Manual Web Supplier

Abril 2016

Glosario 

Sistema de adquisición de Thyssenkrupp (generación y administración de órdenes de compra.

Xpedite

Service

Web supplier

Username

Password

Quotes

Item





Es un sistema que se encarga de la comunicación entre Xpedite y Web supplier.

Es el portal que Thyssenkrupp pone a disposición de sus proveedores para el conocimiento e intercambio de información relacionada a compras, tales como cotizaciones y órdenes de compra.



Nombre de usuario, será proporcionado al proveedor por parte de Thyssenkrupp. El username junto con el password son necesarios para el acceso al web supplier ,



Contraseña, será proporcionada al proveedor por parte de Thyssenkrupp. El username junto con el password son necesarios para el acceso al web supplier ,

o Cotización: documento que solicita compras al proveedor para que el proveedor informe y establezca el valor de productos o servicios.

o Partida: producto o Servicio a cotizar

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Glosario Currency

o Moneda: Unidad representativa del precio para efectuar transacciones comerciales. (MNX, USD, EUR)

o Order

Delivery

Invoice

XML

Addenda

Orden: Documento que genera la empresa a sus proveedores, donde se visualizan negociaciones entre empresa-proveedor. Este documento es la solicitud de productos o servicios acordados en una orden de compra.

o Entrega: Es el documento que el proveedor genera a través del web supplier y es una representación de una nota de remisión y funge también como parte del pase de entrada a las instalaciones de Thyssenkrupp.

o Documento que refleja toda la información de una operación de compraventa, en este caso se factura de acuerdo a los deliveries acordados con la empresa. Es el archivo donde están todos los elementos del comprobante CFD o CFDI y realmente este archivo es el comprobante fiscal digital que es válido para el SAT y es el que se tiene que resguardar para las auditorias. Archivos electrónico necesario que deberá subir el proveedor para proceder al pago acordado empresaproveedor, procederá a pago siempre y cuando los documentos cumplan las normas establecidas por el SAT y los lineamientos de la empresa

o La Addenda es un elemento dentro de la definición de la factura electrónica y sirve para que los contribuyentes puedan incluir información comercial adicional a la información contenida dentro del documento. El contenido de la Addenda no está regulado por el SAT, por esta razón al no haber un estándar el proveedor a través del web supplier deberá completar algunos datos de facturación necesarios para que Thyssenkrupp proceda al pago de la factura.

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Glosario

Applicant

o Aplicante o requisitante: usuario de Thyssenkrupp que solicita los bienes o servicios.

Step

o Paso en el flujo de proceso de un documento.

TK

o Thyssenkrupp.

Supplier

o Proveedor.

Receipt

o Recibo o remisión: documento que se genera e imprime a través del web supplier, que contiene la información del delivery, y que el supplier utilizará como parte del pase de entrada a las instalaciones de TK.

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Simbología o Contacts: muestra el o los contactos disponibles según el paso en el que se encuentra el delivery.

o Detail: muestra el detalle del documento seleccionado.

o Edit: sirve para editar o modificar la información del registro seleccionado.

o Decline: sirve para declinar items, es decir para declarar que no cotizará el item seleccionado.

o Delete: sirve para eliminar el registro en cuestión.

o Notes: muestra todas las notas de un delivery.

o Print: muestra la vista previa de impresión del documento que ha seleccionado.

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Simbología o Upload: despliega la ventana de carga de archivos.

o Download: despliega la ventana de descarga de archivos.

o Unlock: despliega la ventana de desbloqueo de la carga de archivos pdf y xml de la factura.

o Sent to SAP: muestra la ventana de autorizacion de envio a SAP del registro seleccionado.

o Payment: muestra la ventana de autorización (TK) o confirmación de pago (supplier).

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Botónes o Execute: ejecuta la consulta con el filtro indicado.

o Save: guarda los cambios.

o Cancel: cancela la acción iniciada mientras no se haya dado clic en el botón Save.

o Yes: confirmar una acción.

o New: crea un nuevo registro.

o Send: sirve para enviar la informacion según corresponda. Una vez enviada no se podrá modificar la información.

o Continue sending: sirve para continuar con el envío de la información. Aparece sólo cuando le solicita al usuario informacion adicional. Por ejemplo al envío del delivery, le pedirá la fecha de entrega, una vez que el usuario coloque la fecha podra dar clic en este botón. o Print: abre cuadro de dialogo donde el usuario puede seleccionar la impresora de su preferencia y enviar a imprimir el documento seleccionado.

