INGENIERÍA TELEINFORMÁTICA Programas Utilitarios Sesión 26

Bases de Datos en Ms Access

Docente: Ing. María Nícida Malca Quispe

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26/06/2009

AGENDA 

Interfaz de Usuario MS Access



Objetos de la BD.



Creación de una base de datos. •

Crear, cerrar y abrir una base de datos.

•

El panel de exploración.

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Entorno de Trabajo de MS Access

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Formas de Ejecutar MS Access 

Desde el botón



Desde el ícono de escritorio (acceso directo)



Desde la barra de tareas de Windows (acceso directo)



Desde una base de datos situada en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.



Opción Inicio/Ejecutar, escribiendo el nombre del archivo ejecutable msaccess.exe 4

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Inicio del Trabajo



Al iniciar una sesión en MS Access, se muestra una pantalla de bienvenida.



Puede: •

Crear una una BD

•

Abrir una BD existente

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Bases de Datos en MS Access 

Una BD informatizada es un contenedor de diversos tipos de objetos, almacenados en un solo archivo, que constituye la BD.



Ms Access es un Sistema Administrador de Base de Datos, (DBMS) que almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos.



Las BD creadas en Ms Access 2007 tienen la extensión de archivo .ACCDB



Las BD creadas en versiones anteriores de Ms Access tienen la extensión de archivo .mdb



Ms Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003). 6

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Crear una BD utilizando una Plantilla 

En la pantalla de bienvenida, o usando el botón Office/Nuevo, seleccione Plantillas locales, luego una plantilla a utilizar y

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… continua



En el panel derecho, utilice el botón Buscar una ubicación… •

Esto le permitirá indicar una carpeta en la cual se almacenará el archivo de la BD a crear en base a la plantilla seleccionada

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… continua



Puede crear una carpeta o seleccionar una carpeta existente, como contenedora de la BD

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… continua 

Escriba el nombre de la BD a crear en base a la plantilla

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… continua



Observe la configuración del panel derecho:



Para terminar de crear la BD en base a la plantilla, pulse el botón Crear

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… continua

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Elementos de la Interfaz de Usuario



Elementos comunes a otras aplicaciones Office •

La barra de título y botones de control

•

La barra de acceso rápido

•

La banda de opciones

•

El botón de Office

•

La barra de estado



Panel de Exploración



Documentos con fichas

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Panel de exploración 

Área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos que contiene BD.



Cuando se crea una BD en blanco sólo muestra Tabla1, creada por defecto.



Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar

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… continua

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

Para abrir un objeto de la BD

… continua

•

Doble clic en el objeto, ó también

•

Clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían según el tipo de objeto.

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

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

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… continua

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Documentos con Fichas

… continua



Se pueden mostrar los objetos de la BD en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas.



Cada uno tiene su botón Cerrar independiente

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Objetos de la Base de Datos 

Cuando se abre una BD o se crea una nueva, los nombres de los objetos aparecen en el panel de exploración.



Los objetos de la BD son: •

Las tablas

•

Las consultas

•

Los formularios

•

los informes

•

Las macros

•

Los módulos 18

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Tablas

… continua



Una tabla es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.



Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual.



Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla.

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Consultas

… continua



Objeto que proporciona una visión parcial de los datos almacenados en las tablas ya creadas.



Hacen el verdadero trabajo en una BD.



Los datos suelen estar distribuidos en varias tablas y, gracias a las consultas, es posible verlos en una sola hoja de datos.



Permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee.



Sirven de origen de registros para formularios e informes. 20

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… continua



Ejemplo: Tenemos una tabla de clientes, pero solo deseamos mostrar aquellos cuyos ingresos sean menores a 1000

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Informes

… continua



Sirven para resumir y presentar los datos de las tablas, imprimirlos si es necesario



Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.



Se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la BD.



Suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

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… continua



Ejemplo: un informe del listado de clientes registrados

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Formularios

… continua



Se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos".



Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos.



Se puede crear una BD sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas.

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… continua



Ejemplo: formulario para ingresar los datos de la tabla Alumno

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Macros 



… continua Se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la BD. Contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe o ejecutar una consulta.

Módulos 

Como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la BD.



Mientras que las macros se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).



Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. 26

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Crear una BD en Blanco  Utilice el botón Office/Nuevo 

En el panel derecho, utilice el botón Buscar una ubicación… •

Esto le permitirá indicar una carpeta en la cual se almacenará el archivo de la BD vacía

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… continua



Puede crear una carpeta o seleccionar una carpeta existente, como contenedora de la BD. Ingrese el nombre de la BD

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… continua



Observe la configuración del panel derecho:



Para terminar de crear la BD vacía, pulse el botón Crear

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… continua



MS Access crea una BD en blanco, con un objeto tabla vacío por defecto

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Bases de Datos Existentes

Cerrar una BD 

Utilice el botón Office/Cerrar base de datos

Abrir una BD 

Utilice el botón Office/Abrir

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Fin de Sesión

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