos cuyos nombres contienen el texto que escribe. En el explorador de plantillas hay acciones disponibles en los menús desplegables que acompañan a cada elemento del árbol. Las acciones que haya disponibles dependerán del tipo de elemento, y se abordarán en las secciones correspondientes de la presente guía de usuario.

Elementos de plantilla no válidos Cuando se selecciona el filtro Elementos no válidos, el panel del explorador muestra solo los elementos que actualmente se consideran como no válidos por algún motivo. Un elemento puede no ser válido porque se acaba de crear y todavía no se ha definido su referencia, o bien porque se ha cargado un nuevo esquema que procesa una referencia no válida al elemento. Los siguientes elementos pueden aparecer como no válidos: • Gráficos dinámicos en los que: — No se ha cargado una definición de gráfico (archivo .itxml). — No se ha definido la categoría o datos de la serie. — Se utilicen variables no válidas en su definición de datos. • Contenido externo en el que: — No se ha definido una referencia. — El valor de Incluir para tipo es una variable, pero el tipo de valor de la referencia de variable seleccionada no es una cadena. — No se ha asignado la referencia de contenido. • Grupos de contenido en los que: — El valor de Activar/desactivar criterios no es válido (por ejemplo, contiene una variable no válida). — La lógica de tipo de cambio simple no es válida. — El grupo contiene una instancia no válida. • Instancias de contenido con lógica no válida. • Instancias de contenido en las que falta la asignación de variable. Estos elementos de contenido mostrarán un icono de pivote de la construcción anexo a ellos en el explorador de plantillas. • Bucles de contenido con una lógica de filtro no válida. La referencia o asignación de un elemento se puede corregir en el explorador de plantillas. Cuando los elementos pasen a ser válidos, dejarán de aparecer con el filtro Elementos no válidos.

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Trabajar con el explorador de variables El explorador de variables muestra todo el esquema según se incluye en el archivo de esquema seleccionado. En el explorador de variables puede agregar texto, imágenes y variables de tabla directamente a la plantilla. Los elementos que el panel muestra se pueden filtrar de los siguientes modos: • Escriba un término de búsqueda en el cuadro para filtrar la lista dinámicamente. • Seleccione un filtro predefinido de la lista desplegable de filtros. — Mostrar todo. Muestra todos los elementos del esquema de datos. — Mostrar todo en uso. Muestra solo los elementos que hay actualmente en uso en la plantilla. — Variables personalizadas. Muestra solo las variables personalizadas creadas en la plantilla. — Propiedad de documento. Muestra solo los elementos con la configuración de propiedad de documento. — Elementos no válidos. Muestra los elementos no válidos en el panel. — Variables de entorno del sistema. Muestra solo las variables de entorno del sistema activas en la plantilla. • Seleccione de la lista desplegable de filtros para crear y guardar un filtro personalizado: — Escriba un nombre descriptivo para el filtro. — Seleccione todos los elementos de datos, variables personalizadas y variables de entorno del sistema que quiera mostrar cuando el filtro se seleccione. Note: Si escribe un término de búsqueda en el cuadro de filtro y se encuentra una coincidencia con un nombre de filtro predefinido o personalizado, aparecerán los resultados de dicho filtro, y no los resultados dinámicos del término de búsqueda. Las acciones de variable están disponibles en los menús desplegables que acompañan a cada elemento que figure en el panel. Las acciones que haya disponibles dependerán del tipo de elemento y se describirán en las secciones correspondientes de la presente guía de usuario.

Elementos de variable no válidos Cuando se selecciona el filtro Elementos no válidos, el explorador de variables muestra solo los elementos que actualmente se consideran como no válidos por algún motivo. Los siguientes elementos pueden aparecer como no válidos: • Variables personalizadas que no se han definido (la expresión está vacía). • Variables que tienen un carácter no admitido ($:@/\!?*#[](){}&"’) en su nombre.

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• Variables personalizadas de tipo xPath en las que: — La expresión xPath es compleja y no supera la validación gramatical. — La expresión xPath es simple y no se puede encontrar un elemento de datos coincidente acorde con la expresión xPath. Esto puede ocurrir si no se carga ningún esquema. — La expresión xPath es simple y se ha encontrado un elemento de datos coincidente, pero los tipos de valor no son compatibles. • Variables personalizadas de tipo función xPresso en las que: — La expresión contiene una referencia circular. — No se encuentra la variable utilizada en la expresión. — El tipo de valor de la variable no es compatible con el tipo de expresión devuelto. — La expresión contiene sintaxis no válida. • Variables personalizadas JavaScript que contienen sintaxis no válida en la expresión que no supera la validación gramatical. Puede corregir la referencia o asignación del elemento en las propiedades para que sea válida. Cuando los elementos pasen a ser válidos, dejarán de aparecer con el filtro Elementos no válidos.

Iconos El explorador de variables emplea iconos para denotar los distintos elementos de variable. En la tabla siguiente se muestra cada icono y su elemento asociado. Icono

Elemento Raíz de variable Matriz Matriz repetible Elemento de matriz o variable de entero Elemento de matriz o variable de cadena Elemento de matriz o variable de flotante Elemento de matriz o variable doble Elemento de matriz o variable booleana Elemento de matriz o variable de fecha Elemento de matriz o variable de tiempo Elemento de matriz o variable de fecha y hora

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Trabajar con el explorador de diseño HTML El explorador de diseño HTML permite trabajar con los canales y las regiones de plantilla que se hayan definido en la plantilla. Los canales y las regiones de plantilla funcionan de manera conjunta para hacer posible que una sola plantilla de documento se publique a través de diversos canales de salida. Si no hay canales definidos para la plantilla, el explorador de diseño HTML no estará disponible. Para obtener más información, consulte Trabajar con canales en la plantilla, página 117.

Trabajar con el contenido del lienzo xPresso for Word utiliza los controles de contenido de Word para marcar el contenido dinámico (o variable) en el documento de Word. Los controles están visibles cuando el elemento se selecciona, ya sea dentro del documento, en un explorador o al mover el ratón sobre el elemento. Los controles de contenido aparecen como un cuadro azul y una ficha azul que contiene un nombre.

Si posee elementos de contenido dinámico anidados entre sí, es posible que las fichas del control de contenido se superpongan y parezca que no muestran el nombre correcto del elemento. El nombre completo del elemento siempre aparece en el explorador de plantillas, y es ahí donde debe mirar para asegurarse de que el nombre sea correcto. Note: Al copiar y pegar contenido dinámico, procure seleccionar también el control de contenido. Esto se logra fácilmente con solo hacer clic en el título del control de contenido. Si no selecciona el control de contenido, el contenido dinámico se copiará como contenido estático.

¿Cómo puedo sacar el cursor de un control de contenido? Existen dos maneras de sacar el cursor de un control de contenido para que pueda agregar contenido en otras partes del documento. Puede: • Hacer clic en un párrafo que no esté incluido en ningún control de contenido (texto estático). • Colocar el cursor al final del contenido mostrado en el control de contenido y, a continuación, presione la tecla de flecha derecha. • Colocar el cursor al comienzo del contenido y presionar la tecla de flecha izquierda.

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Introducción a xPresso for Word

Cómo deshacer una función en contenido dinámico No se pueden deshacer ni rehacer varios pasos realizados en el contenido dinámico de la plantilla de xPresso for Word. Esta es una limitación del control de contenido de Word. Solo puede deshacer un único paso en las funciones de xPresso.

¿Por qué no puedo aplicar formato a mi contenido dinámico? Al crear un grupo de contenido o una instancia de contenido, xPresso for Word coloca el contenido en un control de contenido de Word y los párrafos primero y último del grupo se consideran “bloqueados” por Word. Esto significa que no se puede aplicar ningún formato a estos párrafos. Para evitar este inconveniente, cree el contenido del párrafo, aplique todos los estilos y formatos y, a continuación, cree un grupo de contenido o una instancia de contenido con el contenido con formato. Si lo prefiere, puede copiar y pegar el contenido con formato en el control de contenido de Word.

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Introducción a xPresso for Word

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Capítulo 3 Diseño de plantillas

xPresso for Word permite mejorar un documento de Word 2010 al poder agregarle datos, variables y criterios de selección para personalizar el resultado. Puede crear un nuevo documento para utilizarlo con xPresso for Word o personalizar un documento de Word ya existente. En este capítulo se tratan los siguientes temas: • Información general de planificación, página 49 • Diseño y configuración de secciones, página 51 • Creación de salidas de varias imposiciones, página 55 • Consideraciones sobre fuentes, página 56 • Consideraciones sobre multimedia para salidas PostScript, página 59 • Consideraciones sobre la división de palabras, página 59 • Contenido del documento, página 64

Información general de planificación Un documento de xPresso for Word es una herramienta muy flexible. A fin de sacarle el máximo partido, debería planificar su documento con atención. Es una buena idea crear un borrador del documento y marcarlo para resaltar elementos como contenido dinámico (variable) y estático (inmutable) y donde podrá agregar variables y tablas dinámicas. A continuación le incluimos una lista de comprobación de alto nivel con los conceptos que debe tener en cuenta a la hora de crear un documento: • ¿Qué partes del documento van a incluirse dinámicamente en la salida? ¿Qué criterios o campos de datos gestionarán la inclusión o exclusión del contenido? • ¿Qué partes del documento serán estáticas (siempre se incluye lo mismo en la salida)? Texto como el nombre de la compañía y el logotipo pueden ser de tipo estático. • ¿Qué variables desea incluir en el documento? ¿Existen campos entre los datos que siempre contengan valores para cada variable?

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Diseño de plantillas

• ¿Cumplen los datos con los requisitos de xPresso for Word? ¿Tiene un archivo o archivos XML y un esquema de datos correspondiente para el documento? • ¿Que tipo de salida generará con el documento? Los diferentes tipos de salida tienen diferentes limitaciones con imágenes y fuentes. Los documentos de xPresso for Word pueden usarse actualmente para crear salidas AFP, DOCX, HTML, PDF, PostScript, PPML y TIFF. No obstante, no tiene que tener respuestas a todas estas preguntas, o tener todo el contenido terminado, antes de empezar a crear el documento de xPresso for Word Cuanto más planifique con antelación, más fácil será desarrollar sus grupos de contenido, las instancias de contenido y las variables. Además, se reducirá el riesgo de tener que realizar modificaciones importantes una vez se tenga la estructura básica implantada.

Consideraciones sobre diseño de documentos En esta versión de xPresso for Word, hay algunas funciones de Word que no son compatibles al publicar el documento mediante el motor de publicación xPublish. Si desea conocer una lista completa de las funciones de Word compatibles y no compatibles, consulte los apéndices siguientes: • Apéndice D, Aplicación de formato a nivel de página • Apéndice E, Formato a nivel de párrafo • Apéndice F, Formato de nivel de carácter • Apéndice G, Funciones especiales de Microsoft Word

Compatibilidad con el idioma xPresso for Word no admite idiomas que se leen de derecha a izquierda como el árabe.

Consideraciones sobre formatos de texto No todo el texto va a aparecer en la salida de xPression tal y como se muestra en el documento de Word. Tenga presente lo siguiente a la hora de crear el documento: • Word y el motor de publicación xPublish utilizan lógicas de composición diferentes. Por lo tanto, los saltos de línea y de página que aparecen cuando se visualiza el documento en xPresso for Word pueden tener otro aspecto una vez que el documento se publica utilizando la función de vista previa del PDF o se publica en el xPression Server. • Las cadenas de texto pueden aparecer en longitudes diferentes cuando vea el documento en xPresso for Word y al utilizar la función de vista previa en PDF o publicar el documento en el servidor. Esto se puede deber a diferentes elementos que no se admiten actualmente en xPresso for Word: interletraje, diseño OpenType o una directiva de diseño de Word especial. • Word 2007 tiene un problema actualmente que consiste en que algunos fondos (como el resaltado) aplicados al texto no se muestran en la salida y desparecerán cuando se cierra el documento y se vuelve a abrir. Se trata de un problema de Word y no de xPresso for Word 2007.

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Diseño de plantillas

Consideraciones sobre formatos de tabla Puede incluir tablas estáticas y dinámicas en el documento, pero la compatibilidad con tablas complejas es limitada. Las tablas sencillas son completamente compatibles, pero puede que ciertos formatos complejos de tablas (con división en filas o columnas, o ciertos tamaños) utilizados en combinación no generen la salida deseada. Para obtener más información, consulte Compatibilidad con las tablas de Word, página 173.

Compatibilidad de PostScript xPression Server produce salidas de PostScript de nivel 3 al publicar archivos de PostScript. No existe actualmente ninguna forma de generar un nivel diferente de PostScript a través de xPression. Compruebe la compatibilidad de su impresora antes de generar salidas de PostScript.

Estilo PlaceholderText de Word Microsoft Word contiene un estilo de párrafo predeterminado llamado “PlaceholderText”. xPresso for Word utiliza internamente este estilo para el contenido que no debe aparecer en el documento final. No debe utilizar ni modificar este estilo, ya que xPression omitirá cualquier contenido que utilice este formato.

Diseño y configuración de secciones xPresso for Word usa definiciones de página para establecer las secciones de un documento. En cada definición de página se pueden definir encabezados y pies de página individuales. Asimismo, se pueden establecer opciones de página individuales en cada definición de página, como los márgenes y la orientación de la página, la configuración del papel y el diseño.

Crear definiciones de página Todos los documentos de xPresso for Word contienen automáticamente una definición de página que aparece en la parte superior del explorador de plantillas. Esta definición se puede usar para establecer la configuración de todo el documento o únicamente de la primera sección. Puede agregar tantas definiciones de página como necesite. No se admiten definiciones de página dentro de contenedores, como contenido reutilizable, bucles, regiones de plantilla y grupos de contenido. Por lo tanto, el menú Definición de página en la ficha Diseñador de xPresso for Word y los menús Saltos y Columnas en la ficha Diseño de página quedan deshabilitados cuando se coloca el cursor dentro de un contenedor. 1.

Coloque el cursor en la plantilla, justo donde quiera modificar la configuración de la página.

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Diseño de plantillas

2.

Haga clic en Definición de página en la ficha Diseñador de xPresso for Word y seleccione una de las siguientes opciones: • Continuo. Se inserta un salto de sección y se inicia una nueva definición de página en la misma página. • Nueva página. Se inserta un salto de página y se inicia una nueva definición de página en la siguiente página. • Página par. Se inserta un salto de página y se inicia una nueva definición de página en la siguiente página par. • Página impar. Se inserta un salto de página y se inicia una nueva definición de página en la siguiente página impar. Se coloca un elemento de definición de página en la ubicación adecuada dentro del explorador de plantillas.

3.

Haga clic en el menú desplegable del elemento en el explorador de plantillas y seleccione Editar. Se muestra el cuadro de diálogo Configuración de página.

4.

Defina las opciones de margen, papel y diseño de página en las fichas correspondientes. Consulte Opciones de configuración de página, página 287 para obtener información sobre la compatibilidad de xPresso for Word con estas opciones.

5.

Defina las opciones de encabezado y pie de página de la definición de página: • Usar par/impar (todo). Se usa el encabezado y pie de página par/impar predeterminados en toda la plantilla. Si selecciona esta opción, cambiarán los encabezados y pies de página de todas las definiciones de página de la plantilla. • Usar primera página. Se usa el encabezado y pie de página definidos para la primera página del documento de esta definición de página. • Mostrar enlace a anterior. El encabezado y pie de página se vinculan con el encabezado y pie de página de la sección anterior. Los elementos de encabezado y pie de página aparecen en la definición de página, con un enlace a los iconos anteriores. • Defina nuevas opciones de encabezado y pie de página para la sección. Para obtener más información, consulte Trabajar con encabezados y pies de página, página 53.

Si inserta una definición de página de salto de sección continuo inmediatamente después de una variable, se convertirá en un salto de nueva página. Se trata de un problema con los controles de contenido de Word. Para evitar que se produzca, coloque la definición de página antes de agregar la variable, o seleccione todo el texto desde la posición actual hasta el final (esto hará que el control de contenido se desbloquee) antes de colocar la definición de página. Note: • No se puede hacer doble clic en un salto de sección para abrir el cuadro de diálogo Configuración de página. • No se recomienda insertar un salto de sección o un salto de página a través del menú Salto de Word, ya que podrían generarse errores.

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Diseño de plantillas

Trabajar con encabezados y pies de página Puede crear encabezados y pies de página que se alternen entre las páginas impares y pares, utilizar un encabezado en la primera página y otro diferente para las demás páginas o cualquier otra combinación. Microsoft Word automatiza el proceso para las combinaciones siguientes: • Encabezados y pies de página distintos en páginas pares e impares • Encabezados y pies de página distintos en la primera página • Encabezados y pies de página especiales Cuando cambie encabezados y pies de página en mitad de una plantilla, deberá insertar manualmente un salto de sección de salto de página en el lugar de la plantilla donde quiera pasar a una nueva página con encabezados y pies de página distintos. Un salto de sección de salto de página es cualquier salto de sección de Word distinto de un salto de sección continuo. xPresso for Word admite estilos en el texto del encabezado y pie de página. Note: Tenga en cuenta las siguientes limitaciones con los encabezados y pies de página: (1) En la actualidad, Word cuenta con una limitación en encabezados y pies de página, ya que deben ocupar menos de la mitad de la longitud de la página. Todo contenido de encabezado o pie de página que se muestre pasado el punto medio de la página no se mostrará en la salida. (2) Al abrir un documento que no contiene un encabezado o pie de página definido, puede que se agregue un encabezado o pie de página vacío al documento si un usuario ha visitado previamente el área de encabezado y pie de página. Este área de encabezado vacío será más grande de lo que era antes. Bastará con ajustar el tamaño del área de encabezado para que vuelva a las dimensiones anteriores. Las opciones de encabezado y pie de página de Word se definen en la ficha Insertar de la cinta de aplicaciones de Word, en el grupo Encabezado y pie de página. Consulte Opciones de encabezado y pie de página, página 291 para obtener información detallada sobre la compatibilidad de xPresso for Word con la opción de encabezado y pie de página.

Creación de encabezados y pies de página Los encabezados y pies de página se agregan a la plantilla de xPresso for Word del mismo modo que a un documento de Word. Para agregar un encabezado o pie de página, haga clic en la ficha Insertar de la cinta de Word y, después, en Encabezado o Pie de página en el grupo Encabezado y pie de página. Se agregará un encabezado o pie de página a la plantilla. Puede agregar texto, imágenes, la función Fecha y hora o números de página al encabezado o pie de página. Note: En un encabezado o pie de página no se pueden poner imágenes TIFF.

Cambiar los encabezados y pies de página de una plantilla Se pueden definir encabezados y pies de página distintos para las secciones de la plantilla.

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Diseño de plantillas

Para volver a definir los encabezados y pies de página en mitad de la plantilla: 1.

Inserte un salto de sección de salto de página en la parte superior del documento para iniciar una página nueva con encabezados y pies de página redefinidos.

2.

Coloque el cursor en la sección siguiente al salto de sección.

3.

Agregue el encabezado o pie de página.

4.

En el grupo Exploración de la ficha Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página, haga clic en el botón Vincular al anterior para que el encabezado o pie de página sea igual que justo el anterior. Vuelva a hacer clic en el botón para desactivar el enlace y definir un encabezado o pie de página nuevo en esta sección.

5.

Haga clic en Cerrar encabezado y pie de página para salir de la barra de herramientas Encabezado y pie de página y volver al documento.

Encabezados y pies de página “flexibles” Supongamos que ha unido dos documentos de dos clientes diferentes. El primer documento contiene una página de información y el segundo consta de ocho. ¿Qué ocurre si queremos que aparezca un encabezado en la primera página y otro en el resto? Como es complicado saber de antemano lo que ocupará cada documento, no se pueden modificar manualmente. Por suerte, Microsoft Word permite generar más encabezados y “ocultarlos” hasta que xPresso for Word los necesite.

Para insertar otro encabezado: 1.

Abra la plantilla.

2.

Haga clic en la ficha Diseño de página de la cinta de Word, expanda Configurar página para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página y, después, haga clic en la ficha Diseño

3.

Seleccione Primera página diferente en la sección Encabezados y pies de página y haga clic en Aceptar.

4.

Inserte un salto de página en la plantilla.

5.

En la nueva página, agregue un encabezado nuevo. Este será el encabezado que queremos que aparezca en el resto de páginas del documento ensamblado. Asegúrese de que en la etiqueta se lea “Encabezado” y no “Encabezado de primera página”. Si aparece “Encabezado en primera página”, simplemente haga clic en Siguiente en el grupo Navegación de la ficha Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página para pasar al encabezado recién agregado.

6.

Agregue el contenido que desee y, después, cierre el encabezado.

7.

Para localizar el salto agregado, haga clic en ¶ en el grupo Párrafo de la ficha Inicio en la cinta de aplicaciones de Word.

8.

Haga doble clic en el marcador de salto de página para seleccionarlo y, a continuación, elimínelo. La segunda página y el encabezado de la segunda página desaparecerán. Aunque el encabezado con la información que acaba de agregar desaparece, Word retiene la configuración y la aplica durante el ensamblado del documento cuando se necesitan páginas adicionales.

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Diseño de plantillas

Creación de salidas de varias imposiciones El motor de publicación xPublish admite la creación de salidas de varias imposiciones. La imposición permite imprimir más de una página lógica en una hoja de papel física. el xPression admite dos formas básicas de imposición: • Imposición de folleto 2-arriba. La imposición de folleto consiste en la organización de páginas lógicas en hojas físicas de manera que cuando las hojas se “cosan” juntas, el resultado sea un folleto. xPression admite dos estilos de encuadernación para la imposición de folleto: grapado a caballete y el límite perfecto. • Imposición N-arriba. La imposición N-arriba se utiliza para imprimir varias páginas de cliente en una única hoja para aumentar productividad de la impresora. Esto significa que se colocarán "N" páginas lógicas en una cara de cada página física. Para este tipo de imposición, puede elegir entre dos tipos: — Secuencial. Las páginas lógicas se colocan en las páginas físicas en orden secuencial. Cuando finaliza un paquete, el paquete siguiente comienza en la siguiente ranura disponible en la imposición. — Apilado. Los documentos de clientes se ordenan en la salida de forma que cuando se separen las distintas partes, se puedan combinar las pilas resultantes para que la salida mantenga el orden de entrada original. Note: Para la imposición de folleto 2-arriba, se aplica el chorreo en todos los lados, excepto el lado del margen interno en el desplazamiento de la marca de recorte y el lado del margen interno se recorta conforme al menor desplazamiento de la marca de recorte o la mitad del ancho del margen interno. Las definiciones de imposición establecen los parámetros de cómo se debe llevar a cabo la imposición. Las definiciones de imposición se definen en xAdmin.

Definición de tamaños de página de documentos de imposición No existe ninguna configuración en xPresso for Word donde definir las opciones de imposición; sin embargo, es necesario que compruebe que el tamaño de página y los márgenes se ajustan a su opción de imposición.

Para definir el tamaño de página: 1.

Haga clic en la ficha Diseño de página en la cinta de aplicaciones de Word.

2.

Haga clic en Tamaño en el grupo Configurar página.

3.

Seleccione el tamaño de página en el menú o haga clic en Más tamaños de papel para definir un tamaño personalizado.

4.

Haga clic en Márgenes en el grupo Configurar página para definir los márgenes.

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Consideraciones sobre fuentes Las fuentes compatibles con el motor de publicación de xPublish varían en función de tipo de salida que se esté creando. En la tabla siguiente se resume la compatibilidad de fuentes de xPression: Tipo de fuente

AFP

PDF

PostScript

TrueType

Sí

Sí

Sí

OpenType (Tipo 1 nuevo)

Sí (solo .tff)

Sí

Sí, excepto fuentes de mapa de bits

Esquema AFP

Sí

No

No

Tipo antiguo 1 (Tipo 1 de Windows o Mac)

No

Sí

Sí

Double-Byte

Sí

Sí

Sí

Las fuentes utilizadas en los documentos de xPresso for Word deben residir en el directorio de fuentes predeterminado tanto en el equipo cliente como en el de XPression Server. En el momento de la instalación, el programa de instalación establece el directorio de fuentes predeterminado en el directorio de fuentes predeterminado del sistema para el cliente. Por ejemplo, en Windows, el directorio predeterminado es C:\Windows\Fonts. Si su directorio de fuentes se encuentra en una ubicación diferente, puede modificar el archivo de configuración para cambiar el directorio que utiliza xPression.

Para cambiar el directorio de fuentes predeterminado de xPresso for Word: 1.

Abra el Explorador de Windows y desplácese a Configure\.

2.

Abra el archivo xPRSConfig.xml en un editor de texto.

3.

Busque la línea siguiente: .

4.

Cambie el parámetro valuea la ubicación del directorio de fuentes. Por ejemplo, value=“C:\Winnt\Fonts”.

5.

Guarde el archivo.

Si el directorio de fuentes de Windows es diferente del directorio predeterminado establecido para xPresso for Word y no cambia la ruta de acceso en el archivo de configuración, al intentar obtener una vista previa de un documento, obtendrá un mensaje donde se indica que no se puede encontrar la fuente de sustitución Courier New.

Fuentes de caracteres grandes El motor de publicación xPublish admite fuentes de caracteres grandes (también denominadas de doble byte) para salidas de AFP, PDF y PostScript, siempre que las fuentes sean TrueType. En el caso de las salidas de AFP, no se admiten fuentes de símbolo. No se admiten idiomas con caracteres arábigos.

