FEMINDE Fondo de Empleados del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y Entidades Oficiales del Orden Nacional
MANUAL DE CREDITO Y CARTERA
FONDO DE EMPLEADOS DEL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO; AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE; VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO; LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL CON SUS ADSCRITAS Y VINCULADAS; Y LAS ENTIDADES OFICIALES Y DE ECONOMIA MIXTA -FEMINDEBogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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La Junta Directiva del Fondo De Empleados Del Ministerio De Comercio, Industria Y Turismo; Ambiente Y Desarrollo Sostenible; Vivienda, Ciudad Y Territorio; Las Entidades Del Orden Nacional Con Sus Adscritas Y Vinculadas; Y Las Entidades Oficiales Y De Economia Mixta -FEMINDE-, en uso de sus facultades, de acuerdo al artículo 35 de la Ley 79 de 1988, el Decreto 1481 de 1989, Ley 454 de 1998, Circular básica contable y financiera 004 de 2008 de la Superintendencia de la Economía solidaria, y las atribuciones legales consagradas en los Estatutos y CONSIDERANDO Que la Junta Directiva debe buscar mejorar la gestión y administración de la cartera de la entidad, donde se combine la equidad, la normatividad y la ayuda mutua entre los asociados de FEMINDE y su grupo familiar para lograr suplir sus necesidades. Que la Junta Directiva atendiendo lo dispuesto por la circular básica contable y financiera 004 de 2008, expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, ha decidido ajustar las reglamentaciones de servicios de crédito dictando las disposiciones sobre la manera como rige su actividad, fija los criterios técnicos y jurídicos que facilitan el cumplimiento de tal norma y señala los procedimientos para su cabal aplicación. Que es necesario y conveniente establecer los procedimientos que contribuyan al buen ejercicio de las funciones de los órganos de administración y control de FEMINDE y en especial para facilitar el cumplimiento de las funciones del comité de crédito y del comité evaluador de cartera, dentro de los criterios de disciplina social y democracia. En mérito de lo expuesto anteriormente se: ACUERDA Adoptar el presente Manual de Crédito y Cartera para FEMINDE, el cual se regirá por los siguientes procedimientos, revisados y ajustados a las disposiciones emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria a través de la circular básica contable y financiera 004 de 2008.
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CAPITULO I OBJETIVOS, FINES, POLITICAS Y PROCESO DE ESTUDIO DEL CREDITO, DECISIÓNES Y SANCIONES 1. OBJETIVO. Establecer los principios, criterios generales y parámetros mínimos que FEMINDE deben tener en cuenta para evaluar en forma adecuada el riesgo crediticio implícito en este activo, así como los requisitos para la clasificación, calificación y provisión de la cartera de créditos, de modo que se revelen y establezcan las contingencias de pérdida de su valor y que dicho activo se registre de acuerdo con su realidad económica y contable. 2. FINES El presente manual optimizará y mejorará la administración de la cartera de créditos, facilitando la evaluación de los procedimientos, documentos y soportes utilizados en su otorgamiento, estableciendo los controles internos necesarios para el correcto manejo de la cartera, fijando las responsabilidades de quienes tienen la función de tramitar los créditos, quienes garantizarán que: los requisitos establecidos en el reglamento de crédito se cumplan, proporcionando herramientas para la colocación de los créditos y fijando los criterios para la evaluación de la cartera, todo lo cual asegurará el cumplimiento de las normas respecto del manejo de la clasificación, calificación, determinación de provisiones y garantías de la cartera de crédito. 3. POLÍTICAS El otorgamiento, manejo y control del crédito tendrá como políticas las siguientes: a. El servicio del crédito se proyectará fundamentalmente con base en los recursos propios, procurando de manera especial, la recuperación de la cartera en forma dinámica. Dichos servicios se prestarán de acuerdo a la evaluación previa de los requisitos establecidos en el presente reglamento, a la capacidad de pago del asociado y al reporte emitido en la consulta a las centrales de riesgos. b. Procurar establecer costos para éste servicio a tasas de interés razonables, teniendo en cuenta las necesidades administrativas y financieras del Fondo. c. El Servicio de Crédito se otorgará con las garantías requeridas, procurando proteger los dineros de los Asociados y los recursos provenientes de terceros. d. Primordialmente se presta el servicio con base en los recursos propios aportados por los Asociados, procurando estimular de manera especial la capitalización permanente. e. Se tendrá como prioridad prestar el servicio al mayor número posible de Asociados o a la totalidad, aplicando en consecuencia normas que permitan una rotación máxima del capital en crédito. f. La aprobación y trámite de los créditos se realizará en orden de la correspondiente solicitud sujeto a que el desembolso dependerá de la disponibilidad de los recursos de FEMINDE. Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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g. FEMINDE se reserva el derecho y la libertad de inspeccionar el cumplimiento de las inversiones de los créditos otorgados, por cualquier medio que considere apropiado. h. La Junta Directiva fijara las tasas de interés, previa evaluación y recomendación por parte del Comité de Crédito, de acuerdo a las fuentes de ingresos obtenidas para la colocación de cada línea, las cuales estarán establecidas en el reglamento de ahorro y crédito. Estas se publicarán por intermedio de la Gerencia, en forma efectiva con la correspondiente conversión para el sistema de cobro pactado, de acuerdo a las líneas aprobadas. La liquidación de intereses de los créditos se hará a partir de la fecha en que efectivamente se genere el desembolso. NOTA. En ningún momento estas tasas serán superiores a las establecidas por la Junta Directiva del Banco de la Republica y publicadas por la Superintendencia Financiera y en particular las de mora, y las mismas buscarán en lo posible fomentar la base Económica y Social de los asociados. i. Todos los créditos que otorgue FEMINDE, en sus diferentes líneas, quedarán amparados con el seguro Grupo Vida Deudores cuya prima mensual será cancelada por el asociado y la indemnización se aplicará en el momento del fallecimiento del asociado. j. El hecho que el asociado presente la solicitud de crédito, no obliga a FEMINDE a su aprobación; ésta debe obedecer al estudio integral de su capacidad de pago, modalidad crediticia, comportamiento de créditos anteriores, y a las condiciones generales de la garantía ofrecida. k. Dando cumplimiento a lo dispuesto por la Circular Básica