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GESTIÓN DE COSTES

El sistema de costes ABC como instrumento para la gestión. Caso práctico ➜

UN CENTRO EDUCATIVO DESEA CONOCER EL COSTE DE UNA ACTIVIDAD EXTRAESCOLAR DENOMINADA “LABORATORIO DE IDIOMAS” EN SUS DIFERENTES NIVELES EDUCATIVOS: PRIMARIA, SECUNDARIA Y BACHILLERATO (OBJETOS DE COSTE). PARA ELLO, VA A DISEÑAR UN SISTEMA DE COSTES BASADO EN LAS ACTIVIDADES “ABC SIGUIENDO DISTINTAS FASES.

MERCEDES RUIZ LOZANO PILAR TIRADO VALENCIA Universidad de Córdoba / ETEA Área de Economía Financiera

E

n este artículo vamos a aplicar el sistema de costes basado en las actividades poniéndolo en práctica en un centro educativo. Estos centros, al igual que cualquier otro tipo de entidades económicas, se enfrentan a la necesidad de gestionar de forma eficaz y eficiente sus recursos, en un entorno caracterizado por: • Gran competencia, centros públicos y privados, junto con centros de formación no reglada con los que compiten en la organización de actividades extraescolares.

Ficha técnica

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Autor: Ruiz Lozano, Mercedes; Tirado Valencia, Pilar Título: El sistema de costes ABC como instrumento para la gestión. Caso práctico Fuente: Estrategia Financiera, nº 205. Abril 2004 Localizador: 38 / 2004 Resumen: El entorno económico actual en el que se desarrolla cualquier tipo de actividad, ya sea por parte de entidades lucrativas o no lucrativas, se caracteriza por una gran competitividad y por la necesidad de adaptarse continuamente a los requerimientos de los clientes. Ello requiere una gestión eficaz y eficiente que en el caso de los centros educativos se ve muy afectada por la escasez de recursos disponibles y hace más necesario sistemas de información que faciliten la toma de decisiones. Las autoras proponen como parte integrante de ese sistema de información la aplicación de un sistema de costes basado en las actividades y desarrollan una aplicación práctica para poner de manifiesto como se proporciona información sobre la utilización de los recursos para la consecución de los objetivos que puede ser además utilizada para la planificación empresarial. Descriptores: Gestión de costes, toma de decisión, presupuestos, sistema de costes ABC (costes basado en las actividades), cuenta de Pérdidas y Ganacias.

• 24

• Excedente de capacidad, los centros educativos se encuentran con unas instalaciones y otro tipo de recursos que sobrepasan las dimensiones necesarias en la actualidad como consecuencia de la menor demanda debida al descenso de la natalidad. • Progresiva incorporación de la mujer al trabajo, lo que supone un cambio en los requerimientos de los padres y un incremento de la demanda de servicios complementarios. • Restricciones presupuestarias, los recursos financieros con los que cuentan los centros educativos son muy limitados y en muchas ocasiones no se retribuyen de forma adecuada los servicios que se prestan. No existe una clara identificación de los inputs necesarios para la prestación del servicio. • Mayor diversidad en la oferta educativa, lo que conlleva una mayor complejidad en la gestión. • Relevancia en la gestión de otras variables distintas al coste, como la calidad, la adaptación a los requerimientos de los clientes, la flexibilidad, etcétera. En este contexto se pone de manifiesto la importancia de la gestión económica-financiera en los centros educativos que además ha sido recogida por el desarrollo legislativo; así la Ley 1/1990 de 3 de octubre, de Ordenación General del Sistema Educativo, exige una adecuada participación, autonomía y organización de los centros, para que éstos sean capaces de incorporar las mejoras que el entorno está demandando, aspectos que se consolidan con la Ley 9/1995,

