El tratamiento de la correspondencia

I. II.

III.

IV.

V.

La correspondencia y sus características Estrada de correspondencia a. Recepción y clasificación b. Apertura y comprobación c. Registro d. Distribución Preparación de la correspondencia a. Elaboración b. Copias c. Firmas Salida de la correspondencia a. Registro b. Plegado y ensobrado c. Franqueo y expedición Comunicación mediante el fax

1º La correspondencia y sus características Por correspondencia comercial se entiende todas las comunicaciones escritas que tienen su origen o destino en la propia empresa. Características: -

Perdura en el tiempo Es muy numerosa

La consecuencia de estas características para la empresa supone un gran e importante trabajo realizado en la misma, debido al gran número de tareas que se agrupan entorno a ella. Todo esto supone que la empresa debe establecer unos criterios para guardarla y distribuirla. Los procesos relacionados con la manipulación y el tratamiento de la correspondencia son: -

Entrada de documentos Su elaboración Salida

2º Entrada de correspondencia Las tareas relacionadas con la entrada de la correspondencia en la empresa son: -

Recepción y clasificación Apertura y comprobación Registro Distribución

Una vez recepcionada o recogida la correspondencia, la persona encargada de ello, la clasificara teniendo en cuenta el tipo de documento del que se trata (carta, revista, folleto…) Tras la clasificación, se procede a su apertura, excepto en los casos donde aparezca la expresión como: “Confidencial”, “Personal”, “Reservado”, “A la atención” En estos casos se entregara a la persona que figura como destinatario. Tras su apertura, se comprueba el contenido y todos los anexos deberán ser fotocopiados. Una vez registrados serán distribuidos a las secciones/Departamentos que tengan relación con ellos. El registro consiste en anotar los datos más relevantes en el libro de entrada de correspondencia. Previo a ese registro, a dicha correspondencia se le pondrá un sello de registro de entrada donde aparecerá número y fecha de registro La obligación de registrar los documentos que entran en la empresa, solo la tiene los órganos públicos; porque la mayoría de las empresas lo llevan a efectos para conseguir una rápida y cómoda localización de ella. En caso de distribuir copias, en el apartado de observaciones del libro de entrada de correspondencia deberá aparecer donde se queda el original y las copias.

3º Preparación de la correspondencia La elaboración de la correspondencia se realiza en la sección o departamento que está en relación con el asunto de que se trata. Existen empresas que cuenta con unidades funcionales para ello. Toda la correspondencia tiene que tener al menos una copia que quedara en el archivo del remitente. Los documentos definitivos se presentan a la firma que se responsabiliza de los mismos. Esa correspondencia se conoce como firma del día. Se coloca y se presenta en una carpeta denominada, portafirmas. Si se trata de un comunicado relevante o procede de un organismo supremo de la empresa lo debe firmar la máxima autoridad dentro de al empresa. Una vez firmada esta lista para su expedición o salida.

Membrete

Cuerpo

Cierre o Despedida

El documento que se utiliza para registrar la entrada de la correspondencia es, ENTRADA DE CORRESPONDENCIA DATOS DE ENTRADA NUMERO

MES

PROCEDENCIA

DÍA

REMITENTE

LOCALIZACIÓN

CLASE

ANEXO

ASUNTO

DESTINO

OBSERVACIONES

En el caso de las facturas, en clase ira financiera y en observaciones: Copia a Contabilidad Ejemplo Registrar la siguiente correspondencia recibida el 7 de enero de 2012 en la empresa X. El último registro fue el 123. -

Lucia López López, Albacete, nos envía una carta de solicitud de un nuevo pedido. Sol S.L., Guadalajara, nos envía carta solicitando catalogo 2012. Luis Sánchez Sánchez, Santander, nos envía Fra. 123 Luna S.L., Coruña, envía carta confirmación de Transferencia realizada. Diana Ruiz López, Madrid, envía carta presentación y CV, con el detalle de “A la atención de Don Luis López Sanz”. ENTRADA DE CORRESPONDENCIA

Datos de entrada Número Mes Día 124 125 126

127

128

Procedencia Remitente

Localización

Clase

Anexo

Asunto

Destino

Observaciones Copia Almacén

01

07

Lucia López López

Albacete

Carta

-

Pedido

Comercia l /Ventas

01

07

Sol S.L.

Guadalajara

Carta

-

Catalogo 2012

Comercial

01

07

Luis Sánchez Sánchez

Santander

Fra.

Fra.

