Universidad Nacional del Santa

Curso: Ingeniería de Información

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

(PETI) Introducción El entorno sigue un proceso de cambio en los aspectos económicos-comerciales del país y las tecnologías de la información evolucionan rápidamente convirtiéndose en una herramienta de competitividad. La demanda por nuevas y mejores tecnologías, más veloces, no muestra signos de disminución mientras que la incorporación de tecnologías de negocio sólo esta limitada a la imaginación y a la creatividad. La alta dirección de las empresas espera que las tecnologías de la información los ayude a contar con mejor información para cumplir sus estrategias, ser más rentables y hacer frente a las cambios. Se requiere establecer una infraestructura de información, con base de datos integrados, sistemas de información que apoyen a los procesos y estrategias del negocio y el hardware y software que lo soporten. Las Organizaciones preguntan: ¿Cómo podemos alinear nuestra Tecnología de Información con nuestras estrategias de negocios y metas? ¿Qué tecnologías debemos adoptar para los próximos 3 años? ¿Cómo podemos proporcionar una tecnología más rápida, de mayor calidad y mayor satisfacción para nuestros clientes? ¿Cuál debe ser nuestra arquitectura tecnológica? ¿Cuáles son nuestras prioridades en materia de tecnología y cómo se deben asignar los recursos y los fondos? ¿Cómo debe organizarse y administrarse nuestra función de Tecnología de Información? En resumen, ¿cuál es nuestra estrategia de Tecnología de Información?

¿Qué es una Estrategia de Tecnología de Información? Una Estrategia de TI considera los cambios por los cuales atraviesa una organización -tanto internos como externos -- junto con las oportunidades potenciales disponibles a Tema: Planeamiento Estratégico de Tecnologías de Información

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esta. Las oportunidades de TI pueden incluir formas de usar la tecnología para ganar una ventaja competitiva, para reducir costos, aumentar ingresos, etc. Las oportunidades de TI se sopesan contra las fortalezas y debilidades del entorno de TI actual -- tanto tecnológico como organizacional -- para establecer la estrategia de TI que se adoptará. Una Estrategia de TI despliega las directrices generales que se seguirán, la arquitectura de TI necesaria para alcanzar la estrategia y los proyectos específicos para implementar la arquitectura y las oportunidades de TI. La estrategia también presenta el grado de cambio requerido en la organización del área de TI: visión de TI, estilo, estructura, capacidades y competencias del personal, habilidades, procesos, que serán necesarios para lograr la estrategia.

¿Por Qué Desarrollar una Estrategia de TI? ¿Por qué debe una empresa acometer el desarrollo de una Estrategia de TI? Las razones incluyen: •

Nuevo Liderazgo - Un nuevo Presidente, Gerente Financiero o Gerente de Informática desea contar con un mapa del camino a seguir.

•

Brecha de Desempeño - Se reconoce, generalmente por parte de la Dirección del negocio, que el desempeño de la TI requiere mejoramiento.

•

Cambio Tecnológico - La empresa requiere de una nueva arquitectura para acomodar el crecimiento de nuevas tecnologías.

•

Cambio Organizacional - La función de TI requiere un cambio debido a una reorganización, una fusión o una reducción.

La Estrategia es un Proceso Las presiones de la competencia globalizada y la naturaleza del cambio acelerado de la tecnología informática demandan que la estrategia sea un proceso dinámico. La Estrategia no es un documento, sino un proceso. Y la formación estratégica es una responsabilidad conjunta compartida entre la organización de TI y el negocio. Se requiere un enfoque donde la estrategia sea un proceso dinámico que incluya el establecimiento de roles organizacionales, responsabilidades y procesos.

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Fases del desarrollo de Estrategias TI Las fases para desarrollar una Estrategia de TI responden a estas preguntas:

Fase I. ¿Dónde estamos hoy?  ¿Qué tan bien responde nuestra capacidad de TI a las necesidades de la organización?  ¿Cómo se compara nuestra capacidad de TI con la de nuestros competidores?  ¿Cuáles son las tendencias en TI y cuáles debemos adoptar?

Fase II. ¿A dónde queremos llegar?  ¿Hacia dónde se dirige nuestro negocio?  ¿Cuáles son nuestras oportunidades para tomar ventaja de la tecnología?  ¿Cuál debería ser nuestra estrategia general de TI?  ¿Qué arquitecturas se requieren?  ¿Qué estructura administrativa necesitamos entre TI y el resto del negocio?

