MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN DE LA HACIENDA MUNICIPAL 2013 1) MANUEL DE PROCEDIMIENTOS DE SU ÁREA LABORAL: a) Misión, Visión y objetivos: Misión: Analizar, proponer e implementar sistemas, políticas y estrategias que nos permitan administrar de manera eficiente los recursos del municipio, en materia financiera, fiscal, de ingreso, gasto y deuda pública, con la finalidad de contribuir de manera significativa en el crecimiento y desarrollo económico de Autlán.

Visión: Ser una Hacienda municipal altamente productiva en el manejo y administración de sus finanzas, que nos permita realizar importantes proyectos e inversiones consolidando con ello un municipio más próspero y con mayores oportunidades de desarrollo para nuestros ciudadanos.

Objetivo General de la Hacienda Municipal: Buscar alternativas y estrategias que nos permitan obtener mayores ingresos, para que de esta manera podamos cubrir las necesidades internas del Ayuntamiento y con ello satisfacer de mejor manera las necesidades y demandas que presenta la ciudadanía de nuestro municipio, buscando siempre brindar un mejor nivel de vida a nuestros ciudadanos, con el apoyo y coordinación de todas las direcciones que conforman este Ayuntamiento y al mismo tiempo ser una hacienda transparente aplicando la nueva contabilidad gubernamental.

Objetivos Específicos:    

Obtener mayores ingresos que nos permitan satisfacer de mejor maneras las necesidades de la ciudadanía. Optimizar al máximo los recursos con que cuenta este Municipio en coordinación con Directores y Jefes de área. Ejercer el presupuesto de manera coordinada, analizando recursos y prioridades de cada una de las áreas. Establecer políticas internas que nos permitan tener un mayor control de los recursos manejados en esta Hacienda.

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Conformar un buen equipo de trabajo que se sientan parte importante de esta área, para que de esta manera presenten propuestas de mejora continua que nos ayuden a la toma de decisiones. Implementar en un 100 % la Contabilidad Gubernamental

b) Normatividad: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley del Gobierno de la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco Ley de Fiscalización Superior del E stado de Jalisco Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco Ley de Hacienda Municipal del Estado de Jalisco Ley del Gobierno y la Administración pública del municipio de Autlán Ley de Ingresos del Municipio de Autlán de Navarro, Jal. 2013 Presupuesto de egresos Municipal 2013 Código Civil del Estado Ley de Catastro del Estado Ley de Desarrollo Urbano Reglamento de Policía y Buen Gobierno Guía contabilizadora de la contabilidad gubernamental

c) Programa de Actividades: INFORME DEL 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DEL 2013 PROGRAMA:

EFICIENCIA DE LA HACIENDA MUNICIPAL

ACCIONES: INGRESOS 

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De manera regular se tienen pláticas con el personal de atención directa con el público (cajeras) donde se les recuerda constantemente la importancia de la calidad en el servicio que ellas ofrezcan al contribuyente, ya que es significativa para el aumento de los ingresos, por lo que se les pidió brinden el mejor servicio y atención al ciudadano. Con la finalidad de eficientar el servicio en cajas se capacitó a una persona que forma parte de la misma Hacienda Municipal, para que apoyara como cajera en los cobros de Impuesto Predial, durante los meses de Enero a Marzo del presente año, originando con ello agilizar el trámite de pago por parte del ciudadano. El Personal de Licencias municipales, en coordinación con los inspectores fiscales continúan con la actualización del padrón de licencias municipales, lo cual ha significado