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Sí se admiten los grupos de idiomas asiáticos, como el chino simplificado, el chino tradicional, el japonés y las fuentes coreanas (CJK), aunque con las limitaciones siguientes: • No se admiten las funciones de composición específicas de CJK que se indican a continuación: — El espacio de ajuste automático entre caracteres latinos (número) y CJK — Comillas voladas — Alineaciones especiales del texto — Dirección del texto de arriba a abajo — Caracteres fonéticos — Caracteres adjuntos — Texto horizontal dentro de disposición vertical • Solo se admite Unicode BMP; por tanto, solo se admite parte de los caracteres en fuentes CJK • No se admite la lógica de justificación coreana • No se admiten salidas de varias líneas base en japonés • Puede haber ciertas diferencias en la altura y el espaciado de línea entre los caracteres del servidor y lo que ve en la herramienta de diseño para las fuentes chinas y japonesas. • No se admite el uso de caracteres chinos en gráficos dinámicos. • Microsoft Word ofrece varias opciones de alineación de línea base; xPression solo admite línea base para los caracteres chinos. Si necesita publicar datos de salida en chino tradicional o simplificado, asegúrese de que tiene al menos una fuente de chino tradicional o simplificado disponible para utilizar la herramienta de publicación. Si no detecta ninguna fuente de chino, xPression utilizará de forma predeterminada la fuente Courier New, que no presentará los datos de la forma deseada. Note: Microsoft Word tiene la capacidad de mostrar caracteres que no sean ingleses con fuentes que no admiten esos caracteres de manera nativa (como TimesNewRoman). El motor de publicación xPression Publish no tiene esa capacidad. Si utiliza una fuente de este tipo en xPresso for Word, cuando publique, los caracteres que no sean ingleses no se mostrarán o lo harán incorrectamente.

Compatibilidad con tipografía asiática Microsoft Word incluye varias opciones de tipografía asiática. En la tabla siguiente se detalla la compatibilidad de las opciones en xPresso for Word. Opción

Compatibilidad

Salto de línea: usar normas asiáticas para controlar el primer y el último carácter

No compatible

Salto de línea: permitir ajustar el texto latino en el medio de una palabra

No compatible

Salto de línea: permitir puntuación fuera del margen

No compatible

Espaciado entre caracteres: permitir comprimir la puntuación al principio de línea

No compatible

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Opción

Compatibilidad

Espaciado entre caracteres: ajustar espaciado entre texto y números asiáticos

Compatible

Espaciado de caracteres: alineación de texto

Compatibilidad con solo línea de base

Opciones: Configuración del primer y último carácter

Solo compatibilidad estándar

Opciones: Interletraje

No compatible

Opciones: Control de espacio entre caracteres

Compatibilidad únicamente con No comprimir

Espaciado entre caracteres: ajustar automáticamente el espaciado entre el texto asiático y latino

Compatible

xPression no comprime la puntuación; por lo tanto, la misma puntuación de la misma fuente y el mismo tamaño siempre tendrá el mismo ancho. Asimismo, xPression no permite que la puntuación supere el margen del párrafo. Debido a estas limitaciones, puede ver diferencias en los saltos de línea entre el documento en xPresso for Word y la salida publicada.

Fuentes PostScript En las salidas PostScript y PDF, el motor de publicación xPublish admite todas las fuentes TrueType y OpenType (a excepción de las de mapa de bits), así como las fuentes de tipo 1. Las fuentes se incrustan automáticamente en la salida de PostScript. xPression incrusta la fuente completa. Es importante tener en cuenta la siguiente información sobre la compatibilidad de fuentes PostScript de xPression: • Para incrustar fuentes Open Type y True Type, asegúrese de que su impresora pueda producir PostScript de nivel 2 con la extensión CID o PostScript de nivel 3. • El formato de fuente Type 1 se limita a 256 caracteres. Para obtener más información, consulte Fuentes Type 1 de Adobe, página 58. Adobe es autor y propietario del estándar PostScript y nos adherimos a ese estándar. Nuestra salida PostScript se ha probado con intérpretes de Adobe PostScript y otro software común de procesamiento compatible con PostScript, como GhostScript. Existen intérpretes de PostScript de terceros que no implementan el lenguaje PostScript de manera estándar. Estos intérpretes no pueden procesar correctamente nuestro (o cualquier) PostScript todas las veces. Si bien es nuestro deseo que nuestro PostScript funcione en todos los productos PostScript y emulados de PostScript, no es posible adaptar cada dispositivo del mercado que se desvíe del estándar de Adobe. Puede que encuentre algunas dificultades al imprimir TrueType en productos emulados de PostScript, lo que generará errores que evitarán la impresión. Esto puede dar como resultado la necesidad de conversión de las fuentes TrueType a fuentes Type 1.

Fuentes Type 1 de Adobe Las fuentes Type 1 de Adobe se convierten a formato PostScript mediante el juego de caracteres ANSI de Windows, página de códigos 1252.

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Fuentes AFP Las fuentes AFP se agregan al xPression Server a través de la utilidad de fuentes disponible en xAdmin. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. El motor de xPression publish siempre incrusta las fuentes AFP en el archivo de salida AFP. No es necesario transferir las fuentes a la impresora. xPression ofrece la posibilidad de convertir caracteres TrueType a fuentes de mapa de bits y de contorno AFP durante la publicación (mediante una configuración de definición de salida). Durante el proceso de conversión de fuentes de contorno, el emisor AFP crea páginas de códigos personalizados para admitir los caracteres Unicode necesarios en una fuente de contorno AFP reducida. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. Durante la conversión a fuentes de contorno, para admitir la negrita o cursiva, debe comenzar con una fuente TrueType negrita o cursiva. Por ejemplo, para obtener una fuente de contorno negrita, puede usar arialbd.ttf (Arial Bold), o para obtener una fuente de contorno cursiva, puede usar ariali.ttf (Arial Italic). Las fuentes de mapa de bits no tienen esta limitación, pueden simular estilos en negrita y cursiva a partir de fuentes normales.

Consideraciones sobre multimedia para salidas PostScript El motor de publicación xPublish especifica el tamaño de página de acuerdo con el dispositivo de salida (según la configuración en xPresso for Word) y confía en que el dispositivo de salida seleccione los medios que mejor se ajusten. XPression gestiona automáticamente la orientación de la página. Si una página de 8,5 x 14 pulgadas (tamaño legal) se envía a un dispositivo que contiene papel de formato carta (8,5 x 11) y contable (11 x 17) en la bandeja, se seleccionará automáticamente el papel de formato contable y se colocará la página en la de mayor tamaño. Este es el comportamiento predeterminado de los dispositivos de salidas PostScript.

Saltos de sección Cuando copia una selección que contiene un salto de sección continuo y lo pega en el documento, es posible que un salto de sección de página siguiente reemplace al salto de sección continuo. Para obtener más información sobre este comportamiento de Word, consulte http://support.microsoft.com/kb/291184.

Consideraciones sobre la división de palabras Microsoft Word y xPression utilizan diferentes soluciones de división de palabras en los documentos. El diccionario utilizado por Word proporciona una división de palabras más robusta que el diccionario FOP empleado por xPression. Debido a esta diferencia, las palabras que aparecen divididas en Word se pueden dividir de forma diferente, o no dividirse en absoluto, en la salida de xPression.

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Los diccionarios de división de palabras constan normalmente de un algoritmo de división de palabras, que contiene los patrones que tienen dependencias lingüísticas, y un diccionario de excepciones, que es una lista de palabras en la que se indica dónde se pueden dividir las palabras. xPression se instala con varias versiones de idioma diferentes del diccionario de división de palabras. Para el nombre de cada versión se utiliza el código de idioma; por ejemplo, fr.xml es el diccionario del idioma francés. En la tabla siguiente se indican los diccionarios de división de palabras proporcionados con xPression. Idioma

Archivo de división de palabras

Danés

da.xml

Holandés

nl.xml

Inglés (Reino Unido)

en_GB.xml

Inglés (EE. UU.)

en.xml y en_US.xml

Finés

fi.xml

Francés

fr.xml

Alemán (tradicional)

de.xml

Alemán (nuevo)

de_DR.xml

Griego

el.xml

Húngaro

hu.xml

Italiano

it.xml

Noruego

no.xml

Polaco

pl.xml

Ruso

ru.xml

Eslovaco

sk.xml

Español

es.xml

Modificación de los diccionarios de división de palabras Si la división de palabras que aparece en la salida de xPression no es la que desea para su entorno, puede modificar los diccionarios de excepciones (o tablas). Los diccionarios de división de palabras utilizados en el xPression Server se encuentran en el directorio [xPressionHome]\publish\hyphen. En el cliente de xPresso for Word, los diccionarios se encuentran en: • Windows XP: [Unidad:]\Documents and Settings\All Users\Application Data\xPresso\ [n.º de versión]\xPresso for Word\Office20[##]\Hyphen • Windows 7 y Windows 2008: [Unidad:]\ProgramData\xPresso\[n.º de versión]\xPresso for Word\Office20[##]\Hyphen

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Los diccionarios del servidor se utilizan durante la publicación y los del cliente, para la función de vista previa en PDF. Si desea ver los mismos resultados en el cliente y en el servidor, debe asegurarse de que el diccionario se actualiza en ambos lugares. Un archivo de división de palabras tiene un aspecto similar al siguiente: aA bB . . . zZ as-so-ciate as-so-ciates dec-li-na-tion oblig-a-tory . . .

Hay tres modificaciones que puede hacer en un archivo de división de palabras: • El carácter de división de palabras, ubicado en la etiqueta . En este ejemplo, el carácter de división de palabras es el guión (-). • Los caracteres mínimos delante y detrás de un carácter de división de palabras, que se indican en la etiqueta . En este ejemplo, los caracteres mínimos delante del carácter de división de palabras son 3 y detrás del carácter de división son 2. • Las excepciones a la regla, que se indican en la etiqueta . Estas son las palabras que no deben seguir la configuración de caracteres mínimos delante y detrás del carácter de división. Aquí también es donde define las palabras que no desea que se dividan de ningún modo (solo tiene que agregarlas sin ninguna división). Cuando agregue una excepción al archivo, coloque el carácter de división de palabras en cada lugar de la palabra donde se permita la división. La palabra "associate" del ejemplo anterior se puede dividir de las formas siguientes: associate

o associate

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Para modificar un diccionario de división de palabras: 1.

Ubique el diccionario que desea modificar, en el servidor o en el cliente. Consulte la tabla de la sección anterior para ver los nombres de los diccionarios de división de palabras de cada idioma.

2.

Abra el diccionario en un editor XML.

3.

Busque la etiqueta que desea modificar en el archivo.

4.

Realice las modificaciones: • . Escriba un nuevo carácter de división de palabras entre comillas dobles. • . Escriba nuevos valores para la configuración de caracteres mínimos delante y detrás del carácter de división entre comillas dobles. • . Agregue una nueva línea debajo de la etiqueta y escriba la nueva excepción de división de palabras. Asegúrese de que utiliza el carácter de división de palabras correcto para indicar todos los puntos de división aceptables de la palabra.

5.

Guarde el archivo después de realizar todas las modificaciones necesarias.

Especificaciones de diccionarios de idioma diferentes De forma predeterminada, xPression utiliza la configuración de las opciones regionales del cliente o servidor para determinar el diccionario de división de palabras de un idioma que se debe usar durante la vista previa o la publicación. Si la configuración de opciones regionales está establecida en Francés, se utilizará el diccionario fr.xml. Puede invalidar el comportamiento predeterminado proporcionando una configuración de idioma en un documento. Si tiene un único documento que va a publicar en varios idiomas, o si desea publicarlo en un idioma distinto del seleccionado para las opciones regionales del sistema, puede definir una configuración de idioma en el documento que controle el diccionario de división de palabras que se va a utilizar. La selección de idioma se pasa a una propiedad reservada de documento del sistema denominada LOCALE. Cuando xPression encuentre la propiedad de documento, sabrá que contiene el código de idioma y seleccionará el diccionario de división de palabras en función de su valor. xPression admite los siguientes códigos de idioma: • de (danés) • nl (holandés) • en_GB (inglés - Reino Unido) • en, en_US (inglés - EE. UU.) • fi (finés) • fr (francés) • de (alemán tradicional) • de_DR (alemán nuevo) • el (griego) • hu (húngaro)

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• it (italiano) • no (noruego) • po (polaco) • ru (ruso) • sk (eslovaco) • es (español) Note: Actualmente solo se admiten los códigos de idioma; los códigos de país no se admiten. Puede pasar el código de idioma a través de un campo en los datos o puede crear una variable codificada de forma rígida con un solo valor. Si su documento se puede publicar en varios idiomas, debe usar un campo en los datos para pasar el código para que se pueda cambiar en función del registro de datos. Por ejemplo, los datos de cliente podrían contener un campo denominado , y ese campo podría tener los siguientes valores: de, en, fr o es. Si el documento solo se va a publicar en un idioma, puede codificar de forma rígida el idioma en una variable.

Uso de un campo de datos Para crear la propiedad de documento LOCALE mediante un campo de datos: 1.

Asegúrese de que los datos contienen un campo cuyo valor sea el código de idioma necesario para el registro de datos. En nuestro ejemplo, ese campo se llamó .

2.

Abra el documento de xPresso for Word para el que debe establecer la configuración de idioma.

3.

Abra el explorador de variables y busque el área dentro del esquema a la que quiera agregar la variable LOCALE.

4.

Haga clic en el menú del elemento de datos principal y, después, en xPath, en Crear variable.

5.

Busque el campo que contiene el código de idioma ( en nuestro ejemplo) y haga doble clic en él. Haga clic en Aceptar.

6.

Haga clic en el menú de la variable xPath recién agregada y seleccione Cambiar nombre. Escriba el nombre LOCALE. La propiedad de documento de idioma deben denominarse LOCALE para que xPression pueda reconocerla como la propiedad que contiene el código de idioma.

7.

Haga clic en el menú de la nueva variable LOCALE y seleccione Configuración de propiedad de documento. Para obtener más información acerca de cómo crear propiedades de documento, consulte Propiedades de documento, página 111.

8.

Haga clic en el campo Asignación de variables de salida y en el botón de exploración que aparece. Seleccione la variable de salida a la que quiera asignar la variable LOCALE. Haga clic en Aceptar.

Uso de un valor codificado de forma rígida Para crear la propiedad de documento LOCALE mediante un valor codificado de forma rígida: 1.

Abra el documento de xPresso for Word para el que debe establecer la configuración de idioma.

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2.

Abra el explorador de variables y busque el área dentro del esquema a la que quiera agregar la variable LOCALE.

3.

Haga clic en el menú del elemento de datos principal y, después, en Función xPresso, en Crear variable.

4.

Seleccione Cadena como tipo de valor.

5.

Escriba el código de idioma entre comillas en el cuadro de edición situado en la parte superior del cuadro de diálogo. Por ejemplo, “de”. Haga clic en Aceptar.

6.

Haga clic en el menú de la variable de función xPresso recién agregada y seleccione Cambiar nombre. Escriba el nombre LOCALE. La propiedad de documento de idioma deben denominarse LOCALE para que xPression pueda reconocerla como la propiedad que contiene el código de idioma.

7.

Haga clic en el menú de la nueva variable LOCALE y seleccione Configuración de propiedad de documento. Para obtener más información acerca de cómo crear propiedades de documento, consulte Propiedades de documento, página 111.

8.

Haga clic en el campo Asignación de variables de salida y en el botón de exploración que aparece. Seleccione la variable de salida a la que quiera asignar la variable LOCALE. Haga clic en Aceptar.

Contenido del documento Un documento de xPresso for Word puede contar con diversas versiones de salida final; puede crear varias versiones diferentes de un elemento extraído de un documento. Esto le permite personalizar en gran medida su salida para el destinatario final. Hay dos tipos básicos de contenido que constituyen un documento: dinámico y estático; ambos pueden representar un papel importante en el aspecto final del documento.

¿Qué es el contenido dinámico? El contenido dinámico puede cambiar para cada versión de un documento y se controla mediante criterios y datos de variable. El contenido dinámico de xPresso for Word se incluye en grupos de contenido y cada variante aparece en su propia instancia de contenido. Puede designar como contenido dinámico párrafos, una frase o incluso una imagen. Generalmente solo una instancia de contenido en un grupo de contenido aparece en la salida final. Por ejemplo, podría tener dos párrafos de apertura diferentes para un documento, cada uno dirigido a un público de destino diferente. Incluiría cada párrafo como su propia instancia de contenido dentro del mismo grupo de contenido y, a continuación, utilizaría criterios para determinar cuándo aparece cada párrafo en la salida. Los criterios le permiten controlar cuándo aparece el contenido dinámico en la salida. A continuación, los datos determinan el contenido mediante la satisfacción de los criterios definidos. Puede definir criterios para controlar qué grupos de contenido están activos en el documento y qué instancias de contenido de esos grupos de contenido aparecen en la salida final. El contenido dinámico también se puede mostrar en una tabla dinámica. Para obtener más información, consulte Uso de tablas dinámicas, página 176.

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Ejemplo de contenido dinámico En este ejemplo, contamos con una sección de un documento donde el contenido está controlado por el valor del campo de datos denominado New_Customer. New_Customer puede disponer de dos posibles valores: true o false. Esta sección del documento muestra un mensaje dirigido que se basa en si el cliente es nuevo o ya existente. En el grupo de contenido, que llamaremos “Welcome Message”, necesitaremos contar con dos instancias de contenido diferentes, una para cada valor posible de New_Customer: la instancia ExistingCustomer y la instancia NewCustomer. Cada instancia de contenido muestra un mensaje diferente. Instancia de ExistingCustomer: Thank you for renewing your policy with Concordant Financial. We’re pleased you have chosen us to ensure you long term financial security by providing the coverage that you need.

Instancia de NewCustomer: Welcome to the Concordant Family. We’re pleased you have chosen us for your insurance needs. By ensuring that you have the coverage you need, you’re helping to ensure your long-term financial security.

El mensaje que aparece en la salida final del documento dependerá del valor del campo New_Customer. Si el valor es True, a continuación, aparecerá la instancia de NewCustomer; si el valor es False, se mostrará la instancia de ExistingCustomer.

¿Qué es el contenido estático? El contenido estático aparece en cada repetición del documento y, dado que su inclusión no está controlada por criterios, no es necesario incluirlo en un grupo de contenido. Por ejemplo, el nombre y la dirección de su compañía sería el contenido estático de su documento. Agregue contenido estático a su documento como agregaría cualquier contenido a un documento de Word. El texto estático puede contener variables; aunque la inclusión del texto en sí es estática (siempre se incluye en la salida), puede utilizar variables para hacer que determinadas partes del contenido sean dinámicas. Por ejemplo, un encabezado de documento podría incluir información sobre una póliza y el agente. Esta sección aparece en cada repetición del documento, exactamente de la misma forma y en el mismo lugar. Este contenido es estático, no tiene que estar asociado a ningún criterio ni elemento de datos y, por tanto, no se incluye en un grupo de contenido. Este contenido contiene variables, de modo que, aunque el contenido siempre aparece (y por tanto es estático), su texto puede ser diferente en cada repetición.

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Capítulo 4 Trabajar con datos

Los datos de variables condicionan la salida y personalización de los documentos de xPresso for Word. Cuando un esquema se carga en una plantilla, puede crear variables y definir criterios directamente desde los elementos de datos de dicho esquema. De este modo, podrá comprobar la plantilla usando datos para rellenar las variables y cumplir los criterios que sean necesarios, lo que le permitirá consultar los datos reales mientras trabaja en su plantilla. Con los datos asociados a una plantilla se pueden realizar diversas tareas: • Se pueden rellenar variables, normalmente con información del cliente o de la cuenta. • Se pueden cumplir criterios para controlar el contenido que aparece en la salida del documento. • Se puede pasar contenido al documento que conste de una línea o dos de texto o, incluso, párrafos completos. La persona que publique el documento en el servidor debe saber qué archivos de datos acompañan al documento. Si no puede nombrar el archivo de paquete de documentos y los archivos de datos de forma parecida, debería contar con algún otro sistema para asegurarse de que se utilizan los archivos de datos correctos en sus documentos. En este capítulo se tratan los siguientes temas: • Preparación de archivos de datos, página 67 • Trabajar con el esquema, página 72

Preparación de archivos de datos Ni xPresso for Word ni el xPression Server proporcionan capacidad para manipular los archivos de datos; por consiguiente, es importante que los archivos de datos (los archivos XML y de esquema) estén configurados correctamente antes de empezar a crear el documento. Usted, o el administrador de bases de datos, debería asegurarse de seguir las instrucciones incluidas en esta sección cuando prepare sus archivos a fin de evitar problemas en el momento de producción. Tenga en cuenta lo siguiente al crear archivos de datos XML para usarlos con xPresso for Word: • Deben usar la codificación UTF-8; no se admiten Unicode ni ANSI. • No pueden contener espacios de nombres XML. • Si se van a utilizar en publicación, sus nombres no pueden contener los siguientes caracteres:

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Trabajar con datos

&^=#@$%’*,/? \"+|{};: • Los elementos principal y secundario de un esquema no pueden tener el mismo nombre. Diseñe el esquema de forma que incluya un elemento de repetición para usarlo como elemento raíz y, asimismo, un modelo de contenido que permita varios registros. El diseñador del documento que utiliza el esquema en xPresso for Word solo necesitará conocer la raíz del esquema de repetición, ya que se le pedirá que la seleccione al cargar el esquema. El elemento raíz debería ser la etiqueta de nivel superior que represente el registro de repetición en los datos. Le recomendamos que la etiqueta de repetición aparezca en el segundo nivel en la jerarquía del esquema. En el ejemplo siguiente, el elemento raíz sería “Person”:

Los datos de variables se pueden incluir en un solo archivo XML con varios registros, varios archivos XML con varios registros o varios archivos XML cada uno con un único registro. A continuación incluimos algunos ejemplos de archivos XML con varios registros y un único registro. Archivo con un único registro: John Smith Hartford CT

Archivo con varios registros: John Smith Hartford CT

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Trabajar con datos

Chris Richards Northhampton MS Mary Race San Diego CA

Tipos de esquema compatibles Se pueden utilizar los siguientes tipos de esquema en un esquema de xPresso al describir la estructura de base de datos: • schema • element • complexType • simpleType • attributeGroup • sequence • attribute • import • include No se admite el espacio de nombres. Los tipos no mostrados aquí se omiten y pueden provocar errores si se utilizan. Note: En un esquema, xPression interpreta xs:long como un entero. Con números grandes (más de 32 bits o 2147483647), se recomienda utilizar xs:string o cambiar el tipo de variable en xPresso for Word de número entero a cadena, ya que de lo contrario podría producirse una inversión o truncamiento del valor numérico.

Uso de instrucciones de inclusión en el esquema En la actualidad, xPresso for Word no permite cargar varios archivos de esquema en un documento; sin embargo, puede utilizar instrucciones de inclusión en su esquema para usar más de un esquema con un documento. No hay ningún límite al número de instrucciones de inclusión que puede tener en su esquema o en el nivel de anidación de las instrucciones. Las instrucciones de inclusión deben tener este formato:

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Trabajar con datos

Por ejemplo:

Si xPresso for Word no puede localizar uno de los archivos incluidos, genera este mensaje: Failed to find include file: .

Tendrá que corregir la instrucción de inclusión o buscar el archivo que no se encuentra antes de seguir trabajando con el esquema. Note: No se admite el uso de instrucciones de importación en el esquema.

Adición de saltos de línea a campos XML Es posible que resulte útil o necesario incluir saltos de línea en campos XML de texto (cadena). xPresso for Word y el xPression Server pueden procesar campos que contengan retornos de carro. Por ejemplo: 9573 Main Street CA 92009, USA

Algunos editores XML, como el bloc de notas XML, puede que no muestren ni guarden este formato correctamente. Puede que tenga que abrir el archivo en un editor de texto para agregar los saltos de línea. Cuando los datos de clientes contienen retornos (con la tecla Intro) para crear nuevos párrafos, xPression trata esos retornos como párrafos nuevos durante la publicación. Sin embargo, cuando comprueba sus datos en la herramienta de diseño, esos retornos, en su lugar, se tratan como nuevas líneas. Esto puede hacer que exista una diferencia en el aspecto del documento en la herramienta de diseño mientras se realiza la comprobación y al obtener una vista previa en la herramienta de diseño, o cuando se publica en el servidor.

Etiquetas XML personalizadas Actualmente, xPresso for Word no admite etiquetas XML personalizadas en un documento. Si intenta publicar un documento que contenga etiquetas XML personalizadas, todo el contenido de dicho documento se perderá en la salida. Si necesita publicar un documento que contenga etiquetas XML personalizadas, puede salvar esta limitación eliminando el esquema adjunto del documento. Note: Es posible que los documentos que se hayan editado con la aplicación xPression xEditor contengan etiquetas XML personalizadas.

Para eliminar un esquema adjunto: 1.

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Abra el documento que contiene las etiquetas personalizadas en xPresso for Word.

Trabajar con datos

2.

Haga clic en la ficha Programador en la cinta de aplicaciones de Word. Si la ficha no está visible, haga clic en el botón Office, haga clic en Opciones de Word, seleccione Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y haga clic en Aceptar.

3.

En el área XML de la ficha Programador, haga clic en Esquema. Aparece el cuadro de diálogo Plantillas y complementos, abierto por la ficha Esquema XML.

4.

Anule la selección de la casilla de verificación adyacente al esquema adjunto en la lista Los esquemas marcados están actualmente adjuntos.

5.

Haga clic en Aceptar.

6.

Guarde el documento. Ahora debería poder publicar el documento y generar la salida correcta.

