Manual

técnico operativo

Sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios para programas sociales

Grupo de Calidad de Vida Dirección de Desarrollo Social Departamento Nacional de Planeación

Bogotá, D. C. - 2002

3

Sisbén

Dirección:

Santiago Montenegro Trujillo

Subdirección:

Alejandro Gaviria Uribe

Secretaria General:

María Fernanda Pérez Valencia

Dirección de Desarrollo Social:

Jairo Augusto Núñez Méndez

Grupo de Calidad de Vida:

Edgar Baldión Waldron

Programa Nacional de Desarrollo Humano:

Alfredo Sarmiento Gómez

Departamento Nacional de Planeación Dirección de Desarrollo Social Grupo de Calidad de Vida e Impacto de los Programas Sociales Coordinación Nacional del Sisbén Calle 26 No. 13-19 piso 5º Bogotá, D. C. Colombia Teléfono (091) 5960300 / 5663666 Ext. 2050, 2051 o 2010

© El titular del derecho patrimonial de la presente obra es el DNP en virtud del artículo 91, ley 23 de 1982. El DNP se reserva el derecho de transformación, y autorización para su reproducción y distribución

2

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

CONTENIDO Pág. I. Recolección de la información ....................................................................................

5

1. Aspectos generales ....................................................................................................

5

1.1 Operativo de recolección ....................................................................................

5

1.2 Cómo se conforma la base Sisbén ....................................................................

5

1.2.1 Encuesta masiva .....................................................................................

5

1.2.2 Actualización ...........................................................................................

5

2. Actividades preparatorias1 ........................................................................................

6

2.1 Actividades administrativas ................................................................................

6

2.1.1 Cuantificación de la población objetivo ..................................................

6

2.1.2 Determinación del personal requerido para el operativo de campo ......

9

2.1.3 Recursos financieros ...............................................................................

9

2.1.4 Cronograma de actividades ....................................................................

10

2.1.5 Pre-selección de personal para el operativo de campo .........................

10

2.1.6 Capacitación y selección de encuestadores, verificadores y supervisores ............................................................................................

10

2.1.7 Disponibilidad de espacio físico ..............................................................

11

2.1.8 Papelería – insumos ................................................................................

11

2.1.9

Disponibilidad de transporte ...................................................................

12

Difusión .................................................................................................

12

3. Operativo de campo urbano1 ....................................................................................

12

2.1.10

3.1

Operativo por barrido .........................................................................................

12

3.1.1 Demarcación cartográfica de los barrios o zonas a incluir en la encuesta 14

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

3

Sisbén

Pág. 3.1.2 Delimitación de áreas, cargas de trabajo y alistamiento del material ....

16

3.1.3 Acompañamiento por parte de la comunidad .........................................

17

3.1.4 Localización en terreno del personal y definición de rutas ....................

17

3.1.5 Aplicación de la ficha ..............................................................................

18

3.1.6 Supervisión y corrección en terreno de las fichas ..................................

18

3.1.7 Recepción de las fichas diligenciadas y formatos de fichas incompletas 19 3.1.8 Selección, aplicación y entrega de la muestra a verificar ......................

20

3.1.9 Control general del operativo ..................................................................

22

3.1.10 Aplicación de las fichas a las unidades de vivienda en niveles 1 y 2 que no quedaron incluidas en el barrido. ..............................................

22

4. Operativo rural ............................................................................................................

22

4.1 Operativo en los centros poblados ....................................................................

23

4.2 Operativo en la zona rural dispersa ...................................................................

24

II. Captura y calidad de la información ...........................................................................

25

1.1 Captura de la información y detección de inconsistencias ...............................

26

1.2 Calidad de la información recolectada ...............................................................

28

1.3 Calidad de la información digitada .....................................................................

29

1.4 Integridad de la información contenida en la base de datos ............................

30

1.5 Control permanente del nivel municipal, departamental y central ....................

30

1.6 Asesoría y asistencia técnica por parte del nivel departamental y central .......

31

1.7 Evaluación central ..............................................................................................

31

Anexo 32 Coordinador de digitación ...............................................................................................

35

Supervisor delegado departamental ...............................................................................

35

4

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

ADVERTENCIA: Los aspectos contenidos en el presente manual están dirigidos a orientar el proceso técnico operativo de la encuesta masiva o por barrido, metodología que corresponde principalmente a la Reforma del Sistema de Selección de Potenciales Beneficiarios para los Programas Sociales, “Nuevo Sisbén”, según Conpes Social 055 de noviembre de 2001. Si el municipio considera que no tiene la capacidad para realizar el operativo de recolección de la información y, por el contrario, decide contratar una empresa particular para que lo realice, ésta debe seguir los lineamientos centrales básicos contenidos en el presente manual.

I.

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

1.

ASPECTOS GENERALES

1.1

Operativo de recolección

El objetivo principal del operativo de recolección es obtener la información para conformar la base de datos Sisbén de cada uno de los municipios del país.

1.2

Cómo se conforma la base Sisbén

La base de datos del Sisbén se conforma en dos fases: a) mediante una encuesta masiva que cubra la totalidad de la población pobre existente en el municipio; b) por medio de la actualización continua de la información por demanda o requerimientos.

1.2.1 Encuesta masiva A través de ella se obtiene la información con la cual se construye el archivo inicial de potenciales beneficiarios de servicios sociales y se garantiza la inclusión en la base de datos de grupos muy pobres, aislados y no organizados que usualmente no se acercan a las instituciones del gobierno a solicitar ayuda o beneficios y que, por lo general, quedan excluidos de los servicios sociales. Se realiza encuestando a todas las unidades de vivienda y hogares existentes en un área geográfica previamente delimitada (municipio, zonas en un municipio en donde se concentra la población pobre, etc).

1.2.2 Actualización Una vez conformada la base de datos, el administrador Sisbén en el municipio es el responsable del Sistema en cuanto a su administración y actualización; dicha actualización se hace por: Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

5

Sisbén

Demanda Cuando se aplica la encuesta a solicitud de los interesados: i) porque no quedaron registrados en la base de datos y consideran que tienen derecho a estar en ella; y, ii) porque considera que los resultados de ella no reflejan su situación sociodemográfica y económica. Los cambios que se producen al interior de la familia, nacimiento de un nuevo miembro o la defunción de alguno de ellos y que antiguamente demandaban la realización de una nueva encuesta, ahora se realizan en forma automática mediante la presentación de los respectivos certificados.

2.

