Manual del Usuario InMano Mobile TRON Software

Automatización Fuerza de Ventas InMano Android Versión 1.0 - 2011

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Manual del Usuario El presente sistema, los programas y su documentación aquí descriptos han sido desarrollados por TRON S.A. quien conserva los derechos de propiedad intelectual sobre los mismos. Son entregados al solo efecto de ser usados por tiempo indeterminado por el comprador original y/o su personal en forma directa en un solo equipo de procesamiento de datos. El comprador asume la responsabilidad de salvaguardar los derechos de propiedad intelectual. La información contenida en este manual, medios magnéticos acompañantes así como los programas, formularios y diseños entregados y todo el material asociado son confidenciales y no deben ser divulgados transferidos, transmitidos ni reproducidos mediante ningún método salvo permiso escrito de TRON S.A. el hacerlo está penado por ley.

© TRON S.A. Todos los derechos reservados. Queda hecho el depósito que marca la ley 11.723 Impreso en Rafaela, Pcia. de Santa Fe, Argentina PRIMERA EDICIÓN: OCTUBRE 2011

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1- Introducción 1.1- ¿Qué es InMano? INMANO es un programa para administrar la Gestión de Pedidos y Cobranza en forma automática. Esta poderosa herramienta de Gestión Administrativa permite integrar varias soluciones informáticas en una sola: InMano Desktop InMano Android Este sistema está orientado a brindar al Preventista en calle todo tipo de opciones para que registre la información derivada de la visita realizada al cliente, lo que le permite monitorear continuamente los resultados de su gestión de venta. Inmano permite volcar en el sistema, toda la información proveniente de las visitas realizadas a los clientes: Pedidos confirmados Cobranzas realizadas Devoluciones Motivos de Visitas No Concretadas Comentarios de los clientes sobre: Precios y productos de la competencia, reclamos, etc.

1.2- ¿Cuáles son los Objetivos principales de INMANO? Los principales objetivos de este producto son: Dar valor agregado a la imagen de la empresa que lo utilice. Reducción de tiempo en: o Grabación de datos para facturación o Aceptación de devoluciones o Archivos de pedidos manuales o Cumplimiento del Pedido del Cliente o Rendición de gastos del preventista Disponer de información para: o Seguimiento de Crédito por cliente o Seguimiento de la gestión del vendedor controlando:  Ruta asignada  Cumplimiento de visitas  Tiempos reales de visitas

1.3- Características del Sistema INMANO permite generar pedidos y cobranzas, realizar consultas, registrar devoluciones, transferir la información a un FTP o Web Service, transferir los datos necesarios desde la PC y manejar un catálogo de productos. Mientras está realizando un pedido, el vendedor podrá consultar los productos que tiene para ofrecer, ingresar el código directamente o bien consultar por Familia. También al ingresar las líneas del pedido se podrá ofrecer una bonificación. Los clientes tendrán asignada una lista de precios, que se va a tener en cuenta en el momento de asignar los precios de los productos que se seleccionan.

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En caso de no concretar una visita se podrá detallar el motivo por el cual no se la pudo hacer. Por ejemplo: Stock suficiente Excedido en crédito Comercio Cerrado Pedido Rechazado El sistema brinda además, la posibilidad de imprimir los Pedidos y Cobranzas que realiza el vendedor y los Informes de Resumen.

Ingreso al sistema La primera pantalla que se presenta, al ejecutar el programa InMano desde el acceso directo, es la siguiente:

A través de la misma podemos acceder a la aplicación, ingresando previamente el usuario y la contraseña que se nos haya proporcionado. Al realizar un clic en el botón Aceptar confirmamos la información ingresada por lo que, inmediatamente podremos ver la identidad del vendedor y datos actuales. Realizando un clic en el botón “Cancelar” borramos los caracteres ingresados en Usuario y Contraseña. Si los datos proporcionados son los correctos podremos acceder a la pantalla principal de la aplicación, en donde se puede ver el Menú de opciones, los datos del vendedor, fecha de la ruta y de entrega.

