ESTRATEGIAS DE MEDICION EN ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS Javier Oswaldo Moreno M.

BIBLIOMETRIA CIENCIOMETRIA BIBLIOTECOMETRIA BIBLIOESTADISTICA INFORMETRIA CIBERMETRIA WEBMETRIA NETMETRIA

TODO–METRIA

BIBILIOMETRIA ? A mí me van a medir? Largo = ? Ancho = ? Alto = ? Tipo Pasta Tipo Papel Edad = ? Numero Paginas = ? Tengo hermanos gemelos ? Indicadores de uso Numero de Consultas = ? Estado de conservación ?

BIBLIOMETRIA: Corriente Científica: CIENCIOMETRIA Bibliometría: Parte de la Cienciometría que aplica métodos matemáticos y estadísticos a toda literatura de carácter científico y a los autores que la producen, con el objeto de estudiar y analizar la actividad científica . Comunidad Científica: Nosotros solo nos podemos medir nosotros mismos: Conjugando el verbo CITAR: Yo te cito Tu me citas El nos Cita Nosotros nos Citamos Ellos… nos Necesitarán

BIBLIOMETRIA: Corriente Técnica y Tecnológica: BIBLIOTECOMETRIA Bibliotecometría: Aplicación de las técnicas y estrategias de medición en las actividades de Gestión Bibliotecaria. (BIBLIO – ESTADÍSTICA)

• GESTION ADMINISTRATIVA • GESTION FINANCIERA • GESTION DE RECURSOS FISICOS Y MOBILIARIO • GESTION DE LA COLECCIÓN • GESTION DE SERVICIOS • EVALUACION Y CONTROL

ARCHIVOMETRIA Archivometría: Aplicación de las técnicas y estrategias de medición en las actividades de Gestión Documental

MEDICION ? ; MEDIR ? Que es Porqué Para qué Con qué Cómo Donde Cuando

MEDIR

CONCEPTO DE MEDIR MEDIR: «Es encontrar el numero de veces que una magnitud desconocida, contiene a otra magnitud conocida, que se toma como patrón».(CONTAR) WIKIPEDIA MEDIR: «Es comparar la magnitud conocida de un objeto, con la de otro objeto cuya dimensión se desea conocer.»

Ejemplo:

Magnitud a medir : Longitud Unidad de medida: Metro Dimensiones del salón: Dimensión Largo: 7 metros Dimensión Ancho: 5 metros Dimensión Altura: 2.50 metros En resumen: MEDIR ES COMPARAR

CONCEPTO DE MEDIR MEDIR: Es determinar el valor de una magnitud. MEDIR: Es determinar la cantidad de una cosa, por comparación con otra de la misma especie, que generalmente se toma como unidad. MEDIR: Comprobar una habilidad, actividad, una aptitud, comparándola con otra.

MEDIR: Calibrar ventajas y desventajas que impliquen hacer algo WIKIPEDIA

En resumen: MEDIR ES COMPARAR

PORQUÉ MEDIR ¿ CÓMO LO SABES?

¡PEDRO ES MÁS RICO QUE LUIS!

Magnitud : Rico –Riqueza. Como la dimensionó?

PORQUÉ MEDIR PORQUÉ NO LO PASA A LA UNIVERSIDAD Z.Z.Z QUE ES EXCELENTE?

¡ MI HIJO ESTA ESTUDIANDO EN LA UNIVERSIDAD X.X.X.X !

Cómo hizo para dimensionar la magnitud EXCELENCIA?

PORQUÉ MEDIR «Toda afirmación, opinión o juicio que se emite por sospechas, por indicios o por datos inciertos no deja de ser una conjetura, sin ningún valor probatorio.» Si no lo puede comprobar, no lo diga. Si no se puede medir, es mejor no decirlo.