ACTIVIDADES PREPARATORIAS1

Para iniciar la implantación del Nuevo Sisbén es necesario realizar una serie de actividades previas a la iniciación del trabajo de campo:

2.1

Actividades administrativas

Comprenden la búsqueda y preparación de los recursos necesarios e indispensables para la programación de las actividades a desarrollar en el proceso de recolección. Para esta preparación se debe tener en cuenta:

2.1.1 Cuantificación de la población objetivo Para determinar tiempo, costos y recurso humano, el primer paso es cuantificar la “población objetivo”, con base en la información ya existente. Esta tarea la realiza el municipio con el apoyo del nivel central. En el proceso de implantación del Nuevo Sisbén, esto implica: • Determinar, con base en la información Sisbén existente, la incidencia de pobreza (niveles 1 y 2 de Sisbén). • Para aquellos municipios en que la incidencia es igual o mayor al 80% la información de referencia sobre las encuestas a efectuar corresponde a la totalidad de hogares urbanos existentes en la base. • Para municipios con incidencia inferior al 80%: i) se efectúa la selección de los barrios o zonas a encuestar en donde la incidencia de pobreza es superior al 50% y se estima el número total de hogares a encuestar en estos barrios; ii) se escogen los hogares con niveles 1 y 2 de Sisbén que no quedaron en la anterior selección. 1

6

Diagrama 1.

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

• La agregación de los resultados permite obtener el número total de hogares por municipio, base para los estimativos de personal y costos requeridos en cada uno de ellos.

Nota: para aquellos municipios que no cuenten con base Sisbén o que presenten bajos niveles de cobertura, los estimativos se realizarán con base en las proyecciones del censo de población de 1993.

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

7

Sisbén

DIAGRAMA 1

8

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

Los parámetros de rendimiento y costos estimados para las diferentes etapas y el de tiempo recomendado para cada actividad, se encuentran en el “Manual de Administración”. 2.1.2 Determinación del personal requerido para el operativo de campo La estimación del personal requerido está en función del tamaño de la población a encuestar, del número de encuestas y del tiempo máximo definido para desarrollar el operativo. De acuerdo con el número de hogares en el municipio, los requerimientos de personal para el trabajo de campo son diferentes (ver Manual de Administración). En términos generales, un equipo de trabajo de campo está conformado por: • El administrador Sisbén del municipio, quien asumirá las funciones de director del proyecto o coordinador general. • Encuestadores: cada uno de ellos, de acuerdo con la experiencia acumulada, realiza un mínimo de 15 encuestas diarias. Una vez definido el tiempo de ejecución del operativo y el número de encuestas a aplicar, se obtiene el número de encuestadores requerido. • Verificadores: reaplican la encuesta al 10% del producto de la recolección. Realizan en promedio 10 encuestas diarias. • Supervisores: uno por cada seis encuestadores. • Coordinadores de trabajo de campo: uno por cada cinco supervisores. • El anterior personal estará acompañado por un supervisor delegado departamental, quién tendrá a cargo la vigilancia y control del operativo municipal. Las funciones de cada uno de los cargos se incluyen en el anexo. La forma de estimar el personal requerido en cada una de las etapas se encuentra en el “Manual de Administración”.

2.1.3 Recursos financieros Con base en el número de encuestas a realizar en el casco urbano, en los centros poblados y en el rural disperso, y el personal requerido en cada una de las zonas, se estima el costo básico por encuesta. Una vez se descuente el personal que actualmente trabaja en el municipio como recolector, supervisor, digitador, etc; y el monto de recursos que el municipio se compromete a aportar como co-financiación para la realización del operativo, se obtiene el valor neto de la transferencia que la nación haría al municipio. Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

9

Sisbén

Si el municipio opta por la contratación de la encuesta, el incremento en el valor total del operativo, antes de los descuentos, no puede superar el 50%. Los factores de costo, la forma de estimarlos y el valor por encuesta se explicita en el “Manual de Administración”.

2.1.4 Cronograma de actividades Con base en el tiempo estimado para la realización de la encuesta y el personal contratado, el municipio debe formular un cronograma estricto de actividades a realizar, con resultados periódicos que permitan llevar a cabo el seguimiento y control al operativo por parte de las autoridades municipales, el nivel departamental (a través de los supervisores delegados departamentales) y el nivel central.

2.1.5 Pre-selección de personal para el operativo de campo Una vez establecido numéricamente el personal que va a participar en el operativo de campo, su selección y posterior contratación debe ajustarse a los siguientes criterios: • El (los) coordinador(es) de trabajo de campo debe(n) ser profesional(es) o persona(s) con amplia experiencia en las labores asociadas y conocer muy bien el municipio. Su elección corresponde al alcalde y al administrador Sisbén. • La convocatoria debe especificar: i) que se dará preferencia a personas con experiencia en la realización de encuestas o trabajo con el Sisbén, o que hayan participado en operativos de campo; ii) todas las personas deben acreditar nivel educativo igual o superior a secundaria completa (bachillerato); iii) que quienes se inscriban tengan disponibilidad de tiempo completo. • La selección de personal se hace con base en la evaluación, una vez efectuada la capacitación; quienes demuestren los mejores resultados serán designados como supervisores. • De los restantes participantes en la capacitación, los mejores se seleccionarán como verificadores y encuestadores. • Normalmente se presenta deserción en este tipo de operativos, por tanto debe mantenerse un cierto número de elegibles como reemplazo en caso de que este evento suceda.

2.1.6 Capacitación y selección de encuestadores, verificadores y supervisores Durante esta etapa se instruye al personal convocado en el manejo de los manuales para la correcta aplicación de la ficha, siguiendo las definiciones, normas y procedimientos establecidos para cada una de las variables; es recomendable entregar los manuales tres días antes de iniciar la capacitación para facilitar su comprensión y el manejo de la ficha. 10

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

La capacitación debe ser teórico-práctica con un tiempo estimado de tres días distribuidos así: • Dos (2) días de capacitación teórica y preselección de personal: en el primer día se tratan las definiciones, manejo de la ficha y se induce en la técnica de entrevista a seguir. Se hacen dos pruebas escritas con el fin de evaluar la comprensión de los conceptos. En el segundo se refuerza la capacitación teniendo en cuenta los vacíos observados en las pruebas del día anterior. Con base en los resultados (prueba examen) se lleva a cabo una preselección de personal, en la que se excluye a quienes presenten un menor rendimiento. • Medio (½) día de trabajo de campo: en la mañana del tercer día se diligencian dos fichas en terreno, con el fin de detectar en la práctica el manejo que tienen de ella y cuáles son los errores más frecuentes. • Medio día (½) día de evaluación de trabajo de campo y selección definitiva del personal: se evalúa el trabajo realizado en terreno y con base en los resultados se hace la selección definitiva del personal. Una vez definido el personal, quienes fueron seleccionados como supervisores y verificadores reciben una instrucción adicional sobre técnicas de revisión, verificación y corrección de datos errados. Es requisito indispensable para esta capacitación haber aprobado la de encuestadores.

