MATERIAL DE APOYO Redacción y Documentación Militar

ÍNDICE GENERAL CONTENIDO

PAGINA

UNIDAD I: Introducción a las Comunicaciones.

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UNIDAD II: Elementos Fundamentales de la Comunicación y su Práctica.

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UNIDAD III: Seguridad de las Comunicaciones.

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BIBLIOGRAFÍA

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UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LAS COMUNICACIONES. Nadie sabe cuántas miles de palabras pasan por los sistemas de comunicaciones de la Aviación Militar, ni cuantos pedidos de declaraciones van y viene por la cadena de Comando, y cuantas horas hombres se pierden al día mientras el personal profesional averigua el significado de oficios, directivas, formatos, entre otros. Lo importante es saber con claridad que las comunicaciones es una necesidad para la eficiente administración militar. El entrenamiento requerido para desarrollar la habilidad en la comunicación, ha sido considerado fundamental en la preparación del Oficial Técnico de la Aviación Militar Nacional Bolivariana, para conseguir un eficiente desempeño en las diferentes responsabilidades técnicas asignadas. Ese entrenamiento consiste en proporcionar los fundamentos de redacción, así como, de promover el desarrollo de la capacidad para solucionar problemas, mediante el pensamiento lógico. El dominio de tales conocimientos y habilidades construirán a formar Oficiales Técnicos más efectivo en las distintas especialidades.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

•

Comunicación: es la transmisión de información entre dos o más seres. Para comunicarse el ser humano utiliza diversos sistemas de signos: auditivos, visuales, táctiles, olfativos y lingüísticos. • Sistema: el conjunto de elementos que se relacionan entre sí y dependen unos de otros. Los signos que constituyen una lengua forman un sistema y son interdependientes, por ejemplo, las vocales. • Los elementos de la comunicación: son los que intervienen en un acto comunicativo son los que aparecen a continuación:

1. 2. 3. 4.

Emisor: Sujeto del que parte la información. Receptor: Destinatario de la información emitida por el emisor. Mensaje: Información trasmitida. Código: Conjunto o sistema de signos (palabras, colores sonidos, etc.) que se combinan entre si, mediante reglas, para poder formular el mensaje. Emisor y receptor deben conocer el código para poder interpretarlo. 5. Canal: Medio físico a través del cual se transmite el mensaje. 6. Contexto situacional: Conjunto de circunstancias (lugar, momento, etc.) que rodean al acto comunicativo y lo condicionan. El ruido y las redundancias: a veces, el mensaje llega adulterado al receptor porque se producen interferencias, o ni siquiera llega. Este fenómeno se denomina ruido. Para evitar estas dificultades en la transmisión del mensaje y asegurar la llegada correcta de la información, se usan las redundancias, o repeticiones innecesarias que actúan como refuerzos. Así en: Te quiero, amor mío, la expresión amor mío, contiene la misma información que el primer tramo del mensaje.

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Documentación: Según el diccionario de Derecho Usual, G.CABANELLAS, es “Acción o efecto de documentar. Probanza o justificación de una cosa mediante escrito. Conjuntos de documentos que para tales fines se emplea. Instrucción o informe acerca de una cuestión científica, de un caso dudoso o del proceder de una persona”. En el medio militar es el conjunto de documentos escritos, correspondencias, libros, que permiten establecer las relaciones de la Fuerza armada con otros organismos públicos, privados, o personas dejando constancia de sus actividades profesionales. Documento: “Instrumentos, escrituras, escrito con que se prueba con firmas o justifica alguna cosa o, al menos, que se aduce con tal propósito”. La correspondencia: es la actividad relativa al intercambio de papeles, cartas, telegramas, esquelas, tarjetas, muestras, paquetes, periódicos, bultos, placas, cintas impresas y catálogos. Correspondencia Oficial: es el conjunto de comunicaciones que se cruzan entre si las diversas oficinas públicas de un país, referentes exclusivamente aquellos asuntos propios de la función publica que representan, así como las que aquellas despachan a los particulares con el mismo carácter. Correspondencia Militar: se entiende como tal, el conjunto de comunicaciones oficiales intercambiadas entre las dependencias militares, con las autoridades o con entidades particulares. Para este tipo de correspondencia se considera aspectos en la composición y redacción de los documentos, directivas, manuales producidos por la institución. Las funciones del lenguaje: es cada una de las distintas finalidades para las que se usa. Así, cuando el interlocutor habla con otro, siempre lo hace con alguna intención comunicativa. Las funciones son: referencial, expresiva, apelativa estética fática y metalingüística. Función

Concepto

Ejemplo

Referencial

El emisor, busca únicamente, transmitir una En verano hace mucho calor información sobre las una realidad. Se suele durante las horas centrales reconocer por el uso de la tercera forma del día verbal y el modo indicativo.

Expresiva

El emisor transmite un estado de ánimo, una Me encuentro francamente emoción, un sentimiento, una opinión agotado por el exceso de personal, etc. Se usa en primera persona. trabajo

Apelativa

El emisor pretende influir en el receptor para que actúe de una determinada manera. Se Vete inmediatamente usa en segunda persona y en el modo médico: estás enfermo. imperativo del verbo

Estética

El emisor persigue la belleza de la forma del Ave dulce muere y en las mensaje. Se emplean metáforas y otras aguas mora figuras retóricas.

Fática

El emisor utiliza el lenguaje para asegurar Sí... si, vale... vale, bien, ya... que la comunicación no se ha interrumpido. ya, claro.

Metalingüística

El emisor utiliza el lenguaje para hablar Hoja se escribe con h sobre el propio lenguaje. 4

al

Principios de las comunicaciones:       

El mensaje debe estar adaptado a la audiencia. Defina su propósito. Emplee palabras de fácil comprensión. Evite el empleo de sofismas técnicos innecesarios. Emplee oraciones simples. Presente sus ideas en orden lógico. Emplee párrafos cortos.

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UNIDAD II ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA COMUNICACIÓN Y SU PRÁCTICA.

1.

GENERALIDADES:

Etimológicamente la palabra correspondencia significa “Acción y efecto de corresponder o corresponderse”. De allí que cuando escribamos una carta y se nos contesta en la misma forma, se dice entonces que hay correspondencia. Aunque en términos generales, las comunicaciones que se intercambian las personas entre sí, en el uso común, reciben el nombre de cartas; carta y correspondencia son sinónimos. Es conveniente hacer notar que la correspondencia es el género y la carta es la especie; es decir, toda carta es una correspondencia, pero no toda correspondencia es una carta. El concepto de correspondencia es tan amplio, que mal podría confundirse con el de carta que es mucho más concreto, no obstante; es muy frecuente utilizar el término correspondencia para referirse a las cartas, así dícese: “recibí correspondencia”, “no he vuelto a recibir correspondencia”, cuando en realidad se trata de cartas. La correspondencia puede definirse como: 1.1. El intercambio de cartas o documentos diversos donde son expuestos los hechos y expresadas las ideas o los sentimientos. 1.2. La actividad relativa al intercambio de papeles, cartas, telegramas, esquemas, tarjetas, periódicos, bultos, catálogos, etc. 1.3. El medio más eficaz y legal de establecer contactos. 1.4. La palabra escrita que toma diferentes formas, que nos facilita y legaliza la situación surgida del contacto que se establece.

2.

ASPECTOS:

En la elaboración de la correspondencia aspectos:

2.1.

es necesario tomar en cuenta los siguientes

Material:

El aspecto material trata de la claridad y color del papel, color de la tinta, limpieza, orden y disposición general, márgenes, espacios, letras y nitidez de la impresión, lo cual; influye poderosamente en el ánimo del destinatario, por lo que habrá de tenerse especial esmero en que la impresión sea siempre agradable.

2.2.

Gramatical:

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Está ligado a la pureza del idioma, pues, mientras más apropiada sea la terminología que se une, más fluidez habrá en la expresión; la composición será más fácil de entender y se mantendrá la unidad en el escrito.

2.3.

Moral:

Hay una serie de detalles que no debemos olvidar y, que atañen los sentimientos humanos y provocan afecto, cariño, amistad, cordialidad, gratitud, alegría, simpatía o buen odio, rencor, miedo, ira y antipatía, todo lo cual induce a pensar en la cortesía, decencia y diplomacia como cualidades importantes. 3.

CLASIFICACIÓN:

Se pueden clasificar atendiendo a las siguientes razones: 3.1.

Por el destino: En pública y Privada.

3.1.A. Pública:

La que va a informar al público, en general, como son los emitidos, comunicados, aclaratorias, avisos, títulos y diplomas. Los medios más usados son los diarios, revistas, volantes, afiches, radio, televisión, etc

3.1.B. Privada:

Aquella que va dirigida a una persona, familia, entidad, etc., para su exclusivo conocimiento. Hay casos en que la privada puede llegar a ser pública, según el destino posteriormente se le dé; lo que quiere decir, que la clasificación expuesta no es rígida. La privada de acuerdo a su finalidad se clasifica en: particular, oficial y comercial. Particular o Personal: Trata asuntos entre parientes y amigos o entre una persona particular y una oficina pública. Se divide en particular propiamente dicha, familiar y social; que corresponden a comunicaciones por razones de amistad, relaciones entre parientes y por razones de urbanidad e información social, respectivamente. Oficial: Es la que se cruzan entre sí las diversas oficinas públicas relacionadas con la función pública. Dentro de la correspondencia oficial se encuentra la diplomática (correspondencia entre gobiernos). Comercial: Es la correspondencia que se cruzan entre sí negocios. Se pueden clasificar:

•

Por su Contenido:

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los comerciantes para sus

De acuerdo a la ley vigente, la correspondencia se clasifica en: de Primera y de Segunda Clase.

•

Primera Clase: Comprende la correspondencia de carácter actual o personal: cartas, tarjetas y papeles de negocios. • Segunda Clase: Todas las demás cuya circulación está permitida por la ley: impresos, paquetes, muestras, etc.

3.2.

Por su tramitación o modo de envío:

De entrega personal o a la mano: utiliza al mensajero como medio de envío. Telegráfica: utiliza el Servicio Telegráfico o similar como medio de envío. Postal: ordinaria o certificada según se desee o no, mejor seguridad de su entrega. Emplea el correo o servicio postal como medio de envío.

3.3.

Por su extensión:

Corta: hasta cien (100) palabras. Mediana: de cien (100) a doscientas (200) palabras. Larga: de más de doscientas (200) palabras. Las comunicaciones cortas y medianas pueden ser breves y urgentes. Breves: son aquellas de poca extensión, tales como la esquela, el memorándum, etc. Urgentes: Son las que, además de ser breves, se transmiten por medios especiales para su rápida entrega. Pertenecen a esta categoría el telegrama, el radiograma, el cablegrama, el telefonema y el telefonograma.

3.4.

Por su puntuación:

La correspondencia se clasifica en: abierta y cerrada. De puntuación abierta: Aquella que la fecha, dirección y firma no lleva signos de puntuación al final de cada línea, a excepción cuando ésta termina con abreviatura. De puntuación cerrada: Aquellas que en la fecha, dirección y firma si lleva signos de puntuación al final de cada línea. 4.

PARTES DE UNA CORRESPONDENCIA:

Encabezamiento: 8

Membrete. Fecha. Número. Sello. Dirección. Asunto o referencia. Saludo. • • • •

Tratamiento y título del destinatario. Nombres y Apellidos del destinatario. Señas. Lugar de destino.

Cuerpo: Introducción. Ideas fundamentales o asuntos de la carta. Despedida. Firma. • • •

Firma autógrafa. Reproducción de la firma. Cargo, posición u otros datos del firmante.

CORRESPONDENCIA MILITAR 1.

GENERALIDADES:

La correspondencia Militar guarda ciertas diferencias con otras existentes, aún cuando contempla de ellas aspectos y normas comunes. Se distingue por su forma metódica, estilo y por tomar en cuenta la condición o entidad del destinatario, lo que le impone el empleo de palabras reglamentarias y de otras dictadas por el uso, para simbolizar el respeto y la consideración que le son propias.