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1 - Rutas Eligiendo la opción RUTAS en el Menú Principal es posible realizar la Visita al cliente e ingresar toda la información correspondiente a la misma. Ingreso de Pedidos Ingreso de Devoluciones Ingreso de Cobranzas Ingreso de visitas No concretadas Agenda Incorporando dentro de dicha visita todas las funciones anexas a la misma: Alta de Clientes nuevos Rendición de gastos de preventista Información general del cliente a visitar Estadísticas del cliente

1.1- Rutas 1.1.1 - Selección de clientes Las pestañas de agrupación de clientes, que se encuentran en la parte superior de la pantalla, muestran a los clientes agrupados por: Ruta Podemos visualizar en el orden previsto los clientes a visitar en la ruta actual. Se puede alterar el orden de la ruta y volver a visitar a un mismo cliente. En el costado superior izquierdo se muestra el Nro. Total de clientes a visitar. Todos Permite visualizar todos los clientes de las diversas rutas de un mismo vendedor. Dichos clientes pueden ser visitados de la misma forma que los clientes en ruta. En el costado superior izquierdo se muestra el Nro. Total de clientes globales del vendedor. Visitados Muestra los clientes ya visitados. Permite volver a ingresar para verificar la información, modificarla o realizar una nueva operación. En el costado superior izquierdo se muestra el Nro. Total de clientes Visitados.

1.1.2 – Métodos de selección de clientes Para realizar una búsqueda de clientes podemos movernos dentro de la lista que se muestra en la pantalla. En caso de requerir una búsqueda más específica presionamos el botón con la imagen de una lupa que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. Desde aquí podemos efectuar dos tipos de búsquedas de clientes, que se detallan a continuación. Búsqueda por datos de Clientes: Podemos realizar la búsqueda de acuerdo a determinados atributos del cliente, tales como:

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Código Nombre Domicilio Localidad

Una vez que terminamos de escribir el texto deseado presionamos el tilde verde. De esta forma veremos en la grilla únicamente los clientes que empiecen con el texto que ingresamos.

Búsqueda por botones alfabéticos: Estos botones permiten agrupar en forma alfabética a los clientes de forma similar al utilizado en una agenda telefónica de mesa. Presionando estos botones podemos acceder rápidamente al grupo de clientes que tienen como primer dígito al indicado en el botón alfabético (“#abc” – “def”…) Ejemplo: Buscamos un cliente cuyo apellido comienza con “G”, presionando el botón alfabético “ghi”, accedemos rápidamente al grupo de clientes deseado. Luego, podemos seleccionar el cliente buscado. Presionando sobre el ícono que tiene una flecha azul y una verde, podemos volver a ver el listado completo de los clientes. Selección directa: Esta opción consiste en ubicar verticalmente dentro de la lista al cliente, posicionando sobre la misma, e ir bajando o subiendo, de acuerdo a como lo vamos encontrando. Si el listado de clientes no es muy amplio es conveniente combinar los dos métodos: 1ro.- Botones alfabéticos 2do.- Selección manual

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1.1.3 – Información del Cliente Antes de iniciar la visita al cliente, podemos visualizar diferentes tipos de informes que nos permiten tener una visión amplia del mismo. Todo esto se puede realizar sin necesidad de iniciar una Visita formal al cliente. Los datos que podemos ver son los siguientes:

En la pestaña “Datos del Cliente” podemos ver información de diferente tipo, tal como: Información General Información de Contactos Información Créditos En las pestañas Pedidos, Cobranzas y Devoluciones, podemos visualizar los comprobantes que se le cargaron a este cliente en las visitas realizadas, mientras que en “Observaciones” podemos especificar el tipo de visita, ingresar una observación general de la visita, modificar y eliminar los recordatorios asociados al cliente. Además, presionando tecla menú del dispositivo, podemos acceder a diferentes informes.

