GESTIÓN DOCUMENTAL

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1. OBJETIVO Describir la metodología para la recepción, organización y custodia del archivo de acuerdo con la normativa vigente. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Aplica desde que se recibe el documento tramitado y/o finalizado, hasta su disposición final en el archivo central o histórico. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 594 de 2000. Acuerdo 007 de 1994 Archivo General de la Nación. Tablas de Retención Documental. 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las dependencias u otras que lo soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras. Archivo Central: Unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una vez terminado su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos de gestión de la organización, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en general. Archivo Histórico: Es aquel al cual se transfiere del archivo central la documentación que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y la administración de la memoria institucional. Código Serie: Corresponde al sistema de clasificación y codificación de todos los documentos recibidos o producidos por las diferentes áreas de la organización. Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos o registros generados orgánica y funcionalmente por un proceso, por lo general se refiere a un mismo asunto.

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Inventario documental: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. Serie documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados por un proceso o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: Contratos, Subseries: contratos de prestación de servicios, contrato de obra, etc. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas: oficio, acta, resolución, informe, memorando, entre otros. Tablas De Retención Documental (TRD): Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Unidad documental: Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento, y compleja cuando le componen varios, dando lugar al expediente. Puede ser unidad documental un acta, un oficio, un informe, un expediente, etc.

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5. DESCRIPCION 5.1 Archivo de Gestión No.

Actividad

Responsable

Documento

1

Entregar el documento tramitado y/o finalizado.

Secretaria Recepcionista

Reporte diarios por Unidad AdministrativaRECORRIDO.

2

3

Clasificar y codificar los documentos de acuerdo a la serie, subserie y la Unidad Documental. Foliar cada una de las series, subseries, tipos documentales, expedientes o asuntos.

Auxiliar de la oficina productora Auxiliar de la oficina productora Auxiliar de la oficina productora

FT-DAF-048 Formato Único de Inventario Documental.

6

Archivar los documentos o tipos documentales en el archivo de Gestión cada dependencia de acuerdo al código, series, subserie, asuntos.

Auxiliar de la oficina productora

FT-DAF-047 Tablas de Retención Documental. FT-DAF-049 Cuadro de clasificación para la codificación archivística.

7

Revisar anualmente los documentos de acuerdo a las TRD.

Auxiliar de la oficina productora y/o Auxiliar de Archivo

FT-DAF-047 Tablas de Retención Documental.

4

Registrar los documentos en el inventario único documental.

5

Utilizar elementos y unidades de conservación para los documentos.

Observaciones El responsable del trámite del documento lo entrega junto con los soportes y antecedentes necesarios, al trabajador designado como responsable del archivo de gestión, quien diligencia el reporte diario por unidad administrativa RECORRIDO.

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No.

Actividad

8

Depurar documentos o tipos documentales, asuntos, expedientes de cada Archivo de Gestión.

9

Después de revisar los documentos de apoyo se determina cuáles deben darse de baja. Solicitar el trámite de eliminación,

10

Transfiere los documentos al Archivo Central.

Responsable Auxiliar de la oficina productora y/o Auxiliar de Archivo Auxiliar de la oficina productora y/o Auxiliar de Archivo Auxiliar de la oficina productora y/o Auxiliar de Archivo

Documento

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Observaciones

FT-DAF-047 Tablas de Retención Documental.

FT-DAF-048 Formato Único de Inventario Documental.

5.2 Archivo Central No.

1

2

3

Actividad Verificar que la documentación enviada corresponda a lo relacionado en el formato único de inventario documental y/o en el oficio remisorio, escogiendo una muestra selectiva de la documentación recibida. Si no es consistente devuelve la documentación a la dependencia remisoria para que lo corrija. Firmar la copia del oficio remisorio y devolver al responsable de la transferencia documental y proceder a archivar el original y el formato único de inventario documental. Organizar los archivos en cajas para garantizar su conservación y rotular de acuerdo con la dependencia a la que pertenece, especificando la documentación que contiene y posteriormente

Responsable

Documento

Auxiliar de Archivo

FT-DAF-048 Formato Único de Inventario Documental.

