Manual de Usuario Módulo de Verificación de Obras – OCI Sistema de Información de Obras Públicas Versión 1.0

Manual del usuario Módulo de verificación de obras - OCI

Contenido Pag.

Capítulo 1: Presentación 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Introducción Objetivos Alcance Generalidades

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Capítulo 2: Acceso al Módulo de Verificación de Obras 2.1. Acceso

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Capítulo 3: Descripción del Módulo de Verificación de Obras 3.1. Secciones del Módulo de Verificación

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Capítulo 4: Proceso de verificación de las obras registradas en INFOBRAS 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.

Sección Sección Sección Sección Sección Sección

1: 2: 3: 4: 5: 6:

Información general Carga de datos Verificación de obras Notificación a la entidad Levantamiento de observaciones Reporte de verificación

6 7 9 14 16 19

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Presentación 1.1.

Introducción El 27 de marzo de 2015, se aprueban los “Lineamientos para el Proceso de Verificación de la Información de Obras Públicas-INFOBRAS” en el marco de lo establecido en el inciso f) del numeral 6.1.5 de la Directiva N° 009-2014CG/PEC-“Programación, Ejecución y Evaluación del Plan Anual de Control 2015 de los Órganos de Control Institucional”, en dicho Lineamiento se establece el procedimiento de verificación de la información registrada en INFOBRAS por parte del Órgano de Control Institucional (OCI). Asimismo, señala que la verificación se orienta prioritariamente a: 



Verificar que toda obra pública en ejecución, se encuentre registrada en el sistema INFOBRAS, considerándose también aquellas obras que se encuentren paralizadas. Validar que la información registrada en el sistema INFOBRAS sea veraz y acorde a los documentos que le sirven de sustento.

En tal sentido, con el propósito de contar con un sistema informático que permita optimizar el proceso de verificación de obras por el OCI, se ha diseñado un aplicativo informático denominado “Módulo de Verificación de Obras-OCI”, que es una sistema amigable, para el cual se ha elaborado la presente guía, que orientará el correcto uso y registro del módulo por parte del OCI.

1.2.

Objetivos Asegurar el correcto uso del “Módulo de Verificación de Obras-OCI”, detallando el proceso de las diferentes secciones que lo componen.

1.3.

Alcance El “Módulo de Verificación de Obras-OCI”, únicamente será utilizado el OCI con fines del proceso de verificación; dicho módulo comprende desde la carga de datos hasta la emisión de reportes de verificación.

1.4.

Generalidades 





El OCI para acceder al “Módulo de Verificación de Obras – OCI”, debe tener asignado el “Rol jefe de OCI”, en caso no contar con dicho rol, deberá solicitarlo al correo: infobras@contraloría.gob.pe de acuerdo a lo establecido en el “Lineamientos para el Proceso de Verificación de la Información de Obras Públicas-INFOBRAS”. El OCI verificará que la información corresponda a obras en ejecución, independientemente de la modalidad de ejecución, el régimen legal o la fuente de financiamiento aplicada; dentro del periodo de verificación, también se considera aquellas obras que se encuentran paralizadas. Los plazos de verificación establecidos en el lineamiento deberán respectarse, siendo luego de ello imposible de acceder para realizar alguna acción.

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Acceso al Módulo de Verificación de Obras 2.1

Acceso Para ingresar al Módulo de Verificación de Obras-OCI, en el navegador (se recomienda Google Chrome) digite la dirección: http://www.infobras.gob.pe/, luego de acceder al sistema INFOBRAS, ubicará la opción de “Entidades Públicas”. A continuación se muestra los pasos de navegación: Paso 1: Hacer click en el botón “Ingresar” del apartado “Entidades Públicas”

Paso 2: En la ventana de “Acceso al sistema”, debe ingresar el usuario y clave asignado.

Paso 3: Al ingresar al sistema, podrá acceder al Módulo de Verificación de Obras a través del menú “Registro” y la opción “Módulo de Verificación de Obras”

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Descripción del Módulo de Verificación de Obras Para realizar la verificación a la información de las obras registradas en INFOBRAS, se debe seguir un orden que comprende desde el acceso a la información del “Módulo de Verificación de Obras”, en donde podrá descargar él formato N°1 : “Listado de obras que se encuentran en ejecución” , hasta la emisión del reporte de verificación.