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Acceso Para ingresar al sitio teclear en su navegador: http://thyssenkruppsystems.com:1022/websuppliers Debe colocar una X seguido por su número de proveedor y contraseña

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Se desplegara la pantalla principal del Web Supplier en donde podrá consultar sus datos, las cotizaciones que tiene pendientes por hacer y las ordenes de compra que se le han asignado

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Cotización

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Quotes Listado de Cotizaciones Para veer el listado de Cotizaciones, sobre el menu hacer clic en My biddings >> Quotes Por default, aparecen solo las Cotizaciones pendientes.

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Para veer el listado de todas las Cotizaciones (pendientes, terminadas, canceladas), debe seleccionar la opción All y dar clic en el botón Execute.

Para veer el detalle de la cotización clic en ícono Detail

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Estructura detalle de la cotización

Datos generales Items a cotizar

Archivos soporte thyssenkrupp Components Technology Automotive Systems | April 2016 | Manual Web Supplier para Proveedores |

Editar items

Para capturar el precio del item y alguna nota para informar tiempo de entrega, descuentos,etc, clic en el ícono Edit

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Editar items

Después de capturar el precio del item y alguna nota(opcional) clic en el botón Save thyssenkrupp Components Technology Automotive Systems | April 2016 | Manual Web Supplier para Proveedores |

Declinar items

Para declinar el item, clic en el ícono Decline

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Declinar items

Después de capturar el motivo de la declinacion, clic en el botón Yes thyssenkrupp Components Technology Automotive Systems | April 2016 | Manual Web Supplier para Proveedores |

Aplicar moneda

Para aplicar la moneda a la cotización, desplegar la lista Currency, y clic sobre la moneda que desee.

La aplicación de la moneda se veer reflejada en cada item thyssenkrupp Components Technology Automotive Systems | April 2016 | Manual Web Supplier para Proveedores |

Agregar archivos

Para agregar archivos, como soporte de la cotización, clic sobre el botón New thyssenkrupp Components Technology Automotive Systems | April 2016 | Manual Web Supplier para Proveedores |

Agregar archivos

Clic en Browse

Una vez seleccionado el archivo, clic en Open

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Agregar archivos

Clic en Save

El archivo se veer reflejado en la tabla Files

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Eliminar archivos

Para eliminar archivos, clic en el botón Delete

Confirmamos dando clic en el botón Yes

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Envío de cotización

Para que aparezca el botón Send la cotización debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Todos los items deben tener un precio o declararse como declinado. 2. Tener una moneda aplicada 3. Tener al menos un archivo de soporte a la cotizacion

2

1

1

3

Para enviar una cotización dar clic en el botón Send thyssenkrupp Components Technology Automotive Systems | April 2016 | Manual Web Supplier para Proveedores |

Envío de cotización

2

1

Nos pedira confirmar el envío, damos clic em el botón Yes 3

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Asignación de orden de Compra Una vez enviada la cotización con los archivo de respaldo necesarios y descripción del material cotizado, el departamento de compras seleccionará un proveedor para cumplir con la Orden de compra, si es seleccionado, recibirá un pendiente en su bandeja de Orders, si no, la cotización desaparecerá de sus pendientes

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Orders Listado de orders Para veer el listado de orders, sobre el menu hacer clic en My biddings >> Orders Por default, aparecen solo las orders pendientes, es decir que no han sido entregadas o no estan canceladas.

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Listado de orders

Para veer el listado de todas las orders(pendientes, terminadas, canceladas), seleccionar la opcion All y dar clic en el botón Execute

Para veer el detalle del order clic en ícono Detail

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Estructura detalle del order

Datos generales

Deliveries Items solicitados para entrega

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Creación de delivery

Para generar un nuevo delivery, clic en el botón New

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Creación de delivery

Pedirá confirmación, dar clic en el botón Yes

Esperamos a que se termine de crear el delivery thyssenkrupp Components Technology Automotive Systems | April 2016 | Manual Web Supplier para Proveedores |

Creación de delivery El delivery comenzará con el step Previous

El nuevo delivery se veer en el area de deliveries, el sistema le asignará un folio

Para veer el detalle del delivery, dar clic en el ícono Detail

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Estructura del detalle del Delivery

Datos generales del delivery

Detalle del delivery

Historial del delivery

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Creación del detalle del delivery

Para ingresar cantidades a entregar del delivery, dar clic en el ícono Detail

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Creación del detalle del delivery

Para ingresar cantidades a entregar del delivery, dar clic en el ícono Detail

Capturar las cantidades a entregar y notas(opcional), dar clic en el botón Save

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Envío del delivery

Una vez que el proveedor este seguro de que las cantidades a entregar sean verdaderas, dar clic en el botón Send

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Envío del delivery

El sistema le pedirá llenar la fecha de entrega y un comentario opcional, dar clic en el botón Continue Sending thyssenkrupp Components Technology Automotive Systems | April 2016 | Manual Web Supplier para Proveedores |

Imprimir Delivery (remisión) Una vez que el delivery enviado se marcará como In transit, sólo si el requisistante solicitó el aviso, se irá a confirmación.

Una vez que el delivery es aceptado, bajo la columna Receipt se habilitará el ícono Print, le damos clic a este ícono

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Imprimir Delivery Este documento se debe llevar a TK para hacer la entrega del material o Servicio, puesto que deberá ser mostrado en vigilancia para el acceso, y será sellado o firmado por un usuario de TK. Clic en el botón Print

Lugar de entrega

Folio

Lo que se va a entregar

Persona a quien se debe entregar

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Subir recibo sellado o firmado

Una vez que el delivery es entregado fisicamente estará en el step Delivered

Una vez que el delivery es aceptado como entregado en TK, bajo la columna Upload receipt se habilitará el icono Upload, le damos clic a este ícono

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Subir recibo sellado o firmado

Clic en Browse

Una vez seleccionado el archivo, clic en Open

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Enviar recibo sellado o firmado

Clic en el botón Send

Una vez enviado el recibo del delivery cambiará al step Receipt validation

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Una vez la entrega sea confirmada por el requisitante, se desbloqueará la casilla de subir factura

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Subir archivos XML y PDF de la factura Para subir los archivos XML y PDF, clic en el ícono Upload bajo la columna Upload invoice

Seleccionar los archivos y dar clic en el botón Save

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Subir archivos XML y PDF de la factura

Si el RFC del emisor y receptor son correctos, se guardaran los archivos, y aparecerá el botón Send

El delivery cambiará al step Validate XML

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Datos Factura Si el XML pasa las validaciones ante el SAT (esto puede tardar hasta 72 horas, dependerá de la disponibilidad del sitio del SAT), el delivery cambiará al step Invoice data

Para completar la información de la factura, dar clic en el ícono Edit bajo la columna Invoice data

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Datos Factura El supplier debera capturar la fecha de la factura

Si el XML no contiene serie-folio el supplier debera capturarlo

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Datos Factura. Aplicar impuestos Para aplicar el impuesto a los items: 1) se marcan los items que se desee bajo la columna Tax type 2) se elige el tipo de impuesto 3) se da clic en el botón Save

2

1

3

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Datos Factura. Relacionar item order-item xml Se debe hacer la relacion de item order-item XML, para esto: 1) se marcan los items que se desee bajo la columna Item order 2) se elige el item de la order a la que corresponde 3) se da clic en el botón Save

2

1

3

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Datos Factura. Agregar extras (impuestos no conceptualizados) Se habilitaran cajas de texto para capturar los datos del item, llenarlos y dar clic en el botón Save

Confirmamos la eliminación del item con el botón Yes

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Envío de factura

Para enviar la factura para proceder al proceso de pago, dar clic en el botón Send

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Envío de factura Una vez enviada la factura, el delivery cambiará al step Invoice posting

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Confirmación de pago Una vez que la factura sea ingresada al sistema SAP de TK, el delivery cambiará al step Payment

El sistema calculará la fecha de pago de acuerdo al calendario de pagos de TK y a los días de crédito del supplier, una vez que se alcance o supere esa fecha el supplier podrá confirmar el pago o negarlo, haciendo clic sobre el ícono Payment

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Confirmación de pago

Si se acepta que se tiene el pago, seleccionamos Accepted y damos clic en el botón Send El delivery cambiará al step Terminated Si se niega que se tiene el pago, seleccionar Rejected y damos clic en el botón Send

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Web supplier Portal de proveedores

Si tiene cualquier duda o problema técnico, de acuerdo al portal de proveedores, por favor envíenos un correo electrónico con sus comentarios. Aquí nuestra cuenta de soporte [email protected]

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Nuevo correo electrónico y escribe nuestra cuenta: [email protected] Tema: número de proveedor para thyssenkrupp y el nombre de su empresa. Sus comentarios y será mucho mejor si nos envia imágenes (evidencias)

Ejemplo

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