LS5168 – Gestión de Proyectos Tecnológicos Juan Antonio Maestro / Javier García

La etapa de Ejecución

Curso 2009-2010

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¿Qué es la Ejecución? • La ejecución es la etapa en la que se coordinan los recursos humanos y materiales de acuerdo a lo establecido en el Plan de Gestión del Proyecto, a fin de producir los entregables definidos y conseguir los objetivos marcados.

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Ejecución

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Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Proceso de “Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto” (4.3): Proceso primario de desarrollo del Plan de Proyecto, donde se emplea la mayoría del presupuesto y del esfuerzo.

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Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas

• Para la dirección del proyecto, se tiene en cuenta la siguiente información: – Plan de Proyecto: Documento básico en la gestión, generado durante la etapa de Planificación. – Peticiones de Cambio Aprobadas: Cambios aceptados en la etapa de Control, que necesitan implementarse en la Ejecución del Proyecto.

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Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Técnicas

• Se requiere una conjunción de habilidades y técnicas, a fin de dirigir el proyecto con éxito: – Habilidades generales de Dirección – Conocimiento del producto – Sistema de Autorización de Trabajo: Procedimiento para sincronizar y aprobar el trabajo que se va realizando – Reuniones periódicas de revisión – Uso de Sistemas Informáticos

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Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Salidas

• Resultados del trabajo (entregables): Es lo que genera el producto final y donde se ve reflejado todo el esfuerzo de planificación. • Peticiones de cambio: El cambio es inevitable en el proyecto. Todo cambio ha de ser gestionado en la etapa de Control. Los cambios surgen por: – Desviaciones debidas a riesgos no previstos o a una insuficiente planificación y estimación – Cambios en el Alcance o en las restricciones (tiempo o coste) introducidos por los participantes

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Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Salidas

• Los cambios generados en esta etapa pueden clasificarse en varios tipos: • Acciones correctivas: Tareas para eliminar las desviaciones en el proyecto y alinearlo con la planificación efectuada. • Acciones preventivas: Tareas que se realizan a fin de eliminar o mitigar un riesgo identificado. • Reparación de defectos: Identificación de defectos en un componente para su corrección o sustitución. • Actualizaciones: Cambios a documentos formalmente aprobados.

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Adquirir el Equipo de Proyecto Proceso de “Adquirir el Equipo de Proyecto” (9.2): Implica la contratación o reclutamiento de recursos humanos, ya sean individuos o grupos, asignados al proyecto.

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Tipos de Adquisición del Equipo de Proyecto • Dado el plan de Gestión del Personal, se pueden producir dos tipos de adquisiciones: – Reclutamiento interno: el recurso existe en la organización, y se asigna parcial o totalmente al proyecto. Implica negociación con los responsables funcionales. – Contratación externa: el recurso se adquiere fuera de la organización, bien sea directamente o a través de una empresa de servicios. Implica cumplimiento de las políticas de contratación.

• Como resultado, se produce un Documento de Asignación de Recursos a las actividades identificadas.

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Desarrollar el Equipo de Proyecto Proceso de “Desarrollar el Equipo de Proyecto” (9.3): Comprende actividades de desarrollo de los participantes en el proyecto – a nivel individual – en su rendimiento como equipo de trabajo.

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Desarrollar el Equipo de Proyecto: Entradas • Las entradas que hay que considerar para un buen Desarrollo del Equipo son: – Documento de Asignación de Recursos – Disponibilidad de los recursos: En qué momentos la carga de trabajo es más intensa, y en qué momentos es más ligera – Plan de Gestión de Personal

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Desarrollar el Equipo de Proyecto: Técnicas • Actividades de Construcción de Equipos (Teambuilding): Reuniones, eventos, salidas, etc. • Habilidades generales de Dirección. • Sistema de reconocimiento y recompensa: procedimientos para valorar el esfuerzo extra, promociones, …. • Ubicación conjunta: Colocar físicamente al equipo en un lugar común. • Formación (Training): En áreas técnicas y no técnicas.

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Desarrollar el Equipo de Proyecto: Salidas • Mejoras en el rendimiento: – Individual – Como Equipo • Información para la evaluación individual (appraisal): Todo miembro del proyecto debe ser sometido a una evaluación periódica, donde se ha de considerar su evolución.

