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ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (AICD)
INFORME DE EVALUACION PROYECTO SEDI / ME / 256 / 04 “CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL: PROBLEMÁTICA Y METODOLOGÍA PARA SU INTERVENCIÓN” PAÍS COORDINADOR: PANAMÁ
Evaluación realizada en Octubre de 2007 Sonia Pérez R.
Sonia Pérez R.
Conservación del Patrimonio Documental.
ÍNDICE LISTA DE ACRÓNIMOS...................................................................................................................................... III CUADRO RESUMEN DEL PROYECTO ............................................................................................................IV RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................................................ V 1. CONTEXTO, OBJETIVO Y METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN. ..................................................... 1 1.1 OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN. ........................................................................................................................ 2 1.2 METODOLOGÍA. ................................................................................................................................................. 2 2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO BAJO EVALUACIÓN ............................................................................. 5 2.1 ANTECEDENTES .................................................................................................................................................. 5 2.2 EL PROYECTO .................................................................................................................................................... 5 3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO...................................................................................................................... 9 3.1 CONTEXTO NACIONAL Y REGIONAL DEL SECTOR .............................................................................................. 9 3.2 RELEVANCIA DEL PROYECTO ............................................................................................................................. 9 3.3 EFECTIVIDAD DEL PROYECTO .......................................................................................................................... 11 3.4 EFICIENCIA DEL PROYECTO .............................................................................................................................. 12 3.5 SOSTENIBILIDAD DE LOS RESULTADOS ALCANZADOS...................................................................................... 12 3.6 LECCIONES OBTENIDAS, PRÁCTICAS A RECOMENDAR, FACTORES DE ÉXITO Y DIFICULTADES. ......................... 13 4. CONCLUSIONES SOBRE EL DESEMPEÑO DEL PROYECTO ................................................................ 15 5. RECOMENDACIONES...................................................................................................................................... 16 ANEXOS................................................................................................................................................................... 18 ANEXO 1.- LISTADO DE DOCUMENTOS REVISADOS ..................................................................................... 19 ANEXO 2.- PROGRAMA DE TRABAJO Y ENTREVISTAS REALIZADAS........................................................... 20 ANEXO 3.- LISTADO DE PARTICIPANTES EN EL TALLER .............................................................................. 22 ANEXO 4.- PORTADA DE PUBLICACIÓN DE REPORTE DEL TALLER........................................................... 23 ANEXO 5.- CUADRO RESUMEN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO ....................................................... 24 ANEXO 6.- CUADRO RESUMEN DEL EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL PROYECTO (GASTOS PROGRAMADOS Y EJECUTADOS) ............................................................................................................................... 25
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LISTA DE ACRÓNIMOS
SIGLAS
Referencia
AICD
Agencia Interamericana para Cooperación y Desarrollo
CENPES
Comisiones Especiales no Permanentes (de la OEA)
CEPCIDI
Comisión Ejecutiva Permanente del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral
CIDI
Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (de la OEA)
FEMCIDI
Fondo Especial Multilateral del Consejo Interamericano para Desarrollo Integral
INAC
Instituto Nacional de Cultura de Panamá
OEA
Organización de Estados Americanos
OEA / SG
Organización de Estados Americanos / Secretaría General
ONE
Oficina Nacional de Enlace
SEDI
Secretaria Ejecutiva del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral
TOR
Términos de Referencia
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CUADRO RESUMEN DEL PROYECTO Nombre del Proyecto:
Prioridad Temática en el Plan Estratégico:
“Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención” SEDI / ME / 256 / 04 Cultura
Tipo de Cooperación:
Proyecto Multinacional
País Coordinador
Panamá
Institución Coordinadora
Centro Interamericano Subregional de Restauración de Bienes Culturales
Institución Ejecutora Países Participantes
Instituto Nacional de Cultura de Panamá
Monto del Financiamiento de OEA / FEMCIDI:
Costa Rica Guatemala Salvador Honduras US $ 38,150.00
Belice
El
Nicaragua
Republica Dominicana
Venezuela
Monto del Financiamiento de Contrapartida:
US $ 50,000.00
Objetivo del Proyecto:
La capacitación técnica y científica de los conservadores y restauradores de las instituciones rectoras que custodian el patrimonio documental de Centroamérica y el Caribe, con el propósito de contribuir al rescate, valorización y la conservación preventiva de documentos históricos y gráficos que conforman el Patrimonio documental de los países de Centroamérica y el Caribe. Programada: Inicio: 01 / 08 / 2005 Finalización: 30 / 04 / 2006 Fecha real de ejecución: Inicio: 01 / 09 / 2005 Finalización: 30 / 12 / 2006
Fechas de inicio y Finalización
Componentes del Proyecto
Componente 1: Diagnóstico general del estado de conservación de los documentos históricos de los países participantes. Componente 2. Capacitación de Conservadores Nacionales e Internacionales Componente 3. Intervención de documentos históricos para su conservación Componente 4. Preparación y publicación de Reporte Final del Proyecto
Tabla Resumen de Evaluación del Desempeño del Proyecto Evaluación
Pobre
Promedio
Bueno
Excelente
1. Relevancia
X
2. Efectividad
X
3. Eficiencia
X
4. Sostenibilidad
X
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RESUMEN EJECUTIVO El análisis realizado sobre el proceso de ejecución del Proyecto “Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención” y de los resultados alcanzados, de acuerdo a los objetivos propuestos, permite concluir que se logró el objetivo central propuesto de contribuir con la conservación preventiva de documentos históricos a través de la capacitación técnica y científica de conservadores y restauradores de instituciones que custodian el patrimonio documental de países de Centroamérica y el Caribe. El Proyecto puede considerarse como exitoso, se han alcanzado las metas propuestas y su diseño fue adecuado a los objetivos propuestos; el presupuesto estimado resultó adecuado, ajustándose oportunamente al costo real de las diferentes actividades desarrolladas y sus gastos fueron bien justificados. Su relevancia ha sido verificada tanto para las instituciones responsables de su coordinación y ejecución como por sus beneficiarios y para las autoridades nacionales que apoyaron su realización; y aún cuando se observó un atraso para el inicio de su ejecución, básicamente se cumplió con el cronograma establecido. En resumen, examinando los logros alcanzados en función de los criterios establecidos para la realización de la evaluación planteada puede considerarse:
(1) Relevancia del Proyecto Se considera como excelente la relevancia del Proyecto para las autoridades de la República de Panamá porque complementa los esfuerzos que viene realizando el país para la promoción y difusión de su patrimonio histórico; la realización de este proyecto, con el apoyo de la OEA y de otros países de la región constituye un elemento importante de apalancamiento para el acceso a otras fuentes de recursos financieros y técnicos que posibiliten la continuación de la labor iniciada en esta dirección En cuanto a la relevancia del proyecto para la región, la participación de 9 conservadores internacionales, provenientes de los países de Centro América y el Caribe, es un importante indicador de la atención que prestan los gobiernos al tema de la formación de recursos humanos para la conservación de su patrimonio documental. Los objetivos del proyecto, así mismo, se enmarcan dentro de las prioridades establecidas en el “Plan estratégico de cooperación solidaria 2002-2005” del OEA / CIDI, y su objetivo central, “contribuir al rescate, valorización y la conservación preventiva de documentos históricos”, ha sido específicamente señalado como prioridad en el Plan estratégico de cooperación solidaria para el desarrollo integral 2006 – 2009”1 Respecto a la relevancia del proyecto para sus beneficiarios más directos, los participantes en el taller realizado y las instituciones involucradas en su desarrollo, su realización ha contribuido en la ampliación de sus conocimientos y la posibilidad de construir y fortalecer redes entre especialistas en su área de trabajo, así como al fortalecimiento de la capacidad institucional y consolidación de la capacidad técnica de las instituciones participantes.
