¿GESTIÓN DEL TIEMPO O GESTIÓN DE LA VIDA?

La sensación de falta de tiempo es algo cada vez más generalizado en nuestra sociedad. Una mayoría de gente siente que le falta tiempo para hacer todo lo que le gustaría hacer. Los programas de formación en gestión del tiempo se han convertido en uno de los cursos estrella de las consultoras especializadas en habilidades de dirección. Pero sabemos que el mal de la falta de tiempo no es exclusivo de altos directivos con agendas repletas de reuniones, proyectos, viajes o tareas a realizar. Cada vez resulta menos extraño escuchar a madres trabajadoras, empleados de base, amas de casa, estudiantes y hasta a personas retiradas decir que les falta tiempo. En la medida en que todos somos conscientes de esa falta de tiempo y también somos conscientes de que el principal objetivo en la vida de la mayoría de nosotros es ser feliz, cabría preguntarse si todo lo que hacemos, tenemos que hacer o queremos hacer contribuye a alcanzar ese objetivo supremo. De igual manera conviene concienciarse de qué cosas nos acercan a esa felicidad y de qué cosas, por el contrario, no nos aportan ningún tipo de satisfacción duradera. Si realizaras el ejercicio de intentar rememorar el momento más feliz de tu vida, o algunos de los momentos más felices de tu vida, te darías cuenta de que difícilmente coincidirán con un día en el que adquiriste un determinado objeto (vestido, coche, casa,…) ni con un día en que asististe como espectador a un espectáculo (concierto, película, teatro, partido, …). Normalmente nuestros momentos más felices fueron días en que estábamos haciendo algo o que algo relacionado con nuestras acciones sucedió; y no fueron momentos en que estábamos comprando u observando algo. También para la inmensa mayoría de nosotros esos momentos más felices fueron momentos compartidos con seres queridos. Así, sabemos que es en mucha mayor medida lo que hacemos que lo que tenemos lo que nos ayuda a ser felices. Es por ello que la gestión del tiempo, o mejor dicho, la gestión de lo que hacemos con nuestro tiempo determina sobremanera nuestro nivel de satisfacción con la vida. Sin embargo, parece que la mayoría de las personas estamos en una espiral que nos lleva a sentir que tenemos que disponer de más cosas para llevar una vida más satisfactoria. Conviene también, antes de reflexionar sobre cómo podemos gestionar de forma más útil nuestro tiempo, desmontar una creencia acerca del tiempo. El tiempo ni se puede perder, ni se puede recuperar; el tiempo simplemente pasa, y lo hace de forma regular y sistemática. El tiempo no es más que una medida de la duración de los eventos y puesto que el tiempo no se detiene, lo único que podemos hacer con él es aprovechar cada minuto de la mejor manera posible. Si reflexionamos sobre lo qué es la gestión de nuestro tiempo concluiremos que tiene mucho que ver con la gestión de uno mismo; lo que hacemos con nuestro tiempo se convierte en lo que hacemos con nuestra vida.

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¿GESTIÓN DEL TIEMPO O GESTIÓN DE LA VIDA?

En la medida en que lo que hacemos con nuestro tiempo influye de forma determinante tanto en tu grado de felicidad y satisfacción con la vida como en la configuración de tu destino, nuestras prioridades con respecto a lo que hacemos con nuestro tiempo/vida deberían ser: a) aumentar el tiempo que pasamos realizando las actividades que nos hacen sentir bien, es decir, que nos hacen felices, que nos divierten, incluyendo éstas pasar más tiempo con las personas que queremos o con aquellas con las que nos gusta estar. b) centrarnos en las tareas que nos ayudan a la consecución de nuestros objetivos

