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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL UNIDAD DE TITULACIÓN
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN SISTEMA DE INFORMACIÓN
ÁREA PLAN DE NEGOCIOS
TEMA “SECRETARIA VIRTUAL”
AUTOR TUTIVEN LOZANO CINTHYA ALEXANDRA
DIRECTOR DE TESIS ING. RAMOS TÓMALA DAVID FERNANDO, MAE
2014 GUAYAQUIL – ECUADOR
ii
La responsabilidad de los hechos, ideas y doctrinas expuestos en esta tesis corresponden exclusivamente al autor.
Tutiven Lozano Cinthya Alexandra C.C.: 0922620422
iii
DEDICATORIA
La principal inspiración el motor y las fuerzas para realizar este proyecto de graduación, es Dios y mi familia los cuales son en mi vida mi principal apoyo para cumplir esta meta.
A mis profesores por lo conocimientos académicos impartidos a cada uno de los que conformamos la Licenciatura.
iv
AGRADECIMIENTO
Definitivamente a Dios, mi guía, mi proveedor; esta alegría de poder alcanzar tan anhelada meta, podre siempre de tu mano alcanzar otras.
Mi madre, mi padre, hermanos, y a mi esposo por darme la estabilidad emocional, sentimental; para poder llegar hasta este logro, que definitivamente no hubiese podido ser realidad sin ustedes GRACIAS. Mi esposo por ayudarme a creer en que si podía llegar a cumplir esta meta, por su apoyo incondicional
en todas las circunstancia
posibles.
De todo corazón muchas gracias por su apoyo
ÍNDICE GENERAL
Nº
Descripción
Pág.
Prólogo
18
CAPITULO I INTRODUCCIÓN
Nº
Descripción
Pág.
1.1
Antecedentes
19
1.2
Identificación del problema
19
1.2.1
Nombre de la empresa
19
1.2.2
Descripción del negocio
20
1.2.3
Misión, visión
21
1.2.4
Objetivos, estrategias y metas.
21
1.2.5
Valores.
22
1.2.6
Tendencia del entorno internacional
23
1.3
Justificativos
26
1.3.1
Justificación
26
1.3.2
Delimitación
26
1.4
Objetivos
27
1.4.1
Objetivo general
27
1.4.2
Objetivos específicos
27
CAPITULO II ANÁLISIS DE MERCADO
Nº
Descripción
Pág.
2.1
Análisis político, económico, social y tecnológico
28
2.1.1
Análisis político
28
vi
Nº
Descripción
Pág.
2.1.2
Análisis económico
29
2.1.3
Análisis social
30
2.1.4
Análisis tecnológico
30
2.2
Análisis de la industria
31
2.3
Análisis de la empresa
31
2.3.1
Análisis de valor
32
2.4
Matriz FODA
36
2.5
Planificación estratégica
37
2.5.1
Ventaja diferencial del servicio
38
2.6
Análisis de mercado
39
2.6.1
Análisis de nuestro mercado meta
39
2.6.2
Determinación del tamaño del mercado objetivo
40
2.6.3
Tamaño del mercado objetivo
41
2.6.4
Análisis de la competencia
44
2.7
Plan de mercadeo y estrategias de ventas
44
2.7.1
Objetivos del plan de mercadeo
44
2.7.2
Presentación y descripción del producto
45
2.7.3
Estrategias de precio
47
2.7.4
Estrategias de comercialización
49
2.7.5
Estrategias de ventas
50
2.7.6
Estrategias de publicidad y promoción
50
2.7.7
Estrategias de distribución
51
CAPITULO III ANÁLISIS TÉCNICO
Nº
Descripción
Pág.
3.1
Cadena de valor de la empresa
52
3.1.1
Descripción actividades primarias
55
3.1.1.1
Logística interna o de entrada
56
3.1.1.2
Operaciones
58
vii
Nº
Descripción
Pág.
3.1.1.2.1 Proceso de prestación del servicio
56
3.1.1.2.2 Diagrama del flujo del proceso
57
3.1.1.3
Logística externa o de salida
58
3.1.1.4
Mercadeo y ventas
58
3.1.1.5
Servicio o post-venta
58
3.1.2
Descripción actividades apoyo
58
3.1.2.1
Infraestructura
58
3.1.2.2
Gestión personal
59
3.1.2.3
Tecnología
59
3.1.2.4
Aprovisionamiento
59
3.2
Análisis técnico operativo
59
3.2.1
Servicio al cliente
61
3.2.2
Facturación
62
3.2.3
Compras
62
3.2.4
Cobranzas
63
3.3
Desarrollo del producto o sistema
63
3.3.1
Metodología de desarrollo
63
3.3.2
Estrategia de desarrollo
64
3.3.3
Cronograma de implementación
66
3.4
Diseño y distribución de la oficina
67
3.5
Localización geográfica
67
CAPITULO IV ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Nº
Descripción
Pág.
4.1
La empresa
69
4.2
Personal de la empresa
69
4.3
Estructura de la organización
71
4.3.1
Aéreas y actividades
71
4.4
Descripción de cargos y funciones
72
viii
Nº
Descripción
Pág.
4.4.1
Gerencia general
72
4.4.2
Secretaría administrativa
73
4.4.3
Jefe de ventas
73
4.4.4
Jefe técnico
74
4.4.5
Vendedores
75
4.4.6
Conserje mensajero
75
4.5
Plan de control de calidad
76
4.6
Plan de capacitación de la organización
76
4.7
Políticas de organización
77
CAPITULO V ANÁLISIS LEGAL Y SOCIAL
Nº
Descripción
Pág.
5.1
Aspectos legales
78
5.1.1
Procesos para constitución de una compañía
79
5.2
Aspectos de legislación
83
5.3
Análisis social
86
5.4
Análisis ambiental
86
5.5
Análisis del comercio electrónico
87
CAPITULO VI ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO
Nº
Descripción
Pág.
6.1
Inversión
95
6.1.1
Inversión fija
95
6.1.2
Capital de operaciones
96
6.1.3
Inversión total
96
6.2
Financiamiento
97
6.3
Ingresos
97
ix
Nº
Descripción
Pág.
6.3.1
Ingresos por venta
6.3.2
Costos de Venta
98
6.3.3
Otros ingresos
99
6.4
Gastos
99
6.4.1
Gastos administrativos
99
6.4.2
Gastos operativos
100
6.4.3
Análisis de costos
101
6.4.4
Gastos financieros
102
6.5
Depreciación
102
6.6
Flujo de caja (incluir los tres escenarios
104
97
pesimista, normal y optimista) 6.7
Estado financiero
106
6.7.1
Balance general
106
6.7.2
Estado de resultado
106
CAPITULO VII ANÁLISIS DE RIESGOS
Nº
Descripción
Pág.
7.1
Identificar riesgo en la información
108
7.2
Cálculo del riesgo en la inversión
109
7.3
Plan de administración de riesgos
113
CAPITULO VIII PUNTO DE EQUILIBRIO
Nº
Descripción
Pág.
8.1
Punto de equilibrio
118
8.2
Evaluación del proyecto
122
x
CAPITULO IX CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Nº
Descripción
Pág.
9.1
Conclusiones
127
9.2
Recomendaciones
128
GLOSARIO DE TÉRMINOS
129
ANEXOS
133
BIBLIOGRAFÍA
156
xi
ÍNDICES DE GRÁFICOS
Nº
Descripción
Pág.
1
Infraestructura personal
33
2
Abogados inscrito
41
3
Mercado global en Guayaquil
44
4
Cadena de valor
55
5
Cadena de valor SecrEmpresa
55
6
Flujo de proceso
57
7
Proceso servicio al cliente
61
8
Proceso facturación
62
9
Proceso cobranzas
63
10
Estructura organizacional
71
xii
ÍNDICE DE CUADROS
Nº
Descripción
Pág.
1
Especificaciones técnicas
35
2
Análisis interno FODA
36
3
Análisis externo FODA
36
4
Abogados inscrito
41
5
Abogados inscrito mercado global
41
6
Mercado global en Guayaquil
45
7
Tarifa España
48
8
Tarifa estados unidos
48
9
Tarifa argentina
48
10
Tarifa Secrempresa
49
11
Permanencia en el mercado
66
12
Gerencia general
72
13
Secretaria administrativa
73
14
Jefe de venta
73
15
Jefe técnico
74
16
Vendedor
75
17
Mensajero
75
18
Aportación para iniciar la empresa
79
19
Inversión fija
95
20
Capital de operaciones
96
21
Inversión total
97
22
Financiamiento
97
23
Presupuesto de ingresos por venta anual
98
24
Presupuesto de ingresos por venta anual (unidades)
98
25
Costo de venta
99
26
Gasto administrativo
100
27
Porcentaje de incremento anual
101
xiii
Nº
Descripción
Pág.
28
Gasto operativo
101
29
Análisis de costo
102
30
Depreciación
103
31
Flujo de caja mensual
104
32
Flujo de caja anual
105
33
Balance general
106
34
Estado de resultado
107
35
Calculo del riesgo de la inversión
109
36
Ratios financiero
111
37
Ratios financiero promedio 5 años
111
38
Punto de equilibrio
120
39
Punto de equilibrio agenda
121
40
Punto de equilibrio de email
122
41
Evaluación del proyecto %
123
42
Evaluación del proyecto
123
43
Escenario optimista %
124
44
Escenario optimista
124
45
Escenario pesimista %
125
46
Escenario pesimista
125
47
Análisis integral del proyecto
126
ÍNDICE DE IMÁGENES
Nº
Descripción
Pág.
1
Secretaria virtual
23
2
Virtual servicie
25
3
Ejes de intervención
29
4
Tecnología
35
5
Página web de Secrempresa
46
6
Diseño de oficina
67
7
Localización geográfica
68
ÍNDICE DE ANEXOS
Nº
Descripción
Pág.
1
Encuesta
132
2
Inversión de activos fijos
141
3
Gastos operativos
142
4
Balance general
143
5
Ingreso por ventas
144
6
Gasto administrativo
145
7
Depreciación
146
8
Punto de equilibrio llamada
147
9
Punto de equilibrio agendas
149
10
Punto de equilibrio email
151
11
Cronograma de implementación
153
AUTOR:
TUTIVEN LOZANO CINTHYA ALEXANDRA
TEMA:
SECRETARIA VIRTUAL
DIRECTOR: ING. RAMOS TÓMALA DAVID, MAE RESUMEN Este es un estudio orientado al levantamiento de un negocio referente a una empresa, describir los pasos conciertes para lograr el objetivo fundamental de la empresa en comercializar el servicio de secretaria virtual en el mercado nacional con la última tecnología y lo más importante es mantener el servicio en diferente parte de la ciudad ya que en los actuales momento no existen el producto en nuestro país. En el aspecto económico y financiero se aplican los métodos estándares en el campo financiero contable. Como servicio de estos análisis observa cómo se inicia una empresa y los factores que se debe considerar previamente para que fluya el planteamiento, cuyo resultado final es un documentó que muestra la trayectoria desde la constitución de la empresa hasta las proyecciones de resultados con respecto a la inversión. SecrEmpresa Requiere de una inversión inicial de $16.000,00dolares, para los activos tangibles e intangibles necesarios para la puesta en marcha del negocio, la proyección del negocio de venta se basa en la comercialización de 1116 servicio, él primer año incrementando el 8.27%, a partir del segundo años el 8%. Tercer año 8%, cuarto año y el quinto año del 8%.La inversión inicial que necesitamos para crear y arrancar con el negocio será de $16.000,00 obteniendo en el primer año de ventas $61.380,00 dólares, segundo años $66.290,40 dólares, tercer año $71.593,63 dólares, cuarto año de $ 77.321,12, el quinto año de $ 83.506,81 dólares. Para recuperar la inversión se necesita dos años y siete meses, la creación de la empresa será con capital de dos socios. La empresa en construcción tiene como finalidad mantenerse con tecnología de punta ya que en sus manos esta información delicada. Los valores filosóficos estarían presentes en cada instancia y niveles de la empresa. Estamos seguros con los indicadores económicos que hemos realizado, consideramos que la incorporación de la empresa en el mundo de los negocios es factible. El TIR es del 57%. Palabra Clave: Valores, proyección del negocio, tecnología de punta
Cinthya Tutiven Lozano. C.C.: 0922620422
Ing. David Ramos Tómala, MAE Director de Tesis
AUTHOR:
TUTIVEN LOZANO CINTHYA ALEXANDRA
TOPIC:
SECRETARIA VIRTUAL
DIRECTOR: ING. RAMOS TÓMALA DAVID, MAE ABSTRACT This is a survey aimed at a business regarding a company study conciertes describe the steps to achieve the fundamental objective of the company in the market of virtual secretarial service in the domestic market with the latest technology and the most important thing is to keep the service in different part of the city and in the current time there are no product in our country. In the economic and financial aspects of the standard methods are applied in the financial accounting field . As these service notes how a company analyzes and factors to be considered prior to the approach flow starts, the end result is a documented showing the path from the constitution of the company until the projections of results regarding the investment. SecrEmpresa requires an initial investment of $ 16,000.00 dollars for tangible and intangible assets necessary for the implementation of business , projected sales business is based on service marketing 1116 , he first year increasing 8.27 % to from the second year 8%. 8% third year , fourth year and fifth year of 8%. Initial investment we need to create and start the business will be getting $ 16,000.00 in the first year sales $ $ 61,380.00, $ 66,290.40 second year $ , third year $ $ 71,593.63 , $ 77,321.12 fourth year , the fifth year of $ $ 83,506.81 . To recover the investment it takes two years and seven months, the establishment of the company to be capital of two partners. The construction company aims to keep up with technology and in their delicate hands this information. The philosophical values would be present in each instance and company levels. We are certain economic indicators that we have made , we believe that the incorporation of the company in the business world is feasible. The IRR is 57%. KEYWORDS: Securities, business projection, technology
CinthyaTutiven Lozano. C.C.: 0922620422
Ing. David Ramos Tómala, MAE Thesis Director
PRÓLOGO
La dinámica cambiante de la sociedad hace que los seres humanos tomen nuevas costumbres e indirectamente nuevas tecnologías en el ámbito empresarial y profesional también se actualiza con nueva tecnología para brindar un servicio mejor sin necesidad de tener una secretaria.
Nuevas formas de comunicación hacen que las distancias se acorten, así mismo las noticias buenas y malas llegan lo más rápido posible, hay que aprovechar esta tecnología para mantenerse a buen recaudo y prevenir posibles actos en contra de la integridad personal de los profesionales en el ámbito laboral.
Este avance dinámico de la sociedad y la tecnología hace que ciertos servicios que parecían óptimos sean obsoletos en cierto tiempo.
Los profesionales de hoy en día están actualizados con tecnología de punta ya que maneja información confidencial y puedan ingresar de cualquier lugar que se encuentren.
Los valores filosóficos estarán presentes en toda instancia en el área de los profesionales.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1. Antecedentes
Surge como solución a un problema como es la contratación de personal administrativo o secretarias que puedan liberar al profesional o gestor de la PYME (Pequeñas y medianas empresas) de aquellos trabajos a los que no puede dedicar el tiempo suficiente sin descuidar la parte productiva de su actividad, pero que resultan imprescindibles para el correcto desarrollo de la misma (excelencia)(Secretariaadministrativa's, 2013)
Por fin le brindamos una respuesta a sus necesidades como empresario o profesional, ofreciéndole un servicio integral y personalizado de atención telefónica, atención al cliente, secretariado y administrativo a un mínimo costo de lo que le supondría contratar ese mismo personal administrativo físicamente en su empresa 1.2. Identificación del problema
Somos una innovadora solución que ofrece diversas opciones rentables y fiables para la gestión de la empresa, de tal forma que se pueda centrar en la promoción y desarrollo de su negocio.
Desde SecrEmpresa, le ofrecemos la ayuda que el cliente necesita para que pueda dedicarse a aquellas tareas “más importantes” para el desarrollo de su trabajo, delegándonos aquellas que le roban tiempo.
Introducción 19
Utilizamos la última tecnología y recursos humanos altamente capacitados como herramientas
para la gestión administrativa a
distancia.
Entre los servicios que vamos a ofrecer al cliente estarán:(Online, 2013) Atención de llamadas. Gestión de Agendas. Gestión de E-mails 1.2.1. Nombre de la empresa
“SecrEmpresa”. Es una empresa de asistencia virtual que brinda servicio Ejecutivos para Abogados que tengan una oficina o ofrezcan sus servicios legales. Puede realizar tareas administrativas que la empresa necesite.
1.2.2. Descripción del negocio
Secretaria virtual es un negocio innovador que puede ayudar a conseguir más productividad e imagen profesional, imagina tener la libertad de tener profesionales administrativos siempre que los necesitas, y no depender de un contrato laboral cuando ya no es necesario
El cliente obtendría el servicio personalizado que mejor se adapte a sus necesidades empresariales específicas, ya no estarías en la obligación de contrataciones, pagar nóminas, seguros sociales, pagos extras.
Le ofrecemos una agenda compartida donde la secretaria virtual apuntará las citas previas que sus clientes le soliciten.
Introducción 20
Cada vez que reciba una nueva llamada, apuntaremos los datos de contacto de su cliente y el motivo de la llamada en un panel de control al que podrá acceder en cualquier momento
Las secretarias online realizarán exactamente las mismas tareas que realizaría una secretaria presencialmente.
Generalmente
cuentan con una oficina virtual donde el jefe, no
importa donde este, va acceder a través de una clave y ve todo el trabajo y las citas que le hayan organizado.
Atención de llamadas.- cubre la gestión de llamadas y su filtro para que la
organización reciba únicamente aquellas que cumplan una
serie de parámetros establecidos. Ofrecerá un Ivr que consiste en un sistema telefónico que es capaz de recibir una llamada e interactuar con el humano a través de grabaciones de voz y el reconocimiento de respuestas simples, como "sí", "no" u otras. Es un sistema automatizado de respuesta interactiva, orientado a entregar y/o capturar información a través del teléfono, permitiendo el acceso a servicios de información u otras operaciones.
Gestión de agenda y citas.- cubre la gestión de todo nuestro calendario de reuniones y citas al cual tendrá acceso en todo momento. Se llevara un registro de cada una de sus citas y consultas
Gestión De E-mails.- Se enviara toda su correspondencia electrónica, así mismo se controlara los envíos que se
realicen para que la
empresa tenga un detalle de quien y cuando se enviaron. Además el cliente tendrá respuestas personalizadas, reducirá el tiempo de gestión de lo email.(secreempresas)
Introducción 21
1.2.3. Misión, visión
Misión
Somos una empresa dedicada a establecer sistema de secretaria virtual que contribuye al desarrollo integral de quienes nos elijan, garantizando confianza y confidencialidad en el servicios prestado. Visión
Ser la empresa líder a nivel nacional reconocida por la calidad y variedad de servicios a favor de la MYPES, logrando así que los clientes alcancen el máximo grado de productividad y desarrollo que garantice su éxito empresarial. 1.2.4. Objetivos, estrategias y metas
1.2.4.1. Objetivos
Ser los primeros en implementar una página web de servicio de Secretaria Virtual, que se constituya en el primer proyecto piloto Ecuatoriano, concebido
a nivel nacional para la experimentación en
cualquier campo tecnológico, social y económico. . 1.2.4.2. Estrategias
Ofrecemos un servicio de calidad. Precios cómodos. Publicidad por internet, entrega de volantes. Publicaciones de anuncios en revistas de circulación local. Establecer políticas de incursiona-miento con los clientes. Valerse de los constantes cambios tecnológicos para mantener
Introducción 22
actualizados los servicios y ofrecer siempre lo último y lo mejor en cuanto a tecnología se refiere. Diseñar e implementar políticas de satisfacción laboral. Brindar seguro médico particular para los empleados. Ingresar a nuestros empleados al seguro social. Capacitación periódica de nuevas herramientas de desarrollo 1.2.4.3.
Metas
La empresa nunca más volverá a perder una llamada. Obtendrá una atención al cliente profesional y 100 % personalizada.