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(2) Efectividad El trabajo de evaluación realizado permite concluir que se logró efectivamente el objetivo del proyecto, contribuir al rescate, valorización y la conservación preventiva de documentos históricos y gráficos que conforman el Patrimonio documental de los países de Centroamérica y el Caribe, mediante la capacitación técnica y científica de conservadores y restauradores. La revisión de los diferentes informes de seguimiento de la ejecución del proyecto y la comparación de sus logros con los objetivos y metas inicialmente propuestos, así como las observaciones formuladas por los beneficiarios directos del Proyecto, especialistas participantes en el Taller, durante la reunión sostenida con ellos y la visita a una de las instituciones involucradas en su realización, permiten constatar el excelente desempeño y efectividad en su realización, aún cuando no se hayan logrado alcanzar todas las metas en un cien por ciento. (i) Se efectuó el diagnóstico general previsto, como pudo observarse por el informe presentando los resultados del diagnóstico general del estado de conservación de los fondos de documentos del Archivo Nacional de Panamá, así como de los diagnósticos presentados respecto a la situación de los documentos en su país, por cada uno de los participantes internacionales; (ii) se logró la participación activa de conservadores nacionales e internacionales en el taller efectuado, dirigido a contribuir en la actualización científica y técnica de conservadores nacionales e internacionales, superándose la meta propuesta de 16 conservadores capacitados, ya que si bien no se pudo lograr la participación de 10 conservadores internacionales (participaron solo 9), se tuvo que aumentar el “cupo” de los conservadores nacionales, debido a la gran demanda planteada y se incluyeron 15 conservadores nacionales. (iii) Se seleccionaron e inició el proceso de intervención de 30 documentos, de acuerdo a la meta propuesta, aún cuando no se logró su restauración debido a las limitaciones de tiempo y recursos. Sin embargo, se considera que no alcanzar la meta propuesta, claramente sobredimensionada si se comparan los recursos financieros y el tiempo previsto para su ejecución respecto a la situación de deterioro de los fondos documentales observada a partir del diagnóstico efectuado, no afectó el logro del objetivo propuesto mediante este componente: validar una metodología de trabajo y transferir conocimientos que contribuyan a la conservación preventiva de documentos. (iv) Se preparó, publicó y distribuyó el reporte programado, en el cual se detallan las actividades desarrolladas mediante el proyecto: “Curso Taller Regional de Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su
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“Plan estratégico de cooperación solidaria para el desarrollo integral 2006 – 2009”, OEA / CIDI. Capítulo III. Áreas de Acción, Cultura.
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intervención 2005”, Instituto Nacional de Cultura, Organización de Estados Americanos, Panamá 200. El patrocinio de la OEA es reconocido en la portada de este documento2.
(3) Eficiencia En general se observó eficiencia en la ejecución del proyecto, los recursos asignados fueron utilizados en las actividades y rubros acordados; y se desembolsaron de acuerdo a lo previsto, aún cuando se registró un cierto retraso para el primer desembolso, lo que obligó a postergar el inicio del proyecto. Del aporte aprobado por la OEA, a través del FEMCIDI, por un monto de US $ 38,150.00, se desembolsó un total de US $ 38,001.68. Es importante señalar que se obtuvo la contribución de otras instituciones estatales, especialmente mediante la donación de materiales para la realización de algunas de las tareas para la restauración de documentos, efectuadas durante el taller. Y se contó, así mismo, con el aporte oportuno de los recursos de contrapartida acordados.
(4) Sostenibilidad de los resultados y beneficios del proyecto Los resultados alcanzados a través de la ejecución del Proyecto han tenido un impacto positivo sostenible en el tiempo: son logros sobre los cuales se continúa ampliando y fortaleciendo la capacidad en la Región para valorar y preservar las obras que constituyen el patrimonio histórico de las naciones, se promueve el interés de los gobiernos para la conservación de los bienes de mayor relevancia en su desarrollo histórico y cultural; y se comienza a construir una red de especialistas y responsables de la custodia de fondos documentales que redundará en mejorar la capacidad técnica para superar los problemas que deben enfrentar para la realización de su trabajo.
Recomendaciones: Los logros alcanzados mediante la ejecución del Proyecto indican la relevancia de las actividades realizadas para contribuir a la promoción de la importancia del tema y mejorar la capacidad en los países de la región para la conservación preventiva de los documentos que constituyen su patrimonio histórico, así como al fortalecimiento de las instituciones responsables de su custodia, a través de la capacitación de los técnicos y profesionales dedicados a esta tarea. Sin embargo, la magnitud del problema planteado por la situación de deterioro en que se encuentran los fondos documentales de los países del área, aunado a las dificultades que enfrentan los países para tomar las medidas necesarias para restaurar y crear las condiciones mínimas requeridas (infraestructura, control ambiental, y personal especializado adecuadamente dotado con los equipos y herramientas necesarias) para garantizar su conservación y la conservación preventiva de las obras que van incrementando el patrimonio de cada nación, plantea la necesidad de multiplicar los esfuerzos para promover el interés de potenciales donantes, así como de todos los 2
Ver Anexo 4. Portada de la publicación indicada.
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gobiernos de los países de la Región, para apoyar iniciativas dirigidas a la investigación, la recuperación y la conservación preventiva de documentos y otras obras insustituibles que se encuentran en todos los países del área. La realización de este proyecto, exitoso a pesar de lo limitado de su alcance, constituye un buen ejemplo de las iniciativas que se requieren le la región, para el desarrollo de metodologías que propendan a mejorar la capacidad de diagnóstico y el diseño de programas y mecanismos para la superación de los problemas detectados, incluyendo la identificación de alternativas existentes en otros países que podrían incorporarse para la solución de las dificultades que representan el alto costo y el difícil acceso a los materiales y herramientas requeridas para la realización del trabajo de los conservadores.
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1. CONTEXTO, OBJETIVO Y METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN. La Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral (SEDI) de la Organización de Estados Americanos, tiene como misión apoyar a los Estados Miembros de la Organización en sus esfuerzos para acelerar su desarrollo, mediante la cooperación técnica y la capacitación, poniendo especial énfasis en la cooperación entre todos los países miembros de la OEA. Para el cumplimiento de su misión, el SEDI cuenta, entre otros instrumentos, con el Fondo Especial Multilateral del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (FEMCIDI); a través del cual se contribuye al financiamiento de proyectos de cooperación, nacionales o multilaterales, cuyo costo sea inferior a un monto equivalente a US $ 500,000 (quinientos mil dólares) y cuya ejecución pueda lograrse en un período no mayor de 4 años. Las propuestas de proyectos para recibir financiamiento FEMCIDI, deben guardar relación directa con una o varias de las áreas prioritarias, establecidas en el “Plan Estratégico para la Cooperación Solidaria para el Desarrollo” de la OEA / CIDI3:
Desarrollo social y generación de empleo productivo;
Educación;
Diversificación e integración económicas, apertura comercial y acceso a mercados;
Desarrollo científico e intercambio y transferencia de tecnología;
Fortalecimiento de las instituciones democráticas;
Desarrollo sostenible del turismo;
Desarrollo sostenible y medio ambiente;
Cultura.
Enmarcado dentro de las políticas, objetivos y estrategias del CIDI de prestar apoyo técnico y financiero para la ejecución de proyectos de cooperación a los países miembros de la OEA, el CIDI diseñó un mecanismo de evaluación de los proyectos financiados por el FEMCIDI, con el propósito de mejorar los resultados de la cooperación técnica, lograr una mejor utilización de los recursos disponibles y, específicamente, “determinar la relevancia eficacia y eficiencia, en términos de desarrollo, así como la sostenibilidad de los resultados logrados” 4. Este documento consiste en la presentación de la evaluación realizada, dentro de los parámetros y lineamientos metodológicos establecidos, del Proyecto “Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención”, ejecutado entre el año 2005 y el año 2006, con el apoyo del FEMCIDI.