Resulta sorprendente la cantidad de tiempo que las personas dedicamos a hacer cosas que ni nos aportan ninguna satisfacción ni contribuyen a construir el futuro que deseamos para nosotros. ¿Cuánta satisfacción nos reporta y cuánto tiempo dedicamos semanalmente a ver la televisión, a leer la prensa u otras publicaciones, a navegar por Internet, trasladarnos de un lugar a otro, a actividades sociales que nos aportan poco, a holgazanear (hasta en el trabajo),…? ¿Es lo que haces importante o simplemente lo haces porque es urgente? Una de las fases críticas a la hora de emprender un plan de mejora de la gestión del tiempo consiste en analizar en qué categoría de las siguientes encuadrarías cada una de las tareas que sueles realizar diaria o semanalmente: 1.- Urgente o no urgente. Las tareas urgentes son las que tenemos que realizar hoy, o tareas complejas que tienen que estar finalizadas pronto y que requieren que empecemos a acometerlas ahora. Si hoy tienes que asistir a una reunión, comer con un amigo, contestar un mail o acabar un trabajo eso constituyen tareas urgentes, independientemente de que esa reunión, comida, mail o trabajo sean o no importantes. 2.- Importantes o no importantes. Las tareas importantes son todas aquellas que o bien te hacen sentir bien o bien te acercan a la consecución de tus objetivos. Hacer deporte, realizar las tareas importantes de tu trabajo, una cita con alguien que te importa, formarte o planificar tu próxima semana de trabajo son tareas que son importantes independientemente de que las vayas de realizar de manera inmediata o no. 3.- Alto, medio o bajo rendimiento. Esta categoría sólo se aplica a las tareas importantes, puesto que las no importantes no suelen aportar ningún tipo de provecho. De todas las tareas importantes que realizamos, o tenemos que realizar, nos encontramos con algunas que nos reportan grandes dividendos y otras que no contribuyen demasiado a la consecución de nuestros objetivos. Se dice que el 20 por ciento de las tareas nos reportan el 80 por ciento de los resultados o que el 20 por ciento de los clientes el 80 por ciento de los beneficios. Esas tareas o esos clientes serían tareas o clientes de alto rendimiento.

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Hazte consciente de cuánto tiempo dedicas a qué cosas Una vez clasificadas las tareas que realizamos conforme a los criterios descritos anteriormente, nos resultará tremendamente útil analizar cuán buenos gestores de nuestro tiempo somos, es decir, cómo pasamos el tiempo, qué hacemos con él. Para ello deberíamos elegir una semana lo más habitual posible y durante toda ella anotar en una hoja todas y cada una de las cosas qué realizamos en un día y cuánto tiempo nos ocupa realizar cada una de ellas. Posteriormente y junto a cada una de esas actividades anotaremos si esa tarea realizada era, o no, urgente (U o nU), era, o no, importante (I o nI), y si era de alto o bajo rendimiento (aR o bR). Una vez realizada esa clasificación se podrá sumar el tiempo que pasas realizando cosas que realmente son importantes para ti –que te hacen sentir bien o que te acercan a tus objetivos- y cuánto tiempo dedicas a hacer cosas que no te aportan nada. También sabrás cuánto de su tiempo pasas en el mundo de lo urgente. Cuando vivimos de forma permanente en el mundo de lo urgente caemos en el espacio del estrés y del salto de mata, nos sentimos fuera de control de la situación y son las obligaciones las que nos dirigen a nosotros en lugar de ser nosotros los que dirigimos nuestra vida. La psicología positiva ha descubierto que las personas que se sienten en control de su vida disfrutan de existencias más felices y satisfactorias, y que incluso viven de media más años que aquellos que sienten que no controlan sus vidas. Además cuando vivimos en el mundo de lo urgente corremos el riesgo de tener que dejar pasar de largo buenas oportunidades, puesto que cuando tenemos muchas cosas que no podemos dejar de hacer en el corto plazo nos podemos ver obligados a renunciar a propuestas u oportunidades que se nos presentan por no poderlas acometer. Igualmente cuando tenemos muchas cosas urgentes que hacer cada día nos falta tiempo para el análisis, para la mejora y para el crecimiento personal. Lo curioso del asunto es que muchas de las cosas que tenemos que realizar de forma urgente son urgentes porque no las realizamos cuando no resultaban urgentes. Muchos estudiantes tienen que madrugar, o trasnochar, porque no comenzaron a estudiar cuando la fecha del examen estaba lejana; muchos proyectos los finalizamos el último día porque no tuvimos la autodisciplina necesaria para realizarlos cuando no eran urgentes. La realización del ejercicio propuesto te ayudará a ser más consciente de lo que en realidad estás haciendo con/en tu vida, te hará consciente de cuánto de tu tiempo dedicas a cosas que te reportan bien poco. Conocer tu situación actual te resultará muy útil para tomar las decisiones adecuadas a la hora de decidir qué dejar de hacer, qué intentar hacer de forma más eficiente (en menos tiempo) o qué hacer en mayor medida.

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¿GESTIÓN DEL TIEMPO O GESTIÓN DE LA VIDA?

¿Qué es lo realmente importante?

