2015 El avance de proyectos con MS Project

Lic. Javier A. D’Labra Noriega [email protected]

Mayo 2015

Tabla de contenido Introducción ..............................................................................................................................................................................2 Inicio del documento ................................................................................................................................................................2 Conceptos básicos de MS Project .............................................................................................................................................2 Avance en la duración...............................................................................................................................................................3 Avance del trabajo ....................................................................................................................................................................4 Avance financiero .....................................................................................................................................................................5 Avance en Entregables..............................................................................................................................................................6 Conclusiones .............................................................................................................................................................................7

Serie: Administrando proyectos con MS Project

Página 1

Introducción En la Gestión de Proyectos es clásica la pregunta ¿Cómo van con el proyecto?, desgraciadamente a dicha pregunta se tiene la respuesta clásica “Bien”, por lo tanto considerando el uso de las buenas prácticas ¿Cómo podemos saber si vamos por buen camino para lograr el proyecto de manera satisfactoria?. El objetivo de este documento es revisar el concepto de: Avance de proyecto y los mecanismos para dar una respuesta más puntual y descriptiva tomando en cuenta el interés de la persona que pregunta. Es claro suponer que haciendo uso de la aplicación podremos responder basados en la información proporcionada por el equipo de trabajo a la fecha y registrada por parte del Líder de proyecto, sin embargo en la mayoría de los casos el desconocimiento de las capacidades de Microsoft Project de Escritorio (MS Project) puede ocasionar problemas de interpretación, razón por la cual se hace una revisión de varios de los campos naturales y se proponen algunos adicionales para ser configurados en la aplicación.

Inicio del documento Todo Líder de proyecto considera el concepto de la triple restricción: Costo, Tiempo y Alcance, para planear y dar seguimiento al proyecto, de manera que al responder a la pregunta clásica nos permita: 1) conocer la situación actual vs la planeada y 2) pronosticar la situación a una cierta fecha. Es por ello que es importante tener claridad de lo que significa el avance; acorde a la “Real academia de la lengua española” viene de la palabra Avanzar, y en términos muy concretos tenemos: Definición de avance Mover o prolongar hacia adelante, dicho de un período de tiempo es acercarse a su fin. ¿Cómo podemos saber si vamos hacia adelante?, pues dependiendo de la persona que cuestiona sobre el proyecto, podemos contestar en términos de: Costo, Duración (días que transcurren entre la fecha de inicio y la fecha de fin), Cantidad de horas-hombre y Entregables.

Conceptos básicos de MS Project Cuando uno utiliza MS Project lo hace generalmente usando la vista de “Diagrama de Gantt”, y si están trabajando en modo de tarea automático la aplicación buscará repartir de manera proporcional el trabajo a cada uno de los días de duración de la tarea, es decir que cuando uno asigna un recurso a un proyecto, MS Project considera la capacidad del recurso y calcula las horas por día equivalentes a la capacidad, haciendo una asignación de dicha cantidad de horas para cada uno de los días de la fecha de inicio a la fecha de fin. Por ejemplo considerando un recurso que se llama “Javier” con una capacidad de 100% y tasa de $200 por hora.

Al ser asignado a una tarea de 10 días tendrá un efecto similar al siguiente:

Serie: Administrando proyectos con MS Project

Página 2

Revisando en la vista de “Uso de tareas” podemos visualizar la asignación de horas que se dio para dicho recurso.

En este caso se asignó a cada día del período (que comprende los diez días) un total de ocho horas por día, totalizando las ochenta hora que se calcularon en el momento de la asignación del recurso a la tarea y que en MS Project se conoce como Trabajo. El objetivo de una planeación de proyecto es tener identificados para cada una de las tareas los siguientes datos: Fecha de Inicio, Fecha de Fin, Duración, Trabajo, Costo. Y por consiguiente los mismos datos para el proyecto. Posterior a la planeación y acorde a las buenas prácticas daríamos arranque a la ejecución del proyecto, por lo que para ello se debe de establecer alguna de las línea base permitidas en MS Project a fin de poder comparar los datos futuros con los datos originales, a fin de visualizar ambos datos se recomiendo utilizar la vista de “Gantt de seguimiento” para el seguimiento del proyecto. Para el seguimiento de las tareas se consideran para cada uno de los campos mencionados anteriormente, los valores “Reales” y los “Restantes”, los valores Reales son los actualizados por el Líder de proyecto para describir lo que se ha realizado, y los Restantes son la diferencia entre el valor del campo y el valor real.

