C

M

Y

CM

MY

PRESUPUESTO

M E R C A D E O

K

TRABAJO EN EQUIPO

CMY

LIDERAZGO Y CREATIVIDAD

CY

ORGANIZACIÓN Programa Conjunto Cultura y Desarrollo

Políticas interculturales para la Inclusión y Generación de Oportunidades 2008-2011

Programa de Capacitación Esta Publicación ha sido realizada bajo la coordinación de la oficina de la UNESCO en San José, Costa Rica.

MARCO DE LA PUBLICACIÓN

CRÉDITOS

El Manual GIRO 360 Hágalo usted mismo, ha sido elaborado para la UNESCO, Oficina sede en Costa Rica.

La presente publicación es el resultado de un esfuerzo coordinado por la Oficina de la UNESCO en San José, Costa Rica, para el beneficio de las comunidades de impacto del Programa Conjunto “Políticas interculturales para la inclusión y generación de oportunidades (2008-2011)”. Este Programa Conjunto está financiado por el Fondo PNUD–España para el logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM), en el marco de la Ventana Temática de “Cultura y Desarrollo”.

EQUIPO DE ESPECIALISTAS Autora: Ada Acuña Castro MAP Revisión Filológica y Lingüística: Lic. Grethel Ramírez Villalobos Conceptualización: Ada Acuña Castro Arte Final y Diagramación: Rodrigo Oviedo Colaboradores en documentos anexos: Bach Sergio Herrera Asistencia en actividades de los grupos: Lic. Karla Calderón

Esta Ventana abre la posibilidad de trabajar ambos conceptos -cultura y desarrolloen forma integral, apoyando los esfuerzos para promover industrias culturales y creativas y para la formulación y vigencia efectiva de políticas públicas sobre diversidad cultural que promuevan la inclusión social y cultural. En Costa Rica, el Programa Conjunto, integrado por las Agencias de las Naciones Unidas UNESCO, PNUD; OPS-OMS, FAO y UNICEF y las contrapartes nacionales MCJ, MEP, MAG, MEIC/ DIGEPYME, MS/ SEPAN y la Fundación Parque La Libertad, busca establecer un precedente de que la Cultura (entendida en su sentido antropológico) y la Diversidad Cultural, deben ser siempre tomadas en cuenta como elementos claves de las estrategias de desarrollo.

El responsable del Programa es el Sistema de Naciones Unidades en Costa Rica (SNUCR). El programa comenzó en junio de 2008 y finalizará en junio de 2011.

2

Producto Centroamericano hecho en Costa Rica. Setiembre 2010-2011 Coordinación de la Publicación: oficina UNESCO San José Autora: Ada Acuña Castro MAP [email protected] ©UNESCO 2010 Descargo de Responsabilidades Los autores son responsables de la selección y presentación de los datos contenidos en la presente obra, así como de las opiniones que en ella se expresan. Éstas no reflejan necesariamente las de la UNESCO, y no comprometen a la Organización. Las denominaciones empleadas en esta publicación y la presentación de los datos que en ella figuran, no implican, de parte de la UNESCO, ninguna toma de posición respecto al estatuto jurídico de los países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto al trazado de sus fronteras o límites Queda rigurosamente prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, sin la debida autorización de la Oficina responsable de los derechos y del Autor Intelectual.

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BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA Y DE REFERENCIA

Cobra, Marcos, Marketing de Servicios. 2 Edición, MC GRAW HILL 2000.

De León Marisa, Espectáculos escénicos Producción y Difusión. Editorial México; 2004.

Goleman Daniel, El espíritu creativo. Editorial España1992.

Maxwell John C., Desarrolle el líder que esta en usted ( pp: 1 a 15), Editorial Caribe, Grupo Nelson, 2009.

HÁGALO USTED MISMO... CONSTRUYA UN PROYECTO Esta nueva aventura nos impone la difícil tarea de consolidar un segundo manual. Este nuevo documento ha sido preparado con un enfoque un tanto más práctico. En sentido estricto, me he propuesto recrear, en la imaginación de cada uno

Rees, Fran: Equipos de Trabajo. Prentice Hall, México, 1998.

de ustedes, una forma metodológica de aprendizaje basada en el ejemplo y los ejercicios concretos. En algunos casos, acudo al recurso de la analogía, en virtud

VV.AA. Valor, precio y coste de la cultura: II jornada sobre iniciativas privadas y

de su demostrada utilidad.

sector público en la gestión de la cultura. Edita Xabide Impresión Gráficas Santamaría Edición 1999.

Este manual presenta una estructura organizada a partir de cuatro grandes pilares o bases de construcción para su proyecto. En el inicio de cada segmento, empleo SITIOS WEB DE CONSULTA PARA LOS ESTUDIANTES

www.agetec.org www.udgvirtual.udg.mx www.wikanda.es http//que-gestionamos.blogspot.com

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una metáfora: construir un proyecto es algo semejante a edificar una casa. Por esta razón, puedo afirmar desde ahora que nuestro trabajo y gestión de actividades requiere bases tan sólidas como las de un edificio. Recuerden que aprender un modelo de organización no siempre conduce al éxito; hace falta además, la constancia en todo lo que hacemos. En este texto, eso sí, les ofrezco información acerca de los procesos y técnicas por implementar en el desarrollo de un proyecto cultural.

3

EJERCICIOS DE TRABAJO EN CLASE Y EXTRA-CLASE

PRESENTACIÓN Cuando nos aprestamos a construir una casa, siempre pensamos en que las bases estén bien definidas; nos interesan, por ejemplo, el estudio de los suelos, la búsqueda de los

Indicaciones: con base en la siguiente información, desarrolle los insumos de trabajo para la presentación de una gestión para patrocinio. Elabore una propuesta que incluya:

materiales más resistentes, el trazo de los primeros movimientos de tierra y el diseño del armazón. En el manual, de manera semejante, nos proponemos que usted considere los cuatro pilares, auténticos ejes del trabajo cultural, a saber:

A

El primer pilar: el liderazgo y creatividad

B

El segundo pilar: el trabajo en equipo

C

El tercer pilar: el mercadeo

D

El cuarto pilar: el presupuesto

En algunos de estos pilares, nos detendremos para comentar casos exitosos del medio



a

el Plan de producción, con tiempos asignados para la presentación al cliente



b

el presupuesto estimado



c

el Plan de gestión de fondos y la Estrategia de trabajo;



ambos serán abordados por el equipo

LISTA DE ANEXOS:

Se incluyen los siguientes anexos en CD para trabajo en clase:

costarricense. Estos casos nos permitirán comprender cómo otros gestores de iniciativas lograron cumplir sus proyectos.