3.1. Secciones del Módulo de Verificación de Obras El “Módulo de Verificación de Obras–OCI”, se encuentra formado por las siguientes secciones (pestañas), tal como se muestra en la siguiente gráfica:

INFORMACIÓN

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2

k

REPORTE

VERIFICACIÓN

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Información General

Carga de Información

Verificación de obras

Notificación a la entidad

Levantamiento Observaciones

Reporte de Verificación

Descarga del Formato N°1

Adjunta el archivo Excel

Verifica la información registrada en INFOBRAS

Notifica a la entidad para que actualice la información

Actualizará la verificación

Genera reporte



Según como va ingresando y completando la secuencia de navegación, las secciones del módulo mostrarán colores que indican diferentes estados:   



Color Gris - Inactiva, no disponible hasta completar las secciones activas. Color Negro - Activa, disponible para completar su información. Color Celeste – Completo, llenado con éxito.

Durante la navegación encontrará diferentes avisos, los cuales se distinguen por colores :

   

Color Color Color Color

Amarillo - Desatacado - Contenido muy importante. Celeste - Éxito- Indica logro de alguna acción realizada. Rojo - Advertencia – Mensaje de precaución. Gris - Orientación – Texto de guía en la navegación

Nota.- El registro del proceso de verificación se realizará en las secciones activas, no puede pasar a otra sección mientras no termine las secciones anteriores.

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Para una mejor comprensión se realiza una descripción de las secciones del “Módulo de Verificación de Obras – OCI”:

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4 5 Leyenda: Flecha 1

Descripción Titulo general del módulo. Secciones de navegación.

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Contiene el nombre de la sección y el estado de registro, el estado puede ser de 3 colores: o Color Gris - Inactiva, no disponible hasta completar las secciones activas. o Color Negro - Activa, disponible para completar su información. o Color Celeste – Completo, llenado con éxito. Cuerpo o contenido de la sección, dependiendo de la sección, el contenido cambiará Avisos de navegación.

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Son anuncios de o o o o

colores dependiendo de su naturaleza, pueden ser: Color Amarillo - Desatacado - Contenido muy importante. Color Celeste - Éxito- Indica logro de alguna acción realizada. Color Rojo - Advertencia – Mensaje de precaución. Color Gris - Orientación – Texto de guía en la navegación

Botones de acción. Permiten realizar una acción determinada.

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Proceso de verificación de las obras registradas en INFOBRAS El proceso de verificación que detalla los Lineamientos se realizará a través de las diferentes secciones: 4.1. Sección 1: “Información General” En esta sección encontrará una breve descripción del módulo y podrá descargar los siguientes archivos: Resolución, manual del usuario, lineamiento y formato N°1: “Listado de obras que se encuentran en ejecución”, a través de este último documento el jefe de OCI solicitará al titular de la entidad bajo control o quien haga sus veces, el listado de obras. A continuación se muestra los pasos de navegación en esta sección: Paso 1: Tomar conocimiento de la información. Paso 2: Revisar los documentos relacionados con el módulo y descargar el formato N°1: “Listado de obras que se encuentran en ejecución”. Paso 3: Activar el check de aceptación, que indica que tomó conocimiento de la información presentada en el módulo. Paso 4: Dar click en el botón “Aceptar”.

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Nota.- No podrá continuar con el registro de la siguiente sección “Carga de datos”, si no selecciona la casilla “Aceptar”.

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4.2. Sección 2: “Carga de Información” Una vez que se ha solicitado a la entidad, información de las obras que vienen ejecutando, el jefe de OCI recibirá por parte del titular de la entidad bajo control o quien haga sus veces en un plazo no mayor a siete (7) días hábiles, la información mediante documento y en archivo digital (Ms Excel).

Solicita información

Remite información

A continuación se muestra los pasos de navegación en la sección “Carga de información”: Paso 1: Haga click en el botón “Seleccionar” y busque el archivo formato N°1 en Excel que guardo en su computadora Paso 2: Haga click en el botón “Cargar Archivo”.

