Usos necesidades

de los usuarios administradores y

de mensajerì a y herramientas colaborativas

Edición 2014

Lyon - Paris - Köln - Madrid

1

E

l sector de la Mensajería de Empresa ha experimentado, desde nuestra última edición hace dos años y medio, numerosas transformaciones. Para comenzar, con respecto al mercado. El poderoso ascenso de las propuestas de Microsoft Online, las primeras brechas en el imperio de Google y la llegada de los Clouds soberanos como respuesta a las inquietudes acerca de la confidencialidad de la información, muestran que este sector sigue siendo igual de dinámico y promete un amplio crecimiento. La mensajería sigue siendo la primera de las aplicaciones que se externalizan. Y hoy en día la virtualización permite aportar mayor ligereza en el despliegue de soluciones de Cloud privadas o Híbridas, garantizando así una mayor estanquidad de la información. En el plano tecnológico, la batalla se ha desplazado al terreno de las interfaces. Mientras que hace unos años se rumoreaba el fin del correo electrónico, una generación de nuevas startups ha eclosionado con el objetivo de facilitar a los usuarios su día a día: Sanebox, Sparrow, MailboxApp...… Todas ellas ofrecen nuevas formas de gestionar, clasificar y navegar en el correo.

Introducción

Esta evolución es necesaria ya que la banalización del uso en situación de movilidad requiere una interactuación hombre/máquina diferente (fin de 2013, 78% de los usuarios de smartphones accedían a su correo a través de dispositivos móviles) y esta tendencia va a acentuarse con la llegada de los nuevos terminales “conectados” (gafas, relojes, coches, etc.). La necesidad de unificación de las diferentes fuentes de información que crecen sin cesar, así como la proliferación de las redes sociales han hecho que el correo electrónico continúe estando y permanezca durante mucho tiempo en el centro de la comunicación electrónica.

Philippe Gilbert

2

Resumen PARTE 1: LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA ........................................................................... 4 Capítulo I: Las distintas herramientas de comunicación ..................................................... 5 I.

El email .............................................................................................................................................................. 5

El email no ha muerto ...........................................................................................................................................................5

II.

Los « must-have » del email .............................................................................................................6



1. El archivado ............................................................................................................................................................... 6 2. La unificación ........................................................................................................................................................... 6 3. Las herramientas colaborativas ................................................................................................................. 6

IV.

La amenaza del spam ............................................................................................................................ 7

Los 35 años del SPAM ..........................................................................................................................................................8 La publicidad ..................................................................................................................................................................9 .

V.

Las redes sociales ..................................................................................................................................... 9

Capítulo 2: El Cloud, ¿una revolución? ............................................................................................. 10 I.

Las funcionalidades del Cloud .................................................................................................... 10

II.

El entorno Cloud ...................................................................................................................................... 10

III.

El Cloud: entre temor y entusiasmo .......................................................................................... 11



1. Principales ventajas ........................................................................................................................................... 11 2. Los puntos débiles .............................................................................................................................................12

Parte 2 : Usos de la mensajería en empresa ............................................................................... 14 I.

Entorno de empresa y modo de gestión ............................................................................. 15 1. Presentación del panel ................................................................................................................................. 2. Modo de gestión de la mensajería ...................................................................................................... 3. Modo de gestión y efectivos .................................................................................................................... 4. Ventajas e inconvenientes en función de los modos de gestión ................................

15 15 16 17

II. Satisfacción ................................................................................................................................................ 18 III. Mobilidad ...................................................................................................................................................... 19 1. Los terminales más utilizados ................................................................................................................. 19 2. La consulta del correo electrónico de manera móvil ........................................................... 19 3. Los hábitos en la consulta de móviles ............................................................................................... 19 El email movíl ............................................................................................................................................................................20

IV.

El BYOD ........................................................................................................................................................... 21 1. Una práctica poco aplicada y normativizada ............................................................................... 21



2. Ventajas e inconvenientes ......................................................................................................................... 22

Conclusión ............................................................................................................................................................... 23 Contacto .................................................................................................................................................................... 24

3

Parte 1

La comunicación en la

empresa

4

Capítulo I: Las distintas herramientas de comunicación I.

El email

EL EMAIL NO HA MUERTO

2013

2017

NÚMERO DE CUENTAS EMAIL

TODO TIPO DE CUENTAS PRIVADAS/TRABAJO

3,9 MIL MILLONES

4,9 MIL MILLONES + 6 %/AÑO EN 5 AÑOS

NÚMERO DE BUZONES DE CORREO ÚNICAMENTE CORPORATIVAS

929 MILLONES

1,1 MIL MILLONES

Parte 1: La comunicación en la empresa

+ 5 %/AÑO EN 5 AÑOS

NÚMERO DE USUARIOS

2 MIL MILLONES

2,8 MIL MILLONES

+ 3 %/AÑO EN 5 AÑOS

#1 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

78 % 76 %

DE LOS INTERCAMBIOS DE LOS INTERCAMBIOS CON CLIENTES CON COLEGAS

100

MIL MILLONES DE EMAILS

PROFESIONALES SE ENVÍAN CADA DÍA EN EL MUNDO

=1011 EMAILS

CONCENTRACIÓN DE LOS USUARIOS ESTADOS UNIDOS : 14 %

EUROPA : 22 %

ASIA : 44 %

Fuentes: Radicati, « Email Market, 2013-2017 », arobase.org, planetoscope.com

5

II.