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OEA / CIDI, “Plan Estratégico para la Cooperación Solidaria para el Desarrollo” 2002-2005 (Aprobado por el CIDI, el 12 de diciembre de 2001). 4 OEA / SG. Términos de Referencia establecidos en Contrato por Resultados para la Evaluación de Proyectos financiados por el FEMCIDI (2007). Parte 2.- Objetivos y alcance de las evaluaciones de proyectos.
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1.1 Objetivos de la Evaluación. El 20 de Junio de 2005 la OEA / CIDI5 aprobó contribuir, a través del FEMCIDI, para la ejecución del proyecto “Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención”, cuyo objetivo central es el de contribuir con la conservación preventiva de documentos históricos a través de la capacitación técnica y científica de conservadores y restauradores de instituciones rectoras que custodian el patrimonio documental de países de Centroamérica y el Caribe. El objetivo de este informe es presentar los resultados de la evaluación realizada, de acuerdo a lo requerido por la OEA / CIDI y el FEMCIDI, con el objetivo de determinar los resultados obtenidos en la ejecución de este proyecto y su sostenibilidad en el largo plazo. Específicamente, basándose en los términos de referencia establecidos para la realización de ésta evaluación, los objetivos de este trabajo son determinar:
la relevancia o pertinencia del proyecto en relación los requerimientos de los beneficiarios, las necesidades del país y las prioridades de los donantes;
la eficacia o medida en que se lograron los objetivos propuestos;
la eficiencia o medida en que los recursos asignados (recursos financieros, tiempo previsto) se han empleado adecuadamente para el logro de los resultados previstos;
los resultados obtenidos; y
la sostenibilidad de esos resultados en el largo plazo
1.2 Metodología. A objeto de realizar esta evaluación y dentro del marco de referencia indicado, se realizaron las siguientes actividades:
1) Recolección y Revisión de información: La primera etapa del trabajo se dedicó a la revisión de los diferentes documentos relativos a la aprobación de la propuesta y seguimiento de la ejecución del proyecto; con el propósito de establecer sus objetivos específicos, actividades previstas para el logro de los objetivos planteados y avances y logros en la ejecución del Programa en función de los objetivos establecidos. Parte de esta revisión preliminar, se efectuó en las oficinas de la Representación de la Secretaría General de la OEA, en la ciudad de Panamá, con el objetivo de ampliar y complementar la información proporcionada directamente por la Coordinación de Evaluación de Proyectos del FEMCIDI. A. Revisión documental6: (i) Se revisaron documentos de programación del FEMCIDI, documentos sobre el proceso de evaluación de proyectos financiados por el FEMCIDI, así como el Informe Final de la Comisión Especializada No Permanente de Cultura, (presentado en el marco de la VIII Reunión de las CENPES, 2005 OEA).
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Ver OEA / CIDI.- Memorandum de entendimiento para la ejecución del proyecto Nº SEDI/AICD/ME/256/04, entre el Secretario Ejecutivo para el Desarrollo Integral / Director General de la AICD y el representante del órgano de enlace de la República de Panamá. 6 Ver Anexo 1 Listado de documentos revisados. p81, Evaluacion, Patrimonio documental, v (FINAL)
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Se revisó el documento de presentación de la Propuesta, “Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención”, y los diferentes informes de seguimiento de las actividades realizadas, incluyendo el informe final presentado por la Coordinación del Proyecto.
B. Realización de entrevistas con actores clave para la ejecución del Proyecto. (i) Se programó la realización de entrevistas a los actores clave para la ejecución del proyecto, incluyendo la preparación de una guía general, (basada en las preguntas que se incluyen en el documento “Términos de Referencia” (ya señalado). (ii) Se preparó y efectuó una visita a Panamá, con el apoyo de la Oficina de Representación de la Secretaría General de la OEA en la ciudad de Panamá, con el propósito de realizar las entrevistas programadas con representantes de las diferentes instituciones involucradas en la coordinación y ejecución del proyecto7. a) Se efectuaron reuniones de trabajo con la Señora Elizabeth de Rivas, Oficial Administrativo de la Oficina de Representación de la Secretaría General de la OEA en Panamá. b) Se realizó una reunión con la Lic. Carmen Guevara, Directora de Cooperación Técnica, del Ministerio de Economía y Finanzas, entidad que actúa como el Organismo Oficial de Enlace entre la República de Panamá y las instituciones multilaterales y bilaterales de cooperación. c) Se realizaron dos reuniones con la Lic. Nuria de Barillas, Coordinadora del Proyecto y ex Directora del Centro Interamericano Subregional de Restauración de Bienes Culturales, organismo coordinador del proyecto. d) Se realizó una reunión y entrevistas beneficiarios del Proyecto, participantes en el “Curso Taller Regional de Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su intervención”, el cual consiste en la actividad central del proyecto.
2) Sistematización y Análisis de la Información Una vez concluido el proceso de recolección y revisión de información, se procedió a su sistematización y análisis dentro de los lineamientos establecidos en los términos de referencia que han orientado la realización de este trabajo: A. Revisión de la pertinencia del proyecto en relación con las prioridades establecidas para el área de Cultura tanto a nivel regional como en los países beneficiarios del proyectos y en especial en Panamá, país coordinador y responsable de la ejecución del proyecto, empleando para ello tanto a la documentación general examinada como a la aportada por la Coordinación del Proyecto.
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Ver Anexo Nº 2. Programa de trabajo y entrevistas realizadas.
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B. Comparación entre los resultados propuestos inicialmente y los logros obtenidos al término del plazo acordado para la ejecución del Proyecto, incluyendo evaluación de la eficacia y eficiencia observada. C. Análisis del proceso de ejecución del proyecto y del impacto de los resultados obtenidos a objeto de identificar los principales aprendizajes que pudiesen derivarse de su desarrollo y determinar la sostenibilidad de sus logros en el largo plazo.
3) Preparación de informe de evaluación, incluyendo la formulación de recomendaciones Al concluir el proceso de análisis de la información y verificación de los resultados alcanzados, dentro de los parámetros establecidos, se formulan recomendaciones respecto a los aspectos más relevantes observados.
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2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO BAJO EVALUACIÓN 2.1 Antecedentes En distintas reuniones de la OEA, así como en los documentos de políticas culturales de los países de la región de América Latina y el Caribe, se ha venido planteando desde hace algunos años la necesidad de promover la revalorización, el rescate y conservación de los documentos y las obras en general que constituyen el patrimonio histórico de las naciones de Iberoamérica y los países del Caribe. La preocupación expresada por diferentes representantes de los países del área respecto a la necesidad de incrementar los esfuerzos para la conservación de las obras que conforman el patrimonio de las naciones, se basa fundamentalmente en dos razones: por una parte, en el estado de deterioro en que se encuentra una significativa proporción de los documentos históricos que integran los fondos documentales de los museos, archivos y bibliotecas, incluyendo su vulnerabilidad frente a las condiciones a la están expuestos, el biodeterioro, la falta de de recursos económicos para garantizar su adecuado mantenimiento, entre otras. Y por otra parte, en la escasez de los recursos financieros y técnicos requeridos, que enfrentan los países. En este contexto, las autoridades panameñas, conjuntamente con el Centro Interamericano Subregional de Restauración de Bienes Culturales, con sede en la ciudad de Panamá, y con el apoyo de los países de Centro América y de República Dominicana y Venezuela, tomaron la iniciativa de presentar ante la consideración de la OEA / AICD, la propuesta para la ejecución de este proyecto, “Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención”, cuyo objetivo central es contribuir al fortalecimiento institucional de las organizaciones responsables de la custodia de los fondos documentales que conforman el patrimonio histórico de los países participantes, mediante la ampliación de conocimientos y el mejoramiento profesional del personal responsable de la conservación de documentos.