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Leyenda: Flecha

Descripción

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Botón “Seleccionar”  Selecciona el archivo para la verificación.  No permite un archivo en formato distinto al establecido en el Lineamiento  La capacidad máxima de carga es de 2 MB.

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Botón “Cargar Archivo”  Botón destinado a cargar el archivo en formato Excel.  Si la carga se realiza con éxito, debe mostrarse la lista de obras en la parte inferior de la sección II.

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Paso 3: Al cargar el archivo, el sistema mostrará la lista de obras a verificar, si es correcto, realice el siguiente paso. Paso 4 : Haga click en el botón “Guardar”

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Leyenda: Flecha

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Descripción Botón “Guardar”  Tiene la función de guardar la información cargada, una vez seleccionada esta opción, la información no podrá ser modificada y el sistema mostrará un aviso de éxito.  Al guardar la información, se activará la siguiente sección “Verificación de Obras”

Nota.- Si la entidad no emitió ninguna información de las obras que vienen ejecutando, el jefe de OCI en el plazo establecido, procederá a indicar los motivos en la sección de “Carga de Información” y generar el reporte final que se realizará en la sección de “Reportes de Verificación”, ingresando las observaciones respectivas, con lo cual se dará por concluida el proceso de verificación.

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4.3. Sección 3: “Verificación de Obras” En esta sección se verificará que las obras que vienen ejecutando las entidades se encuentran registradas en INFOBRAS y el registro de dichas obras sea veraz, para cumplir con esta sección el jefe de OCI, realizará dos acciones: para obras reportadas y obras no reportadas. a) Pasos de navegación para las obras reportadas por la entidad Paso 1: Haga click en el botón “Comenzar verificación” El sistema mostrará el listado de obras que se cargó en la pestaña anterior y mostrará dos columnas denominadas “Estado de verificación” y “Verificación de Obras”.

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Paso 2: Revise la columna donde indica el estado de evaluación; si no se realizó ningún proceso de verificación encontrará el estado “Pendiente”. Paso 3: Elija la obra en estado “Pendiente” y de click en el link “Verificar”.

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Leyenda: Flecha

Descripción

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Columna “Estado de evaluación”. En esta sección cada obra es clasificada con un estado, en las que se distinguen: o No verificada: Estado inicial. Obra que no ha sido verificada. o Sin observaciones: Luego de la verificación, la obra no tiene observaciones. o Con observaciones: Luego de la verificación la obra tiene observaciones. o No registrada en INFOBRAS: No se pudo encontrar en el sistema.

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Columna “Verificación de Obras”. De acuerdo a la acción realizada, tendrá la opción de : o Verificar (Link activo): Obra disponible de ser verificada. Al darle click abre la ventana de verificación para la obra seleccionada. o Verificada (Link inactivo): Obra que concluyó su proceso de verificación y no podrá ser verificada de nuevo.

Paso 4: Seleccione una opción de búsqueda, se recomienda usar la opción “Por coincidencias sugeridas”, debido a que, con esta opción la búsqueda en INFOBRAS se realizará por todos los campos establecidos en el formato 1, es decir: Código SNIP, fecha de inicio, moneda y monto de ejecución; el sistema mostrará como resultado un listado de obras con la coincidencias encontradas. Paso 5: De click en el botón “Buscar” para ejecutar la búsqueda.

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Leyenda: Flecha

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Descripción Criterios de búsqueda El campo contiene tres (3) criterios para buscar obras en el sistema INFOBRAS, como se detalla: o Por coincidencias sugeridas (Opción por defecto): Al buscar por esta opción el sistema mostrará un listado de obras que guarden relación con algún dato de la obra enviada por la entidad. o Por código INFOBRAS: Puede realizar una búsqueda directa de la obra, si se conoce el código INFOBRAS o Mostrar todas las obras: Esta opción de búsqueda muestra todas las obras registradas por la entidad en INFOBRAS. Botón “Buscar”.  Ejecuta la búsqueda de las obras.  Se puede buscar tantas veces sea necesario.