Los « must-have » del email

1.

El archivado

La mensajería constituye un elemento fundamental en la empresa. Como primer medio de comunicación utilizado, transmite una cantidad importante de información. Los mensajes electrónicos tienen un valor jurídico, como cualquier otro documento de empresa. Por ello es más que importante guardar un rastro, y en este contexto el archiado de los emails juega un papel fundamental.

Parte 1: La comunicación en la empresa

El archivado o almacenamiento se define como la conservación de los correos electrónicos enviados y recibidos sobre un soporte digital durante un período determinado. Permita conservar un rastro de los documentos digitales con el fin de asegurar la trazabilidad de las informaciones. Es importante no confundir archivado con copia de seguridad. El archivado permite garantizar la perennidad de un documento a largo plazo y no autoriza la modificación de los documentos. Sin embargo, la copia de seguridad puede ser modificada y dar lugar a varias versiones. Por lo tanto, el almacenamiento se caracteriza por el hecho de estar prefijado y la copia de seguridad por su aspecto más temporal y modificable. En 2010, menos del 10% de las empresas disponían de un sistema de archivado. Sin embargo, estos documentos pueden ser de gran ayuda en caso de litigio. Teniendo en cuenta que más del 80% de la comunicación de empresa se realiza por medio de correo electrónico, la necesidad de disponer de una herramienta de almacenamiento se hace cada vez más evidente. Cada vez existen más soluciones específicas de archivado que se pueden vincular a la mensajería. Del mismo modo, los proveedores de cuentas de correo profesionales ofrecen funciones de almacenamiento, como por ejemplo DataGlogal o Alinto, que permiten elegir parámetros como la duración del almacenamiento en función de las necesidades de la empresa.

2.

La unificación

La mensajería unificada reagrupa bajo una misma interfaz el envío y recepción de emails, fax, y sms. Esta solución de unificación está experimentando un gran éxito en el mundo empresarial, ya que permite deshacerse de los terminales de envío y recepción de fax, lo que genera un ahorro sustancial en material, así como una ganancia de tiempo para nada despreciable. No olvidemos que en 2009, el 20% de las empresas encuestadas disponían de una mensajería unificada. Este porcentaje ha pasado al 37,5% y hoy en día constituye más de una de cada tres empresas equipadas. El uso de una misma interfaz para todos los envíos está por lo tanto en pleno desarrollo.

3.

Las herramientas colaborativas

En nuestra última edición las herramientas colaborativas fueron objeto de un estudio minucioso. Reagrupan el uso compartido de agendas, contactos, archivos o incluso de un servicio de mensajería instantánea. Su uso ha pasado a formar parte de los hábitos de las empresas debido a su practicidad; suponen un ahorro de tiempo precioso, sobre todo en cuanto a la disponibilidad de las fuentes internas de la empresa. No es de extrañar que su uso haya dado un salto en nuestras estadísticas.

6

80

Empresas equipadas con herramientas colaborativas

60

40

20

Parte 1: La comunicación en la empresa

0

En 2012 el 62% de los participantes de nuestra encuesta estaban equipados con este tipo de herramientas. Este año el 80,26% de los encuestados han confirmado disponer de una mensajería colaborativa. Podemos señalar por lo tanto un aumento significativo de 18 puntos. Al demostrarse su utilidad, practicidad y uso sencillo, han dejado de ser una opción para los editores de software de mensajería y para los usuarios para convertirse en el “must have” de un servicio de correo.

IV.

La amenaza del spam

¿Lo sabías? SPAM es una marca de jamón condimentado en lata. Fue utilizado durante mucho tiempo por la armada americana para alimentar a los soldados durante la Segunda Guerra Mundial. La asociación de “spam” a “indeseado” viene de un sketch de los Monty Punthon titulado Spam, en el que la palabra “spam”, refiriéndose al famoso jamón enlatado, invade la conversación y el menú de un pequeño restaurante. Este año fue el 35 aniversario de spam. En todos estos años ha seguido siendo el principal azote del email. Con el paso del tiempo los proveedores de mensajería se han armado de anti-spams para bloquear el acceso a los buzones de entrada. 2012 fue el año negro del spam, que alcanzó su nivel más bajo desde hacía varios años. “Solo” constituyó el 60% del tráfico de correo electrónico, mientras que en este año, según Kaspersky Lab, está previsto un pico del 72%. El envío de spam se hace normalmente desde el extranjero. Europa, por ejemplo, recibe el mayor número de spams desde Corea del Sur, Estados Unidos o Vietnam. Cuando empleamos la palabra “spam”, englobamos en general todos los tipos de correo electrónico no deseado que contaminan el buzón.

