Introducción a las Organizaciones

El proceso administrativo Planificación

Curso 2011

CONCEPTO

Qué es planificar?

Cómo planificamos?

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Qué es planificar? Algunas definiciones relacionadas con los autores vistos en el curso

Es formular el programa de acción. El programa de acción es: el resultado a obtener, las conductas a desarrollar y los medios a utilizar. Debe respetar los recursos actuales, las operaciones en curso y las posibilidades que existen. Henry Fayol

Se ocupa del planeamiento operativo y se lo adjudica a la sala de planeamiento -comprende fichas de instrucciones, primas e incentivos y capataces funcionales-. Frederick Taylor

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“-¿Quieres decirme, por favor, qué camino debo tomar para salir de aquí?pregunto Alicia -Eso depende mucho de a dónde quieres ir - respondió el Gato.

-Poco me preocupa a dónde ir - dijo Alicia. -Entonces, poco importa el camino que tomes -replicó el Gato-” Alicia en el país de las maravillas

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“Planificar no significa saber qué decisión voy a tomar mañana, sino qué decisión debo tomar hoy para conseguir lo que quiero mañana” (Peter Drucker)

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TIPOS DE PLANIFICACIÓN Planeamiento estratégico PLANIFICACIÓN

CONTROL

DOS TIPOS DE PLANES

PLAN ESTRATEGICO (formulación) Visión y MIsión Metas Objetivos Estrategias

PLAN OPERATIVO (ejecución)

Actividades no recurrentes Presupuestos Programas Proyectos

Actividades recurrentes

MANEJO DE RESULTADOS (monitoreo) Sistema de Control Resultados Acción Correctiva Sistema de Recompensas

Políticas Procedimientos Reglas

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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Objetivos

Metas

Iniciativas

Indicadores

PLAN ESTRATÉGICO FODA

VISIÓN

MISIÓN

¿Dónde estamos?

¿A dónde vamos?

¿De dónde venimos? ¿Quiénes somos? Introducción a las Organizaciones

VISIÓN Imagen compartida de lo que queremos que sea la organización (y que sea además reconocida de ese modo). Es el futuro al cual queremos llegar teniendo en cuenta las actuales y esperadas tendencias sociales, tecnológicas, económicas y las propias de la organización – Expresada en términos de éxito a los ojos de sus clientes u otras personas cuya aprobación puede afectar al destino del negocio. – “¿Cómo queremos que nos perciban las personas que nos importan?” – Implica un elemento de propósito noble y valores altos, algo que se considere especialmente meritorio.

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VISIÓN • Se define con los siguientes elementos: – Propósito principal de la empresa – Su futuro – La definición de los mercados a atender – Los valores, conductas y actitudes deseadas – Los escenarios esperados

• ¿Por qué es necesaria la visión? – Para focalizar las actividades de la organización – Para desarrollar la motivación – Para coordinar los valores y creencias de la organización – Para discutir el rol de la organización en el futuro

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MISIÓN • Enunciado simple y preciso de la razón de ser de la empresa / organización; en qué “negocio” quiere estar y del modo como debe hacer “negocios”. • Define a sus clientes, la premisa de valor que les ofrece, cualquier medio especial que se utilizará en la creación de un valor para el cliente. • La declaración de la misión incluye: – ¿Cuál es el negocio? -qué es lo que hacemos – ¿Cuál es el mercado? -en dónde lo hacemos– ¿Para quienes lo hacemos?-quienes son los clientes-, qué necesidad satisfacemos- y cómo lo hacemos-

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MISIÓN • La Misión debe lograr: – Identificar a la organización, diferenciándola de sus similares – Identificar a su gente con la organización – Dar sentido y dirección al accionar de la organización – Comprometer a los miembros de la organización en el logro de esa meta – Contribuir, a través de su logro, al desarrollo personal de sus miembros – Imprimir fervor al accionar diario

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Ejemplos de visión y misión MP – Medicina Personalizada MISIÓN

Brindar la mejor Asistencia Médica Personalizada, atendiendo a cada uno de nuestros clientes con la misma responsabilidad y calidad de servicio que a nuestros seres queridos. VISIÓN

Ser líderes en Asistencia Médica Personalizada, desarrollando un Sistema Modelo en organizaciones de Salud. Para ello trabajamos: • • • • • •

Con los más altos valores técnicos y éticos Con el mayor compromiso y motivación de todos los integrantes de la organización Con una gestión eficiente que permita su continuo desarrollo Contribuyendo a la dignificación de la profesión médica Aportando a través de la prevención una mejor calidad de vida Dando cada día un poco más de nosotros mismos para construir entre todos una comunidad mejor Introducción a las Organizaciones

Ejemplos de visión y misión NIKE

VISIÓN

Brindar inspiración e innovación a cada atleta* en el mundo *Si tienes un cuerpo, eres un atleta MISIÓN

“La misión corporativa de Nike es ser una corporación innovadora e inspiradora en el mundo donde nuestra compañía participa. Buscamos proteger y realzar la marca Nike a través de prácticas responsables que contribuyan a un crecimiento redituable y sustentable.”

