Gerencia  de  Proyectos  con  Microsoft®  Project®   Professional  2013   GPPRJ30AV  

Guía del Estudiante El uso de este material para realizar entrenamientos sin autorización escrita de Projectical S.A.S. está prohibido.

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Gerencia de Proyectos con Microsoft® Project® Professional 2013

Projectical® S.A.S.

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Projectical S.A.S. Bogotá – Colombia Teléfono: (571) 751 4381 E-Mail: [email protected] Web Site: www.projectical.com.co El logo de Projectical S.A.S. y el nombre “Projectical “son marcas registradas pertenecientes a Projectical S.A.S. y no pueden ser utilizados total ni parcialmente sin permiso escrito. © 2009 - 2015 por Projectical S.A.S. Todos los derechos reservados. Impreso en Colombia. Gerencia de Proyectos con Microsoft® Project® Professional 2013 Curso No. GPPRJ30AV

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Información de Copyright De: Projectical S.A.S. El logo de Projectical S.A.S. y el nombre “Projectical “son marcas registradas pertenecientes a Projectical Limitada registradas en Colombia.

De: Project Management Institute “PMI” and the PMI logo are service and trademarks registered in the United States and other nations. “PMP” and the PMP logo are certification marks registered in the United States and other nations. “PMBOK”, “PM Network”, and “PMI Today” are trademarks registered in the United States and other nations. “Project Management Journal” and “Building professionalism in project management.” are trademarks of the Project Management Institute, Inc.

De: Microsoft® Corporation “Microsoft” and “Project” are trademarks of the Microsoft group of companies.

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Gerencia de Proyectos con Microsoft® Project® Professional 2013 La gerencia de proyectos es considerada, en las mejores empresas del mundo, como una política medular de la organización. Para gerenciar con éxito un proyecto la tecnología juega un papel vital pues facilita las labores del gerente de proyectos y le permite ir más allá en su gestión y sus comunicaciones. La herramienta más utilizada y conocida, aunque no completamente aprovechada, es Microsoft® Project®: una de las mejores y más asequibles aplicaciones existentes para la gestión de proyectos, con múltiples habilidades y características que permitirán al gerente de proyectos administrar toda la información que requiere. Projectical busca fortalecer la labor del gerente de proyecto presentando un esquema único de entrenamiento en el cual se presenta, a fondo, la manera como Microsoft® Project® apoya el esquema metodológico del PMI®. El esquema metodológico del PMBoK® presenta un 50% de concentración de los procesos de gerencia de proyectos en la planeación. Esto significa que la planeación es la labor más Este mismo enfoque, con muy alto énfasis en mejores prácticas de planeación, es el adoptado por este entrenamiento en el que una gran parte de estos procesos se ve en detalle y se apoya, además, en Microsoft® Project®.

Director  Académico   Ing. Mauricio F. Morales R. PMP, MCP Project 2013

Público  Objetivo   El entrenamiento está orientado a: • Gerentes  de  proyecto   • Líderes  técnicos  y  funcionales   • Miembros  de  equipos  de  proyectos   • Directores  de  áreas  de  proyectos   • Personal  comercial  involucrado  en  el  desarrollo  de  propuestas   • Personal  que  reporte  actividades  en  PWA  

Beneficios  para  los  Asistentes   ü ü ü ü ü ü ü ü ü

Obtener 30 PDUs en Categoría A para mantener la certificación Alineación completa del entrenamiento con el esquema metodológico del PMBoK® Guide 5th Edition Temas presentados siguiendo el flujo normal de las labores del gerente de proyecto y no de las KAs del PMBoK® Guide Alto enfoque en la Planeación y Control del proyecto, lo que facilita desde el principio obtener el éxito del mismo. Notable incremento de la visibilidad de sus proyectos. Mayor credibilidad y prestigio ante sus clientes y competencia. Optimización de esfuerzos del personal. Disminución del estrés de sus proyectos. Aumento de la capacidad de respuesta de su empresa. ix

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Gran mejoramiento de su capacidad y conocimientos para gerenciar proyectos utilizando el esquema metodológico del PMI®. Conocimiento de las mejores prácticas de gerencia de proyectos.

Versión  del  Software  Base  del  Entrenamiento   El entrenamiento se llevará a cabo utilizando Microsoft® Project® Office 2013 Professional.

Temas  del  Entrenamiento   1.

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Restricciones flexibles e inflexibles Mensajes Relacionados con las Restricciones • Conexión con MS Outlook • Tareas y actividades administrativas MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN LA PLANEACIÓN PLANEACIÓN DEL PROYECTO – RECURSOS • Definir Recursos del Proyecto • Definición y Utilización de Recursos Empresariales • Información Básica de Recursos • Información Personalizada • Productividad y Recursos • Página General • Página de Utilización • Página de Costos • Página de Notas • Optimización de Recursos • Nivelación de Recursos • El Team Planner MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN LA PLANEACIÓN PLANEACIÓN DEL PROYECTO – ASIGNACIONES • Asignando Recursos Materiales • Usando el Cronograma Dirigido por Esfuerzo • Sustitución de Recursos MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN LA EJECUCIÓN • Definición de la Ejecución del Proyecto • ¿Qué es una Línea Base? • Ver las Líneas Base • Limpiando las Líneas Base • Publicación del proyecto • Rastreo del Progreso del Proyecto en Project Professional y Project Web Access • Ingreso de % Completado • Ingreso del Trabajo Real y Restante • Hoja de Tiempos Diaria y Trabajo Restante • •

