MATRIZ DE COMUNICACIÓN BU-MO-01 Versión 5 23/10/2015

PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO ENTRADAS IDENTIFICACIÓN

ENTIDAD O PROCESO EMISOR

CARGO EMISOR

Políticas, Objetivos, Estrategias, Proyecto Educativo Institucional (PEI), Plan de Desarrollo Institucional

Direccionamiento Institucional

Consejo directivo

CARGO RECEPTOR

MEDIO O CANAL DE ENTRADA

CONTROL DE ENTRADA

Documento escrito, correo institucional

Recibido electrónico, firma y fecha de recibido del documento

Recibido electrónico, firma y fecha de recibido del documento, actas de reunión

Capacitación e información sobre los lineamientos, metodologías y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad

Administración de la calidad

Coordinador de Calidad

Documento escrito, correo institucional, capacitación

Observaciones, recomendaciones de mejora, sugerencias

Auditoría Interna

Auditor Interno

Documento escrito

Firma y fecha de recibido del documento

Expectativas y necesidades, solicitudes de información sobre servicios.

Todos los procesos

Administrativos, Docentes, Estudiantes, Egresados

Documento escrito, correo institucional

Recibido electrónico, firma y fecha de recibido del documento

Solicitud de consulta médica

Administrativos, Docentes, Estudiantes

Administrativos, Docentes, Estudiantes, Egresados

Verbal y por el sistema de información institucional

Registro de pacientes consulta médica y registro de pacientes enfermería

Formato

Recepción y verificación de la información en los Registros de: incapacidades enfermería y pacientes consulta médica

Programación de la cita en el sistema de información institucional

Registro de pacientes psicología

Vicerrector del Medio Universitario

Vicerrector del Medio Universitario

Secretaria, Médico y Enfermera de Bienestar Universitario

Solicitud para refrendar incapacidades

Estudiantes

Solicitud de consulta psicológica

Administrativos, Docentes, Estudiantes

Estudiantes

Administrativos, Docentes, Secretaria y Psicólogo de Estudiantes Bienestar

MATRIZ DE COMUNICACIÓN PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO Solicitud de consulta consejería académica

Docentes, Estudiantes

Administrativos, Docentes, Estudiantes, Egresados

Quejas, sugerencias y calificaciones de servicios

Coordinación del Medio Universitario Todos los procesos, Comunidad Universitaria

N.A. Secretaria, Médico y Enfermera de Bienestar Universitario

Solicitud de Primeros Auxilios

Solicitud de inscripción a grupos culturales Estudiantes

Estudiantes

Solicitud de inscripción a grupos deportivos Solicitud para eventos internos de los grupos culturales y deportivos Invitaciones para eventos a los grupos culturales y deportivos por parte de entidades externas Solicitud de permiso por actividad cultural o deportiva

Secretaria de Bienestar Psicólogo (Consejeros Académicos)

Todos los procesos

Directores y jefes de las unidades académicas y administrativas

Secretaria de Bienestar Coordinador de Cultura Director Deporte Institucional

Secretaria y Director de Bienestar

Verbal y se registra en el sistema de información institucional

BU-MO-01 Versión 5 23/10/2015

Registro de pacientes consejería académica

Formato de calificación de servicios Registro de control Formato de Quejas y Reclamos Telefónico, Verbal

Registro de pacientes consulta médica

Formato ficha de inscripción cultura

Relación de estudiantes inscritos a los diferentes grupos culturales

Formato ficha de inscripción deporte

Relación de estudiantes inscritos a los diferentes equipos deportivos

Documento escrito Firma y fecha de recibido del documento

Partes externas interesadas

Estudiantes

Director de la entidad

Coordinador de Cultura Director Bienestar Universitario

Documento escrito, E-mail

Estudiantes

Coordinador de Cultura Director Institucional de Deportes Director de Bienestar

Formato de permisos para estudiantes

Firma y fecha del formato diligenciado

MEDIO O CANAL DE SALIDA

CONTROL DE SALIDA

SALIDAS IDENTIFICACIÓN

CARGO EMISOR

ENTIDAD O PROCESO RECEPTOR

CARGO RECEPTOR

MATRIZ DE COMUNICACIÓN PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO

BU-MO-01 Versión 5 23/10/2015

Aplicación de recomendaciones Políticas, Objetivos, Estrategias, Proyecto Educativo Institucional (PEI), Plan de Desarrollo Institucional