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CASO Práctico

de 29 de noviembre, de la Participación, la Evaluación y el Gobierno de los Centros (LOPEG). Por un lado, el art. 5 recoge que los centros dispondrán de autonomía para definir el modelo de gestión organizativa y pedagógica, lo cual requiere tomar decisiones respecto a necesidades de recursos, pero por otro lado, en el art.7.1. se define que los centros docentes públicos que impartan enseñanzas reguladas por la Ley 1/1990 dispondrán de autonomía en su gestión económica. Para apoyar esta decisión, la Ley reconoce en su art. 25 la necesidad de apoyar a los equipos directivos para mejorar su actuación en relación con los recursos materiales y humanos e incluso llega a reconocer la necesidad de que en los centros públicos que por su complejidad lo requieran se adscriba por parte de la Administración educativa un administrador que bajo la dependencia del Director del Centro asegure la gestión de los medios (art.26.1.). Asimismo, reconoce en la disposición adicional séptima la necesidad de apoyar a la función directiva de los centros concertados. Para dar respuesta a estas necesidades de gestión proponemos como técnica más adecuada la aplicación, en primer lugar, de un sistema de costes basado en las actividades (ABC) que en una primera instancia le permita obtener información para tomar algunas decisiones y que sea la base para posteriormente aplicar un sistema de gestión basado en las actividades (ABM).

EL SISTEMA DE COSTES BASADO EN LAS ACTIVIDADES (ABC) Los profesores Robin Cooper y Robert S. Kaplan, desarrollan el modelo de coste basado en las actividades (ABC) a mediados de la década de los 80, ante la necesidad de un nuevo sistema contable que sustituyera los métodos tradicionales de imputación de costes basados en el modelo de las secciones homogéneas. El sistema de costes basado en las actividades se desarrolla fundamentándose en una hipótesis básica: son las actividades que se desarrollan en la empresa las que consumen los recursos y las que originan los costes, no los productos. Estos últimos tan sólo consumen las actividades necesarias para su obtención y gestión. Son las actividades, por tanto, el eje del sistema, entendiendo por “actividad” un conjunto de tareas homogéneas que persiguen una misma finalidad y que consumen una serie de recursos o inputs para obtener un output que satisface a un cliente interno o externo. Una vez se analicen las actividades, se podrán relacionar éstas con los diferentes

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objetos de coste (elementos que queremos valorar ya sea un proceso, un producto, un servicio, un cliente, un mercado, etcétera) atendiendo a las demandas de actividades que conlleva su obtención y gestión, y que se cuantifican a través de las denominadas “medidas de actividad”. La asignación de los costes a los objetos de coste mediante el sistema “ABC” se realiza en dos etapas que se representan gráficamente en la siguiente figura:

Figura 1 Recursos

inductor recursos

Actividades

medida actividad

a) Primero, se asignan los recursos consumidos a las actividades. Para ello es necesario cuantificar el coste de estos recursos así como los “inductores de recursos” previamente definidos. Los “inductores de recursos” son los criterios que permiten la asignación de los costes a las actividades y se definen mediante el análisis del origen del consumo de los recursos. b) Segundo, se asigna el coste de las actividades a los objetos de coste que queremos valorar, por medio del parámetro denominado “medida de la actividad”. Para ello, será necesario cuantificar dichas medidas. Las fases necesarias para la aplicación de la metodología “ABC” las vamos a resumir en las siguientes: I. Definición de los elementos integrantes del sistema de costes “abc”. II. Cuantificación de los elementos del sistema. III. Valoración de las actividades y de los objetos de coste. Cada una de estas fases se van a analizar desde un punto de vista práctico, es decir, desarrollamos a continuación una aplicación práctica a la vez que se analizan los procedimientos a seguir. Desde un punto de vista teórico se pueden consultar las distintas fuentes bibliográficas existentes en relación con la aplicación de este sistema y que se citan en la bibliografía adjunta.

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Objetos de Costes

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CASO

APLICACIÓN PRÁCTICA

El Centro “Nuestra Sra. del Práctico Pilar” desea conocer el coste de una actividad extraescolar denominada “laboratorio de idiomas” en sus diferentes niveles educativos: primaria, secundaria y bachillerato (objetos de coste). Para ello, va a diseñar un sistema de costes basado en las actividades “ABC”, siguiendo las fases identificadas anteriormente:

Se propone la realización del siguiente cuestionario abierto: 1. Defina cuáles podrían ser las actividades implicadas en el “laboratorio de idiomas” y el departamento responsable de la ejecución de cada una de ellas. 2. Identifique los recursos que se consumen a la hora de prestar esta actividad extraescolar e indique cuáles podrían ser las fuentes de información que permitiesen cuantificar dichos consumos en relación al “laboratorio de idiomas”.