Etiquetas HTML en datos XML xPresso for Word permite incluir etiquetas HTML en los datos XML que utilice con los documentos de xPresso. Se pueden aplicar etiquetas HTML o bien se pueden generar en texto simple. La cadena HTML se puede codificar o incluir en una etiqueta CDATA. Por ejemplo: hello

O Hello]]>

En función de la configuración, esas cadenas se pueden generar como hola o como hola. Note: El formato HTML no se resolverá cuando se comprueben los datos de ejemplo en el lienzo, sino que deberá crear una vista previa en PDF o publicar el documento en el servidor para ver el formato en la salida. Actualmente se admiten las siguientes etiquetas HTML: • Elementos de fuentes de estilo (B, I, S, STRIKE y U) • Subíndice (SUB) y superíndice (SUP) • En línea (SPAN) • Salto de línea (BR) • Párrafo (P) • Delimitador (A) • Elementos de frase (EM y STRONG) • Espacio de no separación ( ) Se omitirá toda etiqueta HTML que sea diferente a las indicadas anteriormente y se mostrará un error en el archivo de registro. Cuando se especifica un nombre de fuente en un estilo HTML, si el nombre contiene espacios, como en el caso de Arial Black, debe modificar el formato del nombre agregándole apóstrofes, como se muestra a continuación: font-family:&aposArial Black&apos

El procesamiento de etiquetas HTML se puede configurar a escala global en el archivo xPRSConfig ubicado en el cliente o en el archivo customerdata.properties ubicado en el servidor de xPression

71

Trabajar con datos

y, en el nivel de variable, en el cuadro de diálogo Editar formato de cadena (que reemplaza la configuración global de una variable específica). Para obtener más información sobre cómo configurar el procesamiento de etiquetas HTML en el nivel de variable, consulte Formato de variables de cadena, página 91.

Configuración de procesamiento de etiquetas HTML de manera global Puede configurar cómo desea procesar las etiquetas HTML globalmente para todos los documentos de xPresso for Word configurando la opción HTMLFormat en el archivo xPRSConfig del cliente o en el archivo customerdata.properties del xPression Server. Esta configuración se puede reemplazar en el nivel de variable si activa o desactiva la opción Formato HTML en el cuadro de diálogo Editar formato de cadena (consulte Formato de variables de cadena, página 91 para obtener más información). La configuración debe cambiarse en el cliente y en el servidor para poder ver los resultados en xPresso for Word y en el resultado publicado.

Para realizar la configuración globalmente: 1.

Desplácese hasta el directorio Configure\ en el Explorador de Windows en el equipo cliente de xPresso for Word.

2.

Abra el archivo xPRSConfig.xml en un editor de texto.

3.

Busque la sección del archivo.

4.

Busque la sección .

5.

Configurar HTMLFormating en "true" si desea que todos los valores de variable del documento se muestren utilizando el formato HTML contenido en los datos XML. Establezca el valor en "false" si desea que todas las etiquetas HTML incluidas en los valores de variable se muestren como texto sin formato.

6.

Guarde el archivo y ciérrelo.

7.

Busque la sección customerdata.properties en el servidor de xPression ([xPressionHome]\).

8.

Repita los pasos del 2 al 6 para cambiar la configuración en el archivo del servidor.

Trabajar con el esquema Los datos condicionan en última instancia el aspecto final de un documento. Es vital que estos datos se preparen correctamente antes de crear el documento a fin de evitar posibles problemas al desplazar su documento a producción. Debe tener un archivo de esquema XSD y uno o varios archivos XML que contengan la información específica del documento que esté creando. Estos archivos deberían ser accesibles desde el equipo cliente de xPresso. Actualmente, xPresso no admite varios archivos XSD. Asegúrese de que el esquema y los archivos XML se adhieren a los estándares de xPresso antes de empezar a utilizarlos para crear su documento. Para obtener más información, consulte Preparación

72

Trabajar con datos

de archivos de datos, página 67. Los archivos de datos XML que se vayan a implementar en el servidor y se utilicen en la publicación no pueden incluir los siguientes caracteres en sus nombres: &^=#@$%‘*,/?/“+|{};: Para asociar un esquema con su documento, deberá cargar el esquema en el documento en xPresso for Word. Si se actualiza el esquema después de haberlo cargado, también necesitará actualizar el esquema en el documento.

Carga de su esquema El esquema de datos del documento se muestra en el explorador de variables. Cuando se crea una plantilla, existe la posibilidad de cargar un esquema durante el proceso de creación o más tarde, después de haberla creado. Para cargar el esquema mientras se crea la plantilla, active la casilla de verificación Especificar que el archivo de esquema XSD cree un modelo de datos de variable al inicio en el área Nueva plantilla de la página de inicio de xPresso for Word. Note: Si se modifica un esquema después de utilizarlo para crear el documento y se carga la nueva versión en el documento existente, puede que tenga que actualizar algunas referencias de variable. Para obtener más información, consulte Actualización del esquema, página 74.

Para cargar el esquema de datos en una plantilla existente: 1.

Abra la página backstage de xPresso del documento (Archivo > xPresso).

2.

Haga clic en Datos en el área Administración de datos y seleccione Seleccionar esquema (si el archivo está almacenado localmente) o Seleccionar esquema del servidor (si está almacenado en el servidor).

3.

Haga clic en el botón de exploración para buscar y seleccionar el archivo de esquema de datos. Si va a cargar un esquema de un directorio local, seleccione el archivo y haga clic en Abrir. Si va a cargar un esquema del servidor, puede buscar el repositorio de Documentum xPression (si se admite) o seleccionar un repositorio diferente en la lista Servidor actual y hacer clic en Conectar. Si se requiere información de inicio de sesión, aparece un cuadro de diálogo de inicio de sesión. Inicie sesión, busque el archivo y haga clic en Cargar. Todos los repositorios definidos a través de una conexión ECM en xAdmin están disponibles en la lista Servidor actual. Si el esquema contiene más de un elemento raíz, xPresso le pregunta qué elemento desea usar como raíz. La raíz del registro de repetición debería ser el elemento de nivel superior que represente el registro de repetición de los datos.

4.

Seleccione el elemento de repetición y haga clic en Aceptar. El esquema de datos aparece en el explorador de variables, en una estructura jerárquica. Para obtener más información sobre elementos raíz, consulte Preparación de archivos de datos, página 67.

Ahora que ya tiene cargado el esquema, está listo para utilizar los datos mientras crea su documento. Puede acceder a los campos de esquema para usarlos en la definición de criterios y puede utilizar los campos como variables en el documento. Para empezar a crear sus grupos e instancias de contenido, consulte Creación de un grupo de contenido, página 148. Para utilizar sus datos a fin de crear las variables en el documento, consulte Capítulo 5, Cómo trabajar con variables.

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Trabajar con datos

Actualización del esquema Puede que sea necesario cargar un esquema actualizado en una plantilla para el que ya se hayan definido variables y otro contenido dinámico. Cuando carga un nuevo esquema en el documento, se quita el anterior. Las variables que se crearon a partir de elementos de esquema que han cambiado o que no aparecen en el nuevo esquema deberán volver a asignarse. Si no existe variable en el nuevo esquema para usar para asignación, puede crear una variable personalizada en el nuevo esquema y usarla para asignación. Para documentos actualizados, no se puede actualizar el esquema para actualizar las variables en la carpeta Variables de cliente antiguas. Para actualizar dichas variables, importe las definiciones de variables. Note: Cuando actualiza el esquema, se anula el búfer de DESHACER. Una vez actualizado el esquema de variables, no puede deshacer ninguna acción antes de actualizar el esquema.

Para cargar un nuevo esquema y crear asignaciones de variables 1.

Cargue el nuevo esquema. Si el nuevo esquema no contiene cambios a variables que se utilizan en el documento, finaliza el esquema de actualización, y puede omitir los siguientes pasos. Si el nuevo esquema contiene cambios a variables que se utilizan (por ejemplo, cuando modifica el nombre de una variable o el tipo de datos de una variable), aparece el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable.

2.

(Opcional) Puede hacer clic en Borrar todo para borrar todas las asignaciones existentes o puede seleccionar una variable asignada y hacer clic en Borrar asignación para borrar la asignación para la variable.

3.

Asigne manualmente una variable que esté en uso a una variable en el nuevo esquema de una de las siguientes maneras: • Cree una asignación de variable entre una variable en uso y un elemento de esquema nuevo. • Cree una variable personalizada como variable asignada.

4.

(Opcional) Una vez que haya terminado de crear las asignaciones de variable, haga clic en Guardar asignación para guardar las asignaciones en un archivo XML. Puede cargar asignaciones de variable guardadas cuando actualiza el esquema de variables en otros documentos. Para ello, haga clic en Cargar asignación en el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable.

Creación de una asignación de variable 1.

En el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable, seleccione una variable que necesite asignación y haga clic en Crear asignación. Una vez que haga clic en Crear asignación, no podrá cambiar la variable seleccionada en el esquema de variables actual. Haga clic en Cancelar asignación para seleccionar otra variable.

2.

Seleccione una variable del nuevo esquema. Únicamente las variables que se pueden asignar están habilitadas para selección. Se recomienda seleccionar una variable del mismo tipo de datos que la variable actualmente en uso. Si selecciona una variable de un tipo diferente y crea la asignación, podrían generarse errores durante la publicación del documento.

3.

Haga clic en Finalizar asignación para completar la asignación. Una vez completa la asignación, si desea anularla, puede seleccionar la variable asignada y hacer clic en Borrar asignación.

74

Trabajar con datos

Creación de una asignación de variable personalizada Si no se puede asignar ningún elemento de datos del nuevo esquema a una variable actualmente en uso, puede crear una variable personalizada como variable asignada. Por ejemplo, se usa una variable denominada FullName en el documento para representar el nombre y apellido de un cliente, y usted actualiza el esquema para usar dos variables denominadas FirstName and LastName para representar el nombre y apellido. En este caso, puede crear una variable personalizada al concatenar FirstName and LastName, y asignarla a FullName para evitar alterar la lógica del documento. 1.

En el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable, seleccione una variable que necesite asignación.

2.

Haga clic en Variable personalizada y seleccione el tipo de variable que desee crear.

3.

Seleccione un elemento principal para la nueva variable personalizada y haga clic en Continuar.

4.

Defina la variable personalizada y haga clic en Aceptar para completar la asignación. Una vez completa la asignación, si desea anularla, puede seleccionar la variable asignada y hacer clic en Borrar asignación.

Ejemplo En este ejemplo, necesita usar un nuevo esquema para el documento. El nuevo esquema contiene las siguientes modificaciones: • Se modificó el nombre de una variable a la que se hace referencia en el documento. • Se quitó una variable a la que se hace referencia en el documento. • Se modificó la xPath de una variable a la que se hace referencia en el documento. • Se modificó el tipo de una variable a la que se hace referencia en el documento. En la página backstage de xPresso, haga clic en Datos y seleccione Seleccionar esquema si el archivo de esquema nuevo está almacenado localmente, o Seleccionar esquema desde el servidor si el archivo está almacenado en el servidor. Aparece el cuadro de diálogo Actualizar el esquema de variable ya que se modificaron las variables en el nuevo esquema. Puesto que el filtro Asignación de variables requerida está seleccionado automáticamente, únicamente se muestran las primeras tres variables modificadas.

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Trabajar con datos

Para ver la variable MYDECIMAL cuyo tipo se modificó, seleccione el filtro Mostrar todo o el filtro Tipo de valor del campo cambiado.

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Trabajar con datos

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Trabajar con datos

El nombre de la variable NAMELAST se modificó a SURNAME. Para asignar la variable, seleccione NAMELAST en la vista Esquema de variables actual y haga clic en Crear asignación.

Seleccione SURNAME en la vista Nuevo esquema de variables y haga clic en Finalizar asignación.

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Trabajar con datos

Una vez completada la asignación, la variable NAMELAST desaparece de la vista Asignación de variables requerida.

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Trabajar con datos

Se quita la variable NAMEMIDDLE del nuevo esquema. Debe crear una variable personalizada como variable asignada Seleccione NAMEMIDDLE, haga clic en la flecha situada junto a Variable personalizada y seleccione un tipo de variable personalizada.

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Trabajar con datos

En este ejemplo, creamos una variable de JavaScript. Seleccione una variable principal para la variable personalizada y haga clic en Continuar. Cree una variable de JavaScript en el cuadro de diálogo Crear variable de JavaScript y haga clic en Aceptar para completar la asignación.

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Trabajar con datos

Puede asignar la variable CITY, cuya xPath se ha modificado, de la misma manera que asigna la variable NAMELAST.

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Trabajar con datos

El explorador de variables El explorador de variables se encuentra en el panel de exploradores de xPresso for Word. Haga clic en el botón Explorador de variables que hay al final del panel para abrir dicho explorador. El explorador de variables recoge el esquema de datos completo asociado con la plantilla actual. Se pueden crear variables directamente a partir de los elementos que aparecen en el explorador. Para obtener más información, consulte Agregar variables a la plantilla, página 86. También puede crear variables personalizadas directamente desde el explorador. Para obtener más información, consulte Crear variables personalizadas, página 93. Todos los elementos de datos que aparecen en el explorador tienen su propio menú desplegable, donde se enumeran las funciones que se pueden realizar para dicho elemento. Las funciones que haya disponibles varían en función del tipo de elemento.

Filtrar vistas de esquema Los elementos que aparecen en el explorador de variables se pueden filtrar de manera que solo vea un subconjunto de los elementos que el esquema contiene. Esto resulta especialmente útil a la hora de ver un esquema muy grande compuesto de una gran cantidad de elementos. Están disponibles las opciones siguientes: • Mostrar todo. Se muestran todos los elementos que el esquema contiene. • Mostrar en uso. Se muestran solo los elementos que se están usando actualmente en la plantilla. • Mostrar variables personalizadas. Se muestran solo las variables personalizadas que se han agregado al esquema para esta plantilla. • Propiedad de documento. Se muestran solo aquellos elementos que se han definido como propiedades de documento. • Elementos no válidos. Se muestran solo aquellos elementos que no son válidos por algún motivo. Los elementos no válidos aparecen con mayor frecuencia después de actualizar un esquema. • Variable de entorno del sistema. Se muestran las variables de entorno del sistema que se han importado desde el servidor. • Crear nuevo. Permite crear un filtro seleccionando los elementos concretos que quiera que aparezcan. Una vez creado, el filtro personalizado aparecerá reflejado en la lista de filtros. • También puede escribir en el campo de filtro y se muestran los elementos cuyos nombres contienen el texto que escribe.

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Trabajar con datos

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Capítulo 5 Cómo trabajar con variables

Agregar variables y matrices de variables a su documento le permite controlar el contenido, las tablas y las imágenes que se incluyen en la salida creada. Este tipo de flexibilidad permite personalizar cada documento para el destinatario previsto, incluso elementos tales como su nombre y dirección, o bien contenido específico de su ocupación o ubicación. Puede optimizar su mensaje para que incluya solo información pertinente al destinatario concreto que recibe el documento. En este capítulo se tratan los siguientes temas: • Un poco de información sobre variables, página 85 • Agregar variables a la plantilla, página 86 • Variables de texto, página 87 • Crear variables personalizadas, página 93 • Utilización de JavaScript, página 99 • Variables de entorno del sistema, página 102 • Trabajo con Buscar y reemplazar, página 103 • Matrices, página 107 • Conjuntos de definiciones de variable, página 108 • Propiedades de documento, página 111

Un poco de información sobre variables El explorador de variables muestra todos los elementos del esquema incluidos en el archivo de esquema relacionado con la plantilla de documento. A partir de los elementos del esquema, puede crear directamente variables y colocarlas al mismo tiempo en la plantilla. También puede crear definiciones de variables personalizadas al usar una combinación de elementos del esquema y funciones de xPath, JavaScript o xPresso en una expresión de variable. Los elementos de datos secundarios pueden crear variables que insertan texto específico o imágenes externas en la salida final. Los elementos de datos principales (matrices) pueden controlar los bucles de contenido e insertar tablas en la salida final que contiene la información específica del destinatario. xPresso for Word coloca las variables en un documento mediante un control de contenido de Word. Este control solo puede verse cuando selecciona la variable. Para obtener más información, consulte Trabajar con el contenido del lienzo, página 46.

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Cómo trabajar con variables

xPresso for Word permite agregar tres tipos de variables al documento: texto, imagen y tabla. Las variables de texto se abordan en este capítulo, mientras que las de imagen y tabla se detallarán en capítulos posteriores.

Nombres de variable El nombre para mostrar que se usa de forma predeterminada para los elementos de esquema de datos recogidos en el explorador de variables es el mismo que el nombre del elemento en el esquema. xPresso for Word trata el nombre para mostrar como un alias y usa la expresión xPath (y no el nombre) para identificar al elemento. En algunos casos, puede que haya elementos de datos que tengan el mismo nombre. Por ejemplo, puede tener varios elementos First_Name que aparecen en distintos elementos principales, como Subscriber_Info, Dependent_Info y Agent_Info. Como el nombre no se usa de manera interna con fines de identificación, se puede tener más de una variable con el mismo nombre, si bien esto probablemente no sea muy práctico. Si desea cambiar el nombre para mostrar, haga clic en el menú desplegable del elemento en el explorador, seleccione Cambiar nombre y escriba el nombre nuevo. En nuestro ejemplo anterior, podemos cambiar nuestras variables First_Name a Subsriber_First_Name, Dependent_First_Name y Agent_First_Name. De este modo, será más fácil para nosotros identificar la variable cuando se haya agregado a la plantilla, ya que mostrar toda la expresión xPath quizá no sea lo más cómodo.

Agregar variables a la plantilla Existen distintas formas de agregar variables a la plantilla del documento: • Ctrl+clic. Coloque el cursor en el lienzo, presione Ctrl y, tras ello, haga clic en el elemento de datos del explorador de variables que quiera agregar. Si la variable es un elemento de datos secundario, aparecerá en la plantilla como una variable de texto en la posición del cursor. Si la variable es un elemento de datos principal, se abrirá el cuadro de diálogo Definir variable de tabla. Para obtener más información, consulte Variables de tabla, página 177. Con este método no se pueden insertar variables de imagen. • Arrastrar y colocar. Seleccione el elemento de datos en el explorador de variables, arrástrelo al lienzo y colóquelo donde desee en la plantilla. Si la variable es un elemento de datos secundario, aparecerá en la plantilla como una variable de texto en la posición del cursor. Si la variable es un elemento de datos principal, se abrirá el cuadro de diálogo Definir variable de tabla. Para obtener más información, consulte Variables de tabla, página 177.

86

Cómo trabajar con variables

Con este método no se pueden insertar variables de imagen. • Menú Insertar. Coloque el cursor en el lienzo, haga clic en el menú desplegable del elemento de datos y seleccione el tipo de variable que quiera insertar de la opción Insertar en selección como: — Para todos los elementos de datos secundarios, puede seleccionar Variable de texto. — En el caso de los elementos de datos secundarios de cadena, puede seleccionar Variable de texto o Variable de imagen. — Para los elementos de datos principales, puede seleccionar Variable de tabla o Bucle de contenido. Note: Si inserta una variable de texto dentro de otra palabra (sin espacios entre la variable y el otro texto), el corrector ortográfico de Word marcará la combinación de palabra/variable como una palabra incorrecta. Este es el comportamiento predeterminado de Word y no hay ninguna función en xPresso for Word que invalide ese comportamiento.

Variables de texto Las variables de texto se utilizan para introducir datos personales en el documento, como el nombre y la dirección del destinatario. Pueden ser numéricas (flotante, doble, booleana, decimal), de datos, de hora, de fecha y hora o de cadena. Los campos de fecha, hora y fecha y hora deben aparecer en sus datos en un formato determinado: • Date: aaaa-mm-dd (por ejemplo: 2003-05-19) • Time: hh:mm:ss (por ejemplo: 11:22:50) • DateTime: aaaa-mm-ddThh:mm:ss (por ejemplo: 2002-01-05T03:15:30) Las variables de texto se pueden utilizar para más que simplemente introducir datos del cliente; se pueden crear archivos XML que contengan gran cantidad de contenido que, a continuación, pueda introducir en el documento mediante variables. El documento puede ser simplemente una plantilla con variables y marcos para la ubicación de contenido, que en realidad se encuentra en un archivo XML. Note: (1) Si el tipo de datos de la variable es numérico, su valor no puede ser nulo. Si intenta aplicar los datos al documento que contiene un valor nulo para una variable de tipo numérica, xPresso for Word generará un error. (2) Si los datos contienen los valores “0” o “1” y la variable es de tipo booleano, la variable siempre se resolverá como “falso” y no generará ningún mensaje de advertencia o error.

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Cómo trabajar con variables

Presentación de variables de texto en el documento Hay varias opciones diferentes para mostrar las variables de texto mientras trabaja en un documento de xPresso for Word La opción que elija dependerá de la información sobre las variables que necesite ver mientras crea el documento o por preferencias personales. Hay tres opciones: • Nombre. Muestra el nombre de la variable de texto. • xPath. Muestra la expresión xPath completa de la variable de texto. Esta opción solo está disponible para las variables definidas con una expresión xPath. • Carácter. Muestra el carácter especificado en el cuadro de texto que aparece con esta opción. Esta opción resulta útil cuando los nombres de variable son más largos que el ancho del área donde están los datos, como en el caso de las celdas de tabla con columnas estrechas. La preferencia de visualización se puede establecer mediante la opción Visualización de variable ubicada en el área Variable de la ficha xPresso for Word en la cinta de Word.

Formato de variables de texto Puede aplicarles formato a las variables de texto para controlar su aspecto en la salida. Por ejemplo, puede que desee que una variable de fecha aparezca en la salida como 01/05/2002, puede que desee agregar un separador de miles o un símbolo de moneda a la salida de variable numérica o puede que desee que aparezca una variable de cadena en la salida, en mayúsculas, independientemente de cómo se introduzca la cadena. Note: Si una variable incluye un carácter chino (u otra fuente de Asia oriental), debe seleccionar la biblioteca de fuentes correcta en la lista desplegable de fuentes de Word para asegurarse de que su formato aparece correctamente. Se puede aplicar formato a las variables a través del explorador de variables, del explorador de plantillas o en el lienzo. Al definir el formato de un elemento de datos en el explorador de variables, dicho formato será el formato predeterminado, y se aplicará a todas las variables posteriores que se creen a partir de ese elemento de datos. Si se aplica formato a la variable en el explorador de plantillas o en el lienzo, se aplicará única y exclusivamente a esa instancia específica de la variable. El formato predeterminado (definido en el explorador de variables) de una variable concreta se puede reemplazar; para ello, hay que definir un formato nuevo para dicha variable en el explorador de plantillas o en el lienzo.

Definir un formato predeterminado Un formato de variable predeterminado se aplica a todas las variables creadas a partir del elemento de datos para el que tal formato se ha definido. Los formatos predeterminados se pueden reemplazar con tan solo definir un formato para una variable específica.

Para definir un formato predeterminado: 1.

88

Abra el explorador de variables.

Cómo trabajar con variables

2.

Haga clic en el menú desplegable del elemento de datos y seleccione Establecer formato predeterminado. Aparece el cuadro de diálogo Formato del tipo de elemento.

3.

Defina el formato mediante los pasos de la sección que proceda: • Formato de variables DateTime, Date o Time, página 89 • Formato de variables numéricas, página 90 • Formato de variables de cadena, página 91

Definir un formato para una variable específica Tras agregar una variable a la plantilla, puede definir un formato específico para ella. Este formato reemplazará a cualquier formato predeterminado que se haya aplicado a la variable al crearla. El formato específico de la variable se puede definir en el explorador de plantillas o en el lienzo.

Para definir un formato para una variable concreta: 1.

En el explorador de plantillas: Haga clic en el menú desplegable de la variable y seleccione Editar formato. En el lienzo: Coloque el cursor en la variable en el lienzo y haga clic en Formato en la sección Variable de la ficha xPresso en la cinta de aplicaciones de Word. Aparece el cuadro de diálogo Formato del tipo de elemento.

2.

Defina el formato mediante los pasos de la sección que proceda: • Formato de variables DateTime, Date o Time, página 89 • Formato de variables numéricas, página 90 • Formato de variables de cadena, página 91

Formato de variables DateTime, Date o Time Para aplicarle formato una variable Date, Time o DateTime: 1.

Active la casilla de verificación Configuración regional y, a continuación, seleccione una configuración regional en la lista desplegable. Las opciones que aparecen en la lista desplegable Formato varían en función de la selección que haya realizado.

2.

Seleccione el formato de la lista desplegable. Por ejemplo, si selecciona dd-MM-aaaa para una variable de fecha, 05-19-2003 aparecerá como 19-05-2003 en la salida o, si selecciona h:mm a para una variable de hora, 12:00:09 aparecerá como 12:00 PM en la salida.

3.

Haga clic en Aceptar. xPresso for Word solo muestra algunas opciones de formato para las variables de fecha y hora de forma predeterminada. En caso de que quiera usar otro formato, puede agregarlo como formato personalizado. Consulte Adición de formatos personalizados, página 90 para obtener más información.

Note: Si cambia la configuración de zona horaria del equipo, tendrá que reiniciarlo antes de ver el cambio en las variables de hora o de fecha y hora.

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Cómo trabajar con variables

Adición de formatos personalizados Si el cuadro de diálogo Editar formato de fecha, Editar formato de hora o Editar formato de fecha/hora no refleja el formato que necesita, puede definir un formato personalizado para que se muestre como una opción. Los formatos personalizados se agregan al archivo localeformat.xml y aparecerán en la lista desplegable correspondiente.

Para agregar un formato personalizado: 1.

Desplácese hasta el directorio C:\Archivos de programa\Archivos comunes\xPresso \N.° de versión\xPRS\locale, donde N.° de versión es el número de versión de la instalación (por ejemplo, 4.5). En los sistemas operativos de 64 bits, use “Archivos de programa (x86)”.

2.

Abra el archivo localeformat.xml en un editor de texto.

3.

Busque la configuración regional a la que desea agregar el nuevo formato. Por ejemplo, para agregar un formato a la configuración regional Danés, busque:

4.

Busque la sección del tipo de formato que desea agregar: , o .

5.

Agregue una nueva entrada para el formato en la sección correspondiente usando la siguiente plantilla: También puede modificar un formato existente. La opción existente en la lista desplegable se reemplazará con la nueva. Asegúrese de que los valores que contengan fechas siguen la convención de fechas de Java; por ejemplo, use aaaa para el año.

6.

Guarde el archivo localeformat.xml.

7.

Reinicie xPresso for Word.

Formato de variables numéricas Para aplicarle formato a una variable numérica: 1.