2.1.7 Disponibilidad de espacio físico Para facilitar la capacitación, la organización, y control del trabajo de campo, se requiere de un espacio físico adecuado que contenga básicamente: • • • •

Un escritorio o similar por participante para los eventos de capacitación. Una o dos mesas grandes para realizar trabajos en grupo. Un archivador con llave para guardar toda la información en forma segura. Video proyector y computador; en su defecto, proyector de acetatos para la capacitación.

2.1.8 Papelería – insumos • Tablas de apoyo para encuestadores, supervisores y verificadores. • Esferos negros (dos a tres semanales por encuestador). • Bolsas plásticas grandes, una por cada sección de trabajo y sobres de manila, uno por cada manzana de trabajo. • Papel para impresión. • Plano cartográfico de las áreas o zonas a encuestar para el administrador Sisbén, coordinadores de trabajo de campo y supervisores. • Fichas Sisbén. Una por cada unidad de vivienda a encuestar más un 10% adicional. • Formatos de control (3). • Manuales. Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

11

Sisbén

2.1.9 Disponibilidad de transporte En caso de requerirse (tamaño de la cabecera municipal), el municipio debe asegurar la disponibilidad de transporte que le facilite a los grupos de trabajo el desplazamiento a las áreas de aplicación de la encuesta.

2.1.10 Difusión Antes de iniciar el operativo de recolección se debe realizar una campaña masiva de divulgación e información a la población por medio de folletos, cuñas radiales, reuniones con las Juntas de Acción Comunal, etc., con el propósito de facilitar el acceso a los encuestadores y motivar a la población a responder la encuesta y minimizar los rechazos o encuestas incompletas. En estas campañas se debe recordar a la ciudadanía que para la realización de la encuesta es imprescindible contar con un documento de identidad y con el carné de salud vigente de todos los miembros del hogar.

3.

OPERATIVO DE CAMPO URBANO1

Una vez surtidas las acciones descritas en las actividades preliminares, el municipio enfrenta la realización del operativo de campo. Las actividades iniciales pueden considerarse como preparatorias, pero para conservar la secuencia operativa se incluyen en este ítem. El operativo está dividido en dos etapas: i) operativo por barrido; ii) aplicación de las fichas a las unidades de vivienda en niveles 1 y 2 que no quedaron incluidas en el barrido.

3.1 Operativo por barrido • • • •· • • • • • •

1

Demarcación cartográfica de los barrios o zonas a incluir en la encuesta Delimitación de áreas, cargas de trabajo y alistamiento del material Acompañamiento por parte de la comunidad Localización en terreno del personal y definición de rutas Aplicación de la ficha Supervisión y corrección en terreno de las fichas Recepción de las fichas diligenciadas y formatos de fichas incompletas Selección, aplicación y entrega de la muestra a verificar Control general del operativo Aplicación de las fichas a las unidades de vivienda en niveles 1 y 2 que no quedaron incluidas en el barrido.

Diagrama 2.

12

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

DIAGRAMA 2

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

13

Sisbén

3.1.1 Demarcación cartográfica de los barrios o zonas a incluir en la encuesta Es responsabilidad del administrador Sisbén y del coordinador de trabajo de campo, en los municipios en que se requiera, llevar a cabo esta etapa. La cartografía es la técnica que se ocupa de la representación gráfica de un territorio, para ello elabora mapas y planos. El plano es la representación gráfica de las manzanas de una ciudad; en la recolección, los planos cumplen una función insustituible pues gracias a ellos el personal se puede ubicar adecuadamente en el terreno, por esta razón es necesario que estén actualizados, es decir, que contengan todas las manzanas, como también la nomenclatura de calles, carreras, avenidas, etc.; que tenga bien ubicados los referentes o convenciones (colegios, iglesias, puestos de policía, etc.), es importante también que las manzanas estén numeradas. La cartografía más usada es la del Dane, pero algunos municipios cuentan con cartografía propia, con actualización reciente. En uno y otro caso, antes de su utilización es necesario, con el concurso del personal que conozca en profundidad el municipio, ubicar en ella los asentamientos que no contempla esta cartografía (nuevos barrios, invasiones), estableciendo, mediante recorrido de las zonas, las manzanas o áreas a encuestar. Las delimitaciones y referentes o convenciones (símbolos que expresan parques, iglesias, etc.) de la cartografía permiten una fácil ubicación en el terreno. Para interpretarla correctamente tenga presente que sus divisiones o límites cartográficos son:

Manzana Es la división cartográfica menor establecida en las zonas urbanas. Corresponde a una área delimitada por vías, calles, carreteras, avenidas, diagonales, transversales, peatonales, caños, quebradas, ríos y accidentes geográficos. Se identifica en el plano con un número de dos dígitos dentro de un polígono que representa la manzana. Sección

Es una división cartográfica que corresponde a un número aproximado entre 9 y 20 manzanas en la parte urbana. Se identifica con un número de dos dígitos encerrado en un círculo y sus límites se indican con líneas discontinuas de trazos delgados: ---------------

Sector

Es el área cartográfica mayor que comprende varias secciones contiguas. Lo conforman uno, dos o más barrios o urbanizaciones. El sector se identifica en el plano con un número encerrado en un rectángulo. En las ciuda-

14

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

des capitales e intermedias este es de cuatro (4) dígitos. Los límites se indican con trazos gruesos de líneas interrumpidas por puntos: ._._._._._._._ Para orientarse correctamente en el plano: • Confronte el plano con el terreno y busque referentes que aparezcan tanto en ambos, por ejemplo: hospitales, parques, estaciones de policía, iglesias, avenidas. • Localice en el plano un punto fácilmente identificable como la intersección de dos calles, un colegio, una estación de policía, una iglesia; y ubique este sitio en el terreno. • Párese en un lugar desde donde pueda observar los puntos de referencia que aparecen en el plano. Cuando esté en el lugar adecuado (donde coinciden los puntos de referencia que están en el plano con los del terreno), se está correctamente ubicado. • Cuando necesite cambiar de dirección, gire el plano de tal forma que el sentido de la nueva calle coincida con el que tiene en el terreno. • Vuelva a orientar el plano cada vez que gire una esquina.