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Paso 6: Seleccione la obra que se relaciona con la brindada por la entidad Paso 7: En caso hubiera observaciones, como: La fecha de inicio de obra o el monto de ejecución no coincide con la obra que se encuentra verificando, indíquelas en la lista de “Observaciones”. Paso 8: En caso de no encontrar ninguna coincidencia, de la obra que se encuentra verificando con el listado de obras que muestra el sistema, marque un check en el aviso “La obra no se encuentra registrada en INFOBRAS” Paso 9: Guarde la verificación y repita el proceso para cada obra a verificar

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Descripción Listado de resultados. o Muestra todas las obras que se encontraron al ejecutar la búsqueda. o Puede haber campos vacíos, dependiendo de cómo este el registro en INFOBRAS. o Solo se puede seleccionar una (1) obras del listado, la cual debe ser igual a lo reportado por la entidad. Listado de observaciones.  Se muestra un listado de observaciones por cada dato de la obra y son: o

7 o o 

No se ajusta a lo reportado: Hay diferencias relevantes entre uno y otro dato Datos incompletos: la información es parcial o fragmentada. No tiene datos: el campo se encuentra vacío.

Se puede poner una observación por cada campo.

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Aviso destacado  Da la opción de marcar si es que la obra no se encuentra en el sistema.  Al marcar el check, el listado de observaciones se oculta.

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Botón “Guardar”.  Guarda la relación única entre una obra reportada por la entidad y una obra registrada en INFOBRAS.  Una vez relacionada ya no se podrá deshacer le cambio.

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b) Pasos de navegación para las obras no reportadas por la entidad Cuando se complete la verificación de todas las obras reportadas por la entidad, se activará la pestaña “Obras no reportadas”, en esta sección el jefe de OCI podrá registrar las obras que la entidad no reportó en la lista del formato N°1. Realizando, los siguientes pasos de navegación: Paso 1: Responder la pregunta ¿Todas las obras fueron reportadas por la entidad?, de presionar la opción “Si”, proceda a guardar la información. Paso 2: Presione la opción de “Guardar”.

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Leyenda: Flecha

Descripción

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Opción de registro obras no reportadas. Seleccionar la opción :  En el caso que la respuesta sea “SI”, aparecerá un aviso de éxito y la sección pasará a estado completo.  En el caso que la respuesta sea “NO”, aparecerá un formulario para registrar datos sobre esas obras.

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Botón “Guardar”.  Tiene la función de guardar la opción registrada. Paso 3: En caso hubiera obras que reportar, presione en la opción “No” y seleccione mediante un click el botón “Nuevo”. Paso 4: Complete los datos solicitados. Paso 5: Guarde el registro

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Leyenda: Flecha

Descripción

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Botón “Nuevo”  Tiene la función de abrir un formulario para registrar la obra no reportada.

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Campos solicitados  Descripción de la obra: Breve descripción de la obra en ejecución.  Dirección de la obra: Dirección y referencias de la ubicación de la obra.  Comentarios: texto libre donde el Jefe de OCI puede dar detalles en referencia a la obra. El mismo será enviado al titular de la entidad.

5

Botón “Guardar”  Tiene la función de guardar el registro de la obra no reportada.

Paso 6: Puede eliminar el registro en caso de error Paso 7: Si requiere ingresar más obras presione la opción “Nuevo” o la opción “Cerrar registro”, para que el sistema guarde la información.

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Leyenda: Flecha

Descripción

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Botón “Eliminar”  Tiene la función de eliminar la obra en caso de error

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Botón “Cerrar registro”  Tiene la función de cerrar de manera oficial el registro de obras no reportadas por la entidad.  Una vez cerrado el registro no se podrá realizar modificaciones.  Aparecerá un aviso de éxito.  Se activará la sección 4 “Notificación a la entidad”.

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4.4. Sección 4: “Notificación a la entidad” Una vez culminada la verificación, se procederá a remitir correo electrónico al Titular de la Entidad con el detalle de verificación además remite una copia al correo del Jefe de OCI. Pasos de navegación para realizar notificaciones a la entidad: Paso 1: Revise los resultados de la verificación. Paso 2: En caso sea necesario se puede editar los datos del titular de la entidad. Paso 3: En caso sea necesario se puede editar los datos del Jefe de OCI. Paso 4: De click al botón “Enviar” para realizar al notificación a la entidad.

