REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA DE LA CORPORACIÓN ARROCERA NACIONAL

1

CAPITULO I

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Disposiciones Generales

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Artículo 1: Se establece el presente reglamento para regular el uso y manejo de los fondos de caja chica,

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que la administración de CONARROZ tenga en operación.

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Artículo 2: Las disposiciones contenidas en este reglamento son de estricto cumplimiento por parte de la

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administración y los usuarios de los recursos de los fondos de caja chica.

7

Artículo 3: Corresponde a La Dirección Financiera Administrativa, velar por el cumplimiento de las

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disposiciones incluidas en el presente reglamento y los procedimientos establecidos para el uso y manejo de

9

los fondos de caja chica.

10

Artículo 4: La Dirección Financiera Administrativa, previa autorización de la Dirección Ejecutiva, puede

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solicitar a la Junta Directiva la apertura de un nuevo fondo de caja chica, indicando el monto y la finalidad del

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mismo.

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CAPITULO II

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Monto y Custodia de los Fondos de Caja Chica

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Artículo 5: La custodia y manejo de los fondos de caja chica estará bajo la responsabilidad del departamento

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de Tesorería en caso del fondo asignado a la oficina central y del Asistente Administrativo en caso de las

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oficinas regionales.

18

Artículo 6: En ausencia del custodio de los fondos de caja chica (Tesorero o Asistente Administrativo), por

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vacaciones, licencia, renuncia u otros, o nombramiento de un nuevo custodio, deberá practicarse por parte de

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la Admnistración Regional o de la Dirección Financiera Administrativa, un arqueo al fondo de caja chica

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dejando evidencia escrita, previa entrega del fondo al nuevo responsable.

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CAPITULO III

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Uso y Manejo de los Fondos de Caja Chica

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Artículo 7: La Dirección Financiera Admnistrativa sera quien autorice los pagos con fondos de caja chica, la

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autorización se dará mediante firma en el comprobante a cancelar, en forma previa a su pago, en caso de las

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oficinas regionales el encargado es el Administrador.

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Artículo 8: Con el Fondo de Caja Chica se podrá cubrir desembolsos relativos a la adquisición de bienes y

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servicios, con cargo a varias partidas de Servicios No Personales y Materiales y Suministros, Bienes

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Duraderos, en apego al “Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público”, y “Diccionario de Imputaciones

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del Sector Público” según el siguiente detalle:

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SERVICIOS NO PERSONALES

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6-01-01-01-

Alquiler de Edificios, Locales y Terrenos

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6-01-01-02-

Alquiler de Maquinaria, Equipo y Mobiliario

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1

6-01-02-01-

Servicio de Agua y Alcantarillado

2

6-01-02-02-

Servicio de Energía Eléctrica

3

6-01-02-03-

Servicio de Correo

4

6-01-02-04-

Servicio de Telecomunicaciones

5

6-01-02-99-

Otros Servicios Básicos

6

6-01-03-01-

Información

7

6-01-03-02-

Publicidad y Propaganda

8

6-01-03-03-

Impresión, Encuadenación y Otros

9

6-01-04-99-

Otros Servicios de Gestión y Apoyo

10

6-01-05-01

Transporte Dentro del País

11

6-01-05-02

ViaTicos Dentro del País

12

6-01-03-04-

Transporte de Bienes

13

6-01-07-01-

Actividades de Capacitación

14

6-01-08-01-

Mantenimiento de Edificios y Locales

15

6-01-08-05-

Mantenimiento y Reparación de Equipo de Transporte

16

6-01-08-06-

Mantenimiento y Reparación de Equipo de Comunicación

17

6-01-08-07-

Mantenimiento y Reparación de Equipo y Mobiliario de Oficina

18

6-01-08-08-

Mantenimiento y Reparación de Equipo de Cómputo y Sistemas

19

6-01-99-99-

Otros Servicios No Personales

20

6-02-99-07-

Útiles y Materiales de Cocina y Comedor

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MATERIALES Y SUMINISTROS

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6-02-01-02-

Productos Farmacéuticos y Medicinales

23

6-02-02-03-

Alimentos y Bebidas

24

6-02-02-04-

Materiales y Productos Eléctricos, Telefónicos y de Cómputo

25

6-02-03-99-

Otros Materiales y Productos de Uso en la Construción

26

6-02-99-01-

Utiles y Materiales de Oficina y Cómputo

27

6-02-99-03-

Productos de Papel, Cartón e Impresos

28

6-02-99-05-

Útiles y Materiales de Limpieza

29

6-05-01-04-

Equipo y Mobiliario de Oficina

30

6-02-99-99-

Otros Útiles, Materiales y Suministros

31 32

BIENES DURADEROS 6-05-01-01

Maquinaria y Equipo para la Producción

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1

6-05-01-02

Equipo de Transporte

2

6-05-01-03

Equipo de Comunicación

3

6-05-01-04

Equipo y Mibiliario de Oficina

4

6-05-01-05

Equipo y Programas de Computo

5

6-05-01-06

Equipo de Laboratorio e Investigación

6

6-05-01-99

Maquinaria y Equipo Diverso

7 8

Articulo 9: La partida 6-01-05-01 “Transporte Dentro del País” se utilizará unicamente para el uso de taxi, en

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casos de extrema necesidad y cuando sea necesario trasladarse a un lugar donde no exista otro medio de

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transporte.

11

transporte se debe presentar una justificación con los argumentos necesarios que demuestren la

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conveniencia del medio de transporte y corresponderá hacerlo a la Dirección respectiva, quien será el

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responsable de autorización del pago.

14

Articulo 10: La partida 6-01-05-02 “Viaticos dentro del País” se utilizará unicamente para el pago de

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liquidaciones de viaticos que no superen la suma de ¢7.000,00.

16

Artículo 11: Los adelantos de fondos, para compra de bienes y servicios, solo se otorgan contra presentación

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del documento denominado “Salida de Caja Chica (original y dos copias)” firmado por el funcionario y

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debidamente refrendado y autorizado mediante firma por el Director Respectivo solicitante o Jefe Regional .

19

En todos estos casos debe consignarse nombre y firma, tanto de quien solicita como quien autoriza.

20

Artículo 12: Las liquidaciones o cancelación de compras de bienes y servicios, solo se efectuarán contra la

21

presentación de los comprobantes de pago firmados por el Administrador Regional; en caso del fondo de la

22

Oficina Central debe de firmarse por el Director correspondiente.

23

Artículo 13: Los comprobantes de pago que se presenten a liquidación, deben ser facturas originales, a

24

nombre de CONARROZ, indicar fecha y nombre del proveedor, no presentar tachaduras, roturas o

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correcciones, confeccionados con tinta y debidamente cancelados mediante sello o con leyenda en lapicero

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de “Cancelado”, firma y número de cédula del proveedor o contar con la dispensa correspondiente, o bien

27

presentar la justificación en casos especiales y un visto bueno del Administrador Regional. Además, se debe

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de indicar el código y centro presupuestario al que se cargara la erogación, y el funcionario que realiza el

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gasto, deberá presentar notas aclaratorias al dorso de la factura con su respectiva firma, lo cual debe

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ser verificado por el encargado de la caja chica.

31

Artículo 14: Los adelantos de caja chica para la compra de bienes y servicios, deberán liquidarse, a más

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tardar dos días hábiles después de la fecha del anticipo. En caso de no efectuarse la compra, el dinero

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deberá ser devuelto en el menor plazo posible, no mayor de 2 días naturales.

En el área metropolitana su uso debe restringirse al máximo.

Para utilizar este medio de

3

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA DE LA CORPORACIÓN ARROCERA NACIONAL

1

Artículo 15: Todos aquellos anticipos que no se liquiden en la forma y los términos indicados, no reconocerá

2

los gastos efectuados y el importe total del anticipo deberá ser reintegrado por el funcionario.

3

Artículo 16: Si el encargado del manejo del fondo de trabajo tramitara o recibiera liquidaciones presentadas

4

extemporáneamente, deberá gestionar la devolución del dinero o cubrir la totalidad del importe por su

5

negligencia.

6

Artículo 17: Los anticipos de caja chica no podrán ser utilizados en gastos diferentes a los que fueron

7

previamente autorizados.

8

Articulo 18: A nivel de cada Oficina Regional el Admnistrador es el responsable de realizar arqueos

9

sorpresivos a los fondos de caja chica, dejando constancia escrita de los mismos, debidamente firmado. Debe

10

de adjuntar copia de este arqueo en el reintegro siguiente a la fecha del arqueo.

11

Artículo 19: La Dirección Financiera Administrativa igualmente tiene la potestad y obligación de practicar

12

periódicamente, arqueos sorpresivos a los fondos de caja chica, dejando constancia escrita de los mismos,

13

firmada por quien lo realizó y por el custodio del fondo.

14

Artículo 20: Los faltantes de los fondos de caja chica, que se determinen en los arqueos que se efectúen,

15

deberán ser cubiertos por el encargado, con sus propios recursos en el acto, de acuerdo a las circunstancias

16

que lo originen este faltantes se podrá considerarse como falta y hacerse acreedor a las sanciones

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correspondientes establecidas en el “Codigo de Trabajo”.

18

Artículo 21: En el evento que se determine un sobrante de los fondos de caja chica en el arqueo efectuado,

19

el sobrante deberá depositarse en la cuenta corriente que la administración de CONARROZ determine para

20

tal efecto. Contabilidad realizará los asientos contables del caso.

21

CAPITULO IV

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Reintegro al Fondo

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Artículo 22: Los reintegros a los fondos de caja chica se pueden tramitar en el momento que sea necesario,

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pero ningun reintegro puede ser por una cantidad menor al 40% de la totalidad del fondo de trabajo aprobado.

25

Estos reintegros deben gestionarse con la anticipación necesaria con el fin de no desfinanciar el fondo.

26

Artículo 23: Los reintegros a los fondos de caja chica deberán efectuarse mediante el formulario “Reintegro

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de Gastos de Caja Chica (original y una copia)”, y adjuntar al mismo, todos los comprobantes originales que

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respalden los pagos, en el orden en que aparecen anotados en dicho formulario.

29

Artículo 24: Los reintegros de los fondos de caja chica serán girados a la cuenta bancaria que se haya

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destinado para tal efecto en cada oficina.

31

Artículo 25: El encargado de los fondos de caja chica será el responsable de elaborar y solicitar los

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reintegros, a La Dirección Financiera Administrativa, conforme a lo estipulado en los artículos 21, 22 y 23 del

33

presente reglamento.

34

CAPITULO V

4

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA DE LA CORPORACIÓN ARROCERA NACIONAL

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Fijación de Límites

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Artículo 26: El monto del Fondo de Caja Chica se establece en ¢ 750.000,00 (Setecientos cincuenta mil

3

colones netos) para las Oficinas Centrales, ¢500.000,00 (Quinientos mil colones netos) para cada una de

4

los oficinas regionales. Las ampliaciones o disminuciones que se realicen al mismo serán autorizadas por La

5

Junta Directiva previa solicitud del Departamento Financiero Administrativo avalada por La Dirección

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Ejecutiva.

7

Articulo 27: Del fondo de caja chica se podrá realizar adelantos hasta por un máximo del 10% del total de la

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misma (Oficinas centrales ¢75.000,00, Oficinas Regionales ¢50.000,00), y sera esclusivamente para cubrir

9

Gastos de Servicios No Personales o Materiales y Suministros, Bienes Duraderos, según se detalla en el

10

artículo octavo del presente reglamento.

11

Artículo 28: El monto máximo que podrá pagarse con recursos del fondo de caja chica por solicitud, no

12

podrá ser superior al 10% del monto total del fondo.

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CAPITULO VI

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Disposiciones Finales

15

Artículo 29: Queda prohibido realizar por medio de este fondo de caja chica gastos no contemplados en el

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presupuesto operativo de CONARROZ.

17

Artículo 30: Queda prohibido realizar por medio de este fondo, pagos por concepto de salarios, aguinaldos,

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horas extras, vacaciones, viaticos.

19

Artículo 31: Queda terminantemente prohibido el cambio de cheques a funcionarios mediante los fondos de

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caja chica.

21

Artículo 32: El presente reglamento solo podrá ser modificado por La Dirección Financiera Administrativa

22

previo aval de La Dirección Ejecutiva y aprobación de La Junta Directiva.

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CAPITULO VII

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Transitorio

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Artículo 33: Las presente actualización del reglamento fue avalada por La Dirección Ejecutiva el día 29 del

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mes de setiembre de 2009, y aprobada por la Junta Directiva el día 26 del mes de octubre del 2009,

27

mediante el acuerdo número 3.3 de la sesión número 365, rige a partir de su aprobación.

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