TALLERES GRAFICOS DE MEXICO ORGANISM O PUBLICO DESCENTRALIZADO

GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS SUBGERENCIA DE ALMACEN

MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE CONSUMO, Y SU MANEJO EN EL ALMACEN DE TALLERES GRAFICOS DE MÉXICO

DICIEMBRE 2004

TALLERES GRAFICOS DE MEXICO ORGANISM O PUBLICO DESCENTRALIZADO

CONTENIDO Página

Presentación

1

Objetivo

2

Marco Legal

3

Actividades del Almacén

6

Indicadores

9

Anexos

12

Procedimientos Instructivos Formatos

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PRESENTACIÓN La Gerencia General de Administración y Finanzas de Talleres Gráficos de México en cumplimiento a lo que establecen los Artículos 1°. y 22 Fracción III de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, y de conformidad a los Lineamientos Generales para la Administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 11 de Noviembre de 2004, emite el presente Manual para la Administración de Bienes de Consumo y su Manejo en el Almacén de Talleres Gráficos de México.

1

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OBJETIVO El presente Manual fue elaborado con la finalidad de establecer mecanismos y procedimientos para el manejo, control y resguardo de los materiales y productos adquiridos por el organismo para los diferentes procesos de impresión, así como bienes instrumentales para su operación. Esto permitirá supervisar su correcto almacenamiento de manera eficiente en el almacén, y su registro de entrada y salida de manera sistematizada conforme a las normas y disposiciones aplicables en la materia y de conformidad a los procedimientos e instructivos registrados en el Manual de Administración de Calidad del organismo.

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MARCO LEGAL Articulo 134 Constitucional LEYES Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley Federal del Procedimiento Administrativo Ley Federal sobre Metrología y Normalización Ley General de Bienes Nacionales Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

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REGLAMENTOS Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal CODIGOS Código Civil para el Distrito Federal en Materia Común y para toda la República en Materia del Fuero Federal Código Federal de Procedimientos Civiles Código Fiscal de la Federación DECRETOS Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda ACUERDOS Acuerdo que establece el Programa de Austeridad Presupuestaria en la Administración Pública Federal para el Ejercicio Fiscal que corresponda.

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Acuerdo que establece las Disposiciones de Productividad Ahorro, Transparencia y Desregulación Presupuestaria en la Administración Pública Federal para el Ejercicio Fiscal que corresponda. Acuerdo por el que se crea la Comisión para la Transparencia y el combate a la corrupción en la Administración publica Federal LINEAMIENTOS Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las dependencias de la Administración Pública Federal ( D.O.F. 11/11/2004) NORMAS Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada ( D.O.F. 30/12/2004).

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ACTIVIDADES DE LA SUBGERENCIA DE ALMACEN La Subgerencia de Almacén, es el área responsable de la recepción, custodia y manejo de los materiales y productos requeridos por el organismo por lo que sus atribuciones consisten en; 1. Vigilar que el funcionamiento del almacén se realice de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos; 2. Determinar los niveles máximos y mínimos, así como su punto de reorden, para garantizar las existencias de materiales en el almacén y su aprovechamiento eficiente y racional; 3. Autorizar la salida de bienes del almacén, y de materia prima e insumos a la producción, a líneas de apoyo en caso de solicitarlo la Gerencia General Comercial o de Producción; 4. Supervisar el correcto almacenamiento de los materiales y realizar su identificación mediante el Catalogo de Localización, el cual contempla la ubicación de refacciones e insumos a la producción, para el caso del papel existe identificación y ubicación por áreas y tipo de papel; 5. Programar el abastecimiento de los materiales solicitados por las áreas del organismo, así como los de reposición;

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6. Autorizar y generar las requisiciones de compra de los materiales solicitados por las diferentes áreas; 7. Recibir y autorizar las solicitudes y cambios de reposición de material solicitadas por la Gerencia General Comercial y de Producción; 8. Registrar todos los bienes de consumo o instrumentales, con base en los pedidos adjudicados por la Gerencia de Abastecimientos; 9. Recibir y verificar el papel surtido por los proveedores y que este cumpla con las normas de calidad y estándares establecidos; 10. Conciliar mensualmente con la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto las existencias de materiales respecto al registro del kardex sistematizado; 11. Establecer muestreos físicos mensuales con base a los registros de entrada y salida, proporcionados por el sistema informàtico con que cuente el Almacén, a fin de verificar la confiabilidad en el registro de movimientos; 12. Realizar en coordinación con la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto inventarios físicos totales por semestre;

7

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14. Las demás que le asigne expresamente la Gerencia de Abastecimientos, así como las que se deriven de las normas y disposiciones aplicables;