1. Definición de los elementos integrantes del Sistema de Costes ABC En primer lugar, se puede entrevistar a todas las personas implicadas en el desarrollo de la actividad, a lo largo de todos los departamentos o centros de coste, para que describan qué tipo de actividades se desarrollan en relación con el laboratorio, cuánto tiempo se le dedica a tales actividades y qué recursos se consumen en su ejecución.

3. ¿Qué criterios permitirían repartir los recursos que se consumen en la prestación de este servicio entre las diferentes actividades (inductores de recursos)? 4. ¿Cómo podríamos repartir el coste de cada una de las actividades del laboratorio de idiomas entre los niveles educativos (objetos de coste)? Determinar las medidas de la actividad.

Cuadro 1. Objeto de coste Laboratorio idiomas nivel primaria Laboratorio idiomas nivel secundaria Laboratorio idiomas nivel bachillerato

Cuadro 2. Actividades implicadas y departamentos responsables ACTIVIDADES

Departamento responsable

Tramitar las solicitudes

Secretaría

Preparar el material

Profesorado

Impartir docencia

Profesorado

Limpieza

Limpieza

Cobrar los recibos

Secretaría

Mantener expedientes

Secretaría

Seguimiento y evaluación de la actividad

Dirección

La información obtenida podría ser la siguiente: (Cuadro 1, 2 , 3 y 4)

2. Cuantificación de los elementos del sistema Una vez que el Centro Nuestra Sra. del Pilar ha definido los elementos del sistema de costes basado en las actividades “ABC” (objetos de coste, actividades, recursos e inductores de recursos y medidas de la actividad), es necesario cuantificar estos elementos y aplicar el procedimiento de asignación de costes basado en las actividades.

2.1 Cuantificación de los recursos

PERSONAL

Nóminas, partes de trabajo, etc.

% tiempo

SUMINISTROS

Factura, planos, informes actividad, etc.

m2 y tiempo

• Personal - Profesorado: 3 profesores de idiomas (1 por nivel) contratados para desarrollar exclusivamente esta actividad durante los nueve meses del curso académico y cuyo coste mensual, incluyendo la seguridad social a cargo de la empresa asciende a 40.000 u.m./persona/mes. COSTE DE PERSONAL PROFESORADO = 40.000 x 9 x 3 = 1.080.000 u.m.

MATERIAL ESCOLAR

Vales de salida del almacén

asignación directa

-

FOTOCOPIAS

Control de fotocopias

Nº fotocopias

DEPRECIACIONES

Cuenta Pérdidas y Ganancias, planos, etc.

m2 y tiempo

MATERIAL DE OFICINA

Vales de salida del almacén

vales de salida

MATERIAL DE LIMPIEZA

Vales de salida del almacén, informe actividad

asignación directa

Cuadro 3. Identificación de los recursos necesarios Recusos

Fuentes de información

• 26

Naturalez de inductores

Secretaría: 3 administrativos que dedican una media de un 5% de su tiempo a esta actividad extraescolar: 140.000 u.m./ mes/ persona (este coste incluye prorrata de pagas extra y seguridad social a cargo de la empresa). COSTE DE PERSONAL DE SECRETARÍA = 140.000 x 12 x 3 = 5.040.000 u.m.

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CASO Práctico

-

-

Personal de limpieza: una limpiadora que dedica un 10% de su tiempo a la limpieza de las aulas tras esta actividad extraescolar: 95.000 u.m./mes (este coste incluye prorrata de pagas extra y seguridad social a cargo de la empresa). COSTE DE PERSONAL LIMPIEZA = 95.000 x 12 = 1.140.000 u.m. Director: dedica aproximadamente un 1% de su tiempo, a lo largo del curso, a realizar actividades relacionadas con el “laboratorio de idiomas”. El coste de personal mensual del director asciende a 225.000 u.m./mes (este coste incluye prorrata de pagas extra y seguridad social a cargo de la empresa). COSTE DE PERSONAL DIRECTOR = 225.000 x 12 = 2.700.000 u.m.