2.2 El Proyecto 1) OBJETIVOS: El objetivo central del Proyecto es contribuir con la conservación preventiva de documentos históricos a través de la capacitación técnica y científica de conservadores y restauradores de instituciones rectoras que custodian el patrimonio documental de países de Centroamérica y el Caribe. Específicamente, el proyecto se propone contribuir a la conservación del patrimonio documental de los países participantes, mediante la capacitación de conservadores, a través de la realización de un taller que tendría una duración de cinco semanas. Los resultados esperados mediante la ejecución de este proyecto, a realizarse en un período de nueve meses, son los siguientes:
Un diagnóstico general del estado de conservación de los documentos históricos de los países participantes.
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La actualización de conocimientos de veinte (20) conservadores nacionales e internacionales, en las últimas técnicas de conservación preventiva de documentos.
Treinta (30) documentos históricos intervenidos para lograr mejorar su estado y contribuir a su conservación.
Adicionalmente, la preparación de un reporte final del proyecto, en el cual se incluya toda la información teórica práctica de las actividades realizadas, del cual se publicarían y distribuirían 50 ejemplares.
2) EJECUCIÓN DEL PROYECTO: La ejecución del proyecto se desarrollaría mediante la realización de actividades, enmarcadas dentro del taller diseñado para su realización, dirigidas al logro de objetivos específicos para cada uno de los componentes que conforman el Proyecto. A continuación se presenta resumen de las metas propuestos para cada componente y de los resultados observados8: 1.- COMPONENTE. Diagnóstico general del estado de conservación de los fondos de documentos de los países participantes como resultado de la investigación. RESULTADOS:
Basándose en los lineamientos técnicos elaborados por el equipo de especialistas a cargo de la ejecución del proyecto, se pidió a cada uno de los especialistas seleccionados en los países participantes, la preparación de un diagnóstico general sobre el estado de conservación de los fondos documentales más relevantes; lográndose que representantes de los ocho países participantes presentaran un diagnóstico general respecto de la situación de fondos documentales seleccionados en cada país.
Se realizó el diagnóstico general del estado de conservación de los fondos de documentos del Archivo Nacional de Panamá, incluyendo la evaluación de la situación física del inmueble en el cual se alojan los fondos documentales y la formulación de una serie de recomendaciones dirigidas a plantear los aspectos más relevantes que deben ser atendidos para garantizar las condiciones mínimas necesarias para la conservación de los documentos que allí se mantienen.
Los diagnósticos generales realizados posibilitaron la identificación de los problemas básicos que se confrontan para la preservación de los fondos documentales, aportando información específica relevante para el diseño del taller propuesto.
2.- COMPONENTE. Diez (10) Conservadores internacionales y diez (10) conservadores nacionales capacitados y actualizados en el manejo de las últimas técnicas de conservación preventiva de documentos. RESULTADOS:
Se confirmó la participación de nueve (9) conservadores internacionales y fue necesario ampliar el cupo para admitir quince (15) conservadores nacionales, debido al cúmulo de solicitudes recibidas de distintas organizaciones responsables de la custodia de documentos y obras que constituyen el patrimonio cultural panameño, así como de conservadores independientes interesados en asistir al taller programado.
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En resumen, se logró la participación activa en el Taller de nueve (9) conservadores internacionales y de quince (15) conservadores nacionales; con lo cual se elevó la meta inicialmente planteada de 20 a 24 conservadores cuyos conocimientos en el manejo de las técnicas de conservación preventiva de documentos fueron actualizados y ampliados9.
3.- COMPONENTE. Treinta (30) documentos intervenidos y conservados. RESULTADOS:
En primer lugar, con el propósito de seleccionar 30 documentos que pudiesen tratarse durante el lapso de tiempo previsto para esta actividad, se visitaron distintas instituciones responsables de la custodia de documentos y obras del patrimonio histórico de Panamá: El Archivo Nacional, la Biblioteca Nacional, la Fundación Museo Ricardo J. Alfaro, Museo de la Nacionalidad en la provincia de Los Santos, Museo de la Tradición de Penonomé, provincia de Coclé, Museo de Arte Religioso Colonial, el Laboratorio de Microbiología de la Universidad de Panamá y el Centro de Visitantes de Panamá la Vieja. Visitas que a su vez contribuyeron a ampliar el conocimiento de los participantes en el taller respecto a la problemática existente para la preservación de fondos documentales.
Basándose en la información obtenida a través de las visitas realizadas y el intercambio de opiniones entre los especialistas en el tema, se seleccionaron 30 documentos, cada uno de los cuales fueron asignados a los participantes en el taller, lográndose la meta de intervenir 30 documentos: se analizó su situación y se preparó una “ficha clínica” de cada documento, aún cuando no se concluyó el proceso de recuperación y conservación de los documentos seleccionados, tanto por el estado de deterioro en que se encontraban la mayoría, lo cual requeriría de mayores recursos de los disponibles, como por las limitaciones impuestas por los objetivos mismos y el marco dentro del cual debía desarrollarse el taller previsto.
El diagnóstico detallado de cada documento, básico para determinar su estado y el tratamiento necesario para su restauración, y en especial el proceso de intervención al cual debían someterse cada documento seleccionado, requerían de mayor tiempo y recursos de los inicialmente programado debido al estado de deterioro en que se encontraron los fondos documentales y a las dificultades encontradas para acceder a los materiales necesarios para su intervención10; por ejemplo, en prácticamente todos los casos es necesario el refuerzo del papel, mediante el injerto de papel similar, difícil de obtener en varios casos bien fuese por su inexistencia en el país o por su alto costo. Sin embargo, el intercambio de experiencias con los conservadores provenientes de los distintos países participantes y el conocimiento del equipo de asesores a cargo de la ejecución del taller, posibilitaron encontrar alternativas, materiales y herramientas más accesibles, para superar los problemas que se iban presentando, pero no las limitaciones impuestas en el marco del proyecto (tiempo y recursos financieros para cubrir una extensión de la estadía de los conservadores internacionales, entre otros aspectos).
8
Ver en Anexo Nº 5, resumen, por componente, del presupuesto programado para la ejecución del proyecto. Ver Anexo Nº 3, en el cual se presenta lista completa en participantes en el “Taller Regional de Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención”. 10 En la publicación “Taller Regional de Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención”. INAC / OEA, 2005, se describe en detalle el proceso de intervención de varios documentos, incluyendo fotografías de la intervención de un documento seleccionado para su restauración. 9
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4.- COMPONENTE. Reporte Final. Publicación de 50 ejemplares RESULTADOS:
Se publicaron 50 ejemplares del reporte final del taller: “Curso Taller REGIONAL de Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención”11, en el cual se detallan las actividades teóricas y prácticas desarrolladas, con lo cual se logra adicionalmente la difusión de una metodología que contribuirá con los esfuerzos de los responsables de la conservación de documentos en los países de la región, para la mejor realización de su trabajo.
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Ver Anexo Nº 4, Portada de la publicación “Curso Taller REGIONAL de Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención”
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3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO A continuación se presentan los resultados de la evaluación realizada, dentro de los parámetros establecidos en los términos de referencia, basándose tanto en la revisión de los diferentes documentos examinados12, así como en las entrevistas a diferentes actores relacionados con la coordinación y ejecución del Proyecto
3.1 Contexto Nacional y Regional del Sector La presentación de este proyecto ante la AICD / OEA obedece, como se señaló anteriormente, tanto al interés de las autoridades panameñas como al reconocimiento de las autoridades nacionales de cada uno de los países participantes en la ejecución de un proyecto dirigido a fortalecer las instituciones y personas responsables de la custodia del patrimonio documental de los países, como mecanismo indispensable para el rescate y conservación de obras insustituibles que constituyen parte de la historia de cada nación. Tanto en Panamá como en las otras naciones de la región se observa, a partir de la década de los 90, un renovado interés en el rescate y conservación de las distintas expresiones de su cultura, como se evidencia en el “Plan estratégico de cooperación solidaria 2002-2005” del OEA / CIDI, el cual refleja el interés de las naciones miembros de la organización en la valorización y rescate de su patrimonio histórico y cultural. En este contexto regional y nacional, en Panamá y en las otras ocho naciones participantes, caracterizado por una revalorización de la importancia de promover, rescatar y preservar los documentos y las obras en general que han definido y caracterizado el origen y desarrollo histórico cultural de las naciones de la región, se ha diseñado y planteado la propuesta para la realización de este proyecto.