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INDICADORES ROTACION DE INVENTARIOS

CONCEPTO

PROCEDIMIENTO

INDICADOR *

PERIODICIDAD

Papel

Procedimiento General de Almacenes

Q= VCA IR

ANUAL

Refacciones

Procedimiento General de Almacenes

Q= VCA IR

ANUAL

Material de Ofna

Procedimiento General de Almacenes

Q= VCA IR

ANUAL

ACCIONES CORRECTIVAS

Reportar a las Gerencias Generales de Comercializaciòn y Producciòn el comportamiento en el consumo de papeles de uso frecuente, a fin de realizar compras óptimas. Reportar a la Gerencia General de Producciòn las refacciones de lento movimiento y solicitar dictamen en el caso de las no utilizadas, para proceder a su enajenación. Informar a la Gerencia de Abastecimientos el comportamiento en el consumo de este material de uso frecuente, a fin de realizar compras óptimas.

* FORMULA • Q representa cuanto pedir • VCA es el volumen de consumo anual • IR es el índice de rotación ( Talleres Gráficos de México realiza inventarios semestrales).

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CONFIABILIDAD EN EL REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL INVENTARIO Y EXISTENCIAS EN EL ALMACÈN ACCIONES CONCEPTO PROCEDIMIENTO INDICADOR * PERIODICIDAD PREVENTIVAS Reportar semanalmente SEMANAL E= N.P. • Procedimiento a la Subgerencia de N.E. General de Adquisiciones las Almacenes entradas de material • Instructivo para la realizadas para recepciòn de seguimiento en pedidos Material fincados. Papel • Instructivo para solicitud y entrega Conciliar mensualmente de Material entradas y salidas con la MENSUAL S.R= S. O. Subgerencia de S.G. Contabilidad y Presupuesto. Reportar semanalmente E= N.P. SEMANAL • Procedimiento a la Subgerencia de N.E. General de Adquisiciones las Almacenes entradas de material • Instructivo para la realizadas para recepciòn de seguimiento en pedidos Material fincados. • Instructivo para Refacciones solicitud y entrega Conciliar mensualmente de Material entradas y salidas con la MENSUAL S.R.= S. O. Subgerencia de S.G. Contabilidad y Presupuesto. Reportar semanalmente E= N.P. SEMANAL • Procedimiento a la Subgerencia de N.E. General de Adquisiciones las Almacenes entradas de material • Instructivo para la realizadas para recepciòn de seguimiento en pedidos Material Material de fincados. • Instructivo para Ofna solicitud y entrega Conciliar mensualmente de Material entradas y salidas con la S.R = S. O. MENSUAL Subgerencia de S.G. Contabilidad y Presupuesto. * FORMULAS E representa las entradas N.P. representa Número de Pedidos N.E. representa Número de Entradas S.R. representa las salidas registradas S.O.. representa Solicitudes S.G. representa Vales de Salida Generados.

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TIEMPOS DE REPOSICION DEL EXISTENCIAS POR PRODUCTOS CONCEPTO • •

INVENTARIO

PROCEDIMIENTO

Papel Procedimiento General de Extendido Almacenes Instructivo para establecer Bobina el punto de reorden

Insumos a la Producción Películas Láminas Alcohol Thinner Tintas para prensa plana Tintas para Rotativa Químicos Adhesivos Mantillas

Procedimiento General de Almacenes Instructivo para establecer el punto de reorden

Y

INDICADOR * P= CB TI P= CB TI

DETERMINACION

PERIODICIDAD

BIMESTRAL BIMESTRAL

OPTIMA

DE

ACCIONES CORRECTIVAS Modificaciòn de rangos de màximos y mìnimos segùn las necesidades y variaciones en el consumo. Modificaciòn de rangos de màximos y mìnimos segùn las necesidades y variaciones en el consumo.

Refacciones Tarjetas Electrónicas Bandas Refacciones para máquina web, rotoman y roland.

Material de Ofna

Procedimiento General de Almacenes Instructivo para establecer el punto de reorden

P= CB TI

BIMESTRAL

Modificaciòn de rangos de màximos y mìnimos segùn las necesidades y variaciones en el consumo.

* FORMULAS P Punto de reposición CB representa Consumo Bimestral TI representa tiempo de entrega

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ANEXOS PROCEDIMIENTOS 1. PROCEDIMIENTO GENERAL DE ALMACENES ( PSW.01) 2. PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO ( PSW.02)

INSTRUCTIVOS 1. INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIAL ( ISW.01.01) 2. INSTRUCTIVO PARA LA RECEPCION DE MATERIAL ( ISW.01.02) 3. INSTRUCTIVO PARA ESTABLECER EL PUNTO DE REORDEN ( ISW.01.03)

FORMATOS 1. 2. 3. 4. 5. 6.

