Orientación a los Asociados que tienen a su cargo la responsabilidad de supervisar estudiantes bajo el Programa de Estudio y Trabajo

Preparado por: Navia I. Ortiz Burgos Oficial de Asistencia Económica Programa de Estudio y Trabajo

Objetivo • Proveer orientación a los Asociados que tienen a su cargo la responsabilidad de supervisar estudiantes bajo el Programa de Estudio y Trabajo. Además de informar sobre las normas, procedimientos, requisitos del Programa y sus deberes y responsabilidades.

Oficina de Asistencia Económica • Basándose en los criterios establecidos por el Departamento de Educación Federal es responsable de la operación del programa y manejo de los fondos. • Esto consiste en : – – – – – –

creación de puestos selección de los estudiantes ubicación supervisión pago de nómina mantenimiento de expedientes y preparación de los informes requeridos, entre otros.

Elegibilidad al Programa • Esta reglamentado por las disposiciones federales que aplican a todos los programas de ayudas económicas. Las cuales se presentan a continuación:  Completar la Solicitud Gratuita de Ayuda Federal para Estudiantes (FAFSA)  Tener ciudadanía o ser extranjero elegible  A nivel subgraduado el estudiante debe tener una matrícula oficializada con una carga académica de 6 créditos o más por semestre. A nivel graduado o doctoral el estudiante debe tener una matrícula oficializada con una carga académica de 3 créditos o más por semestre.  Tener Progreso Académico Satisfactorio  Estar registrado en el Servicio Selectivo (varones)  Tener necesidad económica

Lugares de ubicación de los participantes al Programa de Estudio y Trabajo • • • • • • • • • •

Campus Principal en Cupey Centro Universitario de Aguadilla Centro Universitario de Bayamón Centro Universitario de Jayuya Proyecto Regional Ocupacional Universitario en Comerío Centros Universitarios de la Florida (Orlando, South Florida y Tampa) y Maryland en Washington Administración Central Sistema TV Ana G. Méndez Red Interactiva de Servicios Liga Puertorriqueña contra el Cáncer y su Hospital Oncológico

Procedimiento de Ubicación Asistencia Económica

• La Oficina asignará por sistema las ayudas económicas, conforme a los fondos disponibles y la necesidad demostrada por cada estudiante. • La Carta de Otorgación de Ayudas Económicas le será enviada al estudiante notificando las ayudas reflejadas en su paquete de ayudas. • Todo estudiante con el fondo asignado será citado al Proceso de Ubicación mediante carta por correo regular y correo electrónico. La asistencia es compulsoria, del estudiante no asistir no estará autorizado a trabajar en ninguna oficina de la Institución.

Continuación • La Oficina ubicará a los estudiantes en los puestos disponibles según su programa de estudio o destrezas.

• Al estudiante se le entregarán los siguientes documentos: – – – – –

Contrato al Programa Referimiento Estudiantil Descripción de Tareas Acuerdo de Confidencialidad Formulario I-9

Continuación • El estudiante deberá pasar a entrevistarse con el Supervisor del área de trabajo al que fue asignado. • El estudiante entregará en la Oficina de Asistencia Económica el contrato firmado por el Supervisor junto con una fotocopia de Identificación con Foto y Seguro Social o Pasaporte para acompañar la Forma I-9 (Verificación de Elegibilidad para Empleo, Departamento de Justicia, Servicio de Inmigración y Naturalización).

Normas del Programa  Horario Oficial – Se cumplirá con el horario acordado con el Supervisor el cual se establece a base del programa oficializado de clases y su contrato de trabajo. – El estudiante no estará autorizado a trabajar por más de cinco horas consecutivas, hasta un máximo de ocho horas diarias.

Continuación – El Programa de Estudio y Trabajo no puede sustituir un puesto regular. Los estudiantes NO pueden trabajar más de 114 horas en el mes. De ocurrir un exceso de las 114 horas se descontará seguro social e income tax de sus horas trabajadas y el estudiante deberá completar el formulario Certificado de Exención de Retención. – El horario establecido no deberá interferir con el horario de estudio. Si el estudiante se presenta a trabajar en horarios de clase porque el profesor no asistió o por finalización temprana de la clase el Supervisor deberá colocar la justificación en la Hoja de Asistencia en la parte de Comentarios.

Continuación  Ausencias – El estudiante debe notificar con tiempo su ausencia al Supervisor inmediato. No es obligatorio la asistencia diaria a trabajar. Si el estudiante se ausenta por un período prolongado, el supervisor deberá comunicarse con el estudiante para verificar la situación y disponibilidad para continuar en la participación del programa. – De el estudiante no presentarse a trabajar luego del acuerdo, es responsabilidad del supervisor comunicarse con el Oficial de Asistencia Económica, área de Estudio y Trabajo para la cancelación del contrato.

Continuación 

Periodo Oficial de Trabajo –

El contrato establecido para el estudiante es de 80 horas por semestre (de acuerdo a la disponibilidad de fondos) y se le pagará el mínimo federal de $7.25 la hora. En verano varían las horas asignadas.

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El contrato establece el período de trabajo de cada estudiante. Ningún estudiante puede continuar ofreciendo servicios en la Oficina si ya terminó su contrato de trabajo o finalizó la cantidad de horas y el período establecido en este.

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De ocurrir un exceso de horas la Oficina de Asistencia Económica solamente pagará por las horas que hay en el contrato o el balance disponible.

Continuación –

El supervisor será responsable de que el estudiante trabaje las horas que establece el contrato.

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Un estudiante participante del Programa de Estudio y Trabajo no podrá tener un Contrato Transitorio en la misma Oficina que presta servicios. Será responsabilidad del estudiante y del Supervisor notificar con anticipación al Oficial de Estudio y Trabajo para proceder con la cancelación del Programa.