Fase III. ¿Cómo llegamos allí?  ¿Cual es la brecha entre donde estamos y a donde queremos llegar?  ¿Cuáles son las iniciativas y proyectos requeridos para cerrar la brecha?  ¿Qué cambios debemos introducir en nuestra capacidad de TI y en la organización para cerrar la brecha?

Plan Estratégico de Tecnologías de la Información El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información tiene como objetivo la obtención de un marco de referencia para el desarrollo de la plataforma informática, que responda a los objetivos estratégicos de la organización. Este marco de referencia consta de: o Una descripción de la situación actual, que constituirá el punto de partida del PETI. Dicha descripción incluirá un análisis técnico de puntos fuertes y riesgos, así como el análisis de servicio a los objetivos de la organización. o Un conjunto de modelos que constituya la arquitectura de informática. o Una propuesta de proyectos a desarrollar en los próximos años, así como la prioridad de realización de cada proyecto. Tema: Planeamiento Estratégico de Tecnologías de Información

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o Una propuesta de calendario para la ejecución de dichos proyectos. o La evaluación de los recursos necesarios para los proyectos a desarrollar en el próximo año, con el objetivo de tenerlos en cuenta en los presupuestos. Para el resto de proyectos, bastará con una estimación de alto nivel. o Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante unos mecanismos de evaluación adecuados.

La perspectiva del plan debe ser estratégica y operativa, no tecnológica. Para elaborar el Plan de TI de una empresa no sólo debe conocerse lo que hace la empresa – que procesos existen y como opera – si no también, conocer los objetivos y estrategias que llevan a la organización a un nuevo posicionamiento. Cuando se elabora un plan para la incorporación de las tecnologías de la información debemos considerarlo en dos planos, uno el Plan Estratégico del área funcional responsable de las tecnologías de la información (Departamento de Informática) y el otro, el Planeamiento de la Arquitectura de Información (Sistemas de información y Bases de datos) y su soporte en una arquitectura tecnológica (Hardware, Software y Redes de comunicaciones).

Plan Estratégico del Departamento de Informática Comprende el desarrollo de un proceso de planeamiento formal donde se determina o redefine la misión y objetivos del área de tecnologías de la información, proporcionándole un rol como agente de cambio. Se identifican factores críticos de éxito para que cumpla con su rol, se identifican los principales problemas que impiden una adecuada operatividad del servicio y un análisis de sus fortalezas y debilidades. Con estos elementos se determina un conjunto de proyectos de corto, mediano y largo plazo que permitan que ésta área brinde un óptimo servicio informático hoy y en los próximos años.

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Planeamiento de la Arquitectura de la Información Comprende el análisis de las siguientes arquitecturas: o La Arquitectura de Procesos: Conjunto de procesos, subprocesos y actividades que se realizan en la organización, se analiza “el que” se hace y no se llega al nivel del “como” se hace (procedimientos). Esto permite conocer el negocio y analizar los procesos a fin de sugerir su rediseño luego de determinar la permanencia de aquellos procesos que dan un valor agregado al servicio que brinda la organización. Se identifican también los requerimientos de información de cada proceso para su óptima ejecución, obteniéndose el Modelo del Negocio. o La Arquitectura de Datos: A partir de los requerimientos de información de los procesos

se determinan los sujetos o eventos denominados “entidades” sobre las

cuales alguna actividad requiere información, generándose el Modelo Corporativo de Datos (diagrama entidad-relación); así mismo pueden elaborarse modelos de datos funcionales. Las entidades se agrupan por afinidad con el fin de definir Bases de Datos operativas y derivadas que conformarán la arquitectura de datos de la organización. o La Arquitectura de Sistemas de Información: De la arquitectura de procesos se identifican los procesos sujetos de soporte con tecnologías de la información y se derivan sistemas y subsistemas de información. Los sistemas de información deben ser priorizados teniendo en cuenta su contribución al cumplimiento de las estrategias empresariales y el beneficio que reportarán a la organización, consiguiéndose una cartera de proyectos de sistemas de información estratégicos.