• Suministros De las facturas de la empresa Sevillana de Electricidad, se desprende que el coste de suministros a lo largo de todo el curso académico es de 4.100.000 u.m. anuales. Teniendo en cuenta los m2 que ocupan las instalaciones en las que se desarrolla esta actividad (aula 1: 50 m2; aula 2: 65 m2; aula 3: 70 m2; despacho de dirección 25 m2 y secretaría 90 m2 sobre un total de 2.000 m2 construidos del Centro), se estima que el coste de este recurso asciende a 2.050 u.m./m2. • Material escolar De los vales de salida del almacén se desprende que el material escolar consumido en el desarrollo de la actividad extraescolar asciende a 150.000 u.m. imputables íntegramente a la actividad “preparar el material”. • Fotocopias Del control de las fotocopias realizado se desprende que el valor de las fotocopias necesarias para el desarrollo de la actividad asciende a 12.000 u.m. • Depreciaciones De la Cuenta de Pérdidas y Ganancias se desprende que, para la totalidad del Centro, la depreciación de las construcciones asciende a 760.000 u.m. y la del mobiliario de las aulas a 5.500.000 u.m. Teniendo en cuenta los m2 que ocupan las instalaciones en las que se desarrolla esta actividad (aula 1: 50 m2; aula 2: 65 m2; aula 3: 70 m2, 25 m2 el despacho de dirección y secretaría 90 m 2 sobre un total de 1.500 m 2 de aulas y un total de 2.000 m2 construidos del Centro), se estima que la amortización de las construcciones asciende a 380 u.m./m 2 y la del mobiliario a 3.666,7 u.m./m2.

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Cuadro 4. Identificación de las medidas de actividad ACTIVIDADES

MEDIDAS DE LA ACTIVIDAD

Tramitar las solicitudes

nº de alumnos

Preparar el material

horas de preparación

Impartir docencia

horas de docencia

Limpieza

m2 aula

Cobrar los recibos

nº alumnos

Mantener expedientes

nº alumnos

Seguimiento y evaluación de la actividad

a partes iguales entre los diferentes objetos de coste

• Material de oficina De los vales de salida del almacén se desprende que el material de oficina consumido en el desarrollo de la actividad extraescolar asciende a 40.000 u.m. • Material de limpieza Del informe de actividad realizado por esta limpiadora y el control del material de limpieza realizado se sabe que el coste de material de limpieza en este año para esta limpiadora asciende a un total de 150.000 u.m. Se estima que el consumo de material de limpieza asociado a esta actividad extraescolar es de un 10% ya que éste es el porcentaje de su tiempo que la limpiadora estima que dedica a la limpieza de estas aulas después de realizar la actividad extraescolar.

2.2. Cuantificación de los inductores de recursos • Tiempo dedicado a cada actividad (en %) Del parte de trabajo y de las entrevistas mantenidas con el personal, se desprende que el tiempo que dedica a la realización de cada actividad, sobre su tiempo total es el siguiente: (Ver cuadro 5).

Cuadro 5. Identificación de los tiempos dedicados a las actividades PERSONAL ACTIVIDADES Tramitar las solicitudes

Profesores

Secretaría

Limpieza

Director

–

2%

–

–

Preparar el material

20 %º

–

–

–

Impartir docencia

75 %

–

–

–

Limpieza

–

–

10 %

–

Cobrar los recibos

–

2%

–

–

Mantener expedientes

–

1%

–

–

5%

–

–

1%

Seguimiento y evaluación de la actividad

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Cuadro 8. Determinación del inductor de recursos de la depreciación de las construcciones y de los suministros

• M2 y porcentaje de tiempo (depreciación de las construcciones y suministros) Para algunos recursos el origen del consumo puede responder a diferentes aspectos, así en este caso se considera que la depreciación de las construcciones y los suministros responden tanto al espacio ocupado para el desarrollo de las actividades como al periodo de tiempo dedicado, por ello se propone la utilización de lo que se denomina “unidad ponderada” como inductor de recursos que considera los diferentes aspectos que inciden en el consumo. A efectos de reparto de los costes, debemos conocer los m2 que ocupan las distintas instalaciones en las que se desarrolla la actividad extraescolar. (Ver cuadro 6).