Seleccione la configuración regional que desee utilizar para especificar el formato para este número. El separador de miles y el símbolo de moneda se asocian a esta configuración.

2.

Seleccione Utilizar separador de miles en la sección Delimitadores para incluir un separador de miles en la salida de la variable. La configuración regional que seleccione determina el separador. Por ejemplo, si selecciona Inglés (Estados Unidos) para la configuración regional, 5000 se mostrará como 5,000.

3.

Introduzca el número de posiciones decimales para mostrar la variable numérica con posiciones decimales. Por ejemplo, si ha introducido 3, 5000 aparecen como 5000,000.

90

Cómo trabajar con variables

4.

Seleccione el tipo de símbolo que quiera que aparezca con el número: • Ninguno. No aparece ningún símbolo junto con el número en la salida. • Porcentaje (%). Aparece un símbolo de porcentaje junto con el número en la salida. Por ejemplo, 5000 aparece como 500000%. • Moneda. El símbolo de moneda de la configuración regional seleccionada aparece junto con el número en la salida. Seleccione la ubicación del símbolo (antes o después del número) de la lista desplegable. Por ejemplo, si selecciona Inglés (Estados Unidos) para la configuración regional y Antes de para la ubicación del símbolo, 5000 aparecen como $5000.

5.

Seleccione Precisión en la sección Redondeo para redondear el número cuando aparezca en el documento. Introduzca el número de dígitos que desea que se devuelvan; el recuento de dígitos se inicia a partir del dígito distinto de cero del extremo izquierdo del resultado exacto.

6.

Seleccione el modo de redondeo que desea utilizar: • Redondeo de Excel. Utilice el protocolo de redondeo de Microsoft Excel. • Máximo. Redondea hacia infinito positivo. • Hacia abajo. Redondea hacia el cero. • Mínimo. Redondea hacia abajo hacia negativo infinito. • A la mitad hacia abajo. Redondea al valor más cercano a menos que sea equidistante, en cuyo caso se redondea hacia abajo. • A la mitad igual. Redondea al valor más cercano a menos que sea equidistante, en cuyo caso se redondea al valor igual. • A la mitad hacia arriba. Redondea al valor más cercano a menos que sea equidistante, en cuyo caso se redondea hacia arriba. • Hacia arriba. Redondea a un valor alejado de cero.

7.

Haga clic en Aceptar.

Formato de variables de cadena Para aplicarle formato a una variable de cadena: 1.

Seleccione el formato entre los siguientes: • Ninguno: ’Nombre de agente’ aparece como ’Nombre de agente’ (sin cambios) • MAYÚSCULA: ’Nombre de agente’ aparece como ’NOMBRE DE AGENTE’ • minúscula: ’Nombre de agente’ aparece como ’Nombre de agente’ • Tipo título: ’Nombre de agente’ aparece como ’Nombre de Agente’

2.

Seleccione Usar formato HTML del campo de variable si los datos XML contienen etiquetas HTML que desee aplicar en la salida del texto de variable. Si la casilla de verificación está desactivada (sin seleccionar), toda etiqueta HTML que se encuentre al publicar se generará como texto simple (por ejemplo, hola en lugar de hola).

3.

Seleccione Quitar línea vacía para que no se muestre una línea vacía en la salida cuando un registro no contenga datos relacionados con este campo de variable.

91

Cómo trabajar con variables

4.

Haga clic en Aceptar.

Note: El formato HTML no aparecerá en la salida cuando se apliquen datos para comprobar el documento y obtener una vista previa de él. Para ver el formato en la salida, deberá crear una vista previa en PDF o publicar el documento en el servidor. Al definir un formato para una variable de cadena, es posible que xPression no aplique el formato en la salida si la variable posee formato de estilo de Word. Por ejemplo, si crea una variable de cadena con un estilo de todo en mayúsculas y, a continuación, especifica un formato Minúscula en el cuadro de diálogo Formato de cadena, xPression publica la variable con todo en mayúsculas.

Eliminación de líneas vacías en bloques de texto Puede utilizar la función Quitar línea vacía si tiene una variable que puede no contener un valor para cada registro de datos y no quiera que aparezca una línea en blanco relativa a esa variable en los documentos de los registros que no tienen ningún valor. Resulta útil para contenido como, los bloques de direcciones, en los que los registros de datos distintos pueden tener un número diferente de líneas. Al utilizar la función Quitar líneas vacías puede asegurarse de que todas las direcciones se impriman como bloques sólidos, sin líneas vacías. La opción para quitar líneas vacías se define en el nivel de variable, en el explorador de plantillas. Note: El motor de publicación es el encargado de procesar esta opción que, por tanto, sólo se aplicará al crear una vista previa de PDF del documento o bien al publicar el documento en el servidor. No verá los resultados de esta opción al aplicar los datos.

Para quitar las líneas vacías de una variable: 1.

Haga clic en el menú desplegable de la variable de texto en el explorador de plantillas y seleccione Propiedades. La tabla de propiedades de la instancia de variable aparece debajo de la variable en el explorador.

2.

Active la casilla de verificación junto al campo Quitar línea vacía para cambiar la opción False a True. Esto indica a xPression que debe quitar la línea correspondiente a esta variable en los documentos cuyos datos no contengan un valor para la variable.

Al generar la salida para el documento, si un registro no contiene datos para la variable, la línea se excluirá de la salida para que no haya ninguna línea vacía. Por ejemplo: Estos datos: Elizabeth Steele 38792 S. West Blvd. Apartment 1824 Andover CT 06123

Generan esta salida: Elizabeth Steele 38792 S. West Blvd. Apartment 1824 Andover, CT 06123

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Cómo trabajar con variables

Y estos datos: John Smith 123 Main St. Hartford CT 06040

Generan esta salida: John Smith 123 Main St. Hartford, CT 06040

Crear variables personalizadas Hay veces en las que, en lugar de usar directamente un elemento de datos, puede que necesite crear una variable “desde cero”. Existen tres tipos de variable que se pueden crear: JavaScript, función xPresso y xPath.

Para crear una variable: 1.

Abra el explorador de variables.

2.

Busque el elemento de esquema al que quiera agregar la nueva variable.

3.

Haga clic en el menú desplegable del elemento y seleccione el tipo de variable que quiera crear de la opción Crear variable: • JavaScript • Función xPresso • xPath Consulte las siguientes secciones para obtener información sobre cada tipo de variable.

4.

Especifique un nombre para la variable. El nombre no puede coincidir con otros nombres de variable en el mismo elemento principal.

Variables JavaScript Cuando cree una variable personalizada, tendrá la oportunidad de proporcionar la asignación a través de una función JavaScript. JavaScript le ofrece total flexibilidad para crear funciones y cálculos complejos. Se puede utilizar para llamar a un servicio web para que busque datos, para realizar un cálculo financiero complejo, para realizar una transformación compleja como una conversión de datos numéricos a palabras, para buscar una expresión regular o para ordenar los datos. Para obtener más información, consulte Utilización de JavaScript, página 99. También puede usar código JavaScript global en sus expresiones, que pueden hacer referencia a funciones JavaScript externas o a

93

Cómo trabajar con variables

segmentos de código JavaScript reutilizables. Para obtener más información, consulte Creación de funciones Global JavaScript, página 100. Todas las expresiones JavaScript se crean en el editor de JavaScript, que contiene herramientas y opciones que sirven para crear una expresión para la variable. Note: (1) Procure que la última instrucción de la variable personalizada sea un valor de JavaScript (por ejemplo, una constante, una variable o una función que devuelva un valor). (2) Las referencias a variables desde el XML utilizan el objeto “solucionador”. El cuadro de edición JavaScript es donde se crea la expresión. Puede incluir campos de esquema (con formato según las convenciones de nomenclatura estándar de JavaScript) y funciones en la expresión, y usar los siguientes operadores booleanos: > (mayor que), < (menor que), >= (mayor o igual que), (mayor que), < (menor que), >= (mayor o igual que), xPresso).

2.

Haga clic en Configurar JavaScript global, cerca del final de la página.

3.

Escriba un nombre para el elemento JavaScript global.

4.

Seleccione Archivo JS externo o Personalizar JS de la lista desplegable Tipo y haga clic en Agregar.

5.

Archivo JS externo: haga clic en el botón de exploración para buscar y seleccionar el archivo JavaScript externo. Haga clic en Aceptar. Personalizar JS: defina la expresión JavaScript personalizada, confírmela y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Variables JavaScript, página 93. El elemento JavaScript global aparece recogido en la lista.

Cuando un elemento JavaScript global aparece en la lista, se puede editar, eliminar o mover arriba y abajo en la lista con los botones que hay encima de la lista.

Uso de rutas de acceso relativas para Global JavaScript Se puede definir la ubicación de los archivos Global JavaScript mediante una ruta de acceso relativa para que los archivos de comandos se puedan almacenar en diferentes ubicaciones en distintos equipos host. Cuando xPresso for Word y el xPression Server están instalados, se configura automáticamente un directorio \js predeterminado. Durante la instalación de xPresso for Word, puede aceptar la ubicación predeterminada del directorio o definir una nueva. En el cliente y en el servidor, el directorio predeterminado (propiedad js_dir) se define el archivo xPRSConfig.xml, que se puede modificar si es necesario. El archivo xPRSConfig.xml se encuentra en las siguientes ubicaciones: • Cliente de xPresso for Word: El directorio Configuración. • xPression Server: El directorio xPressionHome.

100

Cómo trabajar con variables

Si almacena sus archivos JavaScript en el directorio \js predeterminado, cuando especifique la ubicación en el campo Referencia de Global JavaScript sólo tendrá que escribir el nombre del archivo. Esto indica a xPression que busque el archivo en el directorio \js. El uso de rutas de acceso relativas permite crear archivos JavaScript distintos con el mismo nombre y almacenarlos en equipos host diferentes, pero permitiendo que xPression haga referencia a ellos del mismo modo.

Utilización de Java xPresso también permite ejecutar código de Java desde JavaScript. En xPresso, Java depende del motor de JavaScript, y se puede utilizar gracias a la implantación de la compatibilidad con JavaScript. A los objetos de Java se accede a través de variables de JavaScript. Se pueden crear objetos de Java utilizando declaraciones de variable, como: var myDate = java.util.Date(); var myDateString = myDate.toString();

También se puede acceder a miembros estáticos, como: java.lang.Math.PI java.lang.Math.cos(myNumber)

Los “primitivos”, incluidos los objetos de cadena, se pasan como normales. En la lógica de xPresso y en los documentos sólo se pueden utilizar primitivos. Para ejecutar Java en XPresso, debe asegurarse de que la clase de Java se encuentra en la ruta de la clase agregando la ruta de acceso absoluta JAR a la variable de entorno del sistema CLASSPATH. La clase Java se cargará en tiempo de ejecución. Debe reiniciar xPresso for Word después de agregar su JAR a la ruta de acceso de clase.

Ejemplo de uso exits de usuario de Java En este ejemplo, define una clase de Java de la siguiente manera: package com.docsci.test; public class testJar { private String m_name; public testJar(String name) { m_name = name; } public String SayHelloToName() { return "Hello " + m_name; } }

where com.docsci.test es la ruta de acceso del paquete. Puede especificar el nombre que desee para la ruta de acceso del paquete.

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Cómo trabajar con variables

Para usar esta clase de Java desde xPress for Word, exporte las clases de Java como archivo JAR, por ejemplo, testJar.jar. Agregue la ruta de acceso absoluta del archivo JAR a la variable de entorno del sistema CLASSPATH. Llame la clase de Java de una de las siguientes maneras: • Cree un elemento de JavaScript global y llame la clase de Java en la definición: function testInGlobalJavaScript() { var a = new com.docsci.test.testJar("Tom, this is use in Global JavaScript"); return a.SayHelloToName(); }

A continuación, cree una variable de JavaScript e incluya la función de JavaScript global en la definición: testInGlobalJavaScript()

• Cree una variable de JavaScript y llame la clase de Java en la definición: function test() { var a = new com.docsci.test.testJar("Tom, this is use in Variable Definition Panel"); return a.SayHelloToName(); } test()

Ahora puede usar la variable de JavaScript en el documento para llamar la clase de Java. Cuando haga referencia a un nombre de paquete en xPresso for Word, use la siguiente sintaxis: Paquetes.PackagePath. Por ejemplo, var UserExit = new Packages. ch.test.om.mxpression.exit.OMExitPoint(). Sin embargo, existen algunas variables predefinidas de nivel superior que son equivalentes a Packages, como com and org. Por lo tanto, en nuestro ejemplo, com.docsci.test.testJar es equivalente a Packages.com.docsci.test.testJar. Para obtener más información, consulte https://developer.mozilla.org/en-US/docs/Rhino/Scripting_Java.

Variables de entorno del sistema xPression permite definir variables que son específicas del sistema (o entorno). Estas variables pueden servir para identificar la información y recursos que han podido sufrir cambios entre distintos entornos. Las variables se definen en el servidor de xPression y, luego, se descargan y usan en la plantilla del documento. El valor de la variable se define en el servidor, de modo que puede ser distinto en cada entorno de servidor (como el entorno de desarrollo, de prueba o de producción). Un uso habitual de las variables de entorno de sistema es en rutas de acceso que cambian de un entorno a otro. Por ejemplo, puede haber una imagen que resida en un disco. Dicha imagen está

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Cómo trabajar con variables

almacenada en directorios distintos en los servidores de desarrollo y de producción. Para usar una variable de entorno de sistema en este ejemplo, tendría que hacer lo siguiente: • Cree una variable de entorno de sistema en ambos servidores y llámela de forma que sea distintiva. En este ejemplo, podemos usar IMAGE_DIR. — En el servidor de desarrollo, defina el valor de la variable con la ruta de acceso al directorio de la imagen en el servidor. Por ejemplo: “C:/Test/Images”. — En el servidor de producción, defina el valor de la variable con la ruta de acceso al directorio de la imagen en el servidor. Por ejemplo: “C:/Assets/Claims/Correspondence/Images”. Para obtener más información sobre cómo crear variables de entorno de sistema, consulte la Guía del usuario de xAdmin. • En la plantilla de xPresso for Word, cree una variable personalizada. Defina el valor de la variable del siguiente modo: {IMAGE_DIR}+”/”+{IMAGE_NAME}

Cuando esta variable se resuelve en el servidor de desarrollo, xPression buscará la imagen en el directorio C:/Test/Images. Cuando se resuelve en el servidor de producción, xPression la buscará en el directorio C:/Assets/Claims/Correspondence/Images.

Cargar variables de entorno de sistema Las variables de entorno de sistema se definen en el servidor, así que para poder usarlas en la plantilla es preciso cargar la lista de variables en xPresso for Word.

Para cargar variables de entorno de sistema: 1.

Con una plantilla abierta, abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

2.

Haga clic en Datos y seleccione Configurar variables de entorno de sistema. Las variables que hay definidas actualmente en el servidor en el que ha iniciado sesión aparecerán bajo el encabezado Inactiva. Todas las variables que haya activas actualmente para esta plantilla aparecerán recogidas bajo el encabezado Activa.

3.

Seleccione una variable del encabezado Inactiva y arrástrela a Activa. Repita esto por cada variable que quiera activar para esta plantilla. En caso de que quiera eliminar alguna de la plantilla, realice el mismo proceso, pero a la inversa.

4.

Haga clic en Aceptar. Las variables de entorno de sistema activas aparecen en la parte inferior del explorador de variables y están disponibles para utilizarse en la plantilla del mismo modo que las otras variables.

Trabajo con Buscar y reemplazar xPresso for Word proporciona una función Buscar y reemplazar tremendamente eficaz con la que podrá no ya sustituir texto estático por texto estático, sino también sustituir texto estático por variables. La función para buscar y reemplazar no tiene en cuenta las instancias de variable que

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Cómo trabajar con variables

aparecen en el documento durante el proceso de búsqueda; por lo tanto, no puede buscar variables ni texto dentro de una variable.

Para buscar un elemento: 1.

Coloque el cursor en el documento en la ubicación donde desee comenzar a buscar.

2.

Haga clic en la ficha Inicio en la cinta de aplicaciones de Word.

3.

Busque la sección General en la ficha y haga clic en Búsqueda avanzada. Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de xPresso for Word.

4.

Escriba una cadena de búsqueda en el cuadro de texto Buscar. La cadena de búsqueda puede ser texto estático, caracteres comodín y códigos de caracteres que no sean comodín. Para buscar un carácter como texto estático que está definido como carácter comodín, escriba una barra invertida (\) antes del carácter. Por ejemplo, para buscar un signo de interrogación (?), escriba \?. Use una coma (,) para separar varias cadenas de búsqueda.

5.

Seleccione en qué lugar del documento desea buscar: • Todo el contenido Busca en todo el contenido incluido en el documento, incluidos encabezados y pies de página, comenzando en la ubicación del cursor en el documento. • Selección Busca en el intervalo de contenido actualmente seleccionado. Esta opción solo está disponible si se selecciona un intervalo de contenido en el documento. • Solo texto del cuerpo principal. La búsqueda se realiza únicamente en el contenido que hay en el cuerpo principal del documento y no se incluye el contenido de encabezados ni pies de página. Esta opción solo estará disponible cuando el contenido seleccionado actualmente (o la posición del cursor) se encuentre en el cuerpo principal del documento. • Solo encabezados y pies de página. La búsqueda se realiza únicamente en el contenido de los encabezados y pies de página del documento. Esta opción solo estará disponible cuando el contenido seleccionado actualmente (o la posición del cursor) se encuentre en el encabezado o pie de página del documento. Al contrario de lo que sucede en Microsoft Word, la función Buscar y reemplazar de xPresso for Word no pregunta cuando la búsqueda llega al final de la selección o del documento. En su lugar, usa la opción seleccionada en la lista desplegable Dónde para determinar el ámbito de la búsqueda.

6.

Seleccione las opciones de búsqueda: • Buscar hacia arriba Active esta casilla de verificación para realizar una búsqueda hacia atrás en el documento, empezando por la posición del cursor. Déjela sin activar (opción predeterminada) para realizar una búsqueda hacia adelante en el documento desde la posición del cursor. • Coincidir mayúsculas y minúsculas Active esta casilla de verificación para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Deje esta casilla de verificación desactivada para no distinguir entre mayúsculas y minúsculas durante la búsqueda. Esta opción no está disponible cuando se ha seleccionado la opción Usar comodines.

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Cómo trabajar con variables

• Usar comodines Active esta casilla de verificación para usar caracteres comodín en la cadena de búsqueda. Cuando esta opción se selecciona, xPresso for Word busca exactamente el texto que se haya escrito. Si se selecciona, las opciones Coincidir mayúsculas y minúsculas y Buscar palabras completas también se seleccionarán automáticamente. La opción Usar comodines no se puede usar cuando se ha seleccionado la opción Permitir variables en texto de reemplazo. Consulte Usar comodines, página 106 para obtener más información sobre los comodines. • Coincidir toda la palabra Active esta casilla de verificación para asegurarse de que solo se buscan palabras completas que contengan la cadena de búsqueda. Deje esta casilla de verificación desactivada para no tener en cuenta los límites de las palabras durante la búsqueda. Esta opción no estará disponible si la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas se ha seleccionado. 7.

Haga clic en Buscar siguiente si solo desea buscar la cadena de búsqueda y no reemplazarla por nada. xPresso for Word busca en todo el contenido estático de la plantilla del documento y resalta la primera instancia de la cadena de búsqueda que detecte en el documento. Repita este paso hasta que haya localizado todas las instancias. Haga clic en la ficha Reemplazar si quiere reemplazar la cadena de búsqueda cuando esta se detecte y continúe con los siguientes pasos.

8.

Especifique con qué quiere reemplazar la cadena de búsqueda. Puede especificar texto estático, puede seleccionar una variable o definir una expresión variable: • Texto estático. En el cuadro de texto Reemplazar con, especifique la cadena estática que desee usar para reemplazar el texto encontrado. • Variable. Active la casilla de verificación Permitir variables en el texto de reemplazo. El cuadro de texto Reemplazar con pasa a ser de solo lectura y aparece el botón Variable. Haga clic en el botón Variable para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con variables. Haga doble clic en una variable para seleccionarla. También puede crear una expresión de variable que reemplace el texto seleccionado. Solo se pueden usar elementos secundarios para el reemplazo, no se puede seleccionar un elemento primario (una matriz). Haga clic en Insertar. La variable o la expresión variable aparece en el cuadro Reemplazar con. La opción Permitir variables en texto de reemplazo no se puede usar si se ha seleccionado Usar comodines.

9.

Haga clic en Reemplazar o Reemplazar todo. Si hace clic en Reemplazar, xPresso for Word sustituirá la instancia resaltada de la cadena de búsqueda y, después, resaltará la siguiente instancia en el documento. Si hace clic en Reemplazar todo, se reemplazarán todas las instancias que se encuentren en el documento sin volver a preguntar.

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Cómo trabajar con variables

Usar códigos de caracteres que no son comodín Existen diversas combinaciones de caracteres que no son caracteres comodín, pero que sirven para encontrar tipos de contenido específicos. En la siguiente tabla se recogen esos caracteres y lo que se encuentra con ellos. Para encontrar

Escriba

Cualquier carácter

^?

Cualquier dígito

^#

Cualquier letra

^$

Imagen o gráfico (únicamente en línea)

^g

Marca de nota al pie de la página

^f o ^2

Marca de fin de nota

^e

Campo (cuando los códigos de campo están visibles)

^d o ^19 o ^21

Comentario (cuando los comentarios están en línea)

^a o ^5

Salto de sección

^b

Espacio en blanco

^w (cualquier combinación de espacios regulares y de no separación y caracteres de tabulación)

Usar comodines Los caracteres comodín se pueden usar en las cadenas de búsqueda para ampliar el ámbito de la búsqueda. Si la casilla de verificación Usar comodines se activa, xPresso for Word busca únicamente el texto exacto que se haya escrito. Cuando se usan comodines, las opciones Coincidir mayúsculas y minúsculas y Buscar palabras completas se activan automáticamente y no se pueden desactivar. Se pueden usar paréntesis para agrupar caracteres comodín y texto, así como para indicar el orden de evaluación. Por ejemplo, escriba (pre)*(ido) para encontrar tanto “predefinido” como “prevenido”. El carácter comodín \n se puede usar para buscar una expresión y, luego, reemplazarla por la expresión reorganizada. Escriba, por ejemplo, (Ashton)(Chris) en el cuadro de texto Buscar y, después, escriba \2\1 en el cuadro de texto Reemplazar por. xPresso for Word buscará Ashton Chris y lo reemplazará por Chris Ashton. En la siguiente tabla se recogen los caracteres comodín que se pueden usar para hallar determinados elementos. Para encontrar

Escriba

Ejemplo

Cualquier carácter individual

?

h?z detectará tanto haz como hoz.

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Cómo trabajar con variables

Para encontrar

Escriba

Ejemplo

Cualquier cadena de caracteres

*

s*d detectará tanto soda como sedal.

El inicio de una palabra

<



(il)> detectará redil y mandil, pero no ileso.

Uno de los caracteres especificados

[]

s[ao]l detectará sal y sol

Cualquier carácter individual dentro de este rango

[-]

[r-p]ato detectará rato y pato. Los rangos deben estar en orden ascendente.

Cualquier carácter individual excepto el carácter que hay en el rango entre corchetes

[!x-z]

b[!a-m]la detectará bola y bula, pero no bala.

Exactamente n repeticiones del carácter o expresión inmediatamente anterior

{n}

car{2}o detectará carro, pero no caro.

Al menos n repeticiones del carácter o expresión inmediatamente anterior

{n,}

car{1,}o detectará tanto carro como caro.

De n a m repeticiones del carácter o expresión inmediatamente anterior

{n,m}

10{1,3} detectará 10, 100 y 1000.

Una o más repeticiones del carácter o expresión inmediatamente anterior

@

adic@ión detectará tanto adición como adicción.

Matrices Las matrices (o elementos de datos principales del esquema) se pueden usar para crear variables de tabla o controlar los bucles de contenido. Los métodos para insertar matrices en la plantilla son los mismos que los de las variables. Si desea obtener instrucciones, consulte Agregar variables a la plantilla, página 86. Cuando una matriz se coloca en la plantilla (ya sea como tabla o como bucle de contenido), automáticamente se agregan dos variables al elemento de datos principal en el explorador de variables: Índice y Total. La variable Índice es un contador constante del registro actual. Permite comprobar el índice o la posición del registro actual, o bien la iteración de bucle en la que se encuentre. El recuento de índice comienza con un valor de 1. La variable Total proporciona el recuento total del registro. Si usa una sola matriz varias veces en la plantilla, es importante que designe las tablas y bucles que se generen de dicha matriz de forma que guarden un sentido, ya que así los nombres de las variables Índice y Total también tendrán sentido. Cada tabla y bucle genera sus propias variables Índice y Total, dado que el recuento de una matriz determinada puede ser distinto en función de si se aplica un filtro de bucle o se edita la expresión xPath.

107

Cómo trabajar con variables

Cuando se usa una matriz para crear una variable de tabla o un bucle de contenido, la tabla o el bucle de contenido se pueden editar para definir una nueva expresión xPath.

Filtrar una matriz Hay veces que probablemente quiera incluir solo algunos elementos de los datos de la matriz. En el caso de los bucles de contenido, se puede definir un filtro, pero las variables de tabla no ofrecen esta opción. Tanto para los bucles de contenido como para las variables de tabla, se puede definir la expresión xPath de la matriz de forma que solo incluya los datos que desee. Por ejemplo, quizá quiera incluir solo los valores de cuenta negativos. En tal caso, se podría definir una expresión xPath parecida a la siguiente: /Cuenta[Balance xPresso).

3.

Haga clic en Datos en el área Administración de datos y seleccione Importar definiciones de variable o Importar definiciones de variable desde servidor.

4.

