Agencia Regional para la Inmigración y la Cooperación Dirección de Inmigración

Subvenciones para el Apoyo al Funcionamiento de Asociaciones de Inmigrantes

Dirección de Inmigración Agencia Regional para la Inmigración y la Cooperación CONSEJERÍA DE INMIGRACIÓN Y COOPERACIÓN

Manual de Procedimiento para la Justificación Económica 2009

Comunidad de Madrid 1.- Introducción Entre los objetivos específicos de la Consejería de Inmigración y Cooperación, se encuentra el proporcionar ayuda económica a través del establecimiento de una línea de subvenciones para el apoyo al funcionamiento de Asociaciones de Inmigrantes en el ámbito de la Comunidad de Madrid. Las bases y la convocatoria para el año 2009 se regulan en la Orden 39/2009, de 20 de marzo, de la Consejería de Inmigración y Cooperación, por la que se aprueba la convocatoria de subvenciones para el apoyo al funcionamiento de Asociaciones de inmigrantes durante el año 2009. (BOCM de 08-04-2009). La convocatoria del presente año 2009 se resolvió a través de la Resolución 236/2009, de 29 de octubre, de la Gerencia de la Agencia Regional para la Inmigración y la Cooperación de la Consejería de Inmigración (BOCM nº 268 de 11-11-2009). 2.- Pago de la Subvención. El pago de la ayuda concedida tiene el carácter de anticipado. Se efectuará en un solo plazo, lo que supondrá entregas de fondos con carácter previo a la justificación. El importe de la ayuda será transferido a la cuenta indicada por la asociación durante la instrucción del expediente de solicitud.

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Comunidad de Madrid 3.-:

Justificación de los gastos.

a. Plazo para la justificación: La justificación del total de la cantidad subvencionada se deberá realizar en el plazo de tres meses desde la finalización de la actividad subvencionada y, en todo, caso con anterioridad al 30 de marzo del 2011. (Artículo 23 Orden 39/2009). b. Entrega de la documentación: La entrega de la documentación se realizará preferentemente en el Registro de la Consejería de Inmigración y Cooperación, C/ Los Madrazo, 34. c. Período subvencionable: (Artículo 20 Orden 39/2009). - El plazo de ejecución será de doce meses como máximo, debiendo iniciarse las actividades en el plazo máximo de dos meses contados a partir de la transferencia bancaria. - Dicho plazo deberá ser comunicado por escrito a la Dirección de Inmigración. - Deberá estar incluido necesariamente entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2010, no pudiendo exceder en ningún caso, por exceso o por defecto de dichas fechas. - Solamente se podrán subvencionar los gastos realizados dentro del período elegido por la entidad. - Los gastos realizados deberán ser pagados con anterioridad a la finalización del periodo de justificación. - En gastos como teléfono, luz, gas, etc, solamente se podrá subvencionar consumos referidos al período subvencionable. - En gastos como seguros de voluntarios y responsablidad. solamente se podrá subvencionar la parte referida al período subvencionable. d. Gastos que pueden ser subvencionados: (Artículo 6 Orden 39/2009). Alquileres o arrendamientos: Alquileres de los locales a nombre de la misma, normalmente en aquellos en los que la entidad desarrolla sus actividades y acciones habituales y que suele coincidir con el domicilio social. Alquiler de mobiliario, de equipos informáticos o equipos de reprografía: también es válido contrato de renting o leasing. Consumos de agua, electricidad, gas o gasóleo para calefacción, teléfono e Internet, siempre y cuando estén a nombre de la misma y referidos al período subvencionable. Material fungible de oficina: Como por ejemplo: o Material de oficina: sobres, folios, bolígrafos, grapas, fotocopias etc. o Material informático (consumibles): CD, DVD, cartuchos de tinta para impresoras, etc. Sueldos del Personal asalariado: Como, por ejemplo: o Personal fijo de la entidad (funcionamiento ordinario) o Personal eventual (funcionamiento ordinario) Página 2 de 8