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Dirigir el Equipo de Proyecto Proceso de “Dirigir el Equipo de Proyecto” (9.4): Seguimiento del rendimiento del equipo, proporcionando feedback a los integrantes del mismo, resolviendo problemas y coordinando cambios para mejorar los resultados del proyecto.

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Dirigir el Equipo de Proyecto: Técnicas • Observación y conversación: Es preciso mantenerse en contacto, tanto directo como indirecto con el equipo. La ubicación distribuida puede ser un problema. • Evaluación del rendimiento del proyecto: Se genera feedback después realizar el análisis, generalmente del tipo 360 grados. • Gestión de conflictos: Los conflictos entre las personas son uno de los mayores riesgos para el rendimiento del proyecto.

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Distribuir la Información Proceso de “Distribuir la Información” (10.3): Implica hacer disponible la información necesaria a cada miembro del proyecto en el momento adecuado, según el plan establecido.

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¿Qué Información se distribuye? • Dados los Resultados del Trabajo y el Plan de Gestión de las Comunicaciones, se producen: – Registros del Proyecto: correspondencia, memorándums, documentación general … – Informes del Proyecto: revisión formal del estado, problemas, etc. – Presentaciones – Feedback de los participantes – Lecciones aprendidas

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Realizar Aseguramiento de la Calidad Proceso de “Realizar Aseguramiento de la Calidad” (8.2): Desarrollo de todas las actividades sistemáticas planificadas a fin de que el proyecto satisfaga los estándares de calidad establecidos

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Auditorías de Calidad • Dado el Plan de Gestión de la Calidad, se desarrollan Auditorías de Calidad: – en tiempo y manera previstos – por el personal establecido a tal fin – con el objetivo de asegurar que todo el proceso de gestión cumple los estándares de calidad (la documentación se genera, los planes de gestión se cumplen, etc…).

• Como resultado, se producen Mejoras en la Calidad, que pueden llevar asociadas Peticiones de Cambio.

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Gestionar las Expectativas de los Participantes

Proceso de “Gestionar las Expectativas de los Participantes” (10.4): Implica el control de las comunicaciones entre los participantes, a fin de cubrir las necesidades tanto explícitas como implícitas, y resolver los conflictos que se puedan producir. • La gestión activa de participantes disminuye las probabilidades de disputa durante el proyecto, y aumenta la sinergia entre las personas.

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Salidas de la Gestión de Participantes La Gestión de Participantes redunda en la identificación y resolución de conflictos entre los mismos, p.ej.: • Reuniones periódicas con el cliente para descubrir necesidades implícitas. • Negociación con responsables funcionales para garantizar la obtención de recursos. • Conocimiento de los objetivos de la Dirección Ejecutiva para identificar posibles riesgos en el proyecto.

Este proceso produce cambios en el Registro de Participantes y en su Estrategia de Gestión.

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Efectuar Adquisiciones Proceso de “Efectuar Adquisiciones” (12.2): Obtención de respuestas y propuestas por parte de potenciales proveedores, ante la necesidad expuesta de un proyecto, evaluación de las mismas y selección del mejor proveedor. Este proceso concluye con la generación y firma de un contrato.

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Efectuar Adquisiciones: Técnicas • Partiendo del Plan de Gestión de Adquisiciones y de los Documentos de Soporte a la Adquisición, se acude a: – Lista generada de Proveedores cualificados – Exhibiciones de Proveedores – Medios de publicidad

• Una vez que la necesidad del proyecto se hace pública, los proveedores interesados enviarán sus propuestas, las cuales habrá que estudiar.

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Efectuar Adquisiciones: Técnicas • Dadas las propuestas y los criterios de evaluación, se aplican las siguientes técnicas: – Filtrado: las propuestas que no cumplan los requisitos mínimos son eliminadas – Ponderación: se aplican los criterios de evaluación a las propuestas válidas – Estimaciones independientes: un experto externo evalúa si las ofertas se ajustan al mercado

• Una vez seleccionado el proveedor: – Técnicas de negociación de contratos

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Efectuar Adquisiciones: Salidas • Como resultado final de este proceso, se obtiene un contrato. • Características del contrato: – Naturaleza legal – Obliga a ambas partes – Sujeto a proceso de aprobación – Suele contener Cláusulas Generales (comunes a los contratos del mismo tipo) y Disposiciones Particulares (según el proyecto)