Aspectos prácticos asociados con la demarcación en cartografía de las áreas a incluir en el barrido. Además de la posible desactualización de la cartografía, es necesario considerar otra serie de factores para llevar a cabo la adecuada demarcación de áreas a encuestar: • Algunos municipios, muy pocos, cuentan con excelente cartografía, en la cual existe la delimitación de sectores, secciones, barrios y manzanas; ellos, a su vez, cuentan con bases Sisbén que incluyen estas divisiones. Para la selección de las áreas a incluir en el barrido se recomienda tomar como desagregación de referencia el barrio, ya que se considera que los niveles socioeconómicos tienden a ser más homogéneos en este tipo de desagregación. • Otros, también muy pocos, cuenta con bases Sisbén en que especifica el sector, la sección y la manzana, más no el barrio. Para ellos se recomienda tomar la sección como base de estimación de la pobreza y la demarcación en la cartografía. • En la actual base Sisbén, la mayor parte de los municipios no caracterizan el sector, sección y manzana cartográfica, por lo tanto no se puede determinar pobreza para este tipo de desagregaciones; en cambio, la mayor parte de ellos si cuenta con el nombre y código de barrio, pero estos últimos no tienen una delimitación exacta en el mapa. Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

15

Sisbén

Cuando esto ocurre, la primera tarea corresponde a la ubicación de los barrios dentro de cada una de las secciones, para después analizar los niveles de pobreza y tomar la decisión sobre su inclusión o no en la encuesta por barrido.

3.1.2 Delimitación de áreas, cargas de trabajo y alistamiento del material Al igual que en la etapa anterior, es responsabilidad del administrador Sisbén y del coordinador de trabajo de campo, en los municipios en que se requiera, llevar a cabo la delimitación de áreas, definir las cargas de trabajo y alistar el material. De acuerdo con la población potencial objetivo, el tiempo fijado para la realización del operativo y el personal disponible, el administrador Sisbén y el coordinador de trabajo de campo deben: • Establecer en orden consecutivo, partiendo de las zonas más alejadas definidas como objeto del barrido, las secciones o barrios contiguos en donde va a aplicarse la ficha. • Estimar con base en la información del Sisbén el número aproximado de hogares a encuestar en cada barrio o sección. • Asignar a cada supervisor y grupo de 6 encuestadores el área de trabajo, preferiblemente contigua, que debe cubrir en una semana. • Si la cartografía no presenta una perfecta definición de manzanas o espacios urbanos con viviendas (calles, callejones, etc), debe realizarse un recorrido previo para determinar su número. • Enumerar las manzanas o espacios habitados para asignar a cada encuestador las manzanas que debe cubrir. • Para evitar que en un mismo municipio aparezcan fichas con igual numeración es preciso, antes de iniciar la recolección de la información, adoptar medidas para que esto no ocurra: Cuando el municipio no es de gran tamaño se recomienda tomar en consideración el número total de encuestas y el número de supervisores a fin de establecer un rango determinado para cada uno de ellos, en múltiplos de mil y con la suficiente amplitud, que elimine cualquier posibilidad de traslapo. Así, por ejemplo, en un municipio en donde se van a realizar 25.000 encuestas y se cuenta con 10 supervisores, al primero de ellos se le asigna el rango del 1 al 3.000; al segundo del 3.001 al 6.000 y así sucesivamente. Cuando el municipio es grande y el operativo lo realizan diferentes empresas, debe asignarse un rango muy amplio a cada una de ellas en múltiplos de 10.000, 100.000 o un millón. 16

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

El material diario debe organizarse en bolsa plásticas identificadas en forma visible con el sector y la sección para su entrega a los supervisores. 3.1.3 Acompañamiento por parte de la comunidad El coordinador de trabajo de campo debe promover la participación de la comunidad en las zonas donde se considere que el personal encargado de la realización del operativo puede experimentar algún tipo de riesgo. Es necesario realizar acuerdos con la comunidad, en especial con las Juntas de Acción Comunal, para que con el concurso de las personas que ellas seleccionen se informe a la comunidad y acompañen a los encuestadores en la aplicación de las fichas.

3.1.4 Localización en terreno del personal y definición de rutas El coordinador de trabajo de campo, con el concurso de los supervisores, ubica la población objetivo en los planos cartográficos base, existente en el municipio, para luego trasladarse al terreno. En la definición del área de trabajo correspondiente a cada uno de los supervisores, debe evitarse al máximo partir barrios o secciones cartográficas, los límites de estas áreas deben ser perfectamente identificables; para mayor claridad, estos límites deben colorearse en el plano. Para la asignación de las áreas y la localización del personal en el terreno se debe tener en cuenta: • Las áreas de trabajo de cada día y para cada grupo, compuesto por seis encuestadores y un supervisor, se definen previamente sobre el plano cartográfico actualizado. • Las manzanas que se asignan por grupo, para cada día, deben ser contiguas a fin de facilitar la supervisión. • A cada encuestador se le debe asignar las manzanas que debe cubrir en la semana. Para evitar pérdida de tiempo deberán conocer con anterioridad el número tentativo de las manzanas que debe cubrir; así, por ejemplo, al encuestador que se le asignó la manzana No. 1, una vez la concluya, debe trasladarse a la No. 7 y posteriormente a la No. 13; el encuestador de la manzana No. 2, pasará a la No. 8 y a la No. 14 y así sucesivamente. • En caso de zonas de riesgo, si el coordinador de trabajo de campo, o en su defecto, el supervisor lo estima conveniente, pueden ubicarse dos o tres grupos en la misma área para evacuarla en el menor tiempo y en lo posible ir acompañados por representantes de la comunidad. Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

17

Sisbén

• Si en zona de barrido se llegaran a presentar manzanas o asentamientos previamente no considerados, deben desplazarse los grupos que el coordinador de trabajo de campo considere necesario para la realización de dichas encuestas. El coordinador de trabajo de campo debe verificar que todas las manzanas o núcleos habitacionales quedaron incluidos en el barrido.

3.1.5 Aplicación de la ficha Es la etapa en la cual el grupo de encuestadores, dirigidos por los supervisores y el coordinador de trabajo de campo, diligencian la ficha. Esta actividad requiere la aplicación de los conceptos relacionados con cada una de las preguntas y las normas de diligenciamiento de la ficha incluidas en el “Manual del Encuestador”. Una vez en terreno, el coordinador de trabajo de campo o el supervisor ubica los grupos en la sección cartográfica correspondiente. Posteriormente el supervisor localiza a los encuestadores en la primera manzana asignada a cada uno de ellos. Únicamente cuando el encuestador termine el diligenciamiento de toda una manzana puede trasladarse a la siguiente, igualmente asignada.