Arquitectura Tecnológica Está compuesta por el software, hardware y redes de comunicaciones que soportarán a los sistemas de información

y bases de datos definidos en las arquitecturas

correspondientes. Se debe realizar un planeamiento de la capacidad considerando la carga actual y lo considerado en la arquitectura de información. El planeamiento estará orientado a colocar la información en el lugar que se necesita para la persona que la necesita en la oportunidad y calidad debida y sugerir las características de una arquitectura centralizada, distribuida o híbrida así como la cantidad y capacidad de Tema: Planeamiento Estratégico de Tecnologías de Información

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equipos, servidores y redes de comunicaciones. Algunos procesos serán soportados por automatización de procesos, Internet, comercio electrónico y sistemas organizacionales. Finalmente se elaboran planes de trabajo de corto, mediano y largo plazo aplicándose metodologías adecuadas de estimación de tiempos y del recurso de personal. Así mismo se incluyen los proyectos relacionados a la adquisición de software y hardware. Se elabora un calendario de proyectos con una planificación lo más detallada posible de los más inmediatos. Además, se propone una sistemática para mantener actualizado el PETI para incluir en él todos los cambios necesarios, garantizando su adecuado cumplimiento.

e-Government El desarrollo de Internet permite que el gobierno esté más cerca de la gente haciéndose más eficiente reduciendo los plazos y costos necesarios para que los ciudadanos y las empresas cumplan con las normas y regulaciones que dicta el proceso administrativo. Gobierno Electrónico implica el uso de TICs (y particularmente Internet) para proveer servicios públicos de forma más eficiente, conveniente, rentable y orientada al ciudadano. En nuestro país se deben además usar otros canales como la Telefonía y el Correo Postal para llegar a aquellos rincones donde no llega Internet. La estrategia de gobierno electrónico busca posicionar al ciudadano como centro de gravedad del proceso administrativo en el sector público. Si en el pasado, el ciudadano, o la empresa privada constituían sólo una parte del proceso, bajo la óptica de gobierno electrónico se transforman en el centro en torno al cual se debe redefinir el proceso administrativo. Para aplicar este principio es necesario difundir una nueva visión, un cambio de estado mental en lo que respecta a la relación ciudadano-servidor público, donde se haga énfasis en el principio fundamental de que estamos al servicio del ciudadano y su bienestar. La gestión pública debería ser medida en su eficiencia bajo pautas similares a las del Sector Privado: • Calidad de servicio y satisfacción del cliente • Optimización de costos • Simplificación de procesos Tema: Planeamiento Estratégico de Tecnologías de Información

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• Ubicuidad (estar cerca del ciudadano) A la fecha el ciudadano, al hacer un trámite que involucre a más de una institución pública o privada se transforma en un mensajero. Los procesos Interinstitucionales deberían resolver esto mediante mecanismos internos de trabajo.

Intranet del Estado La interconexión física y lógica de las diversas instituciones es la base sobre la cual se deben publicar las aplicaciones interinstitucionales. Estos mecanismos de comunicación, gestión e información, al ser administrados desde un repositorio central uniformizan la gestión y reducen los costos bajo principios de economía de escala. Aspectos como la Seguridad Física y Jurídica de la Información deben ser contemplados. En este sentido la infraestructura de firmas y certificados digitales cumple un rol fundamental.

Workflows Las herramientas TIC son los canales ideales de comunicación para optimizar la gestión pública. Herramientas como los Workflows permiten optimizar la Gestión Pública y hacerla transparente: o Estos mecanismos aplican a todos los tipos de trámites administrativos o Los workflows tienen preprogramadas las rutas y las derivaciones a las que podría ser sujeto el trámite administrativo o Contienen mecanismos de alarma que eviten el “embalse” de trámites y detecten “cuellos de botella” o Promueven la transparencia de la gestión al permitir registrar todos los incidentes y los agentes involucrados en el proceso. Estos mecanismos permiten implementar auditorias en vivo por los sectores correspondientes evitando la posibilidad de corrupción.

Integración con el Sector Privado Los sectores público y privado son interdependientes por lo que deben generar dinámicas de beneficio mutuo. Iniciativas como portales de compra deben enlazar la demanda estatal con la oferta privada en forma de bases de datos gremiales. Se debe premiar el Tema: Planeamiento Estratégico de Tecnologías de Información

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desarrollo local y particularmente las soluciones que cuenten con altos componentes de descentralización y desarrollo regional. Una compra en la región donde se prestará el servicio no sólo desarrolla la zona si no que además genera ahorros para el Estado en materia de fletes y gastos administrativos además de que reduce el riesgo de accidentes. Es necesario entonces considerar estrategias de e-business (estrategias digitales) dentro de las estrategias empresariales y de TI de manera de afrontar con éxito los retos del mundo tecnológico globalizado y aportar al gobierno electrónico de manera eficiente para su total implantación. Beneficios Los beneficios de un PETI incluyen: 

Posiciona a TI para hacer una "contribución" estratégica al negocio y a las principales directrices estratégicas de la compañía.