7

SPAM en AÑOS el

1 DE CADA 4 ORDENADORES EMISORES DE SPAM SE SITÚA EN UNA OFICINA MÁS DE 7 DE CADA 10 EMAILS ENVIADOS POR INTERNET SON SPAM

(

600 (

EL PRIMER SPAM FUE ENVIADO A PERSONAS

(

Parte 1: La comunicación en la empresa

35

Estados Unidos Biélorrusia

(13,8 %)

(11,7 %)

China (5,9 %)

LOS MAYORES EMISORES DE SPAM Fuentes: Journal du Geek, Reseaux-telecoms.net

8

La publicidad La publicidad se considera spam cuando no ha sido solicitada por parte del destinatario. La mayoría de estos emails se envían como respuesta a una inscripción en una página web, y la mayoría de éstas comparten las direcciones recolectadas con sus socios. Para el emisor, esta publicidad supone une técnica de prospección, pero el receptor la recibe a menudo como correo no deseado. Estos emails se definen como spam o no en función de varios criterios:

• La dirección de correo electrónico del remitente: las direcciones de envío de spams suelen ser largas y su dominio no tiene ninguna relación con el asunto del spam.

• El contenido del email permite normalmente reconocer un spam: videncia, venta de píldoras medicinales, material high-tech a muy bajo coste, etc.

• El vínculo de desinscripción: la publicidad a la que se puede suscribir un usuario

Parte 1: La comunicación en la empresa

incluye obligatoriamente un vínculo para darse de baja. No obstante, con el perfeccionamiento de los métodos de spam los remitentes introducen este enlace para hacer que su publicidad parezca más “real”. En lugar de darle de baja, esto confirma al emisor del spam que la dirección está activa.

Este tipo de publicidades se envían cada vez más a menudo desde el extranjero, por medio de pequeñas estructuras que generan cientos de emails a direcciones captadas desde internet.

V.

Las redes sociales

Las redes sociales tienen actualmente un éxito incontestable entre el público. Facebook reagrupa 1,11 mil millones de usuarios en todo el mundo. Es un hecho: a los usuarios les seduce la idea de poder compartir a través de internet con los amigos y conocidos.

¿Qué pasa en el mundo empresarial? Históricamente, la intranet permite reunir a todos los colaboradores de una estructura en torno a una herramienta que les permita comunicar informaciones a todo el equipo. Hoy en día esta herramienta ha evolucionado acercándose al concepto de redes sociales genéricas. Con mayor éxito que la clásica intranet, la Red Social de Empresa permite una mayor interacción y colaboración entre empleados y servicios. Esta herramienta tiene como objetivo crear una identidad, congregar a los colaboradores en torno a una herramienta común y atractiva. La comunicación se orienta en torno a los proyectos en marcha pero también en torno a eventos que marcan el ritmo de vida de la empresa como la llegada/ partida de empleados, nacimientos, informaciones relativas al comité de empresa, etc. Al favorecer el trabajo en equipo, esta herramienta ofrece opciones de creación de grupos o de conversaciones compartidas para los diferentes proyectos, como propone Yammer, por ejemplo. Desde la llegada de las RRSS al mercado de herramientas de comunicación de empresa, la prensa no ha dejado de comparar este dispositivo y el email. Otros dicen incluso que las redes sociales harán desaparecer al email, no obstante esta herramienta continúa siendo indispensable en la comunicación con el exterior, y también con los colaboradores internos. La empresa americana Gartner, especializada en el consulting e investigación de técnicas avanzadas, estima que del 50% al 75% de las informaciones importantes se

9

siguen intercambiando hoy en día por medio del correo electrónico. Sin descartar una u otra herramienta, los dos canales pueden utilizarse de manera complementaria con una óptica de aumento de productividad de los colaboradores, ya que estarán mejor informados. No obstante, una RRSS requiere una cierta formación para su uso, como toda herramienta de comunicación, con el fin de que no se convierta en una fuente de pérdida de tiempo en lugar de un incentivo.

Capítulo 2 : El Cloud, ¿una revolución? I.

Las funcionalidades del Cloud

Parte 1: La comunicación en la empresa

El Cloud es un sistema de acceso a contenidos que permite almacenar, compartir, archivar, descargar en cualquier parte del mundo y en cualquier momento. Históricamente las memoria USB, discos duros externos y demás métodos de copia de seguridad de documentos nos acompañaban. Su mayor inconveniente eran los numerosos riesgos de olvido, pérdida y deterioración. Con los nuevos servicios on-line del Cloud, tan sólo un acceso a internet basta para recuperar una serie de documentos. Ahora los usuarios disponen de acceso en tiempo real a sus documentos. La función de compartición se potencia en estos dispositivos con la posibilidad para el usuario de dar acceso a algunas de sus carpetas a los usuarios que desee. Estos servicios están experimentando un éxito considerable entre particulares y profesionales. Dropbox, más bien orientado a particulares, ha entrado en el mercado de manera rompedora. En el campo contrario, para un público constituido exclusivamente de profesionales, Alinto propone Alinto Drive para facilitar la gestión de archivos internos de la empresa. Este producto ofrece la posibilidad de ser alojado en un Cloud privado o público.