Contable y financiera No 004 de 2008, ajustada por la circular externa No. 001 de 2009 todo asociado que presente una solicitud de crédito será consultado en las centrales de riesgos, con el fin de conocer su vida crediticia y en caso de que el asociado aparezca con una calificación negativa, la Junta Directiva analizará las causas del reporte en donde analizará y definirá la viabilidad o no de la operación crediticia solicitada. Podrá exceptuarse de la consulta a la central de riesgos las operaciones activas de crédito cuyo monto sea igual o inferior a los aportes y ahorros del solicitante. l. FEMINDE no efectuara desembolsos de créditos antes de haberse cumplido con la totalidad de los requisitos, documentación requerida, la constitución de las garantías y firma de los comprobantes del giro de cheque, tabla de amortización o documento de la transferencia electrónica. m. Las solicitudes de crédito presentadas por los asociados y cuyas condiciones no correspondan a las definidas en el presente Reglamento, sólo podrá ser aprobada por la Junta Directiva, previo análisis de la justificación. n. Por ningún motivo FEMINDE concederá Créditos a personas no asociadas al fondo de empleados. o. El Comité de crédito queda facultado para proponer a la Junta Directiva las modificaciones al presente reglamento en cuanto a requisitos, modalidades, plazos y tasa de interés, de acuerdo a las necesidades de los asociados, del mercado o por expedición de normas legales. p. Para el otorgamiento de crédito se tendrá en cuenta que en los últimos tres (3) meses el asociado haya venido efectuando sus aportes de manera ordinaria. Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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q. El Asociado no deberá adquirir ningún compromiso que vincule al Fondo De Empleados Del Ministerio De Comercio, Industria Y Turismo; Ambiente Y Desarrollo Sostenible; Vivienda, Ciudad Y Territorio; Las Entidades Del Orden Nacional Con Sus Adscritas Y Vinculadas; Y Las Entidades Oficiales Y De Economía Mixta- -FEMINDE-, por tal razón los Asociados deberán consultar la aprobación del crédito y la disponibilidad financiera del Fondo. r. El Asociado podrá realizar abonos o cancelar la deuda, mediante abonos extraordinarios, con el propósito de disminuir el número de cuotas. Los abonos no podrán ser inferiores a una cuota según su plan de pagos. s. El servicio de crédito del Fondo de Empleados de FEMINDE, se orientará a mejorar la calidad de vida de sus asociados y sus familias. t. FEMINDE salvaguardará los activos de los asociados, exigiendo las garantías estrictamente necesarias para proteger su cartera. u. FEMINDE adoptará los procedimientos técnicos precisos y seguros que garanticen la máxima rotación del capital de trabajo, con la oportuna recuperación de la cartera, al menor riesgo posible. v. FEMINDE destinará los recursos humanos, técnicos y físicos convenientes, que demande la prestación de los servicios. w. FEMINDE establecerá los elementos principales a considerar en el análisis y aprobación de créditos que satisfagan las necesidades de sus asociados. 4. INFORMACIÓN REQUERIDA EN LA COLOCACIÓN DE CRÉDITOS Las operaciones activas de crédito que realice FEMINDE deberá contener como mínimo la siguiente información, la cual será suministrada al asociado antes de que este firme los documentos mediante los cuales se instrumente un crédito o manifieste su aceptación. Además, deberá conservarse en los archivos del Fondo de Empleados. Monto de crédito. Tasa de interés remuneratoria y moratoria nominal anual y sus equivalentes expresados en términos efectivos anuales. Plazo de amortización, incluyendo períodos muertos, de gracia, etc. Modalidad de la cuota (fija, variable, otras). Forma de pago (descuento por nómina, otras). Periodicidad en el pago de capital y de intereses (vencida o anticipada). Tipo y cobertura de la garantía. Condiciones de prepago. Comisiones y recargos que se aplicarán. Si se trata de créditos otorgados con tasa de interés fija, tabla de amortización de capital y pago de intereses. Al momento del desembolso se indiquen los descuentos. En caso de créditos reestructurados, se debe mencionar el número de veces y condiciones propias de la reestructuración. En general, toda la información que resulte relevante y necesaria para facilitar la adecuada comprensión del alcance de los derechos y obligaciones del deudor. Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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NOTA: Por regla general, las operaciones de crédito contaran con el estudio previo de comité de crédito nombrado por la Junta Directiva. Las operaciones de crédito de miembros de Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerente y funcionarios de FEMINDE serán aprobadas mínimo por tres (3) miembros principales de la Junta Directiva. 5. PROCESO DEL ESTUDIO DEL CREDITO El proceso que se surte para el estudio, aprobación o negación de un crédito, es el siguiente: a. El Asociado interesado diligenciara y entregara la solicitud de crédito, acompañada de los documentos soportes ya establecidos. b. La administración de FEMINDE radicara y numerara en forma consecutiva la solicitud de crédito de los asociados. c. El estamento responsable estudiara las solicitudes de crédito de acuerdo al orden de radicación de los mismos. d. Una vez realizado el estudio de la solicitud de crédito, el estamento responsable tomara la decisión de aprobar o negar la solicitud. e. El estamento encargado de estudiar la solicitud de crédito, antes de tomar una decisión, podrá devolver la documentación para que se subsanen las inconsistencias de la misma y sea presentada nuevamente. f. De la decisión se informara al interesado en forma verbal motivo de tal decisión. g. En caso de ser aprobada la solicitud, se autorizara al responsable para hacer el respectivo desembolso, dependiendo del tipo de crédito y la liquidez del fondo. h. El proceso se agota cuando la decisión es negativa. 6. DECISIONES. Las decisiones del estamento encargado de estudiar las solicitudes de crédito, quedaran consignadas en las actas que para efectos de control se deben llevar. En las actas, además de las decisiones tomadas, quedara consignado todo lo relacionado con lo discutido en la sesión de estudio de las solicitudes de crédito. 7. PROCEDIMIENTO PARA LAS SANCIONES El Asociado que se halle en mora en cualquier línea de crédito, será sujeto de las sanciones establecidas en el estatuto y ene. Reglamento de Crédito de FEMINDE, sin perjuicio de que se adelanten las gestiones pertinentes para hacer efectivas las garantías que amparan los créditos. La reincidencia en el incumplimiento de la obligación crediticia del Asociado deudor, motivara el reporte de este ante las centrales de riesgo, y por ende la cancelación del saldo total vigente de las obligaciones, más los intereses corrientes y los moratorios, según la reglamentación.