1

trabajo se programa por días, semanas y meses; en este caso, se trabajará una

Cuando se construye una casa, está claro desde un inicio, el diseño supone una guía del

agenda por semanas para lograr un mejor control)

proceso, pues permite tomar decisiones acertadas a lo largo del proceso de construcción. Por regla básica, se necesita un buen maestro de obras, que tenga capacidades de liderazgo y conocimiento. A este maestro de obras le corresponde organizar las labores del personal; a la vez, supervisa la obra y busca la manera de reducir los costos.

Tabla de producción “Agenda de trabajo por responsabilidades” (la agenda de



2

Tabla de producción “Plan de trabajo por áreas”



3

Presupuesto de un espectáculo (en formato de tabla Excel)

A estos talentos, habría que sumar la gentileza y buen trato para con el equipo humano de construcción: el electricista, los albañiles, los peones, el guarda, los obreros especializados y los proveedores de todos los materiales. Para efectos del esfuerzo que inicia, usted será el maestro de la obras, es decir, el encargado, el promotor y organizador de todo el proceso de construcción. De usted depende entonces, que se pueda llevar a cabo la construcción, no olvide sentar los cuatro pilares donde descansará el proyecto.

4

37

4.6. Plan de producción y gestión del espectáculo Para seguir con el ejemplo antes mencionado, en el caso de la producción de Romeo y Julieta se requería un aporte económico de base, es decir, para iniciar el proceso de Gestión y captación de los fondos, esto con 6 meses de anticipación, específicamente, en la Etapa de pre-diseño. El siguiente cuadro describe alguna información que ayuda a comprender este proceso:

1.1. Los cimientos del terreno (liderazgo y 360 grados)

GESTIÓN DE FONDOS

Gestión de fondos para el espectáculo Romeo y Julieta

Procedimiento inicial y porcentaje (%) del total de los fondos (un aproximado)

Antes de iniciar la construcción, se ha realizado un estudio del suelo. El resultado técnico ha sido positivo, pues el lugar es apto para sostener una construcción. El estudio de suelo evidencia las

Recursos propios: 1.250.000 colones

5 % ( préstamo de empresa privada)

Patrocinio en gestión: 10.000.000 colones

35% ( aquí hay un % en especie con valor de unos 2.000.000 colones)

Ingreso por venta previa (POS): 3.500.000 colones

13% (mediante venta electrónica)

calidades de la tierra y su capacidad para sostener estructuras. Luego de medir el terreno, se traza la ubicación del diseño estructural de la casa. Esta tarea inicial adquiere

suma

importancia,

pues

permite

zanjear, a una profundidad mínima de 1 metro y con un groso de 80 centímetros. Éste será

36

Ingreso por venta a colegios: 2.080.000 colones

6% (venta de 8 funciones a teatro lleno, durante el día)

Ingresos por taquilla: 11.839.000 colones

50% (ingreso libre por taquilla)

Monto total de gastos:

22.990.000 colones

Monto total de ingresos:

25.058.000 colones

el lugar para dar forma y fuerza a las vigas de varilla y hormigón. Así como requerimos de cimientos con profundidad, debemos de conocer el sustento de las organizaciones en las que estamos involucrados. Sólo de esta manera, nuestros proyectos tendrán éxito. En este sentido, el papel del liderazgo sobresale.

5

El líder 360º es una persona con capacidades innatas, carisma y empatía hacia los demás. Cuenta con destrezas que le permiten “girar” sobre su propio eje; es decir, interpreta la realidad y pueda cambiarla mediante la adaptación y el respeto por los grupos en los que se encuentra.

PRESUPUESTO DE LA OBRA ROMEO Y JULIETA AÑO 2005, TEMPORADA SETIEMBRE- OCTUBRE

El líder 360o

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN Presupuesto del espectáculo

es creativo e innovador

Conceptos Romeo y Julieta

Monto

Diseño y concepción plástica

¢450,000.00

Dirección artística

Personal Entrenamiento:

El líder 360º es creativo e innovador. Definir la creatividad parece complejo; sin embargo, se la identifica cuando alguien logra ir más allá de las maneras tradicionales de solucionar un problema o de presentar una idea influyente. En ese espacio nuevo, la creatividad adquiere una dimensión social de vitalidad, pues trasciende lo ordinario y ayuda a la sociedad a descubrir respuestas ignoradas.

a. Danza

¢250,000.00

c. Realización de espadas

¢200,000.00

b. Esgrima

Derechos de autoría musical Derechos del autor literario

¢250,000.00

Diseño de vestuario

¢200,000.00

Realización de mayas especiales

Compra de materiales y vestuario Diseño de iluminación

Nuestro líder tiene un panorama amplio sobre cómo entender la idea y el proceso. Por lo general, escudriña en pos de respuestas creativas; para hacerlo, utiliza un proceso lógico que puede ser sintetizado en los siguientes principios:

a



b

Toma tiempo para sumergirse en el problema o en el tema por resolver Recoge información que es relevante para el análisis

Diseño y creación de sonido

Diseño y creación escenografia

Alquiler de arneses (18 funciones) Realización de utilería Diseño de impresos

Alquiler de equipo (luces, neblina) Producción técnica

Producción artística (2) Producción ejecutiva

Coordinación de Medios Alquiler de luces y filtros



c



d

Se muestra receptivo con respecto a todo lo que se habla o se discute sobre el tema Tiene sensibilidad de escucha atenta