Fra. 123

Original Financiero

Copia Contabilidad

01

07

Luna S.L.

A Coruña

Justifica nte

Transferencia

Financiero /Conta

Copia Contabilidad

01

07

Diana Ruiz López

Solicitud Trabajo

RRHH

A la atención de Luis López Sanz

CV

Justificante Transferencia Realizada Carta de Presentación y CV

La empresa Luna S.L recoge en su apartado de correos el 11.01.2012 la siguiente correspondencia. Ultimo nº de registro 850. Madrid. -

Carta de transportes Pérez, Lugo, reclamación pago de 650€ de Fra. Mes Diciembre. Tarjeta postal, Luis García López, Segovia, invitación al director comercial a inauguración de su nueva empresa el 25 de Enero. Telegrama, de Industrias S.L, Ciudad Real, reclamando envío de mercancías correspondientes a su pedido nº 100. Paquete de muestras, Estrella S.L, Murcia. Carta B. Santander, Madrid, acompañan extractos de cuentas cerrado a 31 Diciembre. Carta y catalogo de Reunión S.A, Madrid ENTRADA DE CORRESPONDENCIA

Datos de entrada Número Mes Día 851 852 853 854 855 856

Procedencia Remitente

Localización

Clase

Anexo

Asunto

Destino

Observaciones

01

11

Transport Perez

Lugo

Carta

-

Reclamación pago fra diciembre

Financiero

Deuda 650€

01

11

Luis García López

Segovia

Tarj.Postal

-

Invitación

Luis G.L

Inauguración 25 Enero

01

11

Industrias S.L

Ciudad Real

Telegrama

Fra.

Reclamación

Almacén

01

11

Estrella S.L

Murcia

Paquete

-

Muestra

Comercial

01

11

-

Carta

Extracto Cuentas

Cierre 31 Diciembre

Financiero

-

01

11

-

Carta

Catalogo

Catalogo

Comercial

-

Banco Santander Reunión S.L

Envío mercancías Muestras productos

4º Salida de la correspondencia Para el registro de salida, rigen las mismas normas que con la entrada. Solo es obligatorio este registro para organismos oficiales no para empresas mí particulares. Los documentos que salen no llevan sello como en la entrada, sino que se anotan según la fecha en la que se de salida y no llevan número el documento que se utiliza es: SALIDA DE CORRESPONDENCIA DATOS DE ENTRADA MES

DÍA

DESTINO DESTINATARIO

LOCALIZACIÓN

ENVIO FECHA

CLASE

ASUNTO

ORIGEN

OBSERVACIONES

ANEXO

Para llevar a cabio el plegado y ensobrado se cuenta con sistemas mecánicos en la mayoría de las empresas. De un golpe dejan lista la correspondencia para su salida. Para el franqueo y la expedición lo hacen a través de empresas privadas. Se les entrega las cartas cerradas y posteriormente envían la factura por prestación de servicios. Si se trata de empresas estatales se utiliza, los sellos, el franqueo concertado y las maquinas de franquear.

5º Comunicación mediante el fax El registro de los faxes son independientes del resto de documentos tanto la entrada como la salida. Los de entrada se registrar con un numero correlativamente y los de salida por fecha de salida sin asignar ningún numero. En ambos casos quedan constancia de los datos más relevantes: día, hora, remitente, destinatario, asunto y el nº de fax de origen o destino. Los documentos que se usan para su registro son: Registro de Entrada de Faxes Año: Mes: Número

Día

Hora

Remitente

Fax Origen

Destino

Pág.

Asunto

Pág.

Asunto

Registro de Salida de Faxes Año: Mes: Día

Hora

Remitente

Fax Destino

Ejemplo: La empresa Sol S.L ha enviado y recibido los siguientes faxes durante el 17 de Enero. Entrada: - 10:15 Luna S.L, envía relación Fra. Mes anterior. - B. Santander 12:00, relación movimiento últimos 15 días. - 17:00, Representantes zona sur, Señor Ruiz, propuesta pedido del cliente de Cádiz. Salida: - 9:30, enviamos a la sucursal de Coruña una relación de clientes de la zona. - 12:20, mandamos al cliente Jesús Sánchez, Salamanca, una lista de precios. Registro de Entrada de Faxes Año: Mes: Número

Día

Hora

Remitente

Fax Origen

Destino

Registro de Salida de Faxes Año: Mes:

Pág.

Asunto

Día

Hora

Remitente

Fax Destino

Pág.

Asunto