II.

El entorno Cloud

Desde hace unos años el Cloud Computing está ganando confianza dentro del mundo empresarial. Poco a poco se está imponiendo como el motor de marketing de la informática actual. En todo el mundo, el mercado de la informática en la nube representaba en 2012 111 mil millones de dólares, y los estudios prevén un aumento que le podría haber hecho sobrepasar los 131 mil millones de dólares en 2013. Entre las zona más dinámicas en términos de Cloud encontramos en primera posición a América del Norte, seguida por Europa Oeste. Regiones emergentes como Indonesia, Argentina o incluso México están experimentando un gran despliegue en el equipamiento y acceso informático. No obstante, el mundo del Cloud todavía no ha alcanzado su estado de madurez, ya que continúa suscitando reticencias. Pero todo hace pensar que se convertirá en un elemento indispensable en el mundo de la informática en los próximos años. El Cloud se compone de diversos modos: • El IaaS (Infraestructura como Servicio): es la puesta en funcionamiento de infraestructuras materiales y red en modo de alquiler. La empresa alquila los servicios e infraestructuras de almacenamiento, y puede por lo tanto instalar de manera inmediata en sus infraestructuras un sistema de explotación y las aplicaciones que desee. • El PaaS (Plataforma como Servicio): en este segundo modo el usuario tiene a su disposición la infraestructura y el sistema de explotación. El modo PaaS es la capa superior del IaaS. La instalación posterior de las aplicaciones permanece a cargo del usuario, que elige sus propias herramientas.

10

• El SaaS (Software como Servicio): comprende la infraestructura y los softwares apli-

cativos, permite al usuario beneficiarse de un servicio completo, al que se conecta a través de un acceso internet.

Parte 1: La comunicación en la empresa

Normalmente el IaaS y el PaaS son utilizados por desarrolladores o administradores de red, mientras que el SaaS está destinado al usuario final.

En España el SaaS está mucho más extendido que los otros modos de gestión. No menos del 62% de las empresas que se han pasado al Cloud utilizan el modo SaaS. Este tipo de Cloud es el que más beneficios genera: 712 millones de euros en 2012 y una previsión durante 2013 de 907 millones de euros. El Cloud se instala por lo tanto a ritmo constante en los hábitos informáticos mundiales. Hoy en día, una gran parte de las propuestas de software, de mensajería electrónica, herramientas de oficina pasando por herramientas de gestión contable, están declinando a modo Cloud, al tratarse de una tecnología que facilita el uso de softwares por parte del usuario y que permite al sector informático dinamizarse en un contexto económico difícil.

III.

El Cloud: entre temor y entusiasmo

Las cifras demuestran que el Cloud tiende a convertirse en el nuevo favorito del sector informático y de telecomunicaciones. No obstante, no todos los dirigentes piensan lo mismo. Hacemos una pequeña lista de sus puntos fuertes y débiles:

1.

Principales ventajas

El aspecto financiero es el principal incentivo de los dirigentes. El Cloud permite reducir de manera considerable el presupuesto TI de una empresa. La adquisición de material, de licencias de software, el mantenimiento y el aplicativo ya no suponen un problema. Gracias al Cloud, el mantenimiento de las aplicaciones se hace de manera automática. Ya no es necesario ocuparse de las actualizaciones, y los proveedores ofrecen una alta disponibilidad con vigilancia 24/7/365: la empresa puede por lo tanto concentrarse en su actividad principal. Todo esto induce a un aumento de la productividad que podría alcanzar hasta el 25%. Otra ventaja: los proveedores de aplicaciones Cloud Se basan en el principio de “pago por uso”, solo paga por el consumo que realiza. La empresa cliente no compra por lo tanto ni el software ni el material que utiliza, si no que lo arrienda, lo que supone otra fuente de ahorro.

11

Las empresas del siglo XXI intentan ser lo más flexibles y accesibles posible. La llegada o partida de un empleado no debería suponer un problema. El Cloud concede a las empresas esta flexibilidad con una rapidez de creación o supresión de cuentas de usuario, así como la accesibilidad a los datos independientemente del momento y lugar. Una verdadera revolución para los comerciales y otros empleados itinerantes. Los documentos de empresa ahora se pueden consultar desde tablets, smartphones, portátiles, etc y la compartición es más sencilla.

2.