Si realizáramos una lista que incluyera tanto todas aquellas actividades que realizamos habitualmente como aquellas que no realizamos pero que nos gustaría realizar y aún no encontramos tiempo para hacerlo y puntuáramos las mismas de 0 a 10 en cuanto a la satisfacción que nos reporta realizarlas tendríamos una primera referencia de aquello en lo que deberíamos pasar más tiempo haciendo. Seguramente que en esa lista aparecerían en los puestos más altos tus hobbies favoritos, el tiempo de relax o las salidas bien organizadas con amigos. De igual manera deberíamos tomarnos un tiempo, aunque sólo sean unas horas, para analizar qué actividades nos ayudan a dirigirnos a la consecución de nuestros objetivos. En la medida en que más claro tengamos qué nos acerca a nuestras metas, más eficaces seremos a la hora de planificar y organizar nuestro tiempo. En esta lista aparecerán con probabilidad algunas de las tareas que realizas en tu tiempo de trabajo, el ejercicio físico o la formación. Estas dos listas; la lista de aquello que nos hace sentir bien, y la lista de las actividades que nos acercan a nuestras metas, han de constituir la esencia de nuestra planificación de tareas. Por lógica todo lo restante; lo que ni nos hace sentirnos felices ni nos acerca a nuestras metas, debería de ir desapareciendo de nuestras vidas.

¿Cómo deseas que sea tu día, semana o año ideal? ¿Quieres acabar de trabajar más temprano, estudiar menos pero con mayor rendimiento, salir más, dedicar más tiempo a tus aficiones, pasar más momentos especiales con los tuyos? De cuanta más y mayor claridad dispongas acerca de cómo quieres que sea un día habitual tuyo, de qué cosas deseas hacer al menos una vez a la semana, de qué no puede dejar de suceder al menos una vez al trimestre y de qué vas a hacer una vez al año, mayor probabilidad existirá de que esos deseos se hagan realidad. Tómate unas horas para poner por escrito a qué quieres que se parezcan tus días, semanas o años. Comprométete en hacer de esas prioridades la guía a la hora de planificar su tiempo.

La eficiencia Este artículo no pretende ser un manual de gestión eficaz del tiempo, sin embargo, no me gustaría dejar de comentar pequeños detalles y técnicas que pueden ayudarnos a ser más eficientes, es decir, a hacer las mismas cosas en menos tiempo. 1.- Identifica tus enemigos del tiempo, aquello que te aleja de tus objetivos o que hace que no saques el máximo partido a tu tiempo, y haz lo necesario para eliminarlos o reducir su impacto negativo.

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Esos enemigos serán externos, como interrupciones telefónicas, correo excesivo o mala organización de tu equipo de trabajo, o internos como la falta de disciplina, el desorden o la deficiente planificación. Date cuenta de que los enemigos existen y traza un plan para reducir o eliminar sus efectos negativos. 2.- Si tu trabajo te lo permite, reserva un tiempo al día en el que no permitas que nadie te interrumpa. Asegúrate de que nadie irrumpe en el tiempo que has decidido dedicar a realizar este tipo de trabajo, o al estudio, en el que necesitas estar sólo para dar lo mejor de ti mismo. Desconecta el móvil, cierra la puerta, no tengas accesible el mail, di que no le molesten,… 3.- Agrupa las tareas similares por bloques y realiza las tareas parecidas todas seguidas. Nuestra mente necesita un tiempo para entrar en el marco adecuado para realizar cada tipo de actividad; una vez dentro de ese marco mental es el momento de hacer todas las tareas que requieren ese estilo de pensamiento. 4.- Al finalizar el día, preferiblemente, o sino al principio de la mañana, prepara una lista de las tareas que quieres hacer el día siguiente, y mantenla a la vista. Esto te mantendrá centrado en los objetivos a alcanzar cada día. Planifícate el día por franjas horarias señalando claramente en cuánto tiempo y a qué hora vas a realizar cada una de las tareas que te has marcado para el día. 5.- Sé una persona organizada; la autoorganización como la autodisciplina es un hábito que ofrece tremendas recompensas. Crea tus propios sistemas de archivo de información y acostúmbrate a planificar con tiempo suficiente las tareas complejas y las que requieran la intervención de terceras personas. 6.- Limita de antemano el tiempo que vas a dedicar a realizar cada tarea. La ley de Parkinson señala que las personas tendemos a alargar el tiempo que lleva realizar un trabajo hasta completar todo el tiempo del que se dispone para realizarlo. No resulta extraño, aunque pueda parecer paradójico, que con frecuencia la calidad de un trabajo no sólo no se reduzca sino que se incremente al realizarlo en menos tiempo. Cuando disponemos de menos tiempo para acometer una tarea tendemos a realizar un análisis más acertado de lo que realmente resulta crítico para el resultado de la misma y nos perdemos menos en aspectos no relevantes. 7.- Cajón de sastre: procura hacer una sola cosa a la vez, acostúmbrate a acabar todas las tareas sencillas que emprendes, aprende a decir que “no” a peticiones que no deseas satisfacer, descansa cada cierto tiempo, deja espacios libres en tu agenda pues es probable que surja algo urgente o algo te lleve más tiempo de lo que crees, …

