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Pendientes – Cobro de Pendientes Agencia En el momento en que se emite una factura de agencia, en la caja del día queda registrado un apunte que indica la emisión de dicha factura y la salida de la misma a su ficha de pendientes. Desde esta pantalla se procede al cobro de estas facturas emitidas, así como también a los cobros de depósitos y a cuentas que la agencia abone por las reservas efectuadas.

1. La Ficha de pendientes de una agencia Lo primero que debemos hacer es localizar la agencia con la que vamos a trabajar. Para ello, basta con seleccionarla en el desplegable que aparece en la parte superior izquierda de la pantalla, en el que se listan todas las agencias archivadas por orden alfabético. Además, hay que fijar el periodo en el que se va a trabajar. Por defecto, el programa toma las fechas referentes al año en curso, desde el 1 de Enero al 31 de Diciembre, y así se tiene en pantalla los datos contables del año. Pero este periodo se puede modificar para consultar datos de años anteriores, ampliar para analizar mejor el trabajo con una agencia, acortar para trabajar con menos datos en pantalla… Basta para ello fijar las fechas desde y hasta. En el momento en que se tiene la agencia en la pantalla se dan sus datos:

1.1. Situación general contable En la parte inferior izquierda de la pantalla se visualiza la situación general de esta empresa: •

Importe sin contabilizar: es decir, el importe de los apuntes de la agencia, que todavía no han pasado a ser facturables (ver Facturación Agencias y empresas)

•

Sin Facturar: importe de los apuntes que ya han pasado a facturables, pero que todavía no se les ha emitido factura

• • •

Facturado: importe total de las facturas emitidas a esta agencia Cobrado: importe total cobrado a esta agencia Debido: importe total pendiente de cobro, es decir, el saldo.

1.2. Listado facturas emitidas y cobros En el cuadro de la parte inferior derecha de la pantalla se da el listado de las facturas emitidas a esta agencia.

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Por cada factura emitida se informa de: • • • •

Número de factura Serie Fecha de emisión de la factura Importe total de la factura

Y cuando a una factura ya se le ha cobrado parte o todo el importe, debajo de la línea correspondiente a esa factura se ven los apuntes correspondientes a sus cobros, indicando: • •

La fecha del cobro Importe cobrado de la factura

De esta forma es muy fácil y rápido ver las facturas que están ya saldadas y las que tienen un saldo pendiente.

2. El cobro de un pendiente En la parte superior derecha de la pantalla existen unas casillas a través de las cuales se va a producir los cobros de las facturas. Para realizar el cobro de una factura pendientes basta con seguir los pasos siguientes: •

Se localiza la factura que se va a cobrar, pulsando sobre la línea que le corresponde en el listado, y en la parte superior quedará reflejada con el número y la serie.

•

O bien, se introduce el número y la serie directamente en las casillas correspondientes

Al pulsar sobre el botón de Buscar, se completan los datos referentes a los totales de la factura, en las demás casillas •

Importe total de la factura

•

Cobros anteriores, es decir, importe total de los cobros ya realizados con anterioridad

• •

Saldo de la factura Importe total entregado a cuenta, si lo hay

•

Importe pendiente de cobro. Por defecto, el programa pone en esta casilla el importe total de lo que está pendiente de esta factura para saldarla del todo. Sin embargo, esta cantidad se puede modificar y escribir la cantidad exacta que para la agencia.

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Al pulsar sobre el botón de Cobrar, aparecerá la ventana central de la forma de liquidación. Se trata de indicar de qué forma se ha pagado este importe. Por defecto, la cantidad total se refleja en el campo de caja, pero se puede modificar y considerar otra forma de pago. Para ello, basta con pulsar sobre el botón de la flecha de la línea que se quiera señalar y seleccionar en el desplegable la forma de liquidación correspondiente. Es posible poner cantidades en las dos casillas, y en el caso de que la cantidad introducida no sea igual al importe marcado con anterioridad el programa lo salda añadiendo el importe que falta en caja.

Una vez completados los datos, se pulsa sobre el botón de Confirmar y quedará registrado el cobro de dicha factura, con la fecha de hoy, y el importe correspondiente, y así se reflejará en el listado.

3. Cobro de entrega a cuenta de agencias Cuando las agencias realizan un pago a cuenta o entrega a cuenta se indica también en esta pantalla. Los pasos a seguir son: •

Seleccionamos la agencia que ha realizado la entrega a cuenta en el desplegable correspondiente a las agencias.

• • •

Añadimos en el campo de entrega a cuenta el importe Por defecto el programa nos da la fecha de hoy Hacemos en el botón de Cobrar que está a su lado.