Los puntos débiles

Parte 1: La comunicación en la empresa

Ya no es necesario demostrar el poder de seducción del Cloud, sin embargo los directores de sistemas informáticos todavía tienen algunas dudas y temores. No tienen mucha confianza, a veces con razón, en el alojamiento de los datos en la nube, que puede parecerse a veces más bien a una bruma. La primera cuestión que se plantea es la de la seguridad. Por ejemplo, en el caso de una empresa basada en España, que utiliza los servicios de un proveedor cuyos centros de datos se encuentran en el extranjero, ¿dónde están los datos?, ¿están realmente seguros? Con el fin de minimizar estos riesgos, los investigadores estudian los países en función de su riesgo sísmico, el coste de la electricidad e impuestos con el fin de evaluar la mejor tierra de acogida para sus centros de datos. Estos mismos centros de tratamiento de datos están también expuestos a riesgos digitales. Hechos como el “hackeo” que sufrió Google en 2011 pueden alimentar la desconfianza ligada al Cloud. Efectivamente, el gigante americano fue pirateado, y le robaron 35 millones de cuentas. Del mismo modo, Amazon tuvo varias caídas de servidor, sobre todo en 2011 y 2012 que afectaron a la accesibilidad de varias páginas web (Pinterest, Foursquare etc.). Las soluciones « made in Spain » o « made in Europe » se están desarrollando cada día más con el fin de tranquilizar a las empresas. El editor de mensajería Alinto ofrece softwares de mensajería desarrollados y alojados en la Unión Europea. Saber que los datos están alojados dentro de la Unión tranquiliza a los dirigentes de empresa, ya que desde un punto de vista jurídico, esta práctica es la que más confianza aporta en caso de litigio. El Cloud está lleno de recursos y beneficios para las empresas clientes pero también para los editores de software. Las empresas tienen dudas cuando oyen hablar de Cloud debido a los temas de seguridad que comentábamos con anterioridad, pero también frente a los proveedores que no siempre parten de la sinceridad. Justamente, cuando observamos el panorama del Cloud hoy en día, distinguimos dos tipos de editores: los editores internacionales y las empresas nacionales con dos ideologías diferentes. Efectivamente, los grandes grupos de reconocimiento internacional ofrecen un trato menos próximo a su clientela, y por lo tanto menos predispuesto a la escucha de sus necesidades. Cuando por ejemplo una gran empresa va eliminando poco a poco servicios, esto supone un problema para los usuarios. Este fue el caso de Google Reader, lector de flujos RSS, que fue suprimido el 1 de julio de 2013. Millones de usuarios se quedaron sin una herramienta de uso diario, y perdieron la información de sus cuentas. Con el gigante americano no hay modo de suprimir o recuperar la información. Los grandes grupos que dirigen varios proyectos de gran tamaño al final se concentran en los que son más rentables, y que normalmente están ligados a la publicidad. A esto se añade el escándalo PRISM que recientemente dio la vuelta al mundo del Cloud. Los mayores grupos americanos fueron denunciados por estar implicados en el caso de espionaje por parte de la NSA. Google, Amazon o incluso Skype estuvieron implicados. Según la información facilitada por la ITIF (Ingormation Technology and

12

Innovation Foundation), el ingreso no percibido para las empresas fue de al menos 22 mil millones de dólares, es decir, sobre el 15% del mercado. Las empresas cada vez desconfían más de las grandes multinacionales, cuyo objetivo es generar cifras sin preguntarse verdaderamente las expectativas legítimas de los clientes.

Parte 1: La comunicación en la empresa

El Cloud es una herramienta que todavía no ha terminado de revolucionar la accesibilidad a las aplicaciones. Para facilitar su apropiación, lo mejor es conocer la empresa con al que trabajamos, asegurarse de que los derechos y deseos de las dos partes sean respetados, pero también anticiparse a los posibles riesgos que corremos al trabajar conjuntamente.

13

Parte 2 Usos mensajerì a de la

en la empresa

14

I.

Entorno de empresa y modo de gestión

1.

Presentación del panel

Más de 200 empresas de diferentes tamaños y países han aceptado responder a nuestro cuestionario. En 2012, el 48% de las empresas encuestadas se situaban en la franja de entre 1-49 empleados. Para esta edición, la tendencia ha continuado siendo la misma con un 56% de los participantes. La tasa de pequeñas empresas es más elevada debido a que las start-up y pequeñas empresas en pleno crecimiento se ven muy afectadas por la problemática del equipamiento informático. Buscan la calidad al menor precio, y se sienten muy atraídas por las nuevas tecnologías.

Efectivos de las empresas

Parte 2 : Usos de la mensajería en la empresa

60

40

20

0

48,4

1 a 49

56,4

24,6

17,2

50 a 249

13,9

13,5

249 a 1.000

13,1

12.8

Más de 1.000

Las empresas participantes pertenecen a sectores diversos y variados, desde el sector médico, pasando por establecimientos de enseñanza superior. No obstante, sigue dominando el sector informático y de servicios TI (40%), seguidos de empresas dedicadas a los servicios a empresas (19%), industria (17%) y administraciones (8%).

2.