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mayores ingresos, y un padrón más actualizado ya que algunos giros que no estaban dados de alta ya se registraron y otros que no pagaban lo que les correspondía por sus anuncios ya están realizando sus pagos de manera normal. Durante la temporada del carnaval Autlán 2013, el personal de caja amplió sus horarios de atención al contribuyente con la finalidad de que nadie se quedara sin pagar su derecho por los diferentes giros y de esta manera se cuidaron los ingresos. La Hacienda Municipal en coordinación con las Direcciones y Jefaturas involucradas en los ingresos han trabajado arduamente en la adecuada aplicación de la Ley de Ingresos tratando de que el Ayuntamiento cuente con mayores ingresos propios. EGRESOS Hemos tratado de mantener una buena comunicación y coordinación tanto con el presidente y regidores como con cada uno de los Directores que conforman este Ayuntamiento, donde por todos es sabido que actualmente la situación económica no es la más adecuada y por ello debemos administrar y optimizar al máximo los recursos con los que contamos antes de vernos más presionados, cada una de las áreas sabe que de acuerdo a las necesidades presentadas por cada área y en base a la prioridad de las mismas, es como se va a dotar de herramientas necesarias para cada uno de los departamento. Conjuntamente con regidores, presidente y Directores de área hemos tratado de minimizar gastos innecesarios o que no son prioritarios que nos permitan tener unas finanzas más sanas. Con la finalidad de reducir gastos por concepto de multas y pagos de asegurados que hayan sido dados de baja por el Ayuntamiento hemos cuidado darlos de baja en tiempo y forma para que aplique su baja ante el Seguro en la fecha correcta, así como integrarles al salario todo tipo de percepción que el empleado perciba, de igual forma se está haciendo la retención de los impuestos a todas las percepciones que el empleado recibe, lográndose esto mediante una buena comunicación, coordinación y control con el personal de las áreas involucradas en las altas y bajas de este Ayuntamiento. Ya que con ello hemos podido tener la información y documentación al día, cuidando el bienestar social de nuestros empleados y sus familias y a la vez cumplamos con los requisitos de las Auditorías que el Seguro Social nos practica y la Secretaría de Hacienda nos exige. Con respecto a la Ley General de Contabilidad Gubernamental durante el ejercicio 2012 a partir del mes de Marzo se implementó el sistema contable Empress que nos permite cumplir con la normatividad de esta ley, además de contar con una contabilidad transparente, confiable y con información al día, además de facilitarnos la toma de decisiones que vaya en favor del crecimiento y desarrollo de nuestro municipio yen beneficio de la ciudadanía Autlense. En la actualidad la mayoría del personal involucrado en el manejo de este sistema ya cuenta con el conocimiento necesario para aplicarlo.

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OTRAS RESPONSABILIDADES: Unas de las principales responsabilidades como Hacienda Municipal es la elaboración e integración de la cuenta pública municipal, la cual está integrada por 12 cuentas mensuales, un reporte semestral y un reporte anual) así como Informes de Avance de Gestión Financiera semestral y anual, documentación que es presentada ante la Auditoría Superior del Estado, actualmente tenemos entregada la cuenta pública hasta el mes de Diciembre del 2012, estando pendientes de entregar las cuentas públicas que van de este año 2013. Es importante resaltar que el retraso de las cuentas 2013, se debe al trabajo que ha implicado la implementación del sistema contable Empress, ya que fue una manera diferente de cerrar el año, aunado a ello, la administración anterior durante todo el ejercicio 2012, no realizó ninguna modificación a su presupuesto de egresos, por lo que nos llevó mucho mas tiempo realizar la modificación correspondiente a todo lo ejercicio durante el año 2012. Así también con la Ley de Fiscalización de manera anual estamos obligados a entregar un informe de Evaluación del Desempeño, que debía ser entregado a la Unidad de Vigilancia del Congreso del Estado antes del 31 de Enero del 2013, correspondiente al ejercicio 2012, mismo que fue entregado en tiempo y forma. Así como los informes trimestrales del Fondo de Fortalecimiento Municipal y Fondo de Infraestructura Social Municipal que mediante portal web estamos presentando durante cada trimestre a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado, durante este ejercicio 2013, ya cumplimos con la entrega del primer trimestre. AGENDA DESDE LO LOCAL: Con respecto a este tema nos ha correspondido trabajar de manera más comprometida en el primer cuadrante, en el cual se ha venido trabajando conjuntamente con el Enlace del programa a nivel región y con el coordinador del mismo, al mismo tiempo con cada una de las áreas que forman parte de este cuadrante, existe una coordinación directa con el personal de la Contraloría Municipal para el avance de cada una de los indicadores, durante este año 2013, tendremos la primer verificación durante el mes de Mayo del 2013.