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•

Decidimos la forma de pago de la entrega a cuenta (contado o tarjetas) tal y como se haría con cualquier otro cobro.

Una vez confirmado, en el listado de la izquierda aparece: • • • •

El nº de documento interno del cobro La fecha El importe La Nota que se haya incluido (ver Notas en los entrega a cuenta)

3.1. Descontar las entregas a cuenta de los pendientes de cobro Para ir descontado las entregas a cuenta de los pendientes y facturas liquidadas debemos: •

Seleccionar la factura a la que le adjudicamos el cobro a cuenta en el listado de facturas emitidas, haciendo sobre ella

•

Pulsamos el botón de Buscar en la parte correspondiente a la localización de las facturas

•

Seleccionamos el cobro que queremos descontar al pendiente de la agencia, haciendo sobre él en el listado de cobros a cuenta

•

Y pulsamos el botón de cobrar desde la parte derecha de la pantalla

Cuando se selecciona el cobro a cuenta, en la parte derecha, donde pone a cuenta el programa muestra el importe que quede del mismo, una vez se han restado las facturas asociadas a él. Esto se debe a que un a cuenta se puede utilizar para cobrar tantas facturas como saldo tenga. En la parte izquierda de la pantalla el programa muestra, de los a cuentas realizados, el saldo que queda y con que números de facturas se van liquidando.

3.2. La nota en la entrega a cuenta El programa permite escribir una Nota para cada entrega a Cuenta. Si nos colocamos sobre una entrega a Cuenta en el listado, el programa nos permite escribir una nota de 100 dígitos, que se archivará haciendo sobre el botón de Archivo Nota. En el listado, la última columna se refiere a la nota. Cuando se trata de una línea de una factura, este campo se completa con guiones. Cuando se trata de

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una entrega a cuenta aparece la nota que se haya escrito, o queda vacío si no se ha escrito nada.

A demás, en la parte inferior de la pantalla hay una serie de botones desde los que se accede a diferentes acciones:

4. Cobro manual de pendientes de agencia Cuando se pretende cobrar una factura de agencias en su totalidad, es decir, que está pendiente en su integridad, existe esta posibilidad que resulta más rápida que la de la búsqueda previa de la factura. Las condiciones que deben darse para poder utilizar este sistema de cobro de facturas pendientes es: • • •

Que el importe que se va a cobrar sea exactamente igual al de la factura, Que se vaya a cobrar en efectivo, es decir, se ingresa el importe total en caja Que se conozca el número y serie de la factura a cobrar

Para cobrar la factura basta con introducir el número y la serie de la factura en la casilla correspondiente y pulsar después sobre el botón de Buscar. El programa localiza rápidamente la factura con este número y esta serie. Si existiera más de una factura con este número, aparecería un desplegable con todas ellas y en el que se permite seleccionar cuál es la que se va a dar por cobrada. Una vez localizada la factura la pantalla se completa con los datos de: • • •

Agencia titular de la factura Fecha de emisión de la factura Importe total de la misma

Y de esta forma nos aseguramos de que se trata de la que queremos. Después, basta pulsar sobre el botón de cobrar y el programa da por cobrada la factura. Pulsando sobre el botón de Anular proceso, se anula el cobro de esta factura y se vuelve a la situación inicial.

5. Filtro del listado de pendientes Al listado de la parte derecha de la pantalla, sobre las facturas emitidas a una agencia y sus cobros se le puede aplicar un filtro.

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Por defecto, el programa nos muestra todas las facturas emitidas en el periodo especificado y los cobros que ha habido de ellas. Pulsando sobre el botón de Pendientes, este listado muestra únicamente aquellas facturas que no están saldadas y que por tanto tienen algún importe pendiente. Esto hace que la búsqueda de las facturas sea más rápida y sencilla. Cuando se está en situación de Ver pendientes, el botón se convierte el botón de Ver todos, es decir, para tener otra vez el listado completo.

6. Pendientes de todas las agencias Independientemente de la agencia cuyos datos tengamos en la pantalla, siempre se puede pulsar sobre el botón de Todas las agencias, que nos lleva a una pantalla desde la que disponemos de un listado completo de todos los pendientes que existan de todas las agencias definidas. A este listado se accede también desde este mismo menú, en la opción de Listado de 30-60-90 días

7. Exportación de Pendientes a Excel Existe también la posibilidad de realizar una exportación a Excel de todos los pendientes de Agencia. Para ello, basta con pulsar sobre el botón de Exportación a Excel, y dar el nombre al fichero con los datos exportados.

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