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Manual de Usuario Comprador www.iconstruye.com
Módulo Recepción 1.0
Iconstruy e S.A . S erv icio de Atención Telefónica: 486 11 11
ICONSTR UYE S.A. MANUAL D E USUARIOS COMPRAD ORES MÓDUL O REC EPCIÓN 1.0
Índice ÍNDICE .....................................................................................................................................1
DESCRIPCIÓN GENERAL.........................................................................................................2 1. ATRIBUTO EMPRESA................................................................................................................3 2. R OLES DE USUARIO ................................................................................................................3
FUNCIONALIDADES.................................................................................................................4 1.
RECIBIR ÓRDENES DE C OMPRA .................................................................................................4
1.1. Búsqueda de una OC para recibir......................................................................................4 1.2. Recepción de OC.............................................................................................................7 2. ANULAR OPERACIONES.......................................................................................................... 12 3 CONTROL DE RECEPCIONES............................................................................................. 14
PREGUNTAS FRECUENTES.................................................................................................... 16
MENSAJES DE ERROR........................................................................................................... 17
GLOSARIO ............................................................................................................................. 18
Fecha: 01-09-2005 Versión 08.05
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Descripción General El módulo Recepción 1.0 per mite a los compradores recibir materiales, según guías, facturas, guías a terceros, contra órdenes de compra emitidas, dejando constancia de los mater iales recibidos de manera conforme y aquellos rechazados por algún motivo durante su proceso de recepción. Per mite también hacer una correcta gestión de saldos y órdenes de compra pendientes, así como evaluar a los proveedores en su gestión de despacho y recibir los comentarios del proveedor con respecto a su evaluación y a los productos rechazados.
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1. ATRIBUTO EMPRESA Los roles de usuario que per miten acceder a las funcionalidades de Recepción 2.0 son: 1) Comparte sus Recepciones Al asignar este rol, este permite a los proveedores ver el estado de las recepciones realizadas por la constructora.
2. ROLES DE USUARIO Los roles de usuario que per miten acceder a las funcionalidades de Recepción 2.0 son: 1) Recepción- Anular Operaciones Usuario con acceso a anular ingresos, esto quiere decir, recepciones de material hechas con guías, facturas o guías de terceros. 2) Recepción- Control Nota de Recepción Funcionalidad que per mite llevar un control de todas las recepciones que se han realizado con sus correspondientes documentos. 3) Recepción- Recibir como Bodeguero Per mite al usuario recibir material, pero solamente de acuerdo a lo especificado en la orden de compra (en cuanto a descripción y cantidad). 4) Recepción- Recibir como Ingeniero Funcionalidad que per mite recibir material teniendo acceso a recibir más de lo solicitado en la orden de compra.
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Funcionalidades 1. RECIBIR ÓRDENES DE COMPRA 1.1. Búsqueda de una OC para recibir La funcionalidad Recibir Órdenes de Compra constituye el principal medio por el cual el usuario ingresa materiales a bodega, puesto que permite ingresar los productos recibidos a partir de las órdenes de compra generadas en el sistema. Para recibir una orden de compra, el usuario debe ingresar a la funcionalidad Recibir Orden de Compra del módulo de Recepción. En la página de ingreso, encontrará un listado de todas las órdenes de compra con recepción pendiente (total o parcial).
Figura 1. Búsqueda de órdenes de compra por recibir
El encabezado (1, figura 1) es un sistema de búsqueda con una serie de filtros, que se detallan a continuación: o Núm ero de orden de compra: Número del documento asignado de manera automática por el sistema al momento de su creación. o Centro de Gestión: Centro de gestión en el cual se creó la orden de compra. Se presenta como una lista seleccionable.
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Fecha de Envío a Proveedor: Día en el fue enviada la orden de compra al proveedor. Debe ingresar la fecha en formato dd-mm-aaaa o la puede seleccionar a través del ícono (calendario). Proveedor: Empresa proveedora a la que fue hecha la orden de compra. Puede buscarlo directamente ingresando su nombre o utilizando la (lupa). Estado de Recepción: Busca por todos los estados en que puede estar una orden de compra en cuanto a su recepción. (Sin recepciones, parcialmente recibidas y recepción completa). Método de Envío: For ma en la que el usuario comprador solicitó al proveedor que enviara los materiales de la orden de compra.
Para realizar la búsqueda use uno o varios de los filtros en forma simultánea y presione el botón Buscar. En el sector de la Tabla de Resultados aparecerán las órdenes de compra que cumplen con los criterios de la búsqueda. De no utilizar el buscador, al ingresar a la página el sistema arroja por defecto todas las órdenes de compra con alguna de sus líneas pendiente de recepción. Es decir: cantidad comprada mayor que cantidad recibida (por línea de OC).
