Herramienta “Páginas amarillas” Manual de Uso

Mayo 2013

Herramienta “Páginas amarillas” - Manual de Uso

Índice 1.Introducción.................................................................................................................................... 4 2.Entrada al sistema......................................................................................................................... 8 3.Actualización de datos................................................................................................................ 10 3.1.Datos personales................................................................................................................. 10 3.2.Conocimientos...................................................................................................................... 11 3.3.Formación reglada............................................................................................................... 12 3.4.Formación no reglada......................................................................................................... 13 3.5.Experiencia laboral.............................................................................................................. 14 3.6.Idiomas.................................................................................................................................. 15 4.Evaluaciones................................................................................................................................. 16 5.Consultas....................................................................................................................................... 17 5.1.Fichas personales................................................................................................................. 17 5.2.Personas expertas............................................................................................................... 18 5.3.Conocimiento organizacional............................................................................................ 19 5.4.Aprendizaje organizacional............................................................................................... 20 5.5.Listado de puestos.............................................................................................................. 21 6.Operaciones de Administración................................................................................................ 22 6.1.Metadatos............................................................................................................................. 23 6.2.Gestión de usuarios............................................................................................................. 24 6.3.Puestos.................................................................................................................................. 25

Índice de figuras Figura 1: Modelo de partida: Saber - Aprender - Hacer..............................................................4 Figura 2: Matriz de respuestas para personas y la organización..............................................5 Figura 3: Ciclo PDCA......................................................................................................................... 6 Figura 4: Ventana de entrada.......................................................................................................... 8 Figura 5: Ficha personal de inicio................................................................................................... 9 Figura 6: Menú de opciones de usuario......................................................................................... 9 Figura 7: Edición de datos personales......................................................................................... 10 Figura 8: Conocimientos y Áreas de conocimiento...................................................................11 Figura 9: Formaciones regladas.................................................................................................... 12 Figura 10: Formulario de formación reglada.............................................................................12 Figura 11: Formaciones no regladas............................................................................................ 13 Figura 12: Formulario de formación no reglada........................................................................13 Figura 13: Listado de Experiencias laborales.............................................................................14 Figura 14: Formulario de Experiencia laboral............................................................................14 Figura 15: Formulario de idiomas................................................................................................. 15 Figura 16: Formulario de Evaluación de competencisa............................................................16 Figura 17: Búsqueda de fichas personales.................................................................................17 Figura 18: Ficha personal............................................................................................................... 17 Figura 19: Formulario de Personas expertas.............................................................................18 Figura 20: Resultado de búsqueda de personas expertas.......................................................18 Figura 21: Conocimiento organizacional.................................................................................... 19 Figura 22: Resultado de búsqueda de Aprendizaje organizacional.......................................20 Figura 23: Listado de puestos actuales....................................................................................... 21 Figura 24: Operaciones disponibles para el Administrador....................................................22 2

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Figura 25: Definición de metadatos: Perfiles.............................................................................23 Figura 26: Gestión de Personas en el sistema...........................................................................24 Figura 27: Listado de Puestos....................................................................................................... 25 Figura 28: Formulario de Puesto.................................................................................................. 25

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1. Introducción El presente documento recoge el manual de uso de la aplicación “Páginas amarillas” de Sartu. La aplicación tiene como objetivo general conocer qué información tiene la organización en qué personas, mediante la explicitación del conocimiento en un “mapa de personas expertas”. Los objetivos específicos son: •

Encontrar “expertos en casa”.

•

Saber en qué somos buenos y de qué sabemos.

•

Ver en qué tenemos que aprender.

•

Favorecer la reutilización.

El modelo planteado parte del esquema siguiente:

Figura 1: Modelo de partida: Saber - Aprender - Hacer En el mismo, se distingue entre los términos “Saber”, como sinónimo del conocimiento que 4

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cada persona ya tiene, “Aprender”, como equivalente a aquel conocimiento que se va adquiriendo en base a la formación reglada y no reglada, y “Hacer” como el proceso en el que se ganan habilidades y competencias.