REQUISICION DE COMPRA ( FSW.01.01.01) KARDEX CONTROL DE EXISTENCIA ( FSW.01.01.03) NOTA DE ENTRADA DE MATERIA PRIMA ( FSW.01.01.04) VALE DE SALIDA DE ALMACÈN ( FSW.01.01.05) RELACION DE ENTRADAS DE MATERIA PRIMA ( FSW.01.06) MATERIA PRIMA DESCRIPCION ( FSW.01.01.07)

12

Código

Procedimiento general de almacenes Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

1.0

PSW.01

5

Copia

Revisión

Original

A

B

C

Página D

1 de 5 E

Fecha

11/02/02

11/04/03

03/05/04

26/07/04

02/02/05

Objetivo: Este procedimiento se elabora con la finalidad de contar con el correcto registro almacenamiento y distribución del papel, insumos y artículos de oficinas que se salvaguardan dentro de las instalaciones de almacenes.

2.0

Campo de aplicación: Subgerencia de almacén de materia prima.

3.0

Responsables: Subgerente de almacén de materia prima. Coordinador de almacén de materia prima.

4.0

Actividades: Diagrama de flujo

Descripción de la actividad

Documento generado y/o consultado

1.- Se da inicio con la solicitud de insumos o bienes debidamente requisitada con las características técnicas.

Solicitud de las áreas Instructivo para solicitud y entrega de material ISW.01.01

2

2.- La Subgerencia de almacén verifica en Kardex y/o sistema informatico si cuenta con la existencia dentro de su inventario.

Kardex FSW.01.01.03 Sistema Informático

3

3. Si cuenta con existencia, Formato vale de salida proporciona el material solicitado al de Almacén área usuaria mediante un vale de FSW.01.01.05 salida.

1

Si

A1

C1

No

4

D

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

4. No hay existencias o es insuficiente Requisición de compra elaborará una requisición de compra FSW.01.01.01 con firma del Subgerente y del Coordinador del Almacén, si es para Copia de Pedido alguna orden o para los inventarios, y se envía a la Subgerencia de adquisiciones, misma que elaborara el pedido respectivo turnando copia.

Revisó : Lic. Jesús Macías Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Ruben Pérez Hernàndez Puesto : Gerente de Abastecimientos Firma: FGA.09.01.01

Código

Procedimiento general de almacenes Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

PSW.01

5

Copia

Revisión

Original

A

B

C

Página D

2 de 5 E

Fecha

11/02/02

11/04/03

03/05/04

26/07/04

02/02/05

Pedido 5. La Subgerencia de almacén deberá recibir el producto conforme a todas Factura y/o Remisión las características técnicas, cantidad, unidad de medida y descripción, Certificado de Calidad del Producto descritas en el pedido. Si el producto no reúne las características solicitadas ( en el caso del papel) Instructivo para la este se rechaza, para el caso del papel se solicita dictamen al recepción del material Laboratorio de Control de Calidad. ISW.01.02

Si

5 B

No Reporte 6. Cuando el material es papel de dudosa calidad, se procede a solicitar FGA.04.01.03 el dictamen del laboratorio de control (Formato para reportar de calidad, para su aceptación o la calidad de la materia rechazo. En caso de rechazo y/o noprima) conformidad de algún material se le comunica al usuario por medio de Instructivo para la copia del Formato FGA.04.01.03 recepción de Material ISW.01.02 Oficio 7. Si no se acepta el material se informa a través de un oficio a la Gerencia de abastecimiento para su conocimiento y/o sustitución.

6

No

7 Si

C1

Pedido 8. Se verifica con el pedido si la Requisición de compra entrega es parcial o total. FSW.01.01.01

8

B

9. Si es parcial la entrega. No

9 Si

10

10. Se procede a elaborar la nota de Nota de entrada entrada con los datos del Pedido, la FSW.01.01.04 cual deberá firmar el proveedor, Factura y/o Remisión Pedido proporcionándole una copia. Requisición de Compra FSW.01.01.01

11

11. Una vez que se cuenta con el material se procede a registrarlo en el Kardex, así como en el Sistema Informático.

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

Revisó : Lic. Jesús Macías Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Kardex FSW.01.01.03 Sistema Informático

Aprobó : Lic. Ruben Pérez Hernàndez Puesto : Gerente de Abastecimientos Firma: FGA.09.01.01

Código

Procedimiento general de almacenes Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

A

Stock

Revisión

Original

A

B

C

Fecha

11/02/02

11/04/03

03/05/04

26/07/04

02/02/05

3 de 5 E

Solicitudes de las áreas Ordenes de Trabajo Requisición de Compra FSW.01.01.01

Producción

A1

5

Página D

12. Se verifica el requerimiento, destinándose para el área productiva o para stock?

12

PSW.01

Copia

13

13. Si corresponde a producción, se verifica a cual OT se encuentra asignado el material y se informa al área solicitante mediante medio electrónico ( e-mail) diariamente.