Modo de gestión de la mensajería

La mensajería electrónica se rige por tres grandes categorías de gestión: • la gestión internalizada: solución tradicional de alojamiento de la mensajería. La empresa invierte en servidores, aloja y almacena la solución de mensajería de manera interna. No recurre a ningún prestatario externo y se ocupa por lo tanto del mantenimiento aplicativo y material. • la info-gestión : este sistema permite alojar de manera interna la solución de mensajería. El cliente decide conservar el alojamiento y almacenamiento de los datos, pero recurre a una empresa externa para ocuparse de la gestión informática. La empresa externa se encarga por lo tanto de verificar que las aplicaciones y bases de datos sean funcionales. • la gestión externalizada, también llamada gestión en modo « Cloud ». En este caso el prestatario se ocupa de todo: alojamiento, almacenamiento, mantenimiento y gestión de la información.

15

80

Modo de gestión de la mensajería

60

40

20

52

0

51

Parte 2 : Usos de la mensajería en la empresa

Interna

12

5

Info-gestionada

36

44

Externalizada

Sobre la media de las empresas encuestadas, el único modo de gestión que ha progresado desde la última edición del libro blanco es el modo externalizado: el Cloud ha seducido claramente a las empresas en dos años, hasta hacer crecer el porcentaje 8,17 puntos; teniendo en cuenta el éxito mediático del Cloud actualmente, la situación promete un aumento claro. En cuanto al modo de info-gestión, ha sufrido una caída considerable, pasando del 12% en 2012 a 4,91% en 2013. En la edición anterior el porcentaje de empresas que utilizaban la info-gestión había aumentado frente a la gestión interna. En su momento interpretamos este resultado como una fase de transición hacia el Cloud. Efectivamente, esto es lo que ha sucedido, la externalización ha tomado ventaja sobre los otros modos de gestión. Las empresas hoy en día buscan externalizar las aplicaciones que no conciernen a su actividad principal, con el fin de concentrarse en su actividad.

3.

Modo de gestión y efectivos

Las pequeñas empresas tienden a abandonar la gestión interna de la mensajería. Con una disminución de 2 puntos de la gestión interna y un aumento de 15 puntos de la externalización, podemos afirmar que las PYMES están convencidas hoy en día de las ventajas del Cloud, ya que para las empresas de entre 50 y 250 empleados, la externalización también ha progresado. 1 a 49 Modo de gestión y efectivo

50 a 249

Info-gestionada

Externalizada

Interna

249 a 1.000

Más de 1.000

16

Sin embargo, las grandes empresas todavía no están convencidas de abandonar las gestión interna de su mensajería. Sus sistemas de información contienen datos importantes y sensibles para su actividad, lo que explica la dificultad para confiárselos a terceros. Las empresas de más de 1.000 empleados gestionan y controlan sus propios sistemas informáticos con el fin de evitar cualquier tipo de problema que pudiese encontrar el proveedor. Incluso si la gestión interna sigue siendo mayoritaria en las grandes empresas, la externalización progresa poco a poco con un ligero aumento de 3 puntos.

4.

Ventajas e inconvenientes en función de los modos de gestión

No existe un modo de gestión perfecto. Cada uno presenta ventajas e inconvenientes. Las empresas que han participado en el estudio han hecho una autocrítica de su sistema de gestión.

Parte 2 : Usos de la mensajería en la empresa

La gestión interna

Seguridad de los datos (99%)

Facilidad del acceso (97%)

Control (96%)

Inversión (50.63 %)

Mantenimiento hardware HW (40.51 %)

Mantenimiento software SW (41.90 %)

Costes a largo plazo (29.11 %)

Ventajas de la gestión interna de la mensajería Inconvenientes de la gestión interna de la mensajería

Una de las principales ventajas de una solución de gestión interna es la seguridad de los datos y la facilidad de acceso a la mensajería. En tercera posición aparece el control sobre la mensajería, con un 96% de los participantes que estiman que este criterio es una ventaja. El aspecto financiero es el principal inconveniente según el 50% de los encuestados. De hecho, la puesta en funcionamiento de una solución de mensajería interna es muy costoso. La compra de servidores, su instalación, así como el coste en energía puede alcanzar sumas importantes. El mantenimiento, ya sea aplicativo o material, representa del mismo modo un inconveniente considerable según los participantes en la encuesta. La gestión externa

Despliegue Control sobre los costes

(93 %)

(90 %)

Contrato de larga duración (30 %)

Flexibilidad

Alojamiento de los datos (39 %)

(81 %)

Ventajas de la gestión de mensajería externalizada

Pérdida de control

Inconvenientes de la gestión externalizada de la mensajería

(21 %)

17

Parte 2 : Usos de la mensajería en la empresa

Las principales ventajas de la externalización son el control de costes y el despliegue rápido y sencillo de la solución. Al contrario de una solución alojada de manera interna, la empresa no necesita hacerse con servidores, ni con licencias de software. Así pues ,los costes se reducen al arrendamiento del software. En lo que concierne a la rapidez del despliegue, más del 90% de los encuestados lo consideran una ventaja a tener en cuenta. Efectivamente, la empresa ya no necesita instalar y configurar servidores, solo tiene que configurar las cuentas de correo de los empleados. Los encuestados han hecho referencia en varias ocasiones al ahorro de tiempo que supone la suscripción a un servicio de mensajería externalizado. Los inconvenientes facilitados han sido los siguientes: el contrato de larga duración con un prestatario, el lugar de alojamiento de los datos y la pérdida del control de la mensajería. El lugar de alojamiento de los datos está a la cabeza con el 39% de las respuestas, un porcentaje débil que refleja sin embargo el principal inconveniente del uso del Cloud: la necesidad de las empresas de sentirse seguras en cuanto al lugar de alojamiento de sus datos internos.

