CUARTO PASO: PROCESO DE CAMBIO.-

PASO Nº 4

Proceso de CONVERSION DE CUENTAS, a partir de las equivalencias generadas Implica: * Cambio del cuadro de cuentas del 2007 con las cuentas dadas como definitivas en las equivalencias para el 2008, con las definiciones y funcionamiento específico de cada cuenta.

* Cambio de cuentas en todas las partes de Eurowin con cuentas contables (cuentas estándar, familias de artículos, ...). * Cambio en posibles asientos realizados en 2008 con las cuentas del 2007. * Extracto de cuentas teniendo en cuenta las equivalencias.

¿Cuándo? Antes de empezar a trabajar con la contabilidad 2008, es decir, 31-12 ó 02-01. Presentación del programa de ADAPTACION a las nuevas NORMAS CO NTABLES de EUROWIN

PROCESO DE CAMBIO: ¿Para qué sirve? Este proceso sustituye solamente en el ejercicio 2008 las cuentas y descripciones del plan antiguo por las cuentas y descripciones del plan nuevo según las equivalencias creadas y validadas por el usuario en el “Asistente de cambio”. Esta sustitución de cuentas se realiza de forma automática en asientos, cuentas contables estándar, familias, … y en todas las opciones de programa donde se utilizan cuentas contables, remarcando que esta sustitución solamente se realiza en el ejercicio 2008. ¿Cuándo puedo realizarlo? Este proceso debe realizarse durante los primeros días del 2008, preferiblemente, antes de empezar a generar documentos o asientos en el ejercicio 2008.

1

Ejecución del proceso de cambio: Una vez ya se disponga de un documento definitivo con todas las equivalencias de las cuentas del 2007 al 2008 y todas ellas validadas, el usuario podrá iniciar el proceso de cambio de las cuentas según las equivalencias definidas. Para ello se deberá ir al botón “PROCESO DE CAMBIO”.

El programa nos mostrará la pantalla que se muestra a continuación para poder iniciar el proceso mediante el botón “EJECUTAR PROCESO”.

En esta pantalla el programa nos muestra tantas pantallas como módulos podamos tener instalados, además de la de Gestión. En cada una de ellas nos mostrará los ficheros afectados por el cambio de la normativa contable. Cuando el usuario ejecute el proceso de cambio, el programa irá siguiendo los pasos indicados en la parte izquierda de la pantalla: .. Comprobación de campos. .. Copia de seguridad: El proceso realiza una copia de seguridad de cada uno de los ficheros antes de realizar el proceso, de forma que si el proceso encontrara alguna incidencia en alguno de los ficheros se retrocedería de forma automática para dejarlo a inicio de este paso. .. Realizando cambios: Realizará los cambios en todas las cuentas que existen en el ejercicio 2008 con las equivalencias realizadas en el paso anterior y siguiendo todos los apartados de Eurowin que contengan cuentas (familias de artículos, cuentas estándar de contabilidad, …). .. Registrando plan contable definitivo:

2

Una vez se han sustituido las cuentas del 2008 para poder disponer de las nuevas cuentas contables y el nuevo plan de cuentas, el programa guarda estas equivalencias de cuentas en un fichero para aquellas comparativas que el programa precise realizar (por ejemplo, el extracto de cuentas multiejercicio). .. Proceso finalizado. Comprobaciones que realiza el proceso de cambio: .. Que el programa tenga creado el ejercicio 2008, con todas las tablas que se precisen para poder trabajar. .. Que todos los niveles contables del 2007, así como las cuentas, estén totalmente validados, ya sea con una propuesta de cuenta nueva para el 2008 o bien validados sin cuenta asociada, por tratarse de cuentas que desaparecen en el 2008. .. El proceso no controla que se haya validado alguna cuenta con saldo contable en 2007 y que no tengan equivalencia para el 2008, ya que se controlará en el paso siguiente que corresponde a los ajustes de saldos y apertura 2008. .. El proceso sí comprobará si una cuenta contable del 2007 que no tiene equivalencia de cuenta para el 2008 ha sido utilizada en el 2008 en algún asiento. En este caso no se podrá finalizar el proceso, de forma que nos avisará para que se proceda a corregir en los asientos del 2008 la utilización de esta cuenta. Para ello se podrá ir al ejercicio 2008 y seguir los asientos realizados con esta cuenta para analizar si se deben ir modificando asiento a asiento o si se podrá pasar el proceso de “Cambio de cuentas” en caso de que se precise modificar todos los asientos que contengan esta cuenta en el 2008. .. Se comprobará también que alguna cuenta del nivel 4 del 2008 se haya quedado sin cuenta de situación asociada.