Ordenes de Trabajo E-Mail (Correo Electrónico) Nota de Entrada FSW.01.01.04

14

14. Se entrega el material mediante el vale de salida del almacén debidamente requisitado y se proporciona copia al área solicitante.

Vale de Salida FSW.01.01.05

15. Se descarga de los registros de Kardex las salidas de materiales para actualizar las existencias mediante el vale de salida.

Vale de Salida FSW.01.01.05 Kardex FSW.01.01.03 Sistema Informático

16. En el caso de material de stock se acomoda conforme a lo establecido en él catalogo de localización. Para el caso del papel se acomoda por O.T. , descripción, tipo de papel y gramaje, en las áreas correspondientes (Almacén Central y área de Bobinas).

Catalogo de Localización

17. Se distribuye el material a las áreas conforme a sus solicitudes y/o requerimientos.

Instructivo para solicitud y entrega de material ISW.01.01

18. Mediante calendario de conciliaciones mensuales proporcionado por la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto se controlan las existencias, y se verifican mediante el levantamiento de inventarios físicos, mismo que se realiza cada seis meses.

Procedimiento para el Levantamiento de Inventario. PSW.02 Calendario

15

A

16

17

18

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

Revisó : Lic. Jesús Macías Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Ruben Pérez Hernàndez Puesto : Gerente de Abastecimientos Firma: FGA.09.01.01

Código

Procedimiento general de almacenes Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

19

20

21

22

D

23

24

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

PSW.01

5

Copia

Revisión

Original

A

B

C

Página D

Fecha

11/02/02

11/04/03

03/05/04

26/07/04

02/02/05

19. A fin de cada mes se lleva a cabo la conciliación de entradas y salidas del Almacén con la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto, con base al registro Kardex y Sistema Informático.

4 de 5 E

Conciliación de Entradas y Salidas Kardex FSW.01.01.03 Sistema Informático

Kardex 20. La Subgerencia de Almacén confronta sus datos del Kardex y FSW.01.01.03 sistema informático contra la Sistema Informático Conciliación de información registrada por la Entradas y Salidas Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto para proceder a realizar correcciones en caso de existir diferencias. Conciliación de 21. Se localizan las causas de las Entradas y Salidas diferencias con la Subgerencia de Contabilidad y Presupuesto para su aclaración y conciliación. 22. Se establecerán los máximos y Instructivo para mínimos de los materiales de uso establecer el punto de permanente para cubrir el stock. reorden ISW.01.03 23. Se emitirán las requisiciones de Kardex compra de acuerdo a los datos FSW.01.01.03 determinados en los máximos y Sistema Informático mínimos de los materiales Requisición de Compra identificados para stock. FSW.01.01.01 24. Se envían las requisiciones de Requisición de Compra compra a la Gerencia de FSW.01.01.01 Abastecimientos para surtir los productos solicitados que permitan cubrir los stocks. Se archivan las requisiciones por número consecutivo y se proporciona copia a los responsables de la mesa de control para su seguimiento.

Revisó : Lic. Jesús Macías Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Ruben Pérez Hernàndez Puesto : Gerente de Abastecimientos Firma: FGA.09.01.01

Código

Procedimiento general de almacenes

5

Revisión

Original

A

B

C

Página D

Fecha

11/02/02

11/04/03

03/05/04

26/07/04

02/02/05

Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

5.0

PSW.01

Copia

5 de 5 E

Referencias: Manual de calidad

6.0

Formatos:

PSW.01 PSW.02 ISW.01.01 ISW.01.02 FSW.01.01.04 FSW.01.01.05 FSW.01.01.06 FSW.01.01.07 FGA.04.01.04 FGA.04.01.03 Pedido Dictamen

Solicitud de material Procedimiento General de Almacén Procedimiento para el levantamiento de inventario Instructivo para solicitud y entrega de material Instructivo para recepción de material Formato nota de entrada de materia prima Formato vale de salida de almacén Formato relación de entradas de materia prima Formato de entrega de materia prima Formato solicitud de pruebas de calidad de papel Formato para reportar la calidad de la materia prima

7.0 Documento de apoyo: Memorándum, factura o remisión Cerificado de Calidad del Producto( en el caso del papel ) Conciliación de Entradas y Salidas de Almacén. Oficio de incumplimiento de Material

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

Revisó : Lic. Jesús Macías Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Ruben Pérez Hernàndez Puesto : Gerente de Abastecimientos Firma: FGA.09.01.01

Procedimiento para levantamiento de inventario Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

1.0

el

Código Copia Página C

PSW.02

3 1 de 5 D E

Objetivo: Este instructivo se elabora con la finalidad de asegurar el correcto levantamiento del inventario físico, para proporcionar información veras sobre el estado que guardan las existencias.

