PLANILLA DE CALCULOS

NIVEL AVANZADO TEORIA

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Contenidos:

1- Formato de celdas 2- Diseñando una planilla: bordes y fondos 3- Formateando el texto 4- Operaciones avanzadas Promedio Máximo Mínimo 5- Referencias entre celdas y entre hojas 6- Rellenar series (autorrelleno) 7- Graficando la información 8- Organizando la información: base de datos

Este material didáctico está basado mayormente en el programa OpenOffice.org Calc, que es software libre. En los casos que se creyó necesario se han añadido comparaciones e imágenes del programa Microsoft Excel 2003 y Microsoft Excel 2010 (software propietario que para su uso requiere la adquisición de una licencia) entendiendo que muchos/as usuarios/as cuentan con él en sus computadoras y por lo tanto se justifica realizar la comparativa entre ambos programas que tienen algunas diferencias en sus respectivas interfaces.

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Es conveniente, antes de empezar a ingresar datos en una fila o columna, especificar qué tipo de dato vamos a ingresar, por ejemplo, si serán palabras, números, fechas, monedas, etc. Para “avisarle” a las celdas el tipo de datos que vamos a cargar en ellas, debemos: 1º Seleccionar la fila o columna deseada. Para ello debemos hacer clic con el mouse en la letra que identifica la columna o el número que identific a una fila. En el ejemplo, seleccionamos toda la columna C

2º Una vez seleccionada la columna, vamos a indicar qué tipo de datos vamos a cargar. En este caso, estaremos cargando “moneda” (pesos) con la posibilidad de decimales (de poner “comas” y no sólo números enteros). Entonc es, hacemos clic en el menú “Formato” y luego “Celdas”. Se abrirá una ventana similar a esta:

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En “Categoría” seleccionaremos el tipo de dato que vamos a cargar en esa fila o columna, que puede ser “Todos” (es el más amplio, pero nos conviene especificar), “Definido por el usuario” (datos que son distintos a todos los de la lista), “Número” (para números enteros o decimales), “Porcentaje” (nos agrega el signo % automáticamente detrás de cada valor), “Moneda” (es el que nosotros elegimos, nos agrega el signo $ antes de cada número), “Fecha” (en el caso de tratarse de una columna con fechas, se pueden elegir diferentes formas de presentar la fecha), “Hora” (en esa columna ingresaremos horas, minutos, segundos), “Ciencia” y “Valor lógico” (para usos más avanzados de la planilla de cálculos), “Fracción” (para escribir números fraccionados), y por último “Texto” (para escribir textos y direcciones de correo electrónico que llevan @) Una vez seleccionada la categoría, debemos elegir el “Formato” de esa categoría, por ejemplo en este caso, si queremos que aparezc a el signo $ adelante del número, si queremos que el número tenga separador de miles (el puntito), si queremos que tenga decimales (la coma), etc. Por ejemplo, estos son los diferentes formatos que puede tener la categoría “Fecha”:

3º Una vez seleccionadas las opciones, hacemos clic en el botón “Aceptar”. En Microsoft Excel 2010 encontraremos estas herramientas en la pestaña “Inicio”

Para mostrar el cuadro de diálogo “Número” debemos hacer clic en el desplegable correspondiente

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Como dijimos antes, en la planilla de cálculos trabajamos con filas y columnas. Pero para que las filas y columna “salgan” en una hoja impresa, antes debemos marcarlas, es decir, delimitar los borde s. Porque aunque nosotros/as las veamos en pantalla, no saldrán impresas si antes no hacemos los siguientes pasos: 1º seleccionamos el área a remarcar 2º Luego, vamos al menú “Formato” y luego “Celda”. Se abrirá un cuadro similar a este, y dentro del mismo, elegimos la pestaña “Bordes”

Disposición de líneas: elegimos el tipo de bordes que queremos ponerle a nuestra selección. Estilo de línea: diferentes grosores y tipos de líneas Color: el color del borde. Sombra: para agregarle a nuestra planilla una sombra, con la posibilidad de elegirle un color también.