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Cuando va dirigida al subalterno, mostrará el trato cortés y de reconocimiento del superior, y cuando es elevada al superior contendrá las expresiones de respeto y consideración que a éste debe el subalterno. El presente Manual no trata la documentación militar operacional, para la cual es necesario reportarse a los reglamentos correspondientes.

DEFINICIÓN: Correspondencia militar es el conjunto de comunicaciones oficiales cambiadas entre las Dependencias Militares o de éstas con las autoridades civiles y entidades particulares.

2.

CARACTERÍSTICAS:

La brevedad, claridad y precisión, exentas de formalidades ceremonias exageradas, son sus principales características. • La brevedad consiste en expresar en pocas palabras lo que se quiere decir. Esta es una cualidad propia de la Correspondencia Militar que da fuerza a la idea. Se obtiene prefiriendo el verbo antes que el sustantivo o el adjetivo, ya que mediante el verbo se expresa la acción. Para evitar la extensa fraseología debe desarrollarse, dentro de una frase, una sola idea.

•

La claridad se obtiene omitiendo la ambigüedad. Es clara la correspondencia, fácil de comprender. Resulta la exposición simple. Se obtiene evitando repeticiones que conducen frecuentemente a equívocos en la redacción.

• La precisión se alcanza cuando se puede expresar completa y exactamente lo necesario sin olvidar nada. Es difícil ser claro sin ser preciso. Para expresar de manera completa y exacta el pensamiento, es necesario emplear la palabra apropiada, que pinte el objeto y establezca entre el signo y la cosa significada la más exacta relación, por lo tanto hay que desconfiar de los términos generales, abstractos, vagos y sobre todo de los sinónimos. La precisión es sobre todo indispensable en la redacción de informes, partes diarios, etc., los menores detalles de lugar, tiempo y circunstancias, tienen importancia significativa. Dentro de cierta medida de precisión exige ser conciso, es decir, expresar una idea o un pensamiento con el menor número de palabras posibles. Ser preciso y conciso es no repetir la misma idea o pensamiento en diferentes formas o con términos distintos. La precisión se relaciona especialmente con la idea y la concisión con la manera de expresarla.

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La claridad, precisión y concisión son cualidades principales del estilo en la correspondencia, pero éstas no son suficientes para lograrlo, pues además, éste debe ser correcto, simple, natural y de buen gusto.

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3.

CLASIFICACIÓN:

La correspondencia militar se clasifica de acuerdo a su finalidad, medio de comunicación empleado y seguridad que debe proporcionársele. Por su finalidad puede ser: • • • •

Para interrelación. Para conocimiento y distribución. Para estudio y consideración. Para constancia.

La Correspondencia para Interrelación: Es aquella que permite la comunicación entre dos organismos, ya sean del mismo o de distinto nivel. Entre éstas se encuentran: El Oficio. El Memorándum. Nota Rápida. El Telegrama. El Radiograma o Cablegrama. La Hoja de Coordinación Interna.

3..1.

El Oficio

Es una comunicación escrita emanada de un superior o de un subalterno, relacionada con cuestiones inherentes al servicio, que se realiza entre los diferentes comandos de la organización de la Fuerza o con otros organismos oficiales o privados ajenos a la institución en la que normalmente se trata un determinado asunto. Componentes del Oficio Encabezamiento Estará integrado por: El membrete

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Lugar y fecha de expedición Data de la Independencia y Federación Número del Oficio Del (Para referirse al originador) Al (Para referirse al destinatario) Asunto Referencia. El Membrete: Irá impreso a cinco (5) espacios tanto del margen como del borde superior izquierdo. Su contenido será repartido en cuatro (4) líneas, y básicamente constará de los siguientes escritos: REPÚBLICA DE VENEZUELA MINISTERIO DE LA DEFENSA, y a continuación el nombre de las dos dependencias que sigan, según el caso, en el debido orden jerárquico. Lugar y fecha de expedición: esta información va en la parte superior derecha, dos (2) espacios debajo del membrete, respetando un contramargen de diez (10) espacios aproximadamente, que seguirá durante toda la redacción del documento. Sólo se escribirá a máquina el lugar, mes y año de elaboración, ya que a la Mesa de Parte corresponderá la colocación del día de expedición. Data de la Independencia y Federación: se escribe debajo, en la parte central del lugar y fecha de expedición, a dos espacios de ésta. Número de Oficio: será colocado en la parte inferior de la data de la Independencia y Federación, a dos (2) espacios de ésta y a quince (15) del margen, identificando con la abreviatura Nº., seguida de una raya de dos y medio (2,5) cms. de largo, donde deben escribirse las iniciales de la independencia que elabora el documento, y el número de identificación respectivo, separadas por un guión. Del: se colocará a cuatro (4) espacios debajo del Nº. del Oficio y a quince (15) espacios de margen. Después de los dos puntos, a continuación y a siete (7) espacios, debe inscribirse el grado y cargo del remitente en letras mayúsculas. Al: irá a dos (2) espacios debajo de la palabra DEL, y con igual margen. Después de los dos puntos, a continuación y a ocho (8) espacios, debe escribirse el grado y cargo del destinatario, en mayúsculas. Se utilizará la abreviatura a/c. que significa “a cargo” mencionando a continuación la dependencia respectiva, cuando el Oficio trate de materia sobre la cual exista delegación de firma, o autorización para firmar por orden de la autoridad superior, en cuyo caso la correspondencia deberá ser entregada directamente a la dependencia subalterna correspondiente. En la línea inmediata inferior a dos (2) espacios del grado y cargo del destinatario, y hacia la derecha, se escribirá CIUDAD O PRESENTE, cuando la comunicación es de entrega local, en caso contrario se pondrá en mayúsculas el nombre de la localidad del destinatario.

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Asunto: se colocará a cuatro (4) espacios debajo de la palabra AL, y con igual margen. Después de los dos puntos, a continuación y a seis (6) espacios, se indicará el objeto o motivo de la comunicación en forma sintetizada. Referencia: se escribirá a cuatro (4) espacios debajo de la palabra ASUNTO, y con igual margen. Después de los dos (2) puntos, a continuación y a dos (2) espacios, se indicará comunicación que dio motivo a la correspondencia.

la

Cuerpo: Debe contener una información completa y detallada del ASUNTO A TRATAR, bien sea de origen o contestación. Se empezará a escribir a cuatro (4) espacios debajo de lo indicado como REFERENCIA. El margen del cuerpo debe ser de quince (15) espacios, con excepción de la primera línea de cada párrafo, la cual siempre se indicará con una entrada de doce (12) espacios. Término: Estará integrado por: El lema “Dios y Federación”. Nombre y Apellido del Originador. Anexos Iniciales y Fecha de elaboración Dios y Federación: se escribirá a seis (6) espacios debajo del CUERPO, iniciarse a partir de la parte central de éste.

debiendo

Nombres y Apellidos de Originador: debajo de “Dios y Federación” y a seis (6) espacios debajo a partir del centro del cuerpo se escribirán en mayúsculas los nombres y apellidos del originador sobre los cuales el mismo estampará su firma. (Ver “La Firma”, Capítulo III). Anexos: si los hubiere, se mencionarán escribiendo en mayúsculas la palabra ANEXOS, debajo de los nombres del originador, a tres (3) espacios de estos, teniendo cuidado de guardar el mismo margen del CUERPO, detallando a continuación los documentos correspondientes. Se pondrá solamente: “Lo indicado”, en caso de que en el CUERPO se haga referencia de los anexos. Iniciales: conservando el margen anterior, éstas irán al lado izquierdo y a ocho (8) espacios de la orilla inferior de la hoja. Se iniciará en primer término, en mayúscula, las de la persona

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que ordenó el oficio, luego, separadas por una línea oblicua, irán en minúscula las del mecanógrafo. Fecha de Elaboración del Oficio: ésta corresponde al día de elaboración del documento y se indicará a un (1) espacio debajo de las iniciales. 3..2.

El Memorándum

Es una correspondencia menos formal que el oficio, destinada a agilizar las tramitaciones entre organismos de una misma dependencia o un mismo Comando. Consta de los mismos componentes del Oficio, con las diferencias siguientes: La fecha va colocada al final del cuerpo, ocupando el mismo sitio señalado en el oficio para el lema “Dios y Federación”. No lleva data de la Independencia y Federación. Tiene la denominación “MEMORÁNDUM” en la parte superior y central del cuerpo, entre el Nº. y el remitente, a cuatro (4) espacios ambos. No figura el espacio para colocar la REFERENCIA. No lleva Dios y Federación. 3..3.

La Nota Rápida

Es una correspondencia mecanografiada o manuscrita que sirve como medio de comunicación interna entre las reparticiones de un Cuartel General, Instituto o Servicio. Procedimiento para el uso de la Nota Rápida: La Nota Rápida sólo se usará internamente para comunicaciones breves y que requieren una contestación a corto plazo; en ningún momento se utilizará para mensaje que tengan sólo carácter informativo, tampoco con simple trámite de anexos, documentos y otros usos en el que no esté implicado una respuesta del destinatario y de la cual es indispensable que quede registro. • La Nota Rápida se elaborará en original y dos (2) copias en forma clara y concisa sobre el motivo que origina la comunicación; en párrafos breves y numerados, omitiendo la fórmula de cortesía “Tengo el honor y tengo el agrado”, etc., pero redactado en términos respetuosos, similar a un radiograma. 3.4 Radiograma y Cablegrama (Modelo 4) Son simples modalidades del telegrama, según se use como medio de comunicación el Radio o el Cablegrama submarino. En la redacción se siguen las mismas normas indicadas para el telegrama.

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PARA LAS COMUNICACIONES RADIOTELEGRÁFICAS ADMINISTRATIVAS CONCERNIENTES A LAS CUATRO FUERZAS (MENSAJE CONJUNTO) DEBE CUMPLIRSE CON LAS NORMAS CONTENIDAS EN LA PUBLICACIÓN DENOMINADA “INSTRUCCIONES CONJUNTAS DE COMUNICACIONES DE LAS FUERZAS ARMADAS VIGENTES SEGÚN RESOLUCIÓN Nº. 408 DEL 07SEP66, CUYO CONTENIDO ES EL SIGUIENTE: El legajo de la Forma de Mensaje Conjunto estará compuesto del original y tres copias tamaño oficio, así: • • • •

Original: en papel bond blanco, base 16. Duplicado: en papel copia blanco, base 9. Triplicado: en papel copia amarillo, base 9. Cuadruplicado: en papel copia azul, base 9.

Instrucciones para llenar la forma de mensaje conjunto: •

Clasificación de Seguridad:

La clasificación de seguridad apropiada será enmarcada o sellada en rojo (no a maquina) en los cuadros designados en la parte superior e inferior de la Forma del Mensaje Conjunto y colocada como la primera palabra de las instrucciones internas. Cuando el mensaje no es clasificado, las palabras “NO CLASIFICADO” serán colocadas a máquina en estos cuadros y la abreviatura “NOCLAS” colocada como la primera palabra de las instrucciones internas. Los mensajes “PARA USO OFICIAL SOLAMENTE” serán considerados no clasificados y la palabra “NO CLASIFICADO” será escrita en estos cuadros. Las palabras “PARA USO OFICIAL SOLAMENTE” serán colocadas al pies de la (s) página (s) de la Forma de Mensaje y colocada en las instrucciones internas. Siempre que un mensaje debe ser criptografiado, la frase REQUIERE DESPACHO CRIPTOGRÁFICO, será escrita o sellada (no a máquina) en el espacio de la Forma de Mensaje Conjunto, donde dice clasificación de seguridad que aparece en la parte inferior. Como excepción, si un mensaje clasificado va a ser enviado en lenguaje claro, las palabras “TRANSMÍTASE EN CLARO” debe ser escritas en éste espacio. Precedencia: Para señalar el orden relativo en el cual el mensaje debe ser transmitido, se coloca la PRECEDENCIA apropiada (a máquina) en los cuadros de ACCIÓN o INFORMACIÓN o en ambos cuadros cuando sea aplicable. Tipos de Mensaje: una “X” será colocada en el cuadro apropiado para indicar el tipo de mensaje, ya sea DISTRIBUCIÓN INDIVIDUAL, MÚLTIPLE o SIMPLE. Mensaje Múltiple: cuando se marca una “X” en este cuadro, indica que el mensaje irá dirigido a todos los destinatarios en PARA:, ya sean de ACCIÓN p de INFORMACIÓN. Es decir, el