3

QUINTO PASO: CIERRE CONTABLE 2007.-

PASO Nº 5

CIERRE CONTABLE del ejercicio 2007. Siguiendo el procedimiento de cada año: * Cierre Contable, con los asientos de Regularización de Gastos e Ingresos y el de Cierre de Activo y Pasivo.

¿Cuándo? Provisional: a principios de Enero (para arrastrar saldos). Definitivo: al cierre de la contabilidad (normalmente en Marzo).

Presentación del programa de ADAPTACION a las nuevas NORMAS CO NTABLES de EUROWIN

¿Para que sirve? El cierre contable del ejercicio es la opción por la cual se realizan de forma automática los asientos de cierre y regularización. La opción para realizar el cierre contable es la disponible dentro de EUROWIN en el menú “Cierre”. ¿Cuándo puedo realizarlo? El cierre del ejercicio se puede hacer y deshacer tantas veces como sean necesarias hasta que la empresa considere el cierre como definitivo. Por lo tanto cada empresa puede realizarlo cuando lo crea oportuno. ¿Tiene algún requisito? Esta opción no necesita haber realizado ninguna acción previa para su utilización.

4

CIERRE Y APERTURA CONTABLES Esta opción es independiente de los dos puntos anteriores (proceso de apertura y traspaso de stock) y se puede realizar tantas veces como se necesite. Se puede realizar inicialmente un cierre y apertura provisional para traspasar los saldos al año nuevo y luego volver a realizarlo cuando la contabilidad esté totalmente revisada y preparada para cerrar.

Cierre ejercicio anterior El proceso de cierre contable se encuentra en el módulo de contabilidad, menú de “Cierre”, donde seguiremos los pasos siguientes: •

Regularización de existencias Si se trata de una empresa que trabaja con mercancías y con stock, este proceso de regularización de existencias se deberá realizar forzosamente a final de ejercicio fiscal, pudiéndose haber realizado en distintos períodos dentro del ejercicio (por ejemplo, mensualmente).

Indicaremos la fecha del asiento de regularización. Nos presentará el saldo de existencias a inicio de periodo de todas las cuentas de existencias que tengamos dadas de alta y deberemos introducir el saldo a final de ejercicio. Seleccionaremos el botón Generar Asientos. Los asientos realizados son los siguientes: (Saldo inicial) Variación de existencias

a

(Saldo final)

Variación de existencias

•

Existencias

a

Existencias

(Saldo inicial) (Saldo final)

Asientos de cierre El proceso de cierre contable realizará de forma automática los asientos de cierre de grupo 6 - grupo 7 con el traspaso de saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias correspondiente (asiento de regularización) y el asiento de cierre de las cuentas de activo y pasivo

Previamente a la realización de los asientos aparecerá el mensaje siguiente que nos recomienda un cuadro general.

5

Si confirmamos esta pantalla, aparece la siguiente que recuerda que se procederá a una comprobación automática de asientos descuadrados previa al proceso de cierre.