3.2 Relevancia del Proyecto Se considera como excelente la relevancia del Proyecto para las autoridades de la República de Panamá porque complementa los esfuerzos que viene realizando el país para la promoción y difusión de su patrimonio histórico; la realización de este proyecto, con el apoyo de la OEA y de otros países de la región constituye un elemento importante de apalancamiento para el acceso a otras fuentes de recursos financieros y técnicos que posibiliten la continuación de la labor iniciada en esta dirección La relevancia del Proyecto para las autoridades de Panamá se evidencia, así mismo, en el interés expresado por el Gobierno panameño en la realización de las actividades propuestas a través del proyecto, promoviendo la participación de 15 conservadores nacionales, la mayoría de ellos pertenecientes a distintas instituciones estatales panameñas, incluyendo la Universidad de Panamá, a cargo de la conservación de documentos, entre otras obras que constituyen el patrimonio histórico del país. La institución ejecutora del proyecto, el Instituto Nacional de Cultura, es el organismo responsable de la orientación, fomento, coordinación y dirección de las actividades culturales a nivel nacional y entre sus prioridades están “Llevar a cabo el 12
Ver Anexo Nº 1, ya citado.
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reconocimiento, estudio, custodia, conservación, restauración, enriquecimiento y administración del Patrimonio Histórico de la Nación”.13 Su interés en la ejecución del proyecto se evidencia de la prioridad otorgada por las autoridades panameñas a la realización de actividades dirigidas a fortalecer la capacidad institucional del Estado, para el rescate y conservación preventiva de los diferentes elementos (documentos, edificaciones, monumentos) que constituyen el patrimonio histórico de la nación. En cuanto a la relevancia del proyecto para la región, la participación de 9 conservadores internacionales, provenientes de los países de Centro América y el Caribe, es un importante indicador de la atención que prestan los gobiernos al tema de la formación de recursos humanos para la conservación de su patrimonio documental. El proyecto, por otra parte, ha contribuido a llamar la atención de los gobiernos de la región respecto a la importancia de la conservación preventiva de los bienes que constituyen el patrimonio histórico de los países, como lo han expresado participantes en el taller efectuado. Por ejemplo, en Panamá, específicamente, se ha iniciado la restauración de la edificación del Archivo Nacional, incluyendo la adecuación (instalación de sistemas de climatización y modernización de sistema de archivos) de las salas en las cuales se mantienen parte de los documentos y gráficos de mayor valor histórico para el país; y se ha iniciado el proceso de negociación de un Convenio Bilateral con México, mediante el cual el Gobierno de México prestaría apoyo técnico y financiero para el fortalecimiento de la capacidad del Museo de Ciencias de Panamá para la conservación preventiva y restauración de documentos. En cuanto a la relevancia del proyecto para la OEA, las naciones miembros de la OEA reiteraron la relevancia otorgada a la necesidad de promover acciones dirigidas a la preservación de su patrimonio documental al aprobar el “Plan Estratégico de Cooperación Solidaria 2002-2005” (ya citado) donde se indica, al establecer la cultura como tema prioritario, entre otros, que deben concentrarse esfuerzos en: “Contribuir con la preservación de la memoria colectiva y del patrimonio histórico y cultural de los Estados miembros, a través del impulso de industrias culturales y la capacitación en la administración de instituciones culturales, entre otras”14. Por otra parte, los objetivos del proyecto, como se indicó, se enmarcan dentro de las prioridades establecidas en el “Plan estratégico de cooperación solidaria 2002-2005” del OEA / CIDI, y su objetivo central, “contribuir al rescate, valorización y la conservación preventiva de documentos históricos”, ha sido específicamente señalado como prioridad en el Plan estratégico de cooperación solidaria para el desarrollo integral 2006 -2009”15
13
Ley Nº 63 (de fecha 6 de Junio de 1974), Artículos 2 y 3. Mediante esta Ley se crea el Instituto Nacional de Cultura como ente autónomo con personalidad jurídica propia, designándosele como el organismo rector de las políticas culturales del estado panameño. 14 “Plan Estratégico de Cooperación Solidaria 2002-2005”, documento citado, CIDI/doc. 6/01 Rev.1 Corr.1, página 9. 15 “Plan estratégico de cooperación solidaria para el desarrollo integral 2006 – 2009”, OEA / CIDI. Capítulo III. Áreas de Acción, Cultura. p81, Evaluacion, Patrimonio documental, v (FINAL)
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Respecto a la relevancia del proyecto para los beneficiarios, los participantes en el taller realizado, beneficiados directamente con la ejecución de este Proyecto, consideran la ampliación de sus conocimientos y la posibilidad de construir y fortalecer redes entre especialistas en su área de trabajo como el logro más importante del proyecto. Igualmente es evidente la relevancia del proyecto para los otros beneficiarios directos, todas las instituciones involucradas en el desarrollo del Proyecto, para las cuales el apoyo prestado y el trabajo realizado fortalecen su capacidad institucional y contribuyen a consolidar su capacidad técnica
3.3 Efectividad del Proyecto La revisión de los diferentes informes de seguimiento de la ejecución del proyecto y su comparación con objetivos y metas inicialmente propuestos, así como las entrevistas a beneficiarios directos del Proyecto, y la visita a una de las instituciones involucradas en su realización,16 permite señalar que se logró el objetivo central del proyecto, así como los objetivos específicos trazados, aún cuando no se haya logrado alcanzar alguna de las metas en un cien por ciento.
16
(i)
Se efectuó el diagnóstico general previsto, como pudo observarse por el informe presentando los resultados del diagnóstico general del estado de conservación de los fondos de documentos del Archivo Nacional de Panamá, así como de los diagnósticos presentados respecto a la situación de los documentos en su país, por cada uno de los participantes internacionales;
(ii)
Se logró la participación activa de conservadores nacionales e internacionales en el taller efectuado, dirigido a contribuir en la actualización científica y técnica de conservadores nacionales e internacionales, superándose la meta propuesta de 20 conservadores capacitados, ya que si bien no se pudo lograr la participación de 10 conservadores internacionales (participaron solo 9), se tuvo que ampliar el “cupo” de los conservadores nacionales, debido a la gran demanda planteada incluyéndose 15 conservadores nacionales (cinco conservadores más de los diez inicialmente previstos).
(iii)
Se intervinieron 30 documentos, de acuerdo a la meta propuesta, aún cuando no en todos los casos se logró su restauración debido a las limitaciones de tiempo y recursos: dependiendo del estado de cada documento seleccionado, debían tomarse acciones específicas para su restauración y el plazo previsto para la realización del taller resultó relativamente corto para concluir las tareas propuestas en el caso de los documentos con mayores problemas; adicionalmente, se enfrentaron dificultades para obtener los materiales necesarios (por ejemplo, algunos de los materiales requeridos deben importarse porque no se encontraban en Panamá), lo que también influyó en la imposibilidad de concluir el proceso de restauración de documentos dentro del marco del taller realizado.
Ver Anexo Nº 2. Programa de trabajo y entrevistas realizadas
. p81, Evaluacion, Patrimonio documental, v (FINAL)
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(iv)
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Se preparó, publicó y distribuyó el reporte programado17, en el cual se detallan las actividades desarrolladas mediante el proyecto: “Curso Taller Regional de Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su intervención 2005”, Instituto Nacional de Cultura, Organización de Estados Americanos, Panamá 2007. En la portada de este documento se reconoce el patrocinio de la OEA.