Para realizar una importación local, busque y seleccione el archivo XML de exportación que contiene las definiciones de variable que desea importar y haga clic en Abrir. Para realizar una importación en el servidor, seleccione el repositorio en el que se encuentra el conjunto y seleccione el nombre del conjunto en la lista desplegable. Puede que el servidor esté configurado para usar únicamente el repositorio de xPression, en cuyo caso esa será la única opción de la lista desplegable. Haga clic en Aceptar. Si el documento contiene un elemento con el mismo nombre que un elemento que se esté importando, se abrirá el cuadro de mensaje Importación de variable. Si dos elementos tienen el mismo nombre, pero son tipos diferentes, xPresso for Word muestra un mensaje de error. Necesitará hacer que el tipo sea el mismo para ambos elementos y, a continuación, realizar la importación de nuevo.

5.

Seleccione cómo desea tratar este nombre de variable duplicado o todos los nombres de variable duplicados y haga clic en Continuar importación. También puede hacer clic en Cancelar importación.

Si su documento utiliza el mismo esquema que el documento del que se exportaron las definiciones, se asignarán automáticamente a los datos del documento. Si los documentos utilizan archivos de esquema diferentes, puede asignar manualmente las definiciones una vez que se hayan importado, o bien puede abrir el archivo de definición de variable en un editor XML, usar la función de buscar y reemplazar para actualizar las referencias de ruta de acceso y, a continuación, importar las definiciones.

Opciones de importación de variables El cuadro de mensaje Importación de variable contiene las opciones siguientes.

109

Cómo trabajar con variables

Opción

Descripción

Mantener las variables existentes en el documento

Seleccione esta opción para mantener la variable existente en el documento y no sobrescribirla con la variable del archivo que tiene el mismo nombre. Haga clic en Continuar importación. Si se encuentra otro nombre de variable duplicado, el cuadro de mensaje aparecerá de nuevo.

Mantener todas las variables existentes en el documento

Seleccione esta opción para mantener todas las variables existentes en el documento y no sobrescribirlas con las variables del archivo que tengan el mismo nombre. Haga clic en Continuar importación. xPresso for Word no le volverá a avisar si se encuentra con otro nombre de variable duplicado; utilizará esta opción para procesarlo.

Utilizar la variable del archivo

Seleccione esta opción para importar la variable duplicada del archivo y sobrescribir la variable existente en el documento. Haga clic en Continuar importación. Si se encuentra otro nombre de variable duplicado, el cuadro de mensaje aparecerá de nuevo.

Utilizar todas las variables del archivo

Seleccione esta opción para importar todas las variables duplicadas del archivo y sobrescribir cualquier variable existente con nombres duplicados. Haga clic en Continuar importación. xPresso for Word no le volverá a avisar si se encuentra con otro nombre de variable duplicado; utilizará esta opción para procesarlo.

Continuar importación

Haga clic en Continuar importación para utilizar la opción seleccionada y continuar el proceso de importación.

Cancelar importación

Haga clic en Cancelar importación para detener el proceso de importación y no importar ninguna variable más. Cualquier variable importada antes de hacer clic en el botón permanecerá en el documento.

Exportación de definiciones de variables Puede exportar las definiciones de variable que haya definidas actualmente en la plantilla, de modo que se puedan utilizar en otras plantillas de xPresso for Word versión 4.5. El proceso de exportación crea un archivo XML que se puede importar a otra plantilla. Note: El servidor de xPression no distingue con qué herramienta de xPresso se ha exportado el archivo de definición de variable. En consecuencia, es importante indicar (en el archivo de exportación) que el conjunto de definiciones de variable procede de xPresso for Word versión 4.5.

Para exportar las definiciones de variables: 1.

Abra en xPresso for Word la plantilla que contenga las definiciones que quiera exportar.

2.

Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

3.

Haga clic en Datos en el área Administración de datos y seleccione Exportar definiciones de variable o Exportar definiciones de variable a servidor.

4.

Para realizar una exportación local, vaya a la ubicación donde desea almacenar el archivo de exportación y escriba un nombre para el archivo.

110

Cómo trabajar con variables

Para realizar una exportación al servidor, seleccione el repositorio de servidor al que desea exportar el conjunto de definiciones de variable y escriba un nombre para el conjunto. Puede que el servidor esté configurado para usar únicamente el repositorio de xPression, en cuyo caso esa será la única opción de la lista desplegable. Los nombres deben tener menos de 200 caracteres y no pueden contener ninguno de los siguientes caracteres: < > & \ “ ’ : @ ! ? * # \\ $ / [ ] { } ( ) No olvide indicar xPresso for Word versión 4.5 de algún modo en el nombre de archivo. Por ejemplo, xWord4.5_VariablesCartasClientes. 5.

Haga clic en Guardar (local) o Aceptar (servidor).

Propiedades de documento Las propiedades de documento constituyen una forma de asociar los datos que hay en una plantilla con las variables de salida definidas en el servidor. Las variables de salida se pueden usar en expresiones y en plantillas de nombres de archivos en distintas áreas de xAdmin. En xPresso for Word, puede especificar cualquier elemento de datos como una propiedad de documento. Asegúrese de que cualquier propiedad de documento que se vaya a usar en las plantillas de nombres de archivos está asociada con elementos de datos cuyos valores serán únicos para cada registro del archivo de datos. Si un valor no es único, se arriesga a crear nombres de archivo duplicados, lo que generará un error. Asegúrese también de que el valor no incluye ninguno de estos caracteres: \, /, :, *, ?, “, , |. Las propiedades de documento se pueden compartir entre documentos y entre las herramientas de diseño de xPresso. Independientemente de la herramienta de xPresso en la que se crearon originalmente, se pueden utilizar en cualquier documento de xPresso for Adobe InDesign, xPresso for Word o xPresso for Dreamweaver. Para habilitar el uso compartido de las propiedades del documento, xPresso for Word incluye una función importar (para permitir el uso de las propiedades creadas en otros documentos en el documento actual) y una función exportar (para permitir el guardado del conjunto de propiedades del documento creadas en este documento para el uso en otros documentos). Las propiedades de documento se definen en el explorador de variables.

Creación de propiedades de documento Cuando se crea una propiedad de documento, se asigna un elemento de datos directamente a una variable de salida almacenada en el servidor. Deberá estar conectado al servidor de xPression para poder realizar estos pasos.

Para definir un elemento de datos como propiedad de documento: 1.

Abra el explorador de variables.

2.

Haga clic en el menú desplegable para el elemento de datos y luego haga clic en Configuración de propiedades de documento.

111

Cómo trabajar con variables

3.

Haga clic en Editar. Se muestra el diálogo Seleccionar variables de salida. Las variables de la sección Activo ya están asignadas al elemento de datos; las variables en la sección Inactivo no están asignadas.

4.

Seleccione una variable y haga clic en el icono Agregar para asignar la variable. Seleccione una variable y haga clic en el icono Eliminar para desasignar la variable.

5.

Haga clic en Aceptar.

Tras definirla, cuando utilice la variable de salida seleccionada en las expresiones y plantillas de nombres de archivos asociados con este documento, se usarán los datos del elemento de datos.

Importación de propiedades de documento Puede importar en el documento de xPresso for Word las propiedades de documento que se hayan exportado de otro documento de xPresso. Las propiedades pueden proceder de un documento xPresso for Adobe InDesign, xPresso for Dreamweaver o xPresso for Word. Esto le permite compartir las propiedades de documento entre los documentos y ahorrarse el esfuerzo de volver a crear las propiedades utilizadas normalmente en cada nuevo documento.

Para importar las propiedades de documento: 1.

Abra en xPresso for Word la plantilla a la que quiera importar las propiedades de documento.

2.

Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

3.

Haga clic en Administración de procesamiento de salida en el área Configuración de procesamiento de salida y seleccione Importar propiedades de documento o Importar propiedades de documento desde servidor.

4.

Para realizar una importación local, busque y seleccione el archivo XML de exportación que contiene las propiedades de documento que desea importar y haga clic en Abrir. Para realizar una importación en un servidor, seleccione el repositorio que contiene el conjunto que desea importar. Puede que el servidor esté configurado para usar únicamente el repositorio de xPression, en cuyo caso esa será la única opción de la lista desplegable. Haga clic en Aceptar.

Si su documento utiliza el mismo esquema que el documento del que se exportaron las propiedades, se asignarán automáticamente a los datos del documento. Si los documentos utilizan archivos de esquema diferentes, puede asignar las propiedades manualmente una vez estén importadas.

Opciones de importación de propiedades El cuadro de mensaje de importación de propiedad incluye las opciones siguientes. Opción

Descripción

Mantener las propiedad existente en el documento

Seleccione esta opción para mantener la propiedad existente en el documento y no sobrescribirla con la propiedad del archivo que tiene el mismo nombre. Haga clic en Continuar importación. Si se encuentra otro nombre de propiedad duplicado, el cuadro de mensaje aparecerá de nuevo.

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Cómo trabajar con variables

Opción

Descripción

Mantener todas las propiedades existentes en el documento

Seleccione esta opción para mantener todas las propiedades existentes en el documento y no sobrescribirlas con las propiedades del archivo que tengan el mismo nombre. Haga clic en Continuar importación. xPresso for Word no le volverá a avisar si se encuentra con otro nombre de propiedad duplicado; utilizará esta opción para procesarlo.

Utilizar la propiedad del archivo

Seleccione esta opción para importar la propiedad duplicada del archivo y sobrescribir la propiedad existente en el documento. Haga clic en Continuar importación. Si se encuentra otro nombre de propiedad duplicado, el cuadro de mensaje aparecerá de nuevo.

Utilizar todas las propiedades del archivo

Seleccione esta opción para importar todas las propiedades duplicadas del archivo y sobrescribir cualquier propiedad existente con nombres duplicados. Haga clic en Continuar importación. xPresso for Word no le volverá a avisar si se encuentra con otro nombre de propiedad duplicado; utilizará esta opción para procesarlo.

Continuar importación

Haga clic en Continuar importación para utilizar la opción seleccionada y continuar el proceso de importación.

Cancelar importación

Haga clic en Cancelar importación para detener el proceso de importación y no importar ninguna propiedad más. Cualquier propiedad importada antes de hacer clic en el botón permanecerá en el documento.

Exportación de propiedades de documento Puede exportar las definiciones de documento que se definen actualmente en el documento, para que se puedan utilizar en otros documentos xPresso for Adobe InDesign, xPresso for Dreamweaver y xPresso for Word. El proceso de exportación crea un archivo XML que se puede importar a otro documento.

Para exportar sus propiedades de documento: 1.

Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

2.

Haga clic en el menú desplegable Administración de procesamiento de salida y seleccione Exportar propiedades de documento o Exportar propiedades de documento a servidor.

3.

Para realizar una exportación local, vaya a la ubicación donde desea almacenar el archivo de exportación y escriba un nombre para el archivo. Para realizar una exportación al servidor, seleccione el repositorio de servidor al que desea exportar el conjunto de definiciones de variable y escriba un nombre para el conjunto. Puede que el servidor esté configurado para usar únicamente el repositorio de xPression, en cuyo caso esa será la única opción de la lista desplegable. Los nombres deben tener menos de 200 caracteres y no pueden contener ninguno de los siguientes caracteres: < > & \ “ ’ : @ ! ? * # \\ $ / [ ] { } ( )

113

Cómo trabajar con variables

4.

114

Haga clic en Guardar.

Capítulo 6 Crear una salida de varios canales

La salida multicanal permite publicar una única plantilla de documento en diferentes canales de salida. Esto significa que puede desarrollar una sola plantilla de documento y, mediante revestimientos de plantilla, proporcionar la información de varias maneras. Los canales de xPression pueden crear salidas paginadas, HTML o de texto simple. Por ejemplo, quizás tenga que proporcionar un documento impreso a un cliente pero también quiere enviarle un correo electrónico que contenga la misma información del documento. La salida multicanal requiere que tenga el cliente de xPresso for Word, así como el cliente de xPresso for Dreamweaver. El contenido del documento se crea en xPresso for Word. En xPresso for Dreamweaver se crea un shell de plantilla con el que se definirá el aspecto de la salida HTML, si bien el contenido del mensaje procederá principalmente de la plantilla de xPresso for Word. El contenido se asigna a través de puntos de inserción. Los puntos de inserción se colocan en el revestimiento de la plantilla de xPresso for Dreamweaver en los lugares donde desea que aparezca un contenido específico. En un revestimiento puede tener varios puntos de inserción. Una vez situados los puntos en el revestimiento, guárdelo en el servidor. En xPresso for Word puede seleccionar la plantilla de shell y ver todos los puntos de inserción. Después, puede asignar el contenido recogido en diversas regiones definidas de la plantilla de xPresso for Word a los puntos de inserción de xPresso for Dreamweaver. Cuando publique el documento, la salida HTML usará la plantilla de revestimiento de xPresso for Dreamweaver para el diseño, que incluirá el contenido de la plantilla de revestimiento además del contenido insertado mediante los puntos de inserción. En este capítulo se tratan los siguientes temas: • Asociar canales a una plantilla, página 115 • Regiones de plantilla, página 116 • Trabajar con canales en la plantilla, página 117

Asociar canales a una plantilla Los canales se definen en el servidor de xPression en xAdmin. Puede seleccionar los canales que quiera activar en una plantilla mediante la función Configurar canales de la página backstage de xPresso.

115

Crear una salida de varios canales

Para configurar canales: 1.

Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

2.

Haga clic en Configurar canales. Debe estar conectado al servidor para poder acceder a la lista de canales disponibles.

3.

Haga clic en Descargar valores más recientes del servidor para tener una lista actual de los canales disponibles.

4.

Seleccione los canales que quiera que haya disponibles para la plantilla y haga clic en Agregar canal a documento para moverlos a la lista Activo.

5.

Haga clic en Aceptar.

Regiones de plantilla Cuando se usa la salida de varios canales, la plantilla de xPresso for Word incluye todo el contenido correspondiente a todos los diferentes canales de salida. No todo el contenido es válido para todos los canales. Puede que quiera incluir parte del contenido en todos los canales y reservar otro para canales específicos Las regiones de plantilla se usan para dividir el contenido e identificar los canales que son válidos. Una región puede ser válida en todos los canales o solo en algunos en concreto. Para identificar una sección de contenido como una región de plantilla, seleccione el contenido en el lienzo y haga clic en Región de plantilla en la ficha xPresso for Word de la cinta de aplicaciones de Word. Solo se pueden crear regiones de plantilla en los límites de párrafo; es decir, no se puede seleccionar un texto en particular dentro de un párrafo para crear una región. Note: Procure no agregar contenido a un párrafo que se ha diseñado como región de plantilla fuera del control de contenido de la región.

Cambiar el tamaño de la región Una vez creada la región de plantilla, puede ajustar su tamaño y, también, el contenido que abarca. Si ajusta el tamaño de forma que invada el límite de otra región de plantilla, dicha región pasará a anidarse a la primera. Para ajustar el tamaño, use las opciones para expandir y contraer que aparecen en el menú desplegable de la región de plantilla en el explorador de plantillas: • Expandir hacia arriba. Aumenta el tamaño de la región de forma que engloba un párrafo por encima del límite de región actual. • Expandir hacia abajo. Aumenta el tamaño de la región de forma que engloba un párrafo por debajo del límite de región actual.

116

Crear una salida de varios canales

• Contraer hacia arriba. Quita un párrafo de la parte superior de la región para reducir el tamaño de dicha región. Si solo hay un párrafo en la región, no se produce cambio de tamaño alguno. • Contraer hacia abajo. Quita un párrafo de la parte inferior de la región para reducir el tamaño de dicha región. Un párrafo vacío no se quitará por sí solo, sino que se lo hará junto con el párrafo anterior a él. Si solo hay un párrafo en la región, no se produce cambio de tamaño alguno.

Asociar canales a una región Una región de plantilla está asociada de forma predeterminada a todos los canales activos de la plantilla.

Para seleccionar canales concretos de una región: 1.

Haga clic en el menú desplegable de la región en el explorador de plantillas y seleccione Editar canales.

2.

Haga clic en el botón Cualquier canal para que se puedan quitar canales de la lista Activo.

3.

Seleccione un canal (o varios) de la lista Activo y haga clic en Quitar para pasarlos a la lista Inactivo.

4.

Haga clic en Aceptar.

Trabajar con canales en la plantilla Cuando haya asociado canales a una plantilla, el explorador de diseño HTML estará disponible en el panel de exploradores. En el explorador de diseño HTML se muestran los canales activos de la plantilla, así como las regiones de plantilla que hay definidas actualmente. En los canales de tipo HTML, puede seleccionar el archivo HTML o de xPresso for Dreamweaver utilizado como plantilla de shell para la salida del canal: • Para seleccionar un archivo HTML para un canal, haga clic en el menú desplegable del canal y seleccione Asignar diseño HTML. Busque y seleccione el archivo HTML que vaya a usar como plantilla de shell del canal. Los archivos HTML deben estar en un directorio local. • Para seleccionar un documento de xPresso for Dreamweaver para un canal, haga clic en el menú desplegable del canal y seleccione Asignar diseño de paquete de Dreamweaver. Seleccione el documento de xPresso for Dreamweaver que se va a usar como plantilla de shell del canal. Los documentos de xPresso for Dreamweaver deben estar en el servidor de xPression. Si quiere cambiar el archivo de asignación, seleccione Quitar asignación de diseño HTML del menú desplegable del canal y seleccione un nuevo archivo.

117

Crear una salida de varios canales

Asociar puntos de inserción a una región Cuando un canal utiliza un documento de xPresso for Dreamweaver como plantilla de shell, puede seleccionar un punto de inserción para asociarlo a las regiones de plantilla que usan ese canal. Los puntos de inserción indican a xPression dónde debe ir el contenido dentro de la plantilla de Dreamweaver. Expanda el canal asignado al documento de xPresso for Dreamweaver en el explorador de diseño HTML. Todos los puntos de inserción que hay en el documento aparecen recogidos en el árbol. Seleccione un punto de inserción del árbol. Todas las regiones de plantilla asociadas al canal aparecerán en la sección Regiones de plantilla del explorador, acompañadas de una casilla de verificación. Active las casillas de verificación de las regiones de plantilla que quiera asociar al punto de inserción.

Asociación de canales a secuencias de salida Cuando agrega documentos de xPresso for Word a una secuencia para publicación, también puede configurar la secuencia de salida para seleccionar contenido basado en canales. Los canales se definen en el servidor de xPression en xAdmin y puede hacer referencia a ellos en secuencias de salida. Cuando asocia la secuencia a un canal, xPression selecciona el contenido del canal especificado para la salida. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin.

118

Capítulo 7 Adición de funciones a plantillas

xPresso for Word ofrece cuantiosas funciones que se pueden agregar a la plantilla para mejorar el aspecto final y la facilidad de uso del documento que se obtiene. Algunas de estas funciones se admiten por medio de funciones de Microsoft Word existentes, mientras que otras son funciones de xPression. En este capítulo se tratan los siguientes temas: • Usar cuadros de texto de Microsoft Word, página 119 • Técnicas de formato de texto, página 125 • Referencias cruzadas, página 126 • Tablas de contenido, página 128 • Indexación del documento, página 131 • Trabajar con funciones de PDF, página 134 • Uso de marcadores para procesar documentos, página 142 • Agregar una descripción de plantilla, página 144

Usar cuadros de texto de Microsoft Word Existen dos métodos admitidos para insertar cuadros de texto en su documento de xPresso for Word: inserción desde el menú Formas e inserción desde el menú Cuadro de texto. Cada método dispone de diferentes tipos de opciones de cuadro de texto admitidas. Al crear cuadros de texto, asegúrese de que el tamaño del cuadro de texto sea lo suficientemente grande para incluir todo el contenido ubicado en su interior. Algunas veces, xPression muestra el contenido de forma distinta, de modo que, incluso cuando el cuadro de texto es lo suficientemente grande como para albergar el contenido tal y como se ve en xPresso for Word, puede que no sea lo bastante grande cuando el documento se publique. El contenido que no encaje en el cuadro de texto tras representarlo no aparecerá en la salida. Note: (1) Es posible que los cuadros de texto anclados no aparezcan exactamente en la misma ubicación cuando se publica el documento en el xPression Server. (2) Si se coloca un delimitador de cuadro de texto al principio de una tabla de contenido, cuando se publique el documento aparecerá un párrafo vacío antes de la tabla de contenido.

119

Adición de funciones a plantillas

(3) xPresso for Word no admite el uso de la técnica “arrastrar y colocar” para mover cuadros de texto de Microsoft Word. Al trabajar con cuadros de texto de Word en un documento de xPresso for Word, debe conocer cierta información acerca de la compatibilidad con los cuadros de texto: • Formato de un cuadro de texto, página 120 • Trabajo con marcos, página 123 • Cuadros de texto/marcos y contenido dinámico, página 124

Inserción desde el menú Formas Para insertar un cuadro de texto a través del menú Formas que aparece en la ficha Insertar de la cinta de aplicaciones de Word: 1.

Haga clic en Insertar > Formar.

2.

Seleccione la forma que quiera insertar: Cuadro de texto, Rectángulo o Rectángulo redondeado. Actualmente no se admiten otras formas.

3.

Arrastre el cuadro de texto en la página. Si ha seleccionado Rectángulo o Rectángulo redondeado, haga clic con el botón secundario en el cuadro de texto y seleccione Agregar texto. De este modo, la forma se convierte en un cuadro de texto.

Note: No se pueden usar rectángulos redondeados en salidas AFP, PCL o HTML.

Inserción desde el menú Cuadro de texto Puede insertar un cuadro de texto a través del menú Cuadro de texto que aparece en la ficha Insertar de la cinta de aplicaciones de Word. Basta con hacer clic en la ficha Insertar, hacer clic en Cuadro de texto del menú Texto y, por último, elegir Dibujar cuadro de texto. Para crear un cuadro de texto con esquinas redondeadas, dibújelo y haga clic en Cambiar forma en el menú Estilo del cuadro de texto. Después, elija Rectángulo redondeado. No se pueden usar rectángulos redondeados en salidas AFP, PCL o HTML.

Formato de un cuadro de texto Una vez colocado un cuadro de texto en un documento, puede darle formato a través de las opciones de formato de Word. En Word 2010, no puede cambiar los atributos de cuadro de texto después de agregarles contenido variable; se recomienda dar formato al cuadro de texto antes de agregar contenido variable (como grupos de contenido, bucles de contenido o variables). Si rellena un cuadro de texto con el color negro y, a continuación, establece el texto del cuadro de texto en Automático (negro), el texto aparecerá de color blanco en el documento. Sin embargo, cuando realiza una vista previa del documento o lo publica, el texto aparecerá en color negro y, por lo tanto, no se mostrará en el cuadro de texto negro.

120

Adición de funciones a plantillas

Note: (1) Actualmente no se pueden girar cuadros de texto insertados en xPresso for Word, pero sí girar cuadros de texto con posición absoluta. (2) Los bordes "Guión, punto" no son totalmente compatibles con los cuadros de texto. En Microsoft Word, los bordes “Guión, punto” en los cuadros de texto tienen un aspecto distinto que esos mismos bordes en párrafos o tablas. xPression emplea el estilo de borde "Guión, punto" de los párrafos y tablas en todos los casos. Por lo tanto, el estilo de borde "Guión, punto" de los cuadros de texto tendrá un aspecto distinto en Microsoft Word al de la salida.

Relleno de forma Si crea un cuadro de texto mediante una forma, Word le permite rellenar esa forma con un color. La siguiente tabla detalla las opciones admitidas del menú Relleno de forma. Opción

Compatibilidad

Colores del tema

Compatible

Colores estándar

Compatible

Sin relleno

Compatible

Más colores de relleno

Compatible, excepto Transparencia

Imagen

No compatible

Degradado

No compatible

Textura

No compatible

Patrón

No compatible

xPresso for Word admite únicamente Sin relleno y Relleno sólido. No se admiten degradados.

Contorno de forma Al crear un cuadro de texto mediante una forma, Word le permite especificar el color y el aspecto del contorno de la forma. La siguiente tabla detalla las opciones admitidas del menú Contorno de forma. Opción

Compatibilidad

Colores del tema

Compatible

Colores estándar

Compatible

Sin contorno

Compatible

Más colores de contorno

Compatible

Grosor

Compatible

Guiones

Solo Sólido compatible

Flechas

No compatible

Patrón

No compatible

121

Adición de funciones a plantillas

Note: Si selecciona Punto redondo o Guión, punto en la opción Guiones, los puntos aparecerán como líneas de guiones verticales cortos en la salida.

Formato de la forma Al crear un cuadro de texto mediante una forma, Word le permite dar formato a la forma. En la siguiente tabla se detallan las opciones compatibles del cuadro de diálogo Formato de forma (ficha Cuadro de texto). Opción

Compatibilidad

Alineación vertical

Compatible

Dirección del texto

Compatible

No girar el texto

Compatible

Ajustar tamaño de la forma al texto

No compatible

Margen interno

Compatible

Ajustar texto en forma

No compatible

Dirección del texto: instalaciones distintas del inglés En las instalaciones de Word con un idioma que no es el inglés, xPresso for Word solo admite las direcciones de texto Horizontal, Girar todo el texto 90° y Girar todo el texto 270°. Estas opciones también están disponibles en la ficha Formato de herramientas de dibujo (haga clic en Dirección del texto > Opciones de dirección del texto).