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3º Una vez seleccionadas las opciones, “aceptamos” y ¡listo! nuestra planilla tendrá bordes:

Para poner bordes de manera más rápida, nos dirigimos a la barra de herramientas y hacemos clic sobre el ícono de “Bordes”

y se despleg ará de la siguiente manera: Luego, elegimos el tipo de izquierdo, derecho, izquierdo superior e inferior, todo el contorno más columnas, todos y ¡listo!

borde que vamos a poner: y derecho, superior, inferior, contorno, contorno más filas, los bordes. Hacemos un clic

También tenemos la posibilidad de rellenar o poner un fondo a determinadas celdas, para ello: 1º seleccionamos las celdas deseadas, en nuestro caso, las que son el “título” de las columnas. 2º hacemos clic en el menú “Formato” y luego “Celdas”. Luego, nos dirigimos a la pestaña “Fondo”.

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3º seleccionamos el color elegido y luego “aceptamos”

Para poner un fondo de manera más rápida, nos dirigimos a la barra de herramientas y cliqueamos sobre el ícono de “Fondo ”. A continuac ión se despleg ará la gama de colores, y en ella seleccionamos uno:

En Microsoft Excel 2010 las herramientas de bordes y relleno para nuestra planilla las encontraremos en la pestaña “Inicio”

Para mostrar la herramienta de bordes dentro del cuadro de diálogo “Formato de celdas” podemos hacer clic en la opción “Más bordes…” del menú “Bordes”:

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Otra opción para mostrar el cuadro de diálogo “Formato de celdas” es en la pestaña “Inicio”, luego “Formato” y luego “Formato de celdas…”

Desde el cuadro de diálogo “Formato de celdas” podremos configurar los bordes de las celdas.

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Y si nos situamos en la pestaña “Relleno” del mismo cuadro podremos configurar el color y el tipo de relleno que tendrán las celdas seleccionadas.

Al igual que en el procesador de textos, en la planilla de cálculos también tenemos la posibilidad de darle formato a nuestro texto. De similar manera, seleccionamos la celda donde se encuentra el texto a modificar y luego, en la barra de herramientas, elegimos el tipo de letra y el tamaño conveniente.

También podemos ponerla en “negrita”, cursiva o subrayada, y elegir su alineación (izquierda, centro, derecha, justificada) dentro de la celda. Hasta aquí, contamos con los mismos elementos que en el procesador de textos. Pero ahora agregamos algunas herramientas más, propias de la planilla de cálculos:

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Para poder alinear el texto “verticalm ente ” dentro de la celda, tenemos estas herramientas: El primer ícono, alinea el texto con el borde superior de la celda, el segundo en el centro, el tercero, con el borde inferior. En el siguiente ejemplo, vemos el resultado:

Otra posibilidad de organizar el texto dentro de la celda, es ponerlo de manera “vertical”, como en el siguiente ejemplo:

Para ello debemos: 1º seleccionar el texto que queremos “girar” 2º hacemos clic en el menú “Formato” y luego “Celda” y luego en la pestaña “Alineació n”. Se abrirá una ventana similar a la siguiente:

En “Direcció n de escritura”, jugamos con el reloj para elegir cómo posicionar nuestro texto. En nuestro ejemplo, el texto giró en 90º. 3º Aceptamos la modificación y listo.

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En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas necesarias para darle formato al texto en la pestaña “Inicio”

Para mostrar el cuadro de diálogo “Fuente” debemos hacer clic en el desplegable correspondiente

Lo mismo deberemos hacer para abrir el cuadro de diálogo “Alineación”

En la planilla de cálculos es mucho más simple realizar operaciones que hacerlas “a mano” nos demandarían demasiadas cuentas y pasos. A continuación, veremos algunas de ellas:

 Prome dio: Pongamos un ejemplo: Los chicos y las chicas de la escuela y del barrio organizaron una Peña para recaudar fondos. Para ello, salieron a repartir “volantes”. Nos interesa saber, “en promedio” cuántos volantes repartió cada persona. Recordemos, un promedio lo calculamos sumando todos los volantes: Javier, 124; Pedro, 128; Marisa, 122; etc. y luego dividimos ese resultado por las 11 personas que participaron.

Entonces, un promedio lo calculamos de la siguiente manera:

=PROME DIO(B1:B11) Página 10

 Máximo

y mínimo: Sigamos con el mismo ejemplo: Imaginemos que nos interesa conocer cuál fue la mayor cantidad de volantes repartidos y cuál fue la menor. Para ello utilizaremos las funciones de máximo y mínimo. Estas funciones establecen, dentro de una lista de números, cuál es el valor más alto (máximo) y cuál es el valor menor de todos (mínimo).