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OBJETIVOS DEFINICIÓN

•Son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro, implica elegir una situación entre todas las posibles para luego tratar de alcanzarla. •Es una transición entre lo deseado y lo posible.

PORQUÉ SON IMPORTANTES LOS OBJETIVOS? Stonner y Freeman

•Proporcionan un sentido de dirección -permiten tener una guía•Permiten enfocar esfuerzos -recursos limitados-

LISTA DE VERIFICACIÓN

•Específico •Realista •Verificable

•Tener un Plazo

•Guían planes y decisiones

•Incluir metas intermedias

•Sirven para evaluar los planes -se puede determinar posibles desvíos-

•Plantear un desafío •Plantear un compromiso

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ESTRATEGIA • La estrategia es el programa general para definir y alcanzar los objetivos de la organización; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo“. Stonner • La estrategia competitiva consiste en desarrollar una amplia fórmula de cómo la empresa va a competir, cuáles deben ser sus objetivos y qué políticas serán necesarias para alcanzar tales objetivos". M.Porter “Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas. Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder. Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirán en derrotas”. Sun Tzu, “El arte de la guerra” (en versión libre)

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ESTRATEGIA  La

estrategia implica definir las grandes líneas que orientarán la acción y la reacción de la organización con su medio ambiente.

 Al

definir la estrategia la organización tiene que realizar un análisis interno de la organización y un análisis externo de la misma.



Estrategias posibles: – Diferenciación – imagen de sus productos basada en mejor calidad, facilidad de uso, prestigio, personalización, etc. – Liderazgo en costos – para ser competitivos en precio-

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ESTRATEGIA ANÁLISIS EXTERNO: AMENAZAS y OPORTUNIDADES

Competencia

Marco Regulatorio

• ¿Quiénes son los competidores actuales y potenciales?

• ¿Cuáles

son los recientes y potenciales cambios de la política regulatoria?

• ¿Cuál es la intensidad de la competencia?

Objetivos Aspectos Tecnológicos • ¿Cuáles son los cambios recientes y potenciales en la tecnología? •¿Cuáles son las posibles tecnologías clave?

Identificar las oportunidades clave, factores críticos de éxito y las mayores amenazas

Identificación del medio Variables económicas Aspectos sociales Aspectos políticos Tendencias, necesidades

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ESTRATEGIA ANÁLISIS EXTERNO: AMENAZAS y OPORTUNIDADES

Ejemplos Amenazas Entrada de nuevos competidores •

•Cambios en las necesidades de los clientes

Ejemplos de Oportunidades •Condiciones económicas favorables

• Ingreso a nuevos mercados

•Cambios regulación

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ESTRATEGIA ANÁLISIS INTERNO: FORTALEZAS y DEBILIDADES

Estructura organizativa

Tecnología • ¿Cuál es la actual estrategia para acceder a información interna y externa? •¿Cuál es la actual estrategia de TI? Recursos • ¿El equipo gerencial es capaz de comunicar la visión y operativizar nuestros planes? •¿Existe un ambiente de trabajo adecuado para los empleados? •¿Cuál es el acceso al capital?

• ¿Cómo es la estructura de la organización, promueve innovación y tecnología?

Objetivos •Identificar las fuerzas de la organización y las debilidades

Información Comunicación Recursos Financieros Recursos Humanos Recursos Materiales Antecedentes, Tendencias

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ESTRATEGIA ANÁLISIS EXTERNO: FORTALEZAS y DEBILIDADES

Ejemplos Debilidades •

Instalaciones obsoletas

•Falta de capacitación de sus funcionario •Dificultades de acceso al crédito

Ejemplos de Fortalezas •Buena imagen • Liderazgo • Contactos con otros organismos

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Terminología clave • Planeamiento estratégico - La descripción de la misión, visión y valores de una organización. • Misión - Un propósito perdurable, la razón de ser de la organización. Describe qué hace la organización, para quién lo hace y cómo lo hace. • Visión - Una vista idealizada de la situación deseable en el futuro donde o cómo a una organización le gustaría estar en el futuro. • Valores - Un conjunto de creencias mantenidas en común que describen el tipo de comportamiento a llevar a cabo para cumplir la visión de la organización.

• Partes relacionados - Cualquier grupo o individuo que puede afectar o es afectado por el logro de los objetivos de una organización. – Agentes externos - Clientes, proveedores, población, competencia y reguladores – Agentes internos - Empleados, accionistas y equipo gerencial.

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TIPOS DE PLANIFICACIÓN Planeamiento operativo PLANIFICACIÓN

CONTROL

DOS TIPOS DE PLANES

PLAN ESTRATEGICO (formulación) Visión y MIsión Metas Objetivos Estrategias

PLAN OPERATIVO (ejecución)

Actividades no recurrentes Presupuestos Programas Proyectos

Actividades recurrentes

MANEJO DE RESULTADOS (monitoreo) Sistema de Control Resultados Acción Correctiva Sistema de Recompensas

Políticas Procedimientos Reglas

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Planeamiento operativo – actividades no recurrentes Programa y Presupuesto • Programa: se determinan las actividades concretas a realizar inscriptas en un marco temporal, esto implica tomar en cuenta: – Los pasos o actividades necesarios para alcanzar el objetivo – La unidad responsable de cada paso – El orden y los tiempos de cada paso

• Presupuesto: Son la expresión monetaria de los programas. Es una estimación de ingresos y gastos resultantes de las operaciones.

• Proyectos: Son una parte más pequeña de los programas. Ej. Construcción puente por donde pasa la carretera.

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Planeamiento operativo – actividades recurrentes Políticas, Procedimientos y Reglas • Políticas: Son guías para la decisión. Delimitan la zona en la que deberían caer las decisiones de los empleados. Las políticas deben ser: – Estables – Consistentes – Generales – Claras

• Procedimiento: Son guías para la acción. Conjunto de instrucciones detalladas para ejecutar una acción. Las políticas se llevan a cabo por medio de procedimientos.

• Reglas: Definición de medidas específicas que se tomarán en una situación dada.

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Instrumento de Planificación y Control Gráfico de Gantt • Gráfico de Gantt: Este gráfico es útil para representar en forma gráfica las relaciones de tiempos entre “eventos” o actividades de un programa. • Muestra el atrasa o puntualidad en el desarrollo de un programa. • Es un cuadro de doble entrada que muestra Actividad y Tiempo.

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Repaso…..

Test de repaso • Cómo diferenciamos la planificación estratégica de la planeación operativa ? • Para qué es importante analizar el medio ambiente y los recursos internos de la organización ? • Cuáles son los requisitos o “lista de verificación” para determinar si una situación planteada es o no es un objetivo ?

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Ejemplos preguntas….. Algunas preguntas de revisión • Defina los conceptos de misión y visión. ¿A cuál hace referencia el párrafo 2? Justifique su respuesta ? -Revisión 2010• Párrafo 2. Actualmente, Starbucks cuenta con 140.000 empleados distribuidos en 16.000 tiendas en unos 40 países y sus ventas alcanzan los 7 billones de dólares. La empresa busca establecerse como el proveedor número uno de café del mundo logrando que los clientes estén satisfechos todo el tiempo, contribuyendo positivamente en las comunidades y el ambiente, e “inspirando y alimentando el espíritu humano persona a persona, taza a taza y comunidad a comunidad”. MISIÓN y VISIÓN -Justificar-: • Actualmente, Starbucks cuenta con 140.000 empleados distribuidos en 16.000 tiendas en unos 40 países y sus ventas alcanzan los 7 billones de dólares. • La empresa busca establecerse como el proveedor número uno de café del mundo logrando que los clientes estén satisfechos todo el tiempo, contribuyendo positivamente en las comunidades y el ambiente, e “inspirando y alimentando el espíritu humano persona a persona, taza a taza y comunidad a comunidad”.

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Ejemplos preguntas….. Algunas preguntas de revisión • Mendoza & Asociados necesita definir una estrategia para captar clientes que requieran los Servicios de Consultoría. Con los datos brindados en los párrafos II y III, realice el análisis correspondiente y proponga una estrategia a seguir por la empresa. -Revisión 2008• ¿Para qué sirve este análisis? -Revisión 2010• FODA y Estrategia. – – – –

Amenaza: competencia Oportunidad: coyuntura del mercado Fortaleza: personal técnico altamente capacitado Debilidad: personal administrativo sin capacitar –esto impacta en informes que impacta en la toma de decisiones gerencial-

• Estrategia: Aprovechar la coyuntura del mercado para captar nuevos clientes mediante la presentación de las credenciales –curriculum- del personal técnico de la empresa. Capacitar al personal administrativo para obtener información confiable y a tiempo para la toma de decisiones. • Es una herramienta de planificación a partir de la cual se elabora la estrategia de la organización Introducción a las Organizaciones