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,,iiiiiiil;; DEPAR,TAMENTO DE ANTIOQUIA HUNICIPIO DE CHIGORODó

ALCALDÍA HUNICIPAL

tE

CHiGORODO - ANT' 2015

.

DECRETO No. 1003 (03 de septiembre de 2015) POR MEDIO DEL CUAL SE CONFORMA Y REGLAMENTA EL COMITE INTERNO DE ARCHIVO DEL MUNICIPIO DE CHIGORODÓ - ANTIOQUIA.

El Alcalde Municipal de Chigorodó, en uso de sus atribuciones constitucionales Y legales y en especial las conferidas por Ley't36 de 1994, Ley 594 de 2000, Ley 1551 de 2012 y Decreto 2578 de 20'12,

CONSIDERANDO Que mediante la ley 80 de '1989, se crea el Archivo General de la Nación, el cual tiene dentro de sus principales funciones: "Establecer, organizar y diigir el Slsfema Nacional de Archivos, an el fin de planear y coo¡dinar la función archivÍstica en toda la Nación, salvaguardar el patimonio documental del País y ponerlo al se¡vicio de Ia comunidad" y "P¡omover la orgenización y foftalecimiento de los archivos del orden nacional, depañamental, (...), municipal y distrital pan ganntizar la eficacia de la gestión del Estado y la conse¡vación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultunl o histórica". Que la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, determinando en su artículo 7", que 'Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Depa¡tamento; c) Archivo General del Municipio; d) Atchivo Genenl del Distrito". Que mediante el Acuerdo Nro. 21 del 28 de noviembre del año 2006, se creo el Archivo General del Municipio de Chigorodó.

Que el Decrelo 2578 de 2012, por el cual se reglamenta el S¡stema Nacional de Archivos y se establece la red nacional de archivos, establece en el artículo 14 que "Las entidades tenitoiales en los depañamentos, d,sfrfos y municipios establecerán mediante acto administrativo, un Comité lntemo de Archivo cuya función es asesorar a la alta dirccción de la entidad en mateia archivística y de gestión documental, defrnir las políticas, los prognmas de trabajo y los planes rclativos a la función archivística institucional, de anformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentaias", determinando en el articulo 15 su ¡ntegración y en el f 6 sus funciones.

de la normativ¡dad se hace necesario que en el Municipio de \ e el Comité lntemo de Archivo, se determine su composición, se ,/ y demás aspectos

pert¡nentes.

/

En mérito de lo expuesto,

DECRETA ARTíCULO PRIMERO: CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DEL MUNICIPIO DE CHIGORODO. Conformase al interior de la Administración

'PORQUE TTERECEMOS EL CAMBTO 2012-201s" Carrera 104 A No 100 - 08 Teléfono 825 36 30 Email : alcald¡[email protected]

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DEPARTAiIENTO DE ATTIOQUIA IIUNICIPIO DE CHIGORODó ALCALDÍA HUNICIPAL Municipal de chigorodó, el comité lntemo de Archivo, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas dL irabajo, la toma de decisiones en los procesos administrativos de ta'geltión de documLntos y de la administración de archivos de la entidad.

ARTíCULO SEGUNDO: TNTEGRACIÓN DEL COMITE INTERNO DE ARCHIVO. comité lntemo de Archivo del Municipio de chigorodó estará integrado por

1.

El Secretario General y de Gobierno o su delegado, quien lo presidirá.

2. El Auxiliar

Administrativo de Archivo

actuará como secretario técnico.

o el o responsable del Archivo,

3.

El Secretario de Planeación, Mvienda y Ordenamiento Tenitorial.

4.

El

5.

6.

EI

quien

jefe de la Oficina Jurídica o el Abogado externo que haga sus veces.

EI responsable del área de sistemas o de Tecnologías de la lnformación o el responsable de las plataformas o aplicativos de información, rendición y control. El

jefe de la Oficina de Control lnterno, quien tendrá voz pero no voto

PARÁGR.AFo: Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares, funcionarios de otras dependencias de la eniidad, historiadores yusuarios extemos que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité.

INTíCUI.O TERCERO: FUNCIONES DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO. EI Comité lnterno de Archivo tendrá las sigu¡entes funciones:

1. Asesor a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.

2.

Aprobar la polít¡ca de gestión de documentos e información de la entidad.

3. Aprobar las tablas de retención documental

y

las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al consejo departamental de archivos fara su convalidación y al Archivo General de la Nación para su registro.

4.

Responder por el registro de las tablas de retenc¡ón documental y tablas de valoración documental en el registro único de series documentales iue para el efeclo cree el Archivo general de la Nación.

5.

Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos.

6.

Adoptar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentada por el área de archivo de la entidad.

Adoptar

el plan de aseguramiento

documentos contra todo riesgo.

documentar

con miras

*PORQUE MERECEMOS EL CAMBIO 20t2-2O15Carrera 104 A No 100 - 0B Teléfono 825 36 30 Email: [email protected]

a

proteger ros

DEPARTATTIEIITO DE AI{TIOQUIA

'Tüllfl^"'"3xi:l¡^,."ó

I

Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de ra nación y adoptar ras acciones que permitan s, ¡nte.¡o, --- - ' Ll ' de ra institución, respetando siemp e tos piincipios ^'pléréniá"i¿, arcn¡viit¡cos.

9.