« Lo que no se mide, no se puede controlar. Lo que no se controla, no se puede dirigir. Lo que no se dirige, no se puede mejorar»

PARA QUÉ MEDIR Para presentar Informes Para verificar el cumplimiento de normas Para verificar cumplimiento de objetivos - metas Para mejorar Para Referenciación Para Certificación Para Acreditación Para buscar la EXCELENCIA Para Satisfacción del Usuario Para Satisfacción personal

CON QUÉ MEDIR Con instrumentos de medición. Mediciones directas. Cuando existe el instrumento físico que permite tomar la medida. (Metro, Balanza, Reloj, Termómetro … Magnitudes físicas Mediciones Indirectas o Derivadas , cuando no se puede hacer la comparación directa entre el patrón y el objeto. Ejemplo la superficie, velocidad Con qué medir opiniones, gustos, sentimientos, vivencias, Grado de Satisfacción; Calidad de servicio; Oportunidad… No existe INSTRUMENTO DE MEDICION ? Debe crear su propio INSTRUMENTO INSTRUMENTO - ENCUESTA

COMO MEDIR Algunos instrumentos de medición son tan sencillos que únicamente requieren algo de sentido común. Otros instrumentos, más complejos traen manual de usuario.

Los equipos de medición demasiado complejos requieren inclusive la capacitación especializada a personal experto. Para el caso de los INSTRUMENTOS - ENCUESTA, generalmente, en la misma redacción de las preguntas se anexa un instructivo de como llenarlo. Cuando el formulario es muy complejo o extenso se acude entonces a la encuesta tipo entrevista en la cual un funcionario entrenado hará las preguntas y llenará las casillas correspondientes.

DONDE MEDIR Algunas variables requieren que la medición se realice necesariamente en el sitio. Otras se pueden realizar en un sitio diferente. Por control remoto Para el caso de las mediciones tipo encuesta, estas se pueden aplicar: En el Sitio A domicilio Vía Telefónica Vía Internet

CUANDO MEDIR Depende del objetivo de la medición y del tipo de magnitud que se desea medir. Así podrá ser: Ocasional Esporádicamente Regularmente A Diario Semanal Mensual Bimensual Trimestral Semestral Anual Continuada PERMANENTE

QUE ES LO QUE SE DEBE

EN EL ARCHIVO EN LA BIBLIOTEA CUALES SON LAS VARIABLES ?

EN EL ARCHIVO

MASA DOCUMENTAL MASA: MAGNITUD FISICA QUE EXPRESA LA CANTIDAD DE MATERIA QUE POSEE UN CUERPO CARACTERISTICAS:

PESO VOLUMEN

MASA DOCUMENTAL La masa documental cuando es cuidadosamente depositada, generalmente en el piso, adopta formas geométricas sencillas y conocidas como el cubo o el prisma. En los dos casos, el Volumen es muy fácil de obtener y fácil de recordar. V= Largo X Ancho X Alto. Alto = h

Alto = l

Ancho = l Largo = l V

= l x l x l

Ancho = a Largo = l V

= l x a x h

MASA DOCUMENTAL La masa documental cuando no es cuidadosamente depositada, puede adoptar formas aproximadamente parecidas a cuerpos geométricos como el cono o tronco de cono y pirámide o tronco de pirámide, o formas caprichosas

MASA DOCUMENTAL Estimativo por volumen. Dimensionar el salón o los salones que contengan masa documental. Largo (a), Ancho (b) , Alto (c). Obtener Volumen del salón V= a * b * c Estimar « a ojo de buen cubero » que proporción del total de volumen del salón la ocupa la masa documental. 1/2 ? , 1/3 ? 1/4 ? …….. Medir los espacios libres Aproximar a formas geométricas: cubo, prisma, pirámide, cono, tronco de pirámide, tronco de cono o una composición volumétrica de dos o más de las formas descritas (geometría)

2.80

3.20 3.90

Volumen Salón 3,90*3,20*2,80 = 34.94 m3

Volumen MASA = 1/2 V Salón ? 34.94 m3/2 VMD = 17.43 m3 ?

Volumen MASA = 1/6 V Salón ? 34.94 /6 VMD = 5,83 m3 ?