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CAPITULO II PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LOS COBROS PREJURIDICO Y JURIDICO El Asociado que incumpla las condiciones pactadas en el otorgamiento de los créditos, con FEMINDE, será sujeto a que se le efectué el cobro pre jurídico y en dado caso al cobro jurídico. 1. COBRO PREJURIDICO La mora en el cumplimiento de las obligaciones crediticias, del Asociado deudor, en cualquier línea de crédito dará lugar al siguiente procedimiento: a. El Representante Legal de FEMINDE, enviara una comunicación escrita por correo certificado o notificación personal al asociado deudor en mora, recordándole la morosidad en el pago de su obligación. b. Si transcurridos treinta (30) días después del envío de la primera comunicación, no se ha obtenido respuesta positiva (pago de la deuda), el Representante Legal procederá a enviar una segunda comunicación escrita por correo certificado o notificación personal al asociado deudor en mora, con copia a los Codeudores si los hubiere, conminándole a pagar de inmediato la totalidad del crédito en mora. c. Copia de esta segunda comunicación se enviara también a la Junta Directiva y al comité de control social, quien aplicara las sanciones a que haya lugar. d. Si transcurridos treinta (30) días del envió de la segunda comunicación, no se ha efectuado la cancelación total del crédito en mora, el Representante Legal de FEMINDE procederá a efectuar el cobro jurídico 2. COBRO JURÍDICO. Agotadas las instancias expuestas en el numeral anterior, el Representante Legal de FEMINDE procederá así: a. Reportara al asociado a las Centrales de Riesgos (Data crédito, Cifin, Covinoc, entre otras). b. Informar al estamento responsable de la evaluación de cartera sobre la edad de vencimiento en que se encuentra la cartera. c. Entregara la documentación respectiva al abogado o entidad contratada para efectuar la gestión de cobranza. d. Comunicara al Codeudor, haciendo efectiva la Garantía 3. PROCEDIMIENTO EN CASO DE DESVINCULACIÓN LABORAL. En caso de desvinculación laboral de las entidades vinculantes o retiro de FEMINDE, por parte del asociado, el representante legal de FEMINDE hará el/siguiente proceso: Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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a. Comunicar por escrito y a la mayor brevedad posible al asociado desvinculado, al pago inmediato de los créditos que este adeude a FEMINDE. b. Informar, solicitar y tramitar ante la dependencia pagadora de las entidades vinculantes, para que descuente de la liquidación de prestaciones Sociales. el valor de la deuda. c. Si después de efectuar el cruce de saldos de préstamos con aportes y ahorros y habiendo recurrido a los salarios, prestaciones sociales existen saldos a favor de FEMINDE, se procederá en caso de ser necesario la aplicación de lo establecido en el numeral anterior. d. De igual forma se procederá si transcurridos quince días de la solicitud de pago ante la dependencia pagadora de las entidades vinculantes, esta no ha efectuado el descuento del valor de la deuda a favor del fondo. 4. PROCEDIMIENTO POR FALLECIMIENTO O INCAPACIDAD TOTAL. En los casos de fallecimiento o incapacidad total o permanente del Asociado deudor, FEMINDE hará efectiva la póliza que cubre tal evento, según lo estipulado en el Reglamento de Crédito.