Es importante que los encuestadores adviertan a la población que es probable una segunda aplicación de la ficha al día siguiente. Las funciones específicas del encuestador y el supervisor se encuentran en los respectivos manuales. 3.1.6 Supervisión y corrección en terreno de las fichas Durante este proceso tanto el coordinador de trabajo de campo como el supervisor, están pendientes que la recolección se cumpla como es debido y deben prestar apoyo siempre que sea necesario. El supervisor debe: • Capacitar permanentemente a los encuestadores en los aspectos donde se presenten más equivocaciones. • Acompañar a cada uno de los encuestadores en la aplicación de algunas fichas, para, una vez terminada la entrevista, y si es del caso, llamar la atención sobre los aspectos que debe corregir. • Analizar permanentemente la información consignada en todas las fichas de los encuestadores a su cargo. Si la ficha presenta errores, o no está completamente diligenciada, o las respuestas no están marcadas en las casillas correspondientes,

18

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

el supervisor debe devolverlas inmediatamente para que se haga la respectiva corrección en terreno.

3.1.7 Recepción de las fichas diligenciadas y formatos de fichas incompletas La adecuada organización de las fichas garantiza su fácil manejo. Cuando el trabajo diario termine, el supervisor debe numerar y ordenar el material, y entregarlo al coordinador de trabajo de campo para proceder a la digitación. Se debe tener en cuenta: • La numeración debe hacerla el supervisor en forma consecutiva y ascendente de acuerdo con el rango de fichas que se le ha asignado. Estas fichas incluyen las completas, las incompletas, los rechazos y las correspondientes a las unidades de vivienda con personas ausentes. • Una vez numerado el material, el supervisor diligenciará el formato 1-RV “Control diario de resultado de las visitas” y lo entregará al coordinador de trabajo de campo, junto con las fichas completas y las correspondientes a los rechazos. • Al siguiente día, las fichas incompletas y las de viviendas con personas ausentes, deben regresarse a los encuestadores para su diligenciamiento total, de esta forma

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

19

Sisbén

1

2

3

se asegura que el personal esté en la zona y no tenga que realizar grandes desplazamientos para su aplicación.

3.1.8 Selección, aplicación y entrega de la muestra a verificar La verificación sólo se aplica en la zona urbana Diariamente el administrador Sisbén, o quien haga sus veces, seleccionará una muestra aleatoria del material recogido el día anterior para que se realice su verificación. Es necesario que: • A partir de un número aleatorio entre 1 y 10, el administrador Sisbén seleccione una de cada 10 fichas. Con este proceso, se asegura que todos los encuestadores 20

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

queden incluidos en la muestra. Esta selección debe llevarse a cabo antes que el material entre a digitación. • Al verificador se le entrega el formato 2-V “Control diario de verificación”, en el que se especifica el número de ficha, barrio, dirección, teléfono, nombre del informante (el informante debe ser el mismo que contestó la primera encuesta) y fecha (la misma en que se aplicó la primera ficha).

• Si el verificador no encuentra a quien suministró la información la primera vez, debe concertar una cita o dejar notificación sobre la visita para que el mencionado informante se comunique con la coordinación del Sisbén e informe cuando puede realizarse la verificación. Si el informante se niega a la revisita, la ficha debe ser anulada del sistema (de la base del Sisbén). • Si el verificador encuentra una unidad de vivienda con más de un hogar, debe aplicar la encuesta a todos los hogares. Si encuentra los habitantes de un solo hogar registre la existencia de los otros dos en la pregunta 26 y realice la encuesta al hogar que encuentra. • Una vez realizado el operativo de verificación, el verificador entrega directamente el material al administrador Sisbén o a quien haga sus veces (interventor).

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

21

Sisbén

3.1.9 Control general del operativo Es responsabilidad del administrador Sisbén y de los coordinadores de trabajo de campo llevar a cabo el seguimiento y control al desarrollo del operativo; las áreas críticas sobre las que es necesario hacer énfasis son: • Control de personal: asistencia, dedicación, puntualidad • Organización del personal en terreno • Calidad de la supervisión • Rendimientos de los grupos de trabajo • Cobertura geográfica del operativo • Recepción, organización y seguridad del material Para llevar a cabo el seguimiento diario del operativo es imprescindible que el administrador Sisbén y los coordinadores de trabajo de campo elaboren y mantengan permanentemente actualizado un tablero de control, visual o en medio magnético, en el que se consigne día a día los avances en la cobertura por manzanas, barrios o secciones. De igual forma, se debe ir marcando en la cartografía, las manzanas y zonas que se van cubriendo.

3.1.10 Aplicación de las fichas a las unidades de vivienda en niveles 1 y 2 que no quedaron incluidas en el barrido. Para obtener una cobertura total de la población pobre del municipio es necesario: • A partir de la base Sisbén determinar los hogares en niveles 1 y 2 que no quedaron incluidos en el barrido. Para ello se toma la dirección y el nombre del jefe del hogar. • Se ordenan las direcciones, a fin de cubrir la mayor parte de las zonas de asentamiento de estos hogares sin que tenga que hacerse grandes desplazamientos. • Se organizan grupos de trabajo procurando mantener la relación 6 encuestadores, 1 supervisor. Se aplica la encuesta y se siguen los mismos pasos descritos en el operativo por barrido.

4.

OPERATIVO RURAL

La zona rural presenta dos desagregaciones que ameritan tratamiento diferencial en la implantación del Nuevo Sisbén: los centros poblados y el rural disperso. 22

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

Centros poblados: son concentraciones de edificaciones correspondientes a 20 o más viviendas contiguas o con una conformación de características urbanas, es decir, manzanas, calles y carreras. Usualmente, estos centros se conocen como caseríos, corregimientos, inspecciones de policía. Rural disperso: es el área rural, generalmente dividida por veredas, de la que se excluyen los centros poblados. Corresponde a las edificaciones o viviendas que están fuera del perímetro urbano de la cabecera municipal y de los centros poblados. 4.1

Operativo en los centros poblados

El operativo en los centros poblados es similar al descrito para la parte urbana. Se diferencia en que no existe cartografía de ellos. Los aspectos principales contemplan: • Determinación del número de hogares o viviendas existentes en el centro poblado. Normalmente puede realizarse solicitando a la comunidad o sus representantes que hagan el conteo de viviendas y se envíe la información a la cabecera municipal. • Informar a la comunidad el día preciso en que va a llevarse a cabo el operativo y hacer los requerimientos de información que cada uno de los hogares debe tener disponible al momento de la encuesta: número de los documentos de identidad de los miembros del hogar, carné de afiliación a la seguridad social, fecha exacta de nacimiento de cada uno de los miembros del hogar, nivel educativo, años aprobados de cada uno de ellos, ingresos. Con esto se quiere asegurar que no se presenten fichas incompletas. • De igual forma, es importante que la comunidad o sus representantes informen sobre las condiciones de seguridad y se comprometa a respaldar el operativo. • Delimitación de áreas, cargas de trabajo y alistamiento del material. Similar a lo contemplado para la cabecera. No obstante, debe tomarse en consideración el tiempo destinado para los desplazamientos a cada uno de los centros poblados y que el operativo debe llevarse a cabo en un solo día y en un período que facilite el transporte y seguridad de los grupos de trabajo. • Localización en terreno del personal y definición de rutas. Igual al operativo urbano. • Aplicación de la ficha. Similar al operativo urbano. • Supervisión y corrección en terreno de las fichas. Igual al operativo urbano. • Recepción de las fichas diligenciadas y formatos de fichas incompletas. Igual al operativo urbano. Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

23

Sisbén

• Selección, aplicación y entrega de la muestra a verificar. No aplica en el operativo en centros poblados. • Control general del operativo.