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mensaje llegará a todos los destinatarios indicados y así sabrá cada una a quien más le llegó el referido mensaje. Mensaje de Distribución Individual: cuando se marque una “X” en este cuadro, indicará que el mensaje irá dirigido a cada uno de los destinatarios designados en PARA, ya sea de ACCIÓN o de INFORMACIÓN, pero individualmente. Es decir, el mensaje llegará a los mismos destinatarios indicados, pero a cada uno separadamente. Símbolo de Contabilidad: el símbolo de contabilidad apropiado, asignado a la actividad que lo origina será colocado a máquina en este cuadro, para el caso de que el mensaje involucre algún cobro en procesamiento. Original o Refiérase a: se hace la entrada apropiada como requerida por la oficina de control de mensajes local. Nota: normalmente consistirá en la abreviatura ORIG cuando el mensaje es original, o el número de referencia cuando se refiera a otro mensaje. También se puede utilizar para referir el índice de archivo. Clasificación de Referencia: se hace la anotación apropiada como sea requerida por la Oficina de Control de Mensaje Local. Nota: normalmente consistirá en la clasificación de seguridad del mensaje a que se hacer referencia. De: (1) Para destinatarios Militares. El Cargo y ubicación (o la designación de la Unidad) del Comandante, serán colocadas en este cuadro en letras mayúsculas. Las abreviaturas autorizadas pueden ser utilizadas. Los números de apartados de correo u otras señas de distribución codificada no serán usadas como dirección de un originador o como parte de una dirección. Originador: El originador es el Comandante o autoridad por cuya orden se envía un mensaje. Las responsabilidades del originador incluyen las funciones del redactor y el expedidor. El redactor es la persona que escribe un mensaje (entiéndase responsable por su redacción y no el furriel o secretario u otra persona diferente). El expedidor es una persona designada expresamente, quien pueda autorizar la expedición de un mensaje para transmisión por y en nombre del originador. Destinatario: Los mensajes a un destinatario militar serán dirigidos al Comandante de la Unidad, instalación o dependencia para quien se intente el mensaje. Las abreviaturas autorizadas pueden ser usadas. Todos los mensajes para el personal que esté sirviendo o está destacado en un Comando, serán dirigidos al Comandante de la Dependencia a quien concierna y contendrá instrucciones internas para propósitos de entrega.

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La ubicación geográfica del Comando, instalación o dependencia, incluirán la calle o avenida, el nombre completo de la ciudad y el resto del estado o país. La dirección será escrita a máquina en letras mayúsculas y en una línea si es posible. Si se requiere más de una línea para anotar la dirección, la segunda línea comenzará directamente debajo de la primera letra en la línea anterior. La identificación de los destinatarios será separada por un aspecto de línea en blanco. Los números de apartados de correo u otros indicativos codificados de distribución, no serán usados como dirección o como parte de una dirección. Si el mensaje se intenta para algunos destinatarios de información, la palabra “INFO” será escrita a máquina en letras mayúsculas en la segunda línea debajo del último destinatario de acción, y la identificación se colocará en la misma forma que para los destinatarios de acción “PARA”. En caso de que se requiera más de una página para anotar los destinatarios, se utilizará la hoja de continuación de la Forma de Mensaje Conjunto. Cuando un mensaje es para un destinatario no militar o va a ser transmitido o enviado por vía comercial, se incluirán instrucciones complementarias de manejo en el lugar correspondiente al destinatario de la Forma de Mensaje Conjunto. Los nombres de las ciudades serán escritos completos. Los Estados serán abreviados con las dos primeras letras. Texto: El texto de un mensaje consta de dos partes: las instrucciones internas y el cuerpo. Este será hecho a doble espacio y escrito a máquina en forma que permita su lectura fácil, y elaborado en la forma normal de una correspondencia corriente. Instrucciones Internas: las instrucciones internas consisten de cualesquiera referencia e instrucciones especiales de manejo y comenzarán en la segunda línea debajo de la dirección del destinatario. La primera palabra de las instrucciones internas será la clasificación de seguridad del mensaje de la abreviatura “NOCLAS”, para un mensaje no clasificado, seguido de un espacio suficiente de referencia del mensaje de salida; las líneas siguientes comenzarán a la misma altura del margen izquierdo. Cuerpo: el cuerpo del texto de un mensaje comenzará en la segunda línea debajo de las instrucciones internas. Los párrafos serán separados mediante espacios horizontales y numerados como en la correspondencia ordinaria. Cada línea sucesiva de un párrafo comenzará en el margen izquierdo. Redactor: Esta porción de la Forma de Mensaje Conjunto será completada de la manera siguiente:



Símbolo: la abreviatura de la dependencia u oficina del redactor se colocará en este espacio.  Nombre y cargo a máquina: (Firma si se requiere)

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 Los datos que identifican al redactor serán colocados en este cuadro, a máquina. El cuadro puede ser usado para la firma del redactor será colocado en éste cuadro.

 

Teléfono: el número de teléfono del redactor será colocado en éste cuadro.

Nº de Página: cada página será enumerada consecutivamente e indicará el número total de páginas. Por ejemplo: en un mensaje de 3 páginas, la primera será enumerada: Pág. Nº 1 de 3 págs.; la segunda página (hoja de continuación será numerada pág. Nº 2 de 3 págs. etc). Expedidor: Firma: la firma del individuo autorizado para aprobar el mensaje para su transmisión será asentada en este cuadro. Nombre y cargo escrito a máquina (o sellado): El nombre y cargo y la dependencia del oficial o del empleado civil autorizado para aprobar mensajes para su transmisión (Expedidor) será escrito a máquina o sellado en este cuadro. Día – Hora – Mes – Año: el expedidor llenará estos cuadros en el momento en que firme el mensaje. Día: el día correspondiente será colocado en este espacio. Hora: la hora consistirá de 4 dígitos y la letra de designación de la zona horaria. Los primeros dígitos denotan los minutos. La letra designa la zona horaria aplicable. Mes: la abreviatura del mes respectivo compuesta por las tres primeras letras, se colocará en este cuadro.

3.5

Hoja de continuación de la forma de mensaje conjunto:

Generalidades: La hoja de continuación será usada cuando un mensaje requiera más de una página para su preparación. Clasificación de Seguridad: Los espacios designados para la clasificación de seguridad llevarán la misma clasificación de seguridad asignada a la Forma de Mensaje Conjunto correspondiente. De: este cuadro en cada una de las hojas de continuación tendrá la misma información que la Forma de Mensaje Conjunto de la cual forma parte. Continuación de los destinatarios o el texto: habrá solamente una Forma de Mensaje Conjunto original usada en la preparación de cualquier mensaje de varias páginas. Cuando el encabezamiento o el texto de un mensaje sean muy largo para ser incluido en la Forma de Mensaje Conjunto Original, será continuado en una (s) Hoja (s) de Continuación.

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Las páginas de continuación serán usadas para la segunda y demás páginas siguientes de un mensaje de varias páginas. Símbolos: todos los datos asentados en el espacio correspondiente a la Forma de Mensaje Conjunto, serán repetidos en éste lugar. Páginas Nº y Nº de Página: cada página será enumerada consecutivamente y mostrará el número total de páginas. Iniciales: a cada Hoja de Continuación le serán colocadas las iniciales del expedidor, para asegurar la autenticidad de la misma. 3.6 Coordinación Interna: (Modelo 6): Es la comunicación emanada de un Comando Superior para indicar la acción que debe seguirse respecto a lo tratado en una correspondencia anexa. Consta del encabezamiento, cuerpo y término, como las demás comunicaciones. Encabezamiento: Dispuesto en la siguiente forma:  El membrete, lugar y fecha de expedición y número colocado de igual manera a como se indica para el oficio.  La denominación, escrita hacia la parte central y a dos (2) espacios tanto el número de documentos como el remitente y destinatario.  Asunto, de disposición y contenido similar al del oficio. Cuerpo: Identificado por la frase “ACCIÓN A TOMAR Y OBSERVACIONES”. Acción a Tomar: Bajo este subtítulo se identificará con una equis “X” lo que habrá de hacerse dentro del significado de los siguientes términos: • • • • • • •

Acusar recibo. Coordinar. Tomar nota y archivar. Estudiar y opinar. Preparar cuenta, y Para conocimiento y devolución.

Observaciones: Reservado para cualesquiera otras instrucciones o recomendaciones que se desee incluir. 20

Término: Comprende la firma, iniciales y fecha de elaboración del documento.

3.7.

Hoja de Tramitación de Documento (H.T.D.):

Es la comunicación emanada de un Comando Superior para indicar la acción que debe seguirse respecto a lo tratado en una correspondencia anexa. Consta del encabezamiento, cuerpo y término, y de las siguientes instrucciones: Acción a Tomar: Bajo este subtítulo se identificará con una equis (x) lo que habrá de hacerse dentro del significado de los siguientes términos:       

Tramitar. Archivar. Informar. Tomar Nota y Devolver. Verme. De Acuerdo a lo Tratado. Para la Firma.

Observaciones: Reservado para cualesquiera otras instrucciones o recomendaciones que se desee incluir. Término: El cual comprende la firma, iniciales y fecha de elaboración del documento. Correspondencia para conocimiento y distribución: Es aquella mediante la cual un organismo superior dicta instrucciones, disposiciones y normas para su cumplimiento. Entre estas se encuentran: La Directiva Administrativa. La Circular. La Resolución, y La Orden del Día. •

La Directiva Administrativa

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Es una comunicación, por medio de la cual el Comandante establece o prescribe la conducta o procedimiento general a seguir en la consecución de un fin determinado. Indica los fines generales por alcanzar o la idea fundamentar que debe guiar la acción de los subordinados para la instrucción o preparación de los trabajos importantes. Puede contemplar los resultados a largo plazo y es generalmente válida para un período de cierta duración. Son reglamentaciones que enuncian políticas, asignan responsabilidades, dirigen acción y eventualmente prescriben detalles y procedimientos; en otras palabras es una comunicación, por otro medio de la cual el Comandante establece o prescribe la conducta o procedimiento general a seguir en la consecución de un fin determinado. Indica los fines generales por alcanzar o la idea fundamental que debe guiar la acción de los subordinados para la instrucción o preparación de los trabajos importantes. Tipos de Directivas: 1. Directiva General: la promulgada por el Ministerio de la Defensa y los Comandantes Generales de Fuerza respectivas. 2. Directiva Interna: la promulgada por los Comandos, Direcciones o Jefaturas para cumplir o detallar la Directiva Administrativa General, o para emitir disposiciones que regirán en su jurisdicción. Componentes de una Directiva: La misma estará constituida por el membrete, la identificación, la fecha, el tema básico, el título, el propósito, el índice, la línea de derogación, la oficina de responsabilidad primaria, la distribución y la línea de autoridad y firmas (ver instrucciones generales para la confección de directivas en el grupo de anexos). Encabezamiento: Estará constituido por el membrete, copia Nº, lugar y fecha, número del documento, denominación y el asunto.

•

El Membrete: de contenido igual al señalado en el oficio. Irá colocado en la parte central y superior de la primera página a cinco (5) espacios del borde superior. • Grupo de Identificación: irá colocado a cuarto (4) espacios debajo del membrete y a la derecha de la página. Estará integrado por: el número de la copia, la abreviatura de la dependencia que labora la directiva, el nombre de la ciudad de la emisión y el grupo-fechahora, colocado en este mismo orden, en líneas sucesivas. • Número del Documento: será colocado con un margen de quince (15) espacios, a dos (2) espacios debajo del Grupo de Identificación y atendiendo a las otras indicaciones señaladas en este sentido para el oficio. Al final del referido número y, separadas por un guión se escribirán las últimas cifras del año de la emisión del documento. • Denominación: hacia la parte central y a cuatro (4) espacios debajo del número del documento. • Otros aspectos deben verse en “Denominación de Documentos” Capítulo III.