Figura 2. Datos de OC para recibir
Como se aprecia en la figura 2, del detalle de la tabla, los datos que aparecerán por OC son: o Nº de OC: Número del documento asignado de manera automática por el sistema al momento de su creación. o Estado de la Orden de Compra: Debido a que el sistema toma todas las órdenes de compra para la recepción, los estados que pueden aparecer son todos los aquellos por los que puede atravesar una OC: guardada, en aprobación, enviada a proveedor, enviada por fax, aceptada, cancelada y cancelación solicitada.
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Centro de Gestión: Dónde se generó la orden de compra. Destino de Recepción: Centro de gestión en el que deben ser recepcionada la OC. Método de Envío: For ma en la que el usuario comprador solicitó al proveedor que enviara los materiales de la orden de compra. Proveedor: Empresa proveedora a la que fue hecha la orden de compra. Fecha de Envío: Día en el que la OC fue enviada al proveedor. Monto Comprado: Monto neto de la OC (sin IVA). Saldo por Recibir: Monto del saldo valorizado en la moneda en la que fue generada la OC. Estado de Recepción (de la OC): Pueden ser Sin Recepciones – Recepción Parcial – Recepción Completa – Recepción con Exceso – Recepción Cerrada. Opciones: o Recibir Orden de Com pra: Per mite ingresar a la página de recepción de órdenes de compra. Este ícono estará disponible solamente en aquellos documentos que se encuentren en los siguientes estados: Enviada a proveedor, Enviada por fax, En Proceso y Aceptada. o Historial de Recepción: Muestra el historial de la recepción de cada una de las líneas de la orden de compra. o Historial de Facturación: Per mite revisar el historial de facturación de la orden de compra.
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1.2. Recepción de OC Una vez ubicada la OC que desea recepcionar, presione el ícono proceso.
para iniciar el
Figura 3. Página para Recibir OC
Ingresará a la página de Recibir Orden de Compra, donde se muestra el detalle de la OC, con la siguiente información: 1) Encabezado: o N° de Com probante de Ingreso: No aparece al ingresar a la página de recepción por OC, ya que este número es generado una vez realizado el proceso de recepción (al presionar el botón Recepcionar). En procesos posteriores es el número de Nota de Recepción ( NR). o Nº Orden de Com pra: Número identificador de la OC. o Monto Total (sin IVA): Monto neto de la orden de compra. o Tipo de Docum ento de Transporte: Guía de despacho, factura, guía de tercero o Nº Documento de Transporte: Campo disponible para que el usuario ingrese el número del documento con que está registrando la recepción.
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Fecha de Documento de Transporte: Fecha del documento f ísico, como generalmente es una guía de despacho, en este lugar el usuario podrá ingresar la fecha de emisión de la guía de despacho. Moneda: Moneda en que se realizó la orden de compra. Centro de Gestión: Centro de gestión en que se hizo la compra. Bodega de Recepción: Bodega a la cual se ingresará el material. El combo contiene todas las bodegas del centro de gestión. Fecha de Movim iento: Día en el que se está realizando la recepción de mater iales. Ingresada de manera automática por el sistema. Com entarios Internos: Campo disponible para que el usuario ingrese alguna nota o comentario que podrá visualizarse posteriormente en el comprobante o nota de recepción (NR). Proveedor Orden de Com pra: Información relacionada con la empresa proveedora con la que se realizó la transacción comercial. Por defecto, el sistema entrega los siguientes antecedentes: o Proveedor o Sucursal o Razón Social o RUT o Teléfono o Dirección o Contacto Inform ación del Transportista: Datos del chofer que hace entrega del material solicitado en la orden de compra. Debido a que el sistema no los proporciona, el usuario deberá ingresarlos en los campos señalados: o Rut Chofer o Chofer o Patente Evaluación del Proveedor para esta Entrega: El sistema le entrega la opción de que califique el despacho del proveedor, como Muy Bueno, Bueno, Regular, Malo, Muy Malo, e ingrese comentarios asociados. Esta información es visualizada por los demás usuarios de su empresa con rol para realizar recepciones y por los aprobadores de las Notas de Recepción.
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2) Listado de las líneas de orden de com pra: Como se aprecia en la figura 4, corresponde a los productos solicitados en la OC.
Figura 4. Listado de líneas de OC por recibir.