3,60

0,80 0,40

0,80 2,80

SUPERFICIE MAYOR (S) 3,60 x 0,80 = 2,88 3,60 x 2,00/2 = 3,60 SUMA ----------6,48

SUPERFICIE MENOR (s) 0,40 x 0,80 = 0,32

VOLUMEN TRONCO DE PIRAMIDE

V = (S + s + 𝑺 ∗ 𝒔 )* H/3

ALTURA TRONCO PIRAMIDE

V = (6.48+0.32+ 𝟔, 𝟒𝟖𝒙𝟎, 𝟑𝟐) x 2,40/3

H = 2,40 m

V MD = 6,59 m3

PROCEDIMIENTO ‘’EXACTO’’ CONTAR UNA A UNA LAS CAJAS

6a CAPA 2 CAJAS

5ª CAPA 7 CAJAS 4ª CAPA 13 CAJAS 3ª CAPA 18 CAJAS 2ª CAPA 26 CAJAS 1a CAPA 38 CAJAS

TOTAL 104 CAJAS Volumen Total V = 0.064 * 104 V = 6.65 m3

COMPARACION T PIRAMIDE V = 6.59 m3 MED EXACTA V = 6.65 m3

Volumen de una caja 0.40*0.40*0.40 v = 0.064 m3

VOLUMEN DOCUMENTAL “ CANTIDAD DE MASA DOCUMENTAL EXPRESADA EN METROS DE LONGITUD”

“ CANTIDAD DE MASA DOCUMENTAL EXPRESADA EN NUMERO DE FOLIOS..”

Y como hago para pasar de m3 a ml y de ml a Folios?

0.33 m

UNA RESMA DE PAPEL DE 75 gr MIDE APROX 5cm Coloque 20 resmas en fila, miden ≃ un ml 1 resma = 500 folios ENTONCES, EN 1 ML ALCANZAN 20*500 ≃ 10 000 FOLIOS

100 cm

28 cm

1 m3 = 16 ml de papel carta? Cara del cubo 100*100 = 10 000 Cara papel 21.6 * 28 = 604.8 10 000/ 604.8 = 16.5

Cara papel of 21.6*33 = 712.8 10 000/ 712.8 = 14 ml

TIPO PAPEL

GRAMAJE 75 gr/m2

GRAMAJE 60 gr/m2

GRAMAJE 30 gr/m2 (COPIA)

UNIDAD CONSERV

PFM

PFM3

LEGAJO

9450

132300

CARPETA

9000

126000

CAJA ARCH

6300

88200

OTROS*

8700

96000

LEGAJO

11860

166000

CARPETA

11230

157200

CAJA ARCH

8090

113300

OTROS*

10900

152500

LEGAJO

20200

282800

CARPETA

19300

270000

CAJA ARCH

13500

189000

OTROS*

18600

260000

* Costales, sacos, cajas no convencionales para arch.

FUENTE: NTC 5029 AGN

RETOMANDO EL EJEMPLO DE CALCULO SE OBTUVO UN VOLUMEN DE 6,6 M3

Para convertir de M3 a ML se multiplica por 14,0 entonces: 6,6 * 14,0 = 72.6 ML Para pasar de metros lineales a folios (75 gr/m2) factor 8700 72.6 * 8700 = 631 620 folios ≈ 630.000 Disposición en Archivo Central Caja # 20: 2100 folios por caja En un ML alcanzan 3 caja # 20 Total PFM = 3 * 2100 = 6300 Folios ML requeridos en estantes de Archivo central: 630.000 / 6300 = 100 ML Área Requerida en Depósito: 100 /5.8 = 17.24 M2.

Tamaños de cajas Caja # 12 40.5 x 21.0 x 26 cm Capacidad ≈ 7 carpetas con 200 F c/u 1400 Folios cada caja 4 cajas /ML ≈ 5600 F/ml Caja # 20 40.0 x 32.0 * 27 cm Capacidad ≈ 10 a 11 carpetas 2100 Folios cada caja 3 cajas /ML ≈ 6300 F/ml

ESTANTE FIJO DIMENSIONES LARGO 3.00 m ANCHO 0.70 m # BANDEJAS 5 DOBLE CARA

METROS LINEALES 3 x 5 x 2 = 30 ml AREA OCUPADA 3.70 x 1.4 = 5.18 m2 30 / 5.18 = 5.79 Para 5.8 ml de documentos se requiere 1,0 m2 de área en sala de depósito **

Fuente: imágenes Google

Y como medir o contar las variables que no tienen instrumentos, como por ejemplo: La eficiencia, La aceptación de los usuarios, la excelencia y demás ASPECTOS relacionaos con la actividad de Bibliotecas, Archivos y en general para cualesquier dependencia de la institucion?