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CAPITULO III CLASIFICACION, OPERACIONES, CRITERIOS, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA CARTERA DE CREDITOS 1. CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITOS. Para efectos de información, evaluación del riesgo crediticio, aplicación de normas contables y constitución de provisiones, entre otros, la cartera de créditos de FEMINDE será solo de consumo. 1.1 CRÉDITOS DE CONSUMO. Se entienden como créditos de consumo las operaciones activas de crédito otorgadas a personas naturales, cuyo objeto sea financiar la adquisición de bienes de consumo o el pago de servicios para fines no comerciales o empresariales, independientemente de su monto. La clase de crédito de consumo esta subdividida por las líneas de crédito que se establezcan en el reglamento de crédito. 2. OPERACIONES ACTIVAS DE CRÉDITO. Las operaciones activas de crédito que en desarrollo de su objeto social realiza el Fondo de Empleados de FEMINDE, contendrán como mínimo la siguiente información: a. Monto del crédito: El monto de crédito está compuesto por el capital solicitado más los intereses cobrados. b. Tasa de interés remuneratoria nominal anual y sus equivalentes expresados en términos efectivos anuales, según el reglamento de créditos vigente. c. Plazo de amortización: El plazo de amortización de los créditos otorgados por FEMINDE, no contemplarán periodos de gracia o muertos. d. Modalidad de la cuota: las operaciones de crédito de FEMINDE tendrán una modalidad de cuota fija. e. Forma de pago: Por regla general la forma de pago de los créditos se realizaran a través de descuento por nómina, con excepción del crédito extraordinario y los créditos colocados a los asociados pensionados, los cuales serán cancelados por caja. f. Periodicidad en el pago de capital y de intereses. Por regla general la cuota mensual se calculará sobre saldos mensuales vencidos, con excepción del crédito extraordinario, el cual tendrá una tasa de interés anticipada y un abono a capital en una sola cuota. Las tasas de interés serán aplicadas de acuerdo con lo aprobado en el reglamento de créditos vigente. g. Tipo y cobertura de la garantía: FEMINDE acepta como garantía de sus créditos las siguientes: Aportes sociales y los ahorros permanentes Codeudores Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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Hipotecas: la cobertura que como mínimo debe ofrecer el inmueble es el 80% de su valor comercial. Prendas sin tenencia: la cobertura que como mínimo debe ofrecer el vehículo es el 70% de su valor comercial. h. Condiciones de prepago: Todos los asociados podrán realizar abonos extraordinarios en cualquier momento durante la vigencia del crédito, como mínimo por el valor equivalente a UNA (1) CUOTA MENSUAL. i. Comisiones y recargos que se aplicarán: En caso de mora el asociado incurrirá en el pago de los correspondientes intereses, de acuerdo con las normas legales y lo estipulado por el reglamento de crédito vigente. j. Tabla de Amortización: Cada vez que se otorgue un crédito, FEMINDE entregará una tabla de amortización en la cual estarán determinados los pagos correspondientes a amortización de capital y pago de intereses. k. Amparos: Todos los créditos que otorgue FEMINDE estarán amparados por un seguro de vida deudores, de acuerdo a la modalidad que el asociado previamente haya elegido. NOTA: Por regla general, las operaciones de crédito contaran con el estudio previo del Comité de Crédito. 3. CRITERIOS MÍNIMOS QUE SE TENDRÁN EN CUENTA PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS. Para el otorgamiento de créditos: FEMINDE tendrá en cuenta los siguientes criterios: a. Capacidad de pago: Por regla general, la capacidad de pago de los asociados está determinada por el nivel de descuentos de nómina, los cuales no pueden superar el 40% de su salario mensual base. La solicitud de crédito contendrá esta información. b. Solvencia y liquidez del deudor: Será determinado, por el nivel de endeudamiento: El nivel de endeudamiento estará fijado en el reglamento de créditos vigente. c. Criterios de; Liquidez, valor, cobertura e idoneidad de las garantías. de acuerdo a los establecido en el reglamento de créditos vigente. d. Información adicional; FEMINDE solicitará información comercial y financiera proveniente de las Centrales de Riesgo, cuando el riesgo financiero sea superior a 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Se entiende por riesgo financiero la sumatoria de los créditos vigentes menos los ahorros totales que posea el asociado. e. Manejo de la cartera; La aprobación, reestructuración y demás decisiones inherentes al manejo de la cartera de créditos corresponderá al Comité de Crédito, con el conocimiento del Revisor Fiscal. Todas las referencias que se hacen al DEUDOR en el presente manual, se entenderán igualmente referidas al CODEUDOR o CODEUDORES que estén vinculados a la respectiva operación de crédito. Las solicitudes de Crédito presentadas por los miembros del Comité de Crédito y la Gerencia, deben ser aprobadas en Junta Directiva con el conocimiento del Comité de Crédito. Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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4. PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA CARTERA DE CRÉDITOS. Este proceso tiene como objetivo identificar el riesgo de los créditos que en FEMINDE pueden desmejorar su capacidad de pago, solvencia o calidad de las garantías que los respaldan por efecto del cambio en las condiciones iniciales presentadas al momento del otorgamiento del crédito, y determinar la suficiencia en el nivel de cubrimiento de las provisiones. Para tal efecto, FEMINDE deberá por lo menos una vez al año evaluar la totalidad de la cartera de créditos para lo cual deberán diseñar un cronograma de las evaluaciones que se realizarán dentro del año. Esta labor será desarrollada por el comité de evaluación de cartera de créditos designado por la Junta Directiva, según el caso. No obstante, serán los miembros de la Junta Directiva junto con el representante legal quienes deberán supervisar cuidadosamente tales evaluaciones, asumiendo responsabilidad personal por las mismas. 