Posición Puede definir opciones de posición para el cuadro de texto. En la siguiente tabla se detallan las opciones compatibles del cuadro de diálogo Diseño (ficha Posición). Opción

Compatibilidad

Horizontal: Alineación

No compatible

Horizontal: Diseño de libro

No compatible

Horizontal: Posición absoluta

Solo A la derecha del margen, Página, Columna y Margen izquierdo compatibles

Horizontal: Posición relativa

No compatible

Vertical: Alineación

No compatible

Vertical: Posición absoluta

Solo Por debajo del margen, Página, Párrafo, Línea y Margen superior compatibles

Vertical: Posición relativa

No compatible

122

Adición de funciones a plantillas

Opción

Compatibilidad

Opciones: Mover objeto con texto

No compatible

Opciones: Bloquear delimitador

No compatible

Opciones: Permitir solapamientos

No compatible

Opciones: Diseño en celda de tabla

No compatible

Ajuste del texto Word permite definir opciones de ajuste de texto para el cuadro de texto. En la tabla siguiente se detallan las opciones compatibles del cuadro de diálogo Diseño avanzado, ficha Ajuste del texto. Opción

Compatibilidad

Estilo de ajuste

Solo Cuadrado, Arriba y abajo, Detrás del texto, Delante del texto y En línea con el texto compatibles

Ajustar texto

Solo Ambos lados compatible

Distancia desde el texto

Compatible

Trabajo con marcos xPresso for Word permite convertir un cuadro de texto en un marco, así como insertar un marco en el documento. Puede convertir un cuadro de texto en un marco a través de la opción de formato si hace clic en la opción Convertir en marco de la ficha Cuadro de texto del cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto. Los marcos se insertan desde el área Herramientas heredadas de la ficha Programador de la cinta de aplicaciones de Word, haciendo clic en Insertar Marco de Formularios Heredados. Note: Los marcos no son compatibles con la salida HTML. Debido a una limitación de la compatibilidad con marcos en xPresso for Word, no es recomendable colocar más de un marco en una sola página ni crear marcos que ocupen varias páginas. Asimismo, es recomendable utilizar un salto de página en lugar de varios saltos de párrafo para forzar la aparición de un segundo marco en una página subsiguiente. Si utiliza solo retornos entre los dos marcos, cuando publique el documento puede que ambos marcos aparezcan en la primera página. Una vez que ha incluido un marco en el documento, puede darle formato. En la tabla siguiente se detallan las opciones compatibles del cuadro de diálogo Marco. Opción

Compatibilidad

Ajuste del texto

Compatible

Tamaño: Ancho/Alto

Solo Exacto compatible

Tamaño: En

Compatible*

Horizontal

Compatible

123

Adición de funciones a plantillas

Opción

Compatibilidad

Vertical

Compatible

Mover con el texto

No compatible

Bloquear delimitador

No compatible

* En la configuración de “En” de las opciones Ancho y Alto de Tamaño, los valores deben situarse dentro del intervalo adecuado para el documento. Si el valor es demasiado grande para que el marco se ajuste en el área o demasiado pequeño para incluir el contenido, el contenido y el marco no aparecerán en la salida del documento de xPression. Word permite aplicar bordes a los marcos y seleccionar qué lados del marco deben mostrar bordes (no es necesario que haya un borde en cada lado del marco). xPresso for Word, sin embargo, solo admite que no existan bordes de marco (ningún borde en ningún lado del marco) o que existan bordes en todos los lados del marco. No se pueden aplicar bordes solamente a algunos lados del marco.

Tablas en marcos Si crea un marco en Word, agrega algún texto y, a continuación, inserta una tabla debajo del texto, el marco parece dividirse en dos marcos separados. Verá un marco con el texto incluido, espacio en blanco y, a continuación, lo que parece ser un segundo marco que contiene la tabla. Si selecciona el marco, se seleccionará como un solo marco. Al consultar una vista previa o publicar el documento en xPression, el marco no parecerá estar dividido, sino como es realmente, un único marco.

Cuadros de texto/marcos y contenido dinámico Todo el contenido dinámico incluido en un cuadro de texto aparece en el explorador de plantillas, ya sea en la raíz o en otro elemento de contenido dinámico que aparece en el mismo cuadro de texto. Debido a esta estructura, no es posible anidar contenido dinámico contenido en un cuadro de texto dentro de contenido dinámico que aparece fuera del cuadro de texto. Por ejemplo, si crea un bucle de contenido dentro de un cuadro de texto (Bucle A), y, a continuación, crea otro bucle de contenido que incluye el texto situado fuera del cuadro de texto, así como el cuadro de texto (Bucle B), ambos bucles de contenido aparecerán en el explorador de plantillas en el mismo nivel, en lugar de aparecer el Bucle A como un elemento secundario del Bucle B. Al aplicar los datos a este escenario, el Bucle B se procesa y se publica en el documento y el Bucle A se omite. Si aparece un cuadro de texto o un delimitador de marco dentro de contenido dinámico, el cuadro de texto o el marco se consideran parte del contenido dinámico y se tratarán como tal durante la publicación. Si saca el elemento anclado fuera del rango del contenido dinámico, ya no se considerará parte de éste. xPresso for Word no detecta esta circunstancia al desplazar el delimitador, de modo que debe saber dónde se encuentra el delimitador y asegurarse de que está donde desea que esté. De igual forma, si tiene variables en un cuadro de texto y arrastra el cuadro de texto de una instancia de contenido a otra, es posible que el explorador de plantillas no se actualice para mostrar las variables en la nueva instancia de contenido. Si desea mover un cuadro de texto después de crearlo, se recomienda eliminarlo y crear uno nuevo en la nueva ubicación.

124

Adición de funciones a plantillas

Si no ve ningún delimitador en el documento, puede indicar a Word que los muestre mediante el cuadro de diálogo Opciones de Word. En la página Mostrar, seleccione Delimitadores de objeto.

Técnicas de formato de texto En esta sección se analizan las siguientes técnicas para aplicar formato que puede utilizar en documentos de xPresso for Word: • Número de página, página 125 • Fechas actualizadas dinámicamente, página 125 • Listas con viñetas, página 125 • Listas numeradas complejas, página 126 • Control mejorado de líneas viudas y huérfanas de párrafo, página 126 • Eliminación de líneas vacías en bloques de texto, página 92

Número de página Al insertar los números de página en el documento de xPresso for Word, puede utilizar la opción Formato del número de página para definir el formato del número. Puede acceder a la opción Formato del número de página haciendo clic en el menú Número de página del grupo Encabezado y pie de página de la ficha Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página de la cinta de aplicaciones de Word. También puede dar formato los números de página haciendo clic con el botón secundario en el número y seleccionando Editar campo. Para obtener más información sobre el uso de números de página en el documento, consulte Opciones de numeración de página, página 291.

Fechas actualizadas dinámicamente xPresso for Word admite la función de Word que actualiza dinámicamente las fechas que se incluyen en los documentos. Puede colocar la fecha y hora en el documento con la opción Fecha y hora del grupo Texto de la ficha Insertar de Word. En el cuadro de diálogo Fecha y hora de Word, seleccione el formato y, a continuación, active la casilla de verificación Actualizar automáticamente para que xPression actualice de forma automática el documento con la fecha y hora actuales durante la publicación.

Listas con viñetas Puede que los estilos de lista con viñetas no se muestren correctamente en las salidas que no sean PDF. La salida HTML, por lo pronto, no admite algunos caracteres de viñeta.

125

Adición de funciones a plantillas

Listas numeradas complejas Puede utilizar el campo SEC para crear las listas numeradas complejas en el documento de xPresso for Word si el diseño lo requiere. El campo SEC es un marcador de posición de un número que puede cambiar en el documento, por ejemplo, una lista numerada que puede variar de un registro a otro.

Control mejorado de líneas viudas y huérfanas de párrafo xPresso for Word permite definir una configuración mejorada de líneas viudas y huérfanas para los párrafos. Word proporciona control de viudas y huérfanas para los párrafos; sin embargo, no puede controlar cuántas líneas deben ser viudas o huérfanas. Al activar la casilla de verificación de control de viudas y huérfanas en el cuadro de diálogo Párrafo de Word, en la ficha Líneas y saltos de página, Word garantiza que aparecen dos líneas en la parte superior o inferior de una página. Con la función de configuración de párrafos de xPresso for Word, puede especificar tantos líneas viudas y huérfanas como desee para los párrafos.

Para definir la configuración de líneas viudas y huérfanas de un párrafo: 1.

Seleccione el párrafo en la página del documento.

2.

Haga clic en Párrafo en el área Opciones de la ficha xPresso en la cinta de aplicaciones de Word. Se muestra el cuadro de diálogo Párrafo.

3.

Especifique el número de líneas que desea para la configuración de líneas viudas. El entero que define aquí será el número mínimo de líneas que se pueden dividir en una nueva página. Por ejemplo, si define este valor como tres, el párrafo se interrumpirá en un límite de página y mostrará tres o más líneas en la nueva página. El párrafo no se interrumpirá en el límite de página a menos que se puedan mostrar tres o más líneas en la nueva página.

4.

Especifique el número de líneas que desea para la configuración de líneas huérfanas. El entero que define aquí será el número mínimo de líneas que pueden aparecer en el párrafo actual antes de que el párrafo se pueda interrumpir en un límite de página. Por ejemplo, si establece este valor en tres, el párrafo no se interrumpirá en el límite de página a menos que tres o más líneas precedan el límite de página.

5.

Haga clic en Aceptar.

Referencias cruzadas Los documentos de xPresso for Word pueden incluir referencias cruzadas estándar creadas con la función de referencia cruzada de Word. Actualmente solo se admiten números de página como texto de referencia cruzada; la referencia cruzada no puede contener el texto. Para ver la compatibilidad de una opción específica de referencias cruzadas, consulte Opciones de referencia cruzada, página 128. Las referencias cruzadas solo se admiten para los tipos de salida paginada siguientes: PDF, PostScript, AFP y PCL. Puesto que actualmente solo se admiten referencias cruzadas de número de página, la

126

Adición de funciones a plantillas

salida sin paginar (HTML y texto) no puede contener referencias cruzadas. Las referencias cruzadas hipervinculadas solo se admiten para la salida PDF. Las referencias cruzadas generalmente se admiten en documentos principales y sus elementos de contenido universal. Sin embargo, dado que InDesign utiliza un mecanismo diferente para las referencias cruzadas del que utiliza Word, las referencias cruzadas que aparecen en el contenido universal de xPresso for Adobe InDesign pueden no resolverse de forma correcta. xPresso for Word usa marcadores para crear referencias cruzadas. Primero debe crear un marcador para cada sección de su documento al cual desea hacer referencia. Debido a la naturaleza dinámica de los documentos de xPresso for Word, es posible tener varias secciones de contenido (incluidas en diferentes elementos de contenido) con el mismo marcador. Esto se admite en el momento de diseño; sin embargo, durante la publicación, solo puede haber un marcador con un nombre definido en el documento creado. Esto permite una referencia cruzada dinámica, que podría cambiar el destino según el contenido seleccionado para su inclusión en la iteración de un documento específico. Si xPression encuentra un nombre de marcador duplicado durante la publicación, se utiliza siempre el primer marcador encontrado, independientemente de si aparece en un documento principal o un subdocumento. Si falta un marcador, las referencias cruzadas aparecerán vacías en la salida y en el registro de publicación aparecerá un mensaje de error.

Para crear un marcador: 1.

Seleccione el texto al que desea hacer referencia.

2.

Haga clic en la ficha Insertar de la cinta de aplicaciones de Word.

3.

Haga clic en Marcador. Aparece el cuadro de diálogo Marcador.

4.

Escriba un nombre descriptivo para el marcador. Los nombres de marcadores pueden tener un máximo de 40 caracteres y no pueden incluir espacios; se admite el guión bajo.

5.

Haga clic en Agregar.

Para crear una referencia cruzada: 1.

Coloque el cursor en el documento en la ubicación donde desee que aparezca la referencia cruzada.

2.

Haga clic en la ficha Insertar de la cinta de aplicaciones de Word.

3.

Haga clic en Referencia cruzada. Aparece el cuadro de diálogo Referencia cruzada.

4.

Seleccione el Marcador para el tipo de referencia. El único tipo de referencia admitido es Marcador.

5.

Seleccione el Número de página en la lista despegable Insertar referencia a. Solo se admiten actualmente referencias de números de página.

6.

Active la casilla de verificación Insertar como hipervínculo si desea que la referencia cruzada aparezca como un hipervínculo en la salida PDF. Esta opción solo se admite para la salida PDF y se ignorará para otros tipos de salida.

7.

Seleccione el marcador de la lista al cual desea que la referencia cruzada haga referencia.

8.

Haga clic en Insertar.

127

Adición de funciones a plantillas

Opciones de referencia cruzada La siguiente tabla contiene detalles sobre la compatibilidad en xPresso for Word con las opciones en el cuadro de diálogo Referencia cruzada de Word. Función

Compatibilidad

Tipo de referencia

Solo se admite Marcador

Insertar referencia a

Solo se admite Número de página

Insertar como hipervínculo

Compatible solo para salida en PDF

Separar números con

No compatible

Para qué marcador

Compatible

Tablas de contenido Los documentos de xPresso for Word pueden incluir una tabla de contenido utilizando algunas de las funciones de tabla de contenido de Word básicas. Si define la tabla de contenido en un grupo de contenido que no cumple los requisitos para su inclusión en el documento, la tabla de contenido no aparecerá en el producto acabado. Asegúrese de que, independientemente de donde coloque la tabla de contenido, ese contenido se podrá utilizar en las salidas en las que necesite que aparezca. Si el documento contiene contenido universal, puede fusionar las entradas de la tabla de contenido del documento de contenido universal con la tabla de contenido del documento principal. Note: La salida HTML no admite la fusión de las entradas de la tabla de contenido universal en la tabla de contenido del documento principal. Los códigos de campo asociados a una entrada de tabla de contenido suelen ser texto oculto. Para activar o desactivar la visualización de los códigos de campo, haga clic en Mostrar/Ocultar en el grupo Párrafo de la ficha Inicio de la cinta de aplicaciones de Word. Existen dos formas de insertar una tabla de contenido: mediante un formato de Word disponible (tal cual o modificado mediante la configuración en el cuadro de diálogo Tabla de contenido) y mediante la generación de una tabla de contenido propia al definir códigos de campo en el cuadro de diálogo Campo. xPresso for Word no permite crear tablas de contenido con la opción Tabla manual del menú integrado de Tabla de contenido. Note: (1) Si aplica un estilo de título a solo una parte del párrafo (en vez de al párrafo completo), el texto del título no aparecerá como entrada de la tabla de contenido cuando se realiza una vista previa del documento en PDF o se publica. (2) No se admite el uso de varios idiomas en una única tabla de contenido. Para evitar esta limitación, asegúrese de que los estilos “Tdc nº” de Word se definen con una fuente para el mismo idioma que se utiliza en el resto de la tabla de contenido. Por ejemplo, para mostrar caracteres chinos, utilice una fuente asiática.

128

Adición de funciones a plantillas

Opciones de tabla de contenido Para acceder a las opciones de tabla de contenido, haga clic en la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido en el grupo Tabla de contenido y, después, seleccione Insertar tabla de contenido. La ficha Tabla de contenido permite definir las opciones de la tabla de contenido. La ficha Tabla de contenido incluye las siguientes opciones. Función

Compatibilidad

Mostrar números de página

Compatible

Alinear números de página a la derecha

Compatible

Carácter de relleno

Compatible

Usar hipervínculos en lugar de números de página

Compatible

Formatos

Solo se admiten Clásico, Elegante, Formal y Sencillo

Mostrar niveles

Compatible

Opciones: Estilos

Compatible

Opciones: Niveles de esquema

Compatible

Opciones: Campos de elementos de tabla

Compatible

Modificar opciones

Compatible (consulte Modificación de estilos, página 129)

Note: No se admite el uso de estilos personalizados en tablas de contenido que aparecerán en la salida DOCX. Solo usamos los estilos integrados en Word en documentos que tendrán salida DOCX.

Modificación de estilos Al hacer clic en Modificar en la ficha Tabla de contenido aparece el cuadro de diálogo Estilo. Si hace clic en Modificar en el cuadro de diálogo Estilo, aparece el cuadro de diálogo Modificar estilo. xPresso for Word solo permite modificar los formatos Fuente, Párrafo y Fichas en el cuadro de diálogo Modificar estilo. No se permite especificar la numeración como parte del formato.

Inserción de una tabla de contenido Note: (1) No se admite la opción Tabla manual del menú integrado de tabla de contenido. (2) Si se coloca un delimitador de cuadro de texto al principio de una tabla de contenido en la herramienta de diseño xPresso for Word, cuando se publique el documento aparecerá un párrafo vacío antes de la tabla de contenido.

Para insertar una tabla de contenido en el documento: 1.

Coloque el cursor en el documento donde desee que aparezca la tabla de contenido.

129

Adición de funciones a plantillas

2.

Haga clic en Tabla de contenido en el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias en la cinta de aplicaciones de Word.

3.

Seleccione uno de los formatos integrados o haga clic en Insertar tabla de contenido. Si selecciona uno de los formatos integrados, ya habrá terminado de insertar la tabla de contenido. Si selecciona la opción Insertar tabla de contenido, se mostrará el cuadro de diálogo Tabla de contenido.

4.

Modifique la configuración en la ficha Tabla de contenido. De forma predeterminada, Microsoft Word permite crear una tabla de contenido de tres niveles basada en Título 1-3. Puede aceptar esa tabla de contenido o especificar un conjunto de estilos distinto en el que basar la tabla de contenido. Para especificar los diferentes estilos, haga clic en Opciones y defina los estilos nuevos.

5.

Haga clic en Aceptar tantas veces como sea necesario para salir de los cuadros de diálogo que tiene abiertos e insertar la tabla de contenido.

Creación de su propia tabla de contenido usando campos Puede omitir la función de tabla de contenido automática de Word y ensamblar su propia tabla de contenido usando códigos de campo TC y TOC (TDC). El código de campo TC define el texto y los números de página para las entradas de una tabla de contenido y de listas de tablas, imágenes o contenido similar. Inserte un campo TC justo delante del texto que desee incluir en el contenido. El campo TOC recopila las entradas de una tabla de contenido utilizando los niveles de título, los estilos indicados o las entradas especificados por sus campos TC. xPresso for Word admite la posibilidad de insertar una tabla de contenido desde el nivel de campo y configurar manualmente los modificadores TOC. Se admiten los siguientes modificadores: • \f. Genera una tabla a partir de los campos TC. Si se especifica EntryIdentifier, la tabla solo se generará a partir de los campos TC con el mismo identificador (normalmente una letra). Por ejemplo, { TOC \f a } genera una tabla de contenido a partir de campos TC como { TC “Texto de entrada” \f a }. • \h. Inserta entradas de la tabla de contenido como hipervínculos. • \l. Crea una tabla de contenido a partir de campos TC que asignan entradas a uno de los niveles especificados. Por ejemplo, { TOC \l 1-4 } crea una tabla a partir de campos TC que asignan entradas a los niveles 1-4. Se omiten los campos TC que asignan entradas a niveles inferiores. • \n. Omite los números de página de la tabla de contenido. Los números de página se omiten en todos los niveles. Quite este modificador si desea incluir números de página. • \o. Genera una tabla de contenido a partir de los párrafos con formato asignado con estilos de título integrados (en Word serán los estilos desde Título 1 a Título 9). Si desea que solo se muestren los tres primeros niveles de esos estilos, el campo tendrá un aspecto similar al siguiente: {TOC \o “1-3”}. Si no se especifica ningún rango de títulos, se detallarán todos los niveles de título integrados que se utilicen en el documento. El número del rango debe agregarse entre comillas. • \t. Genera una tabla de contenido a partir de los párrafos con formato aplicado mediante otros estilos distintos a los estilos de título integrados. Por ejemplo, {TOC \t “titulocapitulo,1,encabezadocapitulo,2”} genera una tabla de contenido a partir de los párrafos con el formato de los estilos “titulocapitulo” y “encabezadocapitulo”. El número detrás del nombre del estilo indica el nivel de entrada de la tabla de contenido correspondiente a dicho

130

Adición de funciones a plantillas

estilo. Al texto que seleccione como entradas TOC de nivel de párrafo no se les puede aplicar formato de columnas. • \u. Genera una tabla de contenido utilizando el nivel de esquema de párrafo aplicado. No se admite el modificador \z. xPresso for Word no admite los modificadores para los campos TC.

Inserción de una tabla de contenido con los códigos de campo TC y TOC Para insertar una tabla de contenido en el nivel de campo: 1.

Coloque el cursor donde desee insertar la tabla de contenido en el contenido.

2.

Haga clic en la ficha Insertar, haga clic en Elementos rápidos en el grupo Texto y seleccione Campo.

3.

Seleccione Índice y tablas en la lista de categorías.

4.

Seleccione TDC en la lista de nombres de campos.

5.

Haga clic en Códigos de campo para especificar manualmente los modificadores que desea usar en la tabla de contenido. xPresso for Word muestra los modificadores que se han especificado para la tabla de contenido en el cuadro Códigos de campo. El botón Opciones se volverá activo también.

6.

Haga clic en Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de campo. En este cuadro de diálogo puede seleccionar cada uno de los modificadores que desea utilizar y agregarlos haciendo clic en Agregar. Cuando se agrega un modificador, aparece en el cuadro de edición. En el cuadro de edición, puede escribir cualquier parámetro que desee utilizar para ese modificador. Una vez agregados todos los modificadores y parámetros que desee, haga clic en Aceptar y consulte los resultados en el cuadro de edición Códigos de campo.

7.

Haga clic de nuevo en Aceptar y se mostrará en el documento la tabla de contenido que haya diseñado. Puede utilizar el comando Activar o desactivar códigos de campo en el menú contextual para alternar entre ver el código de campo o el resultado.

Indexación del documento Puede incluir un índice en el documento de xPresso for Word mediante las funciones de indexación de Word. Para obtener más información sobre cómo utilizar las funciones de indexación de Word, consulte la Ayuda de Microsoft Word. xPresso for Word admite 9 capas de índice en un documento. En Word solamente se pueden ver 7 capas de índice; sin embargo, al publicar el documento, verá las 9 capas si se han especificado. Las entradas de índice (marcadores) que aparecen en el contenido universal externo se pueden incluir en el índice del documento principal. Sin embargo, si el contenido universal también contiene un índice, las entradas de índice del documento principal no aparecerán en el índice de contenido universal. Note: (1) El idioma inglés es el único admitido para los índices en documentos de xPresso for Word.

131

Adición de funciones a plantillas

(2) No se admite la inclusión de un índice en el documento para la salida HTML.

Contenido dinámico en un índice Puede crear entradas de índice en contenido de grupo de contenido y de bucle de contenido, así como en contenido estático. No se pueden crear entradas de índice en variables; si define una variable como una entrada de índice, en el índice del archivo de salida aparecerá el nombre de la entrada en lugar de los datos de la variable. No se puede dar formato para incluir varias columnas a un índice que contiene entradas dinámicas.

Aplicación de estilos a las entradas de índice Si aplica un estilo o da formato a una entrada de índice del documento, la entrada aparecerá con este formato al actualizar el índice; sin embargo, al publicar el documento, las entradas de índice de la salida del documento utilizarán el estilo y el formato definido en el cuadro de diálogo Índice.

Cuadro de diálogo Marcar entrada de índice Se admiten las siguientes opciones en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice para crear entradas de índice en el documento. Función

Compatibilidad

Índice: Entrada

Compatible

Índice: Entrada: Título

No compatible

Índice: Subentrada

Compatible

Índice: Subentrada: Título

No compatible

Opciones: Referencia cruzada

Compatible

Opciones: Página actual

Compatible

Opciones: Intervalo de páginas

No compatible

Formato del número de página

Compatible

Cuadro de diálogo Índice En el cuadro de diálogo Índice se admiten las opciones siguientes para la creación de un índice en el documento.

132

Adición de funciones a plantillas

Función

Compatibilidad

Alinear números de página a la derecha

Compatible

Carácter de relleno

Únicamente la línea de puntos admitida

Formatos

Solo se admiten Estilo personal y Clásico

Tipo

Compatible

Columnas

Compatible, excepto Automático

Idioma

Solo se admite inglés (EE.UU.)

Columnas Tenga presente lo siguiente al especificar un valor para la opción Columnas del cuadro de diálogo Índice: • Si el índice contiene entradas que proceden de contenido dinámico, el único valor compatible para la opción Columnas del cuadro de diálogo Índice es 1. • Si el índice solo contiene entradas estáticas y utiliza varias columnas, debe asegurarse de que la longitud de la tabulación no es mayor que la longitud de la columna. Si el contenido de índice desborda una columna, xPresso for Word genera un error. • Si el valor de la opción Columnas es mayor que 1 y el documento solamente contiene una entrada de índice, el índice generado al publicar el documento no tendrá el formato correcto.

Creación de encabezados de índice xPresso for Word permite crear un encabezado para que las páginas de índice muestren el primer y último elementos que aparecen en la página. Debe utilizar la función de xPresso for Word para agregar un encabezado al índice. Si crea un encabezado de índice pero no genera un índice, el encabezado no aparecerá en la salida de documento publicada. Si utiliza Word 2007, los encabezados de índice aparecerán en el margen de la página. Si utiliza Word 2010, los encabezados de índice aparecerán ligeramente metidos en el margen de la página (habrá un espacio en blanco entre el borde del cuadro de encabezado y el borde de la página). Esto es debido a la diferencia de funcionamiento de Word 2010, y xPresso for Word no lo puede controlar. Note: (1) Al volver a generar (actualizar) el índice después de la creación, es posible que se pierda el encabezado de índice y será preciso crearlo de nuevo. Debido a esta limitación, se recomienda crear el encabezado de índice una vez desarrollado totalmente el índice. (2) Los encabezados de índice y el separador de índice solo pueden contener caracteres ingleses.

Para crear un encabezado de índice de xPresso: 1.

Haga clic en Encabezado de índice en el área Insertar de la ficha xPresso for Word en la cinta de aplicaciones de Word. Aparece el cuadro de diálogo Configuración de encabezado de índice.

133

Adición de funciones a plantillas

2.

Active la casilla de verificación Utilizar encabezado de índice.

3.

Seleccione cómo desea que aparezca el encabezado de índice en la página: Fijo alineado a la derecha en las páginas pares e impares o Simétrico: a la derecha en páginas impares y a la izquierda en pares.

4.

Seleccione si solo desea que aparezcan letras en el encabezado o letras y entradas de índice: Alfabético (A - Z) o Contenido (A: Animal - Z: Zoo).