El interés de este modelo es dar respuesta a cuestiones planteadas a nivel individual y organizacional, que agrupadas en forma de matriz son las siguientes:

Figura 2: Matriz de respuestas para personas y la organización

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Para el uso de la herramienta, desde una perspectiva de calidad según un esquema PDCA, sus funcionalidades pueden resumirse en esta figura:

Figura 3: Ciclo PDCA

En la misma, se distingue entre las siguientes fases: •

“Plan”: se definen los metadatos que se van a utilizar: conocimientos de interés, competencias a evaluar y niveles en relación a los puestos de trabajo, etc.

•

“Do”: cada persona va actualizando su ficha, al inicio cargando su historial de conocimientos y experiencias laborales, y de forma continua actualizando aquellas actividades formativas que realiza.

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•

“Check”: de forma periódica (ej. una vez al año), hay revisiones de la evolución de competencias, para lo cual se realizan evaluaciones. Por otra parte, también en la fase de revisión, es posible realizar consultas para obtener información sobre personas individuales o sobre la organización en su conjunto.

•

“Act”: ésta es la única fase que no está modelada por la herramienta “Páginas amarillas”, y consistiría en ej. planificar acciones formativas o llevar a cabo cambios de puestos en función de los resultados de la fase “Check” previa.

Para la operativa de la aplicación el único requisito es el uso de un navegador (ej. Firefox, Chromium, Internet Explorer,...). La aplicación permite operar en dos modos: •

Modo usuario: en el mismo se recogen las operaciones de uso cotidiano tales como actualización de los itinerarios personales, evaluaciones, consultas, etc.

•

Modo administración: para operaciones de carácter restringido como son la gestión de usuarios, de metadatos, y de puestos.

Dichos modos se seleccionan según el perfil de usuario.

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2. Entrada al sistema Indicando en el navegador la dirección de la aplicación, se accede a la ventana de login o entrada:

Figura 4: Ventana de entrada Como puede verse, está habilitado un enlace para que cada usuario pueda recibir por email su contraseña en caso de olvido.

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Una vez de que se entra, se visualiza la ficha completa del usuario:

Figura 5: Ficha personal de inicio Y las distintas operaciones disponibles se encuentran en el menú superior:

Figura 6: Menú de opciones de usuario 9

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3. Actualización de datos La herramienta permite introducir una serie de datos clasificados según grupos.

3.1. Datos personales Se incluyen aquí el nombre y apellidos, la población, datos de contacto (teléfonos fijo y móvil, email), la fecha de nacimiento y la contraseña:

Figura 7: Edición de datos personales

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3.2. Conocimientos Los conocimientos se agrupan en áreas que contienen distintos conocimientos específicos. Tanto las áreas como el listado de conocimientos son metadatos que pueden ser establecidos desde el perfil de administrador:

Figura 8: Conocimientos y Áreas de conocimiento

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3.3. Formación reglada Al entrar a esta sección, en primer lugar se visualiza un listado con todas las formaciones regladas realizadas hasta la fecha:

Figura 9: Formaciones regladas A continuación, puede editarse o borrarse cada una de las líneas, o también añadirse nuevas formaciones. El formulario correspondiente es el siguiente:

Figura 10: Formulario de formación reglada 12

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3.4. Formación no reglada De forma semejante al caso de la formación reglada, se muestra en primer lugar el listado de todas las acciones formativas (no regladas) llevadas a cabo:

Figura 11: Formaciones no regladas Y a continuación es posible editarlas, pudiendo además asociar a cada una de ellas conocimientos:

Figura 12: Formulario de formación no reglada

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3.5. Experiencia laboral Al entrar se ve la lista de los distintos puestos y organizaciones en los que se ha estado trabajando, junto con las fechas de entrada y salida:

Figura 13: Listado de Experiencias laborales Cada una de las experiencias es editable mediante un formulario que permite también asociar áreas de conocimiento a la experiencia laboral:

Figura 14: Formulario de Experiencia laboral

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3.6. Idiomas Los niveles de idiomas se han organizado conforme al modelo común europeo, atendiendo a la comprensión, el habla y la escritura y clasificando los niveles en A1, A2, B1, B2, C1, C2. Aparecen los idiomas que el administrador configura porque se consideran de interés:

Figura 15: Formulario de idiomas 15

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4. Evaluaciones Las evaluaciones van encaminadas a medir las competencias de cada persona para su puesto (o bien para otros puestos a los que aspira). Se agrupan en genéricas, técnicas comunes y técnicas específicas, y dentro de cada categoría hay un listado de competencias junto con el nivel de 1 a 4 que cada persona puede tener. Se hacen en fechas concretas, y una vez de que se cierran sólo pueden ser consultadas; una posible reapertura tendría que hacerla el administrador:

Figura 16: Formulario de Evaluación de competencisa

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5. Consultas 5.1. Fichas personales Mediante esta opción es posible localizar la ficha personal de otro usuario que esté en el sistema:

Figura 17: Búsqueda de fichas personales Una vez localizada la persona de interés, se llega a una ficha idéntica a la que cada persona se encuentra al entrar a la aplicación:

Figura 18: Ficha personal 17

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5.2. Personas expertas En esta consulta se pretende responder a una serie de cuestiones, como son Quién sabe de …, Quién ha realizado formación reglada en …, Quién ha realizado formación no reglada en …, Quién ha trabajado en … El formulario de búsqueda es éste:

Figura 19: Formulario de Personas expertas El sistema sólo muestra la respuesta de aquellos campos sobre los que se ha preguntado:

Figura 20: Resultado de búsqueda de personas expertas

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5.3. Conocimiento organizacional En esta consuta se da un salto de lo individual a lo grupal, en el sentido de que se responde a la cuestión “De qué sabemos más y de qué menos” como organización. Para ello, se realiza la agregación de los conocimientos individuales y se muestran aquellos en los que más personas han indicado tenerlos, y los que menos. Además, se hace una separación entre los conocimientos de interés para la organización y los idiomas:

Figura 21: Conocimiento organizacional

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5.4. Aprendizaje organizacional Aquí se trata de ver qué aprendizaje ha habido en todas las personas de la organización en torno a un área concreta, pudiéndose además indicar fechas de inicio y final. Una pantalla de muestra es la siguiente:

Figura 22: Resultado de búsqueda de Aprendizaje organizacional

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5.5. Listado de puestos Se muestra un listado de los puestos actuales, indicándose la persona y el puesto que ocupa en cada organización, junto a las fechas de inicio y final (ésta segunda estará vacía por ser puestos actuales y no históricos), y se incluye el tipo de puesto, concepto relacionado con la evaluación de competencias:

Figura 23: Listado de puestos actuales

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6. Operaciones de Administración Cuando un usuario con perfil administrador entra al sistema, dispone de opciones distintas según el menú superior:

Figura 24: Operaciones disponibles para el Administrador

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6.1. Metadatos Es posible definir los siguientes: •

Organizaciones, en las que estarán los usuarios ocupando los distintos puestos.

•

Conocimientos, agrupados en áreas, e Idiomas de interés.

•

Puestos y Perfiles. Éstos segundos son una agrupación bajo la cual se encuentran los distintos puestos.

•

Competencias, agrupadas en genéricas, técnicas comunes y técnicas específicas.

•

Metadatos asociados a Formaciones regladas (ej. Licenciatura, Máster,...) y no regladas (ej. Curso, Congreso,...).

Una pantalla ejemplo es la siguiente:

Figura 25: Definición de metadatos: Perfiles

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6.2. Gestión de usuarios En esta sección se dan de alta las personas que pueden entrar al sistema, indicando para cada una de ellas: •

Nombre y apellidos.

•

Identificador de entrada.

•

Contraseña.

•

Email, por si se olvidan de la anterior.

•

Activo o no, para poder mantener la información asociada a cada persona sin tener que borrar el usuario.

Figura 26: Gestión de Personas en el sistema

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6.3. Puestos De cara a localizar a cada persona en relación al puesto que ocupa en las distintas organizaciones, así como realizar las distintas evaluaciones, se definen los puestos. En primer lugar se muestra un listado de los mismos:

Figura 27: Listado de Puestos Para definir uno nuevo, haciendo click en el botón correspondiente se muestra un formulario como éste:

Figura 28: Formulario de Puesto

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