EMC® SourceOne Email Management Offline Access

versión 6.5

OFFLINE ACCESS P/N 300-008-572 A01 MARZO DE 2009

EMC Corporation Corporate Headquarters: Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.emc.com

Copyright © 2005 - 2009 EMC Corporation. Reservados todos los derechos. Publicado en marzo de 2009

EMC cree que la información de esta publicación es precisa a partir de su fecha de publicación. La información está sujeta a cambios sin aviso. LA INFORMACIÓN EN ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA “TAL COMO ESTÁ”. EMC CORPORATION NO REALIZA NINGUNA REPRESENTACIÓN NI OFRECE GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y RENUNCIA ESPECÍFICAMENTE A GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O ADECUACIÓN PARA UN PROPÓSITO PARTICULAR. El uso, la copia y la distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere la licencia de software correspondiente. Para obtener la lista más actualizada con los nombres de producto de EMC, consulte las marcas comerciales de EMC Corporation en EMC.com. Las restantes marcas registradas utilizadas aquí son propiedad de sus respectivos propietarios.

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Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Contenido

Prólogo .............................................................................................................................. 5 Capítulo 1

Usar EMC SourceOne Offline Access Iniciar EMC SourceOne Offline Access ......................................... Mostrar en pantalla la ayuda en línea............................................ Acerca de los modos de Offline Access ......................................... Acerca del acceso delegado y Offline Access................................ Copiar y mover mensajes de acceso directo ................................. Comprender la información de estado .......................................... Activar/desactivar EMC SourceOne Offline Access ................... Personalizar las configuraciones de caché .................................... Especificar las configuraciones del servidor................................. Especificar notificaciones de usuario ............................................. Especificar opciones de solución de problemas para Soporte de EMC ............................................................................................... Actualizar sus mensajes ................................................................... Liberar espacio no utilizado en disco (compactar la caché) ....... Ocultar el icono de estado ............................................................... Mostrar el icono de estado............................................................... Detener el Agente Offline Access ................................................... Solución de problemas .....................................................................

Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

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Contenido

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Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Prólogo

Como parte de un esfuerzo para mejorar el rendimiento y las funciones de sus líneas del producto, EMC publica periódicamente revisiones de su hardware y de su software. Por lo tanto, algunas de las funciones descritas en este documento pueden no ser compatibles con todas las versiones del software o hardware actualmente en uso. Para obtener la información más actualizada sobre características de producto, consulte las notas de la versión del producto. Si un producto no funciona correctamente o no funciona como se describe en este documento, póngase en contacto con su representante de EMC. Público

Este documento es parte del conjunto de documentación de EMC SourceOne y está dirigido a todos los usuarios de EMC SourceOne Offline Access.

Convenciones utilizadas en este documento

EMC utiliza las convenciones siguientes para los avisos especiales.

!

Nota: Una nota presenta información que es importante, pero no relacionada con ningún peligro.

PRECAUCIÓN Una precaución contiene información esencial para evitar la pérdida de datos o daños al sistema o al equipo.

!

IMPORTANTE Un aviso importante contiene información esencial para el funcionamiento del software.

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Prólogo

ADVERTENCIA Una advertencia contiene información esencial para evitar un peligro que puede producir lesión personal grave, la muerte o un daño sustancial de la propiedad si se ignora la advertencia. PELIGRO Un aviso de peligro contiene información esencial para evitar un peligro que producirá lesión personal grave, la muerte o un daño sustancial de la propiedad si se ignora el mensaje. Convenciones tipográficas EMC utiliza las siguientes convenciones del estilo de fuente en este documento: Normal

Se utiliza en el cuerpo del texto (no de procedimiento) para: • Nombres de elementos de interfaz (como nombres de ventanas, cuadros de diálogo, botones, campos y menús) • Los nombres de recursos, atributos, grupos, expresiones booleanas, botones, instrucciones DQL, palabras clave, cláusulas, variables de entorno, nombres de archivo, funciones, utilidades • Direcciones URL, nombres de la ruta de acceso, nombres de archivo, nombres de directorio, nombres de equipo, vínculos, grupos, claves de servicio, sistemas de archivos, notificaciones

Negrita:

Se utiliza en el cuerpo del texto (no de procedimiento) para: • Los nombres de comandos, demonios, opciones, programas, procesos, servicios, aplicaciones, utilidades, núcleos, notificaciones, llamada del sistema, páginas del manual Se utiliza en procedimientos para: • Nombres de elementos de interfaz (como nombres de ventanas, cuadros de diálogo, botones, campos y menús) • Lo que el usuario selecciona, hace clic en o presiona específicamente, tipos

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Cursiva:

Se utiliza en todo el texto (incluso los procedimientos) para: • Títulos de publicaciones a los que se hace referencia en texto • Énfasis (por ejemplo un nuevo término) • Variables

Courier:

Se utiliza para: • Salidas del sistema, como un mensaje de error o secuencia de comandos • Direcciones URL, rutas de acceso completas, nombres de archivo, indicadores y sintaxis cuando se muestran fuera del cuerpo del texto

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Prólogo

Courier negrita: Se utiliza para: • Datos concretos introducidos por el usuario (como comandos)

Courier cursiva: Se utiliza en procedimientos para: • Variables en línea de comandos • Variables introducidas por el usuario

Dónde obtener ayuda



Los corchetes angulares contienen valores de variables o parámetros proporcionados por el usuario

[]

Los corchetes contienen valores opcionales

|

La barra vertical indica las selecciones alternativas: la barra significa "o"

{}

Los corchetes redondos indican contenido que debe especificar (es decir, x o y o z)

...