Finalmente Eurowin presentará la pantalla de cierre, mostrando en la parte de arriba aquellas partidas que intervendrán en el cierre de las cuentas del grupo 6 y 7 (gastos e ingresos) y en la parte de abajo aquellas cuentas que intervendrán en el cierre definitivo de Activo y Pasivo. Podremos revisar cada una de las cuentas con la posibilidad de acceder a realizar un extracto contable de cada una de ellas o bien una estadística de la cuenta. También nos permitirá realizar el proceso de revisión de asientos contables y acceder además a la pantalla de asientos. Podremos seleccionar la realización del asiento de regularización solamente o sólo el de cierre o ambos a la vez, indicándonos la fecha del asiento como fecha final de ejercicio. Procederemos a Generar asiento.

6

Este proceso de cierre contable, además de realizar el asiento de cierre, también dejará todos los meses cerrados para que no se pueda realizar ningún asiento nuevo en el período cerrado contablemente.

Asiento de apertura automático La opción de asiento de apertura del año 2008 queda inutilizada des del programa Eurowin, ya que esta apertura será especial y se deberá realizar mediante el programa de adaptación de Eurowin a la nueva normativa contable.

Si a principios del año nuevo deseamos traspasar los saldos del año viejo, realizaremos todo este proceso de cierre y apertura especial 2008 (se explicará más adelante) de forma provisional y tantas veces como se precise. En el año anterior hay una opción en el módulo de Contabilidad, menú Cierre para deshacer el cierre, borrando los asientos de regularización y cierre generados automáticamente. También hay que tener en cuenta que para poder generar más asientos en el ejercicio anterior o modificar alguno existente tendremos que abrir los meses desde el menú Cierre / Cierre mensual, y desmarcar aquellos meses con los que todavía vamos a seguir trabajando hasta tener la contabilidad totalmente revisada y preparada para cerrarla definitivamente.

7

SEXTO PASO: ASIENTO DE APERTURA 2008.-

PASO Nº 6

Proceso de TRASPASO DE SALDOS del ejercicio 2007 al 2008, con el asiento de apertura 2008. Implica: * Ajustar los saldos de las cuentas 2007 a las cuentas 2008. * Un saldo se podrá traspasar a una sola cuenta o más de una. * Comprobación que la totalidad de ajustes positivos y negativos sean cero. * Se generará el asiento de apertura 2008. * El proceso se podrá repetir las veces que se precise.

¿Cuándo? Provisional: a principios de Enero (para arrastrar saldos). Definitivo: al cierre de la contabilidad (normalmente en Marzo). Presentación del programa de ADAPTACION a las nuevas NORMAS CO NTABLES de EUROWIN

DOS PASOS EN EL ASIENTO DE APERTURA 2008: 1. AJUSTE DE SALDOS ¿Para que sirve? Este apartado permite ajustar los saldos de las cuentas contables del 2007 con las nuevas cuentas contables del 2008 indicadas en las equivalencias, así como repartir algunos saldos con más de una cuenta o modificar o añadir algunas de ellas, para posteriormente poder generar el asiento de apertura en el 2008. ¿Cuándo puedo realizarlo? Los saldos se podrán ajustar cuando se precise realizar un asiento de apertura, que podrá ser provisional en un primer momento y cuando se realice el cierre definitivo de la contabilidad del 2007, se podrá modificar el ajuste de saldos para modificar el asiento de apertura y que quede como definitivo. ¿Tiene algún requisito? Esta opción necesita haber realizado previamente el cierre del ejercicio 2007, así como haber ejecutado el proceso de cambio. 2. GENERACION ASIENTO APERTURA 2008 ¿Para que sirve? Mediante un botón se podrá generar el asiento de apertura del 2008 a partir de los saldos traspasados mediante el proceso anterior de ajustes de saldos.

