INSTRUCTIVO SOBRE INFORMACIÓN REGULADA POR EL BPS

Ingreso, egreso y modificaciones del personal de la UdelaR

Elaborado con la participación de las Direcciones Generales de Auditoría Interna, Jurídica, Administración Financiera y Personal

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN..................................................................................................................4 1. INGRESO DE PERSONAL A LA UDELAR....................................................................4 1.1 TOMA DE POSESIÓN DEL CARGO...................................................................5 1.2 ALTA EN GESTIÓN DE AFILIACIONES (GAFI) DEL BPS................................6 1.2.1 Quiénes están cubiertos por el SNIS.........................................................6 1.2.2 Alta de Docentes Extranjeros.....................................................................7 1.2.3 Códigos de Seguro de Salud......................................................................8 1.2.4 Acumula Laboral..........................................................................................9 1.2.5 Vínculo Funcional........................................................................................9 1.2.6 Cómputos Especiales..................................................................................9 1.3 ALTA EN HISTORIA LABORAL........................................................................10 1.4 IMPUESTO A LA RETRIBUCIÓN DE LAS PERSONAS FÍSICAS....................10 2. EGRESO DE PERSONAL.............................................................................................13 2.1 BAJA EN GAFI E HISTORIA LABORAL DEL BPS..........................................13 3. MODIFICACIONES.......................................................................................................14 3.1 MODIFICACIÓN EN RELACIÓN A LOS BENEFICIARIOS..............................15 3.2 MODIFICACIÓN EN RELACIÓN AL VÍNCULO CON LA INSTITUCIÓN Y OTRA EMPRESA...............................................................................................15 3.3 TRASLADO DE UNA UNIDAD EJECUTORA A OTRA....................................16 3.4 APARTAMIENTO DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA................................16 3.5 LICENCIA EXTRAORDINARIA SIN GOCE DE SUELDO.................................16 3.6 DEDICACIÓN TOTAL COMPARTIDA...............................................................17 3.7 SUMARIOS CON RETENCIÓN DE HABERES.................................................17 Versión 1

Setiembre 2011

2/30

4. MULTAS Y SANCIONES POR ALTAS Y BAJAS TARDÍAS......................................17 4.1 ALTAS Y BAJAS TARDÍAS EN GAFI...............................................................17 4.2 MULTAS POR HISTORIA LABORAL................................................................18 4.3 PAGOS DE CÁPITAS POR BENEFICIARIOS DE SNIS DE BAJAS TARDÍAS Y/O MODIFICACIONES.....................................................................................18 4.4 CONTROL DEL LISTADO DE MULTAS DEL BPS...........................................19 5. INFORMACIÓN MENSUAL Y ANUAL DE HISTORIA LABORAL..............................19 6. ELECCIÓN Y TRASLADO DE MUTUALISTA.............................................................20 7. GUÍA DEL USUARIO DEL SISTEMA GAFI.................................................................21 GAFI: Cómo emplear el sistema.............................................................................21 ¿Cómo se consulta una actividad? .......................................................................23 ¿Cómo se ingresa un ALTA DE ACTIVIDAD en GAFI?........................................24 ¿Cómo se ingresa una BAJA DE ACTIVIDAD en GAFI?......................................25 ¿Qué sucede si se comete un error al ingresar un Alta o Baja?........................26 ¿Cómo se realiza una modificación en la actividad?...........................................26 ¿Cómo se obtiene un listado de las actividades abiertas en GAFI?..................27 ¿Para qué sirve la opción “Reimpresión de Constancias”?...............................29 ¿Qué sucede si la persona a la que se intenta altar en una actividad no existe en el padrón del BPS?.............................................................................................29

Versión 1

Setiembre 2011

3/30

INTRODUCCIÓN Los actuales sistemas tributario y de salud obligan a la UdelaR a sistematizar sus procedimientos y controles con el objetivo de adaptar la información a los requisitos de presentación exigidos por el BPS. Dicha información se comunica al BPS a través del registro de las actividades de los funcionarios en el sistema GAFI (Gestión de Afiliaciones) y posteriormente mediante la confección de nóminas mensuales elaboradas por los servicios universitarios e informadas en lo que se denomina historia laboral. Por estos motivos la Historia Laboral se ubica como eje que afecta la situación presente del trabajador y su familia y no sólo como un instrumento para su futuro jubilatorio. Por ello, se hace imprescindible tomar conciencia de la importancia de este hecho y extremar los cuidados para que el ingreso de información en los sistemas relacionados con la historia laboral se realice con la debida calidad, asegurando los derechos de los funcionarios de la UdelaR. En la información remitida al BPS intervienen distintas áreas dentro de la estructura universitaria, las cuales son responsables de la información que ingresan y modifican y sobre las cuales realizan determinados controles. Áreas involucradas: En cada Servicio: • Personal • Contaduría Estructuras centrales: • SECIU • DGP Este manual, por lo tanto, pretende servir como herramienta para mejorar la gestión de los procedimientos que involucran información relacionada con el BPS.

1. INGRESO DE PERSONAL A LA UDELAR El ingreso a la UdelaR se realiza de acuerdo a lo que establecen las normas universitarias. El art. 49 de la Ley Orgánica establece: “el ingreso a la UdelaR, en todas las categorías de funcionarios, se hará ordinariamente mediante concurso, en sus distintas modalidades, salvo los casos que establezcan las ordenanzas respectivas....”

Versión 1

Setiembre 2011

4/30

1.1 TOMA DE POSESIÓN DEL CARGO Requisitos previos El Consejo designa al funcionario en el cargo. No se puede realizar la designación con retroactividad. La fecha de la toma de posesión y el comienzo de actividades por parte del funcionario deben ser posteriores a la designación del Consejo. El funcionario no puede comenzar a desarrollar funciones con anterioridad a ser designado y haber tomado posesión del cargo. La resolución de designación debe especificar: • Nombre y Apellidos de la persona • Documento de Identidad • Denominación del cargo • Carrera • Escalafón y Sub-escalafón • Grado • Carga horaria • Número de cargo • Carácter de la designación • Período • Lugar de destino • Financiación presupuestal o libre disponibilidad Toma de Posesión La toma de posesión del cargo consiste en la ocupación efectiva del cargo por parte del funcionario designado. A partir de este momento se generan derechos y obligaciones para ambas partes. El acto de toma de posesión se documenta en la Oficina de Personal del servicio, especificando la fecha de comienzo de la función, es decir, del inicio de la relación laboral. El funcionario designado debe tomar posesión del cargo dentro de los plazos que establecen las bases respectivas. Si no hubiere plazo fijado, se deberá realizar cuanto antes, atendiendo las necesidades del servicio. A partir de la fecha de la toma de posesión comienzan a producirse los efectos administrativos, entre otros, derecho al cobro del sueldo y otros beneficios que establece la normativa, incluyendo el ingreso al Sistema Nacional Integrado de Salud. Al momento de la toma de posesión el interesado tiene que aportar, según el tipo de cargo, la siguiente información: • •

Cédula de identidad y fotocopia de la misma Declaración jurada de ingreso y beneficios sociales completando los datos que correspondan en caso de acumulación de cargos y progresivo docente.