Los puntos suspensivos indican información no esencial omitida en el ejemplo

La información de soporte técnico, productos y licencias de EMC se puede obtener de la siguiente forma. Información de producto — Para obtener documentación, notas de la versión, actualizaciones de software, o bien información sobre los productos de EMC, licencias y reparaciones, vaya al sitio Web de EMC Powerlink (registro necesario) en: http://Powerlink.EMC.com

Servicio de asistencia técnica — Para el servicio de asistencia técnica, vaya al servicio al cliente de EMC en Powerlink. Para abrir una solicitud de servicio a través de Powerlink, debe tener un acuerdo válido de soporte técnico. Póngase en contacto con su comercial de EMC para obtener información detallada sobre cómo obtener un acuerdo de soporte técnico válido o responder a cualquier pregunta sobre su cuenta. Sus comentarios

Los comentarios y sugerencias sobre la documentación de nuestros productos son siempre bienvenidos. Para enviar comentarios: 1. Vaya a: http://Powerlink.EMC.com

2. Haga clic en el vínculo Comentarios.

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Prólogo

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Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

1 Usar EMC SourceOne Offline Access

Con EMC SourceOne Offline Access, los usuarios en línea y desconectados de Microsoft Exchange pueden tener acceso al contenido de los accesos directos de EMC SourceOne y EmailXtender 4.8 SP1 a través de Microsoft Outlook. Puede utilizar Offline Access para almacenar su contenido de accesos directos en el disco duro, en una caché. Puede: ◆

Desactivar/activar la caché.

◆

Especificar por cuánto tiempo se mantendrá el contenido en la caché.

◆

Ajustar el tamaño máximo de la caché.

Este capítulo contiene las siguientes secciones: ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆

Iniciar EMC SourceOne Offline Access........................................... Mostrar en pantalla la ayuda en línea............................................. Acerca de los modos de Offline Access .......................................... Acerca del acceso delegado y Offline Access................................. Copiar y mover mensajes de acceso directo................................... Comprender la información de estado ........................................... Activar/desactivar EMC SourceOne Offline Access .................... Personalizar las configuraciones de caché ..................................... Especificar las configuraciones del servidor .................................. Especificar notificaciones de usuario .............................................. Especificar opciones de solución de problemas para Soporte de EMC ..................................................................................................... Actualizar sus mensajes .................................................................... Liberar espacio no utilizado en disco (compactar la caché) ........

Usar EMC SourceOne Offline Access

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Usar EMC SourceOne Offline Access

◆ ◆ ◆ ◆

Ocultar el icono de estado ................................................................ Mostrar el icono de estado................................................................ Detener el Agente Offline Access .................................................... Solución de problemas ......................................................................

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Iniciar EMC SourceOne Offline Access EMC SourceOne Offline Access se inicia automáticamente cuando inicia Outlook. Si desactiva EMC SourceOne Offline Access (como se describe en "Desactivar EMC SourceOne Offline Access" en la página 15), no se iniciará hasta que lo active. Consulte "Activar EMC SourceOne Offline Access" en la página 17.

Mostrar en pantalla la ayuda en línea Para mostrar en pantalla la ayuda en línea para EMC SourceOne Offline Access: 1. Haga clic con el botón derecho en el icono de estado de Offline Access en la bandeja de herramientas del sistema. El icono de estado se ve como uno de los siguientes iconos:

Figura 1

Iconos de estado

2. Seleccione Ayuda en el menú que aparecerá al hacer clic con el botón derecho.

Figura 2

Icono de estado – menú que aparece al hacer clic con el botón derecho

La ayuda en línea se abre en una nueva ventana. 10

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Acerca de los modos de Offline Access Offline Access se puede ejecutar en los siguientes modos: ◆

Guardar mensajes en caché: • La opción Mensajes de caché está establecida en Todos los mensajes o en Tener archivos adjuntos. • Los mensajes se guardan en caché en su disco duro. • Puede ver una vista previa y abrir mensajes de acceso directo en Outlook. Los mensajes de acceso directo se abren desde la caché. • Las opciones Actualizar, Reconstruir y Compactar están disponibles en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho del icono de estado y en la ficha EMC SourceOne en Outlook.

◆

No guardar mensajes en caché: • La opción Mensajes de caché está establecida en No dejar en caché ningún mensaje. • Los mensajes no se guardan en caché en su disco duro. • Puede ver una vista previa y abrir mensajes de acceso directo en Outlook. • Las opciones Actualizar, Reconstruir y Compactar están desactivadas en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho del icono de estado y en la ficha EMC SourceOne en Outlook.

Para especificar el modo, use la opción Mensajes de caché, como se describe en "Personalizar las configuraciones de caché" en la página 18.

Acerca de los modos de Offline Access

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Acerca del acceso delegado y Offline Access Para abrir (resolver) accesos directos en un buzón delegado, debe contar con permisos de editor en el buzón delegado. Para obtener información sobre cómo establecer permisos delegados, consulte la documentación de su cliente de correo.

Copiar y mover mensajes de acceso directo Copiar un mensaje de acceso directo restaura el mensaje en la nueva carpeta. Mover un mensaje de acceso directo dentro del mismo almacenamiento de mensajes mueve el mensaje de acceso directo a una ubicación distinta. Mover un mensaje de acceso directo a un almacenamiento de mensajes distinto restaura el mensaje. Nota: En esta versión de Offline Access, no debe copiar o mover carpetas enteras a un almacenamiento de mensajes externo (como PST o una carpeta pública). En lugar de eso, seleccione todos los mensajes de la carpeta y luego cópielos o muévalos a una carpeta en el almacenamiento de mensajes externo.

Comprender la información de estado EMC SourceOne Offline Access muestra información de estado de diversas formas:

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◆

Iconos en la bandeja de herramientas del sistema, como se describe en "Comprender los iconos de estado" en la página 13

◆

Texto que aparece al ubicar el mouse sobre él, como se describe en "Comprender el texto de ayuda que aparece al ubicar el mouse sobre él" en la página 13

◆

Cuadro de diálogo que indica el estado de recuperación de elemento, como se describe en "Esperando la recuperación de contenidos" en la página 14 y en "No se puede recuperar el elemento" en la página 15

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Comprender los iconos de estado La tabla siguiente describe los iconos de estado que pueden aparecer en la bandeja de herramientas del sistema. Tabla 1

Icono

Iconos de estado

Estado

Descripción

Desactivado

EMC SourceOne Offline Access está desactivado. Consulte "Activar/desactivar EMC SourceOne Offline Access" en la página 15.

