UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS ESCUELA DE POSTGRADO

TESIS MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS TÍTULO: DIRECCIÓN DEL PROYECTO: LAN PARTY 2014 PERÚ EMPLEANDO LOS ESTANDARES GLOBALES DEL PMI AUTORES: ALIAGA URQUIAGA, ANGELA LACA RIVERA, VIRGINIA VILLEGAS VASSALLO, CONNIE

CATEGORÍA DE ACCESO: CONFIDENCIAL LIMA, 2014

Dedicatorias

A Dios por la fortaleza que me da cada día para conseguir mis objetivos. A Oscar, por ser el impulsor de este proyecto y por su constante apoyo incondicional, por inculcarme que con perseverancia y paciencia se consigue los objetivos trazados. Virginia

A mi mejor compañero, mi hijo Matías Angela

A mi Familia por su paciencia, compresión e impulso para alcanzar mis objetivos. Connie

Reconocimientos A nuestros profesores de la Escuela de Postgrado UPC, quienes guiaron nuestro aprendizaje y formación.

A los organizadores del RAGNAROK LAN PARTY que nos recibieron para realizar la entrevista y darnos los alcances de su labor.

1

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. CAPITULO I. INTRODUCCIÓN .................................................................................... 1 1.1 Objetivos Generales y Específicos...................................................................................... 3 1.1.1 Objetivo General .......................................................................................................... 3 1.1.2 Objetivos Específicos .................................................................................................. 3 1.1.3 Justificación ................................................................................................................. 3 2. CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL ....................................................................... 6 2.1 ¿Qué son los videojuegos? ................................................................................................. 6 2.2 Historia de los videojuegos ................................................................................................. 6 2.3 Género de los videojuegos .................................................................................................. 9 2.4 Perfil de los usuarios de los videojuegos .......................................................................... 13 2.5 Aspectos positivos y negativos de los videojuegos .......................................................... 16 2.6 ¿Qué es un LAN PARTY? ................................................................................................. 17 2.7 Historia de los LAN PARTY ............................................................................................... 18 2.8 Tipos de LAN PARTY ........................................................................................................ 18 2.9 LAN PARTY más importantes del mundo ......................................................................... 19 2.9.1 Electronic Entertainment Expo (E3) .......................................................................... 19 2.9.2 Tokyo Games ............................................................................................................ 20 2.9.3 Gamescon ................................................................................................................. 20 2.9.4 Game Developers Conference (GDC) ...................................................................... 20 2.9.5 Penny Arcade Expo ................................................................................................... 21 2.9.6 Madrid Games Week ................................................................................................. 21 3. CAPITULO III. METODOLOGÍA ................................................................................. 22 3.1 Tipo de Investigación ........................................................................................................ 22 3.2 Población y Muestra .......................................................................................................... 22 3.2.1 Población ................................................................................................................... 22 3.2.2 Muestra ...................................................................................................................... 22 4. CAPÍTULO IV.RESULTADOS .................................................................................... 23 4.1 Evaluación de los resultados ............................................................................................. 23 5. CAPITULO V. CASO DE NEGOCIO .......................................................................... 31 5.2 Identificación del Proyecto ................................................................................................ 32 5.2 Alineamiento del Proyecto ................................................................................................. 35 5.3 Contexto del Proyecto ....................................................................................................... 35 5.4 Desarrollo de la Propuesta ................................................................................................ 37 5.4.1 Descripción del Producto........................................................................................... 37 5.4.2 Análisis de viabilidad ................................................................................................. 38 5.4.3 Alternativas Evaluadas .............................................................................................. 47 6. CAPITULO VI. DIRECCIÓN DEL PROYECTO LAN PARTY 2014 ........................... 48 6.1 Plan de Gestión del Alcance ............................................................................................. 48 6.1.1 Acta de constitución .................................................................................................. 48 6.1.2 Registro de Interesados ............................................................................................ 55 6.1.3 EDT Ragnarok: LAN PARTY 2014 ............................................................................ 58 6.1.4 MS PROJECT Ragnarok: LAN PARTY 2014............................................................ 59 6.1.5 Declaración del Alcance ............................................................................................ 64 6.1.5 Diccionario de la EDT ................................................................................................ 66 6.1.6 Matriz de Responsabilidad ........................................................................................ 72 6.1.7 HITOS ........................................................................................................................ 73 6.2 Plan de Gestión del Cronograma ...................................................................................... 75 6.3 Plan de Gestión de Recursos Humanos ........................................................................... 77 6.3.1 Desarrollo del equipo del proyecto ............................................................................ 89 6.4 Plan de Gestión de Costos ................................................................................................ 90 6.4.1 Presupuesto .............................................................................................................. 93 6.5 Plan de Comunicaciones ................................................................................................... 94 i

6.6 Plan de Gestión de las Adquisiciones ............................................................................... 99 6.6.1 Criterios de evaluación ............................................................................................ 110 6.7 Plan de Gestión de la Calidad ......................................................................................... 113 6.8 Plan de Gestión del Riesgo ............................................................................................. 121 6.9.1 Identificación de Riesgos ........................................................................................ 122 6.9.2 Plan de Respuesta a los Riesgos ........................................................................... 127 6.9.3 Definición de escalas de impacto para cuatro objetivos del proyecto .................... 136 6.9.4 Matriz de Probabilidad e Impacto ............................................................................ 137 6.9 Plan de Gestión de la Integración ................................................................................... 138 7. GLOSARIO ............................................................................................................... 154 8. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 156 9. RECOMENDACIONES ............................................................................................. 158 10. BIBLIOGRAFÍA ................................................................ ¡Error! Marcador no definido. ANEXO “A” ENCUESTA ................................................................................................ 159 ANEXO “B” CONTRATOS ............................................................................................. 161 ANEXO “C” CALCULO DEL WACC .............................................................................. 177 ANEXO “D” PRESUPUESTO ......................................................................................... 178 ANEXO “E” CURVA S .................................................................................................... 186

ii

ÍNDICE DE TABLAS Tabla N°1. Promedio General de Gastos Familiares Mensuales para Lima Metropolitana ....... 1 Tabla N°2. Género ........................................................................................................................... 23 Tabla N°3. Grupo de edad ............................................................................................................... 24 Tabla N°4. Nivel de educación ....................................................................................................... 24 Tabla N°5. Horas a la semana, dedica a jugar videojuegos ........................................................ 25 Tabla N°6. Participación en Ligas y Torneos ............................................................................... 27 Tabla N°7. Participación en Ragnarok: LAN PARTY ................................................................... 28 Tabla N°8. Experiencia en el Ragnarok: LAN PARTY .................................................................. 29 Tabla N°9. Tasa de Crecimiento de participación y asistencia a los Ragnarok: LAN PARTY 34 Tabla N°10. Activos Fijos ................................................................................................................ 41 Tabla N°11. Capital de trabajo ........................................................................................................ 42 Tabla N°12. Costos .......................................................................................................................... 42 Tabla N°13. Demanda esperada de Total Público Asistente a LAN PARTY .............................. 43

iii

ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico N°1. Género ........................................................................................................................ 23 Gráfico N°2. Grupo de edad ........................................................................................................... 24 Gráfico N°3. Nivel de educación .................................................................................................... 24 Gráfico N°4. Horas a la semana, dedica a jugar videojuegos ..................................................... 25 Gráfico N°5. Videojuego que práctica ........................................................................................... 26 Gráfico N°6. Motivación para practicar los videojuegos ............................................................. 26 Gráfico N°7. Participación en Ligas y Torneos ............................................................................ 27 Gráfico N°8. Participación en Ragnarok: LAN PARTY ................................................................ 27 Gráfico N°9. Medio de comunicación por el cual se enteró de la realización del Ragnarok: LAN PARTY ...................................................................................................................................... 28 Gráfico N°10. Experiencia en el Ragnarok: LAN PARTY ............................................................. 29 Gráfico N°11. Sugerencias para LAN PARTY 2014 ...................................................................... 29 Gráfico N°12. Asistencia y Participación a los Ragnarok: LAN PARTY .................................... 34

iv

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

CAPITULO I. INTRODUCCIÓN Existe un interés creciente por las actividades de entrenamiento digital, entre ellas los videojuegos, categorizado en el grupo de ―Esparcimiento, Diversión, Servicios Culturales y de Enseñanza‖, que a su vez pertenece a uno de los ocho grupos que componen el ―Promedio General de Gastos Familiares Mensuales para Lima Metropolitana‖, según la Asociación Peruana de Empresas de Investigación de Mercado (APEIM). Como se observa en el siguiente cuadro: Tabla N°1. Promedio General de Gastos Familiares Mensuales para Lima Metropolitana Grupo

Descripción

1

Alimentos

2

Vestido y calzado

3 4 5

Promedio Mensual S/. 662.00 S/. 87.00

Alquiler de vivienda, Combustible, S/. 213.00 Electricidad y Conservación de la Muebles, Enseres y Mantenimiento S/. 100.00 de la vivienda Cuidado, Conservación de la Salud S/. 151.00 y Servicios Médicos –

6

Transportes y Comunicaciones

S/. 192.00

7

Esparcimiento, Diversión, Servicios S/. 234.00 Culturales

8

Otros bienes y servicios

S/. 93.00

Fuente: APEIM Como podemos apreciar en la tabla precedente, el promedio del gasto familiar mensual destinado al grupo de entretenimiento familiar, ocupa el segundo lugar de importancia en la distribución de los gastos familiares mensuales. Dentro del grupo de entrenamiento familiar (Grupo 7), encontramos como una actividad de esparcimiento y diversión, el entretenimiento digital el cual se plasma a través, de los videojuegos, cine, música, entre otros. En nuestro caso de estudio nos enfocaremos al entretenimiento digital ligado a los videojuegos. Los videojuegos con el pasar de los años, ha tenido un impacto enorme en el mercado del entretenimiento digital, dejando de ser una actividad dirigida exclusivamente a los expertos en videojuegos convirtiéndose en una de las principales actividades de pasatiempo, compitiendo con otras actividades más asentadas a nivel social como el cine, la música o el teatro. Durante los últimos 30 años, los videojuegos han pasado de ser aquellas máquinas con rol de single player a ―juegos en línea con roles de multiplayer‖ en los que participan millones de jugadores. Actualmente, la industria de los videojuegos, es un extraordinario negocio mediático y la venta de sus productos ocupan las listas de más Página 1 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

vendidos, generando ventas durante la primera semana con ingresos superiores a los de las películas más taquilleras. Según los estudios realizados por la consultora Gartner1 las estimaciones de los estudios llevados a cabo, indicó que, la industria mundial de los videojuegos, incluidos los programas, los equipos y los juegos en línea— pasará de generar USD$74.000 millones en el 2011 a USD$112.000 millones en el 2015, cifras que superan los ingresos totales de la industria cinematográfica, que en 2010 recaudó USD$31.800 millones. Gartner indicó que, en 2015, el gasto en videojuegos superará al de los equipos informáticos. Hace una décadas, nadie se hubiera atrevido a contar cuantos usuarios de computadora personales jugaban videojuegos, en la actualidad, según la firma de analistas Jon Peddie Research2, informaron que la cantidad de aficionados a los videojuegos va en 54 millones de video jugadores en total, los mismos que recurren a marcas como Intel, AMD, NVIDIA, MSI, Gigabyte, Alienware e incluso Dell y HP en sus ofertas más hardcore. Por su parte la encuesta afirma que la cantidad de videojugadores aumentará y que para el 2015 serán más de 72 millones, y que además no se verá afectado dicho crecimiento por el auge de consolas de videojuegos en el mercado; en total será algo más de USD$32000 millones para ese año lo cual es muy buena noticia para los fabricantes y distribuidores de hardware en todos los países. Nuestro país, no queda aislado de todo este boom de la industria de videojuegos, es así que según el Estudio de Mercado de Servicios de Animación Digital en el Perú (Fuente: Oficina Comercial de Chile en el Perú – ProChile, Octubre 2013). Nos indica que, la demanda de videojuegos en Sudamérica crece cada año alrededor de 10%, especialmente en Argentina, Brasil, Chile y Perú, en donde cada vez más adolescentes y jóvenes acceden a través de la red a las novedades que ofrecen países como Estados Unidos y España. El representante de Apesoft (Asociación Peruana de Software), indicó que la tasa de crecimiento del mercado de software en el 2012 fue de 16%, resultado que se ha mantenido durante el año 2013. En nuestro país, Promperú ha priorizado otras ocho industrias en su estrategia de promoción en el mercado internacional: BPO - outsorcing de procesos-, animación, videojuegos, arquitectura, ingeniería, servicios editoriales y de imprenta, franquicias y salud. Por otro lado, según lo informado por el Gerente General de Gaming Service, Augusto Zapata, informó que el consumo de videojuegos en el Perú aumenta en 40% al año, cifra que tiende a mantenerse debido a que, nuestro país es uno de los que más aficionadas a los videojuegos alberga, además según los estudios revelan que, en este sector se mueven más o menos US$1.5 millones al mes. 1

Empresa de Consultoría e Investigación de Tecnología de Información http://www.gartner.com/technology/home.jsp 2 http://www.jonpeddie.com/

Página 2 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Asimismo, señaló que la mayor penetración se observa en Lima, Arequipa, Trujillo y Huancayo, aunque indicó que, de a pocos, el dinamismo se viene expandiendo por todo el país. Afirmó también que, este incremento revela un aumento en el número de horas dedicadas a jugar en diferentes dispositivos. Los estudios detallan que, un 28% de jóvenes de entre 15 y 21 años juega a diario videojuegos. Estimó que el alza fue de 12% en general y de 9% para los juegos online. Sin embargo, anotó que no es posible medir con exactitud la inversión por familia, ya que la mayoría de Publisher y empresas dedicadas al rubro no tiene representación en el país, lo que lleva a que casi la totalidad del mercado sea informal. No obstante, las líneas de productos específicos para videojuegos (hardware y periféricos) mantienen un crecimiento sostenido por año. Un caso particular es Nvidia, cuyo segmento GTX creció un 17% el año pasado. Bajo este panorama, nuestro país ha traído el concepto del Ragnarok LAN PARTY, el cual es llevado a cabo por la empresa Gaming Services, este tipo de evento convoca aficionados a los videojuegos y nuevas tecnologías a una fiesta como su nombre lo dice de videojuegos. Este concepto es muy común en Europa y Asia, en donde la convocatoria es masiva y muy buena acogida, por parte de la empresa privada, la sociedad y el estado. 1.1

Objetivos Generales y Específicos

1.1.1 Objetivo General Diseñar la Dirección del proyecto LAN PARTY 2014 haciendo uso de los estándares globales del PMBOK para una empresa dedicada al entretenimiento digital en la ciudad de Lima. 1.1.2 Objetivos Específicos   



Análisis del Mercado: En este capítulo se busca determinar el análisis del sector de los LAN PARTY. Análisis del consumidor: Conocer el perfil de los videojugadores de hoy en día, consumidores de los LAN PARTY. Análisis Financiero-Económico: En este capítulo se busca determinar y detallar las necesidades de los recursos financieros donde se tendrán en cuenta el análisis del flujo de caja, el estado de resultados y los balances. Desarrollo del proyecto: Diseño y Organización del LAN PARTY 2014 haciendo uso de los estándares globales del PMBOK.

1.1.3 Justificación En el mundo tecnológico el sector del entretenimiento digital, cada vez toma mayor protagonismo, logrando no solo ser un elemento más del escenario del Página 3 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

entretenimiento actual, sino además un importante nodo generador de negocios, movimientos económicos y de educación. De manera imperceptible pero irreversible, en los últimos años una poderosa herramienta electrónica ha adquirido una enorme importancia y viene modificando sustancialmente los hábitos de entretenimiento de las nuevas generaciones; se trata de los populares videojuegos. Hoy en día, los videojuegos se han convertido en una herramienta de entretenimiento frecuente entre niños, jóvenes y adultos, la misma que se encuentra, según investigadores relacionada a la educación formal como a la informal. Se han hecho investigaciones científicas en las que se aconseja incorporarlos a la formación porque aumenta la destreza de los adultos, como por ejemplo la precisión de los cirujanos. En el caso de niños, adolescentes y jóvenes con un buen uso ―los videojuegos son un fuerte elemento de desarrollo de habilidades motrices, reflejos y capacidades mentales, con estudios que demuestran sus amplios beneficios, no solo en el tema mental, sino también social. Nuestro país desde hace cinco años viene realizando el festival de videojuegos, este es un evento masivo que cuenta con la congregación; tanto de aficionados, empresas, expertos y público en general de todas partes del mundo, quienes participan en las competencias, intercambian información sobre tecnologías, entre ellas las del entretenimiento digital. Esto crea oportunidades, genera sinergias entre el entretenimiento digital, y el movimiento económico; todo en un solo lugar. Para la empresa privada dedicada a este rubro, es atractivo formar parte de eventos de esta naturaleza bajo la figura del Patrocinio y a provechar este evento con estrategias de marketing, que viene dando grandes resultados como es la ―Presencia de Marca‖, es decir, las grandes marcas pretenden estar en la vida de sus clientes; además, le sirve como una plataforma en donde puede mostrar sus últimas innovaciones y así obtener una base de clientes potenciales debido a la alta congregación de profesionales aficionados a la tecnología y a los videojuegos lo cual les permitirá captar nuevos clientes. Por otro lado, los organizadores de estos festivales, la empresa Gaming Services, quienes son aficionados al desarrollo de nuevas tecnologías relacionadas al entretenimiento, les permite lograr reconocimiento como empresa especializada para dar soluciones a los videojugadores, dar a conocer sus productos, ampliar su red de contactos y fidelizarlos, contribuir al crecimiento de la comunidad de videojugadores y lograr que ésta tenga reconocimiento; asimismo preparar a potenciales seleccionados para competir en eventos internacionales y representar a nuestro país y logrando reconocimiento internacional. Nuestro país cuenta con el pentacampeón de FIFA 2013. Página 4 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Dentro del marco familiar, es una importante actividad dado que los videojuegos son un ente de enlace entre padres e hijos, bastante utilizado en países como Corea o Estados Unidos‖, así mismo podemos acotar que; teniendo un uso adecuado, se puede obtener mucho beneficio del entretenimiento bajo la forma de videojuegos ya sea como herramienta educativa, a través del aprendizaje; de inclusión laboral con el crecimiento de desarrolladores de videojuegos y de generador de negocios con empresas nuevas dedicadas a este rubro. Por otro lado, desde la perspectiva local, la promoción de este tipo de eventos como los que se realizan en países desarrollados puede ser beneficiosa para el país ya que nos permite mostrarnos ante los visitantes que persiguen estos eventos, generando así afluencia de turismo a nuestro país, movimiento de la economía y tener a las mejores marcas auspiciando este tipo de eventos. En la región, Brasil ya cuenta con un evento de gran magnitud destinado a una feria de videojuegos, en donde llegan aproximadamente 80 mil personas al evento; un 20% de visitantes extranjeros, siendo 15% de América Latina.

Página 5 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL 2.1

¿Qué son los videojuegos? Un videojuego es una aplicación interactiva orientada al entretenimiento que, a través de ciertos mandos o controles, permite simular experiencias en la pantalla de un televisor, una computadora u otro dispositivo electrónico. Los videojuegos se diferencian de otras formas de entretenimiento, como las películas, en que deben ser interactivos; en otras palabras, los usuarios deben involucrarse activamente con el contenido. Para ello, es necesario utilizar un mando (también conocido como gamepad o joystick), mediante el cual se envían órdenes al dispositivo principal (un ordenador o una consola especializada) y estas se ven reflejadas en una pantalla con el movimiento y las acciones de los personajes. Las máquinas creadas específicamente para alojar videojuegos se conocen como arcade. Con el avance de la tecnología, los videojuegos pasaron a ser más usuales en videoconsolas (un dispositivo que se conecta al televisor) y en ordenadores. Por esta razón, el concepto de videojuego se utiliza para referirse a cualquier juego interactivo digital, independientemente de su soporte físico

2.2

Historia de los videojuegos Los primeros videojuegos eran mayoritariamente experimentos y pruebas académicas por parte de científicos y físicos, no sería hasta la llegada de la década de los 70 cuando los videojuegos empezarían a tener un carácter más comercial, marcando el inicio de una imparable transformación y evolución del concepto mismo del videojuego, que acabaría por convertirlo en el fenómeno cultural de masas que hoy conocemos. La historia de los videojuegos ha pasado por diversas etapas; la primera etapa estuvo muy enfocada en la manera en la que los videojuegos eran capaces de contar historias, y los elementos innovadores que introducían para hacerlo. En una segunda etapa, los videojuegos fueron estudiados no a partir de sus similitudes con otros medios, sino a partir de sus diferencias y de aquello que los hacía únicos como experiencia: elementos como la interactividad, las interfaces, la capacidad de simulación, y demás elementos propios de los videojuegos. Fue así como se armó la primera división en la disciplina: conocido como el campo de los ludólogos, enfrentado con la primera percepción, conocida como el de los narratólogos. El campo permaneció dividido por un tiempo, hasta que finalmente se empezaron a buscar enfoques que integraran o superaran estas divisiones artificiales – y reconocieran que, aunque cada juego presenta una mezcla diferente, siempre hay algún tipo de interacción entre los elementos narrativos y los elementos formales de un videojuego. Página 6 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Durante bastante tiempo ha sido complicado señalar cual fue el primer videojuego, principalmente debido a las múltiples definiciones de este que se han ido estableciendo, pero se puede considerar como primer videojuego el Nought and crosses, también llamado OXO, desarrollado por Alexander S.Douglas en 1952. El juego era una versión computarizada del tres en raya que se ejecutaba sobre la EDSAC y permitía enfrentar a un jugador humano contra la máquina. En 1958 William Higginbotham creó, sirviéndose de un programa para el cálculo de trayectorias y un osciloscopio, Tennis for Two (tenis para dos): un simulador de tenis de mesa. Este videojuego fue el primero en permitir el juego entre dos jugadores humanos. Cuatro años más tarde Steve Russell, un estudiante del Instituto de Tecnología de Massachussets, dedicó seis meses a crear un juego para computadora usando gráficos vectoriales: Spacewar. En este juego, dos jugadores controlaban la dirección y la velocidad de dos naves espaciales que luchaban entre ellas. La ascensión de los videojuegos llegó con la máquina recreativa Pong que es considerada la versión comercial del juego Tennis for Two de Higginbotham. El sistema fue diseñado por Al Alcom para Nolan Bushnell en la recién fundada Atari. El juego se presentó en 1972 y fue la piedra angular del videojuego como industria. Durante los años siguientes se implantaron numerosos avances técnicos en los videojuegos (destacando los microprocesadores y los chips de memoria). Aparecieron en los salones recreativos juegos como Space Invaders (Taito) o Asteroids (Atari). Los años 80 comenzaron con un fuerte crecimiento en el sector del videojuego alentado por la popularidad de los salones de máquinas recreativas y de las primeras videoconsolas aparecidas durante la década de los 70. Durante estos años destacan sistemas como Oddyssey 2 (Phillips), Intellivision (Mattel), Colecovision (Coleco), Atari 5200, Commodore 64, Turbografx (NEC). Por otro lado en las máquinas recreativas triunfaron juegos como el famoso Pacman (Namco), Battle Zone (Atari), Pole Position (Namco), Tron (Midway) o Zaxxon (Sega). El negocio asociado a esta nueva industria alcanzó grandes cosas en estos primeros años de los 80, pero sin embargo, en 1983 comenzó la llamada crisis del videojuego, afectando principalmente a Estados Unidos y Canadá, y que no llegaría a su fin hasta 1985. Japón apostó por el mundo de las consolas con el éxito de la Famicom (llamada en occidente como Nintendo Entertainment System), lanzada por Nintendo en 1983 mientras en Europa se decantaba por los microordenadores como el Commodore 64 o el Spectrum.

Página 7 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

A la salida de su particular crisis los norteamericanos continuaron la senda abierta por los japoneses y adoptaron el Nintendo Entertainment System (NES) como principal sistema de videojuegos. A lo largo de la década fueron apareciendo nuevos sistemas domésticos como la Master System (Sega), el Amiga (Commodore) y el 7800 (Atari) con juegos hoy en día considerados clásicos como el Tetris. A finales de los 80 comenzaron a aparecer las consolas de 16 bits como la Mega Drive de Sega y los microordenadores fueron lentamente sustituidos por las computadoras personales basadas en arquitecturas de IBM. En 1985 apareció Super Mario Bros, que supuso un punto de inflexión en el desarrollo de los juegos electrónicos, ya que la mayoría de los juegos anteriores sólo contenían unas pocas pantallas que se repetían en un bucle y el objetivo simplemente era hacer una alta puntuación. El juego desarrollado por Nintendo supuso un estallido de creatividad. Por primera vez teníamos un objetivo y un final en un videojuego. En los años posteriores otras compañías emularon su estilo de juego. En el campo de las recreativas, destacaron videojuegos como Defender, RallyX, Dig Dug, Bubble Bobble, Gauntlet, Out Run o Shinobi además de producirse un cambio en cuanto a la nacionalidad de los juegos pasando a ser Japón la mayor productora. Otra rama de los videojuegos que creció con fuerza fue la de los videojuegos portátiles. Estos comenzaron a principios de los 70 con los primeros juegos completamente electrónicos lanzados por Mattel, los cuales difícilmente podían considerarse como videojuegos, y fueron creciendo en popularidad gracias a conversiones de recreativas como las realizadas por Coleco o adictivos microjuegos como las Game & Watch de Nintendo. La evolución definitiva de las portátiles como plataformas de videojuego llegó en 1989 con el lanzamiento de la Game Boy (Nintendo). A principios de los años 90 las videoconsolas dieron un importante salto técnico gracias a la competición de la llamada "generación de 16 bits" compuesta por la Mega Drive, la Super Nintendo Entertainmet de Nintendo, la PC Engine de NEC, conocida como Turbografx en occidente y la CPS Changer de (Capcom). Junto a ellas también apareció la Neo Geo (SNK) una consola que igualaba las prestaciones técnicas de un arcade pero demasiado cara para llegar de forma masiva a los hogares. Esta generación supuso un importante aumento en la cantidad de jugadores y la introducción de tecnologías como el CD-ROM, una importante evolución dentro de los diferentes géneros de videojuegos, principalmente gracias a las nuevas capacidades técnicas. Mientras tanto diversas compañías habían comenzado a trabajar en videojuegos con entornos tridimensionales, principalmente en el campo de los PC, obteniendo diferentes resultados desde las ―2D y media‖ de Doom, 3D completas de 4D Boxing, siendo su máxima Página 8 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

expresión juegos como Donkey Kong Country y Killer Instinct. También surgió el primero juego poligonal en consola, la competencia de la NES, Mega-Drive, lanzó el Virtual Racing, que tuvo un gran éxito ya que marcó un antes y un después en los juegos 3D en consola. Los videojuegos en 3D fueron ocupando un importante lugar en el mercado, principalmente gracias a la llamada "generación de 32 bits" en las videoconsolas: Sony PlayStation y Sega Saturn (principalmente en Japón); y la ―generación de 64 bits‖ en las videoconsolas: Nintendo 64 y Atari jaguar. En cuanto a los ordenadores, se crearon las aceleradoras 3D. La consola de Sony apareció tras un proyecto iniciado con Nintendo (denominado SNES PlayStation), que consistía en un periférico para SNES con lector de CD. Al final Nintendo rechazó la propuesta de Sony, puesto que Sega había desarrollado algo parecido sin tener éxito, y Sony lanzó independientemente PlayStation. Hacia finales de la década la consola más popular era la PlayStation con juegos como Final Fantasy VII (Square), Resident Evil (Capcom), Winning Eleven 4 (Konami), Gran Turismo (Polyphony Digital) y Metal Gear Solid (konami). En PC eran muy populares los FPS (juegos de acción en primera persona) como Quake (id Softare), Unreal (Epic Megagames) o Half-Life (Valve), y los RTS (juegos de estrategia en tiempo real) como Command & Conquer (Westwood) o Starcraft (Blizzard). Además, conexiones entre ordenadores mediante internet facilitaron el juego multijugador, convirtiéndolo en la opción predilecta de muchos jugadores, y fueron las responsables del nacimiento de los MMORPG (juegos de rol multijugador online) como Ultima Online (Origin). El ordenador personal PC es la plataforma más cara de juegos pero también la que permite mayor flexibilidad. Esta flexibilidad proviene del hecho de poder añadir al ordenador componentes que se pueden mejorar constantemente, como son tarjetas gráficas o de sonido y accesorios como volantes, pedales y mandos, etc. Además es posible actualizar los juegos con parches oficiales o con nuevos añadidos realizados por la compañía que creó el juego o por otros usuarios. 2.3

Género de los videojuegos Los géneros de videojuegos son una forma de clasificación, que designan un conjunto de videojuegos que poseen una serie de elementos comunes. Cabe decir que cada vez es más habitual que un videojuego contenga elementos de diversos géneros, lo que hace difícil su clasificación. Uno de los mejores ejemplos de este fenómeno son los videojuegos de la serie Legend of Zelda, que contienen a la vez elementos de acción, de aventura y rol. Esta fusión de géneros crea a su vez nuevos géneros, como es el caso de los survival horror Página 9 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

como Silent Hill o Resident Evil, que mezclan elementos de aventura gráfica con otros de shoot 'em up. Acción Los beat'em up también llamados "videojuegos de lucha a progresión" son videojuegos similares a los de lucha, con la diferencia que en este caso los jugadores deben combatir con un gran número de individuos mientras avanzan a lo largo de varios niveles. En los beat'em up suele ser posible jugar dos o más personas a la vez de forma cooperativa para facilitar el progreso. Lucha Los videojuegos de lucha, como indica su nombre, recrean combates entre personajes controlados tanto por un jugador como por la computadora. El jugador ve a los combatientes desde una perspectiva lateral, como si se tratase de un espectador. Este tipo de videojuegos ponen especial énfasis en las artes marciales, reales o ficticias, u otros tipos de enfrentamientos sin armas como el boxeo o la lucha libre. Otros videojuegos permiten también usar armas blancas como pueden ser espadas, hachas,martillos, etc., o ataques a distancia, normalmente de carácter mágico o etereo. Aunque este género se introdujo a mediados de los años 1980, no se popularizó hasta la llegada de Street Fighter II. Con la llegada de los gráficos tridimensionales no cambió el estilo de juego, pero en cambio sí la forma de jugarlos. Arcade Los videjuegos arcade, se caracterizan por la simplicidad de acción rápida de jugabilidad, esto obtuvo la gloria en la época de 1980. No requiere historia, solo juegos largos o repetitivos, el principal objetivo de este tipo de juegos por lo general es conseguir la mayor cantidad de puntos. Estos tuvieron su origen a partir de las maquinas arcade; están son máquinas recreativas disponibles en lugares públicos de diversión, de ahí obtuvo su nombre este género. Disparos En los videojuegos de disparos en primera persona, conocidos también como FPS (First Person Shooter), las acciones básicas son mover al personaje y usar un arma, un arma se anuncia en la pantalla en primer plano y el jugador puede interactuar con éste. Esta perspectiva tiene por meta dar la impresión de ser el personaje y así permitir una identificación fuerte (Perspectiva de primera persona). Los gráficos en tres dimensiones aumentan esta impresión. Generalmente en estos videojuegos la calidad del guion no se trabaja mucho (salvo superproducciones tales como The Conduit o [Halo (franquicia)|Halo]]), mientras que hacen destacar la calidad gráfica y la jugabilidad. Cada generación de juegos mejora con las últimas tecnologías y las nuevas posibilidades gráficas que rozan el fotorrealismo. La mecánica del juego (o gameplay) impone generalmente al jugador tener buenos reflejos y precisión. Página 10 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Ciertos videojuegos de disparos en primera persona se pueden jugar en modo multijugador en línea, como también contra personajes controlados por la máquina (bots) sin necesitar una conexión a internet. La mayoría de jugadores optan por jugar solos o en equipos contra oponentes humanos con los que poner a prueba su habilidad, compitiendo por conseguir la victoria. La popularidad de estos juegos y el sentimiento de competición que acompaña a los jugadores, han hecho surgir distintas ligas de juegos de disparos en línea con gran cantidad de participantes y seguidores de distintas naciones. También existen los videojuegos de disparos en tercera persona, conocidos también como TPS (Third Person Shooter), se basan en alternar entre disparos y pelea o interacción con el entorno, pero a diferencia de los juegos de mira (primera persona), se juega con un personaje visto desde atrás y en ocasiones, desde una perspectiva isométrica. El Shoot 'em up está basado en el continuo uso de un arma, con la diferencia de las otras secciones que pasas la mayor parte del tiempo disparando, con frecuencia la pantalla está repleta de balas, tanto propias como del enemigo. Es común en este género distintos tipos de armas, o la mejora de las disponibles, avance automático o lateral, y enfrentamientos con jefes enormes al final de cada misión, los cuales en la mayoría de los casos, ocupan más de la mitad de la pantalla. Sigilo Los videojuegos de sigilo son un género relativamente reciente. Estos videojuegos se basan en el sigilo, la furtividad y la estrategia en vez de buscar la confrontación directa con el enemigo. Normalmente los videojuegos de sigilo aparecen como un subgénero de los videojuegos de disparos, aunque podemos encontrar videojuegos como Commandos, que se puede clasificar a la vez como juego de estrategia y de infiltración. Simulación Este género se caracteriza en marcar un aspecto de la vida real, llevado a un juego,donde se tiene total control de lo que ocurre. Muchos de ellos se enfocan en inmiscuir al jugador hasta hacerlo creer que lo que está pasando es real, sobre todo con los géneros de simulación de combate o de pilotaje. Entre las más populares están las simulaciones de construcción, que pueden abarcar desde construir una casa, hasta proyectos imposibles para una persona, como un parque de atracciones o una ciudad completa. 

