MANUAL DE USO DE UXXI-FIRMA DIGITAL 1. 2. 3. 4. 5. 6.

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1 SERVICIOS OFRECIDOS ..................................................................................... 2 GESTIÓN DE ROLES............................................................................................. 2 DOCUMENTOS PENDIENTES DE FIRMA ....................................................... 4 DOCUMENTOS FINALIZADOS .......................................................................... 7 DOCUMENTOS PENDIENTES DE VALIDACIÓN........................................... 9

1. INTRODUCCIÓN El objetivo del presente documento es mostrar el funcionamiento de la aplicación de firma digital accesible a través de un portal, en adelante Portafirmas. Podrá acceder al Portafirmas a través de Internet y realizar la firma o rechazo de actas sin tener que desplazarse a la secretaría de la Universidad y sin tener que realizar una firma manuscrita sobre un documento físico. Esta aplicación está dirigida a los usuarios firmantes y validadores de actas. En general, a través del Portafirmas se pueden realizar todas estas acciones:
Consultar las actas pendientes de firma y las firmadas.
Firmar o rechazar actas individualmente o en grupo.
Delegar para un determinado periodo de tiempo la firma de un acta en otra persona, que pasará a ser firmante de la misma.
Asignar a una tercera persona para que haga validaciones previas a la firma del acta, de modo que el firmante cuente con información acerca de la validación del acta.
Visualizar un acta y el estado de todas las firmas asociadas a la misma.
Administración de roles (usuarios delegados y validadores) Con todo esto, vemos que existen varios roles o tipos de usuarios que interactúan con el Portafirmas. Veámoslos uno por uno:
Firmante directo: Usuario con capacidad de firmar un acta y asignar firmantes delegados y/o validadores a las actas que tiene pendientes de firma.
Firmante delegado: Usuario que puede firmar un acta que le ha asignado un firmante directo. A todos los efectos, el firmante delegado firma el acta como si desde el principio estuviera asignada a él, pero éste no puede volver a delegarla.
Validador: Usuario que verifica un acta antes de ser firmada. Es una especie de consejero del firmante. Cada firmante puede seleccionar opcionalmente quién validará sus las actas. Estas validaciones pueden ser oclusivas; es decir, que el rechazo del validador implicaría que el firmante no pudiera firmar el acta.

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Ninguno de los roles expuestos es excluyente, así que potencialmente podrían existir usuarios que encajaran en uno, en dos o en los tres roles.

2. SERVICIOS OFRECIDOS Cada vez que el Área de Gestión Académica ponga disponible un acta para firmar en el Portafirma, automáticamente se le envía al firmante un correo electrónico informándole del acta que tiene para firmar en Portafirma. Este correo incorpora un enlace con la dirección a la que debe conectarse: http://potasio.upo.es:7777/portal/page?_pageid=53,40271&_dad=portal&_schema=PORTAL

Para acceder al Portafirma se utiliza el mismo nombre de usuario y clave que se utiliza para el acceso al correo electrónico y demás servicios de la Universidad. Al entrar en la aplicación observamos que está compuesta por cuatro servicios divididos en cuatro pestañas, son:    

Documentos pendientes de firma Documentos pendientes de validación Documentos finalizados Gestión de roles (Delegaciones y validaciones)

En todas las pantallas existe la opción de generar una versión imprimible o generar un documento excel (.xls) del contenido de la pantalla, así como de alterar la ordenación inicial por defecto haciendo clic en cualquier cabecera de la tabla. A continuación se desarrolla cada pestaña empezando por la gestión de roles

3. GESTIÓN DE ROLES Es posible delegar la responsabilidad de firmar un acta a una tercera persona mediante la gestión de Roles. Desde este servicio también es posible solicitar la validación de un acta por un tercero previamente a la firma del acta. La gestión de estos roles, denominados “firmante delegado” y “validador” respectivamente, se realiza desde esta sección.