II. Satisfacción Hemos establecido los tres criterios más importantes de un servicio de mensajería: la disponibilidad, la seguridad y la facilidad en la administración.

7.4%

6%

Los criterios más importantes de un servicio de mensajería

23.3% Disponibilidad Seguridad Sencillez en la administración

63.3%

NS/NC

Según las empresas encuestadas, la disponibilidad es el criterio más importante de una mensajería, ya que debe estar operativa en todo momento y bajo cualquier circunstancia. Al ser el medio de comunicación más utilizado en el mundo empresarial, no es de extrañar que el 63,33% de los encuestados coincidan en esta opinión. La seguridad aparece en segunda posición con un porcentaje del 57,72%. Aquí volvemos otra vez al alojamiento de los datos. En el ámbito de una externalización, es necesario que la empresa se sienta segura en cuanto al lugar de alojamiento de sus datos. Finalmente encontramos la facilidad en la administración, el elemento menos importante según nuestro panel de encuestados. Esto se explica por el hecho de que las interfaces de administración han evolucionado mucho en los últimos años. Al ser además poco utilizadas, se configuran al comenzar el uso de la solución y no se vuelven a tocar mucho.

18

III. Mobilidad 1.

Los terminales más utilizados

En los últimos años, la mobilidad en la empresa se ha convertido en un punto clave. Los colaboradores necesitan poder acceder a sus datos desde cualquier parte. Por ello, las nuevas propuestas son cada vez más innovadoras, y las ventas no paran de aumentar.

Equipamiento de los trabajadores itinerantes

60

40

Parte 2 : Usos de la mensajería en la empresa

20

0

0.61

Tabletas

2.

51

17.2

Portátiles

15.3

Smartphones

66.9

Varios dispositivos por colaborador

La consulta del correo electrónico de manera móvil

La llegada al mercado de las tarifas planas de internet móvil a bajo coste ha supuesto una auténtica revolución en el uso de los dispositivos móviles, la venta de smartphones se ha disparado literalmente. Los participantes en nuestra encuesta estiman que hoy en día el acceso a internet de manera móvil es sencillo (77,30%), económico (63,19%) y cómodo (69,32 %). Por lo tanto, si se ha facilitado el acceso a internet, también se ha facilitado el acceso a los emails. Esto se confirma cuando averiguamos que la consulta del correo electrónico es la primera actividad que se realiza desde un teléfono inteligente. De hecho, el 78% de los usuarios de smartphones acceden a su mensajería desde el móvil, mientras que el 73% lo utilizan para hacer búsquedas en internet.

3.

Los hábitos en la consulta de móviles

Para consultar el correo con smartphones, los usuarios disponen de varias opciones: • La aplicación nativa del móvil: una aplicación que permite al usuario introducir su

usuario y contraseña, independientemente de su proveedor de correo. En este caso, los emails se reciben directamente en el teléfono. • La aplicación o cliente de correo que el proveedor de mensajería pone a disposición del usuario por medio de descarga, en la plataforma de diferentes OS (WindowsPhone, iOS, BlackBerry, Android). Para poder utilizar la aplicación, es necesario que el usuario tenga una cuenta de correo del proveedor en cuestión. En este caso, los emails se reciben también en el Smartphone. • La webApp (application internet), no confundir con las WebApp de las webs.