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Comunidad de Madrid Seguridad Social a cargo de la entidad del personal asalariado. Gastos de Seguros: De conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la Orden 39/2009, las entidades adjudicatarias deberán haber adquirido al menos un seguro obligatorio para el personal voluntario en su caso y un seguro de responsabilidad civil por daños a terceros. No son válidos otros tipos de seguros Gastos ordinarios de transporte: hasta una cuantía máxima del 5 % de la cuantía de la subvención . Habitualmente será Abono Transporte y, solamente en casos excepcionales, facturas de taxi y gasolina para los vehículos de la entidad, junto con memoria explicativa. Para el cómputo de dichos gastos también se tendrán en cuenta los gastos de locomoción que puedan percibir los trabajadores de la entidad que estén incluidos en su nómina. Honorarios profesionales (Servicios exteriores): o Honorarios de asesoría profesional en el ámbito contable y de administración de la entidad o Honorarios de asesoría jurídica y de comunicación para la entidad Cuando el importe del gasto subvencionable supere la cuantía de 12.000 en el supuesto de suministro de bienes de equipo o prestación de servicios por empresas de consultoría o asistencia técnica, el beneficiario deberá solicitar, como mínimo, tres ofertas de diferentes proveedores, con carácter previo a la contracción del compromiso para la prestación del servicio o entrega del bien, salvo que el gasto se hubiera realizado con anterioridad a la solicitud de la subvención. e. Compatibilidad de ayudas y alteración de condiciones. (Art. 9) Está ayuda es compatible con la obtención de otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos de cualesquiera otras entidades destinadas a financiar la actividad subvencionada, las cuales habrán declarado en su solicitud. Cualquier alteración de los datos o condiciones facilitadas para la concesión de las ayudas, y en todo caso, la obtención concurrente de subvenciones concedidas por cualquier entidad pública o privada, nacional o internacional para la misma finalidad (funcionamiento), deberá ser comunicada a la Dirección de Inmigración por si pudiese dar lugar a la modificación de la ayuda otorgada. Asímismo, se respetará el desglose presupuestario por conceptos propuesto por la asociación. Se deberá comunicar a la Dirección de Inmigración cualquier circunstancia que altere o dificulte gravemente el desarrollo de la actividad subvencionada. Se necesitará autorización expresa de la citada Dirección para llevar a cabo cualquier modificación.

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Comunidad de Madrid f. Documentación para la justificación: En el momento de la justificación, la entidad subvencionada deberá presentar, de conformidad con el artículo 15 de la Orden 39/2009: I. Memoria explicativa: en la que se detalle: a. Actividades realizadas por la Asociación con expresa mención de aquellas actividades efectuadas en colaboración con los CEPI. b. Una relación clasificada de los gastos de la actividad, con identificación del acreedor y del documento, su importe, fecha de emisión y, en su caso, fecha de pago. (Se facilitan Anexos). c. La justificación de las desviaciones acaecidas respecto al presupuesto inicial siempre que hubiesen concurrido circunstancias excepcionales en las que no haya podido recabarse la autorización previa de la Dirección de Inmigración ( Artículo 9 de la Orden ) d. Cualquier otro extremo que la entidad estime oportuno poner de manifiesto para la justificación. II. La documentación exigida para acreditar cada uno de los gastos a justificar.

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Comunidad de Madrid 4.- Algunos conceptos clave: Respecto a los gastos de personal: Se justificarán con la presentación de nóminas (firmadas por el trabajador) acompañadas de la documentación acreditativa de su pago y boletines de cotización a la Seguridad Social (TC1 y TC2), debidamente sellados por la oficina recaudadora. Estos documentos se presentarán en original y fotocopia. Una vez comprobadas y cotejadas las fotocopias por el Servicio receptor de la documentación se devolverán los originales a la entidad propietaria. Por ejemplo: Si la entidad tiene contratada una secretaria como personal fijo que realiza actividades básicas de la entidad, deberá aportar la nómina de dicha trabajadora firmada por la misma y en caso de pago mediante transferencia se acompañará justificante bancario o extracto de movimientos. También deberá aportar los boletines de cotización a la Seguridad Social (TC1 y TC2), debidamente sellados por la oficina recaudadora, acompañado de justificante bancario de haber procedido a su pago o el TC1 debidamente sellado por el banco. Asimismo deberá aportarse el documento de ingreso en Hacienda de las retenciones del IRPF (Modelo 110 Trimestral y Modelo 190 de Resumen Anual) En caso de no aportarse los TC no serán subvencionables los gastos de seguridad social que figuren en la nómina. En caso de no aportarse los modelos de retenciones de IRPF, no se tendrán en cuenta las retenciones practicadas, aplicando el importe líquido de las nóminas. No serán subvencionables los recargos de mora en el pago de las cuotas de seguridad social El Resto de los gastos Se justificarán con facturas que estén relacionadas con la finalidad subvencionada, acompañadas de la acreditación del pago (obligatoria la transferencia bancaria para importes superiores a 300 ). Las facturas deberán estar expedidas a nombre de la entidad subvencionada, de acuerdo con el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. En resumen, deberán estar expedidas a nombre de la entidad, haciendo constar denominación, domicilio, NIF, concepto, unidades, coste total por unidad, coste total e IVA desglosado o incluido o, en su caso, la exención de IVA, IRPF repercutido, nº de factura, fecha de emisión, firma y sello de la empresa emisora de la factura, etc. Los documentos correspondientes se presentarán en original y fotocopia. Antes de hacer la fotocopia del documento original, éste deberá ser estampillado con el siguiente literal: Imputado (% o importe) como justifcación de gasto a la subvención de apoyo al funcionamiento Orden 39/2009 de la Consejería de Inmigración y Cooperación Una vez comprobadas y cotejadas las fotocopias se devolverán los originales a la entidad propietaria. Los documentos acreditativos del pago:

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Comunidad de Madrid En todo caso, ya se trate de gastos justificados con factura, nómina, seguridad social, etc, se requiere la aportación de los documentos acreditativos de haber realizado el pago. De acuerdo con el artículo 6.3 de la Orden, los gastos por importe superior a 300 euros deberán realizarse obligatoriamente mediante transferencia bancaria, debiendo aportarse el correspondiente comprobante bancario. Para justificar los gastos inferiores a dicha cantidad que se realicen con talón bancario o Tarjeta de crédito/débito a nombre de la Entidad se deberá aportar, junto a la factura, el respectivo comprobante de pago. (puede aportarse el apunte bancario en la cartilla, el extracto bancario, el movimiento bancario, etc) Por ejemplo: La aportación de las facturas de teléfono a nombre de la entidad, que se refieran a consumos incluidos en el período subvencionable y con aportación de su correspondiente documento acreditativo del pago. Por ejemplo: La aportación de las facturas de alquiler a nombre de la entidad con el documento acreditativo de su pago o los recibos de alquileres. En ellos deberá constar el importe del IVA y en su caso la retención del IRPF y deberá acompañarse documento de ingreso en Hacienda de las retenciones del IRPF (Modelo 115 Trimestral y Modelo 180 Resumen Anual). Por ejemplo: La aportación de la factura de la gestoría de la entidad a nombre de la entidad y con el documento acreditativo de su pago. Por ejemplo: Si se trata de un recibo de taxi, éste deberá estar debidamente cumplimentado, figurando la entidad beneficiaria y los lugares de inicio y destino del viaje, y deberá acompañarse de una memoria justificativa en la que se indique que tal gasto se ha realizado con cargo a la subvención concedida, así como el concepto al que corresponde, como por ejemplo “gasto de transporte del presidente de la entidad con motivo de la representación de la entidad en un acto institucional” o “gasto de transporte del secretario de la entidad a sede de la Consejería de Inmigración y Cooperación para la entrega de documentación”. Por ejemplo: Ticket de caja emitido por una papelería sobre la compra de bolígrafos acompañada por la memoria justificativa correspondiente. Por ejemplo: Ticket de caja de papelería sobre la realización de fotocopias acompañada por la memoria justificativa correspondiente. También tienen la consideración de documento acreditativo del pago aquellas facturas o documentos en los que figure el sello o la validación bancaria de la entidad financiera correspondiente, acreditando haber realizado el pago. Si el abono se realiza mediante talón, se acompañará, además de la copia de la matriz del cheque en la que se indique el perceptor, el correspondiente apunte bancario en la cartilla, extracto bancario, etc, que acrediten que se haya realizado el pago del cheque. Importante: El pago debe realizarse siempre con cargo a una cuenta de la entidad, no pudiendo subvencionarse pagos realizados con cargo a cuentas cuyo titular no sea la entidad, como por ejemplo a nombre del presidente de la entidad, el secretario, el tesorero, etc. Página 6 de 8