Evaluar y dar concepto.sobre ra apricación de.ras tecnorogías de ra información, teniendo en cuenta su impacto sobre ra runcion aióñivi.iü;.i;;;'y'L g"rrion documental.

l0.Aprobar el programa de gestión documental de la Alcaldía.

I |.Aprobar ras normas, formatos y formurarios físicos y erectrónicos que requ¡era entidad para el desanollo de sus funciones y procesos.

ra

12.Acompañar ra imprementación del Gobierno en rínea de ra Arcardía Municipar en ro referente ar impacto de este sobre ra gestión docum"nt"r v áá ¡náimacion. 13.

Presentar a ras instancias asesoras y coord¡nadoras der sistema nac¡onar de archivos, propuesta§ relacionadas con el mejoramiento de la tunc¡On

14.Awyil

la

"i"¡,¡ri"ti"".

er diseño de ros procesos de ra Arcardía y proponer ajustes que faciriten

gestión de documentos

electrónico.

e

información, tanto

en formato físico

como

l5

Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e intemacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la Alcaldía.

'16.

consignar sus decisiones

actas que deberán servir de respardo de ras

.en deliberaciones y determ¡naciones to nadas. 17

'

ra imprementación de ras tabras de retención documentar y documental, así como el modelo integrado de ptáneación y tos relativos a la gestión documental.

PARAGRAFO r: La arta dirección podrá asignar funciones adicionares, siempre que estas se reracionen con er desanoiro de ra -no,mai¡r¡oad mromu¡aña án iiaieria oe

archivos y gestión documental.

PAMGRAFO 2: Et comité tntemo de A

por de la lnformac línea, y demás propugnar

ien en de

EL COMITÉ INTERNO DE

ARCHIVO.

del Municipio de Chigorodó, el presente

organización y funcionamiento de acuerdo

fi

[l[,o:"^,fi'J¡lh;,:iffi :"Jrn"?"'.'-.:55,ti'"ENrE'ErPresidenteoercomite\ 1. Llevar ra representac¡ón der comité ante ras diferentes entidades púbricas privadas en los asuntos de competencia oel Cóm¡ib tntemo de Archivo.

'PORQUE Carrera Email:

,;5,, 0

y

DEPARTAHETTO DE AÍ{TIOQUIA

"T[1111i'"8li:ir^Tó 2. convocar

las reuniones ordinarias y extraordinarias del comité, presidir y dir¡gir sus ses¡ones.

3. orientar el trabajo de los demás miembros del comité y del responsable del archivo.

personal

4. suscribir

los informes,- pronunciamientos y en general todo t¡po de documentos del Comité lntemo de Archivo.

5.

Firmar con er secretario(a), las actas der comité una vez aprobadas.

ARTÍCULO SEXTO: FUNCIONES OEL SECRETARIO TÉCNICO. EI Técnico comité rnterno de Archivo, cumprirá ras siguientes funciones:

l.

SECTEIAñO

Realizar y enviar según el mandato del presidente del comité, las citaciones a reuniones ordinarias y extraordinarias del Com¡té lntemo de ercnivo áñla fecrra y horas señaladas.

2. Asistir a todas las

reuniones del comité, levantar y firmar las actas de dichas reuniones, después de que sean aprobadas.

3.

Llevar el registro de las actas en forma ordenada digital.

4.

e información hacerlos conocer a sus miembros.

5.

Lrevar er archivo de ros documentos der comité rnterno de Archivos.

6

Recibir los documentos

y al día, tanto fÍsico como

que llegue con destino al Comité y

Expedir los informes que soliciten las autoridades decisiones del comité lnterno de Archivo

o los particulares sobre las

ARTíCULO SÉPNMOI REUNIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS. lntemo de Archivo se reunirá de manera ordinaria triñ$raril;ir,"v-0"EICOMité manera eldraordinaria, cuando se requiera a soricitud oe cuatquiéiá áe-su-s áiemoros. r_a convocatoria a ras reuniones ordinarias y extraordinárias será iéaiüoa por et Presidente del Comité, indicando fecha, hora, lugar y temas a tratar.

PARÁGRAFo: Es obrigatoria ra asistencia de ros integrantes der com¡té - rnterno de Archivo a ras reuniones convocadas, ras ausencias oeoeian

¡ustincaoá.

ART¡CULO OCTAVO: QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. EI COMité

*poRQUE MERECEHOS EL CAMBIO 21t2-2}fr5" Carrera 104 A No lOO _ 08 Tetéfono AZ5 3lIO-Email : alcaldia@ch¡gorodo-ant¡oquia4An§, -

INIETNO

DEPARTA]IIENTo oE ANTIoQU¡A ÍTIUNICIPIO DE CHIGoRoDó

ALCALDÍA ilUN¡CIPAL

ARTICULO DEGIMO: INOUCCIÓN, CAPACITACIONES Y ACTUALIZACIÓN. AI menos una vez cada año, se realizará una act¡vidad de capacitación para todos los integrantes del comité y de las personas responsables oe tos arctrivó"-"n

diferentes etapas, sobre temas que se relacionen

ón h actividad

arct ¡vistiá-.-

-

.r.

ARTíCULO DECIMO pRIMERO: V|GENCIA. Et presente Decreto deroga todas tas normas que le sean contrarias y rige a parti ,de la fecha de su expedición. PUBLíQUESE Y GÚMPLASE Dado en Chigorodó, a los

sepliembre de 2015

PIULGARíN

*PORQUE Ca

rrera

Email:

15" 0