8

¿Cuándo puedo realizarlo? Cuando se precise realizar un asiento de apertura, que podrá ser provisional en un primer momento, y cuando se realice el cierre definitivo de la contabilidad del 2007 se podrá modificar el ajuste de saldos para modificar el asiento de apertura y que quede como definitivo. ¿Tiene algún requisito? No tener ninguna diferencia de saldos entre los del año 2007 y el del 2008. Accedemos al apartado de “Apertura contable 2008”:

La pantalla que aparecerá al seleccionar esta opción es la siguiente:

Este proceso de ajuste de saldos se ejecutará a partir de las equivalencias definidas en el documento por el que se ha realizado el proceso de cambio y que se indica en esta pantalla en la parte superior. En este ejemplo es el documento PYMES-1611. Además en esta pantalla aparece el nombre de la empresa por la que se realizarán los ajustes de cuentas para realizar el asiento de apertura 2008 (en la pantalla de ejemplo “Eurowin Sql”). Si una empresa dispone de varias empresas fiscales introducidas en la gestión de Eurowin, el programa permitirá pasar el proceso de apertura a cada una de las empresas partiendo del mismo documento de equivalencias. El grid de la pantalla se estructura por columnas con la siguiente información: .. Número y nombre de la cuenta 2007. .. Saldo final de estas cuentas para el ejercicio 2007. .. Número y nombre de la cuenta 2008. .. Saldo inicial de estas cuentas 2008, para el asiento de apertura 2008.

9

.. Diferencia entre el saldo final 2007 y el inicial 2008. Esta columna deberá quedar a cero para poder generar el asiento de apertura, lo que indica que todos los saldos del 2007 serán traspasados como saldos iniciales del 2008. .. AA = Asiento de apertura: Indica si existe algún asiento de apertura ya creado, de forma que aparecerá con las marcas siguientes: . En blanco: no existe esta cuenta en el asiento de apertura. . Marca visto en color verde (V): indica que esta cuenta aparece en el asiento de apertura que existe y con el mismo saldo. . Marca aspa en color rojo (X): indica que esta cuenta aparece en el asiento de apertura que existe, pero con saldo diferente, o bien la cuenta ni existe todavía en el asiento de apertura existente. .. Observaciones, que permitirán explicar al usuario el motivo de tales ajustes. Estas observaciones se imprimirán también para el documento de conciliación necesario para la memoria. .. Aviso: En esta columna el programa propone ciertos avisos en determinadas cuentas de cómo se debe ajustar el saldo; básicamente en las cuentas que desaparecen en el 2008 o bien que a partir de una cuenta 2007 se puede repartir su saldo en varias cuentas 2008.

El programa muestra los totales para cada una de las columnas de saldos.

Para facilitar el trabajo al usuario del programa, se podrá filtrar los datos de todas las cuentas que aparecen en la pantalla por dos apartados: 1.- Sólo diferencias de saldo: El programa mostrará sólo aquellas líneas que tengan una diferencia entre saldo 2007 y 2008, es decir, las cuentas que todavía les faltan ajustar saldo. 2.- Sólo cuentas no asignadas: El programa mostrará sólo las cuentas que no tengan indicada una cuenta en la columna “Cuentas 2008”.

Mediante este botón el usuario podrá copiar todos los saldos de la columna 2007 a la columna 2008, de forma aquellas cuentas cuyos saldos se traspasan automáticamente a la cuenta definida como equivalente ya quedarán con diferencia de saldo a cero. El contable deberá revisar más detenidamente aquellas que muestren un aviso en la columna de aviso, de forma que si precisa repartir un saldo 2007 en más de una cuenta para el 2008 podrá INSERTAR una línea más y añadir manualmente una nueva cuenta 2008 con su parte de saldo que se precise. Igual que se puede INSERTAR nuevas líneas, también se pueden BORRAR líneas, aunque siempre serán de las que se hayan insertado. No se podrán borrar las líneas originales que disponen del saldo 2007.