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Al acceder a esta pestaña se muestran el firmante delegado y/o el validador asignados. Se pueden asignar tantos firmantes delegados y validadores como se quiera para las actas siempre que no exista solape de fechas entre roles del mismo tipo. Desde esta pantalla se asignan, modifican o eliminan los distintos roles. Veamos el aspecto que presenta el listado gestión de delegaciones y validaciones (roles):

Para cada rol se informa de los siguientes atributos: • Tipo Documento: Desde el portafirmas sólo se firmarán actas académicas. • Rol: Delegado o validador. • Usuario: Identificador unívoco de un usuario en el sistema. • Fecha inicio: Fecha de inicio del periodo de vigencia de la delegación o de la validación. • Fecha fin: Fecha de fin del periodo de vigencia de la delegación o de la validación. Si se omite se considera por tiempo ilimitado. La última columna contiene los iconos de acciones sobre cada rol (editar

y eliminar

). Por último, en la zona inferior de la pantalla se encuentra el icono que permite crear una nueva delegación o validación . ALTA Para crear una nueva delegación/validación se hace clic en el icono “crear”. Se despliega el formulario de alta, en la que se selecciona el tipo de documento, el usuario, el rol y el periodo de fechas. El tipo de documento se elige de entre los dados de alta en el sistema (sólo encontraremos “actas académicas”). El nombre del delegado/validador se puede escribir directamente o seleccionarlo de la lista que aparece al pulsar el icono de búsqueda . Se rellenan todos los campos obligatorios y se pulsa guardar para terminar el alta.

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Cuando pulsamos Guardar salta la siguiente pantalla si existe solapamiento en las fechas con otra alta del mismo tipo de rol.

MODIFICACIÓN Para modificar un rol ya creado se hace clic en el icono de edición junto a la delegación o validación correspondiente del listado. En la parte inferior se visualizará el formulario de modificación cargado con los valores de la asociación seleccionada. Desde esta pantalla se puede modificar cualquier campo tal cual se hizo en la pantalla de alta. Finalmente, se debe pulsar Guardar. BAJA Se puede eliminar un rol haciendo clic en el icono de eliminación junto al rol correspondiente del listado. Antes de eliminar la asociación se muestra un mensaje de confirmación de la baja.

4. DOCUMENTOS PENDIENTES DE FIRMA Accediendo a este servicio se consultan las actas que hay pendientes de firma y se realiza la aceptación/rechazo de cada una de ellas. Esta pestaña es la que se muestra al entrar en el Portafirmas.

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La lista de actas pendientes de firma puede ser ordenada ascendente o descendentemente por cada uno de los campos de la tabla haciendo clic en la cabecera del campo. Se muestra el estado de cada acta en la columna Estado mediante estos iconos: • El acta ha sobrepasado la fecha límite para firmar, a pesar de ello podrá ser firmada o rechazada. •

El usuario tiene un acta pendiente de firmar en calidad de delegado.

• El usuario tiene un acta pendiente de firmar que ha sido delegada en otro usuario. •

El documento ha sido validado por el usuario validador.

El listado se puede filtrar mediante los siguientes criterios: 

Tipo documento (sólo tendremos un tipo de documento, actas académicas).



Nombre aplicación (únicamente UXXI-AC: acrónimo de la aplicación de Gestión de Expedientes Académicos).



Sólo actas mandadas a validar (validadas o no)

Es posible aceptar/rechazar una o varias actas a la vez, incluso seleccionar todas las que aparecen en la ventana pulsando sobre el check que se encuentra en la cabecera de la tabla. Pulsando el botón de firmar se procederá a la realización de la firma y, pulsando en el de rechazar se rechaza la firma del acta. Al rechazar, se puede

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pedir la firma del rechazo del acta, pero esta firma no es de aceptación del acta sino de su rechazo. Un vez pulsada la opción de firmar/rechazar el/las acta/s se visualiza una pantalla de confirmación de la aceptación/rechazo en la que se puede cumplimentar opcionalmente el motivo de firma o rechazo.

Al pulsar Continuar hay que seleccionar el certificado con el que desea firmar. Finalmente se volverá a la pantalla del listado, donde las actas que hayan sido tratadas no aparecerán ya que habrán dejado de estar pendientes de firma. En el listado de actas, pulsando sobre el título de un acta se visualiza su contenido y la lista de acciones realizadas sobre ella.

