El Informe Anual: instrumento para la transparencia Junta de Asistencia Privada de Sinaloa 27 de octubre de 2011

Objetivo del taller Reflexionar acerca de la importancia que tiene para las organizaciones de la sociedad civil (OSC) contar con un Informe Anual en términos de: • institucionalidad y transparencia • visibilidad social y • procuración de fondos Esta sesión de trabajo tiene también como fin ofrecer a los asistentes una metodología, práctica y participativa, para la elaboración del Informe Anual de sus propias OSC.

Ricardo Reynoso López Coordinador de Comunicación del Cemefi Estudió la Licenciatura en Ciencias de la Comunicación en la Universidad del Bajío, en León, Guanajuato. Ha trabajado en prensa escrita, radio, televisión, publicidad y productoras de video. Ha colaborado en organizaciones de la sociedad civil desde hace quince años. Como parte de sus responsabilidades ha tenido a su cargo la elaboración de informes anuales para distintas OSC. Cursó el Diplomado en Comunicación y Mercadotecnia para las ONG en la Universidad Virtual del ITESM, y ha colaborado en diversas redes de trabajo. Desde septiembre de 2006 es Coordinador de Comunicación del Centro Mexicano para la Filantropía (Cemefi). Imparte cursos y talleres de capacitación sobre temas de comunicación con énfasis en organizaciones de la sociedad civil. Ha sido dictaminador de proyectos para distintas convocatorias y ha formado parte de los jurados de destacados reconocimientos, entre ellos el Premio AMCO (Asociación Mexicana de Comunicadores) y el concurso de cortometrajes Alza la Voz contra la Violencia Doméstica, de la empresa AVON. Adicionalmente, ha participado en exposiciones individuales y colectivas como fotógrafo. También fue ganador del Premio Nacional de Cuento Armando Duvalier y del Premio Nacional de Periodismo sobre Altruismo en la categoría de artículo.

La obligación de informar Para las OSC informar es una obligación legal, pero también es una obligación ética hacia sus órganos de gobierno, donantes, beneficiarios y sociedad en general. Para las donatarias autorizadas, el Código Fiscal de la Federación establece la obligación de dictaminar en forma simplificada sus estados financieros. Además, las organizaciones de la sociedad civil deben cumplir con las obligaciones derivadas de la legislación local de la entidad federativa en la que operan.

La obligación de informar Adicionalmente a otras disposiciones jurídicas aplicables, las organizaciones inscritas en el Registro Federal de las OSC (CLUNI), deben “informar anualmente a la Comisión sobre las actividades realizadas y el cumplimiento de sus propósitos, así como el balance de su situación financiera…” En la parte ética podemos citar la Carta de los Derechos del Donante, que en su punto número tres señala que el donante tiene derecho “a tener acceso a los reportes financieros más recientes del organismo”.

Qué es el Informe Anual • Un informe es un documento escrito en prosa

discursiva cuyo fin es comunicar información. • Es redactado como una obligación institucional para informar a determinadas audiencias.

• Su contenido está determinado por la misión de la organización que lo elabora. • Es un informe de resultados, no de actividades. • Los estilos básicos de un informe de resultados son la narración, la descripción y la exposición.

El Informe como parte de la imagen • Es parte fundamental de la imagen institucional, sirve como tarjeta de presentación y da visibilidad social. • El Informe Anual debe reflejar la esencia de la OSC. Se recomienda que “se explique a sí mismo”. • Tiene que ser congruente con su misión, su objeto social y sus propósitos.

• Debe estar “alineado” con los otros materiales impresos que utiliza la organización. • El costo del Informe: “una institución es tan grande y tan rica como sus propósitos”.

Para qué sirve el Informe Anual • Muestra la institucionalidad, seriedad y permanencia de la organización. • Es una garantía de transparencia para los donantes actuales y potenciales de la OSC.

• Es una herramienta para la procuración de fondos. • Motiva a los miembros de la organización en sus diferentes categorías. • Los compromete con los retos para el futuro.

Quiénes participan en su elaboración Responsable del Informe Anual (Comunicación)

Director General Presidente del Consejo o Patronato

Responsables de áreas o programas Administrador Comisiones del órgano de gobierno Proveedores (diseño e impresión)

Destinatarios del Informe Anual Públicos primarios.- Son aquellos públicos a los cuales estamos obligados a entregar información sobre nuestra operación y sus resultados, tanto por mandato de nuestros propios estatutos como por los compromisos establecidos con ellos. Públicos secundarios.- Son públicos a los que no tenemos la obligación de informar, pero deseamos hacerles llegar nuestro Informe Anual con el fin de crear en ellos una percepción favorable acerca de nuestra organización y del trabajo que realizamos.

Pasos para la elaboración del Informe Anual 1. Elaboración del cronograma

2. Definición del contenido y la estructura 3. Identificación de responsables por sección 4. Solicitud y acopio de información 5. Redacción de textos 6. Selección de fotografías e ilustraciones 7. Validación de textos y gráficos 8. Selección de proveedores

Pasos para la elaboración del Informe Anual 9. Corrección de estilo

10. Traducción 11. Diseño del documento 12. Revisión final del diseño 13. Revisión de las pruebas de impresión 14. Impresión del documento 15. Recepción de los impresos 16. Distribución del Informe Anual

1. Elaboración del cronograma Un cronograma es un esquema en el que se distribuyen en el tiempo las actividades que van a realizarse y la fecha límite para cada una. Para elaborarlo hay que tener en cuenta lo siguiente: • El tiempo es la principal variable que hay considerar en un proyecto de este tipo. • Las etapas del proceso se determinan a partir de la fecha de entrega; de adelante hacia atrás. • De ser posible, el cronograma se trabaja junto con los proveedores.

2. Definición del contenido y la estructura • Misión y visión

• Consejo Directivo o Patronato • Índice • Mensaje institucional • Presentación institucional • Objetivos institucionales • Historia de la organización • Modelo de intervención

2. Definición del contenido y la estructura • Informe de resultados por área o programa

• Testimonios • Eventos institucionales • Socios o miembros • Patrocinadores y/o aliados estratégicos • Estados financieros auditados • Equipo operativo • Créditos y agradecimientos

Contenido básico del Informe Anual Mensaje institucional Carta del Presidente Patronato o Consejo Directivo Informe de resultados por área o programa Estados financieros auditados

= = = =

Institucionalidad Legitimidad

Impacto Transparencia

3. Identificación de responsables

4. Solicitud y acopio de información Los titulares de cada área de la organización son los responsables de los insumos informativos, nosotros sólo los procesamos. Para solicitar esos insumos debemos seguir estas indicaciones: • Hacer una solicitud formal.

• Respaldar la solicitud por escrito. • Involucrar a los superiores jerárquicos.

• Respetar el organigrama y los canales institucionales de comunicación.

5. Redacción de textos El estilo y la extensión de los textos se definen por lo que deseamos comunicar, así como por la audiencia a la que nos dirigimos. Estas son algunas recomendaciones para la redacción de textos: • Utilizar un lenguaje institucional, no es una obra personal.

• Transmitir mensajes clave, y evitar distracciones y “rollos”. • Textos concisos —no necesariamente breves—, de preferencia en párrafos cortos.

5. Redacción de textos Más recomendaciones para la elaboración de textos: • No utilizar adjetivos.

• Definir conceptos y significados de siglas. • Evitar los “dialectos institucionales". • La idea de “la gente no lee”, y si SÍ LEE. • Construir frases sencillas, si van a traducirse.

Y más recomendaciones... Más recomendaciones para la elaboración de textos: • Las y los es incorrecto (RAE dixit). El género es un concepto semántico; el sexo, biológico. • La @ no es una letra, y no significa o-a. Es originalmente una medida de peso (11.5 kg.). • El uso correcto de y/o es muy raro; son conjunciones normalmente excluyentes.

• Demasiado no es lo mismo que mucho. Significa “Más de lo necesario” (p.e.: confianza, amor).

6. Selección de fotografías e ilustraciones Fotografías:

• Planear y realizar la cobertura fotográfica durante todo el año, especialmente de eventos. • Las imágenes deben reflejar la actividad humana que realizamos y nuestras aspiraciones. • Hay que dar a todos su lugar, a la gente le gusta ver su fotografía impresa.

• Las fotografías deben tener calidad homogénea.

6. Selección de fotografías e ilustraciones Gráficos:

• Utilizar cifras significativas. • Mantener las variables de un Informe a otro para que puedan compararse.

• Interpretar los gráficos para clarificar su significado. • Revisar TODOS los números, especialmente las sumas.

7. Validación de textos y gráficos

8. Selección de proveedores Se requieren proveedores para la corrección de estilo, la traducción, el diseño, y la impresión. Recomendaciones: • Los donativos para el Informe Anual son una opción para tener un buen documento a bajo costo. • Comparar presupuestos y condiciones. • Tratar de unificar el diseño y la impresión. • Conocer la capacidad de los proveedores y no experimentar. • Tener en cuenta la relación costo-beneficio.

9. Corrección de estilo Es un proceso mediante el cual se uniforma el estilo literario de una redacción. El uso del lenguaje debe ser consistente en todo el documento. Una sola persona debe estar a cargo de la corrección de estilo.

10. Traducción Cada organización debe evaluar si su Informe Anual requiere ser traducido, de acuerdo con sus destinatarios. Normalmente se traduce sólo al inglés. Es importante también pensar si la traducción se integrará al cuerpo del Informe o se imprimirá una versión en inglés.

11. Diseño del documento

Fundación Merced

José Ortega Romero

12. Revisión final del diseño La aprobación final del diseño del Informe se realiza luego de una revisión meticulosa de los textos y elementos gráficos. Cada página del Informe, sin excepción, debe ser autorizada y firmada.

13. Revisión de las pruebas de impresión Las pruebas de color y de impresión indican cómo se verá el documento al salir de la imprenta. También debe ser revisadas a detalle, autorizadas y firmadas. El compromiso es que la impresión final sea exactamente igual a las pruebas firmadas.

14. Impresión del documento En esta etapa todo está en manos del impresor. Lo único que podemos hacer durante este proceso es exigir el cumplimiento de la fecha pactada para la entrega del Informe Anual.

15. Recepción de los impresos La persona encargada del Informe Anual como proyecto debe recibir personalmente los impresos, seleccionar algunos ejemplares y revisarlos. No hay que dejar este trámite final en manos de otros o se correrá el riesgo de aceptar un trabajo mal hecho.

16. Distribución del Informe Anual Alternativas de difusión y distribución:

• Informe impreso • Salidas digitales • Presentación multimedia • Presentación de Power Point en CD • Página electrónica • Evento público de presentación

Envía tu Informe Anual al Cif El Centro de Información de Filantrópica (Cif) del Cemefi es la biblioteca más importante sobre el tercer sector y la responsabilidad social en nuestro país, e incluye los informes anuales de las OSC. Mándanos un ejemplar de tu informe a: Centro de Información Filantrópica (Cif) Zoila de la Vega Briones Centro Mexicano para la Filantropía Cerrada de Salvador Alvarado 7 Colonia Escandón 11800, México, D.F. Teléfono: (55) 5276 8530, ext. 107 [email protected]

¡ Gracias ! Ricardo Reynoso López Coordinador de Comunicación Centro Mexicano para la Filantropía Teléfono: (55) 5276 8530, ext. 108 [email protected]