Simulación Musical: su desarrollo gira en torno a la música, ya sean de tipo karaoke, de baile o en los que se tocan instrumentos musicales. La mayoría de estos juegos se caracterizan por necesitar accesorios especiales compatibles y por ofrecer modo multijugador, en el que los jugadores intentan conseguir el mayor número de puntos posible por medio de su actuación. Página 11 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

















Simulación de Combate: Género poco llevado a la práctica que se caracteriza por el elevado realismo en todos los aspectos relevantes en cuanto al desarrollo de las partidas. Simulación de Construcción: Género muy popular en PC, donde el programa le proporciona al usuario todas las herramientas para construir un proyecto, el cual debe ser lo más apegado a la realidad como sea posible, en el cual se consideran desde gastos de construcción y mantenimiento, hasta una línea de tiempo, física y clima que afecta todas las decisiones que tome. La particularidad de poder experimentar, tomar decisiones y afectar el desempeño de tu simulación, los hace tremendamente adictivos. Simulación de Vida: Tomando el mismo concepto del género, el simulador de vida se enfoca en controlar un personaje con capacidades y emociones humanas, y controlar todos los aspectos de su vida, desde donde vivirá, que estudiará, hasta con quien se casará. El realismo colocado en estos juegos y una línea de tiempo que permite al personaje evolucionar, comer, dormir, convivir con otras personas, envejecer e incluso morir, hace que muchas personas tomen estos juegos como desahogo de todo lo que quisieran experimentar en su vida propia, pero sin riesgos. Sandbox. Deporte: Los videojuegos de deportes son aquellos que simulan juegos de deporte real, entre ellos encontramos, golf, tenis, fútbol, hockey, juegos olímpicos, etc. El participante directamente lo juega a través del control. El propósito es el mismo que el deporte original, solo que a veces varía otros agregados. Carreras: Principalmente son videojuegos que se dedican a comenzar de un punto y llegar a una meta antes que los contrincantes. Juegos así se han desarrollado de su forma común en vehículos. La idea principalmente es competir en llegar primero, y algunas veces se suele ampliar este concepto, originando herramientas y trampas para la carrera. Agilidad Mental: Estos son juegos donde tienes que pensar y agilizar el pensamiento. El objetivo aquí es resolver ejercicios con dificultad progresiva para desarrollar la habilidad mental. Educación: Aunque antiguamente sólo se ha usado para juegos infantiles, los juegos educativos son aquellos que enseñan mientras promueven diversión o entretenimiento (Didactismo). A diferencia de una enciclopedia, trata de entretener mientras se memoriza conceptos o información. En algunos casosse duda que sea un género de videojuego, ya que el concepto no está muy desarrollado. Aventura: Los videojuegos de aventura fueron, en cierto modo, los primeros videojuegos que se vendieron en el mercado, y consiguió alcanzar cierto nivel de popularidad en los años 80 que duró hasta mediados de los 90. El jugador encarna a un protagonista que por lo general debe resolver incógnitas y rompecabezas con objetos diversos. A comienzos de los 1990, el uso creciente del ratón (mouse) dio pie a los juegos de aventura de tipo "Point and click", también llamados aventura gráfica, en los que ya no se hacía necesaria la introducción de comandos. Página 12 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Los videojuegos de aventura de rol se caracterizan por la interacción con el personaje, una historia profunda y una evolución del personaje a medida que la historia avanza. Para lograr la evolución generalmente se hace que el jugador se enfrasque en una aventura donde irá conociendo nuevos personajes, explorando el mundo para ir juntando armas, experiencia, aliados e incluso magia. En otra subcategoría de los videojuegos de rol se han puesto de moda los RPG en línea o MMORPG (Massive Multiplayer Online RPG) donde cada jugador crea un personaje y mediante una conexión a internet, entra a un mundo donde miles de jugadores se unen a la aventura, exploran, intercambian y evolucionan juntos. 2.4

Perfil de los usuarios de los videojuegos Un jugador de videojuegos es toda persona que juegue a un videojuego. A los jugadores que se caracterizan por dedicarse con gran pasión e interés a los juegos en general, sean videojuegos o no. En el caso particular de los videojuegos, a los aficionados habituales a estos juegos se les identifica cada vez más con el neologismo videojugador, aunque también se usa a veces el anglicismo gamer. Un gamer o ―videojugador‖ es, pues, un jugador que se caracteriza por jugar con gran dedicación e interés a videojuegos y por tener un conocimiento diversificado sobre estos. Cuando un jugador alcanza un nivel patológico de adicción a los videojuegos (u otros tipos de juegos) se dice de él que es un ludópata. También, se utiliza el anglicismo hardcore gamer (literalmente: «jugador duro») para referirse a un ludópata adicto a los videojuegos. La ludopatía ligada a los videojuegos es, en el caso de los videojuegos multijugador, una forma de ciberadicción. Por otra parte, un jugador de videojuegos casual (en inglés casual gamer) es un tipo de jugador de videojuegos cuyo tiempo o interés en jugar a videojuegos es limitado en comparación con los aficionados más apasionados o interesados; puede ser cualquier persona que muestre más que un interés pasajero por los videojuegos y por lo tanto es difícil categorizar a estos jugadores como un grupo en sí. Por esta razón, los desarrolladores de videojuegos que intentan atraer a jugadores casuales tienden a presentar reglas simples y una jugabilidad fácil, siendo el objetivo principal brindar una experiencia del tipo pick up and play (―agarrar y jugar‖) que un público de cualquier edad o con cualquier nivel de habilidad pueda disfrutar. Los grupos distintivos son:  Casual: Se denomina así a aquel individuo que no está comprometido propiamente a conseguir todos los objetivos posibles en un juego dado. Además, estos jugadores no suelen emplear mucho tiempo en un juego Página 13 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

dado, caracterizándose, en muchos casos, por jugar a muchos juegos, pero durante poco tiempo o en intervalos irregulares. Un gran grupo de ellos no tienen interés en mejorar sus habilidades ya que lo consideran solo un pasatiempo.  Regulares: Muchas personas no consiguen encajar en la categoría de jugador hardcore, pero a su vez tampoco en jugadores casuales, para estos se asigna el término de jugadores regulares el cual se refiere a un jugador que juega de manera habitual, tiene ciertos conocimientos de los videojuegos, pero no busca un gran reto como los jugadores hardcore, son competitivos pero no tienen interés en ser los mejores.  Hardcore: Se caracteriza por ser un jugador que dedica muchas horas al día a jugar videojuegos. Busca mejorar constantemente y tener puntuaciones máximas, estos jugadores no quedan satisfechos con terminar un videojuego de manera habitual pues buscan siempre conseguir todo lo que se pueda en una alta dificultad y con grandes retos, también gustan de modos competitivos para demostrar sus habilidades. Estos jugadores son verdaderamente aficionados a los videojuegos, no buscan solo un medio de entretenimiento sino un reto o una aventura épica y de ser posible hacerlo un estilo de vida.  Pro: Que se caracteriza por ser un gamer con habilidades extraordinarias para jugar, y por ello, es considerado un jugador experto por la comunidad. Un gran grupo de estos jugadores logran ganar dinero por sus habilidades, integrarse a un equipo y participar en torneos. Características de un jugador Hardcore  Tiene un gran conocimiento sobre videojuegos en general.  Dedica muchas horas a jugar.  Prefiere dificultad elevada.  Es muy bueno jugando.  No está satisfecho hasta desbloquear todo lo que el juego permita.  Busca rutas alternas, secretos y técnicas que le permitan mejorar.  Es competitivo en modos multijugador y online.  Termina un juego sin utilizar ciertos items especiales.  Termina en un juego con una puntuación superior.  Tiene facilidades para acabar fases que a otros les cuesta trabajo.  Termina fases en el menor tiempo o con la mayor puntuación. Características de un jugador Casual  No tiene conocimientos sobre videojuegos en general.  Solo juega por entretenimiento o diversión.  Muestra más interés por los videojuegos sencillos y sin gran complejidad.  Juega solamente de manera casual sin ser muy entusiasta. Otra forma de dividir a los gamers es según la plataforma en la que juegan: Página 14 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

 PCGamers o PCeros: son los que juegan o se especializan en videojuegos de computadora.  Consoleros: son los que juegan o se especializan en videojuegos de videoconsolas. Hace unos años atrás el análisis del perfil de los jugadores (edad, frecuencia de juego, actividades de ocio, usos del ordenador, etc.) es que los sujetos que más juegan con videojuegos son los adolescentes, si bien existen jugadores de otras edades se ha detectado que a medida que avanza la edad, la práctica de esta actividad desciende. Si bien tanto hombres como mujeres juegan videojuegos en los diferentes estudios se concluye que los hombres son quienes más juegan, además las preferencias del genero de los juegos cambian de acuerdo a si son hombres o mujeres, hallando una preferencia mayor hacia los videojuegos de acción y de contenido violento entre los varones. Otros autores han hallado diferencias de género entre los jugadores en relación al lugar de juego, observando que los salones recreativos son más frecuentados por los hombres que por las mujeres. Éstas manifiestan jugar mayoritariamente en casa y para ellas la asistencia a los salones recreativos es una actividad fundamentalmente social. La explicación más extendida está directamente relacionada con el hecho de que los videojuegos no son neutrales. Numerosos autores coinciden en la detección de un tratamiento diferenciado de los roles masculinos y femeninos en los videojuegos. Son muchos los estudios que revelan el papel secundario y pasivo de los personajes femeninos de este tipo de juegos, por lo que se afirma que la causa de que las mujeres jueguen menos que los hombres está en el contenido de los propios videojuegos, excesivamente orientado hacia los intereses e inquietudes de los chicos y no de las chicas. Sin embrago, estudios internacionales actuales, como los de la firma Sennheiser y la empresa de Investigación Alegas, con la finalidad de conocer al actual gamer, nos revelan que se rompe el mito del perfil del gamer: hombre, soltero y con mucho tiempo libre. Si bien generalmente se considera que el gaming es exclusivo de los hombres, la encuesta muestra que hombres y mujeres parecen estar interesados de igual manera: con 53% de hombres y 47% de mujeres, la diferencia de géneros se desvanece. En cuanto a la situación laboral de los 3.000 gamers encuestados, el estudio indica que un 54% dispone de un trabajo a tiempo completo o media jornada, por lo que se deduce que ocupan parte de su tiempo libre jugando en sus consolas. Por su parte, un 13% son estudiantes y un 10% está desempleado. A su vez, el estudio demuestra que no sólo los solteros dedican parte de su tiempo a jugar, ya que un promedio de 55% de los gamers participantes en esta encuesta tiene pareja. Página 15 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

A pesar de la competitividad que surge entre los gamers durante sus partidas, el principal objetivo de la gran mayoría de los encuestados a la hora de jugar es divertirse (74%), por encima de competir con otros jugadores (25%). Para la mayoría de los entrevistados, el juego forma parte de su estilo de vida, y no sólo lo hacen con consolas, sino que también con todo tipo de dispositivos móviles. Así, un 48% juega indistintamente en un computador de escritorio, un portátil o una consola, mientras que un 11% sólo usa una consola y un 5% lo hace a través de un dispositivo móvil, como un smartphone o una tablet. Curiosamente, el uso del transporte público en el país de origen de los encuestados tiene un papel muy importante a la hora de jugar durante sus desplazamientos. Por ejemplo, en Estados Unidos, donde un gran porcentaje de los ciudadanos se mueve en automóvil, sólo un 9% de los gamers disfruta de videojuegos cuando viaja, mientras que un 41% de los surcoreanos sí lo hacen cuando se trasladan de un sitio a otro. 2.5

Aspectos positivos y negativos de los videojuegos Una gran mayoría de los estudios orientan su interés hacia la demostración de los posibles efectos, positivos o negativos, de la práctica de esta actividad sobre sus usuarios. En primer lugar, la revisión de las principales investigaciones que se han ocupado de analizar la influencia de los videojuegos con contenido violento sobre la conducta agresiva de los jugadores, pone en evidencia la falta de resultados concluyentes. Si bien encontramos algunas investigaciones cuyos resultados no establecen relación alguna entre el uso de videojuegos con contenido violento y la conducta agresiva de los jugadores, son también numerosas las investigaciones que muestran alguna relación entre el uso de videojuegos violentos y la conducta agresiva de sus usuarios, el hallazgo de tales resultados no ha permitido afirmar de forma concluyente que el uso de videojuegos violentos influye negativamente sobre la conducta agresiva de los jugadores. Dicho en otras palabras, los resultados obtenidos hasta el momento no permiten establecer relaciones causales consistentes en el impacto de los videojuegos violentos sobre la conducta agresiva de los jugadores. Los resultados obtenidos no permiten esclarecer si esta relación entre los videojuegos violentos y la conducta agresiva de sus usuarios es producto de la influencia de los propios videojuegos, o tal vez sea una consecuencia del hecho de que sean los sujetos agresivos quienes se sientan más atraídos por este tipo de juegos. La polémica sobre si los videojuegos son adictivos es más bien social puesto que los resultados de las investigaciones son bastante coincidentes. La principal conclusión es que los sujetos que se pueden calificar como ―adictos‖ a los videojuegos, es decir, que presentan normalmente una frecuencia de juego muy elevada, consideran prioritario el jugar con videojuegos ante cualquier otra actividad, y, en ocasiones, cuentan con un alto grado de absentismo escolar y Página 16 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

un rendimiento escolar muy bajo.. En estos casos, es difícil discernir si tal situación adictiva responde a factores personales o a problemas sociales, o si es consecuencia directa del uso de los videojuegos. En cuanto a las investigaciones orientadas al estudio de las posibles relaciones entre los videojuegos y otras alteraciones o trastornos del comportamiento (epilepsia, neurotismo, etc.), en términos generales, no se han hallado resultados que confirmen la relación entre el uso de los videojuegos y este tipo de alteraciones de la conducta. Los resultados de las investigaciones permiten rechazar la hipótesis de que los videojuegos promueven el aislamiento social contrariando, una vez más, muchas de las opiniones generadas en torno a los efectos de los videojuegos. La mayor parte de los autores coinciden en señalar que el uso de los videojuegos en salones recreativos constituye una actividad fundamentalmente social, de relación con los amigos, al igual que su uso doméstico puesto que los sujetos suelen preferir jugar con otras personas, visitar a los amigos para jugar, etc. Desde el campo de la medicina y, desde una orientación distinta, algunos estudios demuestran claros efectos fisiológicos del uso de los videojuegos sobre los usuarios. Se ha demostrado, por un lado, que el uso de videojuegos aumenta la presión sanguínea y el ritmo cardíaco de los jugadores, por lo que su uso no es muy recomendable para aquellas personas que padezcan problemas cardiovasculares. Por otro lado, otros autores han hallado algunos efectos nocivos del uso de los videojuegos sobre la salud ocular de los jugadores pero siempre basándose en casos aislados. Sin embargo, otros estudios nos comentan que Usados razonablemente, los videojuegos pueden tener algunos efectos positivos sobre los niños:  Desarrollan el instinto de superación del niño.  Aumentan su rapidez de razonamiento y estimulan su concentración.  Desarrollan sus reflejos y agilidad mental y mejoran la coordinación manual.  Promueven el trabajo en equipo en el caso de los juegos para varios jugadores.  Muchos están pensados con fines educativos, así que, a la vez que juegan, aprenden sobre todo tipo de disciplinas.  Jugados en familia, pueden ayudar a estrechar lazos y pasar tardes súper divertidas. 2.6

¿Qué es un LAN PARTY? Una LAN party es una concentración de aficionados a la informática en un lugar físico, a la que generalmente acuden con sus propios equipos, y en la que todos se pueden conectar en red para realizar gran variedad de actividades. Página 17 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Según la versión española de la Wikipedia (Wikipedia (español), 2008): ―Una LAN Party o una Fiesta LAN es un evento que reúne a un grupo de personas con sus computadoras para jugar, compartir e intercambiar información, además de poder llegar a conocer gente, hacer amigos y aprender de otras personas sobre tecnología.‖ Los tres objetivos principales al asistir a estas LAN parties son:  El conocer las nuevas tecnologías que nos depara el mundo de la informática y las telecomunicaciones.  Conectar directamente tu ordenador con el de otras personas pudiendo alcanzar grandes velocidades de interconexión de las que es imposible beneficiarse estando conectado a Internet. Gracias a esta gran velocidad se consigue poder jugar partidas y competencias de juegos multijugador prácticamente en tiempo real así como intercambiar archivos de gran tamaño (como vídeos, videojuegos y música) en pocos minutos, o incluso segundos. Para lograr esto, los equipos se interconectan utilizando sus tarjetas de red ethernet para enlazarse a un conector HUB o a un Switch. Mediante estos equipos se gestionan las diversas conexiones entre ordenadores, y - en caso de haber disponible en el lugar- el compartir los servicios de Internet para todos aquellos conectados al concentrador.  Aunque obviamente jugar no es lo único que permiten las redes locales de alta velocidad, los participantes de estos eventos aprovechan la ocasión para aprender de los otros usuarios, rompiendo la barrera de la impersonalidad de Internet y conociéndose en persona, ayudándose y aprendiendo mutuamente. En otras palabras "sacar tu computadora de la casa es una excusa para hacer amigos". 2.7

Historia de los LAN PARTY El nombre proviene de la forma como se interconectan los computadores: mediante una red de área local (LAN), lo que les permite intercambiar datos a altas velocidades. Hay diferentes "variaciones" de LAN, es decir existen redes inalámbricas y redes cableadas. Generalmente las conexiones son por medio de redes cableadas pues se obtienen mayor velocidad y rendimiento y se evitan las interferencias propias de las redes inalámbricas.

2.8

Tipos de LAN PARTY Se pueden distinguir tres tipos de LAN parties: LAN parties caseras: técnicamente hablando fueron el primer tipo de LAN party que existió. En ellas, los participantes, amigos entre sí, se reúnen en un local generalmente propio. La infraestructura es proporcionada también por el propio grupo y todos los gastos son autofinanciados. Precisamente, el encanto de este tipo de parties está en el ambiente que todas estas condiciones generan, completamente distinto del de una concentración más masiva y con desconocidos. Página 18 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

LAN parties con fin económico: se refieren a empresas o negocios que ofrecen el servicio LAN parties por un precio específico y con objeto de lucro económico. Generalmente ofrecen espacio físico en el que se pueden reunir los participantes, infraestructura de red para la conectividad y utilería (mesas, sillas, etc.). A este tipo de LAN parties asisten personas individuales, visitantes casuales, asiduos y ocasionalmente grupos para jugar o practicar.

2.9 2.9.1

LAN parties ocasionales masivas: son eventos de alta asistencia de participantes (generalmente del orden de varios cientos) tras el que se encuentra todo un complejo trabajo de organización por parte de cierto grupo o entidad, el cual se encarga de toda la preparación y puesta en marcha. Muchas veces se realizan basadas en fechas específicas como días feriados o fines de semana, o en fechas históricas para la misma organización. LAN PARTY más importantes del mundo Electronic Entertainment Expo (E3) La E3 era celebrada la tercera semana de mayo de cada año en el Centro de Convenciones de Los Ángeles en la ciudad de Los Ángeles, California. Como excepciones, en 2007 se celebró del 11 al 13 de julio en Santa Mónica, California y en 2009 se celebró del 1 de julio al 4 de julio en Los Ángeles. Según la Entertainment Software Association (ESA) la E3 de 2005 superó los 70,000 visitantes. En la actualidad, se celebra en el mes de junio o julio. Muchos desarrolladores de videojuegos exponen sus creaciones y novedades en software y hardware. Además desde 1998 se entrega un premio al mejor videojuego de la E3. La primera E3 se celebró en 1995 a cargo de la Interactive Digital Software Association (ahora Entertainment Software Association). Antes de su creación, muchos desarrolladores mostraban sus productos en otras conferencias y exposiciones como el Consumer Electronics Show (CES) y el European Computer Trade Show. La feria está cerrada al público y solo pueden acceder a ella profesionales del mercado de los videojuegos, tanto fabricantes, distribuidores o vendedores, como periodistas, desarrolladores y otras personas que tengan relación con el sector de una u otra manera. Es, así mismo, la feria en la cual se realizan los principales anuncios de las grandes compañías, cuenta con un amplio espacio para probar las últimas novedades del sector y también es característico por concentrar a los principales nombres de la industria en sus momentos álgidos. El E3 rozó los 50,000 asistentes en 2013, una cifra reducida en comparación a la de muchas otras ferias, pero coherente teniendo en cuenta las limitaciones que existen para asistir al evento. Su realización en el verano aporta un momento clave para que las compañías tengan la oportunidad de mostrar las Página 19 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

novedades que llegarán en la importante campaña de navidad que comienza en el mes de septiembre. 2.9.2

Tokyo Games Un año después que el E3 comenzó a organizarse el Tokyo Game Show en la capital de Japón. Inició bajo un punto de vista distinto que todavía se mantiene hoy día, representándose por contar con días para profesionales y días de asistencia abierta al público, que puede comprar entradas para tener la oportunidad de poder acceder. El Tokyo Game Show contaba hasta tiempo atrás con una doble cita anual, pero en la actualidad solo se celebra en los meses de septiembre. Si bien hasta hace poco tiempo era una feria remarcadamente japonesa, con la asistencia de empresas de este país y productos muy centrados en su mercado, poco a poco se ha ido occidentalizando. Cada vez hay más asistentes de Europa y Estados Unidos, tanto a nivel de prensa como de público, lo que ha llevado a que las empresas cambien el chip sobre sus productos a presentar. En el año 2012 la cifra de asistentes superó las 200,000 personas.

2.9.3

Gamescon Considerado como el evento de videojuegos más grande de Europa, Gamescom se ha transformado poco a poco desde su inauguración en 2009 en una cita ineludible para los aficionados a los videojuegos. Concentra a periodistas de todo el mundo, pero sobre todo del viejo continente y en el evento participan la mayor parte de las compañías de videojuegos. En el año 2013 logró superar los 340,000 asistentes, lo que habla bien de la proyección de una feria cada vez más importante. Al realizarse poco después del E3 y antes del Tokyo Game Show, sirve como medio que utilizan los usuarios y periodistas que no tuvieron acceso a la feria de Los Ángeles para descubrir las novedades que llegarán en lo que queda de cada año.

2.9.4

Game Developers Conference (GDC) Este clásico evento se lleva organizando desde 1988 y se concentra en reunir a los desarrolladores del mundo de los videojuegos. Se caracteriza por ofrecer conferencias, talleres y todo tipo de actividades en las que destaca la presencia de importantes miembros de la industria. No suele ser el evento en el que se anuncien más novedades, pero es habitual que alguna empresa o desarrollador en especial guarde una o dos sorpresas para hacer que el evento tenga una mayor repercusión social. Aunque comenzó como un evento limitado a Estados Unidos, poco a poco ha ido expandiéndose y ya son cada vez más las ferias que se hacen bajo el Página 20 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

mismo nombre en otros países. En el año 2013 hubo un total de cuatro ediciones de la GDC: la básica y principal, la GDC Europe, la GDC China y la GDC Next. Para 2014, de momento solo está anunciada la celebración de la GDC original de San Francisco. 2.9.5

Penny Arcade Expo Creada de forma independiente, la Penny Arcade Expo se ha instaurado de manera muy firme en Estados Unidos, donde se realiza en distintos lugares del país a lo largo de cada año. También se celebra en Australia. Las empresas de videojuegos, profesionales y usuarios se reúnen para disfrutar del mercado de los videojuegos y de actividades relacionadas con el mismo. Hay exposiciones, conciertos, una LAN party y competiciones en las que los asistentes pueden intentar conseguir interesantes premios. Los índices de asistencia se engloban entre 70,000 y 100,000 asistentes en cada uno de los eventos.

2.9.6

Madrid Games Week Madrid Games Week, la principal cita sobre videojuegos en España nació como reflejo español de eventos como Paris Games Week, reuniendo a la mayor parte de empresas del sector y a invitados especiales con stands que unificaron todo tipo de contenidos para disfrute de los asistentes. La primera edición, la de 2013, superó los 50,000 asistentes, concluyéndose como un auténtico éxito entre visitantes, prensa y profesionales. Esto ha llevado a que se confirme una segunda edición en la que la propuesta se espera que mantenga el nivel de calidad previo y que lo expanda con novedades y más puestos de juego.

Página 21 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

CAPITULO III. METODOLOGÍA 3.1

Tipo de Investigación La investigación a realizarse es del tipo descriptivo, la que será expresada en términos cualitativos y cuantitativos sobre los hábitos de los videojugadores a través de una encuesta realizada en el LAN PARTY 2013.

3.2

Población y Muestra

3.2.1

Población La población a evaluar es el conjunto de personas asistentes al LAN PARTY 2013, realizado los días 2 y 3 de noviembre del 2013, la misma que asciende a 2500 personas.

3.2.2

Muestra Para calcular el tamaño de la muestra utilizaremos la siguiente fórmula:

Dónde: n = el tamaño de la muestra. N = tamaño de la población. Desviación estándar de la población que, cuyo valor constante de 0,5. Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si no se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96 (como más usual). e = Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su valor, suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor que queda a criterio del encuestador. Para nuestro caso usaremos el 8% dado que realizamos la encuesta al final del evento.

n=

2500 * (0.5^2) * (1.96^2) (2500-1) * (0.08^2) + (0.5^2) * (1.96^2)

=

147

Con esta información, obtenemos una muestra de: 147 personas a encuestar de forma aleatoria.

Página 22 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

CAPÍTULO IV.RESULTADOS 4.1

Evaluación de los resultados Una vez realizada la encuesta a los asistentes del LAN PARTY 2013, procedemos a su respectiva tabulación, la misma que nos arroja la siguiente información: Género La participación de los asistentes a este tipo de eventos está distribuida en 90% hombres y 10% mujeres, esto quiere decir que aquí en Perú a diferencia de otros países los videojuegos bajo este formato no entran a formar parte del todo dentro de las actividades de entretenimiento para el sexo femenino. Pero vemos que igual existe una presencia. Gráfico N°1. Género

Elaboración: Autoras de la tesis Tabla N°2. Género Sexo

Cantidad

Porcentaje

Femenino

14

10%

Masculino

133

90%

Elaboración: Autoras de la tesis Grupo de edad Podemos apreciar que el 41% de los asistentes se encuentran dentro del rango de los 25 años a más, esta es una tendencia mundial, en donde la edad promedio del video jugador es de 25 años. Es decir nos encontramos ante un sector que, según indica la empresa Nintendo, se inició con las primeras consolas y PCs. Con esto nos damos cuenta que el mercado de videojuegos ya no es exclusivo de niños y jóvenes sino que ha evolucionado de tal manera que muy bien acogido por las personas adultas.

Página 23 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Gráfico N°2. Grupo de edad

Elaboración: Autoras de la tesis

Tabla N°3. Grupo de edad Rango de edades

Cantidad

Porcentaje

menor a 14 años

0

0%

14 - 17 años

9

6%

18 - 21 años

31

21%

22 - 25 años

47

32%

25 a más

60

41%

Elaboración: Autoras de la tesis Nivel de educación Del total de encuestados el 54% tiene educación superior, el 29% es de educación técnica superior y el 17% solo ha terminado la secundaria, es decir el 83% son jóvenes que están cruzando o ejerciendo una carrera profesional. Nos queda de evidencia o como hipótesis de que esas personas saben compartir el tiempo para dedicarlo a su entretenimiento favorito y los estudios. Un ejemplo de ellos es Andracus, cuyo nombre es André Gutiérrez y es el pentacampeón FIFA 2013. Gráfico N°3. Nivel de educación

Elaboración: Autoras de la tesis Tabla N°4. Nivel de educación Página 24 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Nivel de educación

Cantidad

Porcentaje

Básico (Primaria - Secundaria)

25

17%

Superior técnico

42

29%

Superior universitario

80

54%

Elaboración: Autoras de la tesis Al relacionar género y nivel de educación se encontró que el 90% de los hombres que respondieron a la encuesta, el 52% tiene Educación Superior, El 30% tiene Superior Técnico y el 18% Educación Básica. Del 10% de mujeres que respondieron a la encuesta, el 79% tiene educación superior universitaria, el 14% Superior Técnico y el 7%, Educación Básica. Esto nos lleva a concluir que tanto hombres como mujeres que participan de los videojuegos tiene al menos una ocupación, podemos inferir que están estudiando o ya terminaron su educación y ya están trabajando; de los mayores de 25 años (41% del total), el 83% tiene estudios superiores (Universitarios: 54% y Técnico: 29%). Horas a la semana, dedica a jugar videojuegos Del total de encuestados, la mitad (51%), le dedica más de 15 horas, el 35% le dedica entre 11 y 15 horas y menos de 11 horas, solo el 14%. Gráfico N°4. Horas a la semana, dedica a jugar videojuegos

Elaboración: Autoras de la tesis Tabla N°5. Horas a la semana, dedica a jugar videojuegos Intervalo de Horas

Cantidad

Porcentaje

< 11 horas

21

14%

Entre 11 a 15 horas

51

35%

> 15 horas

75

51%

Elaboración: Autoras de la tesis

Página 25 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Al relacionar edad, horas de juego y niveles de educación podemos ver que los que dedican más de 15 horas a la semana , el 59% tienen educación superior universitaria y son mayores de 25 años. Videojuego que práctica Si bien están bastante distribuidos los juegos, el que predomina es el de FIFA con 18% esto debe ser porque de este tipo de juegos se hacen torneos internacionales, en donde los competidores tienen la oportunidad de salir a conocer otras culturas, además de que los premios son bastante importantes en cantidad. Gráfico N°5. Videojuego que práctica Counter Strike: Global Offensive HearthStone Super Street Fighter 4 Arcade Edition… Ultimate Marvel vs Capcom 3 FIFA 14 DOTA 2 0%

5%

10%

15%

20%

Elaboración: Autoras de la tesis Motivación para practicar los videojuegos La motivación que priman en los que participan de este tipo de eventos son ―Compartir con amigos‖ con 22%, seguido de ―Mejorar habilidades‖ y por ―Competitividad‖ con 19%. Es decir, estamos ante usuarios que aprecian la sociabilidad que proporcionan los videojuegos. Es significativo que muchos de los productos de esta industria sólo puedan ser jugados en comunidad, es decir, mediante la colaboración como son la mayoría de los juegos online, pero también estamos ante personas que buscan ser competitivas en las cosas que hacen. Gráfico N°6. Motivación para practicar los videojuegos Para mejorar sus habilidades Competitividad Por el diseño y los efectos de los… Entretenimiento 0%

5%

10%

15%

20%

25%

Elaboración: Autoras de la tesis Página 26 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Participación en ligas y torneos El 67 % de los encuestados si ha participado en ligas y torneos, teniendo una buena experiencia, es decir los asistentes a este tipo de eventos se preparan para ligas y torneos nacionales o provinciales. Gráfico N°7. Participación en Ligas y Torneos

Elaboración: Autoras de la tesis Tabla N°6. Participación en Ligas y Torneos Descripción

Cantidad

Porcentaje

Excelente

9

12%

Buena

49

67%

Regular

15

21%

Deficiente

0

0%

Elaboración: Autoras de la tesis Participación en el Ragnarok: Lan Party Tenemos dos apreciaciones de este resultado. La primera es que el 56% de los encuestados ya habían participado antes, eso nos indica que les gusta el concepto de LAN PARTY y asisten y la segunda, es que el 44% es la primera vez, eso nos indica que hay aún un público que está conociendo este concepto de eventos que los llama a asistir. Gráfico N°8. Participación en Ragnarok: LAN PARTY

Elaboración: Autoras de la tesis Página 27 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Tabla N°7. Participación en Ragnarok: LAN PARTY Descripción

Cantidad

Porcentaje

Si

65

44%

No

82

56%

Elaboración: Autoras de la tesis Medio de comunicación por el cual se enteró de la realización del Ragnarok: Lan Party Por el siguiente cuadro nos damos cuenta que las redes sociales (42%) son un medio poderoso de convocatoria, un poco más rezagados lo medios de comunicación masiva, en donde la televisión ocupa el 18%, mientras que la radio y los diarios no aparecen. Esto es bastante lógico ya que el público asistente al evento maneja las herramientas que el internet proporciona y más aún si hablamos de un público usuarios de PC, pero no se debiera desestimar las demás opciones de hacer publicidad ya que si se desea ser un evento masivo y que reúna a la familia también debería impulsar la presencia de medios más familiares como es la TV, la radio y el diario. Gráfico N°9. Medio de comunicación por el cual se enteró de la realización del Ragnarok: LAN PARTY

Página web - Ragnarokday Televisión Radio Redes Sociales Diarios 0

20

40

60

80

100

120

Elaboración: Autoras de la tesis ¿Cómo describiría Ud. su experiencia en el Ragnarok: Lan Party? Según la experiencia vivida en el LAN PARTY, predominan dos opiniones, el 57% indica que tuvo una ―Buena‖ experiencia y el 31% indica que su experiencia fue ―Regular‖. Estas respuestas las unimos a la última pregunta de la encuesta, que fue totalmente abierta y fue ¿Cuál sería su recomendación o sugerencia para los próximos LAN PARTY?, las respuestas fueron variadas, y se pueden visualizar en el gráficos N°11.

Página 28 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Gráfico N°10. Experiencia en el Ragnarok: LAN PARTY

Elaboración: Autoras de la tesis Tabla N°8. Experiencia en el Ragnarok: LAN PARTY Descripción

Cantidad

Porcentaje

Excelente

17

12%

Buena

84

57%

Regular

46

31%

Deficiente

0

0%

Elaboración: Autoras de la tesis Gráfico N°11. Sugerencias para LAN PARTY 2014

Sugerencias para LAN PARTY 2014 Buscar auspiciadores mas… Trasmitir las competencias… Mayor opciones de meriendas La RED debe ser un poco… Organizar mas de un LAN… Alquilar todo el María… Hacer mas publicidad del… Una organización del evento… 0%

Porcentaje

5%

10%

15%

20%

Elaboración: Autoras de la tesis Como se puede apreciaren el cuadro anterior, las recomendaciones fueron variadas, el 15% de los encuestados recomendó que se abrirán más espacios en la zona BYOC, esto es porque desean participar de la competencia principal del LAN PARTY. En segundo y tercer lugar está la de evitar retrasos en los Página 29 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Torneos (14%) y organizar mejor el evento (12%). Claro si hay una mala organización lo más probable es que haya retrasos. No podemos dejar de lado la recomendación referente al espacio, en donde el 10% de los encuestados pide que se pueda utilizar todo el centro de convenciones. Una sugerencia muy importante, que del 11% es la organización de más de un LAN PARTY al año, los aficionados a los videojuegos disfrutan de este tipo de eventos, más aun cuando la tecnología es tan cambiante, ellos necesitan un lugar como este en donde se actualizan, intercambian trucos, sociabilizan y aprenden.