Avance en la duración En MS Project existe el campo de % Completado, el cual está definido como “100*Duración Real/Duración”. Por ejemplo si el Líder de proyecto captura un valor de dos días como el valor de la Duración real, se calculará un % Completado acorde a la fórmula anterior.

Si se llegará a reprogramar la Duración por ejemplo a 12 días el efecto sería:

Manteniendo una consistencia con la fórmula descrita anteriormente.

Serie: Administrando proyectos con MS Project

Página 3

¿Cuándo es útil este valor de avance? Cuando la persona que desea conocer la situación de proyecto dimensiona en términos de los días transcurridos y los días que faltan para la fecha de fin, es decir, este avance es lineal con respecto a los días laborales especificados por el calendario del proyecto. De hecho este el valor que es más fácil de obtener al usar MS Project. Por ejemplo: Para una tarea que inicia el día 1 y tiene una duración de 10 días, estableciendo una Fecha de estado al quinto día posterior a la fecha de inicio y utilizando el comando de “Actualizar según programación”.

MS Project realizará el cálculo del % Completado, en este caso se tendrá 50% (5 de 10 días).

Por lo que si la persona que cuestiona piensa en términos de duración, el valor del % Completado es la opción para que el Líder de proyecto presente la situación.

Avance del trabajo En MS Project existe el campo de % Trabajo Completado, el cual está definido como “100*Trabajo Real/Trabajo”. A fin de ejemplificarlo utilicemos la vista de “Uso de tareas” para modificar el esquema de asignación que MS Project realiza de manera proporcional, en este caso asignaremos a cada día una cantidad aleatoria de horas, y para este ejemplo la cantidad de horas a la tarea será de 40 horas.

Cuando el Líder de proyecto actualiza el % Completado a un 20% (como en el primer caso de la sección anterior) está indicándole a MS Project que se trabajaron dos días, y por lo tanto MS Project suma la cantidad de trabajo de los dos primeros días, que para este ejemplo suman 12 horas. Ahora aplicando la fórmula se tiene que 12/40 nos da 0.3, es decir 30% como podemos apreciar en la siguiente imagen:

Serie: Administrando proyectos con MS Project

Página 4

Si se llegará a reprogramar la Duración por ejemplo a 12 días el efecto sería:

Manteniendo una consistencia con la formula descrita anteriormente, tanto para el % Completado, como para él % Trabajo Completado (se actualizó el trabajo por el incremento de dos días (16 horas) a la tarea). Es importante señalar la relación entre el % Completado y el % Trabajo Completado, dado que si uno se ajusta ocasiona cambios en el otro campo. De hecho y cuando se trabaja con la asignación proporcional natural de MS Project ambos valores son generalmente iguales. ¿Cuándo es útil este valor de avance? Cuando la persona que desea conocer la situación de proyecto dimensiona en términos de las horas-hombre comprometidas en el proyecto, es decir, este avance es de acuerdo a la asignación de horas a cada uno de los días del período. Por lo que si la persona que cuestiona piensa en términos de trabajo, el valor del % Trabajo Completado es la opción para que el Líder de proyecto presente la situación.

Avance financiero En MS Project no existe un campo que nos muestre la relación entre el Costo real y el Costo, pero se puede implementar de manera muy sencilla si aprovechamos algunos de los campos de tipo costo y lo definimos por medio de la fórmula: % Financiero= format (IIf(Costo=0,0,[Costo real]/Costo),"##0%") Aquí un ejemplo de la aplicación de dicha fórmula:

Podemos ver que para las tres primeras tareas el % Financiero es similar al % Completado, esto es porque estamos usando la proporción que MS Project hace de manera natural, pero para la cuarta tarea que fue definida en la sección anterior y para la cual se realizó un ajuste en la cantidad de horas para cada día de la tarea, vemos una diferencia; esto es porque él % Completado representa la duración real (dos días en este caso =20%), pero el Costo real (calculado por las horas trabajadas registradas) representa un 30% del Costo, que es el valor obtenido al calcular 100*240/800.