El sistema proporciona el listado de líneas con la siguiente información: o Código: Número identificador del producto en el maestro de materiales de la empresa o de Iconstruye. o Descripción del producto: Nombre del producto en el maestro de materiales. o Unidad OC: Unidad de medida con la que fue comprado el producto. o Cantidad Comprada: Cantidad de producto comprada en la OC. o Precio Unitario: Precio de cada unidad de medida del producto. Por ejemplo, en el caso del cemento correspondería al valor neto de un saco de cemento. o Código Cuenta de Costos: Cuenta(s) de Costo(s) a la(s) que se cargará el valor total de la orden de compra. o Saldo Pendiente por Recibir: Cantidad de material solicitado en la OC que aún no ha sido recibido por el centro de gestión. o Unidad Recepción: Unidad de medida en la que el usuario recibe los materiales. o Cantidad Recibida Conforme: Cantidad de material entregada en perfectas condiciones por el proveedor. o Cantidad Rechazada: Cantidad de productos no aceptados por el usuario por venir con problemas. o Motivo del Rechazo: Parametrización del tipo de problema que presenta el producto y por el cual fue rechazado. El sistema ofrece las siguientes opciones: o Producto venía dañado o Despacharon más de lo solicitado o Producto equivocado, error del proveedor o Se atrasaron en la entrega o Mala especificación en la OC o Otra razón - especificar o Com entarios al Proveedor: Campo en el que puede ingresar comentarios asociados al rechazo del producto. El proveedor visualiza esta información desde su módulo de Despacho.
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Cabe indicar que el proveedor, desde su módulo de Despacho visualiza las recepciones de las OC en las que intervino, con la cantidad recibida conforme, rechazada (con sus motivos y comentarios), y la evaluación de su despacho. Secuencia para recibir una OC: Para recepcionar una OC o parte de ella, debe seguir los siguientes pasos dentro de la página de Ingreso por Orden de Compra: 1) En el encabezado: a. Seleccione el tipo de documento de recepción: Guía proveedor (titular OC), Factura o Guía de Tercero. b. Ingrese el número del documento de transporte c. Ingrese fecha del documento de transporte d. Seleccione la bodega a la cual ingresará el material e. Escriba un comentario interno asociado a la recepción (opcional) f. Ingrese la información del transportista g. Evalúe la entrega del proveedor seleccionando una calificación e ingresando comentarios, si lo amerita. 2) En las líneas de la OC: a. Ingrese la cantidad a recibir conformemente b. Si corresponde, ingrese la cantidad rechazada, seleccione el motivo del rechazo y escriba un comentario para el proveedor para dar mayores especificaciones sobre la razón del rechazo. 3) Para finalizar, haga clic en el botón Recepcionar Al confirmar la recepción el sistema muestra el comprobante de ingreso a bodega o Nota de Recepción (NR), con toda la información asociada a la operación (figura 5). Ésta podrá ser consultada desde la funcionalidad de Control de Recepciones y de Reportes de Movimientos de Bodega en el módulo de Bodega.
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Figura 5. Comprobante de ingreso a bodega
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2. ANULAR OPERACIONES Esta funcionalidad permite al usuario anular recepciones. La anulación de la operación puede tener diferentes motivos: error de digitación en los datos del documentos de transporte, recibir en el sistema menos de la cantidad solicitada, hacer recibido todos los productos de manera conforme siendo que venían algunos en mal estado, etc. Para realizar esta operación debe tener presente que el documento a anular tiene que estar Abierto, es decir, ser modificado. Por otro lado, que una Nota de Recepción (NR) esté Cerrada significa que no permite la recepción de más materiales ni su anulación, puesto a que está lista para ser asociada a la factura correspondiente. Sólo per mite el ingreso de comentarios a la NR, para ser consultados por los demás usuarios desde la funcionalidad de Control de Recepciones. Secuencia para anular una recepción: 1. Seleccione la funcionalidad Anular Operaciones. Ingresará a una página cuyo encabezado está compuesto por un sistema de búsqueda, en el que puede buscar el documento por el documento de recepción (guía, factura, guía de tercero o boleta) o por proveedor (figura 6). 2. Ingrese los datos en el sistema de búsqueda 3. Pinche el botón Buscar.
Figura 6. Anular Recepciones
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4. El sistema arrojará el listado de los documentos que coincidieron con los criterios de búsqueda (figura 7). Ubique el que desea anular y presione la opción . Para finalizar la operación, ratifique la operación presionando el botón Aceptar del mensaje de confirmación.