4.1. COMITÉ DE EVALUACION DE CARTERA DE CREDITOS Este comité estará conformado por un miembro de la Junta Directiva de FEMINDE, funcionarios o asociados que tengan conocimientos técnicos sobre la materia, designados por la Junta Directiva, verificando en todo caso que cumplan condiciones de idoneidad personal o profesional y éticamente responsables. Su nombramiento y cambios posteriores deberán constar en las actas respectivas, las cuales estarán a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria para cuando ésta lo requiera. La Junta Directiva de FEMINDE deberá reglamentar las funciones de este comité. Adicionalmente verificará el cumplimiento del cronograma de evaluaciones aprobado previamente y exigir la presentación de informes sobre los resultados de las evaluaciones realizadas, el cual, debe incluir las recomendaciones y/o las medidas que se deberán adoptar a fin de minimizar el riesgo de la cartera de créditos, con el fin de que sea discutido en reunión Junta Directiva. 4.2 EVALUACION DE LA CARTERA DE CREDITOS En FEMINDE la evaluación y eventual recalificación será obligatoria en los siguientes casos: a. Créditos que incurran en mora de más de 30 días después de ser reestructurados. b. Créditos cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los préstamos otorgados a una misma persona natural o jurídica se encuentren dentro del monto promedio de colocación de cartera de créditos por asociado que registra al corte de evaluación de FEMINDE. La evaluación de estos créditos deberá efectuarse como mínimo en los meses de mayo y noviembre y sus resultados se registrarán al corte de ejercicio de los meses de junio y diciembre, respectivamente. Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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c. Si los resultados del cambio en la calificación de las evaluaciones señaladas en el numera anterior dieran lugar a provisiones adicionales, éstas deberán hacerse de manera inmediata. 4.3 CRITERIOS DE EVAUACION DE LA CARTERA DE CREDITOS. La evaluación de la cartera de créditos de FEMINDE se realizará con base en los siguientes criterios: a. Capacidad de pago. Se actualizará y verificará que el deudor mantenga las condiciones particulares que presentó al momento de otorgarle el crédito, la vigencia de los documentos aportados, la información registrada en la solicitud de crédito y la información comercial y financiera provenientes de otras fuentes. b. Solvencia del deudor. Se actualizará y verificará a través de variables como el nivel de endeudamiento, la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. En el caso de los bienes inmuebles se debe solicitar la información de si estos se encuentran afectados con alguna de las garantías limitantes del dominio establecidas en el Código Civil. c. Garantías. Se evaluará su liquidez, idoneidad, valor y cobertura teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la celeridad con que puedan hacerse efectivas, su valor de mercado técnicamente establecido, los costos razonablemente estimados de su realización y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico para hacerlas exigibles. Para el caso de las garantías hipotecarias se tendrá en cuenta el avalúo practicado con antelación no superior a tres (3) años. Para el caso de la constitución de prendas sobre bienes muebles, la periodicidad de verificación de su existencia y valoración será anual. d. Servicio de la deuda. Se evaluará el cumplimiento de los términos pactados, es decir, la atención oportuna de todas las cuotas (capital e intereses) o instalamentos; entendiéndose como tales, cualquier pago derivado de una operación activa de crédito que deba efectuar el deudor en una fecha determinada. e. El número de veces que el crédito ha sido reestructurado y la naturaleza de la respectiva reestructuración. Se entiende que entre más operaciones reestructuradas se hayan otorgado a un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación. f. Consulta y reporte comercial proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la organización solidaria vigilada. No obstante, en FEMINDE, podrán exceptuarse de la consulta a las centrales de riesgo aquellas operaciones activas de crédito de monto igual o inferior a los aportes sociales y ahorros permanentes del solicitante no afectados en operaciones crediticias, siempre y cuando la entidad no registre pérdidas acumuladas ni pérdidas en el ejercicio en curso. 4.4 DISPOSICIONES GENERALES a. FEMINDE mantendrá a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, durante la vigencia de los créditos, la información que acredite y justifique los cambios de la calificación de un deudor a una de menor riesgo. Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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b. Con el objeto de contar con elementos necesarios para el adecuado análisis de riesgo, FEMINDE mantendrá en el expediente del respectivo deudor, su información personal y financiera completa y actualizada (mínimo una vez cada año) y la de los codeudores, información de las garantías, así como el cruce de correspondencia. c. El resultado de las evaluaciones de cada deudor realizadas por el comité de evaluación de cartera de FEMINDE y las anotaciones correspondientes deben constar explícitamente en la carpeta del deudor con su debida fundamentación y conservarse en el archivo del Fondo. Debe dejarse constancia de la fecha de la evaluación y el nombre de las personas que la elaboraron (integrantes del comité de evaluación de cartera) y la aprobación respectiva del estamento correspondiente. d. Cuando del resultado de la evaluación surjan modificaciones en la calificación de la cartera de créditos del deudor que impliquen la recalificación a una categoría de mayor riesgo, la información del deudor, contenida en este literal, deberá conservarse también en su respectiva carpeta individual. e. El expediente de los respectivos deudores debe incluir la información necesaria para establecer las relaciones entre deudores que, conforme a las reglas sobre cupos individuales de endeudamiento, dan lugar a acumular las obligaciones de un conjunto de sujetos responsables ante FEMINDE.