Página 30 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

CAPITULO V. CASO DE NEGOCIO 5.1 Antecedentes En el presente caso de negocio evaluaremos la viabilidad de realizar la Dirección del Proyecto Diseño y Organización del LAN APRTY 2014 haciendo uso de los estándares globales del PMBOK para la empresa Gaming Services. La empresa está dedicada a proveer soluciones de entretenimiento digital, que cuenta con profesionales de en las áreas relacionadas con la penetración de producto y desarrollo de eventos. El staff cuenta con 6 años de experiencia en el medio internacional y nacional. Gaming Service SAC, es una empresa, creada por amigos aficionados a los videojuegos y nuevas tecnologías orientadas a este rubro, al ser una empresa joven aposto por los eventos orientados a los gamers, como parte de este servicios, desde el 2009 viene organizando en nuestro país los famosos LAN PARTY, tomando el concepto que se tiene en otros países de Europa, en especial España. Misión Proveer a las empresas de tecnología o que deseen incursionar en este ámbito, de una solución completa de servicio, soporte y experiencia de juego, ayudando a desarrollar sus estrategias para llegar al mercado target de los ciber atletas. Visión Llegar a ser reconocidos a nivel latinoamericano y mundial como una de las opciones líderes en lo que a consultoría, organización, soporte y servicios del área de entretenimiento digital se refiere, contribuyendo a generar una cultura gamer de alto nivel. Servicios  Entre los servicios que ofrecemos a nuestros clientes se encuentran:  Desarrollo de Soluciones de Conectividad  Consultoría para penetración Gaming  Soporte, Planeamiento y puesta en marcha de proyectos relacionados con Gaming  Marketing y Publicidad orientado al Target  Desarrollo de aplicaciones de entretenimiento específicas  Alquiler de equipos de Gaming  Organización de Torneos de Entretenimiento Digital  Manejo de medios masivos online  Integración de medios audiovisuales y entretenimiento digital  Cobertura y publicación de eventos de entretenimiento digital Clientes  Terra Networks Página 31 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Terra Networks es un grupo global de Internet con presencia en los Estados Unidos y América Latina. El grupo opera algunos de los sitios de mayor popularidad en la Web en los Estados Unidos, España y América Latina, como la red de Portales Terra.  Games Services Games Services es la empresa (México) por excelencia de organización mundial para eventos de gaming. Su producto estrella, ESWC, es considerado el mejor certamen de videojuegos del mundo.  SAFTPA SAFTPAY es un Sistema facilitador de Pago y Cámara de Compensación entre Consumidores, Establecimientos On-line y Bancos.  Telefónica Telefónica es una de las mayores compañías de telecomunicaciones en el mundo en términos de capitalización del mercado. Sus actividades se centran principalmente en negocios de telefonía fijos y móviles con banda ancha como herramienta clave para el desarrollo de ambos. 5.2

Identificación del Proyecto Área (Área promotora del proyecto) Área de negocio digital y entretenimiento Nombre del Proyecto Diseño y organización del Ragnarok Lan Party 2014 Patrocinador Connie Villegas (Representante de los Patrocinadores) Gerente Propuesto Ángela Aliaga (Gerente de Proyecto) Justificación del Proyecto (Para que hacer el proyecto) El proyecto se realiza para que con el uso adecuado de procesos globales y estándares como los del PMBOK, se realice un adecuado diseño, organización y gestión de un evento como es el LAN PARTY, este trabajo debe permitir llevarnos a documentar los diferentes procesos, así como las lecciones aprendidas para que sirvan a futuros eventos de igual magnitud. El proyecto ayuda a ser un portal de reconocimiento y publicidad para la empresa organizadora así como para los diferentes patrocinadores. Para la empresa, esta tiene la oportunidad de fidelizar a sus clientes, a través de un marketing experimental ya que no solo se les da productos sino se le permite Página 32 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

vivir una experiencia de dos días, con ello también se atrae nuevos clientes y nuevos patrocinadores. Para los patrocinadores, estos tienen la oportunidad de integrar un nuevo nicho de mercado, a quienes tiene la oportunidad de fidelizar y generar nuevos clientes, así mismo hacer presencia de marca y estar en la memoria de sus nuevos clientes al contribuir con su experiencia vivida. El proyecto es un punto que permite aprendizaje, negocios y sociabilización, en donde reúne un número significativo de clientes y posibles clientes, para dar a conocer las nuevas tecnologías con las que cuenta este evento. Finalmente, el proyecto se alinea con uno de los objetivos estratégicos de la empresa, como el de mejorar la imagen de la práctica de los videojuegos y que este sea reconocido como un entretenimiento beneficiosos, que puede abrir muchas puertas, ya sea a nivel educativo, de trabajo o de deporte; el primero lo vemos en el desarrollo de habilidades, el segundo en la industria de desarrolladores de videojuegos, una de las más caras y el último, se sabe que en Japón la especialización de esta práctica ya es un deporte. (Cuál es el beneficio que se va a obtener) El beneficio que genera este proyecto para la empresa, es que generará lecciones aprendidas documentadas, las que serán una fuente de información para la mejora continua. El proyecto permitirá obtener una fuente de ingreso que permita financiar la publicidad de la empresa, así como la participación a otros eventos nacionales e internacionales relacionados con los videojuegos y nuevas tecnologías de entretenimiento. El proyecto permitirá orden para el control interno y transparencia para la rendición de cuentas de la organización, de tal manera que esto nos lleve a generar mayor rentabilidad de los fondos dispuestos al proyecto, al hacer una gestión eficiente de los costos y generando mayor número de ventas. El proyecto generará mayor valor para la empresa ya que será reconocida por su público objetivo al no solo vender productos de buena calidad a precios razonables sino porque brinda al cliente vivir una experiencia inigualable, la misma que puede repetir año a año, con lo cual esto conlleva a mejorar la rentabilidad de la empresa. (Evento o hecho que amerita o permite la ejecución del proyecto) Como comentamos en los antecedentes, Según COMEX el mercado de juegos electrónicos, entre consolas, portátiles, accesorios, mandos, adaptadores y software registró un incremento del 225% del 2009 al 2010. Cifras que nos permiten ver de la existencia de un mercado atractivo y en crecimiento. Así mismo vemos que el público consumidor, hoy en día es un público con poder adquisitivo, de decisión y de gasto ya que no solo está orientado a los niños y jóvenes, hoy en día los aficionados a los videojuegos también son profesionales Página 33 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

trabajadores, con edad promedio de 30 años ( según encuesta realizada). Esto es un aliciente para el futuro ya que las nuevas generaciones venideras podrán conocer a los videojuegos por sus mismos padres y bajo una nueva perspectiva acerca de este entretenimiento. Hoy en día los juegos no son vistos como un vicio sino como un hobbie, deporte, profesión o generador de negocios. Desde el 2009 la empresa Gaming Service viene llevando a cabo el festival de videojuegos denominado LAN PARTY, el mismo que como lo muestra el Grafico N°12, ha ido en incremento. Gráfico N°12. Asistencia y Participación a los Ragnarok: LAN PARTY 3500 3000 2500 Visitantes

2000 1500

Zona BYOC

1000 Total de público asistente

500 0 2,009

2010

2,011

2012

2013

AÑOS

Elaboración: Autoras de la tesis El crecimiento de este evento desde sus inicios a la actualidad ha sido del 61% en asistencia general; de esta, la Zona BYOC ha crecido en un 100 %. Tabla N°9. Tasa de Crecimiento de participación y asistencia a los Ragnarok: LAN PARTY AÑOS 200 1800 100

2010 1900 140

201 1 2100 140

2012 2013 2500 2850 160 200

58% 100%

1900

2040

2240

2660 3050

61%

9 Visitantes Zona BYOC Total de público asistente

Tasa de Crecimiento

Elaboración: Autoras de la tesis Bajo este panorama, es necesario crear mecanismos de gestión que permitan que tanto la organización, diseño y realización de este evento se realice con éxito.

Página 34 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Gaming Service hace una apuesta por este tipo de eventos empujado por el panorama mencionado además que espera en 4 años tenerel poder de convocatoria que hasta la fecha tiene el evento mas importante en nuestro país, el Mas Gamer Tech. Además, el gasto que se puede realizar en el marketing tradicional de publicidad, folletos, anuncios, etc tiene el mismo costo al de ofrecer a nuestro cliente un marketing experimental, es decir permitir sentir la experiencia de contar con una zona privilegiada que le permita aprender, sociabilizar y jugar con muchos amigos a la vez, a velocidades insuperables y una red LAN totalmente sostenida Oportunidad para aprovechar 5.2

Alineamiento del Proyecto Objetivos Estratégicos de la Organización (A qué objetivo estratégico se alinea el proyecto)  Ser una empresa líder en la organización de eventos dedicados al gamer  Crear una relación duradera con los clientes.  Ser líderes en la introducción de nuevos productos del entretenimiento digital.  Mejorar la imagen de la práctica de video juegos.  Incrementar los ingresos provenientes de las ventas por cada una de las líneas que se comercializan.  Desarrollo de nuevos procesos estándares que permitan una correcta gestión para la empresa. Propósito del Proyecto (Beneficios que tendrá la organización una vez que el producto del proyecto este operativo o sea entregado) 

    

5.3

Captación de gamers para fidelizarlos y ser reconocida por ellos como la empresa líder para proveerles soluciones y en el entretenimiento digital y nuevas tecnologías. Captación de empresas dedicadas al entretenimiento digital como clientes para ofrecerles nuestros servicios. Fomentar el uso de productos en versión original a través de las conferencias en donde se da a conocer su potencialidad para el entretenimiento digital. Favorecer el crecimiento de patrocinadores en los sucesivos LAN en el País. Fomentar la continuidad de los LAN PARTY a nivel nacional. Ser reconocida como una empresa que fomenta el buen uso de los videojuegos a través de la participación de nuestros gamers en torneos mundialmente reconocidos. Contexto del Proyecto Supuestos (Factores que, para efectos de planificación, se consideran verdades, reales o ciertas sin necesidad de pruebas o demostraciones) Página 35 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

 Desastres naturales (terremoto, lluvias torrenciales, etc.  No contar con la disponibilidad del local para las fechas programadas.  Se contará con el servicio de internet del principal operador ―Telefónica‖‖ para evitar cualquier posible caída de la red.  Contaremos con las autorizaciones de los representantes de las principales marcas (NVIDIA, HIPER, GIGABYTE, BENQ,GX gaming, MSI, PHILIPS, Maquinas Rusbehel).  Contar con los fondos presupuestados para la ejecución del evento.  Contar con fluido eléctrico de manera continua durante la producción y ejecución del evento.  Contar con los permisos municipales y de INDECI, seis meses antes de la fecha planificada para la ejecución del evento. Restricciones (Una restricción o limitación es impuesta por una autoridad y el evento)  Fecha de realización del evento.  Cumplimiento del presupuesto asignado.  Aforo del local :1600 personas Riesgos (Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)  Los plazos y costos podrían ser mal estimados.  Las tareas críticas podrían retrasar el comienzo del evento.  Un desastre natural podría impedir la llegada de los participantes del interior del país.  La asistencia podría variar respecto a la prevista.  El desempeño del ancho de banda no satisfaga las expectativas.  Las infraestructuras eléctricas y de telecomunicaciones se podrían sobrecargar ocasionando fallas o un incendio.  La posibilidad que se programe otro evento similar en las mismas fechas que se programe la competencia.  Escasa oferta de locales que cumplan con el espacio, ubicación y seguridad requerida para el evento.  Suplantaciones de los participantes debido a desconocimiento de normas de seguridad.  Accidentes laborales.  Robos o pérdidas de objetos de los participantes. Posibles Polémicas (Puntos de discusión o disputa que generen discrepancias y puedan afectar los objetivos del proyecto)  Opositores del evento.  No se cumplan con los clausulas pactadas en los contratos con los proveedores.  Venta de entradas no acorde con el aforo. Página 36 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

 No contar con un plan de riesgos. Áreas de la organización involucradas  Área Comercial  Área Administración y Finanzas  Área Creativa Socios del proyecto/otras organizaciones participantes  Municipalidad de Miraflores  Patrocinadores (CIFRUT, NVIDIA, HIPER, GIGABYTE, BENQ,GX gaming, MSI, PHILIPS, Maquinas Rusbehel, Thundercache, Yuisy, Axeso5 y Citygamestore)  Comunidad de gamers del Perú. 5.4 5.4.1

Desarrollo de la Propuesta Descripción del Producto (Características, funcionalidades, soporte, entre otros) El producto consiste en el Diseño y Organización del ―Ragnarok LAN Party 2014‖, a realizarse el 11, 12 y 13 de abril; el evento se realizará en un lugar de fácil acceso y seguro, ubicado en Miraflores, el mismo que cuenta con un aforo de 1600 personas, distribuido en sus diferentes ambientes. El Ragnarok LAN PARTY 2014, cuenta con tres zonas; la primera, dedicada especialmente a los gamers ya que les brinda un área privilegiada, denominada la zona BYOC (Bring your own Computer), la cual está conformada por 300 espacios, en donde se permitirá reservar un espacio para traer tu computadora conectarte a la red LAN durante 36 horas consecutivas con convivencia gamer y participar de torneos de CS:GO, LoL, SC2, HearthStone. La segunda, Zona EXPO que es una feria de marcas gamer, NVIDIA, Kingston, Gigabyte de nuevas tecnologías, en donde encontraremos 20 stands, una zona de conferencias y una zona retro con 6 consolas. La tercera, Zona eSport, la que contara con los torneos FIFA 14, CS 1.6, OP7 y la final del Ragnarok OPEN DORA2. La infraestructura Tecnológica, con la que se contará en estas áreas, es una instalación eléctrica robusta, segura y fiable que soporte una demanda eléctrica de estas dimensiones, y la red LAN (Local Área Network) con enlace dedicado de 60 MB de velocidad para que los participantes puedan utilizarla. Los servidores contarán con redundancia a fin de garantizar la robustez de los datos y estarán formados por equipos potentes capaces de cubrir la demanda que los asistentes generan. Se alberga distintos tipos de servicios, como navegación, FTP, juegos online.

Página 37 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Se contará con espacios acampar (capacidad para 300 personas), la adquisición de meriendas (un concesionario) y un estacionamiento. El evento será divido en cuatro grupos de actividades: competencias, conferencias, concursos y venta de productos. Las diferentes actividades lúdicas deben ser vistas por el público en general de forma simultánea como se van desarrollando los diferentes juegos. Se contará con un sitio web, redes sociales y medios televisivos, que permita difundir a la comunidad de gamers y posibles visitantes, sobre el evento; plazo de las inscripciones; método de pago y realizar las reservas. El sitio web constará de dos accesos público (informativa) y privado restringido (sólo para reservas). Existen dos modalidades de participación al evento, la primera, participación a los torneos, a través de la adquisición un boleto denominado ―BYOC ―(Bring your own Computer), la segunda opción es adquirir el boleto ―Normal‖ que permite participar con las consolas de videojuego, participar a conferencias o simplemente pasar un día familiar. 5.4.2

Análisis de viabilidad (Factores positivos y negativos que puedan afectar la viabilidad del proyecto desde su inicio hasta su operación) Viabilidad de mercado: Para poder realizar el análisis de mercado se deben reconocer las siguientes variables. Producto; este tipo de eventos, según sus características, dedicada a video jugadores, quienes practican los videojuegos como entretenimiento, como profesión y como estilo de vida, cumplen una función de perceptibilidad, es decir es un servicio cuyas actividades satisfacen la necesidad de nuestros clientes a través de su experiencia. El LAN PARTY brinda experiencia a los gamers a través de la participación en los torneos, así como en la convivencia con otros gamers, quienes comparten aprendizajes, tics de juegos, etc. Consumidores; el perfil al que va dirigido este tipo de eventos es a los videojugadores, que se encuentran dentro de la clasificación de PC gamers y Consoleros, el jugador bajo estos perfiles dedica muchas horas al día a jugar videojuegos, en grupo, busca mejorar, participar en torneos y lograr ser competitivo. Según la encuesta realizada, nuestros consumidores en su mayoría tiene un promedio de edad de 25 años a mas, el 51% de los encuestados dedican más de 15 hora a la semana a los videojuegos; el 83% tiene educación superior; el 22% juega para compartir con amigos, aquí se intercambia mucha información, el 19% juega por competitividad y para mejorar habilidades, el 67% ha participado en torneos y el 56% ha asistido al LAN PARTY más de una vez, con ello podemos inferir que los usuarios de los LAN PARTY , tienen poder de decisión, gasto, decide su compra, son usuarios de los LAN PARTY. Si bien el entorno del evento está dedicado a estos videojugadores no se cierra a ser Página 38 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

exclusivo sino más bien busca abrir puertas como un lugar en donde la familia se divierta. Dimensión del mercado; si bien no hemos podido encontrar una cifra exacta de la cantidad de gamers que hay en Lima, vamos a inferir esta cifra por la cantidad de seguidores que tiene la página de la Comunidad Peruana de Gaming y Harware (Bloodzone.com), la misma que tiene presencia desde el 2001 y cuenta con 8310 seguidores, así mismo la página del RAGNAROK LAN PARTY a la actualidad cuenta con 11 428 seguidores, esto unido a la tasa de crecimiento que nos mostró la tabla N° 13, en donde se refleja que desde el 2009 al 2013 la asistencia a este evento creció en un 61%. Un dato interesante es que solo en el 2013 la mitad de los encuestados asistían por primera vez a este evento. Competencia Si bien los LAN PARTY son conceptos con características particulares, en nuestro país existe un evento denominado Mas Gamer Tech Festival el que se viene realizando en el Centro de Convenciones Plaza San Miguel. Este es el quinto que se realiza en nuestra capital y dura 3 días, si bien no posee todas las características de un LAN PARTY, está dedicado a las nuevas tecnologías del entreteniendo para gamers, en donde se realizan torneos, hay consolas, premios, conferencias, musicales, etc. Este es un Festival grande, con aceptación, precios accesibles (15 nuevos soles al público en general) y reúne aproximadamente 8000 personas, es organizado por la empresa MasGamers y auspiciado por organismos como la Cámara de Comercio, el Gremio TIC. Precios; El LAN PARTY desde sus inicios de ha caracterizado por tener precios bastante accesibles a los gamers y público en general, hasta el 2013, el costo por entrada a la zona BYOC ha sido de 30 nuevos soles y para el público en general la entrada ha sido libre. Esto ha permitido introducción en el mercado además porque en algún momento se pensó que el público al que iba dirigido era a jóvenes, además de ello se quería que sea una opción accesible a las familias de todos los estratos socioeconómicos. Para el LAN PARTY del 2014 se sugiere que el ingreso al evento tenga un costo, diferenciando a la zona de competencia exclusiva y preferencial. Comercialización; Según la encuesta, vimos que las redes sociales son una gran herramienta para la comunicación del evento, pero a pesar de ello, un 5% de los encuestado solicitaron hacer una mayor publicidad del evento a través de medios masivos y con mayor anticipación, así mismo casi el 6% de los encuestados solicito que se llevara el LAN PARTY a otras provincias del país, esto nos manifiesta que debemos de contar con un plan de publicidad del evento que nos ayude a conseguir los propósitos del proyecto. Habiendo hecho un pequeño análisis del mercado en el que se desenvuelve nuestro proyecto, tenemos como puntos positivos y negativos, que podrían afectar la viabilidad del proyecto: Página 39 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Positivo:  Contamos con un producto que brinda experiencia al consumidor, es decir acude a sus emociones y sentimientos, con esto el consumidor se conecta con una marca de manera mucho más profunda.  El target al que está dirigido este tipo de eventos cuenta con un segmento de personas adultas, con poder de decisión y de compra que además se caracteriza por su fidelidad a las marcas. Además estos consumidores serán padres en un futuro y ya tendrán un concepto diferente de los videojuegos el cual se les transferirá a sus hijos.  El mercado aún es muy amplio y crece rápidamente, esto unido a la ola creciente de la industria de los videojuegos.  El aspecto positivo de la competencia es que empieza a contribuir al posicionamiento del entretenimiento digital y las nuevas tecnologías de este rubro.  El acceso a este evento es a precios bastante módicos, ninguna de las personas encuestadas sugirió que los precios sean menores.  Este es un mundo para jóvenes y adultos que manejan herramientas del internet como las redes sociales, este es un elemento poderoso de convocatoria para los LAN PARTY. Como evidencia es que convoco a más del 40% de los encuestados.  El incremento que ha tenido la asistencia a Los LAN PARTY desde sus inicios hasta la fecha que ha sido del 42%. Negativos:  La imagen del entretenimiento digital expresado en los videojuegos no es aun tan buena.  La competencia es reducida pero tiene un mayor poder de convocatoria porque está auspiciada por entidades reconocidas como la Cámara de comercio, el gremio TIC.  No se han aprovechado otros canales de comunicación del evento como radio con público joven y adulto. Viabilidad técnica Positivos:  El Proyecto reúne características, condiciones técnicas y operativas que aseguran el cumplimiento de sus metas y objetivos.  El Proyecto y su estructura responden a más de una estrategia de la organización que busca consolidar los esfuerzos realizados, busca armonizar las inversiones económicas con la satisfacción de los clientes.  La Transferencia de Tecnología o forma de direccionar un proyecto bajo los estándares avalados por el PMI, es un componente diseñado para mejorar los procesos y lograr se eficaces y eficientes.  Los costos directos del diseño y la organización del evento están analizados exhaustivamente, son razonables y reflejan la situación actual del mercado al 2014. Página 40 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

 La programación de las actividades han sido establecidas en coordinación con el equipo de proyectos, en base estudios previos y también por la experiencia de otros eventos similares.  La contratación a través del proceso de calificación y licitación, asegura la idoneidad y solvencia de las firmas privadas para la ejecución de las obras. El equipo de proyecto cuenta con la experiencia en la ejecución de proyectos similares por administración directa.  Facilidades técnicas por parte de los proveedores para brindar el ancho de banda adecuado  El proyecto se desarrolla en un lugar seguro, de fácil acceso y céntrico  Productos originales. No piratas. Negativos:  Se trabaja con FreeLancer  No tienen definido un plan de marketing para la difusión del evento  Falta de apoyo de grandes y reconocidas empresas para el patrocinio de esta clase de eventos.  Es catalogada como pequeña y mediana empresa.  Capacidad de convocatoria aun es limitada.  Exigencias de la autoridad que restringen la realización de este tipo de eventos  Escaza ofertas de locales que reúnan las características (seguridad, fácil acceso, cómodo, bajo costo) para la organización del evento  No hay ofertas de locales más amplios y a precios razonables que reúnan las características (seguridad, fácil acceso, cómodo, bajo costo) para la organización del evento. Análisis de viabilidad Económica-Financiera Para el análisis de viabilidad financiero-económico del proyecto, conoceremos las diferentes fuentes de financiamiento con las que cuenta nuestro proyecto y utilizaremos un flujo de caja para conocer si existen suficientes fondos para financiar los gastos que implica la puesta en marcha y operación del evento, para luego finalizar con evaluar la rentabilidad del proyecto. 

Inversión en Activos fijos Los equipos que necesitaran para el evento son lo que se mencionan en la siguiente tabla, los cuales serán adquiridos a crédito: Tabla N°10. Activos Fijos Activo fijo Consolas Servidores Total

Cantidad 6 4 10

Valor 5,000.00* 5,000.00

Total N.Soles 30,000.00 20,000.00 50,000.00

* Afectada por la depreciación que será del tipo lineal.

Elaboración: Autoras de la tesis Página 41 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos



Capital de trabajo El capital de trabajo necesario para empezar el proyecto es de S/. 97,697.25, los mismo que serán capital de la misma empresa, este monto fue financiado por el LAN PARTY del año anterior. Tabla N°11. Capital de trabajo Rubro Gastos Administrativos Gastos operativos Total de capital de trabajo

Monto N.Soles 46,642.25 51,055.00 97,697.25

Elaboración: Autoras de la tesis 

Análisis de Costo: El cálculo de tiempo que toma el Diseño y la Organización del evento es de 4.6 meses, durante este tiempo incurriremos en los siguientes gastos y costos para la realización del evento, los mismos que ascienden a la suma de: S/. 376,118.39 y se incrementaran en función a la inflación de 5% año a año.

Tabla N°12. Costos Rubro Gastos Administrativos Gastos operativos Contratación de concesión de alimentos Contratación de plataforma de pago Contratación de mobiliario y tecnología Contratación de limpieza y mantenimiento Alquiler de local Contratación de publicidad y Merchandising Contratación de empresa de seguridad Equipamiento Señalizaciones Expositores Servicios de instalación Pago de tasas e impuestos Provisiones TOTAL

Total N.Soles 139,894.74 20,945.46 13,000.00 6,500.00 70,000.00 6,000.00 15,000.00 8,500.00 5,000.00 25,000.00 1,000.00 2,000.00 2,666.67 3,000.00 57,611.52 376,118.39

Elaboración: Autoras de la tesis 

Presupuesto de ingresos: La tasa de crecimiento esperada para los sucesivos años con relación a la cantidad total de público asistente, distribuidos entre los que ingresan a la Zona BYOC y el de público Visitante es de 20% y 12% respectivamente, este cálculo Página 42 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

está basado en el promedio de crecimiento año a año de los visitantes así como de los que participan de la zona BYOC de la Tabla N° 10. Hacemos esta diferenciación porque los precios de estos dos tipos de público son diferentes. Para ello realizamos un pronóstico de crecimiento anual de la demanda esperada de este tipo de evento y es la que se muestra en la siguiente tabla N°13: Tabla N°13. Demanda esperada de Total Público Asistente a LAN PARTY

2014 2015 2106 2017 2018 Visitantes 4,560.00 5,107.20 5,720.06 6,406.47 7,175.25 Zona BYOC 500.00 600.00 720.00 864.00 1,036.80 Total de público asistente 5,060.00 5,667.20 6,347.26 7,108.94 7,962.01 Con relación a la política de precios de este tipo de eventos, a partir del 2014 la entrada a la Zona BYOC tendrá un costo de 50 nuevos soles, ya que contara con una zona privilegiada a la cual mejoraremos sustancialmente en función a los requerimientos vistos en la encuesta realizada y la del público visitante será de 20 nuevos soles, ambos precios asequibles para el público que asiste a este tipo de evento, además de ello, como hemos visto en el análisis de la competencia, ésta cobra por entrada general 20 nuevos soles a todo el público visitante y tiene buena acogida. Por otro lado, los ingresos por patrocinio del evento a través del derecho de un stand publicitario y de venta de productos para los 13 patrocinadores categorizado como lo muestra la tabla N° 14, el incremento proyectado de este ingreso está en función al dato de inflación que se tenga anualmente (Max. 5%). Finalmente, un ingreso que se da en menos proporción en el desarrollo del evento es el de los servicios que la empresa ofrece, ya que este beneficio se ve plasmado a futuro, estos también tendrán un incremento de acuerdo a como ha sido su evolución en el tiempo del 10% Tabla N°14. Categorización de Patrocinadores Tipo Platinum Gold Silver Secundarios

Monto N. Soles 25,000.00 20,000.00 10,000.00 5,000.00

Elaboración: Autoras de la tesis La tabla N°14 nos muestra el presupuesto de ingresos que se pronostican obtener hasta el 2017. Página 43 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Tabla N°15. Ingresos Rubro Venta de entradas a visitantes Venta de entradas a Zona BYOC Patrocinio Platinum Silver Gold Secundarios Venta de servicios Total Ingresos

2014

2015

2016

2017

2018

114,000.00

143,001.60

160,161.79

179,381.21

200,906.95

25,000.00

36,000.00

69,120.00

82,944.00

99,532.80

100,000.00

110,000.00

121,000.00

133,100.00

146,410.00

200,000.00 80,000.00 25,000.00 20,000.00

220,000.00 88,000.00 27,500.00 22,000.00

242,000.00 96,800.00 30,250.00 24,200.00

266,200.00 106,480.00 33,275.00 26,620.00

292,820.00 117,128.00 36,602.50 29,282.00

S/. 564,000.00

S/. 646,501.60

S/. 743,531.79 S/. 828,000.21 S/. 922,682.25

Elaboración: Autoras de la tesis Los datos no incluyen el efecto de la inflación que para el caso hemos tomado que está en 3%. 

Flujo de Caja del Proyecto La tabla N° 16 nos muestra el efectivo que el proyecto Diseño y Organización del LAN PARTY 2014 obtendrá por cada evento, en los próximos 4 años, como este es un proyecto que se realiza una vez al año deseamos saber que rentabilidad nos dejan el flujo de efectivo frente a los costos incurridos. TablaN°17. Flujo de Caja Proyectado del Proyecto

F LUJO DE C AJA DISPON IBLE PROYEC TADO (Ex presado en UM ) Año 0 F UEN TES DE F ON DOS (1) Ingresos por Operaciones (2) Deuda (3) C apital TOTAL F UEN TES

2014

2015

2016

2017

2018

564,000

647,162

745,006

830,469

926,357

215,278 348,722 -160,840 -14,770 173,112 -2,427 170,685 -51,205 119,479 14,770 -56,400 77,849 -4,762 73,087

232,823 414,338 -173,949 -14,770 225,620 -2,121 223,499 -67,050 156,449 14,770 -64,716 106,503 -4,762 101,741

251,798 493,207 -188,125 -14,770 290,312 -1,830 288,482 -86,544 201,937 14,770 -74,501 142,206 -4,762 137,444

272,320 558,149 -203,458 -14,770 339,921 -1,555 338,366 -101,510 236,856 14,770 -83,047 168,579 -4,762 163,817

294,514 631,843 -220,040 -14,770 397,034 -1,555 395,479 -118,644 276,835 14,770 -92,636 198,969 -4,762 194,208

50000 97,697 147,697

USOS DE F ON DOS Activos Fijo Capital de Trabajo Neto TOTAL USOS Costo y Gasto Variable Utilidad Bruta Costo y Gasto Fijo Depreciación UAII Ingresos / UAI Impuestos Utilidad Disponible Más Depreciación M enos C apital de Trabajo F lujo de F ondos Bruto Menos Amortización de Deuda F lujo de F ondos N eto

50,000 97,697 147,697

-147,697

Elaboración: Autoras de la tesis 

Estado de Resultados y Balance Proyectados del Proyecto Página 44 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Tabla N°18. Estado de Resultados Proyectados del Proyecto ESTADO DE RESULTADOS PROY EC TADO (Ex presado en UM ) Ventas Netas Venta de entradas a visitantes Venta de entradas a Zona BYOC Cupo por stands Venta de servicios Costo y Gasto Variable Utilidad Bruta Costo y Gasto Fijo Depreciación UAII Ingresos/Gastos F inancieros UAI Impuestos 30% Utilidad Disponible

2014

2015

2016

2017

2018

114,000 25,000 405,000 20,000 564,000 215,278 3 4 8 ,7 2 2 -1 6 0 ,8 4 0 -14,770 1 7 3 ,1 1 2 -2 ,4 2 7 1 7 0 ,6 8 5 -51,205 1 1 9 ,4 7 9

143,002 36,000 445,500 22,660 647,162 232,823 4 1 4 ,3 3 8 -1 7 3 ,9 4 9 -14,770 2 2 5 ,6 2 0 -2 ,1 2 1 2 2 3 ,4 9 9 -67,050 1 5 6 ,4 4 9

160,162 69,120 490,050 25,674 745,006 251,798 4 9 3 ,2 0 7 -1 8 8 ,1 2 5 -14,770 2 9 0 ,3 1 2 -1 ,8 3 0 2 8 8 ,4 8 2 -86,544 2 0 1 ,9 3 7

179,381 82,944 539,055 29,088 830,469 272,320 5 5 8 ,1 4 9 -2 0 3 ,4 5 8 -14,770 3 3 9 ,9 2 1 -1 ,5 5 5 3 3 8 ,3 6 6 -101,510 2 3 6 ,8 5 6

200,907 99,533 592,961 32,957 926,357 294,514 6 3 1 ,8 4 3 -2 2 0 ,0 4 0 -14,770 3 9 7 ,0 3 4 -1 ,5 5 5 3 9 5 ,4 7 9 -118,644 2 7 6 ,8 3 5

Elaboración: Autoras de la tesis

Tabla N°19. Balance Proyectado del Proyecto BALAN C E PROY EC TADO (Ex presado en UM )

AC TIVO Activo C orriente N eto Capital de Trabajo Neto Activo N o C orriente Activo Fijo Depreciación Acumulada TOTAL AC TIVO PASIVO Pasivo N o C orriente Deuda PATRIM ON IO Capital Utilidad Rentabilidad Nominal* TOTAL PASIVO Y PATRIM ON IO

Año 0

2014

2015

2016

2017

2018

97,697

227,184

393,641

605,586

852,451

1,139,294

50,000 1 4 7 ,6 9 7

50,000 14,770 2 6 2 ,4 1 5

50,000 29,539 4 1 4 ,1 0 2

50,000 44,309 6 1 1 ,2 7 7

50,000 59,079 8 4 3 ,3 7 2

50,000 73,849 1 ,1 1 5 ,4 4 5

50,000

45,000

40,000

35,000

30,000

25,000

97,697

97,697 119,479 238 2 6 2 ,4 1 5

97,697 275,929 476 4 1 4 ,1 0 2

97,697 477,866 714 6 1 1 ,2 7 7

97,697 714,722 952 8 4 3 ,3 7 2

97,697 991,558 1,190 1 ,1 1 5 ,4 4 5

1 4 7 ,6 9 7

* Incluye el efecto inflación en el financiam iento

Elaboración: Autoras de la tesis Tenemos como análisis de re rentabilidad del proyecto a los siguientes datos: VAN TIR PAY BAC K

S/. 142,403.11 58% 1

Cuando el VAN es mayor a Cero, el proyecto debe ser aceptado, por otro lado el valor de la TIR excede al costo del capital que hemos tomado como Costo de Oportunidad de la inversión 20%, el mismo que está basado en el cálculo del Weighted Average Cost of Capital (WACC) (Anexo ―C‖). El periodo de recupero o Pay Back es de 1 periodo. Este tipo de proyectos no solo puede ser medido de la forma que lo hemos hecho arriba, evaluar la rentabilidad de la organización de un evento es quizás uno de los procesos más difíciles, pero también el más importante, porque permite contrastar los objetivos fijados y el papel asumido durante el evento. La rentabilidad no se debe medir sólo en términos monetarios o de volumen de ventas, porque no son los únicos objetivos; el número de contactos, los Página 45 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

pedidos, las peticiones de información, la cantidad de material promocional distribuido, los contactos para ventas futuras, el número de citas cerradas para realizar visitas tras el evento, pueden ser también criterios que sirvan para calibrar el éxito de la realización de este. La valoración de los objetivos y los resultados, en relación a los factores que determinan nuestra participación en el evento, tienen como objetivo crear un equilibrio que, de lograrse, supondrá una participación exitosa. Por eso es fundamental evaluar objetivos medibles (audiencia cualificada y su potencial, relación con los objetivos, cualificación de visitantes, seguimiento y ciclos de venta), y complementarlos con otros criterios no cuantitativos, como la fidelización del cliente, el compromiso de la empresa con el sector, la imagen que se transmite al participar en cierto evento. Una vez establecidos los criterios de medición y obtenidas las cifras, es importante analizarlas y contextualizarlas, a través de varias herramientas: 

Reuniones post-evento del equipo organizador para repasar puntos fuertes y débiles de la participación en el evento, y analizar el rendimiento general respecto a los objetivos fijados, cambios sugeridos y mejoras, gestión de imprevistos, problemas logísticos y organizativos, efectividad de la promoción, productos y servicios más demandados o que más han interesado, análisis de los contactos, calidad de los visitantes, análisis de la competencia.



Relación objetivos-resultados, que consiste en evaluar la rentabilidad del evento según objetivos cuantitativos específicos, como las ventas (dividiendo el coste total de participación por el número de ventas generadas); o los contactos conseguidos (dividiendo el coste total del evento por el número de contactos cualificados conseguidos).



Relación costes-resultados, que evalúa los resultados a largo plazo, y que permite comparar varias herramientas de marketing en función de su comportamiento en distintas ferias y eventos comerciales, comparando sus costes, resultados, número de ventas, etc.



Informe de participación y sugerencias, basado en un DAFO sobre la participación en el evento, comparación de gastos reales y gastos presupuestados, y de objetivos y resultados.

Una evaluación útil se hará a partir de índices, monetarios o no monetarios, y que deben ser durables, es decir, deben ser unidades de medida que se puedan comparar en un plazo de tiempo determinado y a lo largo de varias ediciones del LAN PARTY. Un índice monetario pone en relación el coste total del evento con otras unidades (basadas en los objetivos planteados) como ventas, contactos, visitas al stand, ventas post evento, consultas, etc. Los índices no monetarios proveen de información cualitativa acerca del stand, los visitantes y la acogida de las actividades, y ponen en relación distintos factores que pueden ayudar en la futura planificación de la participación en Página 46 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

otras ediciones del evento, como visitas por hora, visitantes por metro cuadrado, contactos por vendedor, etc. Análisis de Sostenibilidad Operacional (Factores positivos o negativos que pueden afectar el éxito del proyecto una vez que el producto está en operación) Positivos  Participación activa de la comunidad de gammers en el evento  Presencia de padres de familias acompañando a sus hijos y participando de los servicios de LAN PARTY  Concurrencia de medios de comunicación para cubrir el evento  Garantiza 60 MB de ancho de banda  Ausencia de interrupciones en la infraestructura TIC  Producción audiovisual del evento  Comunicación efectiva entre los organizadores del evento  Patrocinadores satisfechos por su participación en el evento y por futuras ventas. Negativos  Espacio reducido para delimitar las áreas de actividades del evento (conferencias, stand, consolas, BYOC)  Reducido estacionamiento  Poca variedad de opciones de meriendas  Poca variedad de suvenires  Robos o vandalismo 5.4.3

Alternativas Evaluadas (Otras soluciones o alternativas consideradas y la razón – o razones – por las cuales no se propusieron) Otra alternativa podría ser la de subcontratar a una empresa organizadora de eventos y que realice todo el Diseño y organización del evento pero esta opción no es de interés para Gaming Service, ya que para empresa esta es una actividad que los acerca y ayuda a conocer a sus potenciales clientes, así como mantener la relación con amigos que ya son sus clientes, por otro lado la confianza que tiene los patrocinadores depositados en la empresa es una relación que es importante cuidar y mantener.