3.4 Eficiencia del Proyecto En relación a la utilización de los recursos asignados al Proyecto, se ha examinado la información relativa a la ejecución financiera del aporte del FEMCIDI / OEA, observándose su eficiente utilización. El monto aprobado por OEA / FEMCIDI (US $ 38.150), fue utilizado casi en un 100% (el monto total desembolsado al cierre del proyecto fue de US $ 38.001,68), lográndose el cumplimiento de todas las metas propuestas, con financiamiento de la OEA18, en un lapso de tiempo ajustado al cronograma de trabajo acordado una vez iniciada su ejecución. La información financiera que se aporta para el seguimiento y control del proyecto es detallada y efectivamente relacionada con las actividades y rubros aprobados. Los mecanismos de canalización y seguimiento y control de los recursos desde la Oficina de la OEA hacia la coordinación del proyecto fueron adecuados. Los recursos financieros se transfirieron mediante dos desembolsos, y en general fluyeron en forma oportuna y en los montos acordados, con la excepción del primer desembolso, el cual registró un retraso considerable, que obligó a postergar el inicio del proyecto. Debe señalarse que se obtuvo la contribución de otras instituciones estatales, especialmente mediante la donación de materiales para la realización de algunas de las tareas para la restauración de documentos, efectuadas durante el taller. Por otra parte, es también importante destacar que para la ejecución del proyecto se contó con el aporte oportuno de los recursos de contrapartida acordados, de acuerdo a la información suministrada e entrevista con la Coordinadora del Proyecto.
3.5 Sostenibilidad de los Resultados Alcanzados. Los resultados alcanzados a través de la ejecución del Proyecto son logros sobre los cuales se continúa ampliando y fortaleciendo la capacidad en la Región para valorar y preservar las obras que constituyen el patrimonio histórico de las naciones, se promueve el interés de los gobiernos para la conservación de los bienes de mayor relevancia en su desarrollo histórico y cultural; y se comienza a construir una red de especialistas y responsables de la custodia de fondos documentales que redundará en mejorar la capacidad técnica para superar los problemas que deben enfrentar para la realización de su trabajo.
17
Ver Anexo 4, Portada de la publicación “Curso Taller Regional de Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su intervención 2005”, Instituto Nacional de Cultura, Organización de Estados Americanos, Panamá 2007. 18 Ver en Anexo Nº 6, Cuadro resumen de la ejecución presupuestaria. p81, Evaluacion, Patrimonio documental, v (FINAL)
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La activa participación de los conservadores durante el taller realizado y su interés en incorporar los conocimientos adquiridos en su trabajo, contribuye al fortalecimiento de los diferentes centros dedicados a la conservación de las colecciones de las instituciones participantes en el proyecto, así como a incentivar la atención de las autoridades correspondientes para apoyar los esfuerzos de conservación preventiva que se realizan en estas instituciones, las cuales disponen, como uno de los logros del proyecto, de un diagnóstico general sobre la situación de los documentos que conforman el patrimonio histórico de su país y de técnicos y profesionales especializados que pueden identificar con mayor precisión las deficiencias y obstáculos que deben superarse para mejorar la calidad de su trabajo para la conservación preventiva de sus documentos.
3.6 Lecciones obtenidas, prácticas a recomendar, factores de éxito y dificultades. Para la institución ejecutora y en especial para la coordinadora del Proyecto así como para los conservadores participantes en el proyecto, el intercambio de información y experiencias entre los distintas instituciones a nivel nacional e internacional ha sido uno de los logros más importantes del proyecto, posibilitando el fortalecimiento de una red de especialistas que confrontan problemas similares y cuya interacción les está permitiendo mejorar su capacidad para la búsqueda de soluciones, la adaptación de herramientas y metodologías para superar las limitaciones que obstaculizan la realización de su trabajo e incluso ha contribuido para la identificación de recursos existentes en la región que anteriormente consideraban fuera de su alcance. La participación del Centro Interamericano Subregional de Restauración de Bienes Culturales, a cargo de la coordinación del proyecto, ha sido determinante en su ejecución efectiva y eficiente, porque garantizó la continuidad en la supervisión y coordinación de las actividades necesarias para su realización, logrando, en coordinación con la Oficina de la OEA en Panamá, la intervención oportuna para la facilitación del proceso de desarrollo de todas las actividades previstas. La realización del taller evidenció la importancia de una planificación cuidadosa de sus actividades: los conservadores trabajan con documentos insustituibles, de manera que su intervención debe hacerse observando técnicas y normas que garanticen su preservación. La incorporación de más participantes de los inicialmente previstos en el taller, si bien contribuyó al fortalecimiento de las relaciones entre los conservadores, dificultó la puesta en práctica de los conocimientos que estaban adquiriendo, debido precisamente al manejo cuidadoso que debe hacerse de los documentos bajo su consideración. La ejecución de un proyecto cuya actividad central la constituye la realización de un taller que incluye la participación de una significativa proporción de personas provenientes de otros países, requiere, igualmente, de un proceso previo de coordinación y programación de actividades difícil de realizarse debido a la incidencia de factores externos, fuera del control de la coordinación del proyecto: fluidez en la comunicación con los especialistas en otros países, disponibilidad oportuna y en la cantidad suficiente de los recursos financieros requeridos.
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Las dificultades encontradas por la coordinación del proyecto, se refieren, en primer lugar, a problemas para establecer, al inicio del proyecto, comunicación fluida con los participantes internacionales, señalándose que esta fue la causa de la imposibilidad de contar con la participación de un especialista internacional (proveniente de Nicaragua); sin embargo, esta situación se superó parcialmente al disponerse de los recursos financieros necesarios, pero no en el tiempo requerido para lograr la incorporación del especialista internacional con quien no se llegó a establecer comunicación. Y, por otra parte, se considera que los trámites administrativos de la de la OEA, requeridos para la compra de materiales, dificultaron el desarrollo de algunas actividades en el tiempo previsto, por lo cual sugieren que se revise la alternativa de delegar en la Oficina de la OEA en Panamá la autoridad para la aprobación de solicitudes de gastos para la adquisición de materiales previstos para la ejecución del Proyecto.
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4. CONCLUSIONES SOBRE EL DESEMPEÑO DEL PROYECTO Como se ha indicado anteriormente, el proyecto se puede considerar como exitoso, su diseño fue adecuado a los objetivos propuestos, el presupuesto estimado resultó bastante ajustado al costo real del Proyecto y sus gastos fueron bien justificados. Su relevancia ha sido verificada tanto para las autoridades nacionales que apoyaron su realización como para sus beneficiarios, y aún cuando se observaron ciertos atrasos, se cumplió con el cronograma establecido. El diagnóstico efectuado ha permitido a los países participantes disponer de información básica referente a la situación de una importante proporción de sus fondos documentales, lo cual en Panamá ya ha incidido en promover el interés del Gobierno en incrementar sus esfuerzos para mejorar las condiciones de las instalaciones en las cuales se mantienen la mayor parte de los documentos que conforman su patrimonio documental, como lo evidencia la inversión que se observó se esta realizando para la restauración de la edificación del Archivo Nacional, incluyendo la adecuación (instalación de sistemas de climatización y modernización de sistema de archivos) de las salas en las cuales se mantienen parte de los documentos y gráficos de mayor valor histórico para el país. La participación activa del equipo de asesores a cargo de la ejecución del taller y de los conservadores participantes, posibilitó lograr los objetivos propuestos aún cuando no se alcanzó a cumplir con la meta prevista de intervenir y restaurar 30 documentos, debido fundamentalmente al estado de deterioro en que se encontraron los fondos documentales, cuyo diagnóstico solo pudo realizarse una vez aprobada e iniciada la ejecución del proyecto; sin embargo, se logró el propósito del taller, de ampliar conocimientos de conservadores de instituciones especializadas en el manejo de las últimas técnicas empleadas en la conservación preventiva de documentos. El proyecto ha tenido, adicionalmente, otros resultados inmediatos adicionales a los explícitamente previstos, como ha sido el promover la creación y fortalecimiento de una red de especialistas que confrontan problemas similares y cuya interacción les está permitiendo mejorar su capacidad para la búsqueda de soluciones para la superación de las dificultades que enfrentan para la realización de su trabajo.