Fuera de línea/Error

Ocurrió un error de operación, por ejemplo: • EMC SourceOne Offline Access no puede completar una actualización. • EMC SourceOne Offline Access debería ser capaz de conectarse a EMC SourceOne o al servidor front-end de la caché del usuario en EmailXtender 4.8 SP1, pero no se puede conectar. Comuníquese con el administrador de su sistema. Asegúrese de que la configuración del servidor esté correcta, tal y como se describe en "Especificar las configuraciones del servidor" en la página 22.

Ocupado/Sincronizando

Indica que EMC SourceOne Offline Access se está comunicando con el servidor (por ejemplo, haciendo restore de un acceso directo o actualizando). Para determinar el progreso de la actualización, consulte "Comprender el texto de ayuda que aparece al ubicar el mouse sobre él" en la página 13.

Estado Conectado/ Estable

Indica que EMC SourceOne Offline Access está funcionando normalmente y tiene una conexión en funcionamiento con el servidor.

Los iconos están enumerados en orden de precedencia desde arriba hacia abajo. Si se fija un estado superior en la lista, entonces los estados que están más abajo en la lista no tienen efecto alguno en el icono. Por ejemplo, si Offline Access está desactivado, el estado de conexión no afecta al icono, sólo aparecerá el icono de estado superior (Desactivado). Para ocultar o mostrar el icono de Offline Access en la bandeja de herramientas del sistema, consulte "Ocultar el icono de estado" en la página 36 y "Mostrar el icono de estado" en la página 38.

Comprender el texto de ayuda que aparece al ubicar el mouse sobre él Además de la información indicada por el icono de estado, el texto de ayuda aparece cuando se mueve el mouse sobre el icono o la bandeja de herramientas del sistema. Comprender la información de estado

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Por ejemplo, cuando actualiza la caché, el texto de ayuda que aparece al ubicar el mouse sobre él indica el progreso de la actualización: EMC SourceOne Offline Access está actualizando la caché local

Ejemplo

Figura 3

◆

Paso 1 de 6: Examinando elementos en el buzón...

◆

Paso 2 de 6: Quitando elementos eliminados de la caché...

◆

Paso 3 de 6: Determinando elementos para la caché...

◆

Paso 4 de 6: Quitando elementos antiguos de la caché...

◆

Paso 5 de 6: Agregando elementos a la caché - XX% completo...

◆

Paso 6 de 6: Limpiando...

Los siguientes ejemplos muestran el texto de ayuda que aparece al ubicar el mouse sobre él, mientras hay una actualización en curso.

Texto de ayuda que aparece al ubicar el mouse sobre él - ejemplos

Esperando la recuperación de contenidos Si la recuperación de un elemento está tardando un poco, aparece un cuadro de diálogo Solicitud de mensaje.

Figura 4

Cuadro de diálogo Esperar

Si no desea esperar la recuperación del elemento, haga clic en Cancelar. Para configurar el tiempo de espera antes de que aparezca este cuadro de diálogo, consulte "Especificar notificaciones de usuario" en la página 27.

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Usar EMC SourceOne Offline Access

No se puede recuperar el elemento Si no se puede recuperar un elemento, aparece el cuadro de diálogo Recuperación de elemento.

Figura 5

Cuadro de diálogo Recuperación de elemento

Siga uno de estos pasos: ◆

Haga clic en Cancelar para cancelar la recuperación del elemento.

◆

Haga clic en Volver a intentar para intentar nuevamente la recuperación del elemento.

◆

Haga clic en Continuar para ignorar el intento de recuperación y trabajar con el fragmento de acceso directo.

Activar/desactivar EMC SourceOne Offline Access Esta sección incluye los siguientes temas: ◆

"Desactivar EMC SourceOne Offline Access" en la página 15

◆

"Activar EMC SourceOne Offline Access" en la página 17

Desactivar EMC SourceOne Offline Access De forma predeterminada, EMC SourceOne Offline Access está activado. Si el administrador de su sistema no ha configurado una política de grupo, entonces puede desactivar EMC SourceOne Offline Access desde el icono de estado o desde la ficha EMC SourceOne. Método 1: Icono de estado

Para desactivar EMC SourceOne Offline Access desde el icono de estado, haga clic con el botón derecho en el icono de estado en la bandeja de herramientas del sistema y después seleccione Activar Offline Access para desmarcarlo.

Activar/desactivar EMC SourceOne Offline Access

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Método 2: Ficha EMC SourceOne

Para desactivar EMC SourceOne Offline Access desde la ficha EMC SourceOne en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook: 1. En Outlook, seleccione Herramientas > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha EMC SourceOne.

Figura 6

Ficha EMC SourceOne - Activar Offline Access

3. Limpie Activar Offline Access. 4. Haga clic en Aceptar. Nota: El icono de estado en la bandeja de herramientas del sistema sigue apareciendo después de desactivar Offline Access. Después de cerrar el Agente Offline Access (tal y como se describe en "Detener el Agente Offline Access" en la página 39) y de reiniciar Outlook, ya no aparecerá el icono de estado.

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Activar EMC SourceOne Offline Access Si el administrador de su sistema no ha configurado una política de grupo, entonces puede activar EMC SourceOne Offline Access desde el icono de estado o desde la ficha EMC SourceOne. Método 1: Icono de estado

Para activar EMC SourceOne Offline Access desde el icono de estado, haga clic con el botón derecho en el icono de estado en la bandeja de herramientas del sistema y después seleccione Activar Offline Access.