Alquiler de tarimas Traslados

Anuncios en Prensa D-4*4 días Toma de fotografía programa

Realización de cuñas y spot para TV



e



f

Desestimula la autocensura (esa vocecilla interior que nos limita) Disminuye los niveles de frustración (esta etapa llega cuando la mente racional analítica alcanza sus límites)

6

¢100,000.00

Asistente de dirección

Coordinación de vestuario

1.2. El perfil del líder

¢600,000.00

Dry Cleaning - vestuario Abogado

Jefatura de escena Peluquería JAHIR Total

¢175,000.00 ¢148,000.00 ¢390,000.00 ¢250,000.00 ¢400,000.00 ¢300,000.00 ¢875,000.00 ¢227,000.00 ¢663,600.00 ¢170,000.00 ¢150,000.00 ¢325,000.00 ¢500,000.00 ¢100,000.00 ¢9,000.00

¢250,000.00 ¢100,000.00

¢1,018,000.00 ¢80,000.00

¢250,000.00 ¢200,000.00 ¢401,000.00 ¢85,000.00

¢139,000.00

¢9,255,600.00

35

g

Lleva al tanque de aislamiento o estadio de privación sensorial todo tipo de estímulos para entrar en una parte íntima de sí mismo, capaz de provocar revelaciones

15

20

SETIEMBRE



h

Alcanza el momento de iluminación (la idea no funciona; se requiere de procesamiento de ese momento creativo, es decir, tomar la idea y transformarla en una acción concreta. En el caso de los artistas, el proceso fluye de manera constante y

10

desordenada, tiene una serie de continuos momentos de iluminación, que marcan rumbos por seguir. El líder capta de forma ordenada todo el proceso y logra extraer

15 1

Al final de este conjunto de pasos, el acto de creación se vislumbra

30

30

1

10

AGOSTO

lo mejor para la organización y cada uno de sus miembros)

como la suma de preparaciones, muchas frustraciones, ideas guardadas o encubadas, momentos de iluminación y traslado hacia

15

JULIO

las actuaciones. La unión de la creatividad y el liderazgo adquiere relevancia en el perfil del líder.

20

JUNIO

30

1

TIEMPO ASIGNADO (EN DÍAS)

OCTUBRE



La unión de la creatividad y el liderazgo adquiere relevancia en el perfil del líder

Si la creatividad no influye en los demás, pierde uno de sus efectos más notables, pues el talento esencial del líder se vincula con el poder de afectar la conciencia de los demás. Un líder de éxito es alguien capaz de persuadir a otros para que cambien sus ideas y

las habilidades y capacidades de los demás. Nuestro trabajo cultural no se exime de este mandato de formación y de experiencia vivencial colectiva, ya que el arte es sinónimo también, de construcción y articulación de las relaciones humanas. Programas en TV, Radio

Conferencia – convocatoria

Grabación del DVD con patrocinadores

Fotografía a medios

Aprobación del spot de TV y radio

Entre los retos actuales, descuella el generar personas líderes de cambio, que potencien

Entrevistas y promos

II Gacetilla: función a estudiantes sector educativo

Seguimiento a programas de TV y radio

Reportajes sobre la producción

I Gacetilla para información del casting

Aprobación de estrategia del plan de medios

PLAN DE MEDIOS D

ACTIVIDAD

comportamiento.

En este curso, enfatizaremos en la construcción de un líder-gestor cultural, de sus características y de la responsabilidad implícita en el poder de convocatoria y el manejo de un grupo artístico. No importa si se trata de una organización cultural, comité comunal, asociación de desarrollo o, simplemente, de la persona con deseos de salvaguardar el arte y la expresión, el perfil guarda las mismas cualidades.

34

7



b

Enfatiza en la consecución de los objetivos, la visión, los valores y algo muy importante, la motivación de los miembros del grupo. En este sentido, el líder cuenta

1

5

10 15

Promoción Vivienda

Cierre con colegios a funciones en la tarde

Entrega de invitaciones y cortesías a los patrocinadores

Conferencia de prensa

Entrega de artes a medios impresos

Revisión y aprobación de guiones, artes gráficas e impresos

personales; en otras palabras, el líder-gestor coloca en primer lugar a

Cierre de patrocinios

esperan de un líder tiempo, energía e interés para atender sus iniciativas

8

15

el propósito mayor de apoyar el desarrollo humano. Las personas

Inicio ensayos de la obra

a una relación significativa y de afecto, dirigida no por reglas sino por

Preparación de casting y elenco

Los compañeros aprecian su entrega y amistad, porque da sustento

ACTIVIDAD

Un verdadero liderazgo empieza con el corazón, y no con la cabeza.

Captación de patrocinios

de los miembros, tanto en la formación artística como en el cultivo de

PRODUCCIÓN Y MONTAJE

las labores del grupo con las actividades que permiten el crecimiento las relaciones interpersonales.

las personas.

Promoción en colegios públicos

director del grupo. El líder ha de complementar la coordinación de

15

caso de un grupo de folclore, el rol del coreógrafo es también el del

Promoción en colegios privados

roles profesionales puede servir como parámetro. Por ejemplo, en el

C

Un verdadero liderazgo se empieza con el corazón y no con la cabeza

JUNIO

Delimitar las labores de trabajo de los participantes en función de sus

30

1

con dos atributos fundamentales: esfuerzo y responsabilidad

20

en aras del trabajo armónico con mis compañeros?