Versión 1

Setiembre 2011

5/30

• • •

Formulario 3100 del IRPF - Dependientes, si correspondiere Declaraciones del SNIS Formulario de la Ley 16.713 - Declaración Jurada Art. 20 del Decreto 399/995, en el caso de funcionarios que tuvieran 40 años o más al 1 de abril de 1996 (nacidos con anterioridad al 1/4/56) - Éste podrá descargarse a través del sitio www.bps.gub.uy/ formularios/ formularios GAFI/ Régimen Jubilatorio Ley Nº 16.713

En caso de tratarse de docentes extranjeros carentes de cédula de identidad uruguaya, deberán presentar documento de identidad de su país y fotocopia del mismo. Estos documentos deberán conservarse en la carpeta de Legajo. 1.2 ALTA EN GESTIÓN DE AFILIACIONES (GAFI) DEL BPS Para ingresar al sistema de información del BPS se debe dar el alta del funcionario en Gestión de Afiliaciones (GAFI1) el día del inicio de la actividad, o sea el día de la toma de posesión. Los datos requeridos por BPS para ingresar el alta de actividad son: • • • • • • •

documento de identidad fecha de nacimiento fecha de ingreso código de seguro de salud acumula laboral vínculo funcional cómputo especial

Para el BPS cada unidad ejecutora es una empresa, por lo tanto los funcionarios deberán tener registrada actividad en todas las unidades ejecutoras en las que prestan servicios. Si el funcionario ya tiene otro cargo docente en esa unidad ejecutora, dado que ya está ingresado en GAFI, no se debe ingresar nuevamente. En cambio, si se trata de un cargo de otra acumula laboral - categoría 2 debe ingresarse. Para tener cobertura mutual a través del SNIS es imprescindible que haya sido ingresada el alta en GAFI. 1.2.1 Quiénes están cubiertos por el SNIS El sistema brinda cobertura mutual a: • todos los funcionarios docentes y no docentes (independientemente de su salario, Res. Nº 222 del CED del 9/2/2009) • menores de 18 años a cargo del funcionario 1 Ver 7, Guía del Usuario del Sistema GAFI 2 Ver 1.2.4 Acumula Laboral - Categoría Versión 1

Setiembre 2011

6/30

• • •

mayores con discapacidad a cargo del funcionario cónyuges o concubinos de funcionarios, sin amparo por el SNIS y que tengan tres o más menores de 18 años o mayores con discapacidad a cargo (Art 66, Ley Nº 18211) becarios y pasantes registrados en Historia Laboral

A los efectos del derecho al SNIS se considera que tienen menores a cargo: • • • •

Los PADRES BIOLÓGICOS, independientemente que convivan con los menores e incluso sin que contribuyan a la manutención económica de los mismos. Los CÓNYUGES o CONCUBINOS, tienen la opción de aportar y generar los beneficios correspondientes a los hijos de sus cónyuges o concubinos cuando los padres biológicos o por lo menos uno de ellos no sean beneficiarios del SNIS. Los TUTORES, CURADORES, TITULARES DE GUARDA, decretadas judicialmente también darán el derecho a la Afiliación Mutual de sus tutelados, curatelados, etc. Las legitimaciones Adoptivas tramitadas ante el INAU se tomarán como válidas a los efectos del SNIS, debiendo presentar la constancia que emite ese organismo firmada por la encargada del Departamento de Legitimaciones Adoptivas del mismo.

La sola manifestación de tener “menor a cargo” no habilita la afiliación mutual, deberá presentarse la documentación probatoria correspondiente. Los funcionarios que tengan personas discapacitadas a su cargo deberán cumplir con los requisitos que establece el BPS para certificar la misma. Se considera concubino (Decreto Nº 318 / 010, art. 4) a la persona – cualquiera sea su sexo, identidad, orientación y opción sexual – con quien el generante haya acreditado o acredite ante el Banco de Previsión Social tener tal vínculo, mediante testimonio de declaratoria judicial de reconocimiento de concubinato, certificado notarial u otro. 1.2.2 Alta de Docentes Extranjeros Los docentes extranjeros deben ser ingresados a GAFI, independientemente de que tengan o no cédula de identidad uruguaya. Si los docentes extranjeros no tienen cédula de identidad uruguaya, no tienen derecho al SNIS, sin embargo si la tramitan adquieren el derecho al mismo, teniendo cobertura de salud por la UdelaR. De todas maneras, deben figurar con actividad abierta en GAFI. Para ingresar el alta de estos funcionarios en GAFI, se deberá enviar por fax al BPS (24000151 int 2203 o 2030) la copia del documento que presente el extranjero (pasaporte o documento de identidad del país de origen) o por e-mail con el documento escaneado y el formulario de alta de actividad disponible en la página web del BPS. El propio BPS ingresa el alta en GAFI, por lo que se debe controlar su recepción.

Versión 1

Setiembre 2011

7/30

1.2.3 Códigos de Seguro de Salud De acuerdo a la situación familiar y/o laboral de cada funcionario, (y lo que el mismo declare en el momento del alta) el código de salud será diferente, a saber: Sin derecho al SNIS •

Código 9 - Sin derecho al SNIS

Con cobertura mutual por esta institución • • • •

Código 1 - Beneficiario con menores a cargo o mayores con discapacidad Código 15 - Beneficiario sin menores a cargo o mayores con discapacidad Código 16 - Beneficiario con hijos, con cónyuge o concubino a cargo Código 17 3 - Beneficiario sin hijos, con cónyuge o concubino a cargo

Con Cobertura mutual por otra empresa Estos códigos se utilizan cuando el funcionario tiene otra actividad cotizante en una empresa incorporada al SNIS. • • • •

Código 2 - Beneficiario con menores a cargo o mayores con discapacidad Código 28 - Beneficiario sin menores a cargo o mayores con discapacidad Código 29 - Beneficiario con hijos, con cónyuge o concubino a cargo Código 30 - Beneficiarios sin hijos, con cónyuge o concubino a cargo

Socios Vitalicios • •

Código 21 - Socios vitalicios con menores a cargo o mayores con discapacidad Código 22 - Sin menores a cargo o mayores con discapacidad

Los funcionarios cubiertos por una Caja de Auxilio no comprendida en el SNIS, tienen derecho a esa cobertura y al SNIS. En estos casos se deberá ingresar como “con cobertura mutual por esta institución” indicando el código que corresponda para esa condición (1,15, 16 ó 17). Las Oficinas de Personal además, deben comunicar a las Contadurías el número de código de cada funcionario en las altas y modificaciones, a los efectos de que ésta aplique los correspondientes descuentos conforme a la ley. Para ello deben entregar una copia del formulario de ingreso de la información a GAFI. En los servicios con SIAP, las áreas de Personal deberán ingresar al sistema la “designación” o la “modificación de designación” según se trate de altas o modificaciones, las cuales incluirán el código de seguro de salud. Una vez validada la información pasará a la bandeja de Contaduría para su confirmación.