Nos tomamos muy en serio la privacidad y confidencialidad de nuestros clientes. Por ello, en ningún supuesto cederemos, venderemos o facilitaremos información alguna recogida en nuestras bases de datos fuera de aquella estrictamente necesaria para el desarrollo de nuestras actividades
1.2.5.
Valores
La Empresa tiene los siguientes valores:
Somos Líderes: capaces de innovar y guiar a los demás.
Somos
Dinámicos:
siempre
buscando
nuevas
y
mejores
soluciones.
Somos Íntegros: siempre seremos totalmente honestos con nuestros clientes y con nosotros mismos. Siempre trataremos de hacer las cosas bien, con un proceder ético. Creemos en la transparencia total y en la confianza mutua.
Introducción 23
Somos
Apasionados de
la Tecnología:
nos obsesiona
la
Tecnología y los beneficios que puede reportar a nuestros clientes. Creemos que la tecnología no es un fin en sí misma, sino una plataforma que nos permite ayudar a nuestros clientes a mejorar el rendimiento de sus empresas.
Somos emprendedores: tenemos una actitud de perfeccionamiento flexible tanto a nivel interno como externo. Todos nos beneficiaremos de las ideas, la innovación, la energía y el entusiasmo de una empresa dinámica, próspera y en constante crecimiento. Que nos hace diferentes: nuestro compromiso con los resultados de nuestros clientes, nuestro conocimiento experto y nuestros elevados estándares de calidad.(General de Alquiler de Maquinaria, 2013) 1.2.6. Tendencia del entorno internacional
La figura de Secretaria Virtual nació haces unos diecisiete años en los Estados Unidos y alrededor
de diez años en Argentina, como
respuesta a las exigencias laborales y con el doble objetivo de brindar una mejor calidad de vida a las mujeres emprendedora que por motivos personales, decidieron iniciar solas su propio proyecto laboral. Haciendo factible que dichas mujeres trabajen desde sus hogares, manejando sus propios horarios y honorarios. IMAGEN Nº1 SECRETARIA VIRTUAL
Fuente: Secretaria.es Elaborado por: CinthyaTutiven
Introducción 24
Los países como España, Estados Unidos y Colombia han sido los pilotos en poner en marcha este nuevo negocio. SECRETARIA VIRTUAL C3, este producto que en
Colombia
disponen de una línea telefónica corporativa, una secretaria o asistente para la atención personalizada de sus clientes y quiera hacer crecer o crear su propio negocio a un bajo costo. Con una SECRETARIA VIRTUAL C3 NO tiene que incurrir en:
Gastos de vinculación laboral de una secretaria o asistente Costos en infraestructura telefónica y espacios físicos. Gastos en sistemas que le organicen su información y esté disponible las 24 horas del día.
Además de poder contar con otro servicios que le ayudara a las empresas.
Podrá tener un número telefónico exclusivo en cada una de las ciudades de Bogotá, Cali y Medellín Nuestro personal contesta con el nombre de su empresa. Administración de su agenda (creación, cancelación de citas) Contestamos todas sus llamadas de forma simultánea. Notificación de las llamadas por correo electrónico, Celular y página administrativa del sistema.
Virtual SERVICE, es una empresa en España que surge en el año 1999 que se encarga de realizar tareas de secretariado desde nuestra oficina para empresas y profesionales independientes sin que usted. Tenga necesidad de aumentar el personal de su empresa y sólo pague por los servicios que usted necesita, gozando de una secretaria a su
Introducción 25
disposición durante la jornada laboral. Le ofrecemos servicios dinámicos y adecuados con capacidad de organización y adaptación plena a su negocio.(Online, 2013) IMAGEN Nº.2 VIRTUAL SERVICE
Fuente: Virtual Service Elaborado por: CinthyaTutiven
Entorno Nacional
En nuestro país no existe empresa con esta nueva tecnología.
Como empresa nueva e innovadora en el país brindamos a los clientes unos servicios no antes incursionados en nuestro país, que es secretaria virtual a la oficina ofreciendo innumerable beneficio.
Nuestra oficina virtual está creada para adaptarnos a usted y hacerle más fácil su trabajo, de modo que realizamos todo el trabajo desde nuestra oficina sin necesidad de desplazamientos por su parte ni por la nuestra, sirviéndonos de las Nuevas Tecnologías.
Introducción 26
1.3. Justificativos
1.3.1. Justificación
La tecnología de la internet y comunicaciones está aportando cambios en los negocios y en general en la vida de las personas al acercar clientes y proveedores y brindado esquemas de comunicación directa u online, creando así nuevas oportunidades para brindar servicios que antes se daban solo a nivel presencial y requerían movilización como el trabajo de las secretarias.
El presente proyecto se enfoca en la investigación de las necesidades de clientes como abogados, etc. de disponer de secretarias para el manejo de agendas, control de llamadas, etc. para acceder a los datos desde cualquier parte del país, al mismo tiempo diseña nuevos esquemas de servicios por parte de mujeres y amas de casas que desde su hogar pueden ingresar a la formar parte de la fuerza laborar y ejercer una actividad económica y su profesión, utilizando como herramienta estratégica la internet.
Para la consecución de los objetivos planteados se buscara el apoyo de las diferentes técnicas de investigación como medio para diagnosticar sus fortalezas y debilidades. Adicionalmente acudiremos a la aplicación de cuestionarios y entrevistas.(Deogracia, 2013) 1.3.2. Delimitación
Dentro de las delimitaciones abarcaremos el ámbito geográfico, en el cual determinaremos la cobertura que brinda este servicio en la ciudad de Guayaquil, para así
tener una mejor
aceptación en el mercado, y
posteriormente en las ciudades más importantes del país como Cuenca y Quito, donde existe una gran demanda de buffet de abogados.
Introducción 27
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo general
Analizar el modelo de servicio de Secretaria Virtual utilizando las ventajas que brinda la
internet y comunicaciones modernas, para
solucionar la necesidad de profesionales, abogados, etc. en disponer de servicios de contestación de email, llamadas y gestión de agenda, a través de la prestación del servicio por amas de casas y mujeres que disponen de dicha capacidad y tiempo, para realizar dicha tarea desde sus domicilios.
Lo que constituye el primer proyecto piloto ecuatoriano, concebido a nivel nacional para la experimentación de este modelo de servicio en el campo tecnológico utilizando herramientas del internet y comunicación online que permite el desarrollo social y económico.
1.4.2 Objetivos específicos Investigar las necesidades de clientes como abogados, de disponer de secretarias para manejo de agendas, control de email y llamadas, desde cualquier parte de la Ciudad. Elaborar el plan de desarrollo de la empresa analizando la factibilidad técnica, económica, financiera Desarrollar el sitio web o herramienta on line que permita la comunicación entre la prestadora del servicio, las secretarias y el cliente, abogados, etc.
CAPÍTULO II
ANÁLISIS DE MERCADO
2.1 Análisis político, económico, social y tecnológico
2.1.1
Análisis político
Secretaria Virtual es un hecho concreto que surge en el Ecuador de hoy como una respuesta a necesidades tan básicas como las de ofrecerle un servicio de mayor de secretaria virtual.
El país demuestra tener muchas fortalezas, tanto en su grupo humano como en el valor agregado que representa esta modalidad del ejercicio de la Secretaria Virtual. También está lleno de oportunidades, de las cuales podemos valernos para hacer crecer y expandir esta nueva experiencia. El desafío consiste entonces en aprovechar estos factores positivos, lograr fortalecer las debilidades y anular las amenazas existentes, sin dejar de anticiparnos a las que aún no visualizamos.
Después de la iniciativa del ministerio de trabajo en cooperación de la OIT (Organización Internacional del Trabajo) se ratifica que acciones relacionadas con la microempresa tenían muchos problemas de concepción, implementación y ejecución de los emprendimientos.
El congreso impulsa la capacitación a las MYPES( Pequeñas y Medianas Empresas) esto permite que los pequeños empresarios puedan analizar leyes que le sean útiles en este servicio de Secretaria Virtual(elcomercio.com, 2013)
Análisis de mercado 29
2.1.2 Análisis económico
Debido a la crisis mundial en el ecuador las micro y pequeñas empresas tuvieron un alto nivel de morosidad por préstamos de entidades financiera.
Mejorar la productividad y competitividad de micro, pequeñas y medianas empresas de forma individual o asociadas entre sí que sean productoras de bienes o servicios con valor agregado, para que su producción sea de calidad y acceda
a mercados nacionales e
internacionales, fomentando la oferta exportable ecuatoriana a través de cooperaciones técnicas no reembolsables por ejemplo el Proyecto para el fomento productivo de las MIPYMES Ecuatorianas.:
La inversión real se incrementa con tasas más favorables para el comienzo de actividades generadoras de recursos.
Por ende tenemos más sitios de empleo generados porque se requiere de mano de obra nueva para utilizar en el servicio que se vaya a ofrecer. (Financiero, 2013) IMAGEN Nº.3 EJES DE INTERVENCIÓN
Fuente: http://www.mipro.gob.ec Elaborado por: CinthyaTutiven
Análisis de mercado 30
2.1.3 Análisis social
De una manera general los problemas sociales se entienden como el conjunto de males que aflige a ciertos sectores de la sociedad, los remedios para ponerle término y la paz que solucione la lucha de clases entre pobres y ricos.
Esto se da por la evolución y el crecimiento de la sociedad, por lo que se dan conflictos entre quienes poco o nada tienen y aquellos que cuentan con algo o mucho más.
Los malos gobiernos, que por la mezquindad y ambición de ser ricos y más ricos, dan como resultado:(Congreso, 2013)
El desempleo. La delincuencia. La Prostitución. Las violaciones. Los asaltos. Los asesinatos. El alcoholismo; y, La pobreza.
2.1.4 Análisis tecnológico
El desarrollo tecnológico en el Ecuador, en los últimos años no ha sido Significativo, debido al bajo nivel de inversión en investigación y desarrollo. En la región, el porcentaje de inversión del Ecuador respecto al PIB (Producto Interno Bruto) está debajo de 32 naciones como Nicaragua y Bolivia. Al hablar de tecnología, muchos piensan en computadoras y tecnología de punta, pero eso no lo es todo, necesitamos empezar a competir en aspectos que estamos muy lejos de poder desarrollar
Análisis de mercado 31
(tecnología propia), la tecnología es la aplicación del conocimiento y perfeccionarlo hasta ponerlo en la industria.
En estudio reciente donde se incorporan indicadores de desarrollo humano, tecnológico y de acceso a herramientas tecnológicas ubican al Ecuador dentro
De las últimas posiciones frente a los países de la región; el acceso a las tecnologías de información y de aquellos que saben usarlas ha determinado una diferencia sustancial en la manera en que se comunica el mundo actual, es por eso que Secretaria Virtual ayudara a las empresas
a
tener
una
mayor
flexibilidad
al
uso
de
la
tecnología.(elcomercio.com, 2013)
2.2 Análisis de la industria
La industria a nivel internacional de la Secretaria Virtual ha tenido una muy buena
acogida, ya que esto ha dado soluciones para las
pequeñas y medianas empresas que necesitaban de este servicio, sin la necesidad de incrementar más gastos. A nivel nacional una ventajas, es que no incurra en gastos fijos, Carga prestacional, Gastos de vinculación laboral de una secretaria o asistente
2.3 Análisis de la empresa
El servicio de secretaria virtual se basa en la necesidad de miles de grandes y pequeñas empresas que cada día se ven más obligados a externalizar servicios, y tienen la necesidad por ejemplo, de una persona para trabajos puntuales, por ejemplo que digite datos obtenidos para crear bases de datos o realizar análisis, envíe cartas de presentación, y deje en el correo la correspondencia a clientes y por ultimo simplemente responda sus llamadas y organice la agenda de una persona o un grupo
Análisis de mercado 32
de personas de la organización.(Secretariaadministrativa's, 2013)
Características de la empresa
SecrEmpresa es una compañía de servicios administrativos y está incursionando en el sector del área Judicial puntualmente en el proceso del servicio de agenda miento de Citas, control de Email, Recepción de llamadas
Componentes de la empresa
Nombre de la Empresa:SecrEmpresa Dirección: Kennedy norte Av. NahimIsaias Nº 2003, Clasificación de la Empresa: Dimensión: Mediana. Forma Jurídica: Sociedad Anónima.
2.3.1 Análisis de valor
La cadena de valor empresarial, o cadena de valor, es un modelo teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organización empresarial generando valor al cliente final, descrito y popularizado por Michael Porter en su obra CompetitiveAdvantage: Creating and Sustaining Superior Performance.El uso del modelo de la cadena de valor de una empresa considera la comparación de sus procesos de negocios con los de sus competidores o con otras empresas de industrias relacionadas y a identificar las mejores prácticas de la industria. El benchmarking implica la comparación de la eficiencia y efectividad de sus procesos de negocios contra estándares estrictos y luego la medición del desempeño contra esos estándares.
Cadena de Valor, es una herramienta que permite la visualización del flujo de recursos utilizados en la obtención de valor para el cliente y
Análisis de mercado 33
así obtener ventaja competitiva (WikiPedia, 2013)
GRÁFICO Nº.1 INFRAESTRUCTURA PERSONAL
INFRAESTRUCTURA PERSONAL DESARROLLO TECNOLOGICO
LA EMPRESA
APROVISIO NAMIENTO
OPERACIONES
DISTRIBUCIÓN
MARKETING Y VENTAS
SERVICIO
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CinthyaTutiven
Logística de entrada.- son las actividades asociadas a la recepción de los clientes, conocer el servicio que requieren: Pago anticipado del servicio Firma del contrato según el tiempo de que vayan a utilizar el servicio Capacitación de clientes
Recibir al cliente en el caso de que el cliente se acerque a la oficina o recibir la llamada en el caso de que el cliente solicite el servicio por medio de una llamada telefónica. invitar al cliente a la sala de espera Preguntar el tiempo que desee el servicio. Realizar el cobro del valor del servicio 50% Operaciones
Análisis de mercado 34
Informar costos del servicio Registrar la hora y el día en que se utilizara el servicio Indicar a los clientes las diferentes comodidades a obtener el servicio y lo más importante que les ayudara a minimizar gastos. Logística de salida Registrar la hora o el día en que finaliza el servicio Informar al cliente el valor total del servicio prestado Efectuar el cobro del 50% faltante del servicio una vez finalizado, si es de contado de ser a crédito esperar hasta después de 30 días. Personal Personal calificado para dar un excelente servicio a cada una de las actividades de los clientes. Personal técnico para atender los problemas de la página Web. Marketing y venta Anunciar en medios de prensa escrita Elaborar y repartir cartas de presentación Elaborar y repartir volantes publicitarios Para SecreEmpresa tenemos como actividades primarias: logística interna, operaciones, logística externa, marketing y ventas, servicio postventa.
Como
actividades
de
apoyo
tenemos:
aprovisionamiento,
desarrollo tecnológico, recursos humanos, infraestructura de la empresa. Tecnología Utilización del dispositivo (PC 12” todo en uno pantalla táctil)
Análisis de mercado 35
IMAGEN Nº.4 TECNOLOGÍA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Especificaciones técnicas del PC todo en uno ET2400 de ASUS: CUADRO Nº. 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Modelo
ET2400INT
ET2400XVT
CPU
Intel® Core™ i5 -650 / Intel® Core™ i7 Intel® Core™ i3 -540
740QM
Chipset
H55
HM55
Gráfica
NVIDIA G310M
NVIDIA
N11E-GS
1.5G
(3D)
Fermi Memoria
DDR3 1066 MHz 2GB
Disco Duro 1TB/750G/500G
Pantalla
DDR3 1333 MHz 2GB 1TB
SATAII 7200rpm 3.5"
SATAII7200rpm 3.5"
23.6" 1920 x 1080
23.6" 1920 x 1080 (120Hz 3D)
Pantalla Táctil
Sí
Unidad
Bandeja
Óptica
Blue-ray reader Multi DVD
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Bandeja /
Super Blue-rayreader
Análisis de mercado 36
Abastecimiento
Cuenta para acceso a Internet Pago de Agua, Luz y Teléfono Adquisición de suministros varios
2.4 Matriz foda
Habiendo realizado un análisis interno de los servicios que va a ofrecer “SecrEmpresa”
hemos establecidos las siguientes fortalezas y
amenazas a la competencia en el mercado nacional. A continuación presentamos el análisis interno de la matriz FODA.
CUADRO Nº. 2 ANÁLISIS INTERNO FODA FORTALEZA Completo conocimiento de las necesidades de nuestro cliente. Servicio con poca competencia en el mercado. Ubicación Estratégica. Red de contactos con los diferentes bufete de abogados de la zona, lo cual permite llegar al público más fácilmente. Servicio diferente de información que se complementa para la ANÁLISIS INTERNO
reducción de personal.
Servicio personalizado a clientes.
Procesos y procedimientos de calidad. DEBILIDADES Por ser una nueva empresa en el mercado, con este servicio, no tenemos posicionamiento en el mercado. Falta de experiencia en marketing especializado Poca experiencia en el rubro virtual y gestión de tecnología virtual
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Análisis de mercado 37
A continuación presentamos el análisis externo de la matriz FODA.
CUADRO Nº. 3 ANÁLISIS EXTERNO FODA OPORTUNIDADES Mercado virgen en el país Disponibilidad de tecnología y precios accesibles Escalabilidad a corto plazo. Políticas
laborables
afines
al
crecimiento
y
desarrollo de las MYPES (Pequeñas y Medianas ANÁLISIS EXTERNO
empresas). AMENAZAS
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Poca disposición a la innovación. Inestabilidad Política Incertidumbre e inestabilidad financiera mundial. Pocas
barreras
de
ingreso
para
nuevos
competidores Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
2.5 Planificación estratégica
Al negocio tradicional le quedan los días contados. Esto lo hemos venido observando desde la entrada de las TIC (tecnologías de la información y comunicación) en la sociedad, y las empresas que se resistieron a introducir las tecnologías en sus procesos de negocio fueron las primeras en caer. Sin embargo, se han necesitado algunos años para darse cuenta de algo intangible: de nada sirve tener conexión a Internet y disponer de una página web (mejor o peor posicionada), y esperar luego simplemente a que nos lleguen los clientes, facilitándoles aplicaciones y recursos innovadores
Análisis de mercado 38
2.5.1 Ventaja diferencial del Servicio
SecrEmpresa dividió en tres categorías las ventajas diferenciales de nuestros servicios: funcionales, globales y corporativas.
Funcionales
Crear manual de funciones. Implementar un Sistema de Respaldos de Programas Fuentes. Mantener actualizada una Base de Conocimientos y que esté disponible para todos en cualquier momento, como primera instancia de consulta.
Globales
Abordar convenios institucional que permitan "ganar/ganar" con proveedores. Valerse de los constantes cambios tecnológicos para mantener actualizados los servicios y ofrecer siempre lo último y lo mejor en cuanto a tecnología se refiere. Asesorías de nuevos Proyectos. Asesorías por compra nuevos equipos, etc.
Corporativas
Diseñar e implementar políticas de satisfacción laboral. Brindar seguro médico particular para los empleados. Ingresar a nuestros empleados al seguro social. Certificación técnica sobre equipos móviles al personal técnico. Capacitación periódica de nuevas herramientas de desarrollo para servicios virtuales.
Análisis de mercado 39
2.6 Análisis del mercado
Un objetivo eficaz es analizar y hacer estrategias de mercado en el área judicial y estudiar las necesidades de los consumidores de servicios jurídicos. Por tanto no tiene sentido que no esté introducido de una manera
más
clara
o
no
en
los
despachos
de
abogados,
independientemente de cuál sea su tamaño, pues no se trata de ello, el tamaño, sino de concebir ideas para ser más competitivos y ser capaces de sostener las mismas como políticas del despacho en el tiempo, aplicándolas de una forma sistematizada, y mesurando sus resultados dentro de un plan mayor u objetivos de la firma legal.
El marketing en su fase de Estudio del Mercado, ayuda a entender los procesos y necesidades y a tomar decisiones, y contribuye a hacer una estrategia de análisis de problemas laborales o de empresa, para proyectar en el mercado las mejores acciones a realizar, como asistir a conferencias u otro tipo de eventos (o realizarlos la misma firma) donde hay un público que interesa a la firma legal, introducirse en un nicho o segmento del mercado legal de la mano de artículos en revistas especializadas, etc.