Resultados de acciones realizadas: En este mes de marzo 2013, se hizo la entrega de una información que año con año la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado pide a la Hacienda municipal informe acerca de los ingresos de impuesto predial y agua potable correspondientes al año 2012, donde con dicha información hacen los comparativos de cada municipio y de cada año y que tanto aumento hubo de un año a otro. Haber entregado dicha información en tiempo y forma significa que hay posibilidades de que el municipio reciba un incentivo económico que es otorgado por la Eficiencia municipal, el cual es entregado aproximadamente en el tercer trimestre del presente ejercicio.

2) MANUAL DE ORGANIZACIÓN QUE CONTENGA: a) Descripción de cada uno de los puestos: Funcionario Encargado de la Hacienda Municipal: Coordinar y revisar los trabajos de la integración de la cuenta pública, cuadre y entrega de la cuenta pública, asistir a reuniones de trabajo con funcionarios del Ayuntamiento y Dependencias Gubernamentales, elaboración de la propuesta de la Ley de Ingresos Municipal y Presupuesto de Egresos y sus respectivas modificaciones, Elaborar Informes de Avances de Gestión Financiera, Elaboración del Informe Anual de Evaluación del Desempeño, Realizar declaraciones y pagos correspondientes a los empleados ante el Seguro Social y SAT, otorgar información solicitada a diferentes dependencias municipales y estatales, mantener informado a los miembros del Cabildo, acerca de las Finanzas que guarda la Hacienda, Hacer propuestas ante cabildo de diferentes situaciones y tomar decisiones según situación financiera, así como también lleva el control de las tarjetas de celular entregadas a los funcionarios y aplicar la nueva contabilidad gubernamental. Secretaria Hacienda: Recepción de llamadas, Recepción, registro y seguimiento de la correspondencia recibida y enviada, Elaboración de diversos oficios, circulares e informes, llevar la agenda de la Tesorera, Control de acuerdos sometidos a Cabildo, recepción y archivo de los mismos, control de visitas de trabajo con la Tesorera, apoyo en la conformación y control de los expedientes del parque vehicular y apoyo en el control y entrega de vales de combustible. Auxiliar Administrativo: Llenado y sellado de vales de combustible, así como registro, control y entrega de los mismos por cada departamento. Registro y control de los pagos a C.F.E. Y Teléfonos de México. Todo ello con la finalidad de estar llevando una base de datos por estos conceptos y generar reportes que sirven para la toma de decisiones, así como también lleva el control y la conformación de los expedientes del parque vehicular. Sub Encargado de la Hacienda Municipal: Conjuntamente con el Encargado de la Hacienda Municipal, realizan y analizan la planeación financiera, expedición de pagos, coordina los trabajos de la integración, revisión y elaboración de la cuenta pública, concentra la información de bancos, existencias, nóminas y egresos y cuadra de manera general la cuenta pública, así como realiza la caratula y todo tipo de reportes que tengan que ver con la cuenta, hace la concentración de información, documentación y redacción de la Iniciativa de Ley de Ingresos, Presupuesto de Egresos con sus respectivas modificaciones, Informes de Avance de Gestión Financiera, Informe de Evaluación de desempeño, creación y revisión de avances de POA’S, coordina los trabajos, vacaciones, permisos y días de puntualidad del personal de la Hacienda Municipal según las prioridades de las actividades urgentes dentro de la Tesorería, atiende proveedores para pagos pendientes, entre otras. Auxiliar Contable de Nómina: Por medio del programa Nomipack calcula, elabora e imprime las nóminas y sobres de todo el personal en funciones, jubilados y pensionados que conforman este H. Ayuntamiento, elabora el presupuesto de egresos de la nómina y realiza sus respectivas modificaciones, así también cuenta con una base de datos que día con día la está actualizando en la cual puede generar diferentes informes relacionados con la plantilla de personal, lleva a cabo los