INICIO DEL PROYECTO • La creación del proyecto • Aspectos básicos de la creación del proyecto • Calendarios y configuraciones empresariales • Configuraciones básicas del proyecto • Backward pass vs. forward pass MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN LA PLANEACIÓN – INTRODUCCIÓN A MICROSOFT® PROJECT® • Navegando por Microsoft® Project® • La Cinta de Project • La barra de escala de tiempos • Entendiendo las Vistas • Entendiendo las Tablas • Entendiendo los Filtros • Entendiendo los Grupos • Vistas sencillas • Vistas Combinadas • Colaboración en Project Server MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN LA PLANEACIÓN - DEFINICIÓN DEL PROYECTO • La necesidad de un Proceso de Definición de Proyectos • Definición de Proyecto en Microsoft® Project® 2013 • Paso 1 – Fechas del Proyecto • Paso 2 – Tareas de Resumen • Paso 3 – Definiendo calendarios • Paso 4 – Definición de opciones únicas para el proyecto • Crear un calendario base MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN LA PLANEACIÓN DEL PROYECTO TAREAS • Uso de Plantillas • Crear el WBS • Definir Dependencias • Definir Restricciones • Notas de Tareas para Restricciones

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Mejor Práctica para el Uso de la Hoja de Tiempos • Paso 1 – Definir la Vista de Uso de Recursos • Paso 2 – Ingreso del Trabajo Real • Paso 3 – Ingresar Ceros Cuando no se Hizo Trabajo • Paso 4 – Ajuste de Estimados de Trabajo Restante CONTROL Y MONITOREO DE PROYECTOS • Monitoreo y Control del Proyectos • Verificación de Alcance • Control de Alcance • Control de Cronograma • Control de Costos • Monitoreo y Control de Riesgos • Control Integrado de Cambios • Control de Calidad • Administración del Equipo • Administrar las Adquisiciones • Reportar el Desempeño • Administración de Expectativas de los Stakeholders MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN EL CONTROL ANÁLISIS DE VARIACIONES • Variación Definida • Tipos de Variaciones • Variación Real y Estimada • Variación de Trabajo • Variación de Costo • Variación de Fechas • ¿Qué es una Vista? • Crear Vistas con el Método de 4 Pasos • Seleccionar o Crear una Tabla • Seleccionar o Crear un Filtro • Seleccionar o Crear un Grupo • Crear una Nueva Vista Personal

• Utilizando el Organizador 10. MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN EL CONTROL – GESTIÓN DE VALOR GANADO • Definición de Valor Ganado • Entendiendo Valor Ganado • Valor Ganado en Microsoft® Project® • Combinando Microsoft® Project® y MS Excel para Controlar EV • El Panel de Control de Proyectos 11. MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN EL CONTROL – REVISIÓN Y SEGUIMIENTO • Revisión del Plan • Métodos para Revisión del Plan 12. MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN LAS COMUNICACIONES • Gestión de Comunicaciones del Proyecto • Identificando Necesidades de Reporte de los Stakeholders • Reportes en Microsoft® Project® • Reportes Basados en Vistas • Creando Reportes Personalizados • Creando Reportes Tabulares Personalizados • Impresión en Microsoft® Project® 13. MÓDULO MICROSOFT® PROJECT® EN EL CONTROL – CONTROL DE CAMBIOS • Definición de Control de Cambios • Aspectos de las Líneas Base con Control de Cambios • Salvar Línea Base para Tareas Seleccionadas • Insertando Nuevas Tareas Entre Tareas Dependientes • Cambios en Recursos • Cambios en Secuencias

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Metodología  del  Curso   Sesiones magistrales con amplio y permanente uso de talleres, simulaciones y discusiones sobre casos reales, utilizando proyectos propios de la organización y características avanzadas de la herramienta Microsoft® Project® 2013. Projectical se ha enfocado en técnicas avanzadas de enseñanza, aprovechando al máximo los medios disponibles y los métodos más efectivos. Nuestro esquema de enseñanza se basa en el modelo denominado el Cono del Aprendizaje, desarrollado por Edgar Dale, quien clasifica los métodos de enseñanza en pasivos y activos. xi

Projectical se centra en los estilos y métodos que procuran una retención del 90%.

Selección  de  Proyectos  de  Trabajo   Al inicio del entrenamiento, los asistentes, con la guía del conferencista, seleccionarán proyectos reales de la organización, para ser utilizados como casos en las simulaciones, talleres y ejercicios.

Discusiones   Se fomenta ampliamente la discusión como una de las mejores formas de aprendizaje. Según el Cono del Aprendizaje, desarrollado por Edgar Dale, las discusiones y simulaciones conllevan la mejor experiencia de aprendizaje y retención.

Simulaciones  y  Talleres   Se llevan a cabo sobre los temas más importantes, haciendo especial énfasis en la identificación de los puntos de mejora de la situación actual.

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