Página 47 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

CAPITULO VI. DIRECCIÓN DEL PROYECTO LAN PARTY 2014 6.1 6.1.1

Plan de Gestión del Alcance Acta de constitución ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO RAGNAROK LAN PARTY 2014 ORGANIZADO POR: GAMING SERVICE

PROYECTO PREPARADA POR: REVISADA POR: APROBADA POR:

REVISIÓN (Correlativo)

Diseño y Organización del Ragnarok LAN Party 2014 Virginia Laca Rivera : FECHA 14 10 2013 Consultor de TIC Ángela Aliaga Urquiaga: FECHA 14 10 2013 Gerente del Proyecto Connie Villegas Vassallo: FECHA 15 10 2013 Representante de los Patrocinadores

DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR) (Motivo de la revisión y entre paréntesis quién la realizó)

FECHA (de la revisión)

01 BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO El producto consiste en el Diseño y Organización del ―Ragnarok LAN Party 2014‖, a realizarse el 11, 12 y 13 de abril; el evento se realizará en un lugar de fácil acceso y seguro, ubicado en Miraflores, el mismo que cuenta con un aforo de 1600 personas, distribuido en sus diferentes ambientes. El Ragnarok LAN PARTY 2014, cuenta con tres zonas; la primera, dedicada especialmente a los gamers ya que les brinda un área privilegiada, denominada la zona BYOC (Bring your own Computer), la cual está conformada por 300 espacios, en donde se permitirá reservar un espacio para traer tu computadora conectarte a la red LAN durante 36 horas consecutivas con convivencia gamer y participar de torneos de CS:GO, LoL, SC2, HearthStone. La segunda, Zona EXPO que es una feria de marcas gamer, NVIDIA, Kingston, Gigabyte de nuevas tecnologías, en donde encontraremos 20 stands, una zona de conferencias y una zona retro con 6 consolas. La tercera, Zona eSport, la que contara con los torneos FIFA 14, CS 1.6, OP7 y la final del Ragnarok OPEN DORA2. La infraestructura Tecnológica, con la que se contará en estas áreas, es una instalación eléctrica robusta, segura y fiable que soporte una demanda eléctrica de estas dimensiones, y la red LAN (Local Área Network) con enlace dedicado de 60 MB de velocidad para que los participantes puedan utilizarla. Los servidores Página 48 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

contarán con redundancia a fin de garantizar la robustez de los datos y estarán formados por equipos potentes capaces de cubrir la demanda que los asistentes generan. Se alberga distintos tipos de servicios, como navegación, FTP, juegos online. Se contara con espacios acampar (capacidad para 300 personas), la adquisición de meriendas (un concesionario) y un estacionamiento. El evento será divido en cuatro grupos de actividades: competencias, conferencias, concursos y venta de productos. Las diferentes actividades lúdicas deben ser vistas por el público en general de forma simultánea como se van desarrollando los diferentes juegos. Se contará con un sitio web, redes sociales y medios televisivos, que permita difundir a la comunidad de gamers y posibles visitantes, sobre el evento; plazo de las inscripciones; método de pago y realizar las reservas. El sitio web constará de dos accesos público (informativa) y privado restringido (sólo para reservas). Existen dos modalidades de participación al evento, la primera, participación a los torneos, a través de la adquisición un boleto denominado ―BYOC ―(Bring your own Computer), la segunda opción es adquirir el boleto ―Normal‖ que permite participar con las consolas de videojuego, participar a conferencias o simplemente pasar un día familiar. ALINEAMIENTO DEL PROYECTO 1. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN 

 

 



Ser una empresa líder en la organización de eventos dedicados al gamer Crear una relación duradera con los clientes. Ser líderes en la introducción de nuevos productos del entretenimiento digital. Mejorar la imagen de la práctica de video juegos. Incrementar los ingresos provenientes de las ventas por cada una de las líneas que se comercializan. Desarrollo de nuevos procesos estándares que permitan una correcta

2. PROPÓSITO DEL PROYECTO 



 



Captación de gamers para fidelizarlos y ser reconocida por ellos como la empresa líder en proveerles soluciones de entretenimiento digital y nuevas tecnologías. Captación de empresas dedicadas al entretenimiento digital como clientes Fomentar el uso de productos en versión original Favorecer el crecimiento de patrocinadores en los sucesivos LAN en el País. Fomentar la continuidad de los Página 49 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

gestión para la empresa.

1. 2. 3. 4. 5.

LAN PARTY a nivel nacional.  Ser reconocida como una empresa que fomenta el buen uso de los videojuegos a través de la participación de nuestros gamers en torneos mundialmente reconocidos 3. OBJETIVOS DEL PROYECTO Cumplir con el presupuesto estimado 423,815.70 nuevos soles Organizar el LAN Party 2014 en un plazo no mayor a seis meses Contar con la participación mínima de 1,300 personas Asegurar la disponibilidad de los servicios de red e internet a un 99.87% El proyecto está desarrollado bajo los estándares de la guía del PMBOK.

4. CRITERIOS DE ÉXITO DEL PROYECTO 1. Cumplimiento del cronograma 2. Satisfacción de los participantes y visitantes. 3. Satisfacción de los interesados 4. Contar con las licencias de funcionamiento municipales y defensa Civil 5. Ausencia de quejas de los participantes y visitantes, no tratadas o resueltas 6. Ausencia de accidentes laborales 7. Presupuesto total estimado no se exceda el 14% 8. Desviación nula en las fechas de los hitos 9. Reducida sobreasignaciones en los recursos 10. Cumplir con el 99.87% de conexión ininterrumpida. 11. Participación en las actividades superior al 30% de lo previsto

Página 50 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

5. REQUISITOS DE ALTO NIVEL DESCRIPCIÓN

DUEŇO

Diseño y organización bajo estándares PMI Se contará con los permisos de defensa civil para realizar el evento

PMO de la organización Defensa Civil

Permisos de representación de marca

Propietarios de marca e INDECOPI No permitir el acceso a las páginas de Ministerio de contenido pornográfico Educación Cumplir con la Ley de protección de Ministerio de datos personales Justicia Se comercializará productos originales INDECOPI

CRITERIO DE ACEPTACIÓN Conforme a la criterios de la guía del PMBO 2013 Normas de Inspección Defensa Civil de acuerdo a la ley Nro. 29664 Requisitos de la marca e INDECOPI

Conforme a la Ley N° 28119 (DS. 025-2010-ED) Conforme a la Ley N° 29733 Conforme a la Ley N° 28289 6. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO

ETAPA DE INICIO: Elaboración del Acta de Constitución Registro de los interesados Elaboración del Registro de Interesados Elaboración del Plan para la Dirección del Proyecto ETAPA DE PLANIFICACIÓN: Determinación del público objetivo meta Realización de presupuesto base Clasificación de los patrocinadores Elaboración de propuestas de locales Definición de la fecha del evento Elaboración del reglamento del evento ETAPA DE DISEÑO : Exploración y reconocimiento del local Definición de los planos de distribución de ambientes físicos del evento Definición de las instalaciones eléctricas Definición de las instalaciones de infraestructura tecnológica Determinación de las notas de prensa Determinación del material de difusión Propuesta del programa de actividades del evento ETAPA DE EJECUCIÓN: Elaboración del sistema de acreditaciones de los participantes Elaboración de Merchandising Determinación de conferencias Determinación de zonas de juegos Determinación de zonas de concursos Determinación de zonas de exposiciones Página 51 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Instalación de infraestructura eléctrica Instalación de infraestructura tecnológica Instalación del mobiliario Desmontaje del mobiliario e infraestructura de TI ETAPA DE SEGUIMIENTO: Reuniones mensuales con el equipo de proyectos Inspección in Situ 7. RIESGOS 1. Los plazos y costos podrían ser mal estimados 2. Las tareas críticas podrían retrasar el comienzo del evento 3. Un desastre natural podría impedir la llegada de los participantes del interior del país 4. La asistencia podría variar respecto a la prevista 5. Las infraestructuras eléctricas y de telecomunicaciones se podrían sobrecargar ocasionando fallas o un incendio 6. La posibilidad que se programe otro evento similar en las mismas fechas que se programe la competencia 7. Escasa oferta de locales que cumplan con el espacio, ubicación y seguridad requerida para el evento 8. Suplantaciones de los participantes debido a desconocimiento de normas de seguridad 9. Accidentes laborales 10. Robos o perdidas de objetos de los participantes 8. RESUMEN DEL CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO DESCRIPCIÓN Hito 1: Acta de Constitución aprobada Hito 2 : Planes para la Dirección del Proyecto Aprobados Hito 3 : Licencias y permisos otorgados Hito 4 : Contratos firmados Hito 5 : Propuesta de evento aprobada Hito 6 : Planos de distribución de ambientes físicos aprobados Hito 7: Infraestructura eléctrica y tecnológica aprobadas Hito 8: Programa de actividades del evento autorizada. Hito 9: Publicidad del evento aprobada. Hito 10: Sistemas de Acreditaciones y website aprobados. Hito 11: Merchandising aprobada. Hito 12: Publicidad del evento ejecutada

RESPONSABLE Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de

FECHA 15.10.2013 06.11.2013 17.01.2014 28.02.2014 03.01.2014 17.01.2014 31.01.2014 31.01.2014 21.02.2014 28.02.2014 28.02.2014 11.04.2014 Página 52 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Proyecto Hito 13: Infraestructura eléctrica y tecnológica Gerente de 09.04.2014 instalado. Proyecto Gerente de Hito 14 : Mobiliario instalado 09.04.2014 Proyecto Gerente de Hito 15 : Pruebas finales aceptadas 10.04.2014 Proyecto Gerente de Hito 16 : Señalizaciones del local aceptadas 10.04.2014 Proyecto Gerente de Hito 17 : Evento iniciado 11.04.2014 Proyecto Gerente de Hito 18 : Evento ejecutado 13.04.2014 Proyecto Gerente del Hito 19 : Ambiente Desinstalado 15.04.2014 Proyecto 9. RESUMEN DEL PRESUPUESTO ASIGNADO AL PROYECTO Se fija como límite un presupuesto S/. 423,815.70 (incluido la reserva de contingencia y de gestión). Dicha financiación pretende basarse principalmente en: cuotas de los patrocinadores a quienes a cambio se les proporcionará un espacio de acuerdo a su categorización, cuota por entradas al evento y las ventas de los servicios o productos de la empresa. La reserva de contingencia es de un 10.1% de los costos directos planificado del proyecto, es decir, 42,611.52 nuevos soles y la reserva de contingencia es del 4%, es decir de 15,000 nuevos soles. 10. REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO Procedimiento de Criterios de éxito Evaluador evaluación 1. Cumplimiento del cronograma del evento

Cero holguras en fecha de ejecución de evento, la fecha es inamovible.

Virginia Laca Rivera Consultor TIC

2. Satisfacción de los participantes y visitantes.

Encuesta en la pág. web, grado de satisfacción de 4 dentro de una valoración del 1 al 5 es lo óptimo

Virginia Laca Rivera Consultor TIC

3. Satisfacción de los interesados

Grado de satisfacción de los interesados del 1 al 5, donde 5 representa Totalmente Satisfecho

Connie Villegas Vassallo Representante de Sponsor

4. Contar con las licencias de funcionamiento Municipales y Defensa Civil.

Obtener la licencia de funcionamiento, en 30 días, sin tener observaciones que retrase el diseño del evento.

Connie Villegas Vassallo Representante de Sponsor

5. Ausencia de quejas de los participantes y visitantes no tratadas o

Número de quejas registradas y el número de las mismas que se han resuelto

Virginia Laca Rivera Consultor TIC

Página 53 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

resueltas.

satisfactoriamente

6. Ausencia de accidentes laborales

Número de accidentes laborales igual a cero

Virginia Laca Rivera Consultor TIC

7. Presupuesto total estimado no se exceda el 12% 8. Desviación nula en las fechas de los hitos

Medición del CPI y SPI del Proyecto.

Virginia Laca Rivera Consultor TIC

Cumplimiento del cronograma.

Virginia Laca Rivera Consultor TIC

9. Ausencia de sobreasignaciones en los recursos. 10. Ausencia de Interrupciones de la infraestructura TIC.

Desviaciones en el costo de las actividades

Virginia Laca Rivera Consultor TIC

Tiempo que se interrumpió la infraestructura TIC Porcentajes de finales proyectadas en la pantalla grande 11. Participación en las Número de participantes al actividades superior al evento. 30% de lo previsto Aprobación del proyecto por

Virginia Laca Rivera Consultor TIC

Virginia Laca Rivera Consultor TIC

Connie Villegas Vassallo : Representante de Sponsors 11. GERENTE DE PROYECTO ASIGNADO AL PROYECTO Ángela Aliaga Urquiaga : Gerente del Proyecto      

12. AUTORIDAD ASIGNADA Aprobar el acta de constitución. Responsable del correcto uso de los fondos del proyecto. Autoriza el plan de gestión del proyecto Responsable de alcanzar los objetivos del proyecto Gestiona la conexión entre los ejecutores del proyecto y representante de patrocinadores Responsable de Iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar, las diversas fases del proyecto.

Página 54 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.1.2

Registro de Interesados

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombres y Apellidos

Virginia Laca

Connie Villegas

Organizaci ón

REGISTRO DE INTERESADOS versión 1.0 DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL RAGNAROK LAN PARTY 2014 ORGANIZADO POR: GAMING SERVICE Virginia Laca Rivera : Consultor TIC Ángela Aliaga Urquiaga : Gerente de Proyectos Connie Villegas Vassallo : Representante de los Patrocinadores

Cargo

Gaming Service

Consultor TIC

Gaming Service

Representant e de los Patrocinador es

Ángela Aliaga

Gaming Service

Gerente de Proyecto

Federico Salazar

NVIDIA

Representant e de

Información de contacto

Necesidad o Expectativa

vlaca@gamingservice .com

Control de entregables del proyecto

cvillegas@gamingser vice.com

aaliaga@gamingservi ce.com [email protected]

Influencia I

Requisito

15 15 16

10 13 10 13 10 13

Criterio de Aceptación

P E S C

F F / / A A

Cumplimiento de la gestión del proyecto

Cumplimiento de las fechas de entrega de los Hitos.

Garantizar el F F F presupuesto / / / para la A A A realización del evento.

Cumplimiento del presupuesto estimado por entregables.

F F F F F Cumplimiento / / / / / de la gestión A A A A A del proyecto

Cumplimiento del 97% de lo programado en tiempo y costo.

F /

Reserva de Stand para promocionar sus

Verificar de los márgenes y entregables del proyecto. Concluir el proyecto dentro del presupuesto Promocionar sus productos

FECHA FECHA FECHA

F /

Auspiciar el evento LAN

Página 55 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Marketing

Daniel Yeh

GYGABITE Technology

Director de Ventas

Representan te de Marketing

AXESO 5.COM

Representant e de Marketing

Sandro Jurado

Comunidad Peruana de Gamers

Administrado r

Renzo Ricci Campos

Hotel Maria Angola

Administrado r

Representan

Instituto

R

A

Party

[email protected] Promocionar e sus productos

F / R

F / A

Auspiciar el evento LAN Party

http://www.axeso5.co m

F / R

F / A

Auspiciar el evento LAN Party

www.bloodzone.net

[email protected]

Promocionar sus productos Convocatoria y comunicación del evento a través de las páginas y blogs que administra

F F / / A A

Acceso a la comunidad de gamers

Realización del evento en las instalaciones

F / R

Tramitación para realización de evento

Inspección

F

Cumplimiento

productos de procesadores, soluciones en la nube, plataformas, juegos de PC Reserva de Stand para promocionar sus productos de motherbord, tarjetas gráficas, notebook, PC, Servidores. Reserva de Stand para promocionar su plataforma de juegos en línea masivos multijugador (MMO’s)

Publicación en blogs

Cumplimiento de requisitos para alquiler ambientes para el evento. Entrega de Certificado

Página 56 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

te de Defensa Civil

Nacional de Defensa Civil

técnica de seguridad en defensa civil

Departamen to de prensa

Departament El Comercio o de prensa

Conocimiento del evento a través de un medio de comunicación

F F F F Publicidad del / / / / evento R R R R

Publicación en prensa escrita y virtual en la sección Tecnología (El Comercio)

Coronel PNP (r) Fernando Manuel Camacho Petit

Municipalid ad de Miraflores

Sub Gerencia de Serenazgo

Seguridad durante el evento

F F / / A A

Personal especializado : Serenazgo

Nro. de Reclamos/Quejas por parte de los vecinos/terceros.

Especialistas en juegos y nuevas tecnologías

Informar las nuevas tendencias en juegos y nuevas tecnologías

F F / / A A

Conferencia a público visitante y participante

Gerentes

Proveer sus servicios

F F / / A A

Cumplir con los respectivos contratos

Staff de Conferencist as Empresas subcontrata das

dellector@elcomercio. com

/ R

del Decreto Supremo Nº 066-2007-PCM

por Instituto de Defensa Civil.

Cumplimiento del programa de conferencias (horarios)

Funcionamiento del 100% de los equipos

Página 57 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.1.3

EDT Ragnarok: LAN PARTY 2014

Página 58 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.1.4

MS PROJECT Ragnarok: LAN PARTY 2014

Página 59 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página 60 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página 61 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página 62 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página 63 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página 64 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.1.5

Declaración del Alcance

Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha:

Diseño y Organización del Ragnarok Lan Party 2014 Virginia Laca Rivera : Consultor TIC 16.10.2013

Descripción del producto:

El proyecto consiste en el Diseño y Organización del evento ―Ragnarok LAN Party 2014‖, a realizarse del 11, 12 y 13 de abril con un área total de 1200 m2 con un auditorio con capacidad para 1,920 personas (260 sentadas, la diferencia paradas), espacio para zonas de descanso, para acampar, espacios para actividades, stands de tiendas, fabricantes y sponsors, tomando las medidas de seguridad respectivas Se contará con un sitio web que permita difundir a la comunidad de gamers y posibles visitantes, sobre el evento, reglamento de participación, plazo de las inscripciones, método de pago y realizar las reservas. El sitio web constará de dos zonas, una pública, (informativa) y otra de acceso restringido (sólo para reservas). Existen dos modalidades de participación al evento, la primera, participación a los torneos, a través de la adquisición de un boleto denominado ―BYOC ―(Bring your own Computer) el cual permitirá reservar un espacio para traer tu computadora, la segunda opción es adquirir el boleto ―Normal‖ que permite participar con las consolas de videojuego, participar a conferencias o simplemente pasar un día familiar, así mismo los torneos serán transmitidos en tiempo a través de las pantallas gigantes que se empelaran en el recinto. El evento será divido en cuatro grupos de actividades: Competiciones ,Conferencias y talleres, Concursos, Otras Actividades Infraestructura, se contará con una instalación eléctrica robusta, segura y fiable que soporte una demanda eléctrica de estas dimensiones, y la red LAN (Local Área Network) con enlace dedicado de 60 MB para que los participantes puedan utilizarla. Los servidores contarán con redundancia a fin de garantizar la robustez de los datos y estarán formados por equipos potentes capaces de cubrir la demanda que los asistentes generan. Se alberga distintos tipos de servicios, como navegación, FTP, juegos online. Página 64 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Los criterios de aceptación del producto:

Entregables del Proyecto: Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3 Entregable 4 Entregable 5 Entregable 6 Entregable 7 Entregable 8 Entregable 9 Entregable 10 Entregable 11 Entregable 12 Entregable 13 Entregable 14 Entregable 15 Entregable 16 Exclusiones del Proyecto:

Restricciones del Proyecto:

Supuestos del Proyecto:

1. Aumento de los integrantes de la comunidad de Gamers en un 10%. 2. Ausencia de accidentes laborales. 3. Presupuesto total estimado exceda al 14% respecto al año anterior. (porcentaje de contingencia) 4. Participación superior al 30% respecto al año anterior.

Elaboración del Acta de Constitución Realización del Plan para la Dirección del Proyecto. Obtención de Licencias y Permisos Realización de Contratos Realización de la Propuesta del Evento Realización de la infraestructura eléctrica y tecnológica del evento. Elaboración del programa de actividades del evento Determinación de la publicidad del evento Elaboración del sistema de acreditaciones y sitio web. Elaboración del merchandising Ejecución de la Publicidad del evento. Instalación de Infraestructura eléctrica y tecnológica Instalación del mobiliario Realización de pruebas finales Ejecución del evento Desinstalación del inmobiliario e infraestructura TI 1. Reparación ni reposición de los equipos de los participantes. 2. Alquiler de Equipos a los participantes 3. No alquilamos carpas y ninguna clase de equipo o implemento para pernoctar. 4. Las entradas de los participantes sólo permiten un ingreso y deben terminar los torneos el tercer día. 1. Desastres naturales (ejemplo : terremoto, lluvias torrenciales) 2. No contar con la disponibilidad del local para las fechas programadas 3. Fecha de realización del evento 1. Se contará con el servicio de internet de los principales operadores (Claro y Movistar) para minimizar la posibilidad de la caída de la red. 2. Contaremos con las autorizaciones de los representantes de las principales marcas de videojuegos y tecnología. 3. Se contratara el local con 3 meses de anticipación para garantizar la disponibilidad. Página 65 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

4. Contar con los fondos presupuestados para la ejecución del evento. 5. Contar con los permisos municipales y de INDECI con un mes antes como mínimo.

6.1.5

Diccionario de la EDT

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ID DEL ENTREGABLE

DICCIONARIO DE LA EDT versión 1.0 Diseño y Organización del Ragnarok Lan Party 2014 Virginia Laca FECHA 14 10 Consultor TIC Ángela Aliaga FECHA 14 10 Gerente de Proyectos Ángela Aliaga FECHA 15 10 Gerente de Proyectos 1 CUENTA DE 1.1.1.1 CONTROL Elaboración del Acta de Constitución.

2013 2013 2013

NOMBRE DEL ENTREGABLE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Consiste en redactar el Acta de Constitución indicando la descripción y lineamientos del Proyecto. HITOS FECHA 15 10 2013  Acta de Constitución Aceptada FECHA FECHA DURACIÓN 2 días 14 10 13 15 10 2013 INICIO FIN REQUISITOS A CUMPLIR Autorización formal del Inicio del proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL REQUISITO Criterios que serán usados para aceptar este entregable: métrica o norma a cumplir Autorización formal del Plan para la Dirección del Proyecto (cronograma y presupuesto asignado) REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable Proyectos similares – anteriores CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable No Aplica

Página 66 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

DICCIONARIO DE LA EDT versión 1.0 PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ID DEL ENTREGABLE

Diseño y Organización del Ragnarok Lan Party 2014 Virginia Laca FECHA 16 10 2013 Consultor TIC Ángela Aliaga FECHA 17 10 2013 Gerente de Proyectos Ángela Aliaga FECHA 06 11 2013 Gerente de Proyectos 2 CUENTA DE 1.1.1.3 CONTROL Realización del Plan para la Dirección del Proyecto.

NOMBRE DEL ENTREGABLE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Consiste en planificar, organizar y administrar recursos, con el fin de culminar satisfactoriamente el proyecto Diseño y Organización del Ragnarok Lan Party 2014, cumpliendo con el alcance, tiempo y costos definidos dentro del plan del proyecto. HITOS FECHA 06 11 13  Planes para la dirección de proyectos aprobados DURACIÓN 22 FECHA 16 10 13 FECHA 06 11 13 días INICIO FIN REQUISITOS A CUMPLIR Aprobación de los Planes para la dirección del Proyecto para ejecutar el Proyecto. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL REQUISITO Criterios que serán usados para aceptar este entregable: métrica o norma a cumplir Elaboración del Plan para la Dirección del Proyecto REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable

DICCIONARIO DE LA EDT versión 1.0 PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Diseño y Organización del Ragnarok Lan Party 2014 Consultor TIC FECHA 20 01 2014 Ángela Aliaga FECHA 20 01 2014 Gerente de Proyectos Ángela Aliaga FECHA 25 01 2014 Gerente de Proyectos

Página 67 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

ID DEL ENTREGABLE

CUENTA DE 1.4.4 CONTROL NOMBRE DEL Realización de la infraestructura eléctrica y tecnológica del ENTREGABLE evento. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Definir las especificaciones técnicas de los equipos tecnológicos, servidores de aplicaciones, routers, firewall, software, cableado de la red LAN, entre otros, instalaciones eléctricas. HITOS FECHA 31 01 2014  Infraestructura eléctrica y tecnológica aprobadas DURACIÓN

3 días

6

FECHA INICIO

20

01

14

FECHA FIN

31

01

2014

REQUISITOS A CUMPLIR Diseño de las instalaciones eléctricas Diseño del cableado estructurado Definición de especificaciones técnicas de los equipo de computo CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL REQUISITO Criterios que serán usados para aceptar este entregable: métrica o norma a cumplir Pruebas finales aceptadas REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable Proyectos similares anteriores CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable Contratos con proveedores de la red de internet y de las conexiones eléctricas.

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ID DEL ENTREGABLE

DICCIONARIO DE LA EDT versión 1.0 Diseño y Organización del Ragnarok Lan Party 2014 Virginia Laca FECHA 03 02 2014 Consultor TIC Ángela Aliaga FECHA 10 02 2014 Gerente de Proyectos Ángela Aliaga FECHA 26 02 2014 Gerente de Proyectos 8 CUENTA DE 1.4.8 CONTROL Determinación de la publicidad del evento

NOMBRE DEL ENTREGABLE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Consiste en evaluar el presupuesto destinado para la elaboración de la publicidad, recopilar información sobre el evento (lugar, actividades, precio de entrada), determinar el

Página 68 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

mensaje publicitario, elegir los medios de comunicación para difundir el mensaje publicitario. HITOS FECHA 21 02 2014  Publicidad del evento aprobada FECHA FECHA DURACIÓN 24 días 03 02 14 26 02 2014 INICIO FIN REQUISITOS A CUMPLIR Mensaje claro, preciso e innovador. Elaboración del plan de medios para la difusión del mensaje publicitario (determinación de los medios de comunicación a utilizarse) CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL REQUISITO Criterios que serán usados para aceptar este entregable: métrica o norma a cumplir Cumplimiento del Plan de Medios predeterminado. REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable DICCIONARIO DE LA EDT versión 1.0 PROYECTO Diseño y Organización del Ragnarok Lan Party 2014 PREPARADO Virginia Laca FECHA 26 02 2014 POR: Consultor TIC REVISADO Ángela Aliaga FECHA 26 02 2014 POR: Gerente de Proyectos APROBADO Ángela Aliaga FECHA 26 02 2014 POR: Gerente de Proyectos ID DEL ENTREGABLE 7 CUENTA DE 1.4.6 CONTROL NOMBRE DEL Elaboración del programa de actividades del evento ENTREGABLE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Planificar y coordinar con los patrocinadores el cronograma de las conferencias, temas, expositor, así como, los juegos a desarrollar los juegos, la mecánica de los torneos, definir la distribución de los estantes HITOS FECHA 31 01 2014  Programa de actividades del evento autorizada DURACIÓN 26 días FECHA 06 01 14 FECHA 31 01 2014 INICIO FIN REQUISITOS A CUMPLIR Definir la agenda de actividades a desarrollar en el evento, Coordinar con los patrocinadores las exposiciones, Página 69 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Establecer la mecánica de los torneos CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL REQUISITO Criterios que serán usados para aceptar este entregable: métrica o norma a cumplir Cumplimiento del programada de actividades. REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable Proyectos similares anteriores CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable DICCIONARIO DE LA EDT versión 1.0 PROYECTO Diseño y Organización del Ragnarok LAN Party 2014 PREPARADO Virginia Laca FECHA 26 02 2014 POR: Consultor TIC REVISADO Ángela Aliaga FECHA 26 02 2014 POR: Gerente de Proyectos APROBADO Ángela Aliaga FECHA 26 02 2014 POR: Gerente de Proyectos ID DEL ENTREGABLE 12 CUENTA DE 1.5.8 CONTROL NOMBRE DEL Instalaciones de Infraestructura ENTREGABLE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Instalación de las instalaciones eléctricas, iluminación, cableado estructurado, instalación de routers, de muebles, estantes, conforme a la distribución preliminar HITOS FECHA 09 04 2014  Infraestructurada eléctrica y tecnológica instalados DURACIÓN 34 días FECHA 16 04 14 FECHA 10 04 2014 INICIO FIN REQUISITOS A CUMPLIR Infraestructura eléctrica y tecnológica aprobadas CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL REQUISITO Criterios que serán usados para aceptar este entregable: métrica o norma a cumplir Aprobación de las pruebas finales REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable Proyectos similares anteriores. CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable Cumplimiento de los contratos celebrados con proveedores. Página 70 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

DICCIONARIO DE LA EDT versión 1.0 PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR:

Diseño y Organización del Ragnarok LAN Party 2013 Virginia Laca FECHA 10 04 2014 Consultor TIC Ángela Aliaga FECHA 10 04 2014 Gerente de Proyectos APROBADO Ángela Aliaga FECHA 10 04 2014 POR: Gerente de Proyectos ID DEL ENTREGABLE 15 CUENTA DE 1.5.9 CONTROL NOMBRE DEL Ejecución del Evento ENTREGABLE DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO El día del evento se registran los participantes, y se les guiará a su cubículo que reservo, una vez ubicados, se inicia las competencias de videojuegos. HITOS FECHA 11 04 2014  Evento iniciado 13 04 2014  Evento Ejecutado DURACIÓN 3 días FECHA 11 04 14 FECHA 13 11 2014 INICIO FIN REQUISITOS A CUMPLIR Instalaciones de infraestructuras en óptimas condiciones El personal de los estantes en sus posiciones según cronograma Expositores preparados para su charla según cronograma CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL REQUISITO Criterios que serán usados para aceptar este entregable: métrica o norma a cumplir El desarrollo de las actividades dentro del cronograma planificado REFERENCIAS TÉCNICAS Referencias o fuentes de documentación técnica referida al entregable Eventos Tecnológicos realizados anteriormente, lecciones aprendidas aplicadas. CONSIDERACIONES CONTRACTUALES (SI APLICA) En caso aplicase, qué condiciones, requerimientos o restricciones establece el contrato para el presente entregable Cumplimiento de los Contratos celebrados con los proveedores

Página 71 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.1.6

Matriz de Responsabilidad

LAN PARTY 2014

Ge re nte Ge ne ral

Re pre s e ntate de Patrocinadore s

Ge re nte de Proye cto

Cons ultor TIC

Cons ultor de Logís tica

Cons ultor de Com unicacione s

Es pe cialis ta de Sis te m as e Inform ática

Es pe cialis ta Ele ctrónico

Arquite cto

As is te nte de Logís tica

As is te nte de Com unicacione s

Ge s tión de l Proye cto Iniciación Acta de Consti tuci ón del proyecto

AF

R

Elaboración de l Plan para la Dire cción de Proye cto

AF

R

Eje cución Lice ncias y pe rm is os para e l e ve nto

AF

Re alización de Contratos

AF

R

P

P

R

P

P

Se guim ie nto de l Proye cto Primer Inf orme entregado

AF

R

Segundo Inf orme entregado

AF

R

Tercer Inf orme entregado

AF

R

Cuarto Inf orme entregado

AF

R

Quinto Inf orme entregado

AF

R

Sexto Inf orme entregado

AF

R

Propuesta del evento Determinación del público objetivo

AF

R

P

P

P

Categorización de tipos de patrocinadores

AF

I

R

P

P

P

Def inición de acuerdos de participación de los patrocinadores

AF

I

R

P

P

P

Propuesta del f echa y lugar de evento

AF

I

R

P

P

P

Determinación del presupuesto

AF

I

R

P

P

P

Propuesta del Reglamento del evento

AF

I

R

P

P

P

Producción de l e ve nto Expl ora ci ón y reconoci mi ento del l oca l

I

El a bora ci ón de l os pl a nos de di stri buci ón de a mbi entes fí si cos del evento

I

AF

Conceptua l i za ci ón de l a Infra estructura El éctri ca

I

AF

I

AF

Conceptua l i za ci ón de l a Infra estructura tecnol ógi ca del evento

R

P R R R

El a bora ci ón del progra ma de a cti vi da des del evento

AF

R

Determi na ci ón de l a publ i ci da d evento

AF

R

P P

De s arrollo de l e ve nto El a bora ci ón de l a Websi te del evento

I

I

AF

I

AF

El a bora ci ón del Si stema de Acredi ta ci ones de pa rti ci pa ntes

I

El a bora ci ón de M ercha ndi si ng

I

P

AF

R

P

Re alización de la publicidad de l e ve nto

I

P

AF

R

P

Insta l a ci ón de Infra estructura

I

I

AF

Instalación Inf raestructura Eléctrica

I

Instalación de Inf raestructura tecnológica

I

Instalación del inmobiliario

I

I

AF

I

AF

Realización de Pruebas Finales

I

AF

Señalizaciones del local

I

AF

R R

R R R

P

R

P R

P P

Ej ecuci ón del Evento Registro de participantes

R

Inaguración del Evento

R

Ejecución del programa de actividades del evento

I

Ejecución de los servicios de contratados

I

Clausura del Evento

R

Desi nsta l a ci ón del i nmobi l i a ri o e i nfra estructura TI

P

P

P P

P

R R P

I

P R

P P

P P

P

P P

Función que realiza el Rol en el entregable R = Responsable Es el responsable del entregable P = Participa Participa en la construcción/elaboración del entregable I = Informado Es informado del resultado del entregable V = Verificación requerida Participa en el control de calidad del entregable O = Opinión requerida Participa como Experto A = Autoriza Autoriza la entrega del entregable F = Firma requerida El entregable requiere su firma

Página 72 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.1.7

HITOS HITOS DEL PROYECTO versión 1.0

PROYECTO Diseño y Organización del Ragnarok LAN Party 2014 PREPARADO Virginia Laca Rivera : Consultor TIC POR: REVISADO POR: Angela Aliaga Urquiaga : Gerente de Proyecto LAN PARTY APROBADO POR: Connie Villegas Vassallo :Representante de los Patrocinadores Hitos WBS Fecha 1. Acta de Constitución 1.1.1.2 15.10.2013 aceptada. 2. Planes para la Dirección 1.1.1.3.9 16.11.2013 del Proyecto Aprobados

3. Licencias y Permisos

FECHA

16 10

2013

FECHA FECHA

16 10 16 10

2013 2013

1.1.2.2.

17.01.2014

Descripción Aprobación del Acta de Constitución para dar inicio al proyecto. Presentación de los criterios de aceptación del proyecto y la descripción de los entregables. Especificación de las exclusiones, restricciones y supuestos del proyecto. Obtención de las licencias.

1.1.2.4. 1.3

28.02.2014 03.01.2014

Cerrar los contratos con proveedores. Propuesta del evento aprobada.