El estudio y análisis lleva a la acción final, dentro de la estrategia global de la firma y ello atendiendo a sus recursos o medios. Por tanto no se trata de más o menos medios económicos para aplicar políticas de marketing.
2.6.1 Análisis de nuestro mercado meta
Nos hemos centrado en los abogados actuales, es decir el método de investigación se orienta a los buffet de abogados, debido a que nuestro servicio es una
página Web de secretaria virtual y dependemos
directamente de los abogados como usuario final y que este tenga acceso
Análisis de mercado 40
al servicio Web. Las características de nuestro mercado está enfocado a:
Abogados de cualquier edad que vivan en la provincia del Guayas. Abogados que tengan una oficina u ofrezcan sus servicios legales.
Se pondrá como una conclusión el número total de abogados (14000) / 5 años indicando que durante el primer año se llegaremos a 2800 abogados y con un porcentaje del 20%
2.6.2 Determinación del tamaño del mercado objetivo
Ecuador tiene más abogados (37.373) que médicos (32.262), según los resultados del Censo de Población y Vivienda 2010, a pesar de que sus habitantes se enferman más y litigan menos.
En términos estadísticos la tasa de morbilidad por cada 10.000 personas es 737, mientras que la de juicios es 406.
La mitad de los abogados del país se concentra en Quito (10.730) y Guayaquil (8.126).
Con 73 juristas por cada 10.000 habitantes, Sucumbíos supera al promedio nacional que es 26. Le siguen Pichincha (44), Loja (42), Galápagos (37), Azuay (36) y Cañar (31).
El Colegio de Abogados del Guayas discrepa con las cifras proporcionadas por el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC). "En la provincia tenemos 14.794 afiliados y en el país hay un total de 47.713", precisa Pedro Javier Granja, secretario del gremio local y de la federación nacional.
Análisis de mercado 41
2.6.3 Tamaño del mercado objetivo
El doctor Juan Ramos Mancheno, decano de la Facultad de Jurisprudencia y Ciencias Sociales de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, coincide con la opinión de que los números no reflejan la realidad y "son incongruentes".
Asegura que hay por lo menos 14.000 abogados inscritos en la provincia del Guayas.
Tampoco considera que predomine el sexo masculino entre los profesionales del Derecho. "Si usted va a las aulas encuentra que en la mayoría de ellas hay más mujeres que hombres, siquiera el 60%. Hay al menos cinco años de distancia en estas cifras del INEC. Que sería el mercado objetivo.
Según el INEC hay 14.000 abogados inscritos en la provincia del Guayas que se clasifican de la siguiente manera: CUADRO Nº.4 ABOGADOS INSCRITOS
FUNCIONES
Nº DE ABOGADOS EN GUAYAQUIL
Abogados Penalistas
2296
Abogados Derecho Publico
966
Abogados en Derecho Económico
4648
Otros
6090
Total
14000
Fuente: expreso.ec Elaborado por: Cinthya Tutiven
Análisis de mercado 42
GRÁFICO Nº.2 ABOGADOS INSCRITOS
Fuente: expreso.ec Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº.5 ABOGADOS INSCRITOS MERCADO GLOBAL MERCADO
ACTIVIDADES
PORCENTAJE %
Abogados Penalistas
16,41
5085,89
Abogados Derecho Publico
6,87
2129,19
Abogados en Derecho Económico
33,21
10292,65
Otros
43,51
13484,89
ACTIVIDADES
PORCENTAJE %
Abogados Penalistas
16,41
5085,89
Abogados Derecho Publico
6,87
2129,19
Abogados en Derecho Económico
33,21
10292,65
Otros
43,51
13484,89
GLOBAL
MERCADO GLOBAL
Fuente: expreso.ec Elaborado por: Cinthya Tutiven
Tamaño del mercado objetivo
La muestra es el número de elementos, elegidos o no al azar, que hay que tomar de un universo para que los resultados puedan extrapolarse al mismo, y con la condición de que sean representativos de la población. El tamaño de la muestra depende de tres aspectos:
Análisis de mercado 43
Del error permitido.
Del nivel de confianza con el que se desea el error.
Del carácter finito o infinito de la población. Para ello utilizaremos la siguiente fórmula:
∗ ∗ ∗ ∗ ( − 1) + ∗
=
∗
Dónde:
N = Total de la población Za2 = Corresponde al Nivel de Confianza elegido p = proporción esperada o probabilidad de que ocurra el evento q = probabilidad de que no ocurra el evento d = precisión de la información obtenida El valor asignado a las variables es: N =13484.89 Za2 = 1.96 p = 0.05 q = 0.95 d = 0.05
Reemplazando las variables por los valores descritos anteriormente tendremos que:
=
13484,89 ∗ 1,96 ∗ 0,05 ∗ 0,95 0,05 ∗ (13484,89 − 1) + 1,96 ∗ 0,05 ∗ 0,95
=
13484,89 ∗ 1,96 ∗ 0,05 ∗ 0,95 0,0025 ∗ 13483,89 + 3,8416 ∗ 0,05 ∗ 0,95 =
, ,
== 72,6
Por lo tanto necesitamos nuestra muestra de población la componen 73 abogados.
Análisis de mercado 44
2.6.4 Análisis de la competencia
Actualmente en el País no existe competencia, es por eso que estamos seguros y confiamos en
el potencial
del servicio de
“SecrEmpresa” introducirá al mercado ecuatoriano, tendrá una gran demanda. Pero en otros países como España, Estados Unido y Colombia ya están implementando el servicio de una Secretaria Virtual
para la
atención personalizada de sus clientes y quiera hacer crecer o crear su propio negocio a un bajo costo.
2.7 Plan de mercadeo y estrategias de ventas
2.7.1 Objetivo del plan de mercadeo
El objetivo que SecrEmpresa quiere obtener del plan de mercadeo es obtener información valiosa para la decisión de continuar con el estudio técnico. Es decir que este plan debe suministrar información sobre los volúmenes de demanda y la posibilidad de ofrecer el servicio de Secretaria virtual en el mercado de manera competitiva.
Nos proponemos posesionar aproximadamente con 1116 servicios en la Ciudad de Guayaquil.
Alcanzar una participación de 8.27% con nuestro sistema de secretaria virtual, en el segundo año con un incremento de 8% sobre el mercado 8%.
y un 8% en tercer año en el cuarto año un 8% y el quinto año
Análisis de mercado 45
CUADRO Nº.6 MERCADO GLOBAL EN GUAYAQUIL 1
2
Participación Mercado global
mercado
3
del Incrementar en
en el el
segundo
4
5
Incrementar un Incrementar el el tercer año
cuarto año
Incrementar en el quinto
en primer año
año
8,27%
8%
8%
8%
8%
1116
1205
1406
1406
1518
año
Guayaquil
13.485
Fuente: Estudio de mercado Elaborado por: Cinthya Tutiven
GRÁFICO Nº. 3 MERCADO GLOBAL EN GUAYAQUIL
Fuente: Estudio de mercado Elaborado por: Cinthya Tutiven
2.7.2 Presentación y descripción del producto
Nuestro portal Web dentro de su contenido estará las descripciones de cada uno de los servicios que se ofrecerán. El
servicio
que
confidencialidad.
se
ofrecerá
se
garantizara
una
absoluta
Análisis de mercado 46
IMAGEN Nº. 5 PÁGINA WEB DE SECREMPRESA
Fuente: secrempresa.com Elaborado por: Cinthya Tutiven
Objetivos específicos
El
Servicio
de
SecrEmpresa
tiene
los
siguientes
objetivos
específicos: Un servicio bien diseñado para satisfacer las necesidades y deseos del consumidor de la manera más productiva para el cliente. Esto es con la máxima calidad al menor precio. Una organización y estructura efectiva para distribuir el servicio hacia el cliente, y a traerlo a este en el momento y lugar más oportuno a través de una publicidad y promoción técnica y creativamente ideada. Un plan de Marketing de RESULTADOS que de acuerdo a la posición real de la empresa y del servicio, defina claramente los objetivos cualicuantitativos del negocio y el cómo o la manera de obtenerlos.
Análisis de mercado 47
Combinando estratégicamente de la manera más potencial, las Fuerzas y Oportunidades del servicio y disminuyendo sus debilidades y riesgos. 2.7.3 Estrategias de precio
Debido que lo que se propone es un servicio nuevo, SecrEmpresa ha decidido que la estrategia ideal sería la de penetración (fijar precios bajos desde el principio para conseguir la mayor penetración del mercado). SecrEmpresa justifica la selección de esta estrategia debido a los siguientes factores: El servicio no constituye una auténtica novedad y puede ser rápidamente imitado. La demanda es altamente sensible al precio. Posibilidad de entrada de nuevos competidores. Economías de escala: los precios iníciales bajos podrán generar una demanda que permitirá producir grandes series a costes menores. Necesidad de recuperación rápida de la inversión.
Pero igual se detallan ejemplos con valores que son aplicados en otros países que ya cuentan con el servicio de secretaria virtual.
En cambio en los países como España, Argentina y Estados Unidos los valores varían según el tipo de servicio como el tiempo que lo desean utilizar.
Por ejemplo España tiene estos servicios con la siguiente tarifa:
Análisis de mercado 48
CUADRO Nº. 7 TARIFA ESPAÑA Servicio
Costos
Atención de llamadas
€
80,00
Gestión de Agenda
€
55,00
Gestión De E-mails
€
70,00
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº. 8 TARIFA ESTADOS UNIDOS Servicio
Costo
Atención de llamadas
$250.00
Mensual
hasta
telefónicos.
Gestión de Agenda
$350.00
Gestión De E-mails
$25.00
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº. 9 TARIFA ARGENTINA Servicio
Costo
Atención de llamadas
75
Gestión de Agenda
200
Gestión De E-mails
120
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
100
contactos
Análisis de mercado 49
CUADRO Nº. 10 TARIFA SECREMPRESA Servicio
Costos
Atención de llamadas
$
55,00
Gestión de Agenda
$
55,00
Gestión De E-mails
$
55,00
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
2.7.4 Estrategias de comercialización
Las estrategias de comercialización que SecrEmpresa aplica consisten en objetivos de ventas, la medida de esta estrategia no es el dinero recibido por nuestros clientes, sino de obtener nuevos clientes que se unan a nuestra empresa. Por lo cual nos basaremos en las estrategias: Mejoramiento continúo en necesidades concretas del usuario final. Precios cómodos. Ofrecer un servicio de calidad. Facilidades de pago en los servicios Administrativo. Implementar sistema de mercadeo. Buscar o establecer financiamiento con instituciones bancarias.
Nuestra compañía se desarrollara, en su primera fase de inicio en la región costa específicamente en la ciudad de Guayaquil, que es donde se va a promocionar nuestro servicio a los bufetes de abogados como a los abogados independientes, de esta forma poco a poco ir extendiéndose a otras ciudades del país.(García, 2013)
Análisis de mercado 50
2.7.5 Estrategias de ventas SecrEmpesa considera que la satisfacción del cliente tiene importancia primordial, para mejorar este servicio incorpora a su estructura orgánica un Jefe de Ventas y bajo su cargo Vendedores. El vendedor tiene que actuar como filtro en la negociación, permite definir el negocio por las relaciones que desarrolla con el cliente y permite una canalización más verdadera para el intercambio de información. El vendedor para SecrEmpesa realiza una venta personal que involucra la comunicación persona a persona. La venta personal debe tener las siguientes características: Aplicación del concepto de marketing. Construir relaciones con el cliente. Descubrir las necesidades del cliente. Ofertar los productos apropiados bajo estas necesidades. Comunicar los beneficios al cliente. Por último realizar las transacciones pertinentes de la venta. Para lograr que se cumplan las estrategias de ventas el vendedor debe tener el siguiente adiestramiento en la negociación: El vendedor tiene que adquirir un extenso conocimiento de los servicios que tiene SecrEmpresa. Aprender a seleccionar la comunicación de beneficios más apropiados para cada caso. Entender y transmitir el posicionamiento de la oferta empresarial. Debe estar bien informado, conociendo y aplicando adecuadamente la estrategia de producto, aportará valor al comprador. 2.7.6 Estrategias de publicidad y promoción Para SecrEmpresa la publicidad y promoción de ventas es
Análisis de mercado 51
considerada como una actividad importante y eficaz. Las diferentes actividades son:
Coordinar entrevistas con diferentes bufetes de abogados que hay en Guayaquil, para ofrecerles nuestro servicio, para explicarles cuales son las ventajas que tendrían al adquirirlo.
En la página WEB de nuestra empresa, ofreceremos los servicios que tenemos. Esta servirá también como medio de publicidad, pues en ella el cliente va a tener la posibilidad de conocer y elegir el tipo de servicio. Página WEB con el servicio Publicidad a través en Medios de comunicación , folletos, revistas Nuestra compañía se desarrollara, en su primera fase de inicio en la región costa específicamente en la ciudad de Guayaquil, que es donde se va a promocionar nuestro servicio a
los diferentes bufetes de
abogado que hay y así poco a poco ir extendiéndose a otras ciudades del país. 2.7.7 Estrategias de distribución
Realizar ventas directas de Internet, es decir convertir la red en un canal. Esto significa vender nuestro servicio desde la Web, brindando facilidades
a nuestros clientes en hacerles demostraciones de cómo
funcionaría nuestro servicio de secretaria virtual.
El equipo de venta se encargara de realizar visitas a los abogados que estén interesados en contratar el servicio.
Hacer marketing de
nuestros servicios a nuestros clientes
potenciales, resaltando los beneficios de SecrEmpresa.
CAPÍTULO III
ANÁLISIS TÈCNICO
3.1 Cadena de valor de la empresa
La cadena de valores la principal herramienta para identificar nuestra fuente de generación de valor para el cliente: SecrEmpresa realiza una serie de actividades para diseñar, producir, comercializar, entregar y apoyar el servicio;
nuestra cadena de valor identifica 9 actividades
estratégicas de la empresa, cada uno con un costo, a través de la que se puede crear valor para los clientes, estas 9 actividades se dividen en 5 actividades primarias y 4 de apoyo.
La cadena de valor de SecrEmpresa es esencialmente una forma de análisis de la actividad empresarial. Actividades de nuestra cadena de valores será de una forma menos costosa y mejor diferenciada que sus rivales. Por
consiguiente la cadena de valor de SecrEmpresa está
conformada por toda su actividad generadora de valor agregado y por los márgenes que estas aportan.
Nuestra cadena de valor genérica está constituida por tres elementos básicos:
A. Las actividades primarias, Nuestras actividades primarias son consideradas para nuestra empresa
un factor fundamental para los
procesos de gestión, desde el momento que comienza a buscar el mercado hasta la post-venta.
Análisis técnico 53
Por ejemplo se les ofrece los servicios a los clientes, indicándole cada una de las ventajas que tienen al comprarlo, y así podrá ahorrar tiempo y dinero, así mismo se le dará su respectivo asesoramiento del servicio.
B. Las actividades de apoyo a las actividades primarias, Desarrollo de tecnología, incluye el desarrollo de tecnología para apoyar a las actividades de la cadena de valor, por ejemplo investigación y desarrollo, automatización de procesos, diseño, rediseños.
Las de infraestructura empresarial como por ejemplo finanzas, contabilidad, gerencia de la calidad, relaciones públicas, asesoría legal. Gerencia general.
C. El margen, que es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la empresa para desempeñar las actividades generadoras de valor.
Actividades de apoyo
Abastecimiento: Es la función de comprar insumos utilizados en la cadena de valor, no a insumos comprados en sí.
Por ejemplo cuenta para el acceso a internet, la compra de equipos tecnológicos, suministros varios, etc
Desarrollo de tecnología: La empresa cuenta con una página Web donde tendrá cada una de las opciones del servicio que ofrece SecreEmpresa.com
El desarrollo de este nuevo servicio tecnológico ayuda de secretaria virtual realizara exactamente las mismas tareas que realizaría una
Análisis técnico 54
Secretaria presencial.
Administración de recursos humanos:SecrEmpresa implementara actividades en la búsqueda, contratación, entrenamiento, desarrollo, etc. Del personal que trabajara en la empresa.
Por ejemplo personal técnico calificado para atender los problemas que haya con algún servicio.
Infraestructura de la empresa: La empresa trabajara en varias actividades, para poder llevar un buen control de la administración general, todas las finanzas, contabilidad, y asuntos legales, etc.
Conclusión
SecrEmpresa tiene como la esencia principal de la Cadena de Valor es relacionando el valor agregado de un producto, es decir que nuestros clientes está dispuesto a pagar por el servicios que ofrece la empresa y que permite medir su posición competitiva.
La empresa cuenta con herramientas de análisis, ya que permite realizar un estudio completo de los procesos de producción, fabricación, gestión y desarrollo del servicio.
Para finalizar en SecrEmpresa, debemos asumir que una Cadena de Valor representa una parte tremendamente importante del manejo de la empresa, ya que
es lo que nos dará distinción, reconocimiento,
fidelidad por parte de nuestros clientes.
Análisis técnico 55
GRÁFICO Nº. 4 CADENA DE VALOR
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
3.1.1
Descripción de actividades primarias
Se han establecido 5 actividades primarias:
Logística de Entrada, Operaciones, Logística de Salida, Marketing Y ventas y Servicio o Post-Venta GRÁFICO Nº.5
ACT. DE APOYO
CADENA DE VALOR SECREMPRESA
INFRAESTRUCTURA
LOGISTICA
INNOVACIÓN CONSTANTE
LOGISTICA OPERACIONES
DE ENTRADA
DE SALIDA
SERVICIO MERCADOTECNIA
ATENCIÓN
SERVICIOSDE LA EMPRESA
ACTIVIDADES PRIMARIAS
AL CLIENTE
Actividades
Actividades
Actividades
relacionadas con
relacionadas con
Actividades
Actividades
la recepción y
la
relacionadas con
relacionadas con
con la
almacenamiento
transformación
la entrega del
la publicidad y
prestación de
relacionadas
de la
de cada unos de
servicio a los
venta de los
servicio para
información del
los servicios y
clientes.
servicios.
mantener el
servicio que
Procesamiento
Atención de llamadas
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
valor del
Gestión de Agendas
Gestión de E-mails
Análisis técnico 56
3.1.1.1
Logística interna o de entrada
Son las actividades asociadas a la recepción de los clientes, conocer el servicio que requiere: Se recibe a nuestros clientes en la Oficina de la empresa Pregunta qué tipo de necesidad Tiene con respecto a nuestro servicio de Secretaria Virtual. Brindar Información oportuna al cliente y mostrar los beneficios que se tiene al escoger nuestros servicio de Secretaria Virtual. Elige Plan Elabora un contrato Elige forma de pago
3.1.1.2 Operaciones
1. Elaborar el registro. 2. Elaboración y presentación de la propuesta al cliente. 3. Elaborar la descripción del Servicio a Brindar al Cliente. 4. Al
aceptar el servicio de Secretaria Virtual. indicar los costos al
cliente
3.1.1.2.1 Proceso de prestación de servicios
Identificar los procesos: A través de un análisis lógico y global del negocio se identifican los procesos relacionados con los factores críticos para el éxito de la empresa o que ofrezcan ventaja competitiva. Diagrama de flujos: Se definen las actividades que conforman el proceso así como las interconexiones de los flujos de entrada y de salida de las actividades. Mapa de procesos: Agrupados en categorías según la finalidad o a la estructura del sistema de gestión de calidad. Normalmente
Análisis técnico 57
en tres categorías, estratégica, procesos operativos y de apoyo o de soporte. Sistema de control: Para su gestión a los objetivos se le asignan las metas, cuantificadas mediante métricas o indicadores.
Alinear la actividad con la estrategia: Como complemento al modelo de gestión por procesos diseñamos el mapa estratégico que va a conducir la ejecución y la gestión estratégica.
3.1.1.2.2 Diagrama de flujo de proceso
GRÁFICO Nº. 6 FLUJO DE PROCESO Inicio
Recibir al cliente
Preguntar por sus necesidades
Indicar el beneficio del Servicio
Acepta Condiciones Si Tomar datos del cliente
Preparar forma de pago
Fin
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
No
Análisis técnico 58
3.1.1.3
Logística externa o de salida
Entrega formal de comprobante de pago y contrato del cliente. Acordando fecha y hora en que se comience a utilizar el servicio
3.1.1.4
Mercadeo y ventas
Elaborar y repartir volantes publicitarias. Publicidad del portal web de la empresa. Publicidad en radio y revistas de la ciudad y el país. Realizar visitas a las empresas dando a conocer el servicio 3.1.1.5
Servicio o post-venta
Distribución de la Publicidad en nuestra página Web. Asesoramiento de instalación y mantenimiento del
servicio de
Secretaria Virtual. Asesoramiento a nuestros clientes, para la compra de cada uno de nuestros servicios. Facilidad de pagos. 3.1.2 Descripción de actividades de apoyo
Infraestructura, Gestión de Personal, tecnología y abastecimiento 3.1.2.1 Infraestructura
Adecuación de las diferentes aéreas Alquiler de local. Pago de servicios básicos. Adquisición de suministros varios
Análisis técnico 59
3.1.2.2 Gestión personal
Personal calificado para las áreas: Gerencia General. Secretaria Recepcionista. Departamento de Sistemas. Departamento de Crédito y Cobranzas. Departamento de Ventas.
3.1.2.3 Tecnología
Nuestra empresa estará siempre a la vanguardia en cuanto se refiera a tecnología. (Software y Hardware, metodología de desarrollo) con programas que nos ayude a la creación de la página Web de SecrEmpresa utilizaremos:
HTML, PHP, MYSQL 3.1.2.4
Aprovisionamiento
La información es el insumo clave para llevar a cabo la gestión de análisis y requerimiento de las necesidades de los clientes por lo tanto este es el primer paso en firme que se da frente al cliente.
Compras: se ha de tener en cuenta el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, etc. 3.2
Análisis técnico operativo
Análisis Interno y Externo
Análisis técnico 60
Los análisis Internos y Externos se los refleja dentro de la empresa (interno) y en las instituciones
que se proporcionarían el servicio
(externo). Análisis Interno
En el análisis interno será evaluado por los equipos informáticos que nuestra empresa requerirá para el buen desempeño de las funciones. Para ello necesitamos en primera instancia lo siguiente: Hardware 2 computadoras personales Conexiones de red, voz, teléfono e internet Impresora multifuncional Impresora tinta Software
Licencias de Windows y office Licencias de Windows Server 2003 Programas
Inventario (facturación-inventarios-contabilidad-cuentas
por cobrar)
Muebles y enseres Escritorios gerencias Counter principal Sillas tipo secretaria Archivador vertical Mesa de trabajo
Análisis técnico 61
3.2.1 Servicio al cliente
El servicio al cliente, le permitirá a los futuros usuarios obtener cada uno de los servicios que ofrezca la empresa para así poder cubrir con las inquietudes que tenga el usuario.
GRÁFICO Nº. 7 PROCESO SERVICIO AL CLIENTE
Inicio
Cliente contacta a la empresa
Secretaria contesta al cliente
Le explica los servicios que ofrece la empresa
El cliente obtiene la información que requería
Fin
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Análisis técnico 62
3.2.2 Facturación
El cliente contrata el servicio, el personal de ventas hace la factura a nombre de la empresa pagando el valor acordado entrando en vigencia si existen descuentos y promociones para ese cliente.
GRÁFICO Nº. 8 PROCESO FACTURACIÓN
Inicio
Cliente contrata el servicio
Se genera la respectiva factura
Cliente firma el pago del servicio
Se contabiliza la venta
Fin
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
3.2.3 Compras
El proceso compras es simple como insumo de compras solo son los controles Fusión que solo se los hace como una inversión inicial al principio de las operaciones de empresa, se la hace por medio de la Web
Análisis técnico 63
en sus página propia de la empresa SecrEmpresa
3.2.4 Cobranzas
Se realiza por el departamento de ventas o directamente el cliente puede pagar en la empresa en efectivo o con tarjeta de crédito, no habrá valores por pagar a crédito para los clientes. GRÁFICO Nº. 9 PROCESO COBRANZAS
Inicio
Venta cobra las factura
Cliente paga a la empresa o al vendedor
Fin Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
3.3
Desarrollo del producto o sistema
SecrEmpresa, induce una serie de resultados que favorecen la administración de la compañía, pero para lograrlo es necesario implementar la metodología y la aplicación para monitorear, y analizar los indicadores obtenidos del análisis. 3.3.1 Metodología de desarrollo
Las Metodologías Para el Desarrollo de Sistemas son métodos que
Análisis técnico 64
indican cómo hacer más eficiente el desarrollo de sistemas de información. Para ello suelen estructurar en fases la vida de dichos sistemas con el fin de facilitar su planificación, desarrollo y mantenimiento. Las metodologías de desarrollo de sistemas deben definir: objetivos, fases, tareas, productos y responsables, necesarios para la correcta realización del proceso y su seguimiento.
Los principales objetivos de una metodología de desarrollo son: Asegurar la uniformidad y calidad tanto del desarrollo como del sistema en sí. Satisfacer las necesidades de los usuarios del sistema. Conseguir un mayor nivel de rendimiento y eficiencia del personal asignado al desarrollo. Ajustarse a los plazos y costes previstos en la planificación. Generar de forma adecuada la documentación asociada a los sistemas. Facilitar el mantenimiento posterior de los sistemas.
Para poder desarrollar el Sistema de Secretaria
se aplicara la
Metodología de Desarrollo del Prototipo. SecrEmpresa pondrá mucha atención a la construcción de prototipos ya que estos son muy eficaces bajo las circunstancias correctas. (Congreso, 2013) 3.3.2 Estrategia de desarrollo
Proponemos diversas estrategias para mejorar su presencia y sus ventas en la web, con los servicios de Secretaria Virtual que se detallan a continuación:
Atención de llamadas.- cubre la gestión de llamadas y su filtro para que la organización reciba únicamente aquellas que cumplan una serie
Análisis técnico 65
de parámetros establecidos. Ofrecerá una línea global y una específica para cada cliente.
Tendrá acceso a su agenda vía Internet, contara con buzón personal donde escuchara todos los mensajes que su secretaria le haya grabado; desde cualquier lugar. Control total de las llamadas recibidas a través de nuestra web, por email. Gestión de agenda y citas.- cubre la gestión de todo nuestro calendario de reuniones y citas al cual tendrá acceso en todo momento. Se llevara un registro de cada una de sus citas y consultas Gestión De E-mails.- Se enviara
toda su correspondencia
electrónica, así mismo se controlara los envíos que se realicen para que la empresa tenga un detalle de quien y cuando se enviaron. Además el cliente tendrá respuestas personalizadas, reducirá el tiempo de gestión de lo email
SecrEmpresa lo que
busca básicamente es complementar los
indicadores financieros con los indicadores no financieros y lograr un balance de tal forma que la empresa pueda tener unos buenos resultados en el corto plazo y construir su futuro.
Uno de los ejemplo
de
la
estrategia de desarrollo, es expandir el servicio de nuestra página web de Secretaria virtual a nivel nacional e inclusive tener miras hacia el exterior. Por eso es importante compartir con todo el personal, y estar pendiente de que todos seamos un solo equipo para poder seguir adelante en nuestra
empresa.
Por
eso
es importante
tener
indicaciones: Análisis del Macro-ambiente y el entorno cercano. Declaración de la Visión. Formulación de la Misión.
presente
estas
Análisis técnico 66
Declaración de los Valores corporativos que tiene SecrEmpresa
CUADRO Nº. 11 PERMANENCIA EN EL MERCADO
Fuente: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/ed/Cadena_de_valor.png Elaborado por: Cinthya Tutiven
3.3.3 Cronograma de implementación
Una vez que tengamos definidas estas variables estaremos en condiciones de implementar la metodología en SecrEmpresa que consta de las siguientes etapas: Formulación de objetivos estratégicos (Financieros / De mercado / De procesos / De personas / De tecnología). Construcción de indicadores de medición asociados a cada objetivo. Búsqueda del valor actual de los indicadores. Proyección del valor de los indicadores. Definición de las acciones asociadas a cada objetivo para movilizar los indicadores.
Análisis técnico 67
3.4 Diseño y distribución de la oficina
IMAGEN Nº. 6 DISEÑO DE OFICINA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
3.5 Localización geográfica
SecrEmpresa es una firma orgullosamente ecuatoriana, la empresa está ubicada en la ciudad de Guayaquil tomando en consideración el potencial de clientes que podemos tener siendo nuestro mayor mercado. La oficina se encontrara ubicada en Kennedy norte Av. NahimIsaias Nº 2003, cerca de algunos bufetes de abogados. Los teléfonos de contacto son 2983442
La oficina donde funcionara la empresa es alquilado, por lo que se pagara un arrendamiento mensual, la misma que cuenta con todos los servicios básicos como son: agua, luz, teléfono.
Análisis técnico 68
IMAGEN Nº. 7 LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA
Fuente:www. google.maps Elaborado por: CintthyaTutiven
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
4.1.
La Empresa
La empresa “SecrEmpresa” estará conformado por profesionales en el área especificada, dispuesto a cumplir con las metas de la empresa y junto poder cumplir la visión de empresa, buscando buscar siempre la superación laboral, social y tecnológica.
“SecrEmpresa” Se constituirá según el régimen de sociedad anónima, emitiendo acciones de igual valor entre todos los socios quienes serán participes de todos los ingresos y egresos generados por la empresa. Esta sociedad estará conformada por 2 socios: Gerente General quien labora en la empresa en la parte administrativa, un socio capitalista, quien no labora en la empresa.
Los socios inversionista formaran parte de la junta directiva, las metas y las estrategias que se tomaran es parte del trabajo de los inversionista.
De
ser
posible
los
inversionistas
deberán
tener
conocimiento en hardware y de administración de empresas, ya que las decisiones que se tomen serán de vital importancia para la organización.
4.2. Personal de la empresa
“SecrEmpresa”
durante
los primeros años
mantendrá
una
estructura organizacional pequeña, únicamente con el Gerente General, Contador General, Soporte Técnico, Secretaria/Asistente, Vendedores y
Análisis administrativo 71
Servicios Varios.
Para revisar el desarrollo de la empresa y cifras financieras se realizaran comités trimestrales, a los cuales asistirán el Gerente General y los socios inversionistas con los que contaran la empresa.
4.3.
Estructura de la organización
La Empresa “SecrEmpresa”
está conformada de la siguiente
manera: GRÁFICO Nº. 10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1000 Gerente General
1001 Secretaria Administrativa
1010 Jefe deVentas
1011 Jefe Técnico
1012 Vendedores
1013 Conserje, Mensajero
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
4.3.1. Áreas y actividades
Ventas, Se encargara en perfeccionar el servicio y introducirlo al mercado, y así
podrá
hacer los respectivos cambios que necesitare
nuestros servicios para la satisfacción de nuestros clientes.
Finanzas, Esta área será de vital importancia ya que la empresa
Análisis administrativo 72
trabaja con base en constantes movimientos de dineros. Esta área se encargará de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de sus departamentos, con el objeto de que pueda funcionar debidamente.
4.4.
Descripción de cargos y funciones
SecrEmpresa tiene los siguientes cargos con sus respectivas funciones: 4.4.1. Gerencia general
CUADRO Nº. 12 GERENCIA GENERAL Gerente Administrativo
Código del diagrama.- 1000
Objetivo.- Planificar, organizar y dirigir q se cumplan las actividades, requerimientos y lineamientos, de procesos en todas las tareas. Funciones
Planificación estratégica y operacional Seguimiento control y evaluación de los servicios q brinda la empresa Dirige y coordina las acciones de las diferentes áreas a fin de cumplir con los objetivos de la empresa. Orienta la gestión de la empresa al servicio y al usuario así como promueve su mejoramiento continuo. Establecer estrategias para la selección de proveedores Revisión de propuestas técnicas y presupuestarias
A quien reporta.- Directorio de La empresa
COMPETENCIAS -Gestión empresarial -Capacidad para liderazgo -Trabajo en equipo
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
TITULACION Ing. Comercial o Afines Con conocimientos técnicos Q maneje 2 idiomas
EXPERIENCIA 2 años
Análisis administrativo 73
4.4.2. Secretaría administrativa
CUADRO Nº. 13 SECRETARIA ADMINISTRATIVA Cargo: Secretaria Administrativa
Código: 1001
Objetivo.- Coordinar y dar soporte a las actividades q realiza la empresa en las áreas de control y desempeño. Funciones
Manejar y distribuir documentación técnica Elaboración de facturas y cobranzas Atender consultas y del personal y clientes oportunamente Coordina las reuniones de gerencia Contactar a clientes y proveedores Realizar otras funciones q le permitan cumplir con los objetivos del puesto.
Su jefe inmediato.-
GERENTE GENERAL
Competencias -Excelentes relaciones interpersonales
Titulación -Bachiller o estudio superior en secretariado
Experiencia Mínimo un año
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
4.4.3. Jefe de ventas
CUADRO Nº. 14 JEFE DE VENTA Cargo: Jefe de Ventas
Código: 1010
Objetivo.- Coordina para a las actividades q realiza la empresa en la área de ventas. Funciones
Elaboración de facturas y cobranzas Atender consultas y del personal y clientes oportunamente Coordina las reuniones de gerencia Cierra trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros servicios Elaborar estrategias de publicidad y promoción En cualquier caso es responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas sub-aéreas en las que normalmente se divide la función de ventas Buscar clientes potenciales Informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas
Su jefe inmediato.-
GERENTE GENERAL
Competencias -Excelentes interpersonales
relaciones
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Titilación -Ing. En ventas
Experiencia Mínimo dos años
Análisis administrativo 74
4.4.4. Jefe técnico
CUADRO Nº. 15 JEFE TÉCNICO Cargo.- Técnicos
Código.- 1011
Objetivo.- Asegurar la correcta utilización de equipos y procesos en los servicios técnicos q ofrece la empresa.
Funciones
Analizar y evaluar las modificaciones para el desarrollo del dispositivo. Supervisar el correcto proceso de manufactura del sistema Asegurar el desempeño técnico laboral Coordinar la entrega de los equipos a los clientes asegurando el correcto funcionamiento de los mismos. Solicitar capacitación técnica permanente y continua.
Jefe inmediato.- Gerente General
Competencias Organizar las actividades de elaboración del dispositivo Gran capacidad de trabajo en equipo
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Titulación. Tecnólogo en Sistemas Electrónica básica
Experiencia Mínimo 2 años
Análisis administrativo 75
4.4.5. Vendedores
CUADRO Nº. 16 VENDEDOR Cargo: Ventas
Código: 1012
Objetivo.- Coordina para a las actividades q realiza la empresa en la área de ventas. Funciones
Prospectar nuevos clientes. Mantener y retener a los clientes. Conocer los servicios de su empresa Conocer el mercado de sus clientes Organizar, planificar y ejecutar sus objetivos. Formarse constantemente en las técnicas necesarias para su labor. Dar servicio a sus clientes. Administrar eficientemente su cartera de clientes. Informar sobre el mercado.
Su jefe inmediato.-
Jefe de ventas
Competencias -Excelentes relaciones interpersonales, en el área de ventas por: CintthyaTutiven Elaborado
Titilación -Ing. En ventas, ing. Marketing o afines
Experiencia Mínimo un año
4.4.6. Conserje Mensajero Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº. 17 MENSAJERO Cargo: Conserje, Mensajero
Código del diagrama: 1013
Objetivo.- Organizar y clasificar los envíos y las entregas de documentos varios. Funciones:
Entregar la mercadería de los clientes Planificar la entrega de oficios en las diferentes zonas de Guayaquil Programar los mantenimientos del vehículo Dar buen servicio al cliente Cuidar de las instalaciones y equipos de la empresa
Su jefe inmediato.- Secretaria Administrativa COMPETENCIAS -Excelentes relaciones con los compañeros de trabajo Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
TITULACION Bachiller de la república Licencia profesional
EXPERIENCIA 2 años
Análisis administrativo 76
4.5.
Plan de control de calidad
Para conseguir una buena calidad en el producto o servicio hay que tener en cuenta tres aspectos importantes (dimensiones básicas de la calidad):
1. Dimensión técnica: engloba los aspectos científicos y tecnológicos que afectan al producto o servicio. 2. Dimensión humana: cuida las buenas relaciones entre clientes y empresas. 3. Dimensión económica: intenta minimizar costes tanto para el cliente como para la empresa 4. Motivación a los empleados para poder brindar un buen servicio
Otros factores relacionados con la calidad son:
Cantidad justa y deseada de servicio que hay que se ofrece. Rapidez de distribución del servicio o de atención al cliente. Precio exacto o rendimiento
(según la oferta y la demanda del
servicio). 4.6.
Plan de capacitación de la organización
Se realizaran evaluación periódica a nuestros colaboradores cada 6 meses, para asímedir el grado de desempeño que han tenido, y de esta manera poder tener el control de cómo nuestro personal se desempeña en la compañía
Norma de conducta y ética profesional No deben participar en negocios con los clientes Honestos y puntuales Buena conducta y relación personal
Análisis administrativo 77
4.7.
Políticas de organización
Las políticas de la organización serán revisadas cada año y aprobada
por la Gerencia General. Implementación de un sistema de evaluación del desempeño a los
empleados cada año Impartir talleres generales y establecer alianzas estratégicas con
firmas especializadas para capacitar al personal. Representar jurídica y legalmente a la empresa ante terceros. Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa. Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del
personal analizando la eficiencia del desempeño del trabajo. Atender y promover nuevos clientes Realizar estrategias para el cumplimiento de las metas Coordinar la programación de actividades.
CAPÍTULO V
ANÁLISIS LEGAL Y SOCIAL
5.1
Aspectos legales
La empresa “SecrEmpresa” se establecerá en Guayaquil-Ecuador con el fin de brindar el servicio de Secretaria Virtual, con el fin de brindar este servicio a los abogados sean estos individuales o bufetes.
Según el Art. 143 de la ley de Compañías, “La Compañía Anónima es una sociedad cuyo capital, divididos en acciones negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente por el monto de sus acciones”.
De acuerdo a la Ley al artículo anterior mencionado la empresa “SecrEmpresa” se constituirá en una sociedad anónima ya que para su formación se requiere un mínimo de dos personas las mismas que responderán por sus obligaciones sociales y legales hasta el monto de sus aportaciones individuales.
La vida legal de “SecrEmpresa” iniciara desde la fecha de inscripción del contrato social en el Registro Mercantil. La cual para efectos fiscales y tributarios las compañías de responsabilidad Sociedad Anónima son Sociedades de Capital.
Los socios aportaran para inicio de la empresa los siguientes valores:
Análisis legal y social 79
CUADRO Nº. 18 APORTACIÓN PARA INICIAR LA EMPRESA SOCIO Socio 1 Socio 2 Préstamo Bancario Total
VALOR 5500 5500 5000 16000
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Al constituirse la compañía, el capital será íntegramente suscrito y pagado, los aportes en dinero se depositara en una cuenta especial de “Integración de Capital”, que será abierta en el Banco de Pichincha a nombre de “SecrEmpresa”, los certificados de depósitos de tales aportes se protocolizaran con las escrituras correspondientes y se entregaran a cada socio donde contara como de carácter no negociable. El Banco de Pichincha
pondrá
los
valores
en
cuenta
a
disposición
del
administrador.(slideshare.net, 2013) 5.1.1 Procesos para la constitución de una compañía
Para que una compañía sea legalizada debe cumplir los siguientes requisitos:
1. Contratar abogado registrado en el colegio profesional 2. Aprobar la denominación por parte de la Superintendencia de Compañías.
Solicitud dirigida a la Superintendencia de Compañías, exponiendo la creación, revisión
y aprobación del nombre de la compañía, cuya
solicitud debe estar firmada por un abogado plenamente registrado, su registro oficial y certificado de votación.
3. Solicitar Crédito Empresarial.
Análisis legal y social 80
Para acceder a un crédito en una entidad financiera se necesitan los Siguientes requisitos:
a. Datos del Negocio Ubicación. Actividad Comercial Monto del préstamo Detalle de la inversión
b. Referencias familiares c. Referencias del Proveedores d. Información del Garante del Préstamo e. Copia de pago del impuesto predial si el local es propio o certificado de arriendo f. Copia de Matrícula del Vehículo si lo tuviere
4. Aporte en la cuenta de integración de capital en un Banco de la localidad. 5. Elaboración de Escritura Publica
a. Protocolización de la escritura publica
El notario del cantón debe dar fe del documento suscrito por los accionistas y elevarlo a escritura pública, esto es: Revisar Minuta por parte del abogado y los accionistas. Presentación de la minuta Cierre y entrega de cuatro testimonios de la escritura pública.
Escritura de la Minuta.
Análisis legal y social 81
Los comparecientes, personas naturales que intervienen en la Escritura. Nacionalidad Edad Estado Civil Domicilio Nombres Completos
Declaración
de
Voluntad:
Los
comparecientes
declaran
la
constitución de la Compañía Anónima y que se someten a las disposiciones de la Ley de Compañías, del Código de Comercio y del Código Civil
Estatuto de la Compañía, documentos que debe contener: Nombre. Dirección. Objeto o Fin. Plazo de duración. Capital y Acciones. Gobierno y Administración. Convocatorias a reunión de Directorio. Facultades del Directorio. Disolución de la Compañía.
6. Ingreso de la Escritura en la Superintendencia de Compañías.
Carta dirigida al Superintendente de Compañías, expresando el ingreso de la documentación, firmado por el Abogado, su registro profesional y certificado de votación.
Análisis legal y social 82
Presentar los testimonios de la Escritura Pública, anexando copia de La aprobación de denominación y cuenta de integración de capital.
7. Aprobación de la Escritura.
La Superintendencia emite una resolución luego de analizar la documentación presentada, en caso de no ser aprobada, se procede a una subsanación y/o impugnación ante los tribunales respectivos.
A ser aprobada se realizara los siguientes pasos:
8. Publicación por la prensa den extracto de la Superintendencia de Compañías. 9. Apertura y pago de Patente Municipal. 10. Inscripción en el Registro Mercantil. 11. Elaboración e Inscripción de nombramientos en Registro Mercantil. 12. Afiliación a la Cámara de Producción respectiva.
Por la actividad del negocio de “Secretaria Virtual” se afiliara a la Cámara de Comercio, cuyos requisitos son los siguientes:
Solicitud de afiliación, Adjuntando: Copia Cédula de Identidad. Copia Certificado de Votación. Copia del RUC. Copia de Escritura de Constitución de la Compañía. Copia de los Nombres Legales.
13. Obtención del R.U.C en el SRI.
Se efectuará presentando la siguiente documentación:
Análisis legal y social 83
a. Original y copia de la Escritura de la Constitución o copia notariada. b. Original y copia del Nombramiento del Representante legal de la Compañía. c. Copia de Cédula y Certificado de votación del representante legal. d. Formulario 01ª y 01B debidamente firmado por el representante legal. e. Original y copia de lanilla de agua, luz o teléfono, a nombre de uno de los accionistas, o gerente o nombre de la compañía, si en caso no tuviere estos documentos, se adjuntara contrato de arrendamiento inscrito en la Corte de Justicia. f. Si el trámite lo realiza una tercera persona, deberá adjuntar una carta de autorización por parte del gerente de la compañía, copia de cédula de identidad y certificado de votación.
14. Presentación
de
documentos
finales
a
Superintendencia
de
Compañías. 15. Oficio de movilización de fondos por parte de la Superintendencia de Compañías.
5.2
Aspectos de legislación
La estructura publica de la
formación de “SecrEmpresa “será
aprobado por la superintendencia de compañías de Guayaquil, el que ordenara la publicación, por una sola vez, de un extracto de la escritura, conferido por la superintendencia, en uno de los periódicos de mayor circulación en el domicilio de la compañía dispondrá el registro de la misma en el registro mercantil.
De la resolución del superintendente de compañías que niegue la aprobación, se podrá recurrir ante respectivo tribunal distrital de lo contencioso administrativo, al cual el superintendente remitirá los antecedentes para que resuelva en definitiva. La escritura de constitución de “SecrEmpresa” será otorgada por todo los socios, la escritura deberá
Análisis legal y social 84
de obtener lo siguiente: Nombres, apellidos y estado civil de los socios si fueran personas naturales pero en el caso de ser personas jurídicas la denominación objetiva o razón social nacionalidad o domicilio. La denominación objetiva o razón social de la compañía. El objetivo social concretamente. La duración de la compañía La dirección de la compañía El importe de capital social con la expresión de números de las participaciones en las que estuviese dividido y el valor nominal de la misma. La indicación de las participaciones que cada socio suscriba o pague en numérico o en especies, el valor atribuido a estas y la parte del capital no pagado la forma y el plazo para integrarlo. La forma en que se organizara la administración y fiscalización de la compañía si se hubiere acordado del establecimiento de un órgano de fiscalización y la indicación de los funcionarios que tengan la representación legal. La forma de liberar y tomar resoluciones en la junta general y el modo de convocarla y constituirla y los demás pactos políticos y comisiones especiales que los socios juzguen conveniente establecer, siempre que no se opongan a lo dispuesto a la ley de compañías La aprobación de la escritura de constitución de compañía
será
pedida al superintendente de Compañías por los Administradores o Gerentes por la personas en ellas designadas estos no lo hicieron dentro de los treinta días de suscrito el contrato lo hará cualquiera de los socios a costa del responsable de la omisión. Trámites municipales Para la legalización de negocios en el Municipio se requiere lo
Análisis legal y social 85
siguiente:
Patente de Comercio
Las personas jurídicas presentaran los siguientes requisitos:
a. Formulario “Solicitud para Registro de Personas Jurídicas”. b. Copia legible de los estados financieros del periodo contable a declarar, con la fe de presentación de la Superintendencia de Compañías o de Banco según el caso. c. Copia legible de la cédula de identidad y nombramiento actualizado del representante legal. d. Copia legible del R.U.C actualizado. e. Original y copia de Certificado de Seguridad (Otorgado por el Benemérito Cuerpo de Bomberos). Si es más de un local presentar por cada uno de los locales. f. Copia de la escritura de constitución (cuando es por primera vez). g. Copia del comprobante de pago de la Tasa Anual de Turismo (para establecimientos que desarrollan actividad turística). Pasos del trámite . 1. Solicitar el Formulario “Solicitud para Registro de Patentes Personas Jurídicas” en la ventanilla única Municipal (Cámara de Comercio) o en ventanilla de patente de la Dirección Financiera de la Municipalidad (Bloque Noreste 2). El valor de la tasa de trámite para el pago de patente se incluirá en el comprobante de Pago de la Liquidación de dicho Impuesto. 2. Llenar la solicitud en letra imprenta o máquina. 3. Adjuntar los requisitos indicados a la solicitud y entregar en la ventanilla única Municipal (Cámara de Comercio), o en las ventanillas de Patente o 1.5 por mil de la Dirección Financiera de la Municipalidad
Análisis legal y social 86
(Bloque Noreste 2), donde se indicara el monto de la liquidación correspondiente.
NOTA: No se aceptará documentación incompleta o ilegible, ni declaraciones enmendadas.
4. Cancelar en la Ventanilla única Municipal (Cámara de Comercio), o en las ventanillas de recaudaciones de la Dirección Financiera de la Municipalidad (Bloque Noreste 1), el valor de la liquidación.
5.3
Análisis social
Se dará empleo a las personas que demuestren los debidos conocimientos en el departamento donde exista vacante. Durante los primeros 4 años la compañía trabajara con poco personal el cual colaborara para alcanzar los objetivos de la empresa, a medida que la empresa se posicione en el mercado, las actividades de la empresa aumentaran por lo que estaremos en la posibilidad de contratar nuevo personal en el área que así lo quiera.
La empresa en la contratación del recurso humano reconoce los beneficios de ley prescrito en la constitución de la República del Ecuador (estipulado en las leyes laborales). 5.4
Análisis ambiental
SecrEmpresa basada en la tecnología y servicios que presta a la comunidad, ha determinado que el impacto ecológico es nulo, debido a que nuestro servicio al no tener impacto directo sobre el medio ambiente, no genera emisiones que contaminen la tierra, el agua, el aire.
Las instalaciones que se realizaran tendrán un estricto seguimiento
Análisis legal y social 87
para que dispongan de las comodidades correspondientes para brindar un ambiente adecuado ayudando de la forma a la protección de la salud mental y física de las personas que vayan a trabajar. Los residuos que originen de las actividades para la adecuación del lugar y las actividades diarias propias del negocio serán depositados en las fundas herméticamente cerradas y entregadas a la empresa de reciclaje Obligaciones y derechos de los socios La única obligación que tienen los socios es la de cubrir al ente social el monto de su aportación. Sin embargo, conforme al artículo 70, cuando así lo establezca el contrato social, los socios, además de sus obligaciones generales, tendrán la de hacer aportaciones suplementadas en proporción a sus primitivas aportaciones. Cada uno de los socios de una sociedad limitada tiene una serie de derechos. Entre ellos se encuentran los siguientes: Derecho a participar en el reparto de beneficios y en el patrimonio de la sociedad en caso de liquidación. Derecho de tanteo en la adquisición de las participaciones de los socios salientes. Derecho a participar en las decisiones sociales y a ser elegidos como administradores. Derecho de información en los períodos establecidos en las escrituras. Derecho de obtener información sobre los datos contables de la Sociedad. 5.5
Análisis del comercio electrónico
Realizar comercio electrónica no es solamente comprar cosas a
Análisis legal y social 88
través de internet, sino la posibilidad de establecer una línea de comercio estable y realizar a través de medios electrónicos toda una conducta mercantil que incluye ofertas, pedidos, negociaciones, en general todo lo que es usual en el comportamiento de la vida mercantil, incluyendo todos los problemas legales que conlleva en el entorno ajeno a lo electrónico las transacciones de negocios.
Dentro de la “Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos” de la República del Ecuador, el negocio de TecMovSa se basa en la parte de “Mensajes de Datos” a continuación exponemos esa parte de ley. LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
EL H. CONGRESO NACIONAL
Considerando: Que, el uso de sistemas de información y de redes electrónicas, incluida la Internet ha adquirido importancia para el desarrollo del comercio y la producción, permitiendo la realización y concreción de múltiples negocios de trascendental importancia, tanto para el sector público como para el sector privado.
Que, es necesario impulsar el acceso de la población a los servicios electrónicos que se generan por y a través de diferentes medios electrónicos.
Que, se debe generalizar la utilización de servicios de redes de información e Internet, de modo que éstos se conviertan en un medio para el desarrollo del comercio, la educación y la cultura.
Que, a través del servicio de redes electrónicas, incluida la Internet
Análisis legal y social 89
se establecen relaciones económicas y de comercio, y se realizan actos y contratos de carácter civil y mercantil que es necesario normarlos, regularlos y controlarlos, mediante la expedición de una Ley especializada sobre la materia.
Que, es indispensable que el Estado Ecuatoriano cuente con herramientas jurídicas que le permitan el uso de los servicios electrónicos, incluido el comercio electrónico y acceder con mayor facilidad a la cada vez más compleja red de los negocios internacionales.
En uso de sus atribuciones, expide la siguiente: ARTÍCULO 1.- OBJETO DE LA LEY.- Esta Ley regula los mensajes de datos, la firma electrónica, los servicios de certificación, la contratación electrónica y telemática, la prestación de servicios electrónicos, a través de redes de información, incluido el comercio electrónico y la protección a los usuarios de estos sistemas.
DE LOS MENSAJES DE DATOS
ARTÍCULO
2.-
RECONOCIMIENTO
JURÍDICO
DE
LOS
MENSAJES DE DATOS.- Los mensajes de datos tendrán igual valor jurídico que los documentos escritos. Su eficacia, valoración y efectos se someterá al cumplimiento de lo establecido en esta Ley y su reglamento. ARTÍCULO 3.- INCORPORACIÓN POR REMISIÓN.- Se reconoce validez jurídica a la información no contenida directamente en un mensaje de datos, siempre que figure en el mismo, en forma de remisión o de anexo accesible mediante un enlace electrónico directo y su contenido sea conocido y aceptado expresamente por las partes.
ARTÍCULO 4.- PROPIEDAD INTELECTUAL.- Los mensajes de
Análisis legal y social 90
datos
estarán
sometidos
a
las leyes,
reglamentos
y
acuerdos
internacionales relativos a la propiedad intelectual. ARTÍCULO 5.- CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA.- Se establecen los principios de confidencialidad y reserva para los mensajes de datos, cualquiera sea su forma, medio o intención. Toda violación a estos principios, principalmente aquellas referidas a la intrusión electrónica, transferencia ilegal de mensajes de datos o violación del secreto profesional, será sancionada conforme a lo dispuesto en esta Ley y demás normas que rigen la materia. ARTÍCULO 6.- INFORMACIÓN ESCRITA.- Cuando la Ley requiera u obligue que la información conste por escrito, este requisito quedará cumplido con un mensaje de datos, siempre que la información que éste contenga sea accesible para su posterior consulta. ARTÍCULO 7.- INFORMACIÓN ORIGINAL.- Cuando la Ley requiera u obligue que la información sea presentada o conservada en su forma original, este requisito quedará cumplido con un mensaje de datos, si siendo requerido conforme a la Ley, puede comprobarse que ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos.
Se considera que un mensaje de datos permanece íntegro, si se mantiene completo e inalterable su contenido, salvo algún cambio de forma, propio del proceso de comunicación, archivo o presentación.
Por acuerdo de las partes y cumpliendo con todas las obligaciones previstas en esta Ley, se podrán desmaterializar los documentos que por ley deban ser instrumentados físicamente;
Los documentos desmaterializados deberán contener las firmas
Análisis legal y social 91
Electrónicas correspondientes debidamente certificadas ante una de las entidades autorizadas según lo dispuesto en el artículo 29 de la presente Ley, y deberán ser conservados conforme a lo establecido en el artículo siguiente.
ARTÍCULO 8.- CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS.- Toda información sometida a esta Ley, podrá ser conservada; éste requisito quedará cumplido mediante el archivo del mensaje de datos, siempre que se reúnan las siguientes condiciones:
a. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta; b. Que sea conservado con el formato en el que se haya generado, enviado o recibido, o con algún formato que sea demostrable que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida; c. Que se conserve todo dato que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y hora en que fue creado, generado, procesado, enviado, recibido y archivado; y, d. Que se garantice su integridad por el tiempo que establezca en el Reglamento a esta Ley.
Toda persona podrá cumplir con la conservación de mensajes de datos, usando los servicios de terceros, siempre que se cumplan las condiciones mencionadas en este artículo.
La información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción del mensaje de datos, no será obligatorio el cumplimiento de lo establecido en los literales anteriores. ARTÍCULO 9.- PROTECCIÓN DE DATOS.- Para la elaboración, transferencia o utilización de bases de datos, obtenidas directa o indirectamente del uso o transmisión de mensajes de datos, se requerirá
Análisis legal y social 92
el consentimiento expreso del titular de éstos, quien podrá seleccionar la información a compartirse con terceros.
La recopilación y uso de datos personales responderá a los derechos de privacidad, intimidad y confidencialidad garantizados por la Constitución Política de la República y esta Ley, los cuales podrán ser utilizados o transferidos únicamente con autorización del titular u orden de autoridad competente.
No será preciso el consentimiento para recopilar datos personales de fuentes accesibles al público, cuando se recojan para el ejercicio de las funciones propias de la administración pública, en el ámbito de su competencia, y cuando se refieran a personas vinculadas por una relación de negocios, laboral, administrativa o contractual y sean necesarios para el mantenimiento de las relaciones o para el cumplimiento del contrato.
El consentimiento a que se refiere este artículo podrá ser revocado a criterio del titular de los datos; la revocatoria no tendrá en ningún caso efecto retroactivo. ARTÍCULO 10.- PROCEDENCIA E IDENTIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS.- Salvo prueba en contrario se entenderá que un mensaje de datos proviene de quien lo envía y, autoriza a quien lo recibe, para actuar conforme al contenido del mismo, cuando de su verificación exista concordancia entre la identificación del emisor y su firma electrónica, excepto en los siguientes casos:
a. Si se hubiere dado aviso que el mensaje de datos no proviene de quien consta como emisor; en este caso, el aviso se lo hará antes de que la persona que lo recibe actúe conforme a dicho mensaje. En caso contrario, quien conste como emisor deberá justificar plenamente que el mensaje de datos no se inició por orden suya o que el mismo fue
Análisis legal y social 93
alterado; y, b. Si
el
destinatario
no
hubiere
efectuado
diligentemente
las
verificaciones correspondientes o hizo caso omiso de su resultado. ARTÍCULO 11.- ENVÍO Y RECEPCIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS.- Salvo pacto en contrario, se presumirá que el tiempo y lugar de emisión y recepción del mensaje de datos, son los siguientes: a. MOMENTO DE EMISIÓN DEL MENSAJE DE DATOS.- Cuando el mensaje de datos ingrese en un sistema de información o red electrónica que no esté bajo control del emisor o de la persona que envió el mensaje en nombre de éste o del dispositivo electrónico autorizado para el efecto.
b. MOMENTO DE RECEPCIÓN DEL MENSAJE DE DATOS.-Cuando el mensaje de datos ingrese al sistema de información o red electrónica señalado por el destinatario. Si el destinatario designa otro sistema de información o red electrónica, el momento de recepción se presumirá aquel en que se produzca la recuperación del mensaje de datos. De no haberse señalado un lugar preciso de recepción, se entenderá que ésta ocurre cuando el mensaje de datos ingresa a un sistema de información o red electrónica del destinatario, independientemente de haberse recuperado o no el mensaje de datos; y, c. LUGARES DE ENVÍO Y RECEPCIÓN.- Los acordados por las partes, sus domicilios legales o los que consten en el certificado de firma electrónica, del emisor y del destinatario. Si no se los pudiere establecer por estos medios, se tendrán por tales, el lugar de trabajo, o donde desarrollen el giro principal de sus actividades o la actividad relacionada con el mensaje de datos.
ARTÍCULO 12.- DUPLICACIÓN DEL MENSAJE DE DATOS.- Cada
Análisis legal y social 94
mensaje de datos será considerado diferente. En caso de duda, las partes pedirán la confirmación del nuevo mensaje y tendrán la obligación de verificar técnicamente la autenticidad del mismo.(Congreso, 2013)
CAPÍTULO VI
ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO
6.1
Inversión
6.1.1 Inversión fija
Para contar todos los requerimientos para que SecrEmpresa. funcione adecuadamente y entregue un servicio de calidad a sus clientes, se requiere de una inversión inicial en activos fijos la cual está compuesta de Equipos de Cómputo y Red, Muebles y Enceres, Instalaciones Eléctricas, Equipos de Oficina, Otros Activos y los Activos Intangibles, a continuación se presenta un resumen.
CUADRO Nº. 19 INVERSIÓN FIJA Inversión de Activos Fijos Detalle
Monto
Equipos de Cómputo y Red
3.410.00
Instalaciones Eléctricas
800.00
Muebles y Enceres
2.325.00
Equipos de Oficina
5.060.00
Activos Intangibles
750.00
Total Inversión
12.345.00
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Análisis económico y financiero 96
6.1.2 Capital de operaciones
El Capital de Operaciones considera aquellos recursos que requiere el
Proyecto
para
atender
las
operaciones
de
producción
y
comercialización del servicio y, contempla el monto de dinero que se precisa para dar inicio al Ciclo Productivo del Proyecto en su fase de funcionamiento. En otras palabras es el Capital adicional con el que se debe contar para que comience a funcionar el Proyecto, esto es financiar la producción antes de percibir ingresos. CUADRO Nº. 20 CAPITAL DE OPERACIONES DETALLE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
2012
AGUA
20
20
20
60,00
LUZ
50
50
50
150,00
TELEFONOS F/M
120
120
120
360,00
INTERNET
20
20
20
60,00
UTILES DE OFICINA
25
25
25
75,00
PUBLICIDAD
100
100
100
300,00
TOTALES
1005,00
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.1.3 Inversión total
Para contar con la inversión Total deSecrEmpresa. Se requiere de una inversión inicial en activos fijos, gastos de arranque, gastos de constitución, Capital de trabajo y las inversiones de software que se detalla a continuación.
Análisis económico y financiero 97
CUADRO Nº. 21 INVERSIÓN TOTAL APORTE DE SOCIOS PRESTAMO BANCARIO
5000
CAPITAL PROPIO
11000
TOTAL DE APORTACION
16000
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.2
Financiamiento
La inversión inicial será financiada por un aporte de capital propio de los socios y un préstamo con el Banco de Guayaquil al 18.92% de interés anual.
CUADRO Nº. 22 FINANCIAMIENTO Activos Fijos Gastos de Arranque
11.595,00 1.542,00
Gastos de Constitución
675,00
Capital de trabajo
942,00
Inversión en Software
750,00
Total Inversión Inicial
15.504,00
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.3
Ingresos
6.3.1 Ingresos por venta
Los ingresos por venta que la empresa tendrá a lo largo de los años provendrán de las siguientes fuentes:
Análisis económico y financiero 98
CUADRO Nº. 23 PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTA ANUAL 2012
2013
2014
2015
2016
Llamadas
31.020,00
33.501,60
36.181,73
39.076,27
42.202,37
Agenda
24.420,00
26.373,60
28.483,49
30.762,17
33.223,14
Emails
5.940,00
6.415,20
6.928,42
7.482,69
8.081,30
Totales
61.380,00
66.290,40
71.593,63
77.321,12
83.506,81
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº. 24 PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTA ANUAL (UNIDADES) 2012
2013
2014
2015
2016
564
609
658
710
767
444
480
518
559
604
108
117
126
136
147
1.116
1.205
1.302
1.406
1.518
Llamadas
Agenda
Emails
Totales
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.3.2 Costo de venta
El costo de venta son los costos en que se incurre para comercializar nuestro servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende.
Análisis económico y financiero 99
CUADRO Nº. 25 COSTO DE VENTA Mano de Obra Personal
Sueldo Mensual
Costo por día
Total
Secretaria
318
11
10
Jefe de Venta
500
17
17
Vendedor
318
11
10
Jefe Técnico
318
11
10
Electricidad
29
1,0
0,97
Teléfono
120
4,0
4,00
Internet
20
0,7
0,67
Totales
1623
54,10
52,31
Costo Por Día
52,31
Utilidad(30%)
15,69
Precio de Venta Por dia
68
Gastos Generales
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.3.3 Otros ingresos
En vista que la empresa no tiene otros ingresos no se detalla ningún cuadro que represente dichos valores 6.4
Gastos
6.4.1 Gastos administrativos
Las remuneraciones que percibirán los colaboradores de la empresa están basadas en los siguientes factores: Características del cargo Responsabilidad del cargo Capacidad financiera anual
Análisis económico y financiero 100
CUADRO Nº. 26 GASTOS ADMINISTRATIVOS Proyección de Sueldos Servicio
Rubro
2012
2013
2014
2015
2016
S.B.M
1150.00
1219,00
1279.95
1369.5
1465.41
P.S
3077.40
5089.08
5343.54
5717.58
6117.01
S.B.M
500
530
556,50
595,46
637,14
P.S
1587,60
2212,64
2323,28
2485,91
2659,92
S.B.M
318,00
337.08
353.93
378.71
405.22
P.S
850.97
902.03
947.13
1013.43
1084.37
S.B.M
318,00
337.08
353.93
378.71
405.22
P.S
850.97
902.03
947.13
1013.43
1084.37
S.B.M
318,00
337.08
353.93
378.71
405.22
P.S
850.97
1407.24
1477.60
1581.04
1691.71
318,00
337.08
353.93
378.71
405.22
850.00
902.03
947.13
1013.43
1084.37
Gerente General
Jefe de Ventas
Jefe Técnico
Secretaria
Vendedores
Conserje/mensajero S.B.M P.S Totales
10741.27 14512.37 15237.98 16304.64 17445.97
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.4.2 Gastos operativos
Serán todos los gastos derivados para el funcionamiento nuestra empresa, que se detallan a continuación
Análisis económico y financiero 101
CUADRO Nº. 27 PORCENTAJE DE INCREMENTO ANUAL Años
Incremento
2012
5%
2013
5%
2014
7%
2015
7%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº. 28 GASTO OPERATIVO DETALLE
2012
2013
2014
2015
2016
Electricidad
600
630
661,50
707,81
757,35
Internet
240
252
264,60
283,12
302,94
Útiles de oficina
300
315
330,75
353,90
378,68
Publicidad
500
525
551,25
589,84
631,13
Municipio
57
59,85
62,84
67,24
71,95
Cuerpo de bomberos
50
52,5
55,13
58,98
63,11
Alquiler
3750
4125
4537,5
4991,25
5490,375
Dominio y Hosting
400
440
484
532,4
585,64
Capacitación
1000
1100
1210
1331
1464,1
cámara de comercio
635
666,75
700,09
749,09
801,53
Agua Potable
240
252
264,60
283,12
302,94
Teléfono (Fijo y Moviles)
960
1008
1058,40
1132,49
1211,76
TOTALES
8.732,00
9.426,10
10.180,66
11.080,25
12.061,50
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.4.3 Análisis de costos
El análisis de costo es simplemente, el proceso de identificación de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. El análisis de costo determina la calidad y cantidad de recursos necesarios.
Análisis económico y financiero 102
CUADRO Nº. 29 ANÁLISIS DE COSTO Proyección Anual Detalle
2012
2013
2014
2015
2016
Electricidad
600,00
630,00
661,50
707,81
757,35
Agua
240,00
252,00
264,60
283,12
302,94
Teléfono
960,00
1.008,00
1.058,40
1.132,49
1.211,76
Internet
240,00
252,00
264,60
283,12
302,94
Sueldos del Personal
35.064,00
37.167,84
39.026,23
41.758,07
44.681,13
Prestaciones Sociales
7.819,27
11.415,05
11.985,80
12.824,80
13.722,54
Alquiler
3.750,00
4.125,00
4.537,50
4.991,25
5.490,38
Interés de Préstamo Bancario
831,61
549,68
209,52
-
Depreciaciones
2.541,17
2.541,17
2.541,17
1.404,50
1.404,50
Dominio y Hosting
400,00
440,00
484,00
532,40
585,64
Capacitación
1.000,00
1.100,00
1.210,00
1.331,00
1.464,10
Publicidad
500,00
525,00
551,25
589,84
631,13
Útiles de Oficina
300,00
315,00
330,75
353,90
378,68
Afiliación Cámara de Com.
635,00
666,75
700,09
749,09
801,53
Impuestos Municipales (*)
57,00
59,85
62,84
67,24
71,95
Cuerpo de Bomberos(**)
50,00
52,50
55,13
58,98
63,11
54.988,05
61.099,83
63.943,37
67.067,62
71.869,67
Costos Fijos
Total Costos Fijos
-
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.4.4 Gastos financieros Durante la puesta en marcha de la empresa es necesario incurrir en ciertos gastos, al mismo tiempo se debe empezar a brindar los servicios que se pondrán a la venta
6.5
Depreciación
La depreciación es la pérdida de valor contable que sufren los activos fijos por el uso que se le somete y su función productora de renta.
Análisis económico y financiero 103
En medida en que avanza el tiempo de servicio, decrece el valor de los activos. CUADRO Nº. 30 DEPRECIACIÓN Tiempo
DETALLE
años 3
EQUIPOS
DE
COMPUTACIÓN
5
Periodo
% Depreciación
0
Inversión
Depreciación
Depreciación Acumulada
3410
1
33%
1136,67
1136,67
2
33%
1136,67
2273,33
3
33%
1136,67
3410,00
0
800
1
20%
160
160
2
20%
160
320
3
20%
160
480
4
20%
160
640
5
20%
160
800
1
10%
232,5
232,5
2
10%
232,5
465
3
10%
232,5
697,5
4
10%
232,5
930
5
10%
232,5
1162,5
6
10%
232,5
1395
7
10%
232,5
1627,5
8
10%
232,5
1860
9
10%
232,5
2092,5
10
10%
232,5
2325
INSTALACIONES
2325 10
MUEBLES
Y
ENSERES
5
EQUIPOS
DE
OFICINA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
0
5060,00
1
20%
1012
1012
2
20%
1012
2024
3
20%
1012
3036
4
20%
1012
4048
5
20%
1012
5060
Análisis económico y financiero 104
6.6
Flujo de caja
El Flujo de Caja
trata de determinar el estado de liquidez de la
empresa o del proyecto, es decir la cantidad de dinero en efectivo que se espera tener en un momento dado en el futuro. Para nuestro caso el presente estado financiero se elaboró considerando todos los ingresos fruto de los tres servicios que ofrecerá la empresa, también constan los egresos dentro de los cuales se detallan la inversión inicial, los costos fijos y variables, pagos del préstamo bancario, pago de impuestos y las depreciaciones, se incluyó también la utilidad del ejercicio en los años futuros. CUADRO Nº. 31 FLUJO DE CAJA MENSUAL Flujo de Caja
Proyección Mensual Detalle
Meses Inicio
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre Diciembre
5.115,00
5.115,00
5.115,00
5.115,00
5.115,00
5.115,00
5.115,00
5.115,00
5.115,00
5.115,00
5.115,00
5.115,00
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
153,45
Electricidad
50,00
50,00
50,00
50,00
50,00
50,00
50,00
50,00
50,00
50,00
50,00
50,00
Internet
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
Utiles de oficina
25,00
25,00
25,00
25,00
25,00
25,00
25,00
25,00
25,00
25,00
25,00
25,00
Publicidad
41,67
41,67
41,67
41,67
41,67
41,67
41,67
41,67
41,67
41,67
41,67
41,67
Municipio
57,00
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Cuerpo de bomberos
50,00
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
camara de comercio
100,00
-
-
178,33
-
-
178,33
-
-
178,33
-
-
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
20,00
Inversión Inicial Activos Fijos Gastos de Arranque
11.595,00 1.542,00
Gastos de Constitución
675,00
Capital de trabajo
942,00
Inversión en Software Total Inversión Inicial
750,00 15.504,00
Ingresos Ingresos por Ventas Egresos Gastos Variables Movilización
Total Gastos Variables Gastos Fijos
Agua Potable Telefono (Fijo y Moviles)
80,00
80,00
80,00
80,00
80,00
80,00
80,00
80,00
80,00
80,00
80,00
80,00
Total Costos Fijos
443,67
236,67
236,67
415,00
236,67
236,67
415,00
236,67
236,67
415,00
236,67
236,67
Total Egresos Utilidad antes de Imp.
597,12
390,12
390,12
568,45
390,12
390,12
568,45
390,12
390,12
568,45
390,12
390,12
4.517,88
4.724,88
4.724,88
4.546,55
4.724,88
4.724,88
4.546,55
4.724,88
4.724,88
4.546,55
4.724,88
4.724,88
Part. Trab. (15%)
677,68
708,73
708,73
681,98
708,73
708,73
681,98
708,73
708,73
681,98
708,73
708,73
Impto. a la Rta. (21,25%)
960,05
1.004,04
1.004,04
966,14
1.004,04
1.004,04
966,14
1.004,04
1.004,04
966,14
1.004,04
1.004,04
2.880,15
3.012,11
3.012,11
2.898,43
3.012,11
3.012,11
2.898,43
3.012,11
3.012,11
2.898,43
3.012,11
3.012,11
2.880,15
3.012,11
3.012,11
2.898,43
3.012,11
3.012,11
2.898,43
3.012,11
3.012,11
2.898,43
3.012,11
3.012,11
496,00
3.376,15
6.388,26
9.400,38
12.298,80
15.310,92
18.323,03
21.221,46
24.233,57
27.245,68
30.144,11
33.156,23
3.376,15
6.388,26
9.400,38
12.298,80
15.310,92
18.323,03
21.221,46
24.233,57
27.245,68
30.144,11
33.156,23
36.168,34
Utilidad Distribuible Aporte de Socios
16.000,00
Cuentas Por Pagar Préstamo Bancario Flujo de Caja del Año Saldo Anterior Saldo Final de Caja
496,00
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Análisis económico y financiero 105
CUADRO Nº. 32 FLUJO DE CAJA ANUAL Flujo de Caja Proyección Anual Años
Detalle
2011
2012
2013
2014
2015
Año 5
Inversión Inicial Activos Fijos
11.595,00
Gastos de Arranque
1.542,00
Gastos de Constitución
675,00
Capital de trabajo
942,00
Inversión en Software
750,00
Total Inversión Inicial
15.504,00
Ingresos 61.380,00
Ingresos por Ventas
66.290,40
71.593,63
77.321,12
83.506,81
Egresos Gastos Variables Movilizacion
1.841,40
1.988,71
2.319,63
2.319,63
2.505,20
1.841,40
1.988,71
2.319,63
2.319,63
2.505,20
Electricidad
600,00
630,00
661,50
707,81
757,35
Agua
240,00
252,00
264,60
283,12
302,94
Teléfono
960,00
1.008,00
1.058,40
1.132,49
1.211,76
Total de Gastos Variables Gastos Fijos
Internet
240,00
252,00
264,60
283,12
302,94
35.064,00
37.167,84
39.026,23
41.758,07
44.681,13
Prestaciones Sociales
7.819,27
11.415,05
11.985,80
12.824,80
13.722,54
Alquiler
3.750,00
4.125,00
4.537,50
4.991,25
5.490,38
831,61
549,68
209,52
2.541,17
2.541,17
2.541,17
Sueldos del Personal
Interes de Préstamo Bancario Depreciaciones Dominio y Hosting
-
-
1.404,50
1.404,50
400,00
440,00
484,00
532,40
585,64
1.000,00
1.100,00
1.210,00
1.331,00
1.464,10
Publicidad
500,00
525,00
551,25
589,84
631,13
Utiles de Oficina
300,00
315,00
330,75
353,90
378,68
Afiliación Cámara de Com.
635,00
666,75
700,09
749,09
801,53
Impuestos Municipales (*)
57,00
59,85
62,84
67,24
71,95
Cuerpo de Bomberos(**)
50,00
52,50
55,13
58,98
63,11
54.988,05
61.099,83
63.943,37
67.067,62
71.869,67
56.829,45
63.088,54
66.263,00
69.387,25
74.374,88
4.550,55
3.201,86
5.330,63
7.933,87
9.131,93
Part. Trabajadores (15%)
682,58
480,28
799,59
1.190,08
1.369,79
Impuesto a la Renta (21,25%)
966,99
680,40
1.132,76
1.685,95
1.940,54
2.900,97
2.041,19
3.398,28
5.057,84
5.821,61
232,50
Capacitaciòn
Total Costos Fijos Total Egresos Utilidad antes de Impuestos
Utilidad Distribuible
-
Aporte de Socios
15.504,00 16.000,00
Adición de la Depreciación Equipos de Computo y Red
1.136,67
1.136,67
1.136,67
Muebles y Enseres
232,50
232,50
232,50
232,50
Instalaciones Eléctricas
160,00
160,00
160,00
160,00
160,00
1.012,00
1.012,00
1.012,00
1.012,00
1.012,00
2.541,17
2.541,17
2.541,17
1.404,50
1.404,50
67,50
67,50
Equipos de Oficina Total de Adición de Depreciación Amortizaciones Gastos de Constitución
67,50
67,50
67,50
250,00
250,00
250,00
5.000,00
1.255,06
1.485,85
1.759,09
496,00
4.504,58
3.414,00
4.497,86
6.529,84
7.293,61
5.000,58
8.414,58
12.912,44
19.442,28
26.735,89
8.414,58
12.912,44
19.442,28
26.735,89
2.088,84
10.823,60
30.265,88
57.001,77
5.843,46
7.472,48
9.376,10
10.744,55
5.493,39
1.979,09
11.355,19
22.099,74
Activos Intangibles (Software) Cuentas Por Pagar Préstamo Bancario Flujo Neto de Efectivo Saldo Anterior Saldo Final de Caja Flujo Neto de Efectivo -
15.504,00
Flujo Acumulado de Efectivo Suma de Flujos Futuros Desc.
37.603,74
Acumulado de Flujos Futuros VPN TIR
5.000,58 -
10.503,42
-
4.167,15 -
11.336,85
-
22.099,74 58% Periodo de Recuperación Proyección en Años Año 0
Periodo de Recuperación
Flujo Neto -
Flujo Acumulado
Calculo del Periodo de Recuperación
15.504,00
-
15.504,00
1 2
4.167,15
-
11.336,85
5.843,46
-
5.493,39
3 4
7.472,48
1.979,09
9.376,10
11.355,19
0,74
5
10.744,55
22.099,74
Años
Año a nterior a l P.R. +
Cos to no recuperado a inicio de año Flujo de efectivo dura nte el año
2
5493,39 7472,48
2
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Meses
7
Dias
-
Análisis económico y financiero 106
6.7
Estados financieros
Los estados financieros de la empresa para este año serán el balance general y estado de resultado
6.7.1 Balance general
El balance general (BG) mide la riqueza de la empresa en un instante y se rige por el principio de partida doble, lo cual se expresa en un equilibrio que está dado por la siguiente ecuación: Activos - Pasivos = Patrimonio CUADRO Nº. 33 BALANCE GENERAL Detalle
2011
2012
2013
2014
2015
2016
Activos
13.516,00
15.025,30
15.462,80
16.956,65
21.741,77
27.271,56
Pasivos
4.500,00
3.244,94
1.759,09
Patrimonio
9.016,00
11.780,36
13.703,72
Total P+P
13.516.00
15.025.3
15.462.80
16.956,65 16.956,65
21.741,77 21.741.77
27.271,56 27.271.56
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.7.2 Estado de resultados
El estado de pérdidas y ganancias o de resultados (P y G) busca determinar la utilidad que produce la empresa.
Para la elaboración de este informe se consideraron los ingresos por las ventas, con su respectivo costo y los costos fijos
Análisis económico y financiero 107
CUADRO Nº. 34 ESTADO DE RESULTADO Proyección Anual Detalle 2012
2013
2014
2015
2016
Ingresos Ventas
61.380,00
66.290,40
71.593,63
77.321,12
83.506,81
1.841,40
1.988,71
2.147,81
2.319,63
2.505,20
59.538,60
64.301,69
69.445,82
75.001,49
81.001,61
Electricidad
600,00
630,00
661,50
707,81
757,35
Agua
240,00
252,00
264,60
283,12
302,94
Teléfono
960,00
1.008,00
1.058,40
1.132,49
1.211,76
Costos de Ventas Utilidad Bruta Costos Fijos
Internet
240,00
252,00
264,60
283,12
302,94
Sueldos del Personal
35.064,00
37.167,84
39.026,23
41.758,07
44.681,13
Prestaciones Sociales
7.819,27
11.415,05
11.985,80
12.824,80
13.722,54
Alquiler
3.750,00
4.125,00
4.537,50
4.991,25
5.490,38
831,61
549,68
209,52
-
-
2.541,17
2.541,17
2.541,17
1.404,50
1.404,50
400,00
440,00
484,00
532,40
585,64
Interés de Préstamo Bancario Depreciaciones Dominio y Hosting Capacitación
1.000,00
1.100,00
1.210,00
1.331,00
1.464,10
Publicidad
500,00
525,00
551,25
589,84
631,13
Útiles de Oficina
300,00
315,00
330,75
353,90
378,68
Afiliación Cámara de Com.
635,00
666,75
700,09
749,09
801,53
Impuestos Municipales (*)
57,00
59,85
62,84
67,24
71,95
Cuerpo de Bomberos(**) Total Costos Fijos Utilidad Antes de Impuestos
50,00
52,50
55,13
58,98
63,11
54.988,05
61.099,83
63.943,37
67.067,62
71.869,67
4.550,55
3.201,86
5.502,46
7.933,87
9.131,93
Part. Trabajadores (15%)
682,58
480,28
825,37
1.190,08
1.369,79
Impuesto a la Renta (21,25%)
966,99
680,40
1.169,27
1.685,95
1.940,54
2.900,97
2.041,19
3.507,82
5.057,84
5.821,61
Utilidad Neta Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CAPÍTULO VII
ANÁLISIS DE RIESGO
7.1.
Identificar riesgos en la información
Un riesgo se estima por las consecuencias a que puede dar lugar en caso de desencadenamiento (lesiones y daños materiales), y por la probabilidad y frecuencia de que ocurra.
En los procesos administrativos el riesgo se puede analizar y evaluar de forma similar al riesgo que conllevan a estos fenómenos peligrosos. El peligro para un proceso administrativo esta presentado por eventos que de presentarse impedirán que se cumplan los objetivos empresariales. En los procesos administrativos el daño puede ser que no se cumplan las metas y los objetivos de la institución. La afectación a los intereses económicos de la institución, la falta de credibilidad, la pérdida de clientes y ganancias etc.
Cuando un riesgo se sale de nuestro control producen accidentes que provocan muertes, lesiones, daños a los equipos, materiales y/o medio ambiente. Todo esto resulta como perdida para la empresa, ya que ocurrido un accidente la empresa debe:
1. Contratar un nuevo trabajador y prepararlo para esa actividad. 2. Redistribuir los trabajadores en el área. 3. Pérdidas de tiempo. 4. Aumentos de seguro. 5. Comprar o reparar la maquinaria y/o equipos. 6. Pago de indemnizaciones.
Análisis de riesgo 109
7. Pérdida de tiempo de los trabajadores involucrados en el accidente.
Los accidentes producto de un riesgo incontrolado puede ser tan grande, que pueden terminar en una empresa llevando a todos sus trabajadores a la cesantía. Para esto la empresa debe tomar
Inicialmente las precauciones mínimas para neutralizar y asegurar los esfuerzos invertidos tanto económicamente como socialmente.
Así mismo tenemos los controles que mitigan los riesgos. Un control son políticas, prácticas y las estructuras organizativas diseñadas para brindar garantía adicional de que se lograrán los objetivos del negocio y se impedirán o detectarán o corregirán los acontecimientos no deseados.
7.2.
Cálculo del riesgo en la inversión
De acuerdo a los riesgos que se establecieron, se procede a evaluar los diferentes riesgos que tiene la empresa teniendo en cuenta el impacto y la probabilidad de que la amenaza pueda ocurrir. Para dichas variables se usarán las siguientes escalas:
CUADRO Nº.35 CÁLCULO DEL RIESGO DE LA INVERSIÓN PROBABILIDAD
1.
BAJA
3.
MEDIA
5.
ALTO
IMPACTO
2.
BAJO
4.
MEDIO
6.
ALTO
PROBABILIDAD
IMPACTO
RIESGO INHERENTE
Personal no capacitado
3
4
12
Desconocer misión y visión
3
4
12
Ineficiente atención a clientes
1
6
6
Desconocer funciones del personal
1
4
4
Incentivo inadecuado
1
2
2
Cobros inadecuados a clientes
1
6
6
ACTIVIDAD
Análisis de riesgo 110
PROBABILIDAD
IMPACTO
RIESGO INHERENTE
1
4
4
3
4
12
3
4
12
3
6
18
1
6
6
1
6
6
1
2
2
1
6
6
Ataque de virus en computadoras
5
4
20
Pérdida Información de la empresa
1
6
6
Uso de software obsoleto
1
4
4
Uso de hardware obsoleto
1
4
4
Proveedores no calificados
3
4
12
3
4
12
Uso de software sin licencia
3
6
18
Incendio
1
6
6
Robos
1
6
6
ACTIVIDAD Incremento de costos fijos y variables Asesorías técnicas no cumplen no son las estimadas durante el año Las ventas de servicios no son las estimadas durante el año Poca cantidad de clientela Manejo excesivo de recursos de la empresa aumentando sus costos Problema con los contratos del personal de la empresa Cambio en las regulaciones de las compañías, impuestos, etc. Despido de empleados por actos fraudulentos cometidos en la empresa
Facilidad de acceso a la información por falta de seguridad en equipos de computo
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Según como se puede destacar en el presente cuadro de riesgos, SecrEmpresa debe darle mayor prioridad a los riesgos inherentes de mayor calificación, el cual indica el orden de prioridad en que cada uno de los eventos que puedan ocurrir en la empresa, los cuales deben ser tratados con los respectivos controles del caso. RIESGOS FINANCIEROS
Con el propósito de analizar el riesgo en la inversión se hace usa de
Análisis de riesgo 111
los ratios financieros, en cuanto a Ventas, Utilidades e inversión.
CUADRO Nº. 36 RATIOS FINANCIERO CUENTA
2012
2013
2014
2015
2016
RENDIMIENTO SOBRE INVERSION
18%
124%
20%
2%
20%
RENDIMIENTO SOBRE PATRIMONIO
23%
14%
22%
3%
29%
UTILIDAD ACTIVO
29%
20%
31%
35%
32%
UTILIDAD VENTAS
70%
5%
7%
10%
10%
MARGEN UTILIDAD BRUTA
77%
97%
97%
97%
97%
MARGEN NETO UTILIDAD
5%
3%
5%
1%
7%
DUPONT
29%
20%
31%
35%
32%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
A continuación de describe los ratios utilizados. Porcentajes promedios en los 5 años.
CUADRO Nº. 37 RATIOS FINANCIERO PROMEDIO 5 AÑOS CUENTA
PROMEDIO 5 AÑOS
RENDIMIENTO SOBRE INVERSION
37%
RENDIMIENTO SOBRE PATRIMONIO
18%
UTILIDAD ACTIVO
29%
UTILIDAD VENTAS
20%
MARGEN UTILIDAD BRUTA
93%
MARGEN NETO UTILIDAD
4%
DUPONT
13.56%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Formulas aplicadas
RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSIÓN
UTILIDAD NETA TOTAL ACTIVO
= %
Análisis de riesgo 112
UTILIDAD NETA TOTAL PATRIMONIO
RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO
= %
UTILIDAD DE ACTIVO
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS = % ACTIVO
UTILIDAD DE VENTAS
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS = % VENTAS
MARGEN UTILIDAD BRUTA
VENTAS - COSTOS VENTAS VENTAS
= %
MARGEN NETO UTILIDAD
VENTAS NETAS VENTAS BRUTAS
= %
DUPONT
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS = % ACTIVO TOTAL
RENDIMIENTO SOBRE INVERSIÓN.- Establece la efectividad total de la administración y producir utilidades sobre los activos totales disponibles.
RENDIMIENTO SOBRE PATRIMONIO.- Mide la rentabilidad de los fondos aportados por el inversionista.
UTILIDAD ACTIVO.- La eficiencia en el uso de los activos de una empresa.
UTILIDAD VENTAS.- La utilidad obtenida por la empresa.
MARGEN UTILIDAD BRUTA.- Indica la cantidad que se obtiene de utilidad, después que la empresa ha cubierto el costo de los productos y servicios que vende.
MARGEN NETO UTILIDAD.- Rentabilidad más específico que el anterior. Relaciona la utilidad líquida con el nivel de las ventas netas. Mide el porcentaje de cada UM de ventas que queda después de que todos los
Análisis de riesgo 113
gastos, incluyendo los impuestos, han sido deducidos. Cuanto más grande sea el margen neto de la empresa tanto mejor.
DUPONT.- Este ratio relaciona los índices de gestión y los márgenes de utilidad, mostrando la relación en la rentabilidad del activo.
7.3.
Plan de administración de riesgos
El Plan de Administración de Riesgos describe cómo se estructurará y se realizara la Gestión de riesgos en el Proyecto. El Plan de Administración de Riesgos es uno de los planes subsidiarios que integran el Plan del Proyecto. El plan de Administración de Riesgos incluye como mínimo lo siguiente:(Financiero, 2013) Metodología. Roles y Responsabilidades. Preparación del Presupuesto. Periodicidad. Categorías de Riesgo. Matriz de la Probabilidad y el Impacto. Tolerancias Revisadas de los interesados. Formatos de Informe. Seguimiento. Metodología
Define los métodos se van a utilizar y que fuentes de información de datos se emplearan para la gestión. Como metodología se sugiere seguir los procesos del Estándar del PMBOK Edition 2004:
Durante la etapa de planificación:
Análisis de riesgo 114
Identificación de riesgos. Análisis cualitativo. Análisis cuantitativo (si se requiere) Planificación de la respuesta al riesgo. Y durante la etapa de seguimiento y control: Seguimiento y control de riesgos. Roles y responsabilidades
Define el líder, el apoyo y los miembros del equipo de gestión de riesgos para cada tipo de actividad del plan de gestión de riesgos, asigna personas a estos roles y explica sus responsabilidades.
Originador del riesgo
El originador del riesgo inicialmente identifica el riesgo y formalmente lo presenta al Gerente del Proyecto. El originador del riesgo es formalmente responsable por: La Temprana identificación del riesgo dentro del proyecto. La documentación formal del riesgo, completando el Formato para Riesgos. La publicación del Formato de Riesgo para la revisión del Gerente del Proyecto. Gerente del proyecto
El Gerente del Proyecto recibe, registra, y monitorea el progreso de todos los riesgos del proyecto. El Gerente del Proyecto es formalmente responsable de: Recibir los Formatos de Riesgos e identificación de riesgos apropiados
Análisis de riesgo 115
para el proyecto. Grabar todos los riesgos en el Registro de Riesgos. Presentar todos los riesgos al grupo de Revisión del Proyecto. Reportar y comunicar todas las decisiones tomadas por el Grupo de Revisión del Proyecto. Monitorear el progreso y las acciones de mitigación asignadas. Grupo de revisión del proyecto El Grupo de Revisión del Proyecto confirma el riesgo, es decir su probabilidad e impacto, y asigna las acciones según la estrategia seleccionada para cada riesgo. El Grupo es formalmente responsable por: Un Regular repaso de los riesgos registrados en el Registro de Riesgos. La identificación de solicitudes de cambio necesarias para mitigar los riesgos identificados. Asignación de acciones para mitigar el riesgo. El cierre de riesgos que no presentan acciones pendientes y no presentan probablemente más impacto al proyecto. Equipo del proyecto El Equipo del proyecto está comprometido con las acciones de mitigar el riesgo, delegados por el Grupo de Revisión del Proyecto. Preparación del presupuesto Asigna recursos y estima los costes necesarios para la gestión de riesgos a fin de incluirlos en la línea base de coste del proyecto. Periodicidad Define cuándo y con qué frecuencia se realizará el proceso de
Análisis de riesgo 116
gestión de riesgos durante el ciclo de vida del proyecto, y establece las actividades de gestión de riesgos que se incluirán en el cronograma del proyecto. Categorías de riesgo
Para poder identificar los riesgos en una forma estructurada se puede crear una Estructura detallada de riesgos (RBS). Se pueden categorizar en: Riesgos Técnicos. Riesgos Externos. Riesgos de la Organización. Riesgos de la Dirección de Proyectos. Matriz de probabilidad eimpacto
Los riesgos se priorizan según sus posibles implicaciones para lograr los objetivos del proyecto. Tolerancias revisadas de los interesados
Las tolerancias de los interesados pueden revisarse en el proceso Planificación de la Gestión de Riesgos, ya que se aplican al proyecto específico.
Formatos de informe
Describe el contenido y el formato del registro de riesgos, proforma de riesgos, así como de cualquier otro informe de riesgos que se requiera. Define cómo se documentarán, analizarán y comunicarán los resultados de los procesos de gestión de riesgos.
Análisis de riesgo 117
Seguimiento
Documenta cómo todas las facetas de las actividades de riesgo serán registradas para beneficio del proyecto actual, para futuras necesidades y para las lecciones aprendidas. Documenta si serán auditados los procesos de gestión de riesgos y cómo se realizaría dicha auditoría. Formatos y plantillas
Insertar una copia de cada una de las plantillas requeridas tales como Formato de Riesgo para identificar, revisar y mitigar los riesgos del proyecto.
CAPÍTULO VIII
PUNTO DE EQUILIBRIO
8.1.
Punto de equilibrio
El punto de equilibrio, en términos contables es aquel punto de actividad (volumen de ventas) donde los ingresos totales son iguales a los costos totales, es decir, el punto de actividad donde no existe utilidad ni pérdida.
Hallar el punto de equilibrio es hallar el número de unidades a vender, de modo que se cumpla con lo anterior (que las ventas sean iguales a los costos).
Los objetivos principales del punto de equilibrio son: Analizar una primera simulación que nos permita saber a partir de qué cantidad de ventas se empezarán a obtener utilidades. Conocer la viabilidad de un proyecto, al saber si nuestra demanda supera nuestro punto de equilibrio. Determinar a partir de qué nivel de ventas, pude ser recomendable cambiar un Costo Variable por un Costo Fijo o viceversa. Identificar el
número de unidades o ventas se debe realizar, para
lograr cierta utilidad.
Análisis del Punto de Equilibrio de la Recepción de llamadas
Punto de equilibrio120
CUADRO Nº.38 PUNTO DE EQUILIBRIO Punto de Equilibrio Llamadas Medida
2012
2013
2014
2015
2016
P. E. en Dólares
29720,17 32726,14 34372,88 35990,10 38577,41
P.E. en Porcentaje
95,81%
97,69%
95,00%
92,10%
91,41%
P.E. en Unidades
540
595
625
654
701
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Punto de equilibrio en dólares
Es el valor de las ventas necesarias para que la empresa opere sin perdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta cantidad la empresa pierde y por arriba de la cifra mencionada son utilidades para la empresa.
Punto de equilibrio en porcentaje
En el caso del primer año el valor nos indica que de las ventas totales, el 95,81% es empleado para el pago de los costos fijos y variables y el 4,19% restante, es la utilidad neta que obtiene la empresa.
Punto de equilibrio en unidades
Este valor nos indica las unidades necesarias a vender para obtener el punto de equilibrio.
Punto de equilibrio121
CUADRO Nº. 39 PUNTO DE EQUILIBRIO AGENDA Punto de Equilibrio Llamadas Medida
2012
2013
2014
2015
2016
P. E. en Dólares
23396,73 25763,13 27059,50 28332,63 30369,45
P.E. en Porcentaje
95,81%
97,69%
95,00%
92,10%
91,41%
P.E. en Unidades
425
468
492
515
552
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Punto de equilibrio en dólares
Es el valor de las ventas necesarias para que la empresa opere sin perdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta cantidad la empresa pierde y por arriba de la cifra mencionada son utilidades para la empresa.
Punto de equilibrio en porcentaje
En el caso del primer año el valor nos indica que de las ventas totales, el 95,81% es empleado para el pago de los costos fijos y variables y el 4,19% restante, es la utilidad neta que obtiene la empresa.
Punto de equilibrio en unidades
Este valor nos indica las unidades necesarias a vender para obtener el punto de equilibrio.
Punto de equilibrio122
CUADRO Nº. 40 PUNTO DE EQUILIBRIO DE EMAIL Punto de Equilibrio Llamadas Medida
2012
2013
2014
2015
2016
P. E. en Dólares
5691,10
6266,71
6582,04 6891,72 7387,16
P.E. en Porcentaje
95,81%
97,69%
95,00% 92,10% 91,41%
103
114
P.E. en Unidades
120
125
134
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Punto de equilibrio en dólares
Es el valor de las ventas necesarias para que la empresa opere sin perdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta cantidad la empresa pierde y por arriba de la cifra mencionada son utilidades para la empresa. Punto de equilibrio en porcentaje
En el caso del primer año el valor nos indica que de las ventas totales, el 95,81% es empleado para el pago de los costos fijos y variables y el 4,19% restante, es la utilidad neta que obtiene la empresa.
Punto de equilibrio en unidades
Este valor nos indica las unidades necesarias a vender para obtener el punto de equilibrio
8.2.
Evaluación del proyecto
Para este proyecto se utilizaron como variable de sensibilización el volumen de ventas y los costos variables.
Punto de equilibrio123
Si el VPN o el VAN es positivo, significa que el proyecto debería ser aceptado Escenario normal.
En este escenario se proyectaron los siguientes valores que a continuación se detallan en la tabla correspondiente.
CUADRO Nº. 41 EVALUACIÓN DEL PROYECTO % Variable
%
Tasa de Incremento por ventas anuales Tasa de Incremento de Costos Fijos Costos Variables
8%
10% 2%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Con estos valores el negocio toma los siguientes resultados:
CUADRO Nº. 42 EVALUACIÓN DEL PROYECTO Variable
%
Valores
Tasa de Rentabilidad
20%
.
VAN
-
TIR
57%
Tiempo de recuperación Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
22.099,74 2 años, 7 meses
Punto de equilibrio124
Escenario optimista
En este escenario se determinó el incremento y/o disminución de las variables según el detalle mostrado a continuación.
CUADRO Nº. 43 ESCENARIO OPTIMISTA % Variable
%
Valores
Tasa de Rentabilidad
20% -
VAN
74.665,89
TIR
120% -
Tiempo de recuperación
4 mes
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº. 44 ESCENARIO OPTIMISTA Variable
%
Incremento del Volumen de Ventas
7%
Incremento de los Costos Variables
7%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Con estos valores el negocio toma los siguientes resultados:
Escenario pesimista
En este escenario se determinó la disminución de las variables según el detalle mostrado a continuación.
Punto de equilibrio125
CUADRO Nº. 45 ESCENARIO PESIMISTA % Variable
%
Disminución del Volumen de Ventas
7%
Disminución de los Costos Variables
7%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Con estos valores el negocio toma los siguientes resultados: CUADRO Nº. 46 ESCENARIO PESIMISTA Variable
%
Tasa de Rentabilidad
20%
VAN TIR
Valores
-
8.298,97
-2%
Tiempo de recuperación
5 años, 4 mes
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
VAN = (30% * VAN pesimista) + (20% * VAN optimista) + (50% VAN NORMAL).
TIR = (30% * TIR pesimista) + (20% * TIR optimista) + (50% TIRNORMAL).
Punto de equilibrio126
CUADRO Nº. 47 ANÁLISIS INTEGRAL DEL PROYECTO Escenarios Tasa Van $ Normal
20%
Optimista 20%
TIR
22.099,74 58%
Probabilidad 50%
74.665,89 120% 20%
Pesimista
20% -
Negocio
20% 23.7426
8.298,97 -2%
30%
52.9% 100%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
De acuerdo al criterio de evaluación derivado de la aplicación de esta técnica el proyecto de Secretaria Virtual es viable pues el VAN y el TIR del negocio es positivo. Es decir el proyecto genera un rendimiento mayor que el costo de la inversión realizada y por lo tanto desde el punto de vista del análisis conviene ejecutar el proyecto.
CAPÍTULO IX
CONCLUSIONES
9.1.
Conclusiones
Para concluir este trabajo de tesis, este capítulo se dedicara a mostrar las conclusiones y recomendaciones obtenidas a lo largo del trabajo en este proyecto. Lo anterior será con el fin de que se le pueda dar continuidad al proyecto, así como mostrar los beneficios obtenidos. Por fin le brindamos una respuesta a sus necesidades como empresario
o
profesional,
ofreciéndole
un
servicio integral
y
personalizado de atención telefónica, atención al cliente, secretariado y administrativo a un mínimo costo de lo que le supondría contratar ese mismo personal administrativo físicamente en su empresa El plan de negocio no se hubiera desarrollado de manera satisfactoria sin el apoyo del marco teórico, que fue como una guía crearlo de acuerdo a las necesidades de la empresa y factores que se debe tomar en cuenta. mediante este plan se ha logrado determinar el mercado al que estará enfocado, que será la clase media – media alta y se realizó en la Ciudad de Guayaquil. Se logró Investigar las necesidades de clientes en este caso nos basamos específicamente al campo legal de los abogados,
de
disponer de secretarias para manejo de agendas, control de email y llamadas, desde cualquier parte de la Ciudad. Obteniendo clientes satisfechos por el servicio que ha recibido y así poder recomendarlos con otros futuros cliente.