2.0

Campo de aplicación: Subgerencia de almacén de materia prima.

3.0

Responsables: Subgerente de almacén de materia prima, Subgerente de presupuestos y contabilidad, Coordinador de materia prima, Coordinador de contabilidad y costos, Profesional “A”, 3 Profesional “B” , Analista especializado “B”, 3 Analista especializado “A”, Analista, Auxiliar administrativo, 2 Montacarguistas, 3 Encargados de almacén, Asistente de servicios “B”, Auxiliar analista “B”, Secretaría “D”.

4.0

Actividades:

Diagrama de Flujo

1

2

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

Documento Generado y/o Consultado

Descripción de la Actividad

1. Se envía comunicado a las áreas de producción, abastecimiento, almacén de materias primas y contabilidad y presupuesto para que se prevean las medidas necesarias para la toma del inventario físico, así como a los proveedores, con la finalidad de que en los días destinados para tal evento, no se reciba ni surta material alguno en la medida de lo posible y así evitar contratiempos.

Oficio

2. Se programa una platica de inducción para orientar al personal del almacén y contabilidad y presupuesto que participará en la toma del inventario físico.

Lista de asistencia

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

Procedimiento para levantamiento de inventario Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

3

4

5

6

7

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

el

Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

Código Copia Página C

PSW.02

3 2 de 5 D E

3. En el inventario se utilizarán marbetes de identificación con la siguiente información (clasificación, descripción y fecha) para vaciar el conteo físico, la Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad será la responsable de la impresión de los marbetes de identificación de los artículos a inventariar, revisarlo y turnarlos al área de almacén de materias primas, para que lleven a cabo su colocación.

Marbetes

4. Será responsabilidad del área de almacén de materias primas, que tres días antes de la fecha en que se lleve a cabo el inventario los artículos se encuentren perfectamente acomodados y marbeteados en el lugar que les corresponda, a efecto de facilitar el conteo y este se realice con exactitud y en el menor tiempo posible conforme lo señala el instructivo.

Instructivo

5. Con la finalidad de estar en Registros contables y posibilidades de realizar la Registros de almacén. comparación del recuento físico y los Conciliaciones registros de control de inventarios, estos deberán actualizarse con la información a la fecha determinada para la toma de inventario y deberá estar conciliado por las áreas de almacén y costos. 6. Para lograr una mejor ubicación de los artículos a inventariar deberá utilizarse el catalogo de localización para determinar la ubicación física de los bienes.

Catalogo de localización

7. Se turnará oficio con relación del personal del almacén que participará en el recuento físico anotando los nombres de los participantes y de los que fungirán como supervisores por parte del Almacén.

Oficio y relación del personal

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

Procedimiento para levantamiento de inventario Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

8

9

10

11

12

13

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

el

Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

Código Copia Página C

PSW.02

3 3 de 5 D E

8. Será responsabilidad de la Relación de material Subgerencia de Presupuesto y para primer conteo Contabilidad asignar un número consecutivo a cada pareja, el cual deberán de anotar en los marbetes de los artículos que se les haya asignado para contar e identificar con facilidad quién realizó cada uno de los conteos. 9. Se designarán supervisores que se encargarán de aclararár dudas que pudieran presentarse durante el desarrollo del inventario.

Oficio y relación del personal

10. Se establecerá una mesa de Nota de entrada, vale control que estará a cargo de la de salida (debidamente recepción de marbetes de cada cancelados) conteo, y cuya responsabilidad corresponde a personal de la Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad. 11. El registro de marbetes en la mesa de control permitirá ubicar las parejas de cada conteo, a fin de facilitar la identificación y evitar su asignación en un mismo grupo de artículos de la misma pareja en ambos conteos. 12. Se deberá de realizar un corte de formas de las notas de entrada y salida a la fecha del levantamiento de inventario, cancelando el ultimo numero de folio y se deberá firmar por los Subgerentes de Almacén, Presupuestos y Contabilidad.

Nota de Entrada FSW.01.01.04 Vale de Salida FSW.01.01.05

13. Para el primer conteo con base en el catalogo de localización de los artículos, cada una de las parejas desprenderá y anotarán en los espacios correspondientes de los marbetes la cantidad contada; una vez que hayan contado varios artículos entregarán los talones a la mesa de control ó a los supervisores de inventario para su captura.