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Comunidad de Madrid El IRPF: Para proceder al pago del IRPF repercutido por la entidad deberán presentarse los correspondientes modelos de IRPF sellados o validados mecánicamente por la entidad financiera correspondiente, en concreto: En el caso de alquileres: Modelo 115 Trimestral y Modelo 180 Resumen Anual En el caso de gastos de personal: Modelo 110 Trimestral y Modelo 190 de Resumen Anual. En caso de no aportarse dichos modelos, no se procederá a subvencionar los gastos de IRPF, dado que el IRPF retenido a trabajadores o profesionales no se considera gasto sino se ha liquidado posteriormente a la Agencia Tributaria. Alquileres o arrendamientos: Alquileres de los locales a nombre de la misma, normalmente en aquellos en los que la entidad desarrolla sus actividades y acciones habituales y que suele coincidir con el domicilio social. En cualquier caso deberá aportarse contrato de alquiler del local. Dicho contrato habrá de estar a nombre de la entidad y no de una persona física. Los gastos de transporte hasta una cuantía máxima del 5 % de la cuantía de la subvención Gasolina: Deberá aportarse los ticket de caja o facturas debidamente selladas por el establecimiento y su memoria explicativa correspondiente. Abono transporte: Deberán aportarse los cupones mensuales o anuales con copia de la tarjeta a la que correspondan dichos cupones y memoria explicativa del gasto, por ejemplo “Tarjeta de abono transporte y cupones del secretario de la entidad destinados a sufragar los gastos de transporte para la realización de actividades de gestión y administrativas de la entidad” Taxi: Deberá aportarse los recibos de taxi debidamente cumplimentados, figurando la entidad beneficiaria y los lugares de inicio y destino del viaje, y deberá acompañarse de una memoria explicativa en la que se indique que tal gasto se ha realizado con cargo a la subvención concedida, así como el concepto al que corresponde, como por ejemplo “gasto de transporte del presidente de la entidad con motivo de la representación de la entidad en un acto institucional” o “gasto de transporte del secretario de la entidad a sede de la Consejería de Inmigración y Cooperación para la entrega de documentación”. Viajes: Deberá ir justificado con una detallada memoria explicativa y demás documentos adicionales (por ejemplo programación de un congreso), en particular cuando se trate de viajes realizados fuera del territorio de la Comunidad de Madrid. Deberá de tratarse de viajes que entren dentro de la actividad básica de la entidad como por ejemplo un viaje de representación a un congreso, y no de viajes independientes del funcionamiento ordinario de la entidad: por ejemplo el gasto de autobús de una excursión a Segovia. Los Honorarios profesionales (servicios exteriores): Incluye honorarios de asesoría profesional en el ámbito contable y de administración de la entidad, de asesoría jurídica y de comunicación para la entidad

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Comunidad de Madrid No serán subvencionables: •

Cualquier factura que no esté expedida a nombre de la Asociación, en particular, las facturas a nombre de personas físicas, por ejemplo del Presidente, el Secretario, Vocales, arrendador, etc.

•

Las facturas que no reflejen de manera clara y concisa el concepto y cantidad.

•

Las facturas que no estén expedidas conforme a la normativa legal vigente, por ejemplo cuando no se haya repercutido IRPF, existiendo obligación legal para ello, cuando no se incorpore el IVA o no se determine la correspondiente exención, cuando no estén correctamente aplicados los porcentajes de estos impuestos, etc.

•

Tickets que carezcan de memoria explicativa.

•

Los pagos realizados contra cuentas corrientes cuyos titulares sean personas distintas de la entidad.

•

En general, no se admitirán gastos que no se hayan contemplado en el presupuesto inicial sin que se indiquen en la memoria justificativa las desviaciones acaecidas.

•

Gastos de personal que no se justifique mediante la aportación de nóminas y seguridad social y que no realice actividades propias del funcionamiento corriente u ordinario de la entidad, como por ejemplo, profesores de talleres específicos que pueda desarrollar la entidad.

•

No serán subvencionables los consumos realizados fuera del período subvencionable.

•

No serán subvencionables los gastos de electricidad, agua, gas o teléfono que figuren a nombre del arrendador del local.

•

No se admitirán los gastos de transporte que no estén acreditados debidamente, por ejemplo: Cupones de abono transporte sin copia de la tarjeta ni memoria explicativa, Tickets de taxi que no figuren a nombre de la entidad y carezcan de memoria explicativa, etc.

•

No se aceptaran facturas de compra de bienes inventariables (Gastos de inversión), como: mesas, sillas, armarios, fotocopiadoras, ordenadores, impresoras, fax, maquinas fotográficas, etc…

•

No son objeto de subvención asociación.

•

No serán admisibles los gastos que se originen como consecuencia de la simple participación de los miembros de la asociación en las juntas directivas o consejos de dirección de las mismas.

•

No son admisibles los gastos de reserva de dominio web, mantenimiento de ordenadores y otros equipos, los gastos de publicidad y propaganda, ni los materiales de limpieza al no estar contemplados en el art. 6.

•

No se subvencionarán los gastos financieros, ni recargos de mora en pagos sujetos a plazo.

•

No serán objeto de subvención los gastos procedentes de multas o sanciones.

las gratificaciones que perciban los voluntarios sociales de la

Gastos ordinarios de transporte que excedan de la cuantía máxima del 5 % de la subvención. Página 8 de 8

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