cálculos para las declaraciones del personal ante el SAT y realiza los pagos correspondientes, realiza transferencias bancarias y en ocasiones apoya a la captura de egresos y a algunos funcionarios con el llenado y revisión de su declaración patrimonial. Auxiliar Contable: Se encarga de realizar los fincamientos en el sistema Empress para la elaboración de cheques, de todo los gastos a comprobar, anticipo a proveedores, apoyos diversos, pago de nóminas a personal del Ayuntamiento, pago de nóminas a empleados de las obras públicas, tiempo extra y cuando es necesario pagos en general, apoya ocasionalmente en el armado de los legajos de la cuenta pública, apoya a foliar recibos oficiales, apoya al Sub Encargado de la Hacienda Municipal en algunos formatos y cuadres para la elaboración del presupuesto de egresos y sus modificaciones, imprime todo tipo de reportes que se re quieran del programa Empress. Auxiliar Contable: Lleva todo lo relacionado con anticipos a proveedores y contratistas, así como gastos a comprobar, realiza las comprobraciones físicamente y contablemente de las existencias y su respectivo cuadre, apoya ocasionalmente en pegar los comprobantes de las existencias comprobadas o en el armado de dicho legajo, se encarga de la integración de la documentación e información necesaria para los trabajos de Agenda desde lo local correspondientes a la Hacienda Municipal, así como de la certificación ante agenda, cuadrar, elaborar y capturar en el sistema los Informes Trimestrales del Ramo 33 a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de Jalisco, apoyo en el Informe de Evaluación de Desempeño e Informes de Avance de Gestión Financiera, en el cuadre y llenado de algunos formatos del presupuesto, ocasionalmente apoya en los fincamientos de gastos a comprobar, apoyos, pago de nóminas de Obras Públicas o de pagos en general, entre otros.

Cajeras de Ingresos Generales (2): Se encargan de la recepción del pago y generación de recibos oficiales por concepto de los Derechos, Productos y Aprovechamientos, de los cuales día con día generan la póliza de ingresos y hacen su corte y mandan depositar al banco para entregar diariamente la ficha de depósito junto con la póliza a quien captura los ingresos, así como también archivan todos los recibos elaborados. Llevan el control de aportaciones de beneficiarios de las diferentes obras, el control de adeudos de los diferentes cementerios y elaboran sus respectivos títulos de propiedad, así como también llevan el control de pagos de mercados por concepto de arrendamiento. Al mismo tiempo apoyan a los contribuyentes que solicitan algún movimiento por concepto de licencias municipales al llenado de su solicitud y ordenan, archivan y folian los recibos que integran las pólizas de ingresos. Capturista: Recepciona la documentación requisitada para la expedición de las licencias, elabora las licencias municipales, las sella, recaba las firmas y las entrega al contribuyente, clasifica, arma paquete para la Auditoría Superior del Estado y archiva, genera reporte de ingresos por concepto de licencias, así también registra los movimientos de altas, bajas, modificaciones de domicilio y actividad.