15

interrogante por contestar es ésta: ¿soy capaz de controlar mis propias emociones

1

un grupo, se han de mostrar talentos personales y la capacidad de autocontrol. Otra

15

preguntarnos si estamos en condición de “tutelar” a otros. Para marchar al frente de

SETIEMBRE

quiere ser manejada, sino dirigida. Esto significa que, en muchos casos, debemos

AGOSTO

Manifiesta capacidades de control y de autocontrol. La mayoría de las personas no

JULIO

a

TIEMPO ASIGNADO (EN DÍAS)



OCTUBRE

¿Cuáles son estas condiciones? Entre las más destacadas, podemos enlistar las siguientes:

33

32

28



a

Nivel 1: Posición. A veces, ser líder depende de un puesto; en nuestro caso, buscamos a un líder que hable en plural y que tenga sinergía con el equipo de trabajo



b

Nivel 2: Permiso. Me doy permiso de trabajar y de hacer lo que se necesita porque quiero; mi grupo de trabajo me sigue porque quiere. De esta forma, el trabajo se vuelve placentero y de aprovechamiento significativo para todos



c

Nivel 3: Resultados. Una persona se destaca por sus logros, porque cumple las metas establecidas y sirve de ejemplo



d

Nivel 4: Desarrollo humano. En el campo de la cultura, el activo más valioso son las personas; ése es el capital más importante y, por lo tanto, el que demanda mayores cuidados. El deseo de crecer y aprender constantemente se alimenta de la generación de oportunidades que el líder brinde a los miembros de su grupo; también, del ambiente que promueva



e

Nivel 5: Personalidad. Esta clase de rasgo desemboca en el respeto y la admiración; incluso, influye en el ánimo de los demás y les conduce en su trabajo

15

10 30

10

20

AGOSTO

30

1

22

SETIEMBRE

El liderazgo se plasma en diferentes niveles, entre estos:

El perfil del líder se asocia entonces, con el temperamento del Gestor natural. Nos referimos a aquella persona que se presenta como un líder natural, no asignado por nadie, y genera empatía y buena disposición para trabajar con los demás. para insertos

Cierre e informe de funciones a patrocinadores

Entrega a imprenta

Aprobación de artes

para público estudiantil

Definición de información de programa de mano

centros educativos

Seguimiento a contactos de

Definición de patrocinadores para centros educativos

15

Implementación y visita a centros educativos

Selección de centros educativos

15

Aprobación de estrategia para colegios privados

JULIO PROMOCIÓN B

ACTIVIDAD

JUNIO

TIEMPO ASIGNADO (EN DÍAS)

OCTUBRE

1.3. Los diferentes niveles del liderazgo y el líder-gestor

En las comunidades de nuestro país, es un líder-gestor natural, preocupado por las grandes necesidades de su pueblo y que promueve relaciones positivas con las diferentes organizaciones de trabajo. Ostenta, además, un profundo compromiso social y goza de

9



10

e

Está en constante comunicación con los otros. Su posición siempre es de consulta, lleva el pulso de las opiniones y se enriquece de ellas, no las omite a pesar de que no esté de acuerdo

30 15 1

1 15

30

Ingreso a imprenta



Cierre de captación de patrocinios y colaboradores

manera natural entre sus seguidores, que lo admiran por su labor desinteresada

15

mediante poder y autoridad, menos todavía de tipo económico. La lealtad surge de

Propuesta de programa de mano para públicos estudiantil y general

Tiene buenas relaciones. Éstas se generan a partir de las conexiones humanas, y

15

d

Pre–guión de promo



Aprobación e inclusión de los logos de patrocinadores

a lo interno de las organizaciones culturales y de tipo artístico

Volantes

percibe en éstas instrumentos para ofrecer alternativas de cambio y de crecimiento

Invitaciones a gala

c

Comprende a sus semejantes y valora positivamente sus historias personales, pues

Anuncio en prensa

b

15



Conoce muy bien su comuna (organización y comunidad)

Banner y mantas



15

credibilidad mutua

Banner electrónico

confían en su trabajo. En consecuencia, prevalece un ambiente basado en la

5

Desarrolla confianza en la gente. ¿Cómo lo hace? Confía en las personas y ellas

Tarjetas

a

5



Muppi

El líder-gestor

5

del beneficio particular.

15

internas y externas, lejanas de los intereses políticos. Actúa en aras del bien común y no

Presentación y aprobación de bocetos

pretende beneficiar a la mayoría de sus conciudadanos y experimenta motivaciones

30

persona con conocimientos del medio y las necesidades comunales;

Diseño del concepto general del espectáculo

de los demás

JUNIO

todos los niveles y se desarrolla en el plano personal. Debe ser una

habilidades

IMPRESIÓN Y PUBLICIDAD

y darle un sentido de orientación al tema. El líder-gestor aprende en

potencia

A

o tener liderazgo, ahora nos proponemos fundamentar esas actitudes

El líder

ACTIVIDAD

anteriormente aclaramos algunas ideas sobre lo que significa ser líder

PLAN DE PRODUCCIÓN PARA ROMEO Y JULIETA

Esta clase de líder es una pieza fundamental de cambio. Si

TIEMPO ASIGNADO (EN DÍAS)

localidad.

Afiche para público estudiantil Afiche para público general

ejemplos y resulta objeto de credibilidad, porque ha mejorado las condiciones de su

AGOSTO

la palabra, la capacidad la y sinceridad; conversa y convence sobre sus ideas. Sugiere

JULIO

ni gestionar recursos, utiliza las relaciones para gestionar recursos y sus soportes son

SETIEMBRE

OCTUBRE

respaldo por su carisma y don de gente. Logra grandes cosas sin necesidad de convocar

31

4.5.2. Las formas de pago



f

Maneja diversas herramientas de trabajo. Cuando se requiere el trabajo de un líder, se sabe de antemano que es una persona que labora en equipo, busca una comunicación fluida y propone procesos colectivos. Algunas de las herramientas con las que cuenta son: el plan de trabajo, los objetivos iniciales y los propósitos del grupo; en otro tipo de organización, más enfocada hacia la pequeña empresa, cuenta con instrumentos como la misión y la visión



g

Interpreta los problemas e identifica las posibles soluciones



h

Trabaja, permanentemente, en equipo. Nunca trabaja solo; nunca abandona a su equipo de trabajo; por el contrario, motiva y dignifica el esfuerzo individual y reafirma

Si la forma de pago se debe extender, es necesario llegar a un arreglo con los proveedores para mantener el crédito y evitar que los costos de operación suban en nuestra contra. En otras palabras, habría que procurar que el tiempo de espera no se vea reflejado en el monto de pago. En el siguiente cuadro, se ofrece un ejemplo para la revisión:

las habilidades de sus compañeros

PRESUPUESTO DE LA OBRA DE TEATRO ROMEO Y JULIETA Realizado para el señor Director Luis Carlos Vásquez Ficha de espectáculo: Romeo y Julieta, de William Shakespeare Dirección artística: Luis Carlos Vásquez Producción ejecutiva: Ada Acuña Castro Tiempo de producción: de febrero a octubre de 2005 Temporada: 18 funciones Lugar: Teatro Popular Mélico Salazar Costo de la obra: 22.900.000 (veintidós millones con novecientos mil colones) Ingresos: 25.058.000 colones (veinticinco millones con cincuenta y ocho mil colones)

En conclusión, el líder-gestor cultural es aquel profesional que vislumbra los procesos del proyecto, guía y facilita las acciones de trabajo, persigue las metas, mantiene y genera las relaciones externas necesarias para el desarrollo del proyecto. No importa la magnitud del esfuerzo, sea una comunidad o una compleja institución, el líder se dedica a:



a

Analizar e interpretar la realidad de su medio sociocultural



b

Dar respuestas a los problemas, demandas y necesidades de la localidad



c

Organizar los servicios para promover el bienestar comunal (esta característica se evidencia en los llamados “promotores culturales”)



d

Posibilitar la participación de grupos y personas a los trabajos y a la acción comunitaria

Plan de ejecución de estrategia: de marzo a setiembre de 2005

Los Líderes-gestores culturales constituyen una  plataforma para el fomento de la

autoorganización de los servicios comunales o grupales. Asimismo, generan estructuras de administración para iniciativas  privadas o lucrativas, a partir del establecimiento de redes

sociales propias, como las casas de la cultura, las agrupaciones de jóvenes y los grupos de base comunal, entre otras.

30

11

4.5.1. Los proveedores Para facilitar el trabajo de producción, es necesario hacer una cartera o base de datos que reúna la información de todos y cada uno de los proveedores. En el siguiente cuadro

2.1. El Equipo de trabajo

se consignan algunos datos por contemplar:

INFORMACIÓN PARA LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

La pregunta que voy hacer, para iniciar la construcción de cualquier propuesta de trabajo, es: ¿existe un buen equipo humano, con habilidades y capacidades probadas que les permitan actuar juntos?

Al referirnos al equipo de trabajo, entendemos que se requiere de la cooperación de

a

Tipo de servicio

b

Cantidad de elementos en bodega

c

Lista de productos o servicios que ofrece

d

Personal

e

Calidad del servicio

f

Negociación de los siguientes aspectos para el control de pagos:

los demás para generar propuestas y planes de trabajo sólidos. En la base de la labor compartida, hace falta la presencia de un líder; pero también, de una organización que respalde las ideas y proyectos. La suma y justa integración de ambos propicia un buen equipo de trabajo.

nivel de crédito (a 15 días, 22 días ó 1 mes), cantidad de días de prueba de equipo como días no cobrados en la oferta.

Ahora bien, no siempre las personas logran instaurar un sistema exitoso de trabajo colectivo. Para conseguirlo, se puede empezar por:

Asimismo, ha demostrado ser de utilidad el organizar la base de datos por categorías, donde varios oferentes similares y con condiciones de calidad o de volumen muy similares



a

Motivar a los compañeros para cumplir metas específicas. Si un equipo tiene objetivos

estén juntos y se los pueda comparar en atención de nuestras necesidades específicas.

precisos, está determinado a trabajar En los eventos y las actividades culturales, las relaciones comerciales se deberían

12

b

Establecer procedimientos para alcanzar tales metas; estos deben orientarse a las

establecer de forma duradera. Esto sólo es posible cuando existe y confianza de ambas

tareas individuales y a las grupales. Si los miembros del grupo tienen control sobre

partes, y calidad en el servicio brindado por el proveedor. Al cliente le corresponde buscar

los acontecimientos y los esfuerzos, aprecian mejor el desarrollo del equipo

los medios para pagar eficazmente a los proveedores.

29

PLANTILLA PARA COTIZACIONES a

Datos generales: fecha / número de cotización / representante legal /



c

Buscar la unidad mediante la transparencia en los medios, controles y fines



d

Cuidar las dos dimensiones del trabajo en equipo: llevar a cabo las tareas (un proceso lineal y frío) y crear y sostener el espíritu y el ímpetu del equipo (un proceso cíclico,

correo electrónico / sitio web (en caso de tenerlo) b

Nombre de la Compañía o del profesional (en este segundo caso, con datos personales)

c

Dirección o ubicación del oferente

dinámico y no lineal). Más adelante, comentaremos un dinámica de trabajo que puede reforzar estos principios de colaboración. ¿Qué es entonces, el trabajo en equipo? Realmente, funciona a partir de un grupo de personas que trabajan juntas (con unidad) y requieren de estímulos internos y externos

d

Números de teléfono

(alcanzar las metas y percibir los logros), tanto en el término colectivo como en el personal.

e

Fecha de la oferta y periodo de vigencia (a 15 días, por ejemplo)

¿Cómo se asignan las responsabilidades en el equipo? Una manera

f

g

Descripción del servicio: cantidad de lo que se ofrece / tiempo de servicio Precio por unidad (en caso de ofrecer un producto) / total del monto / total con el impuesto (sea de renta o de venta). No se recomienda la cotización en dólares

h

Tiempo de entrega en el caso de servicios especializados

Adicionalmente, en el caso de la descripción de nuestros servicios, se deben dejar en claro: la calidad de lo ofrecido, los estilos, las texturas, los colores y los tamaños (por ejemplo, si se piensa en escenografías); así como las dimensiones de peso y volumen. También resulta importante incluir las calidades de los oferentes, los estudios, las especializaciones y otros elementos como la experiencia y trabajos anteriores que justifiquen

fácil de hacerlo consiste en presentar y asignar responsabilidades a

Es un grupo

partir del análisis de los siguientes asuntos:

de personas que trabajan



a

Conocimiento y experiencia técnica



b

Capacidades de coordinación



c

Habilidad y experiencia en el manejo de un grupo de trabajo



d

Conocimiento de las metas y de la organización



e

Capacidades variadas y necesarias para complementar el equipo



f

Otras capacidades que pasan por el ímpetu del equipo de trabajo



g

Presencia de personas con sensibilidad para entender el “cuadro completo” o panorama

el monto final del cobro por un servicio profesional. En el caso de que se cotice en dólares, se debe dejar claro que a partir del momento de entrega de la factura, aplica el diferencial cambiario. Incluso, conviene anotar, en el dorso de la factura, el tipo de cambio oficial de ese día.

28

juntas



h

Presencia de personas que realizan el trabajo de forma minuciosa o detallada



i

Presencia de personas creativas, dispuestas a la práctica “guerrillera” de las ideas

13



j

Presencia de personas que constantemente se vinculen con las metas del grupo y que no las pierdan de vista



k

Presencia de personas metódicas, que impongan el orden, valoren el consenso y estén dispuestas a trabajar duro



l

4.5. La utilidad de las cotizaciones

Público meta: si hay un buen líder de grupo y un equipo de trabajo con habilidades bien repartidas, y existe claridad sobre los cimientos de la organización, no se puede perder de vista al cliente o consumidor cultural. Vale recordar que gracias a

Las cotizaciones suponen una forma muy simple de averiguar cuánto van a costar los servicios requeridos para una producción en particular. En virtud de lo anterior, las cotizaciones forman parte del primer control de los costos en el proceso de diseño y planificación. Saber cuál es el formato idóneo de una cotización puede facilitar:

él nuestro trabajo adquiere sentido. El grupo ha de preocuparse por las expectativas del público meta, por sus solicitudes especiales



a

primero, la comprensión entre el cliente y los proveedores. Si el cliente pide a sus proveedores una cotización con

EJERCICIO. DINÁMICA DE TRABAJO EN EQUIPO:

la información que requiere, se evita dificultades y malos entendidos, resuelve sus dudas a tiempo, ahorra tiempo y toma una mejor decisión;

Indicaciones: la dinámica de grupos se va a implementar en el parque La Libertad; para participar, siga estos pasos: a. Instrucciones para los equipos:



b

La calidad de nuestros servicios y productos llevan implícito valores

segundo, evita que, de actuar como proveedores, ofrezcamos sin claridad nuestros servicios. A veces, el trabajador del arte y la cultura “se castiga” a sí mismo, pues comete errores al cotizar; estas equivocaciones lo llevan a menospreciar su trabajo

a.1. Cada persona expondrá brevemente sus habilidades frente al grupo a.2. Concluidas las exposiciones individuales, el grupo elegirá a 3 líderes; para esto considerará la información suministrada por las personas y usará un sistema de elecciones a.3. Una vez seleccionado el líder de cada grupo, éste escogerá a nueve integrantes más;

o a no establecer con precisión sus obligaciones y productos.

Con el propósito de facilitar la preparación y solicitud de cotizaciones, se propone, en el siguiente cuadro, un modelo de cotización. Se trata de una estructura general o plantilla que usted puede adaptar a sus necesidades.

siempre en aras de conseguir los miembros ideales de su equipo de trabajo y con base en las habilidades de cada uno a.4. Al final, deben estar conformados 3 grupos de 10 personas cada uno

14

27

b

b. El juego: el reto:

Etapa de producción (pagos fijos y ocasionales)

Servicios profesionales del director, el encargado de la obra, los creativos y los diseñadores, promoción y publicidad, materiales impresos y digitales, spot, logos y elementos de comercialización como camisetas, gorras, afiches, banners y vallas, y transporte de la escenografía y los materiales

Afinar los tiempos de cada servicio, cuando no son fijos Hacer el pago por horas de servicio en el caso de los servicios técnicos Pagar contra entrega de muestras y verificación del servicio entregado Verificar constantemente el costo según pedido en tiempo y materiales

b.1. El líder es el guía que llevará a buen puerto al grupo b.2. Todos responden a sus indicaciones para lograr las metas del juego b.3. Sólo el grupo en su totalidad puede desconocer las decisiones del líder b.4. Cada grupo debe encontrar una serie de pistas ubicadas en el mapa del parque La Libertad; se trata de frases sobre liderazgo b.5. Una vez localizadas todas las frases, el grupo debe redactar un párrafo con ellas; éste debe tener sentido, lógica y vínculo con la experiencia que han vivido en la dinámica b.6. El grupo debe presentar el párrafo de manera original, poco convencional

c

Etapa de post-producción (cierre de la temporada e inicio de la etapa de giras o explotación)

Transporte, embalaje, bodegaje, personal de desmontaje,

Realizar un inventario de compras y de control de la inversión realizada durante el cierre de temporada

c. De nuevo, en grupos:

c.1. Revaloren e investiguen sobre las capacidades y habilidades del grupo que han conformado c.2. Revisen y seleccionen, al frente del grupo, los materiales y el mapa guía utilizados para encontrar las pistas de trabajo

materiales para guardar, lavandería,

d. Sobre los materiales

recuerdos, informes, impresiones digitales,

d.1. El mapa guía de los 4 pilares (incluye una descripción de cada zona donde se deben buscar los pilares y las pistas para encontrarlos)

servicios contables y presentación fiscal

d.2. El salveque (es la mochila con las herramientas de trabajo) d.3. Materiales asignados a cada grupo: mecate, martillo, fósforos, hilo, aguja, hilo de pescar, bolsas plásticas, machete o cuchillo.

26

15

e. A partir de la dinámica, conteste:

En este punto, me gustaría mencionar el caso del espectáculo Romeo y Julieta, un montaje

e.1. ¿Cuáles características de un buen equipo de trabajo no se pusieron en práctica en

costos fue minucioso y detallado, ya que el mínimo gasto sin control habría subido los

su grupo? 1.___________________________________ 2.________________________________ 3.___________________________________ 3.________________________________ 5.___________________________________ 6.________________________________

dirigido por Luis Carlos Vásquez. En el desarrollo de esta producción, el control de los costos. Parece relevante mencionar que el elenco base estaba conformado por 30 actores; por tanto, cualquier erogación adicional en el valor del trabajo podía alterar el balance económico. Para guiarlo en la estimación del presupuesto, se ofrece, a continuación, un listado de los ítemes habituales en la producción de un espectáculo. La lista parte de un principio: se incluye cualquier elemento que demande recursos económicos. Entre los ítemes de guía se pueden citar: ÍTEMES HABITUALES EN LA PRODUCCIÓN DE UN ESPECTÁCULO

e.2. ¿Cuáles características de un líder de equipo no se pusieron en práctica por parte del líder de su grupo?

1. Conceptos relacionados con la producción de espectáculos a

1.___________________________________ 2.________________________________ 3.___________________________________ 3.________________________________ 5.___________________________________ 6.________________________________

2. Acciones a ejecutar por parte del encargado de preparar el presupuesto

Etapa de pre-producción (preparación de la actividad)

Consultorías fotocopias, materiales para la presentación de búsqueda de fondos, permisos para los derechos de autor,

e.3. ¿Cómo abordaron el trabajo en equipo, ¿cuáles fueron sus decisiones más importantes

acondicionamiento de espacios,

y cuáles, las menos asertivas?

honorarios de trabajos especializados,

__________________________________________________________________

carpetas para la prensa,

__________________________________________________________________

seguridad,

_______________________________________________________________________

libretos,

_______________________________________________________________________

alimentación de elenco,

_______________________________________________________________________

invitaciones o diseños en general,

_______________________________________________________________________

gastos por el personal administrativo,

________________________________________________________________________

gastos fijos mensuales (cuentas de teléfono, Internet, página web, fax y electricidad),

e.4. ¿Cuánto fue el tiempo eficaz de la dinámica de trabajo?

compra de implementos de limpieza,

Verificar el tiempo de trabajo, el tipo de trabajo, y tener varias cotizaciones de cada servicio Establecer las cantidades y el tipo de calidad de las compras Calcular los gastos fijos que se requieran por los meses de trabajo en el proceso de la producción

cuotas obrero-patronales de la CCSS por planilla del personal administrativo,

_______ horas _______minutos _______ segundos

16

y capacitaciones

25

Idealmente, esta herramienta se emplea durante todo el proceso de la producción; incluso desde antes, en la etapa de planificación. Entre los problemas que se presentan cuando no se ejerce control de tales procesos, el desfase entre ingresos y egresos supone el principal. Nuestra sugerencia consiste en utilizar un control de la caja chica con una propuesta simple de herramienta de trabajo; esto para que las producciones tengan, en la etapa de estimación de costos, una idea de los conceptos y de los posibles montos. Hablamos entonces de los posibles costos fijos y variables. Se trata de evitar, ante todo, algo común, pero lamentable, en nuestras organizaciones artísticas: cuando vamos al escenario y estamos frente al público, literalmente, nos hemos “comido el presupuesto”. Para evadir esta posibilidad, el control de costos habrá de enfocarse en la mano de obra, el valor más alto.

El control de la obra se lleva desde la planificación de la misma

3.1. El plan de mercadeo y las estrategias comerciales en el sector cultura

Los salarios suponen el egreso más alto de las producciones culturales. Se debe, entre otras variables, a la especialización y limitación del mercado laboral. Expliquemos mejor esta realidad: no contamos con muchas personas que se dediquen a labores artísticas y técnicas especificas; a la vez, aquellos que cuentan con conocimiento y talento se cotizan muy bien, pues su nombre ya está posicionado. Si se quiere un ejemplo, basta con mencionar al señor Rolando Trejos, diseñador de vestuario de la Compañía Nacional de Teatro. Él tiene una extensa y exitosa trayectoria; por tal razón, goza de una clientela ávida de sus habilidades y de la calidad de su trabajo.

¿Cómo vamos a construir nuestra casa: por medio de un préstamo, con recursos propios o gestionando fondos a través de instituciones afines?

4.4. La estimación del presupuesto Para estimar un presupuesto conviene plantear y resolver las siguientes preguntas:

a

¿Qué necesito para realizar cada parte de la obra? (si piensa en el ejemplo de la construcción de la casa, ¿qué requiere para llevar a cabo la obra?)



b

¿Cuánto cuesta? (para eso cotizo los materiales y busco opciones en el mercado; siempre en aras de obtener la misma calidad de los materiales, aunque con precios diferenciados)

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La primera pregunta por resolver es la siguiente: ¿para qué necesitamos un plan de mercadeo? En principio, podemos contestar que si nos hemos propuesto posicionar los servicios y la imagen del Grupo o, en nuestro caso, de una organización cultural, el plan de mercadeo se convierte, definitivamente, en una herramienta útil para la gestión eficaz de nuestras actividades y servicios.

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En estos términos, el primer paso para alcanzar esa imagen firme, respaldada por una administración adecuada, consiste en establecer, mediante un estudio o sondeo diagnóstico,

En el diseño artístico, resulta difícil calcular el costo de cada cosa que hacemos; el simple hecho de valorar nuestro tiempo ya significa

tres aspectos claves:

un verdadero dolor de cabeza. Por esto, se exponen, a continuación,



a

La situación del mercado

campo del arte y la cultura.



b

Las oportunidades y las amenazas

algunas consideraciones con respecto al valor del trabajo en el

El diseño nos permite tener una idea de presupuesto real

4.2. El valor del trabajo en el ámbito de la cultura

c El plan de trabajo, que exprese las metas a corto y mediano plazos, así como los

objetivos por cumplir En nuestra sociedad impera la idea de que el precio tiene que ver, directamente, con la Construir esta información, permitirá a los clientes potenciales de nuestros servicios contar con una idea más clara acerca de nuestra oferta. En consecuencia, otorga credibilidad a la propuesta. Otros aspectos por considerar en el plan de mercadeo son los siguientes:

calidad. El precio juega entonces, dos papeles relevantes: primero, opera como un signo de valor; segundo, actúa como una barrera social si se da lugar a lo selectivo. Otro factor que afecta el precio es el valor simbólico de uso, es decir, el valor asignado socialmente. Aclaremos esta idea: para algunos consumidores, comprar los boletos para la



a

La situación actual (contempla el plan de trabajo, el diagnóstico y el análisis de mercado)



b

La situación futura (contempla el posicionamiento de los servicios y de la imagen)

temporada entera de conciertos de la Orquesta Sinfónica Nacional tiene un valor simbólico y de uso, vivencial y relevante. En la decisión de ellos, prevalece este valor vivencial, el estatus, y no el valor económico. En estos términos, debemos ser estrategas y ofrecer productos que tengan todos los ingredientes antes mencionados: valor simbólico, valores vivenciales tales como la experiencia única e intransferible, estética y, en el fondo, espiritual.