Método 2: Ficha EMC SourceOne

Para activar EMC SourceOne Offline Access desde la ficha EMC SourceOne en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook: 1. En Outlook, seleccione Herramientas > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha EMC SourceOne. 3. Seleccione Activar Offline Access. 4. Haga clic en Aceptar. Para obtener información sobre cómo cambiar la configuración de la caché, consulte "Personalizar las configuraciones de caché" en la página 18.

Activar/desactivar EMC SourceOne Offline Access

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Personalizar las configuraciones de caché Si el administrador de su sistema no ha configurado una política de grupo, entonces puede personalizar las configuraciones de caché. Para personalizar las configuraciones de caché: 1. En Outlook, seleccione Herramientas > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha EMC SourceOne. Use el área Administración de caché para administrar su caché.

Figura 7

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Ficha EMC SourceOne – Administración de caché

Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Usar EMC SourceOne Offline Access

3. En el campo No dejar mensajes que tengan más de, especifique el período de retención para mensajes en la caché. Los mensajes más antiguos que el período de retención que especificó no se guardarán en caché. Nota: Si guarda mensajes en la caché y luego cambia No dejar en caché mensajes que tengan más de a un valor inferior, la caché retendrá mensajes que no cumplan los nuevos criterios, incluso después de la siguiente sincronización. Por ejemplo, suponga que guardó en caché mensajes usando un valor No dejar en caché mensajes que tengan más de 5 años. La caché contiene mensajes que tienen hasta 5 años. Luego cambia el valor No dejar en caché mensajes que tengan más de 2 meses. Los mensajes que tengan más de 2 meses seguirán en la caché hasta la siguiente sincronización. Para limpiar la caché de mensajes que ya no cumplen los nuevos criterios, reconstruya la caché. Consulte "Reconstruir la caché" en la página 31.

4. En el campo Tamaño máximo de la caché (MB), especifique la cantidad de espacio en disco que asignará a su caché. El rango de valores válidos es 50MB a 32767MB (32GB). El valor predeterminado es 20% de espacio libre en su disco. Si el 20% de espacio disponible en disco es menor a 50 MB, el valor predeterminado se establece en 50 MB. Nota: El tamaño máximo de la caché que especifica es un destino para el proceso de sincronización. El tamaño real de la caché que aparece en Outlook > Herramientas > Opciones > Ficha EMC SourceOne > Información de soporte puede exceder el tamaño de caché máximo especificado por varios puntos porcentuales. La caché puede exceder temporalmente el tamaño máximo antes de la siguiente sincronización. Por ejemplo, si la caché alcanza el tamaño máximo y luego abre algunos mensajes de acceso directo, ésta excederá el tamaño máximo.

Personalizar las configuraciones de caché

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Usar EMC SourceOne Offline Access

5. Haga clic en Configuraciones de caché. Se abre el cuadro de diálogo Configuraciones de caché.

Figura 8

Configuraciones de caché

6. El campo Ubicación actual muestra la ubicación de su caché. Para cambiar la ubicación: a. Haga clic en Seleccionar nueva. b. En el cuadro de diálogo Buscar carpeta, seleccione una ubicación y después haga clic en Aceptar.

Figura 9

Buscar carpeta

Se abre el cuadro de diálogo Offline Access – Advertencia de Cambio de ruta de base de datos: La nueva carpeta tendrá efecto sólo después de reiniciar el sistema. La antigua base de datos no se quitará, por lo que debe eliminarla manualmente. ¿Desea continuar?

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Usar EMC SourceOne Offline Access

7. Siga uno de estos pasos: • Haga clic en Sí para confirmar el cambio de ubicación. • Haga clic en No para cancelar el cambio de ubicación. Nota: Si hace clic en Sí, debe reiniciar el equipo.

8. Para especificar con qué frecuencia actualizar (resincronizar) su caché con su buzón, edite el campo Frecuencia de actualización (minutos). Los valores deben estar entre 20 y 21600. El valor predeterminado es 1440 minutos (24 horas). Nota: El cambio tiene efecto después de la siguiente actualización. Consulte "Actualizar sus mensajes" en la página 34.

9. En el campo Mensajes de caché, siga uno de estos pasos para especificar lo que se guardará en caché: • Para almacenar en caché mensajes que tengan datos adjuntos, seleccione Tener datos adjuntos. • Para almacenar en caché todos los mensajes, seleccione Todos los mensajes (valor predeterminado). • Para no almacenar en caché ningún mensaje, seleccione No dejar en caché ningún mensaje. Nota: Si activa la opción No dejar en caché ningún mensaje, no se eliminarán los mensajes en una caché existente hasta la siguiente sincronización.

10. En el campo Mensajes de caché que tienen más de (días), especifique la antigüedad de los mensajes en caché, en días. El valor máximo es de 999 días (2,7 años). El valor predeterminado es de 30 días. 11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuraciones de caché. 12. En el cuadro de diálogo Opciones, siga uno de estos pasos: • Haga clic en Aplicar para guardar sus cambios y mantener el cuadro de diálogo Opciones abierto para seguir editando. • Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Opciones. Personalizar las configuraciones de caché

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Especificar las configuraciones del servidor Si el administrador de su sistema no ha configurado una política de grupo, puede especificar las configuraciones del servidor. Para especificar las configuraciones del servidor: 1. En Outlook, seleccione Herramientas > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha EMC SourceOne. 3. En el área Configuración del servidor, haga clic en Configuración del servidor.

Figura 10

Ficha EMC SourceOne – Configuración del servidor

Se abre el cuadro de diálogo Configuración del servidor.

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Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Usar EMC SourceOne Offline Access

4. Seleccione el tipo de servidor de archivo: • EMC SourceOne • EMC EmailXtender La configuración de servidor que especifica depende de si el sitio usa EMC SourceOne o EmailXtender.