4.2

Operativo en la zona rural dispersa

Debido a los graves problemas de orden público en gran parte de los municipios del país, y la dispersión de la población en el territorio, para obtener la información de los hogares el alcalde debe optar por una de las siguientes alternativas, o combinar las dos: a) Si considera que las condiciones de seguridad son óptimas y los encuestadores no van a experimentar riesgo alguno, se puede aplicar la encuesta por barrido, para ello se debe: • Estimar el número de hogares a encuestar y su localización en cada una de las veredas del municipio, teniendo en cuenta la información que reposa en la base actual del Sisbén. • Determinar recorridos y cargas de trabajo para cada uno de los grupos, con el concurso de expertos conocedores de la región. • La supervisión en el trabajo del rural disperso debe ser muy exigente, en la medida en que no se efectúa la verificación. • Los restantes pasos son iguales a los presentados para la zona urbana. b) Si por el contrario, existen riesgos que puedan afectar la seguridad de los encuestadores, el proceso se llevará a cabo de la siguiente manera: • Montaje de centros de recepción en la cabecera municipal en lugares cercanos a los que acuden los campesinos para realizar compras o vender sus productos (plazas de mercado), los centros poblados o en lugares a los que periódicamente van los residentes del área rural dispersa, por ejemplo, escuelas rurales o centros de salud. • Realizar una convocatoria amplia por radio, volantes, pancartas a la población residente en la zona rural dispersa para que asistan a los centros de recepción y traigan consigo el número de los documentos de identidad de todos los residentes en el hogar, carné de afiliación a la seguridad social, fechas exactas de nacimiento de cada uno de los miembros del hogar, nivel educativo, años aprobados de cada uno de ellos, ingresos. • En los días específicos en que los campesinos acuden a los lugares mencionados y de acuerdo con la afluencia estimada a ellos, en cada centro de recepción debe 24

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

estar presente uno (1) o más encuestadores y disponer de los siguientes elementos: listado de los jefes de hogar residentes en la zona rural obtenidos a partir de la base Sisbén; implementos necesarios para aplicación de la ficha, mesa y sillas. • Es recomendable que en los sitios de alto riesgo para la seguridad personal, los encuestadores sean residentes de la zona. De adoptarse esta estrategia los mismos deben ser capacitados conjuntamente con el personal urbano. El operativo para el diligenciamiento de la ficha incluye: • Verificación de la existencia del hogar beneficiario en los listados de la base Sisbén. • Diligenciamiento de la nueva ficha a aquellos hogares que aparecen inscritos en la base. • Control social por parte de representantes de la comunidad. Es importante que personas residentes en los centros poblados lleven a cabo la revisión de la nueva ficha aplicada a los hogares. En caso de duda se aplicará en el lugar de residencia. • A las personas que acudan al centro de recepción y acrediten (control social) residir en la vereda (rural disperso) y que no cuenten con carné Sisbén se les aplicará en el lugar de residencia. • En la cabecera municipal debe diseñarse un operativo para aplicar las fichas en duda y aquellas correspondientes a los hogares no existentes en la base Sisbén; éste debe llevarse a cabo preferentemente por los encuestadores de la zona. • Consignación de la información en la base Sisbén y entrega de los carnés.

II.

CAPTURA Y CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Tan importante como el operativo de campo, es la captura de la información y la verificación permanente de su calidad; de estos dos factores depende el éxito de la aplicación del Nuevo Sisbén.

La aplicación de los procesos aquí descritos no es discrecional por parte del municipio o de la empresa que éste contrate; son de estricto cumplimiento, bajo los parámetros contemplados en los diferentes manuales del Nuevo Sisbén. Para iniciar el proceso de captura, el coordinador de trabajo de campo entrega al administrador Sisbén la siguiente información: • Fichas completas obtenidas en:

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

25

Sisbén

° Operativo por barrido. ° Hogares en niveles 1 y 2 que no quedaron incluidas en el barrido. ° Los centros poblados. ° Rural disperso. • Formato de fichas incompletas, de hogares con personas ausentes, rechazos. • Fichas verificadas. Mediante la organización, supervisión y control del coordinador de digitación o, en su defecto, del administrador Sisbén y el apoyo del nivel departamental y central, se llevan a cabo los siguientes procesos (diagrama 3): • Captura de la información y detección de inconsistencias. • Calidad de la información recolectada. • Calidad de la información digitada. • Integridad de la información. • Control permanente del nivel municipal, departamental y central. • Asesoría y asistencia técnica por parte del nivel departamental y central. • Evaluación central.

1.1

Captura de la información y detección de inconsistencias

Esta etapa corresponde a la captura, el procesamiento computacional y la validación de las fichas completas recolectadas. (Ver “Manual del Usuario”). En general contempla: • Digitación de las fichas completas entregadas por el administrador Sisbén o quien haga sus veces. • Detección de inconsistencias a través del modelo de mallas de validación. • Control de digitación. El coordinador de digitación, cuando exista, o el administrador Sisbén deberá diligenciar el “Formato 3-D” conjuntamente con los digitadores. • Todas las fichas que presenten inconsistencias al correr las mallas de validación se declaran incompletas y deben devolverse a terreno, de no hacerse puede conllevar serias repercusiones legales en la medida en que, al hacerse correcciones de escritorio, la información ya no es la misma a la suministrada originalmente por los informantes. El supervisor respectivo tiene conocimiento de los pasos a seguir.