1.1.4- Visita del Cliente Seleccionando el cliente que deseamos visitar en la lista se nos presentan dos opciones: -

Ver Información (punto 1.1.3)

-

Visitar

Si seleccionamos la opción “Visitar”, aparecerá una pantalla donde se inicia la visita formal al cliente, donde se puede trabajar con los siguientes ítems: Información de Cliente Pedidos: Visualizar, Modificar, Imprimir o Anular los pedidos realizados Devoluciones: Visualizar, Modificar, Imprimir o Anular los pedidos realizados Cobranzas: Visualizar, Modificar, Imprimir o Anular los pedidos realizados Visitas No Concretada Observaciones

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La información se organiza en cinco pestañas: Datos del Cliente Muestra toda la información General y la Información de Crédito del Cliente Pedidos Si el cliente que estamos visitando ya hubiera sido visitado y en dicha visita hubiera realizado un pedido, existe la posibilidad de Modificar, Eliminar o Imprimir dicho pedido. Devoluciones: Se muestran todas las devoluciones tomadas por el vendedor. Cobranzas: Se muestran todas las cobranzas realizadas al cliente. Observaciones: Permite ingresar una observación general para la visita y/o una nota que será agendada en el dispositivo y aparecerá en la próxima visita que se le realice al cliente en cuestión.

NOTA: La modificación y anulación de comprobantes se podrá realizar siempre y cuando no se haya realizado la transmisión de los mismos. NOTA: Se podrá “Imprimir” un comprobante, solo si no superó la cantidad máxima de impresiones autorizadas y si el mismo no fue transmitido y/o anulado.

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1.2- Pedidos Existen varios métodos para agregar un producto al pedido: Método 1 - Ingreso rápido de productos Si el usuario conoce los códigos de los productos puede realizar una “carga rápida” ignorando las diversas formas de búsquedas. Veamos una secuencia de carga rápida: 1. Digite código + Tecla Enter 2. Digite Cantidad + Tecla Enter 3. Digite bonificación + Tecla Enter En este momento, se puede continuar con la próxima línea del pedido.

Por otra parte, si hacemos un clic en el botón con la imagen del símbolo “Más”, podemos ver el ingreso completo de datos de un producto, incluyendo las ofertas y las distintas unidades en las que puede venderse. También podemos ver los datos (fecha, cantidad y precio) de la última compra realizada por este cliente, para el producto en cuestión.

Cantidad vendida Precio de venta

Agrega el producto al pedido

Ver ficha y foto del producto

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Desde aquí también podemos acceder a otra pantalla que nos permite ver información adicional del producto, como: FOTO DEL PRODUCTO FICHA DEL PRODUCTO

Para poder ver esta información es necesario descargarla previamente.

Método 2 - Botones alfabéticos Estos botones agrupan letras en conjuntos de tres y se asemeja al índice telefónico, permitiendo buscar un producto por la primera letra de su nombre. Método 3 - Escribir y buscar: La misma se realiza tipeando el/los caracteres del producto a localizar y se hace un clic en botón Buscar. En cualquier de estos métodos (2 y 3), luego de realizar una búsqueda debemos volver a buscar el producto en la grilla que aparece en la parte izquierda de la pantalla. Desplazándonos en forma vertical podemos ubicar en la lista el producto deseado. Haciendo clic sobre el mismo podemos ingresar a la carga extendida (vista anteriormente), seleccionando la opción “Agregar”.

1.2.1 - Detalle de Pedido Desde la pestaña “Detalle” podemos visualizar todas las líneas del pedido y toda la información asociada como: Código del producto, Descripción, Unidad de medida, Descuento, Precio. Al movernos dentro de la lista podemos ver los diferentes productos que forman parte del pedido.

Desde esta pantalla podemos también modificar o eliminar un ítem. Para ello hacemos clic sobre la línea correspondiente, lo que nos mostrará las opciones disponibles. Seleccionando la primera opción accedemos a la carga extendida del producto, mientras que desde la segunda, borramos el producto del pedido actual.

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1.2.2 - Totales de Pedido Al terminar el pedido, desde la pestaña totales, podemos especificar una serie de aspectos generales, adicionales al pedido mismo como: Fecha de entrega Podemos modificar la fecha de entrega para generar un pedido posdatado. Observaciones y Comentarios Se puede ingresar una observación, que luego será impresa al pie de la factura y realizar todos los comentarios que nos realiza el cliente para luego ser volcados en InMano Desktop y poder ser visualizados por los supervisores. Condición de venta: Si tenemos autorización podemos seleccionar otras condiciones de venta. Totales del Pedido: o Unidades o Kilos o Importe Total Neto o Impuestos (IVA) o Importe Total con impuestos Una vez ingresada toda la información necesaria relativa al pedido se procede a cerrar el mismo. Con ese fin presionamos el botón de Menú y luego el botón “Confirmar”. De esta forma se cierra el pedido y luego se solicita la confirmación. Si presiona “SI” se graba el pedido Si presiona “NO” se cancela