Asimismo, el plan de mercadeo debe integrar los siguientes elementos:



a

4.3. El control de los costos desde la producción

La lista de cada producto y servicio, junto con el público meta o el mercado objetivo. Por ejemplo: las escuelas, los centros educativos de la GAM, los Centros Diurnos de Atención Primaria CEN, etcétera

La puesta en marcha de un proyecto requiere la implementación de una serie de controles de diferentes clases, pero, en especial, de aquellos de tipo financiero y de costos. Uno de

18

b

El organigrama o estructura que sostiene el plan de mercadeo; así como los nombres

estos últimos lo encontramos en el control de la caja chica o tesorería, a cargo de la sección

de los responsables

administrativa contable.

23

4.1. El presupuesto planificado: costos, teoría del valor y control de costo

Nuestro albañil ha iniciado, con muy buen tiempo, la primera parte de la construcción de la casa. Para que las columnas tengan base sólida desde el terreno, la varilla de construcción será la amalgama perfecta. Todo el perímetro requiere de una armadura, desde abajo y hasta la cúspide; ésta guardará coherencia con las medidas del espacio y del diseño. En esta etapa de la labor, la planificación de los costos de los materiales debe de ir de la mano con la entrega diaria de los insumos por parte de los proveedores. Un buen plan de construcción va a asegurar el control detallado del avance de la obra en armonía con las acciones diarias.



c

La visión del negocio



d

La definición del segmento de mercado



e

Las estrategias de venta y la descripción de los mecanismos para posicionarse en el mercado



f

Las características y ventajas de los productos y servicios ofrecidos



g

Los medios de comunicación, que se usarán de acuerdo con la estrategia seleccionada



h

Las necesidades y requerimientos, tanto técnicos como operativos



i

El presupuesto, desglosado según las estrategias por implementar



j

El precio de cada uno de los productos o servicios

3.2. El posicionamiento de nuestros productos en el mercado

Uno de los pilares de nuestra empresa remite al tema del presupuesto. Por lo general, se demuestra poco manejo a la hora de formularlo y presentarlo. Cuando nos enfrentamos al reto de preparar un presupuesto, en la mayoría de los casos, los tomamos como una labor

Para lograr que nuestro producto sea percibido como valioso, conviene cuidar tres aspectos:

de menor importancia y lo elaboramos de camino, y no en función de un pre-diseño. La forma inicial de acercarse a la elaboración del presupuesto pasa, primero, por la estimación de costos. Si utilizamos el ejemplo de la construcción, se trataría de averiguar cuánto puede costar la obra en diseño y su posterior factura.

22



a

La atención esmerada. Se requiere de una atención personalizada para con nuestros clientes. A diferencia de lo que ocurre con los vendedores de productos para el consumo masivo, nuestros productos y servicios son especializados y tienen un valor

19

de compra segmentado, esto en virtud de la población beneficiaria. Este fenómeno

nos interesan. Para facilitar la distribución del producto cultural o artístico se puede acudir a

explica la necesidad de velar por un trato amable y respetuoso de los clientes.

recursos tales como una temporada inicial en el teatro; en algunas ocasiones, esto consolida una ruta de explotación posterior si se plantea un diseño de gira por el país.





b

c

Los precios competitivos. Por ejemplo, Rubén Pagura, actor reconocido tanto en

Se considera que si el público en sala ha mostrado interés en la obra, se puede plasmar

el ámbito nacional como en el internacional, ofrece en el espectáculo Julius un

estrategias de difusión desde el mismo teatro. Otra estrategia de segmentación y captación

alto nivel de calidad artística y, sin embargo, el precio del boleto resulta adecuado

de públicos se logra mediante la confección de las boletas de información para contactos

al mercado costarricense, pues no supera los 3000 colones, tarifa ordinaria para

y de seguimiento a potenciales compradores comunales. De forma semejante, se pueden

cualquier teatro josefino. No importa siquiera que, cuando lo presenta en ciudades

redactar y enviar notas a los dirigentes de organizaciones de base, estudiantes o líderes de

europeas, el ingreso esté muy por encima, pues se trata de un producto selecto.

las comunidades. Todos ellos han de estar involucrados con la difusión del arte y la cultura.

Entre las estrategias generales utilizadas en el campo cultural, se encuentran:

La calidad estética y técnica. De nuevo, un espectáculo como Julius no sólo satisface las necesidades de los consumidores nacionales de obras con contenido y gran calidad técnica, sino también a los grandes promotores y distribuidores del mercado europeo. El posicionamiento se logra por medio de la presentación habitual en ferias y en vista de la demostrada capacidad creativa y profesional.

3.3. Los tipos de estrategias recomendadas para el posicionamiento de los productos y servicios culturales

Cuando se introduce un nuevo espectáculo o actividad en el mercado, se requiere del diseño exclusivo de una campaña de publicidad o



a

La estrategia de marca



b

La estrategia promocional



c

La estrategia de unión con el sector Turismo y Medio Ambiente



d

Las estrategias típicas (de precio, promoción y valor agregado)

promoción de éste. Así, por mencionar una posibilidad, se pueden ofrecer “degustaciones culturales” a los promotores reconocidos. Una clase de “degustación cultural” la constituye el desayuno cultural; otra, la pre-venta en volumen por precio, dirigida a promotores comunales de la cultura y el arte.

A la par de este esfuerzo, resulta conveniente el desarrollo de un intenso apoyo promocional para que el espectáculo sea posicionado en el segmento meta de los consumidores que

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