Marbetes

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

Procedimiento para levantamiento de inventario Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

14

15

16

Si

17

el

Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

14. Los supervisores de inventario, previamente designados, verificarán la toma del inventario cerciorándose que las cantidades sean anotadas correctamente en los talones de los marbetes y que no se marque en el talón correspondiente al segundo conteo. 15. Para el segundo conteo la mesa de control cambiara de asignación a las parejas e igualmente deberá ser supervisado.

Código Copia Página C

PSW.02

3 4 de 5 D E

Talones de los Marbetes

16. El personal encargado de la mesa de control efectuará la comparación entre los dos conteos una vez finalizada la toma física de todos los marbetes. 17. En caso de que las diferencias sean significativas se ordenará un tercer conteo para determinar cual es la cantidad correcta.

No

18

18. Determinar el saldo correcto para Registros contables y cada artículo. registros de almacén. Cédula de ajustes.

19

20

21

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

19. Se hace la comparación del saldo contra las existencias según los registros del almacén, se analiza en forma específica para realizar los ajustes correspondientes. 20. Una vez determinados los ajustes Registros contables y se procederán a registrarlos. registros de almacén.

21. Se emite un reporte para informar a las autoridades los resultados del inventario.

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

Procedimiento para levantamiento de inventario Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

Código Copia Página C

PSW.02

3 5 de 5 D E

22. El Almacén proceder ha verificar las cantidades resultantes del inventario y a cotejar contra registros de kardex y sistema informático.

22

5.0

el

Referencias: Procedimiento General de Almacén de Materia Prima.

6.0

Formatos: Oficio Lista de asistencia para capacitación Marbetes Registros contables Kardex Nota de entrada Vale de salida

7.0

Documentos de apoyo: Cédula de ajustes. Catalogo de localización

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

Instructivo para solicitud entrega de material Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

1.0

y

Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

Código Copia

ISW.01.01 3

Página

1 de 3

C

D

Objetivo: Este instructivo se elabora con la finalidad de asegurar la correcta solicitud y entrega de material al usuario.

2.0

Campo de aplicación : Todas las áreas de TALLERES GRÁFICOS DE MÉXICO.

3.0

Responsables : Subgerente de almacén de materia prima, Coordinador de almacén, Montacargista, Auxiliar analista B, Asistente de servicios B, Secretaría D

4.0

Actividades : Diagrama de flujo

Descripción de la actividad

Documento generado y/o consultado

1. Recibe de las diferentes áreas de Talleres Gráficos de México, la solicitud de material debidamente autorizada por la gerencia que solicita. 2. Verifica que la solicitud contenga los siguientes datos:

1

Orden de producción ( solo en el caso de papel bobina o extendido). * No. de solicitud y fecha requerida. * Área solicitante * Descripción * Cantidad y * Firma de quien autoriza y recibe. 3. ¿La solicitud contiene todos los datos? 3.1 Si, continúa en 5 3.2 No, continúa en 4

Solicitud de Material

*

2

Si

3 No

Elaboró Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Solicitud de Material

Solicitud de Material

Aprobó : Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

E

Instructivo para solicitud entrega de material Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

4

5

A

No

6

7

A

Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

4. Devuelve la solicitud de material al solicitante indicando los datos faltantes, para su corrección. Regresa a 1. Si

8

9 10

Si

No

11

12

13

Elaboró Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

y

Código Copia

ISW.01.01 3

Página

2 de 3

C

D

Solicitud de Material

5. ¿El almacén cuenta con existencia Kardex del material solicitado? FSW.01.01.03 5.1 Si, continúa en 7 Sistema Informático 5.2 No, continúa en 6 6. Solicita a la gerencia de Requisición de Compra abastecimiento mediante una FSW.01.01.01 requisición, los materiales solicitados por el usuario, en caso de no contar con existencia en el almacén. 7. Elabora un vale de salida, Vale de Salida verificando la cantidad de los FSW.01.01.05 materiales solicitados. 8. Entrega al solicitante el vale de Vale de Salida salida, el cual deberá firmar de recibido el material y recabar la firma FSW.01.01.05 de autorización del gerente del área usuaria que solicita. Vale de Salida 9. Recibe el vale de salida con los FSW.01.01.05 materiales requeridos 10. ¿El vale de salida fue autorizado? 10.1 Si, continúa en 12 10.2 No, continúa en 11

Vale de Salida FSW.01.01.05

11. Procede a cancelar el vale de salida, en caso de que no fuera autorizado por la gerencia solicitante.

Vale de Salida FSW.01.01.05

12. Proporciona el material al solicitante, y procede a rotar los materiales, en el caso de tintas, laminas y películas, a fin de no quedarse con lotes atrasados. 13. Procede a dar de baja la salida del material en el sistema informático y en Kardex, para mantener actualizada las existencias de almacén. Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Vale de Salida FSW.01.01.05 Sistema Informatico Kardex FSW.01.01.03