m2

tiempo

unidad ponderada

Tramitar las solicitudes Cobrar los recibos Mantener expedientes

90 (secretaría) 90 (secretaría) 90 (secretaría)

2% 2% 1%

1,8 1,8 0,9

ACTIVIDADES (aulas)

m2

ACTIVIDADES (secretaría)

Preparar el material Impartir docencia Seguimiento y evaluación de la actividad

185 (aulas) 185 (aulas) 185 (aulas)

20% 75% 5%

3,7 13,875 0,925

m2

tiempo

unidad ponderada

25 (despacho)

1%

0,25

ACTIVIDADES (despacho) Seguimiento y evaluación de la actividad

Cuadro 6. Identificación de espacios m2

tiempo (10%) unidad ponderada

• M2 y porcentaje de tiempo (depreciación del mobiliario) El coste de este recurso se imputa íntegramente a la actividad “impartir docencia” teniendo en cuenta los m2 del aula y el porcentaje de ocupación de éstas para la realización de la actividad extraescolar (un 10%). (Ver cuadro 9).

AULA PRIMARIA (aula 1)

50 m2

AULA SECUNDARIA (aula 2)

65 m2

AULA BACHILLERATO (aula 3)

70 m2

TOTAL m2 AULAS

185 m2

DESPACHO DIRECCIÓN

25 m2

(aulas)

SECRETARÍA

90 m2

Impartir dociecia

TOTAL

300 m2

Cuadro 9. Determinación del inductor de recursos de la depreciación del mobiliario ACTIVIDADES

m2

tiempo

unidad ponderada

185 (aulas)

10%

18,5

• Número de fotocopias (según control de fotocopias) (Cuadro 10). Los costes de suministros y depreciación de las construcciones se asignarían a las actividades en función de los m2 que se ocupan durante su ejecución y por el tiempo que conlleva la realización de la actividad, teniendo en cuenta que se ha estimado que esta actividad extraescolar ocupa un 10% del tiempo disponible de las aulas. (Ver cuadros 7 y 8).

Cuadro 7. Identificación de espacios con las actividades ACTIVIDADES Tramitar las solicitudes

Cuadro 10. Determinación del inductor de recursos de las fotocopias ACTIVIDADES Tramitar las solicitudes Preparar el material Impartir docencia Limpieza Cobrar los recibos Mantener expedientes Seguimiento y evaluación de la actividad Total

Nº Fotocopias 200 2.500 100 – – 200 – 3.000

m2 90 (secretaría)

• Material de oficina (según vales de salida) (Cuadro 11)

Preparar el material

185 (aulas)

Cuadro 11. Determinación del inductor de recursos del material de oficina

Impartir docencia

185 (aulas)

ACTIVIDADES

Limpieza

–

Cobrar los recibos

90 (secretaría)

Mantener expedientes

90 (secretaría)

Seguimiento y evaluación de la actividad

25 (despacho) y 185 (aulas)

• 28

Tramitar las solicitudes Preparar el material Impartir docencia Limpieza Cobrar los recibos Mantener expedientes Seguimiento y evaluación de la actividad Total

Material de oficina (en u.m.) 1.500 20.500 2.000 – 8.000 7.000 1.000 40.000

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2.3 Determinación de las medidas de la actividad Las medidas de la actividad nos van a permitir repartir el coste de las actividades entre los diferentes objetos de coste definidos. En el cuadro nº 4 se definió la naturaleza de estas medidas. Se trataría ahora de cuantificarlas de forma global o total pero también parcialmente para cada uno de los objetos de coste (niveles educativos) (Cuadro 12).

Cuadro 12. Cuantificación de las medidas de actividad OBJETOS DE COSTE nivel primaria nivel secundaria nivel bachillerato TOTAL

nº alumnos horas horas de preparación de docencia profesores 35 20 120 75 35 120 50 40 120 160 95 360

nº aula 1 1 1 3

m2 50 65 70 185

3. Valoración de las actividades y de los objetos de coste 3.1. Valoración de las actividades Para poder valorar el coste de cada actividad es necesario determinar el coste de cada uno de los inductores de recursos:

Cuadro 13. Recursos necesarios para el desarrollo de las actividades RECURSOS

COSTE DEL RECURSO

NATURALEZA DE INDUCTORES

1.080.000 u.m.