Figura 11

Ejemplo de Configuración de servidor - EMC SourceOne

Figura 12

Ejemplo de Configuración de servidor - EMC EmailXtender

Especificar las configuraciones del servidor

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Usar EMC SourceOne Offline Access

5. Si seleccionó EMC SourceOne como el tipo de servidor de archivo, en el área Configuración de servidor: a. En el campo Servidor de recuperación de mensajes en tiempo real, especifique el nombre del servidor de EMC SourceOne que almacena en host el Servicio de administración de documentos. b. En el Servidor de recuperación de mensajes en tiempo real: Puerto, especifique el puerto primario del servidor EMC SourceOne que almacena en host el Servicio de administración de documentos. El valor predeterminado es 8001. El puerto y el servidor de recuperación de mensajes en tiempo real se deben especificar de tal manera que Offline Access Extension pueda recuperar los mensajes. c. En el campo Servidor de sincronización (relleno), especifique el nombre del servidor de EMC SourceOne que almacena en host el Servicio de administración de documentos. d. En el servidor de sincronización (relleno): Puerto, especifique el puerto secundario del servidor EMC SourceOne que almacena en host el Servicio de administración de documentos. El valor predeterminado es 8002. El puerto y el servidor de sincronización (relleno) deben especificarse de tal manera que el Agente Offline Access pueda llenar su caché de Offline Access. Nota: Si especifica el mismo servidor de EMC SourceOne para ambos puertos, no especifique el puerto 8001 para el puerto de sincronización (relleno). El puerto 8001 también lo usan otros clientes EMC SourceOne (OWA, Outlook, EMC SourceOne Search, EMC SourceOne Discovery Manager) para recuperación de mensajes. Si especifica el puerto 8001 para sincronización (relleno), entonces el proceso de relleno para Offline Access puede afectar negativamente la recuperación de mensajes que efectúan otros clientes.

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Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Usar EMC SourceOne Offline Access

6. Si seleccionó EMC EmailXtender como el tipo de servidor de archivo, en el área Configuración de servidor: a. En el campo Servidor de recuperación de mensajes en tiempo real, especifique la URL del servicio Web en el servidor front-end de la caché del usuario para recuperación de mensajes. Use el formato siguiente, dondeservidor_recuperación es el nombre o la dirección IP del servidor front-end de la caché del usuario: http://servidor_recuperación/EMCRetriever/drpwebservice.asmx

Offline Access Extension usa esta configuración. b. En el campo Servidor de sincronización (relleno), especifique la URL del servicio Web en el servidor front-end de la caché del usuario que se usa para llenar (guardar previamente en caché y rellenar) la caché. Use el formato siguiente, dondeservidor_sincronización es el nombre o la dirección IP del servidor front-end de la caché del usuario: http://servidor_sincronización/EMCRetriever/drpwebservice.asmx

El Agente Offline Access usa esta configuración. Si no especifica uno de los servidores HTTP, el servidor que especifique se usará para la recuperación y la sincronización.

7. Para probar la conectividad del servidor: a. Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Configuración del servidor. b. En la ficha EMC SourceOne del cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Configuración del servidor. c. En el cuadro de diálogo Configuración del servidor, haga clic en Probar configuración de servidor. d. En el cuadro de diálogo Probar conexiones, haga clic en Comenzar pruebas. La columna Estado indica el estado de la conexión para cada configuración de servidor. Especificar las configuraciones del servidor

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Figura 13

Probar conexiones – ejemplos de HTTP (EMC EmailXtender) y TCP (EMC SourceOne)

e. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Probar conexiones. 8. Si es necesario, repita los pasos 4 a 7 para editar y volver a probar las conexiones de servidor. 9. Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Configuración del servidor. 10. En el cuadro de diálogo Opciones, siga uno de estos pasos: • Haga clic en Aplicar para guardar sus cambios y mantener el cuadro de diálogo Opciones abierto para seguir editando. • Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Especificar notificaciones de usuario Si el administrador de su sistema no ha configurado una política de grupo, puede especificar las notificaciones. Para especificar los mensajes de información que desea recibir: 1. En Outlook, seleccione Herramientas > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha EMC SourceOne. 3. En el área Notificaciones de usuario, haga clic en Notificaciones.

Figura 14

Ficha EMC SourceOne – Notificaciones de usuario

Especificar notificaciones de usuario

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Usar EMC SourceOne Offline Access

4. En el cuadro de diálogo Notificaciones, especifique el período antes de que deba aparecer el cuadro de diálogo Solicitud de mensaje (Cancelar) en el campo Cuando se recuperen mensajes, mostrar diálogo Cancelar después de _ segundos. (Consulte "Esperando la recuperación de contenidos" en la página 14 para obtener una descripción del cuadro de diálogo Esperar). El valor predeterminado es 2 segundos.

Figura 15

Notificaciones

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Notificaciones. 6. Para alternar la pantalla del icono de estado de Offline Access en la bandeja de herramientas, consulte: • "Ocultar el icono de estado" en la página 36 • "Mostrar el icono de estado" en la página 38 7. En el cuadro de diálogo Opciones, siga uno de estos pasos: • Haga clic en Aplicar para guardar sus cambios y mantener el cuadro de diálogo Opciones abierto para seguir editando. • Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Especificar opciones de solución de problemas para Soporte de EMC Para especificar las opciones que utiliza Soporte de EMC para solución de problemas: 1. En Outlook, seleccione Herramientas > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha EMC SourceOne. 3. En el área Información de soporte, haga clic en Soporte.

Figura 16

Ficha EMC SourceOne - Soporte

El cuadro de diálogo Información de soporte muestra información sobre la caché: • La fecha en que se actualizó la caché por última vez • Tamaño de la caché, en MB • Número de elementos en la caché

Especificar opciones de solución de problemas para Soporte de EMC

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Figura 17

Información de soporte Nota: Si usa Offline Access con la opción Mensajes de caché establecida en No dejar en caché ningún mensaje, las opciones Reconstruir la caché y Compactar ahora no está disponibles.

