Ejemplo Práctico Artículo Indicadores Diciembre 2009

PASOS PARA IMPLEMENTAR KPIs 1. ESTRATEGIA Y OBJETIVOS 2. MEDICIÓN DE LO IMPORTANTE

3. DEFINICIÓN DE INDICADORES

4. TIPO Y FORMATO

5. METAS Y ALINEACIÓN

1) Estrategia. Ejemplo Mapa de Objetivos Estratégicos Financiera

2. Crecer en ventas

Cliente

1. Incrementar la rentabilidad

5. Mejorar la prospección de clientes

Procesos Internos

Cuando no se tiene una planeación estratégica u objetivos estratégicos, se puede iniciar detectando los FCE de las 4 perspectivas, pero en procesos se tendrá que hacer un mapeo de los mas importantes, también se puede hacer por área organizacional.

Mapa de Objetivos Estratégicos (MOE) para Generar Valor

8. Cumplir con manual de procedimientos

Crecim y Aprend.

El MOE debe ser uno de los Entregables Principales de una planeación estratégica, el MOE con 4 perspectivas, es parte de la metodología de Balanced Scorecard

11. Mejorar la selección del personal

3. Minimizar Cartera Vencida

4. Optimizar el Flujo de Efectivo

6. Mejorar la satisfacción de nuestros clientes

7. Hacer relaciones de largo plazo con nuestros clientes

9. Cumplir plan de producción y mantenimiento

10. Aumentar confiabilidad de inventarios

12. Mejorar capacidad y habilidad gente

13.Mejorar satisfacción del personal

1) Estrategia. Mapeo de Procesos Clave Ejemplo Mapeo Procesos Cadena de Valor Producción

Control de Calidad

Planeación de Operaciones

Mercadotecnia

Mantenimiento

Almacenes e inventarios

Distribución

Venta y Relación con el cliente

Ejemplo Mapeo Procesos Soporte Contabilización

Pago a proveedores

Reclutamiento y Selección

Capacitación y Desarrllo

Cobranza

Soporte de Sistemas

Compensación

Legal

2) Medición Importante. Factores Clave de Éxito Ejempo: FCE de un Proceso

9. Cumplir plan de producción y mantenimiento

12. Mejorar capacidad y habilidad gente

1. Tener y cumplir plan de mantenimiento

Mantenimiento

2. El mantenimiento preventivo sea mayor que correctivo

3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad

5. Herramienta y refacciones completas

4. Utilizar software de mantenimiento

6. Personal calificado y capacitado

Si nos preguntamos por que no estamos cumpliendo nuestro plan de mantenimiento preventivo, encontraremos los principales FCE que serán las causas raíz de nuestro problema u objetivo. En realidad es un ejercicio de análisis causa-raíz.

2) Medición Importante. Factores Clave de Éxito 9. Cumplir plan de producción y mantenimiento

Ejempo: FCE de un Proceso Nivel Estratégico – Director General y Director de Manufactura

Ejemplo Indicador: % de cumplimiento a plan mensual de mantenimiento

1. Tener y cumplir plan de mantenimiento

2. El mantenimiento preventivo sea mayor que correctivo

3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad

4. Utilizar software de mantenimiento

5. Herramienta y refacciones completas

6. Personal calificado y capacitado

Mantenimiento

Nivel Operativo – Gerentes, Coordinadores, Supervisores

Ej. Indicador: % de Utilización de Software

12. Mejorar capacidad y habilidad gente

Se tendrá que revisar, cuáles de estos FCE es IMPORTANTE medir y a que nivel se debe medir. A nivel dirección se medirá 1 o 2 indicadores de 1 o 2 FCE para el objetivo 9, y en los demás niveles de la organización se podrán definir/medir otros indicadores para los demás FCE. Este mismo ejercicio se tiene que hacer desde una perspectiva financiera, del cliente y de nuestra gente. Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Estratégicos y Operativos

3) Indicadores. Definición de Indicadores 9. Cumplir plan de producción y mantenimiento

FCE 1. Tener y cumplir plan de mantenimiento 2. El mantenimiento preventivo sea mayor que correctivo 3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad

6. Personal calificado y capacitado

Nombre Indicador

Fórmula

Frecuencia

U.M.

Puestos

% de cumplimiento a plan mensual de mantenimiento

Órdenes Cerradas / Órdenes Planeadas

Mensual

%

Director General, Director Manufactura, Gerente de Planta, Gerente de Mtto.

% de hrs hombre para mtto preventivo

Horas dedicadas a órdenes de mtto preventivo /total de hrs de órdenes de mtto

Mensual

%

Gerente de Planta, Gerente de Mtto.

Carga de trabajo

Hrs planeadas en órdenes de trabajo totales / Hrs hombre disponibles

Semanal

%

Gerente de Mtto.

% de personal certificado técniamente

Personas certificadas / total de personal

Mensual

%

Director General, Dir. Manufactura, Ger. de Planta, Ger. de Mtto (cada quien de acuerdo al no. de personas que dependen de él).

Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Estratégicos (forman parte del MOE) y Operativos (Alineados al MOE, pero diferentes)

5) Metas. Definición de Metas 9. Cumplir plan de producción y mantenimiento

FCE 1. Tener y cumplir plan de mantenimiento 2. El mantenimiento preventivo sea mayor que correctivo 3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad

6. Personal calificado y capacitado

Nombre Indicador

Fuente / Base Datos

PB

Meta

Puestos

% de cumplimiento a plan mensual de mantenimiento

Software ManTotal

Mensual

%

Para cada puesto se tendrá que definir una meta de acuerdo a su estatus actual y su oportunidad de mejora (AMARRE), la sumatoria de las metas de los puestos de abajo tendrá que ser la meta del jefe o superior. Si se tienen varias plantas de producción, la suma de todas las plantas tendrá que ser la meta del director de manufactura.

% de hrs hombre para mtto preventivo

Software ManTotal

Mensual

%

Carga de trabajo

Excel Mantenimiento

Semanal

%

% de personal certificado técniamente

BD RH Capacitación Excel

Mensual

%

Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeño (KPI): Estratégicos y Operativos

4) Formato Indicadores. Ejemplo Panel de control Este es un ejemplo de un panel de control para un puesto gerencial, como este mismo lo deben tener todos los puestos clave en la organización, deben estar alineados los indicadores y las metas entre los diferentes niveles de la empresa. Se debe definir los rangos de cumplimiento-semáforo (rojo, amarillo y verde).

Depende de la frecuencia del indicador si se puede ver semanal o mensual, es importante siempre ver el acumulado, e identificar los rojos y sus causas, así como su efecto que tiene en los demás indicadores (análisis causa-raíz).

4) Formato Indicadores. Ejemplo Panel de control

Días de cartera vencida 9.0

DIAS CARTERA VENCIDA

PB MAYO

META

8.0 7.0 6.0 5.0 4.0 3.0 2.0 1.0 0.0

Importante poder ver de manera individual la tendencia de cada indicador del panel de control, de preferencia en un gráfico donde podamos compararnos contra mismo periodo año anterior o contra un Periodo Base y una Meta.

5) Metas. Desdoblamiento de Metas

El éxito de una persona o de una empresa, está en su capacidad de soñar y de hacer sus sueños realidad.

Hacemos que suceda.

Juntos.