Direccionamiento estratégico

Rector

Documento escrito

Carta de envió de informes y auditorias

Aplicación de metodologías, procedimientos y funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad

Administración de la calidad

Coordinador de Calidad

Documento escrito

Validación a través de seguimientos y auditorías internas de calidad

Aplicación de recomendaciones

Auditoría Interna

Auditor Interno

Documento escrito

Validación a través de auditorías de seguimiento

Requisición de bienes y servicios

Gestión de Compras e Inventario

Auxiliar Administrativo

Formato requisición de bienes o servicios

Firma y fecha del formato diligenciado

Sistema de información institucional

Registro de control

Vicerrector del Medio Universitario Solicitud de soporte

Gestión Servicios Generales Gestión Informática

Jefe de Mantenimiento Coordinador de Help Desk

Solicitud de recurso humano

Gestión Humana

Gerente del Talento Humano

Formato requisición de personal

Fecha y firma de envío y recepción del destinatario

Evaluaciones de desempeño

Gestión Humana

Gerente del Talento Humano

Registro en sistema de información

Fecha de ingreso al sistema de información

Comunidad Universitaria

Directores y jefes de áreas administrativas, decanos, directores de programa, PTC, catedráticos

Documento escrito, E-mail

Análisis y medición de la gestión (indicadores)

Planes de mejora

MATRIZ DE COMUNICACIÓN PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO

Pacientes atendidos

Médico, Psicólogo, Enfermera

Formatos de: registro de Informe estadístico de pacientes consulta médica, pacientes atendidos por Administrativos, registro de pacientes Administrativos, Docentes, Docentes, Estudiantes, psicología y de registro de consulta médica, consulta Estudiantes, Egresados psicológica y por Egresados pacientes enfermería, enfermería historia clínica sistematizada, historia psicológica

Estudiantes atendidos por consejería académica

Psicólogo (consejero académico)

Estudiantes

Estudiantes, Docentes (gestores PACE), Coordinador PACE, Directores de PACE y Vicerrector del Medio Universitario

Informe de aptitud profesional para aspirantes

Psicólogo

Admisiones y registro

Secretario General

Documento escrito

Solicitud de refrigerios, medicamentos

Director de Bienestar Universitario

Compras e inventario

Vicerrectoría Administrativa

Formato requisición de bienes o servicios

Directores y jefes de las unidades académicas y administrativas

Directores y jefes de las unidades académicas y administrativas

Eventos deportivos internos

BU-MO-01 Versión 5 23/10/2015

Sistema de Información

Informe estadístico

Informe de Pruebas y entrevista

Firma y fecha del formato diligenciado Formatos

Realización de eventos deportivos externos

Grupos deportivos conformados

Director Institucional de Deportes Director del Polideportivo

Partes externas interesadas

Director de la entidad

Estudiantes, Docentes, Funcionarios

Estudiantes, Docentes, Funcionarios

Carteleras

Autorización para publicación de cartelera

MATRIZ DE COMUNICACIÓN BU-MO-01 Versión 5 23/10/2015

PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO Realización de eventos culturales

Todos los procesos, Partes externas interesadas

Administrativos, Docentes, Estudiantes, Director de la entidad

Verbal

Realización del evento

Estudiantes, Docentes, Funcionarios

Estudiantes, Docentes, Funcionarios

Carteleras

Autorización para publicación de cartelera

Director de Bienestar Coordinador cultural Grupos culturales conformados

Incapacidades refrendadas

Medico, Enfermera

Estudiantes

Estudiantes

Recepción y verificación de la información en los Registros de: Incapacidades refrendadas incapacidades enfermería y pacientes consulta médica

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