1.4.3

17.01.2014

Presentación de planos y diseño eléctrico y técnico del local del evento

1.4.5

31.01.2014

1.4.7

31.01.2014

Presentación de planos de conexiones eléctricas y redes de TIC para la realización del evento Cronograma de actividades con los tiempos de duración.

otorgados. 4. Contratos Firmados 5. Propuesta del evento

aprobada. 6. Planos de distribución de ambientes físicos aprobados. 7. Infraestructura eléctrica y tecnológica aprobada. 8. Programa de actividades

del evento autorizada

Página 73 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

9. Publicidad del evento

1.4.9

21.02.2014

1.5.3

28.02.2014

1.5.5

28.02.2014

1.5.7

11.04.2014

1.5.8.3

09.04.2014

1.5.8.5

09.04.2014

1.5.8.7

10.04.2014

16. Señalizaciones del local

1.5.8.9

10.04.2014

Pruebas de sonido, eléctricos, redes, instalaciones, seguridad correctamente en funcionamiento. Señalización de salidas de emergencia

aceptadas. 17. Evento iniciado. 18. Evento finalizado 19. Ambiente desinstalado

1.5.9.3 1.5.10 1.5.1.2

11.04.2014 13.04.2014 15.04.2014

Inicio del evento Fin del evento Desinstalación del ambiente

aprobada. 10. Sistemas de Acreditaciones y Sitio WEB aprobados 11. Merchandising Aprobado. 12. Publicidad del evento

ejecutada. 13. Infraestructura eléctrica y tecnológica instalada. 14. Mobiliarios instalados 15. Pruebas finales

aceptadas

Presentación de las actividades de publicidad programadas para la difusión del evento. Diseño de página web, pruebas y puesta en Marcha. Confirmación autenticidad de entradas. Presentación del material publicitario a difundirse. Ejecución del programa de publicidad aprobado. Pruebas de Instalaciones TIC para su buen funcionamiento. Colocación de stand y muebles diversos

Página 74 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.2

Plan de Gestión del Cronograma PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA versión 1.0

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR:

Diseño y Organización del Ragnarok LAN Party 2014 Virginia Laca Rivera : FECHA 18 10 2013 Consultor TIC Ángela Aliaga Urquiaga: FECHA 21 10 2013 Gerente de Proyectos APROBADO Connie Villegas Vassallo: Representante FECHA 21 10 2013 POR: de los Patrocinadores Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambio en cronograma: Nombre Cargo Ubicación Ángela Aliaga Urquiaga Gerente de Proyectos Gaming Service Persona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de cronograma: Nombre Cargo Ubicación Connie Villegas Vassallo Representante de los Gaming Service Patrocinadores Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto (por ejemplo, retrasos debido a entrega de materiales o disponibilidad de personal; clima; adelantar el cumplimiento debido a término de fase o proceso, etc.): - Solicitud de cambio de alcance por parte del Cliente - Retraso en los desembolsos para poder cubrir lo necesario en la organización del evento. - Demora en los permisos y licencias necesarios para llevar a cabo el evento - Cambio en reglamentos establecidos de licencias, normas de seguridad. - No llegar a la cuota mínima de participantes (registro) al evento - Fallas o incumplimiento ocasionados por proveedores - Fallas o incumplimiento ocasionados por sub-contratistas - Cambio de sub-contratistas por fuerza mayor. - Fallas en las pruebas finales de los sistemas de energía y de las TIC - Desastre natural Describir cómo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el cambio en cronograma (tiempo, costo, calidad, etc.): Para calcular el impacto en el proyecto por cambios en el cronograma, se realizará a través de la actualización de la de base del cronograma: Para reportar el impacto por cambios en el cronograma se utilizará el formato N° FGPR007-A que incluye la siguiente información: 1) Indicar en el informe a la persona responsable del mismo y fecha de ocurrencia del problema. 2) Descripción del problema indicando el grado de urgencia. 3) Impacto del mismo sobre el proyecto (Costo, Calidad, tiempo y alcance). Página 75 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

4) Descripción de las alternativas de solución detallando el impacto en las diferentes áreas (costo, calidad, tiempo y alcance). 5) Recomendación en la selección de la alternativa de solución. 6) Documentos sustentatorios. - El informe será entregado a la persona correspondiente para ser analizado en reunión de trabajo con la finalidad de discutir las alternativas, seleccionar la mejor con los ajustes necesarios Describir cómo los cambios al cronograma serán administrados: La administración del Cronograma se efectuará de la siguiente manera: 1) Designación de Responsabilidades : - Planificación. Ángela Aliaga. - Ejecución. Ángela Aliaga. - Seguimiento y Control: Connie Villegas. 2) Modalidad de Cambios : a) Cuando las solicitudes sean realizadas por los sub contratistas se procederá de la siguiente manera: Cada semana se recibirán las solicitudes de cambio en el cronograma, las cuales deben ser presentadas por el representante del sub contratista. Las solicitudes de cambio deberán presentarse, a más tardar, a los 2 días de que se produce el inconveniente que genera el retraso en la entrega del entregable. Estas solicitudes serán revisadas por el equipo de proyecto para evaluar, en primera instancia, si es un cambio ―viable‖ según el plan de gestión del cronograma. (No debe pasar del 5% del cronograma del proyecto). Las solicitudes de cambio de cronograma tendrán un plazo máximo de 2 días para dar respuesta a la solicitud. La solicitud de cambio será aprobada con la firma del Gerente de Proyecto. b) Cuando las solicitudes son realizadas por las personas autorizadas del equipo del proyecto, se procederá de la siguiente manera : El Gerente del Proyecto, después de evaluar la causa de demora en cronograma debido a un inconveniente, informará al Equipo de proyecto la necesidad de realizar un cambio en el cronograma. Este, evaluará la situación para determinar la criticidad del cambio. Dependiendo de la misma se procederá de la siguiente manera: b.1) En caso el problema que genera la solicitud de cambio del cronograma afecte el alcance del proyecto o sobrepase los límites de cronograma establecidos en el plan para la dirección del proyecto, entonces se deberá presentar el formato N° FGPR-007-A para que se tome la decisión de aprobar o rechazar la propuesta. El Gerente del Proyecto tiene un plazo máximo de 2 días para tomar la decisión de aprobar o rechazar la propuesta.

Página 76 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.3

Plan de Gestión de Recursos Humanos

PROYECTO: GERENTE: PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Gestión de Recursos Humanos versión 1.0 Diseño y Organización del Ragnarok LAN Party 2014 Angela Aliaga Virginia Laca FECHA 28 Angela Aliaga FECHA 29 Connie Villegas FECHA 29 I. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

10 2014 3 10 2014 3 2014 10 3

II.- DESCRIPCION DE ROLES NOMBRE DEL ROL :

GERENTE DE PROYECTO

OBJETIVOS DEL ROL:    

Opinión como experto acerca de la consecución y logro de objetivos del proyecto Autoriza y firma los entregables del proyecto. Es informado del estado y/o avances de los entregables del proyecto. Reporta los avances del proyecto al representante de los sponsors.

Página 77 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

RESPONSABILIDADES:    

Responsable del correcto uso de los fondos del proyecto. Autoriza el Plan de la Dirección del Proyecto. Responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Gestiona las coordinaciones y el trabajo en equipos entre los miembros (consultores) del proyecto.  Responsable de Iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del proyecto. FUNCIONES:  Colaboración con el sponsor en la definición y logro de los objetivos del proyecto.  Planificación del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a realizar, los recursos a utilizar, los plazos y los costos previstos.  Dirección y coordinación de todos los recursos empleados en el proyecto.  Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto: Sponsor, proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.  Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situación en relación con los objetivos establecidos.  Adopción de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado.  Responder ante sponsors de la consecución de los objetivos del proyecto.  Proponer, en su caso, modificaciones a los límites u objetivos básicos del alcance del proyecto cuando concurran circunstancias que así lo aconsejen. NIVELES DE AUTORIDAD:  Con respecto al tiempo, supervisa que el tiempo estipulado de ejecución del proyecto se cumple, aprueba adelantos o retrasos, holguras.  Con respecto a la calidad, planifica, gestiona y asegura la calidad de los entregables del proyecto infraestructura tecnológica  Asigna y autoriza el uso de recursos necesarios.  Es responsable de la asignación de los costos (presupuesto) de igual forma aprueba cualquier variación y/o cambios de lo originalmente definido.  Informe a superiores de la consecución de las actividades. Reporta a:

Representante de los Patrocinadores

REQUISITOS DEL ROL: CONOCIMIENTOS:

Ingeniero de Sistemas, con conocimientos Administración y Marketing con certificación PMI

HABILIDADES:

Alta Capacidad de Liderazgo Alta Capacidad de Análisis Alto poder de comunicación

EXPERIENCIA:

Mayor a 4 años en Dirección de Proyectos y en Consultorías de Eventos masivos

Página 78 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Inglés Intermedio Profesional dispuesto a asumir desafíos y al logro de los objetivos asignados.

OTROS:

IV.- CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO Tipo Fuente Modalida Local Fecha Fecha Costo A de d de de Inicio requeri de p de Adquis Adquisic Adquisici trabajo reclutamie da reclutam o Disponibilid ic ión ón asigna nto ie nto y ió n ad do o Gerente Profe Referen Contrat Oficinas 28.10.2013 15.11.201 0 de si ci as o del 3 d proyect onal equipo de Tempor e o dirección V.- CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO al Rol Criterios de ¿Cómo? Destino de asignación á Liberación r Gerente de Proyecto Termino del Pago del 30% al Ninguno e proyecto finalizar el contrato a Rol

d e Se adquirirán equipos de trabajo formados, para evitar el retraso del proyecto con períodos de R formación. R VII.- SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS H H Certificado a la excelencia por haber liderado un mega evento de manera exitosa. Reconocimiento a nivel internacional. VI.-CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO

VII.- CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS Cumplimiento de los contratos de las obligaciones y derechos de los sponsors.

II.- DESCRIPCION DE ROLES NOMBRE DEL ROL :

CONSULTOR DE LOGÍSTICA

OBJETIVOS DEL ROL:  Gestionar las respectivas licencias, permisos, así como, las contrataciones necesarias para la realización del evento.  Garantizar el correcto montaje de muebles, equipos, señalización del local, así como, desmontaje de los muebles correspondiente a los espacios utilizados para la realización del evento. Ejecuta pruebas finales y da su conformidad. RESPONSABILIDADES:      

Garantizar la calidad de los servicios a ser contratados a través de proveedores. Control de los flujos de materiales y productos necesarios para el evento. Definición de las obligaciones del proveedor (tiempo de instalación, condiciones de pago, costos, entre otros) Garantizar el cumplimiento de contratos con los proveedores. Cumplimiento con presupuesto y cronograma del evento.

Página 79 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

FUNCIONES:       

Tramitación de licencias municipales y permisos de defensa civil Realizar búsqueda de proveedores para los diferentes servicios, en coordinación con los diferentes consultores. Encargado de la negociación con proveedores de la cartera Realización de contratos (plataforma de pago telecomunicaciones, infraestructura y personal de seguridad), considerando lo requerido para cubrir las necesidades de cada servicio del evento. Encargado en la correcta ejecución del presupuesto asignado. Control de la correcta realización del evento acorde a lo estipulado en los respectivos contratos Entrega del local en las condiciones pactadas con el proveedor.

NIVELES DE AUTORIDAD:  Definición de proveedores de acuerdo al presupuesto asignado por el Gerente de Proyecto.  Cambio de proveedores por falta de cumplimiento del contrato.  Con respecto a la calidad, asegura la calidad de los entregables por parte de los proveedores. Reporta a: Gerente de Proyecto REQUISITOS DEL ROL: CONOCIMIENTOS:

Ingeniero Industrial, con especialidad en Logística

HABILIDADES:

Alto poder de negociación Alta Capacidad de Liderazgo

EXPERIENCIA:

En abastecimiento y/o contratación de servicios. Inglés Intermedio Profesional dispuesto a asumir desafíos y al logro de los objetivos asignados.

OTROS:

IV.- CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO Rol

Consultor de Logística

Tipo de Adquisición

Fuente de Adquisición

Modalidad de Adquisición

Local de trabajo asignado

Profesional

Reclutamiento

Provisional

Oficinas del equipo de dirección

Rol

Fecha Inicio Reclutamiento

Fecha Requerida de disponibilidad

28.10.2013

15.11.2013

Costo

Apoyo de área de RRHH

V.- CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO Criterios de ¿Cómo? Destino de asignación Liberación

Consultor de Logística

Termino del proyecto

Pago del 30% al finalizar el contrato.

Ninguno

Página 80 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

VI.-CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO Se adquirirán equipos de trabajo formados, para evitar el retraso del proyecto con períodos de formación. VII.- SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS Certificado a la reconocimiento por haber participado un mega evento de manera exitosa. Deseable reconocimiento a nivel internacional. VII.- CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS Cumplimiento de los contratos de las obligaciones y derechos de los patrocinadores. VIII.- DE SEGURIDAD Conocimientos de buenas prácticas de Seguridad (señalización de puertas de salida – emergencia, puntos de evacuación y zonas de seguridad.

NOMBRE DEL ROL:

II.- DESCRIPCION DE ROLES CONSULTOR COMUNICACIONES

OBETIVOS DEL ROL: Garantizar la elaboración y cumplimiento del plan de comunicaciones del evento. Participación en la elaboración del contenido del diseño web y del sistema de acreditaciones. Preparación de agenda de actividades así como el reglamento de participación del evento. Participación en el desarrollo de las pruebas finales así como de la ejecución del evento. RESPONSABILIDADES: Temas puntuales por los cuales es responsable  Elaboración, supervisión y asegurar el cumplimiento de lo programado en cuanto a la publicidad del evento.  Coordinar lo que se publicará en la web (publicidad, actualizaciones de información, notas de prensa del evento, contenidos y diseños)  Coordinación con medios de comunicación FUNCIONES: Funciones específicas que debe cumplir  Elaboración de nota de prensa de lanzamiento de evento  Elaboración del contenido del sitio web y de sistema de acreditaciones  Supervisión y actualización constante de sitio web  Elaboración de publicaciones durante la preparación del evento  Diseño y contratación de merchandising para evento  Supervisión y Aprobación de merchandising  Elaboración de publicación final de cierre de evento

Página 81 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

NIVELES DE AUTORIDAD: Definir la magnitud del difusión del evento, Garantizar la calidad de la información que se trasmite, Adquirir y asignar recursos para el desarrollo del plan de publicidad del evento, Definir acuerdos en contrataciones de proveedores Entrega informes de seguimiento del proyecto Reporta a:

Gerente de Proyecto

REQUISITOS DEL ROL: CONOCIMIENTOS:

Titulado en Ciencias de la Comunicación Amplio dominio escénico y comunicación fluida.

HABILIDADES:

Creativo, Proactivo, trabajo en equipo, buena redacción y trabajo bajo presión. Experiencia en la difusión de eventos masivos, coordinación y manejo de diversos medios de publicidad para la difusión del evento.

EXPERIENCIA:

No hay preferencia de género, Inglés Intermedio Profesional dispuesto a asumir desafíos y al logro de los objetivos asignados.

OTROS:

IV.- CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO Rol

Tipo de Fuente Adquisición Adquisición

Consultor Comunicaciones Profesional

Modalidad Adquisición

Reclutamiento Temporal

Local de trabajo asignado Oficinas del equipo de dirección

Fecha Inicio reclutamiento

Fecha requerida disponibilidad

Costo

28/10/13 15/11/20 13

cero

V.- CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL DEL PROYECTO Rol Criterios de ¿Cómo? Destino de asignación Liberación Consultor Comunicaciones

Una finalizado

vez Con el último su contrato pago del 30% por sus servicios

ninguno

VI.-CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO Se adquirirán equipos de trabajo formados, para evitar el retraso del proyecto con períodos de formación. VII.- SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS (QUÉ, PORQUÉ, CUÁNTO, CÓMO, Certificado a la excelencia por haber participado en laDÓNDE, difusión POR de unQUIÉN, mega evento de manera exitosa. CUÁNTO?.)

Página 82 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

VII.- CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS Según las pactadas en su contrato VIII.- REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD Ninguno.

II.- DESCRIPCION DE ROLES NOMBRE DEL ROL: OBJETIVOS DEL ROL:

CONSULTOR TIC

Organizar y Dirigir el proyecto LAN PARTY 2013, asegurando el diseño e implementación de la infraestructura tecnológica y el correcto funcionamiento de los servicios de comunicaciones. Opina como experto en las contrataciones, elaboración de agenda de actividades y reglamento de participación del evento. Participa en la ejecución de pruebas finales y la respectiva señalización del local. Verifica la correcta entrega del espacio utilizado para el evento. RESPONSABILIDADES: Responsable de la implementación de la infraestructura tecnológica para el desarrollo del evento. Responsable de garantizar el soporte técnico continúo a las operaciones de la infraestructura en todas las etapas del evento. Garantizar la continuidad operativa de la infraestructura tecnológica: hardware y software base de servidores en plataforma Windows e Intel. FUNCIONES: Reconocimiento de instalación, así como diseño de planos para instalaciones tecnológicas. Garantizar una alta disponibilidad operativa de los servidores, soluciones de almacenamiento de datos. Mantener el hardware y software instalados, así como su óptimo desempeño y documentación técnica adecuada. Registrar los incidentes, solicitudes y cambios en la herramienta de registro y control de incidentes. Liderar el proyecto de infraestructura del evento LAN PARTY utilizando las herramientas de gestión de proyectos y la metodología definida. Asegurarse del cumplimiento de los procedimientos de seguridad y calidad en las infraestructuras a su cargo. NIVELES DE AUTORIDAD: Con respecto al alcance, define la magnitud de la infraestructura tecnológica para el proyecto Con respecto a la calidad, planifica, gestiona y asegura la calidad de la infraestructura tecnológica Asignar recursos necesarios para asegurar el cumplimiento y correcto funcionamiento de los servicios que se darán en el evento. Elabora informes de control y seguimiento a Gerente de proyecto Aprueba contrataciones. Reporta a: Gerente de Proyecto Página 83 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

REQUISITOS DEL ROL: Conocimiento de administración de servidores servicios (FTP, File Server) en plataforma Windows e Intel (Indispensable). Conocimiento de mantenimiento de hardware Conocimientos de buenas prácticas de ITIL y gestión de proyectos de infraestructura informática (Deseable). Conocimientos de cableado estructurado. (opcional) Conocimiento de administración de centrales telefónicas. (Opcional)

CONOCIMIENTOS:

Capacidad de Liderazgo Responsable Capacidad de Análisis, Síntesis Trabajo en Equipo Comunicativo Organizado, Metódico

HABILIDADES:

Mayor a 4 años de experiencia en Consultorías de Eventos, coordinando con proveedores y preparando documentación técnica.

EXPERIENCIA:

OTROS:

Inglés Intermedio

IV.- CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL DEL PROYECTO Rol Consultor TIC

Tipo de Adquisición Asesor

Fuente de Adquisición Referencia

Modalidad de Adquisición Por Servicios

Local de trabajo asignado

Fecha Inicio reclutamiento

Fecha requerida disponibilidad

28/11/13

15/11/13

Costo

Cero

VI.-CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO Coordinará con el apoyo de un arquitecto, para definir el diseño de los planos (instalaciones eléctricas, cableado, delimitación de zonas del evento) VII.- SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS Certificado a la excelencia por haber participado en el desarrollo de la estructura tecnológica de un mega evento de manera exitosa. VII.- CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS Según las pactadas en su contrato Según las reuniones mensuales de seguimiento y control Dirigidas por el Gerente de Proyecto VIII.- REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD Ninguno.

Página 84 de 194

y

y softwa

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

II.- DESCRIPCION DE ROLES NOMBRE DEL ROL:

ESPECIALISTA DE SISTEMAS E INFORMATICA

OBJETIVOS DEL ROL: Responsable del mantenimiento y monitoreo de la red: switches, routers, firewalls, etc. Asignación de direcciones IP, asignación de protocolos de ruteo, configuración de tablas de ruteo, así como, configuración de autenticación y autorización de los servicios. RESPONSABILIDADES: 

Participa en el diseño de los planos del evento y en la determinación de la infraestructura tecnológica necesaria para el desarrollo y ejecución del evento.  Participa en la instalaciones de la infraestructura TI  Realiza pruebas finales de implementación del servicio de redes y comunicaciones.  Dar soporte técnico continúo a las operaciones de la infraestructura en todas las etapas del evento. FUNCIONES:  Asegurar y monitorear la seguridad del centro de servicio.  Instalaciones de controladores y ajustes de las computadoras y/o impresoras.  Monitorear servidores, switches, firewalls; planear y dar soporte para asegurar la alta disponibilidad de la red.  Mantenimiento de servidores, filtros de seguridad y configuración de antivirus. NIVELES DE AUTORIDAD: 

Ninguno

Reporta a:

Consultor TIC

REQUISITOS DEL ROL: CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES:

EXPERIENCIA:

OTROS:

Configuración de Redes, conectividad, infraestructura, wireless, routing, switches, antivirus Capacidad de Liderazgo Responsable Capacidad de Análisis, Síntesis Trabajo en Equipo Comunicativo Organizado, Metódico Experiencia mínima de 2 años como profesional específica o relacionada en soporte de Data Center. Inglés Intermedio Profesional dispuesto a asumir los desafíos y a cumplir con los objetivos.

Página 85 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

VI.-CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO Administrador de Redes informará al equipo de TIC sobre las medidas de protección de la información, control de alertas de seguridad, y el plan de contingencia para mantener la continuidad del servicio de red. VII.- SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS Certificado a la excelencia por haber participado en un mega evento de manera exitosa. VII.- CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS Según las pactadas en su contrato

NOMBRE DEL ROL :

DESCRIPCIÓN DE ROLES ESPECIALISTA ELECTRICO

OBJETIVOS DEL ROL:   

Participa en la elaboración de Planos de Distribución de ambientes físicos. Participa en la instalación de la infraestructura tecnológica y TI Participa en la ejecución del evento y participa en la desinstalación del mismo

RESPONSABILIDADES:  Supervisar que la implementación de las instalaciones eléctricas sean de acuerdo a los planos elaborados  Garantizar el uso de material especializado para evitar accidentes  Controla y supervisa el funcionamiento de las instalaciones requeridas para el evento FUNCIONES: 

Ejecutar planes, programas tareas para mantener operando y/ o reparar todos los equipos eléctricos y/.o redes.

NIVELES DE AUTORIDAD:  Con respecto a la calidad, garantizar que la implementación de acuerdo a planos de las infraestructuras sean las correctas y respetando los estándares exigidos.  Con respecto al costo, requerimiento de recursos para la implementación de las instalaciones eléctricas Reporta a:

CONSULTOR TIC

REQUISITOS DEL ROL: CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES: EXPERIENCIA:

Ingeniero Eléctrico Responsable Proactivo Alta Capacidad de Análisis Trabajo en equipo Comunicativo Experiencia en el desarrollo de Planes de distribución de ambientes y de la red eléctrica para eventos de tecnología.

Página 86 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Inglés Intermedio OTROS: otros requisitos especiales tales Profesional dispuesto a asumir los desafíos como género, edad, nacionalidad, estado y a cumplir con los objetivos. de salud, condiciones físicas, etc. VI.-CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO Se formarán equipos de trabajo especializados, se capacitará constantemente al personal. VII.- SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS Certificado a la excelencia por haber participado en evento de tecnología de manera exitosa. VII.- CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS Según las pactadas en su contrato DESCRIPCIÓN DE ROLES NOMBRE DEL ROL :

ARQUITECTO

OBJETIVOS DEL ROL: 

Responsable de la elaboración de planos de distribución de los ambientes.

RESPONSABILIDADES: 

Supervisar que la implementación de los planos de distribución de los ambientes sean correctos  Asegura de que los trabajos se desarrollen respetando los estándares y normas básicas FUNCIONES:  Preparar y presentar reportes sobre las características del diseño.  Especificar la naturaleza y calidad de los materiales a utilizar NIVELES DE AUTORIDAD:  Con respecto a la calidad, garantizar que los diseños de planos de distribución de los ambientes sean las correctas y respetando los estándares exigidos.  Con respecto al costo, requerimiento de recursos para la implementación de las instalaciones eléctricas  Entrega de informes periódicos del avance de la implementación de los diseños. Reporta a:

CONSULTOR TIC

REQUISITOS DEL ROL: CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES:

EXPERIENCIA:

Arquitecto Responsable Proactivo Capacidad de Análisis Síntesis Trabajo en equipo Comunicativo Org Experiencia mayor a 8 años

Página 87 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

OTROS:

Inglés Intermedio Profesional dispuesto a asumir los desafíos y a cumplir con los objetivos. VI.-CAPACITACIÓN, ENTRENAMIENTO, MENTORING REQUERIDO

Se formarán equipos de trabajo especializados, se capacitará constantemente al personal. VII.- SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS Certificado a la excelencia por haber participado de un mega evento de manera exitosa. VII.- CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES, PACTOS, Y POLÍTICAS Según las pactadas en su contrato

Página 88 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.3.1

Desarrollo del equipo del proyecto DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO versión 1.0

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Diseño y Organización del Ragnarok LAN PARTY 2014 Virginia Laca – Consultor TIC

FECHA 28 10 2014

Angela Aliaga – Gerente Proyecto Connie Villegas – Representante Sponsor

FECHA 28 10 2014 FECHA 29 10 2014

Acciones a tomar para mejorar las habilidades y competencias del equipo del proyecto  El equipo de trabajo estará conformado por personal calificado de alto nivel con experiencia en organizaciones de eventos.  Los especialistas encargados en el diseño y organización del LAN PARTY, se encargarán de capacitar y guiar a su personal asignado, en las tareas programadas, a fin de evitar retrasos en el tiempo del proyecto.  En las reuniones programadas se fomentará la participación activa del equipo del proyecto.

Como parte del desarrollo de personal se considerará el siguiente lineamiento en la sucesión o reemplazo de cargos en el proyecto:  Es decir, el Especialista de TIC será el representante inmediato encargado, asumirá las responsabilidades del Gerente de Proyecto en caso esté se ausente de su cargo.  El Especialista de Logística asumirá el rol del Especialista de TIC, es decir, será el representante inmediato encargado, se asumir las responsabilidades del Especialista de TIC en caso esté se ausente de su cargo.

Formas de reconocimientos y recompensas que se aplican en el proyecto  Involucrar y comprometer al equipo del proyecto, utilizar la transversalidad de esta manera los miembros del equipo se apoyan y aprender las funciones de otros.  Promover el sentido de pertenencia al equipo y a los resultados.  Reconociendo y premiando el buen desempeño y el logro de las metas ( según cronograma)  Alentar el compañerismo  Celebrar las metas alcanzadas, con un compartir o un almuerzo de camarería

Página 89 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.4

Plan de Gestión de Costos PLAN DE GESTIÓN DEL COSTO versión 1.0

PROYECTO Diseño y Organización del Ragnarok LAN PARTY 2014 PREPARADO POR: Virginia Laca FECHA 22 10 2013 REVISADO POR: Ángela Aliaga FECHA 22 10 2013 APROBADO POR: Connie Villegas FECHA 23 10 2013 Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambios en el costo: Nombre Cargo Ubicación Consultor de Logística Logística (Nivel 3 - autoridad) Consultor de Comunicaciones Comunicaciones (Nivel 3 - autoridad) Consultor de TIC Tecnología de Información Gerente Proyecto Nivel 2 - autoridad Persona(s) que aprueba(n) requerimientos de cambios en costos: Nombre Cargo Ubicación Gerente de Proyecto Nivel 2 - autoridad Sponsor Nivel 1 - autoridad Razones aceptables para cambios en el Costo del Proyecto (por ejemplo: Aprobación de cambios en el alcance, incremento de costos en los materiales, etc.): Dentro del alcance del proyecto, se define como eje principal, el control y la gestión del tiempo; puesto que, el tiempo planificado como fecha de ejecución del evento, es inamovible. Como consecuencia, la gestión del tiempo del proyecto se superpone a los cambios en el costo del proyecto. Motivos que impactan en el costo del proyecto. 1. Generación de nuevos entregables, verificados por el Gerente del Proyecto y aprobados por el Sponsor (necesarios para evitar variaciones en el cronograma de la ejecución del evento). 2. Identificación de recursos adicionales, verificados por el Consultor y aprobados por el Gerente del Proyecto (variación del costo total de la actividad con un máximo del 10%). 3. Cambios en los costos unitarios, aprobados por el Gerente del Proyecto, a partir de una variación del 5% del costo unitario. 4. Modificaciones en los contratos con los proveedores, verificados y aprobados por el Gerente del Proyecto y aprobado por el Patrocinador. Describir como calcular e informar el impacto en el proyecto por el cambio en el costo Para calcular el impacto del proyecto se debe identificar la magnitud del cambio: 1. Mediante el Análisis Costo Beneficio 2. Mediante el cálculo del CPI (Índice de Rendimiento de Costo) y SPI (Índice de Rendimiento del Cronograma) Página 90 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

3. Actualización de la línea base del presupuesto 4. Determinación de los costos por cada actividad Para informar el impacto en el proyecto por el cambio de costo, se considerará lo siguiente: 1. Para informar el impacto en el proyecto, el equipo de proyecto tendrá que desagregar el costo por actividades e identificar qué actividad y de qué entregable, está afectando al cronograma del proyecto; 2. El equipo de proyecto, prepara el presupuesto y evalúa si el cambio solicitado, es mayor o igual al 10% del costo total de la actividad, de ser el caso, el equipo de proyecto comunica la solicitud de cambio al Gerente del Proyecto; 3. El Gerente del Proyecto evalúa el impacto en el cronograma por dicho cambio, si impacta entonces gestiona el control de cambios y aprueba de cambio del costo de la actividad; caso contrario, no procede el cambio. 4. Si el cambio solicitado por el equipo de proyecto es menor al 10% del costo total de la actividad e impacta en el cronograma (genera un retraso en el tiempo), entonces el Gerente de Proyecto aprueba, el cambio del costo de la actividad. 5. En caso de necesitar una ampliación mayor a 10% o menor del 20% del presupuesto del proyecto, el Especialista encargado hará las gestiones ante el Gerente de Proyecto para solicitarle el cambio del Plan de Dirección del Proyecto. 6. Para esto, el Gerente del Proyecto deberá informar el cambio a través del documento de Solicitud de Cambios, se deberá modificar el Plan de Dirección de Proyectos (Replanificar todos los planes afectados). 7. En caso de necesitar una ampliación mayor al 20% del presupuesto del proyecto, el Gerente del Proyecto, deberá coordinar una reunión con el Representante de los Patrocinadores y el equipo del Proyecto. Cambio del costo por actividad Equipo de Proyecto

Gerente del Proyecto

Análisis de costeo por actividad Preparar presupuesto de costos. Costo >= 10%

Evaluar el impacto en el cronograma Impacta

Aprueba Cambio

No procede cambio

Página 91 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Cambio de presupuesto Gerente del Proyecto

Patrocinador

Solicita ampliación del presupuesto

>=10% < 20%

Solicita cambio en el presupuesto

Gestiona reunión con el equipo de proyecto y patrocinadores

Describir como serán administrados los cambios en el costo: Niveles de escalabilidad Nivel 1: Modificaciones menores al 10 % del presupuesto del proyecto, serán gestionadas por los Consultores. Nivel 2: Modificaciones entre 10 % a 20% del presupuesto del proyecto, serán gestionadas por el Gerente de Proyectos. Nivel 3: Modificaciones mayores al 20 % del presupuesto del proyecto, serán gestionadas por el Representante de los Patrocinadores. Porcentajes acorde a lo mencionado anteriormente. El Patrocinador el Gerente de proyecto y los Consultores a cargo son los responsables de evaluar, aprobar o rechazar las propuestas de cambios en el costo, de acuerdo a los mecanismos en el punto anterior y obedeciendo el nivel de escalonamiento. Todos los cambios de costo deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de alcance, tiempo y costo. Los documentos que serán afectados o utilizados en el Control de Cambios de Costos son:  Solicitud de cambios.  Acta de reunión de coordinación del proyecto.  Plan para la Dirección del proyecto (re planificación de todos los planes que sean afectados, exceptuando el tiempo de ejecución del evento).

Página 92 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.4.1

Presupuesto

PRESUPUESTO PRESUPUESTO DE COSTO

MONTO EN NUEVOS SOLES 423,815.70

RESERVA DE GESTIÓN

15,000.00 (3.7%)

LÍNEA BASE DE COSTO

408,815.64

RESERVA PARA CONTINGENCIAS ESTIMACIONES DE PROYECTO

42,611.52 (11.6%) 366,204.12

Revisar ANEXO D: Presupuesto y ANEXO E: Curva S

Página 93 de 194

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.5

Plan de Comunicaciones Información Responsable de Requerida Público Objetivo elaborarlo Método de comunicación (Requerimiento específico de (Interesados del (Rol en el equipo de a utilizar información que necesita el proyecto a los cuales proyecto que se (escrito, email, reuniones, interesado, tiempo, costos, etc. NO se debe hacer llegar la encarga de preparar la presentación, etc.) es el medio de información, es lo información) información) que necesita)

Acta Constitución del Proyecto

Patrocinador 1. Patrocinador 2. Gerente de Proyecto

Enunciado del alcance del proyecto



Adjunto a carta

Plantilla de Acta de Inicio del Constitución del Proyecto Proyecto

Adjunto a carta

Enunciado del Alcance

1. C Reunión, e-mail

Inicio del Justificación del proyecto. proyecto y Descripción del cuando haya producto. actualizacion Entregables del es proyecto. Objetivos del proyecto (costo, cronograma, calidad)

Gerente de Proyecto 1. Consultores

Frecuencia (Mensual, quincenal, (contenido, formato, etc.) semanal,etc.) Descripción de la Comunicación

Página | 94

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

 Incluye las tres

Plan para la Dirección del Proyecto

Gerente de Proyecto

1. Patrocinador. 2. Gerente de Proyecto. 3. Equipo del proyecto

Proyecto, email

líneas base(costo, cronograma y alcance) Los planes de gestión (Plan de gestión de Requisitos, Plan de gestión de Tiempos, Plan de gestión de Costos, Plan de gestión de Riesgos, Plan de gestión de Calidad, Plan de gestión de Recursos Humanos, Plan de gestión de Comunicaciones, Plan de gestión del Alcance del proyecto, Plan de gestión de Adquisiciones)

Inicio del proyecto y cuando haya actualizacion es

Página | 95

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Solicitud de Cambios

Aprobación Solicitud de Cambios

Solicitante Autorizado

Comité de Cambios

1. Patrocinador 2. Gerente del proyecto 2.Especialista 1. Patrocinador. 2. Solicitante. 3. Gerente de

Adjunto a carta

Cada vez  Formato Solicitud de que se genere una Cambios. solicitud.

 Descripción Adjunto a carta

Proyecto. 1. Equipo del

Cronograma del Proyecto

Gerente de Proyecto

proyecto 1. Patrocinador

Calendario de Recursos

Gerente de Proyecto Especialistas

e-mail Adjunto a carta

   

1. Especialistas 2. Sponsor

Documento

Cada vez detallada del cambio que se autorizado y los genere una motivos de solicitud. aprobación. Inicio del Hitos del Proyecto proyecto y Diagrama de Gantt cuando haya Tiempo de las actualizacion actividades es Inicio del Calendario de Recursos (Personal, proyecto y Equipos, materiales, cuando haya etc) actualizacion es

Página | 96

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Presupuesto establecido

Gerente de Proyecto

1. Patrocinador 2. Gerente de

Proyecto

Adjunto a Carta Presentación

3. Especialistas

Inicio del Proyecto y  Actividades, cuando haya recursos asignados. actualizacion es

 Lista de acciones Acciones correctivas y preventivas recomendadas

Gerente de Proyecto Especialistas

Contrato de Proveedores

Especialista Logística

Conformidades de trabajos de proveedores

Informe de Estado de Proyecto

Especialista Logística

Gerente de Proyecto

1. Equipo de

Proyecto

e-mail

1. Gerente de

proyecto

Adjunto a carta

recomendadas con Inicio del proyecto y detalle de cada cuando haya una.  Plantilla de acciones actualizacion correctivas y es preventivas. Inicio del Proyecto y  Contrato de cuando haya Proveedores modificacion es

 Formato de 1. Proveedores

1. Patrocinador 2. Gerente de

proyecto

Adjunto a carta Presentación. Escrito según formato. e-mail

conformidad de trabajos de proveedores.

En cada hito del proyecto.

 Reporte en base al valor ganado.

Mensual

Página | 97

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Equipo de Proyecto

1. Gerente Informe de rendimiento en Gerente Proyecto Proyecto base al valor ganado para el 2. Equipo de Equipo de Proyecto proyecto

Presentación. Escrito según formato. e-mail

Presentación

 Indicadores de gestión.  Avance del cronograma

Semanal

Indicadores de porcentajes del valor Semanal ganado.

Página | 98

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.6

Plan de Gestión de las Adquisiciones PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES versión 1.0

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Diseño y Organización Ragnarok LAN PARTY 2014 Consultor Logística/TIC/Comunicaciones Angela Aliaga : Gerente de Proyecto Connie Villegas : Representante de los Sponsors

FECHA 05 11 13 FECHA 05 11 13 FECHA 06 11 13

PRODUCTOS/BIENES/SERVICIOS A SER ADQUIRIDOS Decisiones de compras PRODUCTO/BIEN/ SERVICIO

TIPO CONTRATACIÓN

Establecimiento en donde se llevara a cabo el evento

A Precio Firme

Seguridad para

A Precio Firme

SUPUESTOS

Empresa reconocida y con

RESTRICCIONES

1. Disponibilidad del local las fechas 11, 12 y 13 de Abril. 2. El espacio a alquilarse debe tener capacidad para levantar una infraestructura de 1,200m2 El presupuesto asignado

LÍMITES Lo que debe o no incluirse

1. Incluye estacionamiento para 15 autos.

La cantidad de personas

Página | 99

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

el evento

Servicio de limpieza durante y al final del evento Infraestructura y equipamiento para el evento

experiencia en el desarrollo de eventos. (buen prestigio)

A Precio Firme

Empresa con reconocida experiencia en el rubro. (Cartas de presentación de sus principales clientes)

A Precio Firme

Plataforma de pago virtual

A Precio Firme

Empresa reconocida y con experiencia.