Serie: Administrando proyectos con MS Project

Página 5

¿Por qué MS Project no tiene un % Financiero por default? La realidad es que Microsoft decidió implementar el Método del Valor Ganado, que es una representación del valor económico de lo que se realiza en la tarea. En este caso tenemos tres campos: Costo presupuestado del Trabajo Programado CPTP: Es el Costo de la Línea base que se tiene programado a la Fecha de estado del proyecto. Costo presupuestado del Trabajo Realizado CPTR: Es el costo obtenido al multiplicar el % Completado por el Costo de la Línea base a la Fecha de estado. Costo Real del Trabajo Realizado CRTR: Es el costo real a la Fecha de estado.

Revisando el ejemplo y considerando la Fecha de estado del 22/05/15: Para la Tarea A: Con un Costo ($200), Comienzo y una Duración de 3 días debería estar concluida, por ello el Costo previsto debería se haberse alcanzado, por lo que CPTP tiene el valor de $200 (=Costo previsto * 100%), el CPTR tiene el valor de $50 (=Costo * 25%) y finalmente el CRTR es similar al Costo real. * Sugerimos hacer la revisión para el resto de las tareas y compartir sus comentarios ¿Cuándo es útil este valor de avance? Cuando la persona que desea conocer la situación de proyecto dimensiona en términos de los costos comprometidos en el proyecto, es decir, este avance es de acuerdo a los costos previstos del proyecto y a su aplicación a lo largo del tiempo del proyecto. Por lo que si la persona que cuestiona piensa en términos de costo, el valor del % Financiero puede ser una opción para que el Líder de proyecto presente la situación.

Avance en Entregables Aunque el valor de los tres porcentajes anteriores es importante en muchos casos, creo importante introducir este concepto de % Entregables que representa la cantidad de entregables realizados versus la cantidad de entregables comprometidos. Esta información no viene de manera natural en MS Project, pero podemos hacer uso de algunos campos y realizar la siguiente configuración: Campo tipo Marca: Entregable? Sin ninguna fórmula definida Campo tipo Número: # Entregables definido por la fórmula “IIf([Entregable ?],1,0)” con cálculo de resumen de tipo “Suma” Campo tipo Número: # Entregables concluidos definido por la fórmula “IIf([Entregable ?] And ([% completado]=100), 1, 0)” con cálculo de resumen de tipo “Suma”

Serie: Administrando proyectos con MS Project

Página 6

Campo tipo Texto: % Entregables definido por la fórmula “format( IIf( [# Entregables]>0, [# Entregables concluidos] / [# Entregables],0),"##0%") De manera que aquellas tareas que serán considerados Entregables del proyecto, indicamos dicha situación haciendo verdadero el valor del campo Entregable?. Para visualizar los valores de los campos descritos será necesario activar la tarea resumen de proyecto, teniéndose una vista como la siguiente:

¿Cuándo es útil este valor de avance? Cuando la persona que desea conocer la situación de proyecto dimensiona en términos de los entregables del proyecto, es decir, este avance es de acuerdo a los compromisos contraídos en el proyecto, y que son los elementos que nos permiten conocer que tan cercanos estamos de llegar al fin del proyecto. Por lo que si la persona que cuestiona piensa en términos de entregables, el valor del % Entregables puede ser una opción para que el Líder de proyecto presente la situación.

Conclusiones En mi opinión los datos de los avances son importantes para dar claridad con respecto a cualquiera de los comentados anteriormente a los diversos interesados, pero en especial el % Entregables es el que desde mi punto de vista me permite conocer de manera más clara la situación actual en términos de productos, y recordando que el objetivo del proyecto es la creación de un: Producto, Resultado y Servicio. Dicho valor puede ser una mejor respuesta a la clásica pregunta ¿Cómo van?.

Fin de documento

Serie: Administrando proyectos con MS Project

Página 7