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2

3 4 Leyenda: Flecha

Descripción

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Campos de resultados  Muestran el consolidado de datos de las obras verificadas

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Zona “Datos del titular de la entidad”  Botón “Editar” o Tiene la función de cambiar los datos del titular de la entidad, que servirán para el envío de la notificación.

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Zona “Datos del Jefe de OCI”  Botón “Editar” o Tiene la función de cambiar los datos del Jefe de OCI. o Los datos que se muestran |son los que se guardan en la base

4

Botón “Enviar”  Tiene la función de enviar un correo electrónico al Titular de la Entidad con el detalle de verificación además remite una copia al correo del Jefe de OCI.  Una vez enviado, el botón queda bloqueado y no se podrá deshacer el cambio.  Aparecerá un aviso de éxito.

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Paso 5: Revisar el correo donde se indica el consolidado de la información y las observaciones de la verificación

Paso 6: De acuerdo al plazo establecido, esperará que el Titular de le Entidad se comunique indicando que las observaciones fueron levantadas, para proceder con la sección 5 “Levantamiento de las observaciones”

Nota: Si en el caso no hubiera observaciones, se procederá a realizar el “Reporte de Verificación”

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4.5. Sección 5: “Levantamiento de observaciones” En esta sección se procederá a realizar una segunda verificación una vez que la entidad comunique sobre el levantamiento de observaciones. a)

Pasos de navegación para las obras reportadas por la entidad Paso 1: Haga click en el botón “Comenzar”.

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Leyenda: Flecha

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Descripción Botón “Comenzar”  Tiene la función de comenzar el levantamiento de observaciones.  Debe cargar el listado de obras que quedaron con observaciones

Paso 2: Haga click en el link “Pendiente” para revisar la obra.

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Paso 3: Se visualiza una ventana con la obra observada en la primera etapa y el botón de “Buscar”, con la finalidad de realizar nuevamente la comparación con las obras registradas en INFOBRAS, se recomienda usar la opción “Verificación anterior”, con la finalidad de que se vuelva a realizar la misma búsqueda realizada en la primera verificación.

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Paso 4. De encontrar que las observaciones fueron levantadas, cambie el estado a la opción “Sin Observación”. Paso 5. Guarde los cambios.

L e y e n d a :

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4 5 Leyenda: Flecha

Descripción

3

Listado de criterios de búsqueda  Se encuentra la opción de Verificación anterior, con la finalidad de que vuelva a realizar la misma búsqueda que en la primera verificación y de esta forma, agilice la búsqueda de la obra observada

4

Listado de observaciones  En el caso de haber sido levantada la observación por la entidad, se debe cambiar a la opción “Sin observaciones”.

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Botón “Guardar”  Guarda los cambios de la verificación.

Paso 6. Realice el mismo proceso para todas las obras observadas y una vez culminado el proceso de verificación, seleccione en el botón “Finalizar Actualización”

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Leyenda:

Flecha

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Descripción Botón “Finalizar Verificación”  Tiene la función de finalizar la segunda verificación.  El estado de la sección cambiará a “completo”.  Aparecerá un aviso de éxito.

b) Pasos de navegación para las obras no reportadas por la entidad Paso 1: Hacer click en la pestaña “Obras no reportadas”. Paso 2: Revise el listado de obras y haga click en el botón “Editar”.

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Paso 3: Ingrese el código INFOBRAS reportado por la Entidad, caso contrario marque el check indicando que la obra no se registró en INFOBRAS. Realice la misma acción si en caso hubiera más obras reportadas.

Nota.- De no tener ninguna respuesta de la entidad sobre las observaciones realizadas en la primera verificación, el jefe de OCI, procederá a realizar la segunda verificación y luego proceder a generar el “Reporte de verificación”.

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4.6. Sección 6: “Reporte de verificación” En esta sección se genera el reporte de la verificación realizada a las obras reportadas por la entidad, el cual se enviara a la Gerencia de Estudios y Gestión Pública a través del sistema; asimismo, le llegará una copia al correo del jefe de OCI, dicho reporte se mantendrá guardado en el módulo y de considerar necesario podrá realizar una impresión de la misma. Pasos de navegación para generar los reportes de verificación: Paso 1: Haga click en el botón “Generar reporte”.

Paso 2: Revise su correo, le llegará una copia del reporte de verificación.

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