Una vez finalizado el ingreso del pedido, desde la pestaña Pedidos del cliente, podemos: Editar un pedido seleccionado Anular un pedido

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1.3 - Cobranzas Esta opción nos permite ingresar un Recibo a un cliente. Al presionar el botón “Cobranzas”, aparece una pantalla con el detalle de los comprobantes adeudados por el cliente, de los cuales tendremos que seleccionar los que se van a cancelar, ya sea en forma total o parcial.

El primer paso para realizar la cobranza, es seleccionar el/los comprobante/s a aplicar. La aplicación puede realizarse de dos formas: Total Parcial En el caso de cancelar el total de un determinado documento, basta con hacer un clic sobre la línea del mismo. Al hacerlo, dicha línea queda pintada en rojo y el monto del comprobante se suma al Total Imputado. Para aplicar un comprobante en forma parcial, una vez que lo tenemos seleccionado, volvemos a hacer clic sobre la línea del mismo. Aquí se nos consultará si queremos desaplicarlo o aplicarlo en forma parcial. Al elegir la opción “Aplicar parcialmente”, aparece la siguiente pantalla, en la que debemos seleccionar “Parcial” en el cuadro “Tipo de Aplicación” y colocar el importe correspondiente. Este proceso se puede hacer con cualquiera de los comprobantes imputados en el recibo, moviéndonos hacia izquierda o derecha con las flechas que aparecen en la parte superior de la pantalla.

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La aplicación de los comprobantes, puede deshacerse, haciendo un clic en el botón “Cancelar comprobantes”. Si observamos en la pantalla de “Aplicación”, los cuadros de la parte superior, muestran el importe cobrado, total imputado y la diferencia (que es lo que falta de cobrarle al cliente para cancelar los comprobantes aplicados). Una vez finalizada la selección de los comprobantes a imputar, debemos elegir el/los Medios de Pago que vamos a utilizar para cancelarlos. Para elegir el/ los Medio de Pago/s, hacemos un clic en la pestaña Medios de Pago. Al hacerlo, se despliega la pantalla que se ve abajo a la izquierda. Al desplegar la lista que dice “Seleccione un medio de pago”, vemos los distintos medios de pago disponibles, seleccionando uno accedemos a una pantalla en donde debemos cargar algunos datos que dependen de cada medio de pago. Por ejemplo, en el caso de un cheque veremos una pantalla similar a la que se muestra abajo a la derecha.

Para grabar los cambios y seleccionar un nuevo medio de pago, hacemos un clic en el botón “Aceptar”. En el caso de que deseemos seguir cargando un medio de pago del mismo tipo (en este caso, otro cheque), debemos hacer un clic en “Aceptar y continuar”. En caso de que el medio de pago no sea Cheques, hacemos un clic en el botón “Cancelar” para salir de la pantalla, sin haber guardado los cambios. En caso de querer eliminar uno de los Medios de Pago ingresados, seleccionamos la línea a borrar y hacemos un clic en el botón “Eliminar”. Finalmente, en la pestaña “Otros”, podemos ingresar el comentario para Administración y el comentario a imprimir en el pie del recibo. Además, desde aquí es posible cargar anticipos, para aquellos casos en que un cliente nos pague “de más”.

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Para que el recibo pueda ser confirmado, es necesario que el total imputado y el cobrado sean iguales, o lo que es lo mismo, que la diferencia sea 0. Por último, para grabar la Cobranza, presionamos el botón de menú del dispositivo y elegimos la opción “Confirmar”. Una vez que aceptemos la confirmación que nos solicita el sistema, tendremos la posibilidad de imprimir el recibo realizado por duplicado.

1.4 - Devoluciones La carga de devoluciones es bastante similar a la de pedidos, por lo que a continuación veremos únicamente las diferencias. Lo primero que debemos hacer es buscar los productos que formarán parte de la misma. Las diferentes formas de búsqueda fueron vistas en la carga de pedidos, por lo que en este caso obviamos este tema. Una vez ubicado el producto, hacemos doble clic sobre la línea e ingresamos a la pantalla que se ve abajo.