Conclusiones 128
9.2.
Recomendaciones
Dentro de un proyecto como lo fue este se desea que haya una mejora continua del mismo; por lo tanto se recomienda que cada uno de los servicios que ofrece sean eficaces y de mucha ayuda para el cliente.
Además que se vayan implementando otros servicios administrativos para así cubrir otras necesidades que los clientes tienen, y poco a poco irse expandiendo por otras ciudades.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acceso legal: Acceso por parte de terceras personas o entidades, incluyendo gobiernos, al texto en claro, o claves criptográficas, o datos cifrados, de acuerdo a la ley.
Autenticación: Proceso por el cual se garantiza que el usuario que accede a un sistema de ordenador es quién dice ser. Por lo general, los sistemas de autenticación están basados en el cifrado mediante una clave o contraseña privada y secreta que sólo conoce el auténtico emisor.
Autoridad
certificadora:
Entidad
que
da
testimonio
de
la
pertenencia o atribución de una determinada firma digital a un usuario o a otro certificador de nivel jerárquico inferior.
Browser: Navegador, visualizador; programa o aplicación para navegar a través del Web (WWW), tal como Netscape o Internet Explorer, accediendo a documentos, imágenes, ficheros.
Gbps: Unidad especialmente utilizada para medir la velocidad de conexión a internet. Un giga (1 Gbps) equivalente a un millón de bits por segundo, lo que son 125.000 Bytes/seg. O 122 Kb/seg.
Mb: Con esta palabra puede hacerse referencia tanto a la velocidad de una conexión como a la cantidad de información en byte
Glosario de términos130
Una conexión a internet con bajada de 2 megas transfiere 2 millones de bits por segundo, por lo tanto, 2 millones dividido 8, resulta en 200.000 bytes por segundo, o sea 200 kb/seg.
En términos más estrictos un mega de conexión suele hacer referencia a 1024 kilobits por segundo. Modem: (Modular – Remodular) periférico de entrada/salida, que puede ser interno o externo a una computadora, y sirve para conectar una línea telefónica con la computadora. Se utiliza para acceder a Internet u otras redes, realizar llamadas, etc. Michael Porter: La cadena de valor fue descrita y popularizada por Michael Porter en su best-seller de 1986. Competitive advantage: Creating and sustaining Superior performance. New Cork, NY The free Press. La cadena de valor categoriza las actividades que producen valor añadido en una organización.
Red: Una red de ordenadores es un conjunto de PC S y otros dispositivos, como impresoras, discos, que se conectan entre si con cables, para que puedan comunicarse entre ellos, con el fin de compartir información
y
recursos,
haciendo
que
todas
las
personas
o
departamentos de una empresa, estén trabajando unidos, sin duplicar la información, transmitiéndola de forma rápida y eficaz, ala vez, que comparten recursos caros, que de no tener la red, muchas empresas prescindirían. Las redes varían en tamaño: unas pueden estar comprendidas en una oficina (LAN) llamadas redes locales y otras extenderse a lo largo de mundo (WAN) o redes Extensas. Secretaria Virtual: Una secretaria virtual es cualquier persona que va a trabajar para un interesado, pero desde un lugar apartado. Y que realiza las tareas que cualquier secretaria lo haría
Glosario de términos131
Tir:Sigla de tasa interna de rentabilidad, también denominado rendimiento interno de un activo. Se utiliza generalmente para definir la rentabilidad de un activo de renta fija en función de comparar su cupón con su precio de mercado. Vpn: Una red privada Virtual (VPN) conecta los componentes de una red sobre otra red. VPN logra este objetivo mediante la conexión de los usuarios de distintas redes a través de un túnel que se construye sobre internet o sobre cualquier red pública. VPN habilidad a los usuarios para trabajar en sus hogares o en sus compañías conectados de una forma segura con el servidor corporativo usando la infraestructura provista por la red pública (como internet). Van: VAN (Valor actual neto). Diferencia entre el valor actual de los flujos de fondos que suministrara una inversión, y el desembolso inicial necesario para llevarla a cabo. Se recomienda efectuar la inversión si el VAN es positivo.
ANEXOS
Anexos 133
ANEXO Nº 1 ENCUESTA
Opciones Encuestados Femenino 37 Masculino 34 Total 71
Tendencia 52,11% 47,89% 100,00%
1. Genero
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Opciones
Encuestados
Tendencia
Entre 10-18
10
14,08%
Entre18-30
25
35,21%
Mayor a 30
27
38,03%
Otro
9
12,68%
71
100%
Total 2.Edad
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 134
3. Educación Opciones Encuestados Secundaria 11 Superior 34 Tecnólogo 26 Total 71
Tendencia 15,5% 47,9% 36,6% 100,0%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CinthyaTutiven
4. ¿Cómo describiría el servicio que le brinda a sus clientes?
Opciones Bueno Excelente Muy Bueno Regular (en blanco)
Encuestados 22 21 23 4 1 Total 71
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Tendencia 31,0% 29,6% 32,4% 5,6% 1,4% 100,0%
5. ¿Cuánto tiempo usted tarda en atender a sus clientes? Opciones Encuestados Entre 1 semana y 2 13 meses Entre 2 meses y 1 año 13 Menos 1 semana 24 O dependiendo del 21 Caso Total 71
Tendencia 18,3% 18,3% 33,8% 29,6% 100,0%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6 ¿Usted se considera un buen profesional? Opciones
Encuestados
No Si
4 67 71
Total
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Tendencia 5,6% 94,4% 100,0%
Anexos 136
7. ¿Usted retorna inmediatamente llamadas telefónicas o mensajes de email de sus clientes?
Opciones
Encuestados
Tendencia
No
19
26,8%
Si
52
73,2%
71
100,0%
Total
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
8. ¿Está disponible siempre a las necesidades del cliente? Opciones A veces No Si Total
Encuestados 27 11 33 71
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Tendencia 38,0% 15,5% 46,5% 100,0%
Anexos 137
9. ¿Actualmente Ud. Se dedica a ofrecer sus servicios como profesional?
Opciones No Si (en blanco) Total
Encuestados 25 44 2 71
Tendencia 35,2% 62,0% 2,8% 100,0%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
10.¿Tiene alguna secretaria que lleve control de cada una de sus llamada? Opciones
Encuestados
Tendencia
No
45
63,4%
Si
26
36,6%
71
100,0%
Total
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Anexos 138
11.¿Tiene alguna secretaria que lleve control de cada una de sus llamadas?
Opciones
Encuestados
Tendencia
Bastante
27
38,0%
Mucho
33
46,5%
Poco
11
15,5%
71
100,0%
Total
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
12. Indique uno o varios de estos servicios de comunicación que haya usado en el último año
Opciones
Encuestados
Tendencia
Celular
1
1,4%
Celular, Teléfono Convencional
1
1,4%
Internet, Celular
7
9,9%
Internet, Teléfono Convencional
1
1,4%
Todas
61
85,9%
71
100,0%
Total
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Anexos 139
13. Usted está de acuerdo que las empresas ahorre en contratación de Personal Administrativo Opciones No Si (en blanco)
Encuestados 23 47 1 Total 71
Tendencia 32,4% 66,2% 1,4% 100,0%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
14. ¿Qué opina sobre la idea de poder tener una secretaria Virtual de cumpla con cada una de sus expectativas? Opciones
Encuestados
Tendencia
Buena
17
23,9%
Excelente
15
21,1%
Muy buena
37
52,1%
(en blanco)
2
2,8%
71
100,0%
Total
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Anexos 140
15. ¿Ha escuchado alguna vez
sobre el servicio de
Secretarias Virtual? Opciones No Si (en blanco)
Encuestados 40 30 1 Total 71
Tendencia 56,3% 42,3% 1,4% 100,0%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
16. ¿Le gustaría tener la oportunidad de usar el servicio de
una
secretaria que esté pendiente de cada una de sus citas de trabajo y que no se pierda un cliente por no contestar una llamada Opciones
Encuestados
Tendencia
No
3
4,2%
Si
67
94,4%
(en blanco)
1
1,4%
71
100,0%
Total
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Anexos 141
17. ¿Cuánto estaría dispuesto a pagar anualmente por el servicio de una Secretara Virtual?
Opciones
Encuestados
Tendencia
Entre $ 200 y $ 250
25
35,2%
Entre $100 y $150
23
32,4%
Menos de $ 50
21
29,6%
Menos de $ 50 , Entre
1,4%
$100 y $150
1
(en blanco)
1
1,4%
71
100,0%
Total
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 142
ANEXO 2 INVERSIÓN DE ACTIVOS FIJOS
DESCRIPCION CANT EQUIPOS DE COMPUTACION Computadoras personales 4 Computadoras portátil 1 Impresora Inyección Tinta Multifunción 2 UPS 1 Switch Principal 1 Total de Equipo de Computación INSTALACIONES : INSTALACIONES ELECTRICAS VOZ/DAT 1 Total de Instalaciones Muebles y Enseres: Escritorios 3 Escritorio gerencia 1 Counter Principal 1 Sillas Tipo Secretaria 4 Silla Gerencia 1 Sillas Normales 5 Archivador Vertical 3 Archivador Aéreo 2 Mesa de Trabajo 1 Total de Muebles y Enseres Equipos de oficina Acondicionador de Aire 3 Telefax 1 Teléfono 3 Central telefónica 1 Dispensador de agua 1 Fotocopiadora ( impresora scanner) 1 Sumadora 2 Total Equipo de Oficina Total Inversión Activo Fijo Activo intangible Software Licencias de NOD23 Versión 4 1 Office SB 2007 W32 Spanish 1pk DSP OEI 1 ERP Open Source 1 Licencias de OpenOffice 3 Utilitario de Sonido y Conver 1
Valor Unitario
Total Inversión
550,00 800,00 90,00 150,00 80,00
2.200,00 800,00 180,00 150,00 80,00 3.410,00
800,00
800,00 800,00
150,00 250,00 350,00 60,00 120,00 45,00 100,00 90,00 110,00
450,00 350,00 350,00 240,00 120,00 225,00 300,00 180,00 110,00 2.325,00
500,00 90,00 40,00 400,00 130,00 2.700,00 60,00
1.500,00 90,00 120,00 400,00 130,00 2.700,00 120,00 5.060,00 11.595,00
95,99
95,99
275,00
275,00
0
0
0
0
200,00
200,00 750,00
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 143
ANEXO 3 GASTOS OPERATIVOS ANUAL DETALLE
Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
Electricidad
600
630
661,50
707,81
757,35
Internet
240
252
264,60
283,12
302,94
Útiles de oficina
300
315
330,75
353,90
378,68
Publicidad
500
525
551,25
589,84
631,13
Municipio
57
59,85
62,84
67,24
71,95
Cuerpo de bomberos
50
52,5
55,13
58,98
63,11
3750
4125
4537,5
400
440
484
532,4
585,64
1000
1100
1210
1331
1464,1
cámara de comercio
635
666,75
700,09
749,09
801,53
Agua Potable
240
252
264,60
283,12
302,94
960
1008
1058,40
1132,49
1211,76
Alquiler Dominio yHosting Capacitación
Teléfono
(Fijo
Móviles) TOTALES Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
4991,25 5490,375
y
8.732,00 9.426,10 10.180,66 11.080,25 12.061,50
Anexos 144
ANEXO 4 BALANCE GENERAL Balance General Proyección Anual Años
Detalle
Balance Inicial
2012
2013
2014
2015
2016
496,00
5.000,58
8.414,58
13.021,98
19.551,82
26.845,43
496,00
5.000,58
8.414,58
13.021,98
19.551,82
26.845,43
3.410,00
3.410,00
3.410,00
3.410,00
1.136,67
2.273,33
3.410,00
2.325,00
2.325,00
2.325,00
2.325,00
2.325,00
Activos Activo Corriente Caja/Bancos Total Activo Corriente Activos Fijos Equipos de Computo y Red Depreciación Acumulada de Equipos Muebles y Enseres
2.325,00
Depreciación Acumulada de Muebles Instalaciones
232,50
465,00
697,50
930,00
1.162,50
800,00
800,00
800,00
800,00
800,00
800,00
160,00
320,00
480,00
640,00
800,00
5.060,00
5.060,00
5.060,00
5.060,00
5.060,00
5.060,00
1.012,00
2.024,00
3.036,00
4.048,00
5.060,00
11.595,00
9.053,83
6.512,67
3.971,50
2.567,00
1.162,50
675,00
675,00
675,00
675,00
675,00
675,00
67,50
135,00
202,50
270,00
337,50
750,00
750,00
750,00
250,00
500,00
750,00
Depreciación Acumulada de Instalacio Equipos de Oficina Depreciación de Equipos de Oficina Total Activos Fijos Activos Diferidos Gastos de Constitución Amortización de Gastos de Const. Activos Intangibles (Software)
750,00
Amortización de Activos Intangibles Total Activos Diferidos Total Activos
1.425,00
1.107,50
790,00
472,50
405,00
337,50
13.516,00
15.161,92
15.717,25
17.465,98
22.523,82
28.345,43
4.500,00
3.244,94
1.759,09
-
4.500,00
3.244,94
1.759,09
-
16.000,00
16.000,00
16.000,00
16.000,00
16.000,00
16.000,00
6.984,00
2.900,97
2.041,19
3.507,82
5.057,84
5.821,61
2.041,84
1.465,98
6.523,82
Pasivos Pasivos Corrientes Participación a Trabajadores Impuestos por Pagar Pasivo a Largo Plazo Total Pasivos Patrimonio Capital Utilidades
-
Utilidad Retenida
-
6.984,00
-
4.083,03
-
Pago de Dividendos Total Patrimonio Total Pasivo y Patrimonio Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
9.016,00
11.916,97
13.958,16
17.465,98
22.523,82
28.345,43
13.516,00
15.161,92
15.717,25
17.465,98
22.523,82
28.345,43
Anexos 145
ANEXO 5 INGRESO POR VENTAS Presupuesto de Ingresos por Venta Anual (Unidades) Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
Llamadas
564
609
658
710
767
Agenda
444
480
518
559
604
Emails
108
117
126
136
147
1.116
1.205
1.302
1.406
1.518
Totales Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Presupuesto de Ingresos por Venta Anual Año 1
Año 2
Año 3
Año 4
Año 5
Llamadas
31.020,00
33.501,60
36.181,73 39.076,27 42.202,37
Agenda
24.420,00
26.373,60
28.483,49 30.762,17 33.223,14
Emails
5.940,00
6.415,20
Fuente: Investigación Directa Elaborado Totalespor: CintthyaTutiven 61.380,00
66.290,40
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
6.928,42
7.482,69
8.081,30
71.593,63 77.321,12 83.506,81
1
SALARIO BASICO MENSUAL SALARIO BASICO ANUAL PRESTACIONES SOCIALES ANUALES
SALARIO BASICO MENSUAL SALARIO BASICO ANUAL PRESTACIONES SOCIALES ANUALES
SECRETARIA
VENDEDORES
CONSERJE, MENSAJERO SALARIO BASICO MENSUAL SALARIO BASICO ANUAL PRESTACIONES SOCIALES ANUALES
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Totales SALARIO BASICO MENSUAL SALARIO BASICO ANUAL PRESTACIONES SOCIALES ANUALES
1
SALARIO BASICO MENSUAL SALARIO BASICO ANUAL PRESTACIONES SOCIALES ANUALES
JEFE TECNICO
1
2
SALARIO BASICO SALARIO BASICO ANUAL PRESTACIONES SOCIALES ANUALES
1
2922,00 35064,00 7819,27
318,00 3816,00 850,97
318,00 3816,00 850,97
318,00 3816,00 850,97
318,0 3816,0 850,97
500 6000 1338,00
1
1
1
2
1
3097,32 37167,84 11415,05
337,08 4044,96 902,03
337,08 4044,96 1407,24
337,08 4044,96 902,03
337,08 4044,96 902,03
530 6360 2212,64
1
1
1
2
1
3252,19 39026,23 11985,80
353,93 4247,21 947,13
353,93 4247,21 1477,60
353,93 4247,21 947,13
353,93 4247,21 947,13
556,50 6678 2323,28
1
1
1
2
1
3479,84 41758,07 12824,80
378,71 4544,51 1013,43
378,71 4544,51 1581,04
378,71 4544,51 1013,43
378,71 4544,51 1013,43
595,46 7145,46 2485,91
1
1
1
2
1
3723,43 44681,13 13722,54
405,22 4862,63 1084,37
405,22 4862,63 1691,71
405,22 4862,63 1084,37
405,22 4862,63 1084,37
637,14 7645,6422 2659,92
PROYECCIÓN ANUAL 2012 2013 2014 2015 Año 5 CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR CANTIDADVALOR SALARIO BASICO MENSUAL 1 1150,00 1 1219,00 1 1279,95 1 1369,55 1 1465,41 SALARIO BASICO ANUAL 13800,00 14628,00 15359,40 16434,56 17584,98 PRESTACIONES SOCIALES ANUALES 3077,40 5089,08 5343,54 5717,58 6117,81
CONCEPTO
JEFE DE VENTAS
GERENTE GENERAL
CARGO
GASTOS DE SUELDOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS
ANEXOS 6
Anexos 146
Anexos 147
ANEXO 7 DEPRECIACIÓN DETALLE
Tiempo Años 3
EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
5
INSTALACIONES
Periodo
% Depreciación
0
Inversión
Depreciación
Depreciación Acumulada
3410
1
33%
1136,67
1136,67
2
33%
1136,67
2273,33
3
33%
1136,67
3410,00
0
800
1
20%
160
160
2
20%
160
320
3
20%
160
480
4
20%
160
640
5
20%
160
800
2325 10
MUEBLES Y ENSERES
5
EQUIPOS DE OFICNA
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
1
10%
232,5
232,5
2
10%
232,5
465
3
10%
232,5
697,5
4
10%
232,5
930
5
10%
232,5
1162,5
6
10%
232,5
1395
7
10%
232,5
1627,5
8
10%
232,5
1860
9
10%
232,5
2092,5
10
10%
232,5
2325
0
5060,00
1
20%
1012
1012
2
20%
1012
2024
3
20%
1012
3036
4
20%
1012
4048
5
20%
1012
5060
Anexos 148
ANEXO 8 PUNTO DE EQUILIBRIO LLAMADA Año 1 PE$
56909,64 Año 1
PE%
92,72% Año 1
PE.U
Año 2 63180,06 Año 2 95,31% Año 2
Año 3 66121,07 Año 3 92,36% Año 3
Año 4 69355,95 Año 4 89,70% Año 4
Año 5 74321,51 Año 5 89,00% Año 5
1035
1149
1202
1261
1351
92,72%
95,31%
92,36%
89,70%
89,00%
1035
1149
1202
1261
1351
PUNTO DE EQUILIBRIO EN PORCENTAJE
PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES
Anexos 149
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 150
ANEXO 9 PUNTO DE EQUILIBRIO AGENDAS
PE$
PE%
PE.U
2012
2013
2014
2015
2016
22553,57
25060,34
26226,63
27508,06
29477,64
2012
2013
2014
2015
2016
92,36%
95,02%
92,08%
89,42%
88,73%
2012
2013
2014
2015
2016
410
456
477
500
536
92,36%
95,02%
92,08%
89,42%
88,73%
410
456
477
500
536
PUNTO DE EQUILIBRIO EN PORCENTAJE
PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES
Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 151
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 152
ANEXO 10 PUNTO DE EQUILIBRIO EMAIL
PE$
PE%
PE.U
2012
2013
2014
2015
2016
5486,00
6095,76
6379,45
6691,15
7170,24
2012
2013
2014
2015
2016
92,36%
95,02%
92,08%
89,42%
88,73%
2012
2013
2014
2015
2016
100
111
116
122
130
92,36%
95,02%
92,08%
89,42%
88,73%
100
111
116
122
130
PUNTO DE EQUILIBRIO EN PORCENTAJE
Elaborado por: CintthyaTutiven
PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES
Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 153
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 154
ANEXO 11 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
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