Lleva a cabo todo el control y trámite de la adquisición de formas valoradas de todos los departamentos. Captura todos los permisos provisionales y lleva el control de los ingresos por este concepto. Captura todas las infracciones realizadas a los diferentes giros por incumplimiento de lo que se establece en su licencia municipal, así como de las infracciones de parquímetros. Elaboración de requerimientos tanto de mercados como de los diferentes giros y coordinación con los inspectores para la entrega de los mismos. Control y entrega de boletos de ingreso para: baños públicos, unidades, rastro y piso Auxiliar Administrativo: Captura todas las infracciones por concepto de estacionó metros y lleva la relación de lo recaudado por este concepto y archiva los recibos, ocasionalmente apoya en la elaboración de licencias municipales y entrega de las mismas, así como apoya cubriendo algunas actividades del personal cuando alguien sale de vacaciones, entre otras. Auxiliar Administrativo: Realiza todos los trabajos de llevar y traer todo tipo de documentación, ya sea a entrega o firma de los mismos, así como llevar los cheques para su firma, realizar movimientos en los bancos, revisión de las firmas que integran la cuenta pública y recabarlas, llevarle los legajos al Presidente y Secretaria General para su firma, sellar todos los documentos de la cuenta, entre otras cosas.

Jefa de Egresos: Captura en el programa Empress todos los ingresos, así como el control de los libros de bancos con sus respectivas conciliaciones de todas las cuentas bancarias que maneja esta Hacienda Municipal, así como en coordinación con la Tesorera y la de pagos programan todas las salidas de bancos, coordina la clasificación de los comprobantes de gastos y participa en la integración final de la cuenta pública. Encargada de Pagos: Elaboración de cheques, generación de reportes de cheques, calcular, ensobretar y pagar nómina de algunos empleados y de personal de algunas Obras Públicas, Recepción de firmas de todo el personal de este Ayuntamiento por concepto de pago de nómina, pago a proveedores, pensionados, jubilados y control y pagos de caja chica, control minucioso de los préstamos al personal, entre otras. Auxiliar de Egresos: Apoya en la elaboración de la orden de pago, pega comprobantes, saca copia de las existencias comprobadas y arma el legajo, así como la elaboración de orden, pegar documento y sacarle copia, ponerle los sellos de todas las cuentas que maneja la Hacienda Municipal a excepción del a Cuenta General y apoya a foliar la cuenta, todo ello de manera mensual según gastos realizados en las cuentas bancarias, así también apoya en la integración de los documentos de la cuenta pública y control de los pagos de los celulares asignados a los funcionarios municipales.

Auxiliar de Egresos: Elaboración de órdenes de pago, pega de documentos de los gastos realizados en la cuenta general, genera su respectiva copia, pone sellos a dichas órdenes y folia la cuenta, así como también es responsable de que las pólizas de los cheques vayan acomodadas por número de cheque consecutivo y que no falte ninguna, apoya en la perforación e integración total de la cuenta de manera mensual y de manera regular apoya a la de pagos en los días más pesados. Jefe de Predial: Maneja toda la base de datos del impuesto predial revisando si la valuación del predio es correcta y si no para actualizarla, en caso de cualquier reclamo u observación por parte del contribuyente el lo atiende de manera personalizada, hasta darle solución, revisa que los avisos de transmisión de dominio estén calculados correctamente y determina los pagos de recargos y multas a pagar según sea el caso, elaboración de aproximadamente 3,000 requerimientos y coordinación con los inspectores para su respectiva entrega. Cajeras de Predial (2): Se encargan de la recepción del pago y elaboración de recibos de impuesto predial y de los servicios catastrales los cuales conforme se van utilizando se van archivando y foliando y se realiza de la siguiente manera: En el caso del Cobro de Impuesto Predial la cajera debe verificar que los datos asentados en el recibo sean los correctos, de existir alguna incongruencia o error se remite al Jefe de Predial para su verificación y posteriormente realizar el cobro. Con relación a los Servicios Catastrales, la Jefatura de Catastro Municipal se encarga de remitir a los contribuyentes a las ventanillas de cobro con la orden de pago correspondiente. En los cobros que se hacen de avisos de transmisión de dominio, el contribuyente pasa primeramente a la Jefatura de Catastro Municipal para que se revise la documentación anexa al mismo y luego pasarla a este depto. Para el cálculo del impuesto a cubrir y en su defecto multas y/o recargos. También reciben los cobros del Impuesto Sobre Negocios Jurídicos, mismo que se tramita en el Depto. De Desarrollo Urbano en donde se revisa la documentación anexa y realiza el cálculo del impuesto. Generan su póliza de ingresos, hacen su corte, mandan depositar y entregan a la persona encargada de capturar ingresos la ficha de depósito.