4. Para configurar las opciones de solución de problemas, consulte: • "Reconstruir la caché" en la página 31 • "Configurar el inicio de sesión" en la página 32 5. Para compactar la caché, consulte "Liberar espacio no utilizado en disco (compactar la caché)" en la página 35. 6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Información de soporte. 7. En el cuadro de diálogo Opciones, siga uno de estos pasos: • Haga clic en Aplicar para guardar sus cambios y mantener el cuadro de diálogo Opciones abierto para seguir editando. • Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.

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Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Usar EMC SourceOne Offline Access

Reconstruir la caché Nota: Si usa Offline Access con la opción Mensajes de caché establecida en No dejar en caché ningún mensaje, las opciones Reconstruir la caché y Reconstruir no están disponibles.

Para vaciar la caché y volver a llenarla de mensajes: 1. Siga uno de estos pasos: • Abra el cuadro de diálogo Información de soporte, como se describe en "Especificar opciones de solución de problemas para Soporte de EMC" en la página 29 y después haga clic en Reconstruir la caché. • Presione Ctrl mientras hace clic con el botón derecho en el icono de estado de Offline Access y después seleccione Reconstruir en el menú.

Figura 18

Opción Reconstruir

2. Haga clic en Aceptar. Todo el contenido en caché (archivos que contienen el almacenamiento de mensajes de acceso directo) se eliminará. El icono de estado de la bandeja de herramientas muestra un mensaje que establece que Offline Access está a la espera de que se cierre Outlook. La caché se reconstruirá la próxima vez que inicie Outlook.

Especificar opciones de solución de problemas para Soporte de EMC

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Configurar el inicio de sesión Permisos requeridos

Procedimiento: configurar el inicio de sesión

Para activar el inicio de sesión, debe tener los siguientes privilegios/permisos: ◆

Privilegios de administrador

◆

Escriba el permiso en el directorio Logs

Para configurar el inicio de sesión, 1. Abra el cuadro de diálogo Información de soporte, como se describe en "Especificar opciones de solución de problemas para Soporte de EMC" en la página 29. 2. Seleccione una opción en el campo Nivel de inicio de sesión. De forma predeterminada, el inicio de sesión está desactivado (configurado en Ninguno)

Procedimiento: activar/desactivar el inicio de sesión

Después de configurar el nivel de inicio de sesión, puede activar o desactivar rápidamente el inicio de sesión: 1. Presione Ctrl mientras hace clic con el botón derecho en el icono de estado de Offline Access. Una marca de verificación al lado de Activar inicio de sesión indica que el inicio de sesión ya está activado.

Figura 19

Opción Activar inicio de sesión

Ninguna marca de verificación indica que el inicio de sesión está desactivado. 2. Seleccione Activar inicio de sesión para activar o desactivar esta función.

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Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Usar EMC SourceOne Offline Access

Directorio Logs predeterminado Archivos de log

El directorio Logs predeterminado es: \Archivos de programa\EMC SourceOne\Logs

Si el inicio de sesión está activado, se crean dos archivos de log: ◆

OfflineAccessAgent.log

◆

OfflineAccessExtension.log

Si leyó el permiso en el directorio Logs, puede ver los archivos de log con cualquier aplicación que muestre archivos de texto. Para obtener más información, consulte “Acerca de los archivos de log de Offline Access” en la Guía de administración de EMC adecuada: ◆

Guía de instalación y administración de la caché del usuario de EMC EmailXtender 4.8 (para usar con el cliente Offline Access)

◆

Guía de administración de EMC SourceOne Email Management 6.5

Especificar opciones de solución de problemas para Soporte de EMC

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Actualizar sus mensajes Cuando usted está conectado a la red y Outlook se está ejecutando, puede actualizar (sincronizar) sus mensajes en EMC SourceOne Offline Access con el servidor. Incluso si no está conectado a la red, Offline Access sigue realizando actualizaciones de la caché. Offline Access guardará previamente en caché mensajes desde el archivo OST. Nota: Si usa Offline Access con la opción Mensajes de caché establecida en No dejar en caché ningún mensaje, las opciones Actualizar y Cancelar la actualización no están disponibles.

Para actualizar sus mensajes: 1. Haga clic con el botón derecho en el icono de estado en la bandeja de herramientas del sistema y seleccione Actualizar en el menú. Mientras se realiza la actualización, la bandeja de herramientas del sistema muestra el icono Ocupado.

Figura 20

Icono Ocupado

2. Para ver el progreso de la actualización, mueva el mouse sobre el icono Ocupado. Consulte "Comprender el texto de ayuda que aparece al ubicar el mouse sobre él" en la página 13 para ver ejemplos. 3. Para cancelar la actualización, haga clic con el botón derecho en el icono de estado en la bandeja de herramientas del sistema y seleccione Cancelar la actualización.

Cuando finaliza correctamente la actualización, la bandeja de herramientas del sistema muestra el icono Conectado/Estable.

Figura 21 34

Icono Conectado/Estable

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Liberar espacio no utilizado en disco (compactar la caché) Nota: Si usa Offline Access con la opción Mensajes de caché establecida en No dejar en caché ningún mensaje, las opciones Compactar ahora y Compactar no están disponibles.

Para liberar espacio no utilizado en disco de la caché: 1. Siga uno de estos pasos: • Abra el cuadro de diálogo Información de soporte, como se describe en "Especificar opciones de solución de problemas para Soporte de EMC" en la página 29 y después haga clic en Compactar ahora. • Presione Ctrl mientras hace clic con el botón derecho en el icono de estado de Offline Access y después seleccione Compactar en el menú.

Figura 22

Opción Compactar

Aparece una advertencia:

Figura 23

Advertencia de compactación

Compactar la caché puede demorar mucho tiempo. No reinicie el equipo durante una compactación o podría necesitar reconstruir la caché. ¿Está seguro de que desea compactar ahora?