10

Este botón adquiere sentido cuando el proceso ya se repite por segunda vez o más y el usuario ha estado trabajando en el 2007 con cuentas nuevas que anteriormente no aparecían en el proceso de cambio inicial. Con este botón el usuario podrá rellenar la columna de las cuentas 2008 para aquellas líneas de cuentas 2007 que, en la generación del primer asiento de apertura, no estaban y al pasar el proceso por segunda vez o más aparecen debido a que se han realizado movimientos en el 2007 con cuentas creadas de nuevo en el 2007. La columna de cuentas 2008 se rellenará con las cuentas definidas en la plantilla base de las equivalencias. En todo momento, el usuario podrá GUARDAR los movimientos realizados en esta pantalla. El grid de la pantalla aparece con diferentes colores en función del estado de las líneas. Para ello existe el botón de ayuda que identifica cada uno de los colores.

.. COLOR BLANCO: Línea sin ninguna incidencia. .. COLOR ROSA: Línea con alguna incidencia, ya sea que no tiene indicada la cuenta 2008 o bien el saldo para el 2008. .. COLOR AMARILLO: Línea con alguna diferencia entre los saldos 2007 y 2008. .. DOBLE CLICK SOBRE UNA LINEA: Copia el saldo 2007 a la columna 2008. .. TITULOS DE LAS COLUMNAS: Se muestra la función de cada columna.

Para poder realizar el asiento de apertura en la gestión contable de Eurowin del 2008 el programa controlará:

11

.. Que exista el asiento de cierre en la gestión contable del 2007. .. Que se haya pasado el proceso de cambio de cuentas. .. Que no existan diferencias entre los saldos 2007 y 2008. ¿ SE PUEDE GENERAR EL ASIENTO DE APERTURA EN VARIAS OCASIONES? Sí se podrá hacer, para recoger movimientos generados en el 2007 durante el transcurso de principios 2008. Este asiento de apertura se podrá generar de forma provisional, para disponer de un traspaso de saldos provisional, aunque todavía se realicen movimientos en el 2007. Y posteriormente se generará el asiento definitivo de apertura. Cuando se proceda a DESHACER EL CIERRE y volver a ejecutar el CIERRE 2007, se deberá generar de nuevo todo el proceso de equivalencias con todos los pasos: . Asistente de cambio, para enlazar las nuevas cuentas 2007 que puedan aparecer debido a la generación de asientos en el 2007. . Proceso de cambio. . Proceso de apertura con el ajuste de saldos de estas nuevas cuentas.

12

OTROS APARTADOS DEL PROGRAMA DE ADAPTACION A TENER EN CUENTA

A TENER EN CUENTA SOBRE EL PROCESO DE ADAPTACION DE EUROWIN A NUEVO PGC: * Copias de seguridad: como cualquier otro módulo. * Sistema de Actualización: automática desde Internet. Se comprobará cada vez que se entre al programa de adaptación.

Jornada de presentación del programa de ADAPTACIO N a las nuevas NORMAS CONTABLES de EUROWIN

CONTROL DE LOS ACCESOS:

Al entrar al programa de adaptación nos pedirá el usuario de Eurowin que esté entrando, de forma que podrá acceder o no a determinadas partes del programa según se haya definido los permisos de este usuario en el apartado de HERRAMIENTAS.

13

En la pantalla de HERRAMIENTAS se dispondrá de las diferentes opciones del programa de adaptación para dar acceso o no a los diferentes usuarios de Eurowin.

AYUDAS DEL FUNCIONAMIENTO: La primera pantalla que muestra el programa para el usuario que accede al programa es un asistente explicativo del funcionamiento del programa.

Si cerramos esta pantalla queda como fondo del programa (siempre que exista conexión a Internet) la web www.eurowin.com situada en el apartado de la información sobre las Nics, donde les mantendremos informados de cualquier noticia que se desee destacar.