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CAPITULO IV CALIFICACION, REGLA DE ARASTRE, PROVISIONES, CONTROL Y RESPONSABILIDAD 1. CALIFICACION POR NIVEL DE RIESGO Para efectos de provisión y de acuerdo con el nivel de riesgo y la edad de vencimiento, FEMINDE calificará sus créditos de CONSUMO en las siguientes categorías: CATEGORIA A B C . D E
NIVEL DE RIESGO Normal Aceptable Apreciable Significativo Incobrable
EDAD 0 - 30 Días 31 - 60 Días 61 - 90 Días 91-180 Días Mayor de 180 Días
1.1. Categoría A o “riesgo normal” Los créditos calificados en esta categoría reflejan una estructuración y atención apropiadas. Los estados financieros de los deudores o los flujos de caja del proyecto, así como el resto de información crediticia indican una capacidad de pago adecuada, en términos del monto y origen de los ingresos con que cuentan los deudores para atender los pagos requeridos. 1.2. Categoría B o “riesgo aceptable, superior al normal” Los créditos calificados en esta categoría están aceptablemente atendidos y protegidos, pero existen debilidades que pueden afectar, transitoria o permanentemente, la capacidad de pago del deudor o los flujos de caja del proyecto, en forma tal que, de no ser corregidas oportunamente, llegarían a afectar el normal recaudo del crédito. 1.3. Categoría C o “riesgo apreciable” Se califican en esta categoría los créditos que presentan insuficiencias en la capacidad de pago del deudor o en los flujos de caja del proyecto y comprometen el normal recaudo de la obligación en los términos convenidos. 1.4. Categoría D o “riesgo significativo” Son créditos de riesgo apreciable, pero en mayor grado, cuya probabilidad de recaudo es altamente dudosa. 1.5. Categoría E o “riesgo de incobrabilidad” Son créditos de riesgo con mínima probabilidad de recaudo. Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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No obstante lo anterior, los créditos podrán calificarse en una categoría de mayor riesgo de acuerdo con los criterios de evaluación definidos por FEMINDE, previo estudio documentado y sustentado por el comité de evaluación de cartera de créditos, el cual deberá reposar en la carpeta a disposición de la Superintendencia. La Superintendencia podrá ordenar recalificaciones de la cartera de crédito cuando estime que la probabilidad de recaudo sea dudosa y pueda comprometer la estabilidad financiera de FEMINDE. 2. REGLA DE ARRASTRE Para efectos de constituir la respectiva provisión, cuando FEMINDE califique cualquiera de los créditos de un mismo deudor en B, C, D o en E deberá llevar a la categoría de mayor riesgo los demás créditos de la misma clasificación otorgados a dicho deudor. Se exceptúan de la aplicación de la regla de arrastre, las obligaciones a cargo de un mismo deudor cuando la sumatoria de los saldos de los créditos sea igual o inferior al valor de los aportes y/o ahorro permanente. Esto tratamiento se podrá realizar, siempre y cuando el Fondo de Empleados no registre pérdidas acumuladas ni en el ejercicio en curso y esté cumpliendo la relación de solvencia exigida según sea el caso. En aplicación de la regla de arrastre, las referencias que se hagan al deudor no se entenderán realizadas al codeudor o codeudores que estén vinculados a la respectiva operación de crédito. 3. PROVISIONES FEMINDE deberá constituir provisiones con cargo al estado de resultados, así: 3.1 PROVISIÓN GENERAL FEMINDE constituirá una provisión general sobre su cartera de créditos del 0.5%, cuando su recuperación se realice por nómina. Sobre la cartera de créditos que se recaude por caja se constituirá una provisión general del 1 %. La provisión general podrá registrar un valor superior al mínimo exigido y sólo hasta el cinco por ciento (5%) del total de la cartera de créditos bruta, siempre que sea aprobado previamente por la asamblea general de FEMINDE. En todo caso, si el Fondo requiere incrementar el monto de la provisión por encima del 5% debe justificar técnicamente los factores contracíclicos o anticíclicos que le generaría el exceso de provisiones. Entiéndase por factores contracíclicos o anticíclicos realizar un nivel de provisiones adicionales teniendo en cuenta la posibilidad de una crisis económica o contingencias de mercado y la forma como ella afectaría cada uno de los productos de la cartera de créditos. De igual forma, este exceso podrá ser disminuido previa aprobación de la asamblea general en caso de que se superen las causales técnicas o cuando la reserva de cartera de Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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créditos ya constituida a 30 de septiembre de 2008 se traslade a otra cuenta de carácter patrimonial, en la cual ya no computaría para el cálculo de la provisión general. 3.2 PROVISIÓN INDIVIDUAL Sin perjuicio de la provisión general a que se refiere el numeral anterior, FEMINDE mantendrá en todo tiempo una provisión individual para la protección de sus créditos calificados en categorías de riesgo (B, C, D, E) en los siguientes porcentajes: CATEGORIA A B C D E
CREDITOS DE CONSUMO DÍAS PROVISIÓN 0-30 0% 31-60 1% - 9% 61-90 10% - 19% 91-180 20% - 49% 181-360 50% >360 100%
De lo anterior se entiende que FEMINDE no podrá constituir provisiones individuales en porcentajes inferiores o superiores a los rangos señalados en el presente numeral. Cuando se coloque cartera de créditos por libranza y trascurra un año de estar provisionada al 100% la deudora patronal, FEMINDE deberá proceder a provisionar el saldo insoluto de la cartera de créditos con libranza al 100%, en concordancia con lo señalado en el inciso segundo del numeral 4.2 del Capítulo III de la circular básica contable y financiera 04 de 2008. En todo caso, si FEMINDE requiere incrementar el monto de la provisión individual debe justificar técnicamente los factores contracíclicos o anticíclicos que le generaría el exceso de provisiones. Entiéndase por factores contracíclicos o anticíclicos realizar un nivel de provisiones adicionales teniendo en cuenta la posibilidad de una crisis económica o contingencias de mercado y la forma como ella afectaría cada uno de los productos de la cartera de créditos. 3.3 EFECTO DE LAS GARANTÍAS SOBRE LAS PROVISIONES Para efectos de la constitución de provisiones individuales, las garantías solo respaldan el capital de los créditos. En consecuencia, los saldos por amortizar de los créditos amparados con garantías admisibles definidas en los artículos 3 y 4 del Decreto 2360 de 1993 se provisionarán en el porcentaje que corresponda según la calificación del crédito, aplicado dicho porcentaje a la diferencia entre el valor del saldo insoluto y el valor de la garantía aceptada. Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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a. Aportes sociales En el caso de que FEMINDE no registre pérdidas acumuladas, ni en el ejercicio en curso al corte del mes inmediatamente anterior, estas provisiones se constituirán sobre el saldo insoluto de la obligación, del cual podrán descontar el valor de los aportes sociales del respectivo deudor al momento de efectuar la provisión. En el evento de que el deudor tenga más de una obligación con la organización solidaria, los aportes sociales serán descontados en forma proporcional, es decir, de acuerdo con el porcentaje que represente el saldo insoluto de cada uno de los créditos sobre el saldo de la totalidad de los créditos del mismo deudor. Cuando se otorguen créditos amparados con los aportes sociales, estas operaciones deberán ser registradas como garantía admisible siempre y cuando el valor de los aportes sociales del respectivo deudor sea igual o superior en un cien por ciento (100%) al saldo de la totalidad de los créditos del mismo deudor. En caso contrario, dichas operaciones deberán ser registradas en cartera de crédito otras garantías. No obstante, para efectos del cálculo de la provisión individual, si se llegare a presentar que al cierre de ejercicio FEMINDE registra pérdidas acumuladas ha generado excedentes que cubren suficientemente la totalidad de éstas, podrá descontar el valor de los aportes sociales del respectivo deudor teniendo en cuenta la proporcionalidad señalada en el párrafo anterior. Se tendrá en cuenta el monto de los aportes y en forma suplementaria hasta el valor de sus ahorros permanentes como garantías admisibles, siempre y cuando la sumatoria de estos dos valores supere el cien por ciento (100%) del saldo de la totalidad de los créditos del mismo deudor. Para garantías admisibles no hipotecarias distintas de aportes sociales, dependiendo del tiempo de mora del respectivo crédito, solamente se considerarán para la constitución de provisiones los porcentajes del valor total de la garantía de la siguiente manera: PORCENTAJE DEL VALOR DE TIEMPO DE MORA DEL CRÉDITO LA GARANTÍA QUE SE APLICA De cero (0) a doce (12) meses 70% Más de doce (12) a veinticuatro (24) meses 50% Más de veinticuatro (24) meses 0% Para establecer el valor de la garantía a efectos de lo previsto en el presente numeral deberá determinarse su valor de realización por métodos de reconocido valor técnico, debiendo conocer y dimensionar los requisitos de orden jurídico para hacer exigibles las garantías y medir los potenciales costos de su realización.
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b. Para garantías hipotecarias Dependiendo del tiempo de mora del respectivo crédito, solamente se considerarán para la constitución de provisiones los porcentajes del valor total de la garantía de la siguiente manera: PORCENTAJE DEL VALOR DE TIEMPO DE MORA DEL CRÉDITO LA GARANTÍA QUE SE APLICA De cero (0) a dieciocho (18) meses 70% Más de dieciocho (18) y hasta veinticuatro (24) 50% meses Más de veinticuatro (24) y hasta treinta (30) 30% meses Más de treinta (30) y hasta treinta y seis (36) 15% meses Más de treinta y seis (36) meses 0% Para calcular el valor de la garantía, independientemente de la modalidad del crédito que esté garantizando, se tendrá en cuenta su valor de mercado, que corresponde al avalúo del bien dado en garantía al momento del otorgamiento del crédito. En este caso, el valor del bien no podrá ajustarse por métodos distintos al de un nuevo avalúo. 3.4
PROVISIÓN CUENTAS POR COBRAR DERIVADAS DE OPERACIONES DE CRÉDITO En todos los casos, cuando un crédito se califique en C o en otra categoría de mayor riesgo, dejarán de causarse intereses e ingresos por otros conceptos; por lo tanto, no afectarán el estado de resultados hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuará en cuentas de orden. En este caso, se deberá provisionar la totalidad de lo causado y no pagado correspondiente a intereses e ingresos por otros conceptos que se generaron cuando el respectivo crédito fue calificado en categorías de riesgo A y B. Cuando el capital del respectivo crédito ha sido calificado de mayor riesgo, igualmente esta cuenta por cobrar se debe reclasificar en la categoría de riesgo en que fue calificado su principal. 3.5 CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA La Superintendencia podrá revisar las clasificaciones, calificaciones y provisiones que realice FEMINDE, ordenando, si es el caso, modificaciones cuando constate la inobservancia de lo aquí previsto, sin perjuicio de las sanciones personales e institucionales a que haya lugar. La Superintendencia podrá ordenar recalificaciones de la cartera de créditos (en mayor riesgo) para un sector económico, zona geográfica o para un deudor o conjunto de Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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deudores individuales o cuyas obligaciones deban acumularse según las reglas de cupos individuales de endeudamiento, cuando haya razones que lo justifiquen, de acuerdo con la situación económica que presente dicho sector o región. Los créditos otorgados deberán permanecer registrados en la cuenta “cartera de créditos” durante el tiempo pactado, es decir desde su desembolso hasta su cancelación total, aún cuando un asociado que se desvincule de la organización solidaria ya sea por retiro voluntario, exclusión u otro motivo llegare a quedar con saldos pendientes de obligaciones crediticias. No se admite una reclasificación en otros rubros como cuentas por cobrar. 3.6 RESPONSABILIDAD DEL REVISOR FISCAL En cumplimiento de la función consagrada en el numeral 2 del artículo 207 del Código de Comercio, corresponde al revisor fiscal presentar oportunamente a la administración o la asamblea de FEMINDE los informes acerca de las desviaciones en el cumplimiento de los instructivos externos o internos, de las deficiencias en los controles internos sobre riesgo de crédito, así como las irregularidades encontradas, que surjan como resultado del examen que sobre esta materia realice. Estos aspectos deberán quedar suficientemente documentados en los papeles de trabajo y en los informes presentados y a disposición de esta Superintendencia para cuando ésta lo requiera. En el informe que presente a la asamblea general, el revisor fiscal deberá dejar constancia de aquellas debilidades e irregularidades que tienen una incidencia importante en la administración del riesgo de créditos, subsanadas o no por la administración de FEMINDE a la fecha de corte del ejercicio respecto del cual el revisor fiscal presenta el informe de cumplimiento y de control interno al que hace referencia el artículo 209 del Código de Comercio. Así mismo, en desarrollo de las funciones propias del revisor fiscal, según lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 207 del Código de Comercio, corresponde a este órgano de fiscalización verificar el estricto cumplimiento de lo estipulado en el presente manual, debiendo incluir pronunciamiento expreso sobre el particular dentro de los informes a los estados financieros de cierre de ejercicio.