Servicios de

A Precio Firme

El servicio se dará de

de seguridad de acuerdo a las puertas de acceso (2) y el número de personas que asistirán al evento. 1. La cantidad de personas de acuerdo la El presupuesto asignado cantidad de asistentes. 2. Uso de maquinaria industrial. Incluye todos los equipos 1. Disponibilidad del local las eléctricos, tecnológicos fechas 11, 12 y 13 de Abril. así como el mobiliario 2. Presupuesto asignado. definido en la planificación 1. El pago se podrá realizar con todas las 1. El presupuesto asignado. tarjetas de crédito. 2. Certificado de Seguridad 2. Convertidor de para las transacciones. divisas El presupuesto asignado

1. Personal de soporte –

Página | 100

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

enlace dedicado a internet

manera continua sin interrupciones (monitoreo constante)

Infraestructura tecnológica

A Precio Firme

Merchandising

A Precio Firme

Los equipos tecnológicos (routers, servidores) soportaran las PCs y equipos de comunicación que se han definido para el evento. Cumplimiento del plan de medios (difusión)

RECURSOS PARA LAS ADQUISICIONES Miembros del equipo involucrados en los procesos de adquisiciones PRODUCTO/BIE ROL/CARGO N/SERVICIO (Rol en el proyecto/Cargo en la organización) Establecimiento en donde se Consultor de Logística llevara a cabo el evento Seguridad para Consultor de Logística el evento

durante el desarrollo del evento.

El presupuesto asignado

1. Equipos de reemplazo para cubrir una falla en el desarrollo del evento. 2. Personal de soporte.

El presupuesto asignado

FUNCION/RESPONSABILIDAD (Aquellas que correspondan al proceso de adquisiciones) 1. Identificar empresas de acuerdo a las definiciones de compra por cada producto/servicio. 2. Elaborar las bases del concurso 3. Realizar la convocatoria del concurso. 4. Recepcionar las propuestas. 5. Realizar la evaluación de las propuestas.

Página | 101

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Servicio de 6. Definir el ganador y otorgar la buena pro limpieza durante 7. Desarrollar el contrato con el proveedor. Consultor de Logística y al final del 8. Realizar el cierre de la contratación. evento Infraestructura y equipamiento Consultor de Logística para el evento Plataforma de Consultor de TIC pago virtual Servicios de enlace dedicado Consultor de TIC a internet Infraestructura Consultor de TIC tecnológica Merchandising Consultor de Comunicaciones PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES Definición de los procedimientos que se usarán en el proyecto y los que procedimientos se usarán en el Área Logística (o equivalente) de la empresa que ejecuta (el comprador) EN EL PROYECTO EN LA ORGANIZACIÓN A. Definición de Compras: se definen las Se aplica el mismo procedimiento aplicado en la organización. contrataciones a realizarse e información general de lo que se requiere (componentes a adquirir), se definen los criterios de evaluación de los proveedores como

Página | 102

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

son:     

Plazo de entrega Costo del servicio Disponibilidad del servicio Experiencia e historial del postor Acreditaciones.

B. Elaboración de los documentos del concurso: elaboración de las bases donde se explica y solicita los alcances del servicio (requerimientos técnicos y comerciales), el plazo de la prestación y los costos (forma de pago). C. Concurso: se realizará la convocatoria al concurso brindando las bases para la posterior presentación de las propuestas. Se debe considerar lo siguiente:  Para la contratación del alquiler del local, se realizará un cronograma de visitas para revisar si los locales cumplen con lo solicitado.  Para las otras contrataciones se solicitaran Cartas de Referencia de clientes actuales. Si los postores tuvieran consultas respecto a las bases, se consignará un buzon de correo donde los

Página | 103

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

postores podrán enviarlas, se responderán en una fecha única.Se fijará una fecha en la cual los postores enviaran sus propuestas vía correo y en un sobre cerrado a una dirección. D. Evaluación: se realiza la apertura de las propuestas y evaluación de las mismas de acuerdo a los criterios indicados en la definición de las compras. E. Otorgamiento de la buena pro: Se realiza la celebración del contrato. F. Desarrollo de la contratación: Se desarrolla el servicio y/o contratación de acuerdo a lo estipulado en el contrato, se realiza la supervisión al cumplimiento. G. Cierre: Se genera el Acta de Conformidad del servicio y cierre de aspectos administrativos.

Página | 104

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Servicio de enlace dedicado a internet 60Mbps versión 1.0 PROYECTO Diseño y Organización del LAN PARTY 2014 PREPARADO POR: Consultor TIC FECHA 05 11 2013 REVISADO POR: FECHA 05 11 2013 Angela Aliaga: Gerente de Proyecto APROBADO POR: FECHA 05 11 2013 Connie Villegas: Representante de los Patrocinadores. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO Información general y resumida sobre el proyecto (antecedentes, objetivos, etc.) El proyecto consiste en el diseño, planificación y desarrollo del evento ―LAN Party 2014‖, a realizarse del 11 al 13 de Abril en el Hotel Maria Angola, ubicado en el distrito de Miraflores, en la ciudad de Lima, cuenta con espacio suficiente para albergar a 3200 personas, espacio para zonas de descanso, para acampar, espacios para actividades, stands de tiendas, fabricantes, sponsors, entre otros. Se contará con un sitio web que permita difundir a la comunidad de gamers y posibles visitantes, sobre el evento, plazo de las inscripciones, método de pago y realizar las reservas. Existen dos modalidades de participación al evento, la primera es adquirir el boleto denominado ―BYOC ―(Bring your own Computer) que permitirá reservar un espacio para tu equipo, la segunda opción es adquirir el boleto ―Normal‖ que permite participar con las consolas. El sitio web constará de dos zonas, una pública, (informativa) y otra de acceso restringido (sólo para reservas). El evento será divido en cuatro grupos de actividades: Competencias, Conferencias y talleres, Concursos, Otras Actividades. Infraestructura, se contará con una instalación eléctrica robusta, segura y fiable que soporte una demanda eléctrica de estas dimensiones, y la red LAN (Local Area Network) con enlace dedicado de 60 MB de velocidad para que los participantes puedan utilizarla. Los servidores contarán con redundancia a fin de garantizar la robustez de los datos y estarán formados por equipos potentes capaces de cubrir la demanda que los asistentes generan. Se alberga distintos tipos de servicios, como navegación, FTP, juegos online. ALCANCE DEL PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR Características y funcionalidades del Producto/Bien/Servicio que se requiereSe requiere contratar el servicio de Acceso Dedicado a Internet para el evento LAN Party. El ancho de banda considerado para dicho acceso a internet es de 60 MB. Se requiere un servicio de Antivirus y Antispam. Página | 105

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Especificaciones Técnicas a) Los enlaces deberán ser simétricos 1:1 (ancho de banda Download igual al Upload) b) Los enlaces deberán ser dedicados (Overbooking 1:1 o 100% garantizado) c) El servicio de Internet deberá comprender acceso y uso irrestricto de todos los protocolos TCP/IP. d) El servicio deberá incluir la provisión de equipos WAN y routers nuevos (sin uso) y que estén tecnológicamente vigentes. e) El tipo de interfaz para la conexión LAN por cada enlace deberá ser FastEthernet RJ45. f) Ragnarok proveerá los tomacorrientes, energía estabilizada, Patch Panel, Patch cords, el switch LAN donde se conectará el router del proveedor, fluido eléctrico permanente y estabilizado, UPS, ambiente adecuado, 10 unidades de rack dentro de un gabinete, bandeja metálica y sistemas de protección a tierra necesarios (medición menor a 5 ohms), para los equipos que sean instalados por el proveedor del servicio. g) El servicio deberá incluir herramientas de monitoreo vía Web (previa autenticación) que le permita al personal de Gaming Service visualizar el consumo del tráfico entrante/saliente (en Kbps) y estadísticas de cada enlace, así como parámetros que permitan ver el correcto funcionamiento de los routers y enlaces. h) La disponibilidad del enlace deberá ser como mínimo de 99.90 % i) El costo del servicio debe incluir la configuración del puerto de comunicaciones en los equipos del proveedor y el alquiler del router. j) Los postores deberán presentar un diagrama de la arquitectura de la solución (interconexiones, redes, protocolos, etc.); todo lo cual a través de ese detalle quedará automáticamente incluido en el precio total cotizado. k) Asignación de al menos 100 direcciones IP’s públicas. l) Contar con el servicio de cuarentena. m) Emplear análisis de contenido de los mensajes para el bloqueo de virus o spam. Calidad del servicio Los servicios deberán estar disponibles las 24 horas del día. La disponibilidad de los servicios será como mínimo de 99.90%. El postor deberá garantizar la seguridad de sus redes y sistemas de información ante intrusiones de cualquier tipo que puedan afectar la imagen del LAN Party. Atención de llamadas ante averías Se entenderá por avería a una interrupción parcial o total del servicio, así como a una disminución en la calidad del mismo. Toda actividad o provisión de bienes que tenga que ejecutar el postor adjudicado para subsanar la avería serán sin costo alguno para Gaming Service y se solucionará máximo en 1 hora Se entenderá por Tiempo de Subsanación, al tiempo transcurrido entre la comunicación al proveedor de la existencia de una avería, por parte de Gaming Service y la subsanación de la misma a su satisfacción. El postor adjudicado deberá indicar asignar a un personal especializado que se encargará de dar soluciones a las averías durante los 3 días de ejecución del evento. El postor adjudicado deberá garantizar el profesionalismo, responsabilidad y conocimientos Página | 106

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

técnicos de su personal. Así mismo deberá contar con el equipamiento necesario para solucionar los problemas técnicos que se presenten.

REQUISITOS DE TIEMPO Y PRECIO Fechas o hitos importantes respecto al producto a adquirir y precio máximo ofertado. Plazo de instalación El plazo de instalación y/o implementación será de 15 días calendario como máximo, el mismo que será contado a partir del día siguiente de suscrito el contrato. Vigencia y ejecución del contrato El plazo de ejecución contractual será de un mes, contados a partir del día siguiente de concluida la instalación y/o implementación. Valor Referencial asciende a S/. 16.050,00 (Dieciséis mil cincuenta nuevos soles), incluido los impuestos de ley y cualquier otro concepto que incida en el costo del servicio. El valor referencial ha sido calculado al mes de septiembre de 2013. DESGLOSE DE TRABAJO DEL PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR Entregables del producto/bien/servicio esperados CRITERIO(s) DE REQUISITO ENTREGABLE ACEPTACIÓN Conexión a Servicio disponible 24 Acta de instalación del internet. 10 horas enlace Principal Tiempos de atención Herramientas de (monitoreo de la monitoreo vía web intensidad de conexión) Seguridad de las Servicio disponible 24 conexiones de red. horas sin intrusiones

FECHA 04

14

Estadísticas de tiempo atención.

13

04

14

Acta de instalación de los firewalls

13

04

14

Servicio de Mantenimiento y Limpieza para el evento LAN Party 2014 versión 1.0 PROYECTO Diseño y Organización del LAN PARTY 2014 PREPARADO FECHA 05 11 2013 Consultor Logística POR: REVISADO POR: Angela Aliaga: Gerente de Proyecto FECHA 05 11 2013 APROBADO FECHA 05 11 2013 Connie Villegas : Representante de los POR: Patrocinadores. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROYECTO Información general y resumida sobre el proyecto (antecedentes, objetivos, etc.) El proyecto consiste en el diseño, planificación y desarrollo del evento ―LAN Party 2014‖, a realizarse del 01 al 03 de noviembre en la Villa Deportiva Nacional, ubicado en el distrito de San Luis, en la ciudad de Lima, cuenta con espacio suficiente para albergar a 1600 personas, espacio para zonas de descanso, para acampar, espacios para actividades, Página | 107

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

stands de tiendas, fabricantes, sponsors, entre otros. Se contará con un sitio web que permita difundir a la comunidad de gamers y posibles visitantes, sobre el evento, plazo de las inscripciones, método de pago y realizar las reservas. Existen dos modalidades de participación al evento, la primera es adquirir el boleto denominado ―BYOC ―(Bring your own Computer) que permitirá reservar un espacio para tu equipo, la segunda opción es adquirir el boleto ―Normal‖ que permite participar con las consolas. El sitio web constará de dos zonas, una pública, (informativa) y otra de acceso restringido (sólo para reservas). El evento será divido en cuatro grupos de actividades: Competiciones ,Conferencias y talleres, Concursos, Otras Actividades Infraestructura, se contará con una instalación eléctrica robusta, segura y fiable que soporte una demanda eléctrica de estas dimensiones, y la red LAN (Local Area Network) con enlace dedicado de 60 Mbps de velocidad para que los participantes puedan utilizarla. Los servidores contarán con redundancia a fin de garantizar la robustez de los datos y estarán formados por equipos potentes capaces de cubrir la demanda que los asistentes generan. Se alberga distintos tipos de servicios, como navegación, FTP, juegos online. ALCANCE DEL PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR Características y funcionalidades del Producto/Bien/Servicio que se requiereLimpieza integral de un área de 1,200m2 con una capacidad de 3200 personas. La prestación del servicio debe proporcionar: material necesario para la limpieza de ambientes, equipos de limpieza y personal calificado en las cantidades necesarias para el aforo especificado. El trabajo a realizarse se divide en 2 etapas: Durante el desarrollo del evento: es necesaria la permanencia de personal debidamente uniformado e identificado, que se encargue del mantenimiento y limpieza de las distintas áreas, desarrollando las siguientes actividades: Limpieza y desinfección de sanitarios  Desempolvado de muebles  Barrido y trapeado de pisos  Limpieza de área común  Limpieza de gradas  Limpieza de auditorios  Descargue de basura de tachos  Limpieza de tachos de basura Finalización del evento: Recojo, Saneado y desinfección de toda el área en donde se llevara a cabo el evento, de tal forma que sea entregado tal y como se recibió y retiro de todos los desechos obtenidos durante y finalizado el evento. Técnicas: Prestación de servicios integrales de limpieza y mantenimiento, dirigida principalmente a empresas particulares y estatales, comunidades de vecinos, pequeños negocios, empresas de construcción y grandes clientes. Página | 108

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Uso de maquinaria industrial para la limpieza, principalmente en aquellas destinadas a la limpieza de diferentes superficies como terrazo, pavimentos etc. Uso de material reciclable y de insumos de libre toxicidad para el ser humano y medio ambiente. Uso de maquinaria de limpieza para reducir el consumo de energía y para que se puedan reciclar gran parte de los consumibles utilizados. Personal cualificado con experiencia de mínimo 5 años. Certificación: La entidad prestadora del servicio debe contar con la certificación ISO 9001:2008. Experiencia: La entidad prestadora del servicio debe contar con experiencia reconocida en el mercado de 10 años y haber participado en al menos 2 eventos de gran magnitud tipo conciertos con aforo mayor al de 1000 personas. Otros: Habilitado en Sunat y sin deudas existentes Excepciones: La limpieza y mantenimiento del área de cafetería y stands de venta contratados no serán parte de esta solicitud ya que cada proveedor se encargara del mantenimiento y limpieza de su respectiva área durante la ejecución del evento. REQUISITOS DE TIEMPO Y PRECIO Fechas o hitos importantes respecto al producto a adquirir y precio máximo ofertado. Plazo: Los días 11,12 y 13 de abril del 2014 Costo presupuestado: 18,000 nuevos soles DESGLOSE DE TRABAJO DEL PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR Entregables del producto/bien/servicio esperados CRITERIO(s) DE REQUISITO ENTREGABLE ACEPTACIÓN Limpieza y mantenimiento de Áreas comunes del Acta de Instalación del 10 las áreas comunes evento 100% limpias. servicio del evento. Supervisión del Estadísticas del estado Auditorías 13 servicio de las áreas comunes.

FECHA

04

14

04

14

Página | 109

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.6.1

Criterios de evaluación CRITERIOS DE EVALUACIÓN Versión 1.0

PROYECTO PREPARADO POR:

Diseño y Organización del LAN PARTY 2014 FECHA 05 11 2013 Consultor de Logística/TIC/Comunicaciones FECHA 05 11 2013 Angela Aliaga FECHA 05 11 2013 Connie Villegas

REVISADO POR: APROBADO POR:

PROCESO DE ADQUSICIÓN (PRODUCTO/BIEN/SERVICIO A ADQUIRIR) Descripción del proceso de adquisición El proceso inicia con la definición de los componentes, a partir de ello se elaboran las bases del concurso (licitación) donde están especificados todos los requerimientos, los postores entregan sus propuestas económicas y técnicas para ser evaluadas, se selecciona al proveedor, se desarrolla el contrato y se cierra el proceso de adquisición. CUADRO DE EVALUACIÓN TÉCNICA Procedimiento de evaluación técnica de las propuestas RELACIONADOS AL PROVEEDOR (AA% =A+B+C+D+E) Criterios relacionados con las características del vendedor (experiencia general, cartera de clientes, capacidad financiera, etc.) ENTREGABLE VALOR Documento que certifica el CRITERIO PESO RANGOS TOTAL RANGO grado de cumplimiento del criterio de evaluación Experiencia General

Contar con la infraestructura, equipos y herramientas

1.0

2.0

Cartera de Clientes 1.0

100%

50%

0 – 30% 30 – 70% 70 – 100%

0 – 30% 30 – 70% 70 – 100%

0.5

Fecha de creación de la empresas

60% 1.2

Acta de Conformidad del entrega de Equipos

0.2

Cartas de Referencias de Clientes Actuales.

20%

TOTAL AA

1.9 Página | 110

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Suma de totales de cada criterio, para el proveedor evaluado RELACIONADOS A LAS COMPETENCIAS (BB%=F+G+H+I+J) Criterios relacionados con los recursos que tiene el vendedor (Personal, certificaciones, experiencia específica, etc.) ENTREGABLE VALOR Documento que certifica el CRITERIO PESO RANGOS TOTAL RANGO grado de cumplimiento del criterio de evaluación Calificación del personal

3.0

Cumplimiento de normas de seguridad y prevención de riesgos.

2.0

0 – 30% 30 – 70% 70 – 100% 0 – 30%

30 – 70% 70 – 100%

70% 2.1

Currículo Vitae del personal.

ISO 2008 : 9001 70%

1.4

TOTAL BB Suma de totales de cada criterio, para el proveedor evaluado

3.5 RANGOS

VALOR RANGO 0 – 30%

RELACIONADOS CON LA PROPUESTA (CC%=K+L+M+N+O) 30 – 70% CRITERIO

PESO

Cumplimiento de los plazos

8.0

Precio

6.0

Calidad

7.0

TOTAL 70 – 100% 0 – 30% 30 – 70% 70 – 100% 0 – 30% 30 – 70% 70 – 100%

80% 6.4

Contrato de Servicio

4.2

Contrato de Servicio

5.6

Certificación ISO 9001:2008 Plan de Calidad de la Empresa

70%

80%

30 – 70% 70 – 100%

ENTREGABLE Documento que certifica el grado de cumplimiento del criterio de evaluación

CÁLCULO DEL PUNTAJE TÉCNICO Procedimiento de cálculo para determinar el puntaje técnico del vendedor

Página | 111

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

PUNTAJE TÉCNICO = 1.9 + 3.5 +16.2 = 21.6 (Mismo criterio de evaluación para los todos los proveedores) Servicio : Servicio de Internet CÁLCULO DEL PUNTAJE ECONÓMICO Procedimiento para la evaluación económica del vendedor Py = 2 (PMOE) – (Oy/Om) x PMOE 0.93 = 2 (100%) – (16,000/15,000) x 100% Donde: Py Oy Om PMOE

= = = =

0.93 S/. 16,000 S/. 15,000 100%

CÁLCULO DEL PUNTAJE TOTAL Procedimiento para la evaluación económica del vendedor PUNTAJE TOTAL = PUNTAJE TÉCNICO x YY% + PUNTAJE ECONÓMICO x ZZ% 0.93(50%)+21.6(50%) = 11.26 CÁLCULO DEL PUNTAJE TÉCNICO Procedimiento de cálculo para determinar el puntaje técnico del vendedor PUNTAJE TÉCNICO = 1.9 + 3.5 +16.2 = 21.6 (Mismo criterio de evaluación para los todos los proveedores) Servicio : Plataforma de Pagos CÁLCULO DEL PUNTAJE ECONÓMICO Procedimiento para la evaluación económica del vendedor Py = 2 (PMOE) – (Oy/Om) x PMOE 0.75 = 2 (100%) – (10,000/8,000) x 100% Donde: Py Oy Om PMOE

= = = =

0.75 S/. 10,000 S/. 8,000 100%

CÁLCULO DEL PUNTAJE TOTAL Procedimiento para la evaluación económica del vendedor PUNTAJE TOTAL = PUNTAJE TÉCNICO x YY% + PUNTAJE ECONÓMICO x ZZ% 0.75(50%)+21.6(50%) = 11.18

Página | 112

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.7

Plan de Gestión de la Calidad PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Versión 1.0

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL ―RAGNAROK LAN PARTY 2014‖ Consultor TIC FECHA Gerente de Proyectos FECHA Representantes de los Sponsors FECHA

24 24 25

10 10 10

13 13 13

GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO (Descripción de cómo se van a aplicar los procesos de gestión de calidad del proyecto. Herramientas a emplear, normativas, reglamentos, responsables, áreas de aplicación, etc.) PLANIFICAR LA CALIDAD (Explicar y sustentar cómo se ha elaborado el presente plan de gestión de calidad) El presente Plan se ha elaborado, considerando la Política de Calidad de Gaming Service(Empresa Ejecutora), su Metodología de Desarrollo de LAN Party Versión 3.1 y las normas del Estado. Política de Calidad de Gaming Service: Asegurar a la comunidad de videojuegos y tecnología, patrocinadores y participantes en general, la plena satisfacción de los servicios ofrecidos durante el LAN Party, ofreciendo servicios de calidad, lo que significa:  Cumplir los requisitos acordados con los patrocinadores.  Cumplir el cronograma del evento, asignando al personal idóneo.  Cumplir con el presupuesto acordado, para el evento.  Cumplir con la disponibilidad de la red de datos y servidores en forma continua sin interrupciones.  Garantizar el soporte técnico necesario, asignando a un personal profesional. La política de calidad se implementa a través de los procedimientos de Aseguramiento y Control de Calidad

de la

Página | 113

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Metodología de Desarrollo de LAN Party versión 3.1, la cual está enfocada a cumplir con los requisitos acordados con la comunidad de videojuegos y tecnología, patrocinadores y participantes en general, así como, mejorar continuamente la eficacia de la organización del ―RAGNAROK LAN Party‖.

REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD (Explicar cómo se va a realizar el proceso de aseguramiento de calidad) El aseguramiento de la calidad se realizará ejecutando Auditorías a los procesos. Para las revisiones de procesos se verificará el cumplimiento de los procedimientos descritos en la Metodología de Desarrollo de LAN Party versión 3.1. Estas revisiones se realizarán por el Responsable de Aseguramiento de la Calidad mediante auditorías pre-programadas. Para éste proyecto, se han definido 5 auditorias : - Auditoría 1: Planeamiento del Proyecto - Auditoría 2: Diseño del Evento - Auditoría 3: Desarrollo del Evento - Auditoría 4: Ejecución del evento (Puesta en Marcha) - Auditoria 5: Seguimiento del Evento En caso que se generen observaciones importantes o productos no conformes en alguna de éstas auditorías, el Responsable de Aseguramiento de la Calidad programará auditorías adicionales para confirmar la implantación de las acciones correctivas sugeridas en cada auditoría.

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD Para el Control de Calidad se realizará Checklists definidos en la Metodología de Desarrollo de LAN Party versión 3.1. Dicha metodología tiene establecido los siguientes checklists:

Página | 114

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

o o o o o o

Requisitos Funcionales y No Funcionales y sus respectivos criterios de aceptación (Planeamiento) Proceso de contratación de bienes y servicios (Diseño) Sistema de Acreditaciones y website (Desarrollo) Implementación de la Red LAN (Desarrollo) Pruebas (Desarrollo/Ejecución) Proceso nivel de satisfacción de clientes (Ejecución/Seguimiento)

Con la ejecución de este plan se supervisará que los principales entregables cumplan con los estándares definidos para el proyecto. Las pruebas a ejecutar se muestran detalladamente en las Especificaciones de Pruebas del Documento: Desarrollo del Evento.

NORMAS DE CONTROL DE CALIDAD El proyecto y sus entregables deberán cumplir con las siguientes normas: -

Normas:  Decreto Supremo N° 003-2013-JUS Reglamento de Ley N° 29733 Protección de Datos Personales  Decreto Supremo Nº 066-2007-PCM Reglamento de Inspecciones Técnicas de Seguridad en Defensa Civil  Resolución Ministerial Nº 246-2007-PCM ―Aprueban uso obligatorio de la Norma Técnica Peruana ―NTPISO/IEC 17799:2007 EDI. Tecnología de la Información. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de información. 2ª Edición en todas las entidades integrantes del Sistema Nacional de Informática a NTP-ISO/IEC 17799:2007 EDI, referencia al capítulo 11.2.1. Registro de Usuario  Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 12207:2006. Tecnología de la Información. Procesos del ciclo de vida del software. 2ª Edición, referencia al capítulo 5.4.4 Soporte al usuario.  Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC-TR 15271:2007. Tecnología de la información. Guía para la NTPISO/IEC 12207, referencia al capítulo 5.4.4 Soporte al usuario.  Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 : 2008

-

Metodología de Desarrollo de LAN Party Versión 3.1.

Página | 115

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos



La Metodología de Desarrollo de LAN Party versión 3.1, se aplicará en la medida que no se contradiga con el marco normativo del Estado Peruano. REALIZAR MEJORAMIENTO CONTINUO (Explicar cómo se va a realizar el proceso de mejoramiento continuo) La organización debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, identificando dónde se puede realizar la mejora continua, haciendo las propuestas que se estime necesarias. Se debe llevar a cabo las siguientes acciones durante el desarrollo y ejecución del proyecto: a) b) c) d) e)

Análisis del desempeño de la programación para la ejecución del evento Análisis de la aplicabilidad de las normativas de control Analizar las incidencias y no conformidades relacionadas con los proveedores Establecer un sistema para conocer las reclamaciones, opiniones y sugerencias de los clientes para ser analizadas. Análisis de las acciones correctivas adoptadas.

Este proceso se realizará considerando los siguientes procedimientos: -

Identificar las oportunidades de mejora mediante el análisis de los problemas presentados durante la revisión (checklist) de las auditorías realizadas, o problemas presentados durante el desarrollo del evento. Se elabora un informe con los hallazgos presentados para presentarlo al Responsable del Aseguramiento de Calidad.

-

Se selecciona los principales problemas, e identifica a los responsables de cada área para que analice y desarrollo de una acción de mejora. Esto debe ser comunicado al Responsable del Aseguramiento de Calidad.

-

Se cuantifica las acciones de mejora, se evalúan las acciones propuestas a seguir, se plantean posibles alternativas de solución. Se determina si las acciones correctivas requieren realizar una Solicitud de Cambio, esto debe ser aprobado por el Gerente del Proyecto.

-

Se determina las acciones que se implementaran, se asigna el responsable para desarrollar e implementar la acción.

Página | 116

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

- Verifica las acciones realizadas, su aplicación y los resultados obtenidos. - Se comunica las acciones de mejora al equipo del proyecto, y sus resultados. EJECUCIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCESOS PROCEDIMIENTOS RECURSOS (Procesos de desarrollo de (Procedimientos que se aplican a los (Recursos necesarios para desarrollar la producto a los cuales se aplica un procesos para realizar la gestión de calidad gestión de la calidad) proceso de gestión de calidad) ) 

Cronograma de Actividades Las desviaciones en las fechas de inicio y fin de las actividades y los hitos, así como su duración (salvo en el caso de los hitos).



Presupuesto o Las desviaciones en los costes estimados para las actividades y el proyecto completo.

Dirección del Proyecto

Gerente de proyecto

o El porcentaje de uso del fondo de reserva para contingencias. 

Diseño del Evento



Gestión de Recursos Humanos o Las sobreasignaciones del personal del proyecto. Responsable del Aseguramiento de Procedimiento de normas del Calidad. cumplimiento de las normas (buenas

Página | 117

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

   Desarrollo del Evento

 

 Ejecución del evento (Puesta en  Marcha)  



Seguimiento





prácticas) para el aseguramiento de la calidad en el diseño del evento. Procedimiento de reglamentación. Procedimiento de contrataciones. Procedimiento de normas de control de calidad para el diseño del evento Procedimiento de contrataciones Responsable de Control de Calidad Procedimiento de pruebas preliminares sobre aspectos de Seguridad Física, Eléctrica y de Comunicaciones

Procedimiento de reglamentación. Procedimiento de contrataciones. Procedimiento de pruebas Procedimiento de atención incidencias

Responsable de Control de Calidad de

Procedimiento de recolección de información de nivel de satisfacción de los participantes y usuarios del evento Procedimiento de revisión de incidencias Responsable de Control de Calidad ocurridas y maneras de mejorar/evitar dichas incidencias (Lecciones Aprendidas) Procedimiento de revisión de gastos financieros.

Página | 118

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO (Descripción de cómo se van a aplicar los procesos de gestión de calidad del proyecto. Herramientas a emplear, normativas, reglamentos, responsables, áreas de aplicación, etc.) ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (Elaborar un organigrama del proyecto relacionado a la funciones de calidad. Es distinto al organigrama del proyecto)

Gerente de Proyecto

Responsable del Aseguramiento de la Calidad

Responsable de Control De Calidad CONSULTOR TIC

CONSULTOR LOGISTICA ROLES Y RESPONSABILIDADES (Roles y responsabilidades relacionados a los procesos y procedimientos de gestión de calidad) ROLES

A

Gerente de Proyecto

X

C

RESPONSABILIDADES -

Aprobar la política de calidad definida para el Proyecto. Dispone las acciones necesarias para asegurar la difusión, conocimiento y entendimiento de la Política de la Calidad entre todo el equipo del LAN Party

Página | 119

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Responsable del Aseguramiento de Calidad

X

X -

Responsable de Control de Calidad.

X -

Realiza la revisión del Sistema de Gestión de Calidad para evaluar el cumplimiento y dispone mejoras que sean necesarias. Responsable de implementar el proceso de gestión de cambios. Apoyar al Gerente de Proyecto a definir, difundir y mantener la política de calidad y los principios de gestión de la calidad. Apoyar a la toma de acciones para la correcta implantación y el cumplimiento de los requisitos internos derivados del Sistema de Gestión de la calidad. Asegurar que todos los componentes de los interesados en la organización de LAN Party conocen los requisitos del cliente. Asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al Sistema de Gestión de la calidad. Realizar las auditorías internas. Coordinar las acciones derivadas para la corrección de las no conformidades. Coordinar los mecanismos de participación del personal: equipos de mejora, sugerencias Coordinar las acciones formativas derivadas del estudio de las necesidades de formación. Promover la activa participación de los involucrados en el diseño y mejora de los procedimientos del LAN Party. Promover la prevención. Responsable del aseguramiento de la calidad en el proceso de capacitación definidos en la Metodología de Desarrollo de LAN Party versión 3.1 Verificar que se cumpla los procesos de Control de la Calidad usando la Metodología de Desarrollo de LAN Party versión 3.1 Controlar la documentación generada de las iniciativas de mejoras a la Metodología y proponerlas al grupo de mejora de procesos. Controlar los avances del desarrollo del LAN Party Administrar la documentación de los reportes de los resultados de la satisfacción de los clientes Mantener la documentación de las Normas Técnicas del Estado Peruano Mantener el registro de los Checklist

Página | 120

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.8

Plan de Gestión del Riesgo PLAN DE GESTIÓN DEL RIESGO versión 1.0 DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL RAGNAROK LAN PARTY 2014 Virginia Laca Rivera : Consultor de TIC FECHA 02 11 2013

PROYECTO PREPARADO POR: REVISADO Ángela Aliaga Urquiaga: Gerente del FECHA 04 11 2013 POR: Proyecto APROBADO Ángela Aliaga Urquiaga: Gerente del FECHA 04 11 2013 POR: Proyecto Descripción de la metodología de gestión del riesgo a ser usada: Alcances El plan de gestión de riesgos usará los procedimientos y estándares que tiene la organización. El plan de respuesta a los riesgos será aprobado por el Gerente del Proyecto antes de la ejecución. El equipo del proyecto estará a cargo de la identificación, priorización y seguimiento de riesgos. El equipo de gestión de riesgos encargado de implantar el plan de respuesta a determinado riesgo, está integrado por el Consultor TIC y el Consultor de Logística. Debe identificarse al menos 3 riesgos positivos. Se revisará el status del Plan de Respuesta a los riesgos en la reunión mensual de control de avance. Herramientas Para identificar riesgos: 1) Tormenta de ideas 2) Análisis causal (Análisis de causa raíz) 3) Análisis de supuestos Para priorizar riesgos: 1) Juicio de expertos Plan de respuesta a los riesgos: Se usaran las estrategias para amenazas (Evitar, transferir, mitigar y aceptar) y para oportunidades (Explotar, compartir, mejorar y aceptar). Para cuantificar la probabilidad e impacto de los riesgos identificados, se utilizarán la Matriz de probabilidad e impacto y la Matriz de Escalas de Impacto estándar de la organización. Fuentes de Datos Base de datos de proyectos anteriores e información especializada del área de aplicación que se puede conseguir en el mercado Lecciones aprendidas de proyectos anteriores Recomendaciones de expertos de la organización en análisis de riesgos Roles y responsabilidades: Gerente de Proyectos: Responsable de seguimiento y control de los riesgos así como de la ejecución de las acciones. Página | 121

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Representante de Sponsor: Responsable de aprobar las reservas de contingencia y de autorizar la ejecución de las acciones. Equipo de dirección del proyecto (Consultor TIC: Encargado de identificar riesgos y contribuir con la elaboración del plan de respuesta al riesgo). 6.9.1

Identificación de Riesgos IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS – TORMENTA DE IDEAS versión 1.0

PROYECTO

DISEÑO Y ORGANIZACIÓN DEL RAGNAROK LAN PARTY 2014

PREPARADO POR:

Virginia Laca Rivera : Consultor de TIC

REVISADO POR:

Ángela Aliaga Urquiaga: Gerente del Proyecto

FACILITADO POR:

Connie Villegas Vassallo: Patrocinador

PARTICIPANTES

Virginia Laca Rivera Ángela Aliaga Urquiaga Connie Villegas Vassallo

LUGAR: ENTREGABLE:

Sala de Reuniones - Gaming Service

Riesgo Identificado Debido a que solo se podrán conectar equipos que cuenten con antivirus con licencias actualizadas, se podría incrementar la demanda de Antivirus, lo que generaría un incremento en las ventas de los suministros de antivirus de los sponsor

Probabilidad de Ocurrencia

60%

FECH A

02

11

201 3

FECH A

04

11

201 3

FECH A

04

11

201 3

Grado de Impacto

Acciones propuestas

¿Identificado por?