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5. RECOMENDACIONES Partiendo de la revisión efectuada sobre este proyecto, se ha considerado relevante formular las siguientes observaciones relativas al proceso de ejecución del proyecto:
Flexibilidad en la formulación de metas en proyectos que buscan intervenir una situación cuyo conocimiento adecuado es uno de sus propósitos. Es necesario examinar en conjunto, agencia promotora y agencia de cooperación, la factibilidad de las metas que se proponen alcanzar con la ejecución de un proyecto dirigido a intervenir en una situación de la cual no se tiene un suficiente conocimiento previo, precisamente porque uno de los propósitos del proyecto mismo es obtener un mejor conocimiento de esa situación: las actividades que conforman el primer componente de este proyecto están dirigidas a la realización de un diagnóstico general de la situación de los fondos documentales y su efectiva ejecución resultó en evidenciar la situación general de deterioro en que se encuentran una significativa proporción de los documentos que constituyen el patrimonio documental de los países participantes; por ello se considera que no era factible, en el marco del proyecto, proponerse el rescate y conservación de 30 documentos en estas condiciones.
Disponibilidad oportuna, en tiempo y cantidad de los recursos previstos para su ejecución. Por otra parte, la ejecución de un proyecto cuya actividad central la constituye la realización de un taller, con la participación de personas provenientes de nueve países, incluyendo a los conservadores nacionales, requiere de la disponibilidad oportuna, en el tiempo y en cantidad, de los recursos financieros requeridos para la movilización de los participantes seleccionados en los lapsos programados, pues su retraso (o adelanto, si ese fuese el caso) afecta todo el cronograma establecido y posiblemente el presupuesto asignado. Por ello, por ejemplo, la coordinación del proyecto ha sugerido que se revise la alternativa de delegar en la Oficina de la OEA en Panamá la autoridad para la aprobación de solicitudes de gastos para la adquisición de materiales previstos para la ejecución del Proyecto.
En términos generales, los logros alcanzados mediante la ejecución del Proyecto indican la relevancia de las actividades realizadas para contribuir a la promoción de la importancia del tema y mejorar la capacidad en los países de la región para la conservación preventiva de los documentos que constituyen su patrimonio histórico, así como al fortalecimiento de las instituciones responsables de su custodia, a través de la capacitación de los técnicos y profesionales dedicados a esta tarea. Sin embargo, la magnitud del problema planteado por la situación de deterioro en que se encuentran los fondos documentales de los países del área, aunado a las dificultades que enfrentan los países para tomar las medidas necesarias para restaurar y crear las condiciones mínimas requeridas (infraestructura, control ambiental, y personal especializado, adecuadamente dotado con los equipos y herramientas necesarias) para garantizar su conservación y la conservación preventiva de las obras que van incrementando el patrimonio de cada nación, plantea la necesidad de multiplicar los esfuerzos para promover el interés de potenciales donantes.
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La realización de este proyecto, exitoso a pesar de lo limitado de su alcance, constituye un buen ejemplo de las iniciativas que se requieren en la región, para el desarrollo de metodologías que propendan a mejorar la capacidad de diagnóstico y el diseño de programas y mecanismos para la superación de los problemas detectados, incluyendo la identificación de alternativas existentes en otros países que podrían incorporarse para la solución de las dificultades que representan el alto costo y el difícil acceso a los materiales y herramientas requeridas para la realización del trabajo de los conservadores.
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ANEXOS
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ANEXO 1.- LISTADO DE DOCUMENTOS REVISADOS
1. OEA / CIDI, “Plan Estratégico para la Cooperación Solidaria para el Desarrollo” 20022005 (Aprobado por el CIDI, el 12 de diciembre de 2001). 2. OEA / CEPCIDI, “Criterios para la selección y evaluación de actividades de cooperación solidaria para desarrollo”, 20 de enero de 1998. 3. OEA / FEMCIDI, “Síntesis del Proceso de Evaluación de Los Proyectos Financiados por FEMCIDI”, 2004. 4. OEA / CIDI, “Informe Final de la Comisión Especializada No Permanente de Cultura”, VIII Reunión de CENPES, Washington, D.C. 3-5 de mayo, 2005. 5. OEA / AICD, “Documento de Presentación de Propuesta del Proyecto Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su intervención”, 2005. 6. OEA / AICD, “Memorandum de Entendimiento” entre la OEA y el organismo responsable de la ejecución del proyecto. PAN Nº 035. 11 de agosto de 2005. 7. OEA / INAC, “Plan de Ejecución 2005 – 2006. Calendario de ejecución de actividades del proyecto Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su intervención”, Acuerdo Nº SEDI/ME – 256/04. 8. OEA / INAC, Proyecto SEDI/ME-256/04.- “Informe de Seguimiento 2005 – 2006, correspondiente al primer desembolso” (Primer informe de seguimiento). Noviembre 2005. 9. OEA / INAC. Proyecto SEDI/ME-256/04.- “Informe final sobre ejecución del proyecto Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su intervención”. 10. OEA / INAC, Reporte “Curso Taller Regional de Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su intervención”, 2005. 11. República de Panamá, Consejo Nacional de Legislación, Ley Nº 63, de fecha 6 de Junio de 1974, mediante la cual se crea el Instituto Nacional de la Cultura, INAC.
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ANEXO 2.- PROGRAMA DE TRABAJO Y ENTREVISTAS REALIZADAS Ciudad de Panamá, Panamá, (24 a 28 de Septiembre de 2007) Fecha
Actividades Realizadas Reunión en Oficina OEA en Panamá: presentación al Dr. Raúl J. Lago, Lunes 24 / 09 / 07 Representante de la OEA en Panamá; y con la Sra. Elizabeth de Rivas Objetivo: (1) Presentación y saludo a Representante de la OEA (2) Reunión con Sra. Elizabeth de Rivas para revisar agenda trabajo / confirmar reuniones previstas. (3) Reunión con Sra. Elizabeth de Rivas para revisar aspectos financieros y administrativos del Proyecto. Reunión con la Lic. Nuria de Barillas, Coordinadora del Proyecto Martes 25 / 09 / 07 "Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención", en el Centro Interamericano Subregional de Restauración de Bienes Culturales. Objetivo: (1) Ampliar información recabada y verificar aspectos relativos al diseño y proceso de ejecución del Proyecto. (2) Obtener mayor información sobre logros alcanzados y sostentabilidad de iniciativas promovidas mediante la ejecución del proyecto (3) Determinar relevancia y programar entrevistas con otras personas vinculadas a la coordinación y / o ejecución del Proyecto. . Miércoles 26 / 09 / 07 - Reunión con Sra. Elizabeth de Rivas, Oficina OEA / Panamá -
Jueves 27 / 09 / 07
Objetivo: (1) revisar documentos e información sobre aspectos financieros y administrativos del Proyecto. - Reunión con participantes / beneficiarios del Proyecto. Conservación del Patrimonio Documental, en el Museo de Ciencias Naturales, Salón de Reuniones. Lic. Nuria de Barillas, Coordinadora del Proyecto, Ex Coordinadora del Centro Interamericano Subregional de Restauración de Bienes Culturales Lic. Nelva González, de Biblioteca, Museo y Archivo “Ricardo J. Alfaro”. Lic. Aracelys Guevara, Archivo Judicial, Órgano Judicial (Corte Suprema de Justicia) Sr. Guillermo Morales, Patrimonio Histórico. Lic. Diana De Guardia, Sección de Conservación del Archivo Nacional de Panamá. Sr. Gabriel Drake, Sección de Conservación del Archivo Nacional, Unidad de Restauración y Conservación Sr. Saldívar Duarte, Profesor Facultad de Bellas Artes de la Universidad de Panamá Marie Vander Meeren, Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural de México. Especialista contratada coo Asesora para el desarrollo del Proyecto. Lic. Valeska Coinvet, Especialista Restauración
Lic. Dolores Kinkaid, Especialista Restauración
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(Continuación) Fecha Jueves 27 / 09 / 07
Actividades Realizadas - Reunión con participantes / beneficiarios del Proyecto. Conservación del Patrimonio Documental, en el Museo de Ciencias Naturales, Salón de Reuniones Objetivos: (1) Obtener información sobre desarrollo del Proyecto (dificultades, aspectos positivos; expectativas y opiniones sobre logros obtenidos. Sostentabilidad de resultados). - Reunión con Director de Archivo Nacional, Sr. Florencio Muñoz. - Visita a Archivo Nacional de Panamá. - Reunión con Lic. Carmen Guevara, Directora de Cooperación Técnica del Ministerio de Economía y Finanzas, Representante de Órgano de Enlace Objetivo: (1) Indagar respecto a opinión y observaciones de las autoridades panameñas (país responsable de la coordinación de los Proyectos) sobre pertinencia, relevancia, e impacto, entre otros aspectos de ambos proyectos.