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Eficacia versus eficiencia La mayor parte de los manuales de gestión eficaz del tiempo se centran más en el aprovechamiento óptimo del tiempo que en realizar un análisis sobre si lo que hacemos es realmente lo que deberíamos hacer. La eficacia consiste en hacer las cosas correctas, la eficiencia en hacerlas en el menor tiempo posible y con el máximo aprovechamiento. Me llama la atención que la mayoría de los programas de gestión del tiempo den tan poca importancia al hecho de reflexionar sobre si es realmente lo que hacemos lo que nos llevará hasta adónde queremos llegar. Si parece claro que son el 20 por ciento de nuestras actividades profesionales las que nos reportan el 80 por ciento de nuestros resultados, ¿no cabe preguntarse si es posible renunciar a ese 20 por ciento restante de resultados a cambio ganar un 80 por ciento adicional de tiempo? Igualmente me sorprende no haber escuchado en muchas ocasiones reflexiones como las que siguen: que las personas queremos hacer demasiadas cosas, que quizás es excesivo el número de cosas que sentimos que tenemos que hacer, que no es necesario hacer tanto y tan variado para alcanzar los objetivos vitales,… De alguna manera padecemos de un doble síndrome, el de la hiperactividad y el del consumismo, y éste no sólo de objetos sino también de experiencias. Ya comentamos anteriormente que difícilmente la adquisición y acumulación de objetos nos reporta satisfacciones duraderas y que, sin embargo, sentimos la necesidad de ganar más para comprar más. De igual manera, parece que sintamos la necesidad de visitar cantidad de sitios diferentes (lugares, restaurantes,…), asistir a muchos eventos, vivir experiencias novedosas, conocer nuevas personas o realizar muchas actividades, como si la cantidad de experiencias nos aportara más calidad de vida. A este respecto me encanta la siguiente frase pronunciada por el jefe de una tribu india: “Siempre están buscando algo ¿qué están buscando? Los blancos siempre quieren algo. Siempre están inquietos y agitados. No sabemos qué quieren. Pensamos que están locos”. La necesidad de tener más combinada con la necesidad de hacer más, ambas creadas por el hombre moderno, nos conducen a una espiral de actividad incesante, y muchas veces sin sentido. Esa espiral parece convertirse con frecuencia en la directora de nuestras vidas, en vez de ser nosotros mismos los que las dirigimos. Sin embargo, se da la paradoja de que estar sentado sin hacer nada, una de las maneras en que los chinos describen la meditación, se ha demostrado como una de las prácticas que de forma más efectiva conducen a disfrutar de una vida plena. Igualmente la wu wei, la no acción, es un concepto clave del Taoísmo. Se trata de mantener una conducta sin esfuerzo, no forzada, natural, de manera que las acciones que emprendemos se realizan sin tensión ni ansiedad. Así, ¿no crees que vale la pena detenernos un poco y realizarnos una serie de preguntas como las que siguen?:

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¿GESTIÓN DEL TIEMPO O GESTIÓN DE LA VIDA?

¿qué, de todo lo que hago, puedo dejar de hacer y no sólo no mermaría la calidad de mi vida sino que la mejoraría? ¿qué cosas de las que hago no me aportan nada ni a nivel personal ni profesional? ¿qué cosas de las que hago son poco eficientes, es decir, me aportan poco con respecto al tiempo que dedico a las mismas? ¿qué puedo dejar de hacer desde mañana mismo? ¿qué puedo hacer a través de otras personas?, ¿qué vale la pena pagar porque me hagan otros y ganar más tiempo para mí? El tiempo psicológico Los antiguos sabios siempre nos han hablado del poder mágico de vivir en el ahora, en el presente. Sin embargo la mente, ese instrumento que tenemos a nuestro servicio que resulta tan útil para acometer tareas prácticas, dirige con frecuencia nuestro pensamiento hacia el pasado o hacia el futuro sin ninguna utilidad. El ser humano es la única especie que es capaz de vivir psicológicamente en el pasado o en futuro. Te imaginas a un perro o un águila planificando sus próximos tres años o lamentándose por la oportunidad que perdió de cazar a otro animal hace 8 meses. Esa capacidad de la que disponemos de abstraernos en el tiempo, que conlleva evidentes ventajas, es uno de los principales enemigos de una vida plena y feliz. Realízate en este momento la siguiente pregunta, ¿qué problema tengo ahora, en este preciso momento? Si estabas leyendo este artículo con atención plena, si tu mente estaba centrada en él, resultaba imposible que en ella hubiera espacio para los problemas. Si el ser humano dispone de la capacidad de abstraerse en el tiempo, es porque es evidente que esa habilidad nos ha resultado útil a lo largo de nuestra evolución. La capacidad de analizar el pasado nos puede servir como una poderosa herramienta de aprendizaje, de igual manera que planificar el futuro puede mejorar considerablemente nuestro destino. En cambio, cuando esa capacidad de abstracción en el tiempo deja de utilizarse con una mentalidad práctica, es decir, orientada bien a la consecución de un objetivo o bien al aprendizaje sobre experiencias acontecidas, y nos lleva tanto a revivir episodios no deseados del pasado como a un estado de preocupación por el futuro, la mente está adentrándonos en terrenos peligrosos para nuestra felicidad. El tiempo psicológico nos lleva con frecuencia a sentir arrepentimiento por decisiones pretéritas, tristeza por episodios vividos y pesadumbre por lo que pudo haber sido y no fue. De igual manera, el tiempo psicológico genera incertidumbres hacia el futuro haciendo que anticipemos dificultades o pérdidas. Esos pensamientos acaban provocando un temor, una preocupación o un pesimismo que perturban nuestra paz interior.

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¿GESTIÓN DEL TIEMPO O GESTIÓN DE LA VIDA?

Así, siempre recuerdo a un amigo que me decía “las mayores desgracias de mi vida nunca llegaron a ocurrirme” refiriéndose a las tremendas angustias que por mor de su pesimismo había tenido que soportar por anticipar un futuro negro que nunca le acababa aconteciendo. El sabio sabe que el único tiempo que podemos vivir de forma real es el presente y, en ese aspecto, desea volver a convertirse en un niño. Los niños, y ahí reside una parte de su estado natural de felicidad, viven en el presente. Un niño únicamente piensa en el mañana cuando mañana tiene una excursión con los amigos del colegio o un viaje con la familia a un parque de atracciones. Por el contrario, los adultos estamos con más frecuencia mentalmente ausentes de lo que está aconteciendo en cada momento que completamente presentes y atentos a lo que acontece. El presente, como su nombre indica, es un auténtico regalo, un regalo que con frecuencia se desvanece porque la mente nos aleja de la experiencia directa. Cuántas veces dejamos de disfrutar de la calidez de una ducha templada, del exquisito sabor de un dulce o de la ternura de un abrazo por estar mentalmente ausentes. Los antiguos sabios ya nos decían que la atención consciente y permanente a lo que acontece en el aquí y en el ahora acaba por transformar nuestra forma de ver el mundo de forma que convierten nuestra existencia es una aventura mágica vivida en serena plenitud y con una absoluta paz interior. Conclusiones La gestión del tiempo es en gran medida la gestión de nuestra vida, lo que hacemos en/con nuestro tiempo determina tanto nuestro destino como nuestra sensación de satisfacción con nuestra vida. Hacernos conscientes de qué es aquello que nos acerca a nuestras metas y de qué actividades nos hacen sentir mejor es la clave para decidir a qué tareas deberíamos de consagrar mayor espacio de tiempo. Aunque la eficiencia, hacer las cosas en el menor tiempo posible y con el máximo aprovechamiento, nos reporta ventajas considerables, la eficacia, hacer las cosas correctas, es la clave para convertir nuestras vidas en algo memorable. La decisión para romper con los hábitos negativos que nos alejan de la consecución de nuestros objetivos y la autodisciplina para arraigar los hábitos que nos habiliten para centrarnos en lo eficaz –lo importante – de forma eficiente son las herramientas críticas que nos acercarán a la consecución de nuestras metas. Vivir en el presente de forma constante y utilizar la capacidad de abstraerse en el tiempo únicamente con mentalidad práctica, bien para aprender de la experiencia o bien para construir un mejor futuro, nos adentra en el mundo de la vida plena y la permanente paz interior.

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