14

15

TRASPASO DE STOCK Complementando al proceso de Apertura de nuevo ejercicio, Eurowin dispone de una opción en el menú de Ventas – Stock llamada Cálculo automático del stock inicial, la cual nos permite traspasar el stock final del ejercicio anterior como stock inicial del ejercicio actual. Esta opción lo que hace es generar una línea en el stock inicial para cada artículo y para cada almacén con las unidades, precio medio de compra y precio medio de stock que tienen en el stock final del ejercicio anterior. Una vez finalizado este proceso, se deberá realizar un recálculo de stocks en el nuevo ejercicio con las dos opciones que nos propone el programa por defecto, seleccionadas. A partir de este momento el stock del nuevo ejercicio ya está a punto para trabajar.

Esta opción de traspaso de stock del ejercicio anterior al nuevo ejercicio la deberemos aplicar siempre que realmente deseemos disponer del stock que existía a final del ejercicio antiguo en el nuevo ejercicio. Pero en determinadas ocasiones puede interesarnos no traspasar el stock, porqué hayamos realizado un inventario a principio de ejercicio, por ejemplo. Vamos a analizar determinados casos diferentes, en función del momento en que las empresas realizan el recuento físico de su stock.

Empresas que deciden recontar el stock antes de final de ejercicio Ejemplo: Una empresa decide inventariar su stock a 29-12. Los pasos a realizar por estas empresas serán los siguientes: Inventario de Regularización Introducir el inventario por la opción Inventario de Regularización, con fecha el mismo día del inventario. A tener en cuenta: .. La regularización queda como último movimiento del día; por lo que se deberá tener en cuenta si, en el mismo día que se recuenta el stock físico, también se vende o se compra o se hace cualquier otro movimiento que afecte a stock. Ejemplo anterior: La empresa recuenta el stock el día 29-12, durante la mañana. Y por la tarde abre las puertas de nuevo y vende. En este caso, interesa introducir el inventario de regularización en fecha 28-12, ya que las ventas de la tarde quedarán en fecha 29-12 y restarán stock al realmente recontado. .. Si un artículo se introduce en el inventario más de una vez, el programa cogerá como unidades totales de stock la suma de todas las unidades introducidas. .. Existe una opción en el inventario de regularización que nos permite dejar a cero unidades aquellos artículos no introducidos en el inventario, es decir, aquellos artículos que no hemos introducido porque no los hemos recontado, no están en existencias. Todos los artículos que no hemos introducido en el inventario de regularización el programa entiende que su stock es el correcto y no lo va a tocar. Para indicar que todos los artículos que no se han introducido no tienen stock lo haremos mediante el botón Añadir artículos a 0.

16

Valoración de stock Imprimir la Valoración de stock a 31-12, el cual incluirá los movimientos de stock realizados desde el día de inventario hasta fin de año. En el ejemplo anterior: Valoración de stock a 31-12 = Stock recontado a 29-12 + movimientos de stock correspondientes a los días 30-12 y 31-12.

Traspaso de stock al nuevo ejercicio Para que la empresa disponga del stock real a 01-01 del nuevo ejercicio se deberá generar el proceso de traspaso de stock al nuevo ejercicio. Para ello nos deberemos situar en el nuevo ejercicio y acceder a la opción Cálculo de stock inicial automático (situada en el módulo de Ventas – Stock). Esta opción permite seleccionar si se desean traspasar solamente las unidades de stock y el precio medio de stock o también el precio medio de compra.

Si hemos seleccionado el precio medio de compra, el programa nos preguntará si realmente deseamos actualizar el precio medio de compra.

17

Es importante actualizar al nuevo ejercicio los precios medios, ya que en caso contrario estas unidades de stock no tendrían ningún precio de valoración.

Recálculo de stock Deberemos realizar la opción de recálculo de stock (situada en el módulo de Ventas – Stock), para que las unidades de stock inicial se reordenen como primeras unidades del ejercicio, y si existen movimientos a posteriori, el proceso dejará totalmente ordenado el stock por fechas. Para ello aparecerá la pantalla siguiente:

Podremos escoger la opción de Recálculo de stock (siempre obligatoria en este caso) y la opción de Recálculo de precio medio, si deseamos que se recalcule el precio medio de stock, de acuerdo a los diferentes movimientos de stock y precios que puedan afectar.