40%

EXPLOTAR Proponer a los sponsor vender antivirus el día del evento

VL

Debido a la escasa oferta Página | 122

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

de locales que cumplan con el espacio y ubicación requerida, se podría modificar el alcance del proyecto, lo que generaría la búsqueda de un emplazamiento alternativo y podría afectar a la planificación del resto del proyecto Debido a que no está incluido una revisión de los planos por un experto en electricidad, podría ocasionar un sobrecalentamiento en los conductores de luz, ocasionando un incendio, lo que provocaría daños personales y materiales Debido a que no está incluido una revisión de los planos por un experto en electricidad, podría ocurrir una caída del suministro eléctrico, lo que provocaría la paralización de las actividades a realizarse en el evento Debido a la instalación de un Firewall y al bloqueo de las entradas de puerto USB, podría disminuir las averías en los servidores por infecciones de virus y amenazas on line, lo cual garantizaría el funcionamiento de los servidores al 99% de su

40% 80%

MITIGAR Presentar por lo menos tres alternativas de locales para realización el evento

40%

80%

TRANSFERIR Adquirir un seguro

30%

80%

MITIGAR

30%

80%

MITIGAR

AA

CV

CV

VL

Página | 123

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

rendimiento Debido a que no se implementaron medidas de seguridad informática, podría ocurrir un ataque contra la seguridad del sistema informático, lo que ocasionaría la vulneración de la integridad de los datos de los participantes Debido a que no se consideró un procedimiento de seguridad para el control de las acreditaciones, podría causar suplantaciones de los participaciones o ingresos a áreas no autorizadas, lo que generaría problemas en el control de acceso e insatisfacción de los participantes Debido a una inadecuada señalización de salidas de emergencia, podría causar pánico en los participantes, por la búsqueda de una salida de escape, lo que generaría accidentes Debido a que no se efectuaron la pruebas técnicas, según procedimiento, podría ocurrir una caída del servicio internet y/o problemas con servidores,

40%

20%

30%

30%

50%

MITIGAR Implementar medidas seguridad informática

de

VL

60%

MITIGAR Comunicar a los participantes sobre las normas de seguridad del evento

VL

80%

MITIGAR Solicitar asesoría de un consultor de temas de seguridad

AA

60%

MITIGAR Contratar servicios de internet que brinden plan de contingencia en caso de caída de

VL

Página | 124

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

lo que provocaría la paralización del evento Debido a que la inexperiencia en la contratación sobre TI, podría generar una incorrecta selección de los proveedores de infraestructura tecnológica, lo que generaría retrasos en la inauguración del evento Lan Party Debido a que es un evento abierto al público, podría ocurrir robos de equipos y pertenencia de los participantes, lo que generaría la presentación de reclamos e insatisfacciones por parte de los participantes y asistentes al evento

Debido a que el evento se difundió en redes sociales, podría incrementar la participación de extranjeros mayor al esperado, lo que generaría mayores ingresos, por el incremento en las ventas de entradas para la participación a las competencias. Debido a que este es un evento conocido a nivel internacional, se podría contar con la participación de extranjeros de habla

servicios

20%

80%

20%

60%

60%

40%

40%

60%

MITIGAR Definir acuerdos de nivel de servicios y penalidades en caso de incumplimiento, Contratar personal con experiencia en compras de servicios TI, MITIGAR Definir procedimientos de seguridad de pertenencias, Alquilar Lockers (con moneda) para que los participantes se responsabilicen que guardar sus pertenencias EXPLOTAR Contratar un local con más espacio, contratar sitios y puntos de conexión de red adicionales, que permitan la participación de más asistentes

EXPLOTAR

AA

CV

AA

VL

Página | 125

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

diferente a la hispana, lo que generaría descontento de dichos participantes al no entender el idioma en el que se desarrolla el evento Debido a un movimiento telúrico intenso, podría causar pánico en lo participantes, lo que generaría la suspensión de evento Debido a la carga de trabajo usual de los expositores, conferencistas, podría cancelar sus exposiciones, lo que generaría retrasos en el proyectos

30%

30%

10%

40%

ACEPTAR Formar un comité de seguridad y programar simulacros antes del evento MITIGAR Programar actividades que puedan suplantar las exposiciones como exposiciones virtuales, videos relacionados

CV

VL

Página | 126

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.9.2

Plan de Respuesta a los Riesgos PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS Nombre del Proyecto: Preparado por:

Diseño y Organización de Lan Party 2014 Virginia Laca – Consultor TIC

Fecha:

02.11.2013

Enunciado del Riesgo

evento incierto 1. RIESGOS TÉCNICOS RBS

Causa

1.1 Requisitos Debido al requisito N° 25 del Reglament o del LAN Party: Solo se podrán conectar 1.1.1 equipos que cuenten con antivirus con licencias actualizad as, caso contrario

Podría incrementarse la demanda de Antivirus

Impacto

Se generaría un increment o en las ventas de los suministr os de antivirus de los sponsor en un 10%, por ende mejoraría la utilidad esperada en un

Grado del impact o

Probabilida d de Ocurrencia

Número de prioridad de riesgo

A

B

AxB

Dueño

Respuesta

Estrategia Acción

EXPLOTAR Contar con el stock suficiente de antivirus en los stands de ventas

0.3

0.6

0.24

Consultor TI

Entregable

Nuevo grado del impacto C

Nuevo Nueva número probabili de dad de priorida ocurrenc d del ia riesgo D CxD

Copia Sunat o boletas de Comproban tes de pago

0.6

0.8

Página | 127

0.48

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

podrán adquirir las licencias de Norton Antivirus versión 2013 en los stands de exhibición

25% (15 $) por cada antivirus adicional que se venda

torizados

1.3.1

Debido a la escasa oferta de locales que cumplan con el espacio y ubicación requerida

Podría modificarse el alcance del proyecto (espacios stands, costos, capacidad de aforo, accesos, entre otros)

Se generaría la búsqueda de un emplaza miento alternativ o y podría afectar a la planificaci ón del resto del proyecto

0.8

0.4

0.32

Consultor Logística

MITIGAR Proformas Se debe con las tener mínimo propuestas. 3 propuestas de emplazamien tos que tengan las mismas característica s que el emplazamien to principal para así evitar el periodo de búsqueda.

0.8

0.1

0.08

Consultor Logística

TRANSFERI R Adquirir un Seguro de Responsabili dad Civil Extracontract ual para el

0.2

0.4

0.08

1.4 Desempeño y Fiabilidad

1.4.1

Debido a que no está incluido una revisión de los planos por un

Podría ocasionar un sobrecalentam iento en los conductores, ocasionando un incendio

Provocarí a daños personale sy materiale s, mala reputació n en la

0.8

0.4

0.32

Póliza del seguro por un valor de 1 millón de dólares

Página | 128

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

experto en electricida d

1.4.2

Debido a que no está incluido una revisión de los planos por un experto en electricida d

Podría ocurrir una caída del suministro eléctrico

prensa, un serio desconte nto entre los participan tes y el increment o del costo del proyecto Provocarí a la paralizaci ón de las actividad es a realizarse en el evento

evento.

0.8

0.3

0.24

Consultor Logística

MITIGAR Contratar los servicios de mínimo 2 grupos electrógenos que permita continuar las actividades en 30 minutos como tiempo máximo de reposición de la energía

Contratos con empresas que alquilen los grupos electrógeno s

0.2

0.3

0.06

0.05

0.03

1.5 Calidad

1.5.1

Debido a la instalación de un Firewall y al bloqueo de las entradas de puerto USB

Podría disminuir las averías en los servidores por infecciones de virus y amenazas on line

Garantiza ría el funciona miento de los servicios de red e internet en un 99%

0.8

0.3

0.24

MITIGAR Contratar servicios complement arios, de Consultor TI monitoreo de los servidores y servicios web.

Acuerdo de nivel de servicio donde se especifiq ue los alcance del monitoreo .

0.6

Página | 129

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

1.5.2

1.5.3

1.5.4

Debido a que no se implement aron medidas de seguridad informátic a

Lo que ocasionar ía la vulneraci ón de la integridad de los datos de los participan tes Debido a Podría causar Lo que que no se suplantaciones generaría consideró de los problema un participaciones s en el procedimi o ingresos a control de ento de áreas no acceso e seguridad autorizadas insatisfac para el ción de control de los las participan acreditacio tes nes

Debido a una inadecuad a señalizaci ón de salidas de emergenci a

Podría ocurrir un ataque contra la seguridad del sistema informático (hackeo)

Podría causar pánico en los participantes, por la búsqueda de una salida de escape

Lo que generaría accidente s entre los participan tes

MITIGAR Implementar medidas de seguridad informática 0.5

0.6

0.8

0.4

0.2

0.3

0.2

0.12

0.24

Consultor TI

MITIGAR Informar a los participantes sobre las normas de seguridad Consultor TI para el manejo de sus credenciales; así como las sanciones por un mal uso. MITIGAR Contratar servicio de evaluación Consultor de riesgos Logística por Defensa Civil.

Informe de Vulnerabil idades a nivel Perimetra le Interno.

0.2

0.4

0.08

0.2

0.2

0.04

0.3

0.1

0.03

Reglame nto de seguridad del evento.

Informe de riesgos físicos.

Página | 130

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

1.5.5

Podría ocurrir Lo que una caída del provocarí servicio a la internet y/o paralizaci problemas con ón del evento y Debido a queservidores no se efectuaron la generar pruebas técnicas, según insatisfac procedimiento ción a los participan tes

2 EXTERNOS 2.1 Terceros Debido a que la inexperie ncia en la 2.1.1 contratac ión sobre TI, por parte de Logística

Podría generar una incorrecta selección de los proveedores de infraestructu ra tecnológica

Lo que generarí a retrasos en la inaugur ación del evento Lan Party Debido a Podría Lo que que es ocurrir robos generarí un de equipos y a la evento pertenencia present abierto al de los ación de 2.1.2 público participantes reclamo s por parte de los participa ntes, y

0.6

0.8

0.6

0.3

0.2

0.2

0.18

0.16

0.12

MITIGAR Contratar un proveedor de internet que brinde Consultor TI servicios de contingencia, un plazo previamente establecido y validado.

MITIGAR Definir acuerdos de nivel de Consultor servicio y Logística penalidad es en caso de incumplim iento. MITIGAR Definir procedimi entos de seguridad Consultor , Logística advirtiend o a los participan tes de los cuidados

Contrato con proveedo r de servicios especializ ado.

Acuerdo de nivel de servicio s por cada proveed or.

Procedi miento de filtros para ingreso de participa ntes

0.5

0.1

0.05

0.4

0.1

0.04

0.4

0.1

0.04

Página | 131

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

que no vuelvan a asistir a un próximo evento

de sus pertenenc ias.

Lo que generarí a mayores ingresos , por el increme nto en las ventas de entrada s para la participa ción a las compete ncias. Debido a Se podría Lo que que este contar con la generarí es un participación a evento de descont 2.3.2 conocido extranjeros ento de a nivel de habla dichos internaci diferente a la participa onal hispana ntes al no

EXPLOTAR Contar con sitios y puntos de conexión de red adicionales en un 20%, Consultor de respecto al Comunicacion total de es participantes.

Contrato con prestador es de los servicios respectiv os

EXPLOTAR Contar con una página Consultor de web bilingüe: Comunicacion españoles inglés. Contratar traductores inglés-

Página web, Contrato de traductore sy material de señalizaci

2.3 Mercado Debido que el evento se difundió en redes sociales (faceboo k, twiter, 2.3.1 entre otros)

Podría generar un aforo de participantes extranjeros mayor al esperado

0.3

0.6

0.6

0.4

0.24

0.24

0.6

0.6

0.36

0.2

0.4

0.08

Página | 132

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

entende r el idioma en el que se desarroll a el evento: desde el reglame nte, condicio nes, señales, confere ncias, etc 2.5 Clima/Entorno Natural Debido a Podría un causar movimie pánico en lo nto participantes telúrico intenso. 2.5.1

españolinglés y señalización en los dos idiomas.

Lo que generarí a la suspens ión de evento 0.3

0.3

0.09

ACEPTA R Formar un comité de seguridad y programa r simulacro s antes del evento. Al inicio del evento informar a

ón

Plan de Activida des Antes, Durante y Despué s de un Sismo y Cartilla informati va para los participa ntes.

0.3

0.1

Página | 133

0.03

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

los participan tes de las medidas a tomar en caso de emergenc ia. 3 3.1 Dependencias del Proyecto 3.1.1 3.2 Recursos Debido a podrían lo que la carga cancelar su generarí de cátedra a trabajo retrasos usual en en el este tipo proyecto de profesion ales (confere 3.2.1 ncistas, ponentes ), que les demanda viajes para presenta rse en eventos internaci

0.3

0.1

0.04

MITIGAR Programa r actividade s que puedan suplantar las Consultor exposicio de nes como Comunicac exposicio iones nes virtuales, videos relaciona dos

Videos (3) especial izados en el tema

0.2

0.1

Página | 134

0.02

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

onales.

Página | 135

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.9.3

Definición de escalas de impacto para cuatro objetivos del proyecto

Condiciones Definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo sobre los Principales Objetivos del Proyecto Se muestran escalas relativas o numéricas Objetivo del Proyecto Cumplir con el presupuesto estimado S/. 1, 125,342.97 nuevos soles (Costo) Organizar el LAN Party 2013 en un plazo no mayor a seis meses (Tiempo)

Muy bajo / 0.10

Bajo / 0.20

Moderado / 0.30

Alto / 0.60

Muy alto / 0.80

Aumento de costo insignificante

Aumento del costo < 10%

Aumento del costo del 10-20%

Aumento del costo del 20-40%

Aumento del costo > 40%

Aumento de tiempo insignificante

Aumento del tiempo < 5%

Aumento del tiempo del 5-10%

Aumento del tiempo Aumento del tiempo del 10 - 20% > 20%

El elemento terminado del Áreas de alcance proyecto es principales afectadas efectivamente inservible Asegurar la El elemento Sólo las La reducción de la disponibilidad de los Degradación de la Reducción de la terminado del aplicaciones muy calidad requiere la servicios de red e calidad apenas calidad inaceptable proyecto es exigentes se ven aprobación del internet a un 99.87% perceptible para el patrocinador efectivamente afectadas patrocinador (Calidad) inservible Esta tabla presenta ejemplos de definiciones de impacto de los riesgos para cuatro objetivos del proyecto diferentes. Estos deben adaptarse al proyecto individual y a los umbrales de riesgo de la organización en el proceso Planificación de la Gestión de Riesgos. Las definiciones del impacto pueden desarrollarse para las oportunidades de forma similar. Contar con la participación minima de 1,000 personas (Alcance)

Disminución del alcance apenas apreciable

Áreas de alcance secundarias afectadas

Reducción del alcance inaceptable para el patrocinador

Página | 136

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.9.4

Matriz de Probabilidad e Impacto

Matriz de Probabilidad e Impacto

Amenazas

Probabilidad

Oportunidades

0.80

0.08

0.16

0.24

0.48

0.64

0.64

0.48

0.24

0.16

0.08

0.60

0.06

0.12

0.18

0.36

0.48

0.48

0.36

0.18

0.12

0.06

0.50

0.05

0.10

0.15

0.30

0.40

0.40

0.30

0.15

0.10

0.05

0.40

0.04

0.08

0.12

0.24

0.32

0.32

0.24

0.12

0.08

0.04

0.30

0.03

0.06

0.09

0.18

0.24

0.24

0.18

0.09

0.06

0.03

0.20

0.02

0.04

0.06

0.12

0.16

0.16

0.12

0.06

0.04

0.02

0.10

0.01

0.02

0.03

0.06

0.08

0.08

0.06

0.03

0.02

0.01

0.10

0.20

0.30

0.60

0.80

0.80

0.60

0.30

0.20

0.10

Impacto (escala de relación) sobre un objetivo (por ejemplo, costo, tiempo, alcance o calidad) Cada riesgo es clasificado de acuerdo con su probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre un objetivo en caso de que ocurra. Los umbrales de la organización para riesgos bajos, moderados o altos se muestran en la matriz y determinan si el riesgo es calificado como alto, moderado o bajo para ese objetivo.

Página | 137

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.9

Plan de Gestión de la Integración FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIO

PROYECTO: Diseño y Organización LAN PARTY 2014 SOLICITADO Consultor de Logística POR: REVISADO POR: Gerente de Proyectos

Versión 2.0 FECHA 05

11

2013

FECHA 06

11

2013

CAMBIO

Adición de la contratación de seguros : Multiriesgo y Responsabilidad Civil

NÚMERO ETAPA

001-003 Gestión del Proyecto (planificación)

ENTREGABLE

Realización de Contratos (Seguros)

1. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO DE CAMBIO La contratación de una póliza de seguros multiriesgo que tenga cobertura ante cualquier incidente (incendio, inundaciones, derrumbe, etc), y una póliza de responsabilidad civil terceros que cubra a los participantes y al staff del evento durante el desarrollo del evento. 2. JUSTIFICACIÓN La contratación se realiza para salvaguardar y asegurar la integridad de los participantes durante el desarrollo del evento. 3. IMPACTO DE NO IMPLEMENTAR EL CAMBIO Al ser un evento masivo, y de alto riesgo (múltiples conexiones eléctricas) de ocurrir un incidente la organización tendría que asumir los costos de reparación, y adicional a ello la imagen de los auspiciadores se vería afectada perjudicando los próximos auspicios LAN PARTY. 4. IMPACTO SOBRE PROYECTO REQUISITOS / LÍNEA BASE AFECTADA ALCANCE REQUISITOS

TIEMPO

COSTO

x

CALIDAD

X

X Prevención de los accidentes durante el desarrollo del evento. DETALLE DE IMPACTO

COSTO: El impacto en el costo es la prima a pagarse por la contratación de la póliza multiriesgo - esto se traduce en un porcentaje (2.00 %) de la valorización de los equipos, mobiliario e infraestructura en general. (US$5,000.00) La póliza de responsabilidad civil es una prima fija (US$ 2,000)

Página | 138

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

EL incremento total en el presupuesto : US$ 7,000.00 CALIDAD: La prevención (aseguramiento) ante cualquier incidente que se pueda presentar, teniendo un plan de acción (contingencia) como respuesta. CLASIFICACIÓN CAMBIO MAYOR

X

CAMBIO MEDIO

CAMBIO MENOR

5. APROBACIÓN ACEPTADO (Firma) AUTORIZADO POR:

RECHAZADO (Firma) GERENTE DE PROYECTO

FECHA

05 11 2013

6. RELACIÓN DE ANEXOS

FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIO PROYECTO: SOLICITADO POR: REVISADO POR:

Versión 2.0

Diseño y Organización LAN PARTY 2014 FECHA 06 11 2013 Consultor de Logística Gerente de Proyectos

FECHA 06 11 2013

CAMBIO

Incluir un concesionario de comida (snacks) en el evento.

NÚMERO ETAPA

003-004 Gestión del Proyecto (planificación)

ENTREGABLE

Contratación de Concesionario de Comida

1. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO DE CAMBIO La contratación de concesionario de comida para el evento. 2. JUSTIFICACIÓN La contratación se realiza para poder brindarles snacks/bebidas a los asistentes al evento, debido al número de horas que permanecerán es necesario contar con este servicio. 3. IMPACTO DE NO IMPLEMENTAR EL CAMBIO Los participantes permanecerán en el evento varias horas por ello tendrán necesidades que debemos cubrir (comida y bebida) de esa manera evitamos que tengan que abandonar el evento.

Página | 139

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

El impacto de no proporcionar este servicio sería que los participantes deban retirarse para poder buscar lo anteriormente indicado. 4. IMPACTO SOBRE PROYECTO REQUISITOS / LÍNEA BASE AFECTADA ALCANCE

TIEMPO

REQUISITOS

COSTO

CALIDAD

X Asegurar la permanencia de los participantes DETALLE DE IMPACTO

COSTO: Se brindará al concesionario el espacio para que brinden el servicio (no habrá cargo) CLASIFICACIÓN CAMBIO MAYOR

X

CAMBIO MEDIO

CAMBIO MENOR

5. APROBACIÓN ACEPTADO (Firma) AUTORIZADO POR:

RECHAZADO (Firma) GERENTE DE PROYECTO

FECHA 21 10 2013

6. RELACIÓN DE ANEXOS

FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIO

Versión 2.0

PROYECTO:

Diseño y Organización LAN PARTY 2014

SOLICITADO POR:

Consultor de Logistica

FECHA 25 10 2013

REVISADO POR:

Gerente de Proyectos

FECHA 25 10 2013

CAMBIO

Realización de sorteos de equipos (sponsors) a los participantes

NÚMERO ETAPA

004-004 Gestión del Proyecto (planificación)

ENTREGABLE

Realización de sorteos de equipos para los participantes

Página | 140

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

1. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO DE CAMBIO

Realización de sorteos de equipos (sponsors) a los participantes para fidelizarlos a las marcas. 2. JUSTIFICACIÓN

Obtener la fidelización y motivación de los participantes por medio de los sorteos de equipos de las marcas (sponsors). Incentivar a la participación en las diferentes actividades. 3. IMPACTO DE NO IMPLEMENTAR EL CAMBIO Los participantes no tendrán motivación para participar, y no podrán conocer las marcas participantes en el evento. 4. IMPACTO SOBRE PROYECTO REQUISITOS / LÍNEA BASE AFECTADA ALCANCE

X TIEMPO

COSTO

CALIDAD

REQUISITOS DETALLE DE IMPACTO COSTO: Se brindará al concesionario el espacio para que brinden el servicio (no habrá cargo) CLASIFICACIÓN CAMBIO MAYOR

X

CAMBIO MEDIO

CAMBIO MENOR

5. APROBACIÓN ACEPTADO (Firma) RECHAZADO (Firma) AUTORIZADO FECHA 21 10 2013 GERENTE DE PROYECTO POR:

6. RELACIÓN DE ANEXOS

FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIO PROYECTO: SOLICITADO

Versión 2.0

Diseño y Organización LAN PARTY 2014 FECHA 21 10 2013 Consultor de Logística Página | 141

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

POR: REVISADO POR:

CAMBIO NÚMERO ETAPA ENTREGABLE

FECHA 21 10 2013

Gerente de Proyectos

Adición de la contratación de alquiler de lockers para guardar pertenencias de los participantes. 002-004 Gestión del Proyecto (planificación) Contratación de Alquiler de Lockers para guardar pertenencias de asistentes

1. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO DE CAMBIO La contratación del alquiler de cuatro módulos lockers (48) para que los asistentes al evento puedan guardar sus pertenencias, facilitándoles su participación en el evento. 2. JUSTIFICACIÓN La contratación se realiza para prevenir cualquier robo/hurto, y facilitarles la participación a los asistentes en el evento con mayor comodidad. Se le brinda una alternativa a los participantes para guardas sus pertenencias, mediante la utilización de lockers de moneda, donde el mismo participante es el responsable de la seguridad de sus objetos personales, ofrecer está alternativa a los participantes, se verá reflejado en la buena imagen de la organización del LAN PARTY lo que nos beneficiará con más participantes el próximo año, por las alternativas de seguridad que se le brinda para que puedan disfrutar del evento con mayor comodidad. 3. IMPACTO DE NO IMPLEMENTAR EL CAMBIO Al ser un evento masivo, y de alta concurrencia por temas de seguridad mediante el uso de lockers se minimiza la oportunidad de hurto/robo, se les pide a los asistentes ingresar sin bolsas ni paquetes. El impacto de no proporcionar una alternativa a los participantes, es el incremento de quejas de los participantes, por temas de seguridad. 4. IMPACTO SOBRE PROYECTO REQUISITOS / LÍNEA BASE AFECTADA ALCANCE REQUISITOS

TIEMPO X

COSTO

X CALIDAD

X

Lockers de 20 cajas alto 93 cm, ancho 60 cm, fondo 45 cm DETALLE DE IMPACTO

Página | 142

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

COSTO: El impacto en el costo es de la garantía y alquiler de lockers por el periodo de duración del evento. EL incremento total en el presupuesto: S/. 35,000.00 por 5 lockers de 20 cajas. CALIDAD: Se logrará la aceptación durante la Fase de desarrollo del evento, reducción de quejas por parte de los participantes, con relación a temas de seguridad. CLASIFICACIÓN CAMBIO MAYOR

X

CAMBIO MEDIO

CAMBIO MENOR

5. APROBACIÓN ACEPTADO (Firma) RECHAZADO (Firma) AUTORIZADO FECHA 21 10 2013 GERENTE DE PROYECTO POR: 6. RELACIÓN DE ANEXOS

FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIO PROYECTO: SOLICITADO POR: REVISADO POR:

Versión 2.0

Diseño y Organización Ragnarok LAN PARTY 2014 FECHA 21 10 2013 Consultor de Logística Gerente de Proyectos

FECHA 21 10 2013

CAMBIO

Pago de entradas en el evento.

NÚMERO ETAPA

002-005 Ejecución de evento

ENTREGABLE

Implementación de un módulo de venta de entradas

1. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO DE CAMBIO La implementación de un módulo de entradas ubicado en la puerta del evento conformado por 2 cajeros que atiendan en horario de 8 am a 8 pm para participantes a torneos 2. JUSTIFICACIÓN La implementación se realiza para vender entradas a aquellos interesados que deseen participar en los torneos y no pudieron comprar sus entradas vía web y así facilitarles su participación. 3. IMPACTO DE NO IMPLEMENTAR EL CAMBIO Página | 143

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

De no implementarlo podríamos no llegar al 30% previsto de incremento de participantes al evento. 4. IMPACTO SOBRE PROYECTO REQUISITOS / LÍNEA BASE AFECTADA ALCANCE X TIEMPO COSTO X CALIDAD REQUISITOS DETALLE DE IMPACTO COSTO: El impacto en el costo es de 7,000 n.s adicionales por la implementación del módulo más el personal requerido ALCANCE: Satisfacción de los nuevos participantes y poder llegar al 30% de incremento de participantes en las competencias. CLASIFICACIÓN CAMBIO MAYOR

X

CAMBIO MEDIO

CAMBIO MENOR

5. APROBACIÓN ACEPTADO (Firma)

RECHAZADO (Firma) X FECHA 21 10 2013 GERENTE DE PROYECTO

AUTORIZADO POR:

6. RELACIÓN DE ANEXOS

LECCIONES APRENDIDAS SOBRE DIRECCIÓN DEL PROYECTO CÓDIGO/NÚMERO … PROYECTO: GERENTE: PREPARADO POR:

Diseño y Organización de LAN PARTY 2014 Angela Aliaga Gerente de Proyecto FECHA 23 10

13

DENOMINACIÓN PARA LA LECCIÓN APRENDIDA: Incremento de presupuesto de contingencia (12%) GRUPO DE PROCESOS:

Inicio

Planeamiento X Ejecución

S/C

Cierre

1. PROCESO ESPECÍFICO DE LA GERENCIA DE PROYECTO (Proceso de la gerencia de proyectos, del PMBOK®2008, que se está evaluando) Gestión de Proyectos (Planificación): Gestión del costo

Página | 144

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

2. TÉCNICA/HERRAMIENTA EVALUADA (Técnica o herramienta indicada en el proceso que se está evaluando) Juicio Experto – Información histórica de eventos anteriores. 3. EVENTO OCURRIDO (Qué fue lo ocurrido, cuáles fueron las causas, quienes participaron, reacciones y efectos inmediatos) En el Lan Party 2012 hubo una mala definición del cálculo porcentual de la contingencia (10%), en donde se usó el total presupuestado. 4. RESULTADO O IMPACTO DEL EVENTO OCURRIDO (Cómo afecta el incidente ocurrido a los objetivos del proyecto) Porcentaje de incremento de presupuesto mayor al previsto 5. ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA Y RESULTADO ESPERADO (Estrategias, actividades o coordinaciones, entre otras, realizadas para atender dicho evento y resultado esperado) Tener un mejor cálculo del presupuesto base y considerar un porcentaje del 12%.para el tratamiento de las contingencias. 6. RESULTADO OBTENIDO DE LA ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA (Resultado real obtenido) Los resultados obtenidos han sido satisfactorios ya que se ha tenido una holgura prudente del gasto de la contingencia respecto a lo presupuestado. 7. LECCIÓN APRENDIDA (Descripción de lo aprendido respecto a la técnica o herramienta y el proceso de gestión) Darle una mayor holgura al presupuesto de contingencia así como tratar de presupuestar con el mayor desglose posible, de tal forma que se tome en cuenta todo aquello que genere gasto. 8. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN ESTE PROYECTO (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en lo que resta del proyecto) Las acciones correctivas se consideran para la realización de eventos similares en un futuro. 9. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN OTROS PROYECTOS (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en otros proyectos de la organización) En el próximo LAN PARTY, en eventos desarrollados en provincias 10. QUIÉN(ES) DEBE(N) SER INFORMADO(S) SOBRE LA LECCIÓN APRENDIDA (Interesado(s) principal(es) a quien(es) se debe informar sobre la lección aprendida)

Página | 145

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Alta Dirección Otro (indicar)

G. Proyecto x

x

Equipo

x

Organización

Sponsor

11. CÓMO ESTA LECCIÓN APRENDIDA DEBERÍA SER DIFUNDIDA (marcar las que apliquen) (A través de qué medio se debe difundir esta lección) E-mail

Intranet / WebPage

Otro (indicar)

x

FAQ

CINFO

Reuniones

RELACIÓN DE ANEXOS (si aplica)

LECCIONES APRENDIDAS SOBRE DESARROLLO DEL PRODUCTO CÓDIGO/NÚMERO PROYECTO: GERENTE: PREPARADO POR:

Diseño y Organización del LAN PARTY 2014 Ángela Aliaga Consultor TIC FECHA 23 10 13

DENOMINACIÓN PARA LA LECCIÓN APRENDIDA: Contratación de soporte técnico presencial. FASE DEL PROYECTO:

Inicio

Planeamiento

Ejecución X

S/C

Cierre

1. PROCESO ESPECÍFICO PARA EL DESARROLLO O ELABORACIÓN DE UN PRODUCTO O ENTREGABLE Contrataciones de proveedores 2. TÉCNICA/HERRAMIENTA EVALUADA (Técnica o herramienta indicada en el proceso que se está evaluando) Juicio Experto y experiencia de otros Lan Party 3. EVENTO OCURRIDO (Qué fue lo ocurrido, cuáles fueron las causas, quienes participaron, reacciones y efectos inmediatos) Los contratos celebrados contemplaban personal de soporte via telefónica o virtual para dar soluciones inmediatas a los problemas de caídas de internet. 4. RESULTADO O IMPACTO DEL EVENTO OCURRIDO (Cómo afecta el incidente ocurrido a los objetivos del proyecto) Página | 146

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Retrasos en las actividades del evento, se creó malestar de los participantes, se tuvieron reclamos y la imagen del evento se vio afectada. Insatisfacción de los asistentes. 5. ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA Y RESULTADO ESPERADO (Estrategias, actividades o coordinaciones, entre otras, realizadas para atender dicho evento y resultado esperado) Los contratos efectuados deben contemplar el soporte técnico de manera presencial minimizando tiempos de respuesta. 6. RESULTADO OBTENIDO DE LA ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA (Resultado real obtenido) Responder ante averías de manera inmediata de tal forma que se asegure la continuidad del servicio de internet para la satisfacción de los participantes. 7. LECCIÓN APRENDIDA (Descripción de lo aprendido respecto a la técnica o herramienta y el proceso de gestión) Las acciones correctivas se consideran para la realización de eventos similares en un futuro y para la contratación de otros servicios a fin de evitar retrasos de actividades y malestares de los participantes. 8. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN ESTE PROYECTO (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en lo que resta del proyecto) Para la contratación de otros proveedores en donde se necesite soporte técnico. 9. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN OTROS PROYECTOS (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en otros proyectos de la organización) En el próximo LAN PARTY, en eventos desarrollados en provincias 10. QUIÉN(ES) DEBE(N) SER INFORMADO(S) SOBRE LA LECCIÓN APRENDIDA (Interesado(s) principal(es) a quien(es) se debe informar sobre la lección aprendida) Alta Dirección

G. Proyecto

x

Equipo

X Organización

Otro (indicar)

11. CÓMO ESTA LECCIÓN APRENDIDA DEBERÍA SER DIFUNDIDA (marcar las que apliquen) (A través de qué medio se debe difundir esta lección) E-mail Otro (indicar)

Intranet / WebPage x

FAQ

x

CINFO

x

Reuniones

Página | 147

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

LECCIONES APRENDIDAS SOBRE DESARROLLO DEL PRODUCTO PROYECTO: GERENTE: PREPARADO POR:

CÓDIGO/NÚMERO … Diseño y Organización del LAN PARTY 2014 Ángela Aliaga Consultor TIC FECHA 23 10 13

DENOMINACIÓN PARA LA LECCIÓN APRENDIDA: Contratación de dos operadores de internet para el evento. FASE DEL PROYECTO:

Inicio

Planeamiento

Ejecución X

S/C

Cierre

1. PROCESO ESPECÍFICO PARA EL DESARROLLO O ELABORACIÓN DE UN PRODUCTO O ENTREGABLE Contrataciones de proveedores 2. TÉCNICA/HERRAMIENTA EVALUADA (Técnica o herramienta indicada en el proceso que se está evaluando) Juicio Experto 3. EVENTO OCURRIDO (Qué fue lo ocurrido, cuáles fueron las causas, quienes participaron, reacciones y efectos inmediatos) Caída del servicio de internet debido a la sobrecarga de tráfico de la red, insuficiencia del ancho de banda para sostener la continuidad y operatividad del servicio de internet. Sólo se contrató a un solo operador para que nos brinde el servicio de internet. Los participantes no tuvieron continuidad en los juegos/competencias que venían desarrollando. 4. RESULTADO O IMPACTO DEL EVENTO OCURRIDO (Cómo afecta el incidente ocurrido a los objetivos del proyecto) Se creó un malestar de los participantes, se tuvieron reclamos y la imagen del evento se vio afectada. Insatisfacción de los asistentes. 5. ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA Y RESULTADO ESPERADO (Estrategias, actividades o coordinaciones, entre otras, realizadas para atender dicho evento y resultado esperado) Contratar un segundo proveedor que brinde servicios de internet, sectorizando el servicio por áreas de juego. 6. RESULTADO OBTENIDO DE LA ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA

Página | 148

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

(Resultado real obtenido) Asegurar la continuidad del servicio de internet para la satisfacción de los participantes. 7. LECCIÓN APRENDIDA (Descripción de lo aprendido respecto a la técnica o herramienta y el proceso de gestión) Las acciones correctivas se consideran para la realización de eventos similares en un futuro a fin de evitar sobrecargas en la red. 8. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN ESTE PROYECTO (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en lo que resta del proyecto)

9. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN OTROS PROYECTOS (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en otros proyectos de la organización) En el próximo LAN PARTY, en eventos desarrollados en provincias 10. QUIÉN(ES) DEBE(N) SER INFORMADO(S) SOBRE LA LECCIÓN APRENDIDA (Interesado(s) principal(es) a quien(es) se debe informar sobre la lección aprendida) Alta Dirección

G. Proyecto

x

Equipo

X Organización

Otro (indicar)

11. CÓMO ESTA LECCIÓN APRENDIDA DEBERÍA SER DIFUNDIDA (marcar las que apliquen) (A través de qué medio se debe difundir esta lección) E-mail

Intranet / WebPage

Otro (indicar)

x

FAQ

x

CINFO

x

Reuniones

RELACIÓN DE ANEXOS ANEXO 1

(si aplica) Contrato de Americatel (Anexo ―B‖)

LECCIONES APRENDIDAS SOBRE DIRECCIÓN DEL PROYECTO CÓDIGO/NÚMERO …

Página | 149

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

PROYECTO:

Diseño y Organización del LAN PARTY 2014

GERENTE:

Ángela Aliaga

PREPARADO POR: Consultor Logística

FECHA 04 11 14

DENOMINACIÓN PARA LA LECCIÓN APRENDIDA: Planificación del tiempo de Contrataciones GRUPO DE PROCESOS:

Inicio

Planeamiento X Ejecución

S/C

Cierre

1. PROCESO ESPECÍFICO DE LA GERENCIA DE PROYECTO (Proceso de la gerencia de proyectos, del PMBOK®2008, que se está evaluando) Planificación de tiempos para la Gestión de Proyectos (Contrataciones): Contratación de proveedores, ampliación de los plazos. 2. TÉCNICA/HERRAMIENTA EVALUADA (Técnica o herramienta indicada en el proceso que se está evaluando) Juicio Experto – Información histórica de eventos anteriores. 3. EVENTO OCURRIDO (Qué fue lo ocurrido, cuáles fueron las causas, quienes participaron, reacciones y efectos inmediatos) Los concursos para las contrataciones de los servicios fueron realizados con los tiempos justos por lo mismo no se tuvieron muchas opciones y disponibilidad para las fechas del evento, esto afecto en cierta forma en el presupuesto ya que se perdió el poder de negociación ya que nuestra prioridad es poder cumplir con nuestro cronograma. 4. RESULTADO O IMPACTO DEL EVENTO OCURRIDO (Cómo afecta el incidente ocurrido a los objetivos del proyecto) Se ve afectado la calidad del evento, y el presupuesto asignado5. ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA Y RESULTADO ESPERADO (Estrategias, actividades o coordinaciones, entre otras, realizadas para atender dicho evento y resultado esperado) Las acciones correctivas se consideran para la realización de eventos similares en un futuro. 6. RESULTADO OBTENIDO DE LA ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA (Resultado real obtenido) Se obtuvieron mayores opciones de proveedores, se tuvo tiempo para la negociación de sus propuestas y poder cumplir con los plazos de pruebas y en el desarrollo del evento.