3 Aún no se está utilizando este código. Versión 1

Setiembre 2011

8/30

Funcionarios que trabajen en más de una unidad ejecutora de la UdelaR Los funcionarios que tengan cargos en más de una unidad ejecutora, tendrán en una el Código de Salud 1, 15 o 16 y en las otras 2, 28 o 29. Al realizar el trámite de acumulación de sueldos se le debe comunicar al funcionario esta resolución y éste es el responsable de realizar las declaraciones pertinentes en los respectivos servicios. 1.2.4 Acumula Laboral La UdelaR utiliza los siguientes códigos para la Acumula Laboral: • 1 docente • 2 no docente • 4 Pasantes • 5 Guardias del H. Clínicas • 7 Becarios Al ingresar a GAFI, en caso de no coincidir nuestra acumula laboral con la del sistema, advertirá tal situación, pero podrá indicarse que se desea continuar y permitirá el ingreso del resto de los datos. Esta dificultad no es relevante para la consistencia del sistema. 1.2.5 Vínculo Funcional En la UdelaR se utilizan los siguientes códigos: • • • • • •

12 Empleado 13 Empleado temporario o zafral 14 Empleado a la orden 26 Apartamiento de carrera 56 Subsidio transitorio 87 Becarios y Pasantes de Administración Pública con derecho a SNIS

Actualmente el vínculo funcional 26 que se empleaba para las licencias sin goce de sueldo sólo se utiliza para casos de apartamiento de carrera. En el caso de las licencias sin goce de sueldo, se mantiene el vínculo que tenía modificando solamente el código de seguro de salud a 9. Asimismo, el vínculo 66 antes utilizado para pasantes y becarios fue sustituido por el 87 desde el ingreso de los mismos al SNIS (1º de mayo de 2011). 1.2.6 Cómputos Especiales En la UdelaR se utilizan los siguientes códigos: • •

1 Funcionarios expuestos a radiaciones ionizantes 25 Docentes universitarios (también se utilizan para los becarios y pasantes asimilados a cargos docentes)

Versión 1

Setiembre 2011

9/30

•

99 Funcionarios que no cumplen servicios objeto de un tratamiento diferencial (no docentes y pasantes)

1.3 ALTA EN HISTORIA LABORAL Los datos del funcionario dado de alta en GAFI, aun en el caso de que la liquidación no se haya realizado en ese mes, deben figurar en los archivos de Historia Laboral que se elaboran mensualmente, Funcio.dbf, Cargos.dbf, e Importes.dbf y en caso de corresponder en el de Beneficios.dbf para ser incluidos automáticamente en esa nómina. Si la liquidación no se realizó, deberá figurar en el archivo Importes.dbf con importe cero, posteriormente se ingresarán por rectificativa los haberes correspondientes a ese mes. 1.4 IMPUESTO A LA RETRIBUCIÓN DE LAS PERSONAS FÍSICAS El Impuesto a la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es un impuesto anual de carácter personal y directo que grava las rentas obtenidas por las personas físicas residentes. Serán contribuyentes del IRPF: a) Las personas físicas residentes en territorio nacional, así como las consideradas residentes en virtud de lo dispuesto por los artículos 5º y 6º del Título 7 del T.O 1996. b) Los núcleos familiares integrados exclusivamente por personas físicas residentes, en tanto ejerzan la opción de tributar conjuntamente. Podrán constituir núcleo familiar, los cónyuges y los concubinos reconocidos judicialmente, quienes responderán solidariamente por las obligaciones tributarias derivadas del ejercicio de la opción. La opción por tributar como núcleo familiar estará restringida a las rentas comprendidas en la Categoría II (Rentas del trabajo) y sólo podrá realizarse una vez en cada año civil. A partir del 1º de Enero de 2011 la referida opción de tributar como núcleo familiar sólo podrá realizarse en la medida que ninguno de los dos integrantes sea contribuyente del IRAE, del IRNR, del IMEBA, o del IASS. Asimismo, no será de aplicación cuando en el año civil se produzca la creación o la disolución de la sociedad conyugal o de la unión concubinaria. A estos efectos los cónyuges deberán estar sujetos al régimen de sociedad conyugal. Si alguno de los integrantes del núcleo familiar no hubiera sido contribuyente del impuesto en el año anterior, uno de los dos, exclusivamente y a su elección, podrá solicitar durante el ejercicio la reducción de las retenciones que se efectúen a las rentas que obtenga en relación de dependencia, así como reducir los anticipos que realice.

Versión 1

Setiembre 2011

10/30

La solicitud de reducción de retenciones podrá efectuarse una sola vez en cada ejercicio y solamente podrá revertirse durante el mismo a consecuencia de la disolución de la sociedad conyugal o unión concubinaria. A esos efectos, quienes obtengan rentas en relación de dependencia deberán comunicar la situación a las Áreas de Personal mediante la presentación del Formulario 3100; dicha opción de disminución de retención se considerará partir del mes siguiente a aquel en que se produzca dicha notificación. Cuando el contribuyente perciba simultáneamente rentas de más de un responsable, la opción podrá efectuarse respecto de las rentas percibidas de uno o más de ellos. A efectos de determinar la retención mensual correspondiente a los contribuyentes que hagan uso de la opción, los responsables utilizarán el mismo procedimiento que para los restantes contribuyentes, deduciendo a la cifra resultante el 5% (cinco por ciento). El IRPF grava las siguientes rentas obtenidas por los contribuyentes: • • • •

Los rendimientos del capital Los incrementos patrimoniales que determine la ley Las rentas del trabajo. Se considerarán rentas del trabajo las obtenidas dentro o fuera de la relación de dependencia, los subsidios de inactividad compensada Las imputaciones de renta que establezca la ley