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Como vemos, aquí podemos especificar el motivo de la devolución, la fecha de vencimiento del producto y el porcentaje de descuento que se aplicó al momento de la venta, entre otras cosas. Después de agregar los productos que corresponda, seleccionamos la pestaña “Totales”, en la cual vemos los totales de las distintas unidades. Desde esta pantalla podemos especificar también el número de precinto que se utiliza. Para guardar la devolución presionamos el botón de menú del dispositivo y presionamos “Confirmar”. Vale aclarar que además es posible imprimir la devolución luego de guardarla.

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1.5 - Visita no Concretada Una Visita No Concretada se registra cuando en la misma no se realiza un pedido, cobranza o devolución, o simplemente es imposible concretarla. Es muy importante su registración desde el punto de vista comercial, ya que al regreso del recorrido forma parte del Resumen de todo lo visitado. Para cargar una visita no concretada una vez que ingresamos al cliente seleccionamos el botón “Visita no concretada”. Vale decir que después de hacer esto, no se podrá cargar ningún comprobante al cliente en cuestión.

Desde esta pantalla el vendedor puede registrar el motivo por el que no se pudo realizar un Pedido/Cobranza. Estos Códigos son cargados en Administración en el Sistema InMano Desktop. Además del motivo, el sistema permite al vendedor el ingreso de una nota asociada a la No Visita al cliente.

1.4 - Información General Dentro de la pantalla de visitas, tenemos acceso a algunos informes que nos aportan información acerca de: Conformación de saldos Rutas Objetivos de venta Información histórica de ventas Información histórica de cobranzas Estado y nivel de batería Presionando el botón menú del dispositivo, podemos acceder a los diferentes informes.

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1.5- Cierre del Día Desde este módulo es posible realizar un cierre de las actividades del día. En este proceso será necesario especificar por cada cliente de la ruta del día que no fue visitado, un motivo de “no visita”, y por cada cliente que se visitó pero no se le efectuó un pedido, un motivo de “no pedido”

Para seleccionar un motivo desplegamos la lista y elegimos el motivo que consideramos más adecuado. Luego presionamos la flecha de color verde para pasara al siguiente cliente. Repetimos este proceso hasta llegar al último cliente de esta lista. Finalmente presionamos el botón de menú y aceptamos la operación. Vale aclarar que la información contenida en el cierre deber ser transmitida al igual que sucede con la información de las demás operaciones efectuadas en el dispositivo.

ACLARACIÓN: Luego de realizar el cierre no podrá llevarse a cabo ninguna otra operación, es decir, no se podrán cargar pedidos, cobranzas o devoluciones, ni modificar comprobantes cargados anteriormente, por lo cual se recomienda hacerlo antes de bajar la nueva ruta.

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2 - Informes Los mismos pueden visualizarse, haciendo un clic en el ítem correspondiente en el menú principal. En dicho menú, encontramos información referida a: Pedidos cargados Recibos emitidos Objetivos de ventas Resumen del recorrido de la Ruta Visitas efectuadas TOP 10

2.1- Pedidos El informe de pedidos nos permite ver el detalle de todos los pedidos cargados a partir de la última ruta recibida. Además podemos ver los totales por productos vendidos.

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2.2 – Recibos El informe de recibos nos permite ver el detalle de todos los recibos emitidos a partir de la última ruta recibida, así como los totales de cada medio de pago utilizado. Además podemos imprimir estos listados para tener un registro de lo realizado.

2.3 - TOP 10 Los informes correspondientes a la opción TOP 10 nos muestran información correspondiente a las siguientes categorías: Clientes Productos Familias de productos Deudores

Los datos correspondientes estas categorías pueden mostrarse de diferente manera, presentados en una grilla y en forma de gráfico de barras o de torta.

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Otros informes a los que se puede acceder son: Informe de rutas (muestra la cantidad de visitas, pedidos y cobranzas realizadas) Informe de objetivos de venta (refleja los objetivos de venta planteados por la empresa contra lo realizado por el vendedor) Informe de visitas (muestra las diferentes visitas y las operaciones realizadas en cada una de ellas).