% tiempo

• Secretaría (5% 5.040.000)

252.000 u.m.

% tiempo

• Limpieza (10% 1.140.000)

114.000 u.m.

% tiempo

• Director (1% 2.700.000)

27.000 u.m.

% tiempo

Personal • Profesorado (100% 1.080.000)

Suministros

2.050 u.m./m

m2 y tiempo

Material escolar

150.000 u.m.

asignación directa

12.000 u.m. (4 u.m. fotocopia)

nº fotocopias

Fotocopias

2

Depreciaciones • Construcciones

380 u.m./m2

m2 y tiempo

3.666,7 u.m./m2

m2 y tiempo

Material de oficina

40.000 u.m.

vales de salida

Material de limpieza (10% 150.000)

15.000 u.m.

asignación directa

• Mobiliario

A la vista de la información anterior, repartiríamos el coste de los recursos entre las actividades, en función de la cantidad de inductores que consume cada una de ellas (ver apartado II.2.).

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Actividad “Tramitar solicitudes”

Cuadro 14. Determinación del coste de la actividad “Tramitar solicitudes” CANTIDAD DE INDUCTORES DE RECURSOS Personal • 2% Secretaría Suministros Fotocopias 200 fotocopias Depreciaciones • Construcciones Material de oficina TOTAL Medida de la actividad coste de la medida

COSTE DEL INDUCTOR

COSTE DE LA ACTIVIDAD

2% 5.040.000 1,8 u x 2.050 u.m./m2

100.800 3.690

200 x 4 u.m./fotocopia

800

1,8 u x 380 u.m./m2 asignación directa

684 1.500 107.474 nº de alumnos (160 alumnos) 107.474 / 160 = 671,7 u.m./alumno

Actividad “Preparar el Material”

Cuadro 15. Determinación del coste de la actividad “Preparar material” CANTIDAD DE INDUCTORES DE RECURSOS Personal • 20% Profesorado Suministros Material escolar Fotocopias 2.500 fotocopias Depreciaciones • Construcciones Material de oficina TOTAL Medida de la actividad coste de la medida

COSTE DEL INDUCTOR

COSTE DE LA ACTIVIDAD

20% 1.080.000 3,7 u x 2.050 u.m./m2 asignación directa

216.000 7.585 150.000

2.500 x 4 u.m./fotocopia

10.000

3,7 u x 380 u.m./m2 asignación directa

1.406 20.500 405.491 horas de preparación (95 horas) 405.491 / 95 = 4.268,3 u.m./hora

Actividad “Impartir Docencia”

Cuadro 16: Determinación del coste de la actividad “Impartir docencia” CANTIDAD DE INDUCTORES COSTE DEL COSTE DE LA DE RECURSOS INDUCTOR ACTIVIDAD Personal • 75% Profesorado 75% 1.080.000 810.000 28.444 Suministros 13,875 u x 2.050 u.m./m2 Fotocopias 100 fotocopias 100 x 4 u.m. fotocopia 400 Depreciaciones 5.272,5 • Construcciones 13,875 u x 380 u.m./m2 67.834 • Mobiliario (10%) 18,5 u x 3.666,7 u.m./m2 Material de oficina asignación directa 2.000 TOTAL 913.950,5 medida de la actividad horas de docencia (360 horas) coste de la medida 913.950,5 / 360 = 2.538,75 u.m./hora

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Actividad “Limpieza”

Actividad “Seguimiento y evaluación de la actividad”

Cuadro 17: Determinación del coste de la actividad “Limpieza” CANTIDAD DE INDUCTORES DE RECURSOS Personal • 10% Limpieza Material de limpieza (10%)