En particular la Universidad de la República es responsable sustituto y agente de retención del impuesto por las rentas incluidas en la categoría II – Rentas del Trabajo obtenidas por los funcionarios en relación de dependencia La Universidad de la República realiza la retención mensualmente, la que estará constituida por la diferencia entre los montos que surjan de aplicar a las rentas y a las deducciones informadas por el funcionario en el formulario 3100 (presentado en las áreas de Personal), las siguientes alícuotas: Al total de las rentas del mes: Renta mensual computable

Tasa

Hasta 7 BPC

0%

Más de 7 BPC y hasta 10 BPC

10%

Más de 10 BPC y hasta 15 BPC

15%

Más de 15 BPC y hasta 50 BPC

20%

Más de 50 BPC y hasta 100 BPC

22%

Más de 100 BPC

25%

Versión 1

Setiembre 2011

11/30

El total de las deducciones: Deducción mensual computable

Tasa

Hasta 3 BPC

10%

Más de 3 BPC y hasta 8 BPC

15%

Más de 8 BPC y hasta 43 BPC

20%

Más de 43 BPC y hasta 93 BPC

22%

Más de 93 BPC

25%

El Formulario 3100 debe ser presentado por los trabajadores dependientes contribuyentes del Impuesto a la Renta de las Personas Físicas, para informar sus deducciones y los datos necesarios para el cálculo de retenciones en caso de más de un ingreso y de núcleo familiar. Deben presentarlo al iniciar una nueva relación funcional y en oportunidad de cada modificación de los datos declarados. AJUSTE ANUAL La Universidad de la República en su calidad de responsable realizará las correspondientes retenciones mensuales, y determinará un ajuste anual al 31 de diciembre de cada año de acuerdo a la información proporcionada por el contribuyente vigente a dicha fecha. De este ajuste anual podrá surgir un saldo de la diferencia entre el impuesto determinado de acuerdo a las normas generales y las retenciones realizadas por el responsable. A estos efectos las escalas y tasas anuales que se aplican son las siguientes: Al total de las rentas: Renta anual computable

Tasa

Hasta 84 BPC

0%

Más de 84 BPC y hasta 120 BPC

10%

Más de 120 BPC y hasta 180 BPC

15%

Más de 180 BPC y hasta 600 BPC

20%

Más de 600 BPC y hasta 1200 BPC

22%

Más de 1200 BPC

25%

Al total de las deducciones: Renta anual computable

Tasa

Hasta 36 BPC

10%

Más de 36 BPC y hasta 96 BPC

15%

Más de 96 BPC y hasta 516 BPC

20%

Más de 516 BPC y hasta 1116 BPC

22%

Más de 116 BPC

25%

Versión 1

Setiembre 2011

12/30

2. EGRESO DE PERSONAL El egreso se produce con la ruptura de la relación funcional, por la cual el funcionario se desvincula de la institución. En caso de renuncia del funcionario se deberá realizar la baja preventiva, hasta tanto sea aceptada por la autoridad competente, momento en el cual se configura la ruptura de la relación funcional. 2.1 BAJA EN GAFI E HISTORIA LABORAL DEL BPS Las bajas deben realizarse no más allá del quinto día hábil de producidas. La baja se realiza en la categoría que corresponda (acumula laboral) al cargo que cesa. Si un docente que tiene varios cargos en la misma unidad ejecutora, baja solamente en uno de ellos, no se dará la baja en GAFI. Se deberá ingresar una baja en GAFI e Historia Laboral en caso de: •

• • •

Renuncia. Cuando la misma sea presentada en Sección Personal y cumpla con los requisitos exigidos para su tramitación, es decir constancia de que no existe investigación o sumarios pendientes y suscribe el compromiso de hacerse cargo directamente de los descuentos pendientes (baja preventiva). Cese por apartamiento de la carrera administrativa Término de contrato, cuando no exista trámite de renovación en curso (Mantenimiento de pago) otras causales de cese definitivo de la relación funcional

En los casos de baja preventiva se deberá informar al funcionario que será dado de baja en GAFI e Historia Laboral y que tanto él como sus beneficiaros perderán todos los derechos del SNIS. La baja debe ingresarse en el Sistema de Gestión de Afiliaciones (GAFI 4) El funcionario con abandono de cargo debe continuar apareciendo en GAFI y en la nómina de Historia Laboral, con el código de salud que tenía, hasta que se tenga por configurada la renuncia tácita por resolución de la autoridad competente. Las bajas se deben declarar en GAFI y en la Historia Laboral, coincidiendo la fecha y causal en las mismas. Códigos de Causal de Baja • • •

1 Voluntario 2 Destitución 3 Fallecimiento

4 Ver 7. Guía del Usuario del Sistema GAFI Versión 1

Setiembre 2011

13/30

• • • • • • •

4 Término de contrato 5 Jubilación 10 Término de mandato 11 Cese reglamentario 12 Cese por edad 22 Cese por subsidio 50 Otros motivos

Bajas tardías en GAFI Efectos en el sistema: Cuando la baja se informa en un mes posterior al mes en que se produjo, el servicio deberá ingresarla con fecha al último día del último mes validado por Historia Laboral y luego comunicar a la Unidad Central de Historia Laboral (vía e-mail) la fecha y causal reales de baja para la correspondiente rectificación. Aquellos servicios que tengan conexión remota directa con BPS deben realizar las rectificativas directamente. Ejemplo: Un funcionario cesa un 12 de agosto pero la resolución del cese es tomada en forma retroactiva en el mes de noviembre. Al haberse validado las nóminas de agosto a octubre, no es posible ingresar la baja en GAFI en la fecha real; por lo tanto se realiza con fecha 31 de octubre solicitando luego la rectificativa para correrla al 12 de agosto. Si Personal no da la baja en GAFI el sistema sigue incorporando a las personas en las nóminas subsiguientes con importe cero. Recordar que de todas formas las transacciones tardías siempre generan multas en GAFI. 3. MODIFICACIONES El BPS entiende por modificación el cambio que se produce en la situación de un funcionario, en relación a los beneficiarios y a la actividad funcional. En caso de que la situación familiar o laboral del funcionario se modifique, este deberá presentarse ante la Oficina de Personal para informar las modificaciones correspondientes (seguro de salud, IRPF, etc.) Quienes estén a cargo de realizar las modificaciones en GAFI deberán hacerlo a partir del momento en que se configuró el derecho del trabajador, más allá de que el mismo se presente a realizar el cambio en forma tardía. De existir nóminas de meses posteriores validadas la modificación se hace a través de una rectificativa que debe ser solicitada a la UCHL por mail o autogestionada en servicios con conexión remota. La modificación debe ingresarse en el Sistema de Gestión de Afiliaciones (GAFI 5) En todos los casos las áreas de personal deberán informar a las áreas de contaduría a efectos de que estas últimas realicen los descuentos retroactivos que correspondan.