b) Organigrama:

Funcionario Encargado de la Hacienda municipal Ing. Jesús Julián Castañeda Palomera

Auxiliar Administrativo

Secretaria de Hacienda

C. Aldo Pelayo García

C. Alma Vidrio Castillo

Sub – Encargado de Hacienda municipal Mtro. Gildardo Flores Fregoso

Auxiliar de Nómina

Auxiliar Contable L.C.P. Laura Blake

L.C.P. Eva Josefina Benavides Hernández

Auxiliar Contable L.A. Ma. Edith Villaseñor Sánchez

Departamento de

Jefa de Egresos

Jefe de Predial

Ingresos

L.C.P. Sandra Pelayo Corona

L.C.P. Manuel Gómez Cisneros

Cajera de Ingresos Generales C. José Fernando García Pelayo

Encargada de Pagos

Caja de Predial

C. Minerva Campos Martínez

C. Irene Bernabé Ramos

Auxiliar de Egresos C. Ana Lilia Covarrubias Robles Cajera de Ingresos Generales C. Teresa de Jesús Gallegos Herrera Auxiliar de Egresos C. Martha Patricia Santana Ramírez Capturista C. Luz María Íñiguez Quiñones Auxiliar Administrativo C.Martha Alicia Mendoza Echauri Auxiliar Administrativo L.C.P. Ma. del Rocío Cortés Jiménez

Caja de Predial C. Georgina Palomera Regalado

c) Diagrama de flujo:

Proveeduría y auxiliar de Egresos

Recepción de solicitud por parte de las áreas

Verificar presupuesto y hacer orden de compra

Capturar y fincar compromiso, devengar, hacer contrarecibo y ejercer

Realizar pago

Captura de ingresos y egresos y cuadre de la cuenta pública

Impresión de ordenes de pago

Integración física y armado de la cuenta pública

Entrega – Recepción de cuenta pública a la Auditoria Superior del Estado de Jalisco

FIN

Auxiliar Contable

d) Controles Internos: Uno de los Controles internos que se le ha dado continuidad es el del combustible, éste es manejado sólo por tres personas la persona que llena el vale, realiza todas las entregas de los vales y lleva todos los registros y base de datos de la información y la que ocasionalmente le apoya, así como la persona que abastece el combustible a los departamentos que por el tipo de servicio que brindan no se les entrega vale pero son abastecidos por un empleado del Ayuntamiento, el cual de lunes a sábado abastece a diferentes áreas y lleva una relación de los litros entregados a cada departamento, relación que entrega a la persona encargada de los registros y éste a su vez captura la información en un programa especial. Existen otros departamentos a los cuales sí se les entrega vale para que de manera directa surtan en la gasolinera los cuales son distribuidos de manera semanal y el número de litros que se les otorga por área está determinados por el tipo de servicio que brinda, el número y tipo de vehículos con que cuenta y la carga de trabajo según el mes, dichos vales tienen vigencia, sólo pueden ser utilizados durante una semana y si no lo alcanzan a utilizar los vales son regresados y se inutilizan. Una vez consumido el combustible se coteja la factura expedida por la gasolinera con el registro de los vales entregados por departamento y con los vales que realmente fueron utilizados y de esta manera se lleva el gasto por gasolinera y departamento tanto de manera mensual como anual. Llevar este control ha representado contar con información muy valiosa que ha permitido tener un gasto más consciente y responsable por cada departamento, tomar decisiones acerca de la dotación del mismo, poder presupuestar y hacer modificaciones a tiempo, así como de conocer mejor las necesidades reales por este concepto de cada una de las áreas, entre otros. e) Se establecieron montos para los gastos de viáticos que contribuyen para minimizar los gastos del Ayuntamiento.