Liberar espacio no utilizado en disco (compactar la caché)

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Usar EMC SourceOne Offline Access

2. Siga uno de estos pasos: • Para confirmar la compactación, haga clic en Sí. • Para cancelar la compactación, haga clic en No. Si hace clic en Sí, el icono de estado en la bandeja de herramientas muestra el mensaje: EMC SourceOne Offline Access está compactando la caché. Mientras se compacta la caché, las opciones Actualizar y Reconstruir en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho están desactivadas. Estas dos opciones vuelven a estar disponibles una vez compactada la caché. Nota: Compactar la caché no compacta ni comprime sus datos.

Ocultar el icono de estado Si el administrador de su sistema no ha configurado una política de grupo, puede ocultar el icono de estado. Para ocultar el icono de estado en la bandeja de herramientas del sistema, use uno de los siguientes métodos. Método 1: Menú de accesos directos

Oculte el icono de estado al usar el menú de accesos directos haciendo clic en el icono de estado en la bandeja de herramientas del sistema y seleccione Ocultar este icono. Su estado actual se guarda y se restablece cuando vuelve a iniciar EMC Offline Access.

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Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Usar EMC SourceOne Offline Access

Método 2: Ficha EMC SourceOne

Para ocultar el icono de estado usando la ficha EMC SourceOne en el cuadro de diálogo Opciones de Outlook: 1. En Outlook, seleccione Herramientas > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha EMC SourceOne.

Figura 24

Ficha EMC SourceOne

3. En el área Notificaciones de usuario, desmarque la casilla de verificación Icono de bandeja Mostrar herramienta. 4. Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.

Ocultar el icono de estado

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Mostrar el icono de estado Si el administrador de su sistema no ha configurado una política de grupo, puede mostrar el icono de estado. Para mostrar el icono de estado en la bandeja de herramientas del sistema: 1. En Outlook, seleccione Herramientas > Opciones. 2. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha EMC SourceOne.

Figura 25

Ficha EMC SourceOne

3. En el área Notificaciones de usuario, seleccione la casilla de verificación Icono de bandeja Mostrar herramienta. 4. Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios y para cerrar el cuadro de diálogo Opciones.

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Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Usar EMC SourceOne Offline Access

Detener el Agente Offline Access Introducción

El Agente Offline Access, que se ejecuta en su computadora: ◆

Guarda previamente en caché los mensajes que serán accesos directos.

◆

Rellena los accesos directos existentes (si es necesario).

◆

Elimina los elementos en caché que ya no existen en su buzón de correo.

◆

Asegura que el tamaño de su caché se encuentre dentro de los puntos porcentuales del máximo configurado.

El Agente Offline Access se ejecuta separadamente de Outlook y se sigue ejecutando cuando abandona Outlook. Procedimiento

Si necesita detener el Agente Offline Access por alguna razón (por ejemplo, por solicitud del administrador de su sistema o de Soporte de EMC): 1. Presione Ctrl mientras hace clic con el botón derecho en el icono de estado de Offline Access. 2. Seleccione Cerrar del menú principal.

Figura 26

Opción Cerrar

Detener el Agente Offline Access

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Usar EMC SourceOne Offline Access

Solución de problemas Consulte los siguientes temas: ◆

"Comprender los mensajes de error" en la página 40

◆

"El servidor Exchange se desconecta durante la sincronización inicial" en la página 41

◆

"Usar la opción “Recuperar elementos eliminados” de Outlook" en la página 41

◆

"No se puede abrir los archivos adjuntos del mensaje después de restablecer desde el estado de hibernación/espera" en la página 42

Comprender los mensajes de error Cuando trabaje fuera de línea en Outlook, puede encontrar los mensajes de error enumerados en Tabla 2. Tabla 2

40

Mensajes de error

Mensaje de error

Causa

Eliminado por EmailXtract

(En entornos EmailXtender 4.8) SourceOne Offline Access no puede resolver el mensaje de acceso directo o archivos adjuntos. • Si el cuerpo era un acceso directo, aparece el encabezado del correo electrónico, pero no el cuerpo. “Eliminado por EmailXtract” aparece en lugar del cuerpo. • Si los archivos adjuntos eran un acceso directo, usted ve los nombres de los archivos adjuntos. Sin embargo, cuando abre determinados archivos adjuntos (por ejemplo, archivos Word, Excel o PowerPoint), ve un documento ficticio que incluye “Eliminado por EmailXtract”.

Este mensaje fue convertido en un acceso directo por EMC SourceOne

(En entornos EMC SourceOne Email Management) SourceOne Offline Access no puede resolver el mensaje de acceso directo o archivos adjuntos.

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Usar EMC SourceOne Offline Access

El servidor Exchange se desconecta durante la sincronización inicial Problema

Solución

Cuando usa por primera vez SourceOne Offline Access, Outlook sincroniza (rellena) su caché con el servidor Exchange. Si el servidor Exchange se desconecta durante este proceso y después vuelve a conectarse, es posible que no pueda ver ningún mensaje. Cuando Exchange esté conectado, reinicie Outlook.

Usar la opción “Recuperar elementos eliminados” de Outlook Si su sitio no tiene configurado SourceOne Offline Access para que funcione con la opción Herramientas > Recuperar elementos eliminados de Outlook, puede usar esa opción sólo cuando SourceOne Offline Access esté desactivado: 1. Para acceder a la opción Herramientas > Recuperar elementos eliminados de Outlook, desactive el cliente SourceOne Offline Access y reinicie Outlook. Consulte "Desactivar EMC SourceOne Offline Access" en la página 15. 2. Después de recuperar sus elementos eliminados, active SourceOne Offline Access y reinicie Outlook nuevamente. Consulte "Activar EMC SourceOne Offline Access" en la página 17. Si su sitio tiene configurado SourceOne Offline Access para que funcione con la opción Herramientas > Recuperar elementos eliminados de Outlook, podrá usar dicha opción mientras SourceOne Offline Access está activado. Sin embargo, no podrá ver el contenido de accesos directos de la carpeta Elementos eliminados.