COSTE DEL INDUCTOR

COSTE DE LA ACTIVIDAD

10% 1.140.000

114.000

15.000

15.000 129.000

Suministros

coste de la medida

CANTIDAD DE INDUCTORES DE RECURSOS

COSTE DEL INDUCTOR

COSTE DE LA ACTIVIDAD

• 5% Profesorado

5% x 1.080.000

54.000

• 1% Director

1% x 2.700.000

27.000

• aulas

0,925 u x 2.050 u.m./m2

1.896,25

• despacho

0,25 u x 2.050 u.m./m2

512,5

- aulas

0,925 u x 380 u.m./m2

351,5

- despacho

0,25 u x 380 u.m./m2

95

asignación directa

1.000

Personal

TOTAL medida de la actividad

Cuadro 20. Determinación del coste de la actividad “Seguimiento y evaluación”

m2 aula (185 m2) 129.000 / 185 = 697,3 u.m./ m2

Depreciaciones • Construcciones

Actividad “Cobrar los recibos”

Cuadro 18: Determinación del coste de la actividad “Cobrar los recibos” CANTIDAD DE INDUCTORES DE RECURSOS

Material de oficina

COSTE DEL INDUCTOR

COSTE DE LA ACTIVIDAD

2% 5.040.000

100.800

1,8 u x 2.050 u.m./m2

3.690

1,8 u x 380 u.m./m2

684

asignación directa

8.000

TOTAL Medida de la actividad

84.855,25 a partes iguales entre los diferentes objetos de coste

Personal • 2% Secretaría Suministros Depreciaciones • Construcciones Material de oficina TOTAL

113.174

medida de la actividad coste de la medida

A la hora de proceder al reparto de los costes de las actividades entre los distintos objetos de coste o niveles educativos, debemos recordar que en el cuadro nº 4 se habían definido las siguientes medidas de actividad:

Cuadro 4. Identificación de las medidas de actividad

nº alumnos (160 alumnos) 113.174 / 160 = 707,3 u.m./alumno

Actividad “Mantener Expediente”

Cuadro 19: Determinación del coste de la actividad “Mantener expedientes” CANTIDAD DE INDUCTORES DE RECURSOS

3.2. Valoración de los objetos de costes

ACTIVIDADES

MEDIDAS DE LA ACTIVIDAD

Tramitar las solicitudes

nº de alumnos

Preparar el material

horas de preparación

Impartir docencia

horas de docencia

Limpieza

m2 aula

Cobrar los recibos

nº alumnos

Mantener expedientes

nº alumnos

Seguimiento y evaluación de la actividad

a partes iguales entre los diferentes objetos de coste

COSTE DEL INDUCTOR

COSTE DE LA ACTIVIDAD

1% 5.040.000

50.400

0,9 u x 2.050 u.m./m2

1.845

200 x 4 u.m./fotocopia

800

Cuadro 12. Cuantificación de las medidas de actividad

0,9 u x 380 u.m./m2

342

asignación directa

7.000 60.387

OBJETOS DE COSTE nivel primaria nivel secundaria nivel bachillerato TOTAL

Personal • 1% Secretaría Suministros

Por otra parte, en el apartado 2.3 llegamos a cuantificar estas medidas en el cuadro nº 12:

Fotocopias 200 fotocopias Depreciaciones • Construcciones Material de oficina TOTAL Medida de la actividad Coste de la medida

• 30

nº de alumnos (160 alumnos) 60.387 / 160 = 377,4

nº alumnos horas horas de preparación de docencia profesores 35 20 120 75 35 120 50 40 120 160 95 360

nº aula 1 1 1 3

m2 50 65 70 185

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CASO Práctico

Con esta información, y a la vista de los costes de las actividades calculados en el apartado anterior, obtendríamos los siguientes costes de los objetos de coste (niveles educativos):

Cuadro 21. Determinación del coste de los diferentes objetos de coste ACTIVIDADES