Empresas que deciden recontar el stock después de fin de año Ejemplo: Una empresa decide inventariar su stock a 05.01. Los pasos a realizar por estas empresas serán los siguientes: Traspaso de stock al nuevo ejercicio Para que la empresa disponga del stock real a 01-01 del nuevo ejercicio se deberá generar el proceso de traspaso de stock al nuevo ejercicio. En esta ocasión, las unidades de stock que traspasaremos serán las que teníamos acumuladas hasta fin del ejercicio anterior. Para ello nos deberemos situar en el nuevo ejercicio y acceder a la opción Cálculo de stock inicial automático (situada en el módulo de Ventas – Stock). Esta opción permite seleccionar si deseamos traspasar solamente las unidades de stock y el precio medio de stock o también el precio medio de compra.

18

Si hemos seleccionado el precio medio de compra, el programa nos preguntará si realmente deseamos actualizar el precio medio de compra.

Es importante actualizar al nuevo ejercicio los precios medios, ya que en caso contrario estas unidades de stock no tendrían ningún precio de valoración. Esta opción se recomienda hacerla el primer día del ejercicio (por ejemplo, a 02 de Enero).

Recálculo de stock Deberemos realizar la opción de recálculo de stock (situada en el módulo de Ventas – Stock) para que las unidades de stock inicial se reordenen como primeras unidades del ejercicio, y si existen movimientos a posteriori, el proceso dejará totalmente ordenado el stock por fechas. Para ello nos aparecerá la pantalla siguiente:

Podremos escoger la opción de Recálculo de stock (siempre obligatoria en este caso) y la opción de Recálculo de precio medio, si deseamos que se recalcule el precio medio de stock, de acuerdo a los diferentes movimientos de stock y precios que puedan afectar. Esta opción se recomienda hacerla el primer día del ejercicio (por ejemplo, a 02 de Enero).

Recuento físico – inventario inicial Para proceder al inventario físico de nuestro stock, podremos utilizar el listado llamado Valoración de Stock para anotar las unidades que vamos recontando; este listado

19

podremos emitirlo de la forma que deseemos: por familia, marca, … tal y como se especifica en la pantalla siguiente.

La introducción de este inventario se deberá realizar mediante la opción Inicial, indicando la fecha del día del inventario. En este caso, realizaremos un inventario inicial en vez de una regularización porqué lo que nos interesa por temas fiscales es saber el stock que tenemos a fecha 01-01 del año en cuestión. Si el recuento del stock físico lo hacemos el 15 de enero y lo introducimos al programa mediante el inventario de regularización, sabremos que a partir de ese día el stock lo tenemos correcto, pero no sabremos el stock a fecha 01 de enero. Por eso en vez de hacer un inventario de regularización tenemos que hacer un inventario inicial a fecha 15 de enero. Y lo que hará el programa es ver las compras hechas entre el día 1 y el 15 y de esta forma calculará el stock a día 01-01. En las diferentes líneas anotaremos el código de artículo y las unidades recontadas. El programa propondrá los precios medios de compra y de venta. Existe la opción de Localización de Artículos para buscar un artículo entre todos los artículos introducidos.

20

Cabe destacar que el inventario se podrá introducir en fechas posteriores y diferentes al día que se realizó, pero indicando siempre la fecha del día en que se realizó el inventario. Si un artículo se introduce en el mismo inventario más de una vez, el programa sumará las unidades. Aquellos artículos que no introducimos en el stock inicial, no ven afectado su stock. La introducción de las unidades mediante esta opción y, una vez realizada la opción de Recálculo de stock, nos permitirá retroceder las unidades y calcularlas a fecha 01 de Enero. Se pueden tener diferentes stocks iniciales, pero prevalece sobre todos el que tienen mayor fecha. Ejemplo anterior: Recontamos un artículo físicamente y disponemos de 10 unidades el día 05-01. Entre el período 01-01 y 05-01 han existido movimientos de compras (por 4 unidades) y ventas de este artículo (por 6 unidades). El inventario inicial lo deberemos introducir en fecha 05-01 y el programa trasladará las unidades correspondientes a 01-01: Inventario físico a 05-01: - Compras de 01-01 a 05-01: +Ventas de 01-01 a 05-01: Stock a 01-01

