MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS VIGENCIA DESDE 2012

VERSIÓN 2

CÓDIGO A.05.01.P11

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS

ACTIVIDAD

CARGO

RESPONSABLE

FIRMA

FECHA Día/Mes/Año

Aprobado por: Viceministro Coordinador General Administrativo Financiero

Sergio Álvaro Sáenz Marco CazcoCazco Revisado por:

Director Administrativo Líder de Área Director(a) de Talento Humano Analista de Desarrollo Institucional

Adriana Murillo Elisa Bravo Elaborado por:

GEDLATIN S.A. Consultoría de Procesos

Equipo Consultor

09/04/2012

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio Elaboración del Manual Administración de Contratos

Fecha de modificación 09/04/2012

Realizado por Nombre Cargo GEDLATIN S.A. Consultores

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS

INDICE

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7 8 9

OBJETIVO......................................................................................................................... 4 ALCANCE ......................................................................................................................... 4 USUARIO ......................................................................................................................... 4 MARCO NORMATIVO ...................................................................................................... 4 POLÍTICAS INTERNAS....................................................................................................... 5 ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................... 6 6.1 GRAFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ............................................... 6 6.2 DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO ...................................... 7 6.3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .......................................................... 8 INDICADORES .................................................................................................................. 9 GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO..................................... 10 ANEXOS ......................................................................................................................... 11 Anexo Nro. 1 Oficio de Notificación ............................................................................. 11 Anexo Nro. 2 Acta de entrega recepción ...................................................................... 12 Anexo Nro. Memorándum de solicitud de pago .......................................................... 13

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS 1

OBJETIVO Realizar el seguimiento administrativo de los contratos que se ejecutan en el Ministerio de Inclusión Económica y Social - Planta Central

2

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los contratos que se ejecuten en la planta Central del MIES 3

USUARIO Todos los administradores de contratos de bienes y servicios del Ministerio de Inclusión Económica Social “MIES”.

4

MARCO NORMATIVO NORMATIVA

VIGENCIA

PUBLICACIÓN

04-Ago-2008

R.O. Suplemento No. 395 de 04-Ago2008, Última Modificación: 16Oct-2009

Reglamento General a la Ley Orgánica Del Sistema Nacional De Contratación Pública

12-may-2009

Decreto Ejecutivo No. 1700, R.O. Suplemento No. 588 de 12-May2009, Última Modificación: 15Ago-2011

Acuerdo Ministerial No. 566

20-jun-2011

20-jun-2011

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS 5

POLÍTICAS INTERNAS •

La información necesaria de los contratos a ejecutarse en el MIES, serán ingresadas en el sistema de Administración de Contratos.

•

Una vez que el sistema genere una alerta al administrador del contrato, deberá ser comunicada de forma inmediata al proveedor.

•

De existir asuntos legales producto de la ejecución del contrato, se deberá poner en conocimiento a la Coordinación Jurídica para la asesoría pertinente.

•

Se deberá agotar todos los recursos antes de proceder con la terminación unilateral del contrato.

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS 6

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO 6.1 GRAFICO DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO

Ingresar información al sistema de Administración de Contratos

Notificar al proveedor

Convocar a reunión al proveedor

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Entregar productos

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Receptar y Solicitar pago revisar el acta de correspondiente evaluación de oferta

MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS 6.2

DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO

CICLO

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Ingresar información al sistema de Administración de Contratos

Administrador de Contrato

DOCUMENTOS ENTRADA

DOCUMENTOS DE SALIDA

Notificar al proveedor

Administrador de Contrato

3

Convocar a reunión al proveedor

Administrador de Contrato

4

Entregar productos

Administrador de Contrato

Acta de entrega recepción

5

Solicitar pago correspondiente

Administrador de Contrato

Memorándum para solicitar pago

2

Acta de notificación

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS 6.3.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS INDICADORES

CÓDIGO DE INDICADOR

KPI

A.05.01.P11.IG1 DE PRODUCTO Porcentaje de cumplimiento

FORMA DE CÁLCULO

Número de contratos que cumplen metas / Número de contratos monitoreados

FUENTE DE CAPTURA DE DATOS

Informes mensuales

MEDIDA

DEFINICIÓN OPERACIONAL

Mide el porcentaje de contratos monitoreados que cumplen metas planificadas

NATURALEZA DEL INDICADOR CRECIMIENTO

META

7

FRECUENCIA DE MEDICIÓN NIVEL ACTUAL Abr-12 May-12 Jun-12

Mensual No se conoce

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS 8

GLOSARIO DE TÉRMINOS ESPECÍFICOS DEL PROCEDIMIENTO

Administrador del Contrato.- Responsable de administrar y vigilar la correcta ejecución del contrato en nombre de la ENTIDAD CONTRATANTE y designado por la máxima autoridad.

Contratista.- Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría.

Contrato.- Es el instrumento jurídico en el cual se establecen los términos y condiciones de los servicios que el Consultor prestará a la Entidad contratante, que regula los derechos y obligaciones entre las partes.

Entidad Contratante.- Los organismos, las instituciones o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de la LOSNCP.

Plazo.- Periodo contado en días calendario sucesivos incluyendo sábados, domingos y feriados.

Por Escrito.-Se entiende un documento elaborado en medios físicos o electrónicos. Proveedor.- Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes. Término.- Periodo contado en días laborables excluyendo sábados, domingos y feriados.

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ANEXOS Anexo Nro. 1 Oficio de Notificación Oficio de notificación Dirección Administrativa Oficio N°…………………………………. Quito, D.M., del

ASUNTO:

Notificación

Señores PROVEEDOR----En su despacho.

En atención al Oficio N°……….

Particular que pongo en su conocimiento para los fines respectivos Atentamente,

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Juntos por el Buen Vivir

Robles E3-33 y Páez – Quito Ecuador Teléfonos: 3983000 – 3983100 www.mies.gob.ec

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS

Anexo Nro. 2 Acta de entrega recepción Dirección Administrativa ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN

En la ciudad de……………, a los…………… del mes de ……………; comparecen: El señor(a)……………, Servidor Público…………… en representación del Ministerio de Inclusión Económica y Social, y el señor(a) ……………, en representación de la EMPRESA……………, quienes en cumplimiento del …………… del Reglamento……………, suscriben el ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN de los siguientes bienes: CANTIDAD

DESCRIPCIÓN

MARCA

CARACTERÍSTICAS

OBSERVACIONES

ORDEN DE COMPRA No.

Se deja constancia que (bienes o servicios) que se reciben, cumplen con las características técnicas y los requerimientos señaladas en el proceso de Compra…………… Por parte del Ministerio de Inclusión Económica y Social

ADM. DEL CONTRATO

CLIENTE

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MANUAL DE GESTION DE COMPRAS PÚBLICAS

Anexo Nro. 3 Memorándum de solicitud de pago MEMORÁNDUM

PARA:

xxxxxxxxxxxx COORDINADOR(A) GENERAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO

ASUNTO:

Solicitud de pago

FECHA:

Quito,

xxxxxxxxxx de xxxxx

Solicito a usted señor(a) Coordinador(a,) la autorización para cancelación ……………………………………………

proceder a la

Para el efecto, me permito adjuntar ……………………………………..

Atentamente,

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

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