INFORMATIVO 6 Versión 2

RECOMENDACIONES PARA CONFORMAR LOTES O BATCHES EN UNA EMPACADORA

SOLUCIONES DE RASTREABILIDAD AGROPECUARIA (SORA)

RECOMENDACIONES PARA CONFORMAR LOTES O BATCHS EN UNA EMPACADORA El sistema de rastreabilidad a nivel de empacadores-exportadores debe contar con una serie de instrumentos de colección de información, creación de registros y conservación de reportes que permita primero, el rastreo hacia delante y hacia atrás del producto y sus procesos en cualquiera de sus etapas a lo largo de la cadena y segundo, la disponibilidad de información para auditorías externas de cumplimiento, ya sea como resultado de eventuales retiradas de productos del mercado o cualquier investigación que emane situaciones de seguridad del producto en el mercado. Un eje fundamental para mantener la rastreabilidad en las empacadoras es la formulación de un sistema de lote o batch que permita el rastreo de productos que son empacados en unidades de consumo, unidades comerciales y unidades logísticas. Un lote o batch es un conjunto de unidades de venta de productos que se han procesado y envasado en condiciones uniformes y homogéneas. Un lote o batch representa una agrupación definida de artículos producidos o procesados a través de la misma serie de operaciones. En el caso de una empresa empacadora-exportadora un lote de producción son los productos que se reciben de un mismo productor y/o se manipulan y se empacan bajo las mismas condiciones y circunstancias. Un número de lote es un código único asignado para representar un lote o grupo de entradas y/o salidas de productos. La empresa o individuo que genera o procesa el producto, por lo general, asigna el número. La mención de este código permite a la empacadora localizar el producto y retirarlo si se detecta algún riesgo para la salud del consumidor. Existen numerosas recomendaciones para la formulación del número de lote o batch, atendiendo a las características propias de cada empresa empacadora-exportadora, a continuación se muestran algunos:

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LOTES NUMÉRICOS:  Número de lote por fecha. Año

Mes

Día

Número de lote por fecha

13

03

20

130320

Esta codificación es recomendada para las empacadoras que realizan un solo ciclo de empaque al día, sea que solo procesan un lote por día, ya que solo abarca el año, el mes y el día en el que se procesaron y se empacaron sus productos bajos circunstancias homogéneas. La fecha detallada en el lote se organiza bajo el modelo Año-Mes-Día, con el objetivo de que solo la empresa creadora del lote tenga pleno conocimiento del significado del código de lote asignado. Cabe resaltar que los números de lotes deben siempre estar respaldados por registros a nivel de empacadora, en caso de que se requiera analizar las causas de una contingencia alimentaria.  Número de Lote Seriado. Número de Lote Seriado

13

Dígitos secuenciales 0001

13

0002

130002

13

0003

130003

Año Primer lote procesado Segundo lote procesado Tercer lote procesado

130001

Este número de lote se formula con el código del año en el que se procesan los productos, acompañado de un número secuencial que la empacadora asigna a cada lote procesado. De esta manera el primer número de lote de la empresa en el año 2013 será 130001, el segundo procesado será 130002, el tercero será 130003 y así sucesivamente, ya sea en un mismo día o días sucesivos.

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 Número de Lote por código de productor. Número de Lote por código de productor

Año

Mes

Día

Código del productor

13 13

03 03

20 20

1 2

1303201 1303202

14

06

25

6

1406256

El número de lote por código de productor abarca la fecha (bajo el modelo Año-MesDía) en la que se procesó y empacó el producto y el código suministrado por el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) a los productores asociados a su empacadora, o cualquier otro código que se utilice. Este número de lote es recomendado para las empacadoras que realizan o procesan un lote por productor en el mismo día. En el caso de que las empacadoras realicen varios lotes de un mismo productor en un mismo día, se recomienda el proceso de lotificación siguiente:

Año

Mes

Día

Código del productor

Numero seriado de lotificación por productor

Número de Lote por código de productor

13

03

20

1

01

130320101

13

03

20

2

02

130320202

14

06

25

6

01

140625601

En este caso el número de lote estará conformado por la fecha (bajo el modelo AñoMes-Día), el código suministrado por el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) a los productores asociados a su empacadora, o cualquier otro código que se utilice, y un número seriado que indique las lotificaciones realizadas de un mismo productor en un mismo día. LOTES ALFANUMÉRICOS:  Número de Lote por identificación de productor.

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Iniciales del nombre del productor

Año

Mes

Día

Número de Lote por identificación de productor

AP

13

03

20

AP130320

Este número de lote se compone de las iniciales del nombre del productor y el año, mes y día del procesamiento de los productos por parte de la empacadora. En el caso de que las empacadoras realicen varios lotes de un mismo productor en un mismo día, se recomienda el proceso de lotificación siguiente: Iniciales del nombre del productor AP AP

Numero seriado de lotificación por productor 01 02

Año

Mes

Día

Número de Lote por identificación de productor

13 13

03 03

20 20

AP01130320 AP02130320

En este caso el número de lote estará conformado por las iniciales del nombre del productor, un número seriado que indique las lotificaciones realizadas de un mismo productor en un mismo día, además de la fecha en modelo Año-Mes-Día.  Número de Lote alfanumérico seriado.

Primer lote procesado Segundo lote procesado

Año

Iniciales del nombre del productor

Dígitos secuenciales

Número de Lote por identificación de productor

13

AP

001

13AP001

13

AP

002

13AP002

Este número de lote se formula con el código del año en el que se procesan los productos, acompañado de las iniciales del nombre del productor y un número secuencial que la empacadora asigna a cada lote procesado. De esta manera el primer número de lote de la empresa en el año 2013 será 13AP001, el segundo procesado será 13AP002, el tercero será 13AP003 y así sucesivamente.

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