5 Ver 7. Guía de Usuario de Sistema GAFI Versión 1

Setiembre 2011

14/30

Es responsabilidad del funcionario informar los cambios en su situación en tiempo y forma para evitar multas, recargos y/u otros conceptos al servicio. La UdelaR podrá iniciar las acciones judiciales (de repetición) contra el funcionario por lo pagado indebidamente siempre que exista una conducta imputable a éste que haya determinado el pago de los conceptos mencionados. 3.1 MODIFICACIÓN EN RELACIÓN A LOS BENEFICIARIOS Se pueden presentar las siguientes situaciones: A) No tenía beneficiarios y pasa a tenerlos El funcionario que no tenía menores a cargo (SS 15 o 28) y pasa a tenerlos, debe cambiar su código de seguro de salud a 1 o 2. Sin importar el momento en que se presente el trabajador a declarar la nueva situación, la Oficina de Personal realizará el cambio a SS 1 o 2 desde la fecha en que se configuró el derecho e informará a la UCHL cuando corresponda realizar una rectificativa o la realizará directamente cuando disponga de conexión remota con el BPS. En caso de ser socio vitalicio pasa del Código 22 al 21. Si la modificación fuera porque el funcionario pasa a tener cónyuge o concubino a cargo con tres o más menores o mayores a cargo con discapacidad, completará la declaración jurada correspondiente y el código de seguro de salud se modificará del 15 al 16 o del 28 al 29. Esta modificación se ingresa en GAFI en forma inmediata y en Historia Laboral cuando se genere la nómina del mes en que se modificó la situación. B) Tenía beneficiarios y pasa a no tenerlos El interesado debe completar en la oficina de Personal del respectivo servicio, el formulario del BPS de Declaración de NO tener menores a cargo o mayores con discapacidad. El código de seguro de salud se modifica según el caso. Las oficinas de Personal, deben controlar la coherencia entre la información que disponen del funcionario y las obligaciones del mismo en relación al SNIS. Ej. Si cobra una prima por nacimiento debe aportar como si tuviese menor a cargo. 3.2 MODIFICACIÓN EN RELACIÓN AL VÍNCULO CON LA INSTITUCIÓN Y OTRA EMPRESA El funcionario que tenía la cobertura mutual por otra empresa (SS 2, 28 o 29) y se desvincula de la misma quedando sólo con la actividad en la UdelaR, debe cambiar su seguro a 1, 15 o 16.

Versión 1

Setiembre 2011

15/30

3.3 TRASLADO DE UNA UNIDAD EJECUTORA A OTRA Si un funcionario de una unidad ejecutora pasa a revistar en otra, se debe dar de baja en una y el alta en la otra. Las fechas deben ser coordinadas previamente entre los servicios, para evitar que el funcionario pierda sus derechos. Al efectuar el alta en el servicio, se debe solicitar el Legajo del funcionario con la correspondiente documentación, la cual se toma para ingresar la información. 3.4 APARTAMIENTO DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA Cuando el apartamiento de carrera administrativa ocasione un cambio de acumula laboral dentro de la misma unidad ejecutora se deben mantener las dos acumula laboral; en el cargo apartado se asigna el código de vínculo funcional 26 y en el otro el que corresponda. Si el cargo apartado y el nuevo son de la misma acumula laboral dentro de la unidad ejecutora, no se modifica el código de vínculo funcional. En el caso de que los cargos correspondan a diferentes unidades ejecutoras, deberá asignarse en el cargo apartado el código de vínculo funcional 26 y en la otra unidad ejecutora el código que corresponda. 3.5 LICENCIA EXTRAORDINARIA SIN GOCE DE SUELDO En caso de encontrarse el funcionario con licencia extraordinaria sin goce de sueldo, no es beneficiario del SNIS. Mantiene el vínculo funcional que ya tenía y se ingresa a historia laboral con días de licencia (30 días si es todo el mes) e importe cero. Se debe modificar el código de seguro de salud a 9 en GAFI e Historia Laboral. Cuando comienza a percibir el salario, comienza a generar los derechos al SNIS y se debe modificar nuevamente el código de seguro de salud, según corresponda. Ejemplo: Si un funcionario tiene licencia extraordinaria sin goce de sueldo a partir del 1º de setiembre de 2011 hasta el 31 de octubre de 2011, debe modificarse su código de seguro de salud a 9 en GAFI, especificando en el sistema “desde setiembre”. Inmediatamente se debe comunicar a Contaduría la modificación efectuada para que ésta se refleje en la nómina del mes de setiembre. El funcionario que se reintegra a sus funciones, luego de finalizada la licencia extraordinaria sin goce de sueldos, debe presentarse en Sección Personal, para declarar su situación en relación al SNIS. En ese caso se le modifica el código, pasando de 9 al que le corresponda según su situación. Si trabaja un día en el mes, le corresponde por ese mes el SNIS.

Versión 1

Setiembre 2011

16/30

3.6 DEDICACIÓN TOTAL COMPARTIDA Se otorga la dedicación total sobre un conjunto de cargos de distintas unidades ejecutoras o de la misma. En caso de ser distintas unidades ejecutoras, una de ellas es la responsable de retribuir la dedicación total, de acuerdo al Art. 59 del Estatuto del Personal Docente. En la unidad ejecutora que no se retribuye el salario, debe aparecer el cargo con importe cero y con código de salud 9 (tanto en GAFI como en Historia Laboral) y en la que percibe el salario debe informarse el importe y el código de seguro de salud correspondiente. Si se trata de la misma unidad ejecutora, el funcionario continua con los códigos de salud que le corresponden. 3.7 SUMARIOS CON RETENCIÓN DE HABERES En este caso el funcionario mantiene el derecho al SNIS, aunque no perciba salario, se deberá conservar el código de seguro de salud, aunque el importe sea cero. 4. MULTAS Y SANCIONES POR ALTAS Y BAJAS TARDÍAS 4.1 ALTAS Y BAJAS TARDÍAS EN GAFI Las altas y bajas ingresadas a GAFI en forma tardía, generan la aplicación de medidas sancionatorias de acuerdo a lo establecido en el artículo 87 de la ley 16. 713, en el Art. 5 y 6 del Decreto No. 40/998, y según lo dispuesto por el Art. 3 y 4 del Decreto No. 448/007 (referente a la efectiva implementación del Seguro Nacional Integrado de Salud). El artículo 87 de la Ley 16713 dispone: “Todos los sujetos pasivos de contribuciones especiales de seguridad social están obligados a presentar una declaración, en los plazos y forma que indique la reglamentación, con la información necesaria a efectos de la formación del registro de historia laboral. Dicha declaración, deberá presentarse se hayan o no efectuado los aportes correspondientes. En caso que el sujeto pasivo no haya efectuado los correspondientes aportes y presente esta declaración, la multa por mora prevista en el artículo 94 del Código Tributario será el 10% (diez por ciento) del importe del tributo no pagado en plazo. La falta de cumplimiento de esta obligación será sancionada por el Banco de Previsión Social con una multa de UR 1 (una unidad reajustable) a UR 50 (cincuenta unidades reajustables) por cada afiliado comprendido en la infracción.” La falta de cumplimiento de esta obligación será sancionada por el Banco de Previsión Social con una multa de UR 1 (una unidad reajustable) a UR 50 (cincuenta unidades reajustables) por cada afiliado comprendido en la infracción.” Versión 1