Solución de problemas

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Usar EMC SourceOne Offline Access

No se puede abrir los archivos adjuntos del mensaje después de restablecer desde el estado de hibernación/espera Situación 1

Outlook se está ejecutando en Modo de caché Exchange con SourceOne Offline Access y usted pone su computadora en modo de hibernación/espera. Cuando su computadora sale del modo de hibernación/espera:

Situación 2

◆

Si intenta abrir datos adjuntos correspondientes a un mensaje de acceso directo que no está almacenado actualmente en SourceOne Offline Access, el fragmento de los datos adjuntos muestra un texto que señala que los datos adjuntos fueron eliminados por EmailXtract o por EMC SourceOne, en lugar del contenido de los datos adjuntos.

◆

Si reenvía este mensaje de acceso directo con archivos adjuntos, los destinatarios experimentarán el mismo problema.

Outlook no se está ejecutando en Modo de caché Exchange con SourceOne Offline Access y usted pone su computadora en modo de hibernación/espera. Cuando su computadora sale del modo de hibernación/espera:

Solución alternativa

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◆

Si intenta abrir datos adjuntos correspondientes a un mensaje de acceso directo, el fragmento de los datos adjuntos muestra un texto que señala que los datos adjuntos fueron eliminados por EmailXtract o por EMC SourceOne, en lugar del contenido de los datos adjuntos.

◆

Si reenvía este mensaje de acceso directo con archivos adjuntos, los destinatarios experimentarán el mismo problema.

Siga uno de estos pasos: ◆

Cierre Outlook antes de que su computadora entre en modo de hibernación/espera.

◆

Cierre y reinicie Outlook después de que su computadora salga del modo de hibernación/espera.

Guía del usuario de EMC SourceOne Email Management Versión 6.5 Offline Access

Índice

A acceso delegado 1-12 activar Offline Access 1-17 Activar inicio de sesión 1-32 Actualizar 1-34 actualizar mensajes 1-34 administración de caché 1-18 Agente Offline Access 1-39 ayuda mostrar 1-10

C caché período de retención 1-19 personalizar configuraciones 1-18 Campo Cuando se recuperen mensajes, mostrar diálogo Cancelar después de _ segundos 1-28 Campo Frecuencia de actualización (minutos) 1-21 Campo Mensajes de caché 1-21 Campo Mensajes de caché que tienen más de (días) 1-21 Campo Nivel de inicio de sesión 1-32 campo Puerto de servidor de recuperación de mensajes en tiempo real EMC SourceOne 1-24 campo Puerto de servidor de sincronización (relleno) EMC SourceOne 1-24 campo servidor de recuperación de mensajes en tiempo real EMC EmailXtender 1-25

campo Servidor de sincronización (relleno) EMC EmailXtender 1-25 EMC SourceOne 1-24 Campo Tamaño máximo de la caché (MB) 1-19 Campo Ubicación actual 1-20 Cancelar la actualización 1-34 Casilla de verificación Activar Offline Access 1-16, 1-17 Cierre de sistema 1-39 Compactar ahora 1-35 compactar la caché 1-35 configuración de servidor de EMC EmailXtender 1-25 configuración de servidor EMC SourceOne 1-24 Configuración del servidor EMC EmailXtender 1-25 EMC SourceOne 1-24 configuración del servidor 1-22 copiar mensaje de acceso directo 1-12 Cuadro de diálogo Configuración del servidor 1-23 Cuadro de diálogo Configuraciones de caché 1-20 Cuadro de diálogo Información de soporte 1-30 Cuadro de diálogo Notificaciones 1-28 Cuadro de diálogo Probar conexiones 1-26 cuadro de diálogo Recuperación de elemento 1-15 Cuadro de diálogo Solicitud de mensaje (Cancelar) 1-14

D desactivar Offline Access 1-15 Directorio Logs 1-33

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Índice

E Eliminado por EmailXtract 1-40

F Ficha EMC SourceOne 1-16

I Icono de bandeja Mostrar herramienta 1-37, 1-38 icono de estado menú que aparece al hacer clic con el botón derecho 1-10 mostrar 1-38 ocultar 1-36, 1-37 iconos de estado 1-13 iniciar Offline Access 1-10 inicio de sesión 1-32

opción Activar inicio de sesión Menú que aparece al presionar Ctrl y hacer clic con el botón derecho 1-32 opción Cerrar 1-39 opción Compactar menú que aparece al hacer clic con el botón derecho 1-35 Opción Mensajes de caché 1-11 Opción No dejar en caché ningún mensaje 1-11, 1-21 opción Reconstruir Menú que aparece al presionar Ctrl y hacer clic con el botón derecho 1-31 opciones de solución de problemas 1-29

P período de retención, caché 1-19 Probar configuración de servidor 1-25

R

L liberar espacio no utilizado en disco 1-35

Reconstruir 1-31 Reconstruir la caché 1-31

M

S

mensajes actualizar 1-34 sincronizar 1-34 mensajes de error 1-40 mostrar icono de estado 1-38 icono de la bandeja de herramientas 1-38 mouse sobre el texto de ayuda 1-13 mover mensaje de acceso directo 1-12

Servidor de recuperación de mensajes en tiempo real EMC SourceOne 1-24 sincronizar mensajes 1-34

N No dejar en caché mensajes mayores que tengan más de 1-19

O ocultar el icono de estado 1-36, 1-37 Offline Access – cuadro de diálogo Advertencia de Cambio de ruta de base de datos 1-20 OfflineAccessAgent.log 1-33 OfflineAccessExtension.log 1-33

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