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EL EMAIL MÓVIL

Parte 2 : Usos de la mensajería en la empresa

4 DE CADA 10 EMAILS SE ABREN DESDE UN DISPOSITIVO MÓVIL CONSULTA DE EMAILS = ACTIVIDAD #1 EN SMARTPHONES

NÚMERO DE USUARIOS QUE CONSULTAN SUS EMAILS A TRAVÉS DE SMARTPHONES EN MILLONES

2013 897

2014 1 152

ES DECIR +  28  % DE INCREMENTO

ESPAÑA UNA DE LAS PRIMERAS POTENCIAS MUNDIALES EN LA CONSULTA DE EMAILS DESDE DISITIVOS MÓVILES

ACTIVIDADES MÁS POPULARES DESDE TABLETS 28 % 35,8 %

Fuentes: Dolist.net, Francemobiles.com

CONSULTA DE EMAILS BÚSQUEDAS POR ENTRETENIMIENTO

20

9% Consulta del email a través de smartphones

12%

79% Aplicación nativa

Parte 2 : Usos de la mensajería en la empresa

Aplicación del proveedor

Cuando un usuario va a la WebApp de su proveedor, se conecta en una dirección cuyo código ha sido optimizado para el terminal. A través de la WebApp los emails no se almacenan directamente en el smartphone. Al hacer la encuesta se ha podido constatar que el 79,14% de los participantes consultaban su correo a través de la aplicación nativa de su Smartphone. En términos de seguridad de datos, esta práctica está muy lejos de ser la más segura. Al pasar a través de una aplicación, los mensajes y contactos se almacenan directamente en el teléfono, por lo que cualquiera puede acceder a ellos en caso de pérdida o robo del terminal. En este caso, es más recomendable utilizar una WebApp de la que el usuario pueda desconectarse tras su uso.

IV.

El BYOD

1.

Una práctica poco aplicada y normativizada

El BYOD (Bring Your Own Device) pretende incitar a los trabajadores a utilizar su material personal en el lugar de trabajo. El BYOD todavía no tiene mucho éxito en Europa. De hecho, del total de los participantes, solo el 27,61% utilizan esta práctica en el seno de su empresa, y el porcentaje de empresas que prevén introducirla no es superior al 6,75%. En numerosas ocasiones con el fin de justificar sus respuestas, las empresas han evocado la desigualdad que plantea el BYOD entre los trabajadores. Según los encuestados, es tarea de la empresa proporcionar el material, incluido el material informático. EL BYOD se aplica muy poco por el momento, pero también está muy poco reglamentado. Una práctica de este tipo no puede introducirse en una empresa sin ser reglamentada y es necesario llevar a cabo una campaña de prevención y formación para los empleados. Según un estudio llevado a cabo por Acronis, empresa especializada en el desarrollo de softwares de seguridad, solo el 26% de las empresas que han incluido el BYOD han impuesto a sus empleados instaurar una contraseña en sus terminales. Por lo que vemos, las empresas están muy poco concienciadas por el momento de los riesgos que pueden engendrar el BYOD.

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2.

Ventajas e inconvenientes

Según el 43,56 % de los encuestados, el ahorro para la empresa en material y el mantenimiento es la principal ventaja del BYOD. Por el contrario, los encuestados han puntualizado en varias ocasiones que el empleado que utiliza su propio material no transmite una buena imagen de la empresa.

Parte 2 : Usos de la mensajería en la empresa

Satisfacción de los empleados (28 %)

Avería de material en ejercicio profesional (28 %)

Ahorro en material (44 %) Aumento de la productividad (17 %)

Seguridad de los datos confidenciales (54%)

Imagen moderna de la empresa (11 %)

Confusión vida personal/privada (18 %)

Percepción de ventajas del BYOD Percepción de inconvenientes del BYOD

El primer inconveniente del BYOD es sin lugar a dudas la seguridad de los datos confidenciales de la empresa evocado por el 54% de los encuestados. Justo después encontramos el riesgo de confusión de la vida privada y profesional de los trabajadores, y finalmente, los problemas legales ligados a la avería del material en el lugar de trabajo o en el marco de la actividad profesional. A pesar de todo, los usuarios alcanza un 45% en la estimación de que este inconveniente es el menos importante frente a los riesgos que corre la empresa. Hoy en día los empleados desean trabajar independientemente de dónde se encuentren, y tener acceso a la información en cualquier circunstancia. La expansión de la red de internet, la llegada de nuevos equipamientos high-tech y el desarrollo de protocolos de comunicación especializados son elementos que han favorecido el desarrollo del BYOD, con la condición de solucionar los inconvenientes de esta práctica. En lo que concierne a la consulta de emails en smartphones o tablets, las WebApp son hoy en día la respuesta a las empresas en lo que se refiere a confidencialidad de comunicación. Solo el tiempo nos dirá la evolución que experimentará el BYOD en términos de práctica y seguridad.

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GRACIAS

Como acabamos de ver, el email está en continua evolución. Desde su creación hace más de 40 años no ha dejado de transformarse, ser atacado, y también ser una herramienta fundamental para un gran número de empresas. Garantiza la función de vínculo entre trabajadores, a través de él que se cierran grandes acuerdos, está en el centro de nuestra comunicación. Los detractores pueden pensar que el email comienza a desgastarse, pero con la llegada del Cloud, un aire de renovación sopla sobre la comunicación electrónica. Y lejos de sofocarse, la accesibilidad que aporta, multiplicada por la diversidad de terminales que la reciben, le confieren un estatus omnisciente. Queda claro que las empresas lo necesitan. Y, quién sabe, si en dos años cuando saquemos la próxima edición existirá una solución de comunicación electrónica con carácter todavía más universal, en ese caso le dedicaremos el Libro Blanco de la Mensajería con placer. Mientras tanto, la mensajería electrónica todavía tiene un bello futuro por delante. A los más escépticos les preguntaremos cómo

Conclusión

han recibido nuestro Libro Blanco.…Cómo no, ¡por email!

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