Aprobó : Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

E

Instructivo para solicitud entrega de material Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

y

Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

Código Copia

ISW.01.01 3

Página

3 de 3

C

D

Vale de Salida FSW.01.01.05

14

14. Archiva los documentos generados y de apoyo

Requisición de Compra FSW.01.01.01

11 Referencias: Procedimiento general almacén.

12 Formatos: Solicitud de materiales Requisición de Compra Vale de salida Kardex

Elaboró Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó : Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

E

Instructivo material Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

1.0

para

la

recepción

de

Revisión

Original

A

B

C

Fecha

11/02/02

03/05/04

26/07/04

02/02/05

Código

ISW.01.02

Copia

4

Página D

1 de 3 E

Objetivo: Este instructivo se elabora con la finalidad de asegurar la correcta recepción de todos los materiales e insumos relacionados con la producción y las áreas que conforman Talleres Gráficos de México.

2.0

Campo de aplicación : Todas las áreas de TALLERES GRÁFICOS DE MÉXICO.

3.0

Responsables : Subgerente de almacén de materia prima y todo el personal que integran los almacenes.

4.0

Actividades : Diagrama de flujo

Documento generado y/o consultado

1. Recibe notificación por el área de vigilancia de la llegada del proveedor para la entrega de materia, solicitando la autorización para su ingreso.

1

Factura o remisión del proveedor 2. Recibe del proveedor los documentos, Certificado de Calidad del donde se describe el material por Producto entregar. ( en el caso del papel)

2

3

4

Descripción de la actividad

Si

No

3. Revisa que se cuente en el almacén con los documentos de apoyo para la recepción del material.

Requisición de Compra FSW.01.01.01 Pedido

4. ¿Se cuenta con los documentos arriba mencionados? 4.1 Si, continúa en 6 4.2 No, continúa en 5

Requisición de Compra FSW.01.01.01 Pedido

5

5

Elaboró Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

Solicita al proveedor en caso de no Requisición de Compra contar con la copia del pedido, pedir al FSW.01.01.01 Pedido área de adquisiciones el pedido Certificado de Calidad del correspondiente ó copia de esté. Producto En caso de la requisición se solicita al ( en el caso del papel) coordinador del almacén.

Revisó : Lic. Jesús Macías Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Abastecimientos Firma: FGA10.01.01.

Instructivo material Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

6

6 * * * 7

Si

7 No

8

8

para

la

recepción

de

Revisión

Original

A

B

C

Fecha

11/02/02

03/05/04

26/07/04

02/02/05

Coteja los documentos del proveedor contra el pedido en cuanto a lo siguiente: Descripción del material Especificaciones técnicas Cantidad ¿Coincide la información del pedido contra el documento del proveedor? 7.1 Si, continúa en 9 7.2 No, continúa en 8 Devuelve los documentos al proveedor, informándole del motivo por el cual no se recibe el material. Termina el procedimiento.

ISW.01.02

Copia

4

Página D

2 de 3 E

Factura del proveedor Pedido Certificado de Calidad del Producto ( en el caso del papel) Factura del proveedor Pedido

Factura del proveedor

9

9

Si No

10

11

Si

No

11 ¿El material cumple con la calidad y cantidad solicitada en el pedido? 11.1 Si, continúa en 13 11.2 No, continúa en 12 12 Entrega los documentos al proveedor, indicando el motivo por el cual no se acepta el material. 13 Acepta el material sellando y firmando los documentos del proveedor, quedándose con copia del documento y elabora la entrada de almacén, otorgándole una copia.

12 13

Pedido

Pedido

Pedido

Factura del proveedor

Factura del proveedor Nota de Entrada FSW.01.01.04

Formato solicitud de pruebas de calidad del 14 Solicita para el caso de papel de papel dudosa calidad, realice el laboratorio FGA.04.01.04 de control de calidad las pruebas Certificado de Calidad del necesarias. Producto ( en el caso del papel)

14

15

¿El material a entregar es papel? 9.1 Si, continúa en 14 9.2 No, continúa en 10 10 Revisa que el material adquirido cumpla con la calidad y cantidad solicitada en el pedido.

Código

Si

No Elaboró Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

15 ¿El papel inspeccionado cumple con las especificaciones? 15.1 Si, continúa en 17 15.2 No, continúa en 16

Revisó : Lic. Jesús Macías Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Abastecimientos Firma: FGA10.01.01.