¿ CÓMO LO SABES?

¡PEDRO ES MÁS RICO QUE LUIS!

Magnitud Rico –Riqueza. Dimensión material Dimensión inmaterial

Magnitud RICO: Dimensiones materiales

Dimensión Ingresos Propiedades

PEDRO 2000 $ 100.000 $

LUIS 800 $ 50.000 $

Variables intervinientes: Numero de personas a cargo PEDRO Personas a cargo 8p Cociente de ingreso 250 $/p Cociente de copropied. 12.500 $/p

LUIS 2 400 $/p 25.000 $/p

Magnitud RICO: Dimensiones no materiales PEDRO BIENESTAR FISICO Salud ? Atención medica ? Ocio - Hobbies ? BIENESTAR EMOCIONAL Autoestima Ausencia de estrés RELACIONES INTERPERSONALES Interrelación Apoyos DESARROLLO PERSONAL Educación Competencia Desempeño AUTODETERMINACIÓN …. Autonomía, metas, valores..

LUIS ? ? ?

MI HIJA ESTUDIA EN LA U. Z.Z.Z QUE ES EXCELENTE

¡ MI HIJO ESTA ESTUDIANDO EN LA UNIVERSIDAD X.X.X.X !

Cómo hizo para dimensionar la magnitud EXCELENCIA?

FISICOS

ASPECTOS

UNIV X

UNIV Y

AREA AULAS

M2

M2

M2

M2

LABORTORAT ESC. DEPORT BIBLIOTECA PERSONAL

# DOCENTES DOC # DOCENT MAG # DOC ESPEC

CURRICULO

# PROGRAMAS PENSUM DE C/Prog

ESTUDIANTES

PREGRADO ESPECIALIZ MAESTRIA DOCTORADO

EGRESADOS ?

INDICADORES: Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa, fácilmente observable, y que permite describir características, comportamientos, o fenómenos de la realidad, mediante la evolución de una o más variables, o el establecimiento de una relación entre variables, que al ser comparadas con periodos anteriores o con productos similares, permiten evaluar el desempeño o su comportamiento en el tiempo.

EJEMPLO: (ENGAÑOSOS VS CONFIABLES) Mi biblioteca es más grande que la DE …. Indicador: Área. 120 m2 vs 80 m2 ? Indicador: Acervo 8000 títulos vs 10000 títulos ? N° usuarios potenciales: 1200 vs 900 N° usuarios efectivamente atendidos ### vs ##### Indicador potencial de área: # usuarios/área Indicador efectivo de área: # u e a /área Indicador potencial de Acervo: # de usuarios pot/ # títulos (o inverso) Indicador efectivo de Acervo: # de u e a / # titulos N° CONSULTAS /DIA, MES, SEMESTRE

Indicador : Oportunidad en el servicio:

Monitoreo y Auditoría : Ficha Control: Fecha y Hora de Solicitud Fecha y hora en que se facilita la información Estado del documento Tipo de Documento Fecha y hora de devolución Estado de devolución …

EJEMPLOS DE INDICADORES . EN BIBLIOTECA: Numero de estudiantes por M2 en Sala de lectura. Numero de Estudiantes por título o el inverso N° Títulos por estudiante Número de prestamos/número de usuarios ( diario, semanal, mensual, sem..) Numero de suscripciones en hemeroteca … Indicador de prestamos por disciplinas, profesiones… Indicadores de Títulos por áreas Grado de aceptación de los servicios EN ARCHIVO: INDICADORES DE EFICIENCIA: N° DE DOCUMENTOS ENCONTRADOS/N° DE DOC SOLICITADOS N° DE FOLIOS PROCESADOS POR DIA/N° PERSONAL INDICADORES DE OPORTUNIDAD TIEMPO EMPLEADO EN ATENDER UNA SOLICITUD INDICADORES DE IMPACTO MEDICION DEL CAMBIO PRODUCIDO POR UNA INNOVACIÓN