Entonces, para saber el número más alto de una lista:

=MÁX(B1:B11)

Y para conocer el número más bajo de la lista: =MÍN(B1:B11)

En Microsoft Excel 2010, las fórmulas MÍN y MÁX (con acento obligatorio en OpenOffice.org Calc) pueden reemplazarse por MIN y MAX (sin acento)

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Referencias entre celdas Como hemos visto en la cartilla básica, es posible “copiar y pegar” una misma fórmula, y que la misma se “adapte” a la nueva fila o columna, por ejemplo:

Al resolver la primer fila (B2*C2), podemos “copiar y pegar” la fórmula y la misma se irá adaptando a las otras filas (B3*c3, B4*C4, etc.) Esto es posible gracias a lo que podemos llamar referencia relativa de las celdas. Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualizar las posiciones. Así, en la fila 3 cambiaran las referencias de la fórmula, lo propio sucederá para la fila 4, la 5, etc. y así sucesivamente. En cambio, si quisiéramos copiar una fórmula sin que esta se actualice a la nueva fila o columna donde la trasladamos, debemos utilizar las referencias absolutas de celda. Vamos a un ejemplo:

En este ejemplo, queremos multiplicar cada una de las entradas vendidas por un único valor: el que se encuentra en la celda B13. Para ello debemos “fijar” la celda B13 mediante la utilización del signo $, que pondremos de la siguiente manera: $B$13. Así, cuando “copiamos y pegamos” la fórmula en las filas de abajo, la referencia de B13 se mantendrá absoluta, no así las referencias B2, B3, B4, B5, etc. que sí se irán actualizando a la fila correspondiente. Página 12

 Copiar

el núme ro de una celda pero no la fórmula

Hemos visto el procedimiento de “copiar y pegar” datos entre celdas y aprendimos que, en el caso de las celdas que contienen fórmulas, lo que copiaremos son las fórmulas y no el valor o el resultado de la fórmula (es decir, el número). Si deseáramos copiar el resultado de una fórmula que esta en una celda pero no la fórmula en sí, el procedimiento es distinto. Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son: Marcamos la celda que deseamos copiar. Pulsamos Editar y Copiar Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Seleccionamos Editar y Pegado Especial. En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Númer os.

Y por último hacemos clic en “Aceptar” El resultado que obtendremos es que copiamos un número (por ejemplo, 4,12; 275, 48.023) y no una fórmula.

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En Microsoft Excel 2010 encontraremos la herramienta de pegado especial en la pestaña “Inicio”, luego “Pegar” y luego “Pegado especial”

Se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente donde podremos elegir las opciones de pegado

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Referencias entre hojas Otra funcionalidad muy interesante de las referenc ias es la posibilidad de escribir referencias a c eldas que se encuentran en otras hojas del mismo libro.

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2

Esta referencia está diciendo que tomes la celda A2 de la hoja Hoja2.

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Febrero'!A2

(habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' ')

Las referencias entre hojas son muy útiles a la hora de resolver operaciones con datos que se encuentran en diferentes hojas de un mismo libro. Por ejemplo, supongamos que hay un libro con las cuentas mes a mes, de la cooperadora de la escuela. Al final de cada trimestre queremos sumar todas las entradas y restar todos los gastos para conocer nuestras ganancias. Tendríamos algo como lo siguiente:

Hoja „Enero‟

Hoja „Febrero‟

Hoja „Marzo‟ Página 15

En la hoja “1º trimestre”, entonces, debemos sumar las siguientes celdas de “Entradas de dinero”: de Enero, B2; de Febrero, B2; de Marzo, B2. Para sumar los “Gastos”, la celda B3 de las hojas Enero, Febrero y Marzo. Nuestra fórmula con referencias entre hojas nos deberá quedar de la siguiente manera:

La planilla de cálculos es capaz de entender ciertas entradas de texto o número como comienzos de una serie, con lo cual se podrá, de forma rápida, rellenar un rango con una serie escribiendo únicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un llenado rápido es: 1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie. En el ejemplo de abajo, la celda A1 con el número 10. 2. Seleccionamos la columna hasta la fila que deseamos rellenar. Por ejemplo:

3. Luego tendremos que hacer clic en Editar,

luego en Rellenar y por último en Serie.