Alinea a TI con la Dirección del negocio de tres maneras:



Logra la coordinación, perseverancia y concentración de los esfuerzos de TI hacia un conjunto de metas y objetivos compartidos del negocio.



Alinea el uso y directrices de TI de cada departamento entre sí.



Alinea la TI con las necesidades de los clientes externos.



Crea consenso y compromiso con el plan porque todos los afectados o implicados -departamentos y TI -- se involucran en el proceso.



Establece una mentalidad de planeación estratégica de TI en la cultura de la organización.



Proporciona un mapa para desplegar le estrategia y alcanzar el éxito.



Crea una dinámica que impulsa la implementación del plan y la realización del valor esperado de TI.

¿Por

qué

entrenar

a

las

Organizaciones

en

Planeamiento

Estratégico? El planeamiento estratégico no es un documento, sino un proceso dinámico que involucra todas las áreas de la compañía, al igual que lo hace la Tecnología de Información.

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Las soluciones modernas de TI integran los procesos horizontalmente en las organizaciones. Estas desaparecen como entes aislados, casi independientes, como eran hasta hace poco. Ahora, se integran alrededor de las herramientas tecnológicas. El entrenamiento en el planeamiento estratégico contribuye a: 

Crear consenso y compromiso con el plan porque todos los afectados o implicados -Departamentos Funcionales y TI -- se involucran en el proceso.



Establecer una mentalidad de planeación estratégica de TI en la cultura de la organización.



Proporcionar un mapa para desarrollar la estrategia y alcanzar el éxito.



Crear una dinámica que impulsa la implementación del plan y la realización del valor esperado de TI.

Compromiso de la Alta Dirección Es fundamental que la alta dirección de la organización tome parte activa en la decisión del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información con el fin de posibilitar su éxito. La dirección debe convencer a sus colaboradores más directos de la necesidad de realización del plan; de su apoyo de forma constructiva, mentalizándose de que la ejecución del mismo requerirá la utilización de unos recursos de los cuales son responsables. La presentación del PETI y la constitución del equipo supone el arranque del proyecto y es fundamental que las más altas instancias de la organización estén implicadas en ambos, dando el apoyo necesario y aportando todo tipo de medios. Explicar el plan a las personas de la organización y a las unidades organizativas afectadas sobre las que recaerá el Plan, el apoyo de los altos directivos y la cualificación de los recursos de las distintas unidades implicadas, serán factores críticos de éxito del PETI.

Modalidad de trabajo para formular el Plan Estratégico de TI Desarrollo propio Si la organización cuenta con personas capacitadas en la metodología de planeamiento de TI y con la experiencia necesaria para desarrollar este proyecto, es posible realizar un desarrollo propio con la condición que las personas que formarán parte del equipo de Tema: Planeamiento Estratégico de Tecnologías de Información

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formulación se dediquen a tiempo completo y dedicación exclusiva esta labor. Está condición se constituye en el principal impedimento para que un desarrollo propio tenga éxito, ya que como suele suceder las personas que podrían aportar al proyecto, se encuentran ocupadas a tiempo completo por sus labores habituales, siendo muy difícil asignar sus tareas a otras personas, lo que implica que no se le brinde el tiempo y dedicación necesarias a las labores de planeamiento. Esta limitante hace muy difícil afrontar este proyecto con personal propio, especialmente en organizaciones pequeñas y medianas donde el recurso humano es generalmente escaso. Consultoría externa Una alternativa para el desarrollo del PETI es contar con el apoyo de una Consultoría externa que trabaje en conjunto con el personal de la organización en la formulación Plan. Ya sea en la modalidad de gabinete, en la cual la consultoría asume las tareas de planeamiento apoyada en el personal de la organización, o bajo la modalidad de talleres, en la cual la consultoría es un facilitador para que el personal pueda formular con éxito el PETI, la ventaja que se obtiene con una Consultoría, es que no sólo aseguran la obtención final del Plan requerido sino que también dejan al personal involucrado debidamente capacitado y entrenado para asumir las funciones de seguimiento y mantenimiento del plan, así como para futuras reformulaciones.

Pasos a seguir 

Obtención de la aprobación de la Alta Dirección para la formulación del Plan Estratégico de TI.



Elaboración de los Términos de Referencia para la contratación de una Consultoría externa.



Designación del Comité Especial para el proceso de selección de una empresa consultora especializada en estrategias de TI.



Proceso de selección de la empresa consultora



Ejecución del proyecto.

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