Auxiliar de Archivo y/o Auxiliar de la oficina productora

FT-DAF-048 Formato Único de Inventario Documental.

Auxiliar de Archivo

Radicación de Expedientes Software SGD.

Observaciones

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No.

Actividad organizar las cajas en los estantes.

Responsable

Documento

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Observaciones

5.2.1. Consulta del archivo central No.

Actividad

Responsable

Documento

1

Recepcionar la solicitud escrita para la consulta de documentos bajo custodia en el archivo central.

Auxiliar de Archivo

Ingreso de Préstamo de Expedientes Software SGD.

2

Revisar la solicitud y buscar el documento solicitado en el archivo central.

Auxiliar de Archivo

3

Responder por escrito la solicitud anexando copia del documento solicitado.

Auxiliar de Archivo

4

5

Cuando se recibe solicitud de préstamo de documentos originales, se entregan mediante oficio, realizando en el mismo la relación de los documentos prestados y registrando el préstamo en la base de datos. Una vez que devuelven el documento original prestado, se descarga de la base de datos y se devuelve el documento a su sitio de ubicación.

Observaciones Si la solicitud es interna se debe presentar firmada por el jefe del área al cual pertenece el solicitante y dirigida al Auxiliar Administrativo de Archivo

Ingreso de Préstamo de Expedientes Software SGD. Reporte de Préstamo de Expedientes Software SGD.

Auxiliar de Archivo

Reporte de Préstamo de Expedientes Software SGD.

Auxiliar de Archivo

Devolución de Expedientes Software SGD.

Responsable

Documento

Auxiliar de Archivo y/o Auxiliar de la oficina productora

FT-DAF-048 Formato Único de Inventario Documental.

5.3 Transferencia documental No. 1

Actividad Recibir de las dependencias las transferencias documentales primarias en las unidades de

Observaciones

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No.

2

3

Actividad conservación (carpetas, cajas), las cuales son enviadas con un oficio remisorio y el formato único de inventario documental. Rotular las nuevas carpetas que necesiten ser remplazadas en el archivo de gestión y revisar las TRD en caso que haya que adicionar nuevas series para el año en vigencia. Actualizar la TRD de acuerdo con las necesidades de los archivos de gestión de la organización

Responsable

Documento

Auxiliar de Archivo

FT-DAF-047 Tablas de Retención Documental.

Auxiliar de Archivo y Comité de Archivo

FT-DAF-047 Tablas de Retención Documental.

Responsable

Documento

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Observaciones

5.4 Archivo Histórico No. 1

2 3 4

5

6

7

Actividad Implementar el espacio y mobiliario de acuerdo a condiciones ambientales. Recepcionar los documentos y soportes documentales del Archivo Central. Restaurar los documentos del Archivo Histórico. Utilizar las Unidades de Conservación. Elaborar inventario topográfico de los documentos y soportes documentales del Archivo Histórico. Rotular las cajas de conservación según el número consecutivo de ubicación dentro del depósito. Almacenar los documentos dentro de las cajas del Archivo Histórico.

Observaciones

Director Administrativo Auxiliar de Archivo y/o Auxiliar de la oficina productora

Ingreso de Expedientes Software SGD.

Auxiliar de Archivo Auxiliar de Archivo

Auxiliar de Archivo

Ingreso de expedientes Software SGD.

Auxiliar de Archivo

Descripción de Expediente Software SGD.

Auxiliar de Archivo

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LISTA DE MODIFICACIONES Rev.

Fecha

Página

01

2010-04-19

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Descripción de las Modificaciones No aplica. Creación del documento.

Mary

Aprobado: Luz Lopez Echavarria.

Mary

Fecha de Aprobación:

Elaborado: Mery Elena González Otalora.

Verificado: Luz Lopez Echavarria.

Cargo: Auxiliar Administrativo de Archivo.

Cargo: Directora Administrativa y Financiera.

Cargo: Directora Administrativa y Financiera.

2010-04-19

Firma:

Firma:

Firma:

Rige a Partir de:

2010-04-30

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