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Se abrirá una ventana como la siguiente:

La serie se repetirá a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesaria para completar las celdas seleccionadas.

Rellenando otros datos ¿Qué sucede cuando queremos rellenar con otro tipo de datos, por ejemplo, fechas, meses, etc.? Por ejemplo si en una celda tenemos Enero en las celdas adyacentes, podremos rellenar con la secuencia de meses, Febre ro, Marzo,... Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo 22/07/68, las celdas copiadas seguirán la serie de fechas, 23/07/68 , 24/07/68 ,... Lo mismo ocurre con horas, si copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, las copiadas seguirán 11:00, 12:00,....

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Al igual que en el ejemplo anterior, tenemos que escribir el primer valor de la serie y luego elegir, en la ventana que se despliega cuando hacemos clic en Editar-Rellenar-Series, el tipo correspondiente:

Hay que tener presente que el llenado se realiza en forma ascendente si se arrastra el cuadro de llenado hacia abajo o hacia la derecha, si se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda el llenado se realiza en forma descendente.

En Microsoft Excel 2010 la herramienta Rellenar series la podremos usar de la siguiente forma: Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la selección, aparece un pequeño cuadro negro, el controlador de relleno, que nos sirve como ya hemos visto, para copiar la selección en celdas adyacentes.

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Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal, sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificará la operación normal de copiado

Otro ejemplo:

donde en las opciones de relleno se optó por “Rellenar días de la semana” y por lo tanto no fueron incluídos los días del fin de semana (sábado y domingo) como hubiese sucedido si elegíamos la opción “Rellenar días”…

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Todos los datos con los que trabajamos en la planilla de cálculos podemos graficarlos, es decir, armar diagramas que nos muestren o representen la información. Sin dudas, es una gran herramienta a la hora de presentarles nuestro trabajo a los otros, ya que de un “primer pantallazo” las personas podrán comprender nuestras cifras, sin tener que hacer lecturas complicadas o “sacar números”. Veámoslo en el siguiente ejemplo: Los chicos y chicas de la escuela decidieron vender rifas para juntar fondos. Ahora, queremos saber, “a simple vista” cuáles de las rifas fue la más vendida, si las de $0,25 o las de $1; o quizás las de $2 o $3. Para ello, realizamos un gráfico:

En nuestro ejemplo, se nota “claramente” que la rifa más vendida fue la de $1, y que luego siguió la de $0,25 y que la menos afortunada fue la de $2. Ahora bien, ¿cómo hacemos esto? Realizar un gráfico es mucho más simple de lo que te imaginás, ya que la Planilla de Cálculos nos ofrece un “asistente” que nos guiará paso a paso. Entonc es: Primer paso: una vez confeccionada la planilla que queremos representar (en nuestro caso, la planilla de las rifas), vamos a seleccionar los datos

que vamos a poner en nuestro gráfico. En este caso, el “Valor de la rifa” y la “cantidad vendida”.

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Segund o paso: hacemos clic en el menú “Insertar” y luego “Diagrama” y se abrirá el “asistente”, que es una ventana similar a esta:

En esta primera ventana deberíamos escribir cuáles son los datos que queremos graficar, pero como ya los hemos seleccionado previamente, ya estarán anotados en el “área” que correponde. Pasamos al paso “siguie nte” Tercer paso: elegimos el tipo de gráfico que deseamos, siempre pensando en “simplificar” nuestra información para que sea entendida por todos y todas y no para “complicarla” (hay gráficos que resultan demasiado complejos, que son para los/as más “expertos/as”). En nuestro ejemplo, seleccionamos el de “barras”. (Las barras, los círculos y las barras horizontales son los más conocidos por todos/as).

Es importante que esté tildada la casilla de “Mostrar los objetos del texto en la previsualización” así podemos ir viendo en la ventanita cómo va quedando nuestro gráfico. Avanzamos.

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Cuarto paso: ahora, dentro de los gráficos de barra, elegimos una “variante”, o sea, elegimos uno entre muchos tipos de gráficos de barras:

Quinto y último paso: vamos poniendo los “títulos” correspondientes a nuestro gráfico. En nuestro ejemplo, el eje horizontal (llamado X) tendrá el título de “valor de la rifa”, en cambio, el eje vertical (llamado Y) tendrá el título “cantidad vendida”. El título principal del gráfico será “Rifas de la Escuela”

Una vez terminados los pasos (ya no podemos “avanzar” más) hacemos clic en “Crear” y listo, nuestro gráfico estará insertado en la planilla de cálculos.