Página | 150

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

7. LECCIÓN APRENDIDA (Descripción de lo aprendido respecto a la técnica o herramienta y el proceso de gestión) Las acciones correctivas se consideran para la realización de eventos similares en un futuro. 8. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN ESTE PROYECTO (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en lo que resta del proyecto) Si se incluyera una nueva contratación(nuevo proceso de adquisiciones) 9. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN OTROS PROYECTOS (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en otros proyectos de la organización) En el próximo LAN PARTY, en eventos desarrollados en provincias 10. QUIÉN(ES) DEBE(N) SER INFORMADO(S) SOBRE LA LECCIÓN APRENDIDA (Interesado(s) principal(es) a quien(es) se debe informar sobre la lección aprendida) Alta Dirección

G. Proyecto

x

Equipo

X Organización

Otro (indicar)

11. CÓMO ESTA LECCIÓN APRENDIDA DEBERÍA SER DIFUNDIDA (marcar las que apliquen) (A través de qué medio se debe difundir esta lección) E-mail

Intranet / WebPage

Otro (indicar)

x

FAQ

x

CINFO

X

Reuniones

RELACIÓN DE ANEXOS (si aplica) ANEXO 1 LECCIONES APRENDIDAS SOBRE DIRECCIÓN DEL PROYECTO CÓDIGO/NÚMERO … PROYECTO: GERENTE: PREPARADO POR:

Diseño y Organización de LAN PARTY 2014 Ángela Aliaga Consultor TIC FECHA

23

10

13

DENOMINACIÓN PARA LA LECCIÓN APRENDIDA: Equipo del proyecto con experiencia en eventos tecnológicos

Página | 151

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

GRUPO DE PROCESOS:

Inicio

Planeamiento X Ejecución

S/C

Cierre

7. PROCESO ESPECÍFICO DE LA GERENCIA DE PROYECTO (Proceso de la gerencia de proyectos, del PMBOK®2008, que se está evaluando) Gestión de Proyectos (Contrataciones): Contratación de proveedores 8. TÉCNICA/HERRAMIENTA EVALUADA (Técnica o herramienta indicada en el proceso que se está evaluando) Juicio Experto – Información histórica de eventos anteriores. 9. EVENTO OCURRIDO (Qué fue lo ocurrido, cuáles fueron las causas, quienes participaron, reacciones y efectos inmediatos) Contratación mal definida, no se definieron los alcances del servicios TI Por la inexperiencia del equipo del proyecto sobre proveedores locales que brinden infraestructura tecnología. Probabilidad que las especificaciones técnicas no estén bien definidas, y que se deban realizar contrataciones adicionales. 10. RESULTADO O IMPACTO DEL EVENTO OCURRIDO (Cómo afecta el incidente ocurrido a los objetivos del proyecto) Se ve afectado la calidad del evento (necesidad de reprocesos), el cronograma del proyecto y el presupuesto proyectado. 11. ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA Y RESULTADO ESPERADO (Estrategias, actividades o coordinaciones, entre otras, realizadas para atender dicho evento y resultado esperado) Actualizar y comunicar al equipo de proyecto los requerimientos técnicos para las contrataciones de los proveedores de TI. El equipo del proyecto desarrollo un contrato base para las contrataciones. 12. RESULTADO OBTENIDO DE LA ACCIÓN O RESPUESTA EFECTUADA (Resultado real obtenido) |Los resultados obtenidos han sido satisfactorios, incluyendo una adenda a los contratos incompletos. 13. LECCIÓN APRENDIDA (Descripción de lo aprendido respecto a la técnica o herramienta y el proceso de gestión)

Página | 152

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Las acciones correctivas se consideran para la realización de eventos similares en un futuro. 14. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN ESTE PROYECTO (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en lo que resta del proyecto) Si existieran nuevos contratos a firmarse. 15. CÓMO Y DONDE PUEDE USARSE LO APRENDIDO A FUTURO EN OTROS PROYECTOS (Posibilidad de aprovechar lo aprendido en otros proyectos de la organización) En el próximo LAN PARTY, en eventos desarrollados en provincias 16. QUIÉN(ES) DEBE(N) SER INFORMADO(S) SOBRE LA LECCIÓN APRENDIDA (Interesado(s) principal(es) a quien(es) se debe informar sobre la lección aprendida) Alta Dirección

G. Proyecto

x

Equipo

x

Organización

Otro (indicar)

17. CÓMO ESTA LECCIÓN APRENDIDA DEBERÍA SER DIFUNDIDA (marcar las que apliquen) (A través de qué medio se debe difundir esta lección) E-mail Otro (indicar)

Intranet / WebPage x

FAQ

x

CINFO

x

Reuniones

Página | 153

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

GLOSARIO Buena Pro: Aprobación ante un concurso y se elige al mejor postor. Bring your owner computer: Traer tu propia computadora Check list: listado de los factores clave de una tarea para evitar fallas. Comunidad de gamers: Grupo aficionado a videojuegos y se caracterizan por jugar con gran dedicación e interés. Enlace dedicado: Servicio de comunicación a empresas de punto a punto a diversas velocidades. EDT: estructura de descomposición del trabajo Entregable: Cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar un proyecto. IP: Etiqueta numérica que identifica, de manera lógica y jerárquica un interfaz INDECOPI Instituto nacional de la defensa de la competencia y de la protección de la propiedad intelectual. INDECI: Instituto de Defensa Civil ISO 9001:2008: Norma elaborada por la Organización Internacional para Estandarización, especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad

la

LAN: es una topología de red que define la estructura de una red (Área local Network). Lan Party: Evento que reúne un conjunto de personas para jugar, compartir e intercambiar información. Servidores: Nodo que formando parte de una red provee servicios a otros nodos denominados clientes. Sistema de pago electrónico: Sistema de pago que facilita la aceptación de pagos electrónicos para las transacciones en línea a través de internet. Concesionario: Persona que tiene la adjudicación de un servicio o producto para comercializarla. Spam: Correo o mensaje basura. Mensaje no solicitados ni deseados Sponsor: Principal interesado en financiar un proyecto Rangnarok: Proviene de la mitología nórdica y significa la batalla del fin del mundo

Página | 154

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Política de calidad: Integra el manual de calidad que resume la misión y visión de la organización orientada a las expectativas de sus clientes Guía del PMBOK: Project Managment Body of Knowledge, Standar para la gerencia de proyectos TIC: Tecnología de información y comunicación

Página | 155

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

CONCLUSIONES En base a la literatura revisada, la aplicación de los estándares globales del PMI y los resultados obtenidos luego de realizado el LAN PARTY 2014 concluimos lo siguiente: 1- En la literatura revisada, se evidenció que la demanda de videojuegos en Sudamérica crece en promedio 10% y en Perú crece cada año 40%; convirtiendo al Perú en uno de los países que más práctica videojuegos; producto de ello es que países como Chile ven atractivo incursionar en el mercado de servicios de animación digital para el Perú. 2- En las encuesta realizada, se observó que los videojuegos, ya no son exclusivos de niños y jóvenes, sino también los adultos tienen una participación activa, esto lo inferimos del dato que nos dio la encuesta realizada en donde las personas mayores de 25 años ocupan el primer lugar en asistencia al evento, así mismo se vio que el 83% tienen estudios superiores. Esto debe contribuir al cambio de imagen de los videojuegos ya que los gamers de hoy serán padres mañana y contaran con una perspectiva diferente del uso de esta práctica como una experiencia de aprendizaje, sociabilización y de entretenimiento.

Además, se evidenció las personas están contentas con el evento pero solicitan algunas mejoras, entre ellas el aumento del número de espacios para la zona BYOC, evitar retrasos y mejorar la organización. Ninguna persona sugirió ajustes en los precios, lo que nos lleva a pensar que están contentos con lo que pagan y hasta que podrían pagar un poco más por una mejor oferta de evento. 3- Que la producción de los LAN PARTY que organiza Gaming Service cumple con uno de sus objetivos estratégicos, de ser reconocida como el líder en la organización de este tipo de eventos; está logrando el incrementar la participación de gammers a estos tipos de eventos, y fomenta el entretenimiento familiar. 4- Al dirigir el proyecto Ragnarok: LAN PARTY, empleando los estándares globales del PMBOK, hemos podido mejorar los procesos para su diseño y organización, documentar lecciones aprendidas, para futuros eventos, a fin de lograr una experiencia satisfactoria a nuestro público asistente, reducir costos, incrementar ventas y aportar valor a la empresa.

5- El componente fuerte de ingresos del evento lo encabezan los cupos por patrocinio 75%, es por ello que es necesario cuidar esta relación y no solo pensar en el éxito y reconocimiento de nuestra empresa sino que los que confían y

Página | 156

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

patrocinan este evento sean reconocidos y contribuir al cumplimiento de sus objetivos.

6- Este tipo de proyecto, no puede ser medido sólo por el retorno del dinero invertido, ya que no es el único objetivo que tiene su realización, sino también por otros aspectos cuantitativos como audiencia cualificada y su potencial, relación con los objetivos, cualificación de visitantes, seguimiento y ciclos de venta), y complementarlos con otros criterios no cuantitativos, como la fidelización del cliente, el compromiso de la empresa con el sector, la imagen que se transmite al participar en cierto evento.

Página | 157

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

RECOMENDACIONES Recomendamos a Gaming Service SAC: 1- Contar con un plan de marketing que les ayude a reconocer ampliamente a su público, que estrategias puede implementar para su mejor acogida y que canales debe utilizar para ello. 2- Documentar todas las ocurrencias antes y durante la realización del proyecto ya que esta es una fuente de información que alimentara a la mejora de los planes de gestión. 3- Crear un foro post evento para conocer de cerca las inquietudes de sus clientes y con ello alimentar sus lecciones aprendidas.

Página | 158

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

ANEXO “A” ENCUESTA

Página | 159

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página | 160

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

ANEXO “B” CONTRATOS

CONTRATO DE LOCACION DE SERVICIOS Conste por el presente documento el CONTRATO DE LOCACION DE SERVICIOS que celebran, de una parte, GAMMING SERVICE SAC con RUC N° 2051894241, con domicilio en Jose Diaz Nro 258, Lima, debidamente representada por el Señora Angela Aliaga, identificado con DNI N° XXXX, adelante ―LA ORGANIZACION‖; y, de la otra parte, CAMPO MAYOR S.R.L. con RUC N° 20300729950, con domicilio en Federico Villarreal No. 555 San Isidro, Lima, a la que en adelante se denominará ―CAMPO MAYOR”, debidamente representada por su Gerente General don Freddy Joaquín Ames Hidalgo con DNI. N° 08833313, según poderes que corren registrados en la partida No. 102927 del Registro de Personas Jurídicas de Lima; en los términos y condiciones siguientes: PRIMERO.- Antecedentes. 1.1. “LA ORGANIZACION” es una persona jurídica privada constituida bajo la forma de sociedad anónima cerrada que, al amparo de la Ley XXXXXXX, que requiere contratar los servicios de “CAMPO MAYOR”. 1.2. ―CAMPO MAYOR‖ declara ser una persona jurídica de derecho privado, dedicada a los servicios de Intermediación laboral en las actividades: temporal, complementaria y especializada conforme a lo establecido por la Ley No. 27626, su reglamento D.S. No. 003-2002-TR y modificatorias que regulan la actividad de las empresas especiales de servicios, contando con el Registro No.224-2009-DRTPE LC/DPEFP/RENEEIL otorgado por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. 1.3. Para el adecuado funcionamiento de sus operaciones, “LA ORGANIZACION” requiere contratar a “CAMPO MAYOR” para que esta le brinde los servicios de mantenimiento y Limpieza, en sus distintos locales tanto de la ciudad de Lima como de las demás provincias del Perú donde “LA ORGANIZACION” cuenta con sedes, destacando para tal fin Operarios de Limpieza calificados por la Ley como servicios de naturaleza complementaria. SEGUNDO.- Objeto del presente contrato. 2.1. Por el presente contrato “CAMPO MAYOR” conviene en prestar a “LA ORGANIZACION” los servicios indicados en la cláusula primera punto 1.3 del presente contrato.

Página | 161

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

2.2. Los servicios que “CAMPO MAYOR” prestará a “LA ORGANIZACION” se realizarán en los locales de lima y provincia u otro establecimiento que el cliente determine. 2.3. Para la prestación de los servicios materia del presente contrato “CAMPO MAYOR” utilizará el número de personas que se requiera para la ejecución de un servicio eficiente y designará a uno más Supervisores que los visitará regularmente. Estas personas serán trabajadores permanentes de “CAMPO MAYOR” y estarán debidamente capacitados por ésta para intervenir en la prestación de los servicios materia de este contrato. En el anexo 1 se detallará el listado de personal a contratarse por locales 2.4. “CAMPO MAYOR” seleccionará cuidadosamente a su personal y le exigirá buena presencia, conducta intachable y documentación en regla (Certificado de Antecedentes Policiales, Penales y Domiciliario). Cuidará además, de un lado, que cuente con los conocimientos y experiencia y que mantenga un comportamiento correcto en todo momento y, de otro, que las instrucciones y órdenes correspondientes les sean oportunamente dadas por “CAMPO MAYOR” responsable de los servicios. Asimismo, “CAMPO MAYOR” será responsable de pagar oportunamente todas las remuneraciones y beneficios de su personal y cumplir con todas las obligaciones formales de índole laboral, tributario y administrativo que corresponda. 2.5. El o los Supervisores de “CAMPO MAYOR” informarán oportunamente al área que determine “LA ORGANIZACIÓN” la relación detallada del personal de “CAMPO MAYOR” que será asignado para efectuar el servicio, así como de cualquier cambio que se produzca, a fin de que se autorice el ingreso a las instalaciones de “LA ORGANIZACIÓN”. 2.6. El personal que “CAMPO MAYOR” requiera para la prestación de los servicios estará bajo las órdenes de “CAMPO MAYOR” y, bajo ningún supuesto, de “LA ORGANIZACION”. Ninguna relación o dependencia, o vínculo laboral o de otra naturaleza existirá entre el personal de “CAMPO MAYOR” y “LA ORGANIZACIÓN”. 2.7. Todas las coordinaciones relacionadas con la ejecución del presente contrato serán realizadas por “CAMPO MAYOR” con la Autoridad que “LA ORGANIZACIÓN” determine. TERCERO.- Retribución.

Página | 162

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

3.1. Como retribución de los servicios materia del presente contrato, “LA ORGANIZACIÓN” pagará a “CAMPO MAYOR” el monto resultante de aplicar la estructura de costos acordada entre las partes y que se adjunta como Anexo A. 3.2. “LA ORGANIZACION” abonará mensualmente a “CAMPO MAYOR” por los servicios efectivamente prestados a que se refiere el presente contrato a los treinta (30) días de haber sido recepcionada la factura correspondiente. CUARTO.- Duración y terminación. 4.1. El presente contrato tendrá XXXXXXXXXX

vigencia de XXXXX contados a partir del

Asimismo, las partes estipulan que el presente contrato se renovará automáticamente al vencimiento del mismo por un período igual y así sucesivamente, salvo que mediara comunicación escrita en contrario por cualquiera de las partes con treinta (30) días de anticipación. 4.2. No obstante lo previsto en el acápite 4.1, las partes convienen que cualquiera de ellas podrá ponerle término anticipado al contrato, sin expresión de causa, mediante un pre aviso escrito dirigido a la otra con una anticipación no menor a 30 (treinta) días calendarios. QUINTO.- REGISTRO DEL CONTRATO, FIANZA PRIVADA Y LISTADO DE TRABAJADORES 5.1

Dando cumplimiento al artículo 11º del Reglamento, D.S. No. 003-2002-TR, se presentará copia del presente contrato al Ministerio de Trabajo y Promoción del empleo en un plazo no mayor a quince (15) días de haber suscrito el mismo.

5.2 Igualmente, de conformidad a lo establecido en el D.S. No. 003-2002-TR, “CAMPO MAYOR” garantizará el cumplimiento de los derechos de los trabajadores que serán destacados mediante la Fianza Privada suscrita entre las partes que se adjunta como Anexo B. Las condiciones establecidas en la misma han sido previamente coordinadas y pactadas entre ambas empresas. 5.3 En cuanto al listado de trabajadores (Anexo C), éste se presentará igualmente al Ministerio de Trabajo detallando los nombres, cargos, remuneraciones básicas, números de documento nacional de identidad y vigencia de sus contratos, dando cumplimiento al Artículo 13º del D.S. No.003-2002-TR. SEXTO.- Disposiciones legales aplicables.

Página | 163

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

6.1. Este contrato de locación de servicios está sujeto al Art. 1764° y siguientes del Código Civil y a la fecha no existe disposición legal alguna que prohíba o limite la facultad de las partes a celebrarlo en la forma en que lo pactan. 6.2. Conforme al Art. 62° de la Constitución, la libertad de contratar garantiza que las partes pueden pactar válidamente según las normas vigentes al momento del contrato. Los términos contractuales no pueden ser modificados por leyes u otras disposiciones de cualquier clase. En consecuencia, las partes declaran en forma expresa que al celebrar este contrato lo hacen en forma válida, por lo que cualquier modificación en las normas vigentes no variará los términos contractuales ni generarán derechos adicionales de una parte frente a la otra. 6.3

Ley No. 27626 que regula la actividad de las empresas especiales de servicios y de las cooperativas de trabajadores y su Reglamento D.S. No. 003-2002-TR.

SEPTIMO.- Solución de Controversias. 7.1. Las partes buscarán de resolver amigablemente cualquier controversia o dificultad que surja entre ellas. 7.2

De no ser posible lo indicado en el acápite 6.1, todo litigio, controversia o reclamación resultante del presente contrato o relativo a éste, su incumplimiento, resolución o nulidad, será sometida a arbitraje de derecho a cargo de un Tribunal Arbitral compuesto por 3 (tres) miembros; de los cuales cada una de las dos partes en conflicto designará a un miembro, y el tercero será elegido por acuerdo de los dos árbitros así designados. Para tal efecto las partes se someten al Reglamento Procesal de Arbitraje Nacional del Centro de Conciliación y Arbitraje Nacional e Internacional de la Cámara de Comercio de Lima, en todo aquello que no esté regulado por la presente Cláusula, especialmente lo referido al inicio del arbitraje. Si alguna de las partes no nombrara árbitro luego de 10 (diez) días hábiles de notificada notarialmente por la otra, la designación será hecha por el Centro de Conciliación y Arbitraje Nacional e Internacional de la Cámara de Comercio de Lima. Por su parte si los árbitros así nombrados no consiguen ponerse de acuerdo dentro del plazo de diez días útiles sobre la designación del tercer árbitro, el nombramiento lo efectuará también el Centro de Conciliación y Arbitraje Nacional e Internacional de la Cámara de Comercio de Lima. Los árbitros así nombrados resolverán de conformidad con la ley peruana y su laudo arbitral no podrá ser objeto de impugnación o apelación ante la jurisdicción judicial ni ante segunda instancia arbitral. Los gastos que ocasione el proceso arbitral serán cubiertos por la parte vencida. En todos los aspectos no previstos por las normas del Centro de Conciliación y Arbitraje Nacional e Internacional de la Página | 164

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Cámara de Comercio de Lima será aplicable la Ley General de Arbitraje del Perú, Ley 26572, sus modificatorias y ampliatorias o normas que la sustituyan. El arbitraje se llevará a cabo en la ciudad de Lima y el idioma empleado en el laudo y en todas las actuaciones será el castellano. En caso que el Centro de Conciliación y Arbitraje Nacional e Internacional de la Cámara de Comercio de Lima dejase de funcionar como tal, las controversias se someterán a la Cámara de Comercio de Lima conforme a las normas y reglas de ésta. OCTAVO. Domicilios y notificaciones. 8.1. En cualquier momento con posterioridad a la suscripción de este Contrato en que sea necesario o conveniente que una de las partes curse una notificación, demanda o comunicación a la otra, dicha notificación, demanda o comunicación deberá cursarse por escrito, bajo la firma de la parte correspondiente, y entregarse (a) con cargo de recepción suscrito por persona debidamente autorizada de la parte receptora; (b) o por conducto notarial, debiendo en cualquiera de estos dos casos dirigirse a las direcciones que respectivamente se señalan en la introducción de este contrato. En el caso de las comunicaciones que se cursen a “LA ORGANIZACION”, ellas deberán ser dirigidas necesariamente a la atención de su Gerente de Administración. 8.2. Cualquiera de las partes podrá en cualquier momento comunicar a la otra el cambio de sus domicilios, pero para que surta efectos la nueva dirección deberá estar ubicada dentro de la Ciudad de Lima, Perú y la respectiva comunicación ser enviada a la otra parte con una anticipación no menor de 15 (quince) días calendario de la fecha en que deba entrar en vigencia. En caso contrario, se tendrá por bien dirigidas las comunicaciones dirigidas al domicilio que haya estado vigente. En señal de conformidad se suscribe en tres ejemplares con igual tenor, en Lima a los xxxxx

p. “GAMMING SERVICE SAC”

p. “CAMPO MAYOR SRL”

Página | 165

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

ANEXO B FIANZA OTORGADA DE CONFORMIDAD A LA LEY N º 27626, SU REGLAMENTO Y MODIFICATORIAS

CAMPO MAYOR SRL con RUC N° 20300729950, con domicilio en Federico Villarreal No. 555 San Isidro, Lima, a la que en adelante se denominará ―CAMPO MAYOR”, debidamente representada por su Gerente General don Freddy Joaquín Ames Hidalgo con DNI. N° 08833313, según poderes que corren registrados en la partida No. 102927 del Registro de Personas Jurídicas de Lima, declara: Que en virtud a la Ley N° 27626, Ley que regula la Actividad de las Empresas Especiales de Servicios y de las Cooperativas de Trabajadores, su Reglamento D.S. N° 003-2002TR y modificatorias, otorgamos fianza a favor de XXXXXXXXXXXXXX, a quien en adelante se denominará "Empresa Usuaria", fianza que quedará sujeta a las siguientes características y condiciones: 1. La fianza que se otorga garantiza el cumplimiento de las obligaciones de CAMPO MAYOR SRL correspondientes a un mes de retribuciones y la parte proporcional del mes de los derechos y beneficios laborales de los trabajadores destacados a la empresa usuaria a favor de quien se otorga la fianza y las obligaciones previsionales respectivas por un monto total de S/. XXXXX (XXXXXXX y 01/100 nuevos soles), conforme al detalle indicado en el Anexo B-1 que forma parte de este documento. 2. La fianza podrá ser ejecutada por la empresa usuaria en la vía judicial única y exclusivamente si ésta es incorporada en un proceso judicial iniciado por un trabajador de CAMPO MAYOR que esté o hubiera estado destacado en aquella, en donde se le obligue, bajo sentencia firme e inmutable, al pago solidario de derechos y beneficios sociales. 3. El plazo de vigencia de la presente fianza será equivalente al plazo del contrato de locación de servicios, por tanto estará vigente en tanto se brinde el servicio según los términos del contrato.

Página | 166

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

4. La fianza que se otorga tiene la calidad de limitada y no es solidaria de conformidad con el Artículo 1878 y Artículo 1883 inciso 2, respectivamente, del Código Civil de 1984. 5. De conformidad con lo expresado en el numeral dos de este documento, la ejecución de la presente fianza, de ser ello necesario, deberá efectuarse en la vía judicial correspondiente, es decir ante los Juzgados y Salas Civiles de la Corte Superior de Lima.

Página | 167

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Interviene en el presente documento “LA ORGANIZADORA, con RUC N° XXXXXX, con domicilio en Av. XXXXXXX, Lima, debidamente representada por su el Gerente de Proyectos Sra. Angela Aliaga, identificado con DNI N° XXXX, quien manifiesta encontrarse de acuerdo con los términos de la presente fianza. Intervienen en el presente documento CAMPO MAYOR S.R.L., con RUC N° 20300729950, con domicilio en Federico Villarreal No. 555 San Isidro, Lima, a la que en adelante se denominará ―CAMPO MAYOR”, debidamente representada por su Gerente General don Freddy Joaquín Ames Hidalgo con DNI. N° 08833313, como EL OBLIGADO PRINCIPAL para garantizar el pago de las obligaciones especificadas en el numeral uno del presente documento. En señal de conformidad firman las partes a los XXXXXXXXX

p. “GAMMING SERVICE SAC”

p. “CAMPO MAYOR SRL”

Página | 168

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

ANEXO B-1

COOPSOL CONSULTORÍA Y SERVICIOS EMPRESARIALES S.A. otorga fianza a favor de “GAMMING SERVICE SAC " para garantizar a la empresa CAMPO MAYOR SRL. según el siguiente detalle:

PROV GRAT 18.16%

TOTAL PART

xxxx

xxxx

PROV VAC 9.08% xxxx

PROV CTS 9.72% xxx

ESSALUD 9% xxx

SCTR SALUD 0.00%

SCTR PENSION 0.00%

TOTAL GENERAL

x

Los presentes montos se refieren a la parte proporcional del mes de los derechos y beneficios laborales de los Trabajadores destacados a la empresa usuaria y las obligaciones previsionales. Lima, XXXXXXX

COOPSOL CONSULTORÍA Freddy Joaquín Ames Hidalgo Gerente General

“REPRESENTANTE GAMMING SERVICE SAC” Ángela Aliaga Gerente de Proyectos

Página | 169

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

ANEXO C

LISTADO DE PERSONAL QUE SERÁ DESIGNADO

NOMBRE

DNI

CARGO S/.

REMUN. VIGENCIA DEL CONTRATO Inicio Término

Página | 170

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página | 171

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página | 172

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página | 173

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página | 174

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página | 175

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Página | 176

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

ANEXO “C” CALCULO DEL WACC CALCULO DEL WACC

Costo de Deuda para LAN PARTY Impuesto a la renta Porcentaje de Deuda Porcentaje de Capital

5% 30% 34.000% 66.000%

Seleccion de empresas de comparacion Empresa

Micron Technology Inc.

Beta apalancado Deudas a largo plazo circulante / corto plazo (2012) Deuda a largo plazo (2013) Capital Social (2013) Relacion Deuda/Capital Tasa ISLR Beta desapalancado

Empresa

1.84 1,585,000.00 4,452,000.00 9,142,000.00 66% 40% 1.317848357

Sony Corporation

Beta apalancado 1.78 Deudas a largo plazo circulante / corto plazo (2012) 8,667,000.00 Deuda a largo plazo (2013) 9,965,000.00 Capital Social (2013) 23,337,000.00 Relacion Deuda/Capital 80% Tasa ISLR 40% Beta desapalancado 1.20348880

BETA PROMEDIO

1.260668577

DATOS USA Tasa libre de riesgo Prima de rieso Inflación esperada en USA sept-2013

2.74% 3.20% 1.185%

DATOS PERU Riesgo Pais Inflación esperada

14.00% 3.04%

Calculando Beta inicial Retirando la inflación Americana Adicionando Riesgo Pais Adicionando inflacion Peru

3.624% 17.6240%

APLICANDO RELACION DEUDA CAPITAL PARA OBTENER WACC

20.6640%

6.774%

20.6640%

Página | 177

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

ANEXO “D” PRESUPUESTO Entregable

Entregable

Gestión del Proyecto

Iniciación

Elaboración del Plan para la Dirección de Proyecto

Paquete de trabajo Acta de Constitución del proyecto Plan de Gestión del Alcance

Plan de Gestión del Cronograma

Plan de Gestión de los Costos

Plan de Gestión de Calidad

Plan de Gestión de Recursos Humanos Plan de Gestión de las Comunicaciones Plan de Gestión de Riesgos

Plan de Gestión de las Adquisisiones Licencias y permisos para el evento

Permisos Municipales

Permisos de

Partidas Personal

Ppto planificado 400

Personal 382.50 Materiales y suministros Personal

10.00 382.50

Materiales y suministros Personal

10.00 382.50

Materiales y suministros Personal

10.00 382.50

Materiales y suministros Personal

10.00 382.50

Materiales y suministros Personal

10.00 382.50

Materiales y suministros Personal

10.00 382.50

Materiales y suministros Materiales y suministros Personal Personal Materiales y suministros Viajes, estancias y dietas Gastos financieros Personal

10.00 10.00 382.50 4192.79 200.00 100.00 1,500.00 4192.79 Página | 178

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Defensa Civil

Realización de Contratos

Contratación de plataforma de pago

Contratación del local

Materiales y suministros Viajes, estancias y dietas Gastos financieros Personal Materiales y suministros Servicio técnico Personal Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Servicio técnico

200.00 100.00 1,500.00 1730.3 200.00 6,500.00 2454.56 50.00 50.00 15,000.00

Contratación de especialistas electrónicos

Contratación de especialista de sistemas e informática Contratación de especialista Arquitecto

Contratación de inmobiliarios y estructura tecnologicas

Personal 2,128.65 Materiales y suministros Viajes, estancias y dietas Personal Materiales y suministros Viajes, estancias y dietas Personal Materiales y suministros Viajes, estancias y dietas Personal Materiales y suministros Viajes, estancias y dietas Diversos

50.00 50.00 4174.68 50.00 50.00 4174.68 50.00 50.00 6981.19 50.00 50.00 10,000.00

Servicio técnico Contratación de publicidad y merchandising

Personal Materiales y suministros Viajes, estancias y

50,000.00 6919.06 75.00

Página | 179

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

dietas Diversos

50.00 5,700.00

Servicio técnico 2,000.00 Contratación de Consultores Sénior

Contratación de Asistentes

Contratación de expositores

Personal 2,868.75 Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Personal

150.00 150.00 382.50

Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Personal

150.00 150.00 7,534.57

Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Servicio técnico

30.00 20.00 2,000.00

Contratación de servicios de seguridad

Contratación de servicios de limpieza y mantenimiento

Personal 5,713.74 Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Servicio técnico Personal Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Servicio técnico

150.00 150.00 3,000.00 3903.08 150.00 150.00 3,000.00

Contratación de servicios de alimentos

Personal 3,269.36 Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Servicio técnico

150.00 150.00 6,500.00 Página | 180

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Seguimiento del Proyecto

Primer informe entregado

Personal 591.25 Materiales y suministros Diversos

Segundo Informe entregado

Tercer Informe entregado

Cuarto Informe entregado

Quinto Informe entregado

Sexto Informe entregado

Propuesta del evento

Propuesta del evento

Determinación del público objetivo

Categorización de tipos de patrocinadores Definición de acuerdos de participación de los patrocinadores Propuesta del fecha y lugar de evento

Personal Materiales y suministros Diversos Personal Materiales y suministros Diversos Personal Materiales y suministros Diversos Personal Materiales y suministros Diversos Personal Materiales y suministros Diversos Personal Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Personal

10.00 3,000.00 591.25 10.00 3,000.00 495.63 10.00 2,000.00 495.63 10.00 2,000.00 591.25 10.00 2,000.00 591.25 10.00 3,000.00 6979.45 100.00 100.00 6345.72

Personal

3407.94

Personal Materiales y suministros

7090.36 50.00 Página | 181

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Determinación de ppto

Propuesta del Reglamento del evento Producció n del evento

Producción del evento

Exploración y reconocimiento del local Definición de los planos de distribución de ambientes físicos del evento

Conceptualizaci ón de la Infraestructura Eléctrica y Tecnológica del evento

Diseño de las instalaciones eléctricas

Diseño de las instalaciones tecnológica

Determinación de la publicidad evento

Definición de las notas de Prensa Definición del material de difusión Definición de los medios de comunicación masivos

Definición del diseño y contenido del website

Viajes, estancias y dietas Personal Materiales y suministros Viajes, estancias y dietas Personal

50.00 6208.79 25.00 25.00 4,705.95

Materiales y suministros Personal

25.00 1,952.11

Viajes, estancias y dietas Personal

25.00 5,766.90

Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Personal

100.00 500.00 5,001.90

Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Personal

100.00 100.00 2,810.65

Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Personal

100.00 100.00 1,559.42

Personal 1,559.42 Personal 1,559.42 Viajes, estancias y dietas Materiales y suministros Personal

30.00 20.00 1,921.55

Materiales y suministros

20.00 Página | 182

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Elaboración del programa de actividades del evento

Desarrollo del evento

Definición del diseño y contenido del merchandising Definición de programas de conferencias Fijación de ligas y torneos Determinación de concursos Elaboración de la Website del evento Elaboración del Sistema de Acreditaciones de participantes Elaboración de Merchandising

Personal 1,740.49 Materiales y suministros Personal

20.00 3,992.49

Personal 3,917.80 Personal 3,917.80 Personal 2,096.58 Personal 1,596.58

Servicio técnico 1,500.00 Personal 7,686.21

Realización de la publicidad del evento

Difusión del evento por redes social Difusión del evento por medios de radio y televisión

Personal 9,227.53 Servicio técnico 5,000.00 Personal 5,540.59 Diversos 5,000.00 Personal 1,912.50

Instalación de Infraestructura

Difusión del evento por WebSite Instalación Infraestructura Eléctrica

Personal 6,537.58 Materiales y suministros Viajes, estancias y dietas Personal

7,000.00 166.67 3,743.20

Diversos 3,900.00 Servicios técnicos 1,333.33 Instalación de Infraestructura

Materiales y suministros

10,000.00 Página | 183

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

tecnológica

Equipos 25,000.00 Viajes, estancias y dietas Personal

166.67 1,543.20

Diversos 4,000.00 Instalación del mobiliario

Personal 987.94 Diversos 4,011.52 Servicio técnico 20,000.00

Realización de Pruebas Finales

Realización de Pruebas Finales

Personal 1,554.39 Diversos 5,000.00 Personal 1,600.00

Señalizaciones del local

Señalizaciones del local

Servicio técnico 1,000.00 Personal 499.06

Ejecución del Evento

Evento iniciado

Registro de participantes Inaguración del Evento Ejecución del programa de actividades del evento Ejecución de los servicios de contratados

Personal 307.81 Personal 987.94 Personal 923.43

Personal 742.37 Seguridad 2,000.00 Alimentos 6,500.00

Evento finalizado

Clausura del Evento Desmontaje del inmobiliario e infraestructura eléctrica y tecnológica

Personal 987.94 Personal 615.62 Servicio técnico 1,333.33 Diversos 5,000.00

Limpieza del local

Personal 615.62 Página | 184

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

Servicio técnico 3,000.00 Presupuesto base 423,815.64 Reserva contingencia Reserva de gestión

42,611.52 15,000.00

Total presupuesto 423,815.70

Página | 185

Maestría en Administración y Dirección de Proyectos

ANEXO “E” CURVA S

Página | 186