Instructivo para Convertir los archivos en Excel a TXT

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DESCRIPCIÓN

Paso No. 1 El archivo de Excel solo debe contener una (1) hoja con todos los datos.

Paso No. 2 Guardar desde Excel ,seleccionando Texto (delimitado por tabulaciones)

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Paso No. 3 Automáticamente sale el siguiente mensaje que dice “Nombre del archivo.txt puede tener características no compatibles con Texto (delimitado por tabulaciones) ¿Desea mantener el formato del libro?” se presione el botón SI

Paso No. 4 Se cierra el archivo de Excel Se abre el archivo de texto que acaba de crear haciendo doble clic, sobre el mismo, generalmente se usa el programa bloc de notas para abrirlo

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Paso No. 5 Después diríjase a la opción del menú Edición realice clic sobre la opción “remplazar”

Paso No. 6 En la ventana que aparece, escriba "

" en el espacio "Buscar" y en el espacio

"remplazar por" escriba el símbolo pipeline "|" exigido por el ministerio.

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Paso No. 7 Presione el botón "Remplazar todo", de esta manera se remplazarán las tabulaciones por el símbolo pipeline.

Paso No. 8 El Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505, no permite datos diferentes (nombres de las variables, numeración de cada variable, comillas etc.) a los registrados para cada una de las variables o la guía del archivo. Esos datos deben ser eliminados, esto se puede hacer en este momento. Primero se deben seleccionar los datos a eliminar (generalmente se ubican al inicio del archivo)

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Paso seguido se presiona el botón “Borrar” en el teclado. Esto los eliminara.

NOTA: los datos extra (nombres de las variables, numeración de cada variable, comillas etc.) también pueden ser eliminados en el archivo de Excel, basta con seleccionarlos y eliminarlos.

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La resolucion 4505 exige que los archivos tengan un registro de control al inicio de los mismos, si el archivo no contiene este registro Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505, no lo aceptara. Esta contiene 5 variables separadas por el simbolo pipeline”|”, las variables son:  Tipo de registro: siempre debe ser el numero uno (1) valor que significa que el registro es de control  Código de la EPS o de la Dirección Territorial de Salud: Corresponde al Código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud en el caso de las EPS y para las Direcciones Territoriales de Salud, el código del Departamento DIVIPOLA  Fecha inicial del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada.  Fecha final del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD. Debe corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe coincidir con la fecha de corte del nombre del archivo.  Número total de registros de detalle contenidos en el archivo: Debe corresponder a la cantidad de registros tipo 2 (cantidad de pacientes reportados), contenidos en el archivo. Ejemplo: 1|EPSS03|2013-04-01|2013-06-30|4

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Una vez ingresado el registro de control vaya a "Archivo, Guardar como"

En la opción "Codificación" seleccione el ítem ANSI exigido por el Ministerio

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Presione el botón "Guardar"

Se desplegara el mensaje de advertencia “Nombre del archivo.txt ya existe”, “¿Desea remplazarlo?” presione el botón “Si”

El nombre final del archivo a validar debe cumplir con la siguiente estructura: Aprobado: Gerencia de Procesos

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N°

1

2

COMPONENTE DEL NOMBRE DEL ARCHIVO 4505

FECHA DE CORTE (AAAAMMDD)

3 CODIGO DE EPS

VALORES PERMITIDOS O FORMATO

LONGITUD CARACTERES

DESCRIPCIÓN

Númerico

Numero de la resolución , no debe ser modificado

4

Númerico

Fecha de corte de la información reportada, correspondiente al último día calendario del período de información reportada. No se debe utilizar ningún tipo de separador.

8

Alfanúmerico

Es el código de la EPS a la que se reporta información. Ejemplo:

6

Cafesalud Pos-C: EPS003 Cafesalud Pos-S: EPSS03

4

CODIGO UNICO DE HABILITACIÓN

5 CONSECUTIVO DE ARCHIVO

Númerico

Número unico de habilitación, este es asignado por el Ministerio de Salud y de la Protección Social a cada IPS Ejemplo: 110010485717

12

Númerico

Corresponde al numero de archivo reportado por periodo. Va de forma ascendete iniciando en 01 , si requiere reportar mas archivos se asigna 02,03, 04 etc

2

Ejemplo: 4505AAAAMMDDCODEPSCODHABILITACION01.txt Cafesalud EPS: 45052013093000311001048571701.txt Cafesalud EPSS: 4505201309300311001048571701.txt CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS Aprobado: Gerencia de Procesos

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Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a b c d e f

g

h i j k l

En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes: A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes. El separador de campos debe ser pipe (|), y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|). Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto (.) como separador de decimales. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro Los archivos deben estar firmados digitalmente

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