26

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

DIAGRAMA 3

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

27

Sisbén

1.2

Calidad de la información recolectada

El cambio del instrumento no asegura por sí solo que no continúen persistiendo ineficiencias e inequidades atribuibles a la manipulación del instrumento o a otros factores, por lo cual es necesario que simultáneamente se fortalezca el control de calidad de la información por parte del nivel municipal, bajo la supervisión del administrador Sisbén, el nivel departamental y el central. Para el efecto se ha desarrollado una aplicación sistematizada que permite verificar y cuantificar los errores que se producen en la recolección, con el fin de adoptar los correctivos y sanciones a que haya lugar. El proceso implica: • Selección de la muestra del 10% por parte del administrador Sisbén y su aplicación por parte del verificador (proceso descrito anteriormente). • Captura de las fichas originales seleccionadas en forma muestral para la verificación. • Captura de las fichas verificadas.

28

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

• Devolución al administrador Sisbén de las fichas originales a fin de que se incorporen en el software básico. • Evaluación del proceso de recolección, mediante el cotejo, con el software respectivo, de la información de las fichas verificadas con los datos originales. En general, si existe un error menor al 10% en el conjunto de variables seleccionadas, se acepta la digitación. En caso contrario, se analiza la fuente de error (supervisores, digitadores) y, eventualmente, se devuelve el paquete completo para la reaplicación de la totalidad de las fichas. • Control del proceso de calidad de la recolección. Es necesario conservar los reportes producto del cotejo de la información recolectada vs. la información verificada, así como las acciones adoptadas con base en los resultados de los mencionados reportes. Periódicamente los supervisores delegados departamentales, durante la implantación del Nuevo Sisbén, estarán verificando y evaluando su aplicación y al final del proceso de recolección, el DNP evaluará integralmente su aplicación y resultados. Las fichas seleccionadas para la muestra, así como las verificadas deben digitarse inmediatamente en el software elaborado para el efecto, a fin de que el administrador Sisbén las incorpore al material que va al aplicativo básico de captura de la información.

1.3

Calidad de la información digitada

Por errores propios de la digitación o porque intencionalmente se modifica la información contenida en la ficha, ya sea para que un hogar ingrese más de una vez a la base, o para modificar el valor de las variables, se hace imprescindible proveer a los municipios de una herramienta para evaluar la calidad de la digitación, con el fin de adoptar los correctivos y sanciones a que haya lugar. Presenta la ventaja que no requiere información adicional a la ya obtenida. El proceso implica: • Captura de la información de una muestra seleccionada (paso realizado en el proceso de calidad de la recolección). • Extracción de la información de las mismas fichas (digitadas en el software básico). • Cotejo y evaluación, en los términos planteados para la calidad de la recolección, con la diferencia que aplica a los digitadores. • Control del proceso de calidad de la digitación. Similar a lo planteado en el control de calidad de la recolección: reportes, resultados, verificación por el departamento y evaluación final. Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

29

Sisbén

1.4

Integridad de la información contenida en la base de datos

Uno de las formas frecuentes de manipulación de las bases de datos es la incorporación de hogares, familias y personas a quienes nunca se les aplicó la ficha Sisbén. Esta aplicación permite verificar que la información contenida en las bases esté respaldada con la respectiva ficha y que, además, haya ingresado al sistema como ficha completa. Permite, también, conocer los resultados del trabajo de campo y, ante eventuales reclamos, conocer el resultado de la visita. La aplicación se alimenta, i) de los informes sobre el resultado de la recolección relacionada con la identificación de fichas incompletas, personas ausentes, rechazos (No. de ficha, nombre del jefe del hogar, dirección); ii) de igual información sobre todas las fichas completas cargadas en el software básico (se extrae de este último). En la aplicación quedan consignadas únicamente las fichas que se entregaron para llevar a cabo el operativo de campo y el resultado de cada una de ellas. El cotejo posterior con la información contenida en el software básico permite detectar qué fichas ingresaron al sistema sin el debido respaldo. Control a la integridad de la información contenida en las bases de datos. Similar a lo planteado en el control de calidad de la recolección.

1.5

Control permanente del nivel municipal, departamental y central

Es responsabilidad de las autoridades municipales ejercer un control estricto sobre la aplicación y oportunidad de la realización de los procesos descritos. Durante el proceso de captura y control de calidad, de acuerdo con el tiempo de duración del operativo total, las bases de cada uno de los aplicativos se extractarán de los equipos. Copia de las mismas, en medio magnético no manipulable, se entregarán a los organismos de control y vigilancia del municipio, a las oficinas de planeación departamental y al nivel central. Los supervisores delegados departamentales llevarán a cabo visitas periódicas al municipio para verificar que los procesos se realicen bajo los parámetros descritos; en el evento que se presenten comportamientos irregulares, se informará al nivel central para que se tomen las acciones legales o correctivos a que haya lugar. Con el mismo fin, funcionarios del nivel central llevarán a cabo visitas a municipios seleccionados. 30

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

1.6

Asesoría y asistencia técnica por parte del nivel departamental y central

En caso que en el municipio surjan problemas con la utilización de los distintos aplicativos, los expertos del nivel departamental y central atenderán en forma inmediata la solicitud, para el efecto debe seguirse el siguiente procedimiento: • Telefónicamente, presentar el problema a los expertos del nivel departamental. La experiencia indica que un gran número de los problemas que ocurren en el manejo de los aplicativos pueden solucionarse por esta vía. • Si el problema no puede resolverse por vía telefónica, el experto departamental, si considera que puede solucionarlo, deberá desplazarse al municipio para efectuar los correctivos necesarios. • Si el problema no puede ser solucionado por los expertos departamentales, se hará la respectiva consulta al nivel central, el que adoptará las acciones del caso para solucionarlo.

1.7

Evaluación central

Una vez concluya el operativo total, el municipio entregará al nivel central la siguiente información: • Reporte de los resultados de la aplicación de cada uno de los controles de calidad enunciados. • Copia de las tres bases de datos: base de las fichas Sisbén de referencia, base de control de trabajo de campo, base de control de calidad de la recolección y digitación. Con base en esta información el DNP llevará a cabo la determinación de las fichas completas incorporadas a la base y la evaluación final del proceso.