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Familiares no pueden trabajar en la misma oficina.

Cont.  Apariencia Personal en el Área de Trabajo • Debe tener una vestimenta adecuada para el área de trabajo asignada.

Varones – No gorras ni gafas de sol – No pantalones cortos ni camisas sin mangas – No chancletas de playa Féminas – No minifaldas y/o pantalones cortos – No camisas escotadas – No chancletas de playa

Cambios de Oficina y/o Supervisor  Para cambios de Oficina o de Supervisor durante el año académico el procedimiento será el siguiente: • Notificación al Supervisor actual y al Supervisor de la Oficina a la que el estudiante desea trasladarse (esto aplica aunque sea dentro de una misma Oficina). • Ambos Supervisores deberán informar el cambio a la Oficial de Asistencia Económica área de Estudio y Trabajo.

Continuación 

El estudiante deberá pasar por la Oficina de Asistencia Económica para notificar el cambio. Deberá completar los siguientes documentos: • Descripción de Tareas • Acuerdo de Confidencialidad • Referimiento Estudiantil

 Estos documentos deberán ser fimados por el nuevo Supervisor.

Hoja de Asistencia  Esta será la base para calcular y determinar el pago mensual. Se utiliza para registrar las horas trabajadas.  Será entregada en la Oficina de Asistencia Económica no más tarde de tres (3) días laborables después de finalizar el mes de trabajo. Sólo se pagará una nómina al mes.  El estudiante recibirá su cheque el día 15 del próximo mes que trabajó aproximadamente.

Continuación  La nómina no será procesada luego de 30 días.

 Luego de cinco (5) horas consecutivas de trabajo deberá mediar un receso de por lo menos media hora.  Se entregará una (1) hoja de asistencia mensual.  Las horas se redondean cuando hay minutos.  El mes y la fecha en que termina la semana son indispensables.

Continuación  La Hoja de Asistencia debe permanecer en el área de trabajo custodiada por el Supervisor, en un lugar accesible para el estudiante.  Los días feriados y recesos institucionales deben aparecer en blanco o identificados como tal. Si en el tiempo de receso o día feriado la Oficina trabaja, el supervisor deberá colocar un explicativo en la Hoja de Asistencia en la parte de Comentarios.

Continuación  El estudiante debe iniciar las horas de entrada y salida en la Hoja de Asistencia.  Al finalizar el mes, el supervisor y el estudiante firmarán la Hoja de Asistencia certificando que el contenido de la asistencia es correcto.  Es indispensable que el Supervisor coteje que la Hoja de Asistencia cumpla con las firmas, iniciales, horario, que el estudiante no se haya excedido de las horas asignadas en su contrato y que no interfiera con horas de clases.

Continuación  El Supervisor que firme la Hoja de Asistencia debe ser el mismo que le firmó el contrato. Si el estudiante el día que va a entregar su nómina el supervisor no se encuentra otro supervisor del área puede firmar siempre y cuando tenga conocimiento de las horas trabajadas.

 En el espacio de Comentarios en la Hoja de Asistencia este deberá justificar porque firmó la Hoja de Asistencia.  La Hoja de Asistencia debe ser entregada en la Oficina de Asistencia Económica.

Cont. • Recuerda: – Si el profesor falta o los envía temprano, el estudiante puede presentarse a trabajar y deberá justificarlo en la parte de comentarios en su Hoja de Asistencia.

IMPORTANTE • Los cheques de Estudio y Trabajo de los estudiantes del Campus Principal y Centros Universitarios a partir de las horas trabajadas en junio, las cuales se pagan en julio 2016, se estarán enviando por correo. Es importante que de haber algún cambio en la dirección postal de los estudiantes, el estudiante lo notifique al Oficial de Asistencia Económica área de Estudio y Trabajo para actualizar la información en sistema.

Hoja de Evaluación  La evaluación ayudará al estudiante a conocer su desempeño, fortalezas y destrezas a mejorar en el área de trabajo.

Continuación 

El Supervisor –

Siempre realizará una evaluación al estudiante al finalizar las horas o el período estipulado en el contrato.

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Se discutirá la evaluación y se firmará la misma.

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La Hoja de Evaluación se entregará en la Oficina de Asistencia Económica. La misma deberá estar acompañada con información de las últimas horas trabajadas que se establecieron en su contrato.

Continuación  El Programa de Estudio y Trabajo ofrece al estudiante la oportunidad de adquirir experiencia laboral.  En la mayoría de los casos es la primera experiencia de trabajo y tal vez la única antes de graduarse.  La asignación de tareas y responsabilidades, así como la evaluación del cumplimiento de las mismas, ayudará al estudiante a comprender y evaluar el desempeño en el área de trabajo.

Página Electrónica • Para información adicional o para impresión de documentos requeridos del Programa Estudio y Trabajo accede al enlace de la Universidad: http://umet.suagm.edu/oficina_a sistencia_economica_documento s_requeridos_estudio_trabajo

Horario de Servicio • El horario de servicio de la Oficina de Asistencia Económica es:

 Lunes a Jueves: 8:00 am - 7:30 pm  Viernes: 8:00 am - 4:30 pm  Sábados: 9:00 am - 11:30 am Nota: Horarios pueden variar en los Centros Universitarios.

Horario de Servicio • El horario de servicio del Oficial de Assitencia Económica área de Estudio y Trabajo es: – 7:00 a.m. a 12:00 m. – 1:00 p.m. a 4:00 p.m. • Para preguntas adicionales contacte al Oficial de Asistencia Económica área de Estudio y Trabajo al (787) 766-1717 extensión 6682 o por correo electrónico [email protected].

Gracias por su Atención..

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