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En Microsoft Excel 2010 encontraremos la herramienta de Gráficos en la pestaña “Insertar” y luego podremos elegir el tipo de gráfico que nos parezca más adecuado (columnas, líneas, circular, barras, áreas, etc)

Para mostrar el cuadro de diálogo “Gráficos” debemos hacer clic en el desplegable correspondiente

Seleccionamos el tipo de gráfico y damos clic en el botón Aceptar.

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Luego podremos llevar a cabo las modificaciones que creamos necesarias desde la pestaña “Herramientas de gráficos” (que se habilita al seleccionar con un clic el gráfico)

Como dijimos anteriormente, con la planilla de cálculos no sólo podemos realizar cálculos, sino también organizar información. Supongamos que la rifa dio buenos resultados y se pudieron comprar algunos libros importantes para la Biblioteca. Muchos chicos, chicas, vecinos y vecinas se “asociaron” a la Biblioteca para poder empezar a disfrutar los nuevos libros. Entonces, ¿cómo organizamos la lista de socios y socias? ¿Por el nombre? ¿Por el número de socio/a? ¿Por la dirección?.. ¿Y si Julia quiere sacar un libro pero no se acuerda el número de socia? ¿Y si quiero saber cuántos socios y socias viven en la calle Felipe Moré para llevarles un “volante”? Para dar respuesta a estas preguntas, también podemos utilizar la planilla de cálculos como “base de datos”. NOTA: Una base de datos, entonces, no es más que una planilla que contiene información, y esa información puede ser organizada de diferentes maneras.

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En ejemplo concreto que veremos a continuac ión los socios están ordenados por su “Nº de socio/a”.

Ordenando los datos: La planilla de cálculos nos permite ordenar estos datos por cualquiera de las columnas, por ejemplo, por edad, por apellido, por nombre de la calle, etc. Para ello debemos hacer clic en el menú “Datos” y luego “Ordenar”. Se abrirá una ventana similar a la siguiente:

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En los criterios, elegimos los títulos de las columnas (Apellido, Nombre, etc.) En este caso, vamos a ordenar a los/as socios/as por edad. ¿Pero qué pasa si hay socios/as que tienen la misma edad? (Roxana Ferreyra y Rodolfo Ledesma tienen 12 años) Para ello, tenemos la segunda opción, dentro de la misma edad, ordenarlos por apellido: en el grupo de los 12 años, “F”erreyra estará antes que “L”edesma. ¿Y si dos personas tiene la misma edad y el mismo apellido? Entonces, el tercer criterio será el nombre. Veamos como queda nuestro ejemplo:

Con respecto al orden “Ascendente” o “Descendente”, tildamos las opciones que necesitemos, según si queremos ordenar los datos “de la A a la Z” (ascendente), de la Z a la A (descendente), del 1 al 100 (ascendente) o del 100 al 1 (descendente).

No debemos olvidar que antes de comenzar a ordenar los datos de nuestra planilla deberemos seleccionar una celda que esté dentro del rango de dicha planilla

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En Microsoft Excel 2010 encontraremos las herramientas necesarias para organizar una base de datos en orden alfabético en la pestaña “Inicio”, luego “Ordenar y filtrar” y luego “Ordenar de A a Z” u “Ordenar de Z a A” (orden ascendente y descendente, respectivamente)

Si necesitamos ordenar alfabéticamente teniendo en consideración varios criterios a la vez (por ej: primero por Apellido, luego por Nombre y luego por Edad) entonces elegiremos la opción “Orden personalizado” y se abrirá el cuadro de diálogo “Ordenar” para efectuar esta operación

Una vez que seleccionamos como primer nivel el órden según “Apellido” damos clic al botón “Agregar nivel” para poder elegir otro criterio de ordenamiento (en este ejemplo será “Nombre”)

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Y luego haremos lo mismo para agregar el siguiente nivel, que en este ejemplo hemos decidido que sea según el criterio “Edad”

Por último sólo nos resta presionar el botón Aceptar para concluir esta operación y nuestra planilla quedará ordenada según los criterios que hemos elegido:

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