Viernes 28 / 09 / 07.
- Reunión con Sra. Elizabeth de Rivas, Técnica Administrativa de la Oficina de la OEA en Panamá Objetivo: (1) concluir proceso revisión de información (especialmente sobre aspectos financieros y administrativos). - Concluir proceso revisión de documentos y verificación de información.
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ANEXO 3.- LISTADO DE PARTICIPANTES EN EL TALLER “Conservación del Patrimonio Documental: Problemática y Metodología para su Intervención)” Panamá, 2005- 2006 Participantes
País
Institución de la que provienen
AIbis Castillo
Panamá
Museo de la Nacionalidad
Alesia Martínez
Venezuela
Instituto del Patrimonio Cultural
Aracellys Guevara de González
Panamá
Archivo Judicial
Carmen de Lezcano
Panamá
Biblioteca de la Asamblea Nacional
Damaris Rodríguez
Panamá
Biblioteca de la Asamblea Nacional
Diana Castillero de Guardia
Panamá
Archivo Nacional de Panamá
Dolores Kincaid
Panamá
Especialista Conservación
Erin Herrera
Panamá
Etzel Peña
Panamá
Gabriel Drake
Panamá
Guillermo E. Torres
Honduras
Archivo Histórico Municipal, San Pedro de Tulas
Guillermo Jose Morales
Panamá
Patrimonio Histórico
Haroldo Zamora
Guatemala
Biblioteca Patrimonio Cultural y Natural
Ida Cecilia Mitre
Panamá
Jaime Caballero
Panamá
José M. Roque
El Salvador
José Zaldivar Duarte
Panamá
Julio Carrera Geronimo
Panamá
Leonardo Álvarez
Panamá
Luís Femando Gutiérrez
Costa Rica
Biblioteca Nacional de Costa RIca
Marvin Pool
Belice
Departamento de Archivos de Belice, Belmopan
Mauricio Flores M.
Nicaragua
Archivo General de la Nación, Instituto Nicaragüense de Cultura
Marie Vander Meeren
México
Coordinación Nacional de Conservación del Patrimonio Cultural de México (Asesora realización Taller)
Nelva González
Panamá
Biblioteca de Museo Archivo Ricardo J. Alfaro
Roxana de Escobar
El Salvador
Asociación Museo de la ciudad de Santa Tecla, La Libertad
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Caja de Ahorros de Panamá
Facultad de Bellas Artes de la Universidad de Panamá
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ANEXO 4.- PORTADA DE PUBLICACIÓN DE REPORTE DEL TALLER
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ANEXO 5.- CUADRO RESUMEN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO Componentes
Actividades
COMPONENTE 1.
1.1 Conformar equipos de trabajo para recopilar la información.
Diagnóstico general del estado de conservación de los fondos de documentos de los países participantes como resultado de la investigación COMPONENTE 2. 20 Conservadores capacitados y actualizados
COMPONENTE 3. 30 documentos intervenidos y conservados
Presupuesto Programado por componente (US $) - Fondos OEA / FEMCIDI 2.750
1.2 Realizar reuniones de planificación, organización y ejecución del proyecto. 1.3 Levantar el diagnóstico de conservación de los fondos de documentos. 1.4 Desarrollar reuniones periódicas locales para revisar y analizar el diagnóstico. 2.1 Desarrollar reuniones técnicas de organización y ejecución del proyecto
28.950
2.2 Gestionar compra de boletos aéreos, hospedaje y seguro médico para los 10 participantes 2.3 Contratación de los asesores y especialistas, nacionales e internacional. 2.4 Gestionar la compra de equipos, materiales y suministros, para el desarrollo del seminario teórico- práctico de conservación de documentos 2.5 Realizar reuniones técnicas de seguimiento, coordinación y evaluación del proyecto 2.6 Realizar giras de estudio a museos, bibliotecas y archivos para cotejar y evaluar el estado de deterioro de los documentos. 3.1 Visitar archivos y bibliotecas para seleccionar los documentos que serán intervenidos y conservados
3.450
3.2 Revisar y evaluar el diagnóstico del estado de conservación de los materiales de estudio 3.3 Realizar registros, inventarios, intervenciones y conservación de los documentos
COMPONENTE 4.
4.1 Preparar, seleccionar y organizar el material.
Reporte Final - tiraje de 50 ejemplares
4.2 Levantado de texto, diagramación, revisiones y publicación del material. 4.3 Distribución del Reporte Final a bibliotecas, archivos, museos locales y a los países participantes del proyecto
3.000
Monto Total Presupuestado (Aporte de OEA / FEMCIDI) en US $
38.150
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ANEXO 6.- CUADRO RESUMEN DEL EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL PROYECTO (Gastos programados y ejecutados) COMPONENTES / ACTIVIDADES
OEA/FEMCIDI PROGRAMADO
OEA/FEMCIDI EJECUTADO
38.150
38.001
2.750
2.727
1.1 Conformar equipos de trabajo para recopilar la información.
250
250
1.2 Realizar reuniones de planificación, organización y ejecución del proyecto.
250
250
2.000
1.977,67
250
250
28.950
27.337
250
0
2.2 Gestionar compra de boletos aéreos, hospedaje y seguro médico para los 10 participantes
14.900
12.829
2.3 Contratación de los asesores y especialistas, nacionales e internacionales.
10.550
10.550
2.4 Gestionar la compra de equipos, materiales y suministros, para el desarrollo del seminario teórico- práctico de conservación de documentos
2.000
2.524,61
2.5 Realizar reuniones técnicas de seguimiento, coordinación y evaluación del proyecto
1.000
1.054
2.6 Realizar giras de estudios a museos, bibliotecas y archivos para evaluar el estado d deterioro de los documentos y aplicar medidas preventivas de conservación.
250
380
3.450
4.783,95
los
750
800
3.2 Revisar y evaluar el diagnóstico del estado de conservación de los materiales de estudio
2.700
3.983
3.000
3.152
3.000
3.152
MONTO TOTAL PRESUPUESTO Y EJECUTADO en US $ (Aporte de OEA / FEMCIDI) 1. Diagnóstico general del estado de conservación de los fondos de documentos de los países participantes como resultado de la investigación
1.3 Levantar el diagnóstico de conservación de los fondos de documentos. 1.4 Desarrollar reuniones periódicas locales para revisar y analizar el diagnóstico. 2. 20 Conservadores capacitados y actualizados 2.1 Desarrollar reuniones técnicas de organización y ejecución del proyecto
3. 30 documentos intervenidos y conservados 3.1 Visitar archivos y bibliotecas para seleccionar documentos que serán intervenidos y conservados
3.3 Realizar registros, inventarios, intervenciones y conservación de los documentos 4. Reporte Final - tiraje de 50 ejemplares 4.1 Preparar, seleccionar y organizar el material 4.2 Levantado de texto, diagramación, revisiones y publicación del material 4.3 Distribución del Reporte Final a bibliotecas
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