10 unidades. 4 unidades. 6 unidades 12 unidades

Recálculo de stock Deberemos realizar la opción de recálculo de stock (situada en el módulo de Ventas, submenú de Stock), para que las unidades de stock inicial se reordenen como primeras unidades del ejercicio, y si existen movimientos a posteriori, el proceso dejará totalmente ordenado el stock por fechas. Con este proceso conseguiremos calcular el stock a 01-01.

Listado de valoración de stock Para imprimir el listado del inventario de stock a 01-01, elegiremos la opción Valoración de Stock (en el menú de Ventas, submenú de Stock).

21

RESUMEN

¿Cuando se aconseja utilizar?

INVENTARIO REGULARIZACIÓN

INVENTARIO INICIAL

Si hacemos el inventario antes de 31-12

Si hacemos el inventario después de 31-12

¿Se reconoce como último movimiento del día? ¿Se acumulan las unidades del mismo artículo introducido más de una vez? ¿Añade los artículos no introducidos como stock a cero?

SI

SI

SI

SI

NO Hay que introducirlos en la regularización con unidades = 0

¿Retrocede el stock a fecha 01-01?

NO

NO Hay que introducirlos en el inventario con unidades = 0 SI

Regularización de stock con series El proceso de regularización de stock de artículos serializados es distinto a la regularización de artículos que no trabajan con número de serie ya que no damos de alta o de baja unidades sino que damos de alta o de baja series concretas. El proceso a seguir ante un inventario de series será el siguiente: a) Baja de series: Para dar de baja series que tenemos en stock, tenemos dos opciones: -

Situarnos en la ficha de la serie y pulsar el botón Stock, con lo que la serie quedará de baja. Si estamos realizando un inventario de series, disponemos de la opción de Regularización de Series. Indicando el artículo que estamos regularizando, el programa mostrará un listado con todas las series que constan de alta, las series que marquemos serán las que queden de alta en stock (podremos utilizar el lector de código de barras para tal fin), las que no queden marcadas, quedarán de baja.

b) Alta de series: Las únicas formas dar de alta números de serie en Eurowin será mediante un albarán de compra, un albarán de depósito o en una orden de trabajo. Si en un inventario se encuentran series que no tenemos en nuestro stock, podremos darlas de alta entrándolas en un albarán de compra en el cual el proveedor sea la propia empresa. c) Alta de series de baja: Otra situación en la que nos podemos encontrar es que deseemos dar de alta series que habíamos dado de baja (por ejemplo en un inventario anterior). En este caso tenemos dos opciones: -

Situarnos en la ficha de la serie y pulsar el botón Stock, con lo que la serie volverá a quedar disponible.

22

-

Mediante la regularización, si insertamos una serie (que hayamos comprado anteriormente), la podremos insertar en la regularización de series y marcarla, con lo que la serie volverá a quedar de alta. Botón Stock de la ficha de la serie Alta de series de Baja Regularización de series

ALTA DE SERIES Alta de series que no existen

Albarán de compra

INVENTARIO DE SERIES

Botón Stock de la ficha de la serie BAJA DE SERIES Regularización de series

NOTA: Aquellas empresas que trabajan con ejercicio partido, el ejercicio 2007 corresponderá a su ejercicio actual y el 2008 al nuevo ejercicio, por lo tanto, cuando se hace referencia a finales del 2007 supone, para estas empresas, finales de su ejercicio.

23