Setiembre 2011

17/30

Los Decretos del PE mencionados, así como las Resoluciones aprobadas por el BPS establecen que los incumplimientos de los empleadores serán sancionados de la siguiente manera: Concepto

Multas por cada trabajador comprendido

A) Alta Tardía en GAFI (no comunicado al día de ingreso a la actividad)

1 UR

B) Alta De Oficio por nómina (la realizada de oficio por el BPS automáticamente cuando se envía la información mensual)

2 UR

C) Baja Tardía (comunicada luego de los 5 días hábiles de operado el egreso del trabajador)

1 UR

D) Baja De Oficio a través de la nómina mensual

2 UR

4.2 MULTAS POR HISTORIA LABORAL Además de las sanciones mencionadas, no debemos olvidar las multas correspondientes por presentación tardía de la Historia Laboral las cuales ascienden a 1 UR por cada trabajador no declarado en tiempo y forma en cada mes. 4.3 PAGOS DE CÁPITAS POR BENEFICIARIOS DE SNIS DE BAJAS TARDÍAS Y/O MODIFICACIONES Asimismo en los casos de bajas de funcionarios que tienen beneficiarios incluidos en el SNIS hasta tanto no se realice la baja en GAFI por parte de la empresa, el BPS le continúa pagando a la Mutualista/ ASSE la cápita correspondiente a los integrantes del núcleo familiar incluidos como beneficiarios; teniendo luego la potestad de cobrar los importes que hubiere abonado en demasía por prestaciones indebidas a la Universidad. Por ejemplo, una funcionaria con un hijo a cargo menor de 1 año se desvincula de la UdelaR en el mes de julio pero la baja se ingresa en noviembre. En este período el BPS pagó las cuotas de la funcionaria y de su hijo a la Mutualista/ ASSE que equivalen aproximadamente a $16800 a valores de diciembre de 2010 (Tabla de Valores Cuota de Salud – Cápitas, actualizadas por MSP, disponible en: www.msp.gub.uy/andocasociado.aspx?4646,19898). En resumen los costos totales para la UdelaR como consecuencia de esta baja tardía ascienden a $16800 más 1 UR por concepto de multa, sin considerar las multas por las rectificativas de historia laboral, ya que hay que eliminar las líneas (la información de cada mes) que se envió al BPS y no correspondían. Aclaramos que cuando se realiza una modificación del código de seguro de salud de acuerdo a los decretos 40/998 y 448/007 el BPS está habilitado a cobrar los importes

Versión 1

Setiembre 2011

18/30

que, por responsabilidad de la empresa, el BPS hubiera abonado en demasía por prestaciones indebidas. A la fecha el BPS aún no le cobra a la UdelaR. 4.4 CONTROL DEL LISTADO DE MULTAS DEL BPS • • • • •

El BPS enviará a la Oficina de Historia Laboral (DGP), un listado electrónico genérico con la información de las multas generadas de todas las unidades ejecutoras de la UdelaR. Ese listado es procesado y ordenado por unidad ejecutora para luego ser enviado a las Oficinas de Personal de cada servicio. El área de Personal del servicio dispondrá de cinco días hábiles para verificar la información del listado. En caso de detectarse errores en el listado, estos deben ser comunicados a la Oficina de Historia Laboral de la DGP. De ser la información correcta, Personal remitirá la misma a Contaduría a los efectos de realizar los pagos correspondientes, antes del ultimo día hábil de cada mes. Contaduría gestionará el pago realizando la priorización del mismo en el cupo financiero de cada mes

La existencia de multas por altas y bajas de GAFI pendientes de pago tienen actualmente la consecuencia de dejar inhabilitado el Certificado Único de BPS. Listados de multas del BPS En el listado de las multas, figuran los campos que se detallan a continuación: Motivo multa: Se especifica si la multa se generó a raíz de un alta o baja tardía. Origen multa: Si es por GAFI o por nómina. Acumulación, Tipo-Doc y Documento: Datos del funcionario por el cual se paga la multa. Fecha de alta y Fecha de baja: Fechas reales de ingreso y egreso a la actividad. Fecha en que se dio el alta y Fecha en que se dio la baja: Fechas en que se registró el ingreso o egreso a la actividad. 5. INFORMACIÓN MENSUAL Y ANUAL DE HISTORIA LABORAL Desde la UCHL de la DGP se envía mensualmente con el formato exigido por el BPS una nómina que contiene la información de actividades y sueldos de los funcionarios de cada Unidad Ejecutora. Estas nóminas se elaboran en base a los archivos de Historia Laboral que genera el SeCiu para todos los Servicios Universitarios y que procesan y ajustan las oficinas de Personal y Contaduría de cada Servicio. Dentro de los primeros diez días de cada mes el Servicio recibe archivos primarios remitidos por SeCIU (Funcio.dbf; Cargos.dbf; Importes.dbf; Beneficios.dbf) que deben ser verificados y en caso de ser necesario modificados para luego ser enviados a la UCHLDGP antes del 15 de cada mes. De esta manera se evitan las multas por atrasos en los envíos.

Versión 1

Setiembre 2011

19/30

Por otra parte, los datos que hayan quedado por fuera de la nómina mensual se informan a la UCHL-DGP a través de ajustes o rectificativas que posteriormente se envían a BPS. Las Unidades Ejecutoras que trabajan directamente con el Sistema de Validación de Nóminas y Rectificativas del BPS procesan la información sin la intermediación de la UCHL-DGP y en los plazos determinados por el BPS (disponibles en el sitio web). Hasta el 15 de cada mes los servicios podrán enviar la información de los formularios 3100 al SeCIU. Alrededor del 20 de cada mes, el SeCIU remite al BPS la información de los formularios 3100 utilizados en la liquidación del mes anterior. Cierre del ejercicio: La UCHL-DGP estableció como último plazo anual para la recepción de archivos de nómina atrasados y/o rectificativas el 15 de marzo de cada año. La información recibida dentro de este plazo será procesada antes del cierre definitivo del ejercicio (el 30 de abril de cada año) y será considerada por el BPS para el ajuste anual del BPS. Si bien posteriormente a esa fecha se pueden seguir remitiendo nominas y rectificativas al BPS que ajustan la historia laboral de los funcionarios universitarios, los montos de ajuste del IRPF debe gestionarse por el área de contaduría directamente en la DGI pues el BPS no remite esa información a dicho organismo. Para ello el área de contaduría debe realizar los cálculos del IRPF que correspondan, realizar el pago si corresponde y confeccionar y presentar el formulario de DGI 1144 –Declaración de Retenciones del Impuesto a las Rentas de Personas Físicas – Responsables Sustitutos por Rentas de Trabajadores Dependientes), la cual se realiza mediante la aplicación Beta. 6. ELECCIÓN Y TRASLADO DE MUTUALISTA Elección Se cuenta con un plazo de 30 días a partir del ingreso en GAFI del trabajador, para realizar el trámite de afiliación ante el prestador de salud elegido. De no hacerlo se registra provisoriamente en ASSE, quedando firme transcurridos 90 días adicionales. Traslado De acuerdo al artículo 1º del Decreto Presidencial Nº 3/011: “Durante el período comprendido entre el 1º y el 28 de febrero de cada año, podrán trasladar su registro a otro prestador los usuarios amparados por el Seguro Nacional de Salud, que al 31 de enero tengan 3 (tres) o más años de afiliación a un mismo prestador, al amparo del régimen de seguros de enfermedad que administraba el Banco de Previsión Social (ex DISSE) y luego del Seguro Nacional de Salud que administra la Junta Nacional de Salud”. En estos casos, es el funcionario quien debe realizar el cambio de mutualista presentándose en el prestador elegido con cédula de identidad.

Versión 1

Setiembre 2011

20/30

7. GUÍA DEL USUARIO DEL SISTEMA GAFI GAFI: Cómo emplear el sistema Para poder emplear el sistema de Gestión de Afiliaciones es necesario poseer una clave que habilite al funcionario a trabajar por conexión remota con el Banco de Previsión Social. Dicha clave se obtiene completando el formulario exigido disponible en el sitio web del BPS www.bps.gub.uy. A su vez, el formulario requiere la firma de la autoridad competente, por lo que se recomienda su tramitación con la debida antelación para evitar demoras. El formulario puede imprimirse y enviarse firmado por fax a GAFI – Gestión de Afiliaciones (24000151/ int. 2203) Una vez obtenida la clave, el funcionario accede a la página y elige la opción “Ingresar”, para trabajar con el sistema.

Versión 1

Setiembre 2011

21/30

Una vez que el usuario ingresa a BPS, eligiendo la opción “Registro de Actividades” accederá al menú principal de GAFI:

Podrá ver en el Menú: •

Actividades: Consultas y Transacciones (se emplea para dar altas, bajas, realizar modificaciones de seguro de salud o simplemente para consultar estados)

•

Personas: Alta de Personas (se utiliza cuando la persona que se quiere altar en GAFI no existe en el padrón de personas del BPS – por ejemplo, una persona que trabaja por primera vez y nunca realizó aportes al BPS puede no figurar en el padrón)

Al elegir el MENÚ ACTIVIDADES se despliegan DOS SUBMENÚES: •

Consulta de actividades (donde se puede ver la información de actividad existente para un funcionario, y los cambios que ha tenido históricamente)

•

Transacción común (donde se realizan las atlas, bajas y modificaciones)

Versión 1

Setiembre 2011

22/30

¿Cómo se consulta una actividad? Se elige la opción “Consulta de actividades” y luego “POR EMPRESA” para poder ver todas las actividades dentro del servicio que tenga o haya tenido el funcionario, así como el seguro de salud actual y anteriores si hubiere (la otra opción “POR EMPRESA AFMU” muestra la mutualista a la que está afiliado el funcionario)

Se ingresa el número de empresa que tiene el servicio y el sistema despliega los datos de la Facultad o servicio para el que el usuario está habilitado a trabajar. Se selecciona el servicio y con la tecla siguiente se accede a esta pantalla, en la cual se ingresan los datos de la persona, (cédula y fecha de nacimiento) y con el botón CONSULTAR muestra la consulta. Los datos que se ven en pantalla corresponden a la situación actual del funcionario, si se desea ver los cambios que ha tenido en el seguro de salud se deberá seleccionar la actividad y desplegará una nueva pantalla con la información.

Versión 1

Setiembre 2011

23/30

¿Cómo se ingresa un ALTA DE ACTIVIDAD en GAFI?

Dentro del menú Actividades, se debe seleccionar el submenú

Transacción

Común y elegir la opción ALTA. El sistema requerirá que se ingrese el número de empresa con la que se va a trabajar, y una vez ingresado se deberá oprimir el botón “Siguiente”.

Versión 1

Setiembre 2011

24/30

En la siguiente pantalla se ingresarán los datos requeridos para procesar el alta: fecha de ingreso, vínculo funcional, acumula laboral, seguro de salud y cómputo especial. Para conocer los códigos empleados por la UDELAR consultar el documento “Manual de Ingreso, egreso y modificaciones de Personal”. Finalizado el ingreso de los datos de la actividad, con el botón ACEPTAR se ingresa la transacción. Si registra error, el mismo se despliega en la pantalla. Es frecuente que antes de la validación definitiva del alta aparezca en pantalla la advertencia “La acumulación laboral que se intenta ingresar no es secuencial, ¿desea continuar?” Esta advertencia no debe ser tenida en cuenta, debido a que surge cuando se intenta ingresar una acumula 2 (no docente para la UDELAR) y no existe la número 1 (el BPS considera a la acumulación laboral como la cantidad de actividades y no como la categoría). Lo mismo sucede cuando se ingresan las acumulas 4, 5 o 7. Se elige la opción continuar y el alta se hace efectiva con los datos ingresados. Se recomienda imprimir la constancia para llevar un control de las altas realizadas (particularmente de aquellas realizadas fuera de plazo que generan multa), y posteriormente verificar en consulta de actividades que los datos sean los correctos.

¿Cómo se ingresa una BAJA DE ACTIVIDAD en GAFI? De igual manera que para el alta, se ingresa al menú Actividades, seleccionando luego el submenú Transacción Común y optando por la opción BAJA. El sistema requerirá que se ingrese el número de empresa con la que se va a trabajar, y una vez ingresado se deberá oprimir el botón “Siguiente”. Con el cabezal de los datos de la empresa, se ingresa número de documento y fecha de nacimiento. Con el botón BUSCAR se despliegan en pantalla los datos de la persona y su correspondiente actividad (o actividades) Se selecciona la actividad a dar baja y sé digita fecha de egreso y causal. Para conocer los códigos de causales de baja empleados por la UDELAR consultar el documento “Manual de Ingreso, egreso y modificaciones de Personal”. En el caso de las bajas retroactivas el sistema desplegará el error “Existen líneas en RNOM/ base/ bolsa”, con lo cual la baja deberá ser ingresada al último día del último mes validado frente a BPS (imprimiendo la constancia para conservar un registro de la Versión 1

Setiembre 2011

25/30

multa generada por transacción tardía) y solicitar luego la posterior rectificativa para que la fecha real quede ingresada. ¿Qué sucede si se comete un error al ingresar un Alta o Baja? En estos casos es posible realizar una CORRECCIÓN si el error es detectado el mismo día de realizada la transacción (por ejemplo, se quería informar un ingreso el 15 y por error se puso 14 y este error se identifica al imprimir la constancia) Para corregir una actividad se ingresa al submenú Transacción Común y se elige la opción Corrección. Al igual que para el resto de las transacciones, se indica la empresa con la que se trabaja y los datos de la persona a la que se quiere realizar la corrección. En pantalla desplegará la actividad tal como figura; luego de realizados los cambios pertinentes se elige la opción aceptar y se imprime una nueva constancia. ¿Cómo se realiza una modificación en la actividad? La opción Modificación del submenú Transacción Común se emplea cuando se quiere modificar una fecha de ingreso, seguro de salud, vínculo funcional, fecha o causal de baja de una persona. Las modificaciones de una actividad pueden realizarse en este sistema siempre que no existan nóminas validadas del mes que se intenta modificar (en cuyo caso el cambio se hará por rectificativa y no por esta vía) Al igual que el alta y la baja, se debe ingresar el número de empresa y con el botón SIGUIENTE que aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla se accede al ingreso de datos del funcionario. Se digita número de documento y fecha de nacimiento de la persona. Es opcional ingresar un período de fechas, dentro de las cuales el sistema buscara la/ s actividad /es registradas para el trabajador indicado. Esta última permite la búsqueda más ágil en caso de que el trabajador tenga varios períodos de actividad dentro de la empresa. Se selecciona la actividad para la cual se desea modificar el/ los datos.

Versión 1

Setiembre 2011

26/30

Una vez seleccionada la actividad, nos muestra el detalle de la misma. Se elige el campo a modificar y se ingresa el nuevo dato. Si se modifica el dato de vinculo funcional o seguro de salud, se debe indicar en fecha desde: el mes de cargo a partir del cual se modifica la actividad. (En los recuadros: “Vigencia desde” y “Vigencia hasta” se puede indicar el período) Con el botón ACEPTAR se finaliza la modificación. Si existen nóminas validadas posteriores al período que se quiere modificar saldrá el aviso “Existen líneas en RNOM/ base/ bolsa”, con lo cual se procederá a pedir el cambio por rectificativa.

¿Cómo se obtiene un listado de las actividades abiertas en GAFI? Seleccionar de la columna de contenidos: •

Actividades Consulta de actividades Por empresa

Versión 1

Setiembre 2011

27/30

Automáticamente aparecerá en pantalla un campo para ingresar el número de empresa, y una vez ingresado, el sistema dará la opción de seleccionar el período para el cual se solicita la información:

Período que se va a trabajar (ejemplo: 01/04/2011 al 30/04/2011) Número de empresa. Una vez indicado el período, debe elegirse la opción “Siguiente” que aparece en el ángulo inferior derecho de la pantalla. Ese botón lleva a otra pantalla donde pueden darse varias situaciones, de acuerdo al servicio que está operando en el sistema: 1. Si el servicio tiene hasta 300 funcionarios, la lista de actividades de Gafi aparecerá automáticamente en la pantalla. 2. Si el servicio tiene entre 300 y 500 funcionarios, el sistema dará la opción de acotar la lista o desplegarla, con lo que eligiendo la opción “continuar” el listado aparece en pantalla. 3. Si el servicio tiene más de 500 funcionarios, el sistema no puede desplegar la lista en pantalla, pero da la opción de enviarla por correo en un archivo excel (.xls), al

Versión 1

Setiembre 2011

28/30

correo que el servicio haya seleccionado en el momento en que le fueran otorgadas las claves (el correo tendrá como remitente a BPS PRESTACIONES y como asunto “Reporte de consulta de actividades” ¿Para qué sirve la opción “Reimpresión de Constancias”? Precisamente lo que permite esta opción es volver a imprimir una constancia de ingreso, modificación o baja de una actividad con los datos que se informaron y la fecha en que se realizó la transacción. Puede ser muy útil cuando se realizan controles de cumplimiento de plazos para altas y bajas. ¿Qué sucede si la persona a la que se intenta altar en una actividad no existe en el padrón del BPS? En ocasiones puede ocurrir que la persona que toma posesión de un cargo en la Universidad nunca haya trabajado o sido beneficiario de prestaciones del BPS y por lo tanto no exista en el padrón. En esos casos, cuando se intenta dar el alta a la actividad surge un aviso que indica “No existe la persona”, y la forma de solucionarlo es ingresando sus datos personales en los registros del Banco. Para hacerlo se selecciona el Menú Personas, submenú Mantenimiento y luego se elige la opción Alta común.

Versión 1

Setiembre 2011

29/30

El sistema de BPS sólo permitirá en ingreso de documentos nacionales, para el caso de los extranjeros en preciso seguir el procedimiento indicado en el “Manual de ingreso, egreso y modificaciones de Personal”. Se ingresan la Cédula de Identidad y la fecha de nacimiento, y con el botón Aceptar se accede a la siguiente pantalla:

Se ingresan los datos personales, primer apellido, segundo apellido, primer nombre, segundo nombre, teniendo en cuenta que si son apellidos o nombres compuestos se escrituran en un mismo campo. Fecha de nacimiento, con formato dd/mm/aaaa, sexo y nacionalidad. La Credencial Cívica no es un dato obligatorio, pero de tener el número de la misma se recomienda su incorporación a los efectos de una mejor elaboración de los padrones electorales para elegir representantes por los tres órdenes (Empresario, Activo y Pasivo). Se debe dar un click en Departamento para seleccionar el que corresponda, y luego en Localidad, digitando las tres primeras letras de la misma y seleccionando la opción AUTOCOMPLETAR, se despliega una codiguera de la cual se elige la opción correspondiente. El mismo procedimiento se debe usar para seleccionar la calle del domicilio de la persona. Versión 1

Setiembre 2011

30/30