IMPACTO

IMPACTO CHOQUE VIOLENTO DE UN OBJETO CONTRA OTRO DE MAYOR TAMAÑO MARCA O SEÑAL QUE PRODUCE EL CHOQUE IMPRESIÓN EMOSIONAL INTENSA CONJUNTO DE CONSECUENCIAS PROVOCADAS POR UN HECHO O ACUACION QUE AFECTA UN ENTORNO O AMBIENTE SOCIAL O NATURAL FUENTE: WIKIPEDIA

INDICADORES DE IMPACTO El archivo requiere más personal auxiliar N° de folios procesados por día Antes NFa N° de folios procesados por día Después NFd META ESPERADA INCREMENTO DEL ORDEN DEL 50%

INCREMENTO: NFd – NFa Nfa = 120 ; NFd = 170; INCREMENTO: 170-120 = 50 IMPATO OBTENIDO: 50x100/120 = 41.66 %

ACEPTACIÓN Y/O SATISFACCIÓN INSTRUMENTO: ELABORACIÓN PROPIA DE ENCUESTA

ESTA UD SATISFECHO CON LAS MODIFICACIONES REALIZADAS EN EL ARCHIVO SI [ ] NO [ ] ESTA UD SATISFECHO CON LA ATENCION RECIBIDA EN BIBLIOTECA? SI [ ] NO [ ]

POR FAVOR ESCIBA SU CONCEPTO CON RESPECTO A LA CALIDAD DEL SERVICIO, POR UD. RECIBIDO EN …. ___ _________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________

ENCUESTA N° ____

AYUDENOS A MEJORAR: Por favor, dedique un momento a responder esta…. Tiempo aprox. 7 min. 1.- Durante el semestre A 2014 utilizo los servicios de …..? Si su respuesta es no continúe en la pregunta N° ---

SI [ ] NO [ ]

2.- Conque frecuencia ha utilizado nuestro servicio en el último semestre? A) A Diario [] B) Una vez por semana [] C) Una vez por quincena [] D) Una vez al mes [] E) Dos veces en el Semestre [] F) Solamente una vez en el semestre [] 3.- Los documentos por ud. Solicitados Le fueron facilitados A) En su totalidad [] B) La gran Mayoría [] C) Casi todos [] D) Aproximadamente la mitad [] E) Menos de las mitad [] F) Muy pocos [] G) Ninguno []

4.- Los documentos le fueron facilitados de manera OPORTUNA A)TOTALMENTE DE ACUERDO [] B)MUY DE ACUERDO [] C)DE ACUERDO [] D)NI DE ACUERDO NI EN DESACUERDO [ ] E)EN DESACUERDO [] F)MUY EN DESACUERDO [] G)TOTALMENTE EN DESACUERDO [] Basándose en su experiencia, por favor valore de 1 a 10 donde 1 es pésimo y 10 es excelente, los siguientes aspectos relacionados con la atención prestada a sus solicitudes: 5.- El trato que recibió por parte del personal del Archivo xx le parece: Pésimo 1__, 2__, 3__, 4__, 5__, 6__, 7__, 8__, 9__, 10__ Excelente 6.- El estado de las instalaciones donde fue atendida su solicitud le parece: Pésimo 1__, 2__, 3__, 4__, 5__, 6__, 7__, 8__, 9__, 10__ Excelente 7….. 8….