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CAPÍTULO V CASTIGO DE CARTERA 1. CONSIDERACIONES GENERALES El castigo de cartera registra el valor de la misma que se da de baja porque dejaron de generar beneficios económicos futuros, incumpliendo con ello el artículo 35 del Decreto 2649 de 1993. 2. CRITERIOS MÍNIMOS PARA PROCEDER A CASTIGAR CARTERA El castigo corresponde a una depuración (dar de baja) contable sobre partidas o cantidades registradas en el activo consideradas irrecuperables o de no conversión en efectivo, cumpliendo de esta manera con la integridad, verificabilidad y objetividad de las cifras reveladas frente a la realidad económica de los bienes, derechos y obligaciones existentes. En términos generales, para el castigo de cartera se debe proceder en primera instancia a la constitución del 100% de las provisiones del valor de la cartera correspondiente. En el caso de castigo de cartera de crédito y cuentas por cobrar derivadas de ésta se deberá, en caso de exclusión o retiro voluntario del asociado, efectuar el cruce de aportes sociales y otros valores a favor del asociado retirado; por lo tanto, no puede existir castigo de estas operaciones sobre asociados activos. En caso de pérdidas del ejercicio se deberá aplicar lo señalado en el capítulo VIII de la circular básica contable y financiera y luego castigar el saldo insoluto de la obligación. En este sentido la junta Directiva procederá a autorizar el castigo de la cartera de créditos y cuentas por cobrar derivadas de la operación de créditos que sean calificadas como incobrables, para lo cual deberá ampararse en los informes presentados por el estamento encargado (gerente, comités y/o abogados). Los informes deben estar debidamente motivados, indicando en forma detallada el origen de la decisión, los documentos técnicos que demuestren el estudio adelantado y los resultados de la gestión efectuada. 3. PLAZO PARA REPORTAR CASTIGO DE CARTERA FEMINDE deberá reportar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el formato correspondiente, de conformidad con la periodicidad del reporte del formulario de rendición de cuentas y del nivel de supervisión de las organizaciones solidarias (numeral 2.2., capítulo XII de la circular básica contable y financiera). FEMINDE deberá mantener a disposición de la Superintendencia, la siguiente información en caso de ser requerida: Bogotá, Calle 28 No. 13A-15 piso 9 – Teléfono 606-76-76 Ext. 1560-1372, Telefax 3366508 E-mail
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a. Certificación del revisor fiscal donde conste la exactitud de los datos relacionados y las provisiones correspondientes para realizar el castigo. b. Estados financieros en los cuales se refleje el registro contable correspondientes (cuentas del balance y cuentas de orden). c. Copia del acta de Junta Directiva, donde conste la aprobación de los castigos. d. El concepto del representante legal. e. Las gestiones realizadas para considerar los activos a castigar como incobrables o irrecuperables. f. El concepto jurídico, técnico y legal sobre la irrecuperabilidad de la obligación y/o pérdida del activo. Se entiende que el castigo de cartera no libera a los administradores de las responsabilidades a que haya lugar por las decisiones adoptadas en relación con la cartera de créditos, cuentas por cobrar e inversiones y en modo alguno releva a la organización solidaria de su obligación de proseguir las gestiones de cobro que sean conducentes. 4. RESPONSABILIDAD DEL REVISOR FISCAL En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 207, numerales 3°, 5° y 6° del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria las irregularidades que en la aplicación del presente manual.
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CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES . 1. INCOMPATIBILlDADES. Cuando a nivel del Comité de Crédito o de la Junta Directiva se estén discutiendo cuestiones referentes a la cartera de crédito que afecten de modo particular e individual a alguno de los miembros de estos organismos, éste no podrá participar en la decisión del asunto. 2. MODIFICACIONES AL PRESENTE MANUAL. Cualquier modificación al presente manual deberá ser aprobada por la Junta Directiva de FEMINDE, en los términos establecidos estatutariamente como válidos para la toma de decisiones. 3. DIVULGACIÓN. El Manual de crédito y cartera, como sus posteriores adiciones o modificaciones, deberá ser del pleno conocimiento de los asociados y su desconocimiento no exime al asociado de las obligaciones o responsabilidades contraídas para con FEMINDE. La divulgación del manual de crédito y cartera, incluidas sus adiciones o modificaciones, se hará a través del Gerente. 4. VIGENCIA. El presente manual es aplicable a partir de la fecha de su publicación
APRO BACIÓ N El contenido del presente manual fue aprobado por la Junta Directiva de FEMINDE, en reunión llevada a cabo el día xxxx de xxxxxxxxxxx de 2011, según consta en el Acta No xxxxx.
COMUNÍQUESE, PUBLIQUESE Y CÚMPLASE a partir de la fecha de su aprobación.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Presidente Junta Directiva
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Secretaria Junta Directiva
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