Instructivo material Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

16

17

5.0

para

la

recepción

de

Revisión

Original

A

B

C

Fecha

11/02/02

03/05/04

26/07/04

02/02/05

Código

ISW.01.02

Copia

4

Página D

3 de 3 E

16 Rechaza el papel, por incumplimiento de alguna especificación, generando oficio a la Subgerencia de Oficio Adquisiciones para su cancelación o Formato para reportar la cambio. calidad de la materia Nota: En caso de que la gerencia de prima producción lo apruebe, se solicita FGA.04.01.03 oficio, en el cual indica la aceptación del papel bajo su responsabilidad o autorización de la Gerencia General Comercial. 17 Recibe el material acomodándolo en el lugar asignado dentro del almacén Catalogo de localización de materia prima conforme al Catalogo de Localización.

Referencias: Procedimiento general de almacén de materia prima

6.0

Formatos: Solicitud de material. Requisición de compra. Pedido. Nota de entrada de almacén. Formato solicitud de pruebas de calidad del papel. Formato para reportar la calidad de la materia prima.

7.0

Documentos de apoyo: Oficio de aceptación de la Gerencia de producción. Certificado de Calidad del Producto (en el caso del papel) Factura o Remisión Oficio Catalogo de Localización.

Elaboró Ing. José Conrado Gutiérrez Ríos Puesto : Coordinador de Almacén Firma:

Revisó : Lic. Jesús Macías Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó Lic. Rubén Pérez Hernández Puesto : Gerente de Abastecimientos Firma: FGA10.01.01.

Instructivo para punto de reorden Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

1.0

establecer

el

Código Copia

ISW.01.03

Página C D

Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

3 1 de 2 E

Objetivo: Se elabora con la finalidad de mantener el stock de existencias de materiales y asegurar el abasto oportuno.

2.0

Campo de aplicación : Almacén de materia prima.

3.0

Responsables : Subgerente de almacén de materia prima, Coordinador de materia prima, Encargados del almacén.

4.0

Actividades : Diagrama de flujo

Descripción de la actividad

Documento generado y/o consultado

1

1. Verifican las salidas de materiales del Vale de salida de almacén almacén y los resultados de la toma FSW.01.01.05 Procedimiento para el del inventario para establecer el punto de reorden de los productos en base a levantamiento de inventario PSW.02 los movimientos

2

2. Solicita el papel e insumos indirectos a la Gerencia de Abastecimientos conforme a las solicitudes generadas por el área de producción y en concordancia con las ordenes de trabajo elaboradas por el área comercial

3

3. Establece el punto de reorden conforme a los movimientos de las tintas de colores, láminas, papel y películas, así como insumos utilizados por el área de producción

Kardex FSW.01.01.03 Sistema Informático

4

4. Solicita aquellos materiales indispensables en base al punto de reorden, tomando como referencia el consumo de los últimos seis meses.

Kardex FSW.01.01.03 Sistema Informático

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto Coordinador de Almacén Firma:

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Solicitud de material Requisición de Compra FSW.01.01.01

Aprobó Lic. Ruben Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

Instructivo para punto de reorden Cualquier copia de este documento se considerará como no controlada a menos que el numero consecutivo de copia se encuentre foliado y en color rojo.

5

6

5.0

establecer

el

Código Copia

ISW.01.03

Página C D

Revisión

Original

A

B

Fecha

11/02/02

03/05/04

02/02/05

5. Elabora las requisiciones de los productos ajustados en el punto de reorden , cuando el material no cubra la cantidad mínima establecida.

Requisición de Compra FSW.01.01.01 Sistema Informático

6. Actualiza en sistema informático y Kardex los movimientos establecidos en el punto de reorden.

Kardex FSW.01.01.03 Sistema Informático

Referencias : Procedimiento general de almacén de materia prima. Procedimiento para el Levantamiento de Inventario.

6.0

Formatos : Requisición de compra. Kardex Vale de salida de almacén

Elaboró : Ing. José Conrado Gutiérrez Puesto Coordinador de Almacén Firma:

3 2 de 2 E

Revisó : Lic. Jesús Macias Trujillo Puesto : Subgerente de Almacén Firma:

Aprobó Lic. Ruben Pérez Hernández Puesto : Gerente de Adquisiciones Firma:

FSW.01.01.01

FSW.01.01.03

FSW.01.01.04

FSW.01.01.05

FSW.01.01.06

DOBLAR LA LINEA

TALLERES GRAFICOS DE MÉXICO ALMACEN DE MATERIA PRIMA HOJA DE ENTREGA DE MATERIA PRIMA FSW.01.01.07

ORDEN DE TRABAJO _______________________

MATERIA PRIMA DESCRIPCIÓN _______________________ CANTIDAD EN TABLERO _______________________