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Haciendo clic en el icono de Firmantes se puede visualizar la lista de acciones efectuadas en cada etapa, así como el fichero firmado generado (en formato específico de firma: XADES) tras dichas acciones.

5. DOCUMENTOS FINALIZADOS Accediendo a este servicio se consultan todas las actas que en algún momento han requerido de su acción y la determinación que tomó respecto a ellas. Los siguientes casos serán informados al usuario por medio de iconos en la columna Estado: 7

• El acta sobrepasó la fecha límite para firmar. • El usuario realizó la acción en el acta en calidad de delegado. • El usuario delegó en otro usuario la acción que se hizo sobre el documento.

El usuario podrá filtrar el listado mediante los siguientes criterios:  Acción: Aceptado, rechazado, sin firma (anulación), sin firma (finde etapa), sin firma (rechazo validador) 

Tipo documento (sólo tendremos un tipo de documento, actas académicas).



Nombre aplicación (únicamente UXXI-AC: acrónimo de la aplicación de Gestión de Expedientes Académicos).



Sólo actas que hayan sobrepasado la fecha límite para firmar.



Sólo actas que se trataran en calidad de delegado o que se delegaron.



Sólo actas mandadas a validar (validadas o no)

Las acciones realizadas sobre las actas pueden ser: • aceptadas (firmadas). • rechazadas (firmadas o no). • no firmadas (ni aceptadas ni rechazadas por distintas causas): o anuladas (se anula el acta y todas sus firmas asociadas) [Esta operación sólo puede ser realizada por el Área de Gestión de Expedientes Académicos]

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o fin etapa (la aplicación de gestión da por finalizada la firma del acta en esa etapa, por ejemplo que solo se necesiten 2 firmas aunque haya tres firmantes). [Esta operación sólo puede ser invocada mediante configuración por el Área de Gestión de Expedientes Académicos] o no validadas (el validador invalida el acta siendo la validación de éste oclusiva: impide la firma posterior). Los resultados podrán ser ordenados ascendente o descendentemente por cada uno de los campos de la tabla. Por defecto la ordenación será por “Fecha de proceso” de más a menos reciente. Al igual que en la pestaña de documentos pendientes de firma, desde el listado, pulsando en el título del acta, podremos visualizar el contenido del acta además de conocer la lista de acciones que tomaron los diversos usuarios que debían firmarla. Y pulsando en el icono de Firmantes , se puede visualizar el fichero firmado generado (en formato específico de firma: XADES) , así como la lista de acciones que han sido realizadas sobre el documento.

6. DOCUMENTOS PENDIENTES DE VALIDACIÓN Accediendo a este servicio se consultan las actas pendientes de validación. Puede validar una o varias actas a la vez, incluso seleccionar todas las que aparecen en la ventana pulsando sobre el check que se encuentra en la cabecera de la tabla. La acción de validación puede ser: • •

Oclusiva: el firmante principal está condicionado a lo que el validador decida y no podrá firmar hasta que éste decida No oclusiva: el firmante principal puede firmar o rechazar con independencia de la decisión que tome el validador.

En nuestro sistema la acción de validación es “No oclusiva”. Se define a nivel de administración de la aplicación de Firma Digital, y es aplicable a todas las actas académicas. El funcionamiento de este servicio es similar al de la pantalla de documentos pendientes de firma.

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Los iconos de la columna Estado representan distintos eventos relacionados con el acta académica, y se añaden a modo de información al usuario. Son: • El acta ha sobrepasado la fecha límite para firmar. A pesar de ello el acta podrá ser validada o no validada. • El acta está ya firmada por el usuario principal. Se pueden realizar filtros sobre el listado, mediante los criterios: 

Tipo documento (sólo tendremos un tipo de documento, actas académicas).



Nombre aplicación (únicamente UXXI-AC: acrónimo de la aplicación de Gestión de Expedientes Académicos).



Si el documento ha sido firmado o no.

La lista de actas por validar puede ser ordenada ascendente o descendentemente por cada uno de los campos de la tabla haciendo clic en la cabecera del campo. Por defecto, la ordenación será por “Fecha emisión”.

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