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

31

Sisbén

ANEXO Funciones para el personal que interviene en el operativo de recolección y captura de la información. Coordinador general (administrador Sisbén) El principal responsable de que todas las actividades se realicen de acuerdo con la metodología diseñada por el DNP es el administrador Sisbén. De él depende todo el personal requerido y tiene como funciones: • Planear con los coordinadores de trabajo de campo, el operativo en todos sus aspectos y organizarlo de tal manera que las actividades estén debidamente previstas en tiempo, contenido y requerimientos. • Conseguir el personal necesario y asegurarse de que reciba la debida capacitación. • Nombrar los expertos en el manejo de datos, que garanticen la captura correcta de la información y de las normas de manejo de los aplicativos. • Decidir el número de coordinadores de trabajo de campo. • Seleccionar en coordinación con los capacitadores, el personal de recolección (encuestadores) y supervisión, con base en el resultado de la evaluación de la prueba de campo. • Seleccionar la muestra del 10% de las “encuestas completas” en la que se debe aplicar la reencuesta para determinar la calidad de la información recolectada (verificación). • Distribuir esta muestra seleccionada a los verificadores. • Devolver al coordinador de trabajo de campo dentro del plazo que se establezca, los paquetes o lotes de fichas de “encuestas completas” en los cuales detecte un error superior al 10% de la muestra seleccionada para la reaplicación de la encuesta, con el fin de que se efectúen las revisiones y correcciones pertinentes, en el tiempo definido. • Reunir a los coordinadores de trabajo de campo y supervisores con la frecuencia necesaria para evaluar el trabajo, corregir las deficiencias y prestar el apoyo requerido en cualquier aspecto. 32

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

• Llevar un control de cobertura de la recolección. • Estar atento a que las cargas de trabajo se cumplan tanto en recolección, como en supervisión, verificación y digitación. • Recibir de los coordinadores de trabajo de campo los formatos y fichas diligenciadas y revisadas para ser remitidos a digitación. • Evaluar la muestra del 10% de la digitación de las fichas con el fin de verificar su calidad. • Evaluar la revisión automatizada del 10% de las fichas digitadas, para validar la información de cada una de las variables tanto numéricas como alfanuméricas.

Coordinador de trabajo de campo El coordinador de trabajo de campo depende del administrador Sisbén y tiene como funciones: • Planear cada una de las actividades de tal manera que todo esté debidamente previsto y el trabajo se realice en el tiempo fijado. • Recorrer y conocer el área donde se aplicará la encuesta. • Coordinar con los supervisores el diligenciamiento en oficina del capítulo de Identificación (preguntas 2 a 11). • Recibir del administrador Sisbén la cartografía correspondiente a su área de trabajo. • Delimitar el área diaria de trabajo de cada grupo de recolección. • Organizar el material para entregar diariamente a los supervisores. • Hacer entrega del material de trabajo a los supervisores y llevar un registro de todo lo que se entrega. • Ubicar a cada uno de los grupos de trabajo a su cargo en la sección cartográfica correspondiente. • Garantizar que la recolección comience en la fecha y hora programada. • Vigilar que los supervisores y encuestadores realicen el trabajo que les corresponde de acuerdo con las instrucciones impartidas. Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

33

Sisbén

• Cerciorarse de que los supervisores revisen y verifiquen el contenido de las fichas diligenciadas. • Vigilar que los errores de recolección sean corregidos oportunamente sobre el terreno. • Recibir diariamente de los supervisores las fichas debidamente diligenciadas, numeradas y loteadas. • Estar atento a las dudas metodológicas o conceptuales que se presenten tanto en terreno como en oficina, dar solución a las mismas y convocar a reuniones de supervisores para unificar criterios de trabajo. • Informar diariamente al administrador Sisbén sobre el estado en que se encuentra la recolección. • Hacer entrega al administrador Sisbén del material diligenciado, loteado y completamente revisado y analizado. • Mantener actualizado el tablero de control y marcar o colorear en el plano de control de cobertura las manzanas terminadas.

Verificador El verificador es el encargado de aplicar la ficha en hogares determinados según un listado proporcionado por el administrador Sisbén, por tal razón, tiene las mismas funciones del encuestador. Realiza en promedio 10 encuestas diarias. Tendrá un código especial que deberá registrar en la pregunta 30: “Verificador”. Su trabajo depende del administrador Sisbén y tiene además de las funciones del encuestador las siguientes: • Recibir del administrador Sisbén el listado de hogares a encuestar con el número de ficha, barrio, dirección, teléfono, nombre del informante y fecha. • Ubicar geográficamente la dirección exacta a donde debe dirigirse. • Identificarse ante los residentes del hogar con el carné que lo acredita como verificador y aclarar que el objetivo de su visita es evaluar el trabajo del encuestador y no obedece a que existan dudas sobre la veracidad de los datos proporcionados por el informante. Es necesario que advierta que la verificación se hace sólo a determinados hogares. 34

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

Manual Técnico Operativo

• Una vez en el hogar, debe identificar al informante de la última entrevista realizada. • Tener claridad sobre las definiciones y los conceptos descritos en el manual del encuestador para realizar una correcta aplicación de la ficha. • Llevar un registro de todas las fichas verificadas entregadas al administrador Sisbén.

Coordinador de digitación • Recepción y distribución del material. • Inicializar archivos. • Verificar la calidad y cumplimiento de cargas de trabajo. • Verificar y acopiar el material rechazado por mallas de validación. • Autorizar mallas de validación. • Consolidar diariamente las bases (paso a histórico). • Generar archivos de base de datos en DBF. • Diligenciar el formato de control semanal de digitación. • Dar soporte técnico. • Ordenar y entregar el material digitado al coordinador Sisbén. • Elaborar informes periódicos sobre rendimiento y calidad de cada uno de los digitadores.

Supervisor delegado departamental El supervisor delegado departamental es la personal responsable de prestar asistencia técnica a los municipios, efectuar el segumiento y controlar el desarrollo de los operativos, recolectar periódicamente las bases y rendir los respectivos informes. Sus funciones específicas son: • Capacitarse en los procesos e instrumentos del Nuevo Sisbén. • Llevar a cabo el seguimiento y control del montaje y desarrollo del operativo en cada uno de los municipios. Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación

35

Sisbén

• Recolectar en cada una de las visitas las tres bases (base Sisbén, control de calidad de recolección y digitación, control de trabajo de campo) con el trabajo realizado hasta la fecha. Una copia de ellas debe entregarse al principal organismo de control y vigilancia, otra al DNP y otra a Planeación Departamental. • Cerrar las bases y configurar el patrón maestro (bases que resultan del operativo). Una vez concluya el operativo el supervisor delegado recogerá las bases finales. Los destinos de estas bases son los mismos señalados en el punto anterior. • Rendir informe de cada una de las visitas realizadas, copia del cual se debe enviar al Grupo de Calidad de Vida del DNP. Este informe debe precisar: – Aspectos sobre los cuales se llevó a cabo el seguimiento y control. Es necesario hacer énfasis en la revisión de los resultados que arrojan los controles de calidad. – La calificación de cada uno de estos procesos. – Las irregularidades que se presentan tanto en los procesos como en las facilidades para la obtención de la información. • Emitir concepto sobre la calidad del operativo realizado en cada uno de los municipíos.

Las funciones del encuestador y el supervisor se encuentran relacionadas en los respectivos manuales.

36

Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación