Título del procedimiento

Facturación al paciente y Colecciones

Procedimiento Nº Política Nº

BUS-0428 BUS-0427

Departamento

Revenue Cycle/Patient Financial Services

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07-01-18

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07-01-17

[ x ] Cottage Grove Medical Center [ x ] Ketchikan Medical Center [ x ] Peace Harbor Medical Center [ x ] PeaceHealth Medical Group

[ x ] Peace Island Medical Center [ x ] Sacred Heart River Bend [ x ] Sacred Heart University District [ x ] Southwest Medical Center

[ x ] St. John Medical Center [ x ] St. Joseph Medical Center [ x ] United General Medical Center

ALCANCE Este procedimiento abarca todas las Divisiones de PeaceHealth, incluyendo las marcadas arriba. PROPÓSITO El propósito de este procedimiento es describir el enfoque para mantener cumplimiento de requisitos de mandatos federales y estatales sobre prácticas de facturación al paciente y cobranza. PROCEDIMIENTO Este procedimiento implementa la Facturación al Paciente y Cobranzas (Política Nº BUS-0427). 1. Período de facturación inicial 1.1. PeaceHealth no participa en actividades extraordinarias de colección (ECAs) ni transfiere cuentas a agencias externas de colecciones hasta que se hayan realizado esfuerzos razonables para determinar si los garantes son elegibles para asistencia financiera conforme a los requisitos aplicables bajo el código del IRS 501(r) 1.2. Los esfuerzos razonables" de PeaceHealth incluyen pero se limitan a lo siguiente: 1.2.1. Los pacientes reciben un resumen con lenguaje sencillo al registrarse y también junto a su primer estado de cuenta y facturación luego del alta. 1.2.1.1. El resumen con lenguaje sencillo incluye una breve explicación de la Asistencia Financiera ofrecida por PeaceHealth incluyendo los requisitos de elegibilidad, dónde y cómo obtener información, donde aplicar, la información de contacto para asistencia adicional, las traducciones disponibles y otros avisos importantes con respecto a limitaciones sobre facturación. 1.2.2. Los estados de cuenta/facturación proporcionan a los garantes la forma de contactarse en línea o por teléfono para acceder a ayuda con información sobre asistencia financiera y para obtener formularios de solicitud. 1.2.3. Si PeaceHealth recibe una solicitud incompleta, envía una carta a la persona solicitante explicando lo que es necesario para completarla totalmente.

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1.2.3.1. Si la persona solicitante no devuelve el formulario o la información requerida a PeaceHealth dentro de 30 días desde la fecha de la carta solicitando información adicional, PeaceHealth podría iniciar esfuerzos de colección. Se podría conceder un tiempo adicional para responder si la condición médica del paciente justifica una extensión. 1.2.4. Si se recibe un formulario de aplicación completo, todas las acciones de colección se suspenden hasta que se ha hecho una determinación de elegibilidad. 1.2.5. PeaceHealth realiza múltiples intentos para obtener el pago antes de enviar una cuenta a una agencia externa de colección. 2. Asignación de cuentas para colección 2.1. 121 días después de la fecha del primer estado de cuenta/factura después del alta, PeaceHealth puede transferir cuentas no cobradas a agentes de terceras partes dedicados a la colección de deudas. 2.1.1. Los datos transferidos a entidades externas están codificados según requisitos relacionados a información de salud protegida (PHI) y HIPAA. 2.2. Los garantes reciben un aviso de 30 días sobre la intención de iniciar actividades extraordinarias de colección incluyendo: 2.2.1. Informes adversos a agencias de informes crediticios de consumidores. 2.2.2. Acciones que requieren proceso legal o judicial (embargos, prendas, retenciones, etc.) 2.3. Las acciones adicionales de colección que se podría tomar por falta de pago incluyen: 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4.

Cargos de interés Realización de llamados telefónicos manuales Skip tracing (Esfuerzos por múltiples medios para localización y cobro) Envío de cartas de las agencias de colección de pago

2.4. PeaceHealth no vende la deuda de cuentas, los proveedores son contratados para ayudar con la colección de saldos de cuentas de PeaceHealth. 2.5. Los hospitales y todos los proveedores de PeaceHealth que han acordado cumplir con la política de asistencia financiera no posponen, niegan, ni exigen el pago antes de prestar atención médicamente necesaria, debido a la falta de pago de prestaciones anteriores bajo la política de asistencia financiera. 2.5.1. Se puede encontrar una lista de los médicos y otros proveedores de salud que han acordado cumplir con esta política de ayuda financiera visitando peacehealth.org o llamando a nuestro Servicio para Clientes y solicitando una copia.

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3. Proceso de colección 3.1. Las agencias de cobranza contratadas bajo contrato con PeaceHealth están obligadas a proporcionar a los Garantes un resumen de lenguaje simple sobre sus derechos, de acuerdo con: 3.1.1. Ley Rosenthal de prácticas justas en la colección de deudas 3.1.2. Ley Federal de prácticas justas en la colección de deudas 3.2. Las solicitudes aplicando por asistencia financiera son aceptadas y revisadas de acuerdo con las regulaciones federales y estatales después de que una cuenta ha sido enviada a colección. 4. Suspensión de actividades de colección 4.1. Si una solicitud de asistencia financiera es presentada después que una cuenta se encuentra en colecciones, PeaceHealth requiere que todas las actividades extraordinarias de colecciones (OCE) cesen mientras la aplicación está siendo revisada. 4.1.1. Excepción: Si una orden judicial ha sido generada después de 240 días desde la fecha de la primer facturación después del alta, PeaceHealth no puede revertir/suspender una cuenta de colección. 4.2. PeaceHealth también podría revertir/suspender cuentas bajo circunstancias que incluyen pero no se limitan a: 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5.

Aprobación de la solicitud de Asistencia Financiera Recepción de pago de cuentas previas Cuestiones relacionadas con Gestión de Riesgo o conflictos Requisitos de registración o contractuales no alcanzados Se ha alcanzado la prescripción de la obligación

4.3. A su sola discreción, PeaceHealth podría continuar trabajando con cuentas revertidas de colección. 5. Retorno de cuentas en colección para perdón de deuda 5.1. Las agencias de colecciones cancelarán y devolverán cuentas a PeaceHealth bajo las siguientes circunstancias: 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5.

El/la garante califica para asistencia financiera El/la garante inicia la bancarrota El/la garante ha fallecido sin dejar testamento No se espera que los ingresos de por vida del garante aumenten El estatuto jurídico de limitaciones para colecciones alcanzó ha prescripto

5.2. Las cuentas revertidas de colecciones se amortizan como asistencia financiera o impagos, PeaceHealth no tomará ninguna acción de colección adicional. Printed copies of this document may not be the most current version. Use caution when relying on such versions for official purposes. Current versions can be found on Crossroads.

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6. Acuerdos con proveedores de servicios de colección 6.1. Las agencias de colección bajo contrato con PeaceHealth están obligadas a firmar un acuerdo que indica adhesión a esta política y la política de asistencia financiera. 6.2. Las actividades externas de colección se llevan a cabo conforme con los requisitos relativos a la información de salud protegida (PHI) y HIPAA. 6.3. Las agencias de cobro están obligadas a cumplir con los reglamentos federales y estatales aplicables incluyendo pero no limitados a: 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.3.4.

Ley de prácticas justas en la colección de deudas Ley de información crediticia justa Reglas y regulaciones de Medicare Requisitos de la Sección 501(r) del código del IRS

DEFINICIONES Las Acciones Extraordinarias de Colección (CEPA – o ECA por su sigla en inglés) incluyen lo siguiente: (i) acciones que requieren un proceso legal o judicial, incluyendo pero no limitándose a poner un embargo sobre la propiedad, aplicar un gravamen sobre una cuenta bancaria, presentar acción civil bajo ley del contrato, embargo de sueldo y, (ii) presentar informes a entidades calificadoras del crédito de consumidores. PeaceHealth o sus agencias contratadas de cobranza pueden tomar las acciones mencionadas para las cuentas sin pagar conforme a la aprobación requerida del tribunal judicial. Garante: es una persona de 18 años de edad o más, independientemente del estado civil, que tiene responsabilidad legal financiera por los servicios prestados. Hogar significa las siguientes personas que residen en la misma vivienda: 1. Garante 2. Esposo(a) del garante 3. Otras personas relacionadas por nacimiento, matrimonio o adopción que residen en el hogar 4. Las siguientes personas no se incluyen para cuenta bajo el hogar: 4.1. Compañeros de cuarto 4.2. Pareja (no casado(a) del garante – si tienen un hijo juntos División de PeaceHealth (PHD) significa un Centro Médico, clínica, unidad, o rama de PeaceHealth que mantiene la supervisión de la gestión diaria de una porción designada del Sistema de redes de Servicio de PeaceHealth. Las Divisiones de PeaceHealth (PHD) pueden basarse en un mercado geográfico o la dedicación a una línea de servicio o negocio.

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DIFUSIÓN Este procedimiento, será comunicado internamente a través de uno o más de los siguientes canales: 1. Anuncios en la publicación The Caregiver y otros vehículos de comunicación a través del departamento de Comunicaciones. 2. Publicación en el repositorio electrónico para políticas en intranet de PeaceHealth (Policy Hub). 3. Aviso directo dese el repositorio electrónico para políticas en intranet de PeaceHealth (Policy Hub) al personal cubierto apropiado. 4. Comunicación directa del Administrador Ejecutivo (CAO), el/los Vicepresidentes Ejecutivos, o Vicepresidentes de Divisiones de PeaceHealth a los Administradores, Directores, Supervisores, etc. Además, este procedimiento será publicitado como sea necesario por las leyes y reglamentos federales y estatales. AYUDA ADICIONAL Orientación adicional con respecto a este procedimiento puede obtenerse en el Servicio Financiero para Pacientes (Patient Financial Services, o PFS por su sigla en inglés). MATERIAL RELACIONADO • Facturación al paciente y colecciones (Política No. BUS-0427) • Política sobre EMTALA y Procedimiento (ADM• Política de Asistencia Financiera (BUS-1079) • Procedimiento de Asistencia Financiera (BUS-1080) • Resumen con lenguaje sencillo • Solicitud de Asistencia Financiera APROBACIONES Aprobación inicial: Revisión/es subsiguiente(s):

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