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3 - Herramientas 3.1- Transmisiones Al elegir la opción Transmisiones, disponemos de 2 opciones:

Configurar Servidor: Esta información es necesaria para poder transmitir los comprobantes cargados y recibir la ruta. Los datos necesarios a ser completados deben ser solicitados a Administración de Ventas en Casa Central.

En el caso de FTP: o o o o

Directorio: Camino al cual se envía y del cual se recoge la información para la aplicación móvil. Servidor: Dirección IP o nombre del mismo. Usuario: Número o código del vendedor. Contraseña: Contraseña del vendedor asignada por el Administrador.

En el caso de Web Service: Además de tildar la opción “Servicio web”, los datos necesarios a ser completados son los siguientes: o o

Directorio: Camino al cual se envía y recoge la información para la aplicación móvil. Servidor: Dirección url del sitio en el que se encuentra alojado el mismo.

Sincronizar: Accediendo a esta opción podemos realizar intercambios de información con el sistema central, ya sea para actualizar la información de que disponemos en el dispositivo (bajar ruta), como enviar los datos referentes a las operaciones realizadas en la ruta del día (enviar lote). Al ingresar se nos muestra la pantalla que vemos abajo, donde podemos llevar a cabo las siguientes acciones:

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Recibir ruta nueva Una vez que presionamos el botón “Recibir ruta nueva”, el programa comenzará a bajar la ruta. Al terminar este proceso exitosamente veremos la imagen de abajo donde un mensaje nos indica que la ruta se recibió correctamente, y que debemos procesarla para comenzar a trabajar con el programa. Al presionar el botón Sí nos aparecerán dos mensajes que nos recuerdan que al procesar la ruta se perderán los lotes que no fueron transmitidos, es decir información que fue cargada pero no enviada a Casa central para su procesamiento. En caso de haber transmitido todos los lotes de manera correcta presionamos Sí para continuar. Una vez hecho esto comenzará a procesarse la nueva ruta. Al finalizar el procesamiento de la misma en forma correcta, un mensaje nos informará que podemos comenzar a utilizar la aplicación.

-

Procesar ruta Esta opción nos permite procesar una ruta bajada anteriormente para comenzar a trabajar con los datos actualizados del día. El procedimiento para realizar esta acción es el mismo que se explicó anteriormente. Esta opción puede utilizarse en casos donde se baja la ruta pero por algún motivo se decide no procesar la misma en el momento (por ejemplo porque faltan enviar información).

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Enviar el lote actual Esta opción nos permite transmitir los pedidos, cobranzas y demás comprobantes cargados para su procesamiento. Al presionar el botón “Enviar lote actual”, comenzará la generación del mismo y luego se procederá a enviarlo al servidor configurado anteriormente. Una vez finalizada la transmisión un mensaje como el que vemos en la pantalla de abajo nos indicará que la operación tuvo éxito.

-

Enviar un lote determinado Mediante esta opción es posible volver a transmitir un lote que ya fuera enviado en otra oportunidad. Para ver los lotes que fueron enviados con anterioridad presionamos el botón “Mostrar lotes”. Después de hacer esto veremos una lista de los lotes disponibles para reenviar, cada uno identificado con un número y con la fecha de la última visita que contiene ese lote.

Para retransmitir, basta con dar clic en el lote que se desea transmitir. Al finalizar este proceso podremos ver una pantalla como la que se mostró anteriormente, en donde se nos informa que el lote se envió correctamente. NOTA: para realizar las acciones de recibir ruta, enviar y reenviar lotes, será necesario disponer de una conexión a Internet para poder comunicarse con el servidor.

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3.2 – Configurar fecha Al ingresar a esta opción tendremos la posibilidad de modificar la fecha de entrega de los pedidos. Esta fecha se utilizará como fecha por defecto para todos los pedidos, si bien la misma puede ser modificada al momento de cargar un pedido desde la pestaña Totales.

3.4-Personalización Al acceder a la pantalla de personalización podremos realizar diferentes cambios en la interfaz de la aplicación de modo de adaptarla a nuestras necesidades y/o preferencias

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