5.

Escriba el separador que desea utilizar para separar las entradas en el encabezado. Por ejemplo, de la A a la Z, o A - Z. Se admite cualquier carácter o combinación de caracteres ingleses; no se admiten los caracteres no ingleses.

6.

Haga clic en Aceptar. El encabezado aparece en la página del documento.

Note: (1) Si copia y pega un encabezado de índice, se convertirá en un cuadro de texto. Si el cuadro de texto resultante se rellena de color negro y el texto del cuadro de texto se establece en Automático (negro), el texto aparecerá de color blanco en el documento. Sin embargo, cuando realiza una vista previa del documento o lo publica, el texto aparecerá en color negro y, por lo tanto, no se mostrará en el cuadro de texto negro. (2) Si el delimitador de un encabezado de índice aparece en un campo TDC o en un campo de índice, el encabezado de índice no aparecerá en la salida cuando se obtenga una vista previa del documento o se publique.

Trabajar con funciones de PDF Existen varias funciones de PDF compatibles a la hora de crear una salida en PDF con una plantilla de xPresso for Word. Estas funciones se describen en las siguientes secciones: • Creación de marcadores de PDF, página 134 • Hipervínculos de PDF, página 135 • Diseño de documentos PDF con campos para rellenar, página 136

Creación de marcadores de PDF xPresso for Word traduce los niveles de esquema de Microsoft Word a los marcadores PDF de Adobe Acrobat que aparecen en el panel izquierdo del PDF cuando se consulta en Adobe Acrobat Reader. xPresso for Word admite cuatro niveles de marcadores PDF. Un estilo de párrafo de Microsoft Word con un nivel de esquema 1 crea un marcador de nivel raíz. Un nivel de esquema 2 crea un marcador subordinado debajo del nivel de esquema 1 y un nivel de esquema 3 crea un marcador subordinado debajo del nivel de esquema 2. Microsoft Word proporciona nueve niveles de esquema totales.

134

Adición de funciones a plantillas

Configuración de los niveles de esquema en un párrafo Para establecer niveles de esquema para sus estilos: 1.

Coloque el cursor en el párrafo que utiliza el estilo en el que desea definir un nivel de esquema.

2.

Haga clic en la ficha Inicio en la cinta de aplicaciones de Word y expanda el grupo Estilos.

3.

Localice el estilo en la lista, haga clic en la flecha de menú desplegable del nombre de estilo y seleccione Modificar.

4.

Haga clic en Formato y seleccione Párrafo.

5.

Defina niveles de esquema en la lista de niveles de Esquema. Precaución: No puede utilizar el formato directo para especificar los niveles de esquema en los estilos de párrafo que no definan un nivel de esquema o que se hayan establecido en Actualizar automáticamente. Perderá el nivel de esquema al guardar el documento.

Hipervínculos de PDF xPresso for Word admite hipervínculos para la publicación en PDF. Todos los demás formatos de salida ignoran los hipervínculos. Los marcadores de Microsoft Word permiten marcar un punto concreto de un documento como destino para un hipervínculo desde otros lugares en el mismo documento o de otro documento. Para insertar hipervínculos, primero debe colocar los marcadores en su documento que funcionarán como destinos de hipervínculo. xPresso for Word solo admite hipervínculos y marcadores dentro del mismo documento.

Inserción de destinos de hipervínculo de marcador Para colocar un destino de hipervínculo de marcador: 1.

Seleccione el texto que funciona como destino del hipervínculo.

2.

Haga clic en la ficha Insertar en la cinta de aplicaciones de Word y haga clic en Marcador. Se mostrará el cuadro de diálogo Marcador.

3.

En Nombre de marcador, escriba un nombre exclusivo para el marcador. Este nombre debe ser único en el documento.

4.

Haga clic en Agregar.

Inserción de hipervínculos de PDF en el documento Para establecer el enlace a un marcador: 1.

Seleccione el texto que funciona como hipervínculo.

2.

Haga clic en la ficha Insertar en la cinta de aplicaciones de Word y haga clic en Hipervínculo. Se mostrará el cuadro de diálogo Hipervínculo.

135

Adición de funciones a plantillas

3.

Haga clic en Marcador. Se mostrará la ventana emergente Seleccionar lugar del documento. Seleccione el marcador que desee utilizar como destino y haga clic en Aceptar.

4.

Haga clic en Aceptar de nuevo. El hipervínculo se mostrará en el elemento de contenido. Para probar el enlace, haga clic en el hipervínculo presionando la tecla CTRL a la vez.

Diseño de documentos PDF con campos para rellenar El motor de publicación xPublish permite crear salidas en PDF que contengan campos para rellenar. Puede agregar controles de contenido al documento de Word que se usan como campos rellenables cuando cree la salida de PDF. Agregue campos de formulario al documento mediante la ficha Diseñador de xPresso for Word en la cinta de Word. En la salida del documento PDF en xPresso for Word se admiten los cuadros de texto, las casillas de verificación y las listas desplegables. Puede agregar texto predeterminado a un campo que aparezca en el campo de formulario del archivo PDF resultante. Puede usar el texto estático o una variable como texto predeterminado. Sin embargo, no se puede aplicar formato a variables en el texto predeterminado. Puede especificar un nombre para un campo de formulario. El nombre se almacena como una propiedad del campo de formulario en el archivo PDF de salida. Puede obtener información útil de los nombres cuando extraiga datos del archivo PDF. Puede usar el texto estático, las variables o una combinación de ambos en los nombres de campo de formulario. Si los dos campos de formulario comparten el mismo nombre, los dos campos comparten el mismo valor. Cuando cambia el valor de un campo de formulario, el valor del otro campo de formulario se actualizará automáticamente. Note: No especifique el mismo nombre para dos tipos diferentes de campos de formulario. Por ejemplo, no aplique el mismo nombre a una lista desplegable y una casilla de verificación porque podrían generarse errores. En xPresso for Word 4.5 no se admite la adición de campos de formulario mediante las opciones antiguas en el grupo de controles. Los controles del campo de formulario que agregue mediante las opciones antiguas en el grupo de controles se convertirán en campos rellenables cuando el motor de publicación xPublish genere una salida PDF al seleccionar la opción Rellenable. Para más información sobre la opción Rellenable, consulte la Guía del usuario de xAdmin. Tenga en cuenta lo siguiente cuando diseñe documentos PDF rellenables: • Los campos de formulario generados en un documento PDF rellenable son campos AcroForms. • Vea archivos PDF que contengan campos rellenables en Adobe Acrobat Reader versión 7 o posterior. En los archivos PDF que se visualizan con la versión 6 de Adobe Acrobat Reader, se podrían producir problemas con las fuentes. • Adobe Reader no admite que se puedan guardar archivos PDF rellenables con valores de campo cambiados en las versiones anteriores a la 11, pero permite imprimir un documento con los valores cambiados. Adobe Acrobat Professional y Adobe Reader versión 11 y posteriores admiten que se puedan guardar archivos PDF con valores de campo cambiados. • Cuando publique un documento en un formato de salida distinto al de PDF, el contenido de los controles del cuadro combinado y de texto se situará en el documento como texto sin el control y las casillas de verificación se mostrarán como imágenes en la salida de documento.

136

Adición de funciones a plantillas

Adición de un campo de formulario al documento 1.

Coloque el cursor en el documento donde desee incluir el campo.

2.

Haga clic en la ficha Diseñador de xPresso for Word.

3.

Haga clic en la lista desplegable Controles de formulario y seleccione uno de los siguientes controles: • Casilla de verificación • Lista desplegable • Texto enriquecido

4.

Especifique un nombre para el campo. Haga clic en el botón junto al campo Nombre para incluir las variables en el nombre.

5.

En la ventana Modificar elemento de propiedad con variables, haga clic en Mostrar avanzadas. Puede seleccionar las variables que desee usar y editar el nombre de la sección avanzada. Cuando un campo de formulario contenga variables, solo puede editar el nombre en la sección avanzada de la ventana Modificar elemento de propiedad con variables.

6.

Haga clic en Insertar.

7.

Asegúrese de que la opción PDF rellenable esté seleccionada si existe la opción. Si la opción no está seleccionada, no se podrá editar el campo de formulario generado.

8.

Especifique la configuración predeterminada para el campo de formulario.

9.

Haga clic en Aceptar.

Si selecciona contenido en el lienzo e inserta un cuadro de texto enriquecido, el cuadro de texto se coloca antes del contenido que selecciona. Note: Para editar un campo de formulario, haga clic en el menú desplegable antes del campo de formulario en el Explorador de plantillas y haga clic en Editar. No se recomienda seleccionar un campo de formulario en el lienzo y editar. Los cambios realizados de esta manera no se reflejan en la salida publicada.

Ejemplo En este ejemplo, diseña un documento PDF para un cliente y desea mostrar el nombre del cliente en cada página del documento. Puede colocar los cuadros de texto enriquecido con el mismo nombre en cada página. Cuando cambie el nombre del cliente en un lugar, también se modificarán el resto de las instancias. Puede insertar un cuadro de texto enriquecido denominado Nombre_Cliente en el documento.

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Adición de funciones a plantillas

Establezca la variable NAMEFIRST como texto predeterminado del cuadro de texto. El valor de la variable es el nombre del cliente.

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Adición de funciones a plantillas

Cree un cuadro de texto enriquecido para los apellidos del cliente del mismo modo.

Cree un cuadro de texto Nombre_Cliente y un cuadro de texto Apellidos_Cliente en cada página.

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Adición de funciones a plantillas

Todos los campos Nombre_Cliente comparten el mismo valor y todos los campo Apellidos_Cliente comparten el mismo valor. Si cambia el texto en un campo, también se modificará el texto del resto de las instancias. También puede incluir un recuento de índice en un nombre de campo de formulario para obtener nombres con una numeración ascendente. En este ejemplo, desea confeccionar un lista de transacciones realizadas por el cliente y mostrar la descripción de cada transacción en un campo de formulario. A los campos de formulario se les debe asignar un nombre diferente, de lo contrario compartirán el mismo valor. Se crea un bucle de contenido para enumerar todas las transacciones y se inserta un campo de formulario para la descripción en el bucle de contenido. Especifique el campo de nombre como “Título_Transacción” e incluya la variable de índice del bucle de contenido en el nombre de campo. xPresso for Word creará un bucle en los datos y creará tantos campos de formulario como sean necesarios. Los campos de formulario se denominarán Título_Transacción1, Título_Transacción2, Título_Transacción3, etc. Seleccione la fila de la tabla en la que desea enumerar todas las transacciones y cree un bucle de contenido para la fila.

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Adición de funciones a plantillas

Inserte un cuadro de texto enriquecido para incluir las descripciones de transacción. Incluya la variable de índice del bucle de contenido en el nombre del cuadro de texto. Establezca la variable Título como texto predeterminado. El valor de la variable es la descripción de una transacción.

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Adición de funciones a plantillas

En la salida PDF generada con los datos del cliente, puede ver que se crean nombres con una numeración ascendente en los campos de descripción.

Uso de marcadores para procesar documentos Existen muchas opciones de procesamiento de salida diferentes disponibles en impresoras de alto volumen. Puede que deba comunicarse con la impresora a través del documento para especificar elementos, como el color del papel o el cambio del tamaño del papel, o quizá el cambio de impresión simple a impresión a doble cara. xPression Server utiliza los marcadores para identificar las opciones de procesamiento de salidas. Lo más probable es que el administrador del sistema sea el que defina los marcadores en xAdmin. Los marcadores son independientes del dispositivo y se utilizan simplemente para marcar un lugar en el documento en el que desea que se produzca una tarea de procesamiento de salida. Las opciones que se pueden definir para los marcadores dependen de la impresora y de las opciones disponibles en el archivo PPD de la impresora. Aunque los marcadores se definen y almacenan en xAdmin, xPresso for Word permite cargar una lista de marcadores y colocar los marcadores en el documento. Los marcadores se colocan en los saltos de sección en el documento de xPresso for Word Por consiguiente, es preciso que se asegure de

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Adición de funciones a plantillas

que dispone de saltos de sección en el documento en todos los lugares en los que desee incluir un marcador.

Carga de listas de marcadores Antes de poder colocar un marcador en el documento, necesita cargar la lista de marcadores en xPresso for Word. Puede que se haya descargado del servidor y almacenado un archivo Markers.xml para que lo utilice, o si ha iniciado sesión en el servidor, puede descargar los marcadores directamente del servidor. Póngase en contacto con el administrador del sistema si no está seguro de qué método debe utilizar.

Para cargar la lista de marcadores: 1.

Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso).

2.

Haga clic en Administración de OP y seleccione una de las siguientes opciones: • Importar marcadores.Seleccione esta opción si se ha descargado un archivo Markers.xml del servidor en un directorio local accesible por el cliente de xPresso for Word. Este archivo puede que no contenga todos los marcadores disponibles si se han creado nuevos marcadores desde que se descargó el archivo. • Importar marcadores desde servidor. Seleccione esta opción si ha iniciado sesión en el servidor. Esta opción descarga automáticamente todos los marcadores actualmente definidos en el servidor. Se abrirá un cuadro de diálogo que recoge todos los marcadores. Haga clic en Aceptar. Si selecciona esta opción, habrá terminado con este procedimiento y puede continuar con Colocación de marcadores en documentos, página 143.

3.

Explore para buscar y seleccionar el archivo Markers.xml.

4.

Haga clic en Abrir. Se abrirá un cuadro de diálogo que recoge todos los marcadores. Haga clic en Aceptar. Ahora puede continuar con Colocación de marcadores en documentos, página 143.

Colocación de marcadores en documentos Una vez cargada la lista de marcadores en xPresso for Word, estará listo para colocar los marcadores en la página del documento. Puede que necesite ponerse en contacto con el administrador del sistema o el creador de los marcadores para asegurarse de que selecciona los correctos. Note: Si no ha cargado una nueva lista de marcadores desde hace tiempo, podría ser una buena idea volver a cargar la lista. Es posible que se hayan agregado nuevos marcadores en xAdmin desde la última vez que cargó la lista.

Para colocar marcadores: 1.

Coloque el cursor en el salto de sección que indica la ubicación en el documento en la que desea incluir el marcador.

2.

Haga clic en Marcador en el grupo Insertar de la ficha xPresso de la cinta. Se abre el cuadro de diálogo Marcadores de OP, que recoge la lista de los marcadores que están actualmente disponibles.

143

Adición de funciones a plantillas

3.

Seleccione el marcador que desea utilizar de la lista y haga clic en Aceptar. El nombre del marcador aparece en el explorador de plantillas, bajo la definición de página en la que se haya colocado.

Una vez colocado en una plantilla, un marcador se convierte en un atributo de la primera sección desde donde se creó. El marcador no se mueve a otra definición de página incluso si se inserta antes una nueva definición de página. Note: Al colocar marcadores en el documento no se admiten varias operaciones de deshacer y rehacer sucesivas. Solamente puede deshacer y rehacer la colocación del último marcador incluido. Si deshace más de una colocación de marcador a la vez, solo podrá rehacer una.

Adición forzada de una página impar nueva Si el diseño del documento consta de varias secciones, y hay una sección que desea que empiece siempre en una página impar o anverso, puede utilizar un marcador para forzar la creación de una página impar nueva en ese punto del documento. Cuando se cambia el modo de impresión de las caras durante la publicación, se fuerza siempre una hoja nueva. Si el documento es a doble cara, coloque un marcador que también se haya establecido en ese modo en la sección que desee que comience en la página impar. Al publicar el documento, se forzará una hoja nueva cuando se procese el marcador de doble cara, agregando una página impar nueva en el documento. Dado que el documento era de doble cara originariamente, no se cambió el modo así que todo lo que se ha hecho es forzar una página impar.

Agregar una descripción de plantilla xPresso for Word permite guardar una descripción de la plantilla. Una descripción de plantilla de xPresso es lo mismo que la propiedad de documento “Comentarios” en Word, y se puede agregar a través de la interfaz de Word o mediante la página backstage de xPresso. La descripción aparecerá en el área Lista de documentos de xAdmin y en xDashboard cuando se seleccione un documento para publicarlo, y se devolverá junto con el nombre del paquete en una llamada al servicio web. La descripción ayuda a identificar el documento a la persona que realiza la publicación para asegurarse de que se selecciona el documento correcto. Para agregar una descripción de plantilla a través de la interfaz de Word, abra la página backstage de información de Word (Archivo > Información). Busque el área Propiedades a la derecha de la página. Haga clic en el área Agregar comentarios junto a la etiqueta Comentarios. Escriba la descripción. Para agregar una descripción de plantilla a través de la interfaz de xPresso for Word, abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso). Haga clic en Editar descripción de plantilla y escriba la descripción en el cuadro.

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Capítulo 8 Adición de variabilidad a plantillas

La variabilidad permite diseñar una única plantilla y usarla para obtener diferentes salidas en función de los criterios y los datos. Existen diversas formas de agregar variabilidad a la plantilla de xPresso for Word. Si ha planificado el documento de antemano, conviene saber qué áreas de la plantilla son dinámicas y cuáles van a incluir contenido estático. El contenido dinámico puede cambiar en cada iteración del documento, mientras que el contenido estático es el mismo en todas las iteraciones. En este capítulo se tratan los siguientes temas: • Criterios, página 145 • Creación de un grupo de contenido, página 148 • Creación de instancias de contenido, página 149 • Bucles de contenido, página 154

Criterios xPresso for Word permite asignar criterios al contenido dinámico para constatar si el contenido específico debería incluirse en la salida final del documento. Los criterios se pueden asignar a grupos de contenido, instancias de contenido, bucles de contenido, elementos de contenido reutilizable y elementos de contenido universal. Estos criterios se definen, en su mayoría, como lógica de expresión condicional (If-Else), lo que permite crear una expresión que sirva para determinar cuándo debe aparecer el contenido. En la expresión, se puede utilizar la lógica booleana y comparar las variables con los campos o valores. En las instancias de contenido, puede definir lógica de comparación simple (cambio) en su lugar, que permite comparar el valor de un solo campo de datos con el fin de saber si la instancia de contenido es apta para su inclusión. Note: (1) Necesitará tener el esquema de datos cargado antes de poder definir los criterios. Para obtener más información, consulte Carga de su esquema, página 73. (2) Los valores de las instrucciones de criterios distinguen entre mayúsculas y minúsculas, y deben coincidir exactamente con los valores de los datos.

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Adición de variabilidad a plantillas

Lógica de grupo de contenido La mayor parte del contenido dinámico de la plantilla de xPresso for Word estará incluido en instancias y grupos de contenido y, opcionalmente, en variantes. xPression emplea los criterios que se hayan definido en los distintos niveles para averiguar qué contenido se incluye en un documento para un registro de cliente en particular. En el nivel de grupo de contenido, se pueden definir criterios para saber si el grupo de contenido está “activo” (se tendrá en cuenta para incluirlo en la salida del documento) o “inactivo” (no se incluirá). Gracias a este tipo de lógica, xPression puede pasar por alto rápidamente los fragmentos de contenido que no son válidos en un registro de cliente concreto. Los criterios para distinguir entre activo/inactivo se definen mediante lógica de expresión condicional. En el nivel de instancia de contenido, se pueden definir criterios para saber qué instancia del contenido se debe incluir en cada registro del cliente. Los criterios de instancia de contenido se pueden definir mediante lógica de expresión condicional o mediante lógica de comparación simple. En el nivel de variante, se pueden definir atributos de selección rápida para saber qué versión de una instancia de contenido se debe incluir en cada registro del cliente. Las selecciones rápidas son atributos compartidos creados en el servidor que se pueden asociar al contenido de la plantilla de manera alternativa. Con ellos se puede decidir si incluir o no contenido sin tener que definir criterios. Para obtener más información, consulte Uso de selecciones rápidas y variantes, página 151.

Definir lógica de expresión condicional El cuadro de diálogo Establecer criterios permite definir una expresión condicional para controlar cuándo se debe incluir contenido dinámico en la salida del documento. En la expresión condicional se pueden seleccionar variables para compararlas con un valor o un campo y, además, utilizar operadores booleanos para combinarlos con instrucciones de criterios. La expresión condicional se crea a partir de instrucciones de criterios individuales que se combinan entre sí mediante operandos y mecanismos de agrupamiento.

Para agregar una nueva instrucción de criterios: 1.

Haga clic en Nuevos criterios. Se abre el cuadro de diálogo Criterios nuevos.

2.

Haga clic en el botón de exploración para seleccionar un campo de datos.

3.

Seleccione el operador de la lista desplegable.

4.

Seleccione si desea comparar el campo de datos con un valor o con otro campo.

5.

Escriba el valor o haga clic en el botón de exploración para seleccionar el campo. Recuerde que los valores de las instrucciones lógicas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y que, además, deben coincidir exactamente con los valores de los datos.

6.

Haga clic en Aceptar.

Si va a comparar dos o más instrucciones, lleve a cabo los pasos anteriores para definir las otras instrucciones. Puede usar los botones AND y OR para agregar operandos y las flechas arriba y abajo para reorganizar las instrucciones.

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Adición de variabilidad a plantillas

Los botones Agregar paréntesis (agrupar) y Quitar paréntesis (no agrupar) sirven para agrupar las instrucciones, si así lo necesita. Seleccione varias líneas para habilitar estos botones. Note: Si va a comparar valores de fecha, el valor debe tener el formato de fecha de la configuración regional actual utilizado por el sistema operativo.

Definir lógica de comparación simple El cuadro de diálogo Lógica de cambio permite definir lógica de comparación simple para las instancias de contenido. La lógica de comparación simple debe utilizarse cuando existe un solo campo en los datos que contiene valores que se usan para controlar si se incluye o no cada instancia de contenido. La lógica de comparación simple es una sencilla prueba de verdadero o falso: o el valor coincide y la instancia de contenido se incluye, o el valor no coincide y la instancia se descarta. Puede definir una de las instancias de contenido como instancia predeterminada y aparecerá en la salida si el resto de instancias no satisfacen los criterios. Solo los campos de cadenas pueden contener valores nulos para la lógica de comparación simple. A continuación se indica cómo resuelve xPresso for Word la lógica de comparación simple de cadena: • Si el valor de campo es nulo: — Muestra la primera instancia con un valor de campo vacío — Si ningún valor de campo está vacío, muestra la instancia especificada como predeterminada — Si no hay ninguna instancia predeterminada, desactiva el grupo de contenido • Si el valor de campo no es nulo: — Muestra la primera instancia cuyo valor de campo coincida con el valor de campo de los datos — Si ninguna instancia coincide, muestra la instancia especificada como predeterminada — Si no hay ninguna instancia predeterminada, desactiva el grupo de contenido Para campos que no sean de cadena, el valor del campo de instancia de contenido debe ser del mismo tipo que el valor del campo de datos. Para campos que no sean de cadena, xPresso for Word resuelve la lógica de comparación simple de esta manera: • Muestra la primera instancia cuyo valor de campo coincida con el valor de campo de los datos • Si ninguna instancia coincide, muestra la instancia especificada como predeterminada • Si no hay ninguna instancia predeterminada, desactiva el grupo de contenido

Para definir una lógica de comparación simple: 1.

Haga clic en el botón de variable que hay junto al cuadro de texto Elegir una variable. Se abre cuadro de diálogo Insertar variable. Seleccione el campo que quiera utilizar para controlar si este contenido se incluye o no y haga clic en Insertar.

2.

Haga doble clic en el campo Valor de una de las instancias de contenido y escriba el valor que indique que dicha instancia debe incluirse. Repita esto en todas las instancias para las que quiera definir valores. Recuerde que los valores de la lógica distinguen entre mayúsculas y minúsculas y que, además, deben coincidir exactamente con los valores de los datos.

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Adición de variabilidad a plantillas

3.

(Opcional) Active la casilla de verificación de la columna Predeterminada para definir esa instancia de contenido como instancia predeterminada. Solo puede definir una instancia como predeterminada. La instancia predeterminada aparecerá en el documento si los datos no cumplen los criterios de las demás instancias.

4.

Haga clic en Aceptar.

Creación de un grupo de contenido Un grupo de contenido es un contenedor de contenido dinámico. Cada variación del contenido se incluye en una instancia de contenido dentro del grupo de contenido. Los grupos de contenido pueden contener una sola instancia de contenido o pueden contener muchas instancias. Los grupos de contenido de instancias únicas incluyen contenido sin variaciones, pero que se puede incluir o excluir dinámicamente de la salida de documento. Para crear un grupo de contenido, seleccione el contenido en el lienzo que quiera incluir en la primera instancia del grupo de contenido o coloque el cursor donde quiera que aparezca el grupo de contenido. Haga clic en Grupo de contenido en la ficha xPresso de la cinta de aplicaciones de Word. xPresso for Word: • Agregar un nuevo elemento de grupo de contenido al explorador de plantillas y, asimismo, agregar un elemento de instancia de contenido de grupo de contenido bajo en nuevo grupo de contenido. • Marca el contenido seleccionado en el lienzo con un control de contenido de Word o coloca un control de contenido vacío en el lienzo. Para mover su cursor fuera del cuadro de control de contenido, colóquelo al final del contenido y presione la tecla de flecha derecha. Note: Una vez que el contenido se ha incluido en un grupo de contenido, ya no podrá aplicar formato a los párrafos primero y último del contenido. Para evitar este problema, aplique el formato al contenido antes de definirlo como grupo de contenido.

Definir criterios para un grupo de contenido Los criterios definidos para un grupo de contenido determinan cuándo dicho grupo se incluye en la salida del documento. En el nivel de instancia de contenido se definen otros criterios distintos para determinar qué instancia es la que debe seleccionarse cuando se incluye el grupo de contenido. Para obtener más información, consulte Definición de criterios para instancias de contenido, página 150. Para definir los criterios de un grupo de contenido, haga clic en el menú desplegable del elemento de grupo de contenido en el explorador de plantillas y seleccione Editar criterios de grupo de contenido. Se abre el cuadro de diálogo Establecer criterios. Consulte Definir lógica de comparación simple, página 147 para obtener información sobre cómo crear expresiones de criterio en el cuadro de diálogo. Note: Si un grupo de contenido solo contiene un párrafo independiente, cuando no se cumplan los criterios para la inclusión, en xPresso for 4.2, se insertará un párrafo vacío en la salida. Sin embargo, en xPresso for 4.5 y versiones posteriores, no se insertará contenido alguno. Si desea la misma salida que en la versión 4.2, agregue un espacio justo después del control de contenido del grupo de contenido.