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO MONITOREO - FICHAS CONTROL FICHA DIARIA DE GESTION FOLIOS PROCESADOS PRESTAMOS …. INSTRUMENTO: ENCUESTA PROCESAMIENTO ESTADISTICO: TABULACION Y CONTEO MATRIZ DE RESULTADOS CUADROS Y GRÁFICAS ANALISIS E INTERPRETACION RECOMENDACIONES CONCLUSIONES

MEJORAMIENTO CONTINUO GESTION DE IMPACTO

PROCESAMIENTO

HOJA DE CALCULO

ITEM N° 1 Durante el semestre A de 2014 utilizó los servicios del Archivo … OPCIONES SI NO NS NR SUMA

USUARIOS 34 5 1 40

Fr% 85 12.50 2.5 100

FUENTE: ENCUESTA PROPIA JOM

ITEM N° 1 UTILIZACION DE SERVICIOS DE … 90

85

80

% DE USUARIOS

70 60 50 40 30 20

12.50

10

2.5

0 SI

NO

NS NR FUENTE: ENCUESTA PROPIA JOM

Se observa una predominante mayoría determinada por el 85 % de los usuarios que si ha utilizado los servicios que presta el Archivo …, en contraste con un 12.5% de quienes no lo ha utilizado y tan solo un caso aislado que no sabe o no responde.

ITEM N° 2 FRECUENCIA DE USO DE SERVICIOS DEL ARCHIVO …

A B C D E F G

OPCIONES DIARIO SEMANAL QUINCENAL MENSUAL TRIMESTRAL SEMESTRAL NS - NR SUMAS

USUARIOS 4 15 9 3 1 2 0 34

% 11.8 44.1 26.5 8.8 2.9 5.9 0.0 100.0

FUENTE: ENCUESTA PROPIA JOM

Aproximadamente la mitad de los usuarios emplean los servicios del archivo semanalmente, en tanto que una cuarta parte de los usuarios lo hace quincenalmente, la porción restante, se distribuye entre una octava parte que utiliza a diario, y una minoría que lo realiza mensualmente o semestralmente.

ITEM N° 2 FRECUENCIA DE USO DEL ARCHIVO.. 44.1 45.0

40.0 35.0 26.5

% DE USUARIOS

30.0 25.0 20.0 15.0

11.8 8.8

10.0

5.9 2.9

5.0 % US, 0.0 0.0 DIARIO

SEMANAL

QUINCENAL

MENSUAL

TRIMESTRAL

SEMESTRAL NS - NR FUENTE: ENCUESTA PROPIA JOM

ITEM N° 6 EVALUACION GRADO DE EXCELENCIA DE PLANTA FISICA CALIFICATIVO C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NS - NR SUMAS

N° USUARIOS F 0 0 0 0 0 0 1 5 17 11 0 34

C*F 0 0 0 0 0 0 7 40 153 110 0 310

% USUARIOS Fr % 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2.94 14.71 50.00 32.35 0.00 100.00 FUENTE: ENCUESTA PROPIA JOM

EVALUACION PROMEDIO: CALIFICATIVO DE EXCELENCIA = 310 / 34 CALIFICATIVO DE EXCELENCIA = 9.12 SOBRE 10

ITEM N° 6 EVALUACION DE PLANTA FISICA DEL ARCHIVO 50.00

17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

45.00 40.00

% DE USUSARIOS

35.00 30.00 25.00 20.00 15.00 10.00 5.00 0.00 1

2

3

4 5 6 7 8 CALIFICATIVO DE EXCELENCIA DE 1 A 10 % USUARIOS Fr %

9

10

NS - NR

N° USUARIOS F FUENTE: ENCUESTA PROPIA JOM

LECTURA DEL ITEM N° 6 EL 32 % DE LOS USUARIOS ASIGNA EL MÁXIMO CALIFICATIVO DE EXCELENCIA EN PLANTA FÍSICA, CON VALOR DE 10 Y EL 50% UTILIZA UN CALIFICATIVO DE 9. DEL RESTANTE 18%, EL 15% CALIFICA CON 8 Y TAN SOLO EL 3% CON 7. VALE LA PENA RESALTAR, QUE NO NINGUNO DE LOS USUSARIOS CALIFICA POR DEBAJO DEL 7. ADEMÁS, ES RELEVANTE EL VALOR DE CALIFICACION PROMEDIO DE 9.12, LO CUAL SIGNIFICA QUE EN OPINION DE LOS USUARIOS SE HA LOGRADO EL 91.2 % DE EXCELENCIA

....