Figura 7. Anular Recepción
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3 CONTROL DE RECEPCIONES Para controlar las recepciones realizadas en obra, ingrese a la funcionalidad Control de Recepciones en el menú Recepción.
Figura 8. Control de Recepciones
Ingresará a una página en la que se listan todas las recepciones (2, figura 8), con los siguientes antecedentes: o Tipo de Documento de Transporte o Número de Documento de Transporte o Centro de Gestión o Fecha de Emisión del Documento de Transporte o Fecha de Ingreso o Número de la Nota de Recepción: Vienen antecedidos por los prefijos NR y NROC. Esto representa las notas de recepción asociadas a orden de compra y las que no. o Proveedor o RUT o Estado del Ingreso: o Guardado: La recepción fue iniciada pero no llegó a tér mino. o Ingresado: La OC se recepcionó y la NR fue cerrada. o Facturable: La NR debe ser considerada en el pago de facturas.
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No Facturable: La NR corresponde a una recepción que no debe ser considerada en el pago de facturas de la empresa.
Asimis mo, en una última columna cada línea tiene las opciones de: o Ver Documento: La permite ver el detalle de la Nota de Recepción. En dicha página el usuario puede Cerrar el Documento para que pase a estado Ingresado (en el caso de NR en estado Guardado); e ingresar comentarios a la NR (si el documento está en estado Ingresado). o Ver Comentarios: Al presionar el ícono ingresará a una página que contiene todos los comentarios hechos por otros usuarios de su empresa a la nota de recepción.
En el encabezado de la página (1, figura 8) encontrará un sistema de búsqueda con el cual puede acotar los resultados de manera bastante efectiva y, de esa forma, encontrar en menor tiempo la NR que desea consultar. Los filtros que contiene el motor de búsqueda son los siguientes: o Centro de Gestión: Obra en la que fue realizada la recepción. o Núm ero Docum ento de Transporte: Número identificador del documento con que fue transportado el material por el proveedor a la obra (factura, guía, guía de tercero o boleta). o Núm ero Nota de Recepción: Número identificador del comprobante de ingreso del material a la obra o NR. o Fecha de Ingreso: Día en el que se generó la nota de recepción. o Tipo Nota de Recepción: o Con OC: Asociado a orden de compra. o Sin OC: No asociado a orden de compra. o RUT Proveedor: Rol Único Tributario de la empresa proveedora a la que se realizó la compra. o Estado Documento: o Guardado: La recepción fue iniciada pero no llegó a tér mino. o Ingresado: La OC se recepcionó y la NR fue cerrada. o Facturable: La NR debe ser considerada en el pago de facturas. o No Facturable: La NR corresponde a una recepción que no debe ser considerada en el pago de facturas de la empresa.
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Frecuentes Preguntas F recuentes 1. ¿Se pueden aprobar m ás de una recepción al m ism o tiempo? Si, seleccionando en el cuadrito con un ticket, pueden realizarse varias aprobaciones. 2. ¿Puedo recibir m ás de lo solicitado en la Orden de Compra? Si, siempre y cuando tenga el rol apropiado para hacerlo: Recepción – Recibir como Ingeniero. 3. ¿Por qué no puedo anular una recepción? Para anular una recepción el documento de recepción se debe encontrar abierto. 4. ¿Cóm o abrir el estado de un documento para anularlo? Debe ir a recepción, control de recepciones, para buscar el Nº de documento ingresado para poder abrir el documento y posterior mente anularlo. 5. ¿Cuál es el proceso para anular una recepción? Ingrese a Recepciones, Anular Operación digite el número de transporte (guía, factura, guía tercero) luego busque y presione botón anular. 6. ¿Al anular una operación puedo ocupar el m ism o número de documento? Sí, ya que el documento fue anulado, por lo mis mo puede ser ocupado nuevamente.
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Mensajes de Error 1.- “Esta Orden de Compra aún no ha sido aceptada por el proveedor. Le recomendamos contactarlo para que la acepte, antes de realizar esta recepción”. Este mensaje es sólo una advertencia en las órdenes de compra a proveedores integrados, e indica que el proveedor aún no ha aceptado las condiciones de la orden de compra.
2.- “El documento de respaldo no permite su anulación” Este mensaje significa que el documento de recepción se encuentra “Cerrado” por lo que se debe abrir para poder realizar la anulación de este movimiento.
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Glosario o
Código CC: Código de Cuenta de Costo
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NR: Nota de recepción, que NO tiene asociada una Orden de Compra.
o
NROC: Nota de recepción, que tiene asociada una Orden de Compra.
o
OC: Orden de Compra.
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