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Adición de variabilidad a plantillas

Grupos de contenido anidados Para conseguir un mayor control sobre el contenido dinámico, puede crear un grupo de contenido que exista dentro de otro grupo de contenido y que dependa del grupo “principal”. Por ejemplo, quizás tenga una imagen que desee que aparezca con cierto párrafo y solo en instancias concretas. Puede “anidar” el grupo de contenido de la imagen en el grupo de contenido del párrafo. Cuando el grupo de contenido del párrafo cumple los criterios de inclusión y se incluye en la salida, xPresso for Word considera la inclusión del grupo de contenido de imagen. Si el grupo de contenido de la imagen también satisface sus criterios de inclusión, la imagen aparece en la salida del documento. Para crear un grupo de contenido anidado, seleccione un rango de texto dentro de una instancia del grupo de contenido principal y haga clic en Grupo de contenido en la ficha Diseñador de xWord de la cinta de aplicaciones de Word. xPresso for Word agrega el nuevo grupo de contenido al grupo de contenido principal. Evite anidar grupos de contenido en otro contenido dinámico (como bucles de contenido u otros grupos de contenido) de listas numeradas o con viñetas, puesto que podría tener problemas al cambiar el foco de la instancia en el explorador de plantillas en este tipo de elementos anidados. Por ejemplo, se podría dar el caso de que el contenido anidado en un control de contenido se moviese fuera del control y, por tanto, dejase de formar parte del contenido dinámico. O de que se perdiese el estilo de fuente (como el color, la negrita o la cursiva) del contenido dinámico.

Creación de instancias de contenido xPresso for Word agrega una instancia de contenido automáticamente al crear un grupo de contenido. Puede crear más instancias de contenido dentro del grupo de contenido para que contenga versiones del texto alternativas. Por ejemplo, podría tener varios párrafos de apertura diferentes para una carta, uno por cada tipo de cliente al que tenga previsto enviar la carta. Si el contenido que existe dentro de dos instancias es similar, también puede clonar una instancia existente para crear una nueva. Note: La configuración de tabulación se conserva de la primera instancia creada en un grupo de contenido y no se puede modificar, con lo que todas las instancias posteriores en el mismo grupo de contenido usarán esta misma configuración de tabulación. Para solucionar este problema, puede crear la instancia de contenido en líneas de párrafo distintas y crear varios grupos de contenido, en lugar de varias instancias dentro de uno solo grupo. Para garantizar un buen rendimiento, se recomienda que mantenga el número de instancias en un solo documento por debajo de 50. Si se requieren más instancias, considere colocarlas en contenido universal (con la opción continuar diseño principal seleccionada). Para obtener más información, consulte Capítulo 12, Uso del contenido universal.

Agregar una instancia de contenido Puede agregar tantas instancias de contenido como necesite a cualquier grupo de contenido. Recuerde: solo debe aparecer una instancia de un grupo de contenido en una salida de documento.

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Adición de variabilidad a plantillas

Para crear una instancia de contenido: 1.

Procure que el explorador de plantillas esté visible.

2.

(Opcional) Seleccione el contenido en el lienzo que quiera incluir en la instancia.

3.

Haga clic en el menú desplegable del grupo de contenido al que quiera agregar la instancia y seleccione Crear instancia de contenido para crear una instancia vacía o Crear instancia de contenido desde selección si ha seleccionado contenido en el lienzo. xPresso for Word agrega una nueva instancia de contenido al grupo de contenido seleccionado en el explorador de plantillas y coloca una instancia de contenido en el lienzo, en un cuadro de control de contenido.

Consejo: Para mover su cursor fuera del cuadro de control de contenido, colóquelo al final del contenido y presione la tecla de flecha derecha. Note: Una vez que el contenido se ha incluido en una instancia de contenido, ya no podrá aplicar formato a los párrafos primero y último del contenido. Para evitar este problema, aplique el formato al contenido antes de definirlo como una instancia de contenido.

Definición de criterios para instancias de contenido xPresso for Word permite elegir diversos tipos de criterios al definir criterios para instancias de contenido. Se puede usar la lógica de expresiones condicionales (if-else) o la lógica de comparación simple (de conmutación). La lógica de expresiones condicionales se debe usar cuando se necesiten criterios complejos, mientras que la lógica de comparación simple se usará cuando se pueda utilizar un valor de campo de datos único para determinar la inclusión de instancias. Los tipos de criterios se pueden seleccionar en el Explorador de plantilla, bien en el nivel de grupo de contenido, o bien en cada instancia de contenido por separado. Para seleccionar el tipo de criterios, haga clic en el menú desplegable del grupo de contenido o de la instancia de contenido y seleccione Lógica de expresiones condicionales o Lógica de comparación simple. Las selecciones no se excluyen mutuamente: al cambiar el tipo de criterios en una ubicación, se cambia en todas las instancias de contenido que haya en el grupo de contenido. Para definir los criterios de la instancia de contenido después de seleccionar el tipo de criterios, haga clic en el menú desplegable del grupo de contenido o de la instancia de contenido en el Explorador de plantilla y luego haga clic en Editar criterios de instancia de contenido. Para obtener información sobre cómo definir la lógica de expresiones condicionales, consulte Definir lógica de expresión condicional, página 146; para obtener información sobre cómo definir la lógica de comparación simple, consulte Definir lógica de comparación simple, página 147.

Clonación de instancias de contenido Cuando tenga que crear una instancia de contenido exactamente igual o parecida a otra instancia ya creada, puede clonar el elemento existente en el Explorador de plantilla. El contenido de la instancia, así como sus criterios, se copiarán a la nueva instancia.

150

Adición de variabilidad a plantillas

Para clonar una instancia de contenido, haga clic en el menú desplegable de la instancia en el Explorador de plantilla y seleccione Clonar instancia de contenido. xPresso for Word agrega una instancia de contenido nueva al grupo de contenido con el nombre Clon de nombre.

Visualización de contenido específico en la plantilla Las instancias de contenido son versiones distintas del mismo contenido. No puede haber más de una instancia de un grupo de contenido en un mismo documento, lo que significa que no se puede ver el contenido de varias instancias a la vez. Para ver el contenido de una instancia concreta en el lienzo, selecciónela en el Explorador de plantilla. El contenido de la instancia seleccionada aparece en la plantilla. Cuando una instancia de contenido está incluida en un solo párrafo (alineada con el párrafo), al cambiar de vista de instancia de contenido puede que se cambie el formato de la instancia a la que se cambia. Suponga, por ejemplo, que tiene dos instancias de contenido que aparecen en una celda de tabla: una formateada para que se muestre alineada en el centro y otra formateada para que se alinee a la izquierda. Si cambia de la vista de la instancia alineada en el centro a la vista de la instancia alineada a la izquierda, el formato de alineación en el centro de la primera instancia se aplicará a la segunda instancia, y ambas instancias se mostrarán alineadas en el centro. Cuando se utiliza la función Ortografía y gramática de Word para revisar el documento de xPresso for Word, solo se revisa el contenido que se esté viendo en el lienzo. Por consiguiente, el contenido que no se muestre, no se comprobará. Deberá seleccionar el elemento para que se vea en el documento y luego ejecutar la revisión de nuevo.

Uso de selecciones rápidas y variantes xPresso for Word le permite usar una combinación de atributos de selección rápida y variantes de instancia de contenido para aplicar lógica de inclusión adicional al contenido. Los atributos de selección rápida ofrecen una lógica empresarial automática para que no tenga que escribir criterios para determinar la inclusión de contenido. Al usar selecciones rápidas y variantes, la lógica de contenido tendrá este aspecto: Grupo de contenido (activar/desactivar criterios) Instancia de contenido (selección por criterios) Variante (selección por selección rápida) Variante (selección por selección rápida) Instancia de contenido (selección por criterios) Variante (selección por selección rápida) Variante (selección por selección rápida) En algunos casos, podrá usar instancias de contenido para conseguir el mismo efecto que produce el uso de variantes. En estos casos, hay que decidir cuál es la mejor solución. Por ejemplo, imaginemos que en un documento hay un párrafo que queremos tener en varios idiomas. Podemos crear una instancia de contenido para cada idioma o una sola instancia de contenido con una variante para cada idioma. Si tiene una selección rápida por idioma, lo más conveniente sería usar variantes. Otra

151

Adición de variabilidad a plantillas

ventaja de usar variantes es que puede probar la lógica de selección rápida en la salida directamente desde xPresso for Word. Las selecciones rápidas se definen en xAdmin, en el servidor de xPression. Para obtener más información, consulte la Guía del usuario de xAdmin. Puede descargar listas de selección rápida del servidor y seleccionar las que quiera activar en la plantilla actual. Para obtener más información, consulte Establecimiento de selecciones rápidas para una plantilla, página 152.

Establecimiento de selecciones rápidas para una plantilla Para poder crear variantes de contenido, debe definir selecciones rápidas para la plantilla. Las selecciones rápidas se configuran en la página backstage de xPresso. Abra la página backstage de xPresso (Archivo > xPresso) y haga clic en Configuración de selecciones rápidas. Todas las selecciones rápidas que están definidas en el servidor de xPression aparecen en la lista Inactivas. Haga clic en Descargar últimos valores del servidor para asegurarse de que la lista es actual. Elija una selección rápida de la lista Inactivas y haga clic en Agregar selección rápida al documento para moverla a la lista Activas. Todas las selecciones rápidas de la lista Activas estarán disponibles para asociarlas con variantes de instancias. Para quitar una selección rápida, elíjala en la lista Activas y haga clic en Quitar selección rápida del documento. Las selecciones rápidas que se están usando en un conjunto de selecciones rápidas no se pueden quitar. En algunos casos, la selección rápida no se podrá quitar aunque se hayan eliminado todas las variantes de contenido que usen la selección rápida. Cuando suceda esto, guarde la plantilla, ciérrela y luego vuelva a abrirla. Después de volver a abrir la plantilla, se debería poder quitar la selección rápida. Para asignar una selección rápida a una variable de plantilla, elija la selección rápida en la lista Activas y haga clic en Asignar a variable. Seleccione la variable y haga clic en Insertar.

Creación de variantes Las variantes son versiones de instancias de contenido para las que puede definir atributos de selección rápida. Las variantes solo se deben crear cuando se tienen atributos a los que asociarlas. Un ejemplo de buen uso de variantes es cuando tenemos contenido que debe aparecer en varios idiomas. Podemos crear una variante del contenido en cada uno de los idiomas. Si quisiéramos usar instancias de contenido, tendríamos que crear criterios para cada instancia para controlar la inclusión, mientras que con variantes solo hay que elegir la selección rápida adecuada. Note: Es necesario definir selecciones rápidas en la plantilla para crear variantes. Para agregar una variante a una instancia de contenido, haga clic en el menú desplegable de la instancia en el Explorador de plantilla y seleccione Agregar variante. La primera variante que agrega es la predeterminada, que xPression usa cuando no hay ninguna otra válida. No puede definir selecciones rápidas para la variante predeterminada.

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Adición de variabilidad a plantillas

Si quiere definir selecciones rápidas para las variantes adicionales, haga clic en el menú desplegable de la variante y seleccione Editar conjunto de selecciones rápidas. Para obtener más información, consulte Administración de conjuntos de selecciones rápidas para plantillas, página 153. Puede probar cómo se resuelven en la salida las variantes y la lógica de selección rápida directamente desde xPresso for Word. Para obtener más información, consulte Pruebas de la plantilla, página 225.

Administración de conjuntos de selecciones rápidas para plantillas Para cada plantilla, puede crear conjuntos de selecciones rápidas que contengan los valores de selección rápida que usará en el documento. Estos conjuntos se definen en el nivel de variante en el cuadro de diálogo Configuración de selecciones rápidas. Los conjuntos en desuso y obsoletos se eliminan automáticamente al cerrar el documento. La lista Conjuntos de selecciones rápidas muestra todos los conjuntos que están definidos para la plantilla. Desde esta lista, puede: • Quitar el enlace entre un conjunto y otras referencias al conjunto. Cuando un enlace está roto, puede hacer cambios en un conjunto para la variante actual sin que afecten a otras variantes que usen el mismo conjunto. • Clonar un conjunto para crear un conjunto nuevo y editarlo. • Ver las selecciones rápidas que usan otras variantes. Las que están en la lista No disponibles las usan variantes homólogas (variantes que están en la misma instancia de contenido). La otra parte del cuadro de diálogo contiene información sobre el conjunto de selecciones rápidas seleccionado en cada momento: • El nombre de la selección rápida aparece arriba. De forma predeterminada, el nombre es una lista de los valores elegidos para la selección rápida. Haga clic en Editar para escribir otro nombre. Haga clic en Restablecer para volver a poner el nombre original. • Debajo del nombre aparece un resumen de la selección rápida. En el resumen se incluyen las selecciones rápidas contenidas en el conjunto y los valores que están seleccionados para cada una de ellas. • En la tabla se ven las selecciones rápidas disponibles y se pueden seleccionar los valores que quiere asociar con el conjunto. Puede seleccionar un solo valor o, si hay varias selecciones rápidas en el conjunto, todos. Si solo hay una selección rápida en el conjunto, seleccionar Todo es lo mismo que la configuración predeterminada de la variante inicial y, como no pueden existir dos variantes con la misma configuración de selección rápida, esto no está permitido. Si hay más de una selección rápida en la lista, se debe seleccionar al menos un valor de cada una. En esta página puede seleccionar elementos sueltos activando la casilla o seleccionar varios con SHIFT+clic o CTRL+clic. Al seleccionar varios, primero hay que seleccionar los elementos y luego activar o desactivar la casilla de uno de los elementos seleccionados. Asegúrese de hacer clic en el nombre o la casilla del elemento para seleccionarlo. Si hace clic a la derecha del elemento, este no se selecciona.

153

Adición de variabilidad a plantillas

Bucles de contenido Si los datos poseen información que desea recorrer en bucle para crear el contenido del documento, puede agregar un bucle de contenido en xPresso for Word. Los bucles de contenido le permiten seleccionar un rango de contenido y hacer que el contenido se repita en el documento con un nuevo contenido variable mientras xPresso for Word recorre los datos. Por ejemplo, puede que desee crear una lista de variables de elementos en el documento. Si crea un bucle de contenido que contiene una línea de la lista con los datos de variable en él, xPresso for Word recorrerá sus datos y creará tantas líneas como sea necesario para completar la lista. Si el archivo de datos contiene el texto del documento y va a crear una estructura repetitiva como un catálogo, puede convertir el contenido variable de la plantilla en un bucle de texto. xPresso for Word recorrerá en bucle los datos para extraer el contenido adecuado y rellenar las páginas del catálogo. También puede definir criterios de filtro que controlen cuándo se procesa el bucle en el documento. Esto resulta útil cuando un bucle solo es válido en instancias concretas del documento dinámico.

Definición de bucles de contenido Los bucles de contenido requieren una variable de matriz repetible. Asegúrese de que la matriz contenga todos los datos de variable necesarios para generar el contenido.

Para definir un bucle de contenido: 1.

Coloque las variables y el contenido estático en el lienzo que quiere incluir en el bucle. Si quiere agregar el contenido después de crear el bucle, coloque el cursor en el lugar del lienzo donde quiere que aparezca el bucle y salte al paso 3.

2.

Seleccione todo el contenido del lienzo que quiera incluir en el bucle. Debido a la manera en que funcionan los controles de contenido de Word (utilizados para denotar los bucles), la marca de final de párrafo se incluye siempre en el contenido de bucle. Por consiguiente, se agregará automáticamente un retorno de carro al final de cada elemento de bucle, de manera que cada elemento aparezca en su propia línea.

3.

Cree un bucle de contenido siguiendo uno de estos pasos: • Haga clic en Bucle de contenido en la ficha xPresso de la cinta de aplicaciones de Word. • Haga clic en la lista desplegable de la matriz del bucle en el Explorador de variables y luego en Bucle de contenido, en Insertar selección como. Aparece el cuadro de diálogo Definir bucle.

4.

Haga clic en Elegir variable para seleccionar la matriz que quiere usar en el bucle. Si creó el bucle de contenido desde el Explorador de variables, la matriz que seleccionó aquí se selecciona automáticamente.

5.

(Opcional) Haga clic en Definir xPath para definir otro xPath para la matriz. Para obtener más información, consulte Filtrar una matriz, página 108.

6.

Haga clic en Aceptar. xPresso for Word coloca un control de contenido en torno al intervalo de contenido o donde esté el cursor en la plantilla si no se ha seleccionado ningún contenido. xPresso for Word también agrega el bucle de contenido al Explorador de plantilla en la ubicación

154

Adición de variabilidad a plantillas

adecuada: si el bucle aparece dentro de una instancia de contenido u otro contenedor dinámico, aparecerá bajo él; si no, aparecerá bajo la raíz.

Anidamiento de bucles de contenido Puede anidar varios bucles de contenido unos dentro de otros. Los bucles anidados admiten bucles “hacia atrás”, bucles anidados en sí mismos y bucles con varias jerarquías. Un ejemplo de bucle hacia atrás es el siguiente: si los datos tienen un “Elemento principal 1”, con un elemento secundario “Secundario 1”, puede anidar un bucle asociado a “Elemento principal 1” en un bucle asociado a “Secundario 1”. Evite anidar bucles de contenido en otro contenido dinámico (como grupos de contenido) de listas numeradas o con viñetas, puesto que podrían surgir problemas al cambiar el foco de instancia en el Explorador de plantilla en estos elementos anidados. Por ejemplo, se podría dar el caso de que el contenido anidado en un control de contenido se moviese fuera del control y, por tanto, dejase de formar parte del contenido dinámico. O de que se perdiese el estilo de fuente (como el color, la negrita o la cursiva) del contenido dinámico.

Criterios de filtros de bucles Para cualquier bucle de contenido, puede definir criterios de filtro que controlen cuándo se procesa el bucle para la salida del documento. Esto le permite omitir el procesamiento de un bucle de registros de datos si no es necesario. Para definir criterios de filtro, haga clic en la lista desplegable del bucle de contenido en el Explorador de plantilla y seleccione Editar filtro de bucle. Se abre el cuadro de diálogo Establecer criterios. Para obtener más información, consulte Definir lógica de expresión condicional, página 146.

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Adición de variabilidad a plantillas

156

Capítulo 9 Uso de imágenes

La compatibilidad para imágenes de xPresso for Word admite muchos formatos y tipos de imágenes. Existen varias formas de poner imágenes en un documento: cuál usar depende del tipo de imagen. Si es una imagen estática, puede colocarla directamente en el documento de Word. Si es dinámica, puede usar una variable de imagen o una imagen de contenido universal para colocar la imagen en el documento. En este capítulo se explica cómo usar imágenes en plantillas de xPresso for Word y se incluyen los temas siguientes: • Compatibilidad para imágenes, página 157 • Preparación de imágenes para su uso en documentos, página 165 • Tipos de imágenes de xPresso, página 166 • Variables de imagen, página 167 • Imágenes de contenido universal, página 168 • Trabajo con imágenes en salidas PostScript, página 169 • Trabajo con imágenes en salidas PDF y PPML, página 170

Compatibilidad para imágenes Existen muchas cosas que tener en cuenta en lo relativo al uso de imágenes en los documentos. Antes de tomar ninguna decisión, es importante saber qué formatos de imagen admite el motor de publicación xPublish para cada formato de salida. En la tabla siguiente se detalla la compatibilidad de las imágenes con cada formato de salida admitido. Si el formato de salida no admite un formato de imagen, xPression intentará convertirlo a otro formato compatible. Para obtener más información, consulte Formatos de imagen incompatibles, página 158. En lo que respecta a la compatibilidad de las imágenes, en xPression se pueden establecer dos tipos de compatibilidad: directa e indirecta. Los formatos de imagen compatibles directamente son admitidos por el formato de salida y pasan directamente a través del motor de publicación. Los formatos de imagen compatibles indirectamente son admitidos por el formato de salida solo si se comprimen de una manera concreta. En el caso de los formatos de imagen compatibles directamente, xPression extraerá los datos necesarios y los incrustará, lo cual puede afectar al rendimiento. En la tabla siguiente se detalla la compatibilidad de imágenes de xPression para cada formato de salida compatible.

157

Uso de imágenes

Formato de imagen

AFP

DOCX

HTML

PCL

PDF/PPML

PostScript

BMP

Incompatible

Compatible directamente

Compatible directamente

Incompatible

Incompatible

Incompatible

EPS

Incompatible

Incompatible

Incompatible

Incompatible

Incompatible

Compatible directamente

GIF

Incompatible

Compatible directamente

Compatible directamente

Incompatible

Compatible Incompatible indirectamente

JPEG (JFIF)

Compatible directamente

Compatible directamente

Compatible directamente

Incompatible

Compatible directamente

Compatible directamente

PDF

Incompatible

Incompatible

Incompatible

Incompatible

Compatible directamente

Incompatible

PNG

Incompatible

Compatible directamente

Compatible directamente

Incompatible

Compatible Incompatible indirectamente

TIFF (Grupo 4)

Compatible directamente

Incompatible

Incompatible

Compatible directamente

Compatible directamente

Compatible directamente

Compatible TIFF (Monocromático indirectamente )

Incompatible

Incompatible

Compatible indirectamente

Compatible directamente

Compatible directamente

TIFF (Escala de grises)

Incompatible

Incompatible

Incompatible

Incompatible

Compatible directamente

Compatible directamente

TIFF (Color)

Incompatible

Incompatible

Incompatible

Incompatible

Compatible directamente

Compatible directamente

WMF

Compatible

Compatible

Compatible

Compatible

Compatible

Compatible

Formatos de imagen incompatibles Cuando el motor de publicación xPression Publish se encuentra con formatos de imagen incompatibles, los convierte a un formato compatible con el formato de salida. En la tabla siguiente se detalla el formato al que se convierte cada imagen incompatible para cara formato de salida. La indicación “NP” significa que el formato de imagen es compatible con el formato de salida (y por tanto no requiere conversión); la indicación “Ninguno” significa que la imagen no es compatible pero no se realiza la conversión. Imagen original

AFP

DOCX

HTML

PCL

PDF/PPML

PostScript

BMP

JPEG

NP

NP

Ninguno

JPEG

JPEG

EPS

JPEG

JPEG, PNG

JPEG, PNG

Ninguno

PDF, JPEG, PNG

NP

GIF

JPEG

NP

NP

Ninguno

NP

JPEG

JPEG (JFIF)

NP

NP

NP

Ninguno

NP

NP

PDF

JPEG

JPEG

JPEG

Ninguno

NP

JPEG

158

Uso de imágenes

Imagen original

AFP

DOCX

HTML

PCL

PDF/PPML

PostScript

PNG

JPEG, Grupo 4

NP

NP

Ninguno

NP

JPEG

TIFF (Grupo 4)

NP

JPEG

JPEG

NP

NP

NP

TIFF (Monocromático)

Grupo 4

JPEG

JPEG

Grupo 4

NP

NP

TIFF (Escala de grises)

Ninguno

JPEG

JPEG

Ninguno

NP

NP

TIFF (Color)

Ninguno

JPEG

JPEG

Ninguno

NP

NP

xPression utiliza el valor de configuración de preferencias de imagen de servidor, incluido en el archivo DCPI.properties del servidor, para seleccionar el formato de archivo deseado. Para obtener más información sobre la opción de preferencia de imagen, consulte Configuración de la opción de preferencia de imagen, página 159.

Configuración de la opción de preferencia de imagen El tipo de imagen que se utiliza durante la publicación se controla mediante un parámetro de un archivo de configuración. En el cliente, la configuración se encuentra en el archivo xPRSConfig.xml, y en el xPression Server, en el archivo DCPI.properties. Cada formato de salida tiene un parámetro en el archivo que contiene una lista de los formatos de imagen que admite. El orden de los formatos de imagen determina el orden en el que xPression seleccionará el formato de imagen que publica. La ubicación del archivo de configuración que contiene la opción de preferencia de imagen difiere entre el cliente y cada servidor: • El archivo xPRSConfig.xml se encuentra en el cliente de xPresso for Word en el directorio Configuración. • El archivo DCPI.properties del xPression Server se encuentra en el directorio xPressionHome. La opción de preferencia de imagen tiene el mismo aspecto en todos los archivos de configuración. Busque las siguientes entradas: "ImagePreferenceForPDF" value="tif;tiff;pdf;png;jpg;jpeg;gif;bmp" "ImagePreferenceForPS" value="pdf;eps;jpg;jpeg;tif" "ImagePreferenceForAFP" value="pdf;jpg;jpeg;gif" "ImagePreferenceForHTML" value="png;jpeg;jpg;gif;bmp" "ImagePreferenceForDOCX" value="png;jpg;gif;bmp" "ImagePreferenceForPCL" value="tif;tiff"

Este parámetro controla el tipo de imagen que se utiliza durante la publicación en cada formato de salida. Si desea utilizar imágenes PDF en la salida PDF, mueva pdf al principio de la lista: ImagePreferenceForPDF=pdf;tif;tiff;png;jpg;jpeg;gif;bmp

Por ejemplo, suponga que crea un documento en el que incrusta una imagen EPS. Publicará el documento en PDF y en PostScript. Cuando empaquete el documento, la imagen EPS se convertirá a PNG, JPEG y PDF. El paquete incluirá todas las versiones de la imagen: EPS, PNG, JPEG y PDF. El archivo de configuración del servidor contiene los siguientes ajustes:

159

Uso de imágenes

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