MEDIDA DE LA ACTIVIDAD

COSTE DE

NIVEL PRIMARIA

LA MEDIDA cantidad medidas

Tramitar las solicitudes

nº alumnos

Preparar el material

horas preparación

Impartir docencia

horas docencia

Limpieza

NIVEL SECUNDARIA

NIVEL BACHILLERATO

Coste

cantidad

Coste

cantidad

Coste

actividad

medidas

actividad

medidas

actividad

TOTAL

671,7

35

23.509,5

75

50.377,5

50

33.585

107.472

4.268,3

20

85.366

35

149.390,5

40

170.732

405.488,5

2.538,75

120

304.650

120

304.650

120

304.650

913.950

m2 aula

697,3

50

34.865

65

45.324,5

70

48.811

129.000

Cobrar los recibos

nº alumnos

707,3

35

24.755,5

75

53.047,5

50

35.365

113.168

Mantener expedientes

nº alumnos

377,4

35

13.209

75

28.305

50

18.870

60.384

84.855,25

1/3

28.285

1/3

28.285

1/3

28.285

84.855 1.814.318

Seguimiento y evaluación de la actividad a partes iguales Total Objeto de Coste coste/alumno

CONCLUSIONES El sistema de costes basado en las actividades (ABC) puede ser un instrumento adecuado para proporcionar información relevante para la toma de decisiones de los centros educativos y favorecer una adecuada gestión económica-financiera. El sistema de costes basado en las actividades ha permitido conocer el coste de las actividades necesarias para prestar un determinado servicio así como el coste del servicio. Esta información permite analizar la eficiencia en el desarrollo de la actividad, así como determinar la rentabilidad que proporciona a los centros educativos la realización de actividades extraescolares y, por tanto, identificar la contribución a la mejora de los resultados económicos por la realización de otras actividades distintas a la enseñanza reglada. Además permite revisar la asignación de recursos a las distintas actividades de manera que los recursos limitados se asignen a aquellas actividades que se identifiquen con la misión de los centros y que permitan alcanzar el equilibrio económico. Se ha aplicado el sistema de forma parcial, es decir, no es necesario que el centro aplique el sistema de costes basado en las actividades en el análisis de todas las actividades que realice el centro educativo, sino que se puede aplicar para el análisis de aquellos objetos de coste que más preocupen desde un punto de vista de la gestión (por ejemplo: actividades extraescolares o actividades complementarias). La aplicación del sistema a priori, es decir, antes de que se desarrolle la actividad, permite utilizar esta información para la planificación de las actividades, permite prever los recursos necesarios y favorece la realización de una mejor gestión. El conocimiento de los recursos necesarios permite elaborar presupuestos basados en las actividades y utilizar éstos como instrumento de control de gestión e incluso utilizar esta informa-

Nº 205 • Abril 2004

514.640

659.380

640.298

14.704

8.792

12.806

ción para la definición o justificación de los precios de los servicios prestados. Una vez aplicado el sistema de costes e identificados sus elementos se puede utilizar esta información como base para la aplicación del sistema de gestión basado en las actividades (ABM), es decir, utilizar las actividades para analizar la gestión del centro educativo atendiendo otros aspectos como la calidad, el tiempo, la flexibilidad, la adecuación de la actividad, etcétera, para favorecer la mejora continua y que los centros sean cada vez más competitivos.

Bibliografía: BRIMSON, J.A.: Contabilidad por Actividades. Barcelona, Ed. Marcombo, 1995. CAMALEON SIMON, C.: “El modelo ABC a examen: ventajas y limitaciones de uso”, en Partida Doble, nº78, (1997), pp. 25-38. CASTELLO TALIANI, E.; LIZCANO ÁLVAREZ, J.: El sistema de gestión y de costes basado en las actividades.Madrid, Ed. Instituto de Estudios Económicos, 1994. COOPER, R.; SLAGMULDER, R.: “Sistemas ABC que sirvan para la determinación estratégica de costes y la mejora operativa”, en Harvard Deusto Finanzas & Contabilidad, nº 40, (2001), pp.56-59. KAPLAN, R.S.; COOPER, R.: Coste y Efecto. Cómo usar el ABC, el ABM y el ABB para mejorar la gestión, los procesos y la rentabilidad, Barcelona, Ed. Gestión 2000, 1999. TIRADO VALENCIA, P.: Gestión de Costes y Mejora Continua. Los sistemas de costes y de gestión basados en las actividades (ABCABM), Bilbao, Ed. Desclée de Brouwer, 2003. TURNEY, P.: “How activity-based costing helps reduce cost”, en Journal of Cost Management, winter, (1991), pp.29-35. ■

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