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•

Asuntos: se escribirá con letras mayúsculas, a cuatro (4) espacios debajo de la denominación y con un margen de quince (15) espacios. A continuación e igualmente en mayúsculas se incluirá en forma resumida lo que ha de tratar la directiva. Cuerpo: Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la última línea reservada para el asunto. Estará constituido normalmente de cuatro (4) partes destinadas a cubrir los siguientes sub-títulos: objeto, situación, disposiciones, y vigencia, pudiendo incluir otro si se estima conveniente, para contemplar lo que se desea exponer en la directiva, tales como instrucciones, ejecución, etc. Objeto: en este espacio se ampliará en una forma clara lo tratado en el asunto indicando el fin que se persigue y los alcances que se desean lograr. La palabra objeto irá escrita al igual que los demás subtítulos, en letras mayúsculas y a tres (3) espacios de la última línea del escrito anterior debiendo comenzar a dos (2) espacios debajo del mismo. Situación: aquí se expondrá de manera precisa aquellos aspectos existentes que motivan la Directiva. Podrá ser omitido éste subtítulo cuando no se justifique su inclusión. Para la escritura del subtítulo y contenido del mismo, se seguirán las mismas indicaciones del subtítulo anterior. Disposiciones: determinará con claridad lo que disponga la Directiva acuerdo con el objeto de la misma.

en cuestión, de

Su disposición en el cuerpo seguirá los lineamientos indicados en los numerales anteriores. Término: Estará integrado por el Cúmplase, Nombres y Apellidos del Originador, Anexos, Distribución, Autenticación, Iniciales y Fecha de elaboración. Cúmplase: se escribirá a seis (6) espacios debajo del Cuerpo, a partir de la parte central de éste. Nombre y Apellido del Originador: debajo del “Cúmplase” en la misma forma como se indica para el oficio con respecto a “Dios y Federación”. Anexos: seguirá la misma reglas señaladas para el oficio. Distribución: partiendo del margen ya conocido de quince (15) espacios y tres (3) espacios debajo del lugar ocupado por los anexos se colocará la palabra “DISTRIBUCIÓN”, debajo de la cual y de modo ordenado se escribirá la lista de las dependencias a las que serán remitidas las copias de la Directivas. Autenticación: a tres (3) espacios debajo de la misma de distribución se colocará la frase “ES COPIA AUTENTICA”, y debajo de ella se escribirán los nombres y apellidos de la persona autorizada para acreditar el contenido de la Directiva, quien en éste caso firmará por ampliación.

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Iniciales y Fecha de Elaboración de la Directiva: Sobre el particular deben acogerse las mismas instrucciones referentes al oficio. La Circular Es una comunicación dirigida a varias oficinas, comandos o personas que en su totalidad o en parte pueden ser ejecutantes o consideradas destinatarios a título informativo. Si la circular comprende órdenes o disposiciones, éstas serán cumplidas por los ejecutantes en la parte que le corresponde. Cuando se hace para ser distribuida por vía postal constará de las siguientes partes: Encabezamiento: Incluye el membrete, lugar y fecha de expedición, data de la Independencia y Federación, Número, Destinatario y Asunto. Su disposición es semejante a la del Oficio con las diferencias que siguen: El membrete se colocará como ya se ha indicado para la Directiva. El lugar y fecha de expedición se escribirá a cuatro (4) espacios debajo del membrete. Se excluyen las expresiones “DEL y REFERENCIA”. Se cambia la palabra “AL por DESTINATARIO” ubicándola a cuatro (4) espacios debajo del número de la Circular. Se agrega la denominación “CIRCULAR” en la parte central, entre el Destinatario y el asunto, a cuatro (4) espacios de cada uno. Cuerpo: Incluye la parte substancial del texto, dispuesto de manera semejante al indicado para el oficio. Términos: Está integrado por el lema “Dios y Federación”, Nombres y Apellidos del Originador, Distribución, Iniciales y Fecha de elaboración del documento. El lema “Dios y Federación” y los nombres del originador serán dispuestos en igual forma como se hace en el oficio. Para la distribución se seguirían las reglas referentes a la Directiva, teniendo cuidado de colocar la palabra “Distribución” a tres (3) espacios debajo de los nombres del originador. Las iniciales y la fecha de elaboración de la Circular seguirán las normas establecidas en el Oficio.

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Cuando la Circular se emite en forma de radiograma el contenido de la misma y su disposición en el documento deberán acogerse a las ya indicadas normas de elaboración para esta comunicación. La Resolución: Es un documento expedido por el Ministerio de la Defensa, para dar cumplimiento a las disposiciones del Presidente de la República en materia de nombramientos, ascenso, publicaciones oficiales en general y, de todo cuanto esté expresamente indicado en la ley.

Encabezamiento: Comprende el membrete, lugar y fecha de publicación, data de la Independencia y Federación, número de la Resolución, precedida por la inicial del organismo que la elabora, y la palabra “RESUELTO” en lugar de la denominación. El membrete, lugar y fecha de expedición, data de la Independencia y Federación y el número se colocará igual a como está indicado para la Circular. La palabra “RESUELTO” ocupará el mismo lugar destinado en la Circular para ubicar la Denominación. Cuerpo: Incluye la parte substancial del texto del documento, siguiendo normas de disposición similares a las del oficio. Término: Integrado por los nombres y apellidos del originador y el cargo que desempeña. La Orden de Día: Es un documento emitido por los Comandos de la Unidad con el fin de dar a conocer disposiciones superiores y al mismo tiempo las propias. Consta de: Encabezamiento: Incluye el membrete, lugar y fecha de expedición, denominación y número de la orden. El membrete, el lugar y fecha de expedición, se escribirán en la misma forma establecida para la Resolución. No lleva data de la Independencia y Federación. La denominación y número de la orden se expresará “ORDEN DEL DÍA Nº”. La cual se colocará en la parte central a cuatro (4) espacios debajo de la fecha. Cuerpo:

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Respetando el margen y contramargen del Oficio, el cuerpo comienza a cuatro (4) espacios debajo de la Denominación. Esta conformado por cinco (5) partes y no por cuatro, las cuales son: La situación, las transcripciones, los servicios, las disposiciones de carácter general y, las disposiciones de carácter particular. Igualmente se debe transcribir lo relacionado a la especificación en lo que respecta a la situación según lo estipulado en el artículo 51 del Servicio de Guarnición, antes de la transcripción, especificación que se describe a continuación: Transcripciones: incluye copias de las disposiciones de los escalones superiores y/o citas de artículos o párrafos de leyes y reglamentos que se deben dar a conocer o recordar. Servicios: designa los servicios internos diarios que han de realizarse si fueren necesarios y las personas que lo desempeñarán. Disposiciones de Carácter General: para dictar disposiciones que interesan a todo el personal o unidades subalternas (puede ser incluido como un anexo al documento principal). Disposiciones de carácter particular: para dictar disposiciones que sólo interesen a una Unidad, organismo o persona en particular. Término: Integrado por las expresiones, cúmplase, nombres y apellidos del originador, Distribución, Autenticación e Iniciales. Se dispondrán en el documento en la misma forma como se han establecido en la Directiva Administrativa.

3.6

.Correspondencia para Estudio y Consideración:

Es aquella elaborada y elevada por una dependencia subalterna a un organismo superior para su consideración y aprobación. puede ser incluidas las siguientes: • • • •

La Cuenta. El Estudio de Estado Mayor. La Solicitud. La Nota Informativa.

La Cuenta. Es un documento donde se trata un asunto o problema que por naturaleza no puede ser resuelto por el organismo que lo plantea, por cuyo motivo lo eleva al Comando Superior para que éste, previo estudio del mismo, tome una decisión de acuerdo a las recomendaciones que en él se presentan. De acuerdo a la extensión, alcance y naturaleza del problema, la cuenta puede ser formal o breve. Incluyen los mismos componentes de toda correspondencia, diferenciándose de éstas sólo en los detalles que se hacen notar a continuación: Encabezamiento:

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Consta de membrete, lugar y fecha de expedición, número, denominación, originador, destinatario y asunto. Se dispondrá en el documento en la misma forma como está señalado por la Hoja de Coordinación Interna. Cuerpo: Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la última línea reservada para el Asunto. Cada una de las partes podrá ser dividida en párrafos de acuerdo con las necesidades. Se respetarán los espacios, entradas, y márgenes señalados para el oficio. Estará integrado por cuatro (4) partes destinadas a cubrir Situación; Apreciación, Formas de Acción y Recomendación.

los siguientes subtítulos;

Situación: este subtítulo abarcará la exposición del asunto o problema, en forma clara, relatando los aspectos más importantes que lo caracterizan. Apreciación: comprenderá un análisis escrito, razonado y detallado del problema, considerando los hechos que influyen en el mismo. Forma de Acción: incluirá las posibles soluciones del caso o problema que surgen del análisis correspondiente. Recomendaciones: en este espacio se escribirá la forma de acción originador es la más apropiada para darle la solución al problema.

que a juicio del

Término: Estará compuesto por: Nombres y Apellidos del Originador: se seguirán las instrucciones contenidas por el oficio, con la diferencia de que su colocación irá a seis (6) espacios debajo de la forma de acción recomendada. Opinión de la autoridad inmediata superior: este subtítulo se colocará a seis (6) espacios debajo de los nombres y apellidos del documento, siguiendo el margen normal de quince (15) espacios. Su utilización será procedente sólo en los casos en que sea necesaria la opinión de una autoridad intermediaria entre el originador y aquella a quien corresponde decidir sobre el problema. Al pie de la opinión, a los efectos de la firma respectiva y siguiendo similares reglas a las establecidas para la disposición de los nombres y apellidos del originador, se escribirán el grado, cargo, nombres y apellidos de la autoridad que opina. Decisión: este subtítulo estará reservado para la resolución de la autoridad competente. Comprende el espacio suficiente para que ésta asiente su criterio decisorio, escribiendo a

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continuación el grado, cargo nombres y apellidos de la mencionada autoridad a los fines de la firma respectiva. Anexos: debajo de los nombres y apellidos de la autoridad llamada a decidir, se indicarán los anexos a que haya lugar, siguiendo para ello lo indicado en este sentido para el oficio. Iniciales: se seguirán las reglas señaladas para el oficio. El Documento de Estado Mayor: Es una exposición que contiene el análisis conciso y exacto de un problema y la recomendación para solucionarlo. Debe ser acompañado, cuando sea necesario, de los documentos requeridos para la acción de Estado Mayor “E.M.”, para la solución del problema. La claridad y ordenamiento del documento se obtiene mediante la adopción en forma lógica y ordenada del razonamiento contenido en el estudio, lo cual facilita su lectura y compresión, allanando el camino para lograr una decisión rápida. Su formulación está relacionada con la naturaleza e importancia del problema y con el requerimiento del Comandante. No es posible ni necesario que se elabore este tipo de documento para todos los problemas a resolver en un Estado Mayor (EM), por que en la mayor parte de ellos se pueden lograr decisiones que no ameritan de un trabajo tan detallado, bastando solamente una recomendación verbal acompañada de algunas razones que la justifiquen. Como todo trabajo de Estado Mayor (EM), el Estudio de Estado Mayor debe ser completo para que cumpla su objetivo. Esto significa que el Oficial de Estado Mayor, después de resolver el problema que motivó el estudio debe presentarle al Comandante una solución tan completa que éste sólo tenga que aprobarla o en su defecto, hacerle ligeras modificaciones. El estudio de Estado Mayor comprende tres partes: Encabezamiento: Similar al utilizado en la Directiva, con la diferencia de que el membrete irá colocado al extremo superior izquierdo de la primera página. Cuerpo: Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la última línea reservada para el asunto. Cada una de las partes podrá ser dividida en párrafos, de acuerdo con las necesidades. Se presentarán los espacios, entradas y márgenes señalados para el oficio. Está integrado por seis (6) partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos: Problemas, Suposiciones, Hechos que influyen en el problema, Discusión, Conclusiones y Acción Recomendada.

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Problema: es una exposición concreta de la situación que se va a tratar. Debe ser expuesto en forma clara y precisa. Si el problema es complejo puede dividirse en sub-párrafos. Suposiciones: contienen la hipótesis o condiciones necesarias, que, además de los hechos, han sido considerados como esenciales para establecer completamente el estudio del tema. Si en el método de solución no ha sido necesario considerar hipótesis, este párrafo se omite. Hechos que influyen en el Problema: contiene la declaración de hechos evidentes que influencian el problema o sus soluciones. No se deben incluir hechos innecesarios que puedan confundir la comprensión del documento. Algunos hechos son descubiertos durante el proceso de solución, mientras otros son inherentes a la directiva correspondiente. Discusión: contiene la exposición del proceso mental seguido para resolver el problema. Incluye análisis “personal” detallado de todos los factores importantes que han de influir en la solución, mostrando sus relaciones y señalando las ventajas y desventajas. El arreglo y ordenamiento de este párrafo debe mostrar su aproximación lógica a la solución del problema. En un estudio extenso y complicado, donde se puede redactar el párrafo en forma resumida y la discusión detallada se puede expresar en un anexo. Conclusiones: presenta las conclusiones obtenidas del análisis de los factores importantes enumerados sólo aquellas que estén de acuerdo con los hechos, suposiciones y discusión. Las conclusiones en si deben contener una solución completa y factible; ellas no deben incluir factores nuevos que no hayan sido considerados en la discusión. Acción Recomendada: este párrafo debe contener las recomendaciones válidas que indiquen la acción a tomar para ejecutar la solución. Su redacción debe ser clara y positiva. Puede ser necesario formular documentos adicionales que complementando el estudio, aseguren la “Acción Completa del E.M.” La redacción de estos documentos pueden dar lugar, bien sea a la objeción de algunos órganos del E.M, que concurren al estudio, ó al descubrimiento de obstáculos inadvertidos o factores que deben ser incluidos en el estudio y cuyo análisis deberá hacerse posteriormente. Término: Estará integrado por el grado, cargo, nombres y apellidos del originador y se inclinará a seis (6) espacios debajo del cuerpo, atendiendo a las instrucciones ya conocidas en el oficio. También incluirán los siguientes subtítulos: Anexos, Acuerdos, Consideraciones de los desacuerdos de Acción Tomada por la Autoridad Interesada, cuya disposición se hará en forma sucesiva, siguiendo el mismo orden de enunciación conservando el mismo margen del cuerpo y los espacios suficientes para dar oportunidad a la exposición de los particulares de cada uno. Anexos: se utilizarán cuando el material indicado por los números 2,3,4, ó 5 del Cuerpo sea extenso o complicado. Generalmente se incluyen como anexos los documentos que apoyan al estudio.

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Se incluirán los acuerdos o desacuerdos con el estudio de los Organismos Oficiales con quienes coordine el autor. Revisando éstos, el Comandante se enterará de cuáles miembros del ESTADO MAYOR (EM) y organismos interesados han sido consultados. Si los fundamentos del desacuerdo pueden ser establecidos brevemente, serán mostrados en esta parte del documento, en caso contrario; se colocarán en un anexo. Sólo se considerarán los acuerdos de orden formal, logrados después de completar el estudio y no los informales obtenidos durante la solución del problema. Consideración a los desacuerdos: aquí el autor del estudio indicará el resultado de su consideración a cada desacuerdo. Si dicha consideración revela que no puede apoyar el desacuerdo, debe expresar las razones. Acción tomada por la Autoridad Interesada: puede o no aparecer en el estudio. Si la recomendación es que firme un documento anexo al estudio, prácticamente la firma de dicho documento por el Comandante, es la aprobación. Si la recomendación propone ciertas directivas o procedimientos, la firma del Comandante es suficiente para que el estudio entre en vigor mediante los órganos apropiados. Al final y siguiendo las reglas ya conocidas para la firma del originador, se colocarán el grado, cargo, nombres y apellidos de la autoridad llamada a tomar la acción. El Contenido del Estudio de Estado Mayor puede ser reducido en ciertos casos particulares: • Cuando el Comandante conoce los factores que ha intervenido en la solución del problema, pero el autor cree necesario exponer el proceso del razonamiento seguido. En este caso, se considerarán los numérales 1, 4 y 6 del Cuerpo. • Cuando el Comandante conoce los factores que han intervenido en la solución del problema y el autor tiene interés en hacer resaltar la elección de la solución. En este caso, se considerarán los numerales 1,4 y 5 del Cuerpo. La Solicitud: Es la comunicación mediante la cual se gestiona un permiso, licencia, transferencia, etc. La solicitud debe ser dirigida a la consideración del superior inmediato solicitante, para que éste resuelva sobre el particular si está facultado para ello, o la tramita ante la superioridad respectiva siguiendo el correspondiente órgano regular, en cuyo caso, las autoridades intermediarias competentes emitirán su respectiva opinión (Favorable o desfavorable), hasta llegar al Comando autorizado para aprobarla o rechazarla. Consta de los mismos componentes del oficio, incluyendo además, en el término, después de la firma del solicitante, las opiniones y firmas de los Comandos por los cuales pasa la solicitud, la resolución y firma de la autoridad a quien corresponda decidir. “El superior por cuya autoridad pase una solicitud, tendrá la obligación de informar y opinar al respecto, con toda imparcialidad, en forma clara y precisa, sin poder retenerla por mayor tiempo que el absolutamente necesario para su tramitación”. La Nota Informativa: 30

Es un documento donde se trata un asunto o problema que por su naturaleza, debe ser informado al Escalón Superior para que este genere acciones posteriores si así lo cree conveniente. Estas decisiones estarán apoyadas en las recomendaciones que contiene este documento. Incluyen todos los componentes de toda correspondencia, diferenciándose de éstas sólo en los detalles que se mencionan a continuación: Encabezamiento: Consta de membrete, lugar y fecha de expedición, número, denominación y asunto. Cuerpo: Comenzará a cuatro espacios debajo de la última línea reservada para el asunto. Cada una de las partes podrá ser dividida en párrafos de acuerdo con las necesidades. Se presentarán los espacios, entradas y márgenes señalados para el oficio. Estará integrada por cuatro partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos: Situación, Apreciación, Conclusiones y Recomendaciones. Situación: este subtítulo abarcará la exposición del asunto o problema, en forma clara, relatando los aspectos más importantes que lo caracterizan. Apreciación: comprenderá un análisis escrito, razonado y detallado del problema, considerando los hechos que influyen en el mismo. Conclusiones: se establecerá en forma clara y concreta las deducciones lógicas que se han obtenido luego de haber analizado el problema de la Apreciación. Recomendaciones: en este espacio se escribirán las sugerencias o recomendaciones que a juicio del originador son más apropiadas para darle la solución al problema. Términos: Estará compuesto por: Nombres y Apellidos del Originador: se seguirán las instrucciones contenidas por el oficio, con la diferencia de que su colocación irá a seis (6) espacios debajo de las recomendaciones. Anexos: debajo de los nombres y apellidos de la autoridad llamada a decidir, se indicarán los anexos a que haya lugar, siguiendo para ello lo indicado en este sentido para el oficio. Iniciales: se seguirán las reglas señaladas para el oficio.

3.7

.Correspondencia para Constancia:

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Es aquella que emana de cualquier organismo superior o subalterno, según el caso para dejar fe o constancia de un hecho. Entre estas se encuentran comprendidas. • • • • • • •

El Parte. El Acta. La Agenda. El Informe. El Diploma. El Certificado; y La Constancia

. El Parte. Es la comunicación dirigida de un organismo subalterno a uno superior, para notificarle las novedades ocurridas en un lapso de tiempo determinado. El parte puede ser verbal o escrito. El escrito se elabora en forma de oficio o radiograma, según el caso. Puede incluir al final de las novedades, una relación numérica del personal de la dependencia que lo emite. El Acta: Es el documento elaborado para dejar constancia de actos del servicio de cierta importancia, como transmisión de mando, reuniones, convenios, acuerdos, etc. El acta puede hacerse a máquina o manuscrita en libros destinados a este fin. El acta escrita a máquina consta de las siguientes partes: Encabezamiento: Incluye el membrete de la dependencia, ubicando en la parte superior izquierda del documento, el número correspondiente, a seis (6) espacios del membrete y la nominación “ACTA” en la parte central de dos (2) espacios debajo del número. Cuerpo: Incluye el mapa, la fecha y hora correspondiente, los nombres y apellidos de los participantes y la narración exacta de los hechos que motivan el acta. Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la denominación, siguiendo las mismas reglas del oficio, respecto al margen y entrada. Término: Incluirá la firma de todos aquellos que aparecen citados en el texto. 32

El acta manuscrita debe ceñirse en las reglas equivalentes a las ya descritas. La Agenda: Es una relación de los puntos sobre los cuales versará una reunión. Comprende las siguientes partes: Encabezamiento: Comprende el membrete identificación de la dependencia o comité de estudio, denominación y número de la agenda y la referencia. Membrete: irá ubicando en la parte superior del documento en la forma como se ha indicado para otras comunicaciones. La identificación de la Dependencia o Comité de Estudio: a cuatro (4) espacios debajo del membrete, en la parte central, escrita con mayúscula. Denominación y Número de la Agenda: en la parte central, a cuatro (4) espacios debajo de la identificación del organismo encargado del estudio. Referencia: hacia la parte izquierda a cuatro (4) espacio debajo de la denominación y número de la agenda, siguiendo el margen de todo el documento cuyas características serán iguales a las del oficio. Cuerpo: Comenzará a cuatro (4) espacios debajo de la referencia. Constará de seis (6) partes destinadas a cubrir los siguientes subtítulos: objeto, lugar, fecha y hora de reunión; asuntos a tratar, participantes, director y secretario; y disposiciones. Objeto: donde se anotará la finalidad de la reunión. Lugar y Fecha de Reunión: para señalar el sitio preciso donde se efectuará (Sala de Operaciones, etc.) y la fecha y hora de realización de la misma, escrita en forma de grupo – fecha - hora. Asuntos a tratar: aquí se escribirán en el mismo orden como serán tocados los puntos más importantes sobre los cuales versará la reunión. Participación: este sitio será destinado a la escritura de grado, nombres y apellidos completos de cada uno de los participantes, siguiendo e orden jerárquico correspondiente. Director y Secretario: aquí se escribirán el grado, nombres y apellidos de los que actúen como tales. Disposiciones: para algunas instrucciones importantes, por ejemplo: lo que convenga llevar, leer previamente, averiguar, etc. Términos: 33

Integrado por expresiones: conforme, grado y nombres y apellidos del director y Anexos. Conforme: se escribirá seis (6) espacios debajo del cuerpo, a partir de la parte central de éste. Grado, Nombres y Apellidos: Ubicado debajo “Conforme” en la misma formo como se indica para el oficio con respecto al “Dios y Federación”. Estos corresponderán a los del Director de la reunión. Anexos: se seguirán las mismas reglas establecidas para el oficio. El Informe: A los fines del presente Manual, el concepto de informe escogido es aquel originado por hechos que afectan las Leyes y Reglamentos Militares, o sucesos importantes, cuyas características convienen investigar, para hacerlos del conocimiento de la superioridad. El informe es la narración cronológica, escrita y detallada, elaborado con el propósito de hacer del conocimiento de una autoridad militar superior, una situación delicada o acontecimiento importante. Debe elaborarse tan pronto como se produce el suceso, siendo precedido participación al escalón superior de la novedad correspondiente.

por la

Constituye generalmente el documento esencial de un expediente y como tal debe tratar de un sólo asunto. Los componentes del informe son: Encabezamiento: Constituido por el membrete ubicado en la parte superior izquierda del documento. La denominación, colocada en la parte central y a seis (6) espacio debajo del membrete. El asunto, que comenzará a escribirse debajo de la denominación a cuatro (4) espacios de ésta, siguiendo las mismas reglas señaladas en el oficio, respecto al destinatario. Cuerpo: Comenzará a cuatro (4) espacios debajo del asunto atendiendo a las mismas instrucciones contempladas en el oficio, respecto al margen, contra – margen, y entrada. Estará constituido por la exposición pormenorizada del tema de informe, donde se incorporarán de manera clara, concreta y objetiva las explicaciones razonadas y demás argumentos pertinentes al mismo. En el cuerpo se deben incluir las causas que originan el documento; métodos empleados, equipos, coordinaciones requeridas y los hechos y datos investigados. Los hechos deben ser relatados tal como se produjeron, sin exagerar ni restar importancia e indicando las causas y condiciones en que se presentaron.

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Es de fundamental importancia la inclusión de circunstancias de tiempo y lugar, así como la indicación de los nombres de las personas que fueron afectadas en el suceso que motivo el informe. Es importante prever todos los pormenores que deben ser incluidos en el Informe; sin embargo, con el propósito de lograr que la tarea sea lo más completa posible, se ha preparado una guía en base a las siguientes interrogantes: Quién, Qué, Donde, Cómo y Por qué. ¿Quién?: para responder a: ¿Quién dio la primera información o avisó? ¿Quiénes son los causantes?. ¿Quiénes son los testigos? ¿Quiénes son los posibles sospechosos? ¿Quiénes fueron los cómplices? ¿Quiénes pueden ser examinados más tarde para obtener informes posteriores?. ¿Qué?: para responder a: ¿Qué ocurrió?. ¿Qué clase de daños se causaron?. ¿Qué valor tiene los bienes perdidos, robados o recuperados?, ¿Qué pruebas quedaron en el lugar de los hechos?, ¿Qué delito fue cometido?, ¿Qué clase de instrumentos se emplearon?, ¿Qué armas se usaron?, ¿Qué disposición se hizo de los medios de prueba?, ¿Qué actuación se llevó a cabo por anteriores investigadores?, ¿Qué actuación posterior debe emprenderse?. ¿Dónde?: ¿Dónde sucedió el hecho?, ¿Dónde se hallaba el que notificó o el perjudicado cuando se cometió el hechos, ¿Dónde se encontraron los instrumentos utilizados. ¿Dónde se encuentran ahora?, ¿Dónde está ahora los afectados?, ¿Dónde se puede obtener información adicional útil?, ¿Dónde ha ocurrido recientemente un caso análogo?, ¿Cuándo? ¿Cuándo sucedió el hecho?, ¿Cuándo se descubrió el hecho?, ¿Cuándo se dio aviso a la autoridad militar?, ¿Cuándo llegó el primer miembro de la FAN al lugar del suceso? ¿Cuándo podrá entrevistar al ofendido o a los responsables?, ¿Cuándo podrán completarse los medios de prueba obtenidos? ¿Cómo?: ¿Cómo se cometió el hecho?, ¿Cómo se encontró el autor en el lugar del hecho?, ¿Cómo se marchó de allí?, ¿Cómo fue de extenso el tiempo de realización de lo acontecido?, ¿Cómo fue estudiado el lugar del suceso para descubrir los medios de pruebas?, ¿Cómo debió realizarse el suceso?, ¿Cómo estuvo planeada la infracción?, etc. ¿Por qué?: ¿Por qué ocurrió al hecho?, ¿Por qué se empleó un determinado procedimiento?, ¿Por qué se escogería a ésta determinada víctima?, ¿Por qué fueron arrebatados determinados objetos y no se hizo caso de otros bienes valiosos?, ¿Por qué se dio cuenta del hecho con tanto retraso?, etc. Cuando el informe haya sido elaborado en cumplimiento de una orden superior, éste se concretará a lo específicamente solicitado; sin embargo, el instructor podrá incluir otros aspectos relevantes, cuando a su juicio considere debe ser elevados al conocimiento de la autoridad solicitante. Términos: Incluye el lugar y fecha de elaboración, los nombres y apellidos de informante y el subtítulo “Anexos”.

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El Lugar y Fecha de Elaboración: escritos a partir del dentro del cuerpo y a seis (6) espacios debajo de éste. Los Nombres y Apellidos del Informante: colocado a partir del centro del cuerpo y a seis (6) espacios debajo del lugar y fecha. El Subtítulo “Anexo”: escrito a seis (6) espacios debajo de los nombres y apellidos del informante, en mayúscula y guardando el margen de quince (15) espacios. Este subtítulo se empleará sólo cuando haya la necesidad de agregar anexo al informe. Como quiera que en materia de informe, existen tipos diversos; con la finalidad de informar su presentación se recomienda, en cuanto sea posible acogerse al modelo especial que este manual contiene, el cual lo constituyen tres (3) partes: la cubierta, el informe propiamente dicho y las opiniones de las autoridades superiores intermediarias. El Diploma: Es el documento que se otorga para acreditar un grado, distinción, premio, etc. No obedece a un formato uniforme, sino que su presentación varía según las intenciones de la autoridad que lo concede. El Certificado: Es el documento mediante el cual una persona autorizada actuando a nombre de un organismo militar, da por cierta una situación o el cumplimiento de una actividad previamente establecida. La Constancia: Es un documento que se expide a petición de la parte interesada, mediante el cual la persona que lo otorga, da por cierta la realización de un hecho determinado.

DISPOSICIONES GENERALES BÁSICAS PARA LA ELABORACIÓN DE LAS CORRESPONDENCIAS 1.

ELABORACIÓN:

La correspondencia será elaborada en la dependencia respectiva, siguiendo las normas generales establecidas según se indica en el presente manual. 2.

NÚMERO DE COPIAS:

Los oficios, memorándum y telegramas (radiogramas y cablegramas) serán elaborados en original, cuatro copias y distribuidos así: • •

Original y una (1) copia para el destinatario. Una (1) copia para la oficina que elabora el documento. 36

•

Dos (2) copias para el archivo de la dependencia expedidora.

3.

FIRMA:

Es el nombre y apellido de una persona, de su puño y letra al pie de un documento para darle autenticidad. Para ello el firmante deberá actuar dentro de los límites de sus atribuciones en el documento a firmar. En la correspondencia militar la firma debe ser manuscrita, completa, legible y en ningún caso utilizarse facsímiles. El documento original y las copias deben ser firmados. El primero con la firma autógrafa, o sea, la que aparece en la cédula de identidad del firmante. La media firma, en forma legible, podrá utilizarse para el duplicado, triplicado, etc. 3.1.

Delegación de Firma del Ministro de la Defensa:

En el Decreto Nº 1140 del 17 de Septiembre de 1.969, se dicta el Reglamento de Delegación de Firma de los Ministros del Ejecutivo Nacional. En virtud de dicho Decreto, el Ministro de la Defensa puede delegar bajo su responsabilidad, en altos funcionarios de su Despacho, la firma de las actas y documentos propios de su Ministerio. Dicha delegación se hará por Resolución que se publicará en la Gaceta Oficial de la República, y en la cual se especificarán, en forma precisa y taxativa, los actos y documentos que deben ser firmados por delegación. El Ministerio, como delegante, podrá firmar los documentos comprendidos en la delegación, cuando lo considere oportuno, sin que ello implique renovación de la delegación. En tales casos, sólo tendrán validez los actos o documentos suscritos por el Ministerio, siempre que la decisión firmada por el funcionario delegado, si fuere el caso, no haya sido publicada o notificada. La delegación de firma podrá ser revocada o modificada, total o parcialmente, en cualquier momento, por el Ministerio, mediante Resolución que habrá de duplicarse en la Gaceta Oficial. Los actos y documentos que se firmen por delegación emanados de éste a los efectos de agotar la vía jerárquica.

del Ministro se considerarán

En los actos y documentos que se firmen por delegación del Ministro, se hará contar esta circunstancia. El funcionario delegado deberá rendir cuenta al Ministro de todos los actos y documentos firmados en virtud de la delegación. La firma delegada por el Ministerio no podrá ser delegada a su vez por el funcionario que hubiere recibido la delegación.

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3.2.

Firma de la Correspondencia “Por Delegación”:

En principio, el Ministro de la Defensa está facultado para firmar toda la correspondencia concerniente a las diferentes reparticiones del Despacho. Puede delegar parte de este trabajo, ordenando que cierto tipo de correspondencia especial sea firmada por: • • • • • •

El Inspector General de las Fuerzas Armadas. El Director del Gabinete. El Director General de Administración. El Director General de los Servicios. El Contralor General de las Fuerzas Armadas. El Jefe del Estado Mayor de la Guarnición del Distrito Federal y Estado Miranda.

Igualmente y por la misma razón, el Jefe del Estado Mayor Conjunto, puede ordenar la firma de cierta correspondencia a los Jefes de División del Estado Mayor Conjunto. En los casos anteriores el cuerpo del oficio o Memorándum se iniciará: “Cumpliendo instrucciones del Ciudadano General de División Ministro de la Defensa”. 3.3.

Firma de la Correspondencia “Por Orden”:

En caso de ausencia cortas, la autoridad que siga al mando podrá firmar aquellos documentos urgentes que por su importancia ameriten ser transmitidos, a fin de no aceptar seriamente actos del servicio. En este caso el documento contemplará: El nombre completo y grado del Jefe de la Dependencia. El grado, nombre completo y cargo del firmante, precedidos de la palabra “Por Orden”; y En el encabezamiento del Oficio y Memorándum se escribirá el grado y cargo del título de la Dependencia. 3.4.

Firma como Jefe Accidental de la Dependencia:

En caso de ausencia prolongada de un Jefe de Dependencia, el escalón debe autorizar por escrito a quien le siga en el mando de aquél, para como “Jefe o Comandante Accidental”. En este caso el documento debe contemplar solamente los nombres, apellidos y grado del firmante, y debajo la frase “Jefe Accidental” seguida del nombre de la dependencia respectiva. 3.5.

Firma como Encargado de una Dependencia:

Para el caso de ausencia prolongada de un Jefe de una Dependencia, el escalón superior debe autorizar por escrito a quien siga en el mando de aquél, para que firme como “Encargado” seguida del nombre de la Dependencia respectiva. 3.6.

Firma de Autenticación:

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El original de los documentos de distribución (Directivas, Circulares, Instrucciones, Órdenes, etc.) debe ser archivado como documento comprobatorio, ya que contempla la firma autógrafa de la autoridad que lo autoriza. Al ser elaborado el Sténcil para producir copias del documento original, se escribirán el nombre, grado y cargo del originador, y a dos (2) espacios debajo del margen izquierdo la frase “Es copia auténtica”. A tres (3) espacios más abajo se colocarán el nombre, grado y cargo de la autoridad que autentica el documento, quien estampará su firma autógrafa de puño y letra, para garantizar la fidelidad del mismo. De lo anterior se infiere, que los documentos cuyas firmas estén reproducidas en copia multigrafiadas no tienen validez al menos que el original, firmado de puño y letra por la autoridad correspondiente, se encuentre archivado. El mismo procedimiento se adoptará para cualquier copia que se haga de un determinado documento. 3.7.

Cúmplase:

Está fórmula se emplea en los documentos de carácter directorio, tales como: órdenes, directivas, etc., y debe ser efectuada por la autoridad emisora del documento. 3.8.

Conforme:

Fórmula usada cuando una autoridad o en general una persona manifiesta su acuerdo con un juicio emitido en documento. Se aplica en los casos de informes, actas, recibos, etc. Debajo de la palabra “CONFORME” a seis (6) espacios se deben colocar los nombres, apellidos y grados del firmante. En caso de varios firmantes se distribuyen de mayor a menor antigüedad de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. 3.9.

Visto Bueno:

Se usa en las circunstancias de que un documento haya sido originado por el segundo en comando o una autoridad asesora de quien da el Visto Bueno, en señal de que “fue leído” y su contenido es correcto y aprobado. 4.

TRAMITACIÓN Y ARCHIVO:

Una vez firmada la correspondencia se remitirá al archivo de la dependencia donde será: a) b) c) d)

Numerada. Fechada. Sellada. Archivada una copia.

En caso de la correspondencia interna, ésta será remitida a su destinatario. La externa será enviada a la Mesa de Parte. La recepción de correspondencia la hará la oficina antes mencionada, para su distribución a las dependencias interesadas.

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5.

USO DEL SELLO:

Las Dependencias del Ministerio de la Defensa usarán sus respectivos sellos de acuerdo a lo establecido en la Ley correspondiente de fecha 12 de Octubre de 1.943. El sello se colocará en la parte superior y central de la correspondencia. De esta operación se encargará la oficina responsable de la tramitación de archivo. Los Jefes de dependencia autorizados para autenticar copias de correspondencia, utilizarán un pequeño sello con la inscripción “es copia” y debajo, el nombre sobre el cual se debe estampar la firma. De no existir este sello, la inscripción se hará a máquina. 6.

OPERACIÓN DE PÁRRAFOS:

La ordenación debe realizarse mediante: 1. Números Romanos: I, II, III, IV, V, etc. 2. Números Arábigos: 1, 2, 3, 4, 5, etc. 3. Letras Minúsculas: a, b, c, d, e, etc. Las grandes divisiones de un texto y los capítulos se indicarán con números romanos y las sub-divisiones mediante números arábigos. Los párrafos de las subdivisiones se designarán por números arábigos y los subpárrafos mediante letras minúsculas o números arábigos. De allí en adelante, se usarán los números arábigos encerrados entre paréntesis, letras minúsculas entre paréntesis, números arábigos subrayados, letras minúsculas subrayadas y finalmente el guión. En este sentido todo escrito debe seguir la siguiente ordenación. 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 7.

I. II. III. IV. V. etc. 1. 2. 3. 4. 5. etc. a. b. c. d. e. etc. (1). (2). (3). (4). etc. (a). (b). (c). etc. 1. 2. 3. 4. etc. a. b. c. d. etc. DOCUMENTACIÓN CON CLASIFICACIÓN DE SEGURIDAD.

La clasificación de seguridad en la correspondencia comprende los siguientes grados: a) Supersecreto. b) Secreto. c) Confidencial. Estos constituyen los tres grados de clasificación de seguridad propiamente dichos.

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Las correspondencias no incluida dentro de esta denominación será clasificada en: Reservada. Ordinaria.

7.1.

Correspondencia Supersecreta:

Es la que comprende aspectos de defensa de carácter supremo y cuya revelación podría causar daños excepcionales graves a la Nación, tales como: a) Rupturas de Relaciones Diplomáticas. b) Ataques armados contra la Nación o sus aliados. c) Una Guerra. d) Comprometer planes de defensa, de inteligencia, de desarrollo científico o tecnológico vitales a la seguridad de la nación. 7.2.

Correspondencia Secreta:

Comprende informaciones sobre defensa, cuya revelación puede causar serios daños a la nación venezolana, porque: a) Comprende relaciones internacionales b) Pone en actividad un programa o política de vital importancia para la seguridad. c) Compromete planes importantes militares o de defensa, desarrollo científico o técnico o que revele operaciones importantes de inteligencia. 7.3.

Correspondencia Confidencial:

Comprende informaciones cuya divulgación a personas no autorizadas para conocerlas, puede perjudicar colectiva o individualmente los intereses de la Nación y de sus Fuerzas Armadas, por atentar contra la seguridad, según lo establecido por las Leyes y Reglamentos Militares. Los tres tipos de correspondencia antes señalados, deben ser conocidas exclusivamente por la autoridad a quien vayan dirigidas, llegar al destinatario sin ser abiertas por las reparticiones subordinadas y ser entregadas mediante recibo firmado por el destinatario en el momento de la entrega. Todo documento o información comprendida por la anterior clasificación constituye un secreto en Favor de la Seguridad y Defensa Nacionales y su divulgación así como la imprudencia o negligencia en su manejo y conservación, constituyen un delito previsto en el artículo 550 del Código de Justicia Militar, que establece: “Los revelen órdenes, consignas, documentos o noticias privadas o secretas del Ejército o de la Armada, serán penado con prisión de cuatro a diez años. Si el hecho hubiere impedido que una operación de guerra produjere las ventajas que debía producir u ocasionare la pérdida o destrucción de fortalezas, naves, aeronaves, cuarteles u

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otros elementos o pertrechos de guerra, o causados cualquier otro grave daño, la pena podrá ser aumentada hasta en una tercera parte”. Para la clasificación, seguridad y manejo de las informaciones, documentos y material clasificado, se aplicará el Reglamento respectivo emanado de la Dirección del Gabinete del Ministerio de la Defensa, puesto en vigencia mediante resolución No. 53 de fecha 29 de Enero de 1942.

7.4.

Correspondencia Reservada:

Comprende todos los documentos relacionados con el personal, armamento, disciplina, funcionamiento de las oficinas administrativas y demás asuntos que tengan relación con las Fuerzas Armadas, que convenga mantener en reserva sin tener carácter secreto y no deba ser comunicado sino a personas calificadas o autorizadas para ello. 7.5.

Correspondencia Ordinaria:

Comprende todo los documentos no señalados en los incisos anteriores. En la correspondencia Supersecreta, Secreta, Confidencial y Reservada, se indicará la clasificación mediante un sello, en el centro de la parte superior e inferior de cada página del documento, así como en el nombre respectivo, utilizando al efecto tinta de color rojo. 8.

PRECEDENCIA:

Indica la premura o prioridad con que la comunicación debe llegar al destinatario. Todo jefe de repartición es responsable de la asignación de la correcta precedencia a la correspondencia que origine. La precedencia podrá ser: Urgente, Importante y Ordinario. 8.1. Urgente: Se usará esta precedencia cuando se desee que la correspondencia llegue rápidamente al destinatario. El uso de esta precedencia debe reducirse al mínimo indispensable, ya que su empleo exagerado revela Planificación Deficiente. Se deberá tener presente para el envío de una comunicación urgente, los medios disponibles para su distribución. a) La correspondencia con esta precedencia tendrá prioridad sobre las demás. b) Se le asignará esta precedencia a la correspondencia que exija una acción inmediata y cuyo retardo en la entrega al destinatario puede acarrear graves consecuencias al personal y al material de las Fuerzas Armadas o de cualquier entidad federal. 8.2. Importante: a)

La correspondencia con esta procedencia será tramitada primero que la ordinaria. b) Esta será la más alta precedencia que se le asignará a la correspondencia cuyo contenido o asunto sea de carácter administrativo. 42

8.3. Ordinario: a) La correspondencia con esta precedencia será tramitada en forma rutinaria de acuerdo con el horario normal de labores de la mesa de parte. b) Se asignará esta precedencia a la correspondencia cuyo contenido o asunto, siendo de carácter administrativo, no tenga la suficiente importancia para justificar una precedencia más alta.

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8.

DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO:

Es necesaria la denominación de los documentos a fin de facilitar su identificación y manejo. Será colocada en letras mayúsculas, formando parte del encabezamiento, en la parte central e inmediatamente después del número de la correspondencia. Se exceptúan de esta regla el oficio, y aquellos documentos cuya denominación ya viene inserta en una forma especial, como es el caso de “Mensaje Conjunto”. 10.

TAMAÑO DEL PAPEL:

10.1. Se utilizará papel tamaño carta (0,28 x 0,22 cm.), en la redacción de los siguientes documentos.       

Hoja de coordinación Interna. Directiva. Parte. Agenda. Informe. Constancia, y Estudio de Estado Mayor.

10.2. Se empleará papel tamaño oficio (0,31,5 x 0,22 cm.) para la redacción de:         

Ordenes Generales. Oficios. Memorándum. Nota Rápida. Circulares. Resoluciones Orden del Día. Cuentas, y Actas.

10.3. Se usarán papeles de tamaño y forma especiales en la elaboración de:      

Telegramas. Radiogramas y Cablegramas. Mensaje Conjunto. Despachos. Diplomas, y Certificados.

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10.4. El papel tamaño extra oficio (0,35,5x 0,22cms.) podrá utilizarse para la confección de trabajos que por su naturaleza ameriten hojas más grande que las señaladas, tales como nóminas, catálogo demostrativo, etc., siempre que esto no forme parte o constituyan anexo a los documento indicados anteriormente. 11. COMUNICACIONES DIRIGIDAS A TITULARES DE OTROS DESPACHOS: Según Memo - Relámpago Nº MD-045 de fecha 03Abr09, estas comunicaciones se elaborarán de acuerdo a las siguientes indicaciones: a) Iniciarlas con “Tengo el honor”. b) Prepararlas en papel bond con sello de agua. c) Para la firma del Ciudadano Ministro.

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UNIDAD III SEGURIDAD DE LAS COMUNICACIONES:

Definición, responsabilidad, clasificación de seguridad y precedencia de los documentos. Seguridad de las Comunicaciones: Es un recurso del sistema de comunicación necesario parea asegurar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los mensajes que se desean entregar o recibir con el fin de mantener el sistema fuera del peligro, daño o riesgo. DEFINICIONES: Información Clasificada: En toda aquella información oficial, que debido a su importancia para la seguridad de la Nación se le asignara una clasificación a fin de evitar que su contenido sea del conocimiento de personas no autorizadas. Documentos Clasificados: Es todo escrito oficial, originado o en posesión de las Fuerzas Armadas Nacionales, que motivado a su importancia para la seguridad de la Nación, le ha sido asignada una clasificación, con la finalidad de evitar que su contenido sea del conocimiento de personas no autorizadas y cuya divulgación o entrega deberá ser restringida por razones de seguridad. Material Clasificado: Es todo material oficial que debido a su importancia para la seguridad de la Nación, le ha sido asignada una clasificación, con la finalidad de evitar el acceso o conocimiento de personas no autorizadas y cuya divulgación o entrega deberá ser restringida por razones de seguridad. Categorías de Clasificación: Las informaciones, documentos y materiales oficiales que debido a su importancia para la seguridad de la Nación requieren protección física para evitar el acceso o conocimiento de personas no autorizadas serán clasificadas en tres (03) categorías: 2.1.

Secreto. Confidencial Reservado. Secreto:

La clasificación “SECRETO” se asignará a las informaciones, documentos y materiales clasificados que requieren el más alto grado de protección, y cuyo conocimiento y

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divulgación por parte de personas no autorizadas, causen graves daños a la Nación Venezolana y a sus Fuerzas Armadas. Aplicación de la Clasificación “SECRETO”: 1. Los planes y documentos derivados de los tratados de defensa suscritos por el Estado Venezolano. 2. Los documentos de suma importancia sobre convenios de las Fuerzas Armadas Nacionales. 3. Los planes operacionales de defensa y los de aéreas estratégicas vitales a la defensa del continente Americano que afecta la seguridad de la Nación. 4. Las informaciones referidas a estrategias Nacionales, métodos, técnicas o tácticas especializadas que se pueden aplicar en determinadas operaciones, así como también la composición e identidad de las Unidades que pretenden utilizar para llevarlas a cabo. 5. Las informaciones acerca de los métodos y resultados del sistema de Inteligencia y Contra-Inteligencia, abastecimiento de materiales, incluyendo cantidad especifica, ubicación y reservas. 6. Los planes generales o específicos para la defensa Nacional. 7. En tiempo de conflicto, las informaciones especificas que revelen la ubicación, capacidad y el estado de preparación de las Fuerzas armadas Nacionales, o de las Naciones con las cuales el Estado Venezolano haya suscrito convenios. 8. Todas aquellas informaciones, claves criptográficas, material de combate, fuerzas, métodos, tácticas, estado de entrenamiento reservas y otros datos del probable agresor o de nuestras propias fuerzas que sean de interés para la planificación y desarrollo de las operaciones 9. Las informaciones sobre cantidades especificas de reservas de material estratégicos. 10. Las informaciones militares que contengan datos relativos a las necesidades de adquisición y utilización de equipos y sistemas de armas. 11. Las informaciones militares que contengan fotografías aéreas cartas o cualquier otro dato acerca de las instalaciones o construcciones Militares y en general todo documento o material que por su naturaleza pueda afectar las relaciones internacionales del país general o de las Naciones con las cuales éste haya suscrito acuerdos de defensa. 12. Proyectos científicos o tecnológicos relacionados con nuevos equipos o modificaciones de los que posee la FANB Y LOS CUALES TENGAN ESPECIAL RELEVANCIA PARA SU CAPACIDAD OPERATIVA. Todos los documentos de Inteligencia, los cuales contengan Inteligencia completa y de un alcance tal, que revelen el esfuerzo de producción de Inteligencia de la Nación y pueda permitir a personas no autorizadas hacer una evaluación de la capacidad de los Servicios de Inteligencia del país. Información critica concerniente a equipos, técnicas, armamentos y comunicaciones, cuyo desarrollo científico y tecnológico sea vital para la defensa Nacional. Los planes que revelen la capacidad operacional de la FANB.

2.2 . Confidencial: La clasificación “CONFIDENCIAL” se asignará a las informaciones, documentos y materiales cuyo conocimiento y divulgación a personas no autorizadas, causen daños a la Nación Venezolana o a sus Fuerzas Armadas. 47

Aplicación de la Clasificación “CONFIDENCIAL”:

•

Las informaciones militares que contengan datos relativos a la celebración de contratos para la adquisición de equipos y sistemas de armas, órdenes de compra y requisiciones. • La asignación de frecuencia, cambio de ésta y señales de llamada de radio de significación especial. • La información que indique parcialmente la identidad, composición de nuestras Unidades. Cantidad de equipos específicos así como las partes operacionales y de orden de batalla que sean de importancia para el probable agresor. • Los planes que revelen la capacidad operacional de la FANB. • Los documentos asignados en las reuniones de la Junta Superior de las Fuerzas Armadas, Consejos de Investigaciones, alto mando FANB, Estado Mayor y Junta permanente de Evaluación. • Los dispositivos de Protección y Defensa de los Sistemas de Comunicación y de material criptográfico. 2.3. Reservado La clasificación “RESERVADO” se asignará a las informaciones, documentos y materiales que deben ser mantenidos fuera de alcance de personas no autorizadas. 2.3.1 Aplicación de la Clasificación “RESERVADO”: Documentos y publicaciones que contengan información utilizada para entrenamiento, mantenimiento e inspección de equipos bélicos. Programas de entrenamiento para el personal de pilotos y tripulantes de los diferentes sistemas de armas de la FANB. Pensum de estudio de los diferentes Centros de Estudio de la FANB. El legajo de las Directivas de la FANB. El escalafón de personal, emanado por el Comando de Personal, emanado por el Comando de personal. Los diferentes reglamentos militares emanados del Ministerio de la Defensa

NORMAS GENERALES DE CLASIFICACIÓN:  A las informaciones, documentos y materiales clasificados, se les asignará la clasificación mas acorde y compatible con la protección requerida a fin de evitar la sobre o sub-clasificación  Los documentos serán clasificados conforme a su propio contenido y de acuerdo a la relación que tenga con otros documentos. 48

 La clasificación de un legado de documentos físicamente unidos o encuadernados, debe ser igual a la del documento de más alta clasificación del conjunto. Cuando un documento sea separado de un legajo o agrupación, éste será manejado de acuerdo con su propia clasificación.  Toda comunicación que acompañe un documento o material clasificado debe tener la misma clasificación de éstos. Las informaciones y documentos no clasificados que hagan referencia a material de seguridad y defensa, no debe contener extractos de las informaciones clasificadas, todo miembro de la Fuerza Aérea que asigna, desarrolle o produzca informaciones documentos o materiales clasificados, el cual debe ser objeto de una clasificación que el no esté autorizado para asignar, deberá darle una clasificación tentativa para asegurar su debida protección y someterlo a la consideración de la autoridad correspondiente para su clasificación definitiva. AUTORIDADES CLASIFICADAS:  La responsabilidad para la clasificación de documentos y materiales clasificados corresponde al jefe de cada Dependencia, realizando esta actividad por medio del Oficial de Control de Seguridad.  Están facultadas para clasificar las informaciones, documentos y materiales de la Fuerza Aérea Venezolana, el Comandante General de la Aviación, los Jefes de Comandos y Dependencias FANB y los profesionales de la FANB, que inicien o elaboren documentos o materiales que estimen su clasificación, de acuerdo a lo previsto en los subpárrafos 2.1, 2.2 y 2.3, de la presente Directiva. RECLASIFICACIÓN: La reclasificación es la asignación de una nueva “CLASIFICACIÓN” como consecuencia del cambio de los factores que determinaron su clasificación original.  Las autoridades clasificadoras, harán del conocimiento al oficial de control de Seguridad de la Dependencia respectiva, la clasificación, o fin de que éste ejecute los cambios respectivos.  De ser necesario, las autoridades clasificadoras indicarán en el propio documento, la reclasificación a llevarse a efecto en una fecha determinado.  En todo documento o material a reclasificarse, se tachará el sello de la clasificación original y se sellará nuevamente como reclasificado secreto. Reclasificado Confidencial o Reclasificado Reservado.



MANEJO DE LAS INFORMACIONES, DOCUMENTOS Y MATERIALES CLASIFICADOS: 6.1. De la Preparación, Impresión y Reproducción: • La preparación, impresión y reproducción de documentos. Se llevará a cabo bajo control y estricta supervisión, la persona responsable de la dirección y supervisión del trabajo, se asegurará de que el personal que intervenga esté informado en cuanto a su responsabilidad de salvaguardar las informaciones contenidas en los documentos, incluyendo el manejo de copias impresas o reproducción, así como el de notas, cintas de máquinas de escribir, hojas de papel carbón, placas y estarcidos que resulten de la preparación impresión y reproducción. • Los documentos que contengan información clasificada no deben reproducirse, salvo que sean necesarios en cuyo caso, deberá autorizarlo el Comandante o Jefe de la 49

Dependencia, por intermedio del Oficial de Control de Seguridad, quien elaborará un Acta de compromiso firmada por dos (02) testigos que tengan la autorización para conocer la materia del documento. Cada una de las copias será identificada y registrada, el número de reproducción deberá ser el determinado en el Acta.

• La preparación de documentos y materiales clasificados y su envió, se hará bajo las siguientes precauciones: • Todas las correspondencias clasificadas deben ser entregadas mediante recibo. • El documento o material clasificado se colocará dentro de dos (02) sobres opacos, con indicación de la Dirección del destinatario y del remitente en ambos sobres. • Se indicará la clasificación de seguridad del documento o material en ambos lados del sobre interior, de manera que se vea con facilidad al quitar el sobre exterior. • Se sellará con lacre ambos sobres. • Se asegurará de que el sobre exterior no indique la clasificación de seguridad.

6.2. Del Registro y Control: En cada Dependencia de la Fuerza Aérea, el registro y control de las informaciones, documentos y materiales clasificados, será responsabilidad del Jefe correspondiente, ejerciéndolo por intermedio del Oficial de Control de Seguridad, a través de registros, sistemas de recibos y archivos permanentes. El control de las informaciones, documentos y materiales clasificados será ejercido por el Oficial de Control de Seguridad mediante: La recepción, custodia y distribución. La autorización para el manejo de las informaciones, documentos y materiales clasificados por párate de las personas que tengan la necesidad de conocer. La instrucción de las normas de seguridad al personal de su Dependencia. La reclasificación, manteniendo informado a los custodios de copias sobre los cambios efectuados. La inspección periódica a los archivos clasificados de la Unidad. La actualización de las listas del personal autorizado para el manejo de la documentación clasificada. La actualización de los registros y sistemas de recibos. La ejecución del inventario anual de todos los documentos y materiales clasificados.

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En los registros se indicará la recepción, tramitación, destrucción de todo documento y materiales clasificados así como la persona y organismo que tenga en su poder copia de los mismos. Los recibos que registren la recepción o entrega de documentos o materiales clasificados, indicarán el remitente, destinatario, titulo, número. Fecha y la firma de las personas que reciben y entregan. La distribución de las informaciones, documentos y materiales clasificados, se hará por el más apropiado, atendiendo principalmente a la clasificación de seguridad establecida en el párrafo dos (02) de esta Directiva. Las informaciones, documentos y materiales clasificados “SECRETO” serán entregados bajo estrictas condiciones de los colores establecidos tanto para la carpeta como para la hoja de cubierta serán rojos, verdes y anaranjados de acuerdo a la clasificación de Secreto, Confidencial y reservado. Los documentos y materiales clasificados “SECRETO” se mantendrán guardados en caja fuerte con cerradura de combinación. Los documentos y materiales clasificados “CONFIDENCIAL” y “RESERVADO” se mantendrán guardados en archivos normales que poseen como mínimo gabinetes de seguridad de combinación o cerraduras. La combinación de las cajas fuertes, gabinetes o archivos de metal será protegida, colocándola en sobres dobles, debidamente lacrados y guardados en sitio seguro. El conocimiento que se tenga de una combinación será limitado a dos (02) personas.

De la Destrucción: Los custodios de las informaciones, documentos y materiales clasificados tendrán autoridad para proceder a la destrucción de éstos cuando pierdan la vigilancia de acuerdo a los siguientes criterios. Cuando existe sustitución (corrección, enmienda, nueva edición) de los mismos, deberán ser destruidos de inmediato al entrar en vigencia su reemplazo. Cuando los mismos, no tengan fecha de vencimiento. Estos deberán ser destruidos de acuerdo al criterio del Oficial de Control de Seguridad. Todos aquellos no contemplados en los dos puntos anteriores deberán ser destruidos de acuerdo al criterio del Jefe de la repartición, realizando esta actividad. La destrucción de las informaciones, documentos y materiales clasificados, se hará utilizando el método que asegure su completa eliminación física.

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La destrucción de informaciones, documentos y materiales clasificados será registrada, debiéndose elaborar el reporte de destrucción correspondiente, indicando lugar y fecha donde se efectuó la destrucción, identificación del documento o material destruido, autoridad que ordena la destrucción, la firma del Oficial de Control de Seguridad, el responsable de la destrucción y un (01) testigo. Al cesar las causas que motivaron la destrucción de documentos y materiales clasificados por razones de emergencia, se elaborará el reporte de destrucción, en el que se justificarán las circunstancias bajo las cuales se efectuó la destrucción. Los Jefes de Dependencias FANB mantendrán en vigencia procedimientos para destruir o trasladar a lugar seguro todo material de información clasificada bajo su responsabilidad, en casos de disturbios, desastres o acción del enemigo. En situaciones de emergencia los documentos y materiales clasificados se destruirán de acuerdo a los planes elaborados por el Oficial de Control de Seguridad.

6.6.

Del manejo:

Todo el personal que manipula y/o accese informaciones, documentos y materiales clasificados deberán estar autorizado por el Comandante o Jefe de la Unidad o Dependencia, tener el informe de investigación de personal (IHP) y caución de ingreso al día. Las personas autorizadas a manipular y/o accesar informaciones, documentos y materiales clasificados lo harán atendiendo a principios de “Necesidad de Saber” y “compartimentaje”.

7.

NORMAS DE SEGURIDAD:

La seguridad física de las informaciones, documentos y materiales, se logra mediante la clasificación y el cumplimiento de las normas de seguridad establecidas. Las informaciones, documentos y materiales clasificados, llevarán el selló correspondiente a su clasificación de “SECRETO”, “CONFIDENCIAL” Y “RESERVADO”. La seguridad de las informaciones, documentos y materiales clasificados, es responsabilidad de quien los manejo y/o conoce, debiendo aplicar medidas de protección contra robo, espionaje, observación, fotografías, reproducción, copia y cualquier otra forma de difusión. Las informaciones, documentos y materiales clasificados, deberán ser guardados en sitios que ofrezcan un máximo grado de seguridad. Las informaciones, documentos y materiales clasificados sólo se podrán entregar a personas que tengan la necesidad de conocer y que estén debidamente autorizadas.

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La responsabilidad de determinar la necesidad que tenga una persona de conocer una información para el desempeño de sus funciones, corresponderá al custodio de la información, documento o material. Las informaciones, documentos y materiales clasificados que se manejen en los sistemas de Computación, se regirán por las normas de seguridad establecida en este reglamentos, debiéndose cumplir las medida de protección física, al la entrada de los datos, durante el procesamiento, almacenamiento y a la salida de la información.

SEGURIDAD FÍSICA DE LAS COMUNICACIONES. Consiste en la protección de los equipos de comunicaciones y documentos clasificados, contra su captura, pérdida, inspecciones y fotografías no autorizadas. Esta seguridad es obtenida por el manejo apropiado del material de comunicaciones y por su destrucción cuando sea necesario. •

Seguridad Criptográfica.

La seguridad criptográfica es importante, sin su uso no habría medios o métodos de encubrir el contenido de los mensajes, de modo que no llegue a conocimiento de las personas desautorizadas, normalmente se aplica el tratamiento criptográfico a todos los mensajes operativos que van a ser transmitidos por radio; cuando hay actuaciones locales de emergencias se sacrifica la seguridad proporcionada por la velocidad